Engineering change Request (ECR)

Create ECRBy default, engineering change requests can be created by users assigned to any of the following roles: DesignEngineer, Senior Design Engineer, Manufacturing Engineer, Senior Manufacturing Engineer, ECR Coordinator, ECREvaluator, ECR Chairman, Part Family Coordinator, or Product Obsolescence Manager.

1. ClickActions > Engineering > Change > Create ECR from the global tool­bar.         Only users with Create access for ECRs will see these links.

2. Enter details about the ECR, including the following:•Type. Click to select a type or subtype.•Policy. If you want to use a policy other than the default, click the arrow to select a

different policy from the drop­down list. This is displayed only if more than onepolicy is available.

•Description. Enter details about the ECR.•Change Responsibility. Click to select the organization that will have change

responsibility for the ECR. This organization must have lead roles defined for ECRChairman and ECR Coordinator.

•Category of Change. Select a category from the drop­down list. It can be any of thefollowing: Unassigned, Vendor Requirement, Product Improvement, NewProduction Introduction, Marketing Requirement, Facilitate Manufacturing,Drafting Error, or Cost Reduction.

•Reason for Change. Enter the reason for and impact of the change. This couldinclude how the change will improve the product, which customers need thechange, etc. The reason displays in all states of the ECR.

•Reported Against. Click to search for a part or document•Distribution List. Click to select a list of members to receive notifications about

the ECR.•Reviewers List. Click to select the route template that contains the list of people to

review the ECR.•Severity. Select High, Medium or Low to assign a priority status for the ECR.•Responsible Design Engineer. Click to select a user who will be authorized to

review the ECR. This user must have either a Design Engineer or a Senior DesignEngineer role and be a member the organization that has design responsibility orchange responsibility for the affected items of the ECR. If no responsible designorganization is set, then all users in the company with the Design Engineer role willbe shown.

•Affected Organizations. This is a read­only field containing a comma­separated listof the organizations who are responsible for the affected items connected to theECR.

•Vault. If you want to use a vault other than the default, click to specify where theECR object will be stored in the database. You can select from the list of vaults towhich you have access.

3. Click Done.

If the ECR was raised against a part, it is automatically connected to that part using the Raised Againstrelationship. This relationship cannot be disconnected or removed unless the ECR is deleted.

ECR LifeCycle

The ECR lifecycle is a route‐based process that provides dynamic route‐based reviews. To accomplish this, changeresponsibility is assigned to a specific organization when the ECR is created. This change organization manages allpredefined information and determines the ECR Coordinator and ECR Chairman for the ECR. Within theorganization, there are members with these roles, as well as one "lead" person assigned to these roles.

Create

An ECR's name is automatically generated. The ECR creator selects an organization to be assignedchange responsibility to manage all predefined information.

The ECR originator has the option to attach parts and specifications that will be affected by thischange. Once the originator has completed building the ECR, s/he promotes it to the Submitstate. A trigger checks to ensure that the change responsibility has been defined and that there isan ECR Coordinator defined within that organization.

Submit

As the ECR enters the Submit state, the owner is automatically changed and the ECR is routed tothe correct ECR Coordinator based on which person in the responsible change organization isdefined in the lead role (if there is more than one) for ECR Coordinator. The ECR type must beclassified as either an ECR or a Deviation Change Request (DCR). The ECR Coordinator candetermine the classification by selecting TRUE or FALSE from the Deviation Process drop‐downlist on the Editing ECR Details page. If TRUE is selected, when the ECR is promoted to the Evaluatestate, a trigger will change the ECR type from ECR to DCR and the ECR policy from ECR to DCR.

In the Submit state, the ECR Coordinator decides if the change is necessary and if it is explainedin sufficient detail. If clarification is needed, the ECR Coordinator demotes the ECR to the Createstate and it is reassigned to the originator to make necessary changes.

If the ECR is acceptable, the ECR Coordinator assigns a Responsible Design Engineer and one ormore additional assignees who have the same access as the owner of the ECR. The ResponsibleDesign Engineer is the lead engineer for evaluating the change and can reassign assigneeresources as required. The Responsible Design Engineer can be any user with the Design Engineeror Manufacturing Engineer role who is a member of the organization that is assigned changeresponsibility or design responsibility.

