Manual del Usuario Sistema Gestión Documental...

MINISTERIO DE EDUCACION DIVISION DE ADMINISTRACION GENERAL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA Y COMPUTACION ‐ 2009‐06‐16 JEFE PROYECTOS MAURICIO HERRERA ASTUDILLO – [email protected] – 56‐2‐3904133

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Manual del Usuario

Sistema Gestión Documental 2009



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INGRESO A GESTION DOCUMENTAL

Para acceder al sistema en esta etapa se podrá hacer mediante la siguiente URL: http://w3app.mineduc.cl/Documento/Index . Una vez que se acceda le desplegará una pantalla de autenticación.

Al ingresar, Gestión Documental, informa en su banner superior, el estado y nombre de usuario, la fecha y en la parte superior izquierda se encuentra el botón de salida que cierra la sesión.

http://w3app.mineduc.cl/Documento/Index

• Se ingresa el RUT. • Se ingresa la clave (esta es provista por el administrador del sistema)

• Oprimir botón “Ingresar “.



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PERFILES DE GESTION DOCUMENTAL.

En gestión documental existen 3 perfiles de ingreso, estos perfiles dependen de la función que cumple el usuario dentro del sistema.

Perfil Numeración: Permite realizar la solicitud de número. Este perfil es desplegado para usuarios que pueden realizar la solicitud de número en el sistema, dentro de las herramientas que proporciona el sistema se encuentran:

• Solicitud Número. • Buscar. • Liberar Docto. • Reasignar Nro. Disponible.

A continuación se describirá detalladamente cada una de las opciones enunciadas anteriormente.



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Solicitud Número.

En está pantalla los usuario podrán solicitar los números al sistema ingresando los datos necesarios. El proceso para solicitar el número es el siguiente (ver imagen, los números corresponden al orden de los pasos):

1 Campo Unidad Origen: Se debe seleccionar la unidad de origen del documento, este campo es obligatorio, por lo que el sistema no permitirá la solicitud de número sin antes seleccionar una de las opciones desplegadas.

2 Campo Unidad Solicitante: Este campo indica la unidad que solicita el documento, este es un campo opcional, por lo que puede ser omitido.

3 Campo Informa Otra Unidad: Este campo permite informar a la unidad seleccionada la creación del acto administrativo, este es un campo opcional, por lo que puede ser omitido.

4 Campo Nombre Docto: Campo en el cual se debe digitar el nombre del documento (resumen de la materia), este campo es obligatorio, por lo que el sistema no permitirá la solicitud de número sin ingresar la información.



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5 Campo Tipo Documento: Campo que permite seleccionar el tipo de documento a solicitar, este campo es obligatorio.

6 Campo Fecha Docto: Campo en el cual se ingresa la fecha del documento mediante el despliegue de un calendario el cual permite seleccionar la fecha deseada, este campo trae por defecto la fecha del día.

7 Campo Materia: Campo que permite el ingreso de la materia del documento, este campo es obligatorio, por lo que el sistema no permitirá la solicitud de número sin ingresar la información necesaria.

8 Campo Acceso Restringido. Indica si el documento a crear posee acceso restringido

9 Campo Nota: Permite el ingreso de observaciones en la solicitud, este es un campo opcional, por lo que puede ser omitido.



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10 Campo Adjunta Recursos: Campo que indica si el documento que se está solicitando adjunta recursos, en caso de no adjuntar (valor por defecto), no es necesario realizar acción alguna. Pero si el usuario indica que el documento SI adjunta recursos deberá completar la información correspondiente, la cual indica el monto, concepto de gasto , el código de imputación (dividido en 5 casillas), el centro de costo, el ID chilecompra , el ID SIGFE entre otros.

11 Lista de Distribución: Con estos campos indicamos la lista de distribución del documento a crear, por defecto cada tipo de documento trae una lista de distribución tipo asignada, pero el usuario al crear un nuevo documento puede asignar desde el recuadro izquierdo de su pantalla nuevas unidades de distribución para el documento. Para realizar esta acción selecciona desde el recuadro izquierdo la(s) unidades y presiona el botón (que se encuentra debajo del recuadro) “asignar”, haciendo que estas pasen al recuadro derecho, lo que indica que ya están asignadas.

Para eliminar unidades de la lista de distribución solo debe realizar el mismo proceso con la salvedad de que se debe realizar en el recuadro de la parte derecha de su pantalla y presionar el botón “eliminar” una vez seleccionadas las unidades a eliminar. Cabe mencionar que al menos debe haber un departamento en la lista de distribución asignada para que se pueda solicitar el número.

12 Botón Aceptar: Una vez completado el formulario se presiona este botón el cual abre una ventana en el

navegador (previa confirmación del documento y nombre de documento) con él la información del documento creado así como el número automáticamente generado por el sistema para el tipo de documento solicitado”



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En la pantalla de confirmación del número entregado se podrá apreciar la información del documento así como la información correspondiente al número de documento asignado por el sistema para el tipo de documento seleccionado. Existe la posibilidad de imprimir esta pantalla para que usuario tenga un medio de respaldo de la solicitud de número.

