Gestión Documental

Maryoris Garcia Torres

Universidad del Quindío

Facultad Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Armenia

Abril de 2013

INTRODUCCIÓN

En este trabajo podemos encontrar el origen de la gestión documental, definición

de gestión documental, concepto de documento, documento de archivo, que es el

archivo general de la nación, que el sistema general de archivo y otros conceptos

más.

OBJETIVOS

Identificar y conocer los conceptos de gestión documental a partir del concepto

que emite el Archivo General de la Nación.

Conocer la Ley General de la Nación.

Saber definir que es un documento y un documento de archivo.

Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el

siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en

El origen de la gestión documental fue en Estados Unidos en el año 1930,

teniendo este país norte americano la necesidad de un sistema de archivo

nacional como consecuencia al desarrollo de la industrialización en el crecimiento

de estas empresas, el crecimiento de la producción y de la sociedad en general.

Debido al rápido crecimiento de las empresas y de la sociedad se vieron en la

necesidad de conservar la información y la documentación, esto dio resultado a

grandes empresas cada vez más complejas, competitivas y con una gran

necesidad de tener la información y la documentación disponibles en el momento

que se necesitara, abriendo paso a personas que se encargaran de esto y la

generación de nuevas formas de conservación.

Durante mucho tiempo atrás los encargados de manejar la gestión documental

eran los administradores, archiveros y bibliotecarios, donde sus herramientas más

básicas eran los libros de registros, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías

en que se guardan los documentos de papel, con el paso de los años llegan los

audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos.

Y actualmente vemos como la informática se ha convertido en una fuerte aliada,

ya que ofrece complejidad y un alto nivel de sofisticación para la actividad

administrativa.

A partir de las grandes bibliotecas nacionales como la Biblioteca del Congreso de

los Estados Unidos de América y la British Library en los años 60 del siglo XX

crean programas de bases de datos conocidos como MARC ( Machine Readable

Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador. Poco después se utiliza

registros computarizados para inventariar documentación administrativa en

soporte de papel.

Desde que se empezó a utilizar las tecnologías de información y documentación

en las entidades públicas y privadas se dio inicio a una nueva era en la gestión

documental desde simples registros en bases de datos hasta la aparición de los

correos electrónicos, lográndose un gran salto en la complejidad y exigencias a los

sistemas informatizados y así mismo convirtiéndose en un gran reto en los

administradores y archivistas en su forma de penar.

Hoy por hoy existe una diversidad de sistemas de gestión documental con una alta

complejidad controlando los flujos de trabajos del proceso de tramitación de los

expedientes hasta la recuperación de información de cualquier lugar.

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto

que emite el Archivo General de la Nación.

Es un conjunto de actividades técnicas que se encarga de determinar el tiempo

que debe guardar, cuando se debe eliminar o conservar indefinidamente los

documentos, lográndose que en las entidades se realice una mejor organización,

ahorro de tiempo, rápido acceso al documento y generación de seguridad en la

custodia de los documentos de entidad.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a

partir de la definición que da del mismo el AGN.

CONCEPTO DE DOCUMENTO:

Es todo lo que contiene una información que sea de una organización o individuo

cualquiera que sea su soporte en que se plasme la información.

DOCUMENTO DE ARCHIVO:

Es un registro de información de valor administrativo de una persona o entidad de

alto grado de conservación.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

El Archivo General de la Nación (AGN) es un establecimiento público de orden

nacional que se encarga de orientar y coordinar las políticas archivísticas como

también se encarga de recuperar, conservar la documentación de tiene valor

patrimonial del país y que custodia. Fue creada mediante la Ley 80 de 1989.

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

Es un grupo de instituciones archivísticas públicas o privadas y aquellas que

deseen pertenecer al sistema, son de orden nacional, departamental, distrital o

municipal y aquellas comunidades indígenas que son creadas por ley.

Posibilitándose la normalización de los procesos archivísticos, promoviendo los

centros de información, protegiendo el patrimonio documental, permitiendo el

acceso al público de estos documentos en todo el territorio colombiano.

El decreto 4124 de 2004 define las instancias de articulación del sistema nacional

de archivos de la siguiente manera:

En el nivel Nacional

Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación.

Instancias Asesoras: Comités Técnicos.

En el nivel Departamental

Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento.

Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.

En el nivel Distrital

Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito.

Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos.

En el nivel Municipal

Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio.

Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos.

Es importante anotar que el sistema nacional de archivo actualmente cuenta con

32 consejos departamentales de archivos en los 32 departamentos y 324 consejos

municipales de archivos, cuenta además con el consejo distrital de archivos de

Bogotá, creado comités técnicos por sectores y por funciones que son

reglamentadas por el decreto 4124 de 2004.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

La ley por medio de la cual se dicta la ley general de archivos es Ley 594 de 2000

que tiene como objetivo principal regular las reglas y principios generales de los

archivos en el estado.

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de

Documentos, Artículo 21?

TITULO V

GESTION DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas

deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el

uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los

principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la

validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su

autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las

leyes procesales.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión

Documental.

