INTRODUCCIÓNde Activos Fijos en la UEB Empresa Eléctrica en Caibarién
Autora: Rut María González Valero
Tutora: Lic. Viridiana Vergara Valero
Junio, 2019
Trabajo de Diploma
subsystem of fixed assets in the UEB Caibarien electric company.
Author: Rut María González Valero
Thesis Director: Lic. Viridiana Vergara Valero
, Junio 2019
Accounting and finance department
Este documento es Propiedad Patrimonial de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las
Villas, y se encuentra depositado en los fondos de la Biblioteca Universitaria “Chiqui
Gómez Lubian” subordinada a la Dirección de Información Científico Técnica de la
mencionada casa de altos estudios.
Se autoriza su utilización bajo la licencia siguiente:
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Villas. Carretera a Camajuaní. Km 5½. Santa Clara. Villa Clara. Cuba. CP. 54 830
Teléfonos.: +53 01 42281503-1419
socialismo…”
Che
Dedicatoria
Dedico este trabajo a mi hijo que es el motor de mi vida, a mi esposo por
apoyarme en estos seis años de estudio y a mis padres que son los que me
han guiado siempre por el buen camino.
¡Gracias por todo!
Le agradezco principalmente a Dios por ayudarme siempre, a mi
hermana Viridiana que ha sido la persona que más me ha ayudado
en todo este proceso de manera incondicional, a mis padres, a mi
esposo, a Belkis García por brindarme su ayuda, a Liseidy Bergolla
y Beatriz Ciriano por tantos años de sacrificio y horas de viaje
juntas, a Roberto Garcés por sus consejos y ayuda, a mis profesores
por compartir sus conocimientos con nosotros, en fin a todo el que
ha contribuido en mi formación como un profesional.
Muchas Gracias.
RESUMEN
El presente trabajo se realizó en la U.E.B Empresa Eléctrica, del Municipio de
Caibarién, en él se propone perfeccionar el Sistema de Control Interno en el
Subsistema de Activos mediante la aplicación de una serie de acciones propuestas a
partir de las irregularidades detectadas al realizar el diagnóstico de la entidad. Este
diagnóstico se realizó mediante herramientas como la aplicación de la guía de
autocontrol, entrevistas a administrativos y encuestas a trabajadores. La
investigación abarca concepciones teóricas y científicas en correspondencia con el
objetivo fundamental del mismo, tomando como base documentos que abordan el
Sistema de Control Interno. En el trabajo se confeccionó una caracterización de la
U.E.B Empresa Eléctrica en el municipio y se diagnosticó el Subsistema de Activos
Fijos, detectando irregularidades que afectan la calidad del Sistema de Control
Interno implementado en la entidad. Teniendo en cuenta los resultados se propone
un conjunto de acciones a desarrollar que contribuirán al perfeccionamiento del
Sistema de Control Interno y a minimizar las deficiencias. Además, se presentan
resultados parciales obtenidos hasta el momento con la aplicación de las acciones
propuestas.
SUMMARY
The present work was carried out in the U.E.B. Electric Company, of the Municipality
of Caibarién, in which it is proposed to perfect the Internal Control System in the
Assets Subsystem through the application of a series of proposed actions based on
the irregularities detected when making the diagnosis of the entity. This diagnosis
was made through tools such as the application of the self-control guide, interviews
with administrators and worker surveys. The research includes theoretical and
scientific conceptions in correspondence with its fundamental objective, based on
documents that address the Internal Control System. In the work, a characterization
of the U.E.B Electric Company in the municipality was made and the Subsystem of
Fixed Assets was diagnosed, detecting irregularities that affect the quality of the
Internal Control System implemented in the entity. Taking into account the results, it
is proposed a set of actions to be developed which will contribute to the improvement
of the Internal Control System and to minimize the deficiencies. In addition, partial
results obtained so far with the application of the proposed actions are presented.
ÍNDICE Pág.
Introducción 2
Capítulo I. Marco Teórico del Sistema de Control Interno 7
1.1. Antecedentes y definición del Sistema de Control Interno 8
1.2. El Control Interno en la Empresa Eléctrica, en Villa Clara 28
1.2.1. Objetivos generales del Sistema de Control Interno para el
correcto funcionamiento de las Empresas Eléctricas
29
1.3. El Control Interno en el Subsistema de Activos Fijos Tangibles
de las Empresas Eléctricas
CAPITULO II. Diagnóstico y perfeccionamiento del Sistema de Control
Interno en el Subsistema de Activos Fijos en la UEB Empresa Eléctrica,
del Municipio Caibarién
38
2.1. Caracterización de la UEB Empresa Eléctrica del Municipio Caibarién 39
2.2. Diagnóstico del Sistema de Control Interno en el Subsistema de
Activos Fijos en la UEB Empresa Eléctrica, del Municipio de Caibarién
43
2.3. Perfeccionamiento del Sistema de Control Interno en el Subsistema de
Activos Fijos
2.4. Validación del plan de actividades propuesto por especialistas 58
Conclusiones 68
Recomendaciones 70
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
2
INTRODUCCIÓN
El escenario en Cuba ha cambiado, el camino y los nuevos retos para las empresas
transita por el proceso de actualización del modelo económico, tomando como base
los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución
aprobados en el VII Congreso del Partido Comunista de Cuba, con el objetivo de
garantizar la continuidad e irreversibilidad del Socialismo.
El desarrollo económico y tecnológico del país aplicado de una forma práctica y
eficiente que permitan la elevación del nivel de vida de la población, debe ser la meta
del sistema empresarial cubano en este siglo. El Control Interno ofrece la posibilidad
de que una entidad consiga sus objetivos, logre el control y la obtención de
información oportuna.
Para dar respuesta a esto, fue necesario tomar una serie de medidas encaminadas a
intensificar, como condición fundamental, el control eficiente y eficaz de la economía.
La Asamblea Nacional del Poder Popular aprueba la Ley No. 107/09, por medio de la
cual se crea la Contraloría General de la República. En los Lineamientos del VI
Congreso del Partido, se plantea que:
“(…) La elevación de la responsabilidad y facultad de las empresas hace
imprescindible fortalecer su Sistema de Control Interno, para lograr los resultados
esperados en cuanto al cumplimiento de sus planes y metas con eficiencia, orden,
disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad (…)”.(PCC VI Congreso.
Lineamientos de la política económica y social del Partido y la Revolución 2011)
La Contraloría General de la República, en el ejercicio de las facultades que le han
sido conferidas, aprueba la Resolución 60 del 2011, quedando derogadas
Resoluciones Ministeriales 297 de 2003 y la 13 de 2006, de los Ministerios de
Auditoría y Control y Finanzas respectivamente. Con dicha Resolución se define el
marco conceptual a aplicar en Cuba en lo que a Control Interno respecta.
INTRODUCCIÓN
3
El Control Interno es el sistema nervioso de una entidad, porque abarca a toda la
organización, contribuye a establecer una adecuada comunicación y debe ser
diseñado para dar respuesta a las necesidades específicas según las diferentes
particularidades inherentes a la organización de la producción y los servicios.
Las acciones de control se desarrollan dentro de las entidades por el interés de la
administración, porque es necesario asegurar al máximo la conducción ordenada y
eficiente de las actividades de la empresa, utilizando como herramienta
procedimientos o formas pre establecidas de control que aseguren su estructura
interna y comportamiento, y debe contar con personal idóneo para las funciones a
cumplir.
Han sido incontables los esfuerzos de la Revolución en la lucha contra la corrupción e
ilegalidades, creando las condiciones para extender esta lucha a todos los niveles
organizativos del país. Hoy la existencia de una Resolución comienza a dar frutos
para salvaguardar los recursos. No obstante, es necesario seguir realizando esfuerzos
para lograr su correcta implementación, acorde con su contenido y propósitos.
La evaluación como parte del perfeccionamiento del Sistema de Control Interno en la
Unidad Empresarial de Base (UEB) Empresa Eléctrica, del Municipio de Caibarién, en
el Subsistema de Activos Fijos a través de la implementación de la Resolución 60/11
permite establecer las principales irregularidades, que pueden afectar el servicio que
presta esa entidad.
