Departamento de Contabilidad y Finanzas Trabajo de Diploma
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Perfeccionamiento del Sistema de Control Interno en el Subsistema de Activos Fijos en la UEB Empresa Eléctrica en Caibarién Autora: Rut María González Valero Tutora: Lic. Viridiana Vergara Valero Junio, 2019 Departamento de Contabilidad y Finanzas Trabajo de Diploma
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Perfeccionamiento del Sistema de Control Interno en el Subsistema
de Activos Fijos en la UEB Empresa Eléctrica en Caibarién
Autora: Rut María González Valero
Tutora: Lic. Viridiana Vergara Valero
Junio, 2019
Departamento de Contabilidad y Finanzas
Trabajo de Diploma
Title: Improvement of the internal control system in the
subsystem of fixed assets in the UEB Caibarien electric company.
Author: Rut María González Valero
Thesis Director: Lic. Viridiana Vergara Valero
, Junio 2019
Accounting and finance department
Este documento es Propiedad Patrimonial de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las
Villas, y se encuentra depositado en los fondos de la Biblioteca Universitaria “Chiqui
Gómez Lubian” subordinada a la Dirección de Información Científico Técnica de la
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“…Sin control no
podemos construir el
socialismo…”
Che
Dedicatoria
Dedico este trabajo a mi hijo que es el motor de mi vida, a mi esposo por
apoyarme en estos seis años de estudio y a mis padres que son los que me
han guiado siempre por el buen camino.
¡Gracias por todo!
Agradecimiento
Le agradezco principalmente a Dios por ayudarme siempre, a mi
hermana Viridiana que ha sido la persona que más me ha ayudado
en todo este proceso de manera incondicional, a mis padres, a mi
esposo, a Belkis García por brindarme su ayuda, a Liseidy Bergolla
y Beatriz Ciriano por tantos años de sacrificio y horas de viaje
juntas, a Roberto Garcés por sus consejos y ayuda, a mis profesores
por compartir sus conocimientos con nosotros, en fin a todo el que
ha contribuido en mi formación como un profesional.
Muchas Gracias.
RESUMEN
El presente trabajo se realizó en la U.E.B Empresa Eléctrica, del Municipio de
Caibarién, en él se propone perfeccionar el Sistema de Control Interno en el
Subsistema de Activos mediante la aplicación de una serie de acciones propuestas a
partir de las irregularidades detectadas al realizar el diagnóstico de la entidad. Este
diagnóstico se realizó mediante herramientas como la aplicación de la guía de
autocontrol, entrevistas a administrativos y encuestas a trabajadores. La
investigación abarca concepciones teóricas y científicas en correspondencia con el
objetivo fundamental del mismo, tomando como base documentos que abordan el
Sistema de Control Interno. En el trabajo se confeccionó una caracterización de la
U.E.B Empresa Eléctrica en el municipio y se diagnosticó el Subsistema de Activos
Fijos, detectando irregularidades que afectan la calidad del Sistema de Control
Interno implementado en la entidad. Teniendo en cuenta los resultados se propone
un conjunto de acciones a desarrollar que contribuirán al perfeccionamiento del
Sistema de Control Interno y a minimizar las deficiencias. Además, se presentan
resultados parciales obtenidos hasta el momento con la aplicación de las acciones
propuestas.
SUMMARY
The present work was carried out in the U.E.B. Electric Company, of the Municipality
of Caibarién, in which it is proposed to perfect the Internal Control System in the
Assets Subsystem through the application of a series of proposed actions based on
the irregularities detected when making the diagnosis of the entity. This diagnosis
was made through tools such as the application of the self-control guide, interviews
with administrators and worker surveys. The research includes theoretical and
scientific conceptions in correspondence with its fundamental objective, based on
documents that address the Internal Control System. In the work, a characterization
of the U.E.B Electric Company in the municipality was made and the Subsystem of
Fixed Assets was diagnosed, detecting irregularities that affect the quality of the
Internal Control System implemented in the entity. Taking into account the results, it
is proposed a set of actions to be developed which will contribute to the improvement
of the Internal Control System and to minimize the deficiencies. In addition, partial
results obtained so far with the application of the proposed actions are presented.
ÍNDICE Pág.
Introducción 2
Capítulo I. Marco Teórico del Sistema de Control Interno 7
1.1. Antecedentes y definición del Sistema de Control Interno 8
1.2. El Control Interno en la Empresa Eléctrica, en Villa Clara 28
1.2.1. Objetivos generales del Sistema de Control Interno para el
correcto funcionamiento de las Empresas Eléctricas
29
1.3. El Control Interno en el Subsistema de Activos Fijos Tangibles
de las Empresas Eléctricas
33
CAPITULO II. Diagnóstico y perfeccionamiento del Sistema de Control
Interno en el Subsistema de Activos Fijos en la UEB Empresa Eléctrica,
del Municipio Caibarién
38
2.1. Caracterización de la UEB Empresa Eléctrica del Municipio Caibarién 39
2.2. Diagnóstico del Sistema de Control Interno en el Subsistema de
Activos Fijos en la UEB Empresa Eléctrica, del Municipio de Caibarién
43
2.3. Perfeccionamiento del Sistema de Control Interno en el Subsistema de
Activos Fijos
49
2.4. Validación del plan de actividades propuesto por especialistas 58
Conclusiones 68
Recomendaciones 70
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
2
INTRODUCCIÓN
El escenario en Cuba ha cambiado, el camino y los nuevos retos para las empresas
transita por el proceso de actualización del modelo económico, tomando como base
los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución
aprobados en el VII Congreso del Partido Comunista de Cuba, con el objetivo de
garantizar la continuidad e irreversibilidad del Socialismo.
El desarrollo económico y tecnológico del país aplicado de una forma práctica y
eficiente que permitan la elevación del nivel de vida de la población, debe ser la meta
del sistema empresarial cubano en este siglo. El Control Interno ofrece la posibilidad
de que una entidad consiga sus objetivos, logre el control y la obtención de
información oportuna.
Para dar respuesta a esto, fue necesario tomar una serie de medidas encaminadas a
intensificar, como condición fundamental, el control eficiente y eficaz de la economía.
La Asamblea Nacional del Poder Popular aprueba la Ley No. 107/09, por medio de la
cual se crea la Contraloría General de la República. En los Lineamientos del VI
Congreso del Partido, se plantea que:
“(…) La elevación de la responsabilidad y facultad de las empresas hace
imprescindible fortalecer su Sistema de Control Interno, para lograr los resultados
esperados en cuanto al cumplimiento de sus planes y metas con eficiencia, orden,
disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad (…)”.(PCC VI Congreso.
Lineamientos de la política económica y social del Partido y la Revolución 2011)
La Contraloría General de la República, en el ejercicio de las facultades que le han
sido conferidas, aprueba la Resolución 60 del 2011, quedando derogadas
Resoluciones Ministeriales 297 de 2003 y la 13 de 2006, de los Ministerios de
Auditoría y Control y Finanzas respectivamente. Con dicha Resolución se define el
marco conceptual a aplicar en Cuba en lo que a Control Interno respecta.
INTRODUCCIÓN
3
El Control Interno es el sistema nervioso de una entidad, porque abarca a toda la
organización, contribuye a establecer una adecuada comunicación y debe ser
diseñado para dar respuesta a las necesidades específicas según las diferentes
particularidades inherentes a la organización de la producción y los servicios.
Las acciones de control se desarrollan dentro de las entidades por el interés de la
administración, porque es necesario asegurar al máximo la conducción ordenada y
eficiente de las actividades de la empresa, utilizando como herramienta
procedimientos o formas pre establecidas de control que aseguren su estructura
interna y comportamiento, y debe contar con personal idóneo para las funciones a
cumplir.
Han sido incontables los esfuerzos de la Revolución en la lucha contra la corrupción e
ilegalidades, creando las condiciones para extender esta lucha a todos los niveles
organizativos del país. Hoy la existencia de una Resolución comienza a dar frutos
para salvaguardar los recursos. No obstante, es necesario seguir realizando esfuerzos
para lograr su correcta implementación, acorde con su contenido y propósitos.
La evaluación como parte del perfeccionamiento del Sistema de Control Interno en la
Unidad Empresarial de Base (UEB) Empresa Eléctrica, del Municipio de Caibarién, en
el Subsistema de Activos Fijos a través de la implementación de la Resolución 60/11
permite establecer las principales irregularidades, que pueden afectar el servicio que
presta esa entidad.
En esta UEB existe falta de seguridad en los locales porque quedó totalmente
desprotegida después del paso del huracán Irma al perder la cubierta del segundo
nivel de la edificación, poniendo en riesgo tanto la documentación, como los bienes
materiales. A ello se le suma la situación caótica que dejó este evento climatológico
en relación a los activos externos de la empresa que se encontraban en uso del
servicio público; se refiere a los transformadores en uso, que se encuentran correctos
en su cantidad, es decir, existe la misma cantidad de transformadores, física y
contable en el subsistema de activos fijos, pero no se tiene su control físico a través
INTRODUCCIÓN
4
del Registro de Transformadores en la ubicación real donde se encuentra1, no existe
trazabilidad de los activos. A partir de esta situación problémica se plantea como
Problema Científico de la investigación el siguiente: ¿Cómo contribuir a perfeccionar
el Sistema de Control Interno del Subsistema de Activos Fijos en la U.E.B Empresa
Eléctrica, del Municipio de Caibarién que permita garantizar un Control Interno eficaz,
económico y eficiente?
A partir de lo antes expuesto, el Objetivo General de la investigación es: Perfeccionar
el Sistema de Control Interno del Subsistema de Activos Fijos en la U.E.B Empresa
Eléctrica, del Municipio de Caibarién que garantice un Control Interno eficaz,
económico y eficiente.
Para alcanzar este Objetivo General, se plantea los siguientes Objetivos Específicos:
1. Establecer el marco conceptual con relación al Sistema de Control Interno.
2. Diagnosticar el Sistema de Control Interno del Subsistema de Activos Fijos en la
U.E.B Empresa Eléctrica, del Municipio Caibarién.
3. Proponer un Plan de Acciones a desarrollar en la U.E.B. Empresa Eléctrica, del
Municipio Caibarién.
4. Validar la propuesta de perfeccionamiento del Sistema de Control Interno en el
Subsistema de Activos Fijos a través de un Plan de Actividades a realizar.
Hipótesis de investigación: Si se perfecciona el Sistema de Control Interno del
Subsistema de Activos Fijos en la U.E.B Empresa Eléctrica, del Municipio Caibarién,
se crearán las condiciones necesarias para lograr un Control Interno eficaz,
económico y eficiente.
1 La urgencia de las tareas de la recuperación para restablecer con prontitud y calidad el servicio eléctrico provocó que los transformadores se ubicaran en el mismo orden en que se produjo su recuperación y no el que estaba documentalmente registrado. (N. de la A.)
INTRODUCCIÓN
5
Se espera como resultado el logro de un marco teórico conceptual que sistematice
diferentes corrientes de pensamiento económico sobre el sistema de control interno,
diagnosticar el Sistema de Control Interno del Subsistema de Activos Fijos en la U.E.B
Empresa Eléctrica, del Municipio de Caibarién, para determinar las principales
irregularidades que ocurren y proponer soluciones como vía para perfeccionar el
Sistema de Control Interno en el Subsistema de Activos Fijos en la U.E.B Empresa
Eléctrica seleccionada como objeto de estudio.
Para desarrollar el trabajo se utilizan métodos teóricos y empíricos en función de las
dinámicas de la propia investigación. Dentro de los métodos empíricos se usó el
método estadístico-matemático, se aplicaron encuestas y se usó la entrevista
semiestandarizada para complementar las informaciones obtenidas en las encuestas
y obtener otras, de tipo cualitativo, que las encuestas no pueden ofrecer. También se
usó la observación no participante y el análisis de documentos con el mismo fin.
Finalmente se empleó la triangulación para determinar las regularidades.
Para el desarrollo de la investigación no existieron limitaciones por parte de la
administración, toda la información solicitada fue entregada para realizar los
exámenes y evaluaciones que se consideraron pertinentes. No se puede afirmar, solo
podemos aceptar la veracidad de la información entregada por la entidad, de que los
transformadores que se encuentran en uso tienen los números de inventario que se
encuentran en el sistema contable SISCONT, ya que no se pudo comprobar en el
terreno, por no existir las condiciones de tiempo y recursos para ello.
La novedad de esta investigación es que se aplicó una guía adecuada y actualizada
con la guía general de la institución, que permitió evaluar de manera completa el
Sistema de Control Interno en el Subsistema de activos Fijos, así como detectar los
problemas fundamentales y proponer un plan de acciones para solucionarlos. El valor
práctico radica en que a partir del trabajo realizado se determinaron las irregularidades
que afectan el estado de control. El valor metodológico está dado en que la
INTRODUCCIÓN
6
metodología empleada en la elaboración de la tesis y la construcción de la nueva guía
pueden ser generalizadas para su utilización en otras entidades.
La estructura del trabajo está conformada por la introducción, un capítulo l que aborda
lo referido al marco teórico conceptual del Sistema de Control Interno, y el capítulo ll
donde se realiza un diagnóstico de la entidad, se proponen acciones para perfeccionar
el sistema de control interno implementado y se muestran resultados parciales de su
aplicación. Se ofrecen conclusiones y recomendaciones, bibliografía y anexos que
contribuyen a comprender mejor la investigación.
CAPÍTULO I.
MARCO TEÓRICO
DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
CAPÍTULO I
8
Capítulo I. Marco Teórico del Sistema de Control Interno
En este capítulo se establecen los referentes teóricos y metodológicos del control
interno a nivel mundial y en Cuba, así como en la entidad objeto de estudio, en el
Subsistema de Activo Fijo, marcando las bases de la investigación a realizar.
1.1 Antecedentes y definición del Sistema de Control Interno
El Control Interno, surge de la imperiosa necesidad de ejecutar acciones dirigidas a
disminuir significativamente la multitud de riesgos a los cuales se encuentran
expuestas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o
sin fines de lucro. Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones
de la administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba
en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas
privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que
escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta
de instrucción no podían presentarlo por escrito
La Gran Empresa fue la causa principal que dio origen al Control Interno. Las
operaciones de las empresas crecieron extraordinariamente. Los costos de
producción eran difíciles de determinar y tanto las compras, como las ventas eran muy
numerosas. Los contadores idearon la comprobación interna (Internal check) para
asegurarse contra posibles errores y fraudes.
La referencia más antigua se hace por Dicksee (1905), indicando que un sistema
apropiado de comprobación obvia frecuentemente la necesidad de una auditoría
detallada. Este concepto incluye tres elementos: división de labores, utilización de los
registros de contabilidad y rotación de personal, elementos que hasta la fecha se
mantienen. El término de Control Interno reemplazó al de comprobación interna,
debido a un cambio conceptual, ya que el contenido del mismo ha sufrido una
considerable evolución.
Para conocer la evolución del Control Interno, es necesario mencionar que la primera
definición fue establecida por el Instituto Americano de Contadores Públicos
CAPÍTULO I
9
Certificados (AICPA) en 1949. En el año 1953 se celebró en La Habana, el Primer
Congreso Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, fecha en que se inició
un proceso de institucionalización que se continuaría en los Congresos que tuvieron
lugar en Bruselas en 1956 y Tokio en 1968, cuyo resultado era el establecimiento de
los estatutos de la asociación y, con ello, la fundación formal de la Organización
Internacional de Entidades de Fiscalización Superior (INTOSAI).
En el mundo se le ha prestado una gran atención a la necesidad de elevar las
exigencias en los Controles Internos, a partir de la década del 70. En 1985 surge el
Committee of Sponsoring Organizations (Comisión Nacional de Informes Financieros)
bajo las siglas COSO que unido a INTOSAI se complementan y conforman una
versión amplia del Control Interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de
proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda
atendiendo fundamentalmente a sus objetivos. El Informe COSO internacionalmente
se considera hoy en día como un punto de referencia obligado cuando se tratan
materias de Control Interno.
El Control Interno en Cuba ha sufrido varias transformaciones desde los inicios del
triunfo de la Revolución, debido a los diversos sistemas económicos aplicados en el
país, por lo general abarcaba las áreas contables muy ligado a las actividades de
Contabilidad y Finanzas donde el resto de las áreas operacionales y sus trabajadores
no se sentían involucrados. No todos los directivos de las organizaciones veían en el
Sistema de Control Interno un instrumento capaz de ser utilizado para lograr la
eficiencia y eficacia de las operaciones que se habían propuesto.
Estaban reglamentadas las actividades de control sin tener en cuenta las
particularidades de la entidad y dando lugar a limitar el desarrollo de ideas e iniciativas
por parte de los directivos para crear o diseñar actividades de control inherentes a su
entidad y a los riesgos identificados, además de no contar con elementos
generalizadores que sirvieran de base a la organización para poder diseñar un
Sistema de Control Interno a la medida de las necesidades.
CAPÍTULO I
10
La Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, plantea
como condición indispensable en todo el proceso de transformaciones del sistema
empresarial la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el
control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no
dependa únicamente de comprobaciones externas.(PCC,1998)
En julio del año 1999, el Ministerio de Finanzas y Precios de Cuba (MFP), emite un
tabloide o Guía de autocontrol para que los dirigentes y trabajadores en general,
conozcan las medidas generales de control, mínimo que debe aplicarse para evitar
violaciones de las regulaciones contables y financieras vigentes e impedir la
sustracción de recursos y su deterioro, así como la comisión de hechos delictivos.
Todos los trabajadores y dirigentes de las empresas debían responder por la custodia,
conservación, y utilización, de los recursos materiales y monetarios.
Dando continuidad a esto en octubre de 1999, se realiza por primera vez la Inspección
Nacional al Control Interno en las Entidades Estatales y Unidades Presupuestadas del
país, donde se desplegó un gran número de auditores, especialistas, economistas y
contadores.
En Cuba, hasta el año 2003, el control interno existente no estaba diseñado para
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto al logro de objetivos
institucionales en materia de eficacia, eficiencia y factibilidad de la información
financiera y operativa, y el cumplimiento de las leyes y las normas que se debían
aplicar.
Fue necesario, entonces, definir un nuevo marco teórico conceptual dirigido a integrar
los variados conceptos que se utilizaban al respecto, logrando así, una definición
común de Control Interno que responda a los intereses de todas las partes y facilite la
comunicación y unificación de expectativas al nivel de las organizaciones, de la
auditoría interna o externa, o de los niveles académicos o legislativos.
El estudio de la situación de esta actividad reconocía que el control oportuno y eficaz
en la economía era esencial para la dirección a cualquier nivel, por lo que en el año
CAPÍTULO I
11
2003 el Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) pone en vigor la Resolución No. 297
que comprendía la definición de control interno, así como el contenido de los
componentes y las normas para su implementación. En aquel momento, se define el
control interno como:
…el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del
personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los
objetivos siguientes: Confiabilidad de la información, Eficiencia y eficacia de las
operaciones, Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas, y,
Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad. (Ministerio de
Finanzas y Precios, 2003 Resolución 297)
En el año 2009, mediante la creación de la Ley 107, por el órgano supremo del poder
del Estado, la Asamblea Nacional del Poder Popular (ANPP), surge la Contraloría
General de la República (CGR), establecida como un órgano estatal, estructurado
verticalmente en todo el país, subordinado jerárquicamente a la ANPP.
Los objetivos y la misión de la CGR, se encuentran encaminados a proponer la
política integral del Estado en materia de preservación de las finanzas públicas, y el
control económico–administrativo, orientada a dirigir, ejecutar y comprobar su
cumplimiento, así como, dirigir metodológicamente y supervisar el sistema nacional de
auditoría; ejecutar las acciones que considere necesarias con el fin de velar por la
correcta y transparente administración del patrimonio público; prevenir y luchar contra
la corrupción, además de supervisar el respeto a la legalidad en el funcionamiento
general de las entidades; examinar la conducta de los cuadros, dirigentes y
funcionarios de los organismos y atender las preocupaciones de la población acerca
de manifestaciones de ilegalidades.
Debido a los requerimientos del desarrollo económico-administrativo del país, y, con el
objeto de continuar con el proceso de perfeccionamiento del Sistema de Control
Interno en Cuba así como al proceso emprendido de actualización del modelo
económico cubano, enmarcado por los lineamientos de la política económica y social
del VI Congreso del Partido Comunista de Cuba, el 1ro de marzo de 2011 la
CAPÍTULO I
12
Contraloría General de la República dicta la Resolución No.60, quedando así sin
efectos legales la Resolución No. 297 del 23 de septiembre de 2003, dictada por el
Ministerio de Finanzas y Precios.
Sobre el tema se han dado distintas definiciones por parte de destacados autores e
instituciones. Hasta la fecha, la expresión Control Interno carece de una definición que
sea aceptada o aprobada por todos los que investigaron el tema.
Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) en 1949:
"El Control Interno incluye el Plan de Organización de todos los métodos y medidas de
coordinación acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos,
verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas. Un sistema de
Control Interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan
directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas".
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos define: "En un sentido más amplio, el
Control Interno es el sistema por el cual se da efecto a la administración de una
entidad económica”. (Instituto Mexicano de Contadores Públicos.1957)
La propuesta de Chapman plantea que:
"Por Control Interno se entiende: el programa de organización y el conjunto de
métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para
salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de
confianza que suscitan a efectos de promover la eficiencia de la administración y lograr
el cumplimiento de la política administrativa establecida por la dirección de la
empresa".( Chapman, 1965)
El Instituto Americano de Contadores Públicos plantea que:
“el control interno comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados
y medidas adoptadas dentro de un negocio para salvaguardar su activo, verificar la
exactitud y veracidad de sus datos contables, promover la eficiencia de operación y
fomentar la adhesión a las políticas administrativas prescritas ” ( Horngren,1969:
pág. 279)
CAPÍTULO I
13
Se plantea en el Seminario Internacional de Auditoría Gubernamental de Austria
(1971) que: "El Control Interno puede ser definido como el plan de organización, y el
conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución,
tendientes a ofrecer una garantía razonable”
Según la comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el Control Interno: “Está definido
como el plan de organización y el conjunto de métodos, procedimientos y otras
medidas, tendientes a ofrecer una garantía razonable para el cumplimiento de los
objetivos principales de la entidad”.
