DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y TIC’S-GD Sistema de Gestión Documental V01

20 de octubre de 2016

Este documento define las acciones e instrumentos para la gestión documental de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico (CRA), con el fin de mejorar la eficiencia en la administración del ciclo de vida de los documentos.

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CONTENIDOASPECTOS GENERALES DEL DIAGNÓSTICO

1. PROPÓSITO

2. OBJETIVOS

3. JUSTIFICACIÓN

4. ALCANCE

5. BENEFICIOS

6. LINEAMIENTOS

6.1. Legal

6.2. Marco Normativo

6.3. Buenas Prácticas

7. METODOLOGÍA

8. RECURSOS

8.1. Recursos Humanos

8.2. Tecnológicos

8.3. Financieros

9. CRONOGRAMA – PLAN DE TRABAJO

10. RESPONSABLES

11. GLOSARIO

12. BIBLIOGRAFÍA

DESARROLLO Y ANÁLISIS DE RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO 1. DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO

1.1. INTRODUCCIÓN

1.2. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

1.3. PRINCIPIOS RECTORES

1.4. DIAGNOSTICO

1.5. ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL

1.5.1. IDENTIFICACIÓN

1.5.1.1. EL EDIFICIO

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1.5.1.2. INSTALACIONES

1.5.2. CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES

1.5.3. ALMACENAMIENTO

1.5.4. ASPECTOS AMBIENTALES

1.6. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS

1.6.1. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

1.7. SUGERENCIAS

1.8. MARCO LEGAL Y NORMATIVO

1.9. Normatividad archivística sobre preservación, conservación y restauración

1.10. Normas Técnicas

1.11. RELACIÓN DE FOTOGRAFÍAS

1.12. CONCLUSIONES GENERALES

2. DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2.1. INTRODUCCIÓN

2.2. OBJETIVOS

2.3. DINÁMICA DE LA EVALUACIÓN.

2.4. AREAS DE EVALUACIÓN DE LA NORMA Y RESUMEN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

2.4.1. MARCO REGLAMENTARIO

2.4.2. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES

2.4.3. REQUISITOS DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

2.4.4. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

2.4.5. PROCESOS Y CONTROLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

2.4.6. SUPERVISIÓN, AUDITORÍA Y CAPACITACIÓN

2.5. ANEXOS

3. DIAGNÓSTICO DE TIC-GD

3.1. INTRODUCCIÓN

3.2. OBJETIVOS

DINÁMICA DE LA VALORACIÓN

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3.3. DESCRIPCIÓN DE LOS ASPECTOS DE LA RECOMENDACIÓN

3.4. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Y RECOMENDACIONES

3.4.1. Aspecto Metadatos

3.4.2. Conservación y eliminación o transferencia.

3.4.3. Funcionalidades

3.5. ANEXOS

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DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

ASPECTOS GENERALES DEL DIAGNÓSTICO

1. PROPÓSITO Establecer un marco de referencia de la situación actual del archivo, los procesos de la Gestión Documental y las tecnologías de información empleadas a apoyar los procesos de la gestión documental en la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico –en adelante CRA-, con el fin de establecer un plan de acción encaminado a superar las deficiencias y normalizar todo lo relacionado con los procesos de la gestión documental y condiciones de los archivos de la entidad. El diagnóstico integral involucra tres aspectos básico que son los archivos como tal, condiciones de instalaciones, documentos, cantidades producidas, formatos usados. – Identificación de la Entidad, Infraestructura física del archivo y Características de la documentación-; la gestión documental como modelo de operación en el cual se evalúan aspectos como cantidad de herramientas archivísticas que posee la entidad, los procesos de la gestión documental –planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración-, cantidad y nivel de implementación de los instrumentos archivísticos y por último los sistemas de información que apoyan la gestión donde se evalúan básicamente el nivel de cumplimiento de estos con respecto a los requisitos básicos que establece la recomendación europea MoReq – reconocida mundialmente como referente para herramientas informáticas de Sistemas de Gestión Documental. Los parámetros con los cuales se evalúan los aspectos están apoyados en metodologías del Archivo General de la Nación, la norma NTC ISO 15489-1:2010 y la recomendación europea MoReq. 2. OBJETIVOS

Identificar todos los aspectos críticos tanto de archivos como de gestión documental y los sistemas de apoyo a la gestión.

Definir una metodología o plan de acción para el tratamiento de los aspectos detectados.

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Establecer prioridades en el desarrollo de las actividades a desarrollar, cuyo objetivo es normalizar lo relacionado con los archivos, la gestión documental y los sistemas de información que apoyan la gestión.

3. JUSTIFICACIÓN Nace de la necesidad de dar un trato adecuado a los documentos en diferentes soportes y formatos como parte integral del Programa de Gestión Documental en la CRA, definiendo para estas características adecuadas de conservación y preservación, condiciones de almacenamiento y tratamiento. 4. ALCANCE Abarca la valoración de la situación actual de los archivos, la gestión documental y los sistemas de apoyo a la gestión de la entidad en el momento en que se apliquen las herramientas de diagnóstico. 5. BENEFICIOS

Conocer la realidad en materia de archivo, gestión documental y estado de los sistemas de información desde la óptica de Gestión Documental.

Establecer planes de acción que logren que logren que todos estos aspectos se conviertan en una fortaleza que permita el desarrollo de sistemas proactivos tales como el Sistema de Gestión del Conocimiento.

Cumplir con la regulación sobre aspectos de archivo y gestión documental y adelantar procesos tendientes a la interoperabilidad de los sistemas actuales y futuros de la CRA.

6. LINEAMIENTOS 6.1. Legal El marco legal proporciona las bases sobre las cuales las instituciones construyen y determinan el alcance y naturaleza de la participación política. En el marco legal

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regularmente se encuentran en un buen número de provisiones regulatorias y leyes interrelacionadas entre sí. Ver Normograma 6.2. Marco Normativo El Marco Normativo son las normas o reglas específicas para realizar y atender un proceso, es decir son más específicos. Las primeras dictan lo que debe hacerse, las segundas obedecen a las primeras y dictan, además de lo que debe hacerse, también se refieren al cómo hacerlo. Ver Normograma 6.3. Buenas Prácticas Se refiere a toda experiencia que se guía por principios, objetivos y procedimientos apropiados o pautas aconsejables que se adecuan a una determinada perspectiva normativa o a un parámetro consensuado, así como también toda experiencia que ha arrojado resultados positivos, demostrando su eficacia y utilidad en un contexto concreto. Ver Normograma 7. METODOLOGÍA Para el desarrollo del presente programa se utilizará la metodología DIRKS1 por ser concordante con el desarrollo y características del mismo. La metodología consta de 8 pasos que se encuentran bien discriminados en el Plan del Programa.

1. Investigación Preliminar 1. Análisis de las actividades de la organización 2. Identificación de los requisitos 3. Evaluación de sistemas existentes 4. Identificación de las estrategias 5. Diseño del Sistema 6. Implementación del Sistema

1 DIRKS: Designing and Implementing RecordKeeping System (Diseñar e Implementar Sistemas de Registros)

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7. Revisión posterior a la implementación

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DESARROLLO Y ANÁLISIS DE RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO

1. DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO 1.1. INTRODUCCIÓN La evaluación de los archivos y de las condiciones que inciden en su conservación, mantenimiento y control son una herramienta fundamental para garantizar la preservación de los documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica de la Nación, garante de derechos y deberes ciudadanos que dan cuenta de las actuaciones de las instituciones y de la sociedad en general. La falta de organización, tanto de los archivos de gestión como de los centrales e históricos, propician el deterioro de material documental, así como las características de depósito y la carencia de sistemas de protección. Para el efecto, los diagnósticos y las medidas de conservación preventiva que deben aplicarse en los archivos, harán especial énfasis en la evaluación y control de las condiciones ambientales, de almacenamiento, mantenimiento y limpieza. 1.2. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA El “diagnóstico de archivos” se define como el conocimiento y la evaluación de los factores y las variables que inciden en la conservación del material documental y que permiten reconocer la situación general en la que se encuentra el archivo. Esto con el fin de establecer los programas de preservación, mantenimiento, control, y corrección que deben ser aplicados al material documental. Se tienen en cuenta variables de tipo: uso de materiales, implementación de medidas específicas en edificios y locales, utilización de sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento. Los responsables de archivo y la administración, se verán beneficiados con la elaboración del “Diagnóstico de archivos” ya que éste:

a) Garantiza tener una visión completa de la situación en la que se encuentra el archivo pues contempla aspectos administrativos, infraestructurales, de entorno físico y de organización documental.