The ECR Coordinator, the ECR Evaluator and any assignees can add affected items and hencebecome assigned to the affected item. Their names will appear on the ECR Assignees page.

The ECR Coordinator chooses a reviewer list route template that will be used to create thestandard route for the ECR.

The ECR Coordinator promotes the ECR to the Evaluate state. All assignees and the ResponsibleEngineer receive notifications.

Evaluate

As the ECR enters the Evaluate state, the owner is automatically changed to the specified ECREvaluator / Responsible Design Engineer, who is the assignee of all affected items added by theECR Coordinator and the Responsible Design Engineer. The ECR is routed to that person and to allassignees for other affected items.

In the Evaluate state, the Responsible Design Engineer and assignees review the changedescription, any supporting documentation, and the parts and specifications attached, and checkthat all part dispositions are set correctly. The Responsible Design Engineer can also attachadditional parts and drawings or even change some of the existing connections based on specificknowledge of how the change is actually likely to be done. The Responsible Design Engineer also

assigns users to the reviewer list for use in the Review state.

If clarification is needed, the Responsible Design Engineer demotes the ECR back to the Submitstate and it is automatically reassigned back to the ECR Coordinator.

When the Responsible Design Engineer or an assignee adds affected items to the ECR, thatperson becomes the assignee of that affected item.

If the ECR is acceptable, the Responsible Design Engineer promotes it to the Review state.Triggers check to ensure that the change responsibility has been defined, that there is an ECRChairman defined within that organization, and a reviewer list has been assigned.

On promotion to the Review state, a route is created and started using the template from thereviewer list with a Route Base Purpose set to "Standard" and a Route Completion Action set to"Promote Connected Objects." All tasks must be completed before the ECR can be promotedfrom Review to Plan ECO. The owner of the route is the current ECR owner, usually theResponsible Design Engineer. When all tasks are complete, the route owner is notified and canthen promote the ECR. If a route already exists, which may happen on demote and subsequentpromote, then a new route is not created but a message is sent to the route owner (ResponsibleDesign Engineer) to restart the route.

Review

As the ECR enters the Review state, the owner is automatically changed to the ECR Chairman andthe ECR is routed to that person.

In this state, the ECR Chairman and the people assigned to the reviewer list review the ECR, allsupporting documentation, and the BOM and Item Markups. They either approve or reject theECR by approving or rejecting their assigned route tasks.

If one or more route tasks are rejected, the ECR cannot be promoted. In this case, the ECRChairman needs to evaluate the rejected comments. If the ECR Chairman feels the ECR needsmore work, then he rejects his task and demotes the ECR back to the Evaluate state where theECR approvers and assignees are able to add the affected items that need additional work. TheResponsible Design Engineer must then promote the ECR again when it is ready for review.

The ECR Chairman can also cancel the ECR, as long as there are no applied markups attached tothe ECR.

When the last signature (the ECR Chairman) is approved, the ECR auto‐promotes to the Plan ECOstate.

Plan ECO

As the ECR enters the Plan ECO state, the owner is automatically changed to the ResponsibleDesign Engineer and the ECR is routed to that person.

The Responsible Design Engineer assigns the affected items to a new or existing ECO forimplementation. This is done through the Assign to ECO menu command on the ECR AffectedItems page. This menu is active only when the ECR is in the Plan ECO state. The engineer selectsone or more items to add to the ECO.

Complete

As the ECR enters the Complete state, the owner is automatically changed to a special user in thesystem named "Corporate." This has the effect of locking down the ECR so no additional changescan be made and it removes the ECR from the engineer's desk.

The ECR can be promoted to this state manually from Plan ECO or when any ECO attached to thisECR reaches the Released state.

Cancelled

In any state prior to Plan ECO, the ECR can be canceled by the ECR owner or any ECR Chairman in

the organization that has change responsibility for the ECR. This halts the ECR's lifecycle and endsthe change management process for its affected items.

When an ECR is canceled, the following actions are performed:● All affected items connected to the ECR are disconnected.● All routes connected to the ECR are disconnected. The route owner receives notification

that the route has been canceled. If the ECR is the only content of the route, the route isstopped.

● Route templates connected to ECR are disconnected.● All assignees, distribution list and reviewer list members, as well as the ECR originator are

notified that the ECR has been canceled.● The ECR is promoted to the Canceled state.