Manual Versao Web

8/8/2019 Manual Versao Web

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a2 edio

Revista e ampliada

Manual de Padronizaode Atos Oficiais Administrativos

do Tribunal Superior Eleitoral

ELEITORALSUPERIORTRIBUNAL


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Secretaria de Gesto da Informao

Braslia

2009

Manual de Padronizaode Atos Oficiais Administrativos

do Tribunal Superior Eleitoral2a edio

Revista e ampliada


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2009 Tribunal Superior Eleitoral

Diretor-Geral da SecretariaMiguel Augusto Fonseca de Campos

Secretaria de Gesto da InformaoCoordenadoria de Editorao e PublicaesSAS Praa dos Tribunais SuperioresBloco C Edifcio Sede70096-900 Braslia/DFTelefone: (61) 3316-3468Fac-smile: (61) 3316-3359

Organizao e texto-base

Reivaldo Vinas

Editorao

Coordenadoria de Editorao e Publicaes/SGI

Capa

Patrcia Serra

Impresso, acabamento e distribuio

Seo de Impresso e Distribuio (Seidi/Cedip/SGI)

Brasil. Tribunal Superior Eleitoral.

Manual de padronizao de atos oficiais administrativos do Tribunal SuperiorEleitoral. Organizao e texto-base: Reivaldo Vinas. 2. ed. rev. e ampl. Braslia:

[TSE/SGI, 2009.]

198p.

ISBN 978-85-86611-73-5

1. Ato oficial Administrao Norma Manual TSE. I. Vinas, Reivaldo (org.)

II. Ttulo.

CDD 469.5


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TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL

PRESIDENTEMinistro Carlos Ayres Britto

VICE-PRESIDENTEMinistro Joaquim Barbosa

MINISTROSMinistro Eros GrauMinistro Felix Fischer

Ministro Fernando GonalvesMinistro Marcelo RibeiroMinistro Arnaldo Versiani

PROCURADOR-GERAL ELEITORALDr. Antonio Fernando Souza


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SECRETARIA-GERALDA PRESIDNCIADOTSE

SECRETRIA-GERALGuiomar Feitosa de Albuquerque Lima Mendes

SECRETARIADOTSE

DIRETOR-GERAL

Miguel Augusto Fonseca de Campos

SECRETRIO JUDICIRIOMarco Aurlio Neto

SECRETRIODE CONTROLE INTERNOE AUDITORIAJocelino Francisco de Menezes

SECRETRIODE PLANEJAMENTO, ORAMENTO, FINANASE CONTABILIDADE

Srgio Jos Amrico Pedreira

SECRETRIODE ADMINISTRAOAnderson Vidal Corra

SECRETRIADE GESTODE PESSOASAna Cludia Braga Mendona

SECRETRIODE GESTODA INFORMAOWadson Silva Faria

SECRETRIODE TECNOLOGIADA INFORMAOGiuseppe Dutra Janino


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O que concebemos bem

enunciamos com clareza,

e as palavras chegam facilmente.

(Boileau)

Eu quisera ser claro de tal forma que ao dizer rosa!

todos soubessem o que haviam de pensar.

Mais, quisera ser claro de tal forma que ao dizer j!

todos soubessem o que haviam de fazer.

(Geir Campos)

Lcidos? So poucos.

Mas se faro milhares

Se lucidez dos poucos

Te juntares.

(Hilda Hilst)


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Sumrio

Apresentao ................................................................................................. 11

Princpios gerais ........................................................................................... 17

Os pronomes de tratamento ..................................................................... 21

A histria dos pronomes de tratamento.............................................. 21

Concordncia com os pronomes de tratamento.................................. 22

Emprego dos pronomes de tratamento ............................................... 23

Fechos para as comunicaes .................................................................. 27

Entradas de pargrafo .............................................................................. 28

Identificao do signatrio ....................................................................... 28

Ttulo de representante diplomtico ......................................................... 29

Normas bsicas para a redao de atos oficiais administrativos .................. 31

Simplicidade ............................................................................................. 34

Objetividade ............................................................................................. 34

Conciso .................................................................................................. 35

Clareza ...................................................................................................... 36

Importante recomendao: colocar-se no lugar do receptor .................... 36

Do geral para o particular ......................................................................... 37

O que deve ser evitado............................................................................. 37

Remisso a texto legal .............................................................................. 39

Numerao dos documentos .................................................................... 39

Citaes .................................................................................................... 40Folhas de continuao ............................................................................. 41

A forma geral dos atos ............................................................................. 42

Atos oficiais administrativos ......................................................................... 43

1. Ata ...................................................................................................... 45

Definio ............................................................................................ 45

Regras gerais ...................................................................................... 45


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Outras consideraes ......................................................................... 46

Estrutura da ata................................................................................... 47

Requisitos mnimos de leiaute ............................................................ 51Modelo de ata ..................................................................................... 53

2. Atestado ............................................................................................... 55

Definio ............................................................................................ 55

Estrutura do atestado ......................................................................... 56

Requisitos mnimos de leiaute ............................................................ 58

Modelo de atestado............................................................................ 61

3. Certido ................................................................................................ 63

Definio ............................................................................................ 63

Estrutura da certido .......................................................................... 64


Modelo de certido............................................................................. 69

4. Comunicado .......................................................................................... 71

Definio ............................................................................................ 71

Estrutura do comunicado.................................................................... 72


Modelo de comunicado ...................................................................... 77

5. Declarao ............................................................................................ 79

Definio ............................................................................................ 79

Estrutura da declarao ...................................................................... 80


Modelo de declarao ........................................................................ 85

6. Despacho .............................................................................................. 87

Definio ............................................................................................ 87Estrutura do despacho ....................................................................... 88


Modelo de despacho .......................................................................... 91

7. Informao ............................................................................................ 93

Definio ............................................................................................ 93

Estrutura da informao...................................................................... 94


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Modelo de informao ........................................................................ 99

8. Instruo normativa ............................................................................ 101Definio .......................................................................................... 101

Estrutura da instruo normativa...................................................... 102

Requisitos mnimos de leiaute .......................................................... 104

Modelo de instruo normativa........................................................ 107

9. Memorando e memorando-circular ..................................................... 111

Definio .......................................................................................... 111

Estrutura do memorando .................................................................. 112


Modelo de memorando ..................................................................... 117

10. Ofcio e ofcio-circular ....................................................................... 119

Definio .......................................................................................... 119

Outras observaes sobre o ofcio ................................................... 119

Estrutura do ofcio ............................................................................ 121


Modelo de ofcio .............................................................................. 127

11. Portaria .............................................................................................. 129

Definio .......................................................................................... 129

Estrutura da portaria ......................................................................... 130


Modelo de portaria ........................................................................... 135

12. Requerimento .................................................................................... 137

Definio .......................................................................................... 137

Estrutura do requerimento ................................................................ 138


Modelo de requerimento .................................................................. 141

13. Fac-smile (fax) .................................................................................. 143

Requisitos mnimos de leiaute. ......................................................... 144

Estrutura da mensagem..................................................................... 144

Modelo de formulrio para transmisso por fax ................................ 147


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14. Telegrama .......................................................................................... 149

Interface do SPEc.............................................................................. 150

Composio do telegrama ................................................................. 151O padro Imprensa Nacional ....................................................................... 153

Projeto bsico e projeto executivo ............................................................... 159

Projeto bsico ......................................................................................... 161

Requisitos ......................................................................................... 163

Padronizao .................................................................................... 164

Elementos ......................................................................................... 164

Elaborao ........................................................................................ 165

Projeto executivo .................................................................................... 173Apresentao ................................................................................... 175

Justificativa....................................................................................... 175

Objetivos .......................................................................................... 175

Procedimentos metodolgicos ......................................................... 175

Matriz operacional ............................................................................ 176

Oramento ........................................................................................ 176

Metas de resultado ........................................................................... 176

Monitoramento ................................................................................. 177Mensagens de correio eletrnico (e-mail) .................................................. 179

Redao de e-mail .................................................................................. 181

Discernimento................................................................................... 182

Estrutura do e-mail ........................................................................... 183

Smbolos ........................................................................................... 184

Recomendaes................................................................................ 184

Anexo I .......................................................................................................... 189

Modelo 1 ................................................................................................ 191Modelo 2 ................................................................................................ 193

Modelo 3 ................................................................................................ 195


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ApresentaoApresentao


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Manual de Padronizao de Atos Oficiais Administrativos do TSE 13

Apresentao da 2a edio

Esta segunda edio doManual de padronizao de atos oficiaisadministrativos do Tribunal Superior Eleitoralsai publicada em versointeiramente revista e atualizada.