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b) Facilita reconocer y evaluar las diferentes variables que inciden en la preservación del material documental desde una perspectiva integral pero así mismo específica pues evalúa el estado de conservación y deterioro de los documentos.

c) Permite la formulación de programas de conservación (conservación-preventiva), corrección, control y mantenimiento, basados en la evaluación de los factores involucrados en el adecuado mantenimiento documental priorizando determinados aspectos.

d) Facilita los procesos de organización documental y los programas de gestión documental que deben adelantar los archivos en las diferentes etapas por las cuales atraviesan los archivos en su formación (gestión, central e histórico).

e) Contribuye a la planificación administrativa pues da la posibilidad de tomar decisiones administrativas y de personal, facilita proyectar presupuestos en la adquisición de materiales e insumos y en los correctivos a nivel de planta física.

f) Permiten la prestación de un servicio eficaz y eficiente no solo del archivo en sí mismo sino de la entidad en general.

1.3. PRINCIPIOS RECTORES A partir de lo establecido en la Ley General de Archivos (Ley No. 594 de 14 de Julio de 2000), en el Titulo IV –Administración de Archivos- se establece la responsabilidad de la administración pública y de los funcionarios de archivo quienes deberán garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de los archivos, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas requeridas en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo. (Acuerdos No 049 y 030). Por otro lado son los responsables de la conservación de los documentos de archivo tanto en soporte papel como en tecnologías de avanzada a partir de las evaluaciones técnicas que se hagan sobre conservación física, condiciones ambientales y operacionales, seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información. En el Titulo XI –Conservación de documentos- de la mencionada Ley, se establece la obligación de implementar un “Sistema Integrado de Conservación” en cada una de las fases del Ciclo vital de los documentos. El “Sistema Integrado de Conservación”, se define como el conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo total. Para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier

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etapa de su ciclo vital. (Artº 60. Reglamento General de Archivos. Artº 46. Ley General de Archivos) La preservación del material documental implica adelantar acciones de conservación-preventiva, conservación y restauración donde se hará especial énfasis en la conservación-preventiva. Este es un proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental ya que se contemplan manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento y depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico entre otros factores. En este concepto de conservación-preventiva se recogen los aspectos esenciales a partir de los cuales se deberán formular las políticas internas de preservación en los diferentes tipos de archivo sea cual sea su naturaleza. Estas estrategias van dirigidas tanto a garantizar la integridad física como la funcional de los documentos, objetivos que al tener en cuenta las características de las instituciones y/o de los archivos, estarán relacionados con aspectos de orden administrativo, infraestructura y las características particulares de la documentación que custodia un archivo. Dependiendo del tipo de archivo, estos aspectos van a tener mayor o menor incidencia en relación con la preservación de la documentación, por ello es fundamental que para que el planteamiento de las estrategias sea acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, se desarrolle en primera instancia, la evaluación igualmente integral de estos aspectos. Así el diagnóstico se constituye como la herramienta por medio de la cual se determinan las particularidades, se establecen las acciones prioritarias para la formulación de los programas de preservación, mantenimiento, control y corrección que deben ser aplicados. Por lo tanto, el diagnóstico, además de evaluar las condiciones en las cuales se encuentra un archivo determinado, es el método que permite planear, de acuerdo con las necesidades establecidas, los recursos humanos y materiales necesarios. 1.4. DIAGNÓSTICO El diagnóstico al ser integral permite evaluar el máximo de variables involucradas en la preservación, mantenimiento y control documental, así se divide en tres partes: I. Identificación, II. Infraestructura física del archivo y III. Características de la documentación. Estas van de lo general a lo particular pues inicia con la evaluación de la entidad y del archivo en sus aspectos administrativos, continua con la revisión de la

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infraestructura y dotación y termina con el monitoreo específico de la documentación en su estado de conservación y deterioro.

1.5. ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL

11..55..11.. IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN

La CRA, Bogotá, tiene como propósito fundamental regular monopolios, promover la competencia, impulsar la sostenibilidad del sector Agua Potable y Saneamiento Básico, evitando abusos de posición dominante, garantizando la prestación de servicios de calidad, con tarifas razonables y amplia cobertura. La CRA, está ubicada en la ciudad de Bogotá, Dirección física: Carrera 12 N° 97-80, Piso 2, Bogotá D.C., Colombia. -.- Código Postal: 110221. 1.5.1.1. EL EDIFICIO Es una construcción ubicada en el segundo piso de un edificio moderno ubicado en una zona al nororiente de Bogotá, estrato 5. La humedad relativa puede variar entre 40% y el 70%, siendo un buen promedio el 67%. La temperatura puede oscilar entre los 7 y los 23 oC, con un promedio de 18 oC. Las paredes en ladrillo en general están en buen estado de conservación. Presentan pañete y pintura en vinilo comercial y techo en plancha típica de edificios de varios pisos. 1.5.1.2. INSTALACIONES El área de archivo es un segundo piso en un espacio de oficinas separadas por divisiones en acrílico y tablex-drywall. Observando los datos del diagnóstico relacionados con el archivo podemos concluir que este no cuenta con el área suficiente para albergar la documentación, previendo su crecimiento normal, sin embargo la entidad ha contratado un servicio de almacenamiento externo con una empresa privada. Si bien es cierto el archivo central cuenta con estantería tipo metálico y móvil, esta se encuentra en su totalidad ocupada.

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Existe una inadecuada ventilación de las áreas de depósito, no existe un sistema eficiente tanto de entrada y salida del aire, como de renovación en el interior de la edificación. La ventilación básicamente está dada por la puerta de ingreso. La estantería móvil requiere mantenimiento pues una de sus secciones se encuentra con fallas mecánicas dificultando su normal funcionamiento de movilidad. No existe un programa periódico de control de plagas o fumigación ambiental. No se llevan a cabo programas de tratamiento documental, encaminados a la erradicación de material particulado. En general no existe implementado un sistema integrado de conservación preventiva. La iluminación está dada por bombillos fluorescentes sin protección en acrílico contra radiación uv. La seguridad de la edificación está garantizada por un continuo contrato de vigilancia privada las 24 horas del día. No existen programas de conservación preventiva y por lo tanto no existen programas periódicos de limpieza documental. No se lleva a cabo un programa de control de plagas. El almacenamiento de los archivos se da en carpetas y cajas x200 en cartulina y cartón corrugado kraft (material típico comercial), AZ’s, carpetas kraft y hojas sueltas. Los documentos se encuentran en soporte de papel, aunque se trabaja generando documentos en formato digital en los computadores de cada oficina. No se cuenta a nivel de depósitos de archivo con sistema de control de la humedad ambiental, ni tampoco de temperatura, aunque el depósito interno donde funciona el archivo central al permanecer con su puerta de entrada abierta, recibe influencia con la circulación natural del aire interno. En general podemos concluir que la CRA, no cuenta con adecuados espacios de depósito, estos no cuentan con sistemas de ventilación o control ambiental adecuados, son áreas muy pequeñas e insuficientes para abordar la cantidad de documentos

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actuales, los cuales se estimaron en 76 metros lineales, con un crecimiento promedio de aproximadamente 10 metros lineales al año. 11..55..22.. CCOONNDDIICCIIOONNEESS DDEE PPRREEVVEENNCCIIÓÓNN DDEE DDEESSAASSTTRREESS

