Diagnostico de Gestión Documental

7/25/2019 Diagnostico de Gestin Documental

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Secretaria GeneralGrupo de Archivo y Gestin Documental

Repblica de Colombia - Derechos Reservados

Archivo General de la NacinJorge Palacios Preciado

Bogot, DC., Septiembre de 2014

DIAGNOSTICO DEGESTIN DOCUMENTAL


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VERSIN

1.0

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado

DIAGNOSTICO DE GESTIN DOCUMENTAL

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIN

19/09/2014

Grupo de Archivo yGestin Documental.

Oscar SerratoLina Ramirez

Marcela Camacho

Creacin versin 1 deldocumento

AMCV 2

Grupo de

Archivo y Gestin Documental


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ARCHIVO GENERAL DE LA NACI NANEXO DIAGN STICO GESTI N DOCUMENTAL

CONTROL DE REQUERIMIENTOS

Ao de registro: 2014

Se recolecto fuentes de informacin diferentes para determinar eldiagnstico de gestin documental del Archivo General de la Nacin,se analizo la informacin de la situacin a la vigencia 2014 en elmarco los procesos archivsticos y se identificaron los aspectosproblemticos y crticos, las debilidades, fortalezas, oportunidades yamenazas de la gestin documental de la entidad. Las estrategias demejoramiento se indican en los documentos: Programa de GestinDocumental (PGD) y Plan Institucional de Archivos (PINAR)

Las fuentes de recoleccin de informacin utilizadas fueron:

Diagnstico integral de archivosAutoevaluacin de la funcin archivstica (AFA)Indicadores percepcin de transparenciaModelo de madurez en gestin documental

Anlisis DOFASeguimiento a los archivos de gestinFormulario nico de reporte de avance en la gestin -FURAGEncuesta MECI - sostenibilidadPlan anticorrupcinPlan de mejoramiento ContraloraPlan de ajuste tecnolgico

Los datos se presentan a continuacin:

AMCV 3

Grupo de



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ENTIDAD U OFICINAPRODUCTORA

Archivo General de la Nacin

NIVEL Nacional xDepartamental

TIPO MunicipalDistritalGestinCentralHistricoGeneral xOtro

Sistema de archivo de laentidad:

Centralizado

Central xGeneralSatlitesEspecializadosOtrosN de depsitos 1

Observaciones

1. Nombre Archivo General de la Nacin2. Nivel: Nacional x

DepartamentalMunicipalDistritalExtranjero

3. Sector Cultura4. Organismo a quepertenece:

Ministerio de cultura

5. Carcter de la entidad: Pblica xPrivadaMixtaPrivada / funciones pblicasPrivada / inters culturalFamiliarPersonalOtra

6. Ubicacin en la estructuradel estado (rama)

Rama ejecutiva

2. IDENTIFICACIN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO

DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOSARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

NOTA: Los datos consignados en el presente documento se lmitan a registran aspectos de identificacin y aspectos archivsticos, se excluyeron los siguientes temas: infraestructura, condiciones de prevencin de desastres ymantenimiento, caracteristicas de almacenamiento de la documentacin, preservacin documental.

NIVEL Y TIPO DE ARCHIVO

AMCV 4

Grupo de



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7. Fecha de creacin de laentidad:

22 de diciembre de 1989 Acto legal: Ley 80

8. Direccin:Carrera 6 No. 6 - 91 Tel: 3282888

Fax:+57+1 337 2019

E-mail: Pg. Web:

9. MunicipioBogot

Categora:6

Departamento:

11 Tiene regionales ysucursales:

SI NO x

Especifique:12. N de dependencias: 2713. Misin de entidad:

14. Representante Legal:a. Nombre:

Carlos Alberto Zapata Crdenas

b. Profesin: Bibliotecologo y Archivstac. Cargo: Directord. Tiempo en el cargo: 3 aosOBSERVACIONES:

1. Jefe del archivo:a. Nombreb. Profesin u oficioc. Cursos de capacitacin2. Existe en el organigrama dela entidad la seccin o divisinde archivo:

SIx

NO

3. Existe en el organigrama dela entidad el cargo de jefe dearchivo:

SIx

NO

4. El responsable estdedicado de tiempo completo alarchivo:

SIx

NO

Funciones que desempea:5. Cargo que ocupa elresponsable del archivo

Coordinador Grupo de Archivo yGestin Documental

Tiempo en el cargo10 meses

Tiempo en laentidad

3 aos

6. A que dependenciapertenece el archivo dentro de la

entidad:

Secretaria General

7. Jefe inmediato delresponsable de archivo:

Nombre:Claudia Ivonne Factor Lugo

Cargo: SecretariaGeneral

8. Presupuesto anual delarchivo:

Propio: Asignado porladependencia:

Segnnecesidades:

Otro:

3. ADMINISTRACIN DEL ARCHIVO

El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado es un establecimiento pblico del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la PolticaArchivstica, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservacin del patrimonio documental, asegurando los derechosde los ciudadanos y el acceso a la informacin, as como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestin pblica, la eficiencia de Estado a travs de una gestin documentalarticulada con el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Sistemas de informacin y documentacin, bibliotecologa y archivstaAngela Marcela Camacho Vargas

Maestra en investigacin en documentacin

www.archivogeneral.gov.cocontacto@arc hivogeneral.g

ov.co

Cundinamarca

AMCV 5

Grupo de

http://www.archivogeneral.gov.co/mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.archivogeneral.gov.co/


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Aproxime la cantidad depresupuesto anual:9. A qu necesidades seasignan los rubros del archivo:

Material de consumo: tipo: Mantenimiento:tipo:

Personal: tipo: Prrofesionales especializadospara: (1) Instrumentosarchivsticos, (2) Caracterizacin

de usuarios.

Capacitacin:tipo:

Reprografa: tipo: Equipos: tipo:Preservacin: tipo: Organizacin:

tipoOtros: Prestacin de servicios de

mensajera, Contratacin para laimplementacin del proyecto delSistema de Gestin deDocumento Electrnico de

Archivo10. El archivo tiene incidenciaen la compra de materiales oequipos para produccin, trmitey disposicin final de ladocumentacin:

SI NO

x

Especifique:11. Existe manual de funciones:

Entidad:SI

xNO

Archivo: SI x NO12. Las funciones delresponsable del archivo estndeterminadas por el manual:

SIx

NO

En caso contrario especifiquequien asigna sus funciones:

AMCV 6

Grupo de



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13. Existe un manual de gestindocumental:

SIx

NO

14. El archivo est organizadosegn el manual:

SIx

NO

Desde cuando se aplica elmanual: 1989 y sus versiones de

actualizacin, corresponde a losprocedimientos del proceso degestin documental.

Contempla aspectos depreservacin:

SIx

NO

15. Existe Tablas de RetencinDocumental:

SIx

NO

16. Existe Tabla de valoracinDocumental:

SI NOx

17. Existe un reglamento dearchivo:

SIx

NO Desdecuando seaplica:

18. Existe Comit de Archivo: SIx

NO Actoadministrativo y fecha:

Funcionamiento: Capacitacin Nombrado Asignado Tiempo Vinculacin:Contratato(C) Planta(P)

Dedicacin(tiempo):Completo(CP) Medio(M)Parcial (PR)

19. Nmero de personas quetrabajan en el archivo:

Profesional (P) :

3Coordinador

(Profesional

especializado)

Archivsta X 10 meses P CP

Profesionalespecializado 1

Archivsta X 8 meses C M

Profesionalespecializado 2

Comunicadorsocial

X 6 meses C M

Tcnico (T): 1Tcnico dearchivsta

Tcnico dearchivsta

X X 3 aos P CP

Asistencial (A): 5Radicadores(2)

Radicadores (2) X 10 meses C CP

Auxiliar dearchivo

Auxiliar dearchivo

X 8 aos P CP

Patinadorradicador

Patinadorradicador

X 8 aos P CP

AMCV 7

Grupo de



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Consulta: SI x NOAsesora: SI x NOFotocopia: SI NO xMicrofilm: SI NO xOtro:Consulta: SI NO x

Asesora: SI x NOFotocopia: SI NO xMicrofilm: SI NO xOtro:Manual: x

Automatizada: xOtroTiene sala de consulta: SI x NON de puestos en sala:

Promedio de consulta: Mensual:Anual:Tipo de usuario:Impartidas. N: 54Oficina/Entidad:Motivo:Microformas: NoFotografa: NoGrabaciones: NoInternet: No

Automatizacin de archivos: NoDigitalizacin: NoObservaciones:

1. poca de construccin:2. Funcin original:3. Contexto climtico:

H.R. _______(promedio)Temp:____________(promedio)

4. Contexto urbano: Norte: Sur:Oriente: Occidente:

5. Niveles del edificio:_ rea construida:6. Tipo de construcc in:(estructura, cerramiento,

acabados)7. Estado del inmueble:8. Espacios que conforman laentidad/cantidad:9. Existen

Planos arquitectnicos:Planostcnicos:

4. SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO

4. Asesoras:

5. Otros servicios que prestael archivo: Especificar si son

internos o externos:

50 consultas

500Interno

5

Segn programacin del Sistema Nacional de Archivos

II. INFRAESTRUCTURA FSICA DEL ARCHIVO1. EL EDIFICIO

Seguimiento a las dependencias internas, y capacitaciones

1. Presta servicios internos de:

2. Presta servicios externosde:

3. Tipo de consulta:

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10. Observaciones:

1. Que nivel ocupa el archivodentro del edificio:

Nde planta: Sotano: Mezanine:

Area total delarchivo:______mts2

2. Cuntos depsitos tiene elarchivo: No.

Son suficientes: SI NO

SI NOSI NOSI NOSI NOSI NOSI NOSI NOSI NOSI NOSI NO

SI NO

SI NO

SI NOQuien lamaneja:

