REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADEMICO

COORDINACION GENERAL DE INVESTIGACION Y POSTGRADO

COORDINACION DE PASANTIA

DISEÑO DE INDICADORES DE GESTION PARA LA EVALUACION DEL

CUMPLIMIENTO DE LA CARGA ADMINISTRATIVA DEL PERSONAL

DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD "GRAN MARISCAL DE AYACUCHO

(UGMA)", FACES – NUCLEO CIUDAD GUAYANA- PUERTO ORDAZ,

Febrero 2012

Proyecto presentado como requisito parcial para Optar al Titulo de Licenciatura en

Administración de Empresas

Tutor Industrial: Autor: Talavera Durmayling

Lienny Romero Montilva Tutor Académico: Contreras Félix

Ciudad Guayana, 28 de Febrero del 2012

INDICE DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION…………………………………………………………………3

DESARROLLO

Descripción de la Empresa…………………………………………………………5

Problemas Observados…………………………………………………………….11

Objetivos de la Pasantía…………………………………………………………...13

Explicación del Plan de Trabajo Acordado………………………………………..14

Logros del Plan de Trabajo Acordado……………………………………………..37

Facilidades, dificultades y aportes durante el proceso de pasantía………………..38

Apreciación sobre los conocimientos adquiridos………………………………….39

CONCLUSION…………………………………………………………………...53

RECOMENDACIÓN…………………………………………………………….55

BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………57

INTRODUCCION

El presente informe se desarrolla en la Universidad Gran Mariscal de

Ayacucho (UGMA), Núcleo Ciudad Guayana ubicada en la Calle Guanipa, Zona

Industrial Unare II, Edificio Gurí, Puerto Ordaz, Estado Bolívar. El problema en

estudio se delimitara solamente al área académica/administrativa de la institución.

La evaluación de los sistemas educativos en general, están estrechamente

asociados con la calidad de la educación y con la búsqueda de la excelencia, la cual

conlleva a la transformación de estilos de gestión y de enseñanza- aprendizaje.

Esto obliga al profesional de la educación, en el nivel universitario,

específicamente, a ser una persona con un amplio conocimiento y experiencia sobre

sus responsabilidades académicas y administrativas, además de ser un experto en

educación, de allí se puede afirmar que el profesor es un intelectual propósito,

innovador y creativo. Asimismo, debe poseer una cultura indagativa e investigadora,

como herramienta para una mejor eficiencia, eficacia, efectividad, calidad y

productividad de su ejerció profesional.

Para poder alcanzar este reto, es necesario adecuar los niveles de calidad y

productividad dentro de la universidad para así contar con personal capacitado que

pueda dar un rendimiento eficaz como docente y de la misma forma controlar todas

las desviaciones que puedan surgir dentro de sus funciones para así corregir y

minimizar los problemas educativos dentro de la Institución y ofrecer al alumnado

una educación de calidad y confiabilidad que tanto hace falta para mejorar la calidad

y el nivel de vida y cultura social.

Por esto la presente investigación tendrá como finalidad contribuir a la mejora

de la enseñanza, a través del estudio de cada una de las funciones que cumplen los

docentes, de los indicadores existentes y a su vez de la creación de nuevos

indicadores de gestión que permitan verificar eficazmente el trabajo que el docente

realiza en función de las actividades administrativas que este realiza en la institución

y además se podrán corregir a tiempo las posibles desviaciones que se encuentran

luego de la aplicación de cada uno de los indicadores, los cuales serán diseñados y

puestos en marcha, con el objetivo de tomar acciones necesarias en función del

bienestar de los alumnos, permitiendo la aproximación a una planificación real y

productiva.

Finalmente este informe de pasantía consta de seis aspectos: Descripción de la

empresa (Identificación, Misión, Visión, Objetivos) explicación de los problemas

observados, objetivos de la pasantía y explicación del plan inicial del trabajo, logros

del plan de trabajo acordado, facilidades y dificultades encontradas durante el proceso

de pasantía, y la apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el proceso de

pasantías tanto a nivel teórico como práctico.

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

La UGMA es una referencia institucional educativa privada relevante en la

Venezuela contemporánea, ya que su comunidad está integrada aproximadamente por

17.500 estudiantes, 1.100 docentes y 400 empleados y obreros, cifras que la

mantienen como una de las principales universidades privadas del país y

definitivamente la más importante del oriente y la región de Guayana.

Actualmente la UGMA cuenta con siete núcleos, ubicados en la región Nor-

Oriental del país, siendo Barcelona la sede principal desde la creación de la misma:

Anaco:

Dirección: Av. José Antonio Anzoátegui, Edif. UGMA, Anaco, Estado Anzoátegui.

Barcelona:

Dirección: C.C. Camino Real. 2do. Piso. Modulo B, Av. Fabricio Ojeda (Antigua

Costanera, Nueva Barcelona-Edo. Anzoátegui).

Ciudad Bolívar:

Dirección: Paseo Orinoco, Edif. Guayana, Ciudad Bolívar, Estado Bolívar.

Ciudad Guayana:

Dirección: Calle el Tocuyo, Centro Cívico, Edif. Maestro Jesús Soto, Puerto Ordaz,

Estado Bolívar.

Cumaná:

Dirección: Calle Guanta, Parcelamiento Miranda, Sector D, Edif. UGMA, Cumaná,

Estado Sucre.

El Tigre:

Dirección: Segunda Carrera Norte, Edif. Humberto Bello Lozano, El Tigre, Estado

Anzoátegui.

Maturín:

Dirección: Av. Libertador, Sede UGMA, Piso 3, Maturín, Estado Monagas.

FILOSOFIA DE GESTION

Misión

La UGMA como Comunidad Académica, generadora, constructora,

transmisora de saberes y con sentido de pertinencia social, forma integralmente a

profesionales para el hacer, ser y convivir, con capacidad crítica, valores éticos,

morales, sensibilidad social, aptitudes y conocimientos que les permitan contribuir

con el desarrollo científico, tecnológico, humanístico y cultural del país.

Visión

Ser una comunidad Académica líder de la Educación Superior Privada en el

oriente y sur del país, abierta a la sociedad y tolerante a la pluralidad de ideas.

Orientada a la creación y difusión del conocimiento con pertinencia social y a la

formación de profesionales competentes y emprendedores comprometidos éticamente

con los valores y principios de nuestra sociedad y con el desarrollo regional y

nacional.

Objetivos de la Empresa

1. Constituirse en Institución generadora de repuestas adecuadas, basadas en el

desarrollo y consolidación del conocimiento como ventaja competitiva que

sea transmitida por vía de la docencia y la extensión, fortaleciendo los

procesos de cambio de la Institución y del país.

2. Conducir un proceso de formación de un profesional hábil y útil para ubicarse

en el mundo competitivo, globalizado, integrado, regionalizado y en proceso

acelerado de transformación, con base en resultados de una educación con

calidad científica y pertenencia social.

3. Fomentar las potencialidades de producción de bienes y servicios

competitivos como medio para fortalecer las funciones de investigación,

docencia y extensión.

4. Transformar la gerencia universitaria basada en un modelo cultural centrado

en las personas y en los procesos, tendente hacia la modernización de la

Institución.

Valores

La Universidad se encuentra comprometida con los siguientes principios y

valores:

Solidaridad.

Disciplina

Ética

Responsabilidad Social

Honestidad

Cooperación

Calidad

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO

11. Organigrama General de la Estructura Organizativa del Decanato.

Área de Estudio FACES (Facultad de Ciencias Económicas y Sociales).

DECANATO

COORDINADOR

ACADEMICO

SECRETARIA

COMISION DE

EQUIVALENCI

AS

SECRETARIA

NUCLEO

BARCELONA

DIRECTOR

NUCLEO

MATURIN

DIRECTOR

NUCLEO

ANACO

DIRECTOR

NUCLEO

EL TIGRE

DIRECTOR

NUCLEO

CDAD

BOLIVAR

DIRECTOR

NUCLEO

CDAD

GUAYANA

DIRECTOR

NUCLEO

CUMANA

DIRECTOR

SECRETARIA

COORDINADOR

DOCENTE

COORDINADOR

DE PASANTIA

COORD.

SERVICIO

COMUNITARIO

COMISION

PROMOCION

EXTESION

EJE DE

CONOCIMIENTO

COMISION

DE DESARROLLO

CIENTIFICO

HUMANISTICO Y

TEGNOLOGICO

COMISION

CURRICULAR COMISION

EQUIVALENCIA

CONTROLADOR DE

AULA

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO

12. Organigrama General de la Estructura Organizativa de FACES I- 2011

Área de Estudio FACES (Facultad de Ciencias Económicas y Sociales).