Uno de los primeros aspectos que salta a la vista es la no existencia de un plan de prevención de desastres en el cual los archivos formen parte del mismo, pues es evidente que de presentarse una calamidad (ej. Incendio), la posibilidad de recuperar parte de la información contenida en los documentos misionales es escasa. Existen, como ya se ha mencionado, extintores de polvo químico. Unido a lo anterior se tiene que para la documentación se emplearía el extintor de polvo químico, el cual si bien es cierto cumple con la función de sofocar un conato de incendio, presenta el inconveniente de dejar un residuo solido sobre la superficie de los documentos, lo cual implicaría someter a los mismos a un proceso de limpieza una vez sofocado el incendio. Como se mencionó en los formatos de diagnóstico, en general el personal que trabaja con el archivo no cuenta con una dotación de protección para manipular y trabajar con los documentos en las áreas de depósito. La limpieza se da al interior de las áreas de archivo esporádicamente y sobre los documentos nunca se planifica, ni se ejecuta. Con respecto a las redes eléctricas se observan cables eléctrico con las terminales (Líneas de cobre) a la vista lo cual puede ocasionar un corto circuito, el cual a su vez ser fuente de un conato de incendio o constituirse en una fuente de riesgo para el personal que entre en contacto con los mismos. 11..55..33.. AALLMMAACCEENNAAMMIIEENNTTOO

Con respecto a las unidades de almacenamiento, en un comienzo se observa el empleo común de AZs, cajas comerciales de dimensiones variadas, carpetas comerciales kraft o paquetes. Con respecto a los soportes en su gran mayoría son en papel, aunque se vienen generando documentos en soporte electrónico.

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Es importante recalcar que la entidad no cuenta con espacios suficientes para albergar la actual documentación, ni tampoco aquellas que se generen en el corto tiempo. Dentro del plan de compras-inversión de la entidad no se prevé rubros para abordar la implementación de un sistema integrado de conservación preventiva enfocada a los documentos. 11..55..44.. AASSPPEECCTTOOSS AAMMBBIIEENNTTAALLEESS

Se monitoreo la humedad relativa y la temperatura durante el día de la visita, empleando un datalogger OKTlon. El cual arrojo los siguientes resultados:

Si bien es cierto los parámetros, al momento de la medición, están dentro de los intervalos para una adecuada conservación documental, se debe garantizar que permanezcan estables todo el tiempo, para lo cual se debe implementar un programa de monitoreo

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ambiental, todo el año, a fin de conocer el comportamiento en los diferentes periodos climáticos de la Ciudad de Bogotá y tomar los correctivos en el momento adecuado. 1.6. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS En la actualidad se adelantan los procesos archivísticos, según las exigencias y metodología emanada del archivo General de la Nación, mediante contratación con la empresa privada. 11..66..11.. PPRREESSEERRVVAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL

Deterioro Biológico No se detecta ataque biológico por hongos, bacterias ni roedores. Deterioro químico. La documentación no presenta deterioro químico debida a transparencia de tintas, desaparición de las mismas o perforación de las tintas sobre el soporte. Existen documentos producidos o plasmados sobre papel químico tipo fax. Algunos documentos se encuentran grapados con ganchos metálicos, los cuales se oxidan y corroen los soportes. Deterioro Físico La documentación en el fondo acumulado presenta suciedad y material particulado, el cual afecta cerca del 40% de los documentos, con una intensidad baja. La rotura y la deformación de plano son otros de los deterioros que están afectando cerca del 20% del fondo.

Teniendo en cuenta lo exigido en el acuerdos 049 de 2002 se tienen los siguientes hechos:.

ACUERDO 049 DE 2002 – ARTICULO 3

EXIGENCIA DE LA NORMA DICTAMEN Estantería:

Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

Cumple

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ACUERDO 049 DE 2002 – ARTICULO 3 EXIGENCIA DE LA NORMA DICTAMEN

Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable

Cumple

Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal.

Cumple

La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud. Cumple Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías,

se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

No aplica

La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.

Cumple

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso. No cumple Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes

alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos.

No cumple

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.

Cumple

El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

No cumple

La distribución de la estantería debe permitir la limpieza de las áreas circundantes

No cumple

Distribución de Estanterías. La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un

espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la signatura topográfica.

Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

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1.7. SUGERENCIAS Deberá crear o dinamizarse la labor del Comité de Archivo de la Entidad, con el fin de que se convierta en el verdadero apoyo requerido por la Administración en la toma de decisiones relativas a la gestión, transferencia, conservación clasificación, organización y acceso a la documentación custodiada por el archivo.

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Proponer un Plan de Trabajo que contemple actividades tendientes al diseño e implantación del Sistema Integrado de Conservación Documental. Se debe aplicar los diversos programas de conservación preventiva, especialmente programas de higienización-fumigación de espacio de depósito. Se recomienda efectuar una limpieza de los muebles y las áreas de depósito, así como al material documental. Igualmente deberá efectuarse a medida que se vaya adelantando la clasificación documental (orgánico funcional), una limpieza de los documentos retirando el polvo con brochas de cerdas suaves, así como retiro de todo el material metálico que causa oxidación y deterioro a los documentos, reemplazándolo por material plástico o colocando aislantes. Disponer la documentación en cajas para archivo de las medidas que funcionalmente sean más convenientes para el tipo de documentos de acuerdo con los formatos determinados. Implementar los procedimientos sugeridos por el AGN en su instructivo de limpieza para desarrollar el programa de limpieza y eliminación del biodeterioro documental que se pudiera encontrar. Como mecanismo de control ambiental se recomienda la compra de deshumidificadores, uno por cada 24 mts2 de área de depósito, complementado con la adquisición de un equipo de monitoreo de la humedad relativa y la temperatura. Implementar sistemas de detección de incendios, cambio de los extintores de polvo químico por solkaflam inergen o en su defecto por extintores de CO2. Nunca extintores de agua. Como no se han establecido programas de capacitación en conservación y preservación de archivos, estos deben ser implementados teniendo en cuenta los procesos de capacitación del personal cuyas funciones estén relacionadas con el manejo y aplicación de los programas de organización archivística, de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos. Si se piensa en adelantar programas de microfilmación o digitalización de acuerdo a las indicaciones establecidas en la TRD y políticas de la entidad. Implementar un sistema combinado de ventilación natural y mecánico en las áreas donde se tenga planeado el almacenamiento documental.

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Idealmente se deben preferir para depósitos de archivo cerramientos en ladrillo cuando ello sea posible. Utilización de estantería totalmente metálica tanto en su estructura como en acabados aunque para la optimización de los espacios es mejor el uso de estantería corrediza, previendo su mantenimiento periódico para garantizar su adecuado y continuo funcionamiento. En el caso de estantería fija, ubicación de estantería en islas, con separaciones de pared, colocación de iluminación: tubos fluorescentes con filtros de control U.V. a través de la implementación de filtros en acrílico y distribuidos en sentido perpendicular a la estantería. Los sistemas de luz deben ir entubados y los balastos colocados en la parte exterior del depósito. Con respecto a la prevención del deterioro biológico es necesario implementar programas de conservación preventiva, enmarcados dentro de un sistema integrado de conservación. Se deben programar al menos cada 6 meses programas de fumigación ambiental encaminados a mantener diezmadas las poblaciones de hongos, bacterias o insectos, así como los roedores. Es necesario contar con un continuo suministro anual de cajas, carpetas y ganchos plásticos. Ubicación de estantería en islas, con separaciones de pared.

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1.8. MARCO LEGAL Y NORMATIVO Ver Normograma 1.9. Normas Técnicas Ver Normograma 1.10. RELACIÓN DE FOTOGRAFÍAS Carpetas Comerciales acidas, deformación de superficies. Se deben cambiar por carpetas de archivo para conservación documental tipo 4 aletas.