SI NO

SI NO

1. Poseen los depsitosiluminacin natural:

SI NO

Elemento No. Material Control Abierta Sellada DeterioroCortina Persiana 24 H Horas

LaboralesOcasional Si No Rota Otro

Ventanas

ClaraboyasPuerta2. Poseen los depsitosiluminacin artificial:

SI NO

N de focos: Diferenciada: Encendida:

Cmo est separada:Tiene llave:

Especifique:

5. El rea de los depsitos est separada de las dems:

4. Todas las reas del archivo se encuentran en el mismo espacio:

Especifique:

Construidos:

Adecuados:

3. INSTALACIONES (DEPSITOS)

2. EL ARCHIVO

8. Cuenta con depsitos separados para los diferentes tipos de soportes:7. Condiciones de seguridad:6. Los depsitos dan a la calle:

Reprografa:

Los depsitos son asignados teniendo en cuenta la produccin documental establecida por las

3. Con qu reas cuenta elarchivo:

Especifique:Administrativa:Descrp./Clasif:

Asignados:Tomados:

Especifique:

Limpieza:Consulta:

Bao:Cafetera:

Conservacin:Otro:

9. En que lugar y mobiliario se almacenan se ries como Historias Laborales, Actas y Resolucion es

AMCV 9

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24 H HorasLaborales

V Incandescente:V Fluorescente:Observaciones:

3. Ventilacin natural dada por: Ventanas:Puertas: Rejillas: Otro:

Observaciones:Encendida:24 H Horas

LaboralesOcasional

SI NO Tipo:

SI NOSI NOSI NO

6. La entrada de polvo se dapor:

SI NOSI NO

1. Existe un plan deprevencin de desastres para La entidad:

SI NO

Para el archivo: SI NOEl edificio posee detector deincendios: SI NO

No. de detectores en el rea delarchivo:Funcionan: SI NOLabor de mantenimiento: SI NOCuales:El edificio posee extintores: SI NONo. de extintores en el rea de

archivo:Funcionan: SI NOLabor de mantenimiento: SI NOCuales:

SI NO Tipo:SI NO

4. CONDICIONES DE PREVENCIN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO

Tipo:

Ventiladores:Aire acondicionado:Otro:Humedad Relativa:Temperatura:

Ventilacin:Iluminacin:Filtrado de aire:Observaciones:

Equipo y puntos de

Cada cuanto se limpian yCada cuanto se limpian y

Escrito:

Escrito:

Tipo:

Hay cortinas

Medicin de condiciones ambientales:

5. Los depsitos cuentan consistemas de regulacin de:

4. Ventilacin artificial dadapor:

Humedad Relativa:Temperatura:Iluminacin:

Hay tapetes:

2. Cuenta la entidad con centros de apoyo cercanos en caso de desastre:3. Con Comit Paritario de Salud Ocupacional:

AMCV 10

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SI NOSI NOSI NOSI NOSI NOSI NO

SI NOSI NOSI NOSI NO

Con agua: SI NOCon fuego: SI NO

Observaciones:12. Mantenimi ento (Limpieza)

FRECUENCIA EQUIPOS YMATERIALES

Anual Semestral Mensual OtroDepsitoDocumentacinObservaciones:13. Se realizan acciones decontrol microbiolgico en reasy/o en documentacin:

SI NO

Mtodo, frecuencia, productos:

14. Inspecc in depsitoELEMENTO MATERIAL ESTADO DE CONSERVACION

Gri et as Humedad A taq .Insectos

Otro

PisosMurosTechosDivisiones

V Bajantes : a la vista: SI NOGrietas: SI NOV Condu ctos de energa: a lavista:

SI NO

Deterioro: SI NO

Observaciones:

OBSERVACIONES:

8. Vigilancia:9. Hay alguna dotacin especial para los funcionarios de archivo o para funcionarios que trabajanEspecifique:10. Relacione los numerales 6 al 12 con el archivo (Cuenta el archivo en caso de desastre con):Planes de evacuacin:Sealizacin:

4. Con brigadas:5. Mapa de Riesgos:6. Planes de evacuacin:7. Sealizacin:

Vigilancia:11. Sabe que hacer con la documentacin en caso de desastre:

15. Realice un esquema del archivo y su distribucin, identifica ndo reas, puertas, ventanas yConvenciones:16. Relacin de registro fotogrfico:

AMCV 11

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Cantidad de unidades deconservacin:

Total:Aproximado:

2. Tecnologa de ladocumentacin: Papel:

SI NO No.

Analgico: SI NO No.Digital: SI NO No.

3. Tienen planos: SI NO No.Fotografas: SI NO No.Impresos: SI NO No.

Cajas: SI NO No.Carpetas: SI NO No.

Libros: SI NO No.Legajos: SI NO No.

A-Z: SI NO No.Paquetes: SI NO No.Otros especifique:

7. Hay documentacinfotogrfica en: Sobres:

SI NO No.

Otro:8. Hay documentaci n en: Soporte de microfilm: SI NO No.

Soporte cinta m agntica: SI NO No.Soporte disco ptico: SI NO No.Soporte disketes: SI NO No.Soporte negativo: SI NO No.Soporte diapositiva: SI NO No.

9. Metros lineales de ladocumentacin: Total:

Aprox.:

Estantera: SI NO No.Archivadores: SI NO No.Planotecas: SI NO No.Otros:Especifique:Cerrada: SI NO Metal: Madera: Otro:

Abierta: SI NO Metal: Madera: Otro:

Paralela a los muros: SI NO Distanciapromedio:

Perpendicular a los muros: SI NODistancia promedio entreestantes:___________________

__cms.

III. CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIN1. ALMACENAMIENTO

4. Como se almacenan y se consultan los planos:5. Como se almacenan y consultan las fotografas:

6. Las unidades deconservacin para

documentacin con soportepapel se encuentran en:

10. Promedio de folios por unidades de conservacin:11. Describa la seguridad de los documentos:12. La documentacin seencuentra ubicada en:

13. Tipo de estantera:

14. Disposicin de laestantera en el depsito:

1. Fechas extremas de la documentacin:

AMCV 12

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15. Disposicin de ladocumentacin en la estantera:

Vertical:

Horizontal:

2. ASPECTOSARCHIVISTICOS

SI x NOClasificacin:

Orgnica funcional: SI x NOProcedencia: SI x NOTemtica: SI NO x

Asunto: SI x NO

Autor: SI NO xOtro:Alfabtica: SI NO xNumrica: SI x NO

Alfanumrica: SI NO xCronolgico: SI x NOOtro:

Descripcin: SI x NOGua: SI NO x Total: Parcial:Catlogo: SI NO x Total: Parcial:ndice: SI NO x Total: Parcial:Inventario: SI x NO Total: x Parcial:Gua: SI NO xCatlogo: SI NO xndice: SI NO xInventario: SI x NOLibros de Registro: SI x NOCuadros de Clasificacin: SI x NO

SI x NOSI NO xSI x NOSI x NO

Con instructivo: SI x NODe acuerdo con la TRD: SI x NO

No se aplican por: Falta de espacio: SI x NO

Porque no hay archivo central: SI NO x

SI x NO xEstn aprobadas:

SI x NO

SI x NO

Ordenacin:

5. Estn regulados los procedimientos de produccin:4. El archivo funciona como archivo central de la entidad:

6. Se hace seguimiento al trmite:7. Tiene el archivo cronograma de transferencias:

16. Almacenamiento de los archivos de gestin: Especifique:17. Como se almacenan los documentos contables?18. Las Historias Laborales?19. Las Actas y Resoluciones?

1. Est organizada la documentacin:

2. Cuenta con instrumentos deconsulta/recuperacin de la

informacin:

8. Ha elaborado el archivo Tablas de Retencin:

La entidad se reestructur despus de las TRD:

Acto administrativo deaplicacin:

3. Cuenta con instrumentos decontrol:

AMCV 13

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Se actualizaron las TRD:SI NO x

SI x NOSI x NO

Con actas: SI NO xDe que material:

Aplicacin delas Tablas d

RetencinDocumental

SI NO xCuando:Porqu:

SI x NO

Con Tablas de Valoracin:

SI NO x

SI NORoedores: SI NOInsectos: SI NOOtro:

Especifique:2. Se hacen tratamientos deconservacin al archivo:

Preventivos:SI NO

Correctivos: SI NO

SI NOEspecifique:

SI NO

3. PRESERVACION DOCUMENTAL

9. Han hecho depuracin y eliminacin natural previa la transferencia:Se ha hecho eliminacin:

En proceso deactualizacin

10. Han tenido prdida de documentacin:

11. Se ha elaborado valoracin:

1. En el archivo hay presencia de:

En caso afirmativo cules y con qu materiales3. Se ha presentado algn tipo de enfermedad laboral relacionada con las condiciones en las cuales

4. Para adelantar procesos archivsti cos, se emplea algn tipo de dotacin de seguridad

La entidad no cuenta cn fondo documental acumulado, la valoracinse ha realizado para la elaboracin de las Tablas de RetencinDocumental

AMCV 14

Grupo de



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SI NO Tipo:SI NO

Describa el procesoPrimarias: SI NOSecundarias: SI NO

SI NOSI NO Tipo:

Especifique materiales yprocedimientos:

SI NO Tipo:SI NO

Especifique los materiales:SI NO Tipo:

Papel: SI NO Tipo:Carpetas: SI NO Tipo:Cajas: SI NO Tipo:Ganchos legajadores: SI NO Tipo:Clips: SI NO Tipo:Bolgrafo: SI NO Tipo:

Archivadores: SI NO Tipo:Estantera: SI NO Tipo:Otros: SI NO Tipo:

SI NOMateriales y procesos:

Mrgenes: SI NOFormatos:

Otras caractersticas externas:Especifique:

SI NO Tipo:Metlicos:Plsticos:

SI NOCual:

12. Cuenta el Archivo conequipos para realizar procesosde conservacin preventiva:

SI NO

SI NOEnumere:

SI NOEnumere:

15. Limpieza: SI NO

Enumere:

8. Se ha implementado el Sistema Integrado de Conservacin de Archivos:

7. Se prepara fsicamente ladocumentacin para las

9. Se han hecho Programas de C onservacin:

10. Cuenta con asesora para adelantar acciones de conservacin:11. Se realiza algn tipo de intervenciones directa en los documentos:

12. Se conoce y aplica la normatividad sobre conservacin:

5. Estn establecidas prcticas de aseo personal y autocuidado para los funcionarios que trabajan6. Se hace limpieza de la documentacin antes o conjunta con los procesos de organizacin

11. Usa cinta pegante:

10. Util iza clips

13. Mo nitoreo de Condicionesambientales:

14. Encuadernacin:

Otros:

13. El archivo ha normalizadolos materiales empleados parala produccin documental eincide en su compra:

14. Con que y como se hace la foliacin documental:15. Se hace empaste o encuadernacin:

9. Se legajan los expedientes perforndolos

16. El archivo ha normalizado laproduccin de los documentosen cuanto

AMCV 15

Grupo de



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1. En qu lugar institucin seencuentra ubicada:2. Motivo por el cual se halladividida:3. Quin es el responsable:Por parte del archivo:Por parte de la institucin:4. Fechas extremas de ladocumentacin:5. La documentacin seencuentra organizada:

SI NO

SI NOConsulta: SI NO

Reprografa: SI NOOtros:Especifique:

11. Caractersticas de ladocumentacin (soportes):12. Cantidad de unidades deconservacin:

Total:Aproximado:

Cajas:Carpetas:Libros:Legajos:

A-Z:Otros:Especifique:Estantera:

Archivadores:Planotecas:Piso:Especifique:

14. Mt2 del depsito:

La coleccin: SI NOCada cunto y como:

El depsito: SI NOCada cunto y como:

La documentacin se encuentraen:

4. DOCUMENTACION QUE SE ENCUENTRA EN OTRO DEPOSITO

El desarrollo del diagnstico en relacin con la informacin de valoracin del depsito estar contemplado en el plan de trabajo del Programa de Gestin Documental para la formulacin del Sistema Integrado de Conservacin, por loanterior no se incluyo en la descripcin del diagnostico.

13. Describa las condiciones del depsito:

15. Se hace mantenimiento a:

13. La documentacin seencuentra ubicada en:

Nota: Para el Archivo Central no exste sino un solo depsito, para archivos de gestin exsten tres sedes: centro, santander, paloquemado.

6. Se ha realizado seleccin descarte de la documentacin:10. De esta documentaci n se

presta servicio de:

AMCV 16

Grupo de



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Archivo General de la NacinNivel centralCulturaRama ejecutiva

SI NO XCarrera 6 No. 6 - 913282888+57+1 337 2019

CundinamarcaBogot6Carlos Alberto Zapata [email protected]

www.archivogeneral.gov.coSI NO x

01 de agosto de 20143003 sedes:Direccin Telfono Fax

1 Carrera 6 No. 6 - 91 32828882 Santander 32828883 Paloquemado

Organigrama:(Adjunte al presente diagnstico el

organigrama vigente de la Entidad)

Lista de dependencias:

(Diligencie el anexo 1: Lista de

dependencias, el nombre del

responsable de la oficina, identifique

las reas misionales y de apoyo de

toda la Entidad)

N.A.

1Nombre de la dep en den cia: Grup o de Archi vo y Gesti n

Documental

2Existe en el organigrama? (marquecon una X)

SI x NO

Direccin de la Entidad:Telfono:Fax

PARTE 1: INFORMACIN INSTITUCIONAL1.1. Datos GeneralesNombre de la Entidad:Orden Estatal al que pertenece:

NOTA: Los datos c onsignados en el presente documento se lmitan a registran aspectos de identificacin y aspectos archivsticos, se excluyeron los s iguientes temas: almacenamiento, preservacin a largo plazo, vctimas y derechos

PARTE 2: ORGANIZACIN Y METODOLOGA DE GESTIN DOCUMENTAL

2.1. Informacin del rea Encargada de la Gestin Documental

ARCHIVO GENERAL DE LA NACINAutoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

Pgina Web de la Entidad:La Entidad tiene Intranet?Fecha de diligenciamiento (dd/mm/aaaa)Cantidad de empleados (incluya personal de planta y contratistas)Sedes de la Entidad

Sedes

NIT:DepartamentoCiudad / MunicipioCategora (Municipio)Representante Legal:Correo Electrnico Oficial:

Sector al que pertenece:Rama del Poder u O rganizacin del Estado al que pertenece:La entidad pertenece al Sistema Nacional de Atencin y Reparacin a

AMCV 17

Grupo de

mailto:[email protected]://www.archivogeneral.gov.co/http://www.archivogeneral.gov.co/mailto:[email protected]


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3A qu dependencia est adscrita elrea encargada de la gestindocumental?:

Secretaria General

4Cul fue el acto administrativo quecre el rea encargada de la gestindocumental?:

5 Nombres y apellidos responsable: Angela Marcela Camacho Vargas

6Cargo: Coordinador Grupo de Archivo y

Gestin Documental

7Profesin: Sistemas de informacin y

documentacin, bibliotecologa yarchivsta

8 Antigedad en el cargo (aos): 19 Experiencia en archivos (aos): 10

10 Tipo de vinculacin: Planta11 Dedicacin al cargo (horas/da): 812 Telfono y extensin: 3282888 Ext. 222

13Correo electrnico:

[email protected]

14Nombre del cargo Coordinador, profesional especializado

grado 15

15Otras personas que laboran en launidad de gestin documental(diferentes al responsable)

Tipo de VinculacinRol que

DesempeaNo.

Personas

ContratoProfesionalespecializado 1,

Archivsta1

Contrato

Profesionalespecializado 2,Comunicadorsocial

1

PlantaTcnico dearchivsta

1

Contrato Radicadores (2) 2

PlantaAuxiliar dearchivo

1

PlantaPatinadorradicador

2

16 SI NO x17 SI NO x18 SI NO x19 SI x NO20 SI NO x

Maestra en investigacin en documentacin

El rea encargada de gestin documental cuenta con un espacio disponible enEl rea encargada de gestin documental participa en la normalizacin deEl rea encargada de gestin documental participa en la definicin deEl rea encargada de gestin documental realiza seguimiento a la clasificacin,El rea encargada de gestin documental participa en actividades de seguridad

AMCV 18

Grupo de

mailto:[email protected]:[email protected]


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21 SI NO xEnumere lacantidad dedepsitos con loscuenta la Entidad

1 paraarchivocenrral

21 SI x NOSI 28 NOSI 1 NOSI x NOSI x NOSI NO x

1 SI x NO2 SI x NO3 SI NO x4

a Segn el cronograma de capacitacindefinido por el rea encargada de lagestin documental.

SI NO

x

b Por solicitud de las dependencias de laEntidad.

SIx

NO

1 El rea cuenta con presupuestoordinario anual?: (marque con una X)

SIx

NO

2 Cul fue el monto del presupuestoasignado? (ao vigente):

SI NO

3 El rea cuenta con proyectos deinversin en Gestin Documental?

SI NO

Cules:4 Desglose la destinacin del

presupuesto asignado a la GestinDocumental Rubro

Valor

5 En la actualidad, tiene la Entidadcontratado servicios tercerizados dearchivo?

SIx

NO

Archivo centralOficina de correspondenciaBibliotecaCentro de documentacin

Posee el personal de archivo formacin o capacitacin archivstica?

El rea encargada de gestin documental participa en formulacin deDepsito de Archivo

Sistema de ArchivoArchivos de gestin

El rea encargada de la gestin documental en la entidad ha adelantadoExiste un programa normalizado de capacitacin, sensibilizacin o formacin deEl programa de capacitacin en temas de archivo se adelanta:

2.2. Formacin y Capacitacin

2.3. Presupuesto y Fuentes de Financiacin

AMCV 19

Grupo de



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De ser s, para:a Gestin de Correspondencia SI x NOb Procesos de organizacin, ordenacin,

clasificacin y/o descripcin documentalSI NO

x

c Organizacin del Fondo DocumentalAcumulado

SI NOx

d Elaboracin y/o actualizacin de Tablasde Retencin Documental

SI NOx

e Aplicacin de Tablas de RetencinDocumental

SI NOx

f Elaboracin y/o actualizacin de Tablas

de Valoracin Documental

SI NOx

g Almacenamiento y Custodia SI NO xIndique otros servicios tercerizadosrelacionados con la gestin documentalen la Entidad y los contratoscorrespondientes

6 Cul es la proyeccin de presupuestopara el ao siguiente?

7 El rea encargada de la gestindocumental cuenta con otras fuentes definanciacin?

SI NO

Cules:

1 SI x NO2 SI NO3 SI NO4 SI NO5 SI N.A. NO N.A.6 SI N.A. NO N.A.

1 SI NO x2 SI N.A. NO N.A.

1 SI x NO2 SI NO x3 SI x NO

Se encuentra conformado el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o

Cuentan con Archivo Histrico?: (marque con una X)Histricamente ha habido alguna prdida de documentacin por siniestros oLa Entidad tiene fondos documentales de otras entidades pblicas?

Cul fue el acto administrativo que cre el Comit?El Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o Comit Interno de ArchivoExiste un cronograma de actividades del Comit?Se encuentra conformado el Consejo Departamental o Distrital de Archivo?Cuenta el Departamento, Distrito o Municipio con un Archivo General o

2.4. Instancias Archivsticas

2.5. Informacin del Sistema de Gestin de Calidad

2.6. Archivos Histricos

La Entidad tiene certificado de calidad vigente?: (marque con una X)Se encuentra en proceso de aprobacin?