En esta UEB existe falta de seguridad en los locales porque quedó totalmente
desprotegida después del paso del huracán Irma al perder la cubierta del segundo
nivel de la edificación, poniendo en riesgo tanto la documentación, como los bienes
materiales. A ello se le suma la situación caótica que dejó este evento climatológico
en relación a los activos externos de la empresa que se encontraban en uso del
servicio público; se refiere a los transformadores en uso, que se encuentran correctos
en su cantidad, es decir, existe la misma cantidad de transformadores, física y
contable en el subsistema de activos fijos, pero no se tiene su control físico a través
INTRODUCCIÓN
4
del Registro de Transformadores en la ubicación real donde se encuentra1, no existe
trazabilidad de los activos. A partir de esta situación problémica se plantea como
Problema Científico de la investigación el siguiente: ¿Cómo contribuir a perfeccionar
el Sistema de Control Interno del Subsistema de Activos Fijos en la U.E.B Empresa
Eléctrica, del Municipio de Caibarién que permita garantizar un Control Interno eficaz,
económico y eficiente?
A partir de lo antes expuesto, el Objetivo General de la investigación es: Perfeccionar
el Sistema de Control Interno del Subsistema de Activos Fijos en la U.E.B Empresa
Eléctrica, del Municipio de Caibarién que garantice un Control Interno eficaz,
económico y eficiente.
Para alcanzar este Objetivo General, se plantea los siguientes Objetivos Específicos:
1. Establecer el marco conceptual con relación al Sistema de Control Interno.
2. Diagnosticar el Sistema de Control Interno del Subsistema de Activos Fijos en la
U.E.B Empresa Eléctrica, del Municipio Caibarién.
3. Proponer un Plan de Acciones a desarrollar en la U.E.B. Empresa Eléctrica, del
Municipio Caibarién.
4. Validar la propuesta de perfeccionamiento del Sistema de Control Interno en el
Subsistema de Activos Fijos a través de un Plan de Actividades a realizar.
Hipótesis de investigación: Si se perfecciona el Sistema de Control Interno del
Subsistema de Activos Fijos en la U.E.B Empresa Eléctrica, del Municipio Caibarién,
se crearán las condiciones necesarias para lograr un Control Interno eficaz,
económico y eficiente.
1 La urgencia de las tareas de la recuperación para restablecer con prontitud y calidad el servicio eléctrico provocó que los transformadores se ubicaran en el mismo orden en que se produjo su recuperación y no el que estaba documentalmente registrado. (N. de la A.)
INTRODUCCIÓN
5
Se espera como resultado el logro de un marco teórico conceptual que sistematice
diferentes corrientes de pensamiento económico sobre el sistema de control interno,
diagnosticar el Sistema de Control Interno del Subsistema de Activos Fijos en la U.E.B
Empresa Eléctrica, del Municipio de Caibarién, para determinar las principales
irregularidades que ocurren y proponer soluciones como vía para perfeccionar el
Sistema de Control Interno en el Subsistema de Activos Fijos en la U.E.B Empresa
Eléctrica seleccionada como objeto de estudio.
Para desarrollar el trabajo se utilizan métodos teóricos y empíricos en función de las
dinámicas de la propia investigación. Dentro de los métodos empíricos se usó el
método estadístico-matemático, se aplicaron encuestas y se usó la entrevista
semiestandarizada para complementar las informaciones obtenidas en las encuestas
y obtener otras, de tipo cualitativo, que las encuestas no pueden ofrecer. También se
usó la observación no participante y el análisis de documentos con el mismo fin.
Finalmente se empleó la triangulación para determinar las regularidades.
Para el desarrollo de la investigación no existieron limitaciones por parte de la
administración, toda la información solicitada fue entregada para realizar los
exámenes y evaluaciones que se consideraron pertinentes. No se puede afirmar, solo
podemos aceptar la veracidad de la información entregada por la entidad, de que los
transformadores que se encuentran en uso tienen los números de inventario que se
encuentran en el sistema contable SISCONT, ya que no se pudo comprobar en el
terreno, por no existir las condiciones de tiempo y recursos para ello.
La novedad de esta investigación es que se aplicó una guía adecuada y actualizada
con la guía general de la institución, que permitió evaluar de manera completa el
Sistema de Control Interno en el Subsistema de activos Fijos, así como detectar los
problemas fundamentales y proponer un plan de acciones para solucionarlos. El valor
práctico radica en que a partir del trabajo realizado se determinaron las irregularidades
que afectan el estado de control. El valor metodológico está dado en que la
INTRODUCCIÓN
6
metodología empleada en la elaboración de la tesis y la construcción de la nueva guía
pueden ser generalizadas para su utilización en otras entidades.
La estructura del trabajo está conformada por la introducción, un capítulo l que aborda
lo referido al marco teórico conceptual del Sistema de Control Interno, y el capítulo ll
donde se realiza un diagnóstico de la entidad, se proponen acciones para perfeccionar
el sistema de control interno implementado y se muestran resultados parciales de su
aplicación. Se ofrecen conclusiones y recomendaciones, bibliografía y anexos que
contribuyen a comprender mejor la investigación.
CAPÍTULO I.
MARCO TEÓRICO
Capítulo I. Marco Teórico del Sistema de Control Interno
En este capítulo se establecen los referentes teóricos y metodológicos del control
interno a nivel mundial y en Cuba, así como en la entidad objeto de estudio, en el
Subsistema de Activo Fijo, marcando las bases de la investigación a realizar.
1.1 Antecedentes y definición del Sistema de Control Interno
El Control Interno, surge de la imperiosa necesidad de ejecutar acciones dirigidas a
disminuir significativamente la multitud de riesgos a los cuales se encuentran
expuestas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o
sin fines de lucro. Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones
de la administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba
en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas
privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que
escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta
de instrucción no podían presentarlo por escrito
La Gran Empresa fue la causa principal que dio origen al Control Interno. Las
operaciones de las empresas crecieron extraordinariamente. Los costos de
producción eran difíciles de determinar y tanto las compras, como las ventas eran muy
numerosas. Los contadores idearon la comprobación interna (Internal check) para
asegurarse contra posibles errores y fraudes.
La referencia más antigua se hace por Dicksee (1905), indicando que un sistema
apropiado de comprobación obvia frecuentemente la necesidad de una auditoría
detallada. Este concepto incluye tres elementos: división de labores, utilización de los
registros de contabilidad y rotación de personal, elementos que hasta la fecha se
mantienen. El término de Control Interno reemplazó al de comprobación interna,
debido a un cambio conceptual, ya que el contenido del mismo ha sufrido una
considerable evolución.
Para conocer la evolución del Control Interno, es necesario mencionar que la primera
definición fue establecida por el Instituto Americano de Contadores Públicos
CAPÍTULO I
9
Certificados (AICPA) en 1949. En el año 1953 se celebró en La Habana, el Primer
Congreso Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, fecha en que se inició
un proceso de institucionalización que se continuaría en los Congresos que tuvieron
lugar en Bruselas en 1956 y Tokio en 1968, cuyo resultado era el establecimiento de
los estatutos de la asociación y, con ello, la fundación formal de la Organización
Internacional de Entidades de Fiscalización Superior (INTOSAI).
En el mundo se le ha prestado una gran atención a la necesidad de elevar las
exigencias en los Controles Internos, a partir de la década del 70. En 1985 surge el
Committee of Sponsoring Organizations (Comisión Nacional de Informes Financieros)
bajo las siglas COSO que unido a INTOSAI se complementan y conforman una
versión amplia del Control Interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de
proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda
atendiendo fundamentalmente a sus objetivos. El Informe COSO internacionalmente
se considera hoy en día como un punto de referencia obligado cuando se tratan
materias de Control Interno.
El Control Interno en Cuba ha sufrido varias transformaciones desde los inicios del
triunfo de la Revolución, debido a los diversos sistemas económicos aplicados en el
país, por lo general abarcaba las áreas contables muy ligado a las actividades de
Contabilidad y Finanzas donde el resto de las áreas operacionales y sus trabajadores
no se sentían involucrados. No todos los directivos de las organizaciones veían en el
Sistema de Control Interno un instrumento capaz de ser utilizado para lograr la
eficiencia y eficacia de las operaciones que se habían propuesto.
Estaban reglamentadas las actividades de control sin tener en cuenta las
particularidades de la entidad y dando lugar a limitar el desarrollo de ideas e iniciativas
por parte de los directivos para crear o diseñar actividades de control inherentes a su
entidad y a los riesgos identificados, además de no contar con elementos
generalizadores que sirvieran de base a la organización para poder diseñar un
Sistema de Control Interno a la medida de las necesidades.
CAPÍTULO I
10
La Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, plantea
como condición indispensable en todo el proceso de transformaciones del sistema
empresarial la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el
control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no
dependa únicamente de comprobaciones externas.(PCC,1998)
En julio del año 1999, el Ministerio de Finanzas y Precios de Cuba (MFP), emite un
tabloide o Guía de autocontrol para que los dirigentes y trabajadores en general,
conozcan las medidas generales de control, mínimo que debe aplicarse para evitar
violaciones de las regulaciones contables y financieras vigentes e impedir la
sustracción de recursos y su deterioro, así como la comisión de hechos delictivos.
Todos los trabajadores y dirigentes de las empresas debían responder por la custodia,
conservación, y utilización, de los recursos materiales y monetarios.
Dando continuidad a esto en octubre de 1999, se realiza por primera vez la Inspección
Nacional al Control Interno en las Entidades Estatales y Unidades Presupuestadas del
país, donde se desplegó un gran número de auditores, especialistas, economistas y
contadores.
En Cuba, hasta el año 2003, el control interno existente no estaba diseñado para
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto al logro de objetivos
institucionales en materia de eficacia, eficiencia y factibilidad de la información
financiera y operativa, y el cumplimiento de las leyes y las normas que se debían
aplicar.
Fue necesario, entonces, definir un nuevo marco teórico conceptual dirigido a integrar
los variados conceptos que se utilizaban al respecto, logrando así, una definición
común de Control Interno que responda a los intereses de todas las partes y facilite la
comunicación y unificación de expectativas al nivel de las organizaciones, de la
auditoría interna o externa, o de los niveles académicos o legislativos.
El estudio de la situación de esta actividad reconocía que el control oportuno y eficaz
en la economía era esencial para la dirección a cualquier nivel, por lo que en el año
CAPÍTULO I
11
2003 el Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) pone en vigor la Resolución No. 297
que comprendía la definición de control interno, así como el contenido de los
componentes y las normas para su implementación. En aquel momento, se define el
control interno como:
…el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del
personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los
objetivos siguientes: Confiabilidad de la información, Eficiencia y eficacia de las
operaciones, Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas, y,
Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad. (Ministerio de
Finanzas y Precios, 2003 Resolución 297)
En el año 2009, mediante la creación de la Ley 107, por el órgano supremo del poder
del Estado, la Asamblea Nacional del Poder Popular (ANPP), surge la Contraloría
General de la República (CGR), establecida como un órgano estatal, estructurado
verticalmente en todo el país, subordinado jerárquicamente a la ANPP.
Los objetivos y la misión de la CGR, se encuentran encaminados a proponer la
política integral del Estado en materia de preservación de las finanzas públicas, y el
control económico–administrativo, orientada a dirigir, ejecutar y comprobar su
cumplimiento, así como, dirigir metodológicamente y supervisar el sistema nacional de
auditoría; ejecutar las acciones que considere necesarias con el fin de velar por la
correcta y transparente administración del patrimonio público; prevenir y luchar contra
la corrupción, además de supervisar el respeto a la legalidad en el funcionamiento
general de las entidades; examinar la conducta de los cuadros, dirigentes y
funcionarios de los organismos y atender las preocupaciones de la población acerca
de manifestaciones de ilegalidades.
Debido a los requerimientos del desarrollo económico-administrativo del país, y, con el
objeto de continuar con el proceso de perfeccionamiento del Sistema de Control
Interno en Cuba así como al proceso emprendido de actualización del modelo
económico cubano, enmarcado por los lineamientos de la política económica y social
del VI Congreso del Partido Comunista de Cuba, el 1ro de marzo de 2011 la
CAPÍTULO I
12
Contraloría General de la República dicta la Resolución No.60, quedando así sin
efectos legales la Resolución No. 297 del 23 de septiembre de 2003, dictada por el
Ministerio de Finanzas y Precios.
Sobre el tema se han dado distintas definiciones por parte de destacados autores e
instituciones. Hasta la fecha, la expresión Control Interno carece de una definición que
sea aceptada o aprobada por todos los que investigaron el tema.
Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) en 1949:
"El Control Interno incluye el Plan de Organización de todos los métodos y medidas de
coordinación acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos,
verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas. Un sistema de
Control Interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan
directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas".
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos define: "En un sentido más amplio, el
Control Interno es el sistema por el cual se da efecto a la administración de una
entidad económica”. (Instituto Mexicano de Contadores Públicos.1957)
La propuesta de Chapman plantea que:
"Por Control Interno se entiende: el programa de organización y el conjunto de
métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para
salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de
confianza que suscitan a efectos de promover la eficiencia de la administración y lograr
el cumplimiento de la política administrativa establecida por la dirección de la
empresa".( Chapman, 1965)
El Instituto Americano de Contadores Públicos plantea que:
“el control interno comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados
y medidas adoptadas dentro de un negocio para salvaguardar su activo, verificar la
exactitud y veracidad de sus datos contables, promover la eficiencia de operación y
fomentar la adhesión a las políticas administrativas prescritas ” ( Horngren,1969:
pág. 279)
13
Se plantea en el Seminario Internacional de Auditoría Gubernamental de Austria
(1971) que: "El Control Interno puede ser definido como el plan de organización, y el
conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución,
tendientes a ofrecer una garantía razonable”
Según la comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el Control Interno: “Está definido
como el plan de organización y el conjunto de métodos, procedimientos y otras
medidas, tendientes a ofrecer una garantía razonable para el cumplimiento de los
objetivos principales de la entidad”.
En el libro Auditoría, según sus autores Cook y Winkle: "El Control Interno es el
sistema interior de una empresa que está integrado por el plan de organización, la
asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas
las medidas y métodos empleados".( Cook, D y Winkle, J.L.2006)
Según Fowler Newton:
“Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como el conjunto de elementos,
normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación,
ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la
organización". (Fowler Newton, E 1976)
En Auditoria de las Empresas Socialistas, Miranda define que el Sistema de Control
Interno “... es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención de fraudes o al
descubrimiento de errores en el proceso contable; constituye una ayuda indispensable
para una eficiente administración”. (Miranda, 1982)
La autora considera que en todos estos conceptos anteriores al año 1990 se define el
Control interno como un plan, grupo o conjunto de elementos o normas a realizar para
alcanzar eficiencia y eficacia en las políticas de las empresas, no así a partir de 1992
donde se valora como un proceso o función, se comienza a tratar el concepto de
como un sistema en el que participan todos, desde la administración hasta los
14
obreros, donde cada cual tiene un nivel de responsabilidad y control y que responde a
lograr los objetivos de las empresas a través de la mayor eficiencia y eficacia.
En 1992, en el Informe COSO queda expresado que el Control Interno se entiende
como: un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Dirección y el resto
del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes
categorías: Efectividad y Eficiencia de las operaciones, Confiabilidad de la información
financiera y Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Según la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela:
"Es el plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al
negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad
de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en
las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada
empresa".(Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela 1994)
Según Holmes, lo define como: "Una función de la gerencia que tiene por objeto
salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de
fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización".
(Holmes, A. 1994)
La autora de esta investigación considera que el Control Interno es el proceso
sistemático de obtener evidencia con independencia y neutralidad, por lo que deben
existir conjuntos de procedimientos lógicos y organizados para recopilar la
información de manera objetiva. Sin embargo los procedimientos adecuados varían
de acuerdo con cada entidad u organización, siempre apegándose a los estándares
generales establecidos.
El Ministerio de Finanzas y Precio en su Resolución No. 297/2003 plantea:
“El Control Interno es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección
y el resto del personal de una entidad para propiciar una seguridad razonable al logro
de los objetivos siguientes: Confiabilidad de la información, eficiencia y eficacia de las
operaciones, cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas y control
de los recursos de todo tipo a disposición de la entidad”.
