“Es un conjunto de documentos personales o institucionales que forman parte de la historia de un individuo o entidad y, como tal, constituyen prueba de sus actuaciones”.

Aristizábal (2001)

“Conjunto de materiales impresos que se refieren a problemas personales o mercantiles, destinados a establecer una relación determinada entre distintas personas o empresas, interesadas en el intercambio de ideas”.

Medina (2006)

La Correspondencia

Es un conjunto de comunicaciones que tienen la finalidad de

intercambiar cualquier tipo de información entre

dos personas.

Clasificación

Destino

Puntuación

Forma

Extensión

Externas:

Son aquellas comunicaciones escritas de carácter formal, que son enviadas a otras empresas, instituciones o clientes, con finalidad comercial, oficial y social; por lo tanto deben poseer buena presentación y redacción.

Internas:

Son mensajes escritos de carácter formal o informal, que tienen como propósito transmitir una información dentro de la empresa. Tales como los Memorándum, circulares y esquelas.

Bloque Extremo:

Es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales. En la actualidad es el estilo más utilizado

Bloque:

Este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro hacia la derecha del papel. Utilizado en las comunicaciones de las entidades públicas como el SENA.

Semibloque:

Es el estilo más elegante y uno de los menos usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios en cada párrafo del cuerpo de la carta.

Abierta:

Son comunicaciones que no llevan signos de puntuación en la fecha, dirección, saludo, despedida, antefirma y firma, a excepción de la abreviaturas

Mixta:

Son comunicaciones que combina las dos formas de puntuación. Se caracteriza por llevar dos puntos al final del saludo y coma al final de la despedida.

Cerrada:

Son comunicaciones que llevan signos de interrogación en la fecha, dirección, despedida, antefirma y firma.

Corta:

Es cuando el contenido de la carta se extiende hasta 100 palabras.

100

Mediana:

Es cuando el contenido de la carta comprende desde de 100 hasta 200 palabras.

200

Larga:

Es cuando el contenido de la carta comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.

300

CARTA COMERCIALCARTA COMERCIAL

comunicación escrita

contenido

carácter comercial

usadas

realizar

Compras, ventas, solicitudes y

reclamos

Es una

cuyo

es de

y son

para

Características

Escrita con un fin comercial

Deja constancia escrita

Medio económico y rápido

Papel blanco y tinta negra

Escrita a máquina o computadora

Partes

Encabezamiento

Membrete Fecha Tratamiento o Título Destinatario y su dirección. Referencia Vocativo o saludo

Texto o cuerpo de la carta

Cierre

Despedida. Firma. Posdata. Iniciales. Referencias de anexos Referencias de copias al carbón.

Requisitos para elaborar una carta comercial

Claridad: Usar un lenguaje sencillo de manera que el

lector la comprenda fácilmente.

Brevedad: Consiste en evitar frases sin ningún

significado, palabras sobrantes.

Corrección: Es necesario cuidar la sintaxis, la

concordancia, la ortografía y manejar adecuadamente el

idioma.

Estética: Una carta no sólo debe estar bien escrita sino

bien presentada; hay que cuidar los márgenes, los

espacios y la pulcritud.

Cortesía: Al redactar la carta se debe tener en cuenta el

buen trato que le damos al lector.

Sencillez: La redacción debe ser sencilla, sin

exageración.

Tipos

De compra-venta

Son la cartas de convenio entre un vendedor y un

comprador; entre ellas se encuentran las cartas de

cotizaciones, de pedido, entre otras.

De gestión comercial

Son cartas que representa obligaciones o derechos.; entre ellas se encuentran las cartas

de crédito, de reclamación y de cobro.

Comunicaciones empresariales

Son mensajes elaborados por la empresa para establecer la comunicación interna y

externa; entre estas se encuentran las circulares, los memorándum, constancias e

informes

Carta de Trámite

Este tipo de carta tiene como finalidad cumplir con un requisito o gestionar la realización de un negociación.

