X5 Retail Group [EDI, ECR Awards 2010]

май 2010 г.

Андрей Мигальex. ИТ директор розничной сети «Патэрсон»/

now Руководитель проекта

Управление стратегических проектов

Дирекция Корпоративных Сервисов

Х5 Retail Group N.V.

Проект по внедрению EDI в сети “Патэрсон”

Thursday, May 13, 2010

Цель проекта: Автоматизация и стандартизация документооборота в процессе «заказ-поставка» между розничной сетью и поставщиками

Контроль качества выполнения заказа поставщиками на ранних стадиях (до осуществления поставки)

Возможность доказуемости факта получения/неполучения заказа поставщиком для решения спорных вопросов возникших в результате непоставки/недопоставки

Минимизация трудозатрат и повышение качества приемки поставок на рампе, увеличение пропускной способность рамп

Повышение показателей доступности товара на полках

Предоставление актуальной и своевременной информации поставщику о принятой поставке, а также указание причин неприемки продукции для повышения качества обмена первичной документацией и т.д.

Предоставление возможности оперативного контроля исполнения условий договоров поставки товара


Этапы реализации проекта:• сентябрь 2007 г. – розничная сеть «Патэрсон» начала отправлять заказы

(ORDERS) с помощью EDI.

• январь 2008 г. – внедрение документа INVOIC (эл. накладная). Поставщики сети начали отправлять INVOIC, как аналог расходной накладной.

• январь 2008 г. - впервые на территории РФ запущен проект роумингового соединения с альтернативным провайдером. Через платформу EXITE предаются заказы (ORDERS) клиентам Корус Консалтинга (ECOD).

• июль 2008 г. – поставщики ECOD начинают передавать в розничную сеть «Патэрсон» документ INVOIC.

• август 2009 г. – внедрены следующие документы:• RECADV «Уведомление о получении» - электронная копия приходной накладной.

• COMDIS «Коммерческая дискуссия» - перечень несоответствий по количествам, ценам, ставкам НДС.


Схема обмена EDI-документами в сети “Патэрсон”:

Поставщики

ORDERS

RECADV*

INVOIC

COMDIS*

Розничная сетьУведомление о получении

Коммерческий диспут

Счет на оплату

Заказ на поставку продукции

Количество поставщиков, работавших с розничной сетью «Патэрсон» на 01.12.2009 г., через EDI-провайдеров – 857 компаний

83% поставщиков работали по EDI*

94% заказов отправлялось при помощи EDI*

* - данные по г.Москва


Схема документооборота:

роуминговые соединения

1C:Сеть

ECOD

CISLink

Поставщики ECOD

Поставщик 1 Поставщик 2 Поставщик 2

Поставщики 1C

Поставщик N

Поставщики CISLink


Инновационные решения EXITE

• Доработка набора полей в сообщении по требованию сети «Патэрсон»:• расширение поля «наименование товара» до 70 символов (против стандартных 35)

• добавление поля «номер ГТД» в электронных накладных для товаров импортного производства

• внедрение статус-сообщений (заказы, успешно доставленные и прочтенные поставщиками обображаются в журнале заказов в базах данных магазинов «Патэрсон»)

• Оперативное внедрение новых типов сообщений: • ORDERS – 4 недели• INVOIC – 4 недели• RECADV – 2 недели• COMDIS – 2 недели

• Первый в России успешный проект по взаимодействию с другими провайдерами. EXITE первый предоставил возможность роуминга для других провайдеров EDI услуг с розничной сетью «Патэрсон» (позднее также с БИЛЛА) для обмена EDI-сообщениями с поставщиками, которые являются клиентами других EDI-провайдеров.

• Первое на территории РФ успешное внедрение документа «Коммерческая Дискуссия» (COMDIS)


Выгоды от внедрения ORDERS:• контроль статуса заказа (отправлен, прочитан, не прочитан).

