Instructivo gestion documental

TECNOLOGOS EN ADMINISTRACION DOCUMENTAL

INTEGRANTES RUTH MARIBEL RAMIREZ LEON

ADOLFO NIEVES NIEVES EDGAR JAIMES ARIAS

CLAUDIA MILENA CARVAJAL

INSTRUCTORAMARTHA CARRILLO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA” 2010

CONTENIDO

1. Glosario2. Carta3. Elaboración De Sobres4. Memorandos5. Circulares6. Actas7. Certificados y Constancias8. Hoja de Vida9. Términos Comerciales

GLOSARIO

Contenido

GLOSARIO

Es Una Comunicación Escrita, Que Tiene Como Objetivo Principal Transmitir Un Mensaje, Se Empleará Para Responder Comunicaciones, Suministrar Información Y Presentar Solicitudes Fuera De La Entidad

SUGERENCIAS PARA TENER EN CUENTA:Fuente recomendada: Arial

•Tamaño de la fuente: En redacción normal será entre 12 puntos, para la redacción de cartas y documentos de un solo párrafo, y para documentos muy extensos en razón de ahorro, se podrá redactar a 11 puntos.

•Uso de la Negrilla: Es de aclarar que el uso de la negrilla no es bien visto o permitido en la redacción de documentos comerciales y especial en la elaboración de la carta. Si se quiere resaltar un párrafo o palabra, se podrá colocar en mayúscula.

•Márgenes: Superior 3 y 4 cm, inferior 2 y 3 cm, Lateral izquierdo 3 y 4 cm, Lateral derecho 3 cm.

PAUTAS PARA ELABORACION DE UNA CARTA

PARTES DE LA CARTA

•El Texto Se Redacta En Forma Clara, Breve, Directa, Sencilla Y Cortes; En Lo Posible Se Trata Un Solo Tema Por Carta, Omitir Temas Personales.En Las Comunicaciones Comerciales Se Utiliza Tratamiento De Usted.•Es Importante Que La Carta No Presente Errores Técnicos, Ortográficos, Gramaticales Ni De Puntuación.

PARTES DE LA CARTA

•El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas •En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos renglones y se pasan dos a la nueva página • La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.

PARTES DE LA CARTA

•Remitente: El nombre se sitúa de cuatro a seis renglones de la despedida, sin centrar, en mayúscula sostenida. El cargo en el renglón siguiente con mayúscula inicial sin centrar

PARTES DE LA CARTA

LINEAS ESPECIALES

Aspectos Generales De La Comunicación

•Conveniente tildar vocales escritas con mayúscula sostenida.•No exagerar uso de mayúsculas sostenidas.•Escribir con mayúscula inicial nombres propios, asimismo distinguir nombre propio de término genérico.•Utilizar debidamente la separación silábica y mecanográfica.

•Al mencionar fecha en texto se escribe completa (día, mes y año).•Las cifras de dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto en unidades de mil y apóstrofo para unidades de millón. El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras.•En la escritura eventual de números dentro de un texto, del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.•Cuando los números hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se escriben

•Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras.. •Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, indicativo entre paréntesis.•Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional de 24 horas.Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre o razón social.• Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras.•Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, indicativo entre paréntesis.•Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional de 24 horas.•Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre o razón social

•3 interlíneas entre el margen superior y el número•3 interlíneas entre el número y la fecha•6 interlíneas para iniciar destinatario•El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida.•Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas.•No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y remitente

ZONA 2

ZONA 1 ZONA 3

NOTA:Las Personas Autorizadas Por El Director General Para Firmar Los Oficios Son:

Secretario GeneralSubdirectores Jefes De Oficina Directores Territoriales

Contenido

ELABORACIÓN DE SOBRES

•Norma Técnica Colombiana Ntc 3369Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.•PartesTercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior.Tercio Central para ubicar datos del destinatario.Tercio Derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.

