PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

LAURA JULIANA MEDINA LULIGO

EDITH HINCAPIE ZAPATA

KARINE LIZTEH ARENAS MORALES

VIVIANA ARIZA VASQUEZ

SENA CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO

ARMENIA QUINDIO

16-03-2012


MANUAL DE CORRESPONDENCIA

LAURA JULIANA MEDINA LULIGO

EDITH HINCAPIE ZAPATA

KARINE LIZETH ARENAS MORALES

VIVIANA ARIZA VASQUEZ

TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

ANDREA CAROLINA BALBUENA

INSTRUCTORA DE ARCHIVO

SENA CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO

ARMENIA QUINDIO


Contenido

Pagina

Justificación………………………………………………………………………1 Objetivo general………………………………………………………………….2 Objetivo especifico……………………………………………………………...3 Misión………………………………………………………………………………4 Visión………………………………………………………………………………5 Alcance…………………………………………………………………………….6 Manual de correspondencia…………………………………………………...7 Responsabilidades……………………………………………………………...8 Correspondencia recibida……………………………………………………..9 Pasos para el tratamiento de la correspondencia recibida……………..10 Digitalización de correspondencia recibida……………………………….11 Correspondencia despachada……………………………………………….12 Comunicación interna………………………………………………………….13 Archivo……………………………………………………………………………14 Glosario…………………………………………………………………………...15 Definición de la tabla de retención documental…………………………...16 Definición de las transferencias……………………………………………...17 Importancia de las transferencias documentales………………………..18 Transferencias documentales………………………………………………..19 Segunda transferencia…………………………………………………………20 Tercera transferencia…………………………………………………………..21 Conservación de los documentos…………………………………………..22 Conclusiones……………………………………………………………………23 Definición de conservación documental…………………………………...24 Importancia de la conservación documental……………………………..25 Criterios para la intervención y conservación de los documentos……26 Condiciones de edificios y locales destinados a archivos……………...27 Conclusiones…………………………………………………………………….28


INTRODUCCION

Para satisfacer una necesidad que todos tenemos de poseer de una vivienda

cómoda y económica, ha surgido en el mercado de la construcción una

alternativa que ofrece una excelente oportunidad encaminada a brindar una

posibilidad real y concreta. Para la construcción de esta vivienda se utiliza un

innovador sistema de tecnología avanzada.

Además se debe tener en cuenta los siguientes procedimientos:

La correspondencia documental es necesaria para recibir y despachar la

documentación a las demás entes.

La cual es la encargada de gestionar de forma centralizada, los servicios de

recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que

estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestion

documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que

llevaran en los archivos de gestion, centrales e históricos.

.

También nos habla de la importancia de las trasferencias ya que nos permite

establecer las normas y plazo de permanencia fijado en una de las etapas del

ciclo vital de los documentos. También nos ayuda asegurar y facilitar el manejo

de la documentación, garantiza a los ciudadanos el acceso a la documentación.

Por último está la conservación documental, el cual nos permite tener un buen

manejo sobre los documentos.

Este consiste en realizar los procedimientos de intervención documental en los

niveles de conservación preventiva, conservación y restauración. Además, en

la conservación se debe tener en cuenta las condiciones de edificios y locales

destinados a archivo que garanticen la adecuada conservación.


JUSTIFICACION

El presente proyecto “vega construcciones” tiene que ver con el desarrollo

microempresarial en todo el país, enfocándola desde la doble perspectiva de su

misma dinámica y potencialidad tanto a nivel comercial como productivo.

Permanentemente observamos la diversidad de la empresa como un fenómeno

complejo desde la perspectiva económica y social, lo cual hace digno de

análisis y de ser tenido en cuenta en cualquier plan de desarrollo, vega

construcciones vendría a ser el complemento ideal, es decir una vivienda como

motor de desarrollo económico.


OBJETIVO GENERAL

Comprender el sistema de control a través de la unidad de correspondencia,

estableciendo las normas y procedimientos para el recibo, elaboración,

distribución, despacho y conservación de la correspondencia tanto interna

como externa. También tener en cuenta la importancia de las trasferencias

documentales de nuestra empresa e identificar los valores primarios y

secundarios de la documentación, para así poder lograr una buena

clasificación, ordenación y conservación de los documentos. Además tener

claro los criterios para ejecutar los procedimientos de conservación preventiva,

conservación y restauración. Para así, lograr una buena preservación

documental.


