Gestión documental

Gestión documental y de archivos

M O D E L O D E P L A N D E N E G O C I O

AUTORES C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA) PROMOVE CONSULTORIA E FORMACIÓN SLNE

COORDINACIÓN C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA)

EDITA C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA)

DESEÑO E MAQUETACIÓN gifestudio.com Producciones khartum S.L

(C) da edición C.E.E.I GALICIA, S.A. (BIC GALICIA)

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IMPRIME

Santiago de Compostela, CEEI GALICIA, S.A. 2010

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dela mediante aluguer ou préstamos públicos.

ÍNDICE

0 INTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1 MODELO DE PLAN DE NEGOCIO: EMPRESA DE GESTIÓN DOCUMENTAL . . . . . . . . . . . . 11 1.1 Definición de las características generales del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.2 Presentación de los emprendedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.3 Datos básicos del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2 ENTORNO EN EL QUE SE REALIZARÁ LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA . . . . . . . . . . . . . . 17 2.1 Entorno económico y sociocultural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2.2 Entorno normativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 2.3 Entorno tecnológico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3 ACTIVIDAD DE LA EMPRESA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.1 Definición del servicio que realizará la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.2 Factores clave de éxito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

4 PROCESO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 4.1 Determinación del proceso de prestación del servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 4.2 Subcontrataciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 4.3 Aprovisionamientos y gestión de stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 4.4 Procedimientos y controles de calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 4.5 Niveles de tecnología aplicados en los procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

5 EL MERCADO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 5.1 Definición del mercado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 5.1.1 Perfil de cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 5.2 Mercado potencial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 5.3 La competencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.3.1 Identificación de las empresas competidoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.3.2. Diferencias respecto a los servicios de la competencia . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 5.3.3 Productos sustitutivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 5.4 Análisis DAFO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

6 LA COMERCIALIZACIÓN DEL SERVICIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 6.1 Presentación de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 6.2 Prescriptores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 6.3 Acciones de promoción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 6.4 Determinación del precio de venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

7 LA LOCALIZACIÓN DE LA EMPRESA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 7.1 Asentamiento previsto y criterios para su elección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 7.2 Terrenos, edificios, instalaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 7.3 Comunicaciones e infraestructuras del asentamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

8 RECURSOS HUMANOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 8.1 Relación de puestos de trabajo que se van a crear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 8.2 Organización de recursos y medios técnicos y humanos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 8.3 Organigrama. Estructura de dirección y gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 8.4 Selección de personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 8.5 Formas de contratación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

9 PLAN ECONÓMICO-FINANCIERO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 9.1 Inversión y fondo de maniobra del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 9.2 Financiación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 9.3 Política de amortizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 9.4 Ingresos por áreas de negocio. Previsión de ventas anuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 9.5 Evaluación de los costes variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 9.6 Evaluación de los costes fijos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 9.7 Política de circulante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 9.8 Cuentas de resultados previsionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 9.9 Balances de situación previsionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 9.10 Previsiones de tesorería . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 9.11 Punto de Equilibrio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 9.12 Ratios del Proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 9.13 Flujo de caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 9.14 Punto de Equilibrio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

10 LOS ASPECTOS FORMALES DEL PROYECTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 10.1 Forma jurídica elegida para el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 10.2 Protección jurídica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 10.3 Autorizaciones, permisos, etc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 10.4 Medidas de prevención de riesgos laborales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

11 LA INNOVACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 11.1 Aspectos innovadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

12 PLANIFICACIÓN TEMPORAL DE LA PUESTA EN MARCHA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

0 . Introducción

MODELO DE PLAN DE NEGOCIOGEstIóN DOCuMENtAL Y DE ARCHIVOs

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0 . Introducción

BIC GALICIA presenta una colección de Modelos de Plan de Negocio destinada especial-mente a emprendedores y técnicos de apoyo a la creación de empresas. Estos documentos son el resultado de la utilización de muchos de los recursos que BIC GALICIA ha desarrollado para apoyar la creación y consolidación de empresas, aplicados de forma práctica sobre una idea empresarial concreta.

La redacción de estos Modelos de Plan de Negocio se configuró a partir de la recreación de un/os promotor/es y su idea empresarial, con un perfil ficticio, pero inspirado en las caracterís-ticas medias del sector en el que están enmarcados.

Cada modelo desarrolla un proyecto empresarial de forma íntegra, mostrando un análisis de la viabilidad técnica, comercial, financiera y económica de la futura empresa, con el objetivo final de presentar un documento completo, que sin sustituir el trabajo específico del emprende-dor o de los técnicos, le facilite información de interés y le sirva como ejemplo y referencia para el desarrollo de su propio plan de negocio.

A lo largo del texto el lector encontrará notas ajenas al discurrir del mismo, estas notas, cla-ramente diferenciadas, mencionan los recursos y herramientas de BIC GALICIA empleados en la elaboración de un apartado genérico o de un epígrafe concreto del proyecto. su consulta facilitará la adaptación de los Modelos de Plan de Negocio a la situación particular de cada em-prendedor y/o ampliar información sobre conceptos fundamentales en la creación, puesta en marcha y consolidación de una empresa.

Relación de Herramientas y Recursos empleados para realizar los Modelos de Plan de Negocio

En la elaboración de esta colección se trabajó con varias de las herramientas y recursos que BIC GALICIA pone a disposición de emprendedores, técnicos y empresarios, para la elaboración del Plan de Negocio, indicamos la relación de estos recursos, su descripción y la forma de apli-carlos sobre el proyecto empresarial, con el fin de facilitar que cualquier emprendedor pueda adaptar los Planes de Negocio a sus propias circunstancias.

todas las herramientas y recursos están a disposición de los usuarios en el Portal Web de BIC GALICIA, en la dirección: www.bicgalicia.es

• Guíasdeactividadempresarial.- Las guías de son una colección de trabajos de análisis cualitativo y estadístico sobre diferentes sectores y actividades económicas en Galicia.

En el presente Modelo de Plan de Negocio se empleó la siguiente Guía de actividad empre-sarial.

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- Guía nº 71 Empresas de Gestión Documental

Cómo aplicarlas.- El usuario deberá buscar en el directorio de guías aquellas que estén re-lacionadas directa o indirectamente con su actividad. una vez localizadas podrá consultarlas y seleccionar la información que sea de su interés, como el volumen de mercado en el sector, la competencia, la normativa que regula el sector...para incorporarla a su plan de negocio. tam-bién podrá consultar las fuentes de información que se detallan en las Guías para profundizar en el estudio y desarrollo de su propio proyecto.

• Guíaparalaelaboracióndeunplandenegocio.- Documento con un contenido espe-cífico sobre los elementos fundamentales que debe recoger el plan de empresa. su índice, con ligeras modificaciones, es la referencia seguida en este plan.

Cómo aplicarla.- La lectura completa de esta guía antes o durante la realización del plan de empresa aportará al usuario un conocimiento práctico sobre cómo se estructura y cómo se ela-bora un plan de negocio.

Manualesparaemprendedores.- Conjunto de publicaciones orientadas especialmente a los emprendedores, está formada por:

- Guíaderecursosyherramientasparaemprender.-

Expone de forma detallada los recursos y programas de apoyo a la creación y con-solidación de empresas que ofrece Bic Galicia, además de presentar los principales organismos públicos que trabajan en el campo del desarrollo socioeconómico y las fuentes de información oficial.

- Trámitesgeneralesparalacreacióndelaempresa.-

Aborda los contenidos y aspectos relacionados con la puesta en marcha de la empre-sa, es decir, la elección de la forma jurídica y los trámites legales, administrativos y mercantiles que es necesario conocer a la hora de pensar en crear una empresa.

- Cómopresentarunproyectoenpúblico.-

una presentación empresarial puede tener como finalidad persuadir a la audiencia para que financie un proyecto, compre un producto o servicio, participe en el pro-yecto...etc. Explicamos los elementos que forman parte de una buena presentación: Medios, fases y técnicas básicas.

• Memofichas.-Compendio de información sobre aspectos legales, laborales, financie-ros, fiscales...etc relacionados con la creación, puesta en marcha, gestión y consolidación de una empresa.

Cómo aplicarlas.- Las Memofichas facilitan tanto que el usuario encuentre de forma rápida respuestas a dudas específicas como que se acerque de forma general a un tema vinculado a los procesos de creación, gestión y consolidación de la empresa. La lectura de los numerosos ejem-plos y el uso de la navegación a través de las fichas relacionadas mediante enlaces, optimiza los resultados de esta herramienta.

• BicProyectaySimula.- Herramienta informática para realizar el plan económico y fi-nanciero del proyecto empresarial para sus primeros cinco años de actividad.


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Cómo aplicarlo.- tras ejecutar el programa lo más recomendable es trabajar con la opción del asistente activada hasta familiarizarse con la aplicación. siguiendo las indicaciones e intro-duciendo los datos económicos del proyecto (inversión, financiación, ingresos, costes variables y costes fijos) se obtendrá el informe económico y financiero del mismo. El programa permite elaborar y guardar un gran número de proyectos.

• ManualesPrácticosdegestión.- Documentos que ofrecen información sobre aspectos fundamentales en la gestión y consolidación de la empresa desde un enfoque lo más práctico posible.

Cómo aplicarlos.- El usuario deberá seleccionar y consultar los Manuales que le interesen en función de la temática de cada uno y de las características de su proyecto.

Recomendamos especialmente, por su interés, la consulta de los ejemplos prácticos que con-tienen algunos de los Manuales.

• Guíabásicadelautónomoycuadernosdelautónomo.-

Están formados por una serie de documentos que explican elementos básicos para el desa-rrollo de actividades empresariales y profesionales bajo el Régimen Especial de trabajadores Autónomos.

Cómo aplicarlos.- En la Web autonomosgalicia.org podrá encontrar la Guía Básica y la re-lación de cuadernos, cuya temática se centra en áreas concretas de la gestión del negocio. Cuentan además con cuadernos específicos para los sectores de hostelería, comercio minorista, construcción y profesionales liberales.

• ProcedimientosdeCalidadparalamejoradelaGestióndelasMicroPymes.- Docu-mentos en los que se recogen una serie de procedimientos de gestión interna de las pymes, tanto de tipo general como sectorial.

Cómo aplicarlos.- El usuario podrá consultar en los procedimientos de tipo general o sectorial aquellos que se ajusten a su proyecto. una vez seleccionados su lectura será de utilidad no sólo para la elaboración del plan de negocio, sino como referente para su aplicación práctica en la futura gestión de la empresa.

Formación para emprendedores y empresarios

BIC GALICIA a través de su Portal en Internet: http://www.bicgalicia.es oferta una amplia relación de cursos y seminarios presenciales y on-line, orientados a emprendedores, empresarios y técnicos de promoción económica, en los que se imparten conocimientos necesarios para el análisis de la idea de negocio, su puesta en marcha y la gestión y consolidación de la empresa.

1 . Modelo de plan de negocio: empresa de gestión

documental


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1 . Modelo de plan de negocio: empresa empresa de gestión documental

1 .1 Definición de las características generales del proyecto

El presente plan de negocio se realiza para analizar la viabilidad del proyecto empresarial Xestidoc S.L., que supone la creación de una empresa de Gestión documental que tendrá como actividad principal los servicios de custodia, digitalización, destrucción, formación y gestión do-cumental con asesoría informática.

La oportunidad de negocio aparece porque a día de hoy las tecnologías de la información y las telecomunicaciones ocupan un lugar muy destacado en cualquier empresa, siendo elemen-tos indispensables de gestión, que requieren un capítulo importante de las inversiones. En el plano teórico, la adaptación a las nuevas circunstancias pasa por la proposición de modelos que se basan en la gestión adecuada de los “activos intangibles” y el “capital intelectual “, lo que globalmente se conoce como la gestión del conocimiento; y para conseguir una buena gestión de la información y el conocimiento, las empresas deben organizar y conseguir un buen sistema de gestión documental, motivada fundamentalmente por:

• lafaltadeespaciofísicoparasualmacenamiento;

• elahorroentiempodelocalizacióndelainformación;

• elcumplimientodelalegislaciónvigenteylacrecientepreocupaciónporlaseguridadde la información.

según un estudio de DBK, el mercado de servicios de gestión documental, incluyendo consul-toría, desarrollo e implantación de aplicaciones, digitalización, recogida, custodia y destrucción de documentos, alcanzó los 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 17% en 2006 y del 14% en 2007.

El perfil de cliente que contrata este tipo de servicios presenta las siguientes características:

• Sonentidadesqueacumulanarchivos/documentaciónhistóricasinunlugarespecífi-co para ella.

• Generanmúltiplestransaccionesdocumentales,debidoalelevadovolumendeges-tiones realizadas con sus clientes, proveedores, etc.

• Tienenproblemasinternosdeespacioporqueestánsituadasenzonascéntricasdelasciudades, donde el precio del metro cuadrado es caro.

• Sepierdemuchotiempoenlabúsquedadedocumentación,puestoqueseencuentradesordenada sin criterios de clasificación, lo que supone un acceso difícil a la misma.

• Generalmente,losdocumentosseencuentranenpésimascondicionesambientales,con altos niveles de humedad, gran cantidad de polvo y sin circuito de renovación del aire, lo que puede provocar la degradación de los documentos y la consecuente pérdida de información.

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La ventaja competitiva frente a la competencia se centra en el perfil del cliente al que dirige sus servicios y que presta un servicio de tipo integral y adaptado a cualquier tipo de gestión, ya sea con sistemas avanzados de gestión empresarial (CRM, ERP, etc.) o empresas que toda-vía basan la gestión en papel. Por otra parte, a la hora de implantar soluciones en la empresa cliente, Xestidoc S.L. utilizará un sistema de “proyecto piloto”, instalando el proceso en un solo departamento, para probar su operatividad, así como verificar el funcionamiento y poder corregir errores.

Xestidoc S.L contará con una estructura pequeña y ágil, adaptable a las necesidades del clien-te y con capacidad para dar respuesta a todos los requerimientos que planteen los clientes ya sea, a través de servicios propios o a través del apoyo de la red de conocidos de las promotoras, con los que se trabajará mediante subcontratación de servicios específicos.