Aspectos Generales Sobres

•Se recomienda que los sobres de Manila lleven impreso el membrete.•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño.•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.•Para sobres de Manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad.•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamaño apropiado.•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.

República de ColombiaSistema Nacional Ambiental SINA

Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial

Corporación Autónoma Regional de laFrontera Nororiental

¡El Agua, compromiso de todos!Calle 13 Av. El Bosque 3E-278 PBX 5828484 FAX 5716219 A.A.3041

E-Mail: [email protected] - Cúcuta – Norte de Santander – Colombia

Señor LUIS ANTONIO CARRERO

Mina la selva Carrera 4 5-46 Barrio Latino

Pamplona, Norte De Santander

MODELO SOBRE

República de ColombiaSistema Nacional Ambiental SINA

Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial

Corporación Autónoma Regional de laFrontera Nororiental

¡El Agua, compromiso de todos!Calle 13 Av. El Bosque 3E-278 PBX 5828484 FAX 5716219 A.A.3041

E-Mail: [email protected] - Cúcuta – Norte de Santander – Colombia

DoctorJUAN GABRIEL LOPEZ BAUTISTAProcurador Procuraduría Ambiental Judicial y AgrariaAvenida 4 10-42 Centro Comercial Plaza Oficina 607San José de Cúcuta

MODELO SOBRE MANILA

Contenido

Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno de las empresas o instituciones, en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún momento, ya sean instrucciones, información o petición

MEMORANDOS

•Márgenes (Igual a la carta)

•Denominación Del Documento: se escribe a dos o tres interlíneas del encabezado en mayúscula sostenida y centrada.•Código, Serie, Sub-serie A dos interlineas del membrete consignar al margen izquierdo el Código que identifica la dependencia productora seguida de guión ( - ), colocar los números que identifican la serie o sub-serie que corresponda, separando estos dos números con un punto.

ELABORACIÓN DE MEMORANDOS

ELABORACION DE MEMORANDOS

Encabezamiento:

A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos; insertar tabla para registro de los nombres de las personas a los que va dirigido el memorando.A una interlínea de la TABLA se ubica la preposición DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.A uno o dos renglones de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento con mayúscula inicial, en máximo cuatro palabras.

•Texto: Se inicia a dos o tres interlíneas del asunto contra el margen izquierdo. Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E. seguida de punto después del cargo.•Despedida:Firma Del Subdirector O Jefe DependenciaNombre E Inicial Del Apellido Quien Revisa Y Quien Proyecta El Memorando.

MODELO DEL MEMORANDO

Contenido

Comunicación interna de carácter general, dirigida a varios destinatarios con el mismo texto o contenido.

CIRCULARES

•MÁRGENES: Superior 3 cmsInferior 3 cmsIzquierdo 3 cmsDerecho 3 cms

ELABORACIÓN DE CIRCULARES

•Denominación: A dos o tres interlíneas del margen superior se escribe la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida y centrada.•Número: Numeración consecutiva interna: Numero radicado, código de oficina, serie documental, consecutivo de la dependencia, después denominación (de la palabra CIRCULAR).•Destinatario: A una interlínea y contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)•Asunto:Síntesis en máximo cuatro palabras, a 2 renglones del DESTINATARIO con mayúscula sostenida.

CIRCULARES

•Texto: A una interlínea del asunto. A interlineación sencilla y doble entre párrafos. •Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben a dos o tres interlíneas del número •Remitente: El nombre se coloca de dos a tres interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta•Elaboro: Nombre e inicial del apellido quien proyecta ó elabora la circular

CIRCULARES

MODELO DE LA CIRCULAR

Contenido

ACTAS

Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel tamaño carta .

PARTES DEL ACTA

•Título: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión.•Acta No. : Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.__ escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año.•Fecha: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma ( , ) donde se realizó la reunión.•Hora: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.•Lugar: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.

