Manual do sistema SGE 8

1. Cadastro .................................................................................................................................................................... 4

Produtos ................................................................................................................................................................ 4

Dados principais: ............................................................................................................................................... 6

Informações complementares: ......................................................................................................................... 6

Informações Fiscais: .......................................................................................................................................... 6

Estoque: ............................................................................................................................................................ 6

Preços: ............................................................................................................................................................... 6

Ferramentas: ..................................................................................................................................................... 7

Clientes .................................................................................................................................................................. 8

Crédito ............................................................................................................................................................... 9

Limite................................................................................................................................................................. 9

Saldo .................................................................................................................................................................. 9

Valor Crédito ..................................................................................................................................................... 9

Observação ....................................................................................................................................................... 9

Fornecedores ........................................................................................................................................................ 9

Vendedores ......................................................................................................................................................... 11

Tabelas ................................................................................................................................................................ 11

Grupos de produtos ........................................................................................................................................ 11

Lojas ................................................................................................................................................................ 12

Tipo de pagamento ......................................................................................................................................... 12

Natureza de Operação: ................................................................................................................................... 13

Transportadores .............................................................................................................................................. 14

Produtos X Fornecedores ................................................................................................................................ 14

Composição de produtos ................................................................................................................................ 15

Plano de Contas .............................................................................................................................................. 15

Conta Bancária ................................................................................................................................................ 16

Filtros e ajustes em listar .................................................................................................................................... 16

2. Estoque ................................................................................................................................................................... 18

Entradas .............................................................................................................................................................. 18

Nova Entrada - inclusão com as informações da nota de forma manual ....................................................... 19

Listar entradas > importar NFe ....................................................................................................................... 19

Entrada Rápida – otimiza a entrada sem as informações fiscais .................................................................... 20

Acerto de margens .......................................................................................................................................... 21

Confirmar nota ................................................................................................................................................ 21

Relatório produtos com reajuste .................................................................................................................... 21

Relatório com o resumo das notas fiscais ....................................................................................................... 21

Cotação – para iniciar informe uma referência, data e liste os produtos ...................................................... 21

Saídas .................................................................................................................................................................. 22

Nova Saída ....................................................................................................................................................... 22

Listar Saídas ..................................................................................................................................................... 23

Listar Itens ....................................................................................................................................................... 24

Levantamento por grupo ................................................................................................................................ 24

Operações ....................................................................................................................................................... 24

Nota Fiscal ....................................................................................................................................................... 24

Orçamento ...................................................................................................................................................... 25

Trocas / Devoluções ............................................................................................................................................ 25

Acerto de estoque ............................................................................................................................................... 25

Estoque ........................................................................................................................................................... 26

Inventário ............................................................................................................................................................ 26

3. Financeiro ................................................................................................................................................................ 26

Contas a pagar..................................................................................................................................................... 26

Contas a receber ................................................................................................................................................. 26

Controle de caixa ................................................................................................................................................ 27

Movimentação Bancária ..................................................................................................................................... 27

4. Integração ............................................................................................................................................................... 27

Transferências ..................................................................................................................................................... 27

SGE > CAIXAS ................................................................................................................................................... 27

SGE > SGE ........................................................................................................................................................ 27

Retransferência ............................................................................................................................................... 28

Importar DAV .................................................................................................................................................. 28

Balanças .............................................................................................................................................................. 28

Sweda .................................................................................................................................................................. 28

Terminal de consulta de preços .......................................................................................................................... 28

Gerar arquivo SINTEGRA ..................................................................................................................................... 28

5. Emissão ................................................................................................................................................................... 28

Relatórios ............................................................................................................................................................ 28

Etiquetas ............................................................................................................................................................. 29

6. Configurações ......................................................................................................................................................... 30

Parâmetros .......................................................................................................................................................... 30

Ambientes ........................................................................................................................................................... 33

Plano de senhas .................................................................................................................................................. 33

7. Ferramentas ............................................................................................................................................................ 33

Atualizar média de impostos .............................................................................................................................. 33

8. Solicitação ao suporte ............................................................................................................................................. 34

9. Sair .......................................................................................................................................................................... 34

Abrir o sistema SGE, clique duas vezes no ícone SGE

Usuário e senha (padrão): SGE

Selecione no menu a opção desejada.