La empresa se ubicará en una nave alquilada en el polígono de NOVO MILLADOIRO, a 5 minutos de santiago de Compostela y con una posición estratégica, ya que está próxima a las vías de comunicación que unen la capital con el resto de Galicia.


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1 .2 Presentación de los emprendedores

Las promotoras de este proyecto son Mar Mariñas y sabela Peña1, ambas con experiencia en el sector de la gestión documental y que, tras varios años trabajando por cuenta ajena, deciden unir sus conocimientos e intereses para poder desarrollar un proyecto en común que les permita dirigir los esfuerzos hacia el área que más les motiva: la gestión de la información.

Mar Mariñas es Diplomada en Biblioteconomía y documentación por la universidad de A Coruña y Licenciada en Documentación por la universidad Oberta de Cataluña.

tras un período de trabajo como becaria en el Archivo de RtVG, su mayor experiencia parte de la empresa privada, donde estuvo trabajando, primero 5 años en una empresa como con-sultora junior en gestión documental y, posteriormente, de Analista Programador y Analista Funcional en proyectos de gestión documental durante 8 años en una empresa dedicada a las tecnologías de la información.

sabela Peña, por su parte, es Diplomada en Ingeniería Informática por la universidad de A Coruña y cuenta con una dilatada experiencia en el ámbito de las tecnologías de la información: comenzó su carrera profesional como técnico en imagen y gestión documental en unos gran-des almacenes, posteriormente desempeñó el puesto de responsable informático en una gran empresa durante 3 años y, por último, acumula ya una década de experiencia como jefa del departamento de informática de una gran empresa tIC, en la que se encargaba del desarrollo de aplicaciones y gestión de bases de datos, desarrollo de proyectos informáticos de gestión documental y Destination Management systems.

Además, las dos promotoras se han preocupado de observar el funcionamiento de otras áreas de la empresa, como la evolución de las ventas, mantener buena relación con los clientes, de-tectar necesidades específicas y documentarse sobe tendencias de mercado.

A lo largo de este año, con el objeto de prepararse para la creación de su propia empresa, han acudido a varios cursos impartidos por Bic Galicia, como el Curso de Motivación Emprendedora, el de Generación y Maduración de Ideas o de Planificación Empresarial. El resto de carencias en aspectos relacionados con la gestión empresarial las han cubierto con las herramientas que esta entidad pone al servicio del emprendedor.

Las promotoras entienden que el éxito de su iniciativa exige una alta dedicación, por lo que esta será su única actividad empresarial.

1 Nota de los autores: El currículum del promotor debe adjuntarse como un anexo al plan de empresa, ampliando y detallando la información que se indica en este epígrafe.

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1 .3 Datos básicos del proyecto

El siguiente cuadro presenta de forma resumida las principales características del proyecto.

Cuadro1.-CaracterísticasdelaEmpresa

Los datos de inversión y los resultados económicos básicos se detallan en la siguiente tabla.

Cuadro2.-Resumendelosdatoseconómicosyfinancieros

Concepto Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Inversión total 73.300,00 5.000,00 5.000,00 2.300,00 7.000,00

Fondo de maniobra inicial 24.259,02 0 0 0 0

Recursos propios 38.000 0 0 0 0

Recursos ajenos 36.000 0 0 0 0

Previsión de ventas 145.650 164.330,84 185.444,61 218.403,22 246.793,60

Resultados estimados después de impuestos 15.439,02 26.925,58 25.455,86 33.836,77 52.222,74

Tesorería acumulada 6.389,64 59.195,77 85.367,95 126.566,79 182.690,64

Sector Gestión documental

Actividad Gestión documental

Clasificación Nacional de Actividades Económicas 72.3, 72.4 / 73.74

Forma Jurídica Sociedad Limitada

Localización Milladoiro – Ames (A Coruña)

Instalaciones Nave de 400 m2

Equipos y maquinaria

Equipos informáticos, software, mobiliario, máquina

digitalización, máquina destructora-compactadora, carretilla

elevadora, etc.

Personal y estructura organizativa Dos promotoras, dos documentalistas, un transportista.

Cartera de ServiciosDigitalización, Destrucción, Custodia, Formación y gestión docu-mental con asesoría informática.

Clientes Empresas de más de 50 empleados

Herramientas de Promoción Web corporativa, videos de presentación, Mailing, Vehículos rotulados, Cartelería y folletos.

2 . Entorno en el que se realizará la actividad de la

empresa


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2 . Entorno en el que se realizará la actividad de la empresa

2 .1 Entorno económico y sociocultural

Contexto económico nacional e internacional

El informe del Banco de España sobre el primer semestre del 2010 refleja las dificultades para superar el contexto de crisis económica y financiera. Durante el segundo trimestre del 2010 la actividad económica en España mantuvo un tono de lenta recuperación –ya iniciada en el primer trimestre-, mostrando el PIB un aumento intertrimestral del 0,2%; si bien en términos interanuales se registró un retroceso del 0,1%.

Por componentes destaca el repunte de la inversión en bienes de equipo (4,6% intertrimes-tral) mientras que la expansión del consumo privado y público se acrecentó en cifras inferiores (1,2% y 0,7%, respectivamente).

El índice de directores de compra del sector servicios de la eurozona (PMI) tuvo unos meses negativos durante el verano siguiendo la línea del indicador de cifras de negocios del sector ser-vicios con un descenso interanual, en términos reales, del 2,7%, si bien alcanzó en octubre los 53,5 puntos, dos décimas más que en el mes anterior, en el primer incremento que experimenta desde el pasado mes de mayo.

El acceso a la financiación especialmente para circulante, continúa siendo una seria dificultad para el crecimiento económico pese a las medidas tomadas desde la administración en diferen-tes programas estatales y autonómicos, éste junto al problema del desempleo, son dos de las grandes dificultades que debe superar la economía española en los próximos meses.

Por lo que respecta al sector de la Gestión documental, según el primer informe sobre Do-cumentación Digital en España realizado por la Asociación Española de Documentación Digital (AEDOC) en 2006, alrededor de un 70% de las empresas de la muestra considerada en el estu-dio estaban afrontando la digitalización, escaneado y/o captura de sus documentos, motivada fundamentalmente por:

• lafaltadeespaciofísicoparasualmacenamiento;

• elahorroentiempodelocalizacióndelainformación;

• elcumplimientodelalegislaciónvigenteylacrecientepreocupaciónporlaseguridadde la información.

Al contrario de lo que pudiera parecer, la paulatina sustitución de los documentos en papel por su versión digital no resta mercado a las empresas de gestión documental, sino que amplía su campo de actuación introduciendo la posibilidad de ofertar nuevos servicios inherentes a la aplicación de las nuevas tecnologías en cuanto a gestión documental se refiere. En este marco, los nuevos campos de desarrollo de producto de este tipo de empresas vienen aparejados a una serie de avances tecnológicos, entre los que cabe destacar:

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• ElcrecienteusodelasTICsyelcomercioelectrónicoenlasempresas,queconllevanla generación de documentación en formato electrónico.

• Laintroduccióndelafacturaciónelectrónica.

• Eldesarrollodelaadministraciónelectrónica.

Cuadro3.-Utilizacióndedocumentosdigitalesenlasempresas,EspañayGalicia,enero2010(%)

Fuente: INE, Encuesta de uso de tIC y Comercio Electrónico en las Empresas.

De acuerdo a los datos del gráfico anterior, se puede apreciar que cada vez cobra mayor re-presentatividad en el mundo empresarial la utilización de documentos digitales en la realización de sus gestiones, en este caso la emisión y recepción de facturas.

Con la Orden EHA/926/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas dis-posiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, se propició la evolución favorable en la utilización de este tipo de documentación electrónica frente a su tradi-cional emisión en papel, que implicaba su conservación y archivo durante un período mínimo de cuatro años a efectos de validez legal de cara a la Agencia tributaria. Esta normativa constituye un paso más dentro del desarrollo de la era digital, formulando la posibilidad de integrar en el proceso de digitalización de los documentos de interés tributario (especialmente facturas) una firma electrónica cualificada que aporte a los documentos electrónicos resultantes el mismo valor probatorio que los documentos originales en papel.

Del mismo modo, la creciente gestión de la documentación digital posee un nexo intrínseco con el desarrollo de la Administración Electrónica (e-Administración), cuyo objetivo es la agiliza-ción burocrática mediante la integración de los diferentes sistemas de información entre las Ad-ministraciones Públicas, evitando así la duplicidad de documentos y otorgándoles a las empresas y ciudadanos la posibilidad de realizar sus trámites en línea. En este marco, la aprobación de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios Públicos sienta las bases de la adaptación definitiva de la Administración a la sociedad de la información, lo que implicará la creación de nuevas soluciones de gestión de la documentación.

España

Galicia

Empresas que realizaron intercambio electrónico de datos mediante envío de

facturas electrónicas

Empresas que realizaron intercambio electrónico de datos

mediante recepción de facturas electrónicas

Empresas que utilizaron firma digital en alguna comunicación enviada

desde su empresa

0 %

20 %

40 %

60 %


21

Por lo que respecta a la evolución de la actividad, según los datos ofrecidos por la firma DBK, en su informe “Gestión Documental 2008” (último disponible), el mercado de servicios de gestión documental, incluyendo consultoría, desarrollo e implantación de aplicaciones, digitali-zación, recogida, custodia y destrucción de documentos, alcanzó los 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 17% en 2006 y del 14% en 2007.

En este estudio, DBK señala que la creciente complejidad de manipulación de la documenta-ción y las necesidades surgidas a raíz del desarrollo tecnológico, están motivando una creciente externalización de esta actividad, lo que contribuye al dinamismo del mercado.

Además, el impulso de la administración electrónica, en todos los ámbitos del sector Público, está avivando el crecimiento de esta industria.

sin embargo, aunque las perspectivas eran optimistas, la consultora ya rebajaba sustancial-mente el incremento del mercado previsto para el año 2008 y lo situaba en un 8-9%; ya que, aunque la subcontratación de la gestión documental y la entrada en vigor de nuevas normativas siguen propiciando el crecimiento de esta industria, el deterioro de la coyuntura económica im-pedirá que se repitan las altas tasas de años anteriores.

22


2 .2 Entorno normativo

El conjunto de normas estatales y europeas que determinan o condicionan la prestación de los servicios que ofrecerá Xestidoc S.L. a sus clientes es la siguiente:

Normativa de origen nacional

• Ley11/2007,deAccesoElectrónicodelosCiudadanosalosServiciosPúblicos.

• Ley25/2007,de18deoctubre,deconservacióndedatosrelativosalascomunica-ciones electrónicas y a las redes públicas de comunicaciones.

• Ley34/2002,de11dejulio,deserviciosdelasociedaddelainformaciónydeco-mercio electrónico.

• Ley59/2003,de19diciembre,denormasreguladorasdefirmaelectrónica.

• OrdenMinisterialHAC3134/2002,deFacturaciónTelemática.

• OrdenEHA962/2007,de10deabril,porlaquesedesarrollandeterminadasdispo-siciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, conte-nidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

• OrdenPRE/2740/2007,de19deseptiembre,porlaqueseapruebaelReglamentode Evaluación y Certificación de la seguridad de las tecnologías de la Información.

• Ordendel21defebrerode2000porlaqueseapruebaelReglamentodeAcredita-ción de Prestadores de servicios de Certificación y de certificación de determinados productos de firma electrónica.

• LeyOrgánica15/1999,del13dediciembre,deproteccióndedatosdecarácterper-sonal.

• RealDecreto994/1999,de11dejunio,porloqueseapruebaelReglamentodeMe-didas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.

• RealDecretoLey14/1999,del17dediciembre,sobrefirmaelectrónica.

• RealDecreto1906/1999,del17dediciembre,porloqueseregulalacontratacióntelefónica o electrónica con condiciones generales.

• Ley7/1998,del13deabril,sobreCondicionesGeneralesdelaContratación.

• RealDecreto1/1996,del12deabril,por loqueseaprueba laLeydePropiedadIntelectual.

• LeyOrgánica10/1995,del23denoviembre,delCódigoPenalComún(delitosinfor-máticos).

• Resoluciónde24deoctubrede2007,delaAgenciaEstataldeAdministraciónTribu-taria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización con-templado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.


23

NormativaconorigenenlaUniónEuropea

• Directiva 95/46, CEE, del 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de laspersonas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de esos datos.

• Directiva99/93/CE,delParlamentoEuropeoydelConsejodel13dediciembrede1999, por lo que se establece un marco comunitario para la firma electrónica.

• Directiva96/6/CE,del11demarzode1996,sobreprotecciónjurídicadelasbasesde datos.

• Directiva97/66/CE,del15dediciembrede1997,sobretratamientode losdatospersonales y protección de la intimidad en el sector de las telecomunicaciones.

24


2 .3 Entorno tecnológico

Aunque tradicionalmente la gestión documental se relaciona con la organización, cataloga-ción y custodia de documentos en papel, actualmente los documentos se generan en múltiples soportes, con lo cual, la tecnología se convierte en un factor determinante en la gestión diaria de las empresas y, sobre todo, en la gestión de su documentación.

Hoy en día lo habitual es que las empresas necesiten implantar sistemas informáticos que permiten la planificación y el control de los procesos y los recursos: aplicaciones tipo MRP (Ma-terial Requirements Planning), ERP (Electronic Resource Planning), CRM (Customer Relations-hip Management) y sCM (suply Chain Management). Dichas aplicaciones permiten controlar los datos relativos a los procesos clave (comercial, ingeniería, compras, fabricación, almacenes, expediciones, facturación, tesorería, contabilidad analítica, contabilidad financiera). Estos MRP, ERP, CRM y sCM han tenido mucho éxito en la mejora de las organizaciones, ya que facilitan la sistematización de los procesos y permiten disponer de información en tiempo real que resulta crucial para la gestión.