•Asistentes: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité.•Invitados: Se registra el nombre completo en Mayúscula Inicial del invitado, si los hay, Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula.•Ausentes: Nombres y apellidos Registrar el nombre completo con Mayúscula inicial y en seguida separada con coma, el cargo que desempeña en la reunión, si los hay; Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

PARTES DEL ACTA

•Orden Del Día: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión.• Desarrollo: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado).•Convocatoria: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión. •Firmas, Nombres Y Cargos: Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo. •Datos Del Transcriptor: Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor.

PARTES DEL ACTA

Aspectos Generales:

Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas.Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.

MODELO DE ACTAS

Contenido

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADODocumento de carácter probatorio, publico o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

CONSTANCIADocumento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

CLASIFICACION:

CONSTANCIAS para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc.…

CERTIFICADOS sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos, documento de identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc.…


ESTILOSBLOQUE EXTREMO (Numero, fecha y firmante parten del margen izquierdo)

BOLOQUENumero, fecha y firmante parten del centro hacia el margen izquierdo)

REQUISITOSMARGENES: Igual que a los demás documentos PARTESNUMERO: opcional a 2 0 3 interlineas del margen superior y según estilo

FECHA: De 2 a 3 interlineas, en forma completa.

CARGO: De 3 a 4 interlineas, mayúsculas sostenida y centrado procedido por EL-LA.

IDENTIFICACION: Las expresiones CERTIFICA O HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlineas, centradas y en mayúsculas sostenida.

TEXTO: De 3 a 4 interlineas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en musculas sostenida e identificación. Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona En el ultimo párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.

FIRMANTE: Mayúsculas sostenida, de 4 a 6 interlineas y según el estilo.TRANSCRIPTOR: A 2 interlineas del firmante y al margen izquierdo.

CERTFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: Escribir los cargos responsables ( Director y secretaria/o).


Contenido

La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá el éxito en su búsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.

REQUISITOS MARGENES: Superior entre 3 y 4 cm. Inferior entre 2 y 3 cm.Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm. Lateral derecho entre 2 y 3 cm.

PARTES: IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO: La expresión HOJA DE VIDA se escribe de 2 a 3 interlineas del margen superior, centrada, mayúscula sostenida.DATOS PERSONALES: Mayúsculas sostenida, margen izquierdo, de 3 a 4 interlineas.Ser presentan en dos columnas y constan de nombre, identificación, fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono. (opcional: licencia de conducir, pasaporte, tarjeta profesional).

NOMBRE: A 3 interlineas de DATOS PERSONALES. Al frente nombre y apellidos en mayúscula sostenida.

IDENTIFICACION:A 2 interlineas, al frente se especifica tipo de documento y ciudad de expedición.

FECHA DE NACIMIENTO: A 2 interlineas, al frente con mayúscula inicial se nombra la ciudad.

DOMICILIO: a 2 interlineas, al frente dirección y ciudad de residencia. TELEFONO:a 2 interlineas, al frente el numero separado por espacios. ESTUDIOS:Titulo contra el margen izquierdo, en mayúsculas sostenida, a 3 interlineas. Los estudios se presentan a dos columnas y constan de ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, POSTGRADO y otros. ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS:A 3 interlineas del titulo ESTUDIOS. Al frente nombre del establecimiento, titulo obtenido o periodos cursados, ciudad y año de terminación. Esta información se puede suprimir. ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS:Titulo en mayúscula sostenida, al margen izquierdo y a 3 interlineas.A 3 interlineas se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos con negrilla o mayúsculas sostenida. Luego duración, nombre institución, ciudad y fecha. EXPERIENCIA: Titulo contra el margen izquierdo, mayúscula sostenida, a 3 interlineas.A 3 interlineas se relacionan los nombres de las empresas, cargos y tiempo de servicio, comenzando por el ultimo cargo desempeñado.En orden: nombre de la empresa con mayúscula inicial, cargo desempeñado destacado negrilla o mayúscula sostenida y tiempo de servicio.