AMCV 20

Grupo de



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De ser s, por:a SI NO xb SI NO xc SI x NOd SI NO xe SI NO x

4 SI x NO

N.A.5 SI NO x

SI NO

1

Se encuentran las actas de reunin delos Consejos Departamentales yDistritales de Archivos publicadas en lapgina WEB?

SI NO N.A.

2La normatividad interna se encuentradisponible para consulta a travs de laIntranet de la Entidad?

SI x NO

PROCESOS DE LA GESTINDOCUMENTAL

PONDERACIN

Responsabilidady control defirmas.

1

La Entidad ha establecido enlos manuales de procedimientoslos cargos de los funcionariosautorizados para firmar ladocumentacin?

SI x NO

2

Tienen procedimientosdescritos para llevar el controlde las firmas autorizadas?

SI x NO

Programasespecficos de lagestin

documental

1

El rea encargada de lagestin documental tieneidentificados los documentos

vitales de la Entidad?

SI NO x

2

Existe una polticadocumentada para salvaguardarla informacin electrnica de laEntidad?

SI NO x

2.7. Publicacin de Informacin

Ha realizado la Entidad transferencias de documentos histricos a otraDe ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades

PARTE 3: DIAGNSTICO GENERAL DE ARCHIVOS

Corresponde a los fondos administrados por la Subdireccin de

Fondo Departamento Administrativo de Seguridad en supresin,

LiquidacinPrivatizacinTraslado de funcionesReestructuracinSupresin

1 PLANEACIN 0,05

De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidadesLa Entidad tiene fondos documentales de entidades privadas?De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidadesRelacione el nombre de los fondos o series transferidos

AMCV 21

Grupo de



22/53


3

Dentro del programa degestin documental, seconsider la gestin dedocumentos electrnicos?

SI x NO

4

Existe reglamentacin internapara la aplicacin del decreto1747 de 2000 por el cual sereglamenta la Ley 527 de 1999en lo relacionado concertificados y firmas digitales?

SI x NO

5

Ha identificado la entidaddocumentos especiales(grficos, sonoros,

audiovisuales,orales, de comunidadesindgenas o afrodescendientes,etc.)

SI x NO

6

La entidad ha identificadomedidas de control para uso dereprografa? (incluye lossistemas de fotocopiado,impresin digitalizacin ymicrofilmacin)

SI NO x

Instrumentosarchivsticos parala gestindocumental

1

Cuenta la Entidad con unReglamento Interno de Archivoy Correspondencia?

SI x NO

2Tiene la entidad cuadros declasificacin documental?

SI NO x

TRD SI x NO

3Estn aprobadas las TRDmediante acto administrativo? SI x NO

4Las TRD se encuentranadoptadas?

SI x NO

5Estn adoptadas medianteacto administrativo?

SI x NO

6 Las TRD han sidoactualizadas?

SI x NO

De ser s, por:

aCambios administrativosinternos

SI x NO

AMCV 22

Grupo de



23/53


b Reestructuracin SI x NO***

7Dicha actualizacin fueaprobada por la instanciacompetente?

SI NO x

8Se ha elaborado algninstructivo para la aplicacin delas TRD?

SI x NO

9Ha documentado la entidad elPrograma de GestinDocumental-PGD?

SI x NO

***

10

El Programa de GestinDocumental se encuentraaprobado por el comitcompetente?

SI NO x

11 Tiene la entidad publicada enla pgina WEB el PGD?:

SI NO x

12Ha elaborado la entidadTablas de ValoracinDocumental?

SI NO x

13

Las Tablas de ValoracinDocumental fueron presentadasante la respectiva instanciaevaluadora?

SI x NO

***

14

Las Tablas de ValoracinDocumental fueron aprobadasmediante Acto administrativo?

SI N.A. NO N.A.

Hoja de ruta1

La entidad tiene elaborado yaprobado el Cronograma deImplementacin del PGD?

SI NO x

Aplicacininstrumentos deelaboracin dedocumentos

1

Se encuentran los formatosestandarizados disponibles parasu uso?

SI x NO

2Se elaboran los documentosen las plantillas o f ormularios

definidos?

SI x NO

Conformacin dela Unidad deCorrespondencia

1

La Unidad deCorrespondencia est creada?

SI x NO

AMCV 23

Grupo de



24/53


2La entidad tiene enfuncionamiento la Ventanillanica?

SI x NO

3

Tiene publicado en lugarvisible el horario de atencin dela ventanilla decorrespondencia?

SI x NO

Medidas decontrol para lanumeracin delascomunicacionesenviadas orecibidas.

1

La Entidad lleva Consecutivode Comunicaciones Oficiales?

SI x NO

2

Al numerar los actosadministrativos, losdocumentos ya estn firmadospor el funcionario competente?

SI x NO

Identificacin demedios derecepcin:mensajera, fax,correo tradicional,correoelectrnico,pgina web,otros.

1

Estn definidos los flujos derecepcin de documentos?

SI x NO

2la impresin de la recepcinde fax se realiza en papel bondentre 75 y 90 gr?

SI x NO

Medidas decontrol pararecibo dedocumentos.(Verificacin defolios, anexos,

copias, etc.)

1

Se est centralizando lascomunicaciones recibidas oenviadas por fax?

SI x NO

2

Al ingreso de lascomunicaciones se controla lacantidad de anexos y folios dela misma?

SI x NO

10%PRODUCCIN2

AMCV 24

Grupo de



25/53


3

Para la radicacin decomunicaciones enviadas sevalida el responsable de firmarestas?

SI x NO

4

La Entidad cuenta con unservidor para elalmacenamiento de losdocumentos electrnicos?

SI NO x

5

Existe un sistema de control(seguimiento) sobre el trmitede los documentoselectrnicos?

SI x NO

Registro yradicacin de

comunicaciones 1

Utilizan un mecanismotecnolgico para el manejo de

las comunicaciones oficiales? SI x NO

2

Cuenta la entidad concontroles (plantillas o formatos)que permita certificar larecepcin de documentos?

SI x NO

Medidas decontrol paraverificarcumplimiento delos principios deeficiencia yeconoma

1

Imprimen las comunicacionespor doble cara?

SI x NO

2Tienen procedimientos para laaplicacin de la poltica CeroPapel?

SI x NO

Identificacin detipos de trmite. 1

Ha identificado la entidad lostipos de trmites de lascomunicaciones oficiales?

SI NO x

Medidas decontrol pararespuesta o

trmite dedocumentosrecibidos.

1

Existe un control de entregade los documentos a lasdependencias?

SI x NO

2Se hace un seguimiento a lassolicitudes pendientes?

SI x NO

AMCV 25

Grupo de



26/53


Definicin de losperiodos devigencia ytiempos derespuesta.

1

Dispone la entidad deservicios de alerta para hacer elseguimiento a los tiempos derespuesta de lascomunicaciones recibidas?

SI x NO

Sistema declasificacin paradistribucin decomunicaciones.

1

Cuenta la entidad concontroles (plantillas o formatos)que permita certificar ladistribucin de documentos?

SI x NO

Medidas decontrol paraentrega de

comunicaciones.

1

Se tienen establecidoshorarios para la distribucin delas comunicaciones recibidas? SI x NO

Definicin de losmedios dedistribucin(personal, fax,correo tradicional,correoelectrnico,apartado areo,trmite en lnea,pgina web,otros)

1

La Entidad cuenta conlineamientos establecidos ydocumentados para ladistribucin de documentos?

SI x NO

Registro decontrol de envode documentos.

1Cuenta la entidad conplantillas para registro de losdocumentos enviados?

SI x NO

Registro yorganizacin demensajeraexterna.

1

Se dispone de casilleros parala organizacin de la mensajeraexterna?

SI x NO

Medidas decontrol y

condiciones deacceso.

1

El mobiliario se encuentradebidamente identificado?

SI x NO

Disponibilidad delinventariodocumental.

1El inventario documental estdisponible para consulta en laIntranet de la Entidad?

SI NO x

GESTIN Y TRMITE3 0,05

AMCV 26

Grupo de



27/53


Medidas decontrol ydisponibilidad deexpedientes.

1

Cuentan con sistemas deseguridad los espacios dondese custodia la serie HistoriasLaborales?

SI NO x

2Existe algn sistema decontrol de prstamo dedocumentos?

SI x NO

3Ha elaborado un documentopara el prstamo dedocumentos de archivo?

SI x NO

4Existe alguna restriccin parael prstamo de documentos? SI x NO

Medidas decontrol pararegistro y controlde consultas.

1

Cuenta la entidad con unreglamento de servicio yconsulta en el archivo central? SI NO x

2

Se tiene un formato de registrode usuarios externos e internosen el archivo central?

SI x NO

3

El Jefe de la unidad de archivoest autorizado para autenticarcopia de documentos quecustodia?

SI NO x

Gestin de PQRS1

Cuenta la entidad con unfuncionario responsable degestionar el PQRS?

SI x NO

2Se tienen horariosestablecidos para la revisin delportal?

SI NO x

Conformacin eidentificacin deexpedientes.

1Las series documentalesencontradas fsicamentecorresponden a la TRD?

SI x NO

2Guardan los expedientes elprincipio de orden original?

SI x NO

3

Las series documentales seencuentran organizadas en laestantera de acuerdo a TRD?

SI x NO

AMCV 27

Grupo de



28/53


4Se manejan seriesdocumentales en soportesdiferentes a papel?

SI x NO

5Se realiza la foliacin deacuerdo al instructivo del AGN? SI x NO

6Se evidencia uso de materialmetlico en los expedientes? SI x NO

7Estn rotuladas las unidadesde almacenamiento de acuerdocon las TRD?