OBJETIVO ESPECIFICO

1. construir e implantar los medios y mecanismos apropiados que permitan

un acertado control para archivar, localizar y consultar en forma fácil,

rápida y segura cualquier documento.

2. verificar en un momento dado la dependencia o empleo al cual se ha

entregado correspondencia recibida o interna.

3. dar información oportuna a los directivos y dependencias en general

sobre documentos trasmitidos.

4. asesorar al personal encargado de la tramitación y manejo de

documentos en cada una de las dependencias o archivo de la corporación.

5. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la

documentación.

6. Dar a conocer la producción y evitar la acumulación irracional de los

documentos.

7. Identificar los diferentes tipos de transferencias documentales.

8. identificar los criterios de intervención

9. tener en cuenta la conservación preventiva, conservación o

restauración de los documentos.

10. Adoptar la conservación preventiva de los documentos.


MISION

Somos una organización estable y confiable enfocada en la realización de

viviendas, ser reconocidos regionalmente como la mejor cadena prestigiosa

que nos diferencia de las demás, y adicional a esto contamos con amplia

experiencia en la realización de construcciones.


VISION

Ser la mejor constructora de viviendas a nivel nacional e internacional dentro

de 5 años y ser reconocidos por la calidad, superación, organización de

nuestros servicios en conjunto con la comunidad.


ALCANCE

Constructora en el eje cafetero con personal encargado de recibir y

digitalizar la correspondencia o comunicaciones internas.


Responsabilidades:

La ingeniera, su secretaria y todo el personal de las constructoras del eje

cafetero son responsables del funcionamiento y cumplimiento del presente

instructivo, vinculando a las áreas de recepción, despacho y archivo de

correspondencia.


Correspondencia recibida:

Para el manejo de la correspondencia recibida se ha establecido el uso del

libro de control de correspondencia, en el cual se debe registrar toda la

documentación recibida tanto del cliente interno como el externo.


Pasos para el tratamiento de la correspondencia recibida:

Logotipo de la empresa con fecha y hora.

Numeración correlativa, se debe asignar un numero a cada documento y

sellarlo dentro o al lado del logotipo.

Anotar los datos en el libro de control de correspondencia.

Digitalizar el documento en formato TIFF y almacenar el archivo en el

servidor de documentos bajo el directorio que lleve el mismo nombre del

código de lugar.

Eje: documento con correlativo 5 recibidos en Armenia en fecha

27/02/2012

Si no existe un directorio es necesario crearlo.

Registrar en el sistema de control de correspondencia en la opción

cartas.

Enlace en el sistema de correspondencia del registro con archivo

digitalizado.

Registrar los datos, entregar la correspondencia o comunicación recibida

al destinatario de la misma, recabando su firma de constancia de

entrega en el libro de control de correspondencia.

Cuando la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del

destinatario mandar electrónicamente o solicitar la entrega física de una

copia a la persona que atiende la nota.

Para tener un mejor control de entrega el sistema cuenta con la opción

cartas, donde se registran las fechas y personas a quienes se

entregaron las notas.


El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es

responsable de la devolución del documento al archivo una vez

aprendida.

Los responsables de recepción deben registrar en el libro de control de

correspondencia y el sistema de control de correspondencia, el lugar

donde la nota se encuentra archivada.

Digitalización de correspondencia recibida: En la empresa la correspondencia debe ser digitalizada, considerando los siguientes criterios:

Digitalizar todo lo recibido. Correspondencia despachada: La correspondencia despachada debe llevar un número, el cual lleva un correlativo diferente por oficina. Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlativo.

OFICINA: CODIGO:

Armenia: Fundadores cerca al hotel estelar.

FCHE


Pereira: CR. 11-47ª cerca al centro comercial victoria.

CCVP

Manizales: Por la 23 cerca al cable vía.

MNZLS

La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo o por otra persona que esta autorizada a la respuesta.

La empresa debe de contar con el logotipo de la entidad que recibe la correspondencia y debe ser archivada por la persona encargada de cada oficina.

Comunicación interna Las comunicaciones internas son documentos que se generan y se envían

entre miembros de la misma empresa.

Las comunicaciones internas digitalizadas con la firma del emisor, deben

ser enviadas mediante un correo electrónico a su destinatario, ya que

cualquier funcionario de vega construcciones es poseedor de una cuenta

de correo electrónico.

Estructura y forma:

Toda comunicación enviada debe escribirse en hoja tamaño carta y ser

redactada con letra Arial tamaño 1,4 en cursiva.


ARCHIVO

Es importante mantener conservando y organizado un archivo que es

responsabilidad de la persona encargada del control de la

correspondencia de la oficina.

