UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE CONTADURÍA PÚBLICA

Y CIENCIAS FISCALES PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA CAJA DE AHORRO

Y PRÉSTAMO DEL PERSONAL ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL

DE AYACUCHO SEDE PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLIVAR, AÑO 2013

Autores: Reverol Dangelica

Serrano Anabel

Tutora: Lcda. Edda Zambrano

Ciudad Guayana, Octubre de 2013

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE CONTADURÍA PÚBLICA

Y CIENCIAS FISCALES PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA CAJA DE AHORRO Y PRÉSTAMO DEL PERSONAL ACADÉMICO DE LA

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO SEDE PUERTO ORDAZ,

ESTADO BOLIVAR, AÑO 2013

Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al título de

Licenciada en Contaduría Pública.

Autores: Reverol Dangelica

Serrano Anabel

Tutora: Lcda. Edda Zambrano

Ciudad Guayana, Octubre de 2013

ii

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE CONTADURÍA PÚBLICA

Y CIENCIAS FISCALES PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

COMITÉ TRABAJO DE GRADO

APROBACIÓN DEL TUTOR

En mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por las

estudiantes REVEROL DANGELICA Y SERRANO ANABEL, Cédula de

Identidad Nº V-19.643.099, V-19.333.754 para optar al título de Licenciatura

en Contaduría Pública, cuyo título es DISEÑO DE UN SISTEMA DE

INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA CAJA DE

AHORRO Y PRÉSTAMO DEL PERSONAL ACADÉMICO DE LA

UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE

AYACUCHO SEDE PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLÍVAR, AÑO 2013,

considerando que dicho trabajo de grado reúne los requisitos y méritos

suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte

del jurado examinador que se designe.

En Puerto Ordaz, a los 25 días del mes de Octubre de 2013.

Firma

Lcda. Edda Zambrano

C.I. 5.729.884

iii

DEDICATORIA

Como gesto de mi agradecimiento infinito, este trabajo de grado va

dedicado principalmente a mi creador, mi Padre Celestial, quien me ha

llenado de fortaleza y bendiciones, cada triunfo y cada momento difícil ha

sido una enseñanza, mi Dios, tú me has permitido alcanzar cada meta y

disfrutar la recompensa a plenitud.

A mis padres, por ustedes y para ustedes todos mis logros, ustedes son

ese aliento por quien todas las mañanas me digo tu si puedes, sé que este

momento es tan especial para ustedes como lo es para mí.

A mi hermana Giannina, por ser uno de mis motivos de inspiración, mi

niña, siempre he querido ser alguien de quien te sientas orgullosa y a quien

puedas seguir, mi deseo es formarme para poder ayudarte en lo que

necesites, yo ya lo logré, tú también puedes hacerlo.

A la UNEG, mi casa de estudio, el lugar donde inicié mi formación como

profesional, a mis estimados profesores quienes a lo largo de mi carrera me

han transmitido sus amplios conocimientos y sus sabios consejos, cada uno

de ellos dejando una marca significativa en mi.

Finalmente a todas aquellas personas que se apasionan por transformar

nuestro entorno en pro de un mundo más humano, lleno de prosperidad,

triunfos, calidad de vida y éxitos, a quienes les es difícil acceder a muchas

cosas pero quienes con perseverancia y mucho empeño lo logran.

Dangelica

iv

DEDICATORIA

Dedico este trabajo principalmente a Dios, por haberme dado la vida,

llenarme de sabiduría, y paciencia para poder haber llegado hasta este

momento tan importante de mi formación profesional.

De igual forma, dedico esta tesis a esas señoras que supieron formarme

con buenos sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir

adelante en los momentos más difíciles, gracias mamita Ana, Mami Fina, Tía

Lili las amo.

A ese ser que me cuido desde chiquita, que me dio tanto amor y que a

pesar de no estar a mi lado porque lo perdí a temprana edad, ha estado

siempre cuidándome y guiándome desde el cielo. Te amo hasta el infinito

papito.

A mi querido Novio Tomas Castel (Mi bebo), le dedico este triunfo porque

cuando sentía que no podía más, me decía no te rindas sé que no es fácil

pero tú puedes, por su apoyo incondicional y por sobre todo escucharme. Te

adoro Bebo.

A mi familia en general, porque me han brindado su apoyo incondicional y

por compartir conmigo buenos y malos momento.

Anabel

v

AGRADECIMIENTOS

A mi Dios todo poderoso, quien siempre responde a mi clamor de

paciencia y sabiduría, sin su infinito amor y bondad nada de esto sería

realidad, toda la gloria sea para ti Señor.

A los seres más maravillosos que Dios me dio, mis padres, por su apoyo

incondicional, sus consejos y sus palabras de motivación constantes; ustedes

siempre han estado allí en la lucha junto a mí, mami el valor mostrado para

salir adelante indudablemente ha sido ese ejemplo a seguir, papito tu

confianza y fe en mí nunca ha tenido limites mil gracias.

A mis familiares, fuente de energía siempre, indirectamente son un apoyo

en la realización de mi tesis, sus buenos deseos, sus oraciones y sobre todo

su amor son invaluables. Tía Raquel infinitas gracias, valoro mucho la

paciencia, tu compañía, y sobre todo el apoyo brindado, cada consejo e

indicación también forma parte de esto.

A mi compañera de tesis y amiga Anabel Serrano, por la paciencia y

dedicación en esta gran lucha que fue realizar nuestra tesis, pronto veremos

la recompensa amiga.

A la profesora Edda Zambrano, mil gracias por cada minuto dedicado para

encaminarnos, por su valiosa guía y sobre todo por la paciencia, de verdad lo

valoramos mucho.

Finalmente un agradecimiento a todas aquellas personas que de alguna

manera han aportado un granito para alcanzar este logro, de quienes he

recibido amistad, apoyo y confianza, ustedes también son importantes pero

es difícil detallar. Gracias.

Dangelica

vi

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios y mi Virgencita Del Valle por protegerme durante

todos mis camino y darme fuerzas para poder superar obstáculos y

dificultades a lo largo de toda mi vida.

A mis madres, que con su demostración de mujeres ejemplares me

han enseñado a no desfallecer ni rendirme ante nada y siempre

perseverar a través de sus sabios consejos.

A mi tía Liliana por su apoyo incondicional y por demostrarme la gran

fe que tiene en mí.

A Tomas, por acompañarme durante todo este arduo camino y

compartir conmigo alegrías y fracasos.

A la Sra. Raquel Reverol quien fue de gran apoyo para realizar este

proyecto, gracias por habernos dedicado cada día para orientarnos y

darnos su mejor asesoramiento para llegar a la culminación de esta

investigación, Muchísimas Gracias.

A mi amiga Dangelica Reverol por haber logrado nuestro gran objetivo

con mucha perseverancia, por demostrarme que podemos ser grandes

amigas y compañeras de trabajo a la vez. Te quiero ami.

A la profesora Edda Zambrano por ser tan paciente y a la vez una gran

guía de asesoramiento para realizar nuestra tesis, de verdad profe a usted

muchas gracias por ser como es y por ayudarnos tantos. La quiero.

Finalmente gracias a todas las personas que me ayudaron directa e

indirectamente en la realización de este proyecto, son muchos para

nombrarlos pero en mi mente y corazón los tengo presente porque

siempre estuvieron allí cuando los necesite.

Anabel

vii

INDICE GENERAL

Pág.

DEDICATORIA .............................................................................................. III

AGRADECIMIENTOS ..................................................................................... V

LISTA DE CUADROS .................................................................................... IX

LISTA DE GRAFICOS .................................................................................... X

RESUMEN ..................................................................................................... XI

INTRODUCCION ............................................................................................ 1

CAPITULO I. EL PROBLEMA ......................................................................... 3

Planteamiento del problema ....................................................................... 3

Formulación del problema .......................................................................... 5

Objetivos de la investigación ...................................................................... 6

Justificación ................................................................................................ 7

Alcance ....................................................................................................... 7

CAPITULO II. MARCO TEORICO .................................................................. 9

Antecedentes .............................................................................................. 9

Bases teóricas .......................................................................................... 13

Marco normativo ....................................................................................... 34

Sistema de variables ................................................................................ 37

Definición de términos .............................................................................. 41

CAPITULO III. MARCO METODOLOGICO .................................................. 43

Tipo de investigación ................................................................................ 43

Diseño de la investigación ........................................................................ 44

Población y muestra ................................................................................. 44

Técnicas e instrumentos de recolección de datos .................................... 45

Técnicas de procesamiento y análisis de datos........................................ 46

CAPÍTULO IV. RESULTADOS ..................................................................... 48

Presentación y análisis de los resultados ................................................. 48

viii

CAPITULO IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................... 121

Conclusiones .......................................................................................... 121

Recomendaciones .................................................................................. 122

ANEXOS ..................................................................................................... 127

Anexo Nº 1: Guía de entrevista aplicada a la encargada de la caja de

ahorro ..................................................................................................... 127

Anexo Nº 2: Guía de entrevista aplicada a los asociados de la caja de

ahorro ..................................................................................................... 129

ix

LISTA DE CUADROS

Cuadros Pág.

1 Operacionalizacion de variables 40

2 Proceso actual de afiliación del docente a la caja de

ahorro 50

3 Proceso actual de recepción de ahorros estatutarios 51

4 Proceso propuesto para la afiliación del docente a la

caja de ahorro 59

5 Proceso propuesto para la recepción de los ahorros

estatutarios 62

6 Proceso de recepción de aporte voluntario de haberes 65

7 Proceso de solicitud de retiro de haberes 68

8 Proceso de solicitud de financiamientos especiales 71

9 Proceso de solicitud de préstamos 75

x

LISTA DE GRAFICOS

Gráficos Pág.

1 Organigrama de la asociación 55

2 Diagrama de flujo del proceso de afiliación del docente

a la asociación 60

3 Diagrama de flujo del proceso de recepción de los

ahorros estatutarios 63

4 Diagrama de flujo del proceso de recepción de aporte

voluntario de haberes 66

5 Diagrama de flujo del proceso de retiro parcial de

haberes 69

6 Diagrama de flujo del proceso de solicitud de

financiamientos especiales 73

7 Diagrama de flujo del proceso de solicitud de préstamos 77

xi

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE CONTADURÍA PÚBLICA

Y CIENCIAS FISCALES PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA CAJA DE AHORRO

Y PRÉSTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL

DE AYACUCHO SEDE PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLIVAR, AÑO 2013

Autores: Reverol Dangelica

Serrano Anabel

Octubre 2013

RESUMEN

Los sistemas de información administrativos y contables son procedimientos y métodos necesarios para un efectivo control de las actividades realizadas por una entidad, considerándose una herramienta gerencial indispensable para la toma de decisiones. La presente investigación cuyo objetivo fue diseñar un sistema de información administrativo y contable, para la caja de ahorro y préstamo del personal académico de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho fue de tipo descriptiva, con un diseño de campo, donde se hizo uso de la observación directa y la entrevista no estructurada, así como del block de notas y la guía de entrevista como técnicas e instrumentos de recolección de datos. Estos datos fueron analizados mediante las técnicas de categorización por matrices de análisis y contrastación.

Descriptores: diseño, sistema, información administrativa y contable, cajas de ahorro, CAPAUGMA.

1

INTRODUCCION

La entidad de las Cajas de Ahorro surge en el periodo de la primera

revolución industrial, a causa de las necesidades de los trabajadores, ya que

se encontraban en una sociedad económica moralmente desalentada; se

creó con finalidad de dar un beneficio de ahorro, que les permitiera cumplir

con sus necesidades económicas.

Desde sus comienzos las Cajas de Ahorro en nuestro país no contaban

con una legislación específica que las rigiera, por ello se tomaba de la Ley

General de Asociaciones Cooperativas y su de Reglamento lo que por

analogía tenía cabida para determinado caso. Es desde la entrada en

vigencia de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela de

1999, donde se contempla el reconocimiento y protección por parte del

Estado a las asociaciones de carácter social y participativo como son las

Cajas de Ahorro.

Más tarde aparece La Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro, y

Asociaciones de Ahorro Similar que fue dictada en el año 2000 por el

Presidente de la República Hugo Chávez Frías en Consejo de Ministros,

siendo la primera vez que en el país una ley regula en forma especial y

especifica todo lo relativo a estas asociaciones.

La Caja de Ahorro y Préstamos del Personal Académico de la

Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho (CAPAUGMA)

es una asociación en proceso de constitución desde el año 2009, que decide

iniciar operaciones en febrero de 2013, pero que no cuenta con herramientas

necesarias para la ejecución de los procesos.

En el presente trabajo de investigación se podrá observar los

procedimientos y actividades realizadas para diseñar un sistema de

información administrativo y contable para CAPAUGMA, que permita mejorar

las operaciones diarias de la misma, reduciendo el tiempo de ejecución, y

proporcionando herramientas para automatizar el proceso, lo que le permitirá

2

ofrecer mejores servicios a sus asociados, así como también evitar multas y

sanciones por parte de SUDECA.

Dicha investigación se realizó bajo la metodología de un diseño de

campo, siendo de tipo descriptiva dado a la características de la misma, se

hizo uso de la observación directa y la entrevista no estructurada, así como

también del block de notas y la guía de entrevistas como técnicas e

instrumentos de recolección de la información, así mismo se hizo uso de las

técnicas de categorización y contrastación para el análisis de la información

obtenida.

Con el fin de presentar la información de manera organizada y facilitar su

comprensión, el trabajo se encuentra estructura en cinco capítulos que se

detallan a continuación:

Capítulo I, El Problema, donde se plantea la situación problema, la

formulación, los objetivos, la justificación y delimitación de la investigación.

Capítulo II, donde se refleja los antecedentes de la investigación, las

bases teóricas que sustentan la investigación, el sistema de variables y la

definición de términos básicos.

Capítulo III, en el cual se desarrolla la metodología que se utilizó para la

realización de la investigación.

Capítulo IV, que consta de la presentación y análisis de los resultados, y

Capítulo V, donde se presentan las conclusiones y recomendaciones.

3

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

CAPAUGMA es una asociación civil, autónoma, con personalidad jurídica,

patrimonio propio y sin fines de lucro, destinada a organizar y fomentar el

ahorro sistemático, y a estimular la formación de hábitos de economía y

previsión social entre sus asociados.

CAPAUGMA fue constituida el 5 de agosto de 2009, momento desde el

cual empezó a realizar todos los trámites necesarios para captar asociados, y

a elaborar sus estatutos y demás requerimientos, para registrarse ante la

Superintendencia de Cajas de Ahorro (SUDECA), tal y como lo establece la

ley que rige este tipo de asociaciones.

El 11 de agosto de 2011 CAPAUGMA formalizó su registro ante SUDECA

donde se protocolizó y aprobó los documentos consignados, quedando así

adscrita en ese año a este organismo regulador.

Esta asociación está estructurada organizativamente por sedes, siendo la

sede objeto de estudio la de Puerto Ordaz, Estado Bolívar. Actualmente está

representada por un delegado encargado, quien opera bajo la dirección del

comité administrativo y de vigilancia, tal y como lo demanda SUDECA.

La Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro

Similares quien desde ahora se denominará (LEYCA) establece que estas

asociaciones pueden realizar operaciones como: desarrollar planes de ahorro

para sus asociados, conceder préstamos, realizar proyectos sociales y de

vivienda, y establecer alianzas estratégicas en las áreas de salud,

alimentación, educación y recreación.

En el mes de febrero del año 2013 CAPAUGMA decidió iniciar

operaciones, y dar apertura a las cuentas bancarias necesarias para

4

empezar a percibir los aportes de sus asociados, de acuerdo a sus estatutos,

en este periodo se estará percibiendo como aportes, el equivalente al 3% del

salario de los asociados, cabe destacar que dicha cantidad es aportada tanto

por la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho (UGMA) quien cumple con la

figura de patrono, como por el docente quien es el asociado.

Por otra parte los estatutos establecen que este porcentaje de aporte

varia anualmente, estimándose que para el segundo y tercer año se

incremente en un 5% y 10% respectivamente, con la finalidad que

CAPAUGMA vaya adquiriendo recursos económicos para poder ampliar y

desarrollar efectivamente sus actividades.

Este proceso de captación de asociados y de recursos para crear el

patrimonio de la asociación, está siendo realizado por la delegada encargada

mencionada con anterioridad, ya que la caja de ahorro no cuenta con otro

personal para dar cabal cumplimiento a sus operaciones, y además no están

establecidas las normas de control que rigen estos proceso.

La Superintendencia de Cajas de Ahorro de Venezuela ha elaborado un

manual de procedimientos contables y administrativos, donde especifica los

parámetros que deben ser cumplidos por las cajas de ahorro, con la finalidad

de homologar y unificar estos procesos, también emite circulares donde

dictan normas de control interno y estableció un plan único de cuenta para

obtener la consolidación de la información contable en el ámbito nacional.

El incumplimiento de estos parámetros puede traer a CAPAUGMA como

consecuencia multas y sanciones, así como también la nulidad de su registro

ante SUDECA, todo esto desde el punto de vista legal, pero también es

importante resaltar que puede esto traer inconformidad y descontento en sus

asociados.

Como resultado de lo antes mencionado surgió la necesidad de que

CAPAUGMA cuente con una herramienta administrativa y contable que le

facilite el control del efectivo que actualmente está percibiendo como aporte,

5

así como también el proceso de captación de socios, ya que los mismos de

acuerdo al manual y a LEYCA ameritan un tratamiento específico.

Para dar solución a esta situación diseño un sistema de información que

suplirá esta necesidad y que apoyara las actividades que realice la

asociación en un futuro

El sistema de información fue diseñado basándose en los parámetros

establecidos por SUDECA y la Ley vigente en a la fecha, en el mismo, se

presenta de forma sencilla y a través de representaciones graficas los

procedimientos que se sugiere que deben llevar a cabo el personal

encargado del trabajo administrativo y contable de CAPAUGMA,

proporcionando además los formatos que servirán de soporte para cada una

de las operaciones, y a su vez, las normas de control interno, las cuales

darán como resultado de su aplicación la realización eficiente del trabajo.

Al contar CAPAUGMA con esta herramienta podrá lograr un mejor control

de las operaciones que realiza lo que arrojaría como consecuencia

información contable y financiera sobre bases ciertas y objetivas que

permitirán suministrar soportes financieros confiables a sus asociados.

Formulación del problema

De acuerdo a lo planteado anteriormente fue necesario establecer la

siguiente interrogante que sirvió de guía para dar respuesta a la

investigación: ¿Cuál sería el sistema de información administrativo y contable

para la caja de ahorro y préstamo del personal académico de la Universidad

Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho en Puerto Ordaz, Estado

Bolívar, año 2013?

Derivado de lo anterior fue necesario formular las siguientes interrogantes:

¿En qué situación se encuentra el proceso administrativo y contable que

aplica la caja de ahorro y préstamo del personal académico de la Universidad

Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho?

6

¿Cuáles son los elementos de un sistema de información administrativo y

contable para CAPAUGMA de acuerdo a la normativa legal venezolana?

¿Cómo sería el sistema de información administrativo y contable que

satisfaga los requerimientos de CAPAUGMA?

Objetivos de la investigación

Objetivo general

Diseñar un sistema de información administrativo y contable para la caja

de ahorro y préstamo del personal académico de la Universidad Nororiental

Privada Gran Mariscal de Ayacucho en Puerto Ordaz, Estado Bolívar, Año

2013.

Objetivos específicos

1. Diagnosticar el proceso administrativo y contable que actualmente

aplica la caja de ahorro y préstamo del personal académico de la Universidad

Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho.

2. Determinar los elementos de un sistema de información administrativo

y contable para la CAPAUGMA de acuerdo a la normativa legal venezolana.

3. Diseñar un sistema de información administrativa y contable que

satisfaga los requerimientos de CAPAUGMA.

7

Justificación

Las cajas de ahorro deben ser asociaciones organizadas, constituidas de

acuerdo a los parámetros establecidos en la ley, y que operen bajo las

exigencias establecidas por la superintendencia de cajas de ahorro, es por

ello que es de suma importancia que tanto la directiva de la caja de ahorro

como el personal encargado de su administración y contabilidad estén claros

de las actividades que deben realizar y como las deben ejecutar.