Para poder dar respuesta a las necesidades de las empresas en cuanto a gestión documental e integrarla con estos sistemas, Xestidoc S.L. estará en disposición de trabajar con diferentes siste-mas operativos (Windows, solaris, Linux, etc), servidores de aplicaciones (tomcat, Websphere), plataformas (Documentum, Webpublisher, ultimus, Vignette, FatWire, OpenCMs), Entornos colaborativos (EMC, Vignette, Alfresco), sistemas ERM (Employee Relationship Management), bases de datos (Oracle, PostgresQL, Mysql, etc) y lenguajes de programación (J2EE, JsP, XML, XsL, Jphython, sQL, DQL).

En un entorno tan cambiante como el de las nuevas tecnologías, es necesario que Xestidoc S.L. esté al día en cuanto a las novedades tecnológicas, por lo que realizará estudios periódicos de las novedades en sistemas de gestión documental que la competencia ponga en el mercado y, por supuesto, acudirá a ferias sectoriales, jornadas y eventos. A continuación mostramos las de mayor interés:

• CongresodeANABAD,enMadrid.CongresosobreMemoriayTecnología.

• SeminariodeMedidasdeconservaciónymantenimientodematerialesdocumentalesen Madrid. seminario organizado por la Fundación Ciencias de la Documentación.

• JornadasdeTratamientoyRecuperacióndeInformaciónenLeganés(Madrid).

• MiteenSantiagodeCompostela.Certamendelastecnologíasdecomunicacióneinformación.

• GaliciaTIC.Forodereferenciasobretecnologíasdelainformaciónycomunicacionesen Galicia.

• SIMOenMadrid.FeriadeInformática,multimediaycomunicaciones.

3 . Actividad de la empresa


3 . Actividad de la empresa

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3 .1 Definición del servicio que realizará la empresa

Los servicios de gestión documental abarcan diferentes áreas de la empresa y pueden ser muy variados. Actualmente, como se ha podido comprobar en el apartado de Entorno Económico y sociocultural, el avance de la sociedad y el desarrollo de las nuevas tecnologías tiene como con-secuencia que la mayoría de las empresas ya estén inmersas en la era digital, incorporando a sus sistemas nuevas aplicaciones informáticas que les ayudan en la gestión de la documentación.

Este contexto, sin embargo, no elimina la necesidad de la gestión documental, es decir, la concepción e implementación de soluciones que garanticen la reutilización del conocimiento de la empresa mediante la reducción de las pérdidas de información, de redundancias, de tiempos y de costes de búsqueda y consulta, mediante la automatización de procesos de elaboración y revisión de la documentación.

Con esta misión nace Xestidoc S.L., la de prestar servicios para la optimización del uso del conocimiento generado en la organización mediante una gestión documental eficaz, tanto para empresas que todavía no están digitalizadas como aquellas empresas con madurez tecnológica y organizativa (con sistemas de gestión de clientes, CRM o de recursos, ERP).

La empresa Xestidoc S.L. ofrecerá los servicios de:

-Gestióndeinformaciónydocumentación:

Consiste en la realización de un análisis de los procesos de generación y tratamiento de infor-mación y documentos en una empresa con la finalidad de diagnosticar la situación del sistema de gestión documental y, en función del estado del mismo, plantear soluciones a medida para eliminar las posibles incidencias y optimizar los puntos fuertes de la organización. su finalidad es facilitar la organización, recuperación y acceso a la información de forma sencilla, completa e integrada con todo tipo de contenidos (imágenes, fax, informes, archivos de aplicaciones, formularios HtML, mensajes de correo electrónico, video, etc.).

El procedimiento a seguir para ofrecer este servicio comienza con el análisis de la situación (se trata de ver el estado en que se encuentra la documentación del cliente, estudiar las diferentes posibilidades de organización para mejorar la gestión de la información), el asesoramiento sobre la propuesta a seguir para la gestión de documentos, la organización de esa gestión, el desarrollo e implementación de las herramientas necesarias para el registro y organización de la documentación y la elaboración de un manual de procedimiento para el personal de la organi-zación cliente, en el cual se detallarán los pasos correctos para una ordenación y gestión eficaz de toda la información.

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-Asesoríainformática

Consiste en el análisis de la situación de la organización cliente para proponer la implanta-ción de una herramienta adecuada a las necesidades del cliente. Este servicio proporciona a los usuarios aplicaciones para el uso, acceso y control de archivos y contribuye a crear un sistema de gestión de las tecnologías de la información adecuado a la identidad y actividad de cada cliente.

El procedimiento a seguir para la prestación de este servicio consistirá en el estudio de la si-tuación, analizar la información y los flujos documentales, diseñar la aplicación, el desarrollo de la aplicación y su implantación en la organización cliente.

-TransporteyCustodiadedocumentación:

La custodia consiste en el almacenaje de documentación, previamente referenciada en cajas adaptadas a tal efecto, conservando su soporte original, y colocadas de manera sistemática en las instalaciones de la empresa. En la actualidad, con la extensión del uso de las nuevas tecnologías en el ámbito empresarial y con ello, la creciente utilización de otros soportes de do-cumentación físicos diferentes del papel, se amplía el concepto de custodia de documentos en función de los distintos soportes en que se puede generar o publicar la información. Por ello, la tradicional custodia física (soporte papel) se completará con la custodia de otro tipo de soportes documentales, como pueden ser el óptico y el digital, entre otros.

Este servicio consiste en el asesoramiento, el inventariado y etiquetado de la documenta-ción, la recogida, la clasificación y grabación, la codificación, el depósito en cajas (específicas de acuerdo al material) y la ubicación y custodia de la documentación en unas instalaciones acondicionadas para ello. El cliente podrá demandar una búsqueda de su documentación, sea original o una copia, que le será remitida por la vía acordada previamente.

-Digitalizacióndedocumentos

Consiste en la obtención de la imagen digital del documento físico (papel) y la posterior gra-bación de los datos requeridos para tener referenciado de forma unívoca el documento. una vez registrada dicha imagen se puede convertir ese documento, en tiempo real, nuevamente en papel, tanto de forma parcial como total.

Este servicio permitirá a los clientes el ahorro en el espacio de almacenamiento físico, la or-ganización de documentos en archivos electrónicos, el ahorro en la búsqueda de documentos (podrán acceder a sus archivos desde su servidor o desde la página web de Xestidoc S.L. a través de una clave de usuario), la inmovilización de los documentos de papel y la facilidad de duplicación y distribución.

-Destruccióndedocumentación:

Las empresas trabajan con información confidencial que contiene datos que no pueden aca-bar en la basura convencional. La destrucción de documentación consiste en la eliminación de la información de cualquier tipo de soporte físico (papel, disquetes, CDs, DVDs, etc.) aplicable tanto por vencimiento del plazo legal de vigencia, como por la confidencialidad de la informa-ción contenida en el mismo, una vez que esta no resulta de utilidad. Al final de este servicio,


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Xestidoc S.L. emitirá un certificado de destrucción de acuerdo con la ley vigente de Regulari-zación del tratamiento Automatizado de los datos de carácter personal, y a requerimiento del cliente también se emitirá certificado notarial.

El proceso para la de destrucción de documentación consistirá en el asesoramiento previo sobre los documentos a destruir, la recogida de la documentación, el transporte, la eliminación confidencial de la documentación y el envío del certificado de destrucción. Para el proceso de destrucción contará con el material necesario, siempre respetando y colaborando con el medio ambiente mediante el reciclaje de la viruta de papel.

Para garantizar la confidencialidad del servicio, Xestidoc S.L., si el cliente lo desea, podrá rea-lizar el suministro del contenedor de documentos precintado, su instalación en las dependencias del cliente y la recogida puntual de los contenedores.

-Formaciónentécnicasdegestióndocumental

Consiste en la impartición de cursos de formación en el área archivística al personal interno de las empresas clientes, ofreciendo formación a los empleados sobre el uso de la gestión web, así como el tratamiento de la información y los procedimientos para la gestión de la documen-tación.

Esta formación se desempeñará, en la medida de lo posible, en el centro de trabajo del mis-mo.

30


3 .2 Factores clave de éxito

Los factores clave de éxito para la empresa están determinados por los siguientes elementos:

• Localizacióninmediatadetodalainformación. Xestidoc S.L ofrecerá un servicio de gestión y almacenamiento de documentos en todos los formatos, con una organiza-ción eficaz, lo que permitirá al cliente el ahorro máximo de espacio, tiempo y mate-rial.

• Adaptabilidad:un método no tiene por qué ser único para todos los clientes, por lo que Xestidoc S.L. propone un conjunto de principios, procedimientos y técnicas capaz de adaptarse a situaciones distintas.

• Pruebaymantenimientodelsistema: En Xestidoc S.L. sabemos que no existe un método de análisis de un proyecto que sea capaz de dar una solución si antes no se pone en práctica y se usa de forma experimental, puesto que es difícil analizar y pre-ver todas las situaciones posibles, como también lo es definir las futuras necesidades de los usuarios. Por tanto, se ofrecerán pruebas del sistema con el fin de ir compro-bando su utilidad y funcionamiento.

• Seguridadtotaldeladocumentación: todos los servicios de Xestidoc S.L, desde la digitalización hasta la custodia, están cubiertos con sistemas de seguridad (contra incendios, inundaciones, tratamiento de papel, etc.) que eviten la pérdida o daño.

• Accesoremotoeinmediato. se ofrecerá una accesibilidad total por parte de la em-presa cliente a la documentación en custodia, es decir, podrá consultar la documen-tación en cualquier momento y desde cualquier lugar a través del control de acceso por usuario a los documentos.

• Accesoselectivo,eficazydescentralizado a la información, bien a través de sistemas de gestión o a través de la página web de Xestidoc S.L, con un punto único de acceso y múltiples fuentes de información.

• Workflow. A través de este sistema se permitirá la conexión entre distintas oficinas o sucursales del cliente, permitiendo compartir la información de la empresa entre de-partamentos, proveedores y clientes, si es necesario, a través de un acceso selectivo a la información.

• Certificadodigital homologado con la Agencia tributaria.

• Servicioscomplementarios. servicios de postventa de mantenimiento de aplicacio-nes informáticas y de sistemas de gestión de información, así como la formación interna de los usuarios de la empresa encargados de estas tareas.

4 . El proceso de presentación del servicio


4 .1 Determinación del proceso de prestación del servicio

El proceso a seguir por Xestidoc, S.L. para la prestación de sus servicios será el siguiente:

-Gestióndeinformaciónydocumentación:

1 Contacto con el cliente a través de una visita comercial, por teléfono o a través de la web de la empresa.

2 Fijación de cita con el cliente para la definición del proyecto. Es el momento en que se identifican los problemas documentales del cliente y lo que se pretende conseguir con el sistema de gestión documental, así como la delimitación de los departamentos que se incluirán en el estudio.

3 Análisis de la situación. A partir de los objetivos marcados en la definición del proyec-to, se analizan los tipos y soportes de documentos generados, así como los procesos de producción, recepción, almacenamiento, difusión, conservación y preservación de la documentación. se analiza también la tecnología utilizada y la forma en que se utiliza.

4 Realización del presupuesto. Aquí se evalúan los costes del proyecto: alcance del proyecto, el tiempo de desarrollo, el personal necesario, materiales, condiciones de trabajo, etc., así como los costes y beneficios intangibles para el cliente, incluyendo la formación y entrenamientos del personal de la empresa cliente.

5 Diseño del proyecto: En el caso de aceptación del presupuesto, se realiza la organiza-ción de esa gestión de la documentación (organización y codificación de la documen-tación según un orden preestablecido: clasificación, descripción y ordenación), el de-sarrollo e implementación de las herramientas informáticas necesarias para asegurar el acceso a los documentos, y garantizar la organización, conservación y eliminación de los mismos.

6 Implantación: se realizará la implantación del sistema de gestión documental por fases, para poder comprobar su eficacia y detectar posibles errores.

7 Formación de usuarios: se formará al personal de la empresa cliente por áreas, en función de las tareas documentales que realicen y se elaborará un manual de proce-dimiento para el personal de la organización cliente, en el cual se detallarán los pasos correctos para una ordenación y gestión eficaz de toda la información.

33

4 . El proceso de presentación del servicio

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-Asesoríainformática

1. Estudio y análisis del proyecto: análisis de la documentación producida y gestionada por la organización, personal responsable de la documentación, flujos documentales, etc.

2. Diseño de la aplicación informática en función de las necesidades del cliente.

3. Presentación de la aplicación al cliente para su aceptación.

4. si la aplicación es aceptada, se procede al desarrollo de la aplicación necesaria para la organización de la documentación.

5. Implementación, en la organización cliente, de la aplicación informática.

CONTACTO INICIAL CON EL CLIENTE

Contacto de la empresa con el cliente

Organización gestión documental

Fijación de cita para estudio documental

Diseño del proyecto

Análisis situación documental del cliente

Implantación del proyecto

Realización de presupuesto

Formación a los usuarios

Indagación sobre motivos y negociación

Elaboración de nuevo presupuesto

FIN

FIN

¿se aceptapresupuesto?


sI

NO

NO

NO

sI sI

¿se detectanerrores?


35

-TransporteyCustodiadedocumentación:

1. Estudio y análisis del proyecto: análisis de la documentación producida y gestionada por la organización, personal responsable de la documentación, flujos documentales, etc.

2. Inventariado de la documentación: identificación de la documentación existente (for-matos, dimensiones, condiciones de conservación, nivel de seguridad, etc.).

3. Codificación de la documentación, organización en cajas y etiquetado.

4. Recogida de la documentación solicitada para custodia.

5. transporte de la documentación hasta las instalaciones de Xestidoc S.L. en vehículos habilitados.

6. Organización de la documentación: introducción de la documentación en un sistema que permita su gestión.

7. ubicación de la documentación en sus respectivos continentes (cajas, carpetas, cds, etc.) y en sus respectivas estanterías dentro de las instalaciones de Xestidoc S.L.

8. Gestionar las consultas y solicitudes de documentación del cliente.

ASESORÍA INFORMÁTICA

Estudio de la situación documental de la empresa

Desarrollo de la aplicación

Diseño de la aplicación informática

Realización de presupuesto y presentación al cliente

Indagación sobre motivos y negociación

Elaboración de nuevo presupuesto

FIN

FIN



sI

NO

NO

sI

36


-Digitalizacióndedocumentos

1. Estudio y análisis del proyecto: análisis de la documentación producida y gestionada por la organización y planificación de la metodología a seguir.

