Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 1

Gestión Documental en SAP: ArchiveLink

Otra alternativa para anexar documentos en el sistema es utilizar el Archive Link,

funcionalidad que está disponible a través del GOS en la opción “Archivar Business

Document”. Lo podríamos considerar una mejora de la función “Crear Anexo”, ya que

aquí se realiza de una forma clasificada, disponiendo además de una herramienta de

búsqueda sencilla para los objetos anexados (lo que no ocurre con la otra forma de anexar).

La funcionalidad requiere una parametrización específica por objeto de negocio (por

defecto no está activada) y podemos realizar el archivo de los documentos en la base de

datos de SAP o en un Servidor de Contenido.

Utilización del Archive Link

El anexo de los documentos lo realizamos desde el control del GOS, a través de la opción

Crear –> Archivar Business Document (la opción solo estará disponible si previamente

se ha configurado para el objeto de negocio, a diferencia de la opción “Crear Anexo” que

siempre está disponible).

A continuación, el sistema nos preguntará la Clase de Documento que queremos anexar.

Las clases de documento disponibles las parametrizaremos nosotros (asociadas a un tipo de

documento), como un documento lógico que vamos a utilizar para clasificar los diferentes

documentos que podemos anexar a los objetos. Por ejemplo, en un pedido de compra,

podríamos tener las clases de documento: Oferta del proveedor, Catalogo de materiales,

Fotos de materiales, etc. Cada una de estas clases de documento llevaran asociado un tipo

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 2

de documento: por ejemplo, la oferta del proveedor será un tipo de documento PDF, las

fotos de materiales un JPG, etc.

Si estuviéramos trabajando con el objeto de negocio Empleado en el módulo de

administración de personal, las clases de documento podrían ser: foto del empleado,

contrato de trabajo, material entregado, etc., cada uno de ellos de un tipo de documento

concreto (jpg, doc, xls, etc.). Para efectos de este instructivo hablaremos de la forma de

cargar las fotos de empleado en el sistema y verlas en la transacción PA20/PA30,

contenido relacionado con el que estamos tratando en esta entrada.

Seleccionaremos el archivo asociado a la clase de documento elegido y el fichero quedará

anexado al objeto en el que estemos trabajando, un pedido de compra en nuestro ejemplo.

Para consultar los documentos anexados accederemos desde el control del GOS a la opción

“Listar anexos”. Aquí nos aparecerá la lista de todos los objetos creados a través del

GOS: Anexos, Notas, Enlaces y Documentos anexados con el archive link.

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 3

Tenemos otra alternativa para anexar documentos a los objetos de negocio, a través de la

transacción OAAD. Desde esta transacción podemos anexar ficheros o bien realizar la

búsqueda directa (incluyendo la visualización posterior de los documentos anexados).

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 4

Para anexar, seleccionaremos la opción “Asignar y asignar” y el sistema nos preguntará,

el objeto de negocio a utilizar, la clase de documento a anexar y el número del objeto

donde estamos vinculando los documentos (en nuestro ejemplo, un número de pedido),

abriendo una ventana de navegación para seleccionar los archivos a “subir”.

El “Business Object” es un código que representa al tipo de objeto de la aplicación: por

ejemplo, el BUS2012 representa un Pedido de compras, el BUS1001 un Material, el LFB1

un Proveedor, etc. Es fundamental conocer estos códigos tanto para parametrizar la

funcionalidad como para su uso desde la transacción OAAD.

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 5

Una vez anexados los documentos, tenemos disponible la opción de búsqueda desde la

OAAD con la opción “Búsqueda técnica” en la sección Documentos. Desde aquí

podemos realizar búsqueda de los documentos anexados en 1 o varios objetos de negocio.

Por ejemplo, para el business object BUS2012 Pedido de compra, podríamos poner la lista

de documentos de compra para los cuales queremos sacar los documentos anexos.

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 6

Nada que ver con la opción de tener que entrar pedido por pedido a ver los anexos.

Además, tenemos la posibilidad de filtrar la búsqueda por múltiples criterios (repositorio,

clase de documento, tipo de documento, fecha de archivado, etc.). Desde la lista de

resultados, está disponible la navegación a los documentos con un doble clic.

Desde la transacción OAOR también se puede realizar la búsqueda de los documentos

anexados a un determinado objeto de negocio.

Parametrización del ArchiveLink

A la parametrización de las opciones del ArchiveLink se accede desde la ruta de

customizing SAP NetWeaver –> Servidor de Aplicación –> Servicios Base –>

ArchiveLink –> Customizing de base.

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 7

En primer lugar, definiremos el lugar donde se van a almacenar los documentos que

anexemos utilizando el ArchiveLink, a través de la opción de custo “Definir Repositorios

de Contenido” o con la transacción OAC0. Crearemos si es necesario un repositorio de

contenido que siempre tendrá que tener el Ámbito de documento “ARCHLINK”, y que

luego asociaremos a nuestros objetos de negocio para indicar que el archivado para ellos se

realizará en este lugar.

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 8

Además, con la opción “Tipo de archivo” podremos indicar si los documentos se

almacenan físicamente en la base de datos de SAP o bien en un repositorio de contenido

externo (por ejemplo, el content server que SAP proporciona gratuitamente con sus

productos y que requiere un servidor adicional para depositar los documentos vía HTTP).

A continuación, con la opción “Tratar tipos documentos” definiremos los tipos de

documentos que se pueden anexar (extensiones de fichero) y el tipo MIME asociado, que

determinará la aplicación que se utilizará para su visualización. SAP dispone de varios

tipos de documento prefijado que cubre los más habituales, aunque es posible que

tengamos que definir algunos propios.

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 9

El siguiente elemento a configurar serán las “Clases de Documento”, donde definiremos

nuestros documentos lógicos asociándolos a un tipo de documento de los definidos en el

punto anterior. Para nuestro ejemplo, vamos a definir tres clases de documento, que serán

la clase de documento que permitiremos anexar a los pedidos de compra: Oferta del

proveedor (del tipo PDF), Catalogo de materiales (del tipo Excel xls), Fotos de materiales

del tipo jpg).

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 10

A continuación configuraremos la opción “Tratar enlace” que relaciona el objeto de

negocio con las clases de documento y el repositorio de contenido. Para cada objeto de

negocio donde vayamos a permitir el enlace de documentos, indicaremos las clases de

documento permitidas y el repositorio de documentos donde se va a almacenar (el que

creamos en el primer paso de la configuración). En el campo Conexión se indica la tabla

donde se van a guardar los enlaces a los documentos (SAP ofrece varias tablas para

mejorar el rendimiento del sistema, así como la posibilidad de crear nuestras propias tablas

Z de enlace (con la transacción OAC3, siguiendo como modelo la estructura TOAV0).

Una vez completada esta parametrización, la opción “Archivar Business Document” ya

debe de aparecer activa en el GOS y las clases de documento configuradas accesibles para

anexar ficheros al pedido de compra del tipo correspondiente.

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 11

Opciones generales del archivelink

Existen unas opciones finales de configuración que se acceden desde la ruta de

customizing SAP NetWeaver –> Servidor de Aplicación –> Servicios Base –> Archive

Link –> Customizing comunicación frontend.

Los aspectos que podemos configurar son las “Parametrizaciones de archivo y

visualización”, donde podemos indicar la forma de ver los resultados de búsqueda,

opciones de visualización, etc.

Preparado por Germán Ampuero Bejarano Página 12