• факт получения заказа поставщиком может быть официально подтвержден EDI-провайдером и использоваться как доказательная база при урегулировании споров с поставщиком

• уменьшение ошибок и ускорение всех последующих процессов цепи поставки

• повышение бизнес-дисциплины между контрагентами

• снижение затрат (уменьшение времени персонала на отправку заказа, экономия на эксплуатации оргтехники, снижение затрат на телефонную связь, расходные материалы)

В результате:

• потеря заказов – 0%

• уменьшение кол-ва ошибок ручного ввода на 70%

• экономия на расходных материалах, оргтехнике, средствах связи – 20%


Выгоды от внедрения INVOIC*:• планирование процесса приемки и оптимизация процесса приемки

• увеличение скорости работы операторов-приемщиков , уменьшение количества сотрудников на приемке

• приемщику не требуется вводить данные с накладной, уменьшение количества ошибок при приемке

• повышение уровня контроля поставки

• уменьшение количества рекламаций

* Особенности:• документ INVOIC использовался в сети «Патэрсон» вместо DESADV (уведомление о отгрузке) т.к. для выстроенных бизнес-процессов в сети важно получать документ с ценами и ГТД

• приемка товара на рампе физически невозможна без наличия в БД магазинов «Патэрсон» ответного EDI документа INVOIC от поставщика


• уменьшение количества рекламаций на 60%

• уменьшение кол-ва ошибок ручного ввода на 90% (в т.ч. отпала необходимость вручную вводить ГТД)

• сокращение очередей на рампе на 70% за счет повышения скорости приемки

• сокращение времени приемки в среднем в 2-3 раза


Выгоды от внедрения COMDIS*:• ускорение процесса согласования заказа и отгрузки товара

• корректировка документов сразу в учетной системе, уменьшение ошибок связанных с человеческим фактором

• уменьшения количества бумажных документов

• своевременная корректировка первичных бухгалтерских документов

*Особенности:• документ COMDIS использовался в сети «Патэрсон» как ответный документ на

INVOIC

• во избежание неприемки товара на рампе, в случаях некорректного INVOIC (неправильная цена, неправильное кол-во, не тот ассортимент), поставщику отправляется документ COMDIS, в котором указывается причина предстоящей неприемки товара

• получив COMDIS поставщик уверен, что его товар будет принят на рампе


• экономия на транспортных затратах поставщика

• уменьшение ошибок в бухгалтерских документах на 10%


Выгоды от внедрения RECADV:• актуальная информация о приемке товара

• контроль за доставкой товара

• актуальность и соответствие счета с фактически принятым товаром

• своевременная корректировка первичных бухгалтерских документов

• уменьшение ошибок в бухгалтерских документах


• еще до возвращения машины на склад поставщик имеет актуальную информацию о принятом товаре

• уменьшение ошибок в бухгалтерских документах на 10%

• эффективный контроль платежей за поставленный товар с учетом условий договоров поставки

• сокращение времени на обработку первичных бухгалтерских документов на 20%


Выгоды от внедрения EDI в сети «Патэрсон»

С помощью использования EDI удалось изменить следующие показатели:

• уровень исполнения заказов поставщиками вырос с 78% до 89%

• оборачиваемость складских запасов сократилась с 28 до 23 дней

• показатель OOS (out of stock) сократился с 23% до 15%

• сокращение времени приемки товара в 2-3 раза

• сокращение времени отправки заказа в 1,5 раза

• появление возможности урегулировать споры о непоставках и недопоставках между поставщиками и ритейлером

• уменьшение ошибок в бухгалтерских документах, отпала необходимость вручную вводить ГТД в счет-фактуру


Благодарю за внимание!

Андрей Мигальex. ИТ директор

розничной сети «Патэрсон»/now - Руководитель проекта

Управление стратегических проектовДирекция Корпораивных Сервисов

Х5 Retail Group


X5 Retail Group [EDI, ECR Awards 2010]

Documents

Transcript of X5 Retail Group [EDI, ECR Awards 2010]