45. Gestión Documental en Sap (II).   ArchiveLink.

Publicado en 22 febrero, 2013 de Roberto Espinosa

Como ya comentamos en la anterior entrada del blog, otra alternativa para anexar documentos en el sistema era utilizar el Archive Link, funcionalidad que está disponible a través del GOS en la opción “Archivar Business Document”. Lo podríamos considerar una mejora de la función “Crear Anexo”, ya que aquí se realiza de una forma clasificada, disponiendo además de una herramienta de búsqueda sencilla para los objetos anexados (lo que no ocurre con la otra forma de anexar).

La funcionalidad requiere una parametrización específica por objeto de negocio (por defecto no está activada) y podemos realizar el archivo de los documentos en la base de datos de Sap o en un Servidor de Contenido.

Utilización del Archive Link.

El anexo de los documentos lo realizamos desde el control del GOS, a través de la opción Crear –> Archivar Business Document (la opción solo estará disponible si previamente se ha configurado para el objeto de negocio, a diferencia de la opción “Crear Anexo” que siempre está disponible).

A continuación, el sistema nos preguntará la Clase de Documento que queremos anexar. Las clases de documento disponibles las parametrizaremos nosotros (asociadas a un tipo de documento), como un documento lógico que vamos a utilizar para clasificar los diferentes documentos que podemos anexar a los objetos. Por ejemplo, en un pedido de compra, podríamos tener las clases de documento: Oferta del proveedor, Catalogo de materiales, Fotos de materiales, etc. Cada una de estas clases de documento llevaran

asociado un tipo de documento: por ejemplo, la oferta del proveedor será un tipo de documento pdf, las fotos de materiales un jpg, etc.

Si estuviéramos trabajando con el objeto de negocio Empleado en el módulo de administración de personal, las clases de documento podrían ser: foto del empleado, contrato de trabajo, material entregado, etc, cada uno de ellos de un tipo de documento concreto (jpg, doc, xls, etc). En esta entrada del blog hablábamos de la forma de cargar las fotos de empleado en el sistema y verlas en la transacción PA20/PA30, contenido relacionado con el que estamos tratando en esta entrada.

Seleccionaremos el archivo asociado a la clase de documento elegida y el fichero quedará anexado al objeto en el que estemos trabajando, un pedido de compra en nuestro ejemplo. Para consultar los documentos anexados accederemos desde el control del GOS a la opción “Listar anexos”. Aquí nos aparecerá la lista de todos los objetos creados a través del Gos: Anexos, Notas, Enlaces y Documentos anexados con el archive link.

Tenemos otra alternativa para anexar documentos a los objetos de negocio, a través de la transacción OAAD. Desde esta transacción podemos anexar ficheros o bien realizar la búsqueda directa (incluyendo la visualización posterior de los documentos anexados). 

Para anexar, seleccionaremos la opción “Asignar y asignar” y el sistema nos preguntara, el objeto de negocio a utilizar, la clase de documento a anexar y el número del objeto donde estamos vinculando los documentos (en nuestro ejemplo, un número de pedido), abriendo una ventana de navegación para seleccionar los archivos a “subir”.

El “Business Object” es un código que representa al tipo de objeto de la aplicación : por ejemplo, el BUS2012 representa un Pedido de compras, el BUS1001 un Material, el LFB1 un Proveedor, etc. Es fundamental conocer estos códigos tanto para parametrizar la funcionalidad como para su uso desde la transacción OAAD.

Una vez anexados los documentos, tenemos disponible la opción de búsqueda desde la OAAD con la opción “Búsqueda técnica” en la sección Documentos. Desde aquí podemos realizar búsqueda de los documentos anexados en 1 o varios objetos de negocio. Por ejemplo, para el business object BUS2012 Pedido de compra, podríamos poner la lista de documentos de compra para los cuales queremos sacar los documentos anexos.