DIRECTOR

MSc. Mildaglis Talavera

SECRETARIA:

Sra. Marvis Guerra. COORDINADORES DOCENTES:

Lic. José García (M) Ing. León Hurtado (N)

Lic. Lienny Romero (T)

COMISION DE

EQUIVALENCIA ESTUDIO

TECNICO Y UXXI Econ. Vicente Franco

Ing. Ricardo Guevara

COORDINACION

DE PASANTIAS

Lic. Migdalia

Granadillo

COORDINACION

DE

INVESTIGACION

Lic. Pola Sánchez

COORDINACION DE

SERVICIO

COMUNITARIO

Abog. Jackeline Fernández.

COORDINACION DE

EXTENSION Y

PROMOCION

Lic. Marcos González

CONSEJO DE ESCUELA

COMPUTACION

Lic. Manuel Saldivia COMUNICACIÓN Y LENG. ESCRITO Y

ORAL EN ECON, GER. Y NEG.

Lic. Pola Sánchez

MATEMATICA Y

ESTADISTICA

Ing. León Hurtado

CONTABILIDAD

Lic. Marcos González

DERECHO

Abog. Tomya Bermúdez

PROCESOS

ECONOMICOS

Econ. Carlos Bastardo

ECONOMIA

Econ. Víctor Soria ADMINISTRACION

Y PRESUPUESTO

Lic. David Ruiz

GESTION, SISTEMA Y

SEGURIDAD

Lic. José García

DESCRIPCION DE LA UNIDAD DONDE SE DESARROLLA LA PASANTIA

La unidad organizativa donde se desarrollo esta investigación fue desde la

Dirección de FACES (Facultad de Ciencias Económicas y Sociales) el cual tiene

como propósito:

Asistir, asesorar y evaluar la gestión de las distintas áreas de la Universidad

que intervengan en la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales (FACES), a fin de

contribuir a crear las condiciones óptimas de desempeño para alcanzar las metas

propuestas, así como contribuir a que los distintos procesos administrativos y

operativos se realicen con eficiencia, eficacia y Ética. Esta Dirección toma decisiones

en forma rápida y efectiva para corregir desviaciones que se puedan presentar en los

objetivos planteados.

Alcance.

La investigación desarrollada esta enfocada en el diseño de un sistema de

indicadores de gestión, para la evaluación del cumplimiento de la carga

administrativa del Personal Docente de la UGMA – FACES- Núcleo Ciudad

Guayana, Puerto Ordaz, el cual servirá para medir y controlar la planificación y el

desempeño de los profesores.

Es importante aclarar que el objeto de estudio de este trabajo estará centrado

en la gestión administrativa, mas específicamente en el cumplimiento que tiene un

docente con la carga administrativa y académico administrativa que le corresponde

según su clasificación y planificación de trabajo diario, de manera de evaluar el

cumplimiento y el buen desarrollo de estos en la misma y medir sobre la base de

datos reales que tan efectivos fueron estos en el cumplimiento de las actividades

planificadas dentro de la institución.

PROBLEMAS DETECTADOS EN LA EMPRESA

UGMA “Universidad Gran Mariscal de Ayacucho” con el propósito de

ofrecer estudios superiores de la mejor calidad se apega a la Ley Orgánica de

Educación y El Consejo Rectoral de la Universidad “Gran Mariscal de

Ayacucho” en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, y de conformidad

con el Art. 16 del Estatuto Orgánico de la “Universidad Gran Mariscal de

Ayacucho”, presenta una serie de estudios superiores apropiados para aquellos

estudiantes que deseen establecerse en el ámbito económico, administrativo y

contable o todo lo que a el infiere.

Para cumplir con estos preceptos, UGMA “Universidad Gran Mariscal de

Ayacucho”, cuenta con la Dirección de FACES quienes a través de un equipo

multidisciplinario se encargan de evaluar el sistema de control interno en todos los

procesos de la universidad, para optimizar y aumentar la eficiencia de la gestión

social, administrativa, financiera, operativa y educativa. El resultado de esta

evaluación es plasmado en el Balance de Gestión (trimestral) y en el Plan Operativo

(Anual) este es basado en la facultad como tal.

La forma mas adecuada de evaluar la gestión de un docente debe ser

aplicando evaluaciones constantes en su labor de enseñanza; esto permitirá revisar el

cumplimiento de las reglas y normas que debe asumir en su rol de educador.

Para que un docente de la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho cumpla

con la gestión administrativa es necesario destacar que debe trabajar en Asesoría y

Tutoría, tanto de Tesis de Grado como de Pasantías, ser jurado de trabajos de grado,

así como ofrecer horas semanales para los alumnos donde se ejecuten revisiones

constantes de trabajos y proyectos, además de ocupar otros cargos administrativos en

cada una de las áreas anteriormente mencionadas. Sin embargo, el cumplimiento de

estos factores no es suficiente, es necesario la utilización eficiente de los recursos

materiales, humanos, financieros, de tiempo y espacio, entre otros; además de

presentar periódicamente la planificación de actividades a desarrollar con cada uno de

los alumnos que tiene a su cargo como asesorados, esto permite evaluar cuan

satisfactorio ha sido el cumplimiento de la planificación programada y que tan

beneficiosa y fructífera ha sido la asesoría con el alumno. Porque no es solo cumplir

sino poder ser efectivo, eficiente y eficaz, en cada sesión de asesoramiento o en el

cumplimiento de las actividades administrativas que ocupe.

Por esto la forma mas idónea para evaluar esta gestión es la de implantar unos

indicadores de gestión, los cuales son la manifestación observable de un rasgo o

característica de una o mas variables de interés, susceptible de evaluación, la cual

proporciona información cuantitativa y/o cualitativa acerca de dicha característica.

Un indicador, así concebido, permite estimar la magnitud o intensidad de una

variación y en consecuencia actuar de manera presuntiva o correctiva.

En este sentido, la identificación y la creación de indicadores son parte

fundamental en la evolución del servicio educativo y forma parte esencial en el

mejoramiento y optimización de la calidad del mismo, debido a que son medios por

los cuales se logra identificar el nivel en el cual se encuentra funcionando un servicio,

las posibles causas de desviación del mismo y a su vez, facilitan la proyección de un

nivel optimo al cual debemos llegar en un futuro no muy lejano para la satisfacción y

el bienestar del cliente así como para el progreso de la Institución.

Teniendo en cuenta que el propósito de la Dirección de FACES (Facultad de

Ciencias Económicas y Sociales) es ofrecer estudios superiores de la mejor calidad

educativa; para esto se requiere diseñar un sistema de medición que permita

establecer indicadores que demuestren matemáticamente o cuantitativamente el

desarrollo del docente, esto con la idea de evaluar el aprovechamiento optimo de cada

uno de los recursos que posee a su alcance.

OBJETIVOS DE LA PASANTIA

Objetivo General

En este caso se realiza un Diseño de Indicadores de Gestión para la evaluación

del cumplimiento de la Carga Administrativa del Personal Docente de la “Universidad

Gran Mariscal de Ayacucho (UGMA)”, FACES- Núcleo Ciudad Guayana- Puerto

Ordaz.

Objetivos Específicos

1. Identificar las Funciones Administrativas del docente de la Universidad Gran

Mariscal de Ayacucho, FACES- Núcleo Ciudad Guayana- Puerto Ordaz.

2. Describir la gestión administrativa actual del personal docente de la Universidad

Gran Mariscal de Ayacucho FACES- Núcleo Ciudad Guayana- Puerto Ordaz.

3. Elaborar Indicadores de gestión para el control del cumplimiento de la carga

administrativa del personal docente de la Universidad Gran Mariscal de

Ayacucho, FACES- Núcleo Ciudad Guayana- Puerto Ordaz.

PLAN INICIAL DE TRABAJO ACORDADO

El plan inicial de actividades acordado; para el desenvolvimiento del trabajo

de investigación se delimitó concretamente en diseñar unos indicadores de gestión

para la evaluación del cumplimiento de la carga administrativa del personal docente

de la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho (UGMA), durante el periodo

Noviembre- Febrero 2012 y de esta forma se lograra identificar el nivel en el cual se

encuentra funcionando el servicio, las posibles causas de desviación del mismo y a su

vez, facilitan la proyección de un nivel optimo al cual debemos llegar en un futuro no

muy lejano para la satisfacción y el bienestar del cliente (estudiantes) así como para

el progreso de la Institución (UGMA).

En el mismo se presentan las actividades realizadas durante todo el proceso

de pasantía en la Dirección de FACES “Universidad Gran Mariscal de Ayacucho”,

las cuales están programadas por semanas, donde se detalla cada actividad efectuada.