2. Inventariado de la documentación: identificación de la documentación existente (for-matos, dimensiones, condiciones de conservación, nivel de seguridad, etc.).


4. Recogida de la documentación solicitada para digitalizar.

5. transporte de la documentación hasta las instalaciones de Xestidoc S.L. en vehículos habilitados.

6. Digitalización de la documentación y grabación en el formato escogido por el cliente (Cd, DVD, etc.).

7. Envío de la documentación digitalizada al cliente.

8. Instalación de la documentación digitalizada en los sistemas del cliente.

CUSTODIADELADOCUMENTACIÓN

Estudio de la situación documental de la empresa

Recogida documentación

Inventariado de la documentación

transporte documentación

Etiquetado documentación

Captura de la documentación

ubicación en las instalaciones de custodia

Captura de la documentación

Digitalización

Grabación de la información en el sistema Xestidoc

Codificación de la información

FIN


37

-Destruccióndedocumentación:

1. Estudio y análisis del proyecto: análisis de la documentación a destruir (si el cliente lo requiere) o suministro del contenedor de documentos precintado y su instalación en las dependencias del cliente.


3. Recogida de la documentación solicitada para destruir.

4. transporte de la documentación hasta las instalaciones de Xestidoc S.L en vehículos habilitados.

5. Destrucción de la documentación con la maquinaria necesaria.

6. Envío del certificado de destrucción al cliente.

7. Envío de la viruta de papel a una planta de reciclaje.

-Formaciónentécnicasdegestióndocumental

1. Estudio y análisis del proyecto: análisis de los procesos de gestión documental insta-lados en la empresa y el conocimiento previo del personal de la organización en estos procesos.

2. Preparación del material y herramientas adaptadas a las necesidades de formación de cada organización.

3. Programación de la formación (número de alumnos, necesidades de instalaciones y materiales).

4. Formación del personal de la organización.

5. tutorización de las primeras fases de los procesos de gestión de la información.

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4 .2 Subcontrataciones

En el caso de Xestidoc S.L. las subcontrataciones se realizarán en casos puntuales en los que el propio personal de la empresa no se pueda hacer cargo del trabajo, como en los casos de desarrollo de ciertas aplicaciones informáticas.

Para ello, las promotoras buscarán contactos entre los profesionales conocidos, los criterios de selección son la confianza personal resultado de pasadas colaboraciones, la calidad en los trabajos finales y la seriedad en el cumplimiento de plazos.

se contratarán, además, los servicios de una empresa de gestión de prevención de riesgos laborales y de una empresa de seguridad.


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4 .3 Aprovisionamientos y gestión de stocks

una de las promotoras será responsable, tanto de los aprovisionamientos, como de la gestión de stocks, que serán mínimos para la gestión de los proyectos y vinculado a elementos informá-ticos y material de ofi cina.

La mayoría de las necesidades de aprovisionamiento serán de material (cajas, CDs, disquetes, etiquetas, etc.) y consumibles de ofi cina (folios, archivadores, tinta de impresión, etc.), por lo que las compras de material se realizarán a mayoristas de la zona.

La selección entre los mayoristas de la zona se realizará baremando cuestiones como el pre-cio, la rapidez, la seriedad en los plazos y la calidad y garantía de los productos, así como plazo de pago, que suele ser de 30 días.

Xestidoc S.L. no va a requerir gran cantidad de suministros para el desarrollo del servicio ni grandes espacios para almacenarlos, puesto que los aprovisionamientos que necesita serán, básicamente:

• lascajasutilizadasparalaprestacióndelserviciodecustodia,queocupanpocoespa-cio porque se reciben plegadas y, además, el proveedor tarda un máximo de 48 horas en servirlas.

• Elmaterialdeoficina,queseiráalmacenandoenlaoficinaadministrativay,aligualque las cajas, se reciben en un breve plazo de tiempo, por lo que no será necesario realizar grandes compras.

En la elaboración de este apartado del Plan de Negocio, se trabajó con las Memofi chas del apartado Calidad en la empresa.

[Más información en el epígrafe 0. Introducción]

40


4 .4 Procedimientos y controles de calidad

En la actividad de Xestidoc S.L. el control de la actividad es muy importante y se realizará sistemáticamente en cada una de las tareas desarrolladas.

La formación, la experiencia y la relación con el cliente durante el proceso de prestación del servicio son las principales garantías para la calidad fi nal.

una de las actividades que requerirá de mayor control será el desarrollo del software nece-sario para el control y gestión de la documentación en la empresa cliente. se establecerá un procedimiento que describa la sistemática a seguir para una correcta planifi cación del desarrollo de una aplicación de software y de las medidas de control a establecer por el gabinete de pro-gramación.

El procedimiento para la Planifi cación y Control de Proyectos de software será el siguiente:

Cuadro4.-Fujograma.PlanificaciónyControldeProyectosdeSoftware

Fuente: Procedimiento de Calidad para la Mejora de la Gestión de las Micropymes: Planifi cación y Control de Proyectos de software. BIC

GALICIA.

Además, la calidad fi nal basada en la percepción del cliente se evaluará según el seguimiento de la satisfacción, a partir de las encuestas proporcionadas a la fi nalización del trabajo realizado. Los aspectos que contribuirán a que los resultados de la satisfacción del cliente sean positivos serán la mejora continua, la formación y capacitación del personal y la eliminación de fallos y reclamaciones de clientes.

En la elaboración de este apartado del Plan de Negocio, se trabajó con el Procedimiento de Calidad Planifi cación y Control de Pro-yectos de Software

1. PLANIFICACIóN DIAGRAMA DE FLuJO

2. PROGRAMACIóN

3. CONtROLGRÁFICA DE tIEMPOs

FIN


41

4 .5 Niveles de tecnología aplicados en los procesos

Xestidoc S.L. se caracterizará por un alto nivel tecnológico, puesto que supone la herramien-ta de trabajo más importante. Aunque la empresa diseñará sus propios programas y bases de datos, adaptándolos a las necesidades concretas de los clientes, trabajará con los siguientes sistemas y maquinaria tecnológica:

Digitalización

se utilizará maquinaria de la principal empresa en gestión documental a nivel nacional, así como el software de control de producción documental en soporte digital. Las características serán las siguientes:

Funciones: copiar e imprimir, además de Escaneado y envío al correo electrónico, al buzón, al escritorio, al servidor de archivos en red y a aplicaciones de gestión de documentos.

Velocidad de impresión: En color un mínimo de 26 ppm y en negro un mínimo de 28 ppm.

Destrucción

- Máquina destructora-compactadora de gran capacidad:

- Nivel de seguridad: 4 (DIN 32757-1)

- tamaño de partículas: 2 mm Anchura x 15 mm Longitud

- Rendimiento de corte: 90-100 Hoja A4, 70g/m2

- Rendimiento por hora: 250 kg/h

- Anchura de trabajo: aprox. 500mm

Gestióndocumental

- Administrador Documentum.

- Plataformas: Documentum (Webtop, WDK, DFCs), Webpublisher, ultimus

- Lenguajes de programación: J2EE, JsP, XML, XsL, DQL.

- sistemas Operativos: Windows, solaris, Linux

- servidores de aplicaciones: tomcat, Websphere

Gestióndecontenidos

- Plataformas: FatWire, Vignette, OpenCMs

- Lenguajes de programación: J2EE, JsP, XML, Jphython, sQL

Entornos colaborativos

- Alfresco share

- EMC

- Vignette VBCs (Vignette Business Collaboration server)

5 . El mercado


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5 . El mercado

5 .1 Defi nición del mercado

5 .1 .1 Perfi l de cliente

tal y como indica la Guía de Actividad de BIC Galicia “Empresas de Gestión Documental”, los clientes potenciales de una empresa de servicios de gestión documental no tienen un perfi l ho-mogéneo, puesto que cualquier tipo de documentación generada es susceptible de ser tratada y gestionada por este tipo de empresas.

Así, se puede hablar tanto de empresas privadas que necesitan mejorar la gestión de la in-formación y sistematizar procesos organizativos para conseguir sus objetivos de una manera efi ciente, como de organismos públicos, que deben responder a la conservación y recuperación de la documentación como aspecto fundamental dado el carácter legal y testimonial que ésta posee.

En cualquier caso, se puede establecer una serie de características básicas con las que cuentan las entidades que demandan servicios de gestión documental:

• Sonentidadesqueacumulanarchivos/documentaciónhistóricasinunlugarespecífi-co para ella.

• Generanmúltiplestransaccionesdocumentales,debidoalelevadovolumendeges-tiones realizadas con sus clientes, proveedores, etc.

• Tienenproblemasinternosdeespacioporqueestánsituadasenzonascéntricasdelasciudades, donde el precio del metro cuadrado es caro.

• Sepierdemuchotiempoenlabúsquedadedocumentación,puestoqueseencuentradesordenada sin criterios de clasifi cación, lo que supone un acceso difícil a la misma.

• Generalmente,losdocumentosseencuentranenpésimascondicionesambientales,con altos niveles de humedad, gran cantidad de polvo y sin circuito de renovación del aire, lo que puede provocar la degradación de los documentos y la consecuente pérdida de información.

En la elaboración de este apartado del Plan de Negocio, se trabajó con los Manuales prácticos de gestión: Cómo realizar un estudio de mercado y Dirección estratégica empresarial.


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A continuación, se muestra una relación que contiene algunos de los principales clientes –por volumen de documentación generada- de las empresas de gestión documental.

• Archivos:Tienenungrannúmerodefondosdocumentalesquehayquerevisar,ca-talogar y clasificar para pasar a formar parte de los archivos históricos, o bien, ser eliminados.

El número de archivos existentes en Galicia, según el Censo de archivos del Ministe-rio de Cultura, es de 4.246.

• Bibliotecas:Losfondosexistentesdebenestarcatalogadosyclasificadosdemaneratal que el usuario final pueda acceder a ellos fácilmente. En la actualidad, las bibliote-cas demandan más servicios relacionados con la implantación de nuevas tecnologías de cara a la gestión interna de los fondos bibliográficos.

según los datos del INE, en el 2008 (último dato publicado) existían en Galicia 550 bibliotecas.

• Centrosdedocumentación:Sonentidadesadscritasaorganismosdenaturalezapú-blica o privada que funcionan como unidades de información especializada, cuya finalidad es servir de referencia y ayuda documental a los profesionales o investiga-dores en un área determinada.

• Hospitales:Lagranproduccióndehistorialesclínicos,cuyocontenidodebesertra-tado con rigurosa confidencialidad, exige el uso de los servicios de profesionales en gestión documental.

• Empresasquegenerengrandesvolúmenesdedocumentación.


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5 .2 Estimación de ventas

Dado que la mayor parte de las empresas de la competencia centran sus servicios en el sector público, Xestidoc S.L. se centrará en el sector privado:

•Empresasque,porsuactividad,generangrandesvolúmenesdedocumentación:

- Compañías de seguros: Generan un gran volumen de documentación que, a efectos legales, debe ser archivada.

- Banca: Manejan una gran cantidad de documentación que debe ser custodiada du-rante períodos determinados, dependiendo de su tipología. En este sentido, al estar situadas las oficinas y sucursales en zonas céntricas donde el coste por metro cuadra-do del suelo es elevado, es habitual que tengan externalizada la gestión y custodia de la documentación.

- Abogados, ingenieros y arquitectos: son demandantes de diferentes servicios ofer-tados desde las empresas de gestión documental, entre los que cabe destacar la microfilmación de los planos, debido a su importante valor.

- Clínicas privadas: Producen gran cantidad de historiales clínicos, cuyo contenido debe ser tratado con rigurosa confidencialidad, y que ocupan demasiado espacio.

Cuadro5.-NúmerodeempresasenGalicia,2009

Fuente: IGE

• Empresasdemediosdecomunicación:televisión,radio,prensaetc.

GALICIA A Coruña Lugo Ourense Pontevedra

Servicios financieros 57 38 3 2 14

Seguros, reaseguros y fondos de pensiones 35 13 4 3 15

Actividades auxiliares a los servicios financieros y a los seguros

3.823 1.639 458 445 1.281

Actividades jurídicas y de contabilidad 9.964 4.604 1.037 1.043 3.280

Servicios técnicos de arquitectura e ingeniería; ensayos y análisis técnicos

7.913 3.830 856 725 2.502

Actividades veterinarias 674 260 194 61 159

Actividades sanitarias 5.924 2.789 648 595 1.892

TOTAL 28 .390 13 .173 3 .200 2 .874 9 .143

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Cuadro6.-NúmerodeempresasenGalicia,2009

Fuente: IGE

• Empresasdecualquiersectoralasqueselessuponeunvolumendocumentalalto(másde 10 empleados)

según datos del Instituto Galego de Estatística (IGE), en Galicia, en 2009 existían 209.870 empresas, de las cuales, 9.642 tienen más de 10 empleados:


Artes gráficas y reproducción de soportes grabados 830 376 75 55 324

Edición 394 207 25 22 140

Actividades cinematográficas, de vídeo y de programas de televisión, grabación de sonido y edición musical

438 256 18 23 141

Actividades de programación y emisión de radio y televisión 48 25 3 5 15

Telecomunicaciones 126 49 14 15 48

Servicios de información 119 56 13 9 41

Publicidad y estudios de mercado 1.370 633 140 91 506

TOTAL 3 .325 1 .602 288 220 1 .215


49

Cuadro7.-NúmerodeempresasenGaliciaportramodeempleados:

Fuente: IGE

Cuadro8.-Distribucióndelafacturaciónsegúnsegmentodemercado


Todos 209.870 87.879 25.805 24.114 72.072

sin asalariados 125.377 54.408 14.938 14.610 41.421

de 1 a 2 asalariados 47.724 19.008 6.238 5.624 16.854

de 3 a 5 asalariados 19.301 7.377 2.627 2.188 7.109

de 6 a 9 asalariados 7.826 3.045 983 793 3.005

de 10 a 19 asalariados 5.272 2.160 597 506 2.009

de 20 a 49 asalariados 3.128 1.305 325 293 1.205

de 50 a 99 asalariados 792 360 69 64 299

de 100 a 249 asalariados 340 160 24 25 131

de 250 o más asalariados 110 56 4 11 39

CLIENTE %

Empresas que, por su actividad, generan grandes volúmenes de documentación 52%

Empresas de comunicación 20%

Empresas en general de más de 10 empleados 28%

50


5 .3 La competencia

5 .3 .1 Identificación de las empresas competidoras

El análisis de las empresas competidoras en nuestra actividad no es sencillo, puesto que no todas las empresas ofrecen los mismos servicios. En este sentido, la competencia se debe analizar en relación a los servicios ofertados, y no al número de empresas.