Empleo actual de ganchos metálicos, se deben remplazar por ganchos plásticos.

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Deformación de superficies de carpetas y pérdidas del material de fabricación a causa del gancho metálico

Mal estado de conservación de unidades de almacenamiento las cuales deberán cambiarse por cajas X200. Así mismo se ilustra el equipo de monitoreo ambiental empleado para los datos del presente informe.

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Deformación de plano de folios por causa en las variaciones de humedad y manipulación. Igualmente se muestra problemas de suciedad superficial.

Carpetas deterioradas por impacto, mala manipulación afectando los documentos.

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Uso de lámparas de tubos de luz fluorescentes sin filtros en acrílico para control de la radiación UV.

Empleo inadecuado de la banda superior de la estantería para el almacenamiento documental.

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Empleo de extintores de polvo químico, los cuales dejan un residuo sobre los documentos que tocaría eliminar con limpieza. Son preferibles los extintores de solkaflam o CO2

Carpetas sueltas sin cajas de conservación.

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Suciedad en áreas de difícil acceso, falta de programas de mantenimiento y limpieza de la infra estructura-Edificación.

Huecos en la superficie del piso que generan cavidades que propician la acumulación de polvo.

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Folios sueltos almacenados en estanterías sin la protección de carpetas ni cajas.

Presencia de ganchos metálicos de grapadora

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Uso de espacios para el almacenamiento de cajas desarmadas. Impide la escasa circulación del aire y la limpieza de estas áreas.

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Deterioro de roturas y pérdida de soporte de folios. Se debe implementar programas de unión de rasgaduras y en general primeros auxilio a folios afectados por este tipo de deterioros.

1.11. CONCLUSIONES GENERALES

PROCESO CONCLUSIONES GENERALES

PRESERVACION A LARGO PLAZO

• Dado que no existe un Sistema Integrado de Conservación, la documentación, esta no tiene garantías para la preservación a largo plazo.

• En caso de siniestro, la entidad no cuenta con un plan de atención de emergencias para la documentación, donde se prioricen las acciones para la documentación susceptible, lo que la hace vulnerable.

• No existe una difusión sobre el plan de riesgos que permita determinar los riesgos en preservación de información física, electrónica y digital.

• La documentación de la bodega de custodia o Archivo Inactivo,

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PROCESO CONCLUSIONES GENERALES presumiblemente de acuerdo con la información suministrada por el contratista no tiene riesgo, tanto por las condiciones de infraestructura, como por la falta de acciones en conservación preventiva y correctiva (filtraciones, roedores, suciedad, humedad relativa y temperatura fuera de los parámetros normales, contaminantes atmosféricos, ataque biológico). Lo anterior permite pensar que la documentación no tiene alto riesgo de pérdida a mediano plazo, y a corto.

• No hay un plan de preservación de la información de documentos electrónicos a largo plazo.

UNIDADES DE CONSERVACIÓN Para el almacenamiento de documentos (en soporte papel) se están utilizando cajas referencia X200 y carpetas de cuatro alas, garantizando su protección y prolongando de manera considerable la conservación de los mismos. Las unidades de conservación se componen de cartón corrugado neutro con un recubrimiento en cera o parafina que impide la acidificación por contacto. La resistencia de este material y el diseño de las cajas se adaptan a las unidades, peso y el tamaño de la documentación que conservan. La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior es mayor a 4 cm, como le exige la norma. Al momento del diagnóstico no se evidenció existencia significativa de documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros; sin embargo de hallarse a futuro esta información se advierten en el presente diagnóstico las recomendaciones previstas por la norma. • Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas

de pH neutro. • Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no

desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán

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emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.

• Los rollos de microfilmación, si los hubiera a futuro, deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

• Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.

• Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.

CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN

La medición de condiciones ambientales deben permitir el control para los documentos de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:

Humedad relativa y temperatura. Para el soporte papel existe un estado ideal tanto de humedad relativa como de temperatura.

• Temperatura de 15 a 20 ºC con una fluctuación diaria que no exceda los 2 ºC. • Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre valores máximos y mínimos. Se deben Monitorear las condiciones ambientales a fin de construir un mapa de comportamiento climático y tomar los correctivos de control de humedad y temperatura de acuerdo a las necesidades de cada temporada climática.

IMPORTANTE: que la entidad diseñe e implemente un sistema integrado de conservación documental

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2. DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1. INTRODUCCIÓN La NTC ISO 15489-1, derivada de la ISO 15489-1:2001, adoptada en el año 2010 por Colombia, se ha convertido en el principal referente para el diseño e implementación de Sistemas de Gestión Documental. La norma ofrece un marco de referencia para el desarrollo e implementación del sistema, y para la materialización del mismo se requiere el desarrollo de instrumentos y herramientas que no se encuentran detallados, ni definidos en la norma. La norma establece como requisito primordial que la organización cuente con una política formal de gestión documental, que asigne responsabilidades y asegure el tratamiento adecuado de todos los documentos y datos que posean valor de evidencia. Seguido a esto se definen procesos que deben llevarse a cabo de manera controlada a través de herramientas tales como el cuadro de clasificación, tabla de control, de acceso, esquema de metadata, entre otras y los procedimientos para utilizar estas. Adicional establece condiciones mínimas de los sistemas gestores de documentos así como requisitos mínimos para los documentos. 2.2. OBJETIVOS Establecer el grado de cumplimiento por parte del sistema de información Orfeo de los requisitos contemplados en la norma. Determinar los aspectos críticos que requieren especial atención previo a la implementación de un sistema de gestión documental apoyado en herramientas informáticas. 2.3. DINÁMICA DE LA EVALUACIÓN. La norma establece una serie de requisitos bajo la palabra clave “debe”, los cuales se reúnen en un formulario y los cuales deben ser calificados de 1 a 5 respecto de su nivel de desarrollo al interior de la organización. Los aspectos evaluados son:

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Marco Regulatorio Políticas y responsabilidades Requisitos de la gestión de los documentos Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos Procesos y Control de Gestión de Documentos Supervisión Auditoria y Capacitación

El primero hace referencia a un conjunto de reglas de ámbito legal, normas técnicas y buenas prácticas que debe considerar la organización para su accionar y otras son la razón de ser de la existencia de algunas organizaciones –funciones del estado que deben cumplirse y crean entidades para cumplirlas-. Una vez asumido el marco reglamentario, es necesario la generación de políticas y la asignación de responsabilidades para el cumplimiento de estas. El tercero establece el marco general de las herramientas que han de desarrollarse para garantizar la implementación del sistema de gestión documental –como modelo de operación-. Las características mínimas de los elementos del sistema de gestión –documentos/evidencias-. El cuarto aspecto enfoca hacia el diseño en si del sistema, la documentación del sistema, la formación de los usuarios, indicadores para medición. Indispensable en este, es el hecho de que el sistema se ajuste al marco regulatorio, así como los procesos que desarrolla la entidad y los requisitos de los componentes del sistema de gestión, esto es características que deben cumplir los sistemas que gestionen evidencias. El aspecto 5 se enfoca en procesos de la gestión de los documentos tales como incorporación, conservación, clasificación –cuadros de clasificación, tesauros, indización, etc.-, almacenamiento, trazabilidad, disposición, acceso; de igual manera la documentación de los mismos. El último aspecto abarca una revisión constante del marco regulatorio, los procesos de la entidad, ajustes a los sistemas de información por cambios en los anteriores, así como por requerimientos específicos que optimicen el uso de los sistemas. Se considera en este la capacitación constante a los usuarios y la documentación de la conformidad y ajustes al sistema.

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Posterior a la calificación se realiza una interpretación de los valores obtenidos en cada uno de los aspectos evaluados. 2.4. AREAS DE EVALUACIÓN DE LA NORMA Y RESUMEN DE LOS RESULTADOS

OBTENIDOS El establecimiento de un modelo de gestión de documentos que permita una implementación de herramientas tecnológicas para conformar el SGD de una entidad, es el pilar fundamental. Para este objetivo, la implementación de la norma NTC ISO 15489-1:2010 es el marco de referencia más relevante para quienes estén interesados en esto.