REFERENCIAS:

LABORALES:Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlineas. A 3 interlineas se escribe nombre de la empresa y los datos de la persona de la referencia (nombre, cargo, dirección y teléfono).

PERSONALES : Mayúsculas sostenida contra el margen izquierdo, a 3 interlineas.A 3 interlineas se relacionan, datos de la persona que referencia (nombre, profesión o dignidad, ciudad y teléfono).

NOMBRE Y FIRMA: De 4 a 6 interlineas, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida se escribe el nombre completo.

FECHA DE PRESENTACION:De 3 a 4 interlineas se escribe la ciudad y fecha.

PAGINAS SUBSIGUIENTES

Igual color, calidad y tamaño del papel. Todas las hojas deben finalizar párrafo completo. Encabezado entre 2 y 3 cm del borde superior con mayúscula inicial. Línea de identificación consta de nombre del documento y de la persona, y numero de la pagina a la derecha. El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlineas.

ASPECTOS GENERALES

Debe ser enviada en original y acompañada por carta. Datos veraces Fotografías reciente parte superior derecha primera hoja Cuando se desee se pueden citar fortalezas y experiencias.

Contenido

• Por la presente me permito enviarle.• Quedamos de usted• Anticipo mis agradecimientos• En el día de hoy• Tengo a bien• Agradezco de antemano• A su más pronta conveniencia• Pongo en su conocimiento• Le estamos incluyendo• Debidamente firmado, registrado• De los corrientes• Adjunto le incluyo• Muy señor nuestro y amigo• Con el fin, con el objeto• A la espera de• Me despido• Esta es para comunicarle• Confío, confiamos• Esperando su respuesta• Próximo pasado

• Le envío• Atentamente• Agradezco• Hoy• Me complace• Agradezco• Especificar la fecha• Le comunico• Incluimos• Firmado, registrado• De julio, agosto, etc.• Adjunto• Estimado, respetado, apreciado• Para• Espero, esperamos• Cordialmente• Le comunico• Espero, esperamos• Espero• De abril, mayo, etc.

TERMINOS COMERCIALES

ANTIGUOS MODERNOS

• Llegó a mi poder• Agradeciéndole la atención• Servirse de• Rendir servicios• Con excepción de• Tomar las medidas apropiadas• Obra en su poder• Es responsable por la selección• Hice la notificación• Tuvo lugar una reunión de• Durante el curso de• Durante el año 199• Es la opinión de muchos• En relación con las precauciones de seguridad• El mayor problema es cuestión de costo• En número de cuatro• Tipo seis de la tarde• Permítame decirle que estamos• Quiero aprovechar esta oportunidad para

expresarle mi agradecimiento• Cuesta un total de $50

• Recibí• Agradezco• Utilizar• Servir• Excepto• Hacer• Tiene• Selecciona• Notifiqué• Se reunieron• Durante• Durante 199_• Muchos opinan• Por seguridad• El mayor problema es el costo• Cuatro• Seis de la tarde• Estamos satisfechos• Le agradezco • Cuesta $50


ANTIGUOS MODERNOS

1. Daremos a este asunto nuestra más pronta atención

2. Me he tomado la libertad de enviarle

3. Sírvase ser tan amable de informarme

4. Aprovechamos la ocasión para reiterarle las seguridades de nuestra más alta consideración y estima

5. Con la mayor brevedad posible6. Tan pronto como le sea posible7. Estamos plenamente conscientes8. Efectuar la incineración9. Relativo a su solicitud10. Tomar bajo consideración11. Interponer una objeción12. Subsecuentemente

• Atenderemos pronto• Le envío• Sírvase informarme• Afectuosamente, sinceramente• de enero, febrero, etc.• De marzo, abril, etc.• Sabemos, conocemos• Incinerar• Según su solicitud• Considerar• Objetar• Más tarde


ANTIGUOS MODERNOS

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