La autora coincide con la definición anterior, pero se reconoce como un primer Paso
hacia una integración de los procesos y conceptos que culmina con el concepto final
de control interno ofrecido en la Resolución 60/11.
La Ley 107 de la CGR, establece una definición muy acertada de Control Interno:
“Son las acciones establecidas por la legislación especial en esta materia, que se diseñan
y ejecutan por la administración, para asegurar la consecución de los objetivos siguientes:
proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilícito; asegurar confiabilidad y oportunidad en la información que se
recibe o se brinda; garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones económicas,
mercantiles u otras similares que se realicen, de acuerdo con su objeto social o encargo
estatal; cumplir con el ordenamiento público; cumplir con el ordenamiento técnico
establecido por los organismos rectores, para el empleo de herramientas, equipos,
instrumentos y otros medios de carácter similar, en la realización de los distintos procesos
a su cargo”.(ANPP, 2009. Ley No. 107 “De la CGR. Gaceta Oficial Extraordinaria
No. 029).
En correspondencia con lo establecido en la Ley No. 107, cada órgano, organismo,
organización y entidad, diseña, armoniza, implementa y auto controla de forma
sistemática de acuerdo con su misión, visión, objetivos, estrategias fundamentales,
características, competencias y atribuciones, y validan el Sistema de Control Interno
de las dependencias que le están subordinadas, de acuerdo con su estructura.
Conforme a lo establecido en los artículos 15 y 16 de dicha ley, respecto a la
responsabilidad de la máxima autoridad, le corresponde a ésta, la aprobación del
Sistema de Control Interno que se diseñe y se decida implementar en su órgano,
organismo, organización y entidad.
Con la Aprobación de la Ley No. 107/09, se inicia una nueva etapa en la que la
administración es sujeto y actor principal; el control debe dejar de ser una tarea y estar
integrado en cada proceso, actividad y programa como función y responsabilidad
CAPÍTULO I
16
principal de la administración; el control no llega de ocasión o con una acción externa,
porque siempre debe estar presente y lo que llega es el control superior; se movilice y
se haga participar a los trabajadores aportándoles información, argumentos,
fortaleciendo la transparencia de todos los actos administrativos, los valores y entre
ellos: la disciplina, el respeto a la legalidad y la honestidad.
La base de la estructura organizativa del sistema de control en Cuba es el Sistema de
Control Interno Integral con enfoque de prevención. Este sistema de control interno
está compuesto por la administración, la auditoría interna y cualquier otra estructura
administrativa que realice actividades de supervisión e inspección. El Sistema de
Control Interno en cada órgano, organismo y entidad recae en su máxima dirección y
es implementado por todos sus trabajadores.
La Resolución 60/2011 norma la nueva forma del Sistema de Control Interno, la cual
establece un modelo estándar, que tiene como objetivo fijar las normas y principios
básicos de obligada observancia, por todos los sujetos de las acciones de control de
la Contraloría General de la República, los que tienen la obligación de diseñar e
implementar a partir de este modelo, su propio sistema, de acuerdo con la misión,
visión, objetivos, estrategias, características, competencias, responsabilidades y
atribuciones.
Por otra parte, crea condiciones para integrar múltiples métodos y modelos de
Sistemas de Gestión, entre ellos: los de calidad, de recursos humanos,
perfeccionamiento empresarial u otros, bajo un Sistema de Control Interno, que los
armoniza. Actualiza conceptos es flexible lo cual permite adoptar un diseño propio
ajustado a las características y peculiaridades de cada lugar, facilita la comprensión
de los órganos, organismos, organizaciones y entidades, mediante la utilización de un
lenguaje más asequible, esta resolución presenta las siguientes novedades:
Unifica y actualiza los documentos normativos rectores relacionados con el
Control Interno y la prevención, alcanzando integralidad en el contenido,
facilitando el trabajo de directivos y controladores.
CAPÍTULO I
17
Se actualiza la definición de Control Interno, logrando que sea más amplia y
completa.
Retoma los principios de Control Interno fijación de responsabilidad, cargo y
descargo, los cuales no habían sido mencionados en la anterior normativa.
En la Resolución No. 60/11 de la CGR precisa el concepto de Control Interno que se
debe aplicar en Cuba y expresa que:
“Es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo,
extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y
el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y
procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos,
proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una
adecuada rendición de cuentas. (Contraloría General de la República. (2011).
Resolución 60)
En este sentido, se puede apreciar que el Control Interno está conformado por un
conjunto de normas y procedimientos desarrollado por todos los trabajadores en la
entidad. Tiene un mayor grado de eficiencia, alcance y durabilidad cuando se inserta a
los procesos y estos se complementan como parte indisoluble de la entidad.
El Control Interno es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención de
fraudes o el descubrimiento de errores en el proceso contable, constituye una ayuda
indispensable para una eficiente administración. Proporciona una seguridad y está
encaminado a llevar a cabo acciones que permitan a la empresa conseguir sus
objetivos, prevenir pérdidas de recursos y obtener información oportuna y eficaz.
El Sistema de Control Interno está formado por cinco componentes interrelacionados
entre sí, según la Resolución No. 60/11 de la Contraloría General de la República de
Cuba, en el marco de los principios básicos y las características generales antes
mencionados, estos componentes son:
1. Ambiente de Control: constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y
refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la importancia del
Control Interno y su incidencia sobre las actividades de la entidad y sus resultados. El
CAPÍTULO I
18
Ambiente de Control fija el tono de la organización al influir en la conciencia del
personal. Está compuesto por las siguientes normas:
-Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual: la máxima autoridad
de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades debe integrar a
su sistema de control interno, el proceso de planificación, los objetivos y planes
de trabajo, para relacionarlos con los procesos, actividades y operaciones en el
interés de asegurar el cumplimiento de su misión y de las disposiciones legales
que le competen.
-Integridad y valores éticos: el sistema de control interno se sustenta en la
observancia de valores éticos por parte de los directivos superiores, directivos,
ejecutivos, funcionarios y trabajadores de los órganos, organismos,
organizaciones y demás entidades, cuya dirección desempeña un papel
principal al contribuir con su ejemplo personal a elevar el compromiso ético y el
sentido de pertenencia de todos sus integrantes, los que deben conocer y
cumplir el Código de Ética de los Cuadros del estado cubano, el Reglamento
Orgánico, el Manual de Procedimientos, el Convenio Colectivo de Trabajo, el
Código de Conducta Específico si lo hubiese y su Reglamento Disciplinario
Interno, según corresponda. El desarrollo de estos valores conforma una
cultura organizacional definida, la cual permite preservarlos y contribuir a su
fortalecimiento en el marco de la organización y su entorno. Para esto, los
órganos, organismos y demás entidades deben definir de manera participativa
sus valores, los que deben formar parte de la gestión y se miden de forma
cualitativa mediante el actuar de sus miembros.
-Idoneidad Demostrada: la idoneidad demostrada del personal es un elemento
esencial a tener en cuenta para garantizar la efectividad del sistema de control
interno, lo cual facilita el cumplimiento de las funciones y responsabilidades
asignadas a cada cargo. El proceso de selección y aprobación del personal,
debe asegurar que el candidato seleccionado posea el nivel de preparación y
experiencia en correspondencia con los requisitos y competencias exigidos;
CAPÍTULO I
19
una vez incorporado a la entidad, debe consultar los manuales de
funcionamiento y técnicos, los cuales se aprueban por la máxima autoridad, así
como recibir la orientación, capacitación y adiestramiento necesarios para
desempeñar su trabajo.
-Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad: los
órganos, organismos y organizaciones y demás entidades elaboran su
estructura organizativa, para el cumplimiento de su misión y objetivos, la que se
grafica mediante un organigrama, se formaliza con las disposiciones legales y
procedimientos que se diseñan, donde se establecen las atribuciones y
obligaciones de los cargos, que constituyen el marco formal de autoridad y
responsabilidad, así como las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales en
correspondencia con los procesos, actividades y operaciones que se
desarrollan.