1. Cadastro

Produtos

Dados principais:

Recomenda-se cadastrar conforme os dados da nota de entrada.

Para os produtos de fabricação própria devem utilizar com o código sequencial (4 dígitos).

Produtos da balança devem ter:

o código com 4 dígitos;

o grupo “com a opção: utilizar balança”;

o pode utilizar validade “dias de vencimento” integrado ao sistema da balança;

o quando for KG: adicionar na descrição “KG” e na unidade “KG” ;

o quando for UNIDADE: unidade “UN”;

Informações complementares:

Comissão % = exibe no relatório após as vendas realizadas de um determinado produto;

Encarte = período que ficará no encarte;

Markup % = fixa o lucro que deseja ganhar, ex. 100%;

Margem % = o lucro real, calculado a partir do preço de custo com venda, pode ter variação;

Localização = texto livre de 10 dígitos para auxiliar em organização;

Observação = pode preencher com máximo de 75 caracteres;

Peso Bruto = deve ser informado para calcular na Nota Fiscal se desejado;

Peso Líquido = deve ser informado para calcular na Nota Fiscal se desejado;

Fornecedor = vai carregar se tiver já cadastrado;

Informações Fiscais:

Recomenda-se inserir as informações com orientação da contabilidade.

Estoque:

Embalagem = normalmente utiliza 1;

Mínimo = quantidade que deseja ter para não faltar;

Pedido = prevê na próxima compra;

Estimado = quantidade máxima;

Reserva = separa do estoque real para ser retirado posteriormente;

Físico = quantidade real;

Preços:

Compra = preço no fornecedor;

Custo = preço do fornecedor + impostos + encargos adicionais;

Médio = cálculo de todos os custos anteriormente;

Promocional1 = pode ser utilizado como varejo e atacado;

Promocional2 = pode ser utilizado como varejo e atacado;

Venda = valor real.

Ferramentas:

Gerar pedido (verifique no capítulo: Estoque - Entradas)

Gerar Cotação (verifique no capítulo: Estoque - Entradas)

Zerar Estoque = limpa a coluna estoque e colocar zero.

Calcular estoque mínimo = basta o cadastro conter o estoque mínimo desejável.

Será definido pela porcentagem de acordo com o preço de origem.

Clientes

Figura 3.1

Figura 3.2

Figura 3.3

Figura 3.4

Crédito

pode classificar como: Aberto, Cortado, Suspenso, Negativado, Atualizar;

Limite

bloqueia na venda quando atinge o valor;

Saldo

mostra a diferença entre o limite com as vendas que foram realizadas e estão abertas;

Valor Crédito

utiliza em caso de devolução, o valor creditado para as próximas compras;

Observação

pode preencher com máximo de 260 caracteres;

Fornecedores

Figura 4.1

Figura 4.2

Figura 4.3

*Utiliza no lançamento de nota de entrada;

Vendedores

Figura 5.1

*Pode utilizar senha para cada vendedor, basta habilitar.

Tabelas

Figura 6.1

Grupos de produtos

Vincula o produto ao grupo e sub-grupo, podendo utilizar balança;

Lojas

associa o nº da loja (já vem cadastrado como loja 01);

Tipo de pagamento

o Pode utilizar % de entrada, % de acréscimo, % de desconto, lançar no caixa e utilizar no

pdv.

o Quando tiver prazo, coloque o período do vencimento, ex. 30 dias.

o Acrescente mais parcelas com “enter”, ex. 30 “enter”, 60 ”enter”, 90 “enter”.

o Automaticamente, quando fizer uma venda e utilizar o tipo de pagamento com prazo e

o cliente cadastrado será criado um registro em contas à receber.

Figura 6.2

1º Lembrando que a impressora fiscal ECF Bematech permite apenas 20 registros como forma de

pagamento.

2º Segue o grupo obrigatório de Formas de Pagamento para NFCE que serão associados com o cadastro no SGE:

01=Dinheiro;

02=Cheque;

03=Cartão de Crédito;

04=Cartão de Débito;

05=Crédito Loja;

10=Vale Alimentação;

11=Vale Refeição;

12=Vale Presente;

13=Vale Combustível;

99=Outros

Natureza de Operação:

Código: o sistema fornece a sequência automática, ex. 001, 002,...