Lo que se buscó con la investigación fue orientar al personal de la

CAPAUGMA en la ejecución del trabajo administrativo y contable a través del

sistema de información diseñado, con el fin de alcanzar el funcionamiento

optimo de la asociación, lo cual beneficia directamente a sus asociados, ya

que los mismos pueden tener la certeza que están ahorrando a través de una

asociación con solidez, que opera de acuerdo a las exigencias de la ley y a

los parámetros establecidos por la superintendencia de cajas de ahorro.

Esta es una investigación que generó conocimientos novedosos para los

investigadores, ya que requirió de una exploración amplia sobre el tema de

las cajas de ahorro, y además permitió afianzar con ello los conocimientos

adquiridos durante la formación académica.

Por otra parte, con este trabajo investigativo se podrá beneficiar a la

población estudiantil de la Universidad Nacional Experimental de Guayana

(UNEG) ya que puede servir de fundamento para posteriores investigaciones

y aplicación de nuevos trabajos, además para motivar a otros investigadores

a conocer más del tema.

Alcance

La presente investigación cuyo objetivo fue el diseño de un sistema de

información administrativo y contable se realizó a un nivel de conocimiento

descriptivo, dado que se caracterizó el funcionamiento de las cajas de ahorro

8

para establecer el funcionamiento adecuado de los procesos administrativos

y contables de la asociación.

La realización de los sistemas de información comprenden varias etapas,

a las cuales se le define como ciclo de vida, estas van desde el diseño del

sistema hasta la implementación y evaluación del mismo, razón por lo cual

es importante aclarar que la presente investigación se limitó a cumplir las

primeras tres etapas de la elaboración, las cuales son: identificación de las

deficiencias, estructuración de las necesidades y el diseño, las fases

posteriores a esto como lo es la transformación de la información en base de

datos y la implantación del software son acciones a ejecutar por CAPAUGMA

en un futuro.

Esta investigación se desarrolló en la sede Puerto Ordaz, estado Bolívar

durante el periodo del año 2013.

9

CAPITULO II

MARCO TEORICO

En esta sección se sustenta teóricamente el trabajo investigativo, con

el propósito de mostrar las diversas teorías y conceptos relativos al tema de

cajas de ahorro, basando así, la investigación en un conjunto de

conocimientos sólidos; está estructurada en antecedentes, bases teóricas,

normativa legal, el sistema de variables y las definiciones de términos, los

cuales son necesarios para facilitar el entendimiento del trabajo presentado.

Antecedentes

De acuerdo a la revisión bibliográfica realizada, se describen a

continuación los autores que analizaron un tema similar al que se

desarrollará y que sirvieron de apoyo para cumplir con el objetivo de la

presente investigación.

Rey (2010) realizó un trabajo de grado titulado “Sistema de información

contable para las cooperativas del transporte de taxi del municipio Jáuregui,

estado Táchira” cuyo objetivo principal fue proponer un diseño de un sistema

de información contable para las cooperativas de transporte de taxi,

argumentando que las organizaciones desde su comienzo siempre han

necesitado de los sistema de información para operar con éxito.

Menciona que toda empresa, por más pequeña que sea, requiere un

sistema de información contable diseñado de acuerdo a sus características,

tamaño, volumen de operaciones, complejidad entre otros, entre las

conclusiones a las que llego el autor se mencionan las siguientes:

- Los tesoreros de las instancias administrativas de dicha cooperativas

llevan un registro de los aspectos administrativos en los libros especiales de

actas de asambleas, de asistencia a las asambleas, actas de las instancia de

10

administración, acta de las instancia de control, acta de la instancia de

educación, registro de asociados; sin embargo obvian el manejo de los libros

contables principales, que son, libro diario, libro mayor, libro de inventario y

libros auxiliares. Es decir que se aprecia incongruencia en los procedimientos

respecto a los lineamientos emitidos por la SUNACOOP.

- Se precisa de manera científica la necesidad que tienen los tesoreros

de las instancias administrativas de las cooperativas de transporte taxi del

municipio Jáuregui de implementar el diseño y manejo de un sistema de

información contable acorde a su actividad.

- Al aplicar una entrevista a la población en estudio, relacionada con los

aspectos de factibilidad social e institucional y económica se evidencia la

aceptación de la misma por parte de los socios que conforman la instancia

administrativa de cada una de las cooperativas en estudio.

La anterior investigación se relaciona con este proyecto, motivado a que

ambas están dirigidas a diseñar un sistema de información contable, con el

propósito de orientar sobre el correcto manejo del tratamiento de la

contabilidad en la asociación que le permita llevar adelante sus actividades; a

su vez hay una similitud con el tipo de metodología que se usará, lo que

puede nutrir al actual trabajo de investigación.

Rodríguez (2002) realizó una tesis titulada “Sistema de información

contable en el futuro” cuyo objetivo principal es un sistema que facilite al

contador un perfecto registro y control de todas y cada unas de las

operaciones necesarias en los entes económicos; como resultado de la

investigación la autora llega a las siguientes conclusiones:

- Se observó que a medida que avanza la tecnología también tiene que

actualizarse la información sobre lo que pueda afectar o beneficiar a los

contadores.

- Tomando en cuenta la cantidad de innovaciones en esta era los

cantadores aun no están totalmente capacitados para desarrollarse dentro de

este ámbito preferentemente se abocan a lo que son las actualizaciones de

11

leyes, normas, reglamentos y dejan a un lado las actualizaciones en cuanto

a la tecnología.

- El desarrollo tecnológico que se está dando, si los contadores no se

actualizan en aprender y desenvolverse en el ámbito de las actualizaciones

tecnológicas pueden caer en tener trabajos rezagados y quizás otras

personas que no siendo contadores podrán desplazarlos utilizando solo el

llenado de formatos sin tener que hacer cálculos como se ha venido

haciendo en épocas atrás.

El citado trabajo de grado se seleccionó como antecedente de

investigación ya que el mismo permite observar resultados de una

investigación a fondo de lo que son los sistemas de información y lo que las

innovaciones han significado en el desarrollo del contador.

Tenorio (2007) realizó su trabajo de grado titulado “Sistema contable para

la empresa aserradero y ferretería Nelly” en Ambato Ecuador el cual tiene

como objetivo principal diseñar un sistema de contabilidad financiera y de

costo en dicha empresa, para así contribuir en la obtención y proceso de

información computarizada; entre las conclusiones a las que llego el autor se

mencionan las siguientes:

- La falta de un sistema contable, no le permite obtener información

precisa e inmediata, lo que dificulta la toma de decisiones, que beneficien a

la empresa.

- La falta de políticas para la contratación y capacitación del personal,

tanto para producción como comercialización genera una baja productividad

del recurso humano.

La investigación antes mencionada se vincula con el proyecto aquí

presentado ya que la misma analiza la falta de un adecuado sistema de

contabilidad, argumentando que la ausencia del mismo causa dificultades en

el desarrollo de las empresas, por no disponer de procedimientos específicos

para el tratamiento de la información contable, impidiendo así la toma de

decisiones adecuada y a tiempo.

12

Quijada (2008) llevó a cabo un trabajo de grado de modalidad pasantías

titulado “Procedimientos para el registro y control de los activos en la caja de

ahorro y previsión social de los trabajadores de la universidad de oriente

núcleo Nueva Esparta (CATUDONE)” el cual asumió como objetivo general

“Analizar los procedimientos de registro y control de los activos en la caja de

ahorros y previsión social de los trabajadores de la universidad de oriente,

núcleo Nueva Esparta (CATUDONE).

El citado autor menciona que a través de la investigación realizada

detectó una serie de debilidades por parte de CATUDONE al momento de

registrar y controlar los activos, llegando a las siguientes conclusiones:

- Ausencia de carteras de inversión, se evidenció una sola inversión de

los ahorros y aportes recibidos en CATUDONE y esta no produce un

beneficio atractivo para los asociados.

- Ausencia en la diversificación de los préstamos otorgados a los

asociados.

- Falta de controles administrativos, contables y de asambleas debido a

la ausencia de algunos libros requeridos en la circular Nº 1; se pudo observar

que no llevan los libros de asambleas así como tampoco los libros auxiliares

de ahorro y préstamo.

- Entrega tardía de los estados de cuentas al contador, por lo que las

conciliaciones son efectuadas al final del trimestre y no mensualmente.

- Emisión de cheques sin los requisitos expuestos en la circular Nº 1;

observándose falta de detalles en los comprobantes de los cheques, así

como ausencia de los sellos exigidos por SUDECA.

- Inexistencia del fondo de caja chica; generando el pago de los gastos

pequeños por parte de los miembros del consejo de administración.

- Inexistencia de manuales de procedimientos observándose que no

existe un documento que describa las actividades que se siguen en la

realización de una actividad llevada a cabo en CATUDONE.

13

El citado trabajo de grado se relaciona con el tema de investigación ya

que durante la realización del mismo se analiza el funcionamiento de

CATUDONE y se compara con los lineamientos de la Ley del año 2005 y con

las circulares emitidas por SUDECA, además se describen los

procedimientos administrativos realizados por dicha asociación para el

registro de sus activos a nivel contable, lo que puede servir de orientación

para cumplir con el objetivo del actual trabajo investigativo.

Bases teóricas

Sistema de información

De acuerdo a Esteller (2007) los sistemas de información “son conjuntos

organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y

distribuir información de manera que pueda ser utilizada por las personas

adecuadas dentro de las empresas” (p.32).

Por su parte Montilva (2002) lo define como un sistema abierto, que

interactúa con su medio ambiente a través del intercambio de información y

se adapta a las necesidades del ambiente que los contiene.

Los sistemas de información son entonces el punto de partida para una

buena gestión administrativa, es aquel conjunto de partes interdependientes

que actúan en forma unida para llevar a cabo una función determinada, un

objetivo específico, adaptándose a las necesidades de los usuarios.

Tipos de sistemas de información

S/A (2013) establece que desde el punto de vista empresarial esta

clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el

modelo de la pirámide. Según la función a la que vayan destinados o el tipo

14

de usuario final del mismo, los sistemas de información pueden clasificarse

en:

- Sistema de procesamiento de transacciones, gestionan la información

referente a las transacciones producidas en una empresa u organización,

también se le conoce como Sistema de Información operativa.

- Sistemas de información gerencial, orientados a solucionar problemas

empresariales en general.

- Sistemas de soporte a decisiones, herramienta para realizar el análisis

de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso

de toma de decisiones.

- Sistemas de información ejecutiva, herramienta orientada a usuarios

de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un

área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la

misma. Es en este nivel cuando los sistemas de información manejan

información estratégica para las empresas.

Elementos que conforman un sistema de información

Esteller (2007) expresa que existen 4 elementos básicos de sistema de

información, los cuales son:

- Información, que es todo aquello (número, texto, imagen, voz) que se

puede capturar, procesar, almacenar y distribuir.

- Personas, son quienes introducen, procesan y/o utilizan la información

del sistema, es decir quienes intervienen en la creación, captura y

distribución de la información, como los propietarios de la asociación, los

usuarios, y los diseñadores del sistema.

- Tecnología de la información y la comunicación, es aquel hardware y

software que se puede utilizar para realizar las tareas del sistema.

- Técnicas de trabajo, comprenden todos aquellos métodos utilizados

por las personas y las tecnologías para desempeñar su trabajo.

15

Ciclo de vida de un sistema de información

S/A (2013) indica que el ciclo de vida de un sistema de información

comprende el conjunto de actividades que los diseñadores realizan para

lograr un mejor desarrollo e implementación del mismo, en esta parte se

explicaran las fases a cumplir para un sistema de información veraz,

confiable y oportuna:

- Conocimiento de la organización, consiste en analizar y conocer todos

los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros

usuarios. En las empresas, se analiza el proceso de negocio y los procesos

transaccionales a los que dará soporte el sistema de información.

- Identificación de problemas y oportunidades, este segundo paso es

relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede

sacar una ventaja competitiva, así como las situaciones desventajosas o

limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta.

- Determinar las necesidades, en el mismo, se procede identificar a

través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste

a cada caso) la información relevante para el sistema de información que se

propondrá.

- Diagnóstico, en este paso se elabora un informe resaltando los

aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte

de la propuesta del sistema de información y, también, será tomado en

cuenta a la hora del diseño.

- Propuesta, es la fase en la que ya contando con toda la información

necesaria acerca de la organización es posible elaborar una propuesta formal

dirigida hacia la organización donde se detalle la presentación del proyecto

de desarrollo del sistema de información.

- Diseño del sistema, es cuando ya una vez aprobado el proyecto, se

comienza con la elaboración del diseño lógico; la misma incluye el diseño del

flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán

16

dentro del sistema, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma

donde se apoyará el sistema de información y el lenguaje de programación a

utilizar.

- Implementación, este paso consta de todas las actividades requeridas

para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación del

programa generado en el paso anterior.

- Mantenimiento, proceso de retroalimentación, a través del cual se

puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya

creado a otro entorno.

Sistemas de información administrativos y contables

Conforme a Catacora (2000) el sistema de información contable

comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una

entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en

forma útil para la toma de decisiones.

Según Molina (2005) un sistema contable no es más que normas, pautas,

procedimientos, entre otros para controlar las operaciones y suministrar

información financiera de una empresa, por medio de la organización,

clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y

financieras que se suministre.

Los sistemas de información administrativos y contables son un

componente de los sistemas de información de una organización, se

consideran como un continuo que va desde el relevamiento de la información

hasta su exposición ordenada utilizando, para ello, técnicas de registro

contable.

De acuerdo a Catacora (2000) los sistemas administrativos y contables

implican la expresión operativa de los criterios emanados de la teoría de la

administración, el proceso donde los principios administrativos y el proceso

administrativo se convierten en manuales de organización y de normas y

17

procedimientos, donde se definen los objetivos, funciones, tareas, y el flujo

de datos que deben ser procesados en la organización necesarios para el

proceso de toma de decisiones y el registro de sus operaciones.

De esta forma, se constituyen básicamente en una estructura de

relaciones formales, que implica además la definición del flujo de información

el diseño del soporte de los datos y la descripción de las funciones y tareas

administrativas que se realizan en la organización en forma de rutinas

organizativas y procedimientos administrativos, ejecutadas a través de las

unidades orgánicas y de los cargos que forman parte de la estructura de la

organización.

Estructura de un sistema de información contable

Hemsani (2009) menciona que un sistema de información contable de

cualquier empresa debe estar diseñado para ejecutar tres pasos básicos,

registro de la información financiera, clasificación y resumen, considerando

además que el proceso contable involucra también la comunicación a

quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para

ayudar en la toma de decisiones.

- Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe

llevar un registro sistemático de las actividades diarias en términos

económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones

que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en

los libros de contabilidad.

- Clasificación de la información: un registro completo de todas las

actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, y

para que esta pueda ser útil para las personas encargadas de tomar

decisiones, la información de debe clasificar en grupos o categorías.

18

- Resumen de la información: para que la información contable pueda

ser aprovechada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida, y

presentada correctamente.

Diagramas de flujo

Es una representación grafica de la secuencia de pasos que se realizan para

obtener ciertos resultados. Por otra parte se puede decir que los diagramas

de flujos son esquemas para representar gráficamente información, se basa

en la utilización de ciertos símbolos, para representar operaciones

especificas.

Características principales de los diagrama de flujo

S/A (2013) establece que los sistemas de información se caracterizan por:

Capacidad de comunicación: permite tener un conocimiento individual

sobre un proceso, y facilita la mejor comprensión global del mismo.

Claridad: proporciona información sobre los procesos de forma clara,

ordenada y concisa.

Reglas para la creación de diagramas de flujos

S/A (2013) existen diferentes reglas para crear los diagramas de flujo

entre las cuales podemos mencionar las siguientes:

Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de

izquierda a derecha

Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una

flecha que indica la dirección que fluye la información procesos, se deben de

utilizar solamente líneas de flujo horizontal o verticales (nunca diagonales)

19

Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se quisiera separar el

flujo del diagrama a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los

conectores. Se debe tener en cuenta que solo se van a utilizar conectores

cuando sea estrictamente necesario

No deben quedar líneas de flujo sin conectar

Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso,

evitando el uso de muchas palabras.

Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a

excepción del símbolo final

Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea

de flujo de salida

Simbología de los diagrama de flujo

S/A (2013) para la construcción de los diagramas de flujo sugiere la

siguiente simbología

SIMBOLO REPRESENTA

Indica el inicio o el fin de un diagrama, del inicio solo puede salir una línea de flujo y al final solo debe llegar una línea.

Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión, entre dos o más alternativas.

INICIO/FIN

ACTIVIDAD O PROCESO

DOCUMENTO

Decisión

20

Caja de ahorro

De acuerdo a Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones

de Ahorro Similares (2010) “las cajas de ahorro son asociaciones civiles sin

fines de lucro, creadas, promovidas y dirigidas por sus asociados, destinadas

a fomentar el ahorro, quienes reciben, administran e invierten, los aportes

acordados (p.2).

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo.

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Llamada a un modulo independiente que recibirá una entrada de dicho algoritmo y con ella obtendrá una salida.

Se utiliza para representar la salida, despliegue o impresión de varios documentos.

Líneas de flujo

Indica el sentido de la ejecución de las operaciones.

Conector fuera de

página

Conector dentro de

página

Sub-proceso

Multi-Documento

21

Cadenas. (2006) por su parte expresa que:

Las cajas de ahorro tienen como objetivo principal impulsar el ahorro en sus asociados, y obtener por medio de distintas operaciones beneficios económicos que representen utilidades al final de cada ejercicio, claro está, debido a que este excedente es el resultado de invertir con el ahorro de sus asociados, el mismo no debe entenderse que tiene fines mercantilistas (p.6).

Origen de las cajas de ahorro

Rodríguez. (2009) expresa que:

El origen de las cajas de ahorro está atado históricamente a las instituciones de tipo benéfico, especialmente de los montes de piedad. Instituciones ya presentes en el Siglo XV, generalmente apoyadas por la iniciativa eclesiástica. El concepto más moderno de caja de ahorro aparece en Europa (concretamente en Gran Bretaña) durante la segunda mitad del Siglo XVIII, tiene sus bases en el pensamiento de Jeremy Bentham, la filosofía que consiste en considerar las cajas de ahorro como un instrumento de mejora de las condiciones de vida de las clases trabajadoras, mediante la remuneración del ahorro y creando un nivel de seguridad económica superior (p.35)

Las cajas de ahorro en Venezuela

Rodríguez. (2009) expresa que:

La historia de finales del siglo XX y principios del siglo XXI da cuenta de un nuevo protagonismo del sector de la economía social y de un renovado interés político y académico por este movimiento, el cual es visto como una respuesta frente a los desequilibrios del mercado y la crisis del estado de bienestar. En el contexto Venezolano la última década ha marcado un énfasis en los esfuerzos estatales dirigidos para fortalecer la economía social, esto constituye uno de los pilares fundamentales para la orientación económica. Entre las iniciativas oficiales destinadas a dar relevancia a la esfera de la economía social, destaca la promulgación de instrumentos legales, tales como la Ley que rige al sector de las cajas de ahorro venezolanas, cuyo contenido establece la naturaleza social y no lucrativa de estas instituciones, sin que tal caracterización se convierta en óbice para que

22

el referido instrumento contemple ciertas exigencias en materia de rentabilidad financiera (p.47).

Aspectos contables de las cajas de ahorro

Los aspectos contables a definir en este marco teórico estarán

fundamentados en lo establecido en el manual de procedimientos contables y

administrativos emitido por la superintendencia de cajas de ahorro en mayo

de 2007, y a las modificaciones que se realizaron en el nuevo manual

contable elaborado en noviembre de 2012.

Plan de cuentas

El plan de cuentas como su nombre lo indica es el conjunto de cuentas

que la asociación espera utilizar para el registro de sus operaciones, el

mismo varía de acuerdo a las características de cada asociación y debe estar

elaborado conforme a una metodología determinada y clasificado atendiendo

a un orden preestablecido.