Existen muchas empresas que se ofertan para alguno de los servicios que ofrece Xestidoc S.L, aunque no sea el objeto de su negocio (como es el caso de las empresas de mudanzas que ofrecen el servicio de guardamuebles como custodia de archivos o las empresas de informá-tica que ofrecen software de gestión de archivos); y otras que, dedicándose por completo a la gestión documental, no se publicitan en directorios comerciales sino a través de publicidad especializada (revistas, asociaciones, etc.), por lo que no es fácil realizar un censo de las mis-mas. Por otra parte, hay que señalar también que existe un gran número de empresas que, teniendo la sede en otra comunidad autónoma, ofrecen sus servicios en Galicia.

A continuación analizaremos la competencia en base a los servicios ofertados:

• Custodiadedocumentación: Existen muchas empresas de mudanzas que ofrecen el servicio de guardamuebles para la custodia de documentación. En este sentido, no se van a considerar como competencia directa de Xestidoc S.L., puesto que no realizan los servicios de consultas de documentación ni análisis para destrucción.

• Digitalización: Aquí podemos encontrar variedad de tipos de empresas, desde em-presas que ofrecen software para digitalizar, empresas que ofrecen máquinas tipo escáner o empresas de informática que incluyen este servicio en su cartera. El núme-ro de empresas que ofrecen este servicio es muy elevado, sin embargo, se centran exclusivamente en el servicio de digitalización, sin realizar un análisis previo de la documentación a grabar, por lo no compiten directamente con Xestidoc S.L., que ofrece un servicio más integral en cuanto al proceso.

• Destrucción: En este campo estarían las empresas de venta de maquinaria de des-trucción de papel, que podrían suponer una cierta competencia. sin embargo, al igual que ocurre con el servicio de digitalización, la compra de esta máquina no supone una competencia con el servicio, puesto que el cliente tendría que analizar la documentación a destruir, tener personal específico dedicado a ello y, además, tendría que encargarse después de la retirada del papel. Existen, sin embargo, 3 em-presas especializadas en este servicio ubicadas en la provincia de Pontevedra. Estas empresas tampoco serían competencia directa de Xestidoc S.L., puesto que sólo se encargan de este proceso y no incluyen la gestión de toda la documentación.

• Gestióndedocumentación: Este servicio incluye un tratamiento integral de la do-cumentación de la empresa, su análisis, asesoramiento al cliente sobre el proceso a seguir y las necesidades de software o sistemas.

En este campo último campo, que recoge las empresas que son competencia directa de Xestidoc S.L. es donde encontramos menor número de empresas, detectando tan sólo 9 em-presas en Galicia que presten una cartera de servicios integral. De estas 9 empresas de gestión documental, 5 se encuentran en la provincia de Pontevedra y 4 en A Coruña.


51

La forma jurídica adoptada por todas las empresas es la sociedad Limitada.

Además, el tipo de cliente al que se dirigen suele ser de perfil público, es decir: Bibliotecas, archivos, fundaciones, administraciones locales y hospitales, básicamente.

5 .3 .2 Diferencias respecto a los servicios de la competencia

La principal diferencia de Xestidoc S.L frente a la competencia será, básicamente, el tipo de cliente al que va a destinar sus servicios, ya que, mientras la mayoría de las empresas existen-tes centran sus esfuerzos en clientes del sector público (archivos, bibliotecas, hospitales, etc.), Xestidoc S.L. dirigirá sus servicios al sector privado.

Otra de las principales ventajas y diferencias de Xestidoc S.L. con respecto a la competencia es su tamaño, ya que al tratarse de una empresa pequeña, se puede involucrar perfectamente en los proyectos del cliente, desde la dirección hasta la ejecución de los servicios, garantizando un trato personalizado y el aporte de experiencia, asumiendo una responsabilidad directa de la empresa sobre el éxito en el trabajo. La mayoría de las empresas de gestión documental son grandes y no tienen sede en Galicia, lo que dificulta la comunicación con el cliente y la presta-ción de ciertos servicios. Xestidoc S.L. estará ubicada en el centro de Galicia, lo que asegurará la proximidad al cliente y la respuesta rápida a sus demandas.

Otra de las ventajas será la prestación de un servicio integral. En el análisis de la competen-cia se observa la existencia de muchas empresas que pueden ser competidoras en algún servi-cio, pero hay pocas que realicen una gestión completa de la documentación y que incorporen todos los servicios en su cartera.

La personalización de los servicios será otra característica diferenciadora con respecto a aquellas empresas que ofrecen una solución estándar. Aunque las empresas tienen comporta-mientos muy parecidos, su forma organización suele ser muy diferente, por lo cual Xestidoc S.L. analizará en cada cliente los procesos de producir, ordenar, clasificar y difundir los docu-mentos o la información.

Por otra parte, la implantación gradual del sistema también será un elemento distintivo, ya que los proyectos de gestión documental suelen ser de gran importancia para los clientes, por lo que se realizarán pruebas experimentales con uno de los departamentos que gestione mayor volumen de documentación antes de implantar el sistema en toda la organización.

Además, esta implantación irá acompañada de una formación específica al personal de la empresa cliente por niveles de gestión (departamento laboral, departamento técnico, etc.), ya que serán los usuarios finales del sistema.

Otra de las diferencias será la incorporación de un servicio postventa destinado a cubrir el mantenimiento del sistema y las posibles demandas de mejora de los clientes.

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5 .3 .3 Productos sustitutivos

En la mayor parte de los casos, el principal producto sustitutivo de las empresas de gestión documental lo constituye el personal interno de las empresas e instituciones que tenga asig-nadas funciones de gestión de la documentación, que fundamentalmente se corresponde con el personal administrativo. Cabe destacar que en aquellas entidades que generan una gran cantidad de documentación, normalmente existe un departamento específico encargado de las labores de archivo y de gestión de la documentación.

Otro importante producto sustitutivo de las empresas de gestión documental lo representa la existencia en el mercado de software informático especializado de gestión de archivos y do-cumentación. Aún así, la utilización de este tipo de programas informáticos sólo supone una simplificación del proceso de gestión integral de la documentación que ofrecen este tipo de empresas, ya que abarcan solamente algunas partes del mismo como pueden ser, en su caso, la digitalización de la información o la vinculación de determinada información a determinadas carpetas.


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5 .4 Análisis DAFO

se plantean en la siguiente tabla de modo resumido las principales amenazas y oportunidades que se presentan para el desarrollo de la actividad, así como las ventajas y desventajas de la empresa frente a la competencia.

Cuadro9.-AnálisisDAFO

Fuente: Elaboración propia

DEBILIDADES FORTALEZAS

Necesidad de una continua adaptación tecnoló-gica en las herramientas informáticas. Capacidad de innovación y adaptación.

Reducido tamaño empresarial. Flexibilidad en los servicios.

Necesidad de ganarse la confi anza de los clien-tes.

Posibilidad de diferenciación en cuanto al públi-co objetivo.

Servicio integral, falta de especialización. Adecuación a las necesidades reales del clien-te.

Capacidad de realizar una gestión integral.

Experiencia y formación de las promotoras.

AMENAZAS OPORTUNIDADES

Desaparición paulatina de la documentación en papel en la empresa privada y la Adminis-tración.

Necesidad de las empresas de ahorro de tiem-po, personal y espacio en la gestión de docu-mentación.

Personal propio de administración de las or-ganizaciones que se encargan de la gestión documental.

Obligatoriedad de una gestión segura y con-fi dencial de la información bajo la protección de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.

Comercialización de programas de gestióndocumental. Escasa competencia con servicios integrales.

Desconocimiento de la actividad. Tendencia del sector empresarial a reducir cos-tes fi jos y subcontratar servicios.

Temor de ciertas organizaciones (empresas) a ceder su documentación.

En la elaboración de este apartado del Plan de Negocio, se trabajó con el Manual Práctico de Gestión: Dirección estratégica em-presarial


6 . La comercialización del servicio


6 .1 Presentación de la empresaLa empresa se denominará Xestidoc, S.L. donde se aúnan las dos palabras que defi nen la

actividad de Gestión Documental.

El logotipo estará compuesto por el nombre Xestidoc S.L. al lado de una carpeta de archivo abierta en abanico, que recordará la función de la gestión y archivo de documentos. La imagen de la carpeta y las letras “Xesti” estarán color naranja, mientras que la sílaba “doc” será de color gris. El logotipo irá enmarcado en un fondo transparente y tendrá un pequeño refl ejo en la parte inferior para transmitir innovación y claridad en la línea de las tendencias de diseño 2.0.

El logotipo se reproducirá en cualquier tipo de aplicación y publicidad, y en todo momento fi gurarán los datos de localización de la empresa (dirección, teléfono, correo electrónico y mapa de situación).

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6 . La comercialización del servicio

En la elaboración de este apartado del Plan de Negocio, se trabajó con los Manuales Prácticos de Gestión: Cómo realizar un estu-dio de marketing, Cómo gestionar las ventas, Cómo elaborar el plan de comunicación y Cómo crear una marca.


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6 .2 Prescriptores

Los prescriptores de Xestidoc S.L. son, principalmente, los propios clientes, por eso es tan importante la profesionalidad y la calidad en el servicio.

también son importantes las personas con capacidad de decisión o influencia en ciertas or-ganizaciones, como directores de bancos, directores de hospitales, funcionarios vinculados a subvenciones, consultores, etc.


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6 .3 Acciones de promoción

Los elementos en las acciones de promoción y publicidad serán los siguientes:

Webcorporativa:Como ya se ha comentado, la página web será un elemento de vital impor-tancia en la empresa, ya que será el escaparate no sólo de servicios, sino de la profesionalidad, la seriedad y el compromiso de Xestidoc S.L. con el cliente. La web tendrá, por un lado, una parte pública que se utilizará como instrumento de publicidad de la empresa y, por otro, una parte privada que permitirá la gestión de consultas y pedidos de los clientes.

Vídeosdepresentación: se realizarán unos vídeos corporativos que sirvan de presentación visual para las visitas comerciales y para colgar en la web. En estos videos se mostrarán los ser-vicios que ofrece Xestidoc S.L., así como los beneficios (de organización, tiempo y coste) que estos suponen para los clientes.

Mailing: Es otra herramienta de comunicación también muy adecuada para este tipo de em-presas (permite ofrecer al cliente los servicios de forma personalizada pero sin el coste de la visita comercial) y estará orientado a empresas susceptibles de requerir nuestros servicios.

Vehículosrotulados: Los vehículos de Xestidoc S.L. estarán rotulados con el logo y los datos de contacto.

Papeldeempresa:El papel corporativo será reciclado, para transmitir a los clientes la preocu-pación y respeto por el medioambiente, tan importante dentro de esta actividad. Folios, catálo-gos y carpetas contarán con el logo (en la parte superior) y los datos de la empresa (en la parte inferior).

Tarjetascorporativas: Las tarjetas, de reducido tamaño y en horizontal, tendrán como carac-terística principal la portada, que será la imagen o logotipo de la empresa. Las contraportadas serán iguales en todas las tarjetas, ya que aquí es donde se incluirán los datos de página web, contacto y localización de la empresa.

Carteleríayfolletos: se situarán en lugares públicos y en asociaciones de empresas. Conten-drán el nombre de la empresa, sus servicios y la forma de contacto. su distribución se centrará en lugares a los que acuden las empresas potenciales clientes, como bancos, asociaciones em-presariales, entidades públicas, etc.

Rótulo: será instalado en la entrada de la empresa.

La responsabilidad de las distintas campañas promocionales y la publicidad recaerá sobre la promotora-gerente, que irá variando los canales y medios de promoción en función de los resultados.

60


6 .4 Determinación del precio de venta

Hemos de explicar cuáles son los criterios que se siguen para la fi jación de los precios unitarios de venta (en función del coste de producción o de prestación del servicio, del tipo de cliente, del precio fi jado por la competencia, precios fi jos marcados por la administración, precios indicati-vos marcados por el proveedor –caso franquicias-, rentabilidad esperada por la empresa, renta disponible del cliente,…).

Los elementos que determinan las tarifas de la prestación de los servicios son:

• Costedelmaterialnecesarioencadaservicio:En función del tipo de servicio presta-do, se requerirá un tipo y una cantidad de material determinada.

• Costedepersonalnecesario: que se valorará en función del número de trabajadores necesarios para la prestación del servicio, las gestiones que tengan que realizar, etc.

• Costedeltransporte: La recogida y entrega de documentación incrementará el pre-cio de los servicios en función del número estimado de viajes.

• Tiempodeejecucióndelservicio: Es el principal indicador de los costes del servicio, junto con el número de personal necesario.

• Tarifasdelacompetencia.

A continuación se muestran los precios medios de mercado y los que se han establecido para la elaboración del plan económico fi nanciero:

Cuadro10.-Tarificacióndeservicios.

Fuente: Elaboración propia

SERVICIO TARIFA (SIN IVA)

Digitalización 1 €/unidad

Destrucción 7 €/caja

Custodia 10 €/caja/mes

Formación 20 €/hora

Gestión documental 45 €/hora

En la elaboración de este apartado del Plan de Negocio, se trabajó con el Manual práctico de gestión: Cómo calcular costes y ela-borar presupuestos.


7 . La localización de la empresa


7 .1 Asentamiento previsto y criterios para su elección

La empresa se ubicará en el polígono industrial NOVO MILLADOIRO del municipio de Ames, a cinco minutos de santiago de Compostela que, como capital de la comunidad es una de zona con gran dinamismo económico y concentración de empresas.

