TALLER GESTIÓN DOCUMENTAL

ANDREA CAROLINA VALBUENA LEZCANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN CIDBA

GESTIÓN DOCUMENTAL I G.3

ARMENIA

TALLER 1

1.Construya su propio concepto de Archivo, Documento y Documento de

Archivo a partir de la definición que da el AGN.

R/ ARCHIVO: ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS GENERADOS EN EL

TRANSCURSO DE VIDA DE UNA PERSONA NATURAL O JURÍDICA.

DOCUMENTO: ES UN REGISTRO DE INFORMACIÓN EN DIFERENTES

SOPORTES, QUE SIRVE PARA LA INVESTIGACIÓN Y CONSULTA.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: EL AQUEL REGISTRO QUE DA FE DE UN

DETERMINADO TRÁMITE CON BASE A FUNCIONES ASISGNADAS.

2..Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

R/ CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE 1991: Artículo 5. El Estado reconoce, sin discriminación alguna, la primacía de los derechos inalienables de la persona y ampara a la familia como institución básica de la sociedad. Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley

3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

R/ Ley 594/2000

4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.?

R/ Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas

deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el

uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los

principios y procesos archivísticos.

5. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

R/ Gestión Documental comprende todos los procesos que tiene un documento desde el momento de su producción hasta su disposición final, debe describir que trámites debe seguir un documento, para poder estar a disposición del ciudadano. Además, debe describir el estado en que se deben encontrar los documentos, sus procesos de organización y de conservación.

6. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Implementar estrategias archivísticas que regulen la producción de documentos

Regular la recepción y distribución de correspondencia que llega a la empresa

Posicionar la imagen corporativa de los documentos comerciales de acuerdo a la Norma Icontec,

Utilizar la Tabla de Retención Documental como herramienta para la organización de los archivos.

Realizar las transferencias documentales necesarias de acuerdo a las Tablas de Retención Documental

Cumplir con los tiempos de retención según el ciclo vital del documento

Implementar los medios de reprografía para la recuperación de la información

7. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Todos los trámites administrativos deben realizarse con la mayor transparencia y eficacia.

Con ayuda de la gestión documental se debe evaluar la producción irracional de documentos y desperdicio de los elementos de trabajo.

Se debe realizar el PGD, con base a la Ley 594/2000 (Ley General de Archivos) que da lineamientos generales sobre la organización de los archivos y describe la Gestión Documental como parte primordial del ciclo vital del documento, TRD y los principios de procedencia y orden original en los documentos.

8. Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Regula la producción de documentos

Controla los recursos dentro de la empresa

Verifica el manejo de los documentos desde su producción, distribución, organización y disposición final de los documentos

Coordina la aplicación de los procesos archivísticos según la normatividad vigente y lineamientos internos.

Implementa las tecnologías en el manejo documental

9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMAS DEL AGN INTERPRETACIÓN

LEY 80/1989, Crea el Archivo

General de la Nación de Colombia.

Esta es la Ley que crea al Archivo General de la Nación y le da funciones.

LEY 594/2000, Por medio de la cual

se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Es la Ley que da disposiciones generales sobre la organización de los archivos y la obligatoriedad de las entidades públicas y privadas que cumplan servicios públicos a cumplirlas.

Acuerdo 060/2001, Establece pautas

para la administración de las

comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas

que cumplen funciones públicas

Expresa el manejo de las unidades de correspondencia en las empresas, el procedimiento que se debe tener con una comunicación desde que llega a la empresa hasta su destinatario, la radicación y control de las comunicaciones.

Acuerdo 039/2002, Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Regula la elaboración y aplicación de las TRD, su procedimiento para poder manejarlas y su importancia para las oficinas productoras.

Acuerdo 042/2002, Establece los

criterios para la organización de los archivos de gestión en las

entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones

públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan

los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de

2000

Establece la obligación de crear los archivos de gestión, determina criterios de organización de los archivos y regula el Inventario Único Documental, creado como instrumento de control para la consulta de los documentos.

10. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles son sus etapas.

R/ La Tabla de Retención Documental es el instrumento esencial para la labor archivística, es el listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales y determina el tiempo de retención en cada una de las fases del archivo.

Según el Acuerdo 039/2002 que habla de 5 etapas para la creación y aprobación de las TRD:

1 ETAPA: Recolección de información sobre la empresa como: organigrama, manual de procesos y procedimientos, manual de funciones y las encuestas, esta información es con el fin de reunir información que sirva para determinar oficinas productoras y sus funciones.

2 ETAPA: Análisis de la información, creación de series y subseries, determinar tiempos de retención y disposición final de los documentosde acuerdo a la información recolectada

3 ETAPA: Elaboración y presentación de la TRD, se prepara la presentación de la TRD con los documentos que en la primera etapa consultamos para soportar las TRD, se deben presentar en primera instancia al Comité Interno de Archivo cuando ellos le den el primer aval a las TRD se deben enviar a los Comité Evaluadores de Documentos dependiendo de la categorización de la empresa. Es decir, si es una empresa del orden Nacional deberá enviarla al Comité Evaluador de Documentos del AGN, si es una empresa del orden Deptal deberá enviarla al Comité Evaluador de Documentos del AG del Depto, o si es una empresa del orden Municipal enviarla al Comité Evaluador de Documentos del AG del Municipio para su aprobación final.

4 ETAPA: Aplicación, después de tener aprobadas las TRD, el comité de archivo de la entidad debe realizar capacitaciones al personal sobre la implementación y manejo de las TRD, controlar su aplicación dentro del archivo. Además, se deberán hacer las transferencias necesarias y cumplir con la disposición final que la TRD aplicó, dejando Acta de los documentos a eliminar según lo anterior.

5 ETAPA: Seguimiento y actualización, se realizará seguimiento de la aplicación de la TRD a cada una de las oficinas productoras, si se necesita algún cambio o modificación de la TRD deberá realizarse por la unidad de archivo de la empresa y aprobada por el Comité de Archivo de la misma.