El plan de cuentas utilizado por este tipo de asociaciones debe ser el

emitido por la superintendencia, el cual contempla la mayoría de las cuentas

necesaria para el registro contable de las transacciones de la caja de ahorro,

claro está, este se debe adecuar a las características de la asociación.

De acuerdo al manual de procedimientos contables, emitido por la

superintendencia de cajas de ahorro (2012) el plan de cuentas a utilizar por

las cajas de ahorro adscritas a tal organismo debe estar estructurado

distinguiendo a seis niveles, los cuales son identificados con los nombres de:

rubro, grupo, cuenta, 1era sub cuenta, 2da sub cuenta y 3ra sub cuenta

respectivamente, especifica además, que se pueden agregar cuantos niveles

más sean necesarios, siempre y cuando se respeten los ya preestablecidos.

Los rubros estarán definidos atendiendo a la siguiente clasificación

Rubro 1: Activo

23

Rubro 2: Pasivo

Rubro 3: Patrimonio

Rubro 4: Ingresos

Rubro 5: Gastos

Rubro 6: Ganancia o perdida monetaria, y

Rubro 7: Resultado del ejercicio

Rubro 8: Cuentas de orden

También establece el número de dígitos a utilizar, implantando como base

9 dígitos.

Libros contables

Al igual que las demás organizaciones, las cajas de ahorro deben cumplir

con los libros oficiales que establece el código de comercio, tales como, libro

diario, libro mayor y libro de inventarios.

Por su parte la superintendencia de cajas de ahorro a través del manual

de procedimientos contables y administrativos (2007) establece que además

de los libros legales ya mencionados, las cajas de ahorro también deben

preparar ciertos libros auxiliares como los son:

- Auxiliar de banco

- Auxiliar de caja chica

- Auxiliar de colocaciones e inversiones

- Auxiliar de préstamos y retiros

- Auxiliar de cuentas por cobrar y por pagar

- Auxiliar de aportes y retenciones de socios por cobrar

- Auxiliar de activos fijos

- Auxiliar de ahorros estatutarios

- Auxiliar para el control de inventarios

La contabilidad realizada debe estar orientada conforme a los principios

de contabilidad de aceptación general en el país y los principios básicos

24

internacionales aceptados por SUDECA, además estar ajustados a las

disposiciones del código de comercio, código de procedimiento civil, y los

actos administrativos que dicte la superintendencia, soportados por los

documentos acreditativos de los asientos registrados en los libros contables.

Éstos podrán ser utilizados como medio de prueba en juicio, siempre que

reúnan todos los requisitos en la misma forma en que lo determina y

prescriben los citados códigos.

Las cajas de ahorro también deberán llevar libros de actas, enumerados

para cada uno de sus órganos, debidamente visados o sellados por la

superintendencia de cajas de ahorro, a continuación se menciona cada uno

de ellos:

- Libro de actas de asamblea de asociados o general de delegados

- Libro de asistencia a las asambleas

- Libro de actas del consejo de administración

- Libro de actas del consejo de vigilancia

- Libro de actas de la comisión electoral

Formas para registrar la contabilidad

La Superintendencia de Cajas de Ahorro a través del manual de

procedimientos contables y administrativos (2007) señala que la contabilidad

puede ser registrada en forma manual o mecanizada, y establece ciertos

parámetros. Para la contabilidad en forma mecanizada se recomienda

adquirir un programa específico para cajas de ahorro, fondos de ahorro y

asociaciones de ahorros similares, y proceder a recopilar mensualmente los

registros computarizados tales como, listados de asientos de diario, mayor e

inventarios, y listados financieros, así como los respectivos libros auxiliares, y

mantenerlos en un lugar seguro.

La Ley de Cajas de Ahorro Fondos de Ahorro y Asociaciones de ahorro

similares (2010) establece que estos sistemas tendrán el mismo valor

25

probatorio que el código de comercio le asigna a los libros de contabilidad, y

se regirá en cuanto sea aplicable, por las disposiciones que sobre exhibición

de libros de contabilidad contiene el referido código. Los procedimientos de

contabilidad mecanizada sobre hojas deben ser encuadernados

correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán

legalizados trimestralmente.

Asientos contables

La Superintendencia de Cajas de Ahorro a través del manual de

procedimientos contables y administrativos (2007) detalla los asientos

contables que requieren las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones

de ahorro similar, para registrar las operaciones realizadas en cada una de

sus áreas, entre las cuales están:

- Ahorros de los socios y aportes oficiales

- Retiros y liquidación de haberes

- Operaciones de prestamos

- Cuentas de ahorro (depósitos a la vista)

- Inversiones

- Ingresos

- Egresos, y

- Operaciones al cierre del ejercicio

Es importante destacar que el nuevo manual emitido por la

superintendencia detalla la dinámica de cada una de las cuentas contables

del plan, y especifica cuando pueden debitarse y cuando acreditarse.

Procedimientos de control interno

La existencia del control interno no se demuestra solo con una adecuada

organización, es necesario establecer métodos que permitan alcanzar la

26

solidez de la empresa. Catarora (2009) establece, “Los procedimientos de

control interno, persiguen el objetivo de regular la actuación de cada uno de

los funcionarios que intervienen en el registro, control y manejo de las

transacciones” (p 189). Sin éstos, sería imposible alcanzar las metas

preestablecidas. Algunos autores indican que, si una empresa desea obtener

un adecuado control interno debe estar estructurado de la siguiente manera:

- Establecer áreas de responsabilidad: claramente se debe indicar qué

departamento y personas son responsables de cada función específica. En lo

referente a las áreas de autoridad y de responsabilidad se puede mostrar un

organigrama.

- Establecer procedimientos de rutinas: con la finalidad de no crear

dudas de cómo se debe procesar cada tipo de transacción, esta debe pasar

por cuatro etapas separadas; debe ser autorizada, aprobada, ejecutada y

registrada.

Estados financieros

Las cajas de ahorro al igual que las demás asociaciones deben preparar

los 4 estados financieros básicos, los cuales son:

- Balance General

- Estado de Ganancias y Perdidas

- Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio, y

- Estado de Flujo de Efectivo

La Ley de Cajas de Ahorro Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro

Similares (2010) establece que los estados financieros deben consignarse en

original ante la superintendencia de cajas de ahorro, dentro de los treinta

días continuos siguientes al cierre de cada trimestre, y deben estar firmados

por la persona responsable de su elaboración, por el presidente y tesorero

del consejo de administración y por los miembros del consejo de vigilancia.

27

Conjuntamente con los estados financieros se deben anexar ciertos

documentos, que se mencionan a continuación:

- Un cuadro explicativo que detalle las instituciones financieras y montos

donde está depositado el efectivo y el tipo de instrumento, fecha de emisión,

fecha de vencimiento y tasa de interés de las inversiones.

- Otro cuadro explicativo que detalle las inversiones, el tipo de inversión,

monto, colocaciones en renta fija, tasa de interés, fecha de emisión, fecha de

vencimiento, colocaciones en renta variable, costo de adquisición, listado de

préstamo de los asociados, valor de mercado a la fecha y ganancia o pérdida

no realizada y organismos o instituciones donde se realizó la inversión.

- Las notas explicativas a los estados financieros trimestrales, con la

información relevante a las que hacen referencia los saldos con montos

significativos.

Los representantes de las cajas de ahorro podrán solicitar por escrito

antes del vencimiento del término establecido, una prórroga ante la

SUDECA, la cual no excederá de quince días continuos.

Forma de los estados financieros

La Superintendencia de Cajas de Ahorro a través del manual de

procedimientos contables y administrativos (2007) hace énfasis en que los

estados financieros mensuales, trimestrales y anuales, así como la auditoría

externa practicada al cierre del ejercicio económico de las cajas de ahorro,

deberán presentarse codificados conforme al clasificador de partidas vigente,

y demás normas operativas emitidas por la superintendencia de cajas de

ahorro, de igual forma las notas explicativas a los estados financieros

trimestrales, con la información relevante deberán incluir en la forma de

presentación las respectivas partidas a las que hacen referencia los saldos

con montos significativos.

28

Reservas

Según establece la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y

Asociaciones de Ahorro Similares (2010) este tipo de asociaciones deben

constituir una reserva de emergencia, para esta reserva será destinando un

porcentaje no inferior al diez por ciento (10%) de los rendimientos netos de

cada ejercicio económico, hasta alcanzar por lo menos el veinticinco por

ciento (25%) del total de los recursos económicos. La reserva de emergencia

podrá ser afectada por la asamblea al cierre del ejercicio económico para

afrontar las pérdidas generadas, a través de cualquiera de las siguientes

condiciones.

- Asumir el total de la pérdida, si la reserva fuere igual o superior a

aquélla.

- Asumiendo parcialmente la pérdida y trasladando el saldo para ser

amortizada en los subsiguientes períodos.

- Trasladar la totalidad de la pérdida para ser amortizada en los

subsiguientes períodos y no podrá exceder de diez años.

El monto de la reserva de emergencia y cualquier otra reserva, debe ser

depositado en una cuenta identificada para tal fin en depósito o instrumento

financiero en bancos e instituciones financieras regidas por la ley general de

bancos y otras instituciones financieras y por la ley del sistema nacional de

ahorro y préstamo.

Aspectos administrativos de las cajas de ahorro

Analizando lo establecido en la ley de cajas de ahorro fondos de ahorro y

asociaciones de ahorro similares (2010) se observa que para la gestión

administrativa de las cajas de ahorro se designa al consejo de administración

29

y de vigilancia, es decir ellos son quienes rinden cuentas ante la asamblea

general de asociados de los resultados de la caja de ahorro.

La asamblea es la máxima autoridad de las cajas de ahorro, fondos de

ahorro y asociaciones de ahorro similares; sus decisiones serán de

obligatorio cumplimiento para todos los asociados, siempre que se cumpla de

conformidad con lo establecido en la ley, los estatutos de la asociación, y las

providencias, normas operativas y de funcionamiento

Son atribuciones de la asamblea:

- Ratificar o no a los miembros de comisiones o comités.

- Fijar las dietas y los gastos de representación, correspondientes a los

miembros de los consejos de administración, de vigilancia, comisiones,

comités y delegados, de conformidad con lo establecido en la ley y en los

estatutos de la asociación.

- Aprobar o no la memoria y cuenta y los informes del consejo de

administración y de vigilancia.

- Aprobar o no los estados financieros debidamente auditados.

- Autorizar el reparto de los beneficios obtenidos, previa aprobación de

lo establecido en el numeral anterior.

- Aprobar el presupuesto de ingresos y gastos y el de inversión.

- Aprobar el plan anual de actividades presentado por el consejo de

administración.

- Modificar los estatutos de las cajas de ahorro, fondos de ahorro y

asociaciones de ahorro similares.

- Acordar la formación de otras reservas distintas a las establecidas en

los estatutos de la asociación.

- Autorizar las inversiones y contrataciones de carácter social, y demás

inversiones

- Conocer y decidir sobre las medidas de suspensión y exclusión de

asociados impuestas por el consejo de administración y de vigilancia.

30

- Aprobar los reglamentos internos.

El consejo de administración es el encargado de dirigir las operaciones de

la caja de ahorro, debe estar integrado en forma impar, entre tres y cinco

personas, previéndose siempre en su integración, los cargos de presidente,

tesorero y secretario”.

La ley de cajas de ahorro fondos de ahorro y asociaciones de ahorro

similares (2010) precisa al consejo de administración como el responsable

del contenido de sus estados financieros, es el responsable por el

establecimiento de un sistema de contabilidad para identificar medir, registrar

adecuadamente las transacciones de la asociación además de cualquier otra

operación que realice la caja de ahorro, que afectan su situación financiera.

Los miembros del consejo de administración deben presentar una

declaración jurada de patrimonio y balance personal visado por un contador

público colegiado, al comenzar y al finalizar su gestión, ante la

superintendencia de cajas de ahorro, de conformidad con la ley.

Por otra parte se define al consejo de vigilancia como el órgano

encargado de supervisar que las actuaciones del consejo de administración

se adecuen a lo establecido en los estatutos y a las decisiones de la

asamblea, todo de conformidad con lo dispuesto en la ley, y los actos

administrativos emanados de la superintendencia de cajas de ahorro. Este

estará compuesto por tres miembros principales y sus respectivos suplentes,

quienes ejercerán los cargos de presidente, vicepresidente y secretario.

Las auditorías realizadas serán ordenadas por el consejo de vigilancia

dentro de los plazos establecidos en la ley, así como en cualquier momento,

las que considere necesarias, seleccionando entre un número no menor de

tres ofertas de servicios, al auditor o firma de auditores que realizarán las

mismas.

Además de estos consejos ya mencionados, también dentro de las cajas

de ahorro se debe crear un comité electoral, el cual estará encargado de

realizar el proceso electoral y está facultado a estos efectos, para tomar

31

cualquier medida y emitir las decisiones que considere convenientes. Los

procesos electorales deberán ser notificados a la superintendencia de cajas

de ahorro, dentro de los cinco días siguientes a la juramentación de los

miembros de la comisión electoral, a los fines de que ejerza la supervisión de

dichos procesos cuando lo considere pertinente.

Operaciones realizadas por las cajas de ahorro

La Ley de Cajas de Ahorro Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro

Similares (2010) hace mención a que estas asociaciones podrán realizar las

siguientes operaciones:

- Conceder a sus asociados préstamos con garantía hipotecaria y

préstamos con reserva de dominio.

- Conceder a sus asociados préstamos con garantía de haberes del

asociado solicitante o con garantía de haberes disponibles de otros

asociados, hasta un máximo de cuatro fiadores.

- Realizar proyectos de vivienda y hábitat de carácter social.

- Realizar proyectos sociales, por sí sola o con otras asociaciones

regidas por la presente ley, con asociaciones de carácter público, social,

económico y participativo, en beneficio exclusivo de sus asociados.

- Realizar alianzas estratégicas en las áreas de salud, alimentación,

vivienda, educación y recreación.

- Adquirir bienes muebles, así como los equipos para su

funcionamiento.

- Adquirir bienes inmuebles.

- Efectuar inversiones en seguridad social cónsonas con el sistema

establecido por el Estado, en salud, prestaciones de previsión social de

enfermedades, accidentes, discapacidad, necesidades especiales y muerte,

vivienda y hábitat, recreación y cualquier otra prestación derivada que sea

objeto de previsión social.

32

- Adquirir o invertir en títulos valores, emitidos y garantizados por la

República Bolivariana de Venezuela, por el Banco Central de Venezuela o

por los entes regidos por la ley general de bancos y otras instituciones

financieras.

- Adquirir bonos y otros instrumentos de inversión, emitidos por la

República Bolivariana de Venezuela y el Banco Central de Venezuela, en las

que disfruten de preferencia en la adquisición, plazo exclusivo para adquirir

dichos títulos a partir de la fecha de emisión de los mismos.

- Contratar fideicomisos de inversión.

- Celebrar convenios con instituciones financieras públicas o privadas.

- Adquirir o invertir en títulos valores emitidos conforme a la Ley que

regula la materia del mercado de capitales, bajo el criterio de la

diversificación del riesgo, seguridad, rentabilidad y liquidez.

- Desarrollar planes de ahorro, que incorpore a asociaciones de

ahorristas, asociados, trabajadores independientes, ex asociados de la

asociación y cualquier trabajador que manifieste la disposición de adherirse

al plan de ahorro; el plan de ahorro permite coordinar fondos para proyectos

o planes especiales, comunes para todos los integrantes, de diferentes

planes de ahorro.

Limites de las operaciones de préstamos y créditos

Dando cumplimento a lo establecido en La ley de Cajas de Ahorro Fondos

de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares (2010) las operaciones de

préstamos y créditos de las cajas de ahorro estarán limitados a sus

asociados y no podrán otorgarse préstamos y créditos a terceros ni

garantizar obligaciones de éstos.

Estas asociaciones en el ejercicio de sus operaciones de préstamos y

créditos, deberán mantener índices de liquidez y solvencia acordes con el

desarrollo de sus actividades, preservando una equilibrada diversificación de

33

las fuentes de sus recursos, colocaciones e inversiones, a fin de resguardar

la integridad patrimonial de la asociación.

La Superintendencia de Cajas de Ahorro, en atención a la situación de

solvencia y liquidez de las cajas de ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones

de Ahorro Similares podrán determinar el porcentaje máximo del patrimonio

que se destine a las operaciones de préstamos y créditos para sus asociados

y fijar mediante medida normativa el índice de solvencia y el índice de

liquidez que deben mantener.

Las cajas de ahorro deberán llevar y presentar a solicitud del asociado,

estados de cuenta al día, con el objeto de determinar los saldos deudores,

acreedores y de haberes, así como los montos pendientes por ser incluidos

en los estados de cuenta del asociado por incumplimiento del empleador en

la cancelación o en el envío de la información de nómina para actualizar los

registros.

Los préstamos que conceda la asociación no podrán exceder del ochenta

por ciento (80%) de la totalidad de los haberes disponibles de los asociados,

y n ningún caso, podrá fijarse intereses superiores a la tasa legal.

En caso de préstamos garantizados con hipoteca, la asociación, en

función de los ingresos mensuales de los asociados, establecerá en el

reglamento respectivo los límites para acceder a este tipo de préstamos.

Los intereses por los préstamos garantizados con hipoteca, deberán ser

establecidos en la asamblea e incorporados en el reglamento respectivo de

los préstamos garantizados con hipoteca, incluidos en los estatutos de la

asociación y no podrán exceder de la tasa activa de los préstamos de

vivienda y hábitat establecidos conforme a la ley que rige esta materia.

Los préstamos a otorgar a los asociados deberán ser los contemplados en

los estatutos de la asociación y bajo ninguna circunstancia se concederán

préstamos con sobregiros, avalados con prestaciones sociales, utilidades o

bonos vacacionales del asociado.

34

Marco normativo

Esta sección está constituida por un agregado de documentos de

naturaleza legal que sirven de testimonio para el tema de investigación; con

esto se pretende hacer referencia a las disposiciones generales de las cajas

de ahorro. La base legal principal será la ley de cajas de ahorro, fondo de

ahorro y asociaciones de ahorro similares, pero primeramente se hará

mención a lo expuesto en la Constitución de la República, ya que contiene

artículos relacionados al manejo de las asociaciones sin fines de lucro,

creadas con el objetivo de fortalecer el sistema económico del país.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

El artículo 70 menciona que las cajas de ahorro son medios de

participación y protagonismo del pueblo en ejercicio de su soberanía, en lo

político, en lo social y económico. La ley establecerá las condiciones para el

efectivo funcionamiento de los medios de participación previstos en este

artículo.

Este artículo refleja que el buen funcionamiento de las cajas de ahorro es

garantizado por el Estado, puesto que él establece las condiciones

necesarias para el desarrollo de su actividad.

Por su parte el artículo 308 establece que el Estado protegerá y

promoverá las cajas de ahorro, con el fin de fortalecer el desarrollo

económico del país, sustentándolo en la iniciativa popular y que se

asegurarán la capacitación, la asistencia técnica y el financiamiento

oportuno.

Este artículo está referido a que el Estado garantiza las asociaciones de

varios tipos, en las que se encuentra las cajas de ahorro, dándole todo el

apoyo necesario tanto financiero como de adiestramiento al personal que las

integre, con la finalidad de contribuir al desarrollo económico de la nación

35

Ley de cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro

similares (2010)

Esta Ley fue promulgada en gaceta oficial de la República Bolivariana de

Venezuela Nº 39.553, teniendo como objeto establecer y regular la

constitución, organización y funcionamiento de las cajas de ahorro, fondos de

ahorro y asociaciones de ahorro similares. A continuación se mencionaran

los artículos considerados relevantes para el presente trabajo investigativo.

El artículo 4 establece que las cajas de ahorro, fondos de ahorro y

asociaciones de ahorro similares, deberán operar conforme con los

siguientes principios:

- Libre acceso y adhesión voluntaria.

- Medio de participación y protagonismo en lo social y económico.

