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INSTRUCTIVO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Diseñado para la gestión, control y seguimiento de las comunicaciones internas y externas de la Universidad Surcolombiana, originadas en cada dependencia.

OBJETIVOS

- Brindar solución ágil y oportuna a los procesos que se llevan a cabo en la Universidad - Ofrecer una herramienta de solución obteniendo como resultado la mejora del proceso - Cumplir con la política “Cero Papel” - Expedir reportes estadísticos de los cuales pueden surgir indicadores de gestión que reflejen aspectos

como: tiempo de respuesta, requerimientos o servicios recibidos, atendidos, pendientes, etc. - Evaluar los procesos y procedimientos de acuerdo al servicio o requerimiento atendido

Para usar correctamente el sistema en línea, favor usar los navegadores Mozilla Firefox y Google Chrome versión más reciente. Puede actualizar el navegador en caso de tener una versión anterior.

1. Ingresar al portal Abrir el navegador e ingresar la URL https://www.usco.edu.co y en la parte superior derecha dar Click

en el botón

Una vez se pulsa el Click sobre el candado, el sistema aporta el siguiente pantallazo:

Se digita usuario y contraseña suministrados por el CTIC (Centro de Tecnologías de Información y

comunicaciones). Hacer Click en el botón

Luego: Seleccionar el perfil “SGD - Usuarios”, hacer Click en

Una vez accede al sistema, a la izquierda del panel de control pulsar Click en “Usuarios Sistema de

Gestión Documental SGD” y, seleccionar Módulo Sistema de Gestión Documental.

2. Aplicativo SGD

Se digita nuevamente el usuario, clave y código captcha. Dar Click en el botón

Nombre de Usuario

A continuación se muestra posibles errores que pueden generarse durante el ingreso al sistema:

1.1 Por errada digitación del usuario y/o contraseña.

1.2 Por no tener ningún vínculo con la Universidad Surcolombiana.

1.3 Por no tener la dependencia a la que pertenece registrada en el sistema, para lo cual debe acudir a la División de Personal y solicitar que actualicen su depenencia.

1.4 Por no haber digitado el código captcha correctamente.

Al ingresar al aplicativo nos ubica en la bandeja de entrada.

En la parte superior derecha nos muestra el tipo de perfil, las notificaciones seguido la foto y nombre del usuario.

Tipos de Perfiles

Notificaciones de solicitudes nuevas.

Notificaciones de solicitudes vencidas.

Notificaciones de calificar solicitudes.

Datos del usuario.

NOMBRE DE USUARIO

NOMBRE DE USUARIO

Nombre del emisor

Nombre del emisor

Nombre del emisor

Nombre del emisor

NOMBRE DE USUARIO AREA DONDE PERTENECE NIVEL DE EDUCACION

A mano izquierda encontramos las siglas del aplicativo, debajo le siguen las opciones de crear, bandeja

de entrada y archivos. En esta opción nos permite crear comunicaciones internas o comunicados y circulares.

Esta opción nos muestra las comunicaciones recibidas. En la parte superior de la bandeja de entrada nos muestra las siguientes opciones que son:

- El Botón es para actualizar la bandeja de comunicados.

- El botón nos muestra las comunicaciones recibidas.

- El botón nos muestra las comunicaciones enviadas.

- El botón nos muestra las comunicaciones internas.

- El botón nos muestra los comunicados o circulares.

- El botón nos muestra las comunicaciones externas.

Muestra la información de la solicitud

NOMBRE REMITENTE NIVEL DE EDUCACION AREA DONDE PERTENECE

NOMBRE DESTINATARIO NIVEL DE EDUCACION AREA DONDE PERTENECE UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA

NOMBRE DE USUARIO

Muestra una ventana donde podemos enviar y recibir observaciones de la solicitud

Visualiza cada una de las respuestas de la solicitud

NOMBRE DE USUARIO


NOMBRE DE USUARIO




Visualiza la información de una comunicación interna

Al terminar la solicitud aparecerá la opción de calificarla lo cual servirá para su mejoramiento.

NOMBRE DE USUARIO





NOMBRE DE USUARIO

Se llenan los campos y le da Click en guardar

3. Crear Comunicación Interna

Dar Click en el módulo “Asuntos”

NOMBRE DE USUARIO


Se digita el asunto o parte de éste para que aparezca el listado referente a su necesidad.

|

Se selecciona un nivel de prioridad para el asunto.

NOMBRE DE USUARIO


NOMBRE DE USUARIO


Se digita de manera sucinta el motivo de la solicitud.

Si tiene un archivo de soporte al asunto haga Click en Allí le aparecerá un cuadro el cual indica el código, consecutivo y año del documento. Seleccione el tipo de documento seguido de la descripción y/o palabras claves. En seleccione el archivo a adjuntar y de Click en


NOMBRE DE USUARIO

NOMBRE DE USUARIO


Dé Click en para finalizar el asunto.

4. Crear Comunicados o Circulares Dar Click en para que especifique a quienes enviará el comunicado o circular

NOMBRE REMITENTE AREA DONDE PERTENECE Universidad Surcolombiana

NOMBRE DE USUARIO

NOMBRE DE USUARIO


Se despliega un buscador rápido que al digitar la Unidad Académica, administrativa, o destinatarios

por nombre, los ubica de manera precisa. Seleccionamos y damos

Se escribe el asunto del comunicado y después la descripción. Si va a adjuntar un archivo, Click en

NOMBRE DE USUARIO

NOMBRE DE USUARIO

Aparecerá un cuadro el cual indica el código, consecutivo y año del documento. Seleccione el tipo de documento seguido de la descripción y/o palabras claves. En seleccione el archivo que desea adjuntar y Click en

NOMBRE DE USUARIO

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