Resaltar la importancia de los documentos de archivo como testigos de procesos

emitidos por una entidad ya sea público o privado.

Proporcionar la documentación de una forma rápida y segura.

Establecer normatividades de organización de los archivos.

Establecer un control en el flujo de documentos dentro de las instituciones.

Permite certificar la conservación de los documentos.

Regularizar la utilización de los materiales y equipos de calidad que ahorran gran

parte de los dineros destinados para esto ayudando también en la preservación

del medio ambiente.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un

Programa de Gestión Documental?

Los aspectos que deben considerarse para la elaboración de un programa de

gestión documental son:

1 Contemplar las situaciones administrativas de la gestión de transparencia,

reducción de trámites y eficiencia en la administración.

2 La reducción de costos ocasionado por la no conservación de documentos

innecesarios.

3 Realizar un proceso de gestión documental que sea fácil de implantar y manejar

permitiendo identificar con facilidad problemas que se puedan ocasionar con la

implantación de este programa.

4 También es importante tener en cuenta la Ley 594 de 2000 que será la guía

para respetar el concepto de archivo total, ciclo vital del documento, principio de

procedencia y principio de orden original.

5 Hacer partícipe a las distintas áreas de la entidad para que ellos sigan a

cabalidad el programa de gestión documental siguiendo las pautas del Archivo

General de la Nación.

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión

Documental?

1. Producción

2. Recepción

3. Distribución

4. Trámite

5. Organización

6. Consulta

7. Conservación

8. Disposición final el documento

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental

(TRD) y cuáles etapas comprenden.

Importancia de adoptar las TRD

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención

en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente.

Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

Cuales etapas comprende la TRD

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis de la información recolectada.

3. Elaboración de las tablas de retención documental, obteniendo las series y

subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, se

presentan a los directivos o un comité de archivo establecido en el art. 19

para evaluar y aprobarlas.

4. Aplicación de las TRD ejerciendo sobre ella un seguimiento para sus

posibles modificaciones, evaluándolas una unidad de archivo y aprobado

por el comité establecido por la entidad.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la

implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

1. Facilita la ubicación y el buen manejo de la información.

2. Reducción de documentación que no tiene ningún valor porque su importancia

es muy poca dentro de la entidad.

3. Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

4. Mejora en la atención de clientes y funcionarios de la entidad.

5. Ahorro de gastos.

6. Disponibilidad de la documentación.

7. Brinda seguridad y tranquilidad para el empresario y empleados de la entidad.

8. Aumento en la imagen de la entidad por la calidad de su servicio.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión

Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la

entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la

entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas

aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas

normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

Ver cuadro en la siguiente página:

NORMAS CON SU ENUNCIADO EXPLICACIÓN

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se

reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos privados.

El sistema nacional de Archivos junto con un conjunto de instituciones archivísticas posibilitan la normalización y organización de los procesos archivísticos salvaguardando el acceso de los ciudadanos a la información y documentos públicos.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dictara la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Es la encargada de establecer las reglas y principios para regular las funciones archivísticas del estado.

Constitución Política: Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.

El estado Colombiano tiene el deber de fomentar la cultura de todo el país en igualdad de condiciones para todos los ciudadanos esto a través de la educación en sus diferentes niveles académicos.

Constitución Política: Artículo 27. “El

Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”.

El estado da libertad a todos los ciudadanos colombianos a que enseñen, aprendan, investiguen todo lo que ellos deseen ya sea para su crecimiento profesional como personal.

Constitución Política: Artículo 20. “Se

garantiza a toda persona la libertad d expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”.

Todos los colombianos gozan de expresar sus opiniones, expresar sus pensamientos, sentimientos utilizando cualquier medio de información.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los

documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y

súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.

ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y

familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones

que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de

entidades públicas y privadas.

Artículo 12. Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su

familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su

reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales

injerencias o ataques.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho acceder a los documentos

públicos salvo los casos que establezca la ley.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las

autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta

resolución.

El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para

garantizar los derechos fundamentales.

Posteriormente, en la ventana correspondiente a la tarea en plataforma ubique su

nombre y el enlace correspondiente (URL) donde quedó su trabajo en ISSUU.

CONCLUSIÓN

Este trabajo tiene como objetivo conocer cada una de los conceptos que van

hacer parte fundamental en mi diario vivir como profesional en Ciencias de la

Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística, serán imprescindibles

para el buen desempeño de mis funciones como profesional.

BIBLIOGRAFÍA

Adelaida, B. (11 de noviembre de 2008). Tablas de Retencion Documental. Recuperado el 15 de

abril de 2013, de Aleida Pulgarin: http://aleidapulgarin.blogspot.com/2008/07/tablas-de-

retencin-documental.html

Anónimo. (14 de 04 de 2013). Archivo General de la Nación. Obtenido de Archivo General de la

Nación: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1057

Torres, F. M. (05 de septiembre de 2009). Gestión Documental. Recuperado el 14 de abril de 2013,

de Gestión Documental para gente normal:

http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/09/05/breve-historia-de-la-gestion-

documental-de-la-wikipedia-45/