O que de mais significativo se apresenta so mudanas quanto forma de produo de dois documentos bsicos e caros administrao pblica: o ofcio e o memorando, que foram

modificados para se ajustarem ao chamado padro ofcio,estabelecido na atual edio (em vigor) doManual de redao daPresidncia da Repblica, que serve de referncia produo dedocumentos na rea pblica.

Destaque-se ainda a incluso de um roteiro de elaborao doprojeto bsico, com explicao sucinta de seus elementosessenciais. Justifica essa medida a carncia de material tericoacerca do assunto, em que o nico parmetro a Lei no 8.666/93.

Foram modificados tambm alguns dos modelos apresentadosna primeira edio e realizado um ou outro ajuste de coerncia,sempre na busca da unidade argumentativa e da simplicidade quepermeiam o sentido mesmo da elaborao de um manual comoeste que o leitor tem agora em mos.

Braslia, maro de 2009

WADSON SILVA FARIA

Secretrio de Gesto da Informao


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Apresentao da 1a edio

H tempos a Secretaria do TSE vem exigindo a padronizaode seus atos oficiais. Isto se justifica tanto pela necessidade deracionalizao do trabalho burocrtico (tendo em vista que atospadronizados exigem menor tempo de execuo), como tambmporque importante eprofissionalcontar com uma documentaointerna uniforme e coerente.

Essa profissionalizao manifestada pela boa aparncia elegibilidade dos atos revela aos usurios e ao pblico em gerala organizao, a coeso e mesmo a competncia da instituio.Isso produz confiana nas questes conduzidas pelo rgo.

Existe ainda um outro fator que torna essencial apadronizao: o controle da qualidade. Sem a normalizao dosatos, a qualidade do material produzido tende precariedade.Sem a padronizao, o que se v na prtica so os setores eunidades da instituio valendo-se de diferentes modelos de

portarias, ofcios, memorandos, etc., concebidos assistematicamentee executados em variados formatos de papel (o que dificulta atarefa de arquivamento da documentao, entre outros senes).

O aspecto mais crtico da no-padronizao diz respeito adeficincias de comunicabilidade do texto. No se pode ignorarque a eficiente redao oficial pressupe habilidades especficasdo redator, e no somente a observao de normas internas; masestas sem dvida auxiliam na elaborao de textos objetivos,

coerentes, limpos e mais comunicativos.Este manual apresenta os princpios para a boa redao oficial,tomando como referncia atos do prprio TSE. Tem ele a duplamisso de, ao estabelecer padres de forma e de fundo aos atosoficiais administrativos do Tribunal, contribuir para melhorar aapresentao dos documentos da Casa e dar carter dinmico comunicao institucional, cuja normatizao, classificao,


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Manual de Padronizao de Atos Oficiais Administrativos do TSE16

conceituao e competncias para emisso esto na InstruoNormativa no 3/2002, que se encontra como anexo deste manual*.

Organizado em sete captulos (Princpios gerais,Normas para aredao de atos oficiais administrativos, Atos oficiais administrativos, O padroImprensa Nacional, Projeto bsico e projeto executivo, Mensagens de correioeletrnico e Principais publicaes do TSE), este trabalho pretende servirde roteiro para a redao de atas, portarias, ofcios, memorandos,instrues normativas e despachos, entre outros documentos;objetiva explicar, de forma clara e concisa, quais os padres deemisso dos principais documentos oficiais utilizados pelo TSE e

quais os critrios mnimos a serem atendidos no ato de suaelaborao.

Esta obra acatou as bem-vindas sugestes de todas assecretarias do TSE, mas no tem a pretenso de haver esgotadoo assunto. Sero, assim, acolhidas com agradecimento as crticase opinies que visem a aperfeio-la. Espera-se to-somente quecontribua ao desenvolvimento dos trabalhos do TSE, a coroarcom xito os esforos nela aplicados.

*Esta instruo normativa constou da 1a edio do manual.


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Princpios

gerais

Princpiosgerais


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A redao de atos oficiais no deve ser exercida comouma atividade arbitrria, alheia s regras que disciplinam todaatuao pblica. Ao contrrio, deve ter como base dois dosprincpios constitucionais fundamentadores dos atos da ad-ministrao: a impessoalidadee apublicidade.

Diz oManual de redao da Presidncia da Repblica, publica-o muito utilizada pelos rgos do Poder Executivo:

A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade,

uso do padro culto da linguagem, clareza, conciso, forma-

lidade e uniformidade. Fundamentalmente, esses atributos

decorrem da Constituio, que dispe, no artigo 37: A ad-

ministrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qual-

quer dos poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal

e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade,

impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia [...].

Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios funda-mentais de toda administrao pblica, claro est que de-

vem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunica-

es oficiais.1

Decorrentes do princpio dapublicidade, a clareza, a objeti-vidade e a concisoso elementos que devem orientar a ela-borao dos atos oficiais, sobretudo porque evitam a obscuri-dade e a incompreenso, vcios incompatveis com o que regea Constituio.

A mensagem de carter pblico deve comunicar de modocristalino. Por isso, necessrio que os atos encontrem, na pa-

1Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Presidnciada Repblica, 2002. p. 8.


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dronizao do seu leiaute e de seus textos, meios de alcanar suafinalidade bsica: comunicar com impessoalidade e clareza. A

clareza do texto, aliada correta diagramao do documento,possibilita a imediata compreenso do contedo.

Sobre os atributos do bom texto, oficial ou no, vale destacara afirmativa do professor William Strunk Jr., estudioso da lnguainglesa:

A prosa vigorosa concisa. A frase no deve ter palavrasdesnecessrias nem o pargrafo frases desnecessrias, pelamesma razo que o desenho no deve ter linhas

desnecessrias, nem a mquina partes desnecessrias. Issono quer dizer que o autor faa breves todas as suas frases,nem que evite todo detalhe, nem que trate seus temas s nasuperfcie: apenas que cada palavra conta.2

Lembre-se ainda o que Joo Luiz Ney afirma em seu Pronturiode redao oficial:

A dinmica administrativa encontra, na capacidade de reda-

o de seus servidores, recursos dos mais eficazes para oseu processamento.Ausente essa capacidade num setor da administrao, maisdifcil se torna ao seu dirigente dedicar-se aos problemas quelhe so pertinentes o planejamento, a coordenao e ocomando. Seu tempo estar quase totalmente absorvido nareviso e emenda de textos mal redigidos e suas energiaslogo se esgotaro no esforo dirio de reescrever o que seusauxiliares no souberam estruturar em linguagem apropria-da e correta.3

exigncia ainda da redao oficial que ela possua unidade,que seja escrita empadro culto de linguageme que siga, como vere-

2Correio Braziliense, Braslia, mar. 1999. Apud SQUARISI, Dad. Dicas de Portugus.3NEY, Joo Luiz. Pronturio de redao oficial. 14. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1988.


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mos adiante,formalidadesque a caracterizam de modo inconfun-dvel.

Os pronomesde tratamento

Quase todas as modalidades de comunicao oficial seguempadres rigorosos quanto ao emprego dos pronomes de trata-mento, forma dos fechos e identificao do signatrio.

A gramtica denomina pronomes de tratamento certas pala-

vras ou expresses que valem por pronomes pessoais, tais comoSenhor, Vossa Excelncia, Sua Santidade, Vossa Senhoria, voc.

A histria dospronomes de tratamento

O fillogo Said Ali, em sua Gramtica secundria e gramtica his-trica da lngua portuguesa4, traz uma breve histria dos pronomese locues pronominais de tratamento. Ele esclarece que, aps

serem incorporados ao portugus os pronomes latinos tue vs,como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigiaa palavra, passou-se a empregar, como recurso lingustico dedistino e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamen-to de indivduos de hierarquia superior.

Diz ainda o fillogo:

Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se

dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da

pessoa de categoria superior, e no a ela prpria. Assim

aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de

vossa merc, vossa senhoria [...]; assim usou-se o tratamento

4SAID ALI, Manoel. Gramtica secundria e gramtica histrica da lngua portuguesa. 3. ed. Braslia:Edunb, 1964. p. 93-94.


