Manual de procedimientos logísticos

7/30/2019 Manual de procedimientos logsticos

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2006 Distribuidora Angel's Occidente C.A.

MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS

LOGSTICA Y DISTRIBUCIN.LD-1000

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Procesos y Procedimientos

realizado por el Departamento de Gestin de Calidad

El siguiente documento es titulado "Manual de Procesos y Procedimientos.Logstica y Distribucin. LD-1000", y est referido a las normas y pasos aseguir para la ejecucin de cada una de las actividades que se llevan a caboen el Departamento de Logstica y Distribucin de Distribuidora Angel'sOccidente C.A.

Este manual tiene aplicacin en cada una de las sedes de esta organizacin .

Si est utilizando una versin impresa de este Manual debe asegurarse que lamisma este actualizada.

Todos los derechos reservados. Ninguna parte de este documento puede sercopiado o reproducido de alguna manera - sea grfico, impreso, fotocopiado oreproducido digitalmente - sin el permiso de sus publicadores.

Impreso: Diciembre 2006 en Maracaibo, Edo Zulia. Rep. Bolivariana deVenezuela


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Manual de Procesos y Procedimientos. Logstica y Distribucin. LD-1000

I


CDIGO:

PGINA:FECHA:

LTIMA REVISIN:N APROBACIN:

FECHA: 28/12/2006ELABORADO POR:

LD-1000

DPTO. GESTIN DE CALIDAD

Tabla de Contenidos1

Seccin I Introduccin 3

................................................................................................................................... 31 Resumen Introductorio

................................................................................................................................... 42 Estructura Organizativa

................................................................................................................................... 53 Diagrama de Contexto

................................................................................................................................... 64 Diagrama de Despliegue o 1er Orden

................................................................................................................................... 75 rbol de Procedimientos

................................................................................................................................... 86 Definiciones

Seccin II Recepcin de Equipos y Productos (LD-1001) 13

................................................................................................................................... 131 Objetivo

................................................................................................................................... 132 Alcance

................................................................................................................................... 133 Responsable del Proceso

................................................................................................................................... 134 Normativa

................................................................................................................................... 155 Procedimiento

................................................................................................................................... 176 Diagrama de Flujo

................................................................................................................................... 197 Documentos Relacionados

................................................................................................................................... 208 Instructivos

.......................................................................................................................................................... 20LD-1001-1

.......................................................................................................................................................... 21LD-1001-2

.......................................................................................................................................................... 22LD-1001-3

.......................................................................................................................................................... 23LD-1001-4

Seccin III Recepcin de Productos que quedaron enPiso (LD-1002) 30

................................................................................................................................... 301 Objetivo

................................................................................................................................... 302 Alcance


................................................................................................................................... 304 Normativa

................................................................................................................................... 315 Procedimiento



................................................................................................................................... 348 Instructivos

.......................................................................................................................................................... 34LD-1002-1


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II



CDIGO:

PGINA:FECHA:



LD-1000


Seccin IV Recepcin de Mercanca Afectada en el

Transporte Naviero (LD-1003) 41................................................................................................................................... 411 Objetivo

................................................................................................................................... 412 Alcance


................................................................................................................................... 414 Normativa

................................................................................................................................... 425 Procedimiento



Seccin V Recepcin de Equipos Sobrantes (LD-1004) 47

................................................................................................................................... 471 Objetivo

................................................................................................................................... 472 Alcance


................................................................................................................................... 474 Normativa

................................................................................................................................... 485 Procedimiento



................................................................................................................................... 518 Instructivos

.......................................................................................................................................................... 51LD-1004-1

Seccin VI Configuracin de Colecciones (LD-1005) 53

................................................................................................................................... 531 Objetivo

................................................................................................................................... 532 Alcance


................................................................................................................................... 534 Normativa

................................................................................................................................... 555 Procedimiento



................................................................................................................................... 588 Instructivos .......................................................................................................................................................... 58Mtodo de Trabajo (LD-1005-1)......................................................................................................................................................... 58Objetivo

......................................................................................................................................................... 58Alcance

......................................................................................................................................................... 58Responsable del Proceso

......................................................................................................................................................... 58Normativa

......................................................................................................................................................... 60Procedimiento

......................................................................................................................................................... 61Documentos Relacionados

......................................................................................................................................................... 62LD-1005-1-1


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III


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Seccin VII Control de Inventario (LD-1006) 64

................................................................................................................................... 641 Objetivo

................................................................................................................................... 642 Alcance


................................................................................................................................... 644 Normativa

................................................................................................................................... 655 Procedimiento



................................................................................................................................... 678 Instructivos

.......................................................................................................................................................... 67LD-1006-1

Seccin VIII Despacho de Equipos y Colecciones(LD-1007) 70

................................................................................................................................... 701 Objetivo

................................................................................................................................... 702 Alcance


................................................................................................................................... 704 Normativa

................................................................................................................................... 725 Procedimiento



................................................................................................................................... 778 Instructivos.......................................................................................................................................................... 77Evaluacin de Transportistas (LD-1007-1)

......................................................................................................................................................... 77Objetivo

......................................................................................................................................................... 77Alcance


......................................................................................................................................................... 77Normativa

......................................................................................................................................................... 78Procedimiento


......................................................................................................................................................... 80LD-1007-1-1

......................................................................................................................................................... 81LD-1007-1-2

.......................................................................................................................................................... 82Control de Manifiestos (LD-1007-2)

......................................................................................................................................................... 82Objetivo

......................................................................................................................................................... 82Alcance


......................................................................................................................................................... 82Normativa

