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GESTIÓN DOCUMENTAL

INGRID JUDITH SUAREZ GOMEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMNAS Y BELLKAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACI ÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

ARMENIA 2012

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GESTIÓN DOCUMENTAL

INGRID SUAREZ GOMEZ

Docente LUZ MARIANA ARIAS GONZÁLEZ)

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACI ÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

ARMENIA 2012

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CONTENIDO

Pág.

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 4

2. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................... 5

3. OBJETIVOS ...................................................................................................... 6

3.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................... 6

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................... 6

4. GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................................ 7

5. CONCLUSIONES ............................................................................................ 24

6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................ 24

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1. INTRODUCCIÓN

Los archivos tradicionalmente en nuestro país se han identificado como un depósito de documentos y carpetas, que se guardan en un depósito o local sin un criterio técnico de organización.

A tal punto ha llegado el descuido de los archivos que, victimas de agentes físicos y biológicos, se pone en peligro su permanencia como fuente para la toma de decisiones y la investigación histórica.

Hoy por hoy al hablar de archivos es abordar una problemática que cobra singular importancia dada las nuevas dimensiones sociales, políticas, económicas, culturales legales y éticas que han alcanzado la sociedad moderna.

En este orden de ideas nos damos cuenta que de una nueva concepción y proyección, Archivística colombiana.

El Archivo General de la Nación, presenta a la comunidad herramientas para contribuir al proceso de normalización de los archivos y para orientar sistemáticamente las labores en la organización de estos centros de información

Finalmente, recordemos que en nuestros archivos reposa la memoria de la Nación, por lo que somos responsables directos de proteger de manera integral y adecuada el patrimonio cultural archivístico de nuestra Institución y por ende, del País.

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2. JUSTIFICACIÓN

A pesar de la importancia que tienen hoy en día los archivos, para el público en general, el trabajo que en ellos se desarrolla se considera como una actividad que se hace en la trastienda.

Hoy es hora de que los archivistas reexaminemos su cometido y cambiemos esa idea. Si nos colocamos a la cabeza de la gestión de la información dejaremos de ser operarios de trastienda. La tecnología ha creado una nueva generación de usuarios que esperan información “instantánea.” Como futuros profesionales en Ciencia de la Información y la Documentación, y Bibliotecología y Archivística, tenemos que aprovechar los cambios operados en las necesidades de los usuarios para ampliar nuestra visión y renovar nuestros procedimientos.

Los archivos han de adaptarse a los nuevos tiempos, volver a definir periódicamente nuestra función y modificar nuestras estrategias de control de los documentos y satisfacer las necesidades de los usuarios.

La archivística, al igual que la teoría de cualquier otra disciplina, evoluciona y crece continuamente, por lo que es necesario poner a prueba sus conceptos y sus métodos y confrontarlos con conceptos y métodos de otras disciplinas. Les corresponde intervenir activamente en la configuración y el control de los procesos archivísticos precisando que información debe permanecer y cuál eliminarse

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3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Adquirir los conocimientos y bases para implementar un programa de gestión documental.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

� Identificar los componentes de un PGD (Programa de Gestión Documental).

� Relacionar la gestión de documentos como una función archivística

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4. GESTIÓN DOCUMENTAL

(Cuestionario)

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documen tal a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

2. Construya su propio concepto de Documento y Docu mento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o medio sobre cualquier soporte material y que producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas durante el desarrollo de sus actividades. Es un testimonio de la actividad humana.

Documento de Archivo: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por persona físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

Es el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación

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3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

La ley 594 de 2000.La presente ley tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivista del estado. El ámbito de aplicación esta comprende la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la ley.

4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el títul o V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

Articulo 21. Programas de gestión documental las entidades públicas deberán elaborar programas de Gestión de Documentos, pudiendo contemplar el uso de las nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Los documentos emitidos por los citados medios gozaran de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un p rograma de Gestión Documental.

Un programa de Gestión Documental (PGD), con identidad propia debe propender por:

� La racionalización y la normalización de los documentos desde su producción hasta su destino final.

� El manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.

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� La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y una política informativa total.

� La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación del acervo documental

� La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información.

� La normalización de la tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción de Archivo Total

6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse p ara elaborar un Programa de Gestión Documental.

El Administrativo: Se refiere a contemplar las situaciones administrativa de la gestión de documentos en aspectos como a trasparecía, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.

Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental

Archivísticos: Considerado la base del programa; se refieren a los contemplados en la ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son el concepto de archivo total, el ciclo vital de los documentos, el principio de procedencia y el principio de orden original.

Diagnostico: El diseño y desarrollo de un programa de Gestión Documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, y planes de contingencias.

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Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivos) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.

La tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión Documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión. Central, e historicidad las entidades, estas, deben ser elaboradas y adoptarlas para la implementación del programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el acuerdo AGN 039 DE 2009.

PRIMERA ETAPA.: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales (encuestas documentales).

Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

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SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.

� Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

� Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales, (determinar valor para dar tiempos de conservación).

� Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

� Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

� Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

� Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo Municipal, hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

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La Gerente o quienes hagan sus veces, de quien dependan los archivos, remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

CUARTA ETAPA: Aplicación.

Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.

La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la ESE Hospital San Rafael, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos (Guías y catálogos) y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales (Formato de transferencias).

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma para la realización de esta actividad, será establecida por el Archivo de la ESE. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Código: PRGD-01 Versión: I Fecha de actualización: Elaboro: Lyda Yasmin Grisales

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán (ver procedimiento de eliminación del manual de archivo) y se dejará constancia en Acta que será suscrita por la gerente quien hace sus veces de Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia generadora de la información respectiva.

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QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la oficina de Archivo de la ESE Hospital San Rafael y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las v entajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.

Organización son los ahorros que genera a diferentes niveles como son, el ahorro físico en espacio para archivos tradicionales en papel, ahorro en infraestructura y personal dedicado a las tareas de gestión de archivos y el consiguiente ahorro en tiempo, así como la mejora de procesos en la empresa.

Una de las ventajas principales de la gestión documental es la disponibilidad de los datos, que permite realizar búsquedas por diferentes conceptos, campos o criterios facilitando la localización rápida de cualquier documento independientemente del puesto de trabajo desde el que se realiza la consulta, o las amplias posibilidades de clasificación automática de documentos.

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Los procesos internos de una empresa u organización pueden mejorar u optimizarse con las amplias posibilidades de control de gestión en circuitos de aprobación de documentos y work-flow, facilitando todos aquellos procedimientos internos en que un mismo documento debe pasar por diferentes personas o departamentos que interactúan de una forma u otra, ya sea en visados, aprobaciones o acciones a realizar sobre el mismo.

Otro de los aspectos más importantes que los sistemas de gestión documental puede aportar es el control del acceso a los documentos y por tanto la seguridad de la documentación, posibilitando sistemas de acceso a la misma dependiendo de diferentes criterios como niveles de usuario, roles, departamentos, visualización etc., facilitando la implementación de políticas de protección de datos orientadas al cumplimiento de la LOPD.

� Ahorro de Gastos

� Disponibilidad de los datos y documentos

� Control de gestión

� Mejora en la los procesos

� Seguridad de los documentos

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9. Revise el documento “conceptualización de un pro grama de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pu eda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás nor mas aplicables a la entidad.” A partir de esto real ice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y ha ga a cada una su explicación.

Norma Enunciado Explicación

Constitución Política de Colombia

Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Sólo se puede tener acceso a los documentos públicos cuando la Ley así lo permita. Por eso el profesional de gestión documental debe conocer estas excepciones para no incurrir en problemas de tipo judiciales.

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.”

Es un derecho notificar a las diferentes autoridades peticiones en procura de la salvaguarda de los derechos fundamentales.

Ley 23 de 1982 Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85). Los derechos de autor recaen sobre las obras científicas literarias y artísticas las cuales se comprenden todas las creaciones del espíritu en el campo científico, literario y artístico, cualquiera que sea el modo o

Establece la normativa que rige la protección de los derechos de autor para evitar plagios o suplantación de producciones literarias, musicales, artísticas, científicas, etc.