- Deben ser de carácter social, generador de beneficios colectivos,

eficiente y sin fines de lucro.

- Funcionar conforme al principio de control democrático, que comporta

la igualdad de derechos y obligaciones de los asociados; en consecuencia,

no podrán conceder ventajas ni privilegios a sus asociados sean éstos

fundadores, directivos y trabajadores de la asociación ni a los gerentes y

administradores de la misma

- Mutua cooperación, equidad y solidaridad, para fomentar y proteger el

ahorro de sus asociados.

- No estar sujetas a duración predeterminada.

Principios unitarios, integrales y participativos, a fin de evitar la

constitución de varias de estas asociaciones civiles con el mismo tipo de

trabajadores, que puedan establecer una competencia ruinosa respecto a

otras, ya constituidas, que funcionen en forma eficiente.

En el artículo 5 se establecen que el acta constitutiva de la institución

debe contener los siguientes elementos:

36

- Lugar y fecha de celebración.

- Identificación y firma de un mínimo de veinte interesados, quienes se

tendrán como fundadores.

- Denominación, objeto y domicilio.

- Constancia de haberse aprobado los estatutos.

- Identificación de las personas elegidas en ese acto, para integrar los

consejos de administración y de vigilancia

Por su parte el artículo 6 establece que los estatutos de las cajas de

ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares, deben ser

creados por sus integrantes y deben contener:

- Denominación, objeto y domicilio.

- Constitución de los aportes del asociado y del empleador, si lo

hubiere.

- Deberes y derechos de los asociados.

- Modalidades de préstamos, plazos e intereses a cobrar.

- Forma de elección, constitución y atribuciones de los consejos de

administración, de vigilancia, delegados y las facultades, obligaciones y

duración de las comisiones y comités de trabajo.

- Causales de suspensión o exclusión de los asociados.

- Procedimiento de suspensión o exclusión de los asociados,

estableciendo el derecho a la defensa y derecho al debido proceso.

- Duración del ejercicio económico.

- Procedimiento para el cálculo de los beneficios de cada ejercicio

económico y las normas para su distribución entre los asociados.

- Régimen de asambleas, atribuciones, convocatorias y quórum.

- Disolución y procedimientos para la liquidación.

- Porcentaje de los beneficios que se asignen a las reservas.

- Obligaciones de los directivos de los Consejos de Administración y de

Vigilancia.

37

- Las demás estipulaciones y disposiciones que los asociados

consideren necesarias.

El artículo 7 de la ley ejusdem menciona que las cajas de ahorro deberán

registrarse ante la superintendencia de cajas de ahorro y presentar con la

solicitud de registro, el acta constitutiva y los estatutos de la asociación para

su revisión. Presentada la solicitud de registro, ésta procederá a realizar las

observaciones que estime convenientes, dentro de los treinta días siguientes

a la entrega de los referidos documentos.

La superintendencia de cajas de ahorro al encontrar conforme el acta

constitutiva y los estatutos o subsanadas las faltas, errores u omisiones

observadas, otorgará la orden de protocolización a los referidos documentos,

los cuales en copia simple deberán ser presentados a la superintendencia de

cajas de ahorro, dentro de los treinta días siguientes a la realización de este

acto, a los fines de su inscripción y funcionamiento.

Sistema de variables

Sabino (2009) establece que una variable “es todo aquello que se va a

medir, controlar y estudiar en una investigación o estudio. La capacidad

de poder medir, controlar o estudiar una variable viene dado por el hecho de

que ella varía, y esa variación se puede observar, medir y estudiar” (p.36).

La variable objeto de estudio en esta investigación es el sistema de

información administrativo y contable.

De a cuerdo a Lardent (S/A) el sistema de información contable se define

conceptualmente como el conjunto de normas, pautas y procedimientos,

establecidos para interpretar y registrar los efectos contables de las

transacciones que realiza la empresa.

Entre los elementos que integran el sistema de información contable

define:

38

- Personas: estas tienen la misión de recabar la información contable

del medio y analizarla, para su posterior registro.

- Procedimientos: son las formas estandarizadas y secuenciales para

llevar a cabo las actividades contables.

- Herramientas: son apoyos a las personas que registran la información

contable en el sistema, formularios, hardware y software.

- Registros: corresponden a las anotaciones varias que se hacen en un

sistema contable.

Por otra parte Lardent (S/A) precisa que el sistema de información

administrativo constituye la red de procedimientos relacionados, que de

acuerdo a un esquema integrado buscan alcanzar el logro de los fines de una

organización.

Entre los elementos que integran el sistema de información administrativo

define:

- Personas: son los ejecutores, usuarios y razón de ser de los sistemas

administrativos y quienes actúan en la captura, procesamiento,

almacenamiento, transmisión y utilización de información necesaria para la

aplicación de esos sistemas.

- Tecnología: es el equipamiento y técnicas necesarias para la

ejecución de los procesos desarrollados por las personas, tales como:

soportes donde se almacenan los datos e información; elementos de captura

de datos, elementos de procesamiento de la información y elementos de

transmisión de información.

- Gestión del conocimiento: comprende la detección, captura,

almacenamiento, organización, recuperación y transmisión del conocimiento

necesario para ese desarrollo.

- Procedimientos administrativos: es la secuencia de operaciones de

oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias personas en

una o más oficinas, establecidas para asegurar el manejo uniforme de

transacciones repetitivas.

39

Operacionalmente el sistema de información administrativo y contable

diseñado para CAPAUGMA se realizó teniendo en consideración los

recursos con los que cuenta la asociación, tanto a nivel de tecnología,

gestión del conocimiento, personal y de recursos económicos, todos estos

fueron aspectos importantes para definir las características de esta

herramienta.

Este sistema comprende el conjunto de herramientas tanto administrativas

como contables necesarias en CAPUGMA para optimizar el proceso de sus

operaciones.

El sistema está estructurado de la siguiente manera:

- Diagramas de procedimientos, donde se señala la secuencia

cronológica que se debe cumplir al momento de llevar a cabo cada una de

las operaciones de la asociación.

- Plan de cuentas, el cual está estructurado de acuerdo a las

características de la asociación y a lo establecido por SUDECA.

- Normas de control interno, relativas al manejo de efectivo, a la

realización de los procesos y a la presentación de la información contable.

- Formatos para sustentar cada una de las operaciones.

- Libros auxiliares para la presentación y control de la información

contable

40

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2013)

41

Definición de términos

Aporte asociado: Es el porcentaje del sueldo o salario básico mensual del

asociado, que será deducido de la nómina de pago por el patrono.

Aporte oficial: Es el porcentaje de sueldo que le corresponde contribuir al

patrono, este se acordará por convenio celebrado entre las partes o en las

convenciones colectivas de trabajo.

Bienes Inmuebles: Son aquellas cosas en sí mismas muebles, pero que

adheridas o no a un inmueble forman un lodo ideal con el por vivir

permanentemente a sus fines

Bienes Muebles: Son las cosas que pueden transportarse de un punto

a otro, ya sea por su propio impulso, o por impulso exterior.

Delegados: Son las personas que van a representar a los asociados en las

asambleas ordinarias y extraordinarias, esa representación debe ser por lo

menos del setenta y cinco por ciento (75%) de los asociados. La designación

de los delegados se hará mediante asambleas parciales.

Dietas: Es el pago que se le hace a los miembros del consejo de

administración y del consejo de vigilancia solo cuando asistan a las

reuniones de ambos consejos.

Disolución voluntaria: Es la cesación de la asociación acordada mediante

asamblea de asociados con la previa aprobación de la superintendencia de

cajas de ahorro.

Estatutos: Es la disposición o norma legal adecuada al decreto ley de cajas

de ahorro y fondos de ahorro para regir el mejor funcionamiento de una

asociación.

Garantía Hipotecaria: Es la que se constituye para asegurar el cumplimiento

de una obligación (normalmente de pago de un crédito o préstamo) sobre un

bien, (generalmente inmueble) el cual, aunque gravado, permanece en poder

de su propietario, pudiendo el acreedor hipotecario, en caso de que la deuda

42

garantizada no sea satisfecha en el plazo pactado, promover la venta forzosa

del bien gravado con la hipoteca.

Haberes: Son los ingresos recibidos antes de la ejecución de un contrato.

Ingresos derivados de los dividendos de la inversión, rentas de la propiedad y

otras fuentes que no tienen relación con el esfuerzo individual.

Montepío: Depósito de dinero formado por los descuentos hechos a los

individuos de un cuerpo para socorrer a sus viudas y huérfanos en caso de

fallecimiento o para otras ayudas

Mutuo Auxilio: Es lo que se pagara por fallecimiento de los padres,

conyugue e hijos del afiliado, cuando se haya comprobado su grado de

consanguinidad de acuerdo a los requisitos exigidos por la caja de ahorros.

Préstamos hipotecarios: Son los concebidos por la asociación para la

adquisición, construcción o remodelación de la vivienda del asociado, o para

la liberación de la hipoteca sobre el inmueble de su propiedad.

Protocolización: Es incluir en los libros de registro los actos realizados,

consignando las actas realizadas en la asambleas.

Quórum: Es el número de asociados necesarios para que sea válida la

asamblea, deben estar presentes o representados.

Reintegro: Es el pago, la devolución del dinero, los haberes al asociado que

dejen de pertenecer a las cajas de ahorro. Se les debe reintegrar tanto el

capital, como la parte proporcional que les corresponda en los beneficios a

repartir logrados al cierre del ejercicio económico durante el cual fue

asociado.

Reserva de dominio: Se trata de una venta o financiamiento sujeta a la

condición suspensiva, de que el comprador pague todas las cuotas en que se

dividió la suma pactada como valor de venta. Sólo al cancelar el total la

deuda, será considerado propietario del bien mueble o inmueble objeto del

contrato.

Retenciones: Cuentas restadas de los salarios de cada asociado destinadas

al servicio social de la asociación.

43

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

Tipo de investigación

Durante el desarrollo de la investigación fue necesario adoptar una

posición que permitiera enfocar el rumbo de la misma, determinar la dirección

hacia donde se iba a dirigir, estableciendo de forma amplia y concreta los

objetivos que se deseaban alcanzar en el periodo de tiempo establecido.

La investigación realizada fue de tipo descriptiva dado que se buscó

caracterizar, analizar e interpretar la naturaleza, composición y los procesos

administrativos y contables llevados a cabo por las cajas de ahorro, acorde a

lo establecido en la ley y el manual de normas y procedimientos emitido por

la superintendencia de cajas de ahorro en Venezuela, para así, diseñar el

sistema de información administrativo y contable, que le permita a

CAPAUGMA contar con una herramienta de apoyo para el logro de sus

actividades, y a su vez proveer informes oportunos, confiables y veraces a

sus directivos para la toma de decisiones.

Según Hernández (2005) la investigación descriptiva se utiliza cuando se

desea detallar una realidad en todos sus componentes principales. También

consiste en caracterizar un hecho, fenómeno o grupo de sujetos, con el fin de

establecer su estructura o comportamiento, describiendo minuciosamente

cada aspecto de lo manifestado y observado (p. 45).

Márquez (2000) indica que “los estudios descriptivos buscan especificar

las propiedades importantes de personas, grupos comunidades, o cualquier

otro fenómeno que sea sometido a análisis” (p. 64).

De acuerdo al propósito de la investigación, la misma se consideró

aplicada debido a que se diseñó una herramienta administrativa y contable

44

que puede ser empleada por CAPAUGMA posteriormente. Rojas (1997),

establece que una investigación es aplicada cuando se busca mejorar un

proceso o producto a través del diseño de “estrategias, instrumentos o

herramientas totalmente prácticas y directamente relacionadas con una

situación real en el ambiente de trabajo” (p.38).

Diseño de la investigación

De acuerdo a la estrategia de recolección de los datos se consideró un

diseño de campo, dado que la información necesaria para lograr el objetivo

de la investigación fue suministrada directamente por las personas

encargadas de la administración de CAPAUGMA.

Arias (2006) señala que "la investigación de campo es aquella que

consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados,

o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o

controlar variable alguna (p.31) es decir, el investigador obtiene la

información pero no altera las condiciones existentes.

Población y muestra

La población estuvo representada por CAPAUGMA, considerando como

fuente de información a la delegada encargada de la misma, ya que ella es

quien dio a conocer los procesos administrativos y contables realizados

actualmente por la asociación, y quien conoce los planes de expansión

futuros, como consecuencia de esto la muestra la constituirá la misma

población en su totalidad.

Por otra parte para la información contable se considera como población

los reportes, las circulares, el manual de normas y procedimientos y las

providencias administrativas que emite la superintendencia de cajas de

ahorro en Venezuela.

45

Según Balestrini (1998) “una población o universo puede estar referido a

cualquier conjunto de elementos de los cuales pretendemos indagar y

conocer sus características o una de ellas y para el cual serán validadas las

conclusiones obtenidas en la investigación” (p.122).

Sabino (2006) por su parte define la muestra como “el conjunto de

elementos representativos de una población, con los cuales se trabaja

realmente en el proceso de investigación” (p.30).

Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Para la realización de la presente investigación se hizo uso como técnica

para la recolección de datos, de la observación directa y la entrevista no

estructurada. De acuerdo a Sabino (2009) “Las técnicas e instrumentos de

recolección de datos representan cualquier recurso del que se vale el

investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información”

(p.91).

Se seleccionó como técnica la observación directa dado que Méndez

(1999) establece que la misma es “una técnica de uso sistemático de

nuestros sentidos, en la búsqueda de los datos que necesitamos para

resolver un problema de investigación” (p.45).

La técnica de observación directa permitió conocer la situación presente

en CAPAUGMA y determinar sus necesidades, para ello se hizo uso del

block de notas como instrumento para registrar la información pertinente.

Además se utilizó como técnica de recolección de datos la entrevista,

debido a que parte de la información necesaria para diseñar el sistema de

información era la suministrada por la persona encargada de la caja de

ahorro de la UGMA. El instrumento utilizado fue una guía de entrevista, la

cual contenía una serie de preguntas (Ítems) abiertas sobre el proceso

administrativo y contable actual de CAPAUGMA y los procesos a realizar en

el futuro.

46

Dicha entrevista es de tipo no estructurada, dado que Garzón (S/A)

establece que las entrevistas no estructuradas son aquellas donde las

interrogantes son de carácter abierto y el entrevistado tiene que construir la

respuesta, presentan un esquema de preguntas y secuencias no prefijadas.

Este tipo de entrevista se seleccionó dado que son entrevistas flexibles que

permiten mayor adaptación a las características de la investigación y las

características de los sujetos entrevistados, en nuestro caso, 1 solo sujeto, la

encargada de la caja de ahorro.

Para la aplicación de esta entrevista previamente se realizó un formulario

de interrogantes basado en las exigencias de SUDECA hacia las cajas de

ahorro, esto con la finalidad de obtener con el instrumento la información

necesaria para el diseño del sistema de información.

Técnicas de procesamiento y análisis de datos

De acuerdo a Arias (2012) “las técnicas de procesamiento y análisis de

información son las distintas operaciones a las que serán sometidos los

datos que se obtengan” (p.28).

Para el procesamiento de la información se utilizó la técnica de

categorización, ya que los datos obtenidos son el resultado de la realización

de una entrevista, y los mismos vienen expresados en cadenas verbales y no

mediante valores numéricos, por lo que fue necesario organizarlos en una

hoja de Excel a través de matrices o categorías.

Según Hernández, Fernández y Baptista (2011) la categorización consiste

en la segmentación en elementos singulares, o unidades, que resultan

relevantes y significativas desde el punto de vista de nuestro interés

investigativo. Categorizar facilita la clasificación de los datos registrados, y

por consiguiente, propicia una importante simplificación, los datos recogidos

necesitan ser traducidos en categorías con el fin de poder realizar

comparaciones y posibles contrastes, de manera que se pueda organizar

47

conceptualmente los datos y presentar la información siguiendo algún tipo de

patrón o regularidad emergente.

Una vez categorizada la información, se procedió a hacer uso de la

técnica de contrastación para el análisis de información, dado que el punto

de partida para realización del sistema de información contable, eran las

necesidades encontradas en CAPAUGMA al compararla con lo establecido

en la ley de cajas de ahorro, el manual de normas y procedimientos y las

circulares emitidas por la superintendencia.

48

CAPÍTULO IV

RESULTADOS

Presentación y análisis de los resultados

Los resultados obtenidos son presentados en el mismo orden en que han

sido planteados los objetivos.

1. Diagnóstico del proceso administrativo y contable que

actualmente aplica la caja de ahorro y préstamo del personal académico

de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho

Con la finalidad de determinar las fallas y necesidades existentes en

CAPAUGMA fueron diseñadas y aplicadas dos entrevistas: una para conocer

la situación general de la asociación desde el punto de vista del personal

encargado de ejecutar los procesos administrativos y contables, así como

también para estar al tanto de los planes de expansión a futuro (Ver Anexo 1)

y la otra para conocer el punto de vista del usuario (Ver Anexo 2).

Adicionalmente a esto, se realizó el estudio de los procesos que lleva a cabo

CAPAUGMA y se identificó los puntos a mejorar.

De la entrevista realizada al personal encargado de CAPAUGMA, se pudo

identificar lo siguiente:

A nivel administrativo:

- CAPAUGMA actualmente se encuentra en proceso de constitución,

por lo cual aún no cuenta con una estructura organizativa definida.

- Están realizando dos procesos: el de afiliación del personal docente a

la caja de ahorro y el de recepción de los aportes estatutarios

- Ninguno de estos procesos se encuentra documentado, y no hay

normas establecidas para su control.

49

A nivel contable:

- No cuentan con una persona designada para realizar la contabilidad

de CAPAUGMA

- Los libros legales (libro mayor y libro diario) exigidos por el Código de

Comercio, así como los de actas ya fueron elaborados, presentados y

aprobados por SUDECA, pero aún no se han hecho registros en ellos.

- La asociación no cuenta con ningún libro auxiliar de banco, caja chica,

ni de aportes estatutarios.

- No se han establecido normas de control interno para el manejo del

efectivo.

- No se ha adoptado el plan de cuentas establecido por SUDECA para

las cajas de ahorro.

En relación a los planes a futuro de CAPAUGMA se identificaron:

- Conceder préstamos a sus asociados

- Financiar bienes y servicios

- Permitir el ahorro voluntario y el retiro parcial de haberes.

- Realizar alianzas estratégicas en las áreas de salud, alimentación,

vivienda, educación y recreación

De la entrevista aplicada a los asociados, se observó lo siguiente:

- Los asociados no tienen una información precisa de los beneficios que

pueden recibir.

- No disponen de información actualizada de sus haberes en la caja de

ahorro.

- Desconocen el proceso interno de la caja de ahorro e inclusive de los

planes a futuros de la misma.

Los dos procesos realizados actualmente por CAPUGMA se describen a

continuación, los mismos están representados en tablas donde se reflejan el

número de pasos, los responsables y las acciones.

50

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Cuadro Nº 2: Proceso actual de afiliación del personal docente a la caja de

ahorro

En este proceso se observaron las siguientes debilidades:

En el caso del proceso de afiliación del personal docente a la caja de ahorro

se observó lo siguiente:

(a) No se notifica al departamento de nomina de la UGMA el ingreso del

nuevo asociado, para que éste comience a realizar los respectivos aportes y

retenciones de ese asociado a partir de la fecha indicada.

(b) La asociación carece del libro auxiliar de socios, donde debe ir

registrando cada docente que se afilie, este libro de acuerdo a parámetros de

SUDECA debe ser realizado.

(c) No cuentan con un expediente digital para cada asociado donde

pueda registrar y encontrar con facilidad datos tales como, información

personal, fecha de ingreso, fechas y monto de cada uno de los aportes

recibidos, así como también todas las demás solicitudes que el asociado

vaya realizando.