De acuerdo al cronograma ejecutado a continuación se describen las actividades:

ACTIVIDAD 1 (Inducción de la Empresa)

Durante esta actividad se examinó la información recibida por parte de la

Dirección de FACES (Facultad de Ciencias Económicas y Sociales) a través de una

breve charla con respecto al funcionamiento de la institución en general, en la que se

dio a conocer su historia, razón de existencia y otros elementos de alta relevancia,

explicando las descripciones de cargo administrativos existentes el cual lo ejercen

ciertos profesores académicos, funciones de cada cargo administrativo, tiempo en que

debe consumar cada profesor su cargo administrativo o de apoyo y los recursos tanto

económicos como prácticos que intervienen para el buen funcionamiento de cada

cargo administrativo respectivo . Además de facilitar información documental sobre

la misma en cuanto a su visión, misión, políticas y objetivos trazados por la empresa.

ACTIVIDAD 2 (Inducción a la Dirección de FACES donde se desarrolló la

pasantía)

Durante esta actividad se recibió información acerca de las normas y

procedimientos aplicados, así como su estructura organizativa y las funciones

ejecutadas por la Dirección de FACES (Facultad de Ciencias Económicas y Sociales),

enfatizando su propósito el cual contribuye al logro de los objetivos generales de la

UGMA “Universidad Gran Mariscal de Ayacucho” y al apego del marco legal y

normativo.

ACTIVIDAD 3 (Identificación de la problemática de la institución y

establecimiento de objetivos)

Durante esta actividad se identificó la problemática que consistió en el Diseño

de unos indicadores para la evaluación del cumplimiento de la carga administrativa

del personal docente, así como el establecimiento de los objetivos específicos a cubrir

en esta investigación.

ACTIVIDAD 4 (Revisión del marco legal y manual de normas y procedimientos

internos vigentes aplicados al área de estudio)

En esta actividad se estudió el marco legal, normas y procedimientos

aplicados por la Dirección de FACES las mismas se encuentran en las siguientes

leyes y normas:

La Constitución Bolivariana de Venezuela constituye en Gaceta Oficial

extraordinaria Nº 5.453. Caracas viernes 24 de marzo de 2000; establece

en el artículo 7. La Constitución es la norma suprema y el fundamento del

ordenamiento jurídico. Todas las personas y los órganos que ejercen el Poder

Público están sujetos a esta Constitución.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público

(Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.891

Extraordinario); establece en el Art.1 Esta Ley tiene por objeto regular la

administración financiera, el sistema de control interno del sector público y

los aspectos referidos a la coordinación macroeconómica, al Fondo de

Estabilización Macroeconómica y al Fondo de Ahorro Intergeneracional.

Ley Orgánica del Ambiente (Gaceta Oficial Nº 5.833 Extraordinario del

22 de diciembre de 2006).establece en el Art.1. Esta Ley tiene por objeto

establecer las disposiciones y los principios rectores para la gestión del

ambiente, en el marco del desarrollo sustentable como derecho y deber

fundamental del Estado y de la sociedad, para contribuir a la seguridad y al

logro del máximo bienestar de la población y al sostenimiento del planeta, en

interés de la humanidad. De igual forma, establece las normas que desarrollan

las garantías y derechos Constitucionales a un ambiente seguro, sano y

ecológicamente equilibrado.

Ley de Educación Universitaria; Art 1. Esta Ley tiene por objeto señalar los

principios, valores, fines y los procesos fundamentales de la educación

universitaria y regular la organización, estructura, gestión y funcionamiento

del Subsistema de Educación Universitaria, como parte integrante del Sistema

Educativo de la República Bolivariana de Venezuela cuya rectoría ejerce el

Estado Docente, para garantizar los fines de la educación universitaria.

Ley Orgánica de Educación; Art 1. La presente Ley tiene por objeto

desarrollar los principios y valores rectores, derechos, garantías y deberes en

educación, que asume el Estado como función indeclinable y de máximo

interés, de acuerdo con los principios constitucionales y orientada por valores

éticos humanistas para la transformación social, así como las bases

organizativas y de funcionamiento del Sistema Educativo de la Republica

Bolivariana de Venezuela.

Ley Orgánica de Educación; Estabilidad en el ejercicio de la carrera

docente; Art 41. Se garantiza a los y las profesionales de la docencia, la

estabilidad en el ejercicio de sus funciones profesionales, tanto en el sector

oficial como privado; gozaran del derecho a la permanencia en los cargos que

desempeñan con la jerarquía, categoría, remuneración y beneficios

socioeconómicos en correspondencia con los principios establecidos en la

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en esta Ley y en la

Ley especial.

Ley Orgánica de Educación; Las Leyes Especiales de la Educación

Universitaria: Art 35. La educación universitaria estará regida por leyes

especiales y otros instrumentos normativos en los cuales se determinara la

forma en la cual este subsistema se integra y articula , así como todo lo

relativo a:

1. El financiamiento del subsistema de educación universitaria.

2. El ingreso de estudiantes al sistema mediante un régimen que garantice la

equidad en el ingreso, la permanencia y su prosecución a lo largo de los

cursos académicos.

3. La creación intelectual y los programas de postgrado de la educación

universitaria.

4. La evaluación y acreditación de los miembros de su comunidad, así como

de los programas administrados por las instituciones del sistema.

5. El ingreso y permanencia de docentes, en concordancia con las

disposiciones constitucionales para el ingreso de funcionarios y

funcionarias de carrera, así como con las disposiciones que normen la

evaluación de los y las integrantes del subsistema.

6. La carrera académica, como instrumento que norme la posición jerárquica

de los y las docentes, así como de los investigadores y las investigadoras

del sistema, al igual que sus beneficios socioeconómicos, deberes y

derechos, en relación con su formación, preparación y desempeño.

7. La tipificación y los procedimientos para tratar el incumplimiento de las

disposiciones que en materia de educación universitaria están previstas en

esta Ley y en las Leyes especiales.

8. La oferta de algunas carreras que por su naturaleza, alcance, impacto

social e interés nacional deban ser reservadas para ser impartidas en

instituciones especialmente destinadas para ello.

ACTIVIDAD 5 (Revisión de trabajos anteriores que puedan ayudar a la

solución de la investigación actual)

Durante esta semana se procedió a la revisión de trabajos realizados por

pasantes de la institución que puedan ayudar a la ejecución de este proyecto; teniendo

que solo se le han realizado 3 proyectos de Trabajo de Grado concerniente a

Indicadores de Gestión:

El trabajo de Alfonso Y. (2008), en su trabajo de grado titulado

“Propuesta de Evaluación de Indicadores de Gestión basado en la

Metodología DuPont para el Departamento de Operaciones de

PDVSA PDV Marina División de Servicios Portuarios Puerto la

Cruz”. Esta investigación permitió destacar la importancia de la creación

de indicadores para obtener una total trasparencia de la gestión y

maximizar de esta forma la productividad de cualquier operación que se

intente realizar, tal como es el presente caso que trata del cumplimiento de

las funciones administrativas de parte de la plantilla profesoral.

El trabajo de Ruiz N. (2003), en su trabajo de grado titulado “ Propuesta

de un Modelo de Control de Gestión mediante Indicadores para la

División de Planta Macagua de la Empresa C.V.G. EDELCA”. Esta

investigación permitió destacar la utilización de los indicadores como

finalidad para presentar la gestión de una manera más funcional y precisa,

que permita tomar las acciones correctivas en forma oportuna, confiable y

efectiva.

El trabajo de Sánchez M. (2003), en su trabajo de grado titulado

“ Aplicación de Indicadores de Gestión basados en la Metodología

DuPont para el Departamento de Mercadeo de la Corporación

Venezolana de Guayana (C.V.G. GOSH)”. Esta investigación permitió

destacar las funciones del área especifica, en este caso el Departamento de

Mercadeo de la Corporación Venezolana de Guayana, que se quiere medir

como las variables optimas para el establecimiento de los indicadores, así

como también, destaca las diferentes metodologías para el establecimiento

de indicadores para un área especifica dentro de una organización.

ACTIVIDAD 6 (Encuestas realizadas a los docentes que cumplen con funciones

académicas y administrativas)

Los sujetos participantes en este proyecto son los docentes que cumplen

funciones administrativas y académico administrativas dentro de la institución,

comprendido por 25 profesores, que son aquellos contratados a medio tiempo y a

tiempo completo. Del total 22 docentes estuvieron disponibles para ser evaluados,

constituyendo este grupo los sujetos participantes.

Como técnica de recolección de datos para la investigación se utilizo la

encuesta, para verificar de parte de los docentes certeramente las funciones

administrativas que cumplen dentro de la institución que puedan no estar

especificadas en los reglamentos o planificaciones que llevan los docentes.