-Política y práctica en la gestión de recursos humanos: los órganos,
organismos, organizaciones y demás entidades establecen y cumplen las
políticas y prácticas en la gestión de recursos humanos, para ello diseñan los
procedimientos donde se relacionan las acciones a desarrollar en cumplimiento
de las disposiciones establecidas a tal efecto; presta especial atención a la
formación de valores; al desarrollo en función de incrementar sus capacidades;
así como deben mantener por parte de los jefes inmediatos un control
sistemático y evaluación del cumplimiento de lo establecido en los planes de
sus subordinados.
2. Gestión y prevención de riesgos: el Control Interno ha sido pensado
esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las
entidades. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el
punto hasta el cual el control vigente las neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad
del sistema. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el
análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y sirve
de base para determinar cómo estos han de ser gestionados, es necesario
CAPÍTULO I
20
disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el
cambio. Compuesto por las siguientes normas:
Identificación de riesgos y detección del cambio: en la identificación de los
riesgos, se tipifican todos los que pueden afectar el cumplimiento de los
objetivos. La identificación de riesgos se nutre de la experiencia derivada de
hechos ocurridos, así como de los que puedan preverse en el futuro y se
determina para cada proceso, actividad y operación a desarrollar.
Los factores externos incluyen los económicos-financieros, medioambientales,
políticos, sociales y tecnológicos y los internos incluyen las estructuras organizativas,
composición de los recursos humanos, procesos productivos o de servicios y de
tecnología, entre otros. La identificación de los riesgos se realiza de forma
permanente, en el contexto externo pueden presentarse modificaciones en las
disposiciones legales que conduzcan a cambios en la estrategia y procedimientos,
alteraciones en el escenario económico-financiero que impacten en el presupuesto y
de ahí en sus planes y programas, y desarrollos tecnológicos que en caso de no
adoptarse obsolescencias técnicas, entre otros; en el contexto interno, variaciones de
los niveles de producción o servicios, modificaciones de carácter organizativo y de
estructura u otros.
Toda entidad debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar
oportunamente los cambios registrados o inminentes en su ambiente interno y
externo, que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las
condiciones deseadas. Una vez identificados los riesgos se procede a su análisis,
aplicando para ello el principio de importancia relativa, determinando la probabilidad
de ocurrencia y en los casos que sea posible, cuantificar una valoración estimada de
la afectación o pérdida de cualquier índole que pudiera ocasionarse.
Determinación de los objetivos de control: los objetivos de control son el
resultado o propósito que se desea alcanzar con la aplicación de
procedimientos de control, los que deben verificar los riesgos identificados y
estar en función de la política y estrategia de la organización.
CAPÍTULO I
21
Luego de identificar, evaluar y cuantificar, siempre que sea posible, los riesgos por
procesos, actividades y operaciones, la máxima dirección y demás directivos de las
áreas, con la participación de los trabajadores, realizan un diagnóstico y determinan
los objetivos de control, dejando evidencia documental del proceso. El diagnóstico se
realiza en reuniones por colectivos de áreas, direcciones o departamentos según
corresponda, las cuales son presididas por la máxima autoridad del lugar, el dirigente
sindical y los representantes de las organizaciones políticas; debe estar presente al
menos uno de los integrantes del grupo que realizó la identificación y análisis de
riesgo a nivel de la organización, con la información y antecedentes objetivos de
control a considerar y se definen las medidas o procedimientos de control a aplicar,
las mismas serán antecedidas de un trabajo de información y preparación de los
trabajadores en asamblea de afiliados donde se les explica el procedimiento a seguir
para su desarrollo.
Prevención de riesgos: esta norma constituye un conjunto de acciones o
procedimientos de carácter ético – moral, técnico – organizativos y de control,
dirigidas de modo consciente a eliminar o reducir al mínimo posible las causas
y condiciones que propician los riesgos internos y externos, así como los
hechos de indisciplinas e ilegalidades, que continuados y en un clima de
impunidad, provocan manifestaciones de corrupción administrativa o la
ocurrencia de presuntos hechos delictivos.
En función de los objetivos de control determinados de acuerdo con los riesgos
identificados por los trabajadores de cada área o actividad y las medidas o acciones
de control necesarias, se elabora el Plan de Prevención de Riesgos, cuyos aspectos
más relevantes tributan al del órgano, organismo, organización o entidad, el que de
forma general incluye los riesgos que ponen en peligro el cumplimiento de los
objetivos y la misión. Los planes elaborados son evaluados por el Comité de
Prevención y Control y aprobados por el órgano colegiado de dirección.
El Plan de Prevención de Riesgos constituye un instrumento de trabajo de la dirección
para dar seguimiento sistemático a los objetivos de control determinados, se actualiza
CAPÍTULO I
22
y analiza periódicamente con la activa participación de los trabajadores y ante la
presencia de hechos que así lo requieran. Es necesario que los resultados de los
análisis de causas y condiciones efectuados, sobre los hechos que se presenten y las
valoraciones realizadas en cuanto a la efectividad del Plan de Prevención de Riesgos,
sean divulgados, en el interés de trasmitir la experiencia, y el alerta que de ello se
pueda derivar, a todo el sistema.
El Plan de Prevención de Riesgos se estructura por áreas o actividad y el de la
entidad. En su elaboración se identifican los riesgos, posibles manifestaciones
negativas; medidas a aplicar; responsable; ejecutante y fecha de cumplimiento de las
medidas. El autocontrol se considera como una de las medidas del Plan de
Prevención de Riesgos para medir la efectividad de estas y de los objetivos de control
propuestos.
3. Actividades de Control: son procedimientos que ayudan a asegurar que las
políticas de la dirección se llevan a cabo, y deben estar relacionadas con los
riesgos que ha determinado y asume la dirección. Compuesto por las
siguientes normas:
Coordinación entre áreas, separación de tareas, responsabilidades y niveles de
autorización: el sistema de control interno para que sea efectivo requiere de
una adecuada interrelación y coordinación de trabajo entre las áreas que
ejecutan los procesos, actividades y operaciones; cada operación necesita de
la autorización de la autoridad facultada y debe quedar específicamente
definida, documentada, asignada y comunicada al responsable de su ejecución.
Se establece un balance entre la separación de tareas y responsabilidades y el
costo de dividir las funciones o tareas asignadas, lo cual debe quedar
documentado en caso de no poderse cumplir e implementar controles alternativos
que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables.
Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos:
todas las transacciones, operaciones y hechos económicos que se realicen,
deben tener soporte documental, ser fiables y garantizar la trazabilidad;
CAPÍTULO I
23
también debe garantizarse la salvaguarda de las actas de los órganos
colegiados de dirección y de las asambleas con los trabajadores para el
análisis de la eficiencia. Los documentos podrán estar en formato impreso o
digital, según se determine por la entidad, salvo lo que expresamente se regule
por los órganos y organismos rectores.
Las transacciones o hechos deben ejecutarse de acuerdo con la autorización
general o específica de la administración y registrarse conforme a su clasificación,
en el momento de su ejecución, para garantizar su relevancia, oportunidad y
utilidad.
Acceso restringido a los recursos, activos y registros: el acceso a los recursos,
activos, registros y comprobantes, debe ser protegido, otorgándosele permisos
sólo a las personas autorizadas, quienes están obligadas a firmar actas con las
cuales se responsabilizan de su utilización y custodia.
Los activos están debidamente registrados y se cotejan las existencias físicas con
los registros contables para verificar su coincidencia y prevenir riesgos de
sustracción, despilfarro, uso indebido u otras irregularidades.
Rotación del personal en las tareas claves: la rotación del personal, siempre
que sea posible y acordado por el órgano colegiado de dirección, puede ayudar
a evitar la comisión de irregularidades, permitir mayor eficiencia y eficacia de
las operaciones e impedir que un trabajador sea responsable de aspectos
claves inherentes a sus funciones por un excesivo período de tiempo en la
función o cargo. Los trabajadores a cargo de dichas tareas se emplean
periódicamente en otras funciones. En el caso de aquellas unidades
organizativas que por contar con pocos trabajadores, se dificulte el
cumplimiento de esta norma, es necesario aumentar la periodicidad de las
acciones de supervisión y control.
Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones: los órganos,
organismos, organizaciones y demás entidades que cuenten con tecnologías
de la información y las comunicaciones, integran y concilian el Plan de
CAPÍTULO I
24
Seguridad Informática con su sistema de control interno, en el que se definen
las actividades de control apropiadas a partir de la importancia de los bienes e
información a proteger, en correspondencia con la legislación vigente,
considerando los riesgos a que están sometidos; los permisos de acceso a los
diferentes niveles de información automatizada, que deben quedar registrados
mediante el documento que corresponda, debidamente firmado.
Indicadores de rendimiento y de desempeño: los órganos, organismos,
organizaciones y demás entidades establecen sus indicadores de rendimiento y
de desempeño de tipo cualitativos y cuantitativos de acuerdo con sus
características, tamaño, proceso productivo de bienes y servicios, recursos,
nivel de competencia y demás elementos que lo distingan, con el fin de evaluar
el cumplimiento de los objetivos fijados. Con la información obtenida se
adoptan las acciones que correspondan para mejorar el rendimiento y el
desempeño.
4. Información y Comunicación: la información relevante debe ser captada,
procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los
sectores y permita asumir las responsabilidades individuales. La comunicación
es inherente a los sistemas de información y las personas deben conocer, en
tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y control.
Compuesto por las siguientes normas:
Sistema de información, flujo y canales de comunicación: el sistema de
información se diseña en concordancia con las características, necesidades
y naturalezas de los órganos, organismos, organizaciones y demás
entidades, así como de acuerdo con los requerimientos establecidos para la
información oficial contable y estadística que corresponda; es flexible al
cambio, puede estar total o parcialmente automatizado, provee información
para la toma de decisiones, cuenta con mecanismos de retroalimentación y
de seguridad para la entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de la
información, facilitando y garantizando su transparencia.
CAPÍTULO I
25
El flujo informativo circula en todos los sentidos y niveles de la organización:
ascendente, descendente, transversal y horizontal, su diseño debe contribuir a
ofrecer información oportuna, clara y veraz para la toma de decisiones. Se
establecen y funcionan adecuados canales y medios de comunicación, que
permitan trasladar la información de manera transparente, ágil, segura, correcta y
oportuna, a los destinatarios (externos e internos).
Con el objetivo de generalizar las medidas que por su importancia o significación lo
requieran, a partir de la investigación, estudio y análisis realizado acerca de los
principales problemas, la máxima dirección decide las acciones de divulgación a
desarrollar.
cumplimiento de las responsabilidades individuales y a la coordinación del
conjunto de actividades que desarrollan los órganos, organismos,
organizaciones y demás entidades para el logro de sus objetivos, debe
transmitir la situación existente en un determinado momento, de forma
confiable, oportuna, suficiente, pertinente y con la calidad requerida.
El sistema de información debe incluir un procedimiento que indique el emisor y
receptor de cada dato significativo, así como la responsabilidad por su actuación y
comunicación a quien lo utilice.
Rendición de cuentas: los directivos superiores, directivos, ejecutivos y
funcionarios, tienen el deber legal y ético de responder e informar acerca de
su gestión, administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes o
recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del
mandato que le ha sido conferido, así como otros aspectos de interés que
resulten necesarios, ante sus órganos superiores, consejo de dirección y
colectivo de trabajadores.
El sistema de rendición de cuentas diseñado por los órganos, organismos,
organizaciones y demás entidades debe incluir todos los elementos que permitan
CAPÍTULO I
26
conocer el destino de los recursos y les garanticen el mejor uso posible de estos
para satisfacer las necesidades públicas. Con la rendición de cuentas debe
lograrse que toda persona asuma con plena responsabilidad sus actos, informando
no sólo de los objetivos a que se destinaron los recursos que le fueron confiados,
sino también de la forma y resultado de su aplicación, sin olvidar la importancia del
componente ético en su actuación y conducta.
5. Supervisión y Monitoreo: este componente está dirigido a la detección de
errores e irregularidades que no fueron detectados con las actividades de
control, permitiendo realizar las correcciones y modificaciones necesarias. Esta
se realiza mediante dos modalidades de supervisión: actividades continuas que
son aquellas que incorporadas a las actividades normales generan respuestas
dinámicas, entre ellas el seguimiento sistemático realizado por las diferentes
estructuras de dirección y evaluaciones puntuales que son ejecutadas por los
responsables de las áreas, por auditorías internas y externas. Compuesto por
las siguientes normas:
Evaluación y determinación de la eficacia del sistema de control interno: el
sistema de control interno es objeto de evaluación para conocer la eficacia
de su funcionamiento y permitir su retroalimentación y mejora continua; la
evaluación comprende un conjunto de actividades de control incorporadas a
los procesos, actividades y operaciones que se llevan a cabo mediante el
seguimiento de sus resultados.
Cuando se detecte alguna deficiencia en el funcionamiento del sistema de control
interno, los jefes de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades
emprenden oportunamente las acciones preventivas y correctivas pertinentes para
su fortalecimiento, de conformidad con los objetivos y recursos disponibles.
También verifican de manera sistemática, los avances y logros en la
implementación de las acciones adoptadas.
Los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades mediante la
aplicación del autocontrol sistemático garantizan su función de control, adecuan,
CAPÍTULO I
27
actualizan y gradúan la aplicación de la Guía de Autocontrol emitida por la
Contraloría General de la República en correspondencia con su actividad y sus
características. A partir de los resultados obtenidos se elabora un plan de medidas,
el que debe ser evaluado por el órgano colegiado de dirección.
Comité de prevención y control: los órganos, organismos, organizaciones y
demás entidades, constituyen mediante disposición legal su Comité de
Prevención y Control, que preside la máxima autoridad, la que designa para
su integración a otros directivos, ejecutivos, asesores jurídicos y el auditor
interno según la estructura que corresponda; así como a otros funcionarios
que tienen a su cargo las funciones o actividades de cuadros, atención a la
población, inspección, seguridad y protección, entre otros que se
determinen; además de trabajadores que gocen de respeto en el colectivo
por sus conocimientos y experiencia.
El Comité de Prevención y Control es un órgano asesor que está vinculado
directamente al órgano colegiado de dirección, con el objetivo de velar por el
adecuado funcionamiento del sistema de control interno y su mejoramiento
continuo. Su composición, la permanencia en este y la periodicidad de las
reuniones, son definidas por la máxima autoridad que corresponda, en éstas es
necesario contar con la presencia de dirigentes sindicales, según proceda. Debe
quedar evidencia documental del cronograma de reuniones, así como de los temas
tratados, acuerdos adoptados y su seguimiento en las sesiones de trabajo.
Entre sus funciones fundamentales se encuentran: conocer las disposiciones
legales relativas al sistema de control interno, con el propósito de formular
propuestas, auxiliar a la dirección en el diagnóstico de los objetivos de control; en
la organización, conducción y revisión del proceso de elaboración del Plan de
Prevención de Riesgos y su posterior seguimiento, a partir del análisis integral de
los resultados de acciones de control y la evaluación de las causas y condiciones
que generan las deficiencias detectadas y propone las acciones y
recomendaciones que considere necesarias para el mejor funcionamiento y
CAPÍTULO I
28
eficacia del sistema de control interno; coordinar y orientar la divulgación de
información y capacitación a los trabajadores acerca de políticas, disposiciones
legales y procedimientos emitidos por la entidad o de carácter vinculante,
apoyando a la dirección; así como otras funciones que se consideren necesarias
por los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades para la gestión de
riesgos y el cumplimiento de su misión y objetivos.
La Resolución 60/11 constituye con sus normas y componentes el marco legal que
rige a todas las entidades estatales en materia de control interno en Cuba. Cada
entidad adecúa, según su objeto social, sus necesidades y sus objetivos la
implementación de la normativa vigente.
1.2 El Control Interno en la Empresa Eléctrica, en Villa Clara
Entre los objetivos empresariales de la Empresa Eléctrica está el fortalecimiento del
Sistema de Control Interno con vista a la prevención de delitos e indisciplinas en las
entidades, planificar la dirección, control y evaluación de su gestión y de esa forma
obtener como resultado la efectividad de los sistemas implementados en cada
organización perteneciente a l Sistema Empresarial de la Unión Eléctrica.