En el libro Auditoría, según sus autores Cook y Winkle: "El Control Interno es el
sistema interior de una empresa que está integrado por el plan de organización, la
asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas
las medidas y métodos empleados".( Cook, D y Winkle, J.L.2006)
Según Fowler Newton:
“Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como el conjunto de elementos,
normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación,
ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la
organización". (Fowler Newton, E 1976)
En Auditoria de las Empresas Socialistas, Miranda define que el Sistema de Control
Interno “... es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención de fraudes o al
descubrimiento de errores en el proceso contable; constituye una ayuda indispensable
para una eficiente administración”. (Miranda, 1982)
La autora considera que en todos estos conceptos anteriores al año 1990 se define el
Control interno como un plan, grupo o conjunto de elementos o normas a realizar para
alcanzar eficiencia y eficacia en las políticas de las empresas, no así a partir de 1992
donde se valora como un proceso o función, se comienza a tratar el concepto de
como un sistema en el que participan todos, desde la administración hasta los
CAPÍTULO I
14
obreros, donde cada cual tiene un nivel de responsabilidad y control y que responde a
lograr los objetivos de las empresas a través de la mayor eficiencia y eficacia.
En 1992, en el Informe COSO queda expresado que el Control Interno se entiende
como: un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Dirección y el resto
del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes
categorías: Efectividad y Eficiencia de las operaciones, Confiabilidad de la información
financiera y Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Según la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela:
"Es el plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al
negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad
de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en
las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada
empresa".(Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela 1994)
Según Holmes, lo define como: "Una función de la gerencia que tiene por objeto
salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de
fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización".
(Holmes, A. 1994)
La autora de esta investigación considera que el Control Interno es el proceso
sistemático de obtener evidencia con independencia y neutralidad, por lo que deben
existir conjuntos de procedimientos lógicos y organizados para recopilar la
información de manera objetiva. Sin embargo los procedimientos adecuados varían
de acuerdo con cada entidad u organización, siempre apegándose a los estándares
generales establecidos.
El Ministerio de Finanzas y Precio en su Resolución No. 297/2003 plantea:
“El Control Interno es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección
y el resto del personal de una entidad para propiciar una seguridad razonable al logro
de los objetivos siguientes: Confiabilidad de la información, eficiencia y eficacia de las
CAPÍTULO I
15
operaciones, cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas y control
de los recursos de todo tipo a disposición de la entidad”.
La autora coincide con la definición anterior, pero se reconoce como un primer Paso
hacia una integración de los procesos y conceptos que culmina con el concepto final
de control interno ofrecido en la Resolución 60/11.
La Ley 107 de la CGR, establece una definición muy acertada de Control Interno:
“Son las acciones establecidas por la legislación especial en esta materia, que se diseñan
y ejecutan por la administración, para asegurar la consecución de los objetivos siguientes:
proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilícito; asegurar confiabilidad y oportunidad en la información que se
recibe o se brinda; garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones económicas,
mercantiles u otras similares que se realicen, de acuerdo con su objeto social o encargo
estatal; cumplir con el ordenamiento público; cumplir con el ordenamiento técnico
establecido por los organismos rectores, para el empleo de herramientas, equipos,
instrumentos y otros medios de carácter similar, en la realización de los distintos procesos
a su cargo”.(ANPP, 2009. Ley No. 107 “De la CGR. Gaceta Oficial Extraordinaria
No. 029).
En correspondencia con lo establecido en la Ley No. 107, cada órgano, organismo,
organización y entidad, diseña, armoniza, implementa y auto controla de forma
sistemática de acuerdo con su misión, visión, objetivos, estrategias fundamentales,
características, competencias y atribuciones, y validan el Sistema de Control Interno
de las dependencias que le están subordinadas, de acuerdo con su estructura.
Conforme a lo establecido en los artículos 15 y 16 de dicha ley, respecto a la
responsabilidad de la máxima autoridad, le corresponde a ésta, la aprobación del
Sistema de Control Interno que se diseñe y se decida implementar en su órgano,
organismo, organización y entidad.
Con la Aprobación de la Ley No. 107/09, se inicia una nueva etapa en la que la
administración es sujeto y actor principal; el control debe dejar de ser una tarea y estar
integrado en cada proceso, actividad y programa como función y responsabilidad
CAPÍTULO I
16
principal de la administración; el control no llega de ocasión o con una acción externa,
porque siempre debe estar presente y lo que llega es el control superior; se movilice y
se haga participar a los trabajadores aportándoles información, argumentos,
fortaleciendo la transparencia de todos los actos administrativos, los valores y entre
ellos: la disciplina, el respeto a la legalidad y la honestidad.
La base de la estructura organizativa del sistema de control en Cuba es el Sistema de
Control Interno Integral con enfoque de prevención. Este sistema de control interno
está compuesto por la administración, la auditoría interna y cualquier otra estructura
administrativa que realice actividades de supervisión e inspección. El Sistema de
Control Interno en cada órgano, organismo y entidad recae en su máxima dirección y
es implementado por todos sus trabajadores.
La Resolución 60/2011 norma la nueva forma del Sistema de Control Interno, la cual
establece un modelo estándar, que tiene como objetivo fijar las normas y principios
básicos de obligada observancia, por todos los sujetos de las acciones de control de
la Contraloría General de la República, los que tienen la obligación de diseñar e
implementar a partir de este modelo, su propio sistema, de acuerdo con la misión,
visión, objetivos, estrategias, características, competencias, responsabilidades y
atribuciones.
Por otra parte, crea condiciones para integrar múltiples métodos y modelos de
Sistemas de Gestión, entre ellos: los de calidad, de recursos humanos,
perfeccionamiento empresarial u otros, bajo un Sistema de Control Interno, que los
armoniza. Actualiza conceptos es flexible lo cual permite adoptar un diseño propio
ajustado a las características y peculiaridades de cada lugar, facilita la comprensión
de los órganos, organismos, organizaciones y entidades, mediante la utilización de un
lenguaje más asequible, esta resolución presenta las siguientes novedades:
Unifica y actualiza los documentos normativos rectores relacionados con el
Control Interno y la prevención, alcanzando integralidad en el contenido,
facilitando el trabajo de directivos y controladores.
CAPÍTULO I
17
Se actualiza la definición de Control Interno, logrando que sea más amplia y
completa.
Retoma los principios de Control Interno fijación de responsabilidad, cargo y
descargo, los cuales no habían sido mencionados en la anterior normativa.
En la Resolución No. 60/11 de la CGR precisa el concepto de Control Interno que se
debe aplicar en Cuba y expresa que:
“Es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo,
extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y
el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y
procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos,
proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una
adecuada rendición de cuentas. (Contraloría General de la República. (2011).
Resolución 60)
En este sentido, se puede apreciar que el Control Interno está conformado por un
conjunto de normas y procedimientos desarrollado por todos los trabajadores en la
entidad. Tiene un mayor grado de eficiencia, alcance y durabilidad cuando se inserta a
los procesos y estos se complementan como parte indisoluble de la entidad.
El Control Interno es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención de
fraudes o el descubrimiento de errores en el proceso contable, constituye una ayuda
indispensable para una eficiente administración. Proporciona una seguridad y está
encaminado a llevar a cabo acciones que permitan a la empresa conseguir sus
objetivos, prevenir pérdidas de recursos y obtener información oportuna y eficaz.
El Sistema de Control Interno está formado por cinco componentes interrelacionados
entre sí, según la Resolución No. 60/11 de la Contraloría General de la República de
Cuba, en el marco de los principios básicos y las características generales antes
mencionados, estos componentes son:
1. Ambiente de Control: constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y
refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la importancia del
Control Interno y su incidencia sobre las actividades de la entidad y sus resultados. El
CAPÍTULO I
18
Ambiente de Control fija el tono de la organización al influir en la conciencia del
personal. Está compuesto por las siguientes normas:
-Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual: la máxima autoridad
de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades debe integrar a
su sistema de control interno, el proceso de planificación, los objetivos y planes
de trabajo, para relacionarlos con los procesos, actividades y operaciones en el
interés de asegurar el cumplimiento de su misión y de las disposiciones legales
que le competen.
-Integridad y valores éticos: el sistema de control interno se sustenta en la
observancia de valores éticos por parte de los directivos superiores, directivos,
ejecutivos, funcionarios y trabajadores de los órganos, organismos,
organizaciones y demás entidades, cuya dirección desempeña un papel
principal al contribuir con su ejemplo personal a elevar el compromiso ético y el
sentido de pertenencia de todos sus integrantes, los que deben conocer y
cumplir el Código de Ética de los Cuadros del estado cubano, el Reglamento
Orgánico, el Manual de Procedimientos, el Convenio Colectivo de Trabajo, el
Código de Conducta Específico si lo hubiese y su Reglamento Disciplinario
Interno, según corresponda. El desarrollo de estos valores conforma una
cultura organizacional definida, la cual permite preservarlos y contribuir a su
fortalecimiento en el marco de la organización y su entorno. Para esto, los
órganos, organismos y demás entidades deben definir de manera participativa
sus valores, los que deben formar parte de la gestión y se miden de forma
cualitativa mediante el actuar de sus miembros.
-Idoneidad Demostrada: la idoneidad demostrada del personal es un elemento
esencial a tener en cuenta para garantizar la efectividad del sistema de control
interno, lo cual facilita el cumplimiento de las funciones y responsabilidades
asignadas a cada cargo. El proceso de selección y aprobación del personal,
debe asegurar que el candidato seleccionado posea el nivel de preparación y
experiencia en correspondencia con los requisitos y competencias exigidos;
CAPÍTULO I
19
una vez incorporado a la entidad, debe consultar los manuales de
funcionamiento y técnicos, los cuales se aprueban por la máxima autoridad, así
como recibir la orientación, capacitación y adiestramiento necesarios para
desempeñar su trabajo.
-Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad: los
órganos, organismos y organizaciones y demás entidades elaboran su
estructura organizativa, para el cumplimiento de su misión y objetivos, la que se
grafica mediante un organigrama, se formaliza con las disposiciones legales y
procedimientos que se diseñan, donde se establecen las atribuciones y
obligaciones de los cargos, que constituyen el marco formal de autoridad y
responsabilidad, así como las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales en
correspondencia con los procesos, actividades y operaciones que se
desarrollan.
-Política y práctica en la gestión de recursos humanos: los órganos,
organismos, organizaciones y demás entidades establecen y cumplen las
políticas y prácticas en la gestión de recursos humanos, para ello diseñan los
procedimientos donde se relacionan las acciones a desarrollar en cumplimiento
de las disposiciones establecidas a tal efecto; presta especial atención a la
formación de valores; al desarrollo en función de incrementar sus capacidades;
así como deben mantener por parte de los jefes inmediatos un control
sistemático y evaluación del cumplimiento de lo establecido en los planes de
sus subordinados.
2. Gestión y prevención de riesgos: el Control Interno ha sido pensado
esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las
entidades. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el
punto hasta el cual el control vigente las neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad
del sistema. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el
análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y sirve
de base para determinar cómo estos han de ser gestionados, es necesario
CAPÍTULO I
20
disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el
cambio. Compuesto por las siguientes normas:
Identificación de riesgos y detección del cambio: en la identificación de los
riesgos, se tipifican todos los que pueden afectar el cumplimiento de los
objetivos. La identificación de riesgos se nutre de la experiencia derivada de
hechos ocurridos, así como de los que puedan preverse en el futuro y se
determina para cada proceso, actividad y operación a desarrollar.
Los factores externos incluyen los económicos-financieros, medioambientales,
políticos, sociales y tecnológicos y los internos incluyen las estructuras organizativas,
composición de los recursos humanos, procesos productivos o de servicios y de
tecnología, entre otros. La identificación de los riesgos se realiza de forma
permanente, en el contexto externo pueden presentarse modificaciones en las
disposiciones legales que conduzcan a cambios en la estrategia y procedimientos,
alteraciones en el escenario económico-financiero que impacten en el presupuesto y
de ahí en sus planes y programas, y desarrollos tecnológicos que en caso de no
adoptarse obsolescencias técnicas, entre otros; en el contexto interno, variaciones de
los niveles de producción o servicios, modificaciones de carácter organizativo y de
estructura u otros.
Toda entidad debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar
oportunamente los cambios registrados o inminentes en su ambiente interno y
externo, que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las
condiciones deseadas. Una vez identificados los riesgos se procede a su análisis,
aplicando para ello el principio de importancia relativa, determinando la probabilidad
de ocurrencia y en los casos que sea posible, cuantificar una valoración estimada de
la afectación o pérdida de cualquier índole que pudiera ocasionarse.
Determinación de los objetivos de control: los objetivos de control son el
resultado o propósito que se desea alcanzar con la aplicación de
procedimientos de control, los que deben verificar los riesgos identificados y
estar en función de la política y estrategia de la organización.
CAPÍTULO I
21
Luego de identificar, evaluar y cuantificar, siempre que sea posible, los riesgos por
procesos, actividades y operaciones, la máxima dirección y demás directivos de las
áreas, con la participación de los trabajadores, realizan un diagnóstico y determinan
los objetivos de control, dejando evidencia documental del proceso. El diagnóstico se
realiza en reuniones por colectivos de áreas, direcciones o departamentos según
corresponda, las cuales son presididas por la máxima autoridad del lugar, el dirigente
sindical y los representantes de las organizaciones políticas; debe estar presente al
menos uno de los integrantes del grupo que realizó la identificación y análisis de
riesgo a nivel de la organización, con la información y antecedentes objetivos de
control a considerar y se definen las medidas o procedimientos de control a aplicar,
las mismas serán antecedidas de un trabajo de información y preparación de los
trabajadores en asamblea de afiliados donde se les explica el procedimiento a seguir
para su desarrollo.
Prevención de riesgos: esta norma constituye un conjunto de acciones o
procedimientos de carácter ético – moral, técnico – organizativos y de control,
dirigidas de modo consciente a eliminar o reducir al mínimo posible las causas
y condiciones que propician los riesgos internos y externos, así como los
hechos de indisciplinas e ilegalidades, que continuados y en un clima de
impunidad, provocan manifestaciones de corrupción administrativa o la
ocurrencia de presuntos hechos delictivos.
En función de los objetivos de control determinados de acuerdo con los riesgos
identificados por los trabajadores de cada área o actividad y las medidas o acciones
de control necesarias, se elabora el Plan de Prevención de Riesgos, cuyos aspectos
más relevantes tributan al del órgano, organismo, organización o entidad, el que de
forma general incluye los riesgos que ponen en peligro el cumplimiento de los
objetivos y la misión. Los planes elaborados son evaluados por el Comité de
Prevención y Control y aprobados por el órgano colegiado de dirección.
El Plan de Prevención de Riesgos constituye un instrumento de trabajo de la dirección
para dar seguimiento sistemático a los objetivos de control determinados, se actualiza
CAPÍTULO I
22
y analiza periódicamente con la activa participación de los trabajadores y ante la
presencia de hechos que así lo requieran. Es necesario que los resultados de los
análisis de causas y condiciones efectuados, sobre los hechos que se presenten y las
valoraciones realizadas en cuanto a la efectividad del Plan de Prevención de Riesgos,
sean divulgados, en el interés de trasmitir la experiencia, y el alerta que de ello se
pueda derivar, a todo el sistema.
El Plan de Prevención de Riesgos se estructura por áreas o actividad y el de la
entidad. En su elaboración se identifican los riesgos, posibles manifestaciones
negativas; medidas a aplicar; responsable; ejecutante y fecha de cumplimiento de las
medidas. El autocontrol se considera como una de las medidas del Plan de
Prevención de Riesgos para medir la efectividad de estas y de los objetivos de control
propuestos.
3. Actividades de Control: son procedimientos que ayudan a asegurar que las
políticas de la dirección se llevan a cabo, y deben estar relacionadas con los
riesgos que ha determinado y asume la dirección. Compuesto por las
siguientes normas:
Coordinación entre áreas, separación de tareas, responsabilidades y niveles de
autorización: el sistema de control interno para que sea efectivo requiere de
una adecuada interrelación y coordinación de trabajo entre las áreas que
ejecutan los procesos, actividades y operaciones; cada operación necesita de
la autorización de la autoridad facultada y debe quedar específicamente
definida, documentada, asignada y comunicada al responsable de su ejecución.
Se establece un balance entre la separación de tareas y responsabilidades y el
costo de dividir las funciones o tareas asignadas, lo cual debe quedar
documentado en caso de no poderse cumplir e implementar controles alternativos
que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables.
Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos:
todas las transacciones, operaciones y hechos económicos que se realicen,
deben tener soporte documental, ser fiables y garantizar la trazabilidad;
CAPÍTULO I
23
también debe garantizarse la salvaguarda de las actas de los órganos
colegiados de dirección y de las asambleas con los trabajadores para el
análisis de la eficiencia. Los documentos podrán estar en formato impreso o
digital, según se determine por la entidad, salvo lo que expresamente se regule
por los órganos y organismos rectores.
Las transacciones o hechos deben ejecutarse de acuerdo con la autorización
general o específica de la administración y registrarse conforme a su clasificación,
en el momento de su ejecución, para garantizar su relevancia, oportunidad y
utilidad.
Acceso restringido a los recursos, activos y registros: el acceso a los recursos,
activos, registros y comprobantes, debe ser protegido, otorgándosele permisos
sólo a las personas autorizadas, quienes están obligadas a firmar actas con las
cuales se responsabilizan de su utilización y custodia.
Los activos están debidamente registrados y se cotejan las existencias físicas con
los registros contables para verificar su coincidencia y prevenir riesgos de
sustracción, despilfarro, uso indebido u otras irregularidades.
Rotación del personal en las tareas claves: la rotación del personal, siempre
que sea posible y acordado por el órgano colegiado de dirección, puede ayudar
a evitar la comisión de irregularidades, permitir mayor eficiencia y eficacia de
las operaciones e impedir que un trabajador sea responsable de aspectos
claves inherentes a sus funciones por un excesivo período de tiempo en la
función o cargo. Los trabajadores a cargo de dichas tareas se emplean
periódicamente en otras funciones. En el caso de aquellas unidades
organizativas que por contar con pocos trabajadores, se dificulte el
cumplimiento de esta norma, es necesario aumentar la periodicidad de las
acciones de supervisión y control.
Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones: los órganos,
organismos, organizaciones y demás entidades que cuenten con tecnologías
de la información y las comunicaciones, integran y concilian el Plan de
CAPÍTULO I
24
Seguridad Informática con su sistema de control interno, en el que se definen
las actividades de control apropiadas a partir de la importancia de los bienes e
información a proteger, en correspondencia con la legislación vigente,
considerando los riesgos a que están sometidos; los permisos de acceso a los
diferentes niveles de información automatizada, que deben quedar registrados
mediante el documento que corresponda, debidamente firmado.
Indicadores de rendimiento y de desempeño: los órganos, organismos,
organizaciones y demás entidades establecen sus indicadores de rendimiento y
de desempeño de tipo cualitativos y cuantitativos de acuerdo con sus
características, tamaño, proceso productivo de bienes y servicios, recursos,
nivel de competencia y demás elementos que lo distingan, con el fin de evaluar
el cumplimiento de los objetivos fijados. Con la información obtenida se
adoptan las acciones que correspondan para mejorar el rendimiento y el
desempeño.
4. Información y Comunicación: la información relevante debe ser captada,
procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los
sectores y permita asumir las responsabilidades individuales. La comunicación
es inherente a los sistemas de información y las personas deben conocer, en
tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y control.
Compuesto por las siguientes normas:
Sistema de información, flujo y canales de comunicación: el sistema de
información se diseña en concordancia con las características, necesidades
y naturalezas de los órganos, organismos, organizaciones y demás
entidades, así como de acuerdo con los requerimientos establecidos para la
información oficial contable y estadística que corresponda; es flexible al
cambio, puede estar total o parcialmente automatizado, provee información
para la toma de decisiones, cuenta con mecanismos de retroalimentación y
de seguridad para la entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de la
información, facilitando y garantizando su transparencia.
CAPÍTULO I
25
El flujo informativo circula en todos los sentidos y niveles de la organización:
ascendente, descendente, transversal y horizontal, su diseño debe contribuir a
ofrecer información oportuna, clara y veraz para la toma de decisiones. Se
establecen y funcionan adecuados canales y medios de comunicación, que
permitan trasladar la información de manera transparente, ágil, segura, correcta y
oportuna, a los destinatarios (externos e internos).
Con el objetivo de generalizar las medidas que por su importancia o significación lo
requieran, a partir de la investigación, estudio y análisis realizado acerca de los
principales problemas, la máxima dirección decide las acciones de divulgación a
desarrollar.
Contenido, calidad y responsabilidad: la información contribuye al
cumplimiento de las responsabilidades individuales y a la coordinación del
conjunto de actividades que desarrollan los órganos, organismos,
organizaciones y demás entidades para el logro de sus objetivos, debe
transmitir la situación existente en un determinado momento, de forma
confiable, oportuna, suficiente, pertinente y con la calidad requerida.