SI x NO

Elaboracin de

inventariosdocumentales. 1

Los expedientes tienen hoja

de control? SI x NO

2Se diligencia el Formato nicode Inventario Documental? SI x NO

3

Utiliza el Formato nico deInventario Documentalpropuesto por el ArchivoGeneral de la Nacin segn el

Acuerdo 038 de 2002?

SI x NO

4Se encuentra el inventario enbase de datos?

SI x NO

Definicin delsistema declasificacindocumental.(CCD, TRD, TVD)

1

Se han clasificado, ordenado,depurado, almacenado yvalorado los fondosacumulados?

SI x NO

2La Entidad aplic las Tablasde Valoracin Documental?

SI x NO

Identificacin derequisitos paraejecucin detransferencias.

1

La Entidad ha elaborado elplan de transferencias primariasen la presente vigencia y en laanterior?

SI x NO

Definicin delcalendario detransferencias.

1Se cuenta con cronogramapara la realizacin de lastransferencias?

SI x NO

20%4 ORGANIZACIN

AMCV 28

Grupo de



29/53


Alistamiento detransferenciassecundarias.

1

La dependencia entregasoportes de los inventariostransferidos al archivo central ystos son devueltos a lasdependencias con la ubicacintopogrfica de los expedientes?

SI x NO

Ejecucin detransferencias

1

Se han realizadoTransferencias Primarias deconformidad con lo estipuladoen la TRD?

SI x NO

2Se ejecut durante la vigenciaanterior?

SI x NO

3 Se han realizadotransferencias secundarias?

SI x NO

Aplicacin TRD

1

Se han realizadoeliminaciones de seriesdocumentales de acuerdo aTRD?

SI x NO

2Se encuentran aprobadas porel Comit Interno de Archivo? SI x NO

3

Se controla que la informacinde los documentos no seautilizada por los terceros querealizan el procedimiento?

SI x NO

Mobiliario dondese almacena ladocumentacin.

1Existe mobiliario y espacios dealmacenamiento documentaladecuados ?

SI x NO

2Se cuentan con espaciossuficientes para albergar ladocumentacin?

SI x NO

3

Existe mobiliario y espacio dealmacenamiento especial paradocumentos en soportes

audiovisuales anlogos?(magnticos, acetato, poliester,celulosa, nitrato de celulosa)

SI NO x

5 TRANSFERENCIA 0,15

AMCV 29

Grupo de



30/53


Unidades deAlmacenamiento(generales,especficas,sistemas deagrupacin)

1

Las unidades dealmacenamiento son lasadecuadas para archivos degestin (cajas, carpetas, otros)?

SI x NO

***

2

La disposicin de las unidadesde almacenamiento en elmobiliario genera riesgos parasu conservacin?

SI N.A. NO N.A.

3

Tienen diferentes tipos deunidades de almacenamientoteniendo en cuenta los tiempos

de retencin y disposicin finalde las series documentales?

SI NO x

Saludocupacional yprevencin dedesastres

1

Cuenta la Entidad con un Plande Emergencia y atencin dedesastres para materialdocumental?

SI NO x

***

2

Se cuenta con sistemas deseguridad en los espaciosdonde se custodian las seriesdocumentales de ladependencia?

SI NO

3Dispone el depsito deequipos para atencin dedesastres?

SI NO

Cules?

aExtintores de agente limpio(CO2, Solfaklam 123, HCFL)

SI NO

bExtintores de Agua, Polvoqumico seco

SI NO

c Extractores de agua SI NOd Papel o toallas secantes SI NO

4Cuenta con sistemas de

alarma contra incendio?SI NO

5

Cuenta el espacio o eldepsito con sistemas deseguridad contra intrusiones orobos?

SI NO

7 PRESERVACIN A LARGO PLAZO

DISPOSICIN DE DOCUMENTOS6 0,25

20%

AMCV 30

Grupo de



31/53


6

Se evidencia sealizacinnecesaria que permita ubicarcon rapidez los diferentesequipos para la atencin dedesastres y las rutas deevacuacin?

SI NO

7

Se evidencia el mantenimientoa las instalaciones elctricas ehidrulicas?

SI NO

8Realizan limpieza de reas ydocumentos?

SI NO

9La Entidad cuenta con unprograma de control de plagas? SI NO

10

Se realiza fumigacin para elcontrol de caros en losarchivos de gestin y central?

SI NO

11Se han realizado primerosauxilios a los documentos?

SI NO

Condicionesambientales

1El depsito cuenta coniluminacin natural?

SI NO

***2

Las ventanas tienen filtrosUV?

SI NO

3Las lmparas fluorescentescuentan con filtro UV?

SI NO

4La estantera se encuentraalejada al menos de 20 cm delos muros?

SI NO

5Las baldas inferiores de laestantera se encuentran a 10cm de altura del piso?

SI NO

Documentacinque presentadeteriorobiolgico

1

Han identificado deteriorosfsicos, qumicos o biolgicos enla documentacin?

SI NO

Valoracindocumental delfondo acumulado(CT, E, S, M)

1

La entidad cuenta con polticade preservacin de informacina largo plazo? SI NO

8 VALORACIN 0

AMCV 31

Grupo de



32/53


2

La entidad cuenta con polticaspara garantizar la conservaciny migracin a nuevos soportestecnolgicos?

SI NO

No. Nombre de la Dependencia Nombre del responsable Ubicada en: Misionalmarque conX

Apoyo marque con X *Atencin deVctimas yDDHH

1234

5

1 SI NO

2 SI NO

3 SI NO

4 SI NO5 SI NO6 SI NO7 SI NO

Cules?7 SI NO8

Cules?9 SI NO

10 Cul es el cargo de quien determina laseguridad?

11 Lugar y fecha de recoleccin deinformacin

12 Nombre de quien responde la encuesta

13 Cargo de quiene responde la encuesta

ANEXO 1: LISTA DE DEPENDENCIAS DE LA ENTIDADNOTA: Los siguientes itms no requieren respuesta dadas las caractersticas de la entidad.

Nota: El desarrollo de esta parte del diagnstico estar contemplado en el plan

Los documentos en los expedientes que conforman las series o subseriesSobre las series y subseries anteriores utilizan TRDSobre las series y subseries anteriores utilizan TVDExisten bases de datos, aplicativos o sistemas de informacin para bsquedas

De ser afirmativo, indique cules

Se coordinan y articulan los sistemas de informacin de su entidad con los de

ANEXO 2: ENCUESTA PARA CENSO DE ARCHIVOS SOBRE VCTIMAS Y DERECHOS HUMANOSConoce instituciones privadas, ONGs u otras, que trabajan con las vctimas o

En el Archivo Central hay documentos anteriores al ao 2011, relacionados conDe ser afirmativa, relacione fondos, series, subseries, volumen y fechasAplican procedimientos, disposiciones administrativas o legales donde sealanCules?

Mediante qu mecanismos y procedimientos se hace la articulacin de esta

Existen restricciones de acceso o consulta de los documentos sobre atencin a

AMCV 32

Grupo de



33/53

No. EJE CRITERIO SI NO OBSERVACIN

1Informacin sobre los cargos yel personal

xN.A.

3

Se especifican datosbiogrficos del representantelegal

xN.A.

4

Se especifican las direccioneselectrnicas de los servidores

pblicos

xN.A.

5

Se publica la relacin deCargos (puestos) y el importeindividual o colectivo de susretribuciones.

x

N.A.

6

Se publica de forma completala Relacin de Puestos deTrabajo

xN.A.

7Informacin sobre laorganizacin y el patrimonio

xN.A.

8

Se especifican el organigrama

y las funciones de cada rea x

N.A.

9

Se especifican los datosbsicos de otros enlaces a laswebs de organismos delEstado, relacionados con alEntidad.

x

N.A.

10

Est aprobado y se publica elPlan Estratgico instituccional x

N.A.

11

Se publica la relacin de

Inmuebles (oficinas, locales,etc.), tanto propios como enrgimen de arrendamiento,ocupados y/o adscritos a laEntidad

x

N.A.

12

Se publica el nmero deVehculos oficiales (propios oalquilados) de la Entidad

xN.A.

13

Se publica la relacin debienes muebles de valorhistrico-artstico y/o los de

alto valor econmico de laEntidad

x

N.A.

14

Se divulga informacinnormativa de la entidad yrelacionada con la gestin dela actividad misional de lamisma

x

N.A.

15

Existe y se publica un Cdigo

tico o de buen gobierno" de laEntidad

xN.A.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

A)INFORMACINSOBRELAENTIDAD,EnlapginaWeb,seencuentrainformacinsobre:

INDICADORES PERCEPCIN DE TRANSPARENCIA(Autodiagnstico en aspectos de transparencia)

AMCV 33

Grupo de



34/53


ARCHIVO GENERAL DE LA NACININDICADORES PERCEPCIN DE TRANSPARENCIA

(Autodiagnstico en aspectos de transparencia)

16

Se publican los horarios,canales y requisitos de todoslos tramites y servicios queofrece la Entidad

x

Informacin parcial. Se debecomplementar y actualizar portodos los trmites y servicios

17

Pueden los interesados seguiron line el estado de los tramtiedel procedimientoadministrativo que han

solicitado

x

Informacin parcial. Soloaquellos que ingresen eltrmite porSedeelectrnica.archivogener

al.gov.co

18Se puede ver el Mapa de lapropia Web de la Entidad

xN.A.

19

Se informa en la Web sobresituacines y/o incidencias enlos servicios de intersciudadano (Ej. Trfico,Urbanismo, Mapas y planos,Situacin medioambiental -contaminacin del aire yacstica)

x

N.A.

20

Se indica control de versionesy fecha de modificacin de losdocumentos pblicados

xN.A.

21

Se publica informacin precisade los Planes, Programas yProyectos de la Entidad

x

Parcial.