Para diagnosticar la gestión administrativa actual del personal docente de la

Universidad Gran Mariscal de Ayacucho FACES- Núcleo Ciudad Guayana, Puerto

Ordaz, se analizo la documentación y los registros que las coordinaciones llevan

sobre este aspecto, y los datos que se obtuvieron con la aplicación de la encuesta, toda

la información referente a las horas de dedicación de cada docente, como el tiempo

empleado que invierte en cada una de sus funciones administrativas y la planificación

general, lo cual permitió observar tanto las funciones que realmente se están llevando

a cabo. El tiempo empleado en cada una de ellas así como el cumplimiento de los

objetivos y metas trazados y logrados según la planificación programada y ejecutada.

Las preguntas planteadas en la encuesta son las siguientes:

Marque con una X las siguientes preguntas:

1. Su clasificación de dedicación docente es.

Tiempo completo medio tiempo

2. Bajo la premisa de que las actividades Administrativas son el numero de horas

semanales que el docente dedica a la realización de tareas de dirección y/o

coordinación de las estructuras organizacionales de la Universidad y las

Actividades Académicas son la cantidad de horas semanales que el docente

dedica a las actividades de docencia directa, investigación y extensión,

¿Cuantas horas dedica a Gestión Administrativa y Cuantas a Gestión

Docente?

Gestión Administrativa Gestión Docente

3. Funciones Administrativas que cumple actualmente:

Director de FACES Coordinador de Turno Coordinador de Pasantía

Coordinador de Investigación Coordinador de la Comisión de

Trabajo de Grado

Coordinador de Comisión Coordinador de Jefatura de Cátedra

Reconoc. De Estudio

Coordinador Docente de Docente Medio Tiempo

Laboratorio de Computación

Docente Tiempo Completo Coordinador de la Comisión de

Cultura y Extensión

Otros Especifique

4. Según la premisa de que las Funciones Académicas- Administrativas son el

conjunto de horas semanales que el docente dedica a la realización de tareas

que refuerzan las labores académicas. Cuales cree usted que cumple

actualmente:

Asesorías Estudiantiles Tutoría de Trabajo de Grado

Asesoría de Pasantía Jurado de Trabajo de Grado

Jefaturas de Cátedra Planificación Académica

Investigación Extensión Otros Especifique:

5. De las siguientes Funciones o Actividades, que serán detalladas a

continuación ¿Cuales Efectúa usted diariamente?

Coordinación de labores Coordinación de labores Incluye Personal

de Docencia de Investigación

Coordinación de labores Remueve Personal Supervisión de

de Extensión Comisiones

Control de Relaciones de Presentación del Supervisión de

Asistencia del Personal Plan Operativo Coordinaciones

Presentación de Informe Orientación a Estudiantes Asistencia a la

de Gestión Dirección

Revisión de Planificación Orientación al Personal Realización de

Docente Administrativo Propuestas

Orientación al Personal Supervisión de Asistencia Realización de

Docente del Personal Docente Proyectos

Supervisión de Asistencia Supervisión de Asistencia Realización de

del Personal Adm. Del Personal de Invs. Informes

Preparación de Cursos Preparación de Cursos Realización de

Para Tutores Académicos para Personal Docente Reportes

Preparación de Cursos Elaboración de Estadísticas Evaluación de

Para Personal Adm. De Evaluación Docente Plan Operativo

Evaluación de Trabajos Organización de Reuniones Corrección de

De Pasantes de la Comisión Evaluaciones

Evaluación de Informe Atención de Estudiantes Preparación de

De Gestión en Fase Terminal Material de Apoy

Preparación de Expedient Supervisión de Becas de Coordinación de

De Estudiantes Estudio Diplomados

Elaboración de Estadísticas Supervisión a los Jefes de Mant. Del Lab.

De Rendimiento Estudiantil Cátedra de Computadoras

Coordinación de Reunión Coordinación De Reunión Realización de

Del Consejo Académico con Jefes de Cátedra Evaluaciones de

FACES Cátedras

Coordinación de Practicas Mantenimiento del Lab. De Coordinación de

Docentes de Computación Computación Intercambios Cult

Adiestramiento a Docentes Supervisión y Control de Coordinación de

Para vaciado de Notas Calificación de Notas Intercambios

Deportivos

Presentación de Informe Coordinación de Eventos Propuesta de

de Actividades Semestrales Educativos Eventos Docent

Verificación de Entrega Organización y Publicación Otros Especifiq:

de Recaudos de Horarios

6. Realiza alguna actividad adicional, que no haya sido especificada en la

encuesta. ¿Explique?

ACTIVIDAD 7 (Entrevistas a la Dirección de FACES y a los Coordinadores de

las diferentes áreas)

Según Tamayo (1997), “… la entrevista como técnica requiere de un contexto

metodológico con el que puedan hacerse comparaciones entre hechos, actitudes y

opiniones; ello permitirá al entrevistador dentro de ciertos limites, variar la naturaleza

del medio al tiempo en que este pregunta.” Las entrevistas se realizaron a los

Coordinadores de las diferentes áreas y al Director de la Escuela de Administración

con la finalidad de obtener toda la información referente a las funciones esperadas de

los docentes que laboran en el plantel de forma académico- administrativa.

Para elaborar Indicadores de Gestión para el personal docente de la

Universidad Gran Mariscal de Ayacucho, FACES- Núcleo Ciudad Guayana- Puerto

Ordaz, se procedió a identificar, mediante el análisis de la información obtenida con

los objetivos anteriores, las variables que se necesiten para la construcción de los

indicadores.

Identificar lo Cargos Administrativos y los Cargos Académico-

Administrativos.

Funciones y actividades de los Cargos Administrativos y los Cargos

Académico- Administrativos.

Tipos de Docente que cumplen su carga Académico- Administrativa

según el tiempo de trabajo a emplear en diferentes áreas y su

condición laboral.

Una vez adquirida la información sobre los aspectos necesarios para dar inicio

al objetivo principal de la pasantía, se necesita organizar toda la información

suministrada por parte de la Dirección de FACES. A continuación en la siguiente

actividad se describen los 3 aspectos más relevantes ya expuestos:

ACTIVIDAD 8 (Muestra de los aspectos relevantes)

Identificar lo Cargos Administrativos y los Cargos Académico- Administrativos.

Nº CARGOS ADMINISTRATIVOS

1 Director de FACES

2 Coordinador de Turno

3 Coordinador de Pasantía

4 Coordinador de Trabajos de Grado

5 Coordinación de la Comisión de Reconocimiento de Estudios

6 Coordinador de Jefaturas de Cátedra

7 Coordinador Docente del Laboratorio

8 Coordinador de Servicio Comunitario

9 Coordinador de la Comisión de Cultura y Extensión

10 Jefe de Cátedra

Nº CARGOS ACADEMICO- ADMINISTRATIVOS

1 Tutor de Pasantía

2 Tutor de Trabajo de Grado

3 Asesor Estudiantil

Funciones y actividades de los Cargos Administrativos y los Cargos Académico-

Administrativos.

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL DIRECTOR DE FACES

1. Representación de la facultad en actividades intra y extra universitarias.

2. Coordinación y Vigilancia de las Labores de Docencia, Investigación y Extensión.

3. Mantenimiento del orden y la disciplina del personal académico y administrativo

de FACES (Facultad de Ciencias Económicas y Sociales).

4. Aprueba la inclusión y remoción del personal docente de FACES.

5. Dicta las pautas y directrices fundamentales de funcionamiento.

6. Realiza el pedido mensual o semestral de requerimientos de la Facultad.

7. Supervisa las estadísticas de Rendimiento Estudiantil.

8. Presentación del Plan Operativo Anual y el Informe de Gestión a la Coordinación

Académica de Núcleo.

9. Supervisión y Control de las distintas Coordinaciones y Comisiones.

10. Revisión y Aprobación de la Planificación Académica.

11. Orientación a estudiantes y al personal docente y administrativo.

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE LOS COORDINADORES DE TURNO

1. Realiza las actividades asignadas al Director en ausencia de este.

2. Coordina y Supervisa las labores docentes y administrativas.

3. Supervisa las asistencias semanales del personal docente y de investigación y

presenta un informe semanal al director.

4. Supervisa la gestión docente de los distintos profesores.

5. Eleva al director las iniciativas de mejoramiento institucional.

6. Presenta proyectos de organización administrativa.

7. Recibe los informes semanales y/o mensuales de los Coordinadores de las

distintas comisiones y los revisa para luego presentarlos al Director

8. Presenta informe y estadísticas por cada corte al Director.

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL COORDINADOR DE PASANTIAS

1. Elaboración y revisión de planes y programas de trabajos relacionados con las

pasantías.

2. Coordina con el Director y/o coordinador de FACES y los tutores la aplicación,

seguimiento y evaluación de los trabajos de los pasantes.

3. Realiza y actualiza el censo industrial, empresarial e institucional de la región en

cada nuevo semestre para conocer a profundidad los servicios o productos que se

ofertan en las diferentes áreas de entrenamiento.

4. Obtener y asignar los cupos necesarios para los pasantes de acuerdo a los

procedimientos establecidos.

5. Realiza y entrega a la Dirección una Planificación Semestral de la Coordinación

de Pasantías y un Plan Operativo del periodo académico respectivo.

6. Presenta por cada corte al Director de FACES un informe detallado de la gestión

para su estudio, verificación, modificaciones y aprobación.

7. Publica y divulga toda información necesaria para los estudiantes a realizar

pasantías, así como su horario de atención a los estudiantes.

FUNCIONES DEL COORDINADOR DE LA COMISION DE

TRABAJOS DE GRADO

1. Estudia y propone la consideración y aprobación por parte de los niveles

superiores de la Universidad la normativa que rige los procedimientos pertinentes a

esta área.

2. Prepara e imparte semestralmente uno o dos cursos de preparación de tutores

académicos de trabajos de grado.

3. Elabora estadísticas de la información que maneja la comisión, entre ellas: numero

de tutores de trabajo de grado, Área especial de grado y pasantías de grado; cantidad

de trabajos de grado aprobados y reprobados (anteproyectos y proyectos); cantidad

de trabajos como tutor y como jurado asignados a cada profesor con información

detallada, con el fin de llevar un control estricto de las asignaciones, etc.

4. Lleva el control de las actas y resoluciones de la comisión con respecto a las

reuniones y a las presentaciones de los estudiantes.

5. Elabora un Plan Operativo en cada periodo académico para su consideración del

Director de FACES.

6. Organiza y Coordina las reuniones de la Comisión.

7. Atiende y asesora a los estudiantes en su fase terminal de estudios.

FUNCIONES DEL COORDINADOR DE LA COMISION DE

RECONOCIMIENTOS DE ESTUDIOS

1. Preparación de los expedientes (articulaciones) de los estudiantes para luego

remitirlos a la Dirección de Control de Estudios.

2. Controla y Supervisa las articulaciones realizadas para su posterior información al

estudiante, con el fin de conocer el estatus del expediente respectivo.

3. Publica toda la información correspondiente a esta área, previa aprobación del

Coordinador o Director.

4. Supervisa y realiza seguimiento especial a los estudiantes que posean becas de

estudios por parte de las empresas o instituciones públicas o privadas para agilizar

los trámites correspondientes a su inscripción.

5. Elabora las estadísticas de rendimiento estudiantil, para luego presentarla al

Director de FACES.

6. Remite a la dirección de control de estudios los nombres de los estudiantes

sobresalientes para su incorporación en el acto de reconocimiento estudiantil.

7. Eleva al director las iniciativas y mejoras de la comisión para ser consideradas en

el consejo académico de FACES.

FUNCIONES DEL COORDINADOR DE JEFATURAS DE CATEDRAS

1. Supervisa la gestión administrativa de los Jefes de Cátedra.

2. Coordina las reuniones del Consejo Académico de FACES.

3. Realiza la evaluación al personal docente de FACES, presentando estadísticas e

informes al director.

4. Coordina y celebra reuniones con los distintos Jefes de Cátedra en forma individual

y colectiva.

5. Eleva a la consideración del Consejo Académico de FACES, a través del Director

las distintas iniciativas para el mejoramiento en el funcionamiento de las cátedras y

para la solución de problemas entre estudiantes y profesores.

6. Presenta informes (por cada corte) sobre la evaluación de las cátedras y de su

funcionamiento.

7. Coordina con la Comisión de Reconocimiento de Estudios los pasos a seguir con

respecto al rendimiento estudiantil.

8. Supervisa la Homogeneidad y actualización de los contenidos curriculares de las

asignaturas y de los planes aprobados.

9. Mantiene relaciones con otras Coordinaciones de Cátedra dentro y fuera de la

institución y con las demás coordinaciones y comisiones.

FUNCIONES DEL COORDINADOR DOCENTE DEL

LABORATORIO DE COMPUTACION

1. Coordina el diseño de prácticas, así como la preparación y ejecución de las

mismas con los distintos profesores en las diferentes asignaturas.

2. Eleva la requisición de materiales, equipos y actividades de mantenimiento

necesarias para el buen funcionamiento del Laboratorio.

3. Presenta informes (por cada corte) de las actividades realizadas en el Laboratorio.

4. Realiza actividades de adiestramiento semanal al personal administrativo de

FACES (secretarias), en el campo de la computación.

5. Lleva el control de la disponibilidad del Laboratorio para su control y

seguimiento.

6. Presenta planes para el adiestramiento a los profesores para el correcto vaciado de

sus calificaciones tanto en CDS como en el nuevo sistema UXXI.

7. Lleva el control de los CDS de los profesores y de las estadísticas estudiantiles.

FUNCIONES DEL COORDINADOR DE SERVICIO COMUNITARIO

1. Organiza los grupos estudiantiles de FACES para los talleres sobre el Servicio

Social Comunitario (obligatorio).

2. Organiza los grupos de estudiantes para la ejecución de los proyectos

comunitarios.

3. Establecer contactos con organismos públicos de la zona, a fin de reconocer las

necesidades en materia comunitaria y promover la participación de los estudiantes de

FACES en proyectos comunitarios.

4. Proponer a la Dirección de Escuela y Coordinación General del Servicio

Comunitario del Núcleo, los proyectos comunitarios que realizaran los estudiantes.

5. Proponer a la Dirección de Escuela y Coordinación General del Servicio

Comunitario del Núcleo, los docentes que se contrataran como tutores comunitarios.

6. Supervisar constantemente la actividad del servicio social comunitario, a fin de

garantizar el desenvolvimiento normal de la misma.

7. Realizar conjuntamente con los tutores y estudiantes de servicio comunitario, la

actividad de cierre al finalizar el semestre, de los proyectos desarrollados por cada

grupo.

8. Elaborar informe de gestión semestral y presentar a la Dirección de FACES.

FUNCIONES DE LA COMISION DE CULTURA Y EXTENSION

1. Coordinar y organizar intercambios culturales y deportivos entre las distintas

facultades de la Universidad.

2. Coordinar cursos y diplomados para la comunidad universitaria y social de nuestra

región.

3. Planear y organizar eventos con carácter educativo.

4. Elevar al Consejo Académico de FACES las distintas propuestas de eventos de los

docentes de nuestra institución.

5. Presentar informes al Director de las actividades realizadas durante el semestre.

FUNCIONES DE LOS JEFES DE CATEDRA

1. Establecer reuniones mensuales ordinarias de la cátedra y emitir el

correspondiente informe para ser archivado en la Coordinación. Esto debe incluir:

Puntos Tratados, Asistencia; Decisiones Tomadas; otros.

2. Determinar un cronograma de reuniones de la cátedra para realizar con

anticipación el llamado correspondiente y las diligencias respectivas.

3. Verificar la entrega a la Coordinación de la Escuela de los siguientes recaudos por

parte de los profesores de la cátedra: Planificación Docente, Estrategia de

Evaluación, Notas a los Alumnos, CDS con las notas al Profesor encargado;

Resumen curricular actualizado, Actualización de Datos (Llenar el Formulario).

4. Contribuir a la solución de los conflictos estudiante- profesor con medidas

fundamentadas.

CARGOS ACADEMICO- ADMINISTRATIVOS

ASESORIAS ESTUDIANTILES

Proceso de orientación que realiza el docente a los estudiantes en relación

con aspectos ligados a su desempeño académico, muy especialmente los

referidos a su asignatura.

TUTORIAS DE PASANTIAS

Rol que el docente desempeña en las labores de orientación y supervisión

de pasantías.

Cada tutor debe tener un máximo de 5 asesorados por semestre.

TUTORIAS DE TRABAJO DE GRADO

Conjunto de horas semanales dedicadas a la atención del estudiante en la

orientación metodológica y técnica del trabajo de grado, su ayuda y

revisión del informe final, exposición terminal y su evaluación final.

Tipos de Docente que cumplen su carga Académico- Administrativa según el

tiempo de trabajo a emplear en las diferentes áreas.

Existen dos tipos de docentes con carga administrativa en la universidad los

cuales son los docentes que cumplen funciones Tiempo Completo: cumplirá con un

horario de trabajo de 36 horas semanales en las cuales serán repartidas en mínimo 20

horas de actividades docente, dirigir clases en las aulas, docencia directa y el resto de

las horas estará realizando actividades administrativas. El docente de Medio Tiempo:

cumplirá 20 horas semanales de actividades las cuales serán repartidas en 15 horas de

docencia de aula, docencia directa y 5 horas en actividades administrativas.

LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO ACORDADO

Todas las actividades fueron cumplidas de manera satisfactoria, sin mayor

grado de dificultad, obteniendo de esta forma la experiencia y los conocimientos

necesarios y requeridos para un buen desempeño en el área Administrativa. Todas las

actividades desarrolladas se realizaron sin ninguna complicación ya que se recibió

orientaciones del personal en esta área con respecto a cada una de las actividades que

se realizaba.

DIFICULTADES Y FACILIDADES ENCONTRADAS DURANTE EL

PROCESO DEL DESARROLLO DE LA PASANTÍA

Limitaciones

Para la realización de este informe de pasantía no hubo ninguna limitación,

puesto que se cubrieron es su totalidad los objetivos específicos propuestos.

Facilidades

Un excelente clímax organizacional en el departamento por lo cual facilito la

experiencia laboral.

Colaboración por parte de los empleados del departamento en brindar el

conocimiento necesario en la realización de las actividades.

Aportes dados a la organización

El apoyo dado a la institución para agilizar las operaciones en el

Departamento Administrativo, debido a la carga de funciones que diariamente

recaen sobre una persona.

La ejecución de los conocimientos teóricos, en el área administrativa;

adquiridos durante el proceso de enseñanza, a la parte práctica de la

organización, en materia planes y programas.

APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTO ADQUIRIDO A NIVEL

TEÓRICO Y PRÁCTICO

Durante la etapa de pasantía se adquirieron aprendizajes de las diversas

actividades que realiza la Dirección de FACES (Facultad de Ciencias Económicas y

Sociales), donde el enfoque principal corresponde a la realización de un Diseño de

Indicadores para la evaluación del cumplimiento de la carga administrativa del

personal docente de la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho y en la que

esencialmente se tomó como base primordial en el desarrollo de este informe de

pasantía, en la cual para llevar a cabo la incorporación de los indicadores se debe

tener en cuenta ciertos conocimientos como lo son:

Control de Gestión

Es un instrumento el cual se encarga de canalizar la gestión bien sea de un

Departamento, Unidad, y en este caso de la carga administrativa docente, con la

visión de cumplir con la gestión propuesta en un periodo determinado, siempre y

cuando se cumplan con los parámetros y reglas establecidas en función del logro de

los objetivos y metas trazadas por cada una de estas. Arango D. (2000).

Teniendo en cuenta su finalidad, el control de gestión es un instrumento

gerencial, integral y estratégico, que apoyado en indicadores, índices y cuadros

producidos en forma sistemática, periódica y objetiva, permite que la organización

sea efectiva para captar recursos, eficiente para transformarlos y eficaz para

canalizarlos. Arango D. (2000), (p. 12).

Es por ello que será adecuada controlar con la implementación de indicadores

que servirán de medida para verificar con total transparencia el cumplimiento de los

docentes con la carga administrativa que le corresponda dentro de la institución.

Atributos del Control de Gestión

Según el autor Abad, 1999 p. 12, dice que para tener un buen control de

gestión es necesario guiarse por los atributos que se deben tomar en cuenta para

aplicar los mismos los cuales son:

Es un Instrumento Gerencial por Excelencia: lo cual es la diferencia con los

otros controles. El control de gestión es un instrumento que permite el seguimiento de

las actividades que realiza una unidad específica.

Apoyo para Decidir: sirve de apoyo al proceso de la toma de decisiones, ya

que es un instrumento estratégico y que además facilita información rápida y precisa.

Se Centra en el Como: Es un instrumento cuya preocupación esencial es el

como. Enfatiza la Producción de Rendimientos: Como instrumento racionalizador

que forma parte de la empresa hace énfasis en el rendimiento.

Usa Normas y Estándares Operativos: el control de gestión se concentra en la

toma de decisiones, en la adopción de medidas correctivas y en la utilización de

normas y estándares operativos.

Proyecta el Futuro de la Empresa: basándose en información veraz, el control

de gestión permite a la organización proyectar su futuro.

Es Integral: el control de gestión permite concentrar los esfuerzos de la

gerencia en los procesos críticos, pero sin perder de vista el desarrollo global de la

organización.

Evalúa el rendimiento de Todos los Factores: el control de gestión permite

evaluar los rendimientos de todos los factores de producción.

Evaluación de Desempeño

La evaluación de desempeño es una apreciación del desenvolvimiento de una

persona en el cargo al cual ha sido asignado, es útil para determinar si existen

problemas en cuanto a la supervisión del personal, en cuanto a la integración de un

empleado a la organización, a desacuerdos, al desaprovechamiento del potencial de

un empleado quien podría desempeñarse mejor en otro cargo, etc. Puede decirse que

la evaluación de desempeño es determinante para verificar si la política de recursos

humanos de una organización es la correcta o no. Salinas O (s. f) (p. 1).

La evaluación es indispensable y un aspecto básico en el proceso gerencial. Se

hace necesario evaluar los logros en términos de los propósitos o los objetivos que se

persiguen y se quieren lograr de forma eficiente.

Otro de los propósitos que cumple las evaluaciones de desempeño, es el de

proporcionar retroalimentación a los empleados, de cómo percibe la empresa su

desempeño.

Medición

La medición viene a ser la acción o el efecto de medir algo, o de comparar una

cosa con otra para obtener un resultado satisfactorio o no satisfactorio. Es vital que

toda organización u institución parta del conocimiento cuantificable de sus acciones y

conozca realmente con datos los resultados que pueden obtener en la aplicación de

dicha medición, lo cual determina lo real y no se piensa en decir “yo creo”, o tal vez

“yo pienso”, lo cual es totalmente perjudicial y poco objetivo a la hora de tomar las

acciones correctivas necesarias para la evolución de la institución o del factor

educativo el cual se esta tratando. Como lo expresan Rodríguez y Gómez, 1999 p.17

“Si no se mide, no se cuantifica; si no se cuantifica no se es objetivo; si no es objetivo

no se pueden tomar las medidas necesarias para la evolución y el desarrollo continuo

de los objetivos y las metas establecidas en la organización.”.

Indicadores de Gestión

El diccionario Larousse define indicador como” que sirve para indicar”. En

términos generales se define como una manifestación observable de un rasgo o

característica de una o más variables de interés, susceptible de evaluación, la cual

proporciona información cuantitativa y/o cualitativa acerca de dicha característica.

Un indicador así concebido, permite estimar la magnitud o intensidad de una

variación y en consecuencia actuar de manera correctiva. En términos Generales

Yaber G y Valarino E (2001) indican “Son referencias numéricas que relacionan

variables para mostrar el desempeño de la unidad u organización con relación a uno

de los parámetros de gestión” (p. 12)

Un indicador es la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño

que tenga una empresa o un departamento, en el caso educativo será la institución, la

cátedra a impartir, o en este caso especifico el cual será el cumplimiento de la carga

administrativa que cumplen los docentes de la Universidad Gran Mariscal de

Ayacucho, cuya comparación con el nivel de referencia expresado, podrá señalar las

desviaciones pertinentes sobre las cuales será necesario aplicar acciones correctivas o

preventivas según sea el caso, para asa poder determinar la falla y establecer un

mecanismo de control que permita evaluar el desempeño de los docentes y establecer

medidas de acción según el resultado determinado.

Según Rodríguez y Gómez (1999). Indicadores de calidad y productividad en

la empresa “Son expresiones cuantitativas que nos permiten analizar cuan bien se esta

administrando la empresa o unidad, en áreas como uso de recursos (eficiencia),

cumplimiento de programa (efectividad), errores de documentos (calidad) etc.”.

(p. 35). Para este trabajo de grado se utilizara este concepto para la aplicación de

indicadores de gestión en la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho, con la finalidad

de evaluar la gestión administrativa que los docentes cumplen y a su vez evaluar el

uso de los recursos que tiene a su cargo y el manejo de la planificación académica-

administrativa que ejecuta en la institución.

La Eficiencia

Se le utiliza para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de

actividades con dos acepciones la primera, como relación entre cantidad de recursos

utilizados y la cantidad de recursos que se había estimado o programado a utilizar; la

segunda, como el grado en que se aprovechan los recursos utilizados

transformándolos en productos. (Rodríguez, F. y Gómez L. p. 33).

En el sentido educativo y según el trabajo realizado, se puede decir que será la

manera en que el docente cumple sus funciones administrativas y la forma en que

planifica, coordina, ejecuta y controla cada uno de los recursos que posee a su

alcance. De esta manera se podrá hacer una comparación en lo que realmente cumple

el docente según la programación ejecutada entre lo que realmente debió cumplir

según los lineamientos establecidos en los reglamentos de la institución. De esta

forma se podrá observar como fueron utilizados los recursos entregados para el

cumplimiento de sus actividades administrativas y si fueron aprovechadas

satisfactoriamente para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

La Efectividad

Es la relación entre los resultados logrados y los resultados que nos habíamos

propuesto, y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que hemos

planificado: Cantidades a producir, clientes a tener, órdenes de compra a colocar, etc.