Tabla 1. Resumen resultados NTC ISO 15489-1:2010

Puntaje por área Interpretación

4,80 SATISFACTORIO

1,00 INSUFICIENCIA CRITICA

1,00 INSUFICIENCIA CRITICA

2,25 INSUFICIENTE

4,40 SATISFACTORIO

3,00 ADECUADOSupervisión, Auditoría y Capacitación

AREA

Marco Reglamentario

Políticas y responsabilidades

FORMATO: RESUMEN DE RESULTADOS NTC ISO 15489-1

Requisitos de la gestión de documentos

Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos

Procesos y Controles de la gestión de documentos

DAYANA XIOMARA HERNANDEZ ASCENCIOORFEO - GESTIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE FUNCIONARIO:SISTEMA/DEPENDENCIA:

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Gráfica 1. Resumen evaluación basada en NTC ISO 15489-1:2010

Estos resultados muestran que se tienen dos aspectos bien estructurados, el marco regulatorio y los procesos y controles de la gestión documenta, de igual manera reflejan aspectos de nivel muy crítico y de insuficiencia baja. 22..44..11.. MMAARRCCOO RREEGGLLAAMMEENNTTAARRIIOO

La organización tiene bien referenciadas las leyes, normas y buenas prácticas de la gestión documental. Esto es la apropiación del marco que regula la gestión documental, por parte de los responsables, tiene un alto nivel. Este marco incluye la interrelación entre lo relativo a gestión documental, recomendaciones de calidad, MECI y aspectos de la norma NTC ISO 27001. La dinámica de la legislación hace que este aspecto no logre el 100%, pero su calificación de 4.8 sobre 5.0 es muy superior. El marco reglamentario se constituye en el paraguas que cobija el direccionamiento de la gestión documental. Es recomendable la revisión periódica de la regulación marco de la gestión documental con el fin de que los sistemas –modelos y soluciones informáticas- se mantengan actualizadas. 22..44..22.. PPOOLLÍÍTTIICCAASS YY RREESSPPOONNSSAABBIILLIIDDAADDEESS

Las organizaciones que quieran implantar buenas prácticas de gestión documentos, de acuerdo con la norma NTC ISO 15489-1:2010, deberían establecer, documentar,

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mantener y promulgar una política de gestión de documentos, con el fin de asegurar que se cubren sus necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas. El objetivo de esta política es la creación y mantenimiento, durante el tiempo que sea preciso, de documentos capaces de respaldar las actividades de la organización y de probar que éstas se llevan a cabo según los requisitos legales y normativos. (García Lloveras) Esta política se tendría que elaborar a partir del análisis de las actividades de la organización y teniendo en cuenta el entorno legal y normativo (legislación, normativas específicas del sector, normas y códigos de buenas prácticas de aplicación voluntaria), y en el marco de la política global de la organización, de forma que fuera coherente con las demás políticas: calidad, seguridad de la información, responsabilidad social corporativa, entre otras. (García Lloveras) Es fundamental que la aplicación de esta política de gestión de documentos sea apoyada por la alta dirección y difundida a todos los niveles organizativos. Finalmente reseñar que tendría que ser revisada periódicamente con el fin de garantizar que refleja adecuadamente las necesidades y expectativas de la organización en todo momento. (García Lloveras) La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico no tiene definida ni documentada la política de gestión de documentos, razón por la cual el aspecto tiene un nivel de cumplimiento del 20% equivalente a una calificación de 1,0 sobre 5,0. La política de gestión de documentos también implica asignar claramente las responsabilidades y las competencias vinculadas con la gestión de documentos. Al no contar con política, las responsabilidades pueden llegar a ser ambiguas y las competencias insuficientes. La responsabilidad está centrada en el nivel más alto de la administración para todos los efectos, esto es los aspectos legales derivados de la gestión documental son de su exclusivo manejo. Es muy conveniente en este aspecto el desarrollo inmediato de la política de gestión documental que recoja los principios mencionados en el artículo 2.8.2.5.5 del decreto 1080 de 2015, así como implementación de herramientas mencionadas en el mismo decreto en el artículo 2.8.2.5.8. Los conceptos de este aspecto de la norma se constituyen en la carta de navegación de la gestión documental.

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22..44..33.. RREEQQUUIISSIITTOOSS DDEE LLAA GGEESSTTIIÓÓNN DDEE LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS

Este aspecto muestra un nivel de cumplimiento de tan solo el 20% -calificación de 1,0 sobre 5,0- y deja en vilo garantías mínimas en la generación de evidencias digitales que garanticen su uso en ámbitos como el legal y probatorio. En principio no existe interacción real y coherente entre los implicados base de la gestión documental –Calidad, TIC y Gestión Documental-. Esto hace que no exista un modelo de gestión a nivel táctico que ayude a tener un manejo real y que no se entrelacen los componentes restantes del SIG con el subsistema de gestión documental. Se requiere una interacción constante y evidenciada de la interrelación entre los actores básicos del sistema de gestión documental, con el fin de lograr desde el origen la armonización con los restantes sub-sistemas y generar confianza en una producción documental optimizada y ajustada a las necesidades de la organización, a las expectativas de los interesados y con el facilitar la rendición de cuentas. Importante también es garantizar que los documentos que se produzcan en proceso cumplan con lo planteado en el capítulo 7.2 de la NTC ISO 15489 1:2010 y que se centra en características propias de los documentos. 22..44..44.. DDIISSEEÑÑOO EE IIMMPPLLEEMMEENNTTAACCIIÓÓNN DDEE UUNN SSIISSTTEEMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS

Existen puntos relevantes y convenientes en el diseño e implementación de cualquier sistema; uno tiene que ver con el producto final –para este caso los documentos- y otro con una metodología adecuada para garantizar el éxito en la implementación. Para este aspecto la CRA refleja un nivel de cumplimiento del 45% -calificación de 2,25 sobre 5,0- existiendo un gran contraste entre el producto y sus características contra la metodología no aplicada y planes de suspensión de sistemas de información. En este punto el elemento faltante puede ser la no existencia de una política y la asignación de responsabilidades como base de la implementación de sistemas de información. Es altamente recomendable que en el desarrollo de sistemas informáticos que apoyen la gestión se tenga en cuenta una metodología que pueda garantizar de origen la creación de evidencias con las características descritas en el capítulo 7.2 de la NTC ISO 15489-1:2010.

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Adicional a lo anterior y dado que las evidencias deben ser un reflejo total de la gestión, la diplomática y la estructura de ellas, deben ser concertados entre el responsable de su generación y su creación. Se requiere el desarrollo de actividades puntuales, a saber:

elaborar los instrumentos del sistema de gestión de documentos: cuadro de clasificación, actualización de TRD, tabla de control de acceso y seguridad;

revisión y aprobación de los instrumentos del sistema de gestión de documentos; redefinir los requisitos funcionales o diseñar y desarrollar las funcionalidades no

contempladas; establecer una metodología de evaluación del rendimiento del sistema de gestión de

documentos y los mecanismos de supervisión y control; 22..44..55.. PPRROOCCEESSOOSS YY CCOONNTTRROOLLEESS DDEE LLAA GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL

Este aspecto muestra un porcentaje de cumplimiento del 88% -calificación de 4.4 sobre 5.0-, dejando ver que la CRA conoce bien su producción documental este bien orientado y que la misma supone:

estar producido por una actividad concreta; ser el resultado de un mismo proceso o procedimiento; tener una estructura y un contenido informativo homogéneos; identificarse claramente con un nombre breve pero completo.