El sistema de información debe incluir un procedimiento que indique el emisor y
receptor de cada dato significativo, así como la responsabilidad por su actuación y
comunicación a quien lo utilice.
Rendición de cuentas: los directivos superiores, directivos, ejecutivos y
funcionarios, tienen el deber legal y ético de responder e informar acerca de
su gestión, administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes o
recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del
mandato que le ha sido conferido, así como otros aspectos de interés que
resulten necesarios, ante sus órganos superiores, consejo de dirección y
colectivo de trabajadores.
El sistema de rendición de cuentas diseñado por los órganos, organismos,
organizaciones y demás entidades debe incluir todos los elementos que permitan
CAPÍTULO I
26
conocer el destino de los recursos y les garanticen el mejor uso posible de estos
para satisfacer las necesidades públicas. Con la rendición de cuentas debe
lograrse que toda persona asuma con plena responsabilidad sus actos, informando
no sólo de los objetivos a que se destinaron los recursos que le fueron confiados,
sino también de la forma y resultado de su aplicación, sin olvidar la importancia del
componente ético en su actuación y conducta.
5. Supervisión y Monitoreo: este componente está dirigido a la detección de
errores e irregularidades que no fueron detectados con las actividades de
control, permitiendo realizar las correcciones y modificaciones necesarias. Esta
se realiza mediante dos modalidades de supervisión: actividades continuas que
son aquellas que incorporadas a las actividades normales generan respuestas
dinámicas, entre ellas el seguimiento sistemático realizado por las diferentes
estructuras de dirección y evaluaciones puntuales que son ejecutadas por los
responsables de las áreas, por auditorías internas y externas. Compuesto por
las siguientes normas:
Evaluación y determinación de la eficacia del sistema de control interno: el
sistema de control interno es objeto de evaluación para conocer la eficacia
de su funcionamiento y permitir su retroalimentación y mejora continua; la
evaluación comprende un conjunto de actividades de control incorporadas a
los procesos, actividades y operaciones que se llevan a cabo mediante el
seguimiento de sus resultados.
Cuando se detecte alguna deficiencia en el funcionamiento del sistema de control
interno, los jefes de los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades
emprenden oportunamente las acciones preventivas y correctivas pertinentes para
su fortalecimiento, de conformidad con los objetivos y recursos disponibles.
También verifican de manera sistemática, los avances y logros en la
implementación de las acciones adoptadas.
Los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades mediante la
aplicación del autocontrol sistemático garantizan su función de control, adecuan,
CAPÍTULO I
27
actualizan y gradúan la aplicación de la Guía de Autocontrol emitida por la
Contraloría General de la República en correspondencia con su actividad y sus
características. A partir de los resultados obtenidos se elabora un plan de medidas,
el que debe ser evaluado por el órgano colegiado de dirección.
Comité de prevención y control: los órganos, organismos, organizaciones y
demás entidades, constituyen mediante disposición legal su Comité de
Prevención y Control, que preside la máxima autoridad, la que designa para
su integración a otros directivos, ejecutivos, asesores jurídicos y el auditor
interno según la estructura que corresponda; así como a otros funcionarios
que tienen a su cargo las funciones o actividades de cuadros, atención a la
población, inspección, seguridad y protección, entre otros que se
determinen; además de trabajadores que gocen de respeto en el colectivo
por sus conocimientos y experiencia.
El Comité de Prevención y Control es un órgano asesor que está vinculado
directamente al órgano colegiado de dirección, con el objetivo de velar por el
adecuado funcionamiento del sistema de control interno y su mejoramiento
continuo. Su composición, la permanencia en este y la periodicidad de las
reuniones, son definidas por la máxima autoridad que corresponda, en éstas es
necesario contar con la presencia de dirigentes sindicales, según proceda. Debe
quedar evidencia documental del cronograma de reuniones, así como de los temas
tratados, acuerdos adoptados y su seguimiento en las sesiones de trabajo.
Entre sus funciones fundamentales se encuentran: conocer las disposiciones
legales relativas al sistema de control interno, con el propósito de formular
propuestas, auxiliar a la dirección en el diagnóstico de los objetivos de control; en
la organización, conducción y revisión del proceso de elaboración del Plan de
Prevención de Riesgos y su posterior seguimiento, a partir del análisis integral de
los resultados de acciones de control y la evaluación de las causas y condiciones
que generan las deficiencias detectadas y propone las acciones y
recomendaciones que considere necesarias para el mejor funcionamiento y
CAPÍTULO I
28
eficacia del sistema de control interno; coordinar y orientar la divulgación de
información y capacitación a los trabajadores acerca de políticas, disposiciones
legales y procedimientos emitidos por la entidad o de carácter vinculante,
apoyando a la dirección; así como otras funciones que se consideren necesarias
por los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades para la gestión de
riesgos y el cumplimiento de su misión y objetivos.
La Resolución 60/11 constituye con sus normas y componentes el marco legal que
rige a todas las entidades estatales en materia de control interno en Cuba. Cada
entidad adecúa, según su objeto social, sus necesidades y sus objetivos la
implementación de la normativa vigente.
1.2 El Control Interno en la Empresa Eléctrica, en Villa Clara
Entre los objetivos empresariales de la Empresa Eléctrica está el fortalecimiento del
Sistema de Control Interno con vista a la prevención de delitos e indisciplinas en las
entidades, planificar la dirección, control y evaluación de su gestión y de esa forma
obtener como resultado la efectividad de los sistemas implementados en cada
organización perteneciente a l Sistema Empresarial de la Unión Eléctrica.
Teniendo en cuenta lo dispuesto en la Resolución 60/11 de la Contraloría General
de la República (CGR), la empresa mantiene un sistemas de control interno conforme
a sus características, competencia y atribuciones institucionales además establece
y actualiza, en el marco de su competencia, las normas y otras disposiciones
requeridas al efecto, con el fin de planificar la dirección, control y evaluación de su
gestión y de esa forma obtener como resultado la efectividad de los sistemas
implementados en cada organización perteneciente al sistema empresarial de la
Empresa Eléctrica, es por ello que se crea y actualiza de forma regular el Manual de
Control Interno (MCI) teniendo en cuenta las experiencias de su implementación.
El Manual de Control Interno de la Empresa Eléctrica, ha sido elaborado en línea
armónica y consecuente con el Reglamento de la Ley 107/09 de la Contraloría
General de la República (CGR), la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la
República, así como los objetivos establecidos por la máxima dirección de la Unión
CAPÍTULO I
29
Eléctrica y otras partes interesadas. El mismo se sustenta básicamente en el
Sistema de Gestión Empresarial, a partir de la existencia de los Manuales de
procedimientos, las instrucciones y demás regulaciones, donde se plantean los
aspectos fundamentales para la realización de esta actividad y los nuevos cambios
ocurridos.
1.2.1 Objetivos generales del Sistema de Control Interno para el correcto
funcionamiento de las Empresas Eléctricas
La Empresa Eléctrica como institución cuenta con los siguientes objetivos generales
para el funcionamiento del Control Interno en todas las entidades subordinadas a
ella:
1. Implementar un sistema de control que garantice el cumplimiento de los
objetivos y metas y la satisfacción de los clientes y trabajadores.
2. Crear un modelo que permita evaluar la efectividad del Sistema de Control a
partir del cumplimiento de las normas y regulaciones internas y externas
vigentes.
3. Desarrollar un ambiente de control que garantice la consecución de los
objetivos trazados.
4. Implantar una definición común de Control Interno que responde a las
necesidades, estructura administrativa y el grado de complejidad de las
entidades de la Unión Eléctrica.
5. Facilitar la creación de un modelo que permita evaluar el Sistema de Control
Interno de forma razonable a partir del cumplimiento de todas las normas y
regulaciones.
6. Crear una cultura de control que abarque a todos los trabajadores de la entidad
a través de la realización de cursos y seminarios entre otras acciones.
7. Describir de forma documentada el Sistema de Control Interno y las
disposiciones generales de la dirección para obtener una seguridad razonable
sobre la protección a los activos, pasivos, ingresos y gastos.
8. Actualizar en el Expediente del Perfeccionamiento el subsistema del control
CAPÍTULO I
30
interno a partir de las modificaciones realizadas.
9. Salvaguardar los recursos materiales y financieros propiedad de la organización
que han sido asignados para el cumplimiento del objeto social a través de la
determinación de la responsabilidad individual.
10. Garantizar la exactitud y veracidad de las operaciones, y de la información
producida por la entidad a partir de los hechos económicos ocurridos.
Con la implementación de cada uno de los objetivos fundamentales del Manual
de Control Interno, de acuerdo a lo que establece la Resolución 60/11 de la
C.G.R, se garantiza un adecuado control y supervisión bajo los principios básicos del
control interno, los cuales son:
a. Legalidad: Los órganos, organismos, organizaciones y entidades dictan
normas legales y procedimientos en correspondencia con lo establecido en la
legislación vigente, para el diseño, armonización e implementación de los
Sistemas de Control Interno en el cumplimiento de la función rectora interna
del sistema, para el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones.
b. Objetividad: Fundamentar con un criterio profesional a partir de comparar
lo realizado de forma cuantitativa y cualitativa, con parámetros y normas
establecidas.
c. Probidad administrativa: Promover con honradez la correcta y transparente
administración del patrimonio público y en consecuencia exigir, cuando
corresponda, las responsabilidades ante cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidades o acto ilícito.
d. División de funciones: Garantizar que los procesos, actividades y
operaciones sean controlados y supervisados de manera que no pongan en
riesgo su ejecución, contrapartida y limiten su revisión.
e. Fijación de responsabilidad: Establecer las normas y procedimientos
estructurados sobre la base de una adecuada organización, que prevean las
funciones y responsabilidades de cada área, expresando el cómo hay que
hacer y quién debe hacerlo, así como la consecuente responsabilidad de cada
uno de los integrantes de la organización, estableciendo en forma obligatoria
CAPÍTULO I
31
que se deje evidencia documental, de quién y cuándo efectúa cada una de
las operaciones en los documentos y registros.
f. Cargo y descargo: Fijación de las responsabilidades y facilita la aplicación de
la responsabilidad sobre el control y registro de las operaciones de un
recurso, transacción, hecho económico o administrativo, debe quedar
c l a r a m e n t e definida en la forma establecida. Debe entenderse como el
máximo control de lo que entra y sale; cualquier operación registrada en una
cuenta contraria a su naturaleza, la entrega de recursos (descargo) debe
tener una contrapartida o recepción (cargo) y cuando esta operación se
formaliza documentalmente la persona que recibe firma el documento
asumiendo la custodia de lo recibido.
g. Autocontrol: Autoevaluar su gestión de manera permanente; y cuando
proceda, elaborar un plan para corregir las fallas e insuficiencias, adoptar
las medidas administrativas que correspondan y dar seguimiento al mismo
en el órgano colegiado de dirección, comunicar sus resultados al nivel
superior y rendir cuenta a los trabajadores.
Limitaciones del Sistema de Control Interno.
El Sistema de Control Interno está relacionado con el concepto de seguridad
razonable, al reconocer la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos,
actividades y operaciones, originados por errores en interpretaciones de normas
legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre personas y al evaluar la
relación costo – beneficio.
El Sistema de Control Interno diseñado en la empresa tiene las siguientes
características generales:
a. Integral: Considera la totalidad de los procesos, actividades y operaciones
con un enfoque sistémico y participativo de todos los trabajadores.
b. Flexible: Responde a sus características y condiciones propias, permitiendo su
adecuación, armonización y actualización periódica. En entidades que
cuenten con reducido personal, establecimientos y unidades de base, debe
ser sencillo, previendo que la máxima autoridad o alguien designado por él, se
CAPÍTULO I
32
responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.
c. Razonable: Diseñado para lograr los objetivos del Sistema de Control Interno
con seguridad razonable y satisfacer, con la calidad requerida, sus
necesidades.
El diseño del Control Interno en el Sistema Empresarial de la Empresa Eléctrica se
lleva a cabo para garantizar la integración de todos los principios básicos
vinculados, aplicados a todas las actividades, el mismo tiene como principal objetivo la
aplicación eficiente de las políticas, reglamentos y procedimientos elaborados con el
propósito de asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.
Los principios del Control Interno incluyen aspectos tales como los que se
relacionan a continuación:
Estructura organizativa – Cada entidad crea un organigrama funcional donde
quede plasmada la estructura organizativa y los niveles de autoridad y
responsabilidad de cada área.
Establecimiento de líneas de responsabilidad – Cada trabajador
incluyendo cuadros y dirigentes conocen sus funciones, que exista un
documento en el cual se establezcan las atribuciones del personal, evitando
de esta forma el uso de atribuciones indebidas.
Actualización de los Manuales de procedimientos – Las diferentes áreas
cuentan con todos los Manuales de procedimientos y regulaciones
necesarias para el cumplimiento eficiente de sus funciones.
Sistema de modelos y registros para evidenciar las operaciones de la
entidad – Se cumpla con el sistema de modelos establecidos para cada
temática que conjuntamente con los procedimientos garanticen la realización
de las acciones o hechos económicos.
Plan de supervisión – Se cuenta con un plan de supervisiones, que tienen
que ser llevadas a cabo por las distintas áreas y donde se definen los
objetivos de control.
Personal adecuado a las funciones de control a ejecutar – Se cuenta
con un especialista de control interno como una de las vías para garantizar
CAPÍTULO I
33
el seguimiento sistemático del cumplimiento de los principales objetivos de
trabajo de la organización.
1.3 El Control Interno en el Subsistema de Activos Fijos Tangibles de la
Empresa Eléctrica
Principios de control inherentes a la temática de Activos Fijos Tangibles según el Manual
de Control Interno de la Empresa Eléctrica.
Cada responsable de área y/o trabajador, requiere poseer un documento en que se
hagan constar todos y cada uno de los activos en existencia y bajo su custodia,
contentivo de la codificación, descripción, documento y fecha del movimiento, emitido por
el área contable.
El responsable del área entrega los medios a los trabajadores amparados en un Acta de
Responsabilidad Material, documento que tiene que estar firmado por el que recibe.
El documento se encuentra identificado con el nombre de la entidad y el área de
responsabilidad correspondiente. No se permite por el responsabilizado de la custodia de
los Activos Fijos Tangibles que el movimiento de los mismos no se encuentre soportado
por el documento oficialmente establecido, comprobando que los datos se corresponden
con el activo fijo objeto de movimiento y que aparece debidamente aprobado y
autorizado.
De igual forma es necesario el control contable de todos los inmuebles del patrimonio y
su inscripción en el registro de la propiedad.
Todo movimiento de activo fijo, incluyendo los equipos de transporte enviados a reparar,
se encuentra amparado por el documento de autorización oficialmente establecido, el
cual mediante sus diferentes copias sirve de fuente de anotación en los submayores,
en la cuenta y análisis cuando proceda de la contabilidad general, en el documento de
control del área que tiene la responsabilidad de su custodia, en la hoja de cálculo de la
depreciación, así como en cualquier otro registro establecido en la entidad.
Se responsabiliza al jefe del área de que los movimientos de activos se realicen de
acuerdo a las normas y se comunique al área de contabilidad a través del documento
establecido el mismo día del movimiento. En el caso de las reparaciones que exceden el
CAPÍTULO I
34
término de 3 meses, estas deben de acompañarse de su correspondiente conciliación
con la empresa proveedora del servicio.
De forma inmediata es obligatoria la codificación y numeración de cada activo fijo que
cause alta en la entidad, y que se refleje la descripción completa del medio, así como el
número de serie en los casos que lo requiera, de igual forma se debe definir el grupo al
que pertenece según la normativa vigente. (Efectos electrodomésticos, Medios de
cómputo y de comunicación, equipos de transporte). A los módulos de computación
compuestos por Display, PC, Impresora y Teclado se le asignan números de activos fijos
diferentes, con el objetivo de ejercer un mayor control sobre estos medios y evitar desvío
o acciones fraudulentas con los mismos.
Se orienta para el caso del control de los Activos Fijos Tangibles, hacer una descripción
completa del medio que garantice su identificación de forma rápida, la misma puede
incluir como aspectos mínimos: la marca, modelo y número de serie, y periódicamente
se cotejaran las existencias físicas con los registros contables para verificar su
coincidencia. La frecuencia de la comparación depende del nivel de vulnerabilidad del
activo.
Se deja evidencia en el modelaje vigente o en documentación anexa del destino final de
los activos fijos tangibles dados de baja y se crea una comisión por Resolución del
Director General de la entidad que se integra por quien este delegue. Las partes y piezas
de los activos fijos dados de baja que se recuperan, debe analizarse el uso y destino de
las mismas de acuerdo a resoluciones vigentes y medidas de control interno.
En forma progresiva y acorde a una programación proceden efectuarse verificaciones
físicas por cada área de responsabilidad, en el transcurso del año, comparando los
resultados con el documento que avala la custodia de los medios en cada área,
compatibilizándolo con la copia existente en el área de Contabilidad y los submayores
correspondientes (Plan del 10% de Activos Fijos Tangibles).
Se deja evidencia documental de las verificaciones efectuadas mediante el documento
establecido para los chequeos físicos, así como todos los documentos que conforman
los expedientes por faltantes y/o sobrantes, los cuales deben ser analizados en los
órganos colegiados de dirección o Comité de Prevención y Control de las entidades.
CAPÍTULO I
35
Para la realización de movimientos de activos fijos tangibles en la entidad se tiene en
cuenta el procedimiento de movimiento de Activo Fijo vigente que establece los
conceptos aplicables a cada movimiento y su nivel de aprobación correspondiente.
Acciones de Control reflejadas en la Implementación de la Resolución 60/11 de la
C.G.R y en el Plan de Prevención de Riesgos de la Empresa en materia de Activos
Fijos.
A continuación se detallan las acciones de Control Interno en materia de Activos Fijos
por componentes de la Resolución No. 60/11 de la Contraloría General de la República
de Cuba:
En el Componente Ambiente de Control se identifica cada Componente y Norma de la
Resolución No 60/11 en los subsistemas del Perfeccionamiento Empresarial y Sistemas
de Gestión de la Calidad, se elaboran los planes individuales de capacitación y
desarrollo de los trabajadores, a partir de la determinación de las necesidades y los
resultados de las evaluaciones como parte de la norma Idoneidad demostrada, se
desarrollan actividades de capacitación en las diferentes áreas, en función de las
deficiencias y aspectos que conspiran contra la calidad del trabajo y el cumplimiento de
las funciones asignadas, se mantiene actualizado en el departamento de Economía y
Finanzas de la entidad, como parte de la Norma Estructura organizativa y asignación de
autoridad y responsabilidad, los siguientes documentos:
Plan de Ingresos y Gastos.
Análisis de los Estados Financieros.
Análisis de Indicadores Financieros.
Flujo de Efectivo.
Balances Económicos.
Informaciones Estadísticas
Actas de Responsabilidad Material de Activos Fijos.
En el segundo componente Gestión y Prevención de Riesgos se Identifican los riesgos
de la Empresa, como proceso interactivo integrado a la estrategia y planificación de
cada objetivo de trabajo de la entidad, se determinan los objetivos de control, a partir
de la jerarquización de los riesgos detectados y la definición de su importancia
CAPÍTULO I
36
estratégica, se elabora el levantamiento y prevención de riesgo. En el componente
Actividades de Control se verifica el funcionamiento de los niveles de separación de
tareas y responsabilidades en el Reglamento Orgánico de la entidad, a nivel de puesto
de trabajo. En el cuarto componente Información y Comunicación se mantiene un
Sistema de Información que, en cumplimiento de lo establecido en el Expediente de
Perfeccionamiento Empresarial y en el Sistema de Gestión de la Calidad, cumpla con
los siguientes requerimientos: Precisiones de los requerimientos de información y
responsabilidad, a nivel de cada cargo; exigencia del contenido y flujo de la
información e indicadores de la calidad a cumplir en cada etapa de los procesos;
cumplimiento de los mecanismos internos que cumplimenten la difusión de los valores
éticos y organizacionales ante terceros y clientes.
En el componente Supervisión y Monitoreo está la elaboración del Plan de Acción que
cumplimente los requerimientos previstos en la norma legal, referidos a la
programación de las evaluaciones del Sistema de Control Interno, tareas de los
auditores, herramientas de control, técnicas de auditoría y responsabilidades
ejecutivas, y presentarla en el Consejo de Dirección para su aprobación y aplicación;
la evaluación con periodicidad mensual y mediante la aplicación del Plan de Acción,
del comportamiento de la eficacia del Sistema de Control Interno; el seguimiento de
las medidas preventivas y correctivas dispuestas por el Consejo de Dirección, para
solucionar las deficiencias detectadas e introduciendo las modificaciones pertinentes
en los documentos rectores de la organización.
El Plan de Prevención se revisa, conduce y evalúa por el Comité de Prevención y
Control. Se aprueba en el Consejo de Dirección y constituye un instrumento de trabajo
de la dirección. Se actualiza y analiza con la participación de los trabajadores, dentro
del mismo se encuentran las siguientes acciones:
Se verifica la aplicación mensual de la guía de control interno y la elaboración
de los planes de medidas para solucionar las deficiencias.
Se chequea que se actualice el tarjetero de transformadores físico.
Se verifica que se realice el levantamiento físico de transformadores para
disminuir la diferencia entre el Sistema Contable (SISCONT) y el Sistema de
CAPÍTULO I
37
Gestión de Redes (SIGERE).
Se chequea los Metro Contadores por rutas para disminuir la diferencia entre el
Sistema Contable (SISCONT) y el Sistema de Gestión Comercial (SIGECO).
Se chequea que cada área tenga firmada un Acta de Responsabilidad de los
activos fijos bajo su custodia.