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ducal de vossa excelncia e adotaram-se na hierarquia ecle-

sistica vossa reverncia, vossa paternidade, vossa eminn-

cia, vossa santidade.5

Esse modo de tratamento indireto passou a vigorar, a partirdo final do sculo XVI, tambm para os ocupantes de certoscargos pblicos. Vossa mercevoluiu para vosmec, e depois para ocoloquial voc. O pronome vs, com o tempo, caiu em desuso.Dessa tradio provm o atual emprego de pronomes de trata-mento indireto como forma de se dirigir s autoridades civis,

militares e eclesisticas.Concordncia com os

pronomes de tratamento

Os pronomes de tratamento, embora se refiram pessoa comquem se fala, levam a concordncia para a terceira pessoa. O

verbo concorda com o substantivo que integra a locuo: Vos-sa Excelncia falar aos jurados; Vossa Senhoria saber enca-

minhar o problema. Tambm os pronomes possessivos refe-rentes a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pes-soa: Vossa Senhoria encaminhar seupedido (e no vossopedido).

Quando a palavra dirigida pessoa com quem se fala, sousadas VossaExcelncia, VossaSenhoria, etc.; quando a ela se fazreferncia, usam-se SuaExcelncia, SuaSenhoria.

O gnero gramatical dos adjetivos que se referem a esses pro-

nomes deve remeter ao sexo da pessoa, e no ao substantivo.Assim, o correto dizer Vossa Excelncia est atarefado, se ointerlocutor for homem; Vossa Senhoria deve estar satisfeita,se for mulher.

5SAID ALI, Manoel. Gramtica secundria e gramtica histrica da lngua portuguesa. 3. ed. Braslia:Edunb, 1964. p. 93-94.


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Evite-se, apesar de correto gramaticalmente, substituir os pro-nomes de tratamento pelas formas seu, sua, lhee o, principalmente

em relao a Vossa Excelncia, Vossa Eminnciae outros de altacerimnia.

Em comunicaes dirigidas a altas autoridades dos poderesda Repblica e eclesisticas, recomenda-se que no se abreviemos pronomes de tratamento.

Emprego dospronomes de tratamento

O emprego dos pronomes de tratamento como recurso lin-gustico de distino e respeito obedece tradio secular. O

Manual de redao da Presidncia da Repblicaassim fixou o empre-go dos seguintes pronomes de tratamento:

[...] Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades:

a) do Poder Executivo:

Presidente da Repblica;

Vice-Presidente da Repblica;

Ministros de Estado;

Governadores e vice-governadores de Estado e do Distrito

Federal;

Oficiais-generais das Foras Armadas;

Embaixadores;

Secretrios-executivos de ministrios e demais ocupantes de

cargos de natureza especial;

Secretrios de Estado dos governos estaduais;

Prefeitos municipais.

b) do Poder Legislativo:

Deputados federais e senadores;


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Ministro do Tribunal de Contas da Unio;

Deputados estaduais e distritais;

Conselheiros dos tribunais de contas estaduais;Presidentes das cmaras legislativas municipais.

c) do Poder Judicirio:

Ministros dos tribunais superiores;

Juzes;

Auditores da Justia Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos

chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo

respectivo:

Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica;

Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional;

Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor,

seguido do cargo respectivo:

Senhor Senador;

Senhor Juiz;Senhor Ministro;

Senhor Governador.

No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s

autoridades tratadas por Vossa Excelncia ter a seguinte

forma:

A Sua Excelncia o Senhor

Fulano de talMinistro de Estado da Justia

70.064-900 Braslia.DF


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Senador Fulano de Tal

Senado Federal70.165-900 Braslia.DF


Fulano de Tal

Juiz de Direito da 10a Vara Cvel

Rua ABC, no 123,

01.010-000 So Paulo.SP

Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento

dignssimo (DD) s autoridades arroladas na lista anterior. Adignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo

pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao.

Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e

para particulares. O vocativo adequado :

Senhor Fulano de Tal,

[...]

No envelope, deve constar do endereamento:

Ao Senhor

Fulano de Tal

Rua ABC, no 123

70.123-000 Curitiba.PR

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o

emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que

recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.


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6Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Presidnciada Repblica, 2002. p. 13-15.

Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim

ttulo acadmico. Evite us-lo indiscrimanadamente. Como

regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidasa pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso

universitrio de doutorado. costume designar por doutor

os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em

Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a

desejada formalidade s comunicaes.

Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, emprega-

da, por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reito-

res de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:

Magnfico Reitor,[...]

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com

a hierarquia eclesistica, so:

Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O

vocativo correspondente :

Santssimo Padre,

[...]

Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em co-

municaes aos cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:

Eminentssimo Senhor Cardeal, ou

Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal,

[...]

Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes

dirigidas a arcebispos e bispos; Vossa Reverendssima ou

Vossa Senhoria Reverendssima para monsenhores, cnegos

e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para

sacerdotes, clrigos e demais religiosos.6


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Fechos paraas comunicaes

O Manual de redao da Presidncia da Repblicaapresentatambm normas para o fecho das comunicaes oficiais.Estabelece quanto a isso que:

O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade

bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Os

modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram

regulados pela Portaria no

1 do Ministrio da Justia, de julhode 1937, que estabelecia cerca de quinze padres diferentes.

Com o fito de simplific-los e uniformiz-los, estabelece o

emprego de somente dois fechos diferentes para todas as

modalidades de comunicao oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da

Repblica:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia

inferior:Atenciosamente,

Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a

autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio pr-

prios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do

Ministrio das Relaes Exteriores [...].7

O fecho das correspondncias tambm denominado de

antefirma. H autores que consideram o fecho das comunicaescomposto da antefirmae da assinatura.

7Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Presidnciada Repblica, 2002. p. 13-15.


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Entradas de pargrafo

As entradas de pargrafo dos atos, exceo da ata, so de1cm.

Identificao

do signatrioFazer uso do trao para a assinatura considerado desele-

gante, porque supe a necessidade de demarcar um campopara o correto preenchimento pelo subscritor. Dessa forma,em qualquer documento esse procedimento dispensvel.

Abaixo do nome de quem assina, coloca-se o cargo ou funoque o signatrio ocupa na organizao.

Com exceo daquelas assinadas pelo Presidente da Repbli-ca, as comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo daautoridade que as expede. Isso facilita a identificao da origemdas comunicaes. A forma da identificao deve ser a seguinte:

(espao para assinatura)RIGOBERTO ALENCASTROSecretrio-Geral

(espao para assinatura)PEDRO MALASARTEMinistro de Estado da Justia

(espao para assinatura)LCIO CASTANHEIRASecretrio de Administrao

Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Par


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Pode-se utilizar o nome do signatrio em caixa-alta/baixa(maiscula/minscula). H farta recomendao de autores quanto

a isso. tradio no Tribunal, no entanto, a grafia em maisculasdo nome de quem assina o documento. O que no pode aconte-cer em nenhuma hiptese o cargo do signatrio vir grafadointeiramente em maisculas. Evite-se, portanto:

Pedro MalasarteMINISTRO DE ESTADO DA JUSTIA;

ou, pior ainda:

PEDRO MALASARTEMINISTRO DE ESTADO DA JUSTIA.

Recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada doexpediente. Transfiram-se para essa pgina ao menos as duaslinhas anteriores ao fecho.

Ttulo de representantediplomtico

O ttulo de representante diplomtico ou cnsul no devepreceder o nome da pessoa. Assim, registre-se: O Sr. NorbertoBenjamim, Embaixador do Brasil na Guatemala; O Sr. NorbertNobbio, Cnsul da Guatemala.


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Normasbsicas para

a redao deatos oficiaisadministrativos

Normasbsicas paraa redao deatos oficiais

administrativos


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A redao de atos oficiais deve obedecer, para sua maioreficincia, a princpios elementares de estruturao de texto. Essesprincpios, contudo, so vlidos no apenas para o ato oficial, mastambm para qualquer tipo de escrita que privilegie a transparnciae a comunicabilidade, a clareza da exposio.

Aponta-se, a seguir, um conjunto de observaes que podem

auxiliar nessa tarefa.Redigir bem resulta do desenvolvimento de tcnicas de escrita.Por isso, envolve trabalho sistemtico e supe a possibilidade deaperfeioamento. Redigir bem, portanto e nisso parecemunnimes especialistas e tericos do texto , origina-se do redigirsempre, do exercitar-se na linguagem escrita. Um texto eficiente eclaro (diga-se tambm elegante) deve suas qualidades ao modo dedizer, no quiloque diz.

O que valoriza um assunto a maneira de cont-lo, de exp-lo.Um enunciado capaz de transmitir com clareza e simplicidadeuma mensagem uma conquista que se obtm pouco a pouco,no duro ofcio de redigir e redigir criticamente, mas isso guardaalguns segredos: simplicidade, objetividade, conciso e clareza.Diz Quintiliano*:

[...] que seja tal a clareza, que a mais fraca ateno baste

para compreender e o pensamento impressione os espritos,

como o sol impressiona a vista. No basta que o ouvinte pos-sa compreender-nos; mister , mais do que isso, que de ne-

nhum modo nos possa deixar de compreender.

*Apud RIBEIRO FILHO, Ernesto Carneiro. Seres Grammaticaes: Lngua Portugueza ou Nova GrammaticaPortugueza. 6. ed. Salvador (BA): Livraria Progresso Editora Aguia & Souza, 1956.


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Simplicidade

Um dos principais problemas de quem passa a dedicar-se maisintensamente escrita a inclinao a dizerda forma maiscomplicada. Talvez por ser a linguagem escrita mais artificial, me-nos espontnea que a linguagem falada, comum que o redatoriniciante seja levado a fazer rodeios, a falar difcil, a ser prolixo,como se a forma obscura (at incompreensvel) da escrita fossesinnimo de erudio e sabedoria. Nada mais falso. A escrita ad-mirvel aquela que reta naquilo que diz, sem rodeios ou labirin-

tos. Dizer eficientemente dizer de forma simples. Escreva indodiretamente ao ponto; se possvel, como se conversasse.

Objetividade

Useno seu texto frases curtas, preferencialmente. Frases lon-gas cansam e levam o leitor disperso. Enunciados breves faci-litam a compreenso. Evite contaminar o seu texto com uma in-finidade de vrgulas. Uma frase longa nada mais do que o

acmulo de duas ou mais frases curtas. Prefira tambm palavrasbreves. Entre duas palavras, opte pela de menor extenso.

Ensina a jornalista Dad Squarisi, do Correio Braziliense, espe-cialista em questes da linguagem: Em vez de falarfalecer, escrevamorrer; em lugar de somente, s; de matrimnio, casamento; defretro,caixo; de morosidade, lentido.8 Organize suas sentenas de for-ma positiva, evite dizer por meio de negativas: no lembrar esque-cer; no comparecerfaltar; no chegar no horrio atrasar. Opte tam-

bm pela voz ativa. A voz passiva uma estrutura sem vigor,aptica. Em vez de:A portaria foi assinada pelo diretor-geral, prefira:O diretor-geral assinou a portaria.

8SQUARISI, Dad. Dicas de Portugus. Correio Braziliense. Braslia, mar. 1999.


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Conciso

A conciso consiste em dizer o mximo com um mnimo depalavras. Isto no guarda nada de abstrato ou subjetivo. Um doscaminhos para a conciso, alis, resulta da adoo de um proce-dimento simples, que pode ser extrado de conselhos de DadSquarisi:

Abuse de substantivos e verbos: escreva com a convico de

que no idioma s existem essas duas classes de palavras. As

demais sobretudo adjetivos e advrbios devem ser usa-

das com a sovinice do Tio Patinhas. Na dvida, deixe-os pral: (Normalmente) ao redigir textos (informativos), use subs-

tantivos (fortes) e verbos (expressivos).9

Essa, alis, como ressalta a jornalista, uma lio de Veuillot: preciso escrever com a convico de que s h duas palavrasno idioma o substantivo e o verbo. Ponhamo-nos em guardacontra as outras palavras.10

Bem, o que se pretende dizer com isso no que se deixem delado as outras classes gramaticais, mas apenas que se usemadjetivos e advrbios com sua funo especfica: tornar preciso eexato aquilo que realmente necessita de especificao. Quanto preciso, valemo-nos mais uma vez do ensinamento da jornalista:

Gato siams mais singular que simplesmente gato; homem,

mais do que animal; laranjeira, mais do que rvore; rvore,

mais do que planta ou vegetal. Escrever foi um perodo dif-

cil constitui uma vagueza. Estive desempregado durante

trs meses d o recado. No foi por acidente que Gonalves

Dias comps: Minha terra tem palmeiras/Onde canta o sabi.

Se tivesse dito, Minha terra tem rvores/Onde canta o

pssaro, seus versos estariam mortos e enterrados. Sem di-

reito a missa.11

9SQUARISI, Dad. Dicas de Portugus. Correio Braziliense. Braslia, mar. 1999.10Id. Ibid.11Id. Ibid.


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Clareza

A clareza do texto resulta da conjugao da simplicidade,da objetividade e da conciso. Texto claro, assim, aqueleque possibilita compreenso imediata, porque congrega a nor-matividade no uso do padro lingustico, a predominncia daordem direta nas frases, a rejeio a termos obscuros ou dedifcil compreenso e o esclarecimento da terminologia tc-nica, entre outras qualidades que atribuem leveza e brevidade exposio.

Vale a pena conferir o que Joo Bosco Medeiros recomendaem seu livro Correspondncia: tcnicas de comunicao criativa (SoPaulo: Atlas, 1996. p. 29). Diz ele que existem vrias tcnicas quepermitem captar a ateno do leitor, entre elas:

escrever pargrafos curtos e sem muitos pormenores; usar oraes coordenadas para ser bem claro; manter o leitor em constante curiosidade quanto ao objeto

da comunicao, apresentando os fatos gradativamente, at che-

gar ao ponto central da correspondncia; falar somente do que se conhece bem; dividir as aes em partes; juntar apenas o que significativo; ter sempre em mente o objetivo da comunicao; sugerir solues, mais do que explicar acontecimentos.

Importante recomendao:

colocar-se no lugar do receptorJoo Bosco (1996) afirma tambm que, antes de dar incio

redao, deve o redator: ter um objetivo em mente; colocar-se no lugar do receptor; ter informaes suficientes sobre o fato;


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planejar a estrutura da comunicao a ser feita; dominar todas as palavras necessrias;

tratar o assunto com propriedade; selecionar fatos e evitar dar opinies (deve-se, isto sim, fa-

zer sugestes, desde que fundamentadas); refletir adequada e suficientemente sobre o assunto; ser natural, conciso e correto; usar linguagem de fcil compreenso; prestar informaes precisas e exatas; responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo

destinatrio.Joo Bosco (1996) diz ainda que a linguagem da comunicao

adequada quando o redator preocupa-se com a capacidade deentendimento do receptor: pode-se usar sem empecilhos o vo-cabulrio tcnico se o destinatrio for um tcnico; do mesmomodo, deve-se proceder em relao a pessoas de nvel escolarelevado, quando ser possvel usar padro lingustico mais elabo-rado. Isso no quer dizer que palavras raras e desconhecidas

sejam aceitveis, muito pelo contrrio. Elas devem ser evitadasem qualquer situao.

Do geral para o particular

No texto dos atos, deve-se partir do geral para o particular.Se a comunicao contiver mais de uma ideia sobre um mesmoassunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos. Isso d

exposio organicidade e clareza.

O que deve ser evitado

Na redao dos atos e comunicaes oficiais, devem ser evi-tados:


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a repetio das palavras e a utilizao de palavras cognatas,tais como: designao e designado, compete e compe-tente, etc.;

o uso de expresso ou palavra que configure duplo sentidono texto; as expresses regionais; as palavras ou expresses de lngua estrangeira, exceto quan-

do indispensveis, em razo de serem designaes ou expressesde uso j consagrado ou que no tenham exata traduo. Nessecaso, a palavra ou expresso deve ser grafada em itlico ou entreaspas. Tomem-se como exemplos: ad referendumou ad referen-

dum, royaltiesou royalties.Tambm deve ser evitada a diviso silbica das palavras. Casoisso seja inevitvel, as recomendaes a seguir daro ao textomaior legibilidade e elegncia:

1. nunca dividir grupos voclicos: ai, ui, o, etc.;2. no deixar letra isolada em uma linha;3. no deixar isoladas slabas s quais se possa atribuir outro

sentido;

4. no separar nmeros;5. nos casos de palavras compostas, no se deve repetir o h-

fen na linha seguinte;6. evitar a separao de hiatos e de nomes prprios;7. evitar a separao de palavras de lngua estrangeira;8. no caso de cifras, pode-se colocar o cifro numa linha e o

nmero da cifra em outra.Os mltiplos e submltiplos das unidades de medida devem

ser designados pelo nome ou pelo smbolo. Este no deve serseguido de ponto (.) ou da letra s para indicar plural.

Caso a grandeza seja expressa em nmero fracionrio, o sm-bolo deve ser escrito no final, exceto quando se tratar de horas eminutos.

Exemplos: 18,98m; 19h32


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Os smbolos podem ser escritos na mesma linha dos nmerosou em forma de expoente.