Rodríguez, F. Y Gómez L. (p. 34)

A la hora de aplicar esta definición en el ámbito educativo, es vital ya que se

hace hincapié en los resultados no importando el costo. Pero cabe destacar que es

vital también tener efectividad educativa para demostrar cuan efectivos fueron en el

logro de los objetivos planteados en cada actividad administrativa cumplida por los

docentes además de observar si cumplieron cabalmente con los objetivos

programados y los resultados obtenidos según lo programado.

La Eficacia

Valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio que prestamos.

No basta con producir con 100% de efectividad el servicio o producto que nos

fijamos, tanto en cantidad y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el

adecuado, aquel que lograra realmente satisfacer el cliente o impactar en nuestro

mercado. Rodríguez, F. Y Gómez L. (p. 34).

Es necesario que para que toda la organización tome en consideración los

aspectos anteriormente definidos, los tres elementos deben mantener un contacto

permanente donde cada uno por su parte aplique sus procesos y se pueda percibir una

educación con calidad, utilización de recursos de forma cuidadosa y cumplimiento de

las actividades acorde con los objetivos y programas pautados para cada cátedra. Si

no se consideran estos tres aspectos, es inevitable lograr impartir una educación con

excelencia y calidad. Para que la universidad pueda medir la eficacia será necesario

estudiar cada planificación docente por semanas, además de llevar un control

minucioso de las horas administrativas que cumplen los docentes de tiempo medio y

tiempo completo, con la finalidad de poseer información relevante de las actividades

que cumplen y a su vez de medir sobre la base de datos reales el cumplimiento

adecuado de la normativa de la Institución, para verificar que el logro de los objetivos

sea productivo de calidad y con la mayor satisfacción al cliente del trabajo realizado.

Premisas para la Definición de Indicadores de Gestión

Para todo proceso de evaluación es necesario identificar cada una de las

evaluaciones que serán parte fundamental en el desarrollo del proceso, en este caso

será necesario determinar que criterios son necesarios tomar en cuenta a la hora de

aplicar unos indicadores de gestión en la organización. Tal es el caso del autor

Humberto Serna Gómez, que en su libro Gerencia Estratégica. Planeación y Gestión-

Teoría y Metodología, (pp. 257-258) (1997), expresa lo siguiente: “que se debe dejar

explicito el algoritmo o el procedimiento requerido para llegar a la expresión

matemática con la cual se presentara el indicador”.

Características:

Los indicadores tienen como objetivo la evaluación del producto o servicio

con base en los valores de compras acordados por el cliente.

Definen con claridad el comportamiento del producto o servicio.

Son un elemento fundamental en el proceso de toma de decisiones.

Sirve como parámetro para mejorar las expectativas del cliente (generan valor

agregado).

Así mismo, existen ciertos elementos determinantes que configuran un

indicador de gestión, los cuales deben estar expresamente incorporados al acuerdo de

servicios y mantener vigentes durante su ejecución:

Denominación: Debe contemplar únicamente la característica, el evento o el

hecho que se quiere controlar, y se expresa en cantidad, tasa, proporción,

porcentaje u otros.

Patrón de Comparación: Previamente al pacto se establecen los criterios de

análisis y de medida junto con los patrones contra los cuales se comparara la

medición.

Interpretación: Consiste en precisar como se leerá el resultado de lo que ha

sido medido o expresado cuantitativamente. Así mismo, establecer de que

manera podría ser graficado para su seguimiento.

Periodicidad: Se convienen cuantas evaluaciones se harán dentro de un

periodo de prestación del servicio y en que momento.

Datos Requeridos: Para poder efectuar el cálculo, es necesario definir la

fuente de información, quien genera y quien procesa la información (quien

efectúa los cálculos requeridos).

Figura 1: Grafico de información.

Fuente: Gerencia Estratégica. Planeación y Gestión- Teoría y Metodología,

Humberto Serna (1997) p.258.

¿Donde

obtener datos? ¿Como

Procesarlos?

¿Cómo

Interpretarlos?

Relación

Causa- Efecto

Características y Clasificación de los Indicadores

Todo proceso de indicadores debe contemplar las características requeridas

para su presentación así como la clasificación que tendrá dentro de la estructura

evaluativa que se requiere aplicar. Es por ello que según el autor Humberto Serna en

su libro Gerencia Estratégica (1997), dentro de la concepción sistémica del modelo

integral de gestión, los indicadores pueden clasificarse por sus características en dos

grandes grupos:

a) Indicadores Gerenciales o de Desempeño: Son aquellos que miden

resultados de objetivos de corto plazo sobre cuyos resultados pueden

modificar muy poco. Tal es el caso de los indicadores financieros. Una

vez, se obtienen, muy poco puede hacerse para ser cambios sino se

afectan los factores que causaron este resultado.

b) Indicadores Impulsores o Motores de Desempeño: Conjunto de

indicadores que impulsan o lideran acciones para generar resultados en

un largo plazo. Tal es el caso de indicadores relacionados con el

desempeño de la organización frente al cliente y el mercado. Los

impulsores de desempeño, generan resultados a largo plazo, pero

exigen acciones de intervención en el corto plazo.

Indicadores de Gestión; Base de la Medición

Para, medir cualquier desempeño ya sea a nivel de calidad, productividad, costos,

seguridad, es necesario tener indicadores los cuales demuestren basándose en la

medición de los mismos y así determinar en que se esta fallando y establecer que

acciones serán pertinentes para mejorar y corregir todas las desviaciones que

correspondan al servicio que se esta prestando, en función de los alumnos que son

los clientes de la institución. Según Rodríguez y Gómez (1999) (pp. 36-45),

existen diferentes elementos para la construcción de indicadores los cuales son:

Elementos necesarios para la Construcción de Indicadores de Gestión:

Cada vez que se deban establecer indicadores es necesario:

La Definición: Será la expresión matemática que cuantifica el hecho que

se quiere controlar. Debe expresarse lo más claro posible evitando incluir

las causas y soluciones en la relación. Debe contemplar solo la

característica o hecho (efecto) que se observara o medirá.

El Objetivo: Debe expresar el ¿para que? Se quiere establecer el

indicador. Expresa el lineamiento político, la mejora que se busca y el

sentido de esa mejora (maximizar, minimizar, eliminar, etc.). Permite

seleccionar y combinar las acciones preventivas y correctivas en una sola

dirección. Permitirá tener claridad sobre lo que significa mantener un

estándar en niveles de excelencia.

Los Niveles de Referencia: El acto de medir se realiza a través de la

comparación y esta no es posible sino se cuenta con una referencia contra

la cual contrastar el valor de un indicador. Esa desviación es la que

realmente se transforma en el reto a resolver. Un indicador puede señalar

varios tipos de problemas si lo comparamos con diversos tipos de

referencia.

Los niveles de referencia puedes ser:

– Históricos: Se determina a partir del análisis que se haga del tiempo de un

indicador, nos indica como ha variado el tiempo. Señala la variación de los

resultados, su capacidad actual, real y probada. Indica si el proceso esta o ha

estado controlado o no, según sus valores. Es vital demostrar la situación

actual del problema para así determinar que se debe hacer y como mejorar

en función del mejoramiento continúo.

– Estándar: Se calcula sobre la base de estudios de métodos y medición del

trabajo. Representa el valor que se ha logrado en función de la buena

elaboración de los objetivos y tareas pautadas. Es importante verificar en

que grado se están cumpliendo las metas y los objetivos evitando problemas

de insatisfacción al cliente que en nuestro caso es el alumno.

– Teórico: Llamado también de diseño, se utiliza como referencia de los

indicadores vinculados a capacidades de maquinas y equipos en cuanto a

producción, consumo de materiales, falla esperadas. Para esta investigación

aplicar el diseñó será la herramienta base para la ejecución del tema.

– Requerimiento de los Usuarios: Señala las pautas inmediatas de la mejora en

caso que estemos deficientes. En el caso que se cumplan se puede llegar a

reorientar acciones frente a la competencia o a redefinir políticas de precios

o a incursionar en mercados más exigentes y atractivos. La utilización

adecuada de los requerimientos de los usuarios como nivel de referencia,

presupone un conocimiento a fondo de las verdaderas necesidades de los

usuarios. Implica el conocimiento de la característica de la calidad real del

usuario. Cabe destacar que el usuario que es el alumno será el eje

fundamental en la aplicación de los indicadores a los docentes que son el

recurso que imparte la enseñanza en la institución.