Descrição: informe o título desejável, ex. VENDA, ORÇAMENTO,...

CFOP: a classificação conforme o Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias

e Bens e da Aquisição de Serviços, ex. CFOP 5102 Venda de mercadoria adquirida ou recebida de

terceiros.

Obs. Não é necessário preencher esse campo, porém no ato da venda NFe terá que colocar em cada item de acordo

com sua classificação.

Altera estoque: SIM, NÃO ESTIMADO, AMBOS

Tipo: vai utilizar conforme a tabela no cadastro de produtos, ex: 1º PROMOÇÃO, 2º PROMOÇÃO, BONIFICAÇÃO,

CANCELAMENTO, ENTREGA, NORMAL (VENDA), RESERVA.

Operação: SAÍDA, ENTRADA.

Tipo de Impressão: NORMAL (formato para impressora jato de tinta ou laser e matricial Epson lx-300), COMANDA

(impressora térmica ex. MP4200 bematech).

Edita: permite que utilize os campos. NENHUM, QUANTIDADE, VALOR, AMBOS, TODOS.

Obs. O campo DESCONTO pode ser retirado na grade dentro da tela de vendas ou em configurações do sistema.

Transportadores

Será utilizado ao efetuar uma NFe. Pode criar um como: O PRÓPRIO

Produtos X Fornecedores

Será associado um produto existente com um produto novo através do Código NOVO.

Composição de produtos

Podemos criar um “produto principal” que vai utilizar outros produtos em sua composição, fazendo que altere o

estoque físico. Muito utilizado em receitas e Kit.

Plano de Contas

Ex. marque o DÉBITO criando um novo centro de custo ÁGUA.

Conta Bancária

Pode efetuar um controle das conta bancárias de forma manual (não tem sincronismo com o banco).

Filtros e ajustes em listar

Figura 6.1

Selecione as opções que desejam exibir;

Figura 6.2

Para ordenar a coluna basta clicar com o botão direito do mouse;

Figura 6.3

Figura 6.4

Rodapé = serve para quantificar os registros ou somar valores;

Figura 6.5

2. Estoque

Entradas

Figura 7.1

Nova Entrada - inclusão com as informações da nota de forma manual

Listar entradas > importar NFe

Inclusão com as informações da nota usando os dados do xml que importam da receita

Com ajuda do leitor de código de barras poderá usar para buscar na nota a chave da NFe no campo abaixo.

Caso não tenha o leitor será necessário o preenchimento manual.

Após e leitura será exibido:

[] Fornecedor;

[] Itens dos produtos;

[] Totais da nota com as informações fiscais, vencimento e sugestão de venda.

Após gravar a nota será transferido para “pré-lançamento” e será atualizado na tabela de produtos quando

“confirmar nota”.

Entrada Rápida – otimiza a entrada sem as informações fiscais

Acerto de margens

Confirmar nota

Relatório produtos com reajuste

Relatório com o resumo das notas fiscais

Cotação – para iniciar informe uma referência, data e liste os produtos

Após o preenchimento dos produtos, utilize o “lançar cotação” para informar o preço de cada fornecedor.

Poderá visualizar os produtos com o menor preço e gerar um pedido com a melhor oferta para cada fornecedor.

Saídas

Nova Saída

Caso as informações não estejam cadastradas na hora de registrar as vendas, poderá adicionar através do link de

loja, cliente, natureza de operações, vendedor.

A busca de produtos poderá ser através do leitor de código de barras ou digitando as iniciais da descrição.

Listar Saídas

Listar Itens

Mostra todos os itens vendidos. Pode auxiliar para ver quando um determinado produto foi vendido.

Levantamento por grupo

Lista os produtos com a quantidade vendida separando por grupo.

Operações

Lista as formas de pagamento que são utilizadas nas vendas.