Exemplos: 19m2 ou 19m

Remisso a texto legal

Quando for necessria a remisso a texto legal, a primeira refe-rncia deve indicar o nmero da norma, seguido da data, sem abre-

viao de ms e ano (exemplo: Lei no 4.860, de 26 de novembro de1965). Nas referncias subsequentes, sero indicados apenas o n-mero e o ano (exemplo: Lei no 4.860, de 1965; ou Lei no 4.860/65).

Numerao dos documentosOs documentos devem ser numerados em ordem crescen-

te cronolgica ou, em situaes especiais, de acordo com cri-trio estabelecido pelo emissor. Deve-se reiniciar a numeraoa cada ano, a partir do nmero 1. Ex.:Memorando no 7 SEAPI/CEDIP/SGI.

Ofcios, portarias e instrues normativas possuem, cada um,

numerao nica para todo o Tribunal, centralizada naCoordenadoria de Protocolo, Expedio e Arquivo. Ao redigirum desses documentos, deve-se solicitar um nmero especfico Seprot. Aps o envio, deve-se encaminhar quela seo cpia dodocumento. Em caso de desistncia da expedio aps orecebimento do respectivo nmero, necessrio encaminhar Seprot motivao de cancelamento, por escrito.

A numerao um dos indicadores (ou ndices) de recuperao

do documento. Consiste, portanto, em informao que deve serregistrada com ateno, para evitar a atribuio de um mesmonmero a documentos diversos.


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Citaes

Segundo a Associao Brasileira de Normas Tcnicas(ABNT)12, a citao definida como a meno de uma informaoextrada de outra fonte. O objetivo da citao agregar ao textoconceito, dado ou informe para esclarecer, ilustrar ou sustentaro que est sendo discutido. As citaes podem ser diretas, quandocontm a transcrio literal de um texto ou de parte dele, ouindiretas, quando redigidas com base em ideias de outros autores.

A citao com at trs linhas, ou citao curta, transcrita

entre aspas, com o mesmo tipo e tamanho da letra utilizados nopargrafo no qual ser inserida. O uso das aspas delimita a citaodireta. As aspas duplas so usadas no incio e no fim da citaodireta e as aspas simples em citao inserida no trechotranscrito. Caso o texto citado j contenha sinal de pontuaoencerrando a frase, as aspas finais so colocadas aps este sinal;caso contrrio, elas delimitam o final da citao.

A citao com mais de trs linhas, ou citao longa, transcrita

em pargrafo distinto, que deve apresentar recuo de 3cm esquerda. Inicia-se sem entrada de pargrafo e estende-se at amargem direita. O texto citado apresentado sem aspas etranscrito com tamanho de letra menor. Deve-se deixar uma linhaem branco entre a citao e os pargrafos anterior e posterior.

Quando se tratar de texto de lei, deve-se recuar a citao in-dependentemente do nmero de linhas. Nos atos do Tribunal, orecuo ser de 3cm esquerda, e a fonte utilizada na transcrio

ser a Verdana, tamanho 10, entrelinhamento 1,2.Veja-se o exemplo a seguir:

Diz-se que h uma disciplina jurdica autnoma quandocorresponde a um conjunto sistematizado de princpios e nor-

12NBR 10250:2002 - Informao e documentao - Citaes em documentos - Apresentao.


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mas que lhe do identidade, diferenciando-a das demais ra-mificaes do Direito. (MELLO, Celso Antnio Bandeira de.Curso de Direito Administrativo. 12. ed. rev. e atual. So Pau-

lo: Malheiros, 2000.)

As supresses feitas numa transcrio so indicadas por reti-cncias entre colchetes [...] e os acrscimos ou comentriosfeitos pelo autor tambm aparecem entre colchetes.

Exemplo:

Segundo Joo Barbalho, a clusula final do art. 28 resultarade uma falha da redao, pois a emenda aditiva [...] dizia:representao das minorias [e no da minoria] com maispropriedade e acerto.

Deve-se manter a fidedignidade s ideias do autor, se par-frase, ou ao texto citado, se transcrio, fazendo neste caso ape-nas a correo de erros tipogrficos. Se houver outros tipos deerro, deve-se empregar a palavra latina sic(assim) entre colche-tes, logo aps a palavra ou expresso estranha ou incorreta,

para indicar que se trata de reproduo fiel do original. Porexemplo: unanimidade, negar provimento o [sic] recurso,j que o correto seria unanimidade, negar provimento aorecurso.

Folhasde continuao

Em qualquer ato oficial administrativo do TSE, as folhas decontinuao devero conter, no mnimo, as seguintes informa-es, entre parnteses: nmero respectivo da folha sequencial,tipo do ato com a sua numerao institucional e data:

Exemplo:

(Fl. 2 do Ofcio no 32 TSE, de 27.2.2001.)


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As folhas sequenciais no devem trazer o timbre apresentadona primeira pgina.

A forma geraldos atos

A forma geral dos atos do TSE segue, em alguns aspectos, umpadro prprio, estabelecido para atribuir maior legibilidade aos

documentos. Assim, em vez de ser utilizada como fonte (letra)bsica das comunicaes a Times New Roman, preconizada pelo

Manual de redao da Presidncia da Repblica, utilizou-se a Garamond,com entrelinhamento de 1,5 pontos ( exceo da ata, que tementrelinhamento simples).

As especificaes gerais da formatao so as apresentadas aseguir


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Atos oficiais

administrativos

Atos oficiaisadministrativos


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1. Ata

Definio

Ata o registro sucinto, escrito, das decises e acontecimen-tos havidos em reunio, congresso, mesa-redonda, conveno,etc. No mbito do Tribunal, podem ser tomados como exem-

plos de ata o registro dos resultados das sesses plenrias or-dinrias ou solenes, extraordinrias ou administrativas e o re-gistro das reunies da Comisso Permanente de Licitao.

Costumava-se lavrar a ata em livro ou formulrio prprio,autenticado, e suas pginas eram rubricadas pela autoridade queredigiu os termos de abertura e de encerramento. Modernamente,esse ato apresenta-se na forma usual dos demais documentos,digitado em papel A4, com a dispensa do tradicional livro de

atas. o tipo que se adota no Tribunal.

Regras gerais*

A ata deve ser elaborada sem rasuras nem emendas, comentrelinhamento simples. Os numerais devem ser escritos porextenso, evitando-se as abreviaturas. Admite-se, porm, que osnumerais sejam repetidos, em algarismos, entre parnteses, para

facilitar a visualizao. Ex.: O saldo de um milho, seiscentos etrinta e sete mil, quinhentos e trinta e trs reais e vinte e oito centavos(R$1.637.533, 28).

A ata tem como caracterstica, tambm, o fato de ser organi-zada sem entrada de pargrafos.

*Pode ocorrer eventualmente a necessidade de elaborar a ata na forma tradicional. Nesse caso, odocumento dever ser produzido sem rasuras, sem emendas nem reserva de linhas.


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Com a produo das atas sendo feita modernamente em com-putadores, as correes passaram a ser realizadas logo que de-

tectado o erro. Isso evita as ressalvas e emendas na sequncia dotexto.

Porm, diante da ocorrncia de qualquer omisso ou erro de-pois de lavrada a ata, deve-se fazer a ressalva:Em tempo: na linha[...], onde se l[...], leia-se[...].

Outras consideraes

A ata encontra-se entre os atos de assentamento; os memo-randos e ofcios, entre os de correspondncia. J os pareceres eas informaes so atos enunciativo-esclarecedores, tambmdenominados deprocessuaisou procedimentais.

Observe-se o que diz Adalberto J. Kaspary:13

A ata documento de valor jurdico. Por essa razo, deve ser

lavrada de tal maneira que se lhe no possam introduzir

modificaes posteriores sua assinatura.

A ata normalmente redigida por um secretrio efetivo ou,na falta deste, por um secretrio eventual (ad hoc), designado paraa ocasio. Pode ser emitida por unidades administrativas, conse-lhos, colegiados, comisses e grupos de servidores que se re-nam com fins organizacionais definidos.

13Redao oficial: normas e modelos. 13. ed. Porto Alegre: Edita, 1996. p. 70.


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Estrutura da ata

So apresentados, a seguir, os elementos necessrios elabo-rao da ata.

Timbre

Identifica o rgo Tribunal Superior Eleitoral. No necessriomencionar a secretaria ou a coordenadoria abaixo do timbre,uma vez que a unidade responsvel pela elaborao do documento identificada no ndice.

ndiceO ndicedas atas do Tribunal compe-se de dois blocos deinformao. No primeiro, constam nome e nmero do ato,seguidos da sigla da unidade responsvel pela elaborao dodocumento.