Los criterios que han determinado esta elección han sido los siguientes:

• Posiciónestratégica,confácilyrápidoaccesoalacapitaldeGalicia,asícomoalrestode la región, favorecido por la autopista AP-9.

• Elasentamientoensueloindustrialevitaráproblemasdecalificacióncomoactividadmolesta, gestión de residuos, etc.

• ElpolígonoindustrialtendráfácilaccesodesdelasalidadelaautopistaAP-9.

• DisponibilidaddeconexióndealtavelocidadenInternet.

se alquilará una nave de 400 m2 y se realizará una costosa reforma para poder adaptar los cierres e instalaciones necesarias para la prestación de los servicios. El precio del alquiler será de 1.500 euros al mes y el contrato por 10 años, con un incremento anual del 3% revisable a partir del quinto año. La fianza de la nave será de 2 meses por adelantado.

Las reformas a realizar serán las siguientes:

• Acondicionamientoexterno:Rótuloidentificadorconlaimagendelaempresa.

• Acondicionamientointerno:Adaptacióndelanaveparalaprestacióndelosserviciosde custodia, con la instalación de sistemas contra incendios, seguridad, etc.

63

7 . La localización de la empresa

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7 .2 Terrenos, edifi cios, instalaciones

La nave será contratada en régimen de alquiler, ascendiendo su coste a 1.500 euros mensua-les. La superfi cie es de 400 m2 distribuida en espacios diferenciados:

• Zonadeoficina: espacio de unos 50 m2 destinado a organización y digitalización de documentos, impresiones, resolución de consultas, etc. Además, sería deseable habi-litar una pequeña zona acondicionada para la celebración de reuniones.

• Zonadecustodia: contará con una superfi cie de aproximadamente 300 m2 destina-da a la custodia y archivo de la documentación. Este espacio estará dotado con los equipos de seguridad necesarios, tales como extintores, cámaras de circuito cerrado, cierres de seguridad en puertas y ventanas, etc.

• Almacén: espacio de unos 40 m2 destinado a guardar el material de ofi cina y los di-ferentes soportes físicos utilizados de la documentación: papel, CDs, DVDs, etc.

• Aseoshigiénico-sanitarios.

Para ampliar información sobre este apartado del Plan de Negocio, se pueden consultar las Memofi chas de Bic Galicia, concretamente las del grupo Otros contratos, que contienen información sobre los Contratos de Arrendamiento.



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7 .3 Comunicaciones e infraestructuras del asentamiento

La ubicación de la empresa en el Polígono industrial de NOVO MILLADOIRO permite la conexión por autovía y autopista con santiago, Coruña, Vigo y el resto de la comunidad autó-noma. Las características más destacables de las comunicaciones e infraestructuras del asenta-miento son las siguientes:

• FácilaccesoporcarreteraatravésdelaautopistaAP-9,queenlazaVigo-Santiago-Coruña.

• ConexiónaInternetdealtavelocidad,telefoníafijaymóvil.

• Facilidadesdeaparcamiento,entradaysalidadevehículosdelanave.

• Lasinfraestructurasbásicasdelpolígonoindustrialsonladisponibilidaddeaguapo-table, alumbrado vial, limpieza y saneamiento.

8 . Recursos humanos


8 .1 Relación de puestos de trabajo que se van a crear

se crearán tres puestos de trabajo además del de las promotoras del proyecto, todos ellos a jornada completa: un transportista y dos documentalistas.

A medida que aumente la demanda de servicios, se incrementará el personal de la empresa según las necesidades de cada momento (por ejemplo, para el servicio de transporte de docu-mentación o asesoría en gestión documental, formación, etc.).

Las dos promotoras del proyecto realizarán las tareas de gestión de la empresa, gestión de proyectos, puesta en marcha de servicios y visita comercial. una de ellas posee estudios en do-cumentación, por lo que se encargará de las tareas de asesoría en gestión documental, tareas técnicas de gestión documental y formación. La otra promotora, con estudios y experiencia la-boral en Informática, se encargará de la asesoría informática, diseño y desarrollo de aplicaciones informáticas y control de datos.

Los documentalistas se encargarán de las tareas técnicas de catalogación, organización de archivos, control de datos, digitalización y destrucción de documentos e introducción de datos.

La plantilla de personal se compone de:

Cuadro11.-Puestosdetrabajo

En el caso de los documentalistas, se valorará la experiencia profesional en archivos y el cono-cimiento de técnicas administrativas básicas, así como la posesión de carné de conducir.

En el caso del transportista, se valorarán conocimientos teóricos de mecánica y experiencia en el reparto puerta a puerta.

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8 . Recursos humanos

En la elaboración de este apartado del Plan de Negocio, se trabajó con los siguientes Manuales prácticos de gestión: Planifi cación y gestión de los recursos y Conceptos jurídicos básicos.


PUESTO DE TRABAJO NÚMERO DE PERSONAS

Gerente tienda 2

Documentalista 2

Transportista 1

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8 .2 Organización de recursos y medios técnicos y humanos

La nave donde se realizan los procesos y se almacenan los documentos de custodia y ma-quinaria es el lugar central desde el que se organiza el trabajo y en torno al cual se organiza la mano de obra.

se realizarán salidas para gestionar los archivos en las sedes de los clientes y para labor co-mercial.

La relación de puestos de trabajo y su organización en la empresa son los siguientes:

Las dos promotoras se encargarán de definir la estrategia y objetivos de la empresa. A efectos de organización, la promotora Mar Mariñas, se encargará de la gestión económico-financiera y la relación con bancos y clientes, es decir, elaborará facturas y demás documentos derivados de la gestión empresarial, para lo que se coordinará con la otra promotora y se apoyará en la aplicación informática utilizada a tal fin. Además, se responsabilizará de formar y supervisar el trabajo de gestión documental realizado por los documentalistas contratados.

La otra promotora, sabela Peña, será la responsable de la relación con proveedores y apro-visionamientos, prestando especial atención a la calidad e innovación de la empresa. se encar-gará, por otra parte, de la labor comercial, realizando visitas a clientes y analizando sus nece-sidades para poder ofrecer una propuesta de servicio óptima. Además, será la responsable del diseño, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones informáticas necesarias para los proyectos de gestión documental.

Los documentalistas se encargarán de las tareas técnicas de gestión de archivos y documen-tación, digitalización, destrucción y resolución de consultas relacionadas con la documentación en custodia. El perfil necesario para estos puestos será el de personas con formación específica en gestión documental o administración, con experiencia en gestión de archivos y conocimien-tos de informática, catalogación y gestión administrativa.

El conductor tendrá como tarea principal la de recogida y entrega de material o documen-tación en la sede del cliente. Además, se encargará de prestar apoyo en el área de destrucción cuando no se encuentre en servicio de transporte.


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8 .3 Organigrama . Estructura de dirección y gestión

Las dos promotoras serán las responsables de las decisiones que se tomen en cualquier campo de la empresa y se dividirán en la dirección de proyectos.

una de las promotoras asumirá las tareas de labor comercial y trato con clientes y proveedo-res, mientras que la otra se encargará de las tareas de gestión económico-financiera y gestión bancaria.

Los documentalistas se encargarán de las tareas técnicas en la nave y de algunas tareas ad-ministrativas.

El conductor se encargará del transporte de documentación.

La empresa contará con un servicio externo para las cuestiones de asesoría fiscal y laboral, así como para otras obligaciones contables y mercantiles, para ello contratará lo servicios de una asesoría online que mediante una cuota mensual realizará dichos servicios, con el consiguiente ahorro en personal y herramientas específicas informáticas.

se subcontratarán los servicios de seguridad, el desarrollo de aplicaciones o mantenimiento informático (cuando sea necesario) y de prevención de riesgos.

GERENCIA

DIRECCIóN DE PROYECtOs

tRANsPORtIstA DOCuMENtALIstAs

EMPREsAs EXtERNAs:- seguridad- Informática- Prevencón de riesgos- Gestoría

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8 .4 Selección de personal

Para la selección de personal se recurrirá a las bolsas de empleo de la universidad y Centros de FP, al servicio Galego de Emprego y, de ser necesario, a empresas de trabajo temporal. Ade-más, las promotoras cuentan con conocidos con experiencia en el sector (a través de los cursos formativos a los que acudieron), por lo que realizarán también contactos para estudiar la posi-bilidad de incorporarlos a la empresa.

La selección se realizará a través del currículum y entrevista personal. Además, en el proceso de selección no se descarta la realización de alguna prueba para determinar los conocimientos técnicos necesarios para la realización de las tareas de catalogación o archivo.


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8 .5 Formas de contratación

siguiendo las indicaciones de la Guía de Actividad Empresarial de BIC Galicia “Empresas de Gestión Documental”, las relaciones laborales de este tipo de empresas se rigen generalmente por el siguiente Convenio Colectivo:

- Resolución de 21 de marzo de 2007, de la Dirección General de trabajo, por la que se re-gistra y publica la actualización de las tablas salariales para el segundo semestre del 2006, del XV Convenio colectivo estatal para las empresas consultoras de planificación, organización de empresas y contable, así como la prórroga del Reglamento de funcionamiento del comité pari-tario de vigilancia e interpretación del citado Convenio.

Los trabajadores serán contratados de forma indefinida y, si fuera necesario contratar a más personal con motivo de vacaciones o bajas, se haría de forma eventual.

La jornada laboral será de 1.760 horas anuales como máximo y se deberá respetar el des-canso mínimo semanal, que será de un día y medio consecutivo. El período de vacaciones será retribuido, no sustituible por compensación económica.

Cuadro12.-Contratacióntrabajadores

CATEGORÍA PROFESIONAL TIPO CONTRATO HORAS AÑO SALARIO BASE

Promotora 1 - 1.760 15.000

Promotora 2 - 1.760 15.000

Documentalistas Indefinido 1.760 14.000

Transportista Indefinido 1.760 13.000

9 . Plan económico- financiero


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9 .1 Inversión y fondo de maniobra del proyecto

se presentan en este punto el total de inversiones previstas para los cinco primeros años de actividad así como la política de amortizaciones.

9 . Plan económico-fi nanciero

El plan económico y fi nanciero se ha elaborado con el programa in-formático Viable.

La planifi cación y posterior gestión económica de la empresa es un aspecto clave para el éxito de la futura empresa, por ello Bic Galicia ha incorporado varios títulos a la colección de Manuales prácticos de gestión relacionados con estas materias:

- Guía básica de fi nanciación

- Negociación bancaria

- Diagnostico fi nanciero de la empresa

- Cómo valorar un proyecto de gestión

- Cómo gestionar la tesorería

- Cómo calcular costes y elaborar presupuestos

El apartado específi co de fi nanciación se puede complementar con el aparatado Fuentes de fi nanciación de las Memofi chas

[Más información sobre estos recursos en el epígrafe 0. Introducción]

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Cuadro13.-Resumendeinversiones

En el segundo y tercer año de actividad, Xestidoc S.L. aumentará la inversión en mobiliario y, al cuarto y quinto año, de maquinaria, con la intención de mejorar la calidad de los servicios.

CONCEPTO Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

INMOVILIZACIONES INMATERIALES 3 .500,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Aplicaciones Informáticas 3.500,00

CONSTRUCCIONES 18 .000,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Acondicionamiento de locales 18.000,00

ELEMENTOS DE TRANSPORTE 12 .000,00

MOBILIARIO Y ENSERES: 12 .500,00 5 .000,00 5 .000,00 0,00 0,00

Mesas, sillas y otros muebles 2.500,00

Armarios y estanterías 10.000,00 5.000,00 5.000,00

MAQUINARIA Y EQUIPOS: 23 .800,00 0,00 0,00 500,00 7 .000,00

Maquinaria 14.000,00 0,00 7.000,00

Equipos de transporte interno (carretillas elevadoras, ...) 6.000,00

Equipos de control 2.000,00 0,00

Utillajes 1.800,00 0,00 500,00

EQUIPOS INFORMÁTICOS 3 .500,00 0,00 1 .800,00

TOTAL € 73 .300,00 5 .000,00 5 .000,00 2 .300,00 7 .000,00

TOTAL IVA SOPORTADO € 13 .194,00 900,00 900,00 414,00 1 .260,00


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9 .2 Financiación

se ha estimado que la estructura de la financiación a largo plazo necesaria para el desarrollo de la actividad presenta la siguiente composición.

Cuadro14.-ResumendeFinanciación

se solicitará un préstamo de 36.000 euros a una entidad financiera a través del ICO, las con-diciones de este programa establece un plazo de 7 años para la devolución y un tipo de interés del 3,65% con dos años de carencia.

CONCEPTO Importe €

Inversión 73.300

Fondo de maniobra 24.259,02

Recursos propios 38.000

Recursos ajenos largo plazo 36.000

Total financiación 74.000

% fondos propios 51,5%

80


9 .3 Política de amortizaciones

teniendo en cuenta los valores de adquisición de los inmovilizados y los porcentajes de amor-tización fijados, se obtienen los siguientes importes de las amortizaciones acumuladas que se van generando con las dotaciones anuales.

Cuadro15.-Coeficientesdeamortización

CONCEPTO % dotación

Gastos de Constitución 20,0%

Gastos de 1er . Establecimiento 20,0%

Inversión en I + D 20,0%

Propiedad Industrial 20,0%

Aplicaciones Informáticas (soft) 33,0%

Terrenos 0,0%

Construcciones 3,0%

Maquinaria 10,0%

Instalaciones 10,0%

Mobiliario 10,0%

Equipos Informáticos (soft) 25,0%


81

9 .4 Ingresos por áreas de negocio . Previsión de ventas anuales

se presenta a continuación unas tablas resumen de los servicios que vende la empresa agru-pados por líneas.

Cuadro16.-Ingresosdelaactividad

La información detallada de productos y su coste se detalla en la siguiente tabla.

Cuadro17.-Tarificacióndeservicios

Los incrementos de precio previstos para las distintas líneas de servicios serán del 3%.