AFILIACION DEL DOCENTE A LA CAJA DE AHORRO

Paso Responsable Acción

1 Personal docente Presenta ante la caja de ahorro la planilla de solicitud conjuntamente con una copia de su cedula de identidad y del último listín de pago

2 Asistente administrativo caja de ahorro

Recibe los documentos consignados por el docente

3 Asistente administrativo caja de ahorro

Procede a asignarle al docente su respectivo número de asociado

4 Asistente administrativo caja de ahorro

Archiva los documentos consignados por el docente en una carpeta denominada expedientes

51

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Cuadro Nº 3: Proceso actual de recepción de los ahorros estatutarios

En este proceso se observó las siguientes debilidades:

(a) Hay ausencia del encargado de la caja de ahorro en este proceso,

pues debe haber una persona que supervise el proceso realizado,

específicamente que verifique que el dinero que ingresó por concepto de

aportes estatutarios sea el esperado, dado que se puede presentar la

situación de que el departamento de nomina de la UGMA haya pasado por

alto los aportes y retenciones correspondientes a nuevos socios, razón por la

cual es necesario de una persona que verifique el proceso y que de

encontrar diferencias lo notifique.

(b) La fase de registro del aporte recibido debe ir acompañado de un

registro individual en el expediente digital de cada asociado, pues los

haberes de estos socios se incrementan cada vez que se reciben los aportes

estatutarios.

(c) No cuentan con el libro auxiliar de haberes, en el cual de acuerdo a

parámetros de SUDECA se debe ir registrando cada uno de los aportes

recibidos y de los retiros realizados.

RECEPCION DE AHORROS ESTATUTARIOS

Paso Responsable Acción

1 Departamento de nomina UGMA

Realiza el cálculo de los aportes correspondientes al mes, prepara el cheque y lo envía a la caja de ahorro

2 Asistente administrativo caja de ahorro

Recibe el cheque de los aportes mensuales realiza el comprobante de ingreso

3 Asistente administrativo caja de ahorro

Realiza el depósito bancario en la cuenta de la asociación y archiva los documentos

4 Asistente administrativo caja de ahorro

Una vez que se haga efectivo el depósito, procede a registrar los aportes recibidos en una tabla resumen

52

Además de sugerir estas modificaciones en los procesos, también se

diseñaron los diagramas de flujo de las actividades que se realizaran a

futuro, de esta manera cada empleado tendrá conocimiento de los

procedimientos que caracterizan a la asociación y podrá realizar cada uno de

ellos con facilidad, ya que se encontraran descritos en forma simplificada.

2.- Determinación de los elementos de un sistema de información

administrativo y contable para CAPAUGMA de acuerdo a la normativa

legal venezolana

Para desarrollar la propuesta del nuevo sistema de información fue

imprescindible conocer las operaciones desempeñadas por CAPAUGMA, y

las posibilidades de crecimiento en el futuro, tomar en consideración también

parámetros tales como, el tipo de empresa y la normativa legal bajo la cual

se debe regir, todo esto partiendo de la primicia que el sistema de

información se diseñó para orientar al personal encargado de realizar las

operaciones, y permitirle generar información real y oportuna en un momento

determinado.

Con este segundo objetivo se logró conocer cuáles son los elementos que

conforman la estructura de un sistema de información tanto administrativo

como contable, determinando los aplicables para una caja de ahorro y de una

manera u otra adaptándolos a las exigencias de LEYCA y de SUDECA.

Para el diseño que se ha efectuado se tomo como referencia lo

establecido por Gómez (2000) quien indica que “los sistemas de información

suelen ser todos iguales, sin importar cuán grande o compleja sea la

empresa, lo importante es que se cumplan los siguientes objetivos”:

- Registrar con precisión y detalle las operaciones que realice la

empresa

- Proporcionar control riguroso de tales operaciones

- Permitir tener elementos de prueba o soportes que respalden las

operaciones realizadas

53

- Mostrar con exactitud los resultados de los operaciones de la empresa

- Proporcionar los estados financieros y toda clase de informe útil, tanto

a la gerencia para la toma de decisiones, como también para enterar al

público en general.

Partiendo de lo establecido por Gómez y teniendo en consideración las

debilidades encontradas al diagnosticar el proceso actual de CAPAUGMA y

las operaciones que esta quiere realizar, a continuación se mencionan los

elementos que se consideraron necesarios diseñar para el sistema de

información.

En relación a los procesos administrativos se determinó conveniente:

- Constituir la estructura organizativa de la asociación, de manera que

se dé a conocer el nivel jerárquico y las funciones que debe cumplir cada

empleado de CAPUAGMA, esto considerando que la asociación aun no

cuenta con una estructura definida.

- Diseñar diagramas de flujo de los procesos llevados a cabo

actualmente por CAPAUGMA, mejorando en ellos las debilidades

encontradas.

- Diseñar formatos que sirvan de soporte de las operaciones realizadas

en CAPAUGMA, lo cual ayudará en el traspaso de información de la caja de

ahorro a otras unidades, y además permitirá que se pueda consultar la

información en cualquier momento que se requiera.

En relación a los procedimientos contables de CAPAUGMA se determinó

conveniente realizar las siguientes actividades:

- Crear el plan de cuentas de SUDECA acorde a las características de

CAPAUGMA, lo que facilitará la realización de los registros contables.

- Realizar formatos de libros auxiliares de caja chica, banco, préstamos,

cuentas por cobrar y por pagar, haberes, activos fijos e inventarios, lo que

facilitará el control de cada una de estas operaciones, y lo que a su vez

permitirá tener información oportuna de la situación de la caja de ahorro.

- Establecer normas de control interno de aplicación al proceso de

54

percepción de los ahorros estatutarios así como también para cada uno de

los procedimientos que realizará CAPAUGMA en un futuro cercano.

3.- Diseño un sistema de información administrativa y contable que

satisfaga los requerimientos de CAPAUGMA

En este objetivo se presenta cada uno de los elementos del sistema de

información diseñado para CAPAUGMA, el cual se desarrolló en función a

las necesidades encontradas en la asociación al momento de diagnosticar el

proceso administrativo y contable actual, y al analizar la normativa legal

venezolana que rige a las cajas de ahorro, la cual establece los parámetros

mínimos que se deben cumplir.

El sistema de información diseñado está estructurado de la siguiente manera:

- Organigrama de la asociación y descripción de cargos

- Documentación de los procesos actuales y futuros de CAPAUGMA

- Diagramas de flujo de los procesos actuales y futuros de CAPAUGMA

- Formatos varios para la ejecución de los procesos

- Plan de cuentas

- Libros auxiliares varios

- Normas de control interno

55

Organigrama de la asociación y descripción de cargos

Figura Nº 1 Organigrama de la asociación

Fuente: Elaborado por Reverol, Serano (2013)

56

Funciones de la Asamblea:

- Elegir los representantes de los Consejos de Administración y de

Vigilancia, así como también designar a la persona encargada de ejecutar y

vigilar las actividades cotidianas de la asociación.

- Fijar las dietas y los gastos de representación, correspondientes a los

miembros de los Consejos de Administración y de Vigilancia, de conformidad

con lo establecido en la LEYCA.

- Aprobar o no la memoria y cuenta y los informes del Consejo de

Administración y de Vigilancia.

- Aprobar o no los estados financieros debidamente auditados

- Autorizar el reparto de los beneficios obtenidos

- Modificar los estatutos de CAPUGMA

- Acordar la formación de otras reservas distintas a las establecidas en

los estatutos de la asociación.

- Aprobar los reglamentos internos.

Funciones del Consejo de Administración

- La dirección y administración de CAPAUGMA en general

- Buscar planes de inversión que permitan mejorar el rendimiento

económico de la asociación, lo que a su vez beneficiara a las asociados

- Decidir las normas de control que se deben cumplir dentro de la

asociación

- Establecer los parámetros necesarios que regirán cada una de las

operaciones de la asociación, tales como, los límites en las cantidades

monetarias que se otorgaran por concepto de préstamos, los plazos de

tiempo de los financiamiento, las tasas de interés a cobrar, el número de

veces que los asociados puedan solicitar préstamos, y retiros de haberes,

entre otros.

57

- Controlar todo lo concerniente al pago de los integrantes de los

consejos de administración y vigilancia, así como también del personal

ejecutor de las actividades.

- Dar cumplimiento a las obligaciones legales de la asociación

Funciones del Consejo de Vigilancia

- Velar por que sean presentados los informes de gestión del Consejo

Administrativo en la Asamblea General de Asociados.

- Aplicar instrumentos de control por lo menos trimestralmente e

informar los resultados a los Asociados.

- Prestar asesoría al Consejo Administrativo en asuntos relacionados

con su materia, cuando éste así lo requiera.

- Practicar auditoría anual de los Estados Financieros del Instituto e

Informar los resultados a la Asamblea General de Asociados.

- Cualquier otro que pudiera establecer la Asamblea General de

Asociados.

Funciones del encargado de la caja de ahorro

- Establecer convenios con las Casas Comerciales, Médicos,

Odontólogos, Centros Sociales, Inmobiliarias, Aseguradoras, etc., con el fin

de ampliar los servicios de la caja de ahorro.

- Velar por el cumplimiento de los convenios realizados.

- Organizar las actividades internas de CAPAUGMA de manera que los

miembros de la misma puedan aportar ideas

- Conocer y resolver las solicitudes de los asociados relativas a los

beneficios y presentaciones que CAPAUGMA otorga, según aprobación del

Comité Ejecutivo o Consejo Administrativo.

- Elaborar el presupuesto anual de CAPAUGMA para ser presentado al

58

Consejo Administrativo

- Es el designado para decidir la aprobación de cada una de las

solicitudes realizadas por los socios.

- Debe corroborar que se este dando el correcto cumplimiento de los

procesos

- Cualquier otro que pudiera establecer la Asamblea General de

Asociados.

Funciones del asistente administrativo

- Gestionar el proceso de ingreso de los docentes a la caja de ahorro

- Tramitar el otorgamiento de préstamos

- Proceder los financiamientos especiales

- Gestionar la recepción de aportes voluntarios de haberes realizados

por los asociados

- Tramitar los retiros parciales de haberes solicitados por los socios

- Realizar los expedientes de los asociados

- Organizar los archivos de la caja de ahorro.

59

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Documentación y presentación de los diagramas de flujo

diseñados para CAPUGMA

Cuadro Nº 4: Proceso propuesto para la afiliación del docente a la caja de

ahorro

AFILIACION DEL DOCENTE A LA CAJA DE AHORRO

Paso Responsable Acción

1 Personal docente Procede a llenar la planilla de solicitud de ingreso Formato 001

2 Personal docente Presenta ante la caja de ahorro la planilla de solicitud conjuntamente con una copia de su cedula de identidad y del último listín de pago

3 Asistente administrativo de caja de ahorro

Recibe los documentos consignados por el docente, y prepara la carta de nuevo ingreso, para notificar al departamento de nomina de UGMA que debe realizar los aportes y las retenciones de ese asociado a partir de la fecha indicada Formato 002

4 Departamento de nómina UGMA

Recibe la notificación, realiza los trámites administrativos correspondientes y emite la planilla con el sello de aprobación

5 Asistente administrativo de caja de ahorro

Una vez recibida la aprobación procede a asignarle al docente su respectivo número de asociado y a elaborar el expediente digital correspondiente Formato 009

6 Asistente administrativo de caja de ahorro

Registra al docente en el auxiliar de asociados Formato 013

7 Asistente administrativo de caja de ahorro

Archiva los documentos en el expediente físico del socio

60

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Figura Nº 2: Diagrama de flujo del proceso de afiliación del docente a la caja

de ahorro

AFILIACION DEL DOCENTE A LA CAJA DE AHORRO

Personal docenteAsistente administrativo

caja de ahorro

Departamento de nomina

UGMA

Fase

Inicio

Llena planilla

de solicitud

Formato 001

Presenta la

planilla

conjuntamente

con una copia

de su cedula

de identidad y

del último listín

de pago

Copia de C.I.

Listín de pago

Planilla de

solicitud

Prepara la

carta de nuevo

ingreso

Formato 002

Carta de

nuevo ingreso

Realiza

tramites y

emite

constancia de

aprobacion

Constancia de

aprobacion

Le asigna al

docente su

respectivo

número de

asociado

61

AFILIACION DEL DOCENTE A LA CAJA DE AHORRO (continuación)

Personal docenteAsistente administrativo

caja de ahorro

Departamento de nomina

UGMA

Fase

Fin

Registra al

docente en el

auxiliar de

asociados

Formato 013

Archiva los

documentos

en el

expediente

físico del socio

Elabora el

expediente

digital

Formato

009

Fuente: Elaborado por Reverol, Serano (2013)

62

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Cuadro Nº 5: Proceso propuesto para la recepción de ahorros estatutarios

RECEPCION DE AHORROS ESTATUTARIOS

Paso Responsable Acción

1 Departamento de nomina UGMA

Realiza el cálculo de los aportes correspondientes al mes, prepara el cheque y lo envía a la caja de ahorro

2 Asistente administrativo caja de ahorro

Recibe el cheque de los aportes mensuales, realiza el comprobante de ingreso y el respectivo depósito bancario

3 Asistente administrativo caja de ahorro

Notifica a el encargado los aportes recibidos para su verificación

4 Encargado de la caja de ahorro

Evalúa que los aportes recibidos correspondan con los aportes esperados, verificando que estén los de los nuevos asociados.

5 Asistente administrativo caja de ahorro

Si hay diferencia entre los aportes recibidos y los esperados, procede a realizar una notificación para ser enviada al departamento de nomina de la UGMA

6 Asistente administrativo caja de ahorro

Una vez que se haga efectivo el depósito, procede a realizar el ajuste al saldo en el libro auxiliar de haberes. Formato 014

7 Asistente administrativo caja de ahorro

Realiza el registro individual en el expediente de cada uno de los asociados incrementando sus haberes. Formato 009

8 Asistente administrativo caja de ahorro

Archiva original del comprobante de ingreso en la carpeta de ingresos del mes y envía copia al departamento de nomina de la UGMA

63

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Figura Nº 3: Diagrama de flujo del proceso de percepción de ahorros

estatutarios

AHORROS ESTATUITARIOS

Asistente administrativo de

caja de ahorro

Departamento de

nomina UGMA

Encargado caja de

ahorro

Fa

se

Inicio

Realiza el

cálculo de los

aportes a

cancelar en el

mes

Prepara el

cheque y

lo envía a

CAPAUG

MA

Cheque de los

aportes

mensuales

Realiza el

comprobante

de ingreso

Realiza

deposito

bancario

Notifica a

el

encargado

los aportes

recibidos

Evalúa que los

aportes

recibidos sean

los esperados

64

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

AHORROS ESTATUITARIOS (continuación)

Asistente administrativo de

caja de ahorro

Departamento de nomina

UGMAEncargado caja de ahorro

Fa

se

Archiva

comprobante

de ingreso en

la carpeta del

mes

Fin

Realiza el

registro

individual en

el expediente

de cada uno

de los

asociados

Formato 009

Correctos?

Realiza el

ajuste al saldo

en el libro

auxiliar de

haberes.

Formato 014

Si

Notifica al

departamento

de nomina

UGMA

No

Notificación de

diferencia

65

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Cuadro Nº 6: Proceso de recepción de aporte voluntario de haberes

AHORRO VOLUNTARIO DE HABERES

Paso Responsables Acción

1 Asociado Realiza un depósito bancario a nombre de la asociación por el monto con el que desea aumentar sus haberes

2 Asociado

Llena la planilla de solicitud, reflejando que es un aporte voluntario, Formato 003 y la entrega ante la caja de ahorro conjuntamente con el comprobante del depósito

3 Asistente administrativo caja de ahorro

Recibe los documentos consignados por el asociado y realiza el comprobante de ingreso

4 Asistente administrativo caja de ahorro

Verifica en el banco que el dinero ya se haya hecho efectivo (este proceso puede tardar un lapso de dos o tres días)

5 Asistente administrativo caja de ahorro

Una vez verificado que el dinero esté en cuenta procede a registrar el aporte en el expediente digital del asociado Formato 009

6 Asistente administrativo caja de ahorro

Imprime el estado de cuenta del asociado para que este pueda observar el total de sus haberes a la fecha Formato 005, y lo entrega conjuntamente con el recibo de ingreso

7 Asociado Recibe los documentos, firma el comprobante de ingreso, entrega el original y conserva una copia

8 Asistente administrativo caja de ahorro

Recibe el original del comprobante de ingreso debidamente firmado y lo archiva en la carpeta de ingresos mensuales del departamento

9 Asistente administrativo caja de ahorro

Guarda la copia del estado de cuenta en el expediente físico del asociado

66

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Figura Nº 4: Diagrama de flujo del proceso de recepción de aporte voluntario

de haberes

APORTE VOLUNTARIO DE HABERES

AsociadoAsistente administrativo

caja de ahorro

Fase

Inicio

Realiza

depósito

bancario

Llena

planilla de

solicitud

Formato

003

Planilla

Deposito

bancario

Realiza

comprobante

de ingreso

Registra el

aporte en el

expediente

digital del

asociado

Formato 009

Verifica que el

deposito este

hecho efectivo

67

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

APORTE VOLUNTARIO DE HABERES (continuación)

AsociadoAsistente administrativo

caja de ahorroFa

se

Firma el

comprobante

de ingreso

Comprobante

de ingreso

Estado de

cuenta

Guarda

comprobante

en la carpeta

de ingreso del

departamento

Guarda copia

del estado de

cuenta en el

expediente del

asociado

Fin

Conserva una

copia y

devuelve el

original

Imprime el

estado de

cuenta del

asociado

Formato 005

Entrega los

documentos al

asociado

Original del

comprobante

de ingreso

68

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Cuadro Nº 7: Proceso de solicitud retiro parcial de haberes

RETIRO PARCIAL DE HABERES

Paso Responsables Acción

1 Asociado Llena la planilla de solicitud Formato 003 y la presenta ante la caja de ahorro

2 Asistente administrativo caja de ahorro

Recibe la planilla de solicitud e imprime el estado de cuenta del asociado para que la solicitud sea evaluada por el encargado de la caja de ahorro Formato 005

3 Encargado de la caja de ahorro

Recibe el estado de cuenta del asociado, verifica que no hayan otros retiros durante el periodo, y decide si se aprueba o no el retiro

4 Encargado de la caja de ahorro

Si la decisión es negativa devuelve la planilla al asociado indicando que no es procedente

5 Encargado de la caja de ahorro

Si la decisión es positiva autoriza al asistente para que prepare el cheque

6 Asistente administrativo caja de ahorro

Realiza el cheque y el comprobante de ingreso y lo entrega al encargado para que este lo firme

7 Encargado de la caja de ahorro

Recibe el cheque, lo firma y lo entrega al asistente administrativo para que este finalice el proceso

8 Asistente administrativo caja de ahorro

Recibe el cheque firmado, elabora constancia de retiro Formato 004 y lo entrega al asociado conjuntamente con los demás documentos

9 Asociado Recibe el cheque, la constancia de retiro, y el comprobante de egreso

10 Asociado Firma los documentos, conserva una copia y entrega los originales

11 Asistente administrativo caja de ahorro

Recibe el original de la constancia de retiro y del comprobante de egreso

12 Asistente administrativo caja de ahorro

Registra el retiro de haberes en el expediente digital del asociado Formato 009 y en el libro auxiliar de haberes Formato 014

13 Asistente administrativo caja de ahorro

Guarda el comprobante de egreso en el respectivo archivo de comprobantes de egresos del departamento

14 Asistente administrativo caja de ahorro

Archiva la constancia en el expediente físico del asociado.

69

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Figura Nº 5: Diagrama de flujo del proceso de retiro parcial de haberes

RETIRO PARCIALE DE HABERES

Asistente administrativo de

ahorroAsociado Encargado caja de ahorro

Fa

se

Inicio

Llena planilla

de solicitud de

retiro

Formato 003

Recibe planilla

de solicitud

Verifica

que no

haya otros

retiros

durante el

periodo

Autoriza

retiro

¿ ?

A

No

Recibe estado

de cuenta

Realiza

comprobante

de egreso

Si

A

Recibe estado

de cuenta

Solicitud

negada

Imprime

estado de

cuenta del

asociado

Formato 005

Lo envía al

encargado

para que

la solicitud

sea

evaluada

Llena el

cheque

Lo envía al

encargado

70

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

RETIRO PARCIAL DE HABERES (continuación)

Asistente administrativo de

ahorroAsociado

Encargado caja de

ahorro

Fa

se

Firma el

cheque

Cheque

Constancia de

retiroComprobante

de egreso

Firma los

documentos y

conserva una

copia

Registra el

retiro en el

expediente

digital del

asociado

Formato 009

Guarda el

comprobante

de egreso en

el archivo de

egresos del

departamento

Fin

Recibe el

cheque

Elabora

constancia de

retiro

Formato 004

Entrega los

documentos

al asociado

Archiva la

constancia en

el expediente

del asociado

Recibe el

cheque

71

Cuadro Nº 8: Proceso de solicitud de financiamientos especiales

FINANCIAMIENTOS ESPECIALES

Paso Responsable Acción

1 Asociado Busca presupuestos en las casas comerciales

2 Asociado Llena la planilla de solicitud indicando que es un financiamiento especial Formato 003

3 Asistente administrativo caja de ahorro

Recibe la planilla de solicitud y evalúa la disponibilidad de haberes y capacidad de pago a la fecha

4 Asistente administrativo caja de ahorro

Imprime el estado de cuenta del asociado y lo presenta ante el encargado de la caja de ahorro para su aprobación Formato 005

5 Encargado de la caja de ahorro

Recibe el estado de cuenta del asociado y evalúa la solicitud y toma la decisión

6 Encargado de la caja de ahorro

Si no autoriza el financiamiento devuelve la planilla al asociado con el sello de negada

7 Encargado de la caja de ahorro

Si autoriza el financiamiento le india al asistente administrativo que continúe con el proceso

8 Asistente administrativo caja de ahorro

Prepara la tabla de detalle del financiamiento Formato 010

9 Asistente administrativo caja de ahorro

Llena el comprobante de egreso e imprime la carta de autorización de retenciones que debe firmar el asociado Formato 007 o 008

10 Asistente administrativo caja de ahorro

Elabora el cheque para el financiamiento y lo envía al encargado para que lo firme

11 Encargado de la caja de ahorro

Recibe el cheque y lo firma

12 Asistente administrativo caja de ahorro

Entrega el cheque al asociado conjuntamente con los demás documentos

13 Asociado

Recibe los documentos, los firma y conserva una copia

14 Asociado Entrega el cheque ante la casa comercial y recibe el bien o servicio financiado

72

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

15 Asistente administrativo caja de ahorro

Registra el financiamiento en el expediente digital del asociado Formato 009

16 Asistente administrativo caja de ahorro

Guarda el comprobante de egreso en el respectivo archivo de comprobantes de egresos del mes

17 Asistente administrativo caja de ahorro

Archiva el contrato de financiamiento y la carta de autorización de retención en el expediente físico del asociado

18 Asistente administrativo caja de ahorro

A finales de cada mes prepara un formato resumen de todos los financiamientos otorgados bajo garantía de descuentos por nomina, para enviarlo al departamento de la UGMA para que este efectué las retenciones correspondientes. Formato 006

73

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Figura Nº 6: Diagrama de flujo del proceso solicitud de financiamientos

especiales

SOLICITUD DE FINANCIAMIENTOS ESPECIALES

Asistente administrativo

caja de ahorroAsociado Encargado caja de ahorro

Pro

ce

so

inicio

Busca

presupuesto

en casas

comerciales

Llena planilla

de solicitud

Formato 003

Recibe planilla

de solicitud

Evalúa

disponibilidad

de haberes y

capacidad de

pago

Autoriza

financiamiento

¿ ?

Prepara la

tabla de

detalle del

financiamiento

Formato 010

Si

A

No

A

Imprime

estado de

cuenta del

asociado

Formato

005

Recibe estado

de cuenta

Solicitud

negada

Llena el

comprobante

de egreso

imprime la

carta de

autorización

de retención

Formato 007

74

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

SOLICITUD DE FINANCIAMIENTOS ESPECIALES (continuación)

Asistente administrativo caja de ahorro

Asociado Encargado caja de ahorroP

roce

so

Prepara

documentos a

entregar al

asociado

Autorizacion

ChequeComprobante

de egreso

Firma los

documentos y

conserva una

copia

Autorización

de retenciónContrato

Comprobante

de egreso

Registra el

financiamiento

en el

expediente

digital del

asociado

Formato 009

Guarda el

comprobante

de egreso en

el archivo de

egresos del

departamento

Archiva

contrato

en el

expediente

del

asociado

Fin

Entrega el

cheque ante la

casa comercial

Elabora el

cheque

Recibe el

cheque

Firma el

cheque y lo

entrega al

encargado

75

Cuadro Nº 9: Proceso de solicitud de prestamos

SOLICITUD DE PRESTAMOS

Paso Responsable Acción

1 Asociado Llena la planilla de solicitud, indicando que es una solicitud de préstamo Formato 003

2 Asistente administrativo caja de ahorro

Recibe la planilla de solicitud y evalúa la disponibilidad de haberes y la capacidad de pago del asociado a la fecha

3 Asistente administrativo caja de ahorro

Imprime el estado de cuenta del asociado y lo presenta ante el encargado de la caja de ahorro para su aprobación Formato 005

4 Encargado de la caja de ahorro

Recibe el estado de cuenta del asociado y evalúa la solicitud

5 Encargado de la caja de ahorro

Si no autoriza el préstamo devuelve la planilla al asociado con el sello de negada

6 Encargado de la caja de ahorro

Si autoriza el préstamo le india al asistente administrativo que continúe con el proceso

7 Asistente administrativo caja de ahorro

Elabora el comprobante de egreso e imprime la carta de autorización de retenciones que debe firmar el asociado Formato 007 o 008

8 Asistente administrativo caja de ahorro

Elabora el cheque para el préstamo y lo envía al encargado para que lo firme

9 Encargado de la caja de ahorro

Recibe el cheque y lo firma

10 Asistente administrativo caja de ahorro

Entrega el cheque al asociado conjuntamente con los demás documentos

11 Asociado Recibe los documentos, los firma y conserva una copia

12 Asistente administrativo caja de ahorro

Registra el financiamiento en el expediente digital del asociado Formato 009

13

Asistente administrativo caja de ahorro

Guarda el comprobante de egreso en el respectivo archivo de comprobantes de egresos del mes

14 Asistente administrativo caja de ahorro

Archiva la carta de autorización de retención en el expediente físico del asociado

76

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

15 Asistente administrativo caja de ahorro

A finales de cada mes prepara un formato resumen de todos los préstamos otorgados bajo garantía de descuentos por nomina, para enviarlo al departamento de la UGMA para que este efectué las retenciones correspondientes. Formato 006

77

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Figura Nº 7: Diagrama de flujo del proceso de solicitud de préstamos

SOLICITUD DE PRESTAMOS

Asistente administrativo

caja de ahorroAsociado Encargado caja de ahorro

Pro

ce

so

inicio

Llena planilla

de solicitud

Formato 003

Recibe planilla

de solicitud

Evalúa

disponibilidad

de haberes y

capacidad de

pago

Autoriza

préstamo

¿ ?

Si

A

No

A

Imprime

estado de

cuenta del

asociado

Formato

005

Recibe estado

de cuenta

Solicitud

negada

Llena el

comprobante

de egreso

imprime la

carta de

autorización

de retención

Formato 007

Elabora el

cheque

Recibe el

cheque

Firma el

cheque y lo

entrega al

encargado

78

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

SOLICITUD DE PRESTAMOS (continuación)

Asistente administrativo

caja de ahorroAsociado Encargado caja de ahorro

Pro

ce

so

Prepara

documentos a

entregar al

asociado

Recibe cheque

AutorizaciónComprobante

de egreso

Firma los

documentos y

conserva una

copia

Autorización

de retención

Comprobante

de egreso

Registra el

préstamo en el

expediente

digital del

asociado

Formato 009

Guarda el

comprobante

de egreso en

el archivo de

egresos del

departamento

Archiva

autorización

en el

expediente

del asociado

Fin

79

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Formatos diseñados para el soporte de las operaciones

realizadas por CAPAUGMA

Formato 001: Planilla de solicitud de afiliación del docente a la caja de ahorro

Fecha de inscripcion: Planilla Nro:

I. Datos personales:Apellidos y nombres: C.I Nro:Edad: Sexo Estado Civil: Telefono:Lugar y fecha de nacimiento:

II. Datos laborales:Tipo de relacion laboral

Jubilado Categoria

InstructorAsistenteAgregado

TitularUbicación

Gerencia: Proyecto:

Componente

Fecha de ingreso a la UGMA Resolución:

Yo C.I. Nro:

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD

NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO

SEDE PUERTO ORDAZ

C.A.P.A.U.G.M.A

Firma

miembro del personal

acedemico de la UGMA me comprometo a acatar los estatutos que rigen a CAPUGMA, asi

mismo convengo en que me sea descontada la cuota de inscripcion correspondiente

acordada según la asamblea general de asociados

SOLICITUD DE INGRESO

Contratado Ordinario

Sede:

80

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Formato 002: Carta dirigida a la UGMA para notificar el personal docente que

se adicionó a la caja de ahorro, al cual se le debe efectuar las respectivas

retenciones

Ciudad Guayana,

Lic:Jefa de servicios administrativos de la UGMAPresente.-

Fecha Cedula

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD

NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO

SEDE PUERTO ORDAZ

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Atentamente

Jefe del departamento de ahorro

Por medio de la presente me dirijo ante usted con la finalidad de solicitarle se sirva a ordenar al

departamento de nomina de la UGMA que se efectuen las RETENCIONES Y APORTES mensuales por

concepto de ahorro del personal academico de la universidad que se señala, a partir de las fechas

descritas a continuacion, a los efectos de que se ingresen formalmente en el plan de ahorro de

CAPAUGMA.

Nombre y apellido

81

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Formato 003: Planilla de solicitudes varias

Solicitud N°

Fecha de solicitud:

TIPO DE SOLICITUD

Prestamo:

Corto Plazo Mediano P. Largo Plazo Especial Hipotecario

Financiamiento:

Poliza de Seguro Poliza de Veiculo Recreacion Comercializacion

Otros:

Retiro Parcial Retiro Total Aporte Voluntario

DATOS DEL ASOCIADO:

Apellidos: Nombres: Cedula:

Telefonos: E-mail:

Condicion: Activo Jubilado

DETALLES DE LA SOLICITUD:

Detalle del bien o plan:

En caso de prestamo: Cantidad Bs: Plazo (Nro de cuotas)

Propuesta de pago: Descto de haberes Retencion nomina Retencion especial Cheques

SOLO PARA USO DE CAPAUGMA

Fecha de analisis: Negada

Haberes disponibles: (Bs.) Monto aprobado (Bs.) Interes (%)

Monto de la Cuota (Bs.) Observaciones:

PLANILLA DE SOLICITUD

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TESORERO CAPAUGMA ENCARGADO

Solicitud: Aprobada

FIRMA DEL SOLICITANTE

82

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Formato 004: Constancia de retiro parcial de haberes

SOLO PARA USO DE CAPAUGMA

Fecha de aprobacion: Monto del retiro: .Haberes disponibles: (Bs.) Proxima fecha de retiro:

Observaciones:

Por medio de la presente hago constar mi solicitud del retiro parcial del % de los haberes

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CONSTANCIA DE RETIRO

El último retiro de mis haberes según el Estado de Cuenta actual lo realicé en fecha __________,

Tal solicitud la realizo aún cuando poseo deudas de préstamo y/o crédito con la caja de ahorro

FIRMA CONFORME

Asociado

83

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Formato 005: Estado de cuenta de los asociados

Asociado:Cedula:

Total haberes disponibles: AporteRetencion

Ahorro mensual:

Financiamientos adquiridos:

Monto total Nro de Monto por Cuotas Cuotas Monto

Fecha ultimo retiro parcial:Fecha ultima retencion:

ESTADO DE CUENTA DEL ASOCIADO

Descripcion

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84

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Formato 006: Resumen de préstamos y/o financiamientos otorgados, dirigido

al departamento de nomina de la UGMA para informar las retenciones que

debe efectuar a los docentes

RELACION DE PRESTAMOS A DESCONTARORGANISMO: UGMAPERIODO:

Código CédulaNombre del

Asociado

Monto a

Descontar

Número de

CuotasMonto Cuota Fecha Inicio Fecha Fin

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85

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Formato 007: Autorización del asociado para que se le efectúen retenciones

a su salario por concepto de préstamos solicitados en la caja de ahorro

Ciudad Guayana, / /

Yo, C.I: por medio

N° DE MONTO POR TOTAL A

A partir de la fecha:

de la presente autorizo a CAPAUGMA para que efectúe los trámites

Asi mismo me comprometo a que durante la vigencia del financiamiento no

FIRMA CONFORME

Asociado

De igual manera, declaro que si por alun motivo la Universidad dejara de

efectuar la mencionada retencion, me comprometo a cancelar el monto de la

msma mediante depositos bancarios a nombe de CAPAUGMA

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AUTORIZACIÓN DE COBRO POR RETENCION A LA NOMINA

86

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Formato 008: Autorización del asociado para que se le efectúen retenciones

a sus haberes por concepto de préstamos solicitados en la caja de ahorro

Ciudad Guayana, / /

Yo, C.I: por

N° DE MONTO TOTAL A

A partir de la fecha:

Asociado

FIRMA CONFORME

Asi mismo me comprometo a que durante la vigencia del financiamiento no

de la presente autorizo a CAPAUGMA para que efectúe los trámites

administrativos necesarios para el cobro mensual de las cuotas

correspondientes a mi prestamo adquirido con ellos, estos descuentos se

efectuaran de mis haberes disponibles en la caja de ahorro, las cuales

deben ser efectuadas de acuerdo al siguiente cronograma:

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AUTORIZACIÓN DE COBRO POR DESCUENTO DE HABERES

87

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Formato 009: Expediente digital del asociado

Nombre del asociado:

Codigo / C.I.

Descripcion Nro Monto

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SaldoPrestamos y/o finaniamientos

Fecha

Ahorro

del

asociado

Aporte

del

patrono

Aporte Voluntario

Retiros

88

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

Formato 010: Tabla de detalle de financiamientos especiales

ASOCIADO:

FINANCIAMIENTO DE :

FINANCIAMIENTO SOLICITADO EL:

FECHA DE ACTIVACION:

DATOS DEL FINANCIAMIENTO

Financiamiento: Plazo

Cuota Inicial Tasa Interes

Total financiado Meses p/año 12

Gastos Administrativos

DETALLES DE LAS CUOTAS

Fechas de pago Cuota No. Forma de Pago Banco:

Nro de

cheque

RESUMEN

Capital Pagado

Interés Devengado

Capital +Interés

Entrega Conforme: Recibe Conforme:

Fecha: Fecha:

Firma: Firma:

C.I: C.I:

TABA DE FINANCIAMIENTO

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INTERESES

Observacion

89

Formato 011: Presentación de la conciliación bancaria

N° de Cuenta: Saldo Inicial: Banco:

Fecha N° cheque Monto

Fecha N° cheque N° deposito Monto

Fecha N° cheque Monto

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CONCILIACION BANCARIA

Total Depósitos no acreditados al estado de cuenta

Relacion de Ingresos

Cheques no debitados de meses anteriores Concepto

Relacion de Egresos

Emisor del pago Concepto

Total ingresos del mes

Beneficiario Concepto

Total egresos del mes

Beneficiario

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

90

N° de Cuenta: Saldo Inicial: Banco:

Fecha N° cheque Monto

Fecha N° cheque Monto

Fecha ND NC

Saldo Final:

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Cheques en transito

CONCILIACION BANCARIA

Cheques nulos

Beneficiario Concepto

Total cheques en transito

Notas de Debito / Credito

Beneficiario Concepto

Total cheques anulados

Concepto

Total

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

91

Formato 012: Arqueo de caja chica

Fecha de Elaboracion:

Dinero en Efectivo al momento del Arqueo:

Descripcion Cantidad Total

Billetes de Bs. 100,00

Billetes de Bs. 50,00

Billetes de Bs. 20,00

Billetes de Bs. 10,00

Billetes de Bs. 5,00

Billetes de Bs. 2,00

Monedas de Bs. 1,00

Monedas de Bs. 0,50

Monedas de Bs. 0,25

Monedas de Bs. 0,10

-

Comprobantes de EgresosFecha Concepto Factura Monto

TOTAL ……………………………………………………………………………………….-

Elaborado Por: Revisado Por:

ARQUEO DE CAJA CHICA

TOTAL ……………………………………………….

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Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

92

Plan de cuentas creado para CAPAUGMA

CODIGO DESCRIPCION

1 ACTIVO

1.1 DISPONIBILIDAD

1.1.1 EFECTIVO

1.1.1.01 CAJA PRINCIPAL

1.1.1.01.00 CAJA PRINCIPAL

1.1.1.01.00.00 CAJA PRINCIPAL

1.1.1.02 CAJA CHICA

1.1.1.02.00 CAJA CHICA

1.1.1.02.00.00 CAJA CHICA

1.1.2 BCO.E INSTITUCIONES FINANCIERAS

1.1.2.01 SECTOR PUBLICO

1.1.2.01.01 MONEDA NACIONAL

1.1.2.01.01.01 CUENTAS CORRIENTES

1.1.2.03 DISPONIBILIDAD RESTRINGIDA

1.1.2.03.01 RESERVA DE EMERGENCIA

1.1.2.03.01.00 RESERVA DE EMERGENCIA

1.1.2.03.02 RESERVAS ESPECIALES

1.1.2.03.02.00 RESERVAS ESPECIALES

1.1.2.03.99 OTRAS RESERVAS

1.1.2.03.99.00 OTRAS RESERVAS

1.1.3 CUENTAS POR COBRAR

1.1.3.01 CUENTAS POR COBRAR AL EMPLEADOR

1.1.3.01.01 APORTE DEL ASOCIADO

1.1.3.01.01.00 APORTE DEL ASOCIADO

1.1.3.01.02 APORTE DEL EMPLEADOR

1.1.3.01.02.00 APORTE DEL EMPLEADOR

1.1.3.01.03 RETENCIONES DE LOS ASOCIADOS

1.1.3.01.03.00 RETENCIONES DE LOS ASOCIADOS

93

CODIGO DESCRIPCION

1.1.3.01.99 OTRAS CUENTAS POR COBRAR AL EMPLEADOR

1.1.3.01.99.00 OTRAS CUENTAS POR COBRAR AL EMPLEADOR

1.1.3.02 CUENTAS POR COBRAR A LOS ASOCIADOS

1.1.3.02.01 APORTE DEL ASOCIADO

1.1.3.02.01.00 APORTE DEL ASOCIADO

1.1.3.02.02 MUTUO AUXILIO

1.1.3.02.02.00 MUTUO AUXILIO

1.1.3.02.03 MONTEPIO

1.1.3.02.03.00 MONTEPIO

1.1.3.02.99 OTRAS CUENTAS POR COBRAR A LOS ASOCIADOS

1.1.3.02.99.00 CUENTAS POR COBRAR POR FINANCIAMIENTOS

ESPECIALES

1.1.4 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

1.1.4.01 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO

1.1.4.01.01 SOBRE BIENES MUEBLES

1.1.4.01.01.00 SOBRE BIENES MUEBLES

1.1.4.99 OTROS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

1.1.4.99.00 OTROS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

1.1.4.99.00.00 OTROS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

1.2 CARTERA DE PRÉSTAMOS

1.2.1 PRESTAMOS CON GARANTIA DE HABERES

1.2.1.01 CORTO PLAZO

1.2.1.01.00 CORTO PLAZO

1.2.1.01.00.00 CORTO PLAZO

1.2.1.02 MEDIANO PLAZO

1.2.1.02.00 MEDIANO PLAZO

1.2.1.02.00.00 MEDIANO PLAZO

1.2.1.03 LARGO PLAZO

1.2.1.03.00 LARGO PLAZO

1.2.1.03.00.00 LARGO PLAZO

94

CODIGO DESCRIPCION

1.2.2 PRESTAMOS CON GARANTIA DE HABERES DE OTROS

ASOCIADOS

1.2.2.01 CORTO PLAZO

1.2.2.01.00 CORTO PLAZO

1.2.2.01.00.00 CORTO PLAZO

1.2.2.02 MEDIANO PLAZO

1.2.2.02.00 MEDIANO PLAZO

1.2.2.02.00.00 MEDIANO PLAZO

1.2.2.03 LARGO PLAZO

1.2.2.03.00 LARGO PLAZO

1.2.2.03.00.00 LARGO PLAZO

1.2.3 PRESTAMOS CON GARANTIA DE RESERVA DE

DOMINIO

1.2.3.01 PRESTAMOS CON GARANTIAS DE RESERVA DE

DOMINIO

1.2.3.01.00 PRESTAMOS CON GARANTIAS DE RESERVA DE

DOMINIO

1.2.3.01.00.00 PRESTAMOS CON GARANTIAS DE RESERVA DE

DOMINIO

1.2.4 PRESTAMOS CON GARANTIAS HIPOTECARIAS

1.2.4.01 ADQUISICION

1.2.4.01.00 ADQUISICION

1.4 INTERESES POR COBRAR

1.4.1 RENDIMIENTO EN BANCO E INSTITUCIONES

FINANCIERAS

1.4.1.01 SECTOR PUBLICO

1.4.1.01.01 MONEDA NACIONAL

1.4.1.01.01.01 CUENTAS CORRIENTES

1.4.1.03 DISPONIBILIDAD RESTRINGIDA

1.4.1.03.01 RESERVA DE EMERGENCIA

1.4.1.03.01.00 RESERVA DE EMERGENCIA

95

CODIGO DESCRIPCION

1.4.1.03.02 RESERVAS ESPECIALES

1.4.1.03.02.00 RESERVAS ESPECIALES

1.4.1.03.99 OTRAS RESERVAS

1.4.1.03.99.00 OTRAS RESERVAS

1.4.2 INTERESES POR COBRAR POR CARTERA DE

PRESTAMO

1.4.2.01 POR PRESTAMOS CON GARANTIA DE HABERES

1.4.2.01.01 CORTO PLAZO

1.4.2.01.01.00 CORTO PLAZO

1.4.2.01.02 MEDIANO PLAZO

1.4.2.01.02.00 MEDIANO PLAZO

1.4.2.01.03 LARGO PLAZO

1.4.2.01.03.00 LARGO PLAZO

1.4.2.02 POR PRESTAMOS CON GARANTIA DE RESERVA DE

DOMINIO

1.4.2.02.01 POR PRESTAMOS CON GARANTIA DE RESERVA DE

DOMINIO

1.4.2.02.01.00 POR PRESTAMOS CON GARANTIA DE RESERVA DE

DOMINIO

1.4.2.03 POR PRESTAMOS CON GARANTIAS HIPOTECARIAS

1.4.2.03.01 ADQUISICION

1.4.2.03.01.00 ADQUISICION

1.7 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1.7.3 MOBILIARIOS Y EQUIPOS