Exemplo: ATA No 28 CPL/SAD.Logo abaixo, constam entre parnteses a data composta por

dia, ms e ano , a hora e o nmero do procedimento se for ocaso ao qual a ata ser incorporada.

Exemplo: (14.5.99 13h PCD no 14.992/98).Esses elementos so grafados em negrito e posicionados de

forma centralizada no papel.Exemplo:

ATA No 28 CPL/SAD

(14.5.99 13h PCD no 14.992/98)

O segundo bloco de informao traz ementa com sntese doassunto principal da reunio.

Exemplo:

Ata da reunio para julgamento das propostas referentes

Licitao-TSE no 11/99 Modalidade: Tomada de Preos.


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Este bloco deve ter recuo de 3cm esquerda e entrada depargrafo de 0,5cm.

Comunicao

o contedo da ata. Convm seja elaborada em linguagemclara e concisa. O padro da escrita deve ser o da lngua culta,observando-se os princpios da impessoalidade e formalidade.

Compe-se, via de regra, deAbertura, Legalidade, Relao no-minal, Aprovao da ata anterior, Texto e Fecho. Essas partes no seencontram subdivididas no documento, mas apresentam-se

sequenciadas, acompanhando o fluxo da informao. poss-vel, assim, reconhec-las na estrutura do texto.

Abertura

A abertura da ata se faz com a indicao, por extenso, dodia, ms, ano e hora da reunio, alm do local em que est sen-do realizada, nome da unidade ou rgo que est reunido, nomedo presidente e do secretrio, bem como a finalidade da reu-nio.

Exemplo:

Aos dezesseis de maio de mil novecentos e noventa e nove,

s quatorze horas, na sala duzentos e dezenove do Edifcio

Sede do TSE, reuniu-se a Comisso Permanente de Licita-

o, designada pela Portaria no 116/99, do Sr. Diretor-Ge-

ral do TSE, presidida pela servidora Maria Jos Leopoldo e

secretariada pela servidora Maria Penteado, tendo ainda

como membros os servidores Genivaldo Lacerda e Pedro

Navegante, para julgamento da proposta...


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Legalidade

A meno legalidade faz-se nos casos em que norma vigente

na instituio exija quorumpara validar as decises da reunio. Seassim o for, deve-se declarar a legalidade da reunio, por existirquorum, conforme a norma.

Exemplo:O Senhor Presidente declarou a legalidade da reunio, por

haver quorum, conforme preceitua o art. 16 do Estatuto.

A respeito da exigncia de quorum, Reinaldo Mathias Ferreira,em sua Correspondncia comercial e oficial(12. ed., tica, 1997. p. 151),

observa:

No havendo quorum, a reunio no pode ser realizada, mas

a ata deve ser lavrada para que o fato fique registrado. Em

geral, os estatutos, prevendo que isso possa acontecer, es-

tipulam uma segunda (e at uma terceira) convocao no

mesmo dia, mas em horrio diferente, ou em outro dia, quan-

do a reunio ter legalidade com qualquer nmero de mem-

bros. O edital de convocao, com base nos estatutos, deve

esclarecer a data, o local e o horrio da nova reunio.

Relao nominal

Faz-se em seguida a indicao nominal dos presentes.Em reunies com muitos participantes, indica-se apenas o

nmero de presentes, acrescentando-se o termo conforme lista depresena.

Exemplo:

Estiveram presentes reunio os seguintes membros do con-

selho: [...];

ou

Estiveram presentes quatro coordenadores e vinte chefes

de seo, conforme lista de presena.


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Aprovao da ata anterior

comum que a ata da reunio anterior no tenha sido ainda

lida e aprovada. Se isso acontecer, far-se- ento a necessria lei-tura, seguida do registro de que a ata em questo foi discutida eaprovada.

Texto

o registro em si dos acontecimentos. Deve ser sinttico efiel aos fatos (vejam-se os comentrios iniciais sobre as caracte-rsticas da ata).

Fecho

O Fecho da ata pode obedecer ao seguinte padro:Nada mais ha-vendo a tratar, foi encerrada a reunio. E, para constar, eu, secretrio, lavrei a

presente ata, que vai assinada por mim e pelo Sr. Presidente.

Assinatura

o campo formado pela assinatura da autoridade que presidiuo evento e a do secretrio da reunio.

Podem constar ainda assinaturas de outros participantes.Esses elementos devem ser alinhados esquerda, em rea loca-

lizada direita da pgina.


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Requisitos mnimos de leiaute

Na elaborao da ata, deve-se atender a requisitos formaismnimos para assegurar a boa apresentao do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado

Nos atos do TSE, optou-se por usar no corpo dosdocumentos a letra (fonte) Garamondcomo padro, por seruma tipologia tradicional de fcil legibilidade, que se encontracomumente incorporada tabela de fontes de qualquer

processador de texto. O tamanho da letra (corpo) deve ser13,5.No Timbre, o nome TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL

deve constar inteiramente em caixa-alta (maisculas). Atipologia do Timbreser a Verdana, tamanho 12, neste e emtodos os demais atos constantes deste manual.

FormataoMargem superior

o espaamento entre a borda superior do papel e o inciodo campo Timbre.

Afastamento: 3cmMargem inferior

o espaamento entre a borda inferior do papel e a base damancha grfica (rea destinada digitao).

Afastamento mnimo: 2cmMargem esquerda

o espaamento entre a borda esquerda do papel e o incioda mancha grfica.Afastamento: 2,5cmMargem direita

o espaamento entre a borda direita do papel e o fim damancha grfica.

Afastamento: 2cm

A

B

C

D


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E

F

G

H

Espao 1

o espaamento entre os campos Timbree ndice. So utiliza-

dos dois espaos simples entre os dois campos.Espao 2 o espaamento entre os dois campos que formam o ndice.

Utiliza-se um espao simples entre os dois campos.Espao 3

o espaamento entre os campos ndice e Comunicao/Abertura. Tambm se utiliza um espao simples entre os doiscampos.

Espao 4

o espaamento entre os campos Comunicao/Fecho e Assina-tura. Utilizam-se dois espaos simples entre os dois campos.

Desde o campo ndiceat o campo Comunicao/Fecho, utilizado espaamento simples. Entre as assinaturas, dois espaossimples.


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E

Modelo de ata

F

A

D

G

C

H

B

TIMBRE

NDICE

ASSINATURA

COMUNICAO


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57/200


2.Atestado

Definio

Ato por meio do qual a administrao comprova fato ousituao de que tem conhecimento, mas que no consta de arquivo,livro, registro ou qualquer outro documento em poder da

organizao. Diz respeito a eventos passageiros, sujeitos aalteraes sucessivas.

Atestados de vida, residncia, pobreza, dependncia econmica,idoneidade moral e bons antecedentes foram abolidos naadministrao federal direta e indireta pelo Decreto no 83.936/79(arts. 1o e 2o).

Os atestados podem ser emitidos por qualquer dirigente doTribunal, dentro dos limites de competncia do gestor e obser-

vada a hierarquia.


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Estrutura do atestado

O atestado possui estrutura simples. Consta somente de Tim-bre, ndice, Comunicao, Local e dataeAssinatura.

Timbre

Identifica o rgo Tribunal Superior Eleitoral. No necessriaa identificao da secretaria ou da coordenadoria abaixo do tim-bre, uma vez que o nome da unidade responsvel pela elabora-o do documento fica subentendido no campoAssinaturapeladescrio do cargo da autoridade emitente.

ndice

Os atestados no so numerados. Basta nomin-los, j que soatos emitidos esporadicamente pelos gestores da instituio.

Nos casos, em rigor excepcionais, em que esses documentospassem a ser expedidos rotineiramente pela administrao, con-

vm numer-los para facilitar a localizao.

Comunicao aquilo que se atesta, se possvel com a indicao especfica

da finalidade do ato (Atesto, para fins de comprovao na Secretaria daReceita Federal...). Nos casos em que se atesta algo acerca dealgum, deve-se fazer referncia aos documentos de identifica-o da pessoa em questo, para que no haja dvidas quanto identidade dela.

Em nenhuma hiptese, a redao do atestado pode deixar o

receptor com incertezas sobre o que est sendo afirmado ou so-bre o objeto da afirmao.

O atestado comumente estruturado em um nico pargrafo.Nos casos em que houver mais de dois pargrafos, convm nu-mer-los a partir do primeiro. O pargrafo que corresponde aocampo Local e datano deve ser numerado.


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Local e data

Devem ser registrados por extenso e sem qualquer supres-so. A grafia do ms deve ser feita em minsculas (rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 16.5.99ou assemelhadas).