Teniendo en cuenta lo dispuesto en la Resolución 60/11 de la Contraloría General
de la República (CGR), la empresa mantiene un sistemas de control interno conforme
a sus características, competencia y atribuciones institucionales además establece
y actualiza, en el marco de su competencia, las normas y otras disposiciones
requeridas al efecto, con el fin de planificar la dirección, control y evaluación de su
gestión y de esa forma obtener como resultado la efectividad de los sistemas
implementados en cada organización perteneciente al sistema empresarial de la
Empresa Eléctrica, es por ello que se crea y actualiza de forma regular el Manual de
Control Interno (MCI) teniendo en cuenta las experiencias de su implementación.
El Manual de Control Interno de la Empresa Eléctrica, ha sido elaborado en línea
armónica y consecuente con el Reglamento de la Ley 107/09 de la Contraloría
General de la República (CGR), la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la
República, así como los objetivos establecidos por la máxima dirección de la Unión
CAPÍTULO I
29
Eléctrica y otras partes interesadas. El mismo se sustenta básicamente en el
Sistema de Gestión Empresarial, a partir de la existencia de los Manuales de
procedimientos, las instrucciones y demás regulaciones, donde se plantean los
aspectos fundamentales para la realización de esta actividad y los nuevos cambios
ocurridos.
1.2.1 Objetivos generales del Sistema de Control Interno para el correcto
funcionamiento de las Empresas Eléctricas
La Empresa Eléctrica como institución cuenta con los siguientes objetivos generales
para el funcionamiento del Control Interno en todas las entidades subordinadas a
ella:
1. Implementar un sistema de control que garantice el cumplimiento de los
objetivos y metas y la satisfacción de los clientes y trabajadores.
2. Crear un modelo que permita evaluar la efectividad del Sistema de Control a
partir del cumplimiento de las normas y regulaciones internas y externas
vigentes.
3. Desarrollar un ambiente de control que garantice la consecución de los
objetivos trazados.
4. Implantar una definición común de Control Interno que responde a las
necesidades, estructura administrativa y el grado de complejidad de las
entidades de la Unión Eléctrica.
5. Facilitar la creación de un modelo que permita evaluar el Sistema de Control
Interno de forma razonable a partir del cumplimiento de todas las normas y
regulaciones.
6. Crear una cultura de control que abarque a todos los trabajadores de la entidad
a través de la realización de cursos y seminarios entre otras acciones.
7. Describir de forma documentada el Sistema de Control Interno y las
disposiciones generales de la dirección para obtener una seguridad razonable
sobre la protección a los activos, pasivos, ingresos y gastos.
8. Actualizar en el Expediente del Perfeccionamiento el subsistema del control
CAPÍTULO I
9. Salvaguardar los recursos materiales y financieros propiedad de la organización
que han sido asignados para el cumplimiento del objeto social a través de la
determinación de la responsabilidad individual.
10. Garantizar la exactitud y veracidad de las operaciones, y de la información
producida por la entidad a partir de los hechos económicos ocurridos.
Con la implementación de cada uno de los objetivos fundamentales del Manual
de Control Interno, de acuerdo a lo que establece la Resolución 60/11 de la
C.G.R, se garantiza un adecuado control y supervisión bajo los principios básicos del
control interno, los cuales son:
a. Legalidad: Los órganos, organismos, organizaciones y entidades dictan
normas legales y procedimientos en correspondencia con lo establecido en la
legislación vigente, para el diseño, armonización e implementación de los
Sistemas de Control Interno en el cumplimiento de la función rectora interna
del sistema, para el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones.
b. Objetividad: Fundamentar con un criterio profesional a partir de comparar
lo realizado de forma cuantitativa y cualitativa, con parámetros y normas
establecidas.
c. Probidad administrativa: Promover con honradez la correcta y transparente
administración del patrimonio público y en consecuencia exigir, cuando
corresponda, las responsabilidades ante cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidades o acto ilícito.
d. División de funciones: Garantizar que los procesos, actividades y
operaciones sean controlados y supervisados de manera que no pongan en
riesgo su ejecución, contrapartida y limiten su revisión.
e. Fijación de responsabilidad: Establecer las normas y procedimientos
estructurados sobre la base de una adecuada organización, que prevean las
funciones y responsabilidades de cada área, expresando el cómo hay que
hacer y quién debe hacerlo, así como la consecuente responsabilidad de cada
uno de los integrantes de la organización, estableciendo en forma obligatoria
CAPÍTULO I
31
que se deje evidencia documental, de quién y cuándo efectúa cada una de
las operaciones en los documentos y registros.
f. Cargo y descargo: Fijación de las responsabilidades y facilita la aplicación de
la responsabilidad sobre el control y registro de las operaciones de un
recurso, transacción, hecho económico o administrativo, debe quedar
c l a r a m e n t e definida en la forma establecida. Debe entenderse como el
máximo control de lo que entra y sale; cualquier operación registrada en una
cuenta contraria a su naturaleza, la entrega de recursos (descargo) debe
tener una contrapartida o recepción (cargo) y cuando esta operación se
formaliza documentalmente la persona que recibe firma el documento
asumiendo la custodia de lo recibido.
g. Autocontrol: Autoevaluar su gestión de manera permanente; y cuando
proceda, elaborar un plan para corregir las fallas e insuficiencias, adoptar
las medidas administrativas que correspondan y dar seguimiento al mismo
en el órgano colegiado de dirección, comunicar sus resultados al nivel
superior y rendir cuenta a los trabajadores.
Limitaciones del Sistema de Control Interno.
El Sistema de Control Interno está relacionado con el concepto de seguridad
razonable, al reconocer la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos,
actividades y operaciones, originados por errores en interpretaciones de normas
legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre personas y al evaluar la
relación costo – beneficio.
El Sistema de Control Interno diseñado en la empresa tiene las siguientes
características generales:
a. Integral: Considera la totalidad de los procesos, actividades y operaciones
con un enfoque sistémico y participativo de todos los trabajadores.
b. Flexible: Responde a sus características y condiciones propias, permitiendo su
adecuación, armonización y actualización periódica. En entidades que
cuenten con reducido personal, establecimientos y unidades de base, debe
ser sencillo, previendo que la máxima autoridad o alguien designado por él, se
CAPÍTULO I
responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.
c. Razonable: Diseñado para lograr los objetivos del Sistema de Control Interno
con seguridad razonable y satisfacer, con la calidad requerida, sus
necesidades.
El diseño del Control Interno en el Sistema Empresarial de la Empresa Eléctrica se
lleva a cabo para garantizar la integración de todos los principios básicos
vinculados, aplicados a todas las actividades, el mismo tiene como principal objetivo la
aplicación eficiente de las políticas, reglamentos y procedimientos elaborados con el
propósito de asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.
Los principios del Control Interno incluyen aspectos tales como los que se
relacionan a continuación:
Estructura organizativa – Cada entidad crea un organigrama funcional donde
quede plasmada la estructura organizativa y los niveles de autoridad y
responsabilidad de cada área.
incluyendo cuadros y dirigentes conocen sus funciones, que exista un
documento en el cual se establezcan las atribuciones del personal, evitando
de esta forma el uso de atribuciones indebidas.
Actualización de los Manuales de procedimientos – Las diferentes áreas
cuentan con todos los Manuales de procedimientos y regulaciones
necesarias para el cumplimiento eficiente de sus funciones.
Sistema de modelos y registros para evidenciar las operaciones de la
entidad – Se cumpla con el sistema de modelos establecidos para cada
temática que conjuntamente con los procedimientos garanticen la realización
de las acciones o hechos económicos.
Plan de supervisión – Se cuenta con un plan de supervisiones, que tienen
que ser llevadas a cabo por las distintas áreas y donde se definen los
objetivos de control.
Personal adecuado a las funciones de control a ejecutar – Se cuenta
con un especialista de control interno como una de las vías para garantizar
CAPÍTULO I
el seguimiento sistemático del cumplimiento de los principales objetivos de
trabajo de la organización.
1.3 El Control Interno en el Subsistema de Activos Fijos Tangibles de la
Empresa Eléctrica
Principios de control inherentes a la temática de Activos Fijos Tangibles según el Manual
de Control Interno de la Empresa Eléctrica.
Cada responsable de área y/o trabajador, requiere poseer un documento en que se
hagan constar todos y cada uno de los activos en existencia y bajo su custodia,
contentivo de la codificación, descripción, documento y fecha del movimiento, emitido por
el área contable.