– Nivel de la Competencia: Se divide en dos grupos, primero aquellos que se

refieren al producto final (calidad, entrega, premios) y aquellos que se

refieren al proceso (rendimientos de insumos, productividad total y

parciales, costos, tiempos de procesamientos, reinversiones, inventarios,

etc.). El primer grupo de indicadores es un imperativo del mercado, el

cliente optara por la mejor combinación de características en la gama de

productos que le están ofreciendo. En segundo grupo de indicadores incide

mayormente en los niveles de costos y por esa vía en la magnitud de los

beneficios.

– Consideración Política: Con frecuencia se establecen valores de referencia

por razones de prestigio, por compromisos de seguridad o por ganarse a la

comunidad circulante.

– Planificado: Son las metas y los niveles que podemos y debemos alcanzar

en un futuro inmediato. La Universidad se fundamenta en este aspecto ya

que es de suma importancia impartir educación de calidad en función del

cumplimiento de la meta, pudiendo así ganar dentro del mercado educativo

en Guayana y aprovechar que la competencia en el ámbito universitario es

poca, esto determinaría su evolución y crecimiento dentro del mercado

educativo.

– Uso de Técnicas de Consenso: Es una buena alternativa para obtener

rápidamente un patrón inicial. Sin embargo, debe evitarse la tendencia a

sustituir el uso de los otros niveles referenciales, dada la relativa facilidad de

obtener estos.

Responsabilidad: Se refiere a la necesidad de especificar y clarificar a

quien le corresponda actuar en un momento o un nivel especifico de la

organización, frente al resultado arrojado por la aplicación del indicador y

la posible desviación respecto a las referencia escogidas.

Puntos de Lectura e Instrumentos: ¿Cómo se obtienen y conforman los

datos?, ¿En que sitios se hacen las observaciones?, ¿Con que instrumento

se harán las medidas?, ¿Quién hace lasa lecturas?, ¿Cuál es el

procedimiento de obtención de la muestra?, estas interrogantes y su

respuestas permitirán establecer medidas correctivas y observaciones para

el control en la aplicación técnica que se ejecutara.

Periodicidad: ¿Cada cuanto tiempo se hace una lectura?, ¿Cómo se

presentan los datos, lecturas puntuales, promedios diarios, promedios

semanales o mensuales?, ¿Cuándo hacer la medición?, estos aspectos son

fundamentales para el control eficaz de la evaluación constante que se

debe aplicar en la institución, con la finalidad de no permitir que existan

desviaciones constantes y errores en la practica educativa.

Sistemas de Información y Toma de Decisiones: Los sistemas de

información deben garantizar que cada uno de los datos obtenidos de las

lecturas sean los adecuados para aplicar la toma de decisiones. Es por ello

que es fundamental contar con un procedimiento ágil, veraz y rápido para

asegurar el funcionamiento de las unidades o cátedras en nuestro caso.

Considerancion de Gestion: En consideraciones de gestión debe

incluirse las alternativas de acción probadas, ante determinado escenario

de condiciones y rangos de los valores del indicador. Esto permitirá

evaluar constantemente nuestras fallas para así poder mejorar y tomar

acciones q permitan desarrollar la capacidad y el conocimiento adecuado a

la función de la institución.

Indicadores de Calidad y Productividad en una Unidad de Gestión

Cualquier unidad de una organización, puede ser analizada como un sistema

productivo bien sea de bienes o servicios con clientes, productos, procesos,

insumos y proveedores lo cual se podría visualizar de la siguiente forma:

MISION

P C N

R L E

O I C

V E E E N S

E Insumos Productos T I

D E D

O S A

R D

E E

S S

Figura 2. Diagrama de Caracterización.

Fuente: “Indicadores de Calidad y Productividad en la Empresa” (Rodríguez y

Gómez 1999).

PROCESOS

Sistema de Variables

Variable Nominal Variable Dimensiones Indicadores

Indicadores de Gestión para la

evaluación del

cumplimiento de la carga administrativa

del personal docente

de FACES Núcleo

Ciudad Guayana- Puerto Ordaz

Funciones

Administrativas

del Docente

- Funciones

Administrativas

- Modelo de

Planificación

Académica.

-Instructivo para

implementar un

sistema de Control Académico/

Administrativo del

personal docente.

-Normativa

-Funciones Académico

-Administrativas

Gestión Administrativa

Actual del

Docente

-Planificación

Académica

-Planificación

Docente.

-Horarios del

personal docente.

-Relación de horas

semanales.

-Entrevistas.

-Encuestas

Indicadores de

Gestión

-Funciones

Administrativas

- Asistencias.

-Control de Pasantias

- Control de Tutorías

-Planificación de

Asesorias.

-Control de Trabajo

De Grado.

-Control de Notas Emitidas.

- Funciones Académico

- Administrativas

Cuadro 1. Sistema de Variables

Fuente: Elaborado por la Autora.

CONCLUSIÓN

Una vez realizada la investigación asignada y en base a los objetivos propuestos se

concluye lo siguiente:

– Las funciones de la tipología de cargo que se maneja en la universidad están

en su mayoría claramente definidas en su reglamento. Sin embargo existen

algunas funciones que no se encuentran en la planificación, pero que los

docentes aseguran cumplir en sus tareas diarias como es el caso de las labores

como jurado de trabajos de grado.

– Los docentes no mostraron un conocimiento amplio con respecto a las

actividades que deben cumplir según su tipología de cargo, inclusive se

muestra que los mismos no tienen claras las funciones que ejecutan

actualmente. Además en la encuesta también se observo fallas en cuanto al

cumplimiento de la planificación, no se muestra un resultado positivo de la

puesta en practica de la planificación académica, puesto que cumplen

actividades adicionales no contempladas en la misma y números de horas

distintas a las especificadas tanto de actividad docente como administrativa y

esto repercute en el logro de los objetivos trazados por la Dirección de

FACES. Como la misma fue una encuesta no se descartar la posibilidad de la

falta de entendimiento de las preguntas y por esto las fallas presentadas en las

respuestas.

– El diseño de los indicadores les servirá de herramienta sustentable para llevar

un control interno adecuado de las actividades que los docentes ejecuta a nivel

administrativo y los mismos servirán para detectar a tiempo las posibles fallas

encontradas oportunamente y no incurrir en vicios o fracasos constantes por la

no cuantificación del cumplimiento de la carga administrativa que cada uno de

ellos coordina o tiene a su cargo. Se logro el diseño de indicadores que

permitan medir la gestión administrativa de FACES, la gestión de los

docentes respecto a las funciones académico- administrativas y para cada una

de las coordinaciones.

RECOMENDACION

EMPRESA: UGMA (UNIVERSIDAD GRAN MARISCAL DE AYACUCHO)

Como resultado de las conclusiones antes expuestas, se requiere identificar

algunas recomendaciones que puedan contribuir notablemente a mejorar o eliminar el

problema planteado en este trabajo de investigación.

Bajo este contexto, se recomienda que la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho

(UGMA), Núcleo Ciudad Guayana, a través de la Facultad de Ciencia Económicas y

Sociales considere las siguientes sugerencias o recomendaciones:

– Se deben incluir dentro de la planificación semanal las funciones que los

profesores están ejecutando actualmente y no se están proyectando en las

diferentes coordinaciones, para que de esta forma sea posible evaluarlas y

conseguir el objetivo que la universidad quiere lograr, que será el de cumplir

con el nivel mas alto de excelencia las actividades administrativas de los

docentes en función de mantener un control de todos y cada uno de los

procesos que se ejecutan en la misma.

– Seguir trabajando en función de las mejoras que puedan realizar para las

funciones por cargo administrativo y a su vez informar por cursos o

adiestramientos a los docentes de las funciones que debe cumplir según su

tipología de cargo y las horas de trabajo pertinentes para ambas actividades y

llevar un control de planificación semanal de todas y cada una de las

funciones que se cumplen para poder cotejar con resultados mas confiables a

la hora de aplicar los Indicadores.

– Diseñar un Instructivo que sirva como Manual de Normas y Procedimientos

para conocer como se van aplicar los indicadores, además de diseñar un

Sistema Automatizado de Indicadores que muestre oportunamente y a la vez

resultados mas confiables de las evaluaciones. Por otro lado se debe elaborar

un instrumento que permita evaluar y ponderar los niveles de satisfacción de

la institución respecto a la gestión administrativa de tutorías, pasantias y las

coordinaciones en general, para poder aplicar los indicadores elaborados a tal

fin. Para mejorar la utilización de los indicadores en la universidad es

conveniente automatizar el sistema de base de datos para la aplicación de los

mismos, y así pueda ser consultado en cualquier momento y arroje los

reportes de todos los indicadores diseñados.

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