1.7.3.01 MOBILIARIO DE OFICINA

1.7.3.01.00 MOBILIARIO DE OFICINA

1.7.3.03.00.00 MOBILIARIO DE OFICINA

1.7.3.04 EQUIPOS DE COMPUTACION

1.7.3.04.00 EQUIPOS DE COMPUTACION

1.7.3.04.00.00 EQUIPOS DE COMPUTACION

96

CODIGO DESCRIPCION

1.7.3.98 DEPRECIACION ACUMULADA DE MOBILIARIO Y

EQUIPOS

1.7.3.98.01 DEPRECIACION ACUMULADA DE MOBILIARIO DE

OFICINA

1.7.3.98.01.00 DEPRECIACION ACUMULADA DE MOBILIARIO DE

OFICINA

1.7.3.98.94 DEPRECIACION ACUMULADA DE COMPUTACION

1.7.3.98.94.00 DEPRECIACION ACUMULADA DE COMPUTACION

1.8 OTROS ACTIVOS

1.8.1 GASTOS DIFERIDOS

1.8.1.02 ADQUISICION DE SOFTWARE

1.8.1.02.00 ADQUISICION DE SOFTWARE

1.8.1.02.00.00 ADQUISICION DE SOFTWARE

1.8.1.04 PERDIDAS DE EJERCICIOS ANTERIORES

1.8.1.04.00 PERDIDAS DE EJERCICIOS ANTERIORES

1.8.1.04.00.00 PERDIDAS DE EJERCICIOS ANTERIORES

1.8.1.98 OTROS GASTOS DIFERIDOS

1.8.1.98.00 OTROS GASTOS DIFERIDOS

1.8.1.98.00.00 OTROS GASTOS DIFERIDOS

1.8.1.99 AMORTIZACION ACUMULADA

1.8.1.99.02 AMORTIZACION ACUMULADA ADQUISICION DE

SOFTWARE

1.8.1.99.02.00 AMORTIZACION ACUMULADA ADQUISICION DE

SOFTWARE

1.8.1.98.04 AMORTIZACION ACUMULADA PERDIDAD DE

EJERCICIOS ANTERIORES

1.8.1.98.04.00 AMORTIZACION ACUMULADA PERDIDAD DE

EJERCICIOS ANTERIORES

97

CODIGO DESCRIPCION

1.8.5 VARIOS

1.8.5.03 ANTICIPOS DE SUELDO AL PERSONAL

1.8.5.03.00 ANTICIPOS DE SUELDO AL PERSONAL

1.8.5.03.00.00 ANTICIPOS DE SUELDO AL PERSONAL

1.8.5.06 PAPELERIA Y EFECTOS DE ESCRITORIOS

1.8.5.06.00 PAPELERIA Y EFECTOS DE ESCRITORIOS

1.8.5.06.00.00 PAPELERIA Y EFECTOS DE ESCRITORIOS

1.8.5.07 INVENTARIO DE MERCANCIAS

1.8.5.07.01 INVENTARIO DE MERCANCIAS

1.8.5.07.01.00 INVENTARIO DE MERCANCIAS

1.8.5.99 OTRAS CUENTAS POR COBRAR VARIAS

1.8.5.99.00 OTRAS CUENTAS POR COBRAR VARIAS

1.8.5.99.00.00 OTRAS CUENTAS POR COBRAR VARIAS

2 PASIVO

2.1 HABERES

2.1.1 APORTES RECIBIDOS

2.1.1.01 APORTE DEL ASOCIADO

2.1.1.01.01 APORTE DEL ASOCIADO

2.1.1.01.01.00 APORTE DEL ASOCIADO

2.1.1.01.03 APORTES VOLUNTARIOS

2.1.1.01.03.00 APORTES VOLUNTARIOS

2.1.1.02 APORTE DEL EMPLEADOR

2.1.1.02.01 APORTE DEL EMPLEADOR

2.1.1.02.01.00 APORTE DEL EMPLEADOR

2.1.1.03 RETIROS PARCIALES DE HABERES

2.1.1.03.00 RETIROS PARCIALES DE HABERES

2.1.1.03.00.00 RETIROS PARCIALES DE HABERES

2.1.3 HABERES POR PAGAR

2.1.3.01 HABERES ASOCIADOS

2.1.3.01.00 HABERES ASOCIADOS

2.1.3.01.00.00 HABERES ASOCIADOS

98

CODIGO DESCRIPCION

2.1.3.02 HABERES EX ASOCIADOS

2.1.3.02.00 HABERES EX ASOCIADOS

2.1.3.02.00.00 HABERES EX ASOCIADOS

2.2 OBLIGACIONES

2.2.1 CUENTAS POR PAGAR

2.2.1.01 HONORARIOS POR PAGAR

2.2.1.01.02 CONTADORES EXTERNOS

2.2.1.01.02.00 CONTADORES EXTERNOS

2.2.1.01.03 ASESORIAS LEGALES

2.2.1.01.03.00 ASESORIAS LEGALES

2.2.1.01.04 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

2.2.1.01.04.00 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

2.2.1.02 SERVICIOS BASICOS POR PAGAR

2.2.1.02.02 TELEFONIA

2.2.1.02.02.01 TELEFONIA FIJA

2.2.1.02.02.02 TELEFONIA MOVIL

2.2.1.02.03 AGUA

2.2.1.02.03.01 AGUA POTABLE

2.2.1.02.03.02 SERVICIOS DE AGUA

2.2.1.02.07 SERVICIO DE INTERNET

2.2.1.02.07.00 SERVICIO DE INTERNET

2.2.1.03 ALQUILERES

2.2.1.03.00 ALQUILERES

2.2.1.03.00.00 ALQUILERES

2.2.1.04 PROVEEDORES

2.2.1.04.00 PROVEEDORES

2.2.1.04.00.00 PROVEEDORES

2.2.2 COMPROMISOS LABORALES

2.2.2.01 SUELDOS DE EMPLEADOS POR PAGAR

2.2.2.01.00 SUELDOS DE EMPLEADOS POR PAGAR

2.2.2.01.00.00 SUELDOS DE EMPLEADOS POR PAGAR

99

CODIGO DESCRIPCION

2.2.2.02 BONO ALIMENTACION

2.2.2.02.00 BONO ALIMENTACION

2.2.2.02.00.00 BONO ALIMENTACION

2.2.2.03 BONO VACACIONAL

2.2.2.03.00 BONO VACACIONAL

2.2.2.03.00.00 BONO VACACIONAL

2.2.2.04 VACACIONES NO DISFRUTADAS

2.2.2.04.00 VACACIONES NO DISFRUTADAS

2.2.2.04.00.00 VACACIONES NO DISFRUTADAS

2.2.2.05 UTILIDADES

2.2.2.05.00 UTILIDADES

2.2.2.05.00.00 UTILIDADES

2.2.2.06 PRESTACIONES SOCIALES

2.2.2.06.00 PRESTACIONES SOCIALES

2.2.2.06.00.00 PRESTACIONES SOCIALES

2.2.2.07 INTERESES SOBRE PRESTACIONES SOCIALES

2.2.2.07.00 INTERESES SOBRE PRESTACIONES SOCIALES

2.2.2.07.00.00 INTERESES SOBRE PRESTACIONES SOCIALES

2.2.2.08 SEGURO COLECTIVO

2.2.2.08.00 SEGURO COLECTIVO

2.2.2.08.00.00 SEGURO COLECTIVO

2.2.2.09 CAJA DE AHORRO

2.2.2.09.01 APORTE EMPLEADO

2.2.2.09.01.00 APORTE EMPLEADO

2.2.2.09.02 APORTE PATRONAL

2.2.2.09.02.00 APORTE PATRONAL

2.2.2.10 SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO

2.2.2.10.01 APORTE EMPLEADO

2.2.2.10.01.00 APORTE EMPLEADO

2.2.2.10.02 APORTE PATRONAL

2.2.2.10.02.00 APORTE PATRONAL

100

CODIGO DESCRIPCION

2.2.2.11 PARO FORZOSO

2.2.2.11.01 APORTE EMPLEADO

2.2.2.11.01.00 APORTE EMPLEADO

2.2.2.11.02 APORTE PATRONAL

2.2.2.11.02.00 APORTE PATRONAL

2.2.2.12 LEY DE POLITICA HABITACIONAL

2.2.2.12.01 APORTE EMPLEADO

2.2.2.12.01.00 APORTE EMPLEADO

2.2.2.12.02 APORTE PATRONAL

2.2.2.12.02.00 APORTE PATRONAL

2.2.2.13 INCES

2.2.2.13.01 APORTE EMPLEADO

2.2.2.13.01.00 APORTE EMPLEADO

2.2.2.13.02 APORTE PATRONAL

2.2.2.13.02.00 APORTE PATRONAL

3 PATRIMONIO

3.1 RESERVAS LEGALES

3.1.1 RESERVAS LEGALES

3.1.1.01 RESERVAS DE EMERGENCIA

3.1.1.01.00 RESERVAS DE EMERGENCIA

3.1.1.01.00.00 RESERVAS DE EMERGENCIA

3.1.1.02 RESERVAS ESPECIALES

3.1.1.02.00 RESERVAS ESPECIALES

3.1.1.02.00.00 RESERVAS ESPECIALES

3.1.1.99 OTRAS RESERVAS

3.1.1.99.00 OTRAS RESERVAS

3.1.1.99.00.00 OTRAS RESERVAS

3.3 EXCEDENTE O DEFICIT

3.3.1 EXCEDENTE O DEFICIT

3.3.1.01 EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO ACTUAL

3.3.1.01.00 EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO ACTUAL

101

CODIGO DESCRIPCION

3.3.1.01.00.00 EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO ACTUAL

3.3.1.02 EXCEDENTE O DEFICIT DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.3.1.02.00 EXCEDENTE O DEFICIT DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.3.1.02.00.00 EXCEDENTE O DEFICIT DE EJERCICIOS ANTERIORES