Cuadro18.-Evolucióndeingresosporactividad

CONCEPTO IMPORTE (EUROS)

Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Digitalización 2.000,00 2.163,00 2.339,28 2.650,41 3.002,91

Destrucción 3.150,00 3.341,84 3.545,35 3.907,33 4.225,78

Custodia 12.000,00 13.596,00 15.404,27 18.246,36 20.673,12

Formación 7.000,00 7.570,50 8.187,50 8.854,78 9.576,44

Gestión documental 121.500,00 137.659,50 155.968,21 184.744,35 209.315,35

TOTAL € 145 .650,00 164 .330,84 185 .444,61 218 .403,22 246 .793,60

TOTAL IVA REPERCUTIDO € 26 .217,00 29 .579,55 33 .380,03 39 .312,58 44 .422,85

Servicio Tarifa (sin IVA) Unidades

Digitalización 1 €/unidad 2.000

Destrucción 7 €/caja 450

Custodia 10 €/caja/mes 100

Formación 20 €/hora 350

Gestión documental 45 €/hora 2 .700

Año 10

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

Año 3Año 2 Año 4

Digitalización

Formación

Gestión documental

Destrucción

Custodia

82


9 .5 Evaluación de los costes variables

se presenta a continuación unas tablas resumen de los costes variables asociados a los pro-ductos y servicios que vende la empresa agrupados por líneas.

Cuadro19.-Costesvariablesasociadosalosingresos

Los costes variables son muy similares para todos los servicios y se han estimado entre un 2,5% y un 3% sobre el precio de venta. Básicamente se refieren a la compra de materiales ne-cesarios para la prestación del servicio. Los pagos se harán a 30 días, vinculados a la percepción de ingresos.

Cuadro20.-Costesvariablesasociadosalservicio

CONCEPTO


Digitalización 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00

Destrucción 80,00 90,00 100,00 110,00 120,00

Custodia 360,00 370,00 380,00 390,00 400,00

Formación 180,00 190,00 200,00 210,00 220,00

Gestión documental 3.750,00 3.850,00 3.950,00 4.150,00 4.250,00

TOTAL € 4 .430,00 4 .570,00 4 .710,00 4 .950,00 5 .090,00

SERVICIO %

Digitalización 3

Destrucción 2,5

Custodia 3

Formación 2,5

Gestión documental 3


83

9 .6 Evaluación de los costes fijos

se presenta a continuación unas tablas resumen de los servicios que vende la empresa agru-pados por líneas.

Cuadro21.-Costesfijosdelaactividad

CONCEPTO Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

SERVICIOS EXTERIORES 38 .820,00 39 .374,00 39 .893,30 40 .438,50 41 .011,29

Alquileres 18.000,00 18.000,00 18.000,00 18.000,00 18.000,00

Reparaciones y mantenimiento 1.000,00 1.100,00 1.210,00 1.331,00 1.464,10

Servicios de profesionales independientes 9.000,00 9.270,00 9.548,10 9.834,54 10.129,58

Publicidad, Promoción y Relaciones Públicas 1.800,00 1.800,00 1.800,00 1.800,00 1.800,00

Dietas y gastos de viajes 1.200,00 1.260,00 1.323,00 1.389,15 1.458,61

Seguros 2.500,00 2.500,00 2.500,00 2.500,00 2.500,00

Servicios bancarios y similares 0,00 0,00 0,00 0,00

Material de oficina 1.900,00 1.900,00 1.900,00 1.900,00 1.900,00

Agua 800,00 800,00 800,00 800,00 800,00

Luz 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00

Teléfono 1.240,00 1.364,00 1.432,20 1.503,81 1.579,00

Suscripciones y cuotas profesionales 180,00 180,00 180,00 180,00 180,00

Correo y mensajería 0,00 0,00 0,00 0,00

Otros suministros 0,00 0,00 0,00 0,00

Tipo de IVA Soportado 18% 18% 18% 18% 18%

Periodo Medio Pago (días) 30 días 30 días 30 días 30 días 30 días

TRIBUTOS 5 .596,34 9 .438,69 8 .962,69 11 .770,65 17 .914,06

Impuesto sobre beneficios 5.146,34 8.975,19 8.485,29 11.278,92 17.407,58

Tasas municipales (IAE, Basura, etc .) 450,00 463,50 477,41 491,73 506,48

GASTOS DE PERSONAL (*) 71 .930,64 74 .088,56 96 .065,17 117 .840,38 121 .375,59

GASTOS FINANCIEROS 1 .314,00 1 .314,00 1 .237,59 1 .066,92 889,93

Intereses de deudas 1 .314,00 1 .314,00 1 .237,59 1 .066,92 889,93

Otros g .financieros (avales, comisiones bancarias, . . .) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

AMORTIZACIONES 8.120,00 8.620,00 9.120,00 8.500,00 8.290,00

OTROS GASTOS DE GESTIÓN 0,00 0,00 0,00 0,00

COSTES DE ESTRUCTURA TOTALES € 125 .780,98 132 .835,25 155 .278,75 179 .616,45 189 .480,86

84


El precio del alquiler será de 1.500 euros al mes y el contrato por 10 años, con un incremento anual del 3% revisable a partir del quinto año.

Cuadro22.-Costessalarialestotales

Respecto a los salarios previstos para el primer ejercicio, ascienden a 71.930 euros anuales con incrementos de un 3% en los siguientes.

Cuadro23.-Salarios


Promotores (2) 36.020,64 37.101,26 38.214,30 39.360,73 40.541,55

Documentalistas 18.620,00 16.678,80 36.122,33 58.719,60 63.682,84

Conductor 17.290,00 17.808,70 18.342,96 37.786,50 38.920,09

TOTAL 71 .930,64 74 .088,56 96 .065,17 117 .840,38 121 .375,59

CATEGORÍA PROFESIONAL TIPO CONTRATO HORAS AÑO SALARIO BASE

Promotora 1 - 1.760 15.000

Promotora 2 - 1.760 15.000

Documentalistas Indefinido 1.760 14.000

Transportista Indefinido 1.760 13.000


85

9 .7 Política de circulante

La empresa trabajará con stock mínimo para venta en el caso de las esculturas y no tendrá almacenados recursos o materias primas porque se encargará cuando se realicen los pedidos.

Cuadro24.-Circulanteprevisto


PLAZO COBRO VENTAS (días) 30 días 30 días 30 días 30 días 30 días

Estimación saldo Clientes (Euros) 14.322,25 16.159,20 18.235,39 21.476,32 24.268,04

PLAZO PAGO COMPRAS (días) 60 días 60 días 60 días 60 días 60 días

Estimación saldo Proveedores (Euros) 871,23 898,77 926,30 973,50 1.001,03

PLAZO PAGO GASTOS (días) 30 días 30 días 30 días 30 días 30 días

Estimación saldo Acreedores (Euros) 3.817,30 3.871,78 3.922,84 3.976,45 4.032,78

86


9 .8 Cuentas de resultados previsionales

se presenta a continuación la Cuenta de resultados.

Cuadro25.-Cuentaderesultados

Cuadro26.-GráficoCuentaderesultados

CUENTA RESULTADOS Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

+ INGRESOS 145.650,00 164.330,84 185.444,61 218.403,22 246.793,60

+ SUBVENCIONES EXPLOTAC . 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

= INGRESOS DE EXPLOTACIÓN 145 .650,00 164 .330,84 185 .444,61 218 .403,22 246 .793,60

- COMPRAS Y OTROS COSTES VENTA 4.430,00 4.570,00 4.710,00 4.950,00 5.090,00

+/- VARIAC . EXISTENCIAS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

- GASTOS PERSONAL 71.930,64 74.088,56 96.065,17 117.840,38 121.375,59

- GASTOS EXPLOTACIÓN 39.270,00 39.837,50 40.370,71 40.930,23 41.517,77

- AMORTIZACIONES 8.120,00 8.620,00 9.120,00 8.500,00 8.290,00

- DOTAC . INSOLVENCIAS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

=RESULTADO DE XPLOTACIÓN 21 .899,36 37 .214,78 35 .178,74 46 .182,61 70 .520,25

+ INGRESOS FINANCIEROS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

- GASTOS FINANCIEROS 1.314,00 1.314,00 1.237,59 1.066,92 889,93

=RESULTADO FINANCIEROS -1.314,00 -1.314,00 -1.237,59 -1.066,92 -889,93

- OTROS GASTOS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

= RESULTADO ANTES IMPTOS . 20 .585,36 35 .900,78 33 .941,15 45 .115,69 69 .630,32

- IMPUESTOS 5.146,34 8.975,19 8.485,29 11.278,92 17.407,58

RESULTADO DEL EJERCICIO 15 .439,02 26 .925,58 25 .455,86 33 .836,77 52 .222,74

CASH - FLOW 23 .559,02 35 .545,58 34 .575,86 42 .336,77 60 .512,74

Año 1

Ingresos de explotación €

Resultado antes imptos. €

Resultados de explotación €

Cash-Flow €

Resultados del ejercicio €

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

Año 3Año 2 Año 4 Año 5


87

9 .9 Balances de situación previsionales

se presenta a continuación el Balance previsional para los cinco primeros años de análisis del proyecto.

Cuadro27.-Balanceprevisional:Activo


INMOVILIZADO 65 .180,00 61 .560,00 57 .440,00 51 .240,00 49 .950,00

GTS . AMORTIZABLES 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

INM . INMATERIAL 2 .345,00 1 .190,00 35,00 0,00 0,00

I+D, Prop .Ind .,Apl .Infor . 3.500,00 3.500,00 3.500,00 3.500,00 3.500,00

Dchos . por Leasing 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

-Amortiz .Acumulada -1.155,00 -2.310,00 -3.465,00 -3.500,00 -3.500,00

INM . MATERIAL 62 .835,00 60 .370,00 57 .405,00 51 .240,00 49 .950,00

Terrenos y Obra Civil 18.000,00 18.000,00 18.000,00 18.000,00 18.000,00

Inst .,Maquinaria y utillaje 23.800,00 23.800,00 23.800,00 24.300,00 31.300,00

Mobil . y Eq .Informáticos 16.000,00 21.000,00 26.000,00 27.800,00 27.800,00

Otro inmovilizado 12.000,00 12.000,00 12.000,00 12.000,00 12.000,00

-Amortiz .Acumulada -6.965,00 -14.430,00 -22.395,00 -30.860,00 -39.150,00

INM . FINANCIERO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

CIRCULANTE 20.711,89 75.354,97 103.603,34 148.043,11 206.958,68

EXISTENCIAS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

CLIENTES 14.322,25 16.159,20 18.235,39 21.476,32 24.268,04

-Prov .Insolvenc . 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

H .P . Deudora 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

DISPONIBLE 6.389,64 59.195,77 85.367,95 126.566,79 182.690,64

Total Activo € 85 .891,89 136 .914,97 161 .043,34 199 .283,11 256 .908,68

88


Cuadro28.-Balanceprevisional:Pasivo

Cuadro29.-GráficoEvolucióndelBalance

PASIVO Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

F .PROPIOS 39 .474,02 66 .399,60 91 .855,46 125 .692,23 177 .914,97

CAPITAL 38.000,00 38.000,00 38.000,00 38.000,00 38.000,00

RESERVAS 0,00 1.474,02 28.399,60 53.855,46 87.692,23

RESULTADO 1.474,02 26.925,58 25.455,86 33.836,77 52.222,74

Exigible a LP . 36 .000,00 36 .000,00 31 .402,01 26 .633,35 21 .687,70

Exigible a CP . 10 .417,87 34 .515,37 37 .785,87 46 .957,53 57 .306,01

Financiación CP 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Acreed. Inmovilizado 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

H.P. Acreedora 5.729,34 29.744,82 32.936,72 42.007,57 52.272,20

Proveedores 4.688,53 4.770,54 4.849,14 4.949,95 5.033,81

Total Pasivo € 85 .891,89 136 .914,97 161 .043,34 199 .283,11 256 .908,68

EVOLUCIÓN DEL ACTIVO

EVOLUCIÓN DEL PASIVO

Año 1

Año 1

0

0

100.000

100.000

50.000

50.000

200.000

200.000

150.000

150.000

300.000

300.000

250.000

250.000

Euros

Euros

Año 3

Año 3

Año 2

Año 2

INMOVILIZADO

RECURSOS PROPIOS

REALIZABLE

ESIGIBLE A L.P.

TESORERÍA EXISTENCIAS

ESIGIBLE A C.P.

Año 4

Año 4

Año 5

Año 5


89

9 .10 Previsiones de tesorería

se presenta a continuación la tesorería anualizada.

Cuadro30.-Tesoreríaanualizada

PRESUPTO . TESORERÍA Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Pagos de las Inversiones en Activos Fijos 73 .300,00 5 .000,00 5 .000,00 2 .300,00 7 .000,00

Variación Inmov . Financiero 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

+ Clientes y Deudores 14.322,25 16.159,20 18.235,39 21.476,32 24.268,04

+ Existencias 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

- Cuentas a Pagar 10.417,87 34.515,37 37.785,87 46.957,53 57.306,01

= Capital Circulante 3.904,38 -18.356,17 -19.550,48 -25.481,21 -33.037,97

- Capital Circulante INICIAL 0,00

(Disminución)/Aumento C .Circulante 3 .904,38 -22 .260,55 -1 .194,31 -5 .930,73 -7 .556,76

TOTAL FONDOS ABSORBIDOS € 77 .204,38 -17 .260,55 3 .805,69 -3 .630,73 -556,76

FONDOS GENERADOS (Cash Flows) € 9.594,02 35.545,58 34.575,86 42.336,77 60.512,74

MOVIMIENTO DE FONDOS € -67.610,36 52.806,13 30.770,17 45.967,50 61.069,50

+ Desembolsos Capital 38.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00

+ Financ .Recibida a L .P . 36.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00

+ Financ .Recibida a C .P . 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

- Devol . Financ . a L .P . 0,00 0,00 4.597,99 4.768,66 4.945,65

- Devol . Financ . a C .P . 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

= VARIACION TESORERÍA € 6 .389,64 52 .806,13 26 .172,18 41 .198,84 56 .123,85

+ Saldo Inicial Tesorería 0,00 6 .389,64 59 .195,77 85 .367,95 126 .566,79

= SALDO FINAL DISPONIBLE € 6 .389,64 59 .195,77 85 .367,95 126 .566,79 182 .690,64

90


9 .11 Punto de Equilibrio

se presenta el punto de equilibrio del proyecto.