El responsable del área entrega los medios a los trabajadores amparados en un Acta de
Responsabilidad Material, documento que tiene que estar firmado por el que recibe.
El documento se encuentra identificado con el nombre de la entidad y el área de
responsabilidad correspondiente. No se permite por el responsabilizado de la custodia de
los Activos Fijos Tangibles que el movimiento de los mismos no se encuentre soportado
por el documento oficialmente establecido, comprobando que los datos se corresponden
con el activo fijo objeto de movimiento y que aparece debidamente aprobado y
autorizado.
De igual forma es necesario el control contable de todos los inmuebles del patrimonio y
su inscripción en el registro de la propiedad.
Todo movimiento de activo fijo, incluyendo los equipos de transporte enviados a reparar,
se encuentra amparado por el documento de autorización oficialmente establecido, el
cual mediante sus diferentes copias sirve de fuente de anotación en los submayores,
en la cuenta y análisis cuando proceda de la contabilidad general, en el documento de
control del área que tiene la responsabilidad de su custodia, en la hoja de cálculo de la
depreciación, así como en cualquier otro registro establecido en la entidad.
Se responsabiliza al jefe del área de que los movimientos de activos se realicen de
acuerdo a las normas y se comunique al área de contabilidad a través del documento
establecido el mismo día del movimiento. En el caso de las reparaciones que exceden el
CAPÍTULO I
34
término de 3 meses, estas deben de acompañarse de su correspondiente conciliación
con la empresa proveedora del servicio.
De forma inmediata es obligatoria la codificación y numeración de cada activo fijo que
cause alta en la entidad, y que se refleje la descripción completa del medio, así como el
número de serie en los casos que lo requiera, de igual forma se debe definir el grupo al
que pertenece según la normativa vigente. (Efectos electrodomésticos, Medios de
cómputo y de comunicación, equipos de transporte). A los módulos de computación
compuestos por Display, PC, Impresora y Teclado se le asignan números de activos fijos
diferentes, con el objetivo de ejercer un mayor control sobre estos medios y evitar desvío
o acciones fraudulentas con los mismos.
Se orienta para el caso del control de los Activos Fijos Tangibles, hacer una descripción
completa del medio que garantice su identificación de forma rápida, la misma puede
incluir como aspectos mínimos: la marca, modelo y número de serie, y periódicamente
se cotejaran las existencias físicas con los registros contables para verificar su
coincidencia. La frecuencia de la comparación depende del nivel de vulnerabilidad del
activo.
Se deja evidencia en el modelaje vigente o en documentación anexa del destino final de
los activos fijos tangibles dados de baja y se crea una comisión por Resolución del
Director General de la entidad que se integra por quien este delegue. Las partes y piezas
de los activos fijos dados de baja que se recuperan, debe analizarse el uso y destino de
las mismas de acuerdo a resoluciones vigentes y medidas de control interno.
En forma progresiva y acorde a una programación proceden efectuarse verificaciones
físicas por cada área de responsabilidad, en el transcurso del año, comparando los
resultados con el documento que avala la custodia de los medios en cada área,
compatibilizándolo con la copia existente en el área de Contabilidad y los submayores
correspondientes (Plan del 10% de Activos Fijos Tangibles).
Se deja evidencia documental de las verificaciones efectuadas mediante el documento
establecido para los chequeos físicos, así como todos los documentos que conforman
los expedientes por faltantes y/o sobrantes, los cuales deben ser analizados en los
órganos colegiados de dirección o Comité de Prevención y Control de las entidades.
CAPÍTULO I
35
Para la realización de movimientos de activos fijos tangibles en la entidad se tiene en
cuenta el procedimiento de movimiento de Activo Fijo vigente que establece los
conceptos aplicables a cada movimiento y su nivel de aprobación correspondiente.
Acciones de Control reflejadas en la Implementación de la Resolución 60/11 de la
C.G.R y en el Plan de Prevención de Riesgos de la Empresa en materia de Activos
Fijos.
A continuación se detallan las acciones de Control Interno en materia de Activos Fijos
por componentes de la Resolución No. 60/11 de la Contraloría General de la República
de Cuba:
En el Componente Ambiente de Control se identifica cada Componente y Norma de la
Resolución No 60/11 en los subsistemas del Perfeccionamiento Empresarial y Sistemas
de Gestión de la Calidad, se elaboran los planes individuales de capacitación y
desarrollo de los trabajadores, a partir de la determinación de las necesidades y los
resultados de las evaluaciones como parte de la norma Idoneidad demostrada, se
desarrollan actividades de capacitación en las diferentes áreas, en función de las
deficiencias y aspectos que conspiran contra la calidad del trabajo y el cumplimiento de
las funciones asignadas, se mantiene actualizado en el departamento de Economía y
Finanzas de la entidad, como parte de la Norma Estructura organizativa y asignación de
autoridad y responsabilidad, los siguientes documentos:
Plan de Ingresos y Gastos.
Análisis de los Estados Financieros.
Análisis de Indicadores Financieros.
Actas de Responsabilidad Material de Activos Fijos.
En el segundo componente Gestión y Prevención de Riesgos se Identifican los riesgos
de la Empresa, como proceso interactivo integrado a la estrategia y planificación de
cada objetivo de trabajo de la entidad, se determinan los objetivos de control, a partir
de la jerarquización de los riesgos detectados y la definición de su importancia
CAPÍTULO I
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estratégica, se elabora el levantamiento y prevención de riesgo. En el componente
Actividades de Control se verifica el funcionamiento de los niveles de separación de
tareas y responsabilidades en el Reglamento Orgánico de la entidad, a nivel de puesto
de trabajo. En el cuarto componente Información y Comunicación se mantiene un
Sistema de Información que, en cumplimiento de lo establecido en el Expediente de
Perfeccionamiento Empresarial y en el Sistema de Gestión de la Calidad, cumpla con
los siguientes requerimientos: Precisiones de los requerimientos de información y
responsabilidad, a nivel de cada cargo; exigencia del contenido y flujo de la
información e indicadores de la calidad a cumplir en cada etapa de los procesos;
cumplimiento de los mecanismos internos que cumplimenten la difusión de los valores
éticos y organizacionales ante terceros y clientes.
En el componente Supervisión y Monitoreo está la elaboración del Plan de Acción que
cumplimente los requerimientos previstos en la norma legal, referidos a la
programación de las evaluaciones del Sistema de Control Interno, tareas de los
auditores, herramientas de control, técnicas de auditoría y responsabilidades
ejecutivas, y presentarla en el Consejo de Dirección para su aprobación y aplicación;
la evaluación con periodicidad mensual y mediante la aplicación del Plan de Acción,
del comportamiento de la eficacia del Sistema de Control Interno; el seguimiento de
las medidas preventivas y correctivas dispuestas por el Consejo de Dirección, para
solucionar las deficiencias detectadas e introduciendo las modificaciones pertinentes
en los documentos rectores de la organización.
El Plan de Prevención se revisa, conduce y evalúa por el Comité de Prevención y
Control. Se aprueba en el Consejo de Dirección y constituye un instrumento de trabajo
de la dirección. Se actualiza y analiza con la participación de los trabajadores, dentro
del mismo se encuentran las siguientes acciones:
Se verifica la aplicación mensual de la guía de control interno y la elaboración
de los planes de medidas para solucionar las deficiencias.
Se chequea que se actualice el tarjetero de transformadores físico.
Se verifica que se realice el levantamiento físico de transformadores para
disminuir la diferencia entre el Sistema Contable (SISCONT) y el Sistema de
CAPÍTULO I
Gestión de Redes (SIGERE).
Se chequea los Metro Contadores por rutas para disminuir la diferencia entre el
Sistema Contable (SISCONT) y el Sistema de Gestión Comercial (SIGECO).
Se chequea que cada área tenga firmada un Acta de Responsabilidad de los
activos fijos bajo su custodia.
Se chequea que esté elaborado el Plan Anual de revisión de los activos fijos y
se efectúan chequeos periódicos del 10 % de estos bienes, de existir faltantes
o sobrantes que estén elaborados los expedientes correspondientes y que se
contabilicen correctamente.
Se chequean los Activos Fijo