Gestión documental ii trabajo 2014

GESTIÓN DOCUMENTAL IITRABAJO

AUTORLINO HOKER PADILLA

GRUPO G4

TUTORLUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

SAN ANDRÉS, ISLA, COLOMBIA2014

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos quedisponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos,culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestiónde bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestiónde documentos administrativos .

La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimientodel sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionardocumentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica.

Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que elpersonal informático desconozca el hecho de que existen programas especialmentediseñados para ese tipo de documentos y, normalmente, tienden a imponer aquellassoluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas lasherramientas adecuadas para su trabajo.

OBJETIVO GENERAL

Tener un conocimiento amplio de las generalidades que poseen los sistemas deinformación, puesto que estamos un mundo globalizado y hay mucha competencia entrelos desarrolladores de estas herramientas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Conocer los requisitos para la su implementación de un SGD

• Investigar sobre las fases del proceso de implantación del Sistema de Gestión deArchivos.

• Analizar las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con elDecreto 2609 de 2012.

• Entender las características de los sistemas de Gestión Documental de acuerdo a lanormatividad existente.

2. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general,basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, quese destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o latransferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar sutratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.

2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FUNDAMENTALES O BASICOS

• La escalabilidad, o capacidad que tendrá el sistema de crecer en el tiempo sin perdercalidad en los servicios ofrecidos.

• La tolerancia a fallos, es decir, seguir funcionando aunque se haya producido una averíaen alguno de sus componentes.

• Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos sistemas operativos;permitiendo su administración local y remota a través de navegadores web. En estecaso se debe evaluar la seguridad para evitar que otras personas puedan acceder yoperar en sistema.

• Que cuente con herramientas de desarrollo, preferentemente en estándares abiertos yque se tenga un excelente soporte técnico.


DE ENTRADA DE DOCUMENTOS AL SISTEMA

• Que el sistema permita distintos dispositivos de entrada como disco duro, Cd-rom, DVD,escáner -con OCR por zonas-, fax-módem, entre otros.

• Que soporte distintos formatos de entrada (incluso multimedia), previniendo que elsistema esté preparado para soportar nuevos formatos.

• Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de errores.

DE INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA

No está por demás indagar si el sistema permitirá indexación manual o automática y sicuenta con capacidad para realizar resúmenes automáticos y su nivel de efectividad.Además conocer los distintos criterios de indexación (pesos, frecuencias de aparición,lingüísticas, estadísticas, tesauros, entre otros).


DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

• Se debe comprobar que el sistema documental tenga la capacidad de almacenar documentosdigitales por lo menos en su formato original, y en base a técnicas de comprensión avanzadas.

• Que el sistema permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento carpetas,…) quepueda configurarse para ajustarla a la estructura de la entidad.

• Que el sistema permita almacenar un gran volumen de datos, permitiendo dimensionar el sistemade ficheros y la base de datos utilizada, usando para ello estándar de base de datos que puedanestar trabajando de forma distribuida.

• Que permita definir backups o copias de seguridad periódicos de las bases de datos.

• Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base a criterios de expurgo.


DE BUSQUEDA DE DOCUMENTOS

Es uno de los requisitos más importantes ya que el sistema no será útil si no es capaz de aportar losdocumentos con su información en el momento oportuno.

• El sistema debe contar con un motor de búsqueda eficiente; búsquedas simultáneas; permitabúsqueda jerarquizada (navegación multinivel a través de carpetas, …), búsqueda por atributos(título, tema, tipo de documento, fecha, autor,…), búsqueda en texto íntegro, búsquedas lógicas yposicionales, búsqueda por palabras truncadas, búsqueda de variaciones singular/plural, búsquedasensible minúscula/mayúscula, búsqueda con tesauros, búsqueda con hipertextos, búsquedadifusa (versiones extendidas de un término), búsqueda en lenguaje natural, y búsqueda endistintas bases de datos distribuidas.

• Todas las búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda en Internet, completando lainformación de la entidad con la información en red.

• El sistema debe soportar gran número de búsquedas simultáneas, de no ser así, lo más seguro esque no servirá para largo plazo.


DE VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Es importante que el sistema cuente con una buena visualización de documentos, esta permiterealizarse a través de navegador web, en el formato original, de forma simultánea por un gran númerode usuarios; permite visualizar el resumen del documento y convertirlo si es necesario en otrosformatos.


DE MODIFICACIÓN DOCUMENTOS

El sistema debe permitir controlar las versiones de un documento, las modificaciones que se realicenen él y quienes lo realicen.

DE DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS

El sistema debe permitir el control de impresión de documentos consultados, el envío de los mismosen distintos soportes y formas (correo electrónico, fax-moden), así como la distribución atreves deconexiones a redes (publicaciones por fecebook, twiter, entre otros)

DE INTEGRACIÓN CON LOS DEMAS SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE LA ENTIDAD

Existen muchas integraciones posibles por lo que debe comprobar que el Sistema de GestiónDocumental sea compatible con otras aplicaciones, plataformas de la organización, servidores ysistemas operativos.