Exemplo:

Braslia, 20 de junho de 2001.

Assinatura

o campo formado pelo conjunto assinatura, nomee cargo daautoridade expedidora. Esses elementos devem ser posiciona-dos (em relao uns aos outros) centralizadamente, em rea lo-calizada direita da pgina.


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Na elaborao do atestado, observem-se os requisitos mni-mos apresentados a seguir:


Nos atos do TSE, optou-se por usar como padro de letra(fonte) a Garamond, uma tipologia tradicional de fcil legibilida-de que se encontra comumente incorporada tabela de fontes dequalquer processador de texto. O tamanho da letra (corpo) deve

ser 13,5.No Timbre, o nome TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL

deve constar inteiramente em caixa-alta (maisculas). A tipolo-gia do Timbreser a Verdana, tamanho 12.

Formatao

Margem superior

o espaamento entre a borda superior do papel e o incio

do campo Timbre.Afastamento: 3cmMargem inferior



o espaamento entre a borda esquerda do papel e o incio

da mancha grfica.Afastamento: 2,5cmMargem direita

o espaamento entre a borda direita do papel e o final damancha grfica.

Afastamento: 2cm

A

B

C

D


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Espao 1


dos dois espaos simples entre os dois campos.Espao 2

o espaamento entre os campos ndice e Comunicao.Utilizam-se dois espaos simples entre os dois campos.

Espao 3

o espaamento entre os campos Comunicao e Local e data,formado por dois espaos simples.

Espao 4

o espaamento entre os campos Local e datae Assinatura,

formado por dois espaos simples.Espaamento entre as linhas

O entrelinhamento do texto da Comunicao deve ser de 1,5.

E

F

G

H


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63/200

Modelo de atestado

NDICE

TIMBRE

COMUNICAO

A

E

F

G

D

H

C LOCAL E DATA

ASSINATURA

B


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3.Certido

Definio

Ato por meio do qual a administrao afirma a existncia defato ou situao que pode ser verificada em assentamento pbli-co (autos, procedimentos, despachos, etc.). Difere do atestado

em dois aspectos:1. atm-se obrigatoriamente a documentos que se encontram

em poder da organizao; e2. refere-se a situaes de natureza permanente.

A certido faz f pblica, at prova em contrrio. Desde queautenticada, tem a mesma fora probante do original.

Pode ser fornecida por qualquer dirigente da instituio, nombito de sua competncia.


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Estrutura da certido

Consta apenas dos seguintes elementos: Timbre, ndice, Comu-nicao, Local e dataeAssinatura.

Timbre

Identifica o rgo Tribunal Superior Eleitoral. No necessriaa identificao da secretaria ou da coordenadoria abaixo do tim-bre, uma vez que o nome da unidade responsvel pela elabora-o do documento fica subentendido no campoAssinaturapela

descrio do cargo da autoridade emitente.

ndice

As certides, por serem atos de emisso espordica, pres-cindem de numerao: basta nomin-las.

Esses documentos devem ser numerados apenas nos casosem que sua expedio passe a ser rotineira, a fim de facilitar alocalizao.

Comunicao

aquilo que se certifica. Deve constar, no documento,a indicao especfica da finalidade do ato (Certifico, para finsde comprovao na Secretaria da Receita Federal...). preciso iden-tificar, quando for o caso, a pessoa a respeito da qual se certi-fica algo, informando, para evitar equvocos, o nmero de seudocumento de identidade.

Na redao da certido, devem-se evitar ambiguidades ouincertezas acerca do que est sendo certificado.A certido comumente estruturada em um nico par-

grafo. Se houver mais de dois pargrafos, recomenda-se nu-mer-los a partir do primeiro. O pargrafo que correspondeao campo Local e datano deve ser numerado.


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Exemplo:


Assinatura

Compreende o campo formado pelo conjunto assinatura, nomee cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem serregistrados direita, centralizados em relao uns aos outros.

Local e data

O local e a data devem ser registrados por extenso e sem

qualquer supresso. Na grafia do ms, utilizem-se as letras mi-nsculas (rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 16.5.99ouassemelhadas).


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Devem-se observar, na elaborao da certido, os seguintesrequisitos:


Na certido, como no atestado, utiliza-se o tipo de letra (fon-te) Garamond, facilmente encontrado em qualquer processadorde texto. O tamanho da letra (corpo) deve ser 13,5.

No Timbre, o nome TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL

deve ser grafado inteiramente com letras maisculas, na fonteVerdana, tamanho 12.

Formatao

Margem superior





o espaamento entre a borda esquerda do papel e o incioda mancha grfica.

Afastamento: 2,5cmMargem direita


Afastamento: 2cmEspao 1

o espaamento entre os campos Timbree ndice. So utiliza-dos dois espaos simples entre os dois campos.

A

B

C

D

E


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Espao 2

o espaamento entre os campos ndicee Comunicao. Utili-

za-se um espao simples entre os dois campos.Espao 3


Espao 4

o espaamento entre os campos Local e datae Assinatura,formado por dois espaos simples.

Espaamento entre as linhas


F

G

H


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71/200

G

H

Modelo de certido

A

DC

LOCAL E DATA

E

NDICE

TIMBRE

F

B

ASSINATURA

COMUNICAO


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4.Comunicado

Definio

Comunicado o ato expedido pelo diretor-geral da Secreta-ria do Tribunal, por secretrios e assessores-chefes para transmi-tir breves instrues de servio, ordens, avisos, decises ou es-

clarecimentos acerca de objetivos, polticas, programas de tra-balho e normas administrativas e operacionais da Casa.


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Estrutura do comunicado

O comunicado possui estrutura simplificada. Compe-se deTimbre, ndice, Destinatrio, Comunicao, Fecho eAssinatura.

Timbre


ndice

Nome do ato, seguido imediatamente do nmero dodocumento, da sigla da unidade expedidora e da data de suaexpedio.

Destinatrio

Constitui-se da forma de tratamento e do cargo e/ou desig-

nao daquele a quem dirigido o comunicado, que , via deregra, expedido a mais de um destinatrio.Exemplo: Aos Senhores Secretrios; Aos Senhores Servido-

res do TSE.

Comunicao

o contedo do comunicado. geralmente breve, tendo emvista que esse ato usado principalmente para fixar comandos oucientificar o destinatrio sobre assuntos de assimilao imediata.

Se contiver mais de dois pargrafos, deve-se numerar a partir doprimeiro.

Fecho

Simplificado. Basta o termoAtenciosamente.


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Assinatura

o campo formado pelo conjunto assinatura, nomee cargo daautoridade expedidora. Esses elementos devem ser posiciona-dos, em relao uns aos outros, centralizadamente, em rea loca-lizada direita da pgina.


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Na elaborao do comunicado, observem-se os requisitos m-nimos apresentados a seguir:


Nos atos do TSE, optou-se por usar como padro de letra(fonte) a Garamond, uma tipologia tradicional de fcil legibili-dade que se encontra comumente incorporada tabela de fontesde qualquer processador de texto. O tamanho da letra (corpo)

deve ser 13,5.No Timbre, o nome TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL

deve constar inteiramente em caixa-alta (maisculas). A tipolo-gia do Timbreser a Verdana, tamanho 12.

Formatao

Margem superior

o espaamento entre a borda superior do papel e o incio

do campo Timbre.Afastamento: 3cmMargem inferior






Afastamento: 2cm

B

C

D

A


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Espao 1



o espaamento entre os campos ndicee Destinatrio. Utiliza-se um espao simples entre os dois campos.

Espao 3

o espaamento entre os campos Destinatrio e Comunicao,formado por dois espaos simples.

Espao 4

o espaamento entre os campos Comunicao e Fecho, forma-do por dois espaos simples.

Espao 5

o espaamento entre os campos Fecho eAssinatura, forma-do por dois espaos simples.



E

F

G

H

I


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79/200

B

A

D

TIMBRE

NDICE

F

E

G

H

FECHO

C

I

DESTINATRIO

Modelo de comunicado

COMU

NICAO

ASSINATURA


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5.Declarao

Definio

Ato por meio do qual o servidor ou a administrao afirma aexistncia ou inexistncia de um direito ou de um fato.

Se a manifestao parte do servidor, mesmo que sob demanda

da instituio, a declarao pessoal. o que ocorre, por exem-plo, quando um servidor se manifesta, em processo administra-tivo disciplinar, acerca de um fato do qual tenha conhecimento.Quando a manifestao da prpria instituio, por intermdiode seus titulares, a declarao administrativa. A declarao delotao de um servidor exemplo de declarao administrativa.