22

Se publica informacin deinformes (cuales)

x

Gestin, empalme, estado delsistema de control interno,restriccin en el gasto pblico,

pormenorizado de controlinterno, seguimiento plananticorrupcin, zaranticorrupcin, seguimientoPQRS, control internocontable, derechos de autor.

23Existen foros de discusin enla Web

xN.A.

24

Existen y se informa sobre:

(Ferias de servicio alciudadano, Rendicin decuentas, Eventos dedivulgacin, ?)

x

N.A.

25

Existen canales departicipacin ciudadana en lostemas estratgicos

xRendicion de cuentas

26

Se posibilitan las sugerencias yla participacin ciudadana enla planeacin de la Entidad

x

N.A.

B)RE

LACIONESCONLOSCIUDAD

ANOSYLASOCIEDAD(Informacinyatencinalciudadano

)

AMCV 34

Grupo de



35/53



INDICADORES PERCEPCIN DE TRANSPARENCIA(Autodiagnstico en aspectos de transparencia)

27

C)

TRANSPARENCIA

ECONMICO-

FINANCIERA

Se publican datos deinformacin presupuestal

x

Se publica en la pagina webdel AGN el presupuestoaprobado y susmodificaciones en el ao asicomo los estados financieros.

28Procedimientos decontratacin de servicios

xN.A.

29

Relaciones y operaciones conproveedores y contratistas x

N.A.

30

Se publica la lista y/o lacuanta de las operaciones conlos proveedores msimportantes de la Entidad

x

N.A.

31

Se publica la lista y/o la

cuanta de operaciones con losadjudicatarios y contratistasque realiza la Entidad

x

N.A.

Las preguntas fueron adaptadas desde http://www.transparencia.org.es/

D)TR

ANSPARENCIAENLAS

CONTRA

TACIONESDESERVICIOS

Fecha de registro 15 de septiembre de 2014

AMCV 35

Grupo de



36/53

2014

No. Requerimientos Modelo de Madurez Ncleo Cumple Actividad de mitigacin

1La entidad tiene actualizado y documentado el manejo delos documentos, de diferentes manuales (funciones,guias tcnicas, reglamentos) entre otros

Calidad SiProcedimiento deplaneacin documental

2

La alta direccin cuenta con un metodo y frecuencia paramonitorear los plazos de cumplimiento de la poltica degestin de documentos durante la implantacin de lamisma.

Planeacin ycontrol

NoProcedimiento deplaneacin documental(estratgico)

3

Se establecio metodo y frecuencia para revisin yactualizacin de la poltica del sistema de gestindocumental y sus polticas fortalecen en ambasdirecciones con otros modelos de gestin y control

Planeacin ycontrol

SiProcedimiento deplaneacin documental(estratgico)

4Se mide con certeza el grado de cumplimiento de lanormatividad archivstica y de la gestin documental ensu diferentes soportes (fsicos, electrnicos, etc..)

Planeacin ycontrol

NoProcedimiento deplaneacin documental(estratgico)

5

La implementacin de PGD se desarrolla con una

gestin articulada entre las reas que administran losdiferentes tipos de informacin y las reas de archivo

Planeacin ycontrol Si

Procedimiento de

planeacin documental(estratgico)

6Se adopta el sistema de gestin documental porreglamentacin interna.

Planeacin No Planeacin estratgica

7

Se identifican estndares, buenas practicas y marcoslegales nacionales e internacionales aplicables paratenerlos como referentes en su sistema de gestindocumental.

Normatividad SiProcedimiento deplaneacin documental

8

La entidad reglamenta la gestin de los diferentes tiposde informacin (fsicos, electrnicos, etc..), articuladoscon la normatividad aplicable a su naturaleza y con elmarco especifico de la gestin documental.

Planeacin NoProcedimiento deplaneacin documental

9

La entidad cuenta con monitoreo sobre los cambios quemodifiquen, deroguen y actualicen el marco legal engestin documental y dems normatividad relacionadacon la naturaleza de entidad.


10La entidad participa de los cambios del marco normativopropios de su sector, la gestin documental, tecnologade la informacin y aquellos que de forma transversal leapliquen.


11

La entidad monitorea tiempos de respuesta de asuntosespecficos (pqrs, derechos de peticin, entre otros)

Control Si

Procedimiento deplaneacinPrograma especifico deaudtoria

12La entidad monitorea los indicadores de losprocedimientos para el manejo de los documentos Planeacin y

controlNo

Procedimiento deplaneacin documental(estratgico)

13La alta direccin monitorea el cumplimiento de la polticade gestin de los documentos. Planeacin y

controlNo


14

La alta direccin realiza anlisis peridico de losindicadores de la implantacin del sistema de gestin de

los documentos y orienta el cumplimiento de los objetivosestratgicos.

Planeacin y

controlNo


15

El monitoreo del sistema de gestin de los documentospermite, la mejora e innovacin y se integra con lamedicin de otros sistemas administrativos y de gestinestablecidos por el gobierno.

Sistemas yTIADE

No Herramientas tecnolgicas

16

La instancia asesora se rene de forma peridica paraorientar la elaboracin y aprobar instrumentosarchivsticos, revisa e interpreta la normatividadarchivstica.

Comit dedesarrollo

administrativoSi

Comit de desarrolloadministrativo

17

La instancia asesora, aprueba la poltica, el planinstitucional de archivos y asesora en normatividadarchivstica a la alta direccin

Comit dedesarrollo

administrativoSi


18

La instancia asesora, emite conceptos, realiza estudiostcnicos y aprueba los proyectos de incorporacin detecnologa de la informacin y realiza seguimiento aplanes, programas y proyectos ya aprobados.

Comit dedesarrollo

administrativoSi Comit de desarrollo

administrativo

19

La instancia asesora impulsa la mejora e innovacin dela gestin de los documentos, formula propuestas al enterector de la poltica archivstica y se articula con otrossistemas de gestin de gobierno.

Comit dedesarrollo

administrativoSi


20

La entidad cuenta con un equipo base interdisciplinario(oficina de archivo, planeacin, tecnologas, calidad oquienes hagan sus veces) avalado por la alta direccin,encargado de la implantacin del sistema de gestin delos documentos y su armonizacin con los sistemas degestin internos.

Actoadministrativo

yconcertacinde objetivos

2015

SiActo administrativo yconcertacin de objetivos2015

21

El responsable del sistema rinde cuentas a las instanciasde control y desarrolla las acciones de mejora

identificadas en los procesos de seguimiento y control.

Listado deinformes,

armozacincon otrossistemas

Si



Ao de registro

MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTALListado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental

AMCV 36

Grupo de



37/53

2014


ARCHIVO GENERAL DE LA NACI N

Ao de registro


22

Las reas de la entidad limitan la responsabilidad de losdocumentos al funcionario encargado de las actividadesrelacionadas con el manejo de los archivos.

Diagnstico Si Diagnstico

23

La entidad reconoce que el manejo de los documentoses transversal a sus reas funcionales y orienta procesosde sensibilizacin limitado a los responsables de cadarea.


24Se identifican conductas de resistencia al cambio, por latransformacin procedimental que enfrenta la entidad. Diagnstico SI Diagnstico

25

Los funcionarios que dirigen las reas de la entidadaceptan, experimentan y colaboran en la sensibilizacindel personal a su cargo, respecto a la importancia y valordel sistema de gestin de los documentos.

Diagnstico No Diagnstico

26

La oficina de archivo se articula con el rea de recursos

humanos para crear, disear y mantener procesos decambio e innovacin frente a la declaracin del sistema yla adaptacin en la iniciacin de nuevas tecnologas

Planeacin No

Programa especifico decapacitacinPrograma de gestin delcambio

27

Los funcionarios de la entidad desarrollan competenciasvinculando procesos de trabajo propios de la entidadcon los procesos de aprendizaje en la ejecucin detareas y actividades propias de la gestin dedocumentos.

Planeacin Si

Programa especifico decapacitacinPrograma de gestin delcambio

28Reconocen dentro de sus responsabilidades el rol quetienen en la gestin de documentos y su valor comoprincipio de transparencia institucional.


29La entidad aplica acciones parciales orientadas alreciclaje y uso del papel, promueve su reutilizacin en elmanejo de los documentos.

Planeacin yproduccindocumental

SiProcedimiento dePlaneacin documental

30La entidad orienta acciones desde la iniciativa cero papely una cultura institucional del uso racional de los

recursos y su impacto frente al medio ambiente.

Planeacin yproduccindocumental

SiProcedimiento de

Produccin documental

31

Se implementan formularios digitales y se automatizanprocesos y procedimientos pero de manera parcial oincompleta resultado de ejercicios individuales. Planeacin Si

Procedimiento deplaneacin documentalPrograma de documentoselectrnicos

32

La entidad cuenta con procedimientos formales para elmanejo adecuado en la disposicin final de documentoseliminados y la formacin integral en actitudes, hbitos,comportamientos, sensibilizacin y concientizacin deluso adecuado de los recursos y materiales disponiblespara la adopcin del sistema de gestin de losdocumentos.

Disposicinfinal de

documentosNo

Procedimiento dedisposicin final dedocumentos

33

En el seguimiento a la gestin de los documentos seidentifica aquellos que pueden ser gestionadoselectrnicamente como apoyo a la optimizacin del usode los recursos.

Planeacin No


34

La entidad genera ingresos debido a la disminucin delconsumo de papel y el aprovechamiento de los residuosreciclables que se generan en los procesos del sistemade gestin de documentos.

Planeacin Si


35El sistema y las herramientas tecnolgicas cuentan conindicadores que permiten medir el impacto de laapropiacin en la cultura del medio ambiente y tomaracciones de mejora permanente.