Una vez realizado el acto administrativo el sistema enviará un mail a las unidades: unidad origen, unidad solicitante e informa otra unidad indicando que el acto administrativo fue realizado.



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Buscar

En está pantalla permitirá a los usuarios realizar búsquedas de los documentos que se encuentren ingresados en el sistema (ver imagen).

Para realiza la búsqueda debe indicar alguno de los campos desplegado en el formulario, mientras más campos utilice para realizar la búsqueda, más exacta será esta, una vez indicados los criterios de búsqueda presione el botón “Buscar”.



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Una vez realizada la búsqueda el sistema desplegará los resultados por pantalla, acá se verán los datos básicos del documento, si el usuario desea conocer el detalle del documento debe presionar el número del documento (primer campo de la izquierda del listado).



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Como se indicó anteriormente si se desea conocer el detalle del documento (o bien desea editar o complementar alguna información), presionando el link correspondiente al número del documento el usuario es enviado a una pantalla en la que podrá realizar la edición del documento (siguiente imagen).

Básicamente esta pantalla posee los mismos campos que la de solicitud de número por lo que el usuario si lo desea podrá hacer las modificaciones correspondientes al documento (Los únicos campos que no se pueden modificar son el tipo de documento, número de documento y fecha del documento), una vez realizadas las modificaciones debe presionar el botón “guardar Cambios” y la operación será realizada.

Este perfil sólo permite la edición de los documentos que se encuentren en un estado/etapa inferior a “tramitación”.

Los sub.‐menús de Liberar Docto. Y Reasignar Nro. Disponible serán revisados posteriormente.



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Perfil Tramitación.

Este menú es desplegado para usuarios quienes deben indicar al sistema la total tramitación de un documento, esto quiere decir que, una vez que el documento pase por todas las oficinas correspondientes, debe llegar a la ser tramitado por lo que es en este usuario el que realizará la acción en el sistema, dentro de los sub.‐menús disponibles se encuentran:

1. Buscar. 2. Doctos Tramitados.

Buscar.

En está pantalla permitirá a los usuarios realizar búsquedas de los documentos que se encuentren ingresados en el sistema, con la finalidad de dejarlos en estado “tramitado”.




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Una vez realizada la búsqueda el sistema desplegará los resultados por pantalla, acá se verán los datos básicos del documento, si el usuario desea conocer el detalle del documento debe presionar el número del documento (primer campo de la izquierda del listado).



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Posteriormente a seleccionar el documento a visualizar se desplegará la pantalla con la totalidad de los campos del documento (imagen siguiente), es acá en donde se puede proceder a dar por “tramitado” el documento.

Para realizar la acción de tramitar el documento el usuario deberá ingresar los campos que a continuación se detallan:

1 Campo Nota Tramitación: Este campo permite el ingreso de anotaciones (observaciones) relacionadas con la tramitación del documento, este es un campo opcional, por lo que puede ser omitido.

2 Campo Diario Oficial Nº: Este campo permite indicar el Nº del diario oficial en cual será publicado el documento, este es un campo opcional, por lo que puede ser omitido.

3 Campo Fecha Tramitación: Campo Obligatorio el cual indica la fecha en que el documento fue tramitado. 4 Campo Fecha Publicación Diario Oficial: Campo opcional en el cual se indica la fecha de publicación del

documento en el diario oficial. 5 Botón “Guardar Cambios”: Una vez presionado este botón el documento pasa inmediatamente a estado

“Tramitado” por lo que el documento ya no podrá ser modificado por otras secciones.



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Seguimiento del Documento.

Como se muestra en el punto Nº 8. Esta sección del documento permite observar el “movimiento” que ha tenido el documento entre las diferentes unidades del MINEDUC.

Si el usuario que se encuentra tramitando el documento desea ingresar algún registro al seguimiento debe seleccionar el tipo de acción (punto Nº 6) de entre las disponibles y agregar un comentario (punto Nº 7) el cual es opcional y presionar el botón “agregar”, los registros se irán desplegando en el listado antes mencionado.

NOTA: Cuando el usuario realiza la acción pasar el documento a estado “tramitado”, hace que el sistema envíe un mail a todos los destinatarios asignados en la lista de distribución del documento, en dicho mail se indica que el documento ya fue tramitado y que además va a ser posible ver el documento en su formato digital mediante un link incluido en el mismo mail (el documento se podrá ver una vez que el documento sea digitalizado e incorporado al sistema).



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Doctos Tramitados.

En está pantalla permitirá a los usuarios realizar búsquedas de los documentos que se han sido tramitados y despacharlos a la sección de archivos para ser “digitalizados”

Para realizar la búsqueda el usuario podrá seleccionar el tipo de documento a buscar además de fecha desde –hasta en la cual el documento fue tramitado, las fechas pueden ser seleccionadas mediante un calendario o pueden quedar por defecto la fecha de día en que se accede.



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Una vez realizada la búsqueda se desplegarán todos los documentos que concuerden con el criterio y que se encuentren en estado “tramitado”.

De el listado desplegado el usuario deberá seleccionar cada documento que desee despachar haciendo “clic” en la casilla correspondiente. Una vez seleccionados todos los documentos a despachar presiona el botón “Enviar a Digitalización”, posterior a esto se desplegará una pantalla a imprimir en la que despliega cada uno de los documentos que despachó. En este proceso el(los) documento(s) queda en estado de “Envío a Digitalización” por lo que ya no podrá ser modificados por usuarios que pertenezcan a este perfil de usuario.



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Perfil Digitalización.

Este menú es desplegado para usuarios que realizan la acción de traspasar el documento físico (papel) a su estado digital, es decir, escanear el documento y subirlo al sistema, dentro de los sub.‐menús disponibles se encuentran:

1 Buscar Documentos. 2 Recepcionar Documentos.

Buscar Documentos.

En está pantalla permitirá a los usuarios realizar búsquedas de los documentos que se encuentren ingresados en el sistema, con la finalidad de adjuntarles su el archivo digitalizado correspondiente al documento.

Cabe mencionar que solo será posible adjuntar archivos a aquellos documentos los cuales su estado sea “Digitalización”, es decir, aquellos provenientes desde tramitación y que fueron despachados hacia la sección de digitalización.




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Una vez realizada la búsqueda el sistema desplegará los resultados por pantalla, acá se verán los datos básicos del documento, si el usuario desea conocer el detalle del documento o desea adjuntar el archivo correspondiente al documento digitalizado debe presionar el número del documento (primer campo de la izquierda del listado).



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Posteriormente a seleccionar el documento a visualizar se desplegará la pantalla con la totalidad de los campos del documento (imagen siguiente), es acá en donde se puede proceder a dar por “Publicado” el documento.

Para realizar la acción de publicar el documento el usuario deberá ingresar los campos que a continuación se detallan:

Campo Seleccionar Archivo: Este campo me permite seleccionar el archivo “digitalizado” correspondiente al documento que se encuentra tramitado, es decir, es usuario una vez recibido el documento “oficial” procede a escanearlo y posteriormente por el sistema indica que archivo es el que corresponde al documento. Campo Nº Fojas: Este campo me indica la cantidad de fojas que adjunta el documento. Campo Anexos: que me indica los anexos del documento Campo Cantidad: campo que se utiliza para agregar la cantidad de anexos que acompaña el documento Una vez completa estos campos puede grabar el documento presionando el botón “Guardar Cambios”



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NOTA: En caso de que no se adjunte el archivo digitalizado correspondiente al documento, el documento podrá ser modificado las veces que sea necesario, pero, si es que el documento es adjuntado el documento pasará a estado “publicado” y se cerrará su ciclo de vida en el sistema por lo tanto no podrá realizarse modificación alguna.

NOTA: Si un archivo ya se encuentra publicado el documento en su formato digital podrá ser visualizado mediante el sistema de búsqueda del documento y en la parte derecha de cada pantalla en cada registro aparecerá un icono que indica que el documento puede ser visto.



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Recepcionar Documentos.

En está pantalla permitirá a los usuarios realizar búsquedas de los documentos que se han sido despachados a la sección de archivos para ser “digitalizados”

Para realizar la búsqueda el usuario podrá seleccionar el tipo de documento a buscar además de fecha desde –hasta en la cual el documento fue tramitado, las fechas pueden ser seleccionadas mediante un calendario o pueden quedar por defecto la fecha de día en que se accede.

Una vez realizada la búsqueda se desplegarán todos los documentos que concuerden con el criterio y que se encuentren en estado “Envió a Digitalización”.



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De el listado desplegado el usuario deberá seleccionar cada documento que desee recepcionar haciendo “clic” en la casilla correspondiente. Una vez seleccionados todos los documentos a recepcionar presiona el botón “Recepcionar”. En este proceso el(los) documento(s) queda en estado de “Digitalización” lo que quiere decir que el documento se encuentra en esta unidad y los demás perfiles ya no podrán realizar modificaciones al documento.

Por ahora se incluyen estas características del sistema.

En la actualidad existe la posibilidad de que un usuario se conecte como usuario perteneciente a una unidad específica, con la posibilidad de realizar recepción y despacho de los documento entre las unidades.

También está habilitada una consulta pública de los documento para que puedan ser vistos por cualquier interesado.

El link para acceder a esta funcionalidad se encuentra en:

http://w3app.mineduc.cl/Documento/ConsultaDocumento

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