3.4 DONACIONES RECIBIDAS

3.4.1 DONACIONES RECIBIDAS

3.4.1.01 DONACIONES RECIBIDAS

3.4.1.01.00 DONACIONES RECIBIDAS

3.4.1.01.00.00 DONACIONES RECIBIDAS

4 INGRESOS

4.1 INGRESOS FINANCIEROS

4.1.2 RENDIMIENTOS EN BANCOS E INSTITUCIONES

FINANCIERAS

4.1.2.01 SECTOR PUBLICO

4.1.2.01.01 MONEDA NACIONAL

4.1.2.01.01.01 POR CUENTAS CORRIENTE

4.1.2.03 RENDIMIENTOS POR DISPONIBILIDAD RESTRINGIDA

4.1.2.03.01 RESERVA DE EMERGENCIA

4.1.2.03.01.00 RESERVA DE EMERGENCIA

4.1.2.03.02 RESERVA ESPECIAL

4.1.2.03.02.00 RESERVA ESPECIAL

4.1.2.03.99 OTRAS RESERVAS

4.1.2.03.99.00 OTRAS RESERVAS

4.2 INGRESOS POR CARTERA DE PRESTAMO

4.2.1 INTERESES POR PRESTAMOS CON GARANTIA DE

HABERES

4.2.1.01 CORTO PLAZO

4.2.1.01.00 CORTO PLAZO

4.2.1.01.00.00 CORTO PLAZO

102

CODIGO DESCRIPCION

4.2.1.02 MEDIANO PLAZO

4.2.1.02.00 MEDIANO PLAZO

4.2.1.02.00.00 MEDIANO PLAZO

4.2.1.03 LARGO PLAZO

4.2.1.03.00 LARGO PLAZO

4.2.1.03.00.00 LARGO PLAZO

4.2.1.04 OTROS INTERESES

4.2.1.04.00 FINANCIAMIENTOS ESPECIALES

4.2.1.04.00.00 FINANCIAMIENTOS ESPECIALES

4.2.2 INTERESES POR PRESTAMOS CON GARANTIA DE

RESERVA DE DOMINIO

4.2.2.01 INTERESES POR PRESTAMOS CON GARANTIA DE

RESERVA DE DOMINIO

4.2.2.01.00 INTERESES POR PRESTAMOS CON GARANTIA DE

RESERVA DE DOMINIO

4.2.2.01.00.00 INTERESES POR PRESTAMOS CON GARANTIA DE

RESERVA DE DOMINIO

4.2.3 INTERESES POR PRESTAMOS CON GARANTIA

HIPOTECARIA

4.2.3.01 ADQUISICION

4.2.3.01.00 ADQUISICION

4.2.3.01.00.00 ADQUISICION

4.8 GANANCIAS

4.8.1 GANANCIAS

4.8.1.01 DONACIONES

4.8.1.01.00 DONACIONES

4.8.1.01.00.00 DONACIONES

4.8.1.99 OTROS INGRESOS

4.8.1.99.00 INGRESO POR CUOTA DE MANTENIMIENTO

4.8.1.99.00.00 INGRESO POR CUOTA DE MANTENIMIENTO

103

CODIGO DESCRIPCION

5 GASTOS

5.1 GASTOS FINANCIEROS

5.1.1 GASTOS POR OPERACIONES BANCARIAS

5.1.1.04 EMISION ESTADOS DE CUENTA

5.1.1.04.00 EMISION ESTADOS DE CUENTA

5.1.1.04.00.00 EMISION ESTADOS DE CUENTA

5.1.1.08 OTROS GASTOS BANCARIOS

5.1.1.08.00 MANTENIMIENTO DE CUENTAS

5.1.1.08.00.00 MANTENIMIENTO DE CUENTAS

5.3 DEPRECIACIONES

5.3.2 DEPRECIACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO

5.3.2.01 DEPRECIACION DE MOBILIARIO DE OFICINA

5.3.2.01.00 DEPRECIACION DE MOBILIARIO DE OFICINA

5.3.2.01.00.00 DEPRECIACION DE MOBILIARIO DE OFICINA

5.3.2.04 DEPRECIACION DE EQUIPOS DE COMPUTACION

5.3.2.04.00 DEPRECIACION DE EQUIPOS DE COMPUTACION

5.3.2.04.00.00 DEPRECIACION DE EQUIPOS DE COMPUTACION

5.5 PAGOS POR SERVICIOS RECIBIDOS

5.5.1 GASTOS POR HONORARIOS PROFESIONALES

5.5.1.02 CONTADOR EXTERNO

5.5.1.02.00 CONTADOR EXTERNO

5.5.1.02.00.00 CONTADOR EXTERNO

5.5.1.03 ASESORIAS LEGALES

5.5.1.03.00 ASESORIAS LEGALES

5.5.1.03.00.00 ASESORIAS LEGALES

5.5.1.04 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

5.5.1.04.00 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

5.5.1.04.00.00 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

5.5.2 GASTOS POR SERVICIOS BASICOS

5.5.2.02 SERVICIOS DE TELEFONIA

5.5.2.02.01 TELEFONIA FIJA

104

CODIGO DESCRIPCION

5.5.2.02.01.00 TELEFONIA FIJA

5.5.2.02.02 TELEFONIA MOVIL

5.5.2.02.02.00 TELEFONIA MOVIL

5.5.2.03 PAGO POR SUMINISTRO DE AGUA

5.5.2.03.01 AGUA POTABLE

5.5.2.03.01.00 AGUA POTABLE

5.5.2.07 POR ACCESO A INTERNET

5.5.2.07.00 POR ACCESO A INTERNET

5.5.2.07.00.00 POR ACCESO A INTERNET

5.5.2.09 PROVEEDORES

5.5.2.09.00 PROVEEDORES

5.5.2.09.00.00 PROVEEDORES

5.5.3 ALQUILERES Y MANTENIMIENTOS

5.5.3.01 ALQUILERES

5.5.3.01.01 LOCAL O ESTABLECIMIENTO

5.5.3.01.01.00 LOCAL O ESTABLECIMIENTO

5.5.3.02 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

5.5.3.02.01 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

5.5.3.02.01.00 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

5.5.3.03 MANTEMIENTO DE MOBILIARIO

5.5.3.03.01 MUEBLES

5.5.3.03.01.00 MUEBLES

5.5.3.04 MANTENIMIENTO DE INMUEBLES

5.5.3.04.03 SERVICIO DE ASEO Y LIMPIEZA

5.5.3.04.03.00 SERVICIO DE ASEO Y LIMPIEZA

5.6 GASTOS DEL PERSONAL

5.6.1 GASTO DE NOMINA

5.6.1.01.01 SUELDO DE EMPLEADOS PERMANENTES

5.6.1.01.01.00 SUELDO DE EMPLEADOS PERMANENTES

5.6.1.01.02 SUELDOS DE EMPLEADOS CONTRATADOS

5.6.1.01.02.00 SUELDOS DE EMPLEADOS CONTRATADOS

105

CODIGO DESCRIPCION

5.6.1.02.00 BONO ALIMENTACION

5.6.1.02.00.00 BONO ALIMENTACION

5.6.1.03.00 BONO VACACIONAL

5.6.1.03.00.00 BONO VACACIONAL

5.6.1.04.00 VACACIONES NO DISFRUTADAS

5.6.1.04.00.00 VACACIONES NO DISFRUTADAS

5.6.1.05.00 UTILIDADES

5.6.1.05.00.00 UTILIDADES

5.6.1.06.00 PRESTACIONES SOCIALES

5.6.1.06.00.00 PRESTACIONES SOCIALES

5.6.1.07.00 INTERESES SOBRE PRESTACIONES SOCIALES

5.6.1.07.00.00 INTERESES SOBRE PRESTACIONES SOCIALES

5.6.1.08.00 SEGURO COLECTIVO

5.6.1.08.00.00 SEGURO COLECTIVO

5.6.1.09.00 CAJA DE AHORRO

5.6.1.09.00.00 CAJA DE AHORRO

5.6.1.10.00 HORAS EXTRAS

5.6.1.10.00.00 HORAS EXTRAS

5.6.1.11.00 PASAJES Y TRANSPORTE

5.6.1.11.00.00 PASAJES Y TRANSPORTE

5.6.1.12.00 SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO

5.6.1.12.00.00 SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO

5.6.1.13.00 PARO FORZOSO

5.6.1.13.00.00 PARO FORZOSO

5.6.1.14.00 LEY DE POLITICA HABITACIONAL

5.6.1.14.00.00 LEY DE POLITICA HABITACIONAL

5.6.1.15.00 INCES

5.6.1.15.00.00 INCES

5.7 GASTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS

5.7.1 GASTOS GENERALES ADMINISTRATIVOS

5.7.1.01 DIETAS

106

CODIGO DESCRIPCION

5.7.1.01.00 DIETAS

5.7.1.01.00.00 DIETAS

5.7.1.02 VIATICOS

5.7.1.02.00 VIATICOS

5.7.1.02.00.00 VIATICOS

5.7.1.07 MATERIALES Y UTILES DE ASEO

5.7.1.07.00 MATERIALES Y UTILES DE ASEO

5.7.1.07.00.00 MATERIALES Y UTILES DE ASEO

5.7.1.08 PAPELERIA Y EFECTOS DE ESCRITORIO

5.7.1.08.00 PAPELERIA Y EFECTOS DE ESCRITORIO

5.7.1.08.00.00 PAPELERIA Y EFECTOS DE ESCRITORIO

5.7.1.10 SEGUROS

5.7.1.10.00 SEGUROS

5.7.1.10.00.00 SEGUROS

6 GANANCIA O PERDIDA MONETARIA

6.1 GANANCIA O PERDIDA MONETARIA

6.1.1 GANANCIA O PERDIDA MONETARIA

6.1.1.01 GANANCIA O PERDIDA MONETARIA

6.1.1.01.00 GANANCIA O PERDIDA MONETARIA

6.1.1.01.00.00 GANANCIA O PERDIDA MONETARIA

7 RESULTADO DEL EJERCICIO

7.1 RESULTADO DEL EJERCICIO

7.1.1 RESULTADO DEL EJERCICIO

7.1.1.01 RESULTADO DEL EJERCICIO

7.1.1.01.00 RESULTADO DEL EJERCICIO

7.1.1.01.00.00 RESULTADO DEL EJERCICIO

107

Formato de libros auxiliares diseñados

para CAPAUGMA

Formato 013: Auxiliar de asociados

AUXILIAR DE ASOCIADOS

ORGANISMO: UGMA

PERIODO:

Nro Codigo / C.I. Nombre del AsociadoFecha de

adicion

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD

NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHOSEDE PUERTO ORDAZ

C.A.P.A.U.G.M.A

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

108

Formato 014: Auxiliar de haberes

AUXILIAR DE HABERES DE LOS ASOCIADOS

ORGANISMO: UGMA

PERIODO:

Fecha Codigo / C.I. Nombre del AsociadoAhorro del

asociado

Aporte del

patrono

Aporte

VoluntarioRetiros

Totales

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO

SEDE PUERTO ORDAZ C.A.P.A.U.G.M.A

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

109

Formato 015: Auxiliar de bancos

AUXILIAR DE BANCO

PERIODO: Saldo inicial:

BANCO:

NRO DE CUENTA:

Nº

DocumFecha Beneficiario Descripción Débitos Créditos Saldo

Totales:

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD

NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHOSEDE PUERTO ORDAZ

C.A.P.A.U.G.M.A

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

110

Formato 016: Auxiliar de préstamos

AUXILIAR DE PRESTAMOS

ORGANISMO: UGMA

PERIODO:

Codio / C.I. Nombre del asociado FechaNro de

PrestamoTipo

Monto

otorgado

%

Interes

Nro de

Cuotas

Interes

mensual

Total saldo

a cobrar

Cuota

mensual

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD

NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHOSEDE PUERTO ORDAZ

C.A.P.A.U.G.M.A

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

111

Formato 017: Auxiliar de financiamientos especiales

AUXILIAR DE FINANCIAMIENTOS ESPECIALES

PERIODO:

AsociadoFecha de

financmtoBien financiado

Total de la venta

Cuota inicial

Total a financiar

Interes instant.

# Cuotas

Tasa de interes

Interes mensual

Monto de la cuota

Tipo de descuento

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD

NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO

SEDE PUERTO ORDAZ

C.A.P.A.U.G.M.A

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

112

Formato 018: Auxiliar de cuentas por cobrar

AUXILIAR DE CUENTAS POR COBRAR

PERIODO:

Fecha Asociado Descripcion Debe Haber Saldo

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD

NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHOSEDE PUERTO ORDAZ

C.A.P.A.U.G.M.A

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

113

Formato 019: Auxiliar de cuentas por pagar

AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR

PERIODO:

Fecha Debe Haber SaldoAsociado o Proveedor Descripcion

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD

NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHOSEDE PUERTO ORDAZ

C.A.P.A.U.G.M.A

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

114

Formato 020: Auxiliar de activo fijo

AUXILIAR DE ACTIVO FIJO

PERIODO:

Nro DescrpcionFecha de

aquisicion

Costo de

adquisicionVida util

Depreciacion

mensual

Depreciacion

acumulada

Depreciacion

del periodo

Valor según

libros

Total:

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD

NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHOSEDE PUERTO ORDAZ

C.A.P.A.U.G.M.A

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

115

Formato 021: Auxiliar de inventario

Nro DescripcionFecha de

adquisicionCantidad

Costo

unitario

Inventario

inicial (Bs)Entradas Salidas Costo total

Totales

PERIODO:

CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL PERSONAL ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD

NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHOSEDE PUERTO ORDAZ

C.A.P.A.U.G.M.A

AUXILIAR DE INVENTARIO

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

116

Normas de control interno sugeridas para CAPAUGMA

Normas generales

- Todas las transacciones deben quedar debidamente registradas en los

libros auxiliares correspondientes

- Se debe registrar en el libro diario de forma cronológica todas las

operaciones que se efectúen en la Asociación, reflejando el deudor y el

acreedor o se resumirán mensualmente, así mismo hacer los pases al libro

mayor.

- Se debe realizar una descripción en el libro de inventario de todos los

bienes muebles e inmuebles que posee la asociación así como también de

todos los créditos, activos y pasivos de la misma.

- Los documentos y soportes de las transacciones efectuadas deben ser

archivadas y conservadas debidamente en el mes correspondiente.

- Los libros auxiliares y legales deben estar actualizados mensualmente

- Se debe tener un expediente para cada uno de los asociados donde

se archive los soportes de las operaciones que este realice con la asociación

- Los formatos de los comprobantes de ingreso y egresos utilizados

deben contener numeración continua, firma de la persona que lo elabora, lo

contabiliza y lo aprueba al igual que la firma del beneficiario.

Normas relativas al manejo de efectivo

- Las cantidades de dinero en efectivo recibidas por la asociación deben

registrarse en el libro auxiliar de caja, depositarse diariamente y bajo ninguna

circunstancia retener ese dinero para otros fines.

- En el caso que la caja de ahorro quiera tener un fondo para cubrir

gastos menores, se puede crear una caja chica. El cheque para la creación

117

de dicho fondo debe ser emitido a nombre de la persona encargada de

administrar los fondos.

- El monto de caja chica debe ser establecido por los miembros del

consejo de administración y la reposición de efectivo se puede hacer una vez

se haya utilizado el 75% del saldo del fondo, sino se ha utilizado se debe

realizar al menos una reposición al mes.

- El encargado de administrar los fondos de caja chica debe estar al

pendiente de las cantidades de dinero que se han consumido, para realizar la

reposición oportuna de los fondos.

- Todas las entradas y salidas de efectivo deben ser registradas en el

auxiliar de caja chica

- El aumento o disminución del fondo de caja chica debe ser acordado

en reunión conjunta de ambos consejos, levantándose el acta respectiva.

Normas relativas al control de efectivo en los bancos

- Las transacciones financieras efectuadas por los bancos deben estar

debidamente soportadas y registradas en el auxiliar de banco.

- Se deben realizar conciliaciones bancarias mensualmente con la

finalidad de mantener un control del dinero disponible en las diferentes

instituciones financieras y de los cheques emitidos.

- Se debe especificar en las conciliaciones bancarias los cheques en

tránsito; tanto los que vienen en tránsito de otros meses, como los que

quedaran para meses siguientes.

- Las conciliaciones deben presentar evidencia de revisión y aprobación

por el supervisor correspondiente.

- Antes de efectuar el cierre trimestral de las operaciones, se debe

solicitar al banco todas las notas de débitos y créditos pendientes y proceder

a su registro contable, esto con la finalidad de no desvirtuar las cifras

presentadas en el Balance.

118

- A todo cheque emitido debe colocársele el sello de “NO ENDOSABLE”

y el de “CADUCIDAD”, es recomendable que esta no se superior a (30) días

calendario.

- Los cheques deberán mantener su secuencia numérica aun cuando el

mismo sea anulado, debiendo ser incluido en la carpeta de comprobantes

- Utilizar el sello de ANULADO, en todos aquellos cheques que hayan

sido inhabilitados.

- Los comprobantes de los cheques emitidos por concepto de pagos,

solicitudes de préstamos o de retiros deben ser firmados por las personas

beneficiarias y la fecha en que el cheque le es entregado.

- Evitar mantener cheques en tránsito con una antigüedad superior a

tres meses, y partidas sin registrar en la contabilidad.

Normas relativas al otorgamiento de préstamos

- Todos los prestamos deben estar condicionados a un a un proceso

interno de otorgamiento, que permita garantizar mayor seguridad sobre el

endeudamiento del asociado.

- La sumatoria de las cuotas mensuales a descontar por nomina por

concepto de préstamos a los asociados no debe superar el 30% del salario

mensual del profesor.

- Cuando los préstamos se soliciten para ser descontados por nomina,

el asociado debe presentar los últimos dos listines de pago para corroborar el

salario mensual.

- Todos los préstamos y financiamientos especiales otorgados deben

quedar debidamente registrados en una tabla resumen, o en su respectivo

libro auxiliar.

- Al momento de otorgar préstamos se debe especificar en el

comprobante de egreso la modalidad del mismo (corto, mediano o largo

119

plazo) y la garantía bajo la cual fue otorgado (haberes, nomina, reserva de

dominio) esto con la finalidad de facilitar el registro contable del mismo

- Cuando se cobren las cuotas mensuales por concepto de préstamos

se debe especificar en el comprobante de ingreso el número de cuota que se

está cobrando, y el número de préstamo, esto con el objetivo de que la

persona encargada de la parte administrativa pueda rebajar el préstamo

correspondiente en el expediente del asociado.

Normas relativas a los aportes y retiros de haberes

- Mensualmente debe registrarse en el auxiliar de haberes las

cantidades de dinero recibidas por concepto de aporte del asociado y aporte

del empleador, así como también los retiros realizados

- Mientras la contabilidad sea llevada de manera manual es

recomendable realizar un expediente digital para cada asociado, donde

mensualmente se registre los aportes que este ha realizado, así como

también los prestamos adquiridos y los retiros solicitados, ya que esto

facilitara el control de haberes

- Los aportes voluntarios de dinero deben realizarse a través de

transferencias bancarias o emisión de cheques, y se consideran efectivos

una vez que se verifique el dinero en la cuenta de la asociación

- Los retiros parciales de haberes se deben otorgar uno por año, y no

deben exceder del 90% del total de los haberes del asociado que lo solicita

Normas relativas al manejo de la propiedad planta y equipo

- Se considera propiedad planta y equipo aquel bien que tenga una vida

útil mayor a un (1) año, no está destinado para la venta y se use con la

intención de emplearlo en forma permanente en la prestación de servicios o

en el desarrollo de las labores de la CAPAUGMA.

120

- Para el registro contable del bien se debe tener como soporte la

información legal que demuestre su propiedad, información financiera que

demuestre su valor nominal e información administrativa que demuestre

fecha de adquisición.

- El registro contable de los bienes muebles se hará atendiendo al costo

incurrido por la caja de ahorro para el momento de su adquisición, incluyendo

costos de acarreo e instalación.

- La fecha de adquisición del bien (fecha desde la cual se empezará a

depreciar) debe coincidir con la fecha de la factura.

- Se deben establecer cuentas contables de costo, gasto de

depreciación y de depreciación acumulada para cada clase de activo que se

adquiera.

121

CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Al finalizar el análisis de los procesos realizados por CAPAUGMA se

encontró que la asociación presenta ciertas deficiencias tales como, una

estructura organizativa no definida, ausencia de soportes probatorios de las

operaciones y deserción de un proceso contable establecido, esto se puede

atribuir a que la misma está en proceso de constitución, aunado a esto, está

el hecho del desconocimiento de la normativa legal que rige a este tipo de

asociaciones.

Las conclusiones a las que se llegaron al término de la presente

investigación son las siguientes:

1. La estructura organizativa construida permitirá que se dé a conocer el

nivel jerárquico dentro de la asociación y las funciones que debe cumplir

cada integrante del equipo de trabajo de CAPAUGMA.

2. Los diagramas de procedimientos propuestos facilitaran a los

trabajadores la ejecución de las actividades, además permitirá que el nuevo

personal tenga conocimiento de los procesos que caracterizan a la

asociación y la manera de cómo realizarlos.

3. Los formatos diseñados servirán de soporte de las operaciones

realizadas, así como también facilitará el traspaso de información de

CAPAUGMA a las unidades con las que se relaciona.

4. Una contabilidad oportuna es de gran importancia para las

asociaciones, y más si estas deben rendir cuentas ante un órgano regulador

como lo es SUDECA.

122

Recomendaciones

Se definieron un conjunto de recomendaciones como aportes al trabajo

de grado las cuales se presentan a continuación:

1. Se recomienda adoptar el sistema de información diseñado, lo que

permitirá a CAPAUGMA realizar sus procesos tanto administrativos como

contables de manera eficiente y tener un mejor control de todas las

transacciones.

2. La asociación debe considerar implementar manuales de normas y

procedimientos.

3. Es conveniente que CAPAUGMA haga uso de los formatos diseñados

ya que así puede dejar constancia de todas las transacciones que realice con

los asociados y con la demás unidades con las que tiene relaciones.

4. Es importante que CAPAUGMA actualice los libros legales e

implemente el uso de los libros auxiliares ya que estos le permitirán observar

la situación de la empresa en un momento determinado y proporcionar la

información necesaria para los usuarios, así como también cumplir con las

exigencias de SUDECA.

5. Previo a iniciar los nuevos procesos, es recomendable que

CAPAUGMA establezca los requisitos que se deben cumplir para solicitar

cada uno de estos beneficios, así como también las condiciones que aplican

para ello, tales como, tasas de interés, montos máximos de financiamiento,

plazo para el pago y tipo de descuento.

6. Para facilitar la realización de las operaciones y en especial para

minimizar el tiempo de ejecución y los errores se recomienda implementar el

sistema de información diseñado de forma automatizada.

7. Es recomendable que periódicamente se realice la actualización del

sistema de información, la retroalimentación permite corregir y mejorar los

procesos, adaptándolos al nuevo entorno.

123

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S/A, (2013) Disponible en http://mis-algoritmos.com/aprenda-a-crear-diagramas-de-flujo

S/A, (2013) Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_inform Aci%C3%B3n#Ciclo_de_vida_de_los_Sistemas_de_Informaci.C3.B3n, (Consultado en Mayo 2013)

126

Tenorio, Z (2007) Sistema contable para la empresa aserradero y ferretería Nelly. (Modalidad de tesista). Zurita, J (2012). Como manejar los bienes muebles e inmuebles. Caracas Venezuela. Editorial Copyright.

127

ANEXOS

Anexo Nº 1: Guía de entrevista aplicada a la encargada de la caja de ahorro

Lugar: Fecha:

Entrevistado:

Cargo o relación con CAPAUGMA:

El presente instrumento es una guía de entrevista donde se presentan una serie de interrogantes de carácter abierto, relativas al proceso administrativo y contable que actualmente se realiza en CAPUGMA, con la finalidad de determinar las necesidades presentes en la misma, el instrumento se caracteriza por ser flexible, ya que ira variando de acuerdo a las respuestas recibidas.

Guía de entrevista

1. ¿Qué procesos se están llevando a cabo actualmente en CAPAUGMA?

2. ¿Quién es el encargado de ejecutar dichos procesos?

3. ¿Hay alguna persona encargada de evaluar los procesos llevados a cabo?

4. ¿Están establecidas las normas para regular los procesos que actualmente

se están realizando?

5. ¿Cuenta la asociación con planillas de solicitud o cualquier otro formato

que sustente los procedimientos que actualmente se están realizando?

6. ¿Qué conocimiento tiene acerca de las operaciones que puede realizar

CAPAUGMA bajo su condición de caja de ahorro de acuerdo a LEYCA?

7. ¿Con que recursos financieros, tangibles y tecnológicos cuenta la

asociación?

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8. ¿Cuenta la asociación con personal capacitado en el área de cajas de

ahorro para que realice los procesos administrativos y/o contables?

9. ¿Se realizó el proceso de adopción del plan de cuentas emitido por

SUDECA para realizar la contabilidad de la asociación?

10. ¿Se está registrando en la contabilidad las operaciones que actualmente

realiza la asociación?

11. ¿Realiza la caja de ahorro conciliaciones bancarias mensuales?

12. ¿Cuáles de los libros de actas y legales exigidos por SUDECA son

realizados por la asociación?

13. ¿Qué libros auxiliares realiza la actualmente la asociación?

14. ¿Es de su conocimiento las formalidades que se deben cumplir para

presentar los libros legales ante SUDECA y los parámetros establecidos por la

misma para realizar los registros contables en ellos?

15. ¿Es de su conocimiento los parámetros establecidos por SUDECA para la

elaboración y presentación de los estados financieros?

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)

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Anexo Nº 2: Guía de entrevista aplicada a los asociados de la caja de ahorro

Lugar: Fecha:

Entrevistado:

Cargo o relación con CAPAUGMA:

El presente instrumento es una guía de entrevista donde se presentan una serie de interrogantes de carácter abierto, relativas al proceso administrativo y contable que actualmente se realiza en CAPUGMA, con la finalidad de determinar las necesidades presentes en la misma, el instrumento se caracteriza por ser flexible, ya que ira variando de acuerdo a las respuestas recibidas.

Guía de entrevista

1. ¿Se le entregó algún documento donde indique el número de asociado y/o

cualquier otra información al momento de adicionarse a la caja de ahorro?

2. ¿Ha recibido usted un comprobante donde se refleje los aportes mensuales

que ha dado la UGMA en su nombre y los porcentajes que se le han retenido a su

sueldo por concepto de aporte a la caja de ahorro?

3. ¿Ha realizado en algún momento aportes voluntarios para aumentar sus

haberes en la caja de ahorro?

4. ¿Se le ha informado las políticas para realizar retiros parciales de los

haberes que posee en la caja de ahorro?

5. ¿En algún momento le han retenido de más en su sueldo por concepto de

aporte a la caja de ahorro y luego le ha sido reintegrado el dinero?

6. ¿Es de su conocimiento los servicios que ofrece CAPAUGMA?

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7. ¿Conoce los requisitos necesarios para disfrutar de los servicios de

CAPAUGMA?

8. ¿Conoce los condiciones aplicables a cada uno de os procesos que realiza

la asociación?

Fuente: Elaborado por Reverol, Serrano (2013)