Tipos

Carta de pedido: Es una comunicación escrita donde el remitente envía un lista con los productos que desea comprar.

Carta de solicitud de crédito: Son cartas donde el remitente explica la solicitud de un crédito a una entidad y en ella especifica monto de crédito, garantía, y condiciones pago.

Carta de solicitud de prórroga: Es una comunicación que el deudor dirige a su acreedor con el fin de comunicar las razones por las que no pudo cancelar puntualmente el compromiso contraído y solicita se le conceda un tiempo de prórroga para cancelar.

Carta de Argumento

Son cartas que se escriben para comunicar al destinatario un asunto y lograr en el ámbito una decisión favorable a interés del

remitente.

Tipos

Carta de venta: son las cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta, por ejemplo un pedido, reclamación, cobro, remesa, entre otras.

Carta de solicitud de empleo: Es una carta que se dirige a una empresa con la finalidad de solicitar empleo, donde el interesado en trabajar hace una petición a quien considera puede utilizar sus servicios.

Carta de reclamo o queja: Son cartas cuyo fin es dar a conocer errores cometidos por una empresa; donde se exige sea corregido o enmendado.

Carta Inspirativa

Este tipo de carta tiene como finalidad fomentar relaciones entre organizaciones. Tipos

Carta de agradecimiento: Tienen como finalidad aumentar y afianzar los vínculos entre vendedor y comprador.

Carta de información: Esta carta contribuye a formar la imagen de la empresa, por lo que deben ser contestadas prontamente en forma clara y exacta.

Carta de solicitud de informe y referencia: Son comunicaciones que se redactan con la finalidad de solicitar información necesaria, antes de conceder un crédito. Con la elaboración de este tipo de correspondencia se chequean las referencias citadas en la carta de solicitud de crédito.

 M E T A L T R Ó N I C A S. A.Av. Pedro León Torres con Calle 13

Tlf. 0252.4253652

Barranquiilla, 12 de mayo de 2014

SeñorCARLOS FLORESGerente CorporativoImportadora Las Lomas.Cartagena, Bolívar

Asunto: Respuesta solicitud pedido.

Estimado señor Flores: Tenemos el agrado saludarles y a la vez de contestar su última carta recibida hoy. Hemos tomado debida nota del pedido hecho por ustedes y contamos con enviarles el producto dentro de un plazo de diez días.

Le informamos que en la actualidad la demanda de diodos Super-X es grande. No obstante, el departamento de producción trabaja intensamente para que nuestra empresa pueda seguir cumpliendo con los plazos de entrega habituales.      

Cordialmente,

CAMILO CASAS GerenteTranscriptor: Ladys Viaña

Anexos: 1 folleto de componentes electrónicos1 lista de precios de componentes electrónicos.

 M E T A L T R Ó N I C A S. A.Av. Pedro León Torres con Calle 13

Tlf. 0252.4253652

Barranquiilla, 12 de mayo de 2014

SeñorCARLOS FLORESGerente CorporativoImportadora Las Lomas.Cartagena, Bolívar

Asunto: Respuesta solicitud pedido.

Estimado señor Flores: Tenemos el agrado saludarles y a la vez de contestar su última carta recibida hoy. Hemos tomado debida nota del pedido hecho por ustedes y contamos con enviarles el producto dentro de un plazo de diez días.

Le informamos que en la actualidad la demanda de diodos Super-X es grande. No obstante, el departamento de producción trabaja intensamente para que nuestra empresa pueda seguir cumpliendo con los plazos de entrega habituales.      

Cordialmente,

CAMILO CASAS GerenteTranscriptor: Ladys Viaña

Anexos: 1 folleto de componentes electrónicos1 lista de precios de componentes electrónicos.

Para hacer más fácil la elaboración de Cartas, WORD incorpora un

asistente que lleva a cabo esta labor según una secuencia de pasos.