3. FASES QUE SE DEBEN DE TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS.

FASES ACTIVIDAD

DEFINICIÓN DEL PROYECTO La definición del proyecto implica un estudiodetallado de la organización:estructura orgánica, funciones, producciónadministrativa, servicios, entre otros. El resultadode este estudio es un documento de Análisisfuncional en el cual deben quedar especificadoslos requerimientos que debe cumplir el programade gestión de archivos.Esta fase la puede realizar una comisióninterdisciplinar de la propia organización, unaempresa de consultoría especializada en temasarchivísticos o un equipo conformado por ambaspartes, de quienes dependerá si la herramientadefinida es la correcta para cumplir con lasexpectativas de la organización.


FASES ACTIVIDAD

DISEÑO DE LA HERRAMIENTA

IMPLANTACIÓN

FORMACIÓN DE USUARIOS

En el diseño de la herramienta se deben seguir uno a unolos parámetros establecidos en el documento de Análisisfuncional.

Se partirá de una migración de datos parcial el cualpermitirá hacer un análisis a la herramienta. Es deseableaplicar un periodo de prueba en puestos estratégicos dela organización con el fin de comprobar si efectivamentela aplicación tiene todas las funcionalidades indicadas enel análisis funcional.

Es recomendable que el personal de la organización,futuros usuarios de la herramienta, tengan conocimientodel proyecto, participen y hagan aportes al respecto, loque redundará en una mayor motivación para ellos y muyseguramente se obtendrá un programa mucho máscompleto.


FASES ACTIVIDAD

EXPLOTACIÓN DEL SISTEMA

ACCESO WEB

En la fase de implantación del sistema en toda laorganización. Para este momento debe contar con todaslas funcionalidades activadas e incorporados los fondosadministrativos de la entidad.

Luego de pasar por todas las fases anteriores y certificarque el sistema funciona de manera satisfactoria, se harála publicación en la Web y se asegurará el acceso de losusuarios externos.

4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012.

GENERALIDADES EXPLICACIÓN

Organizar los documentos físicos yelectrónicos, incluyendo susmetadatos a través de cuadros declasificación documental.

Establecer plazos de conservación yeliminación para la información y losdocumentos electrónicos de archivoen tablas de retención documental(TRD) y tablas de valoracióndocumental (TVD).

Ejecutar procesos de eliminaciónparcial o completa de acuerdo con lostiempos establecidos en las TRD oTVD.

Las entidades deberán tener elaborados sus CCD, dondese incluya la información física y la electrónica y de estaforma organizar la documentación en las Secciones ysubsecciones, series y subseries correspondientes.

Las TRD y la TVD de la entidad deberán incluir losdocumentos electrónicos de archivo, para garantizar supreservación.

La entidad deberá garantizar la preservación de losdocumentos electrónicos de archivo, y su eliminación odestrucción se hará de acuerdo a lo fijado en lasrespectivas TRD o TVD.

4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012.

GENERALIDADES EXPLICACIÓN

Garantizar la autenticidad de losdocumentos de archivo y la informaciónconexa (metadatos) a lo largo del ciclo devida del documento.

Mantener la integridad de los documentos,mediante agrupaciones documentales, enseries y subseries.

Permitir y facilitar el acceso ydisponibilidad de los documentos dearchivo por parte de la ciudadanía y de lapropia entidad, cuando sean requeridos.

Preservar los documentos y susagrupaciones documentales, en series ysubseries, a largo plazo,independientemente de losprocedimientos tecnológicos utilizadospara su creación.

La entidad deberá planificar adecuadamente el uso ypreservación de los documentos electrónicos de archivo, y tomarálas medidas necesarias para garantizar la originalidad deldocumento y sus metadatos.

Los documento electrónicos de archivo, así como los documentosfísicos, deberán estar contenidos en agrupaciones documentales(expedientes), las cuales se clasificaran en series y subseries.

Los documentos de archivo son públicos, por lo tanto lasentidades deberán garantizar el acceso a dicha información, tantoa los usuarios externos como internos.

Las entidades públicas deberán garantizar la recuperación de lainformación, en el tiempo, según lo establezca sus TRD y TVD yasean producidos en soporte papel o electrónico

5. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (DECRETO 2609 DE 2012)

CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN

CONFORMIDAD

INTEROPERABILIDAD

SEGURIDAD

METADESCRIPCIÓN

ADICIÓN DE CONTENIDOS

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

Los sistemas de información deben ser un complemento de la GestiónDocumental de la entidad, facilitando todo los proceso de la misma, sobre todoen el tema de la recuperación de la información y del accedo a la misma.

Los sistemas de gestión documental se deben armonizar con los de massistemas de información de la entidad.