Planeacin Si Planeacin estratgica

36

Los funcionarios interiorizan y proponen nuevaspracticas del uso de los recursos para proveer serviciosmas eficientes en trminos ambientales, sociales yadministrativos integrndose con otros modelos degestin.

Planeacin SiProcedimiento de gestin ytrmite

37

El uso de herramientas tecnolgicas esta orientado a latecnologa verde y la aplicacin de estndaresinternacionales como fuentes de apoyo para el desarrollosostenible de los recursos del medio ambiente.

Planeacin NoHerramientas tecnolgicasPrograma especfico dedocumento electrnico

38

La entidad usa las herramientas tecnolgicas comoapoyo a los procesos de la gestin de documentos deforma limitada y se orienta a la automatizacin para laredaccin de documentos principalmente medianteaplicaciones de ofimtica, uso del correo electrnico ypublicacin de contenidos en paginas web.

Planeacin SiHerramientas tecnolgicasPrograma especfico dedocumento electrnico

39

Algunas reas cuentan con herramientas tecnolgicaspara gestionar documentos pero su infraestructura eslimitada con definicin de polticas a necesidadesparticulares o propias de cada rea.

Planeacin SiHerramientas tecnolgicasPrograma especfico dedocumento electrnico

40

La entidad establece polticas, procesos yprocedimientos, para fortalecer la gestin de losdocumentos en cuanto a seguridad de la informacin,soporte, diseo, desarrollo, infraestructura y riegos para

el uso de tecnologas de la informacin y lascomunicaciones, que permitan el acceso, uso ydisponibilidad de los documentos y que garanticen laautenticidad, integridad, confidencialidad, legibilidad einterpretacin de los mismos a travs del tiempo.

Planeacin,

Sistemas Si

Procedimiento de

planeacin documental(estratgico)

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Ao de registro


41

La alta direccin y el responsable del sistema, realizancontrol y seguimiento al desempeo de las herramientastecnolgicas en cuanto a disponibilidad, efectividad,integridad, autenticidad. confidencialidad, conservacin ytrazabilidad para el sistema de gestin de losdocumentos, que permita tomar acciones y realizarajustes peridicamente orientados a la mejora continua.

Planeacin,Sistemas


42

La entidad hace uso de los resultados obtenidos en laimplementacin de herramientas tecnolgicas paragestionar la innovacin y actualizacin de lainfraestructura tecnolgica orientadas a evitar suobsolescencia y mejor desempeo.

Planeacin,Sistemas


43La responsabilidad de herramientas tecnolgicas comoapoyo a el manejo de documentos e informacin estaorientada a las rea de tecnologa.

Planeacin,Sistemas

NoProcedimiento deplaneacin documental

44La interaccin entre las reas de Gestin Documental yTecnologa es orientada a los requerimientos operativostecnolgicos.

Planeacin,Sistemas No Procedimiento deplaneacin documental

45Las aplicaciones son capaces de generar y gestionardocumentos de valor archivstico cumpliendo con losprocesos establecidos.

Planeacin SiPrograma especifico dedocumento electrnico

46

La entidad suministra informacin al ciudadano demanera parcial, esta orientada a necesidadesparticulares de las diferentes reas o que nacen deacciones correctivas, se desconocen las necesidades delpublico objetivo.

Gestin ytrmite

SiProcedimiento de gestin ytrmite

47 Las herramientas tecnolgicas estn orientadas a lapublicacin de datos meramente informativos.

Sistemas yTIADE

Si Herramientas tecnolgicas

48

La entidad cuenta con diferentes canales de atencin yorientacin de manera local y en lnea (portales ypaginas WEB), estos canales no se encuentranarticulados, se comunican solo al interior de la entidad.

Sistemas yTIADE


49

La entidad tiene documentado los procesos en lasherramientas tecnolgicas que permiten intercambiarinformacin, conocimiento y realizar cadenas de tramitesentre entidades.

Planeacin,Sistemas

NoPrograma especifico dedocumento electrnico

50

La informacin suministrada es completa, clara, eficiente,transparente, de calidad y oportuna; esta ajustada a lasnecesidades de los ciudadanos, organizaciones yentidades.

Diagnstico Diagnstico

51

Los resultados obtenidos de la implementacin yretroalimentacin de los usuarios, le permiten a la altadireccin y responsable del sistema orientar estrategiasde mejora del servicio y tramite.


52Los funcionarios entienden, aceptan y apropian en el quehacer diario la importancia del servicio al ciudadano y sugestin en lnea.

Gestin ytrmite

NoProcedimiento de gestin ytrmite

53

La entidad hace uso de tecnologas y aplicaciones que

permiten al ciudadano el ejercicio de la e-democraciaorientado a participacin y toma de decisiones enactividades de comunicacin, democracia y decisin, ascomo el desarrollo factores de innovacin en el uso de latecnologas.

Gestin ytrmite

SiProcedimiento de gestin ytrmite

54

Las herramientas tecnolgicas utilizadas como apoyo alos procesos de la gestin de los documentos, sonusadas de manera aislada y para automatizar oficinas,se adquieren y desarrollan por necesidades deproblemas particulares y sus requerimientos sonorientados exclusivamente por las reas de tecnologa.

Sistemas yTIADE


55

La entidad usa las herramientas tecnolgicas paracompartir o intercambiar informacin de carcter internoteniendo reglas comunes, pero son limitadas en sueficiencia y uniformidad ya que no se integran con otrasplataforma tecnolgicas y estan limitadas a proveedores

especificos.

Planeacin SiProcedimiento dePlaneacin documental

56

La entidad documenta protocolos para adoptar demanera libre tecnologas que permitan interactuar eintercambiar datos normalizados mediante laautoamitazin de procesos para prestan de maneraeficiente servicios y contenidos orientados a gestin delos documentos.

Planeacin NoProyecto deinteroperabilidadHerramientas tecnolgicas

57

La reas de la entidad en sus procesos de adquisicin ydesarrollo de herramientas tecnologicas para gestionardocumentos, hacen uso permanente de los protocolosestablecidos, que permiten la eficiencia y normailizacinde los procesos y se retroalimenta de las experienciasdurante la implantacin .

Planeacin NoPlaneacin estratgicaHerramientas tecnolgicas

58

La entidad consulta de manera permanente estndaresymoniterea la normatividad de intercambio de informaciny datos nacionales e internacionales y son usadas parala mejora continua e innovacin.

Planeacin Si Planeacin estretgica

59

Las bases de datos con informacin de los usuarios se

encuentran alojadas en equipos locales, dispositivos dealmacenamiento y en servidores, el tratamiento y uso deesta informacin no se encuentra formalizado.


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Ao de registro


60

Las bases de datos son clasificadas y manejadas demanera relacional pero sus procedimientos estnlimitados ya que son responsabilidad del rea desistemas, su interaccin con otras reas de gestin eslimitada.

Etiquetado deinformacin

Si

Procedimiento deetiquetado de informacinProcedimiento deseguridad de lainformacin

61

La entidad estandariza la administracin y gestin de lainformacin y los datos en herramientas tecnologicasarticuladas con el Sistema de Gestin de Seguridad de lainformacin y los procesos archivist icos del ciclo vitalde los documentos.

Planeacin NoProcedimiento deseguridad de lainformacin

62

Da cumpliento con los lineamientos establecidos por la

ley en cuanto a la reserva legal, uso, acceso, manejo,

administracin y eliminacin de la informacin y los

datos.

Disposicinfinal de

documentosNo

Procedimiento dedisposicin final dedocumentosProcedimiento deetiquetado de lainformacin

63

Establece acuerdos de confidencialidad y cuenta conprotocolos y polticas de uso de medios dealmacenamiento de nivel interno y con terceros, tieneestructurado y documentado polticas orientada afortalecer la Publicacin de datos abiertos.

Planeacin SiProcedimiento deplaneacin documental(estratgico)

64

La entidad realiza monitoreo a la implementacin delsistema de gestin documental y su desempeo encuanto a frecuencia, tiempo de respuesta de incidentes,seguridad, manejo, uso, acceso, administracin yeliminacin de la informacin y los datos para realizaracciones de mejora permanente y garantizar laproteccin de la informacin y los datos personales.


65

La alta direccin revisa y consulta de manerapermanente estndares internacionales con la finalidadde establecer niveles superiores para la proteccin dedatos y la informacin, buscando mejores opciones para

alojar sus bases de datos y monitorea la normatividadvigente en pro de fortalecer su sistema.

Planeacin SiProcedimiento deplaneacin documental

(estratgico)

66

La entidades crean documentos producto del ejercicio desus funciones, pero son diseados producto denecesidades particulares de las reas que lo requieren. Planeacin No

Procedimiento deplaneacin documentalPrograma especifico denormalizacin documental

67

Las entidades tienen manuales para la estandarizacinde formas y formularios pero ZZZZZ

Planeacin No


68

La entidad tiene documentado y planea la creacin de losdocumentos integrando aspectos administrativos,legales, funcionales y tcnicos, para crear, usar, valorar

y conservar los documentos.


69

Los documentos son creados por los funcionariosindependiente de su soporte y cumpliendo con losprotocolos establecidos, la creacin de nuevosdocumentos, formatos, formas y formularios debe pasarpor las instancias asesoras para ser incluidos en losinstrumentos de clasificacin y descripcin yarmonizados con otros modelos de gestin.

Planeacin Si


70

La entidad monitorea los mapas de procesos, flujosdocumentales y manuales de funciones para actualizar laplaneacin y optimizar los procesos y procedimientos delsistema de gestin documental y la automatizacin de losmismos.


71

Se crean y reciben documentos en herramientasofimticas, pero la responsabilidad de disposicin ygeneracin de copias de seguridad esta asignada a lasreas de tecnologia e informatica.