Hay un elemento de este aspecto que merece especial atención y es lo relativo a la disposición final de los documentos, esto puede ser resultado de factores como no contar con TRD actualizadas o no poseer el sistema de conservación y preservación digital a largo plazo o no tener implementada la función de record management que permitan efectuar esta tarea de depuración y conservación o una combinación de las anteriores. 22..44..66.. SSUUPPEERRVVIISSIIÓÓNN,, AAUUDDIITTOORRÍÍAA YY CCAAPPAACCIITTAACCIIÓÓNN

Respecto a la supervisión y auditoría, la norma señala que se debería establecer un control periódico para comprobar que los procesos y los procedimientos del sistema de gestión de documentos son conformes a la política y los requisitos de la organización y que se obtienen los resultados previstos.

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Desde este punto de vista, las actividades de supervisión y control responden a tres finalidades:

a. garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la organización: la “auditoria de cumplimiento” tiene por objeto evaluar la conformidad del sistema de gestión de documentos, proporcionando evidencias de que se comprende la naturaleza de los documentos, se toman las medidas de seguridad adecuadas y se aplican adecuadamente la política, los procesos y los procedimientos que la organización ha adoptado;

b. garantizar que los documentos tienen valor probatorio: se ha de poder demostrar el cumplimiento por parte de la organización de la legislación mediante el mantenimiento de documentos íntegros y auténticos;

c. mejorar el rendimiento de la organización: la supervisión del rendimiento requiere que la organización establezca indicadores que midan cuantitativa y cualitativamente los procesos documentales, que evalúen el ejercicio de las competencias de los diferentes responsables y que verifiquen la seguridad e integridad del sistema de gestión de documentos.

En relación con la capacitación, la norma indica que se debería establecer un plan de formación continua sobre los requisitos de la gestión documental y su aplicación práctica, que abarque las funciones y responsabilidades de todos los miembros de la organización. Se distinguen dos tipos de formación:

la formación del personal, que incluye acciones específicas destinadas a los directivos, los jefes de las diferentes áreas o unidades de la organización, las empresas que prestan servicios externalizados y todos los empleados que, como parte de sus tareas, son responsables de crear y mantener documentos;

la formación de los profesionales de la gestión de documentos, que han de estar capacitados para gestionar el plan de gestión de documentos y llevar a cabo trabajos especializados como el diseño del sistema de gestión de documentos o la elaboración del cuadro de clasificación o el calendario de conservación.

La evaluación y revisión de las actividades de aprendizaje en materia de documentos debería servir para mejorar el sistema de gestión de documentos, valorando su utilización en las diversas unidades organizativas y la competencia del personal implicado. El aspecto evaluado entrega un nivel de cumplimiento del 60%, esto es una calificación de 3.5 sobre 5.0, teniendo como talón de Aquiles el elemento relativo a la conformidad del sistema –respecto de la norma y estándares-, así como la forma en la cual se

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elaboran, revisan y conservan los informes producto de estas evaluaciones. Debe dejarse trazabilidad de los cambios/ajustes a los cuales ha sido sometido el sistema, así como el nivel de cumplimiento de los ajustes/cambios respecto de las normas aplicables en cada caso. Esto permite conocer en cualquier momento que ajustes deben planearse en razón o como respuesta a un movimiento de tipo regulatorio o procedimental –incluyendo políticas de seguridad-. 2.5. ANEXOS (NTC_ISO_15489_1_CRA-ORFEO.xlsm – Cuestionario, Calificaciones y Resumen)

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3. DIAGNÓSTICO DE TIC-GD 3.1. INTRODUCCIÓN MoReq o Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (del inglés Model Requirements for the Management of Electronic Records), describe y define los requisitos a tomar en consideración para una correcta gestión de documentos electrónicos de archivo, así como también incide especialmente en los requisitos funcionales para tal gestión mediante un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). MoReq se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen. (EcuRed) Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), como sucede con cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la descripción que de ellos se realiza es muy somera. También se abordan otros requisitos muy ligados a éstos, tales como la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos de archivo tradicionales (p. ej., expedientes en papel o microfilm), aunque en menor profundidad. Así, la especificación incluye directrices sobre los requisitos de la gestión de documentos de archivo tradicionales, pero no se ocupa con detalle de las funciones relativas al control de la localización física, los códigos de barras, etc. Otras cuestiones relacionadas, como la digitalización y otros medios de creación de documentos electrónicos de archivo, escapan al alcance de la especificación. De igual modo, tampoco se pretende abordar la implementación práctica de un SGDEA. Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDEA no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos. Dado que esta especificación se refiere a los requisitos «tipo», se ha concebido únicamente con un carácter genérico y no aborda ninguna cuestión específica de una plataforma o sector. Por su naturaleza modular, las comunidades de usuarios pueden reforzar su funcionalidad con características concretas que satisfagan las necesidades de su actividad.

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3.2. OBJETIVOS Determinar el nivel de cumplimiento del sistema Orfeo, de los aspectos más relevantes de la gestión de documentos electrónicos. DDIINNÁÁMMIICCAA DDEE LLAA VVAALLOORRAACCIIÓÓNN La recomendación MoReq está compuesta por 10 módulos que evalúan cada uno aspectos inherentes a la gestión documental electrónica, los aspectos:

1) Cuadro de clasificación 2) Controles y seguridad 3) Conservación y eliminación o transferencia 4) Captura de documentos de archivo 5) Referencias 6) Búsqueda, recuperación y presentación 7) Funciones administrativas 8) Funcionalidades 9) Requisitos no funcionales 10) Metadatos

Cada uno de estos aspectos, se componen de un número de sub-aspectos que a la vez están conformados por elementos de evaluación.

Aspecto Sub-aspecto

Cuadro de clasificación

Cuadro de Clasificación

Clases y Expedientes

Volúmenes

Mantenimiento del Cuadro

Controles y seguridad

Acceso

Pista de auditoria

Copias de seguridad y recuperación

Control de movimientos de documentos de archivo

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Aspecto Sub-aspecto

Autenticidad

Niveles de seguridad

Conservación y eliminación o transferencia

Normas de conservación

Revisión

Transferencia, exportación y destrucción

Captura de documentos de archivo

Captura

Importación de grandes volúmenes de documentos de archivo

Tipos de Documentos

Gestión de Correo Electrónico

Referencias Referencias

Búsqueda, recuperación y presentación

Búsqueda y recuperación

Presentación: Visualización de documentos de archivo

Presentación: Otros

Funciones administrativas

Administración general

Informes

Modificación, borrado y disociación de datos de documentos de archivo

Funcionalidades Gestión de documentos de archivo no electrónicos

Conservación y eliminación o transferencia de expedientes mixtos

Requisitos no funcionales

Facilidad de uso

Rendimiento y escalabilidad

Disponibilidad del sistema

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Aspecto Sub-aspecto

Servicios externos y gestión de datos por terceros

Conservación a largo plazo y obsolescencia de la tecnología

Metadatos Principios

Disposición del capítulo

Tabla 1. Aspectos y sub-aspectos a evaluar perspectiva MoReq

Los elementos de evaluación se califican de 1 a 5, siendo 5 la calificación correspondiente a un cumplimiento del total del factor evaluado y 1 al no cumplimiento del requisito. 3.3. DESCRIPCIÓN DE LOS ASPECTOS DE LA RECOMENDACIÓN Cuadro de clasificación: El cuadro de clasificación constituye el elemento clave de cualquier SGDEA. Define el modo en que los documentos electrónicos de archivo se organizarán en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes. Controles y seguridad: En este aspecto se agrupan los requisitos de una amplia gama de controles relacionados con la seguridad de los documentos de archivo. Las organizaciones han de ser capaces de controlar a quién se permite el acceso a los documentos de archivo y en qué circunstancias, pues éstos pueden contener información reservada de carácter personal, comercial u operativo. También puede ser conveniente restringir el acceso a los usuarios externos. Por ejemplo, en ciertos países donde la legislación sobre la libertad de información da acceso a determinados documentos de archivo públicos, los ciudadanos pueden desear consultar los documentos de archivo. Conservación y eliminación o transferencia: Un aspecto fundamental de la gestión de documentos de archivo viene dado por el uso de normas de conservación que rigen la eliminación de los documentos de archivo de los sistemas en funcionamiento. Las normas de conservación determinan el tiempo que el SGDEA debe conservar los documentos de archivo y su destino. Captura de documentos de archivo: El término «capturar» abarca los procesos de registrar un documento de archivo, decidir la clase en la que se incluirá, añadir los metadatos complementarios y almacenarlo en el SGDEA. En el contexto de un SGDEA, el registro y el resto estos procesos pueden ser también independientes unos de otros.