Toda documentación enviada o recibida debe estar archivada y tener un

orden correlativo.

Usar archivadores apropiados para cada documento.

La copia sellada puede mantenerse por carpetas u oficinas.


GLOSARIO

implantar: establecer algo nuevo en un lugar.

Dependencia: es la capacidad funcional para el desarrollo de actividades

de la vida diaria y por requerir ayuda para su realización.

Tramitación: conjunto de trámites necesarios para llevar a adelante un

asunto o negocio.

Corporación: asociación que agrupa a personas que desempeñan la

misma actividad o profesión.

Factibilidad: se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios

para llevar a cabo los objetivos o metas señalados.

Perspectiva: circunstancia que puede preverse en un asunto o negocio,

en especial si es beneficiosa


Definición de la tabla de retención documental Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

asigna el tiempo de permanencia en la primera etapa del ciclo vital de los

documentos.

Facilita el manejo de la información, contribuye a la racionalización de la

documentación.

Garantiza la conservación y selección de los documentos que tienen carácter

permanente.

Permite a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente.

Facilita el control y el acceso a los documentos.

Regula las trasferencias documentales en las diferentes fases de archivo.


Definición de las transferencias

Es un proceso habitual en las instituciones públicas y privadas sujeto a una

planeación ordenada y exacta que consiste en el traslado de los documentos

de un archivo a otro una vez que estos, hayan cumplido las normas

establecidas y el plazo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo

vital de los documentos.


Importancia de las trasferencias documentales

1. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

2. Evitar la producción y acumulación irracional de los documentos.

3. Asegura y facilita el control y orden de los documentos

4. Da solución física y funcional a la acumulación de documentos en las

diferentes dependencias o instituciones productoras.

5. Recopila la información más importante ya sea de decisiones

administrativas o sean de valor histórico.

6. Guarda la documentación temporal o permanente, en una adecuada

conservación.


Primeras transferencias:

Todos los documentos que hayan cumplido su tiempo determinado en la tabla

de retención documental y en el archivo de gestión serán enviados al archivo

central.

Deberán transferirse documentos previamente depurados extrayendo copias,

circulares, memorandos informativos que no impliquen valores secundarios.

Segunda transferencia:

Los documentos recibidos en el archivo central deberán ser verificados por el

administrador para darse cuenta si concuerda con la serie y subseries que

están registradas en el inventario, para así poder organizar las agrupaciones

documentales de acuerdo a su clasificación.

Tercera transferencia:

Esta documentación se conservara permanentemente de acuerdo a su valor

de la ciencia la investigación y la cultura, para así poder incorporarla al fondo

documental correspondiente.

Conservación de los documentos

La documentación se tendrá en un espacio adecuado con buena iluminación e

higiene para la conservación de los documentos, el personal dedicado a esta

labor debe permanecer con los elementos apropiados. Este proceso no se

debe realizar aisladamente y no se debe intercalar documentos que sean

afectados por la foliación. Todo documento que este afectado por agentes

biológicos deberá separarse del no contaminado, dicho material deberá

mantenerse aislado de la fuente de alta humedad y temperatura.


Utilizar las cajas que cumplan con las especificaciones sugeridas por el archivo

general de la nación.

Las carpetas serán en cartulina neutra o cartulina blanca, el diseño será

adecuado al tamaño de la documentación.

Este proceso de amarre es importante para reforzar y facilitar su traslado.


Conclusiones

Nosotras hicimos este mini manual de trasferencias con el fin de dar a

conocer la importancia de los trámites de documento.

Este mini manual de trasferencia es importante ya que nos permite

asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

Los traslados de la documentación nos permiten solucionar, a nivel físico

y funcional, el problema de acumulación de documentos en las

unidades administrativas e instituciones productoras.

La tabla de retención en la transferencia documental es la que nos

permite concretar los resultados de los procesos de valoración y

selección.

El inventario de las series documentales es la que refleja la clasificación,

ordenación y descripción de la documentación administrativa.


Definición de conservación documental

Es el conjunto de operaciones que tiene por objeto prolongar la vida de un ente

material, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una

vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevención y

restauración.


Importancia de la conservación documental

La conservación documental nos da la facilidad de tener un documento en

buen estado y nos permite tener acceso a los documentos sin ningún

problema. También nos enseña que para tener una buena conservación de los

documentos es necesario tener criterios para la intervención, conservación de

ellos y las condiciones ambientales para así, tener un archivo con todos los

requisitos requeridos.