Cuadro31.-Cálculodelpuntodeequilibrio

CONCEPTO Año 1 Año 2 Año 3

Ventas 145.650,00 164.330,84 185.444,61

Costes variables 4.430,00 4.570,00 4.710,00

Margen de contribución (€) 141.220,00 159.760,84 180.734,61

Margen de contribución (%) 96,96% 97,22% 0,97

Costes fijos 139.745,98 132.835,25 155.278,75

Punto de Equilibrio (€) 144 .129,74 136 .635,04 159 .325,36

Punto de equilibrio (unidades) 3 .435 3 .152 3 .559

Distancia al pto . Equilibrio (€) 1.520,26 27.695,80 26.119,25

Distancia al pto . Equilibrio (%) 1,0% 16,9% 14,1%

214.200,00 220.000,00 290.000

70.070,26 83.364,96 130.674,64

32,71% 37,89% 45,06%


91

9 .12 Ratios del Proyecto

se presentan a continuación los ratios más significativos sobre los resultados obtenidos.

Cuadro32.-Ratios

Cuadro33.-Gráficosdelarentabilidadeconómicayfinanciera


Rentabilidad económica 3,8% 27,2% 21,8% 23,2% 27,4%

Margen sobre las ventas 2,3% 22,6% 19,0% 21,1% 28,6%

Rotación del activo 1,70 1,20 1,15 1,10 0,96

Rentabilidad financiera 3,7% 40,6% 27,7% 26,9% 29,4%

Endeudamiento 0,91 0,54 0,34 0,21 0,12

Coste medio de la deuda 3,7% 3,7% 3,9% 4,0% 4,1%

Apalancamiento 2,18 2,06 1,75 1,59 1,44

Solvencia 1,99 2,18 2,74 3,15 3,61

EVOLUCIÓN DE LA RENTABILIDAD

R. FINANCIERA R. ECONÓMICA

Año 1(5 %)

5,0 %0,0 %

15,0 %10,0 %

25,0 %20,0 %

35,0 %40,0 %45,0 %

30,0 %

Año 3Año 2 Año 4 Año 5

92


9 .13 Flujo de caja

se presenta a continuación el cálculo de los datos del Flujo de Caja.

Cuadro34.-Flujodecaja


BENEFICIO ANTES IMPUESTOS 1.965,36 35.900,78 33.941,15 45.115,69 69.630,32

+ Gastos Financ . - Ingresos Financieros 1.314,00 1.314,00 1.237,59 1.066,92 889,93

Bº ANTES INTERESES E IMPTOS € 3.279,36 37.214,78 35.178,74 46.182,61 70.520,25

- Impto . Sociedades s/BAII -983,81 -11.164,43 -10.553,62 -13.854,78 -21.156,07

+ Amortizaciones + Provisiones 8.120,00 8.620,00 9.120,00 8.500,00 8.290,00

CASH FLOW BRUTO € 10.415,55 34.670,34 33.745,11 40.827,83 57.654,17

+/- Variaciones C .Circulante -3 .904,38 22 .260,55 1 .194,31 5 .930,73 7 .556,76

- Inversiones en Activos -73 .300,00 -5 .000,00 -5 .000,00 -2 .300,00 -7 .000,00

FLUJO DE CAJA LIBRE € -66 .788,82 51 .930,89 29 .939,42 44 .458,56 58 .210,93

VALOR DE LA DEUDA € 0,00 0,00 -4 .597,99 -4 .768,66 -4 .945,65

FLUJO DE CAJA DISPONIBLE € -66 .788,82 51 .930,89 25 .341,43 39 .689,90 53 .265,28


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9 .14 Rentabilidad del proyecto

se presentan a continuación los parámetros más significativos sobre los resultados obtenidos.

• Tasainternaderentabilidad51,6%

• Valoractualnetoaunatasadedescuentodel10%:61.422euros

10 . Los aspectos formales del proyecto


10 .1 Forma jurídica elegida para el proyecto

Las promotoras han decidido crear una sociedad Limitada para dar forma jurídica a la em-presa. Los criterios que han valorado o que le han condicionado a la hora de tomar la decisión han sido los siguientes:

• NúmerodeSocios

Al ser una empresa pequeña con dos socios y capital reducido, se ha optado por esta forma jurídica por ser la idónea.

• Responsabilidaddelsocio

La responsabilidad de los socios ante terceros es un factor clave a la hora de elegir la forma jurídica y se ha optado por la sociedad limitada frente a una sociedad civil. De esta forma, la responsabilidad de los socios ante deudas de la sociedad está limitada al capital aportado.

• CapitalSocialNecesario

El Capital social y sus características es un elemento clave para decidir qué forma jurídica es la que más se adecúa a un proyecto empresarial. En este caso, frente a la sociedad anónima, que requiere un desembolso mayor y una mayor complejidad y gastos de gestión, la sociedad Limitada permite incluso realizar aportaciones no dinerarias sin que tenga que ir certifi cado por el informe externo de un experto.

• AspectosFiscales

Los aspectos fi scales y la previsión a medio plazo de facturar un importe que supere los 100.000 euros fomentan el pago de impuesto de sociedades.

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10 . Los aspectos formales del proyecto

En la elaboración de este epígrafe del Plan de Negocio, se trabajó con el Manual para Emprendedores: Trámites generales para la creación de la empresa y las Memofi chas del grupo Formas que contienen información sobre los diferentes tipos de formas jurí-dicas, sus características y las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas entre otras cuestiones de interés.

[Más información sobre estas herramientas en el epígrafe 0. Intro-ducción]

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• EstructuradeDirecciónyGestión

La estructura de dirección y gestión es más flexible que en otras sociedades (por ejemplo cooperativas), siendo menor el rigor formal en su organización (convocatoria de juntas, inscrip-ciones, registros, etc.).


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10 .2 Protección jurídica

Además de la protección jurídica que ofrece la propia sociedad, se contratará una póliza de seguro para cubrir los posibles daños en las instalaciones (seguro contra robo, contra incendios y de inundaciones), así como un seguro de responsabilidad civil que cubra daños a clientes o terceros. El coste aproximado de la prima anual asciende a 1.500 euros.

La suma de los seguros y tributos contando con el seguro obligatorio para el vehículo de la empresa, se ha contabilizado en 2.500 euros anuales, tal y como se recoge en el Plan econó-mico.

10 .3 Autorizaciones, permisos, etc

La puesta en marcha del proyecto necesitará de las siguientes licencias de carácter municipal: la licencia de obras y de apertura de actividades.

En la elaboración de este epígrafe del Plan de Negocio, se trabajó con las Memofi chas del grupo Otros contratos que contienen informa-ción sobre seguros y protección jurídica.


En la elaboración de este epígrafe del Plan de Negocio, se trabajó con el Manual para emprendedores: Trámites generales para la creación de la empresa que contienen información sobre los organismos implicados y los trámites necesarios para la creación y puesta en marcha de una empresa.


100


10 .4 Medidas de prevención de riesgos laborales

Las instalaciones contarán con las medidas de seguridad e higiene contempladas en el pro-yecto, referidas principalmente a:

• Sistemacontraincendios.

• Instalacioneseléctricas.

• Evacuacióndeledificio.

• Calefacciónyaireacondicionado.

• Equiposmecánicos.

Con el objetivo de ofertar un servicio de calidad, el personal recibirá la formación necesaria en seguridad y salud, respetando todas las disposiciones en materia de prevención de riesgos laborales.

La normativa genérica aplicable es la siguiente:

seguridad e Higiene en el trabajo:

• Decreto2414/1961publicadoel30denoviembrede1961,dondeseregulalasactividades molestas, insalubres, nocivas y peligrosas.

Prevención de Riesgos Laborales.

• Ley31/1995,de8denoviembreysumodificaciónpor laLey54/2003de12dediciembre, de reforma del marco normativo de la prevención de Riesgos Laborales. BOE nº 298 de 13 de diciembre.

• Ley54/2003,de12dediciembre,dereformadelmarconormativodeprevenciónde Riesgos Laborales.

• RealDecreto39/1997porelqueseestableceelReglamentodelosServiciosdePre-vención y Orden de 27 de junio de 1997 donde se desarrolla.

• RealDecreto485/97,de14deabril,enelqueseindicanlasdisposicionesmínimasen materia de señalización para la seguridad y salud en el trabajo.

• RealDecreto486/97sobredisposicionesmínimasdeseguridadysaludenloslugaresde trabajo.

• RealDecreto487/1997del23deabril,normassobremanipulacióndecargas.

• RealDecreto773/97sobreequiposdeprotecciónindividualydemásdisposicióneslegales que afecten a la actividad.

• RealDecreto1215/1997,de18dejulio(BOE7-8-1997),porloqueseestablecenlas disposiciones mínimas de seguridad y salud para la utilización por los trabajadores dos equipos de trabajo.

• ReglamentoElectrotécnicodeBajaTensión.Decreto2413/1973,de20deseptiem-bre (B.O.E. de 9.10.73), instrucciones técnicas complementarias y modificaciones posteriores.


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• Norma Básica de la Edificación “Condiciones de Protección contra Incendios de1991”. NBE- CPI/91. Real Decreto 279/1991 de 1 de marzo (B.O.E. de 8.03.91).

• RealDecreto1942/1993delM.I.E.,de5denoviembre(B.O.E.de14.12.93yde7.05.94). Reglamento de Instalaciones de Protección contra Incendios.

• RD2177/1996,del4deoctubreporelqueseapruebalaNormaBásicadeEdifica-ción “NBE-CPI/96: Condiciones de protección contra incendios de los edifi cios”.

En la elaboración de este epígrafe del Plan de Negocio, se trabajó con el Manual para Emprendedores: Conceptos jurídicos básicos que contiene información sobre la seguridad e higiene en el trabajo.


11 . La Innovación


11 .1 Aspectos innovadores

En una actividad como la gestión documental, tan vinculada a la tecnología, la innovación no es sencilla, y pasa por la actualización y formación continua de los profesionales del sector en cuestiones relacionadas con las tecnologías (sistemas operativos, sistemas de gestión, etc.) y con la normativa (Ley de Protección de Datos, factura electrónica, etc.) para poder ofrecer un servicio de calidad y acorde con la forma de gestión de cada empresa.

Por tanto, la formación continua de las promotoras y los trabajadores contratados en los as-pectos relacionados con la gestión documental y de la información, la legislación y el software que mejora la efi ciencia del trabajo son claves para sostener la innovación en Xestidoc S.L.

En este sentido, se estudiarán los servicios ofertados por la competencia, sobre todo de aque-llas empresas grandes ubicadas en Madrid y Barcelona y que llevan varios años funcionando, se realizará la suscripción a las publicaciones especializadas más importantes y se visitarán periódi-camente las webs de referencia del sector, lo que permitirá a la empresa actualizar su oferta de servicios y, sobre todo, el método para desarrollarlos.

11 . La Innovación

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Para ampliar la información sobre este apartado del Plan de Nego-cio, se pueden consultar es el Manual Práctico de gestión: Inno-vación Empresarial. Este manual incluye una relación de técnicas y herramientas orientadas a facilitar la gestión de la innovación.

Otra fuente de información sobre la Innovación se puede encontrar en las Memofi chas del grupo Funcionamiento de la Empresa, que contienen información sobre la gestión de la innovación y de los programas y organismo de apoyo a la I+D.

[Más información sobre estas herramientas en el epígrafe 0. Intro-ducción]

12 . Planificación temporal de la puesta en marcha


El listado de trámites que realizarán las promotoras son los habituales de una empresa y no presentan ningún elemento específico determinado por el tipo de actividad. serán los siguien-tes2:

• RegistrodeldominioWeb.

• ConstitucióndelaSociedadLimitada.

• Declaraciónpreviaaliniciodeactividad.

• Solicituddepréstamoalargoplazo.

• Gestióndealquilerdelocal.

• Solicituddelicenciadeobra.

• Acondicionamientodellocal.

• Contactosconproveedores.

• Adquisicióndeequipamiento

• Seleccióndetrabajadores.

• Solicituddelicenciadeapertura.

• Adquisicióndeequipamiento.

• Solicituddepedidoaproveedores.

• Iniciodecampañapromocionaldeapertura.

• Trámiteslaborales(altadelaspromotorasydelostrabajadores,comunicacióndelaapertura del centro de trabajo y sellado de libros).

• Iniciodelaactividad.

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12 . Planificación temporal de la puesta en marcha

2 Nota de los autores: la planificación de la actividad es un proceso importante, ya que muchas actuaciones están interrelacionadas y dependen unas de otras para poder realizarse. Es necesario jerarquizarlas en función de la situación concreta de cada emprendedor y de su empresa (forma jurídica, tipo de financiación, si se alquila o se compra un local, si son necesarias reformas, si se solicitarán subvenciones, el tipo y cantidad de aprovisionamientos iniciales necesarios … etc)

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Cuadro35.-Planificacióntemporaldelapuestaenmarcha

En la elaboración de este epígrafe del Plan de Negocio, se trabajó con el Manual para emprendedores: Trámites generales para la creación de la empresa y las Memofi chas del grupo Trámites de Constitución que contienen información sobre los organismos implicados y los trámites necesarios para la creación y puesta en marcha de una empresa.


MESES 1 2 3 4 5

SEMANAS 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Registro de dominio Web

Constitución de la sociedad

Declaración previa de inicio de actividad

Solicitud de préstamo a largo plazo

Gestión de alquiler de local

Solicitud de licencia de obra

Acondicionamiento de local

Contactos y búsqueda de trabajadores/as

Solicitud de licencia de apertura

Adquisición de equipa-miento

Solicitud de pedido a pro-veedores

Inicio de campaña promo-cional de apertura

Trámites laborales y contra-tación de personal

Inicio de la actividad

Gestión documental

Business

Transcript of Gestión documental