Se chequea que esté elaborado el Plan Anual de revisión de los activos fijos y
se efectúan chequeos periódicos del 10 % de estos bienes, de existir faltantes
o sobrantes que estén elaborados los expedientes correspondientes y que se
contabilicen correctamente.
Se chequean los Activos Fijos cuando se sustituya el responsable de un área, a
fin de fijar la responsabilidad material y realizar sellaje de los locales.
Se verifica el correcto control de los recursos asignados para interrupciones en
los carros de la guardia y el uso de la tarjeta de estiba de los recursos que
están en uso en el carro de guardia.
Verificar la entrega sistemática a materia prima de los recursos retirados de las
redes.
Se supervisa que se reflejen los recursos utilizados en la ejecución de los
servicios comerciales para garantizar la contrapartida con los recursos
extraídos del almacén.
Se verifica si se aseguran las áreas de mayor riesgo (cajas, archivos, oficinas,
almacén, etc.), así como el incumplimiento de las medidas de seguridad y
protección.
Se chequea el correcto llenado del registro OV-RIE 0606.01 “Control de
Recursos en Carros de Guardia Eléctrica.”
Todas las acciones para alcanzar un orden deben, mantener la disciplina económica y
financiera para lograr un proceso limpio y eficaz, elementos que nos llevan a la
caracterización y diagnóstico de la entidad objeto de estudio para determinar las
irregularidades de la empresa en el subsistema de activos fijos y proponer un plan de
actividades para erradicarlas.
CAPITULO II.
DIAGNÓSTICO Y
PERFECCIONAMIENTO DEL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO EN EL
SUBSISTEMA DE ACTIVOS FIJOS EN
LA UEB EMPRESA ELÉCTRICA, DEL
MUNICIPIO CAIBARIÉN
CAPÍTULO II
39
CAPITULO II. Diagnóstico y perfeccionamiento del Sistema de Control Interno
en el Subsistema de Activos Fijos en la UEB Empresa Eléctrica, del Municipio
Caibarién
En este capítulo se caracteriza la entidad objeto de estudio, se realiza un diagnóstico
de la situación del Subsistema de Activo Fijo, se aplica la guía de control con el fin de
detectar las principales deficiencias y la raíz del problema existente, se propone un
plan de acción para erradicar las irregularidades detectadas validado por
especialistas.
2.1 Caracterización de la UEB Empresa Eléctrica del Municipio Caibarién
La UEB Empresa Eléctrica, del municipio Caibarién está subordinada a la Empresa
Eléctrica de Villa Clara. La entidad se encuentra ubicada dentro del municipio, el cual
presenta particularidades que lo caracterizan, al ser una población costera, en
crecimiento constante debido al desarrollo turístico del área, lo que crea necesidades
de mantenimiento frecuente en las líneas eléctricas debido al salitre del mar, así como
un proceso inversionista permanente encaminado a la expansión de los circuitos en
los nuevos repartos construidos.
La empresa para el desarrollo de sus actividades cuenta con un taller, un almacén, un
local donde reside la entidad actualmente el cual se utiliza bajo arrendamiento y la
sede original del centro, que está en derrumbe, por lo que esta se encuentra en un
proceso inversionista, el cual ha sido retrasado por los daños causados tras el paso
del huracán Irma en el año 2017 y haber sido decretado como zona de desastre el
municipio de Caibarién y a la carencia de materiales para la construcción que enfrenta
el país en estos momentos.
La Empresa Eléctrica se dedica a: la transmisión, distribución y operación de las
redes y subestaciones bajo su jurisdicción, la comercialización de la energía eléctrica
de los clientes residenciales y no residenciales así como la calibración o verificación
de contadores de energía eléctrica y ensayos químicos mediante la aplicación de las
buenas prácticas profesionales acorde con los requisitos de la NC ISO/IEC17025 y
del órgano acreditador; ha implementado un sistema de gestión que proporciona un
marco de referencia para el establecimiento de sus objetivos.
CAPÍTULO II
40
Para ello la dirección se compromete a: cumplir los requisitos de los clientes y de las
partes interesadas así como los requisitos legales aplicables y otros requisitos; la
prevención de los daños y el deterioro de la salud; la protección del medio ambiente,
incluida la prevención de la contaminación; establecer y mantener la función
metrológica; asegurar la disponibilidad de información y los recursos necesarios; la
adquisición de productos y servicios energéticamente eficientes y el diseño para
mejorar el desempeño energético; la protección y explotación de los resultados
obtenidos de la innovación; disponer de un personal competente; determinar los
riesgos y oportunidades para asegurar los resultados previstos y mejorar
continuamente el desempeño y eficacia de los sistemas de gestión.
La entidad posee una estructura organizativa aprobada para el desempeño de las
funciones y tiene misión y visión claramente definidas.
Misión: Generar, transmitir, distribuir y comercializar un insumo vital y crítico para la
satisfacción de las necesidades básicas de los clientes con: continuidad, seguridad,
calidad y eficiencia de la energía, garantizando un desarrollo sostenible y actuando
con responsabilidad comunitaria, con un nivel de profesionalidad que garantice el
éxito de los objetivos previstos.
Visión: Brindar el servicio eléctrico a los clientes para su plena satisfacción con una
fuerza de trabajo competente y a la vez suministrar servicios con adecuados
indicadores e índices de eficiencia y calidad.
El objeto social considera entre otros aspectos los siguientes: Brindar servicios
técnicos encaminados al uso eficiente de la energía eléctrica y las redes eléctricas;
Brindar servicios de alquiler, montaje, diagnóstico y mantenimiento a grupos
electrógenos de emergencia; Realizar proyectos de iluminación exterior e interior,
diagnóstico, mantenimiento y reparación de sistemas de alumbrado público; Brindar
servicios de reparación, mantenimiento, calibración, verificación, instalación y
certificación de equipos y medios de medición.
La entidad cuenta con 58 trabajadores, de ellos 19 son mujeres, distribuidos por
categoría ocupacional de la siguiente forma: un cuadro, cinco administrativos, 21
Técnicos, nueve trabajadores de servicio y 22 operarios. Tiene 16670 Clientes, 15928
CAPÍTULO II
41
son residenciales y 742 estatales a los cuales brinda energía eléctrica las 24 horas
del día.
Le da mantenimiento a todas las líneas eléctricas del municipio de líneas de 110 kv,
de líneas primarias y secundarias. Cuenta con seis subestaciones y ocho circuitos.
La entidad cuenta con cinco áreas o departamentos los que se distribuyen de la
siguiente forma: el taller, que tiene un jefe de taller y cinco operarios subordinados; el
área técnica con un jefe, dos especialistas, tres podadores y 14 linieros; el
Departamento Comercial, con una jefa de departamento a la que se subordinan siete
lectores cobradores, dos ventanilleras, cuatro especialistas y dos inspectores, el
Departamento Contable que incluye el almacén con un jefe de almacén y un
ayudante, una cajera, dos especialistas contables los que se subordinan a la
especialista principal y la Dirección, con un asesor, una auxiliar de limpieza, un
especialista en transporte, un especialista de calidad y seguridad y salud del trabajo,
un especialista de atención a la población un especialista de control interno, un
especialista en recursos humanos un especialista en inversiones y un chofer, todos
subordinados al director de la empresa, al igual que todos los departamentos que
tributan información a través del Comité de Prevención y del Consejo de Dirección.
Este es el principal órgano colectivo de dirección de la UEB Empresa Eléctrica del
municipio Caibarién que está presidido por el Director Municipal e integrado por
Administrativos (Recursos Humanos, Contabilidad, Comercial, Área Técnica, Atención
a la población y Control Interno), PCC y Secretario de la Sección Sindical.
En la entidad sesionan además del Consejo de Dirección y del Comité de Prevención
el Comité de Seguridad y Salud del Trabajo que se reúne mensualmente y que tiene
una importancia señalada tanto para la administración, como para el sindicato dadas
las actividades de riesgo que desempeñan los linieros; y el Comité de Daños a la
Propiedad que se encarga de determinar si los daños a equipos electrónicos
reportados se corresponden por cambios en el voltaje o por eventos naturales
(descargas eléctricas) en las cuales la empresa tiene responsabilidad, para reponer la
perdida a los clientes.
Para el desempeño de su actividad, la organización utiliza varios sistemas
CAPÍTULO II
42
informáticos, en el área técnica el SIGERE, Sistema de gestión de redes, que cuenta
con un respaldo físico para el Registro de Transformadores, el cual permite la
trazabilidad de los activos; en el departamento comercial el SIGECO, Sistema de
gestión comercial, el cual incluye el Kardex, que es la base de datos donde se recoge
la información de todos los clientes de la empresa y las rutas, y que tiene un respaldo
físico, que se actualiza diariamente con los cambios realizados; y en el departamento
contable el SISCONT, Sistema contable, que incluye el subsistema de nóminas,
activos fijos inventarios, costos y contabilidad.
Dentro de los principales servicios que brinda la empresa se encuentra el 18888,
número telefónico en el que se puede obtener información sobre: el mantenimiento
planificado de la red y averías, falta de servicio por cualquier causa, problemas de
voltaje, teléfonos de empresa, recepción de Daños a la propiedad, orientaciones
sobre los trámites y las tarifas de cobro.
Los servicios prestados sin costo por la organización son: atención y tramitación de
dudas, quejas, inconformidades y reclamaciones, reporte de daños a equipos por
hechos imputables a la Empresa, contratación y conexión de nuevos servicios o
ampliación a 220 V, tramitación y ejecución de altas, bajas, traslados, cambio de
nombre y/o cambio de contador y cobro mensual del servicio eléctrico.
Dentro de los servicios prestados mediante pago se encuentran: cambio de posición
del contador de energía eléctrica: $ 6.00 cup (costo mínimo) y reconexión del servicio
eléctrico por falta de pago: $ 3.00 cup (costo mínimo).
Para el desarrollo de la investigación se tomó como objeto de estudio: El Subsistema
de Activos Fijos, ya que las líneas eléctricas fueron uno de los servicios más
afectados en el territorio tras el paso del huracán Irma, quedando una situación
caótica en relación a los activos de la empresa que se encontraban en uso del
servicio público y de la propia entidad, la cual quedó totalmente desprotegida al
perder la cubierta del segundo nivel de la edificación, hechos que afectan el control
adecuado de los activos en la entidad hasta la fecha e impiden que se emita una
información eficaz y veraz. No se analizaron los restantes subsistemas ya que no
forman parte del tema de investigación.
CAPÍTULO II
43
2.2 Diagnóstico del Sistema de Control Interno en el Subsistema de Activos
Fijos en la UEB Empresa Eléctrica, del Municipio de Caibarién
La evaluación del Sistema de Control Interno tiene como misión fundamental
determinar si el mismo cumple con las funciones que realiza la entidad. Para el
desarrollo del diagnóstico del Sistema de Control Interno en la entidad se aplica la
guía de autocontrol para el control de la aplicación de la Resolución No. 60/11 que
mensualmente se realiza en la UEB, adecuada al Departamento de Contabilidad; esta
guía es confeccionada por la Unión Eléctrica y en ella se resumen las medidas de
control interno implementadas referentes a: Contratación, Efectivo en Banco, Efectivo
en Caja, Subsistema de Inventario, Subsistema de Costo, Subsistema de Activos
Fijos, Subsistema de Nóminas, Almacén, Inversiones y el Subsistema de Cobros y
Pagos (Anexo 1).
En la aplicación de la guía se detecta la siguiente deficiencia, la cual se encuentra
identificada por la entidad y que forma parte del Plan de Prevención de Riesgos de la
UEB Empresa Eléctrica Caibarién para el año 2019, en el componente Actividades de
Control:
No se encuentra actualizado el Registro de Equipos de la entidad, el cual no coincide
con el registro de activos fijos tangibles de la entidad. Esta deficiencia se refiere a los
transformadores que se encuentran en uso, del servicio público, los cuales se
encuentran correctos en cantidad, es decir, existen la misma cantidad de
transformadores física y contable en el subsistema de activos fijos, pero no se tiene
su control físico, a través del Registro de Transformadores (Anexo 3) en la ubicación
real donde se encuentra, no existe trazabilidad de los activos.
Al seguir diagnosticando se detectan otras deficiencias que no se recogen en la guía
de autocontrol adecuada al departamento de contabilidad por lo que se toma la guía
de autocontrol general para elaborar y actualizar una nueva guía de autocontrol
adecuada al Departamento Contable de la entidad (Anexo 2), detectándose las
siguientes irregularidades:
En el componente Gestión y Prevención de Riesgos se evalúa la situación crítica que
presentan los locales en los que se desarrolla la actividad de la entidad. En el local
CAPÍTULO II
44
oficial de la entidad, que se encuentra en derrumbe desde el año 2017, se desarrolla
la actividad de recursos humanos y el área técnica, las cuales no han sido
trasladadas al espacio que se encuentra arrendado a la ECOAI Empresa de
Construcción y Montaje Villa Clara, ya que, tras el paso del huracán Irma en
septiembre del mencionado año este tuvo una afectación total de techo en el segundo
nivel provocando un daño significativo en los activos de la empresa, quedando la
entidad desprotegida ante hechos de hurto y corrupción.
Hoy se encuentra resuelta la problemática de la cubierta, pero las oficinas perdieron
el cielorraso dejando un espacio entre la pared y el techo de todos los locales
teniendo un espacio desprotegido que permite la entrada no autorizada de intrusos a
las áreas restringidas, tales como la dirección, el área de calidad y control interno,
área comercial, área contable y área de verificadores, estando los activos fijos y la
documentación de la empresa, en estos puntos, sin el resguardo necesario. El local
del Almacén tiene la cubierta en muy mal estado por lo que no ofrece seguridad para
los recursos que ahí se guardan.
En el Componente Actividad de Control es donde se encuentra el mayor número de
deficiencias, relacionadas a continuación:
Los locales no cuentan con servicio de seguridad en ninguno de los cuatro
locales que tiene en uso la entidad y la mayoría de las puertas de las oficinas
solo tienen la cerradura en la puerta, no tienen candado, ni reja, solo el
almacén cuenta con reja y candado. Se refiere a que las condiciones de
seguridad estructurales son pésimas en los locales que se utilizan para
desarrollar las actividades económicas, administrativas, de prestación de
servicio a la población y técnicas, y a pesar de ello no se encuentra contratada
una empresa estatal de seguridad que minimice este riesgo .
No existe el mural contra incendios en tres locales de la entidad, solo en el
almacén. La empresa tiene cuatro locales en funcionamiento en los que se
almacenan recursos, muchas veces inflamables que no cuentan con protección
alguna ante un incendio.
Las áreas no tienen determinado el acceso a las personas autorizadas, solo en
CAPÍTULO II
45
el área de caja se encuentra actualizado. No existe en la entrada a las áreas o
departamentos la señalización del personal autorizado a permanecer en el área
o acceder a ella.
El área que ocupa la ventanillera no está protegida contra la entrada de
personas ajenas. El área de ventanilla no cuenta con protección de ningún tipo;
ni reja, ni candado, ni espacio delimitado que impida el acceso de personal
ajeno a la entidad que pueda sustraer de forma ilícita efectivo o activos de la
entidad, quedando totalmente desprotegido el trabajador ante cualquier hecho
de violencia, o de sustracción de activos luego de la jornada laboral.
No existe en el almacén instrumento de medición certificado para despachar
productos como aceite, líquido de freno, etc. Se informa por parte de la
especialista de calidad al nivel superior la deficiencia y la necesidad del activo
para el correcto control y uso de los recursos del estado.
No existe correspondencia entre el número de medio básico de los metros
contadores de los servicios eléctricos en el subsistema de activos fijos, en el
sistema contable, con los números reflejados en el modelo Maestro Mayor y
Prepago en el cual se utiliza el número de serie del metro contador. Al ser
dados de baja los metro contadores, el modelo que el departamento comercial
envía al departamento contable no cuenta con el número de activo, sino con el
número de serie del metro que es con el que se identifica en el SIGECO,
Sistema de Gestión Comercial para vincularlo a una vivienda específica en una
ruta.
No se encuentran limpias, pintadas las lámparas o luminarias en techos o
áreas exteriores lo que no permite una iluminación adecuada. No solo no existe
seguridad en los locales de la entidad, sino que la iluminación en los exteriores
no es la adecuada, ni suficiente.
Las redes de drenaje pluviales, albañales y tecnológicas se encuentran en mal
estado. Las redes en mal estado de la empresa deterioran los activos y crean
ante situaciones de desastre como la ocurrida en el huracán Irma o la tormenta
tropical Alberto, daños evitables.
CAPÍTULO II
46
El Libro de Incidencia se encuentra desactualizado. No se registra de forma
sistemática los movimientos de los medios informáticos de la entidad, ni las
actualizaciones en los subsistemas del SISCONT, sistema contable
informático.
Los lugares de almacenamiento y disposición final no reúnen las condiciones
de seguridad física y ambiental requeridas.
El almacén, que es el local con un área delimitada para la actividad no cuenta
constructivamente con los parámetros de seguridad física y ambiental.
Se realizan entrevistas con preguntas para comprender mejor el porqué de estas
deficiencias. Se entrevistan a los cinco administrativos de la institución. (Anexo 4). La
entrevista se realiza de forma individual y en un ambiente agradable, en forma de
conversación casual, para ganar la confianza del entrevistado y obtener respuestas
claras.
Ante el pedido de que exprese en qué consiste el Sistema de Control Interno, los
cinco administrativos son capaces de hablar sobre el tema con fluidez, cada uno tiene
su propio concepto de Control Interno, todos coinciden en que es fundamental para el
buen funcionamiento de la entidad.
Se destacan las respuestas correspondientes a las tres administrativas mujeres
entrevistadas las que tienen más consistencia, pero en el caso de los dos
administrativos hombres son menos detallados, para ellos el Control Interno es
sinónimo de prevención y fundamentalmente de cuidado de los recursos, no valoran
el hecho de que ofrece seguridad razonable y además, no consideran la vinculación
de todos los trabajadores del centro a este sistema.
En cuanto a la pregunta 2 solo cuatro de los entrevistados contestan afirmativamente,
y la que explica que no, es nueva en el cargo por lo que no ha sido capacitada.
Respecto a la pregunta 3 todos mencionan dos riesgos vinculados a los activos fijos
de la entidad, coinciden con los reflejados en el Plan de Prevención de Riesgo. Se
menciona por cuatro administrativos la problemática de los transformadores que se
encuentran en uso al servicio de la población que no se encuentran debidamente
controlados tras el paso del huracán Irma y la situación crítica de los locales de la
CAPÍTULO II
47
entidad para el aseguramiento de los activos; saben que la empresa provincial se
encuentra realizando el proceso inversionista y que hasta el momento solo se ha
avanzado en la solicitud de permisos necesarios, pero que falta mucho para terminar
todo el proceso y comenzar realmente la obra, situación que preocupa y causa
malestar en todos los entrevistados.
Respecto a la pregunta 4 todos contestan dos medidas de control interno
implementadas en la entidad en relación al tema de los activos fijos, se aprecia en las
respuestas, de forma general, la experiencia y el dominio de la actividad que
desempeñan cada uno de los administrativos, en su puesto de trabajo.
En la pregunta 5 todos valoran el tema de los activos de la entidad como uno de los
puntos más vulnerables, por lo que es analizado en los Consejos de Dirección, con
una frecuencia mensual, exponen que se realiza la revisión del 10% de los activos
mensualmente y que una vez al año se realiza la revisión del 100% de los activos
fijos, además reflejan que todos los trabajadores cuentan con acta de responsabilidad
material actualizada de los activos que se encuentran en su custodia y cuidado,
además, cada área tiene un listado con los activos fijos de la misma firmado por el
jefe de área, el cual puede ser verificado de forma sorpresiva por el director,
especialista de control interno, o por el propio jefe de área si así lo desea como forma
de autocontroles
Respecto a la pregunta 6 todos contestan afirmativamente, en relación a los dos
problemas fundamentales de control interno referente a activos fijos, vuelven a
referirse a los riesgos expuestos en respuesta a la pregunta 3 como los más
significativos a su consideración, sobre todo existe en los administrativos temor a la
apropiación no autorizada de activos que se encuentran bajo su control, en locales
que no cuentan con la seguridad requerida, creando inseguridad en los
administrativos, ya que no pueden garantizar el cuidado y control de los activos de los
que responden en su acta de responsabilidad, y la entidad a nivel provincial, que es el
nivel autorizado para realizar contrataciones, no tiene de servicio de seguridad
contratado hasta el momento que cuide y minimice el riesgo.
Se decide realizar una encuesta a los trabajadores para saber mediante preguntas
CAPÍTULO II
48
cerradas su conocimiento y opinión sobre el control interno y los problemas
fundamentales que presenta la empresa en relación a los activos fijos según las
opiniones recogidas de los administrativos. Para ello se escogió a 29 trabajadores
que representan el 50% de la plantilla total cubierta en la entidad, fueron
seleccionados de diferentes categorías (técnicos, operarios y de servicio), que
tuvieran experiencia para facilitar al investigador mayor comprensión del estudio.
(Anexo 5)
Como resultado de la pregunta 1 se obtiene que solo el 90% de los trabajadores
conocen en qué consiste el Sistema de Control Interno. El 68% de los trabajadores
admite tener parte de responsabilidad en el Control Interno, por lo que el resto no se
siente responsable. El 100% de los trabajadores encuestados que tienen activos de la
entidad bajo su responsabilidad cuentan con el acta de responsabilidad actualizada.
El 80 % de las personas encuestadas considera como un problema fundamental del
control interno las condiciones del local y el 78 % no considera que estén
adecuadamente controlados los transformadores en uso del servicio público. El 20 %
de los encuestados considera que existen otros problemas de más relevancia que
atentan contra el control interno referente a los activos fijos que no son los antes
mencionados.
El 95 % de los trabajadores encuestados aciertan en que existen reuniones donde se
debaten temas de control interno y los riesgos y deficiencias de la entidad, refieren en
casi todos los casos la reunión mensual del sindicato, donde no solo se les informa u
orienta, sino que también realizan preguntas entre si cuando lo consideran necesario.
De forma general el componente Ambiente de Control se encuentra correctamente
implementado, ya que los trabajadores se reúnen y debaten temas de control interno
y tienen conocimiento de las deficiencias y los riesgos de su entidad, aunque se
deben realizar más capacitaciones con el personal nuevo que comienza a laborar en
la empresa. Algunos son egresados de técnicos medios y otros del servicio militar,
que comienzan su vida laboral en la entidad y que deben ser formados en todos los
aspectos técnicos y profesionales en la actividad que desempeñan y en la disciplina y
el conocimiento del control interno, y le corresponde a la entidad crear los espacios
CAPÍTULO II
49
para educarlos en esta nueva etapa de sus vidas
Al aplicar el cuestionario a trabajadores se destaca que tanto ellos como los
administrativos consideran como principales, de forma general, las mismas
deficiencias del control interno relacionadas a los activos fijos, y que aunque existe
conocimiento de estos hechos, en todos los niveles, los trabajadores realizan
acciones de Control Interno como acciones naturales vinculadas al quehacer diario en
sus puestos laborales, sin llegar a trazarse un plan de acción que logre erradicar
estas deficiencias.
Concluyendo luego de recoger y revisar toda la información obtenida escrita y oral
que algunas de estas no dependen realmente de la administración municipal, pero
que se deben realizar gestiones de forma regular dejando evidencia de ellas, y que se
debe organizar un procedimiento para aplicar y solucionar las irregularidades que les
corresponde subsanar a la UEB municipal.
Contar con un procedimiento que perfeccione el diseño, estructura y funcionamiento
del Subsistema de Activos Fijos, a partir del estudio de los principales aspectos
reflejados, permitirá lograr el desarrollo, efectividad y eficiencia de todos los procesos,
actividades y operaciones, para minimizar los riesgos que atenten contra el
cumplimiento de los objetivos de la entidad y su misión, y ayudar a asegurar una
información financiera confiable.
2.3 Perfeccionamiento del Sistema de Control Interno en el Subsistema de
Activos Fijos
Con la finalidad de perfeccionar el Sistema de Control Interno en el Subsistema de
Activos Fijos en la empresa se propondrán un conjunto de acciones, a partir de las
irregularidades encontradas, siendo confeccionadas para cada uno de los
componentes del Control Interno según corresponda, y se evaluará por un grupo de
especialistas un plan de acción a implementar para solucionar uno de los problemas
fundamentales de la entidad en el subsistema de activos fijos teniendo en cuenta los
resultados del diagnóstico realizado.
Componente Ambiente de Control
La correcta aplicación de este componente, determina un adecuado avance en el
CAPÍTULO II
50
desarrollo del control interno en la organización. Para lograr esto, es necesario la
supervisión de varios factores, que en conjunto definen la eficiencia de la
implementación de dicho sistema.
De forma general se puede apreciar que el Componente Ambiente de Control en la
entidad en relación al subsistema de activos fijos no cuenta con dificultades en las
normas: idoneidad demostrada y estructura organizativa y asignación de autoridad y
responsabilidad. En los procesos vinculados a los activos de la empresa existen las
autorizaciones para los movimientos de los activos fijos, todos los responsables
cuentan con sus actas de responsabilidad firmadas y actualizadas y el personal
responsable de los activos se encuentra capacitado para hacer uso de ellos. Además
existe el Manual de la Organización referente a activos fijos el cual se encuentra
actualizado, aunque se debe capacitar al personal nuevo que entra a la entidad con
más frecuencia, ya que la mayoría no tienen centro de trabajo anterior, sino que
comienzan su vida laboral en la entidad por lo que desconocen la parte técnica del
trabajo que desempeñan y todo lo relacionado a control y orden en las entidades, por
lo que se debe hacer un trabajo educativo con estos trabajadores.
Componente Gestión y Prevención de Riesgos
Irregularidades Acciones Responsable Ejecutor Frecuenc
ia
El Plan de
Prevención de
Riesgos no
considera la
seguridad del
centro.
Incluir en el Plan de
Prevención de Riesgos los
locales de la entidad que
presentan una situación
constructiva crítica por el
riesgo que representa la
pérdida de los recursos.
Director Especialista
de Control
Interno
Mensual
Elaboración propia. (2019)
En general se puede apreciar que el Componente Gestión y Prevención de Riesgos
en las entidades cuenta con dificultades en la norma: identificación de riesgos y
detección del cambio. La identificación de riesgos no se realiza de forma permanente,
por lo que existen riesgos que son de dominio de todos los trabajadores y directivos
pero no forman parte de los riesgos identificados en el Plan de Prevención de Riesgos
CAPÍTULO II
51
del centro. Se debe captar e informar oportunamente los cambios que ocurran y que
puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar los objetivos de la entidad. Es
importante que la identificación de los riesgos parta de la experiencia de los
trabajadores y que una vez actualizado el Plan de Prevención de Riesgos, se dé a
conocer a estos para que participen en la prevención de los mismos, la entidad al ser
una UEB no dispone de recursos, ni contrata, ni aprueba gestión alguna, pero si
gestiona con los niveles superiores las acciones que sobrepasan sus limitaciones, la
entidad en este sentido cuenta con evidencia suficiente de todas las gestiones
realizadas para la reparación de sus locales y actualmente se encuentra aprobado el
proceso inversionista para la reparación capital de la entidad que incluye la
demolición del local que se encuentra en derrumbe .
Componente Actividades de Control
Irregularidades Acciones Responsable Ejecutor Frecuencia
Los locales no cuentan con
servicio de seguridad y la
mayoría de las puertas de
las oficinas solo tienen
cerradura no cuentan con
reja y candado.
Tramitar con la Agencia
EMPROST un contrato para
habilitar el servicio de
seguridad.
Habilitar la guardia obrera
Director
Director
Administrativo
s
Administrativo
s
Mensual
Mensual
No existe el mural contra
incendios en 3 locales de la
entidad.
Habilitar el mural contra
incendio en los 3 locales.
Director Administrativo
responsable
del local
Inmediata
Las áreas no tienen
determinado el acceso a las
personas autorizadas.
Establecer en la entrada de los
locales las personas
autorizadas a tener acceso a las
Áreas.
Director
Administrativo
s responsables
de las Áreas
Inmediata
CAPÍTULO II
52
El área que ocupa la
ventanillera no está
protegida contra la entrada
de personas ajenas.
Crear condiciones donde se
pueda ubicar la ventanilla con
los requisitos establecidos.
Director
Administrativo
Comercial
Mensual
No existe en el almacén
instrumento de medición
certificado para despachar
productos como aceite,
liquido de freno, etc.
Solicitar a empresa provincial
instrumento de medición para
despachar aceite, liquido de
freno y otros
Director Especialista de
Calidad
Mensual
No existe correspondencia
entre el número de medio
básico de los metros
contadores de los servicios
eléctricos en el subsistema
de activos fijos, en el
sistema contable, con los
números reflejados en el
modelo Maestro Mayor y
Prepago en el cual se utiliza
el número de serie del metro
contador.
Reflejar en el modelo el número
de medio básico de los metros
contadores.
Administrativo
Comercial
Especialista
Comercial
Inmediato
No se encuentra actualizado
el Registro de Equipos de la
entidad, el cual no coincide
con el registro de activos
fijos tangibles de la entidad.
(Transformadores)
Realizar y poner en práctica un
plan de acción para actualizar el
Registro de equipos de la
entidad.
Director Administrativo
s Áreas
Técnica y
Contable
Mensual
No se encuentran limpias,
pintadas las lámparas o
luminarias en techos o
áreas exteriores lo que no
permite una iluminación
adecuada.
Solicitar luminarias a Empresa
Provincial
Director Administrativo
s
Mensual
CAPÍTULO II
53
Las redes de drenaje
pluviales, albañales y
tecnológicas se encuentran
en mal estado.
Solicitar la reparación de las
redes de drenajes al nivel
superior
Director Administrativo
Área Técnica
Mensual
El Libro de Incidencia se
encuentra desactualizado
Actualizar y exigir que todos los
movimientos de los equipos de
computación queden
registrados en el libro de
incidencias, así como las
actualizaciones de los sistemas
de computación.
Director Especialista de
Control Interno
Mensual
Los lugares de
almacenamiento y
disposición final no reúnen
las condiciones de
seguridad física y ambiental
requeridas
Solicitar Reparación del
almacén a Empresa Provincial
Director Jefe de
Almacén
Mensual
Elaboración propia (2019)
La correcta aplicación del componente Actividades de Control es fundamental para
disminuir al máximo posible las irregularidades, los hechos delictivos o de corrupción.
Por lo que se define como uno de los factores más importantes para alcanzar una
adecuada eficiencia en el control existente en la entidad. De forma general se puede
apreciar que este Componente en la entidad cuenta con dificultades en las normas:
coordinación entre áreas, separación de tareas, responsabilidades y niveles de
autorización, documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechos; y la norma acceso restringido a los recursos, activos y registros.
Se detectan en este componente deficiencias que no se recogen en la guía de
autocontrol adecuada a la contabilidad y que son diagnosticadas al elaborar una
nueva guía al incluirle parámetros expresados en la guía de autocontrol general que
no se tuvieron en cuenta en la selección de la guía adecuada a la contabilidad lo que
provocara no se detectaran estas irregularidades y no se monitorearan ni chequearan
en un plan de medidas elaborado al efecto para erradicar estas deficiencias del
CAPÍTULO II
54
control interno en la entidad.
Componente Información y Comunicación
Implantar un sistema de información, para apoyar la estrategia, misión, política y
objetivos de la entidad, tiene como fin fundamental, que la información relevante sea
captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los
sectores, lo que permite que cada uno de los trabajadores asuma sus
responsabilidades individuales.
Este componente debe estar diseñado para organizar el sistema de información de
manera interna y externa, lo que trae como consecuencia que el personal que labora
en la entidad se encuentre informado, además de poder proponer sus opiniones a
todos los niveles jerárquicos de la organización.
De forma general la entidad cuenta con un sistema de información adecuado a sus
características, dispone de información oportuna y fiable el flujo informativo circula en
todos los sentidos y niveles de la organización: ascendente, descendente, transversal
y horizontal y su diseño debe contribuir a ofrecer información oportuna, clara y veraz
para la toma de decisiones.
Para el traslado de información de manera transparente, ágil, segura, correcta y
oportuna, a los destinatarios, ya sean internos o externos, se establecen en las
entidades diferentes canales de comunicación como, por ejemplo:
Oral: Toda la información trasmitida de forma verbal en la organización, ya sea formal
(asambleas de afiliados, matutinos, asambleas de representantes, consejos de
dirección, despachos, quejas o solicitudes, encuentros, eventos, entrevistas,
contactos con los medios de divulgación masiva) e informal (contactos
interpersonales y vía telefónica).
Visual: Todo tipo de señalización o indicación visual (mural, solapin, niveles de
acceso a los locales y otros avisos, así como logotipo, rótulos, afiches, marca, nombre
y lema comercial).
Correo Electrónico y Fax: Envío y recibo de informaciones.
Web interna: Intranet, Biblioteca Virtual, Archivo Magnético y Páginas Web.
El soporte de esta información puede estar:
CAPÍTULO II
55
Impreso: son todos los documentos que circulan en la organización en formato de
papel, ya sean de origen interno o externo (folletos, plegables, encuestas, carpeta de
negocios, informes, registros, procedimientos, cartas de solicitudes, de respuestas u
otras, quejas, solicitudes o reclamaciones, indicaciones, normativas, legislaciones,
boletines, hojas volantes).
Digital: la documentación que circula en soporte magnético (CD, disquetes, discos
externos y extraíbles, banco de imágenes, circulación de boletines)
La entidad establece y define todas las evidencias que soportan el funcionamiento y
perfeccionamiento del Sistema de Control Interno, buscando siempre la transparencia
y trazabilidad de las acciones ejecutadas; siendo responsable de las mismas la
Administración y el Sindicato.
Con el objetivo de generalizar las medidas que por su importancia o significación lo
requieran, a partir de la investigación, estudio y análisis realizado acerca de los
principales problemas, la máxima dirección decide las acciones de divulgación a
desarrollar.
Componente Supervisión y Monitoreo
La entidad tiene establecido cómo los directivos informan periódicamente a su nivel
superior, sobre la situación del Control Interno de su área de responsabilidad, que
incluye aspectos tales como: el cumplimiento de los objetivos y metas, eficiencia de
su gestión, la razonabilidad de la información financiera y el cumplimiento de la
legislación vigente.
Se mantiene confeccionado y actualizado el Expediente Único de Acciones de
Control, cumpliendo lo establecido en el nuevo Reglamento de la Ley 107 de la CGR.
Se encuentra elaborado y controlado los planes de medidas para eliminar las
deficiencias e irregularidades detectadas, por cualquier acción de control.
El Comité de Prevención y Control mantiene un chequeo sistemático para la
identificación de las deficiencias y de su solución por quien corresponda. Posee
elaborado el plan de temas anuales, además conserva las actas de sus reuniones.
Dentro del conjunto de acciones concebidas en la empresa, en este sentido, se
CAPÍTULO II
56
encuentran:
Autocontrol: Comprobación que se realiza el propio trabajador (especialista o
cuadro). Este proceso es válido para todas las áreas que integran la entidad.
Se tiene como evidencia mensual de la aplicación de las Guías de Autocontrol
lo siguiente: La Guía de Autocontrol impresa con los señalamientos, el Modelo
Certifico de la aplicación con los cinco componentes, la Declaración Jurada, el
Plan de medidas, los papeles de trabajo con la revisión efectuada a cada
procedimiento que refleja las deficiencias o no de cada tema, que da lugar al
resultado positivo o negativo en la Guía, que además permite evaluar la
efectividad y profundidad de su aplicación. Este tema es un punto permanente
de análisis en el Comité de Prevención y Control, Consejo de Dirección,
además de la información a los trabajadores en las asambleas de afiliados.
Supervisiones Internas: Las Supervisiones abarcan la revisión de los
procedimientos de cada proceso, las principales vulnerabilidades de las áreas,
deficiencias más comunes de auditorías, revisión al cumplimiento de las
medidas del Plan de Prevención de Riesgos, orientaciones propias del
Organismo Superior; realizando las mismas con suficiente objetividad y
profundidad tomando muestras de períodos que permitan dar una evaluación
real.
Control Sorpresivo : Acción de control sin previo aviso, presidida por el Director
y ejecutada por especialistas seleccionados al efecto de inspeccionar objetivos
específicos donde se encuentren recursos materiales propensos a ser
sustraídos o mal utilizados, revisando, además, el cumplimiento de los
procedimientos establecidos a este proceso.
Auditoría Externa: Proceso realizado de conformidad con normas y
procedimientos establecidos, consistente en evaluar si las actividades de la
entidad se corresponden con las disposiciones legales vigentes y los criterios
establecidos. Al no existir en la entidad auditores internos, resulta posible
contratar consultores externos que puedan asesorar a la organización en este
sentido.
CAPÍTULO II
57
Luego de dar a conocer el Plan de Acciones a la entidad UEB Empresa Eléctrica del
Municipio de Caibarién, se procede a aplicar el Plan y se muestra a continuación los
resultados parciales que se pudieron constatar al paso de dos semanas:
1) Las acciones con fecha de cumplimiento inmediata fueron desarrolladas al día
siguiente de conocer el Plan de Acciones en el Consejo de Dirección
Extraordinario:
Los trabajadores habilitaron los murales contra incendio en los locales donde no
existían, aún faltan dos palas y un extintor para que los murales contra incendios se
encuentren correctamente habilitados, ya que la entidad no tenia en existencia y
fueron solicitados al nivel superior, por lo que esta sería una deficiencia a chequear el
mes siguiente hasta su erradicación.
Se agregó al modelo Maestro Mayor y Prepago una columna donde se refleja el
número de medio básico de los metros contadores para que puedan ser
correctamente identificados contablemente ante cualquier movimiento de los mismos
(traslados, bajas, etc.)
Se señalaron todas las áreas de la entidad, así como las personas autorizadas a
tener acceso a las mismas.
2) Las acciones con fecha de cumplimiento mensual se están desarrollando sin
dificultades.
Se solicitaron a la Empresa Eléctrica Provincial las luminarias necesarias para el buen
desempeño de las operaciones, así como que se creen a la ventanilla los requisitos
de seguridad mínimos establecidos.
Se solicitaron también a la Empresa Eléctrica Provincial instrumentos de medición
para el almacén, y la reparación de las redes de drenaje pluviales, albañales y
tecnológicas.
Se llevaron al comité de contratación la propuesta de contratar un servicio de
seguridad para los locales de la entidad y se activó la guardia obrera en el centro.
Se actualiza el libro de incidencias de la entidad cada vez que ocurre un cambio o
movimiento de equipos informáticos.
Se incluye en el Plan de Prevención de Riesgos de la entidad la situación constructiva
CAPÍTULO II
58
crítica del inmueble, el cual se encuentra en un proceso inversionista en espera de
aprobación para una reparación capital de los locales de la entidad.
Se colocó el cielorraso en todas las oficinas de la entidad.
Se comienza a trabajar en el plan de actividades creado para actualizar el Registro de
equipos de la entidad, como una tarea prioritaria al ser uno de los problemas
fundamentales de la entidad en el subsistema de activos fijos teniendo en cuenta los
resultados del diagnóstico realizado.
2.4 Validación del plan de actividades propuesto por especialistas
Para la creación de este plan de acción para actualizar el Registro de equipos de la
entidad se tienen en cuenta los siguientes criterios de evaluación: La posibilidad,
adecuación, claridad y explicitación, validez y sustentabilidad, desarrollados en
investigaciones anteriores relacionadas con la temática de activos fijos tangibles, se
consultó un grupo de especialistas con conocimientos sobre la actividad técnica y
contable que desarrolla la entidad y el tema tratado, de manera que sus criterios
permitan la validación de la propuesta.
Las variables seleccionadas se describen como:
Posibilidad: El procedimiento propuesto es considerado posible si tal y como es
presentado, puede ser utilizado para la introducción de un nuevo servicio
soportado sobre tarjeta magnética.
Adecuación: El procedimiento propuesto cumple con este requisito si es factible
su implementación ante los cambios del entorno.
Claridad y explicitación: Cumple con este requisito si se explican
detalladamente todas sus etapas y se considera que las expectativas de
resultados pueden ser satisfactorias.
Validez: El procedimiento es considerado válido si son reales los supuestos de
mejoras en la calidad del servicio sobre los que se construye.
Sustentabilidad: El procedimiento propuesto es considerado sustentable si una
vez implementado garantiza su continuidad y permite la medición de la
efectividad alcanzada.
Para la realización del análisis de las variables seleccionadas para elaborar el plan de
CAPÍTULO II
59
acción para la actualización del Registro de equipos de la U.E.B Empresa Eléctrica,
del municipio Caibarién, se conformó un equipo de especialistas que poseen
experiencia y conocimiento suficiente, es decir, no fueron seleccionados al azar.
(Cerutto, 2000). Para la determinación del número de especialistas se aplicó la
siguiente expresión:
Donde:
2
1
i
kppN
N : Número de expertos.
P: Proporción de error estimado. 0.01
i: Nivel de precisión deseado 0.10
K: Constante cuyo valor está asociado al nivel de confianza elegido.
Nivel de confianza (%) k
99 6.6564
95 3.8416
90 2.6896
En el caso que ocupa, se estableció un nivel de confianza del 99 %, una proporción
estimada de error del 0.01 %, un nivel de precisión de 10 % y una constante estimada
K de 6.6564. Sustituyendo valores en la expresión se obtuvo como resultado:
N = 6.58
Luego N=6.58 ≈ 7, por lo que se utilizarán en el estudio un total de 7 especialistas, los
que se muestran en la Tabla 1
CAPÍTULO II
60
Especialistas Cargo
E1 Administrativo Área Técnica
E2 Especialista Área Técnica 1
E3 Especialista de Control Interno
E4 Especialista Área Técnica 2
E5 Administrativo Área Contable
E6 Especialista Contable
E7 Especialista Contable 2
Tabla 1 Grupo de especialistas seleccionados. (Elaboración propia)
Estos especialistas representan las áreas que trabajan directamente con el Registro
de equipos y que conocen las fortalezas y debilidades de este proceso, lo que
garantiza una visión desde todas las aristas posibles, otorgando cada uno un criterio
apoyado en la experiencia y en los conocimientos obtenidos a través de los años y en
las distintas actividades en que han participado, dando a cada uno de los procesos
implementados una óptica alcanzada desde la pericia en el cargo que desempeñan.
Estos, estuvieron de acuerdo en actuar como especialistas para la validación del plan
de acción a implementar en la entidad para actualizar el Registro de Equipos. Luego
se procedió a realizar una explicación detallada del sistema de acciones a los
especialistas mediante una breve exposición, acompañada de un proceso de reflexión
y debate donde los especialistas podían hacer al todas las preguntas que estimaran
convenientes sobre las propuestas abordadas aportando sus criterios sobre todas las
acciones a desarrollar y del uso eficiente de los recursos de la entidad.
Se utiliza una escala de 1 a 5 para estimar los criterios de valoración de las variables
donde 1 significa muy mal y 5 bien.