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forma de expresión y cualquiera que sea su destinación , tales como: los libros, folletos y otros escritos; las conferencias, alocuciones, sermones y otras obras de la misma naturaleza; las obras dramáticas o dramático-musicales; las obras coreográficas y las pantomimas; las composiciones musicales con letra o sin ella; las obras cinematográficas, a las cuales se asimilan las obras expresadas por procedimiento análogo a la cinematografía, inclusive los videogramas; las obras de dibujo, pintura, arquitectura, escultura, grabado, litografía; las obras fotográficas o las cuales se asimilan las expresadas por procedimiento análogo a la fotografí a; las obras de arte aplicadas; las ilustraciones, mapas, planos croquis y obras plásticas relativas a la geografía, a la topografía, a la arquitectura o a las ciencias y, en fin, toda producción del dominio científico, literario o artístico que pueda reproducirse, o definirse por cualquier forma de impresión o de reproducción, por fonografía, radiotelefonía o cualquier otro medio conocido o por conocer. Adiciona mediante la Ley 44 de 1993.

Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Mediante esta Ley se crea el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, cuya función principal consiste en establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos.

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Ley 223 del 1995 Artículo 37 . Factura electrónica.

"ARTÍCULO 616-1. FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las venta a consumidores finales. Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional. Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta Ley el Gobierno Nacional reglamentará la utilización de la factura electrónica".

Establece los lineamientos para las emisiones de facturas a través de medios electrónicos, en una determinada operación comercial, entre otras disposiciones.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13.

ARTICULO 6o. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

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a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.

ARTICULO 8o. ORIGINAL. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada

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en su forma original.

ARTICULO 9o. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.

ARTICULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS . Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.

ARTICULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE DE DATOS. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a

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que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.

ARTICULO 12. CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

No estará sujeta a la obligación de conservación, la

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información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

ARTICULO 13. CONSERVACIÓN DE MENSAJES DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE TERCEROS. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior.

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10. Investigue los derechos de los ciudadanos sob re la privacidad de los documentos.

La administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.

� En el título VI art 27 habla sobre el acceso y consulta de los documentos:

Articulo 27. Acceso y consulta de los documentos Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y ciernas derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

� En el título IX art 36,37, habla sobre los archivos privados:

Artículo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de La prestación de sus servicios.

Articulo 37. Asistencia a los archivos privados El Estado estimulara la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

� Y por ultimo en la constitución política de Colombia habla en el titulo II, capítulo 1; de los derechos fundamentales: artículo 15 dice.

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ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

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5. CONCLUSIONES

El desarrollo de esta investigación, permitió desarrollar habilidades para argumentar conceptualizar e implementar un programa de Gestión Documental. De esta manera el archivista debe contar con la experiencia, para manejar diversos criterios de ordenamientos, clasificación y conservación de los documentos.

El reglamento General de Archivos se constituye un importante punto de partida en el desarrollo de la ley 80 de 1989 y responde a una necesidad sentida en la comunidad archivística del país.

Un programa de gestión documental se entiende un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, tramite, utilización y conservación.

Para garantizar el éxito en la aplicación de un PDG, este debe estar bajo la dirección de un profesional en el area de Archivística/o Bibliotecología con experiencia de archivos empresariales también es recomendable que este profesional cuente con un equipo de trabajo que incluya a otros profesionales del mismo rubro y a su personal auxiliar, con conocimientos básicos de archivísticas, para la recepción y selección de los documentos.

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6. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL www.fesc.edu.co/portal/archivos/.../manual_gestion_documental.pdf

Ley 594 de julio 14 de 2000. - Archivo General de la Nación www.archivogeneral.gov.co › ... › Leyes

Programa de Gestión Documental (PGD) - Archivo General de la ... www.archivogeneral .gov.co/?idcategoria=1232

Archivo General de la Nación www.notinet.com.co/serverfiles/servicios/archivos /.../acu042-02.htm

31 Oct 2002 – El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en ejercicio de ... de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000, y ..

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