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Referencias: Las distintas entidades que componen el SGDEA (clases, expedientes, volúmenes, documentos de archivo) precisan identificadores únicos cada vez que se considere la entidad en cuestión. Esta característica se debe extender a todo el SGDEA o bien al nivel jerárquico pertinente. Búsqueda, recuperación y presentación: Una parte esencial del SGDEA es la capacidad para que el usuario recupere expedientes y documentos de archivo. Esta opción abarca la búsqueda cuando se desconocen detalles concretos y su presentación. La presentación consiste en crear una representación en pantalla («visualización en pantalla») o en su impresión, o bien en su reproducción en vídeo o en audio. El acceso a expedientes y documentos de archivo y su posterior visualización exigen una gama amplia y flexible de funciones de búsqueda, recuperación y presentación que respondan a las necesidades de los distintos tipos de usuarios. Aunque esta característica puede no considerarse una función clásica de la gestión de documentos de archivo, en el presente documento se describe la funcionalidad necesaria, dado el escaso valor que tendría un SGDEA desprovisto de buenos instrumentos de recuperación. Funciones administrativas: Teniendo en cuenta que en las organizaciones es frecuente cierto grado de transformación, los instrumentos de apoyo y mantenimiento de los SGDEA han de dar cabida a esta posibilidad. Además, un SGDEA debe dotar al administrador de medios que le permitan modificar el número de usuarios, aumentar las exigencias en cuanto a capacidad de almacenamiento, proceder a la recuperación tras un fallo del sistema y efectuar un seguimiento de los errores de éste. Algunos de estos instrumentos puede aportarlos el SGDE2 asociado o bien el sistema de gestión de bases de datos. Funcionalidades: Ciertos requisitos pueden resultar pertinentes en relación con funcionalidades estrechamente relacionadas con la gestión de documentos electrónicos de archivo. Los requisitos de la gestión de documentos de archivo tradicionales dentro del SGDEA, la gestión de documentos, los flujos de tareas, las firmas electrónicas y otros mecanismos de autenticación son parte de estos. Requisitos no funcionales: Algunos de los atributos propios de un sistema eficaz no se pueden describir en términos de funcionalidad. En la práctica, los requisitos no funcionales son primordiales para el éxito de estos sistemas. Si bien los requisitos no funcionales suelen ser difíciles de definir y cuantificar con objetividad, es importante identificarlos, al menos en términos generales, para que puedan estudiarse. Así, algunos de esos requisitos son comunes a numerosas clases de sistemas de TI.

2 Los SGDE abarcan la indexación de documentos, la gestión de su almacenamiento, el control de versiones, la integración con aplicaciones de ofimática y las herramientas de recuperación que permiten el acceso a los documentos.

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Además, los usuarios de esta especificación tendrán que estudiar sus necesidades en relación con las normas técnicas y funcionales en vigor y con los servicios de asistencia proporcionados por el proveedor del SGDEA, incluida la documentación, la formación y la consultoría. Por otra parte, las organizaciones añadirán sus propios requisitos en tales ámbitos, en función de su tamaño y estructura, sus características físicas y el entorno técnico en el que desarrollen su actividad en ese momento. Metadatos: El concepto de metadatos abarca los datos empleados en la indexación, además de otros, como la información referente a la restricción del acceso. 3.4. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Y RECOMENDACIONES El análisis actual se centra en los aspectos en los cuales el sistema evaluado presenta valores por debajo del aceptable. No obstante se presentan todos los aspectos calificados.

Tabla 2. Resumen de resultados

NOMBRE FUNCIONARIO:

SISTEMA/DEPENDENCIA:

CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN3,27 ADECUADO

4,26 SATISFACTORIO

1,20 INSUFICIENCIA CRITICA

3,68 ADECUADO

5,00 SATISFACTORIO

3,10 ADECUADO

3,22 ADECUADO

2,36 INSUFICIENTE

4,01 SATISFACTORIO

1,00 INSUFICIENCIA CRITICA

ORFEO

JUAN CARLOS VILLALBA - ALFADIR CASTRO - DAVID AMAYA

FORMATO: RESUMEN DE RESULTADOS MOREQ 2

FUNCIONALIDADESREQUISITOS NO FUNCIONALESMETADATOS

ASPECTO

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

CONSERVACION Y ELIMINACION O TRANSFERENCIACAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOREFERENCIASBUSQUEDA, RECUPERACION Y PRESENTACION

CUADRO DE CLASIFICACIÓNCONTROLES Y SEGURIDAD

Menú EncuestaGlosario Reporte

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Tabla 3. Consolidado Valoración

El sistema Orfeo, presenta características como la referenciación, controles y seguridad, temas de requisitos no funcionales y captura de documentos de archivo, contrastando con el tema de metadatos y el relativo a Conservación, eliminación o transferencia. La valoración promedio nos indica que el sistema está en proceso de maduración -61,8% de cumplimiento correspondiente a una calificación de 3,09 sobre un total de 5,00-. Revisaremos a continuación cada Aspecto y se hará mención a los Sub-aspectos que más impactan negativamente y a su vez a los elementos que inciden de manera negativa en la valoración del mismo. En cada apartado negativo se hará una recomendación orientada a llevar el ítem a un nivel básico de cumplimiento.

No. Aspecto PESO Porcentaje Obtenido

Puntaje Obtenido Cumple

1 CUADRO DE CLASIFICACIÓN 10% 65,4% 3,27 0,33

2 CONTROLES Y SEGURIDAD 10% 85,3% 4,26 0,43

3 CONSERVACION Y ELIMINACION O TRANSFERENCIA

10% 24,0% 1,20 0,12

4 CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 10% 72,2% 3,61 0,36

5 REFERENCIAS 10% 100,0% 5,00 0,50

6 BUSQUEDA, RECUPERACION Y PRESENTACION

10% 61,9% 3,10 0,31

7 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 10% 64,4% 3,22 0,32

8 FUNCIONALIDADES 10% 47,1% 2,36 0,24

9 REQUISITOS NO FUNCIONALES 10% 78,2% 3,91 0,39

10 METADATOS 10% 20,0% 1,00 0,10

100% 61,8% 3,09

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Gráfica 1. Niveles de cumplimiento por aspecto evaluado en MoReq.

La tabla 2, nos muestra que existen 3 aspectos que requieren especial atención, estos son por nivel de criticidad: Metadatos (20%), Conservación y eliminación o transferencia (24%) y funcionalidades (47%). 33..44..11.. AAssppeeccttoo MMeettaaddaattooss No resulta factible definir todos los requisitos de los metadatos en relación con todos los SGDEA que pueden existir en la práctica. Cada tipo de organización y de aplicación presenta unas necesidades y tradiciones propias que pueden variar enormemente. Así, ciertas organizaciones precisarán una indexación basada en las denominaciones de las cuentas y las fechas de transacción, mientras que otras recurrirán a una estricta jerarquía numérica; algunas entidades deberán definir volúmenes en función de los ejercicios presupuestarios, mientras que en otras será más importante centrarse en los controles de acceso, ya sea por razones de seguridad, ya por motivos relacionados con la propiedad intelectual, etc. En este aspecto, se requiere la definición de un esquema de metadatos basado en la norma ISO 23081 y ayudo de esquemas ya establecidos como el AGRkMS de Australia y el e-EMGDE de España. Ante todo, la definición del esquema de metadatos debe ser resultado de un análisis profundo de las posibilidades planteadas en la norma y los esquemas ejemplo que se mencionaron. Si se quiere avanzar hacia la implementación de oficinas cero papel y completamente automatizadas debe contemplarse sin lugar a dudas un esquema multi-entidad.