A declarao difere do atestado apenas quanto ao objeto.Enquanto o atestado expedido a favor, a declarao feita em

relao a algum, apontando ou afirmando, s vezes, coisasadversas.


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Estrutura da declarao

A declarao consta somente de Timbre, ndice, Comunicao,Local e dataeAssinatura.

Timbre

Identifica o rgo Tribunal Superior Eleitoral. No necessriomencionar a secretaria ou a coordenadoria abaixo do timbre,uma vez que a unidade responsvel pela elaborao do docu-mento identificada na Assinaturapela descrio do cargo da

autoridade emitente.

ndice

As declaraes, como os atestados e as certides, so atos deemisso espordica, bastando, portanto, nomin-las.

A numerao desses documentos faz-se necessria to-somentequando forem eles expedidos de forma rotineira, a fim de facilitara localizao.

Comunicao

aquilo que se declara. Recomenda-se indicar a finalidade doato (Declaro, para fins de comprovao na Secretaria da Receita Federal...).Nos casos em que se declara algo acerca de algum, necessrioevitar quaisquer dvidas a respeito da identidade da pessoa, pormeio de referncia aos seus documentos de identificao.

Deve o texto do ato ser redigido de maneira clara e precisa, a

fim de afastar ambiguidades ou incertezas quanto ao contedo eao objeto da declarao.A estrutura da declarao comporta, comumente, apenas um

pargrafo. Nos casos em que houver mais de dois pargrafos,convm numer-los a partir do primeiro. O pargrafo corres-pondente ao campo Local e datano deve ser numerado.


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Exemplo:


Assinatura

o campo formado pelo conjunto assinatura, nomee cargo daautoridade expedidora. Recomenda-se posicionar esses elemen-tos direita, centralizados em relao uns aos outros.

Local e data

O local e a data devem ser registrados por extenso e semqualquer supresso. A grafia do ms deve ser feita em minsculas(evitem-se formas abreviadas como BSB, 16.5.99ou similares).


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Na elaborao da declarao, devem-se observar as seguintescaractersticas:


Nos atos do TSE, optou-se por usar como padro de letra(fonte) a Garamond, uma tipologia tradicional de fcil legibili-dade que se encontra comumente incorporada tabela de fontesde qualquer processador de texto. O tamanho da letra (corpo)deve ser o 13,5.

No Timbre, o nome TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORALdeve constar inteiramente em caixa-alta (maisculas). A tipolo-gia do Timbreser a Verdana, tamanho 12.

Formatao

Margem superior








Afastamento: 2cm

A

B

C

D


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Espao 1



o espaamento entre os campos ndice e Comunicao.Utiliza-se um espao simples entre os dois campos.

Espao 3


Espao 4

o espaamento entre os campos Local e datae Assinatura,formado por dois espaos simples.



F

E

G

H


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87/200

E

NDICE

F

D

G

A

Modelo de declarao

ASSINATURA

COMUNICAO

B

C

H

LOCAL E DATA

TIMBRE


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89/200


6.Despacho

Definio

Despacho a deciso ou o encaminhamento emanado deautoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apre-ciao. No mbito da administrao, o despacho pode ser: a)

terminativo ou definitivo (tambm chamado de decisrio) aqueleque d soluo ao que foi submetido autoridade e pe termo questo; b) de mero expedienteou ordinatrio aquele que apenas dandamento ao ato; e c) interlocutrio aquele que, sem resolverterminantemente a questo, transfere-a autoridade hierarqui-camente superior ou de outra unidade da repartio.

O despacho tambm pode ser saneador, no sentido de seraquele que resolve as falhas porventura encontradas no procedi-

mento.Em alguns casos, o despacho composto apenas de uma ouduas palavras:Aprovo; Autorizo; De acordo, etc.

ato que pode ser manuscrito, posto preferencialmente nocorpo do documento de que parte. Quando isso no for pos-svel, deve ser escrito em folha separada, obedecendo ao padroaqui apresentado.

O despacho pode ser emitido por qualquer dirigente do Tri-

bunal, observados o limite de competncia e a hierarquia.


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Estrutura do despacho

O despacho possui estrutura bastante simplificada. Pode sercomposto apenas de Identificao, Data, Comunicao eAssinatura.

Identificao

Nome do ato acompanhado da discriminao do cargo daautoridade que se manifesta (Ex.: DESPACHO DO DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO TSE, ou simplesmenteDESPACHO DO DIRETOR-GERAL), em negrito, em caixa-alta, seguido, logo abaixo, da meno ao documento ao qual serefere.

Data

A data (por extenso) deve ser precedida da preposio Em(Exemplo: Em 23 de janeiro de 1999), alinhada direita.

Comunicao

o contedo do despacho, a exposio do assunto, com as

informaes da deciso ou do encaminhamento. Se contivermais de dois pargrafos, convm numer-los a partir do pri-meiro.

Assinatura

o campo formado pelo conjunto assinaturae nomeda autori-dade expedidora. Ambos devem ser posicionados (em relaouns aos outros) centralizadamente, em rea localizada direitada pgina.


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O despacho no segue padro rgido de leiaute. Pode serinclusive manuscrito, aproveitando-se dos espaos em brancoabaixo da(s) assinatura(s) do ato do qual faz parte.

Se o despacho for digitado, como no modelo a seguir, a tipo-logia do Timbreser a Verdana, tamanho 12, e a dos camposIdentificao, Data, Comunicao eAssinaturaser a Garamond, ta-manho 13,5.

Deve-se evitar proferir despacho no verso do documento.


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TIMBRE

DATA

Modelo de despacho

ASSINATURA

IDENTIFICAO

COMUNICAO


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7.Informao

Definio

Informao o ato por meio do qual o servidor se manifestaacerca de assunto submetido a sua apreciao, com o objetivode melhor fundamentar questes suscitadas ou aclarar fatos no

suficientemente relatados. Serve essencialmente ao fornecimentode elementos exigidos ao bom trmite documental, a fim deque os dados apresentados auxiliem a autoridade competentenos seus despachos e na soluo dos problemas. Baseia-segeralmente no exame do procedimento ou em fato cujadescrio contribua para o esclarecimento de situaespendentes.

A informao deve ater-se ao rigorosamente necessrio so-luo do que consta no procedimento; deve o redator da infor-mao eximir-se tanto quanto possvel de consideraes subjeti-

vas ou aleatrias. conveniente iniciar a informao relatando sucintamente a

questo que motivou o ato, de forma a permitir ao leitor tomarconhecimento, de imediato, do assunto tratado no documento.

A informao, bem como os pareceres, integra o rol dos atos

enunciativo-esclarecedores, tambm denominados deprocessuaisou procedimentais, ao passo que a ata encontra-se entre os de assen-tamento e os memorandos e ofcios, entre os atos de correspon-dncia.


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Estrutura da informao

So apresentados, a seguir, os elementos indispensveis ela-borao da informao.

Timbre


ndice

Nome do ato e nmero respectivo, seguidos da sigla da uni-dade expedidora, em ordem crescente de hierarquia, at o nvelde secretaria (SEAGE/COGES/SCI). Esses dados so comple-mentados pela referncia ao procedimento ao qual se refere ainformao, e do qual ela far parte, e ao assunto do ato (grafadoem negrito).

Exemplo:Informao no 33 SEAGE/COGES/SCI

Referncia: Procedimento Administrativo no 9.372/98

Assunto: Reembolso, a servidor, de despesas decorrentes

de tratamento odontolgico.

Vocativo

Invoca o destinatrio e seguido de vrgula.

Comunicao

o contedo da informao. Deve ser elaborada com clare-za e conciso. A introduo deve relatar sucintamente a questoque motivou o ato, de forma a permitir que o leitor, de imediato,tome conhecimento do assunto tratado no documento. O texto


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deve discorrer sobre todas as questes demandadas ou que se-jam consideradas essenciais ao esclarecimento da situao sob

anlise. No texto, exceo do fecho, todos os demais pargra-fos devem ser numerados, para facilitar possveis remisses.

Fecho

Apresenta-se de forma sinttica, impessoal, sem delongas.Exemplo: o que informo, ou o que vai informado.O fecho desnecessrio nas situaes em que o texto da Co-

municao j se inicia com o Informo...

Local e dataDevem o local e a data ser registrados por extenso e sem qual-

quer supresso. A grafia do ms deve ser feita em minsculas.Rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 16.5.99ou assemelhadas.

Exemplo:

Braslia, 16 de maio de 1999.

Ass

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