El resultado nos aporta un juicio consistente de los especialistas consultados, según
se muestra en la Tabla 2.
CAPÍTULO II
61
Variables
Especialistas Valor
Modal 1 2 3 4 5 6 7
Posibilidad 5 4 5 5 5 4 5 5
Adecuación 4 5 4 5 4 5 5 5
Claridad 5 5 5 4 4 5 5 5
Validez 5 5 5 4 5 5 4 5
Sustentabilidad 4 5 4 5 4 4 5 4
Tabla 2 Validación de los especialistas.
El resultado de la valoración de los especialistas arrojó valores modales que nos
permiten decir que el plan de actividades propuesto para la actualización del Registro
de Equipos de la entidad es posible, sustentable y adecuado para subsanar esta
deficiencia.
Para la correcta planificación de las actividades a desarrollar para la implementación
del plan de acción para la actualización del Registro de equipos de la U.E.B Empresa
Eléctrica, del Municipio Caibarién, se realiza un plan de actividades ajustado a lo
establecido en la Instrucción 1 del Presidente de Consejo de Estado y de Ministros
Raúl Castro Ruz, lo que permitirá organizar y cohesionar las fuerzas a emplear y
poder medir adecuadamente los resultados que se van alcanzando en cada etapa.
CAPÍTULO II
63
Plan de Actividades para la actualización del Registro de equipos de la U.E.B Empresa Eléctrica, del Municipio
Caibarién.
No. Actividades, hora
y lugar
2019 Dirige Participantes Observaciones.
E F M A M J J A S O N D
1 Reunión con el
Consejo de
Dirección y el
Comité de
Prevención para
aprobar la
creación y puesta
en marcha del
plan de acción
para la
actualización del
Registro de
Equipos de la
entidad.
x Director Consejo de
Dirección y
Comité de
Prevención
de la entidad
2 Reunión y
capacitación con
los trabajadores
x Sindicato y
Administración
Todos los
trabajadores
CAPÍTULO II
64
sobre la
estrategia para
la actualización
del Registro de
equipos de la
entidad
3 Realizar un
levantamiento
físico de los
transformadores
que se
encuentran en el
uso público
circuito a circuito
por todo el
municipio,
priorizando la
zona urbana.
X X X X X X X Administrativo
Área Técnica
Operarios
4 Actualizar con los
resultados del
levantamiento
x X x x X X X Administrativo
Área Técnica
Especialistas
área técnica.
CAPÍTULO II
65
físico el Registro
de equipos de la
entidad, modelos
Registro de
Transformadores,
en la medida en
que se realiza el
levantamiento
físico.
5 Enviar los
resultados del
levantamiento
físico al área
Contable para
actualizar el
subsistema de
activos fijos a
medida en que
se realiza la
actualización del
Registro de
x X x x x x x Administrativos
Área Técnica y
Contable
Especialistas
área técnica
y contable
CAPÍTULO II
66
equipos de la
entidad.
6 Evaluación de la
estrategia
implementada en
el Consejo de
Dirección, Comité
de Prevención y
Asamblea de
trabajadores.
X x x x x x Director Consejo de
Dirección,
Comité de
Prevención y
Reuniones
Sindicales.
7 Monitoreo y
revisión del
porciento
alcanzado en el
desempeño de la
tarea para el
cumplimiento del
objetivo trazado.
x x x x x x Director Especialista
de Control
Interno
CAPÍTULO II
67
Al concluir esta investigación se pretende proponer acciones que ayuden a
perfeccionar el Sistema de Control Interno en la U.E.B Empresa Eléctrica, del
Municipio Caibarién con la puesta en marcha del plan de acciones a realizar para
erradicar las irregularidades detectadas en el transcurso del diagnóstico a la entidad,
ya que esta presenta deficiencias que conspiran contra el buen desempeño del
sistema. La calidad en la ejecución de las operaciones a realizar dependerá de la
preparación del personal que interviene en todo el proceso. A pesar de que ya
muestran resultados parciales a raíz de la aplicación del Plan de Acciones, aún faltan
por implementar muchas de ellas y mantener una sistematicidad en el desarrollo de
cada uno de los puntos que fueron señalados.
CONCLUSIONES
CONCLUSIONES
69
CONCLUSIONES
1- Se elaboró un marco teórico, donde se hizo alusión a diferentes generalidades del
Sistema de Control Interno contribuyendo a una mejor comprensión del tema.
2- El diagnóstico del Sistema de Control Interno en el Subsistema de Activos Fijos en
la UEB Empresa Eléctrica, del Municipio de Caibarién presentó irregularidades
como: Registro de Equipos de la entidad desactualizado, poca seguridad en los
locales, los lugares de almacenamiento y disposición final no reúnen las
condiciones de seguridad física y ambiental.
3- Se propone perfeccionar el Sistema de Control Interno en el Subsistema de Activos
Fijos en la UEB Empresa Eléctrica, del Municipio de Caibarién mediante la
aplicación del Plan de Acciones.
4- Se valida por especialistas el Plan de Actividades propuesto que creará las
condiciones necesarias para garantizar un Control Interno eficaz, económico y
eficiente.
RECOMENDACIONES
RECOMENDACIONES
71
RECOMENDACIONES
1- Actualizar el Plan de Prevención de Riesgos de la UEB Empresa Eléctrica del
Municipio de Caibarién a partir de las deficiencias detectadas.
2- Aplicar la Guía de Autocontrol actualizada con la guía general de la entidad para
detectar con mayor profundidad los problemas y remediarlos a tiempo.
3- Aplicar Plan de Acciones y el Plan de Actividades validado con el fin de
perfeccionar el Sistema de Control Interno en el Subsistema de Activos Fijos de
la entidad.
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Anexos
ANEXOS
Anexo No 1: Guía de Autocontrol adecuada a la Contabilidad
ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO
44 Poseen los certificados de inscripción en los registros públicos correspondientes, según la actividad que realiza la entidad (Registros de la Oficina Nacional de Estadística e Información, la Oficina Nacional de Administración Tributaria, Registro Comercial, la Cámara de Comercio, entre otros).
54 Se controla que exista una correcta contratación económica entre los principales suministradores y clientes, las cuales pueden ser entidades estatales y no estatales, sobre los productos y servicios que se definan por la entidad, y se logra el adecuado proceso de conciliación entre ellos; delimitando entre otros, los siguientes aspectos:
a) Objeto de Contrato
b) Objeto de las prestaciones derivadas del contrato.
c) Plazos para el cumplimiento de las obligaciones.
d) Términos o reglas internacionales.
e) Precios y tarifas.
f) Pago: forma, medio, plazo, tasas de interés, lugar y cualquier otra condición del pago.
g) Efectos de la falta de pago.
h) Concurrencia y parámetros de calidad.
i) Plazos de la garantía comercial, en correspondencia con la naturaleza de la prestación que constituye el objeto del contrato, o en su caso, de acuerdo con las normas vigentes.
j) Cuando proceda, la relación de la documentación técnica y comercial a entregar.
k) Cuando corresponda, la parte que debe obtener el seguro en virtud de los términos del contrato y de los riesgos contra los cuales se establece.
l) Reclamaciones por incumplimiento de determinadas obligaciones, como soluciones alternativas para el cumplimiento.
m) Formas de aviso ante la eventual posibilidad de un incumplimiento en su ejecución.
n) Solución de controversias, donde se especifique el órgano judicial o arbitral ante el que se resolverán las controversias.
o) Modificación y terminación del contrato.
p) Vigencia del contrato.
55 En caso de que los procesos de contratación de los productos y servicios se realicen con trabajadores por cuenta propia, u otra forma de gestión no estatal, se debe cumplir lo siguiente:
a) La UEB tiene establecidos procedimientos o ha recibido de las instancias superiores indicaciones por escrito para realizar el proceso de negociación, elaboración, firma, ejecución, reclamación y control de los contratos que conciertan con los clientes y proveedores de trabajos por cuenta propia u otro tipo de gestión económica no estatal, en correspondencia con las características de la producción o servicio que presta a la organización.
b) La actividad contratada y ejecutada por el trabajador por cuenta propia se encuentra aprobada por el Director de Trabajo de su municipio de residencia y por las UEBes facultadas que le corresponden autorizar el ejercicio de la actividad y que corresponde a la denominación y alcance establecidos en la Resolución No.42 de 2013 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
ANEXOS
c) La actividad económica objeto del contrato o realizada por el trabajador por cuenta propia coincide con la que aparece registrada en la inscripción en el Registro de Contribuyente de la Oficina de la Administración Tributaria que le corresponde.
d) Los contratos establecidos por la UEB y el trabajador por cuenta propia cumplen con la normativa vigente en el país en materia de contratación económica (Decreto Ley No. 304 de 2012 y Decreto No. 310 de 2012). Comprobar los aspectos que a continuación se detallan:
e) En la UEB existe control de los contratos suscritos con los trabajadores por cuenta propia.
f) Los contratos por escrito (manuscrito o en forma documental impresa) están actualizados y firmados por las personas autorizadas para actuar en representación legal de la UEB.
g) Los contratos verbales observan las reglas establecidas con carácter general para su concertación y existen las pruebas sustantivas que demuestran la legalidad y transparencia de las acciones ejecutadas, como pueden ser las facturas o documentos que acreditan el servicio prestado o productos recibidos y la cuantía pagada.
h) En el contrato por escrito consta la identificación de las partes con los aspectos que a continuación se detallan:
− Para la UEB: denominación o razón social, el domicilio, provincia de residencia legal, nacionalidad, el Banco del cual es cliente, número de las cuentas bancarias y monedas en que están denominadas, la inscripción en los registros correspondientes y los nombres y cargos de quienes las representan. En el caso de los representantes, se consigna el documento que acredita tal condición.
− Para los trabajadores por cuenta propia: sus nombres y apellidos, domicilio, ciudadanía, número de carnet de identidad, UEB y otros datos personales, nombre de la actividad autorizada a realizar, número de inscripción en el Registros de Contribuyente de la Oficina de la Administración Tributaria correspondiente, identificación de la sucursal bancaria y número de cuenta con que operan.
i) El contrato contiene claramente descrito: su objeto, precios y tarifas, cláusulas de pago, efectos de la falta de pago, parámetros de calidad, plazos de garantía comercial (cuando proceda), reclamaciones por incumplimiento de determinadas obligaciones, modificación y terminación del contrato, vigencia del contrato y solución de conflictos y penalidades
j) Cada contrato haya sido dictaminado por el asesor jurídico de la UEB, antes de ser firmado por las partes.
k) El valor cobrado o pagado por contrato firmado y ejecutado, se corresponde con el monto acordado. En caso de existir diferencias, investigar las causas y condiciones que originaron las mismas.
l) Si existe alguna modificación del contrato, ha sido por acuerdo de las partes, por disposición legal, o por decisión judicial.
m) Si existen contratos cancelados entre la UEB y trabajadores por cuenta propia, se especifican las causas y el monto de cada contrato.
n) Los contratos para la prestación de servicios deben pactar el lugar y los plazos determinados, así como las obligaciones logísticas necesarias para la realización del servicio y las facilidades que deba garantizar el cliente al prestador
o) Los pagos realizados por servicios a los trabajadores por cuenta propia no excedan los límites de gastos establecidos en el plano el presupuesto aprobado y que los instrumentos de pago empleados son los dispuestos en la Resolución No. 101 de 2011 del Banco Central de Cuba.
p) En los casos que sea necesario realizar pagos anticipados, que los mismos no excedan del 15% del valor total del contrato.
ANEXOS
q) Los pagos realizados a los trabajadores por cuenta propia son en pesos cubanos y solo en CUC para los casos regulados en la Resolución No. 32 de 2013 del Ministerio de Economía y Planificación.
r) Los trabajadores de la UEB conocen de la compraventa de servicios prestados por los trabajadores por cuenta propia a su UEB.
56 Se elaboran y controlan los diferentes tipos de contratos derivados de las relaciones de trabajo, monetarias y mercantiles, pactados con personas naturales y jurídicas, según lo establecido en las normas vigentes, teniendo en cuenta:
a) Exigencia por la calidad del proceso de negociación, elaboración, firma, ejecución, reclamación y control de los contratos.
116 Se garantiza la división de funciones y la contrapartida en las tareas y responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, en correspondencia con el contenido y función de cada cargo.
120 Están definidas todas las firmas autorizadas para las diferentes transacciones y operaciones de la entidad.
122 Las transacciones, operaciones y hechos cuentan con un soporte documental demostrativo, fiable y que garantice su trazabilidad.
124 Se cuenta con la documentación que complemente el cumplimiento de las directivas, y de la sustentación del Plan anual, en el Sector Empresarial.
125 Se mantiene actualizado el registro de los clientes y proveedores de la empresa y este es aprobado en el Comité de Contratación
126 Se controla que los pagos realizados estén sustentados en la existencia de los correspondientes contratos económicos y que estos estén vigentes.
128 El sistema de costo implantado se corresponde con el tipo de actividad que realiza la entidad e incluye:
a) Áreas de responsabilidad y centros de costo definidos.
b) Métodos de cálculo del costo empleado.
c) Análisis de las desviaciones del costo y su aplicación en la toma de decisiones.
d) Fichas de costo y precio.
129 Utilizadas como herramientas de dirección los resultados obtenidos en el cálculo de las razones financieras con la situación real de la UEB considerando en lo procedente las siguientes:
a) Razones de actividad: ciclo de cobros, ciclo de pagos, ciclo de efectivo y ciclo de inventarios.
b) Administración financieramente del inventario.
c) La estructura del inventario y sus respectivos ciclos deben corresponderse con las necesidades de la UEB.
d) Tratamiento adecuado según la legislación vigente a los inventarios ociosos y de lenta rotación.
e) Conocimiento de los instrumentos de cobros y pagos que puede emplear y que su selección sea adecuada.
f) Análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar y pagar que intervienen en el proceso de cobros y pagos, y que sus saldos estén conciliados y documentados.
g) Tratamiento financiero de las pérdidas.
h) Tributos e impuestos.
i) Daños y perjuicios económicos causados al patrimonio de la UEB o al Presupuesto del Estado.
ANEXOS
130 Se ha revisado que los procedimientos contables utilizados en la organización cumplan con las normas de control interno de los subsistemas contables vigentes por el Ministerio de Finanzas y Precios.
132 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Efectivo en caja, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) El efectivo y valores equivalentes se mantienen en un lugar apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc. y el cajero tiene firmada el Acta de Responsabilidad Material por la custodia del efectivo y otros bienes valores depositados en la caja de seguridad.
b) Cumple lo establecido con relación a la tenencia y custodia de la combinación de la caja seguridad.
c) Son verificados el importe de los ingresos cobrados en efectivo y se corresponden con la suma de los documentos justificantes.
d) Se controlan como está establecido los modelos de Recibo de Efectivo que se encuentran en poder del cajero.
e) Se controla que los cobros en efectivo procedentes de ingresos, no se utilicen para efectuar pagos.
f) Se realizan arqueos al efectivo en caja de forma sorpresiva y al término de cada mes.
g) La suma del efectivo en caja más los documentos pagados y no reembolsados coinciden con el fondo autorizado.
h) Se deposita en el banco al día hábil siguiente, el efectivo recaudado; de no ser así existe un documento por las personas facultadas que aprueba otro término. Se controlan los vales para pagos menores y sus justificantes, así como los modelos de depósitos de efectivo, según la legislación vigente.
i) Tienen establecido el registro para el control de los cheques emitidos, cargados por el banco, caducados y cancelados.
j) Se revisan los documentos que dan origen a los cheques antes de firmarlos.
k) Se controla que las personas autorizadas a firmar cheques no contabilicen dichas operaciones.
l) Existencia de registro de firmas autorizadas para el desarrollo de las diferentes operaciones en la caja.
m) Se controla el pago de los servicios a cuentapropistas de acuerdo a la legislación vigente.
133 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Efectivo en Banco, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Existe control sobre los cheques emitidos, cargados por el Banco, caducados y cancelados.
b) Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar los documentos que dan origen a la emisión de éstos, antes de firmarlos.
c) Cuando se concluye el expediente de pago, también debe revisar los documentos la persona que inició la operación, es decir, cuando se procede al archivo de la documentación (Oferta, factura, informe de recepción, certificación del servicio recibido, conciliación de saldo u otro).
d) Las operaciones de las cuentas bancarias se concilian periódicamente y existe evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en Banco, mensualmente.
e) Se revisan las operaciones y justificantes correspondientes a cobros automáticos.
f) Los pagos efectuados deben corresponderse con los conceptos y los montos aprobados en los presupuestos correspondientes.
ANEXOS
g) Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar estas operaciones.
134 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios y el cumplimiento de la política de gestión de inventarios establecida en el país, teniendo en cuentan lo siguiente:
a) La persona del almacén cuenta, mide y pesa todos los productos recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador (Recepción a ciega).
b) Los submayores de Inventario del área contable están al día.
c) El almacén informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos, dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de Inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.
d) La recepción del conductor eléctrico se hace en la unidad de medida operativa para facilitar el despacho.
e) Está elaborado un plan anual para efectuar conteos físicos periódicos del 10% de los productos almacenados y el mismo se cumple, cuando estos chequeos arrojen sistemáticamente diferencias, se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislación vigente.
f) El conductor eléctrico se chequea como parte del conteo periódico del 10%.
g) Las entidades tienen identificados en sus almacenes los productos de alta demanda en el mercado informal identificados como volátiles y se chequean como parte del conteo periódico del 10%.
h) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha responsabilidad, de acuerdo con lo establecido.
i) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.
j) Se controla a través de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, así como los productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito.
k) Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso; en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes, se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material.
l) El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables ni a los submayores de control de inventarios.
m) El área contable revisa los precios y cálculos de los productos decepcionados.
n) Los procedimientos seguidos con los inventarios de lento movimiento y ociosos cumplen con lo establecido en la legislación vigente.
o) Se cuenta con la aprobación emitida por el nivel correspondiente, para el destino final económicamente útil de los inventarios de lento movimiento y los ociosos.
136 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Activo Fijos, teniendo en cuenta lo siguiente:
l) Cada responsable de área tiene firmada un Acta de Responsabilidad Material de los activos fijos bajo su custodia.
ll) En el área contable debe constar con la información mínima indispensable de estos bienes, para su correcta identificación verificándose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente periódicamente.
ANEXOS
lll) Los modelos de Control por áreas de los activos fijos tangibles deben encontrarse actualizados, en éstas y en el área contable, y en los mismos debe llevarse el control del número de serie en los casos de equipos de transporte, eléctricos y electrónicos.
lV) Se elaboran inmediatamente a su ocurrencia los modelos de movimientos de estos bienes, por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar, ventas, etc.
V) Está elaborado un plan anual y se efectúan chequeos periódicos y sistemáticos de los bienes, en caso de detectarse faltantes o sobrantes se elaboran los expedientes correspondientes, se contabilizan éstos correctamente y se aplica en el caso de faltantes, la responsabilidad material.
Vl) Los valores de los activos fijos tangibles se deprecian mensualmente de acuerdo con las regulaciones vigentes y en base a las tasas establecidas para su reposición.
Vll) No se deprecian activos fijos tangibles que están en desuso por rotura, enviados a reparar u otras causas.
Vlll) Cuando se sustituya el responsable de un área debe efectuarse el chequeo de todos los activos fijos tangibles bajo su custodia, a fin de fijar la responsabilidad material correctamente.
lX) Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar aprobadas por los funcionarios autorizados.
X) Los activos fijos dados de baja (equipos electrodomésticos y medios informáticos) y que su destino final es la venta o entrega a materia prima son relacionados en un documento y está debidamente firmado por cada una de las partes como conforme.
Xl) Se da alta a los activos fijos tangibles al concluir las inversiones y se analizan los gastos que no se transfieren para diferirlos.
Xll) Se controlan los activos fijos intangibles en submayores habilitados al efecto y se amortizan mensualmente, en base a las tasas establecidas por el organismo superior.
Xlll) La entidad tiene conformado y custodia un expediente con los documentos siguientes: autorización de baja del activo con destino a chatarra emitida por el nivel de autorización correspondiente; movimiento de activo fijo tangible con todas las características de dicho activo y la firma de los niveles de autorización establecidos; dictamen técnico de la entidad competente si se trata de aparatos y equipos técnicos especiales; documento de baja emitido por la Oficina del Registro de Vehículos correspondiente que certifique la entrega de la chapa y la circulación, en el caso de medios y equipos de transporte; documento primario emitido por la Empresa de Recuperación de Materias Primas que recibe la chatarra o de la entidad autorizada por los órganos estatales a centralizar la entrega de chatarra.
XlV) Se encuentra actualizado el Registro de Equipos de la entidad, el cual coincide con el registro de activos fijos tangibles de la entidad.
137 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Nómina, teniendo en cuentan lo siguiente:
I. Se separan las funciones entre la persona que controla el tiempo laborado, la que confecciona la nómina, la que la paga y la que registra.
II. Se revisan y aprueban las nóminas antes de la extracción del efectivo para su pago por los diferentes sistemas de pagos y contra la plantilla cubierta (personal fijo y contratado) en cada área de responsabilidad.
Ill. Se efectúa la liquidación de las nóminas pagadas antes del término de cinco días y
se reintegran al banco los salarios no pagados.
lV. Se revisa, por el área de Contabilidad, que los salarios reintegrados coinciden con el importe reflejado en las nóminas en los espacios que aparecen no firmados, y si en el renglón no firmado por el trabajador se consigna la palabra REINTEGRO, el número y la fecha.
ANEXOS
V. Se aportan al Presupuesto del Estado los salarios no pagados al término de los 180 días.
VI. Están establecidos controles eficientes para la forma de pago mediante tarjetas prepagadas y por la entrega del efectivo para pago y liquidación de nóminas.
VII. Se controla el número del cheque de extracción del efectivo para pago de la
nómina, cuyo importe debe concordar con el total de los salarios, vacaciones y subsidios a pagar a los trabajadores.
Vlll. Se consigna la fecha y número del reintegro en el caso de los salarios indebidos y no reclamados en el espacio “Recibí Conforme”.
lX. Se garantiza la actualización del modelo SNC-4-80 “Registro de salarios y tiempo de servicio”.
X. Se comprueba la actualización de los submayores de vacaciones y el cuadre de la suma de sus saldos con el de la cuenta control correspondiente, no debiendo acumularse tiempo en exceso al autorizado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
XI. Se controlan según lo establecido en la legislación vigente los pagos por concepto de estipendio alimentario y de estimulación.
XII. En el diseño del sistema de pago por rendimiento aprobado anualmente por el jefe
máximo de la entidad facultada, se han tenido en cuenta los aspectos señalados en la legislación vigente.
XIll. Se certifican los indicadores y el pago de salario se realiza en correspondencia con los niveles de cumplimiento, no deteriorándose el gasto de salario por peso de valor agregado bruto planificado para el período.
XlV. Si se han efectuado pagos a los trabajadores sin respaldo productivo, se cuantifican los daños económicos ocasionados a la entidad. En el caso que proceda, se analizan con profundidad las causas y/o condiciones que incidieron en este actuar.
XV. La entidad posee el Plan de Inversiones para cada año, el cual forma parte del Plan
de la Economía Nacional, a partir del cual se planifica el proceso inversionista, y cuenta con dos fases fundamentales: “Plan de preparación de las inversiones” y “Plan de ejecución”.
XVI. Los sujetos principales de la inversión cumplen los preceptos relacionados en la legislación vigente.
139 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Cuentas por cobrar, teniendo en cuenta lo siguiente:
•a). Los modelos en blanco de facturas y órdenes de compras o de servicio se controlan en el área de contabilidad por persona ajena a la que los confecciona, están pre numerados y se controlan por dicha área las numeraciones de los emitidos y de los no utilizados.
•b). Existe separación de funciones entre el empleado del almacén que efectúe la entrega de productos o mercancías, el que confecciona la facturación y el que contabilice la operación, así como del que efectúe el cobro.
•c). Se concilian periódicamente las Facturas emitidas y los cobros efectuados según los datos contables con los de los clientes,
•d). Cuidando que se cumpla el principio de división de funciones.
•e). El registro contable de las facturas debe efectuarse en orden numérico, manteniéndose actualizados los submayores de los clientes y no presentar saldos envejecidos.
•f). El sistema de facturación de la Empresa está certificado y cumple con las medidas de seguridad previstas en las regulaciones.
ANEXOS
• LV. Deben mantenerse actualizados los Submayores de Cuentas por Cobrar Diversas y no presentar saldos envejecidos..
•g). No deben existir saldos por Pagos Anticipados, fuera de los términos pactados para su liquidación y en caso de corresponder a importes que permanezcan en poder de los proveedores, trasladarlos a la cuenta de Depósitos y Fianzas.
•h). Deben elaborarse expedientes por la cancelación de las Cuentas por Cobrar y aprobarse y registrarse correctamente
•i). Las Cuentas por Cobrar a clientes, las Diversas y los Pagos Anticipados tienen que analizarse por clientes, así como por cada Factura y cobro realizado y por edades y ser analizados por el Consejo de Dirección.
•j). El sistema de facturación de la Empresa está certificado y cumple con las medidas de seguridad previstas en las regulaciones.
•k). Deben mantenerse actualizados los Submayores de Cuentas por Cobrar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
•l). No deben existir saldos por Pagos Anticipados, fuera de los términos pactados para su liquidación y en caso de corresponder a importes que permanezcan en poder de los proveedores, trasladarlos a la cuenta de Depósitos y Fianzas.
•m). Deben elaborarse expedientes por la cancelación de las Cuentas por Cobrar y aprobarse y registrarse correctamente
•n). Las Cuentas por Cobrar a clientes, las Diversas y los Pagos Anticipados tienen que analizarse por clientes, así como por cada Factura y cobro realizado y por edades y ser analizados por el Consejo de Dirección.
•o). Las cuentas por cobrar a materias primas por la venta de conductor y otros medios están debidamente facturadas y se corresponden con los materiales retirados o dados de baja.
•p). La Provisión para Cuentas Incobrables debe estar autorizada por el Ministerio de Finanzas y Precios y operarse correctamente.
•q). Debe existir un registro para el control de los efectos por cobrar.
•r). Los efectos por cobrar pendientes y los descontados deben controlarse contablemente por sus vencimientos.
•s). Los saldos mostrados en las cuentas por cobrar en litigio y en proceso judicial estén debidamente sustentados por la documentación establecida en la legislación vigente.
•t). Se habilitan Expedientes de Cobros por Clientes contentivos de cada factura emitida y del cheque cobrado; así como de las reclamaciones aceptadas, mostrando por cada cliente o suministrador, según sea el caso, una relación de los documentos pendientes de cobro o pago analizados por el rango de edades predefinido. En caso de que la fecha de la factura y la del plazo dado al cliente para su cobro coincidan, se toma la fecha de la factura, de no coincidir se toma la fecha del plazo al cliente.
•u). Las diferencias que surgen en los procesos de conciliación son depuradas en un término no mayor de cinco días hábiles.
•v). Las diferencias que surgen en los procesos de conciliación son depuradas en un término no mayor de cinco días hábiles.
140 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Cuentas por pagar, teniendo en cuenta lo siguiente:
a). Se concilia periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con los de los suministradores, dejando evidencia documental de esas conciliaciones.
ANEXOS
b). Se elaboran expedientes de pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.
c). Se mantienen al día los Submayores de Cuentas por Pagar a Suministradores, los de Cuentas por Pagar Diversas y los de Cobros Anticipados y no presentar saldos envejecidos.
d). Se liquidan en tiempo los préstamos bancarios recibidos.
e). Las Cuentas por Pagar a proveedores, las Diversas y los Cobros Anticipados deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.
f). Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores se controlan para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
g). Mensualmente se verifica que la suma de los saldos de todos los Submayores de las cuentas por pagar coincida con los de las cuentas de control correspondientes (Incluyendo los de Depósitos Recibidos).
h). Los Efectos por Pagar deben registrarse correctamente, analizándose sus fechas de vencimiento para efectuar sus pagos correctamente.
i). Se informa al banco trimestralmente, las cuentas por pagar en pesos cubanos vencidas por más de seis meses.
j). Las diferencias que surgen en los procesos de conciliación son depuradas en un término no mayor de cinco días hábiles.
142 Se comprueba la efectividad del control interno en el tema Faltantes, Pérdidas y Sobrantes, teniendo en cuenta lo siguiente:
a). En los casos de faltantes, pérdidas o sobrantes de Activos Fijos Tangibles, bienes materiales o recursos monetarios: se determinan éstos en unidades físicas y en valor en aquellos casos en que solamente proceda legalmente; el monto de la depreciación acumulada de los Activos Fijos Tangibles; las causas y condiciones que les dieron lugar, investigaciones o comprobaciones realizadas; y la denuncia en caso de faltantes, ante el órgano estatal competente.
b) En los casos de mercancías por faltantes de Origen en las Operaciones de Comercio Exterior, se cuenta con: la factura del proveedor; la certificación de conocimiento de embarque; el certificado de supervisión de la mercancía en Origen por una tercera entidad; la declaración de mercancía; el certificado del pesaje por la Empresa de Servicios de Certificación y Pesaje de las Cargas; el certificado de supervisión de la mercancía en Destino por una tercera entidad; y la reclamación al proveedor o al seguro.
c) En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar, se cuenta con: el nombre del o de los clientes o suministradores; las causas por las que no se efectuó el cobro o pago; la constancia de las gestiones realizadas para el cobro; la certificación del suministrador de la no existencia del adeudo.
d) En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar debido a faltantes de mercancías en la entrega que son transportadas por un tercero: tiene constancia de las gestiones realizadas con éste y su resultado. De ser imputable al transportista, siempre que lo haya firmado, se reconoce la cuenta por cobrar a éste y se cancela el faltante.
e) En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar debido a faltantes de mercancías en la entrega, por las transportaciones realizadas con medios propios que no son responsabilidad del transportista: se tramita el expediente de faltante de inventario.
ANEXOS
f) En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar debido a faltantes de mercancías en la entrega, que son faltantes de origen y responsabilidad del proveedor: se procede a la reclamación y se reconoce la cuenta por cobrar contra la cuenta faltante, cerrando el expediente. Lo mismo se hace cuando son mercancías cubiertas por el seguro.
g) En el caso de consumo material o gastos no registrados en el año, se cuenta con: los documentos que amparan los gastos; las causas por las que no se efectuó el registro en su oportunidad; y el importe total.
h) El expediente destinado para los ajustes, realizados a consecuencia de las rebajas de precios minoristas, por pérdidas de calidad en los productos agropecuarios, cuenta con: las actas detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores autorizados para aprobar las citadas rebajas; y el importe total.
i) Las pérdidas por baja de productos vencidos, cuentan con: las actas detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores autorizados para aprobarlas; un listado que contenga, para cada producto, la descripción, la cantidad, el precio, el importe, la fecha de adquisición y la fecha de vencimiento; el importe total de la pérdida, la certificación del destino de los productos vencidos; y las gestiones realizadas por la entidad antes de su fecha de vencimiento, pasa su utilización o venta.
j) Se analizan las causas que generan las mermas y deterioros en exceso a las normas técnicas; el importe de cada producto y el monto total de la afectación.
k) Las cancelaciones por adeudos con el órgano estatal o el Presupuesto del Estado, que no son tramitadas oportunamente, cuentan con: el documento primario que genera el adeudo; el importe total; y la certificación del Ministerio de Finanzas y Precios o del órgano estatal que autorice la cancelación del adeudo.
145 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Refuerzo Alimentario, teniendo en cuentan lo siguiente:
a) Verificar la exactitud de las operaciones contables relacionadas con los ingresos y gastos, la existencia del respaldo documental y comportamiento del indicador costo por peso en los últimos seis meses.
b) Tiene la UEB evidencia de la realización de acciones periódicas para el control de los servicios de alimentación con terceros y tiene instrumentado un mecanismo de control que sea efectivo.
c) Los pagos que se realizan a terceros por servicios de alimentación se concilian contra las demandas.
157 El local de la caja fuerte cumple con las medidas de seguridad establecidas y el acceso al mismo está limitado solamente a trabajadores de esa área.
193 Se realiza por parte de los Jefes del área de contabilidad la verificación de la veracidad de la información relacionada con la emisión de los balances económicos.
196 Todos los saldos de las cuentas reflejadas en los balances económicos tienen evidencia documental de su respaldo.
209 Se controla, que las áreas interesadas realicen la conciliación con proveedores y clientes y que la Empresa tenga elaborado un programa de conciliación que garantice mantener sus cuentas respaldadas.
Tomado de: UEB Empresa Eléctrica Caibarién.
ANEXOS
Anexo No 2: Guía de Autocontrol adecuada a la Contabilidad, actualizada con la
guía general.
ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO
44 Poseen los certificados de inscripción en los registros públicos correspondientes, según la actividad que realiza la entidad (Registros de la Oficina Nacional de Estadística e Información, la Oficina Nacional de Administración Tributaria, Registro Comercial, la Cámara de Comercio, entre otros).
54 Se controla que exista una correcta contratación económica entre los principales suministradores y clientes, las cuales pueden ser entidades estatales y no estatales, sobre los productos y servicios que se definan por la entidad, y se logra el adecuado proceso de conciliación entre ellos; delimitando entre otros, los siguientes aspectos:
a) Objeto de Contrato
b) Objeto de las prestaciones derivadas del contrato.
c) Plazos para el cumplimiento de las obligaciones.
d) Términos o reglas internacionales.
e) Precios y tarifas.
f) Pago: forma, medio, plazo, tasas de interés, lugar y cualquier otra condición del pago.
g) Efectos de la falta de pago.
h) Concurrencia y parámetros de calidad.
i) Plazos de la garantía comercial, en correspondencia con la naturaleza de la prestación que constituye el objeto del contrato, o en su caso, de acuerdo con las normas vigentes.
j) Cuando proceda, la relación de la documentación técnica y comercial a entregar.
k) Cuando corresponda, la parte que debe obtener el seguro en virtud de los términos del contrato y de los riesgos contra los cuales se establece.
l) Reclamaciones por incumplimiento de determinadas obligaciones, como soluciones alternativas para el cumplimiento.
m) Formas de aviso ante la eventual posibilidad de un incumplimiento en su ejecución.
n) Solución de controversias, donde se especifique el órgano judicial o arbitral ante el que se resolverán las controversias.
o) Modificación y terminación del contrato.
p) Vigencia del contrato.
55 En caso de que los procesos de contratación de los productos y servicios se realicen con trabajadores por cuenta propia, u otra forma de gestión no estatal, se debe cumplir lo siguiente:
a) La UEB tiene establecidos procedimientos o ha recibido de las instancias superiores indicaciones por escrito para realizar el proceso de negociación, elaboración, firma, ejecución, reclamación y control de los contratos que conciertan con los clientes y proveedores de trabajos por cuenta propia u otro tipo de gestión económica no estatal, en correspondencia con las características de la producción o servicio que presta a la organización.
b) La actividad contratada y ejecutada por el trabajador por cuenta propia se encuentra aprobada por el Director de Trabajo de su municipio de residencia y por las UEB es facultadas que le corresponden autorizar el ejercicio de la actividad y que corresponde a la denominación y alcance establecidos en la Resolución No.42 de 2013 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
ANEXOS
c) La actividad económica objeto del contrato o realizada por el trabajador por cuenta propia coincide con la que aparece registrada en la inscripción en el Registro de Contribuyente de la Oficina de la Administración Tributaria que le corresponde.
d) Los contratos establecidos por la UEB y el trabajador por cuenta propia cumplen con la normativa vigente en el país en materia de contratación económica (Decreto Ley No. 304 de 2012 y Decreto No. 310 de 2012). Comprobar los aspectos que a continuación se detallan:
e) En la UEB existe control de los contratos suscritos con los trabajadores por cuenta propia.
f) Los contratos por escrito (manuscrito o en forma documental impresa) están actualizados y firmados por las personas autorizadas para actuar en representación legal de la UEB.
g) Los contratos verbales observan las reglas establecidas con carácter general para su concertación y existen las pruebas sustantivas que demuestran la legalidad y transparencia de las acciones ejecutadas, como pueden ser las facturas o documentos que acreditan el servicio prestado o productos recibidos y la cuantía pagada.
h) En el contrato por escrito consta la identificación de las partes con los aspectos que a continuación se detallan:
− Para la UEB: denominación o razón social, el domicilio, provincia de residencia legal, nacionalidad, el Banco del cual es cliente, número de las cuentas bancarias y monedas en que están denominadas, la inscripción en los registros correspondientes y los nombres y cargos de quienes las representan. En el caso de los representantes, se consigna el documento que acredita tal condición.
− Para los trabajadores por cuenta propia: sus nombres y apellidos, domicilio, ciudadanía, número de carnet de identidad, UEB y otros datos personales, nombre de la actividad autorizada a realizar, número de inscripción en el Registros de Contribuyente de la Oficina de la Administración Tributaria correspondiente, identificación de la sucursal bancaria y número de cuenta con que operan.
i) El contrato contiene claramente descrito: su objeto, precios y tarifas, cláusulas de pago, efectos de la falta de pago, parámetros de calidad, plazos de garantía comercial (cuando proceda), reclamaciones por incumplimiento de determinadas obligaciones, modificación y terminación del contrato, vigencia del contrato y solución de conflictos y penalidades
j) Cada contrato haya sido dictaminado por el asesor jurídico de la UEB, antes de ser firmado por las partes.
k) El valor cobrado o pagado por contrato firmado y ejecutado, se corresponde con el monto acordado. En caso de existir diferencias, investigar las causas y condiciones que originaron las mismas.
l) Si existe alguna modificación del contrato, ha sido por acuerdo de las partes, por disposición legal, o por decisión judicial.
m) Si existen contratos cancelados entre la UEB y trabajadores por cuenta propia, se especifican las causas y el monto de cada contrato.
n) Los contratos para la prestación de servicios deben pactar el lugar y los plazos determinados, así como las obligaciones logísticas necesarias para la realización del servicio y las facilidades que deba garantizar el cliente al prestador
o) Los pagos realizados por servicios a los trabajadores por cuenta propia no excedan los límites de gastos establecidos en el plano el presupuesto aprobado y que los instrumentos de pago empleados son los dispuestos en la Resolución No. 101 de 2011 del Banco Central de Cuba.
p) En los casos que sea necesario realizar pagos anticipados, que los mismos no excedan del 15% del valor total del contrato.
ANEXOS
q) Los pagos realizados a los trabajadores por cuenta propia son en pesos cubanos y solo en CUC para los casos regulados en la Resolución No. 32 de 2013 del Ministerio de Economía y Planificación.
r) Los trabajadores de la UEB conocen de la compraventa de servicios prestados por los trabajadores por cuenta propia a su UEB.
56 Se elaboran y controlan los diferentes tipos de contratos derivados de las relaciones de trabajo, monetarias y mercantiles, pactados con personas naturales y jurídicas, según lo establecido en las normas vigentes, teniendo en cuenta:
a) Exigencia por la calidad del proceso de negociación, elaboración, firma, ejecución, reclamación y control de los contratos.
116 Se garantiza la división de funciones y la contrapartida en las tareas y responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, en correspondencia con el contenido y función de cada cargo.
120 Están definidas todas las firmas autorizadas para las diferentes transacciones y operaciones de la entidad.
122 Las transacciones, operaciones y hechos cuentan con un soporte documental demostrativo, fiable y que garantice su trazabilidad.
124 Se cuenta con la documentación que complemente el cumplimiento de las directivas, y de la sustentación del Plan anual, en el Sector Empresarial.
125 Se mantiene actualizado el registro de los clientes y proveedores de la empresa y este es aprobado en el Comité de Contratación
126 Se controla que los pagos realizados estén sustentados en la existencia de los correspondientes contratos económicos y que estos estén vigentes.
128 El sistema de costo implantado se corresponde con el tipo de actividad que realiza la entidad e incluye:
a) Áreas de responsabilidad y centros de costo definidos.
b) Métodos de cálculo del costo empleado.
c) Análisis de las desviaciones del costo y su aplicación en la toma de decisiones.
d) Fichas de costo y precio.
129 Utilizadas como herramientas de dirección los resultados obtenidos en el cálculo de las razones financieras con la situación real de la UEB considerando en lo procedente las siguientes:
a) Razones de actividad: ciclo de cobros, ciclo de pagos, ciclo de efectivo y ciclo de inventarios.
b) Administración financieramente del inventario.
c) La estructura del inventario y sus respectivos ciclos deben corresponderse con las necesidades de la UEB.
d) Tratamiento adecuado según la legislación vigente a los inventarios ociosos y de lenta rotación.
e) Conocimiento de los instrumentos de cobros y pagos que puede emplear y que su selección sea adecuada.
f) Análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar y pagar que intervienen en el proceso de cobros y pagos, y que sus saldos estén conciliados y documentados.
g) Tratamiento financiero de las pérdidas.
h) Tributos e impuestos.
i) Daños y perjuicios económicos causados al patrimonio de la UEB o al Presupuesto del Estado.
ANEXOS
130 Se ha revisado que los procedimientos contables utilizados en la organización cumplan con las normas de control interno de los subsistemas contables vigentes por el Ministerio de Finanzas y Precios.
132 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Efectivo en caja, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) El efectivo y valores equivalentes se mantienen en un lugar apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc. y el cajero tiene firmada el Acta de Responsabilidad Material por la custodia del efectivo y otros bienes valores depositados en la caja de seguridad.
b) Cumple lo establecido con relación a la tenencia y custodia de la combinación de la caja seguridad.
c) Son verificados el importe de los ingresos cobrados en efectivo y se corresponden con la suma de los documentos justificantes.
d) Se controlan como está establecido los modelos de Recibo de Efectivo que se encuentran en poder del cajero.
e) Se controla que los cobros en efectivo procedentes de ingresos, no se utilicen para efectuar pagos.
f) Se realizan arqueos al efectivo en caja de forma sorpresiva y al término de cada mes.
g) La suma del efectivo en caja más los documentos pagados y no reembolsados coinciden con el fondo autorizado.
h) Se deposita en el banco al día hábil siguiente, el efectivo recaudado; de no ser así existe un documento por las personas facultadas que aprueba otro término. Se controlan los vales para pagos menores y sus justificantes, así como los modelos de depósitos de efectivo, según la legislación vigente.
i) Tienen establecido el registro para el control de los cheques emitidos, cargados por el banco, caducados y cancelados.
j) Se revisan los documentos que dan origen a los cheques antes de firmarlos.
k) Se controla que las personas autorizadas a firmar cheques no contabilicen dichas operaciones.
l) Existencia de registro de firmas autorizadas para el desarrollo de las diferentes operaciones en la caja.
m) Se controla el pago de los servicios a cuentapropistas de acuerdo a la legislación vigente.