Nada que ver con la opción de tener que entrar pedido por pedido a ver los anexos. Además, tenemos la posibilidad de filtrar la búsqueda por múltiples criterios (repositorio, clase de documento, tipo de documento, fecha de archivado, etc). Desde la lista de resultados, está disponible la navegación a los documentos con un doble click.

Desde la transacción OAOR también se puede realizar la búsqueda de los documentos anexados a un determinado objeto de negocio.

Parametrización del ArchiveLink.

A la parametrización de las opciones del ArchiveLink se accede desde la ruta de customizing Sap NetWeaver –> Servidor de Aplicacion –> Servicios Base –> ArchiveLink –> Customizing de base.

En primer lugar, definiremos el lugar donde se van a almacenar los documentos que anexemos utilizando el ArchiveLink, a través de la opción de custo “Definir Repositorios de Contenido” o con la transacción OAC0. Crearemos si es necesario un repositorio de contenido que siempre tendrá que tener el Ámbito de documento “ARCHLINK”, y que luego asociaremos a nuestros objetos de negocio para indicar que el archivado para ellos se realizará en este lugar.

Además, con la opción “Tipo de archivo” podremos indicar si los documentos se almacenan físicamente en la base de datos de Sap o bien en un repositorio de contenido externo (por ejemplo, el content server que Sap proporciona gratuitamente con sus productos y que requiere un servidor adicional para depositar los documentos vía HTTP).

A continuación, con la opción  “Tratar tipos documentos” definiremos los tipos de documentos que se pueden anexar (extensiones de fichero) y el tipo MIME asociado, que determinará la aplicación que se utilizará para su visualización. Sap dispone de varios tipos de documento prefijado que cubre los más habituales, aunque es posible que tengamos que definir algunos propios.

El siguiente elemento a configurar serán las “Clases de Documento”, donde definiremos nuestros documentos lógicos asociándolos a un tipo de documento de los definidos en el punto anterior. Para nuestro ejemplo, vamos a definir tres clases de documento, que serán la clase de documento que permitiremos anexar a los pedidos de compra: Oferta del proveedor (del tipo PDF), Catalogo de materiales (del tipo Excel xls), Fotos de materiales.del tipo jpg).

A continuación configuraremos la opción “Tratar enlace” que relaciona el objeto de negocio con las clases de documento y el repositorio de contenido. Para cada objeto de negocio donde vayamos a permitir el enlace de documentos, indicaremos las clases de documento permitidas y el repositorio de documentos donde se va a almacenar (el que creamos en el primer paso de la configuración). En el campo Conexión se indica la tabla donde se van a guardar los enlaces a los documentos (Sap ofrece varias tablas para mejorar el rendimiento del sistema, así como la posibilidad de crear nuestras propias tablas Z de enlace (con la transacción OAC3, siguiendo como modelo la estructura TOAV0).

Una vez completada esta parametrización, la opción “Archivar Business Document” ya debe de aparecer activa en el GOS y las clases de documento configuradas accesibles para anexar ficheros al pedido de compra del tipo correspondiente.

Opciones generales del archivel link.

Existen unas opciones finales de configuración que se acceden desde la ruta de customizing Sap NetWeaver –> Servidor de Aplicación –> Servicios Base –> Archive Link –> Customizing comunicación frontend.

Los aspectos que podemos configurar son las “Parametrizaciones de archivo y visualización”, donde podemos indicar la forma de ver los resultados de búsqueda, opciones de visualización, etc.

Como habéis visto, una opción sencilla de configurar y que ofrece bastante posibilidades, sin llegar a ser un verdadero sistema de gestión documental.

Para terminar la serie, en la próxima entrada hablaremos del DMS y los registros info de documento que nos ofrecen unas funcionalidades mucha más avanzadas en la gestión documental, incluyendo un herramienta Windows (el Easy DMS) y sistemas de búsqueda y clasificación mucho más potentes.