......................................................................................................................................................... 83Procedimiento


.......................................................................................................................................................... 84Subasta Equipos (LD-1007-3)

......................................................................................................................................................... 84Objetivo

......................................................................................................................................................... 84Alcance


......................................................................................................................................................... 84Normativa


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IV



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LD-1000


......................................................................................................................................................... 85Procedimiento


.......................................................................................................................................................... 87LD-1007-4

Seccin IX Pago a Transportistas (LD-1008) 94

................................................................................................................................... 941 Objetivo

................................................................................................................................... 942 Alcance


................................................................................................................................... 944 Normativa

................................................................................................................................... 955 Procedimiento



................................................................................................................................... 1008 Instructivos

.......................................................................................................................................................... 100LD-1008-1

Seccin X Recepcin de Productos de Coleccin NoConformes (LD-1009) 102

................................................................................................................................... 1021 Objetivo

................................................................................................................................... 1022 Alcance


................................................................................................................................... 1024 Normativa

................................................................................................................................... 1035 Procedimiento



................................................................................................................................... 1068 Instructivos

.......................................................................................................................................................... 106LD-1009-1

Seccin XI Recepcin de Equipos Devueltos en Garanta(LD-1010) 108

................................................................................................................................... 1081 Objetivo

................................................................................................................................... 1082 Alcance


................................................................................................................................... 1084 Normativa

................................................................................................................................... 1095 Procedimiento



................................................................................................................................... 1138 Instructivos

.......................................................................................................................................................... 113Tratamiento de Equipos en Devolucin (LD-1010-1)

......................................................................................................................................................... 113Objetivo



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V


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......................................................................................................................................................... 113Normativa

......................................................................................................................................................... 113Procedimiento


......................................................................................................................................................... 116LD-1010-1-1

.......................................................................................................................................................... 117LD-1010-2

.......................................................................................................................................................... 117LD-1010-3

.......................................................................................................................................................... 118LD-1010-4

Seccin XII Reenvasado de Productos (LD-1011) 120

................................................................................................................................... 1201 Objetivo

................................................................................................................................... 1202 Alcance


................................................................................................................................... 1204 Normativa

................................................................................................................................... 1215 Procedimiento



................................................................................................................................... 1248 Instructivos

.......................................................................................................................................................... 124LD-1011-1

Seccin XIII Desecho de Producto No Conforme (LD-1012) 126

................................................................................................................................... 1261 Objetivo

................................................................................................................................... 1262 Alcance


................................................................................................................................... 1264 Normativa

................................................................................................................................... 1275 Procedimiento



................................................................................................................................... 1308 Instructivos

.......................................................................................................................................................... 130LD-1012-1

Seccin XIV Solicitud de Material de Empaque y Papelera(LD-1013) 132

................................................................................................................................... 1321 Objetivo

................................................................................................................................... 1322 Alcance


................................................................................................................................... 1324 Normativa

................................................................................................................................... 1335 Procedimiento



................................................................................................................................... 1368 Instructivos


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VI



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.......................................................................................................................................................... 136LD-1013-1

Seccin XV Formatos 139Indice 0


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Manual de Procesos y ProcedimientosLogstica y Distribucin

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Manual de Procesos y ProcedimientosLogstica y Distribucin.

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Seccin

I


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Introduccin

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LTIMA REVISIN:

28/12/2006 PGINA:ELABORADO POR:


1 Introduccin

1.1 Resumen Introductorio

En toda empresa de servicios o manufactura, es de suma importancia establecer los

procedimientos necesarios para realizar cada una de las actividades administrativas y

operacionales en forma sistemtica y estandarizada: qu debe hacerse, cmo, cundo, y

quin debe ejecutarlo y los correspondientes responsables de cada proceso y actividad en

forma general.

El objeto del presente manual consiste en explicar como se llevan a cabo las actividades delos procesos relacionados con el Departamento de Logstica y Distribucin, e identificar

claramente las responsabilidades y normativas aplicadas a cada uno de ellos, regidos bajo

la Norma ISO 9000:2000; todo esto con la finalidad de identificar las posibilidades de

errores, para eliminarlos o minimizarlos.


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Introduccin

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N APROBACIN:

FECHA: FECHA:

LTIMA REVISIN:



1.2 Estructura Organizativa


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Introduccin

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N APROBACIN:

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LTIMA REVISIN:



1.3 Diagrama de Contexto


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Introduccin

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N APROBACIN:

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LTIMA REVISIN:



1.4 Diagrama de Despliegue o 1er Orden


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Introduccin

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N APROBACIN:

FECHA: FECHA:

LTIMA REVISIN:



1.5 rbol de Procedimientos


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Introduccin

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LTIMA REVISIN:



1.6 Definiciones

Acta de DesechoEs un formato donde se registra la cantidad y el producto a desechar, debe ir

aprobado por Jefe de almacn y el Administrador.

Acta de Recepcin de Equipos y/o ProductosEs un documento que hace constar la recepcin de determinada mercanca.

Acta o Nota de EntregaEs un documento de soporte generado por SAINT, donde se encuentran los datos

del cliente, la direccin de destino de la mercanca entre otros.

AduanaServicio destinado a llevar los controles fiscales que se aplican a la importacin,trnsito y exportacin de mercanca.

AlmacnEs un espacio fsico dispuesto para guardar la mercanca.

AlmacenamientoSe refiere a la organizacin, clasificacin y apilamiento de los equipos y productos

en los espacios destinados para tal fin, para su futura utilizacin en la produccin decolecciones y despachos de equipos.

AlmacnEs un espacio fsico dispuesto para guardar la mercanca.

ColeccionesConjunto de productos generalmente cosmticos variados que se agrupan en una

caja con 42 unidades segn su existencia y configuracin identificados comoDistribuidora Angel's.

ConfiguracinEs la lista que identifica la descripcin y la cantidad de productos que contiene la

coleccin a armar.

ContabilizarSignifica contar y apuntar la mercanca que ingresa al almacn.

Contrato Compra-VentaEs un documento de soporte para nuestra empresa, donde el vendedor se

compromete a comercializar los productos bajo las condiciones estipuladas por laempresa.


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Introduccin

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N APROBACIN:

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LTIMA REVISIN:



DesecharSignifica arrojar los productos daados en los lugares determinados, asegurndose

de que estos no vuelvan a ser utilizados por personas para comercializar con elproducto o hacer mal uso del mismo.

DevolucinEs el retorno de equipos y/o productos al almacn, esta accin ocurre por diversas

causas.

EquiposSon todos los artculos y artefactos que son adquiridos para ser otorgados a

nuestros vendedores a manera de incentivo.

Evaluacin de SatisfaccinEs una hoja de seleccin simple donde el Gerente de Zona, coloca la disposicin

del transportista para calificarlo.

Evaluacin TcnicaEs una lista de chequeo (check list) manejada por los almacenistas para evaluar las

condiciones del camin que trasladar la mercanca para los diferentes destinos.

FacturaEs un documento donde especfica las cantidades y descripciones de los equipos

y/o colecciones.

FondosEs el dinero que debe tener procura para comprar el material de empaque.

FormatosSon las plantillas elaboradas para llevar los controles necesarios en el almacn.

Hoja de PedidoEs la lista arrojada por SAINT, en la cual se especifica todos los equipos y/o

productos solicitados por el Departamento de Atencin a Ventas para ser despachados.Es elaborado por el Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica.

InventarioEs la lista ordenada de la clasificacin de los productos y equipos existentes en el

almacn.

Ingreso de mercancaEs la accin tomada por el Jefe de almacn, de autorizar la entrada del contenedor

al almacn.


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Introduccin

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Instructivo de ProductosEs un trptico donde se reflejan cada uno de los productos, explicando al cliente su

funcin y su modo de uso.

Letra de Pago de Coleccin:Es un giro de compromiso de pago, el cual debe ser firmado por el cliente; ste

puede ser cobrado a su vencimiento sin aviso y sin protesta por parte del cliente.

Lista de Precios:Es un tabulador del costo y la cantidad de cada uno de los productos que contiene

la coleccin.

Material de Empaque:Son los diferentes recursos utilizados para empacar todos los productos y/o equipos

para su fcil traslado, es necesario para el desempeo de un servicio, entre ellostenemos: cajas de cartn, cintas adhesivas.

Manifiesto:Es un documento donde vienen relacionados todos equipos y/o productos de

importacin.

Nota de Entrada:Es un registro que identifica la cantidad de equipos y/o productos devueltos al

almacn.

Nota de Entrega del Vendedor(a):Es un documento donde se encuentran los datos del vendedor, en la cual el mismo

se compromete al plan de pago correspondiente.

Papelera:Son los documentos y/o publicidades suministradas por nuestra empresa a los

vendedores, las cuales son introducidas en las cajas de colecciones al momento delarmado.

Precinto:Es un sello de seguridad que trae el contenedor, el cual tiene una codificacin.

Productos:Se refieren a todos los cosmticos comercializados por nuestra Corporacin, los

cuales son fabricados en Estados Unidos.

Recepcin:Es recibir y disponer la mercanca (Equipos y Productos), al momento de su llegada

al almacn.


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Introduccin

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Reconteo:Es la verificacin que se hace en caso de que existan diferencias entre los

inventarios levantados por el Jefe de almacn y por el Almacenista

Recursos:Son los medios disponibles para satisfacer una necesidad, o llevar a cabo una

tarea.

Reenvasar:Significa cambiar el envase averiado del producto, para poder recuperarlo.

Recepcin:Es recibir y disponer la mercanca (Equipos y Productos), al momento de su llegadaal almacn.

Responsable del Riel:Es el almacenista encargado de la supervisin del riel, designado por el Jefe de

Almacn.

Solicitud de Crdito de Vendedor(a):Es un documento donde se encuentran todos los datos del vendedor.

Subasta:Es una venta pblica en la que se adjudica lo que se vende al mejor postor o a

quien ofrece mas dinero

Transporte Naviero:Es el medio por el cual la mercanca es trasladada a travs de embarcaciones

desde los diferentes orgenes hasta nuestro pas


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LD-1000

Seccin

II


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Recepcin de Equipos y Productos (LD-1001)

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2 Recepcin de Equipos y Productos (LD-1001)

2.1 Objetivo

Asegurar que los equipos y productos suministrados por los proveedores sean recibidos yregistrados con los controles establecidos por la empresa, como tambin, su correctoalmacenamiento.

2.2 Alcance

Aplica desde que el Gerente de Operaciones informa va e-mail al Jefe General deAlmacn la relacin de la mercanca que va recibir en contenedores, hasta que elAsistente Administrativo de Coordinacin de Logstica imprime el "Acta de Recepcin"anexando la misma a la "Recepcin de Equipos y/o Productos" y archiva para el controlinterno.

2.3 Responsable del Proceso

Jefe de Operaciones.

2.4 Normativa

4.1 Generales

4.1.1 Considerar las cargas de los contendores a recibir para determinar la cantidad depersonal eventual a ingresar:

Camin Personal20 pies 840 pies 12

2 3 de 40 pies 15 16

4.1.2 Se debe contabilizar la mercanca al momento de descargar el contenedor,considerando la presencia en todo momento de un empleado de almacn.