Planeacin SiPrograma especifico dedocumento electrnico

72 Se emplean herramientas tecnologicas para la creacinde documentos, pero estan orientados a las reas deplaneacin

Planeacin Si Programa especifico dedocumento electrnico

73La entidad registra los documentos formas, formatos yformularios creados dentro del sistema de gestindocumental.

Planeacin SiPrograma especifico denormalizacin

74

Estudia y analiza normas de buenas prcticasinternacionales y nacionales que permitan fortalecer laproduccin documental y facilitar la gestin de losmismos.


75La clasificacin, descripcin e inventarios de documentosresponde a criterios individuales o parcialmenteformalizados.

Organizacin SiProcedimiento deorganizacin

76

La clasificacin de documentos se realiza con base enlas TRD, cuadros de clasificacin y cubren la totalidadde la produccin documental.

Organizacin SiTRDAuditorias internas degestin documental

77Los instrumentos y herramientas de clasificacin ydescripcin cumplen con las caracteristicas de sersistematicos, uniformes, flexibles y coherentes, estos hansido documentados, declarados, divulgados e incluidosen el sistema de gestin de documental.

Organizacin SiTRDProyecto de descripcindocumental

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78

Los bancos terminologicos han normalizado yestandarizado las clases y categorias documentales.

Organizacin SiProyecto de descripcindocumental

79

Los funcionarios de la entidad conocen los instrumentosde clasificacinestn capacitados para su aplicacinrespetando el principio de orden original y principio deprocedencia.

Organizacin SiTRDAsistencia tcnica aarchivos de gestin

80

La entidad realiza control y seguimiento al cumplimientode procesos y procedimientos tcnicos y operativos dela gestin de los documentos, garantizando elcumplimiento con los parmetros de ley en cuanto adisponibilidad, oportunidad y seguridad de losdocumentos en cada una de las fases de su ciclo vital.

Control Si


81La entidad ha definido programas de migracin yreproduccin para garantizar la disponibilidad de losdocumentos.

Disposicinfinal de

documentosNo

Procedimiento dedisposicin final dedocumentos

82

La entidad se actualiza en normas internacionalesorientadas a fortalecer y satisfacer las necesidades deinformacin en cuanto a organizacin, clasificacin ydescripcin de documentos pensado en los distintostipos de informacin y usuarios.

Organizacin SiProcedimiento deplaneacin documental

83

La disposicin y oportunidad de los documentos estansujetos a criterios personales y politicas de accesoparciales acorde al rea encargada de la custodia de losdocumentos. Disposicin

final dedocumentos

Si

Procedimiento dedisposicin final dedocumentosProcedimiento deseguridad de lainformacinProcedimiento de

etiquetado de lainformacin

84

La entidad se ve avocada a eventos que afecta lareputacin por el incumplimiento en la disponibilidad yoportunidad de los documentos como evidencia de sugestin.

Organizacin SiProcedimiento deorganizacin

85La entidad reconoce que la disponibilidad y oportunidadde los documentos son importantes para la operacin. Planeacin Si


86Orienta y documenta procesos para el servicio y toma dedecisiones pero limitado a criterios de los responsablesde cada rea.


87

La entidad ha documentado en concordancia conseguridad de la informacin, parmetros que permitengarantizar las mejores condiciones tcnicas y operativaspara que los documentos e informacin estndisponibles, oportunos y seguros cada una de las fasesde su ciclo vital.

Planeacin,sistemas

SiTransversal a losprocedimientos

88

La entidad ha definido programas de migracin yreproduccin para garantizar la disponibilidad de losdocumentos y cuenta con herramientas que permitenfortalecer el proceso de oportunidad.

Disposicinfinal de

documentosNo

Procedimiento dedisposicin final dedocumentosProyecto de pruebas pilotode transferencias

89Su relacin es permanente con otros sistemas degestin.

Planeacin Si Planeacin estratgica

90

La entidad ha definido programas de migracin yreproduccin para garantizar la disponibilidad de losdocumentos.

Disposicinfinal de

documentosNo

Procedimiento dedisposicin final dedocumentosProyecto de pruebas pilotode transferencias

91

La entidad realiza monitoreo a los cambios de funciones,estructura organizacional, procesos y procedimientos queafectan la clasificacin y descripcin asegurando larelacin secuencial del trmite y favoreciendo elmejoramiento continuo.

Organizacin Si Actualizacin TRD

92

El sistema de gestin de documentos esta articulado conel programa de gestin de riesgos de la entidad y secuenta con planes de continuidad acorde a la naturalezade la entidad.

Preservacina largo plazo

No

SGD articulado a SGE(Sistema de Gestin deRiesgos)Plan de continuidad delnegocio

93

Las polticas de acceso a los documentos son definidaspor los responsables de las reas con practicas noformalizadas. Etiquetado de

informacinNo


94

La entidad documenta polticas de acceso a losdocumentos en diferentes manuales (funciones, guastcnicas, reglamentos) pero estos orientados a las reasde archivo y correspondencia y reas de tecnologa.


Si

Procedimiento deetiquetado de informacinProcedimiento de

seguridad de lainformacin

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Ao de registro


95

Se han caracterizado los usuarios y se han defino tablasde control de acceso para establecer categoras dederechos y restricciones permitiendo que lacomunicacin, transferencia y uso de la informacincuenten con altos niveles de seguridad.


No


96

Resultado del trabajo conjunto de los sistemas degestin de calidad, seguridad de informacin y gestindocumental, se han definido polticas para lareproduccin, transmisin visualizacin, descarga eimpresin de documentos disponibles en redes o encualquier sistema de informacin y han sidodocumentado en el sistema de gestin documental.

Planeacin No

Procesos de seguridad dela informacinGestin AmbientalPrograma especifco denormalizacin

97

Las transferencias documentales son el resultado de unprograma documentado y formalizado y se realizan deforma peridica basados en esquemas y polticas deretencin de documentos.

Transferencias

SiCronograma detrasnferencias primarias ensoporte fisico y electrnico

98

La entidad evala de forma peridica la caracterizacinde usuarios y documentos y realiza mantenimiento a laslistas de control de acceso mediante un procedimientodocumentado.

Planeacin NoProcedimiento de gestin ytrmite

99

La alta direccin revisa y consulta de manerapermanente estndares internacionales con la finalidadpermitir el acceso a los documentos y la informacin sinimportar la ubicacin geogrfica del usuarios y lasentidades.


100

La entidad realiza evaluaciones internas y externas perosu procedimiento no esta integrado, define indicadoresgenerales administrativos cerrados o limitados, susresultados y anlisis son restringidos en aspectospropios a la gestin documental.

Control Si


101

Se identifican indicadores para el manejo de losdocumentos resultado de evaluaciones internas yexternas, pero estos son orientados especficamente a

las reas de archivo y correspondencia quienes realizanla autoevaluacin y anlisis de estos indicadoreslimitando la corresponsabilidad.


102

La entidad tiene documentado los procesos deautoevaluacin y sus funcionarios los identifican yreconocen como procesos veraces, coherentes,participativos y de corresponsabilidad para alcanzar yfortalecer competencias y habilidades para el sistema degestin documental.

Control No


103

Los funcionarios aplican los procesos de autoevaluacin,realizan juicios de valor de su propia gestin frente alsistema de gestin de los documentos permitiendofortalecer sus competencias y proponen y evalanprocesos para su ajuste y mejora.

Control No


104

La alta direccin orienta los procesos de autoevaluacinpara monitorear y tomar acciones que le permitan

desarrollar funciones sistmicas de gestin, alimentado,fortaleciendo e integrando otros modelos de gestin. Control No

Procedimiento deplaneacin

Programa especifico deaudtoria

105

El tramite y gestin de los documentos al interior de laentidad es realizado de manera parcial ya que laclasificacin, descripcin y creacin de documentos esresultado necesidades particulares y criteriosindividuales.

Organizacin NoProcedimiento deorganizacin

106

Se cuenta con instrumentos y herramientas declasificacin y descripcin para los documentos dearchivo que responden a criterios y normas tcnicas detal forma que los documentos mantienen su vinculoarchivstico durante su ciclo vital.

Organizacin Si Esquema de metadatos

107

Se han documentado los metadatos mnimos requeridosas como los mtodos de captura y mantenimiento paralos niveles de descripcin de cada una de las fases delciclo de vida de los documentos.

Organizacin No Esquema de metadatos

108

Durante la implantacin de los sistemas de clasificacin ydescripcin se han identificado acciones de mejora encuanto a metadatos adicionales que permiten suactualizacin y fortalecimiento.

Organizacin NoProcedimiento deorganizacin

109

Se han establecido mecanismos y procedimientos paracontrol de calidad a los metadatos y su trazabilidad comovinculo archivistico. Organizacin No

Proyecto de descripcinProyectos de validacin decaracteristicas de losdocumentos electrnicos einformtica forense

110

Los metadatos son aprovechados para la gestin dedocumentos dentro de flujos de trabajo, en los sistemasde clasificacin y en los instrumentos y herramientas dedescripcin para la innovacin, la mejora yfortalecimientos a otros sistemas de gestin.

Organizacin NoProyecto de descripcinEsquema de metadatos

111Se utilizan estndares internacionales para la descripcin

documental y metadatos.Organizacin No

Proyecto de descripcin

Esquema de metadatos

112Los recursos para el manejo de los documentos sonasignados para suplir necesidades eventuales oreactivas.


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Ao de registro


113

La entidad incorpora en el presupuesto necesidades dela gestin documental para apoyar la operacin, pero sudistribucin se orienta a necesidades particulares oapreciaciones personales ya que las funciones seencuentran asignada a reas no competentes paraejercer la funcin archivstica.

Diagnstico Diagnstico

114

La entidad documenta la planificacin, direccin,mantenimiento y control de los recursos financieros y deservicios para la eficiente operacin del sistema delgestin de los documentos.


115El Plan Institucional de Archivo

Diagnostico de Gestión Documental

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