Nota Fiscal

Orçamento

Utilize o teclado para usar as opções:

o Selecione o vendedor e senha (se tiver habilitado) “campo obrigatório”;

o Selecione a Natureza de Operações “campo obrigatório”;

o Passe o código de barras ou digite o produto (F2) “campo obrigatório”;

Dica: “espaço + enter” visualiza a lista de todos os produtos;

Pode acrescentar uma OBSERVAÇÃO do produto apertando (F7);

o Informe a quantidade (quando estiver habilitado para editar);

o Caso deseja CANCELAR, aperte o “ESC” que será oferecido 3 opções (cancelar o item

desejado, cancelar o último item ou cancelar toda a venda);

o Informe o cliente (F3);

o Finalizar (F4) “campo obrigatório”;

o Pode utilizar (Desconto) Monetário ou Percentual;

o Informe o tipo de pagamento “campo obrigatório”;

o Se tiver tipo de pagamento à PRAZO, será criado nas contas à receber e será necessário

ter o cliente cadastrado previamente;

o Caso o VALOR PAGO seja MAIOR que o SUB-Total dos produtos será informado o TROCO.

o Utilizando duas ou mais formas de pagamento: Caso o VALOR PAGO seja MENOR que o

SUB-Total dos produtos será aberto uma segunda forma de pagamento para completar o

total da venda.

Trocas / Devoluções Trata-se de uma entrada de produtos para retornar ao estoque.

Acerto de estoque Ao inserir os produtos deve informar a quantidade atual que será gravada após confirmar.

Estoque

Inventário Ao inserir os produtos deve informar a quantidade atual que será comparada com o estoque físico mostrando a

diferença e poderá ser substituída após executar.

3. Financeiro

Contas a pagar

Contas a receber

Informe o nome do cliente, pode colocar as iniciais do nome, exemplo: User

Como baixar a prestação?

1- Individual – basta clicar na prestação desejável, alterando o status para PAGO. Permite que informe a forma

de pagamento e integre com a movimentação bancária. Terá a opção para imprimir após a confirmação.

2- Conjunta – basta clicar em “Baixa Conjunta”.

OBS. Quando ultrapassar a data de vencimento o sistema poderá calcular os juros (previamente configurado

nos parâmetros com a %). Será mostrado na tela o valor a deduzir e caso seja um valor menor será criando

uma nova parcela com a diferença. Terá a opção para imprimir após a confirmação.

Controle de caixa

Movimentação Bancária

4. Integração

Transferências

SGE > CAIXAS

Transfere os produtos, clientes, tipo de pagamento que foram alterados no SGE para o PDV, com opção de ser

COMPLETO ou APENAS OS ALTERADOS.

SGE > SGE

Utiliza para ENVIAR e RECEBER em lojas.

Retransferência

Refaz a transferência de venda dos caixas de acordo com o período informado.

Atenção: Fazendo essa rotina pode duplicar vendas (alterando o estoque e o fechamento do caixa).

Importar DAV

Informe o período para transferir as vendas do DAV para o SGE.

Balanças Gera um arquivo TXT necessário para atualizar as balanças (Toledo e Filizola) conforme a configuração pré-definida.

Sweda Gera um arquivo TXT necessário para atualizar o PDV Sweda.

Terminal de consulta de preços Gera um arquivo TXT necessário para atualizar o terminal.

Gerar arquivo SINTEGRA Informe o período para gerar o arquivo.

5. Emissão

Relatórios

Etiquetas

MODELO: SIMPLES

MODELO: GÔNDOLA

MODELO: TAG

6. Configurações

Parâmetros

Ambientes (alterar a imagem de fundo e banner de venda)

Plano de senhas (cria ou altera os usuários e determina os acessos de cada módulo).

7. Ferramentas

Atualizar média de impostos Conforme a tabela IBPT. Ex. TabelaIBPTaxRJ16.2.A.csv

8. Solicitação ao suporte

O botão “Iniciar suporte remoto” vai abrir a ferramenta TEAM VIEWER que será utilizado pela equipe de SUPORTE da

User System.

IMPORTANTE:

Opções para acionar a equipe de SUPORTE:

1- Acesso pelo site www.usersystem.com.br SUPORTE AO CLIENTE

Informe o e-mail (conforme o contrato) e a senha (123)

2- Telefone da empresa (22) 2523-2930

3- Dúvidas ou sugestões: encaminhar para o e-mail: analise@usersystem.com.br

9. Sair