4.1.3 Verificar que coincida la cantidad de productos o equipos existentes en el almacn,con la cantidad que fue descargada del contenedor.


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N APROBACIN:

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4.1.4 Asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control de proceso ymantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas.

4.1.5 Utilizar los medios previstos para la carga, descarga y almacenamiento de losequipos y/o productos.

4.1.6 Almacenar los equipos y productos clasificndolos por tipo.

4.1.7 Asegurarse la asistencia del personal eventual necesario para la descarga decontenedores.

4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad

4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden ylimpieza de las reas en la cuales laboran.

4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos deseguridad (faja, mascarillas en su debido momento y zapatos de seguridad).

4.2.3 Los trabajadores fijos deben utilizar en un lugar visible su carnet de identificacinpersonal.

4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, asmismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln.


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2.5 Procedimiento

1. El Gerente de Operaciones informa va e-mail al Jefe General de Almacn la relacinde la mercanca que va a recibir en los contenedores, especificando cantidades deproductos y/o equipos.

2. El Jefe General y/o Jefe de Operaciones estima la cantidad de personal eventual parael da de la recepcin de mercanca, comunicndolo al Asistente Administrativo deOperaciones.

3. El Asistente Administrativo de Operaciones contacta al personal eventual utilizando losregistros bsicos de dicho personal, para el momento de la recepcin de la mercanca.

4. El Asistente Administrativo de Operaciones registra los nombres de los trabajadoreseventuales que asisten al almacn, en un Formato "Personal Eventual para descargade Contenedores".

5. El Jefe de Operaciones indica a los almacenistas los espacios requeridos para lamercanca en trnsito.

6. Los Almacenistas ordenan los espacios para la recepcin de la mercanca.

7. El Asistente Administrativo de Operaciones suministra al Coordinador de Despacho elformato "Recepcin de Equipos y/o Productos" .

8. El Jefe de Operaciones autoriza el ingreso del contenedor a la zona de descarga,autoriza la apertura del contenedor.

9. El Coordinador de Despacho registra en el formato "Recepcin de equipos y/oproductos " la fecha, hora de entrada del contenedor, el nombre del Coordinadorde Despacho que lo recibe, el nmero de contenedor, el nmero de precinto, lacapacidad del contenedor y el lugar donde es descargado el mismo. Segn instructivoLD-1001-1.

10.Los Almacenistas abren el precinto y las puertas del contenedor; y descargarlo.

11.El Coordinador de Despacho contabiliza la mercanca por tipo de equipos y/oproductos a medida que van descargando la misma, y registra en el formato"Recepcin de equipos y/o productos" la cantidad descargada segn instructivoLD-1001-1.

12. Los Almacenistas almacenan los equipos y/o productos en el lugar determinado.Estibar la mercanca cuando sea posible.

13.El Jefe de Operaciones realiza el reconteo, verificando la recepcin; firma el Formatode recepcin de los equipos y/o productos, y autoriza la salida del contenedor.

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14.El Jefe de Operaciones entrega el Formato de "Recepcin de Equipos y/o Productos"al Departamento de Coordinacin de Logstica.

15.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica elabora el Acta de Recepcinde Contenedor en Excel.

16.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica abre el archivo de excel"Ordenes de envo", escribe la palabra "Recibido" en el contenedor correspondiente.Compara la mercanca recibida con el archivo de rdenes de envo, e investiga encaso de existir alguna diferencia significativa.

17.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica enva va e-mail el Acta deRecepcin de Contenedor al Jefe General de Logstica y Distribucin para suaprobacin.

18.Al ser aprobado, el Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica enva elActa de Recepcin de Contenedor va e-mail Jefe de Contralora de Activos, Gerentede Operaciones, Jefe de Contabilidad; y entrega una copia en fsico al AnalistaContralor.

19.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica imprime el Acta deRecepcin, anexando la misma a la "Recepcin de Equipos y/o Productos" y archivapara el control interno, segn nmero de acta.

20.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica registra en SAINT larecepcin del Contenedor segn Instructivo LD-1001-4.

21.El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica elabora "Relacin deContenedores Recibidos" en Excel, y enva va fax al servicio aduanal.


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N APROBACIN:

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2.6 Diagrama de Flujo


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2.7 Documentos Relacionados

Procedimientos Control de documentos, Control de registros, Control de inventario

Formatos Recepcin de Equipos, Recepcin de Productos

Documentos Registros bsicos de personal provisional

Instructivos LD-1001-1: Cmo llenar el Formato "Recepcin de Equipos"?,LD-1001-2: Cmo llenar el Formato "Recepcin de Productos"?


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2.8 Instructivos

2.8.1 LD-1001-1

Cmo llenar el Formato Recepcin de Equipos?


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2.8.2 LD-1001-2

Cmo llenar el Formato Recepcin de Productos?


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2.8.3 LD-1001-3

Cmo Elaborar en Excel el Acta de Recepcin de contenedores?


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2.8.4 LD-1001-4

Cmo registrar en SAINT (Mdulo Administrativo) la recepcin de Contenedores?


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Nota: Repita estos pasos si se recibi mas de un tipo de mercanca, por ejemplo, batidoras,televisores y vajillas. Al finalizar presione la tecla "Esc". Aparecer la pantalla "Final deOperacin".