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33..44..22.. CCoonnsseerrvvaacciióónn yy eelliimmiinnaacciióónn oo ttrraannssffeerreenncciiaa.. Los sistemas “de gestión documental” se han convertido en repositorios de documentos e información en diversos formatos –documentos ofimáticos, documentos pdf, archivos sonoros, documentos de imagen-, sin que se tenga planteada la directriz de cómo garantizar el acceso a los mismos a lo largo de su vida útil. Es indispensable en este apartado la generación de un Sistema de Conservación y Preservación Digital a largo plazo donde se contemplen primero los formatos adecuados y seguros para mantener la información y la documentación, así como los medios que presenten al menos estas mismas características. El Archivo General de la Nación en su acuerdo 06 de 2014 establece las líneas generales para el desarrollo del mismo. 33..44..33.. FFuunncciioonnaalliiddaaddeess En este aspecto evaluado, el factor que impacta de manera negativa es el sub-aspecto “Conservación y eliminación o transferencia de expedientes mixtos” y el elemento correspondiente es el que tiene relación directa con el sistema integrado de conservación y preservación a largo plazo. A pesar de que este sub-aspecto hace o tiene referencia con expedientes no electrónicos, el control sobre estos debe ser potestad del SGDEA. 3.5. ANEXOS (MOREQ2_CRA-ORFEO/1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,Resultados)

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4. DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

4.1. INTRODUCCIÓN El presente componente del Diagnóstico Integral de Gestión Documental, Archivo y Tecnologías de Gestión Documental es un análisis estadístico y volumétrico sobre la consistencia entre el Sistema de Gestión de Calidad frente el Sistema de Gestión Documental, 4.2. Objetivo El Objetivo del diagnóstico es identificar los aspectos críticos relacionados con la armonización de los Sistemas de Gestión de Calidad y Gestión Documental y proponer actividades, planes y programas especiales del PGD y Plan Institucional de Archivos - PINAR 4.3. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, tiene definidos 10 procesos los cuales abarcan la totalidad de las funciones establecidas para el funcionamiento de la entidad, dichos procesos enmarcan el Sistema de Gestión de Calidad el cual se encuentra estructurado por manuales, instructivos, políticas, guías y procedimientos. La estructura documental del SGC se relaciona de la siguiente manera:

Tipo de documento Cantidad de documentos en el sistema.

Guía 5 Instructivo 8 Manual 6 Política 19 Procedimiento 84 Total 122

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Estos documentos se distribuyen para cada uno de los procesos tal como se muestra en la siguiente tabla.

PROCESO Y ELEMENTOS QUE LO COMPONEN

CONTEO DEL TIPO DOCUMNTAL

Dirección estratégica 22 Instructivo 1 Manual 1 Política 19 Procedimiento 1 Evaluación y control 2 Manual 1 Procedimiento 1 Gestión documental 15 Instructivo 1 Manual 1 Procedimiento 13 Gestión contable y financiera 7 Guía 1 Instructivo 1 Procedimiento 5 Gestión de bienes y servicios 21 Instructivo 1 Manual 1 Procedimiento 19 Gestión de seguimiento y mejora 9 Guía 1 Procedimiento 8 Gestión de talento humano 27 Instructivo 2 Manual 2 Procedimiento 23 Gestión de tecnologías de información 8 Guía 3 Instructivo 1 Procedimiento 4 Gestión regulatoria y jurídica 10

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Guía 2 Procedimiento 8 Regulación general 4 Guía 1 Instructivo 1 Procedimiento 2

Adicionalmente el SGC cuenta con 128 formatos que permiten realizar el registro documental de la gestión de cada una de sus procesos. Dichos formatos se presentan en la siguiente tabla:

Nombre del Proceso Cantidad de formatos Dirección estratégica 4 Evaluación y control 7 Gestión documental 13 Gestión contable y financiera 8 Gestión de bienes y servicios 32 Gestión de seguimiento y mejora 12 Gestión de talento humano 31 Gestión de tecnologías de información 4 Gestión regulatoria y jurídica 8 Regulación general 9 Grand Total 128

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4.4. ANALISIS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL VS SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Actualmente existen 40 series documentales, 85 sub series y 668 tipos documentales que se relacionan con 10 procesos tal como se muestra en la siguiente tabla:

PROCESO CODIGO SUB SERIE DIRECCION ESTRATEGICA DES 7 EVALUACION Y CONTROL EVC 8 GESTION DE BIENES Y SERVICIOS GBS 14 GESTION CONTABLE Y FINANCIERA GCF 19 GESTION DOCUMENTAL GDO 12 GESTION REGULATORIA Y JURIDICA GRJ 10 GESTION DE SEGUIMIENTO Y MEJORA GSM 1 GESTION DE TALENTO HUMANO GTH 11 GESTION DE TECNOLOGIA GTI REGULACION REG 3

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Los procesos que tienen mayor número de sub series documentales relacionadas son: Gestión Contable y Financiera, Gestión de Bienes y Servicios y Gestión Documental. Adicionalmente existen otros procesos que tienen una baja relación con las sub series documentales tal como Gestión De Tecnología y Gestión De Seguimiento y Mejora. Existen 668 tipos documentales que no necesariamente se registran en formatos del sistema de gestión de calidad, pero si tienen una relación a alguno de los 10 procesos de la entidad, la relación de los tipos documentales y los formatos del SGC se muestra en la siguiente tabla.

PROCESO Tipo Documental

Formatos SGC

% Formatos SGC Vs Tipos Documentales.

DIRECCION ESTRATEGICA 28 4 14%

EVALUACION Y CONTROL 24 7 29%

GESTION DE BIENES Y SERVICIOS 217 32 15%

GESTION CONTABLE Y FINANCIERA 74 8 11%

GESTION DOCUMENTAL 35 13 37%

GESTION REGULATORIA Y JURIDICA

72 8 11%

GESTION DE SEGUIMIENTO Y MEJORA

10 12 120%

GESTION DE TALENTO HUMANO 120 31 26%

GESTION DE TECNOLOGIA 7 4 57%

REGULACION GENERAL 50 9 18%

El porcentaje de formatos del SGC vs los Tipos documentales demuestran que existe una tasa del 80% de documentos que no se encuentran dentro del SGC, pero que si hacen

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parte de las series Y sub series lo cual demuestra una falta de armonización del SGC con las tablas de retención documental. Es por esta razón que se sugiere realizar un proceso de armonización de los documentos no controlados dentro del sistema para identificarlos e incluirlos teniendo en cuenta las características definidas en las tablas de retención documental en el marco del programa de formas y formularios. El SGC en su listado maestro de registros cuenta con un formato que no se encuentra dentro de la codificación definida (ATU-FOR02 del proceso Atención al usuario el cual tampoco existe) 4.5. RECOMENDACIONES • Se recomienda una revisión del listado maestro de documentos. • Es necesario revisar de acuerdo a las tablas de retención documental la armonización

del SGC con los registros documentales que se están almacenando, debido a los porcentajes tan elevados de documentos que no hacen parte de los formatos y registros del SGC.

• En el PGD V01 de 31 de mayo del 2016 se describe: "El responsable de la administración del Programa de Gestión Documental debe programar Auditorías de seguimiento a la implementación del programa mínimo 1 vez por semestre.". No se evidencia un plan o cronograma de auditoria dentro del SGC que soporte lo consignado en el PGD, por lo cual se sugiere establecerlo y definir un plazo trimestral con actividades e indicadores puntuales de seguimiento.

• Se sugiere revisar la armonización de las TRD con el SGC específicamente en aquellos procedimientos que al parecen presentan pocos tipos documentales.