133 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Efectivo en Banco, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Existe control sobre los cheques emitidos, cargados por el Banco, caducados y cancelados.
b) Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar los documentos que dan origen a la emisión de éstos, antes de firmarlos.
c) Cuando se concluye el expediente de pago, también debe revisar los documentos la persona que inició la operación, es decir, cuando se procede al archivo de la documentación (Oferta, factura, informe de recepción, certificación del servicio recibido, conciliación de saldo u otro).
d) Las operaciones de las cuentas bancarias se concilian periódicamente y existe evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en Banco, mensualmente.
e) Se revisan las operaciones y justificantes correspondientes a cobros automáticos.
f) Los pagos efectuados deben corresponderse con los conceptos y los montos aprobados en los presupuestos correspondientes.
ANEXOS
g) Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar estas operaciones.
134 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Inventarios y el cumplimiento de la política de gestión de inventarios establecida en el país, teniendo en cuentan lo siguiente:
a) La persona del almacén cuenta, mide y pesa todos los productos recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador (Recepción a ciega).
b) Los submayores de Inventario del área contable están al día.
c) El almacén informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos, dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de Inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.
d) La recepción del conductor eléctrico se hace en la unidad de medida operativa para facilitar el despacho.
e) Está elaborado un plan anual para efectuar conteos físicos periódicos del 10% de los productos almacenados y el mismo se cumple, cuando estos chequeos arrojen sistemáticamente diferencias, se realiza un inventario general anual y se depuran las mismas conforme a la legislación vigente.
f) El conductor eléctrico se chequea como parte del conteo periódico del 10%.
g) Las entidades tienen identificados en sus almacenes los productos de alta demanda en el mercado informal identificados como volátiles y se chequean como parte del conteo periódico del 10%.
h) El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha responsabilidad, de acuerdo con lo establecido.
i) Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.
j) Se controla a través de las tarjetas de estiba y de los submayores de inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, así como los productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito.
k) Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso; en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se elaboran los expedientes correspondientes, se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material.
l) El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables ni a los submayores de control de inventarios.
m) El área contable revisa los precios y cálculos de los productos decepcionados.
n) Los procedimientos seguidos con los inventarios de lento movimiento y ociosos cumplen con lo establecido en la legislación vigente.
o) Se cuenta con la aprobación emitida por el nivel correspondiente, para el destino final económicamente útil de los inventarios de lento movimiento y los ociosos.
136 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Activo Fijos, teniendo en cuenta lo siguiente:
l) Cada responsable de área tiene firmada un Acta de Responsabilidad Material de los activos fijos bajo su custodia.
Ll) En el área contable debe constar con la información mínima indispensable de estos bienes, para su correcta identificación verificándose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente periódicamente.
ANEXOS
El) Los modelos de Control por áreas de los activos fijos tangibles deben encontrarse actualizados, en éstas y en el área contable, y en los mismos debe llevarse el control del número de serie en los casos de equipos de transporte, eléctricos y electrónicos.
lb) Se elaboran inmediatamente a su ocurrencia los modelos de movimientos de estos bienes, por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar, ventas, etc.
V) Está elaborado un plan anual y se efectúan chequeos periódicos y sistemáticos de los bienes, en caso de detectarse faltantes o sobrantes se elaboran los expedientes correspondientes, se contabilizan éstos correctamente y se aplica en el caso de faltantes, la responsabilidad material.
Vl) Los valores de los activos fijos tangibles se deprecian mensualmente de acuerdo con las regulaciones vigentes y en base a las tasas establecidas para su reposición.
Vl) No se deprecian activos fijos tangibles que están en desuso por rotura, enviados a reparar u otras causas.
Bill) Cuando se sustituya el responsable de un área debe efectuarse el chequeo de todos los activos fijos tangibles bajo su custodia, a fin de fijar la responsabilidad material correctamente.
Lux) Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar aprobadas por los funcionarios autorizados.
X) Los activos fijos dados de baja (equipos electrodomésticos y medios informáticos) y que su destino final es la venta o entrega a materia prima son relacionados en un documento y está debidamente firmado por cada una de las partes como conforme.
XXl) Se da alta a los activos fijos tangibles al concluir las inversiones y se analizan los gastos que no se transfieren para diferirlos.
XXl) Se controlan los activos fijos intangibles en submayores habilitados al efecto y se amortizan mensualmente, en base a las tasas establecidas por el organismo superior.
XlX) La entidad tiene conformado y custodia un expediente con los documentos siguientes: autorización de baja del activo con destino a chatarra emitida por el nivel de autorización correspondiente; movimiento de activo fijo tangible con todas las características de dicho activo y la firma de los niveles de autorización establecidos; dictamen técnico de la entidad competente si se trata de aparatos y equipos técnicos especiales; documento de baja emitido por la Oficina del Registro de Vehículos correspondiente que certifique la entrega de la chapa y la circulación, en el caso de medios y equipos de transporte; documento primario emitido por la Empresa de Recuperación de Materias Primas que recibe la chatarra o de la entidad autorizada por los órganos estatales a centralizar la entrega de chatarra.
XlX) Se encuentra actualizado el Registro de Equipos de la entidad, el cual coincide con el registro de activos fijos tangibles de la entidad.
137 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Nómina, teniendo en cuentan lo siguiente:
I. Se separan las funciones entre la persona que controla el tiempo laborado, la que confecciona la nómina, la que la paga y la que registra.
II. Se revisan y aprueban las nóminas antes de la extracción del efectivo para su pago por los diferentes sistemas de pagos y contra la plantilla cubierta (personal fijo y contratado) en cada área de responsabilidad.
Hill. Se efectúa la liquidación de las nóminas pagadas antes del término de cinco días
y se reintegran al banco los salarios no pagados.
lb. Se revisa, por el área de Contabilidad, que los salarios reintegrados coinciden con el importe reflejado en las nóminas en los espacios que aparecen no firmados, y si en el renglón no firmado por el trabajador se consigna la palabra REINTEGRO, el número y la fecha.
ANEXOS
V. Se aportan al Presupuesto del Estado los salarios no pagados al término de los 180 días.
VI. Están establecidos controles eficientes para la forma de pago mediante tarjetas propagadas y por la entrega del efectivo para pago y liquidación de nóminas.
VII. Se controla el número del cheque de extracción del efectivo para pago de la
nómina, cuyo importe debe concordar con el total de los salarios, vacaciones y subsidios a pagar a los trabajadores.
Bill. Se consigna la fecha y número del reintegro en el caso de los salarios indebidos y no reclamados en el espacio “Recibí Conforme”.
Lux. Se garantiza la actualización del modelo SNC-4-80 “Registro de salarios y tiempo de servicio”.
X. Se comprueba la actualización de los submayores de vacaciones y el cuadre de la suma de sus saldos con el de la cuenta control correspondiente, no debiendo acumularse tiempo en exceso al autorizado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
XI. Se controlan según lo establecido en la legislación vigente los pagos por concepto de estipendio alimentario y de estimulación.
XII. En el diseño del sistema de pago por rendimiento aprobado anualmente por el jefe
máximo de la entidad facultada, se han tenido en cuenta los aspectos señalados en la legislación vigente.
Sil. Se certifican los indicadores y el pago de salario se realiza en correspondencia con los niveles de cumplimiento, no deteriorándose el gasto de salario por peso de valor agregado bruto planificado para el período.
XlX. Si se han efectuado pagos a los trabajadores sin respaldo productivo, se cuantifican los daños económicos ocasionados a la entidad. En el caso que proceda, se analizan con profundidad las causas y/o condiciones que incidieron en este actuar.
XV. La entidad posee el Plan de Inversiones para cada año, el cual forma parte del Plan
de la Economía Nacional, a partir del cual se planifica el proceso inversionista, y cuenta con dos fases fundamentales: “Plan de preparación de las inversiones” y “Plan de ejecución”.
XVI. Los sujetos principales de la inversión cumplen los preceptos relacionados en la legislación vigente.
139 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Cuentas por cobrar, teniendo en cuenta lo siguiente:
•A). Los modelos en blanco de facturas y órdenes de compras o de servicio se controlan en el área de contabilidad por persona ajena a la que los confecciona, están pre numerados y se controlan por dicha área las numeraciones de los emitidos y de los no utilizados.
•b). Existe separación de funciones entre el empleado del almacén que efectúe la entrega de productos o mercancías, el que confecciona la facturación y el que contabilice la operación, así como del que efectúe el cobro.
•c). Se concilian periódicamente las Facturas emitidas y los cobros efectuados según los datos contables con los de los clientes,
•d). Cuidando que se cumpla el principio de división de funciones.
•e). El registro contable de las facturas debe efectuarse en orden numérico, manteniéndose actualizados los submayores de los clientes y no presentar saldos envejecidos.
•f). El sistema de facturación de la Empresa está certificado y cumple con las medidas de seguridad previstas en las regulaciones.
ANEXOS
• LV. Deben mantenerse actualizados los Submayores de Cuentas por Cobrar Diversas y no presentar saldos envejecidos...
•g). No deben existir saldos por Pagos Anticipados, fuera de los términos pactados para su liquidación y en caso de corresponder a importes que permanezcan en poder de los proveedores, trasladarlos a la cuenta de Depósitos y Fianzas.
•h). Deben elaborarse expedientes por la cancelación de las Cuentas por Cobrar y aprobarse y registrarse correctamente
•I). Las Cuentas por Cobrar a clientes, las Diversas y los Pagos Anticipados tienen que analizarse por clientes, así como por cada Factura y cobro realizado y por edades y ser analizados por el Consejo de Dirección.
•j). El sistema de facturación de la Empresa está certificado y cumple con las medidas de seguridad previstas en las regulaciones.
•k). Deben mantenerse actualizados los Submayores de Cuentas por Cobrar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
•l). No deben existir saldos por Pagos Anticipados, fuera de los términos pactados para su liquidación y en caso de corresponder a importes que permanezcan en poder de los proveedores, trasladarlos a la cuenta de Depósitos y Fianzas.
•m). Deben elaborarse expedientes por la cancelación de las Cuentas por Cobrar y aprobarse y registrarse correctamente
•n). Las Cuentas por Cobrar a clientes, las Diversas y los Pagos Anticipados tienen que analizarse por clientes, así como por cada Factura y cobro realizado y por edades y ser analizados por el Consejo de Dirección.
•o). Las cuentas por cobrar a materias primas por la venta de conductor y otros medios están debidamente facturadas y se corresponden con los materiales retirados o dados de baja.
•p). La Provisión para Cuentas Incobrables debe estar autorizada por el Ministerio de Finanzas y Precios y operarse correctamente.
•q). Debe existir un registro para el control de los efectos por cobrar.
•r). Los efectos por cobrar pendientes y los descontados deben controlarse contablemente por sus vencimientos.
•s). Los saldos mostrados en las cuentas por cobrar en litigio y en proceso judicial estén debidamente sustentados por la documentación establecida en la legislación vigente.
•t). Se habilitan Expedientes de Cobros por Clientes contentivos de cada factura emitida y del cheque cobrado; así como de las reclamaciones aceptadas, mostrando por cada cliente o suministrador, según sea el caso, una relación de los documentos pendientes de cobro o pago analizados por el rango de edades predefinido. En caso de que la fecha de la factura y la del plazo dado al cliente para su cobro coincidan, se toma la fecha de la factura, de no coincidir se toma la fecha del plazo al cliente.
•u). Las diferencias que surgen en los procesos de conciliación son depuradas en un término no mayor de cinco días hábiles.
•v). Las diferencias que surgen en los procesos de conciliación son depuradas en un término no mayor de cinco días hábiles.
140 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema Cuentas por pagar, teniendo en cuenta lo siguiente:
a). Se concilia periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con los de los suministradores, dejando evidencia documental de esas conciliaciones.
ANEXOS
b). Se elaboran expedientes de pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.
C. Se mantienen al día los Submayores de Cuentas por Pagar a Suministradores, los de Cuentas por Pagar Diversas y los de Cobros Anticipados y no presentar saldos envejecidos.
d). Se liquidan en tiempo los préstamos bancarios recibidos.
e). Las Cuentas por Pagar a proveedores, las Diversas y los Cobros Anticipados deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.
f). Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores se controlan para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
g). Mensualmente se verifica que la suma de los saldos de todos los Submayores de las cuentas por pagar coincida con los de las cuentas de control correspondientes (Incluyendo los de Depósitos Recibidos).
h). Los Efectos por Pagar deben registrarse correctamente, analizándose sus fechas de vencimiento para efectuar sus pagos correctamente.
i). Se informa al banco trimestralmente, las cuentas por pagar en pesos cubanos vencidas por más de seis meses.
j). Las diferencias que surgen en los procesos de conciliación son depuradas en un término no mayor de cinco días hábiles.
142 Se comprueba la efectividad del control interno en el tema Faltantes, Pérdidas y Sobrantes, teniendo en cuenta lo siguiente:
a). En los casos de faltantes, pérdidas o sobrantes de Activos Fijos Tangibles, bienes materiales o recursos monetarios: se determinan éstos en unidades físicas y en valor en aquellos casos en que solamente proceda legalmente; el monto de la depreciación acumulada de los Activos Fijos Tangibles; las causas y condiciones que les dieron lugar, investigaciones o comprobaciones realizadas; y la denuncia en caso de faltantes, ante el órgano estatal competente.
b) En los casos de mercancías por faltantes de Origen en las Operaciones de Comercio Exterior, se cuenta con: la factura del proveedor; la certificación de conocimiento de embarque; el certificado de supervisión de la mercancía en Origen por una tercera entidad; la declaración de mercancía; el certificado del pesaje por la Empresa de Servicios de Certificación y Pesaje de las Cargas; el certificado de supervisión de la mercancía en Destino por una tercera entidad; y la reclamación al proveedor o al seguro.
c) En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar, se cuenta con: el nombre del o de los clientes o suministradores; las causas por las que no se efectuó el cobro o pago; la constancia de las gestiones realizadas para el cobro; la certificación del suministrador de la no existencia del adeudo.
d) En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar debido a faltantes de mercancías en la entrega que son transportadas por un tercero: tiene constancia de las gestiones realizadas con éste y su resultado. De ser imputable al transportista, siempre que lo haya firmado, se reconoce la cuenta por cobrar a éste y se cancela el faltante.
e) En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar debido a faltantes de mercancías en la entrega, por las transportaciones realizadas con medios propios que no son responsabilidad del transportista: se tramita el expediente de faltante de inventario.
ANEXOS
f) En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar debido a faltantes de mercancías en la entrega, que son faltantes de origen y responsabilidad del proveedor: se procede a la reclamación y se reconoce la cuenta por cobrar contra la cuenta faltante, cerrando el expediente. Lo mismo se hace cuando son mercancías cubiertas por el seguro.
g) En el caso de consumo material o gastos no registrados en el año, se cuenta con: los documentos que amparan los gastos; las causas por las que no se efectuó el registro en su oportunidad; y el importe total.
h) El expediente destinado para los ajustes, realizados a consecuencia de las rebajas de precios minoristas, por pérdidas de calidad en los productos agropecuarios, cuenta con: las actas detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores autorizados para aprobar las citadas rebajas; y el importe total.
i) Las pérdidas por baja de productos vencidos, cuentan con: las actas detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores autorizados para aprobarlas; un listado que contenga, para cada producto, la descripción, la cantidad, el precio, el importe, la fecha de adquisición y la fecha de vencimiento; el importe total de la pérdida, la certificación del destino de los productos vencidos; y las gestiones realizadas por la entidad antes de su fecha de vencimiento, pasa su utilización o venta.
j) Se analizan las causas que generan las mermas y deterioros en exceso a las normas técnicas; el importe de cada producto y el monto total de la afectación.
k) Las cancelaciones por adeudos con el órgano estatal o el Presupuesto del Estado, que no son tramitadas oportunamente, cuentan con: el documento primario que genera el adeudo; el importe total; y la certificación del Ministerio de Finanzas y Precios o del órgano estatal que autorice la cancelación del adeudo.
145 Se comprueba la efectividad del control interno en el Subsistema de Refuerzo Alimentario, teniendo en cuentan lo siguiente:
d) Verificar la exactitud de las operaciones contables relacionadas con los ingresos y gastos, la existencia del respaldo documental y comportamiento del indicador costo por peso en los últimos seis meses.
e) Tiene la UEB evidencia de la realización de acciones periódicas para el control de los servicios de alimentación con terceros y tiene instrumentado un mecanismo de control que sea efectivo.
f) Los pagos que se realizan a terceros por servicios de alimentación se concilian contra las demandas.
157 El local de la caja fuerte cumple con las medidas de seguridad establecidas y el acceso al mismo está limitado solamente a trabajadores de esa área.
193 Se realiza por parte de los Jefes del área de contabilidad la verificación de la veracidad de la información relacionada con la emisión de los balances económicos.
196 Todos los saldos de las cuentas reflejadas en los balances económicos tienen evidencia documental de su respaldo.
209 Se controla, que las áreas interesadas realicen la conciliación con proveedores y clientes y que la Empresa tenga elaborado un programa de conciliación que garantice mantener sus cuentas respaldadas.
207 El sistema de control interno implementado se corresponde con los principios y
características que se refrendan en la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la
República
210 Adecuada la Guía de Autocontrol a las condiciones y características de la entidad y sus
dependencias.
ANEXOS
214 Se elaboran los planes de medidas cuando se identifican aspectos negativos como
resultado de la aplicación de la Guía de Autocontrol y estos tienen definidos a los
responsables, los ejecutantes, la fecha de cumplimiento y las medidas correctivas y
preventivas.
222 Se logra medir el impacto sobre el control y cumplimiento de las tareas, constatando
mayor calidad, motivación y mejores resultados de trabajo, producto del cambio en la
mentalidad de los directivos en cuanto al desarrollo de sus funcionen a partir de la
implementación y actualización del modelo de gestión económica aprobado en los
Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución.
235 Cuando se aplica la responsabilidad material existen los Expedientes de aplicación de
Responsabilidad Material
236 El Libro de Incidencia de la entidad se encuentra actualizado.
246 No existen equipos y materiales ajenos a las instalaciones en cuestión.
247 Se encuentran debidamente organizados los medios que no están en uso (CEE,
transformadores retirados, cables, crucetas, aisladores, etc.)
248 Existen las redes de drenaje pluviales, albañales y tecnológicas y se encuentran en buen
estado.
250 Las lámparas o luminarias en techos o áreas exteriores se encuentran limpias, pintadas y
la iluminación que brindan es adecuada.
251 Se tiene identificados y localizables los instrumentos necesarios para enfrentar
situaciones de emergencia.
258 Los lugares de almacenamiento y disposición final reúnen las condiciones de seguridad
física y ambiental requeridas.
Elaboración propia (2019)2.
2 Adecuada sobre la original de la UEB Empresa Eléctrica de Caibarién. (N. de la A.)
ANEXOS
Anexo No 3: Registro de Transformadores
REGISTRO DE TRANSFORMADORES
No. SERIE
No. E.C.E
CAPACIDAD
FABRICANTE
TIPO Ciclos FASES IMP %
PROTECCION AT BT CLASE ENFRIAMIENTO E.C.E
CON INTERRUPTOR DIAGRAMA VECT H-24
SIN INTERRUPTOR A.T kv REGULACION O C
CONVENCIONAL B.T kv BAJO CARGA MIN-CEX
TERC kv SIN CARGA No
A.T O C
B.T
COSTO FAB $
COSTO CAP $
FECHA RECIBO
No BUSHINGS A.T
No BUSHINGS B.T
RECONECTABLE
PESO TOTAL
PESO DEL NUCLEO Y BOBINAS
PESO DEL ACEITE
PESO DE TRANSPORTACION
UBICACIÓN RED CONEX B.T FECHA 837-038 H-15 o H-13
ANEXOS
Anexo No 4: Guión de Entrevista a Administrativos
Con la finalidad de obtener un mayor dominio del Sistema de Control Interno para
Activos Fijos en la entidad, ¿podría usted como administrativo de la misma contestar
algunas preguntas?
1. Exprese en qué consiste el Sistema de Control Interno.
2. ¿Ha recibido capacitación en cuanto al tema de Control Interno? Argumente.
3. ¿Podría decirme al menos 2 de los riesgos que están contemplados en el Plan de
Riesgos de la entidad en relación a los activos fijos?
4. ¿Podría explicar 2 medidas de control interno que se aplican en la entidad en el
tema de Activos fijos? Justifica.
5. ¿Cómo administrativo valora usted la frecuencia y forma en que se controlan los
activos fijos en la entidad? Ejemplifíquelo.
6. ¿Considera que en la entidad donde labora existen dificultades con el Control
Interno en relación a los activos fijos? Ejemplifíquelo con los dos problemas
fundamentales que a su consideración existan.
ANEXOS
Anexo No 5: Modelo de Encuesta a los Trabajadores
Con la finalidad de obtener un mayor dominio del Sistema de Control Interno de los
Activos Fijos en la entidad, se solicita que responda las siguientes preguntas marcando
una X.
1. ¿Conoce usted en qué consiste el Sistema de Control Interno? Sí ___ No ___
2. ¿Tiene usted responsabilidad en el Control Interno de la entidad? Sí ___ No ___
3. ¿Tiene Activos fijos de la entidad bajo su responsabilidad? Sí ___ No___
4. ¿Tiene acta de responsabilidad actualizada de los activos que se encuentran bajo
su responsabilidad? Sí ___ No___
5. ¿Considera usted las malas condiciones de los locales de la empresa uno riesgos más
importantes para proteger los activos de la empresa? Sí___ No___
6. ¿Considera usted que se controlan de forma adecuada los activos de la entidad que
se encuentran en uso del servicio público, especialmente los transformadores? Sí___
No___
7. ¿Considera usted que existen otros problemas de control interno referentes a los
activos fijos que tengan mayor importancia que los anteriormente mencionados? Sí___
No___
8. ¿Se realizan reuniones donde se debaten los temas de control interno y los riesgos
y deficiencias de la entidad? Sí___ No___