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LD-1000

Seccin

III


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Recepcin de Productos que quedaron en Piso (LD-1002)

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N APROBACIN:

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3 Recepcin de Productos que quedaron en Piso (LD-1002)

3.1 Objetivo

Asegurar que los productos devueltos por los Gerentes de Zona se encuentran en lasmismas condiciones en las cuales fueron entregados.

3.2 Alcance

Aplica desde que el Transportista recibe del Gerente de Zona, la nota de entrada firmada ycon la informacin referente a cada una de las devoluciones, (El Gerente de Zona seapodera de la nota de entrada original como soporte), hasta que el Almacenista almacena

los productos en el lugar determinado para las devoluciones.


Coordinador de Equipos Reparados.

3.4 Normativa

4.1 Generales

4.1.1 Utilizar la nota de entrega como identificacin.

4.1.2 Tanto el Coordinador de Equipos Reparados como el Transportista deben firmarconformes la nota de entrada antes de que sta sea enviada al Departamento deCoordinacin de Logstica.


4.1.4 Utilizar los medios previstos para la descarga de los productos.

4.1.5 Almacenar los productos en el lugar destinado para tal fin.

4.2. Ambiente, Higiene y Seguridad4.2.1 Los trabajadores deben manifestar el sentido de pertenencia en cuanto al orden y

limpieza de las reas en la cuales laboran.

4.2.2 Los trabajadores fijos y eventuales del almacn deben utilizar los implementos deseguridad (faja y zapatos de seguridad).



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3.5 Procedimiento

1. El Transportista recibe del Gerente de Zona, la nota de entrada firmada con lainformacin de cada una de las devoluciones, (El Gerente de Zona se apodera de lanota de entrada original como soporte).

2. El Transportista entrega al Coordinador de Equipos Reparados el talonario de nota deentrada, el cual contiene dos copias de la nota de entrada firmadas por el Gerente deZona.

3. El Coordinador de Equipos Reparados verifica si las colecciones estn selladas oabiertas:

a.- Si las colecciones estn selladas, los almacenistas realizan el paso nmero seis(6);

b.- Si las colecciones estn abiertas, el Coordinador de Equipos Reparados revisa sise encuentran incompletas y/o averiados los productos:

b.1. Si estn incompletas, el Coordinador de Equipos Reparados anota enla lista de precios los productos faltantes y en la nota de entrada especificaque se gener una cuenta por cobrar, la copia de la nota de entrada esentregada al Departamento Coordinacin de Logstica, continua con el pasonmero cuatro (4);

b.2. Si estn averiados los productos, el Coordinador de EquiposReparados anota en la nota de entrada, el nombre de los productosaveriados, desprendiendo la etiqueta al producto, y enva al Gerente deZona, continua con el paso nmero cuatro (4);

4. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica, procesa la nota de entradaen SAINT, segn instructivo LD-1002-1, y genera una cuenta por cobrar al Gerente deZona debido a los productos faltantes, arrojando la devolucin, sta es anexada a lanota de entrada.

5. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica archiva los documentos.

6. El Almacenista almacena los productos en el lugar determinado para las devoluciones.


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ProcedimientosControl de documentos, Control de registros, Despacho de equipos ycolecciones

Documentos Nota de entrada, Devolucin en SAINT

Instructivos LD-1002-1: Cmo elaborar una devolucin en SAINT?


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3.8 Instructivos

3.8.1 LD-1002-1

Cmo elaborar una devolucin en SAINT?


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LD-1000

Seccin

IV


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Recepcin de Mercanca Afectada en el Transporte Naviero (LD-1003)

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4 Recepcin de Mercanca Afectada en el Transporte

Naviero (LD-1003)

4.1 Objetivo

Asegurar que los equipos y productos afectados en el transporte naviero sean recibidos,contabilizados, y controlados.

4.2 Alcance

Aplica desde que el Agente Aduanal informa al Jefe General de Logstica y Distribucin queva a recibir mercanca afectada en el transporte naviero, hasta que el Jefe General deLogstica y Distribucin recibe el informe que cual contiene la lista de los equipos yproductos afectados.



4.4 Normativa

4.1 Generales

4.1.1 Los equipos deben ser almacenados en los lugares determinados para tal fin.

4.1.2 El Jefe General de Logstica y Distribucin subasta entre los empleados de lacorporacin los equipos cuyas cajas estn deterioradas.


4.1.4 Utilizar los medios previstos para la carga y descarga de los equipos.






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4.5 Procedimiento

1. El Agente Aduanal informa al Jefe General de Logstica y Distribucin que va a recibirmercanca afectada, en caso de no informar, el Jefe General de Logstica yDistribucin comunica por e-mail, con respaldo fotogrfico al Agente Aduanal, luego dehaber recibido el contendor.

2. El Coordinador de Despacho recibe la mercanca, siguiendo los pasos delprocedimiento "Recepcin de Equipos y/o Productos" (LD-1001).

3. El Jefe de Operaciones y/o Coordinador de Despacho clasifica la mercanca:

a.- En caso de que la mercanca sea Productos, los almacenistas verifican cada unode los productos contenidos en las cajas deterioradas.

a.1. Cuando los productos presenten alteraciones, los almacenistas trasladan allugar de "Producto no Conforme", para esperar ser verificados por el Gerente deoperaciones.a.2. Si los productos no presentan alteraciones, los almacenistas cambian lascajas daadas, y trasladan hacia el lugar correspondiente.

b.- En caso de que la mercanca sean Equipos Electrnicos, el Jefe de Operacionesy/o Coordinador de Despacho enva los mismos al Tcnico, continua con el paso N

4; de no ser Equipos Electrnicos se envan al lugar de "Producto no Conforme", elGerente de Operaciones notifica si harn cambio de cajas o subastan los equipo.

4. El Tcnico chequea la mercanca y realiza un inventario de la clasificacin de losequipos afectados.

5. El Tcnico da el tratamiento necesario al equipo afectado segn sea el caso, segnprocedimiento LD-1009-1.

6. El Tcnico almacena en el lugar determinado para tal fin los equipos cuyas cajas estndeterioradas.

7. El Tcnico entrega al Jefe de Operaciones el inventario de equipos afectados.

8. El Jefe de Operaciones recibe el inventario de equipos afectados y levanta el informecon los daos especficos.

9. El Jefe de Operaciones entrega el informe de daos especficos al Jefe General deLogstica y Distribucin.

10.El Jefe General de Logstica y Distribucin, recibe el informe el cual contiene losequipos a subastar.

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ProcedimientosControl de documentos, Control de registros, Recepcin de equiposy/o productos, Tratamiento de Equipos en Devolucin.

Formatos Recepcin de Equipos, Recepcin de Productos

Documentos Registros bsicos de personal provisional

InstructivosLD-1001-1: Cmo llenar el Formato de Recepcin de Equipos?,LD-1001-2:Cmo llenar el Formato de Recepcin de Equipos?,LD-1009-1: Tratamiento de Equipos en Devolucin.


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LD-1000

Seccin

V


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Recepcin de Equipos Sobrantes (LD-1004)

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5 Recepcin de Equipos Sobrantes (LD-1004)

5.1 Objetivo

Garantizar que los equipos y productos devueltos sean recibidos en las mismascondiciones en las que fueron despachados.

5.2 Alcance

Aplica desde que el Transportista descarga los equipos sobrantes y entrega al Coordinadorde Equipos Reparados el talonario de nota de entrada hasta que el Almacenista trasladahacia el lugar determinado para almacenaje los equipos sobrantes.


Coordinador de Equipos Reparados - Asistente Administrativo de Coordinacin deLogstica.

5.4 Normativa

4.1 Generales

4.1.1 El Coordinador de Equipos Reparados debe verificar que los equipos recibidos se

encuentren en buen estado (cajas), de lo contrario se manejar un descuento en labonificacin del transportista.


4.1.3 Utilizar los medios previstos para la descarga y descarga de los equipos.

4.1.4 Almacenar los equipos en el lugar destinado para tal fin.

4.1.5 El Transportista debe regresar con la mercanca sobrante y toda la documentacincorrespondiente.





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4.2.4 Los trabajadores fijos deben utilizar los uniformes suministrados por la empresa, asmismo los trabajadores eventuales deben utilizar franela azul y pantaln (jeans).

5.5 Procedimiento

1. El Transportista descarga los equipos sobrantes y entrega al Coordinador de EquiposReparados el talonario de nota de entrada.

2. El Coordinador de Equipos Reparados recibe el talonario de nota de entrada, ycontabiliza los equipos sobrantes descargados.

3. El Coordinador de Equipos Reparados registra en la nota de entrada, o planilla dedevolucin: la cantidad y descripcin especfica de cada equipo nuevo recibido. Sedebe especificar que el equipo recibido es sobrante.

4. El Transportista firma la nota de entrada soportando la entrega de los equipossobrantes.

5. El Coordinador de Equipos Reparados firma la nota de entrada, entregando la originalal transportista, y entrega una de las copias al Asistente de Coordinacin de Logstica.

6. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica recibe la nota de entrada, yregistra los sobrantes en el formato "Relacin de Sobrantes de Despacho" de Excelsegn instructivo LD-1004-1, y procesa en SAINT, segn Instructivo LD-1002-1.

7. El Asistente Administrativo de Coordinacin de Logstica imprime dos copias delformato "Relacin de Sobrantes" de Excel; una es archivada, y la otra es entregada alJefe de Contralora de Activos.

8. El Jefe de Contralora Interna solicita una copia de la nota de entrada, para procesaren inventario.

9. El Almacenista traslada hacia el lugar determinado los equipos sobrantes.

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Procedimientos Control de documentos, Control de registros, Control de inventario

Formatos Relacin de Sobrantes de Despacho

Documentos Nota de entrada

InstructivosLD-1002-1: Cmo elaborar una devolucin en SAINT?, LD-1004-1:Cmo llenar el Formato de Relacin de Sobrantes de Despacho?.


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5.8 Instructivos

5.8.1 LD-1004-1

Cmo llenar el Formato de Relacin de Sobrantes de Despacho?


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LD-1000

Seccin

VI


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Configuracin de Colecciones (LD-1005)

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6 Configuracin de Colecciones (LD-1005)

6.1 Objetivo

Identificar las cantidades de productos a ingresar en las cajas de coleccin y garantizar elcorrecto adiestramiento del personal para el armado de las mismas.

6.2 Alcance

Aplica desde que el Gerente de Operaciones enva en fsico o va fax la configuracin delmes, junto al estimado de produccin de colecciones al Asistente Administrativo, hasta quelos Almacenistas arman las cajas en las cuales van a ser empacados los productos que

conforman las diferentes configuraciones.



6.4 Normativa

4.1 Generales

4.1.1 Los operadores deben guiarse por la lista de precio enviada por fax y/o e-mail,

para comenzar la configuracin.

4.1.2 Deben asegurarse de mantener actualizados todos los formatos de control deproceso y mantener una actitud proactiva ante el uso de estas herramientas.

4.1.3 Utilizar los medios previstos para la carga, descarga y almacenamiento de losproductos.


4.1.5 Cuando haya dficit de productos, cajas y papelera debe ser comunicado al JefeGeneral para que el mismo, realice la respectiva solicitud.

4.1.6 Deben tener registrado el inventario de material de empaque y papelera.


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N APROBACIN:

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4.1.7 Deben mantener un stock mnimo de 2 meses para el armado de las colecciones.

4.1.8 El Gerente de Operaciones debe estimar la cantidad promedio de coleccionesarmadas mensualmente.

4.1.9 Deben mantener actualizada la base de datos del personal provisional o eventualque contratan comnmente.

4.1.10 El Jefe de Operaciones debe contactar el nmero de personas requeridas, que esde diecisiete (17) aproximadamente, por cada riel, para obtener la produccinrequerida en el tiempo determinado y con holgura.

4.1.11 Deben armar la papelera y las cajas de empaque del producto antihongos antesde comenzar la produccin de armado de colecciones.

4.1.12 El Responsable del Riel debe divulgar a todo el personal involucrado con esteproceso la configuracin a utilizar.







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6.5 Procedimiento

1. El Gerente de Operaciones enva por fax o e-mail la configuracin del mes, junto alestimado planificado para la produccin de colecciones al Jefe General de Logstica yDistribucin.

2. El Jefe General de Logstica y Distribucin recibe la informacin, reproduce eldocumento, continua con el paso N 6.

3. El Jefe General de Logstica y Distribucin archiva la configuracin que corresponde ala lista de precio.

4. El Jefe General de Logstica y Distribucin determina de acuerdo al plan de produccinde colecciones, la cantidad de personal eventual a contratar, comunica al asistente

Administrativo de Operaciones y estima el tiempo de produccin.

5. El Asistente Administrativo de Operaciones contacta al personal eventual, mediante elregistro bsico, para cubrir el plan de produccin.

6. El Jefe General de Logstica y Distribucin asigna un almacenista como Responsabledel Riel, le entrega la configuracin programada para la produccin.

7. El Responsable del Riel rene a todo el personal relacionado con el proceso y divulgala informacin pertinente al proceso de configuracin.

8. Los Almacenistas grapan el juego de tres hojas: nota de entrega vendedor(a), solicitud

de crdito de vendedor(a) y contrato compra-venta; que forman parte de la papelera.

9. Los Almacenistas arman las cajas pequeas donde son introducidos los productosantihongos, empacan el producto y lo almacenan en el lugar determinado para tal fin.

10.Los Almacenistas arman las cajas en las cuales van a ser empacados los productosque conforman las diferentes configuraciones.


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N APROBACIN:

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LTIMA REVISIN:




Procedimientos Control de documentos, Control de registros, Control de Inventario

DocumentosLista de Precio, nota de entrega vendedor(a), solicitud de crdito devendedor(a), contrato compra-venta, Registros bsicos de personaleventual

Instructivos LD-1005-1: Mtodo de Trabajo


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6.8 Instructivos

6.8.1 Mtodo de Trabajo (LD-1005-1)

6.8.1.1 Objetivo

Garantizar que la produccin cumpla con los requerimientos de configuracin establecidos.

6.8.1.2 Alcance

Aplica desde que el Responsable del Riel asigna a cada Almacenista una estacin detrabajo con los productos a introducir en las cajas de las colecciones, dependiendo de laconfiguracin del mes hasta que los Almacenistas organizan el producto no conformegenerado en el proceso, para ser trasladado hacia el lugar destinado para ello, al finalizar la

produccin del mes.

6.8.1.3 Responsable del Proceso

Almacenista Responsable del Riel.

6.8.1.4 Normativa

4.1 Generales

4.1.1 El Responsable de Riel debe divulgar a todo el personal vinculado a este procesola configuracin a utilizar.

4.1.2 Los Almacenistas deben chequear el estado de los productos: rayados, etiquetas,vencidos, vacos, rotos los envases, etc, antes de introducirlos a las cajas de lascolecciones.

4.1.3. El Responsable del Riel debe utilizar el registro "Control de Inspeccin deColecciones" durante el periodo que dure este proceso.

4.1.4. El Responsable del Riel debe asignar a los almacenistas que se encuentran en laestacin de inspeccin, un sello que los identifica como el inspector del da/turnocorrespondiente.

4.1.5 Utilizar los medios previstos para la carga y descarga de los productos y lastcnicas de levantamiento manual de cargas.


4.1.7 Cuando haya dficit de productos, material de empaque y papelera debe sercomunicado al Jefe General de Logstica y Distribucin para que el mismo haga lasolicitud respectiva.

4.1.8 Llevar el inventario de material de empaque y papelera.


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N APROBACIN:

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LTIMA REVISIN:



4.1.9 Mantener un stock mnimo de 2 meses para el armado de las colecciones.

4.1.10 El Gerente de Operaciones debe estimar la cantidad promedio de coleccionesarmadas mensualmente y el desperdicio generado.

4.1.11 El Asistente Administrativo de Operaciones debe mantener actualizada la base dedatos del personal provisional o eventual que se contrata regularmente.

4.1.12 Si hay producto no conforme, se deben apartar las cajas y posteriormente seclasifican en productos conformes y no conformes.

4.1.13 Para el producto no conforme debe realizarse la nota de salida de bueno haciamalo en el inventario.

4.1.14 Reconfigurar las colecciones que estn en la zona de devoluciones y aadirlas ala produccin del mes.

4.1.15 El Almacenista colocado en la estacin de "Suministro de Cajas" debe verificarque las cajas a ser suministradas estn en buen estado.