Los sistemas de gestión documental de las entidades deben contar protocolosde seguridad informática, para garantizar la preservación de la información.

Los metadatos que se generen deben ser regulados y documentado paraentidad, y el software o aplicación que se utilicé deben permitir la inclusión delos mismos.

Los sistemas de gestión documental deben garantizar la inclusión demetadatos a los documentos sin violar su originalidad.

El software que se utilice debe ser agradable visualmente para los usuarios yde fácil manejo.

5. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (DECRETO 2609 DE 2012)

CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN

GESTIÓN DISTRIBUIDA

DISPONIBILIDAD Y ACCESO

NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA

Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importary exportar masivamente los documentos, desde y hacia otros sistemas degestión documental.

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar laautenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación ycomprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así comosu capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuentarecomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionalescompetentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficienteprestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, yque su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental .

6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA

Funcionarios que atendieron la visita:Cesar James Bryan, Secretario GeneralMargiana Cristopher Tinocco, Técnico, Archivo y CorrespondenciaClaudia Mendoza Herrera, Profesional Universitario, Sistemas.


SICO MODULOS DE CORRESPONDECIA Y ARCHIVO

La Gobernación de San Andrés, cuenta con un sistema de Gestión Documental llamado SICO (SistemaIntegrado de Comunicaciones Oficiales), este software consta de dos módulos, un módulo deadministración de Correspondencia y otro módulo de Archivo o Gestión Documental.


Desde la Oficina de Archivo y Correspondencia se emiten las directrices para el funcionamientoadministrativamente de todo el sistema, y desde la Oficina de Sistemas se da todo el soporte técnicopara el buen funcionamiento del mismo.


MODULO DE CORRESPONDENCIA

El proceso de recepción documental se hace desde la ventanilla única de correspondencia, donde se encargan derecibir, registrar, radicar, digitalizar y distribuir la correspondencia oficial que ingresa a la Gobernación, por mediodel sistema de gestión documental SICO. Este sistema opera en red por lo tanto todos las oficinas tienen acceso a el,y las documentación administrada desde la ventanilla única de correspondencia se puede visualizar en tiempo desdelas oficinas responsables del trámite correspondiente.


MODULO DE ARCHIVO

El Modulo de Archivo o Gestión Documental de SICO, esta diseñado para que en cada dependencia digitalicen ladocumentación producida por las mismas en el cumplimiento de sus funciones, las cuales se indexan según lascaracterísticas del documento, y se almacén electrónicamente en series y subseries documentales.

INDEXACIÓN: Los campos de indexación se pueden ampliar según la necesidad, en el momento se tienen lossiguientes: sección, subsección, serie, subserie, tipo documental, Deposito, cuerpo, estantería, entrepaño, caja,archivador, gaveta y número de carpeta


¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos?

Según me informo la Ingeniera del grupo de sistemas, los documentos se almacén en servidores que tiene toda lacapacidad necesaria y se le hace Backup periódicamente, y la información se guarda en dos edificios diferentes.Igualmente los servidores están ubicados en depósitos que cumplen con todas las condiciones de seguridad yambiente para la conservación de la información. Y se cuenta con todas las licencias y hay una empresa contratadaque actualiza y brinda la seguridad informática.

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

Bueno en el tema de documento electrónico y preservación del mismo, hay muchas cosas que aún no se handefinido pero se trato de adquirir una herramienta que cumpliera con las normas exigidas y conocidas por la entidaden este tema, de igual forma el sistema es flexible y se va actualizando y corrigiendo los errores, y se implementantemas nuevos día a día según nuestras posibilidades. Un aspecto fundamental es que el software es amigable con losdemás sistemas que tenemos en la entidad.

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

Como se mencionó anteriormente la seguridad informática es esencial para cumplir con esta meta, y hasta elmomento no hemos tenido problemas de perdida de información, parcial o total. Sabemos que aún no contamos contodas las garantías de poder decir que estamos cumpliendo con todo lo que se necesita para cumplir al 100% con loexigido, pero estamos haciendo los esfuerzos y viendo las necesidades y las posibilidades de la entidad, todo estetemas es bastante complejo, pero estamos en el camino correcto.

CONLUSIONES

Con este trabajo podemos concluir que los sistemas de información son una herramientaesencial en el logro de los objetivos de la Gestión Documental, sobre todo en larecuperación del documento y en la garantía de acceso la información.

Que al momento de selección un sistema de gestión documental debemos tener muy claroque es lo que nuestra entidad necesita y que el mismo cumpla con las condicionesgenerales y legales para la recuperación, conservación e integridad de la información alargo plazo.

BIBLIOGRAFIA

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html

https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/images/archivosupernotariado/manualirisdocumental/Paso%20a%20Paso_Linea%20de%20Produccion.pdf

Gestión documental ii trabajo 2014

Education

Transcript of Gestión documental ii trabajo 2014