Criterios para la intervención y conservación de los documentos

Para ejecutar la intervención documental es necesaria la conservación física y

funcional como función archivística el cual cuenta con los siguientes criterios .

Unidad del Objeto documental

La originalidad del objeto y los diversos valores que poseen los documentos

deben ser respetados teniendo en cuenta el documento producido y el valor

documental.

. Unidad del soporte y de la imagen gráfica

No importa sea cual sea su material de elaboración, el hecho es que este

conformado por un soporte y por una serie de documentos gráficos que

transmite la información consignada.

Integridad física del documento

Hacer un análisis cuidadoso para garantizar la permanencia, perdurabilidad,

compatibilidad, legibilidad y tener una buena manipulación de los documentos.

Criterios de intervención

Es implementar una serie de principios que impliquen un buen manejo de los

documentos y deben ser estables en el tiempo y en las condiciones

ambientales.

Valor de uso de los documentos.

Los documentos de valores primarios y secundarios no deben tratarse como

un objeto cualquiera, pues son de gran importancia para todos. además nos

sirve para llevar un control de la empresa.

Los materiales de intervención, y los procedimientos metodológicos que se

aplican en cualquiera de las fases de conservación-preventiva, conservación y

restauración documental son abalados por el laboratorio de restauración del

archivo general de la nación, ya sea por acuerdos o normas técnicas.


Edificios de archivo.

Nuestro archivo cumplirá con las condiciones de edificación, medio ambiental,

almacenamiento, seguridad y un buen mantenimiento para una adecuada

conservación.

Ubicación.

El terreno donde se va construir no tendrá riesgo de humedad ni de

inundaciones.

Se hará en un lugar lejano de la contaminación de las fábricas o de las fuerzas

armadas.

Tantear que tanto de espacio se necesita para instalar la documentación a

cumulada.

Aspectos estructurales

Se utilizara estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos

son dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2.

Los pisos, muros, techos y puertas estarán construidos con material ignífugos

de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la fricción.

Las pinturas tendrán propiedades ignifugas, estas las protege de incendios, y

se dejara el tiempo necesario para que se seque la pintura y no haya

sustancias nocivas que afecte la documentación.


Capacidad de almacenamiento.

En el depósito de almacenamiento se tendrá cuidado con la seguridad y la

manipulación de los documentos.

Se cumplirá con las normas de temperatura para tener una adecuada la

conservación de los documentos.

El lugar destinado para el cuidado de la documentación cuenta con todos los

elemento necesarios y estará aislado para asegurar la permanencia de los

documentos.

Los lugares de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán

alejados de los depósitos para una mejor seguridad.

El diseño de la estantería estará acorde con la dimensiones para evitar bordes

o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

Los estantes se construyen en láminas metálicas solidas, resistentes y

estables con anticorrosivos.

La estantería se ubicara a 20cm de la pared.

Mobiliario para documentos en otros formatos.

La documentación que sea microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video,

rollos cinematográficos o fotografía, disquetes y CD tendremos sistemas de

almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes acordes con

las dimensiones y recubrimientos antioxidantes e antiestáticos.


Los documentos estarán sueltos o encuadernados con los sistemas de

protección. Los disquetes y C.D tendrán una unidad de conservación plástica

en polipropileno

Condiciones ambientales

El soporte papel tendrá una temperatura de 15 a 20 grados centígrados

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

La fotografía estará en blanco y negro y su temperatura será la misma del

soporte papel y humedad relativa de 40% a 50%.

La microfilmación su temperatura 17 a 20 grados centígrados y humedad

relativa de 30% a 40%.

Ventilación:

El caudal garantiza la renovación continua y ´permanente del aire dos veces

por hora.los estantes tendrán una adecuada ventilación.

Filtrado de aire:

Nosotras contaremos con medios de filtración de aire de ingreso como

partículas solidas y contaminantes atmosféricos.

Iluminación en depósitos.se tendrá una radiación visible lumínica, menor o

igual a 100 lux, radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen y se tendrá

iluminación artificial.

Se tendrá en cuenta la señalización para ubicar con rapidez para la atención de

desastres y las de evacuación y rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento: la limpieza de las instalaciones y estanterías se hará con un

producto que no incremente la humedad ambiental


Conclusiones

Los criterios para la intervención y conservación de los documentos son muy

necesarios para tener en buen estado los documentos.

Es importante que los archivos cumplan condiciones de edificación, medio

ambiental, seguridad y un buen mantenimiento para una adecuada

conservación.

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