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LTIMA REVISIN:



6.8.1.5 Procedimiento

1. El Responsable del Riel asigna a cada Almacenista una estacin de trabajo con losproductos a introducir en las cajas de las colecciones, dependiendo de la configuracindel mes.

2. El Responsable del riel asigna a los Almacenistas encargados de la estacin deInspeccin, un sello que identifica a cada uno como el inspector correspondiente adicho da y turno, y lo registra en el formato "Control de Inspeccin de Colecciones" ,segn instructivo LD-1005-1-1.

3. Un Almacenista coloca en el riel las cajas vacas para comenzar a introducir losproductos.

4. Los Almacenistas introducen los productos que corresponden a su estacin detrabajo. En caso de agotarse algn producto, el Almacenista notifica al Responsabledel Riel, quien a su vez notifica al Jefe General de Logstica y Distribucin pararealizar la solicitud correspondiente.

5. El Responsable del Riel , que se encuentra en la estacin de inspeccin, contabiliza ychequea cada una de las cajas del riel verificando que estn completos los productos.

6. Los Almacenistas que se encuentren en la estacin de inspeccin le colocan a la cajael sello que los identifica como inspector, con la fecha del da correspondiente.

7. El Almacenista que se encuentre en la estacin de la papelera, coloca dentro de lascajas los documentos correspondientes: Instructivo de productos, folletos de

informacin de productos y/o equipos correspondientes a la promocin, letra de pagode coleccin, contrato compra-venta, nota de entrada vendedor(a), solicitud de crditode vendedor(a) y la lista de precio de los productos. En caso de agotarse la letra depago de la coleccin, el Almacenista notifica al Asistente Administrativo deOperaciones para reproducir los mismos. En caso de agotarse cualquier otrodocumento suministrado por el Departamento de Mercadeo, el Almacenista notifica alJefe General de Logstica y Distribucin para realizar la solicitud correspondiente.

8. El Almacenista ubicado en la estacin de sellado, sella las cajas con la cinta adhesivaidentificada con el logo de la empresa a manera de sello de garanta. En caso deagotarse algn producto o papelera correspondiente, el Almacenista ubicado en laestacin de sellado debe dejar la coleccin abierta o sin sello de garanta.

9. Los Almacenistas bajan del riel por grupos de cinco las cajas.

10.Los Almacenistas movilizan las cajas con los medios previstos haca el lugardestinado para su almacenamiento.

11.El encargado del riel contabiliza el nmero de colecciones armadas, al finalizar elturno de trabajo, y lo registra en el formato "Control de Inspeccin de Colecciones",segn instructivo LD-1005-1-1.

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6.8.1.6 Documentos Relacionados

Procedimientos Control de documentos, Control de registros, Configuracin decolecciones

Documentos Lista de Precio, nota de entrega vendedor(a), solicitud de crdito devendedor(a), contrato compra-venta, letra de pago de coleccin,folletos de informacin de productos y/o equipo correspondientes a lapromocin, instructivo de productos


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N APROBACIN:

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LTIMA REVISIN:



6.8.1.7 LD-1005-1-1


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LD-1000

Seccin

VII


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Control de Inventario (LD-1006)

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LTIMA REVISIN:



7 Control de Inventario (LD-1006)

7.1 Objetivo

Garantizar que la mercanca existente en el almacn este completa, y coincida con ladiferencia entre lo recibido y lo despachado, y asegurarle la existencia de productos y/oequipos a la Fuerza de Ventas.

7.2 Alcance

Aplica desde que el Asistente Administrativo facilita el formato Toma de Inventario al Jefede Operaciones y a un Almacenista, hasta que el Gerente de Operaciones recibe el

Informe de Inventario.


Jefe Operativo de Logstica y Distribucin.

7.4 Normativa

4.1 Generales

4.1.1 El inventario del Almacn debe realizarse con una frecuencia mensual.

4.1.2 El inventario del Almacn debe ser realizado por el Jefe de Operaciones y unAlmacenista, para corroborar siempre las dos lecturas, en caso de haber diferencias losencargados de realizar el inventario deben hacer un reconteo de la mercanca.

4.1.3 Cuando haya dficit de equipos y/o productos debe ser comunicado al Gerente deOperaciones para que el mismo, haga las respectivas solicitudes.

4.1.4 El Jefe General de Logstica y Distribucin debe pasar el Informe de Inventario pore-mail al Gerente de Operaciones.

4.1.5 El Departamento de Administracin debe auditar junto al Jefe de Operaciones este

proceso mensualmente.

4.1.6. En caso de haber diferencias significativas entre las cantidades de algn artculo(inventario terico vs. fsico), el Asistente Administrativo de Coordinacin de Logsticadebe verificar los documentos de soportes de los despachos (Gua de despacho,despacho de Regalos, pedido de Ventas) y coteja con el reporte de Movimientos deInventario arrojado por SAINT, y notificar al Jefe General de Logstica y Distribucin encaso de que la diferencia se deba a un error en el despacho.


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Control de Inventario (LD-1006)

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7.5 Procedimiento

1. El Asistente Administrativos de Operaciones facilita el formato de "Toma de inventario", al Jefe de Operaciones y a un Almacenista.

2. El Jefe de Operaciones y el Almacenista reciben el formato de "Toma de inventario", y se dirigen hacia el lugar donde se encuentra la mercanca.

3. El Jefe de Operacionesy el Almacenista levantan el inventario de productos y equiposen fsico en dichos formatos, segn Instructivo LD-1006-1.

4. El Jefe de Operaciones y el Almacenista corroboran entre s la toma de inventario,validando de esta manera el mismo.

a.- En caso de haber diferencias re

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