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DIRECTRICES PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EN SALUD OCUPACIONAL, MEDIO AMBIENTE, CALIDAD Y

RESPONSABILIDAD SOCIAL EN EL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA VIAL

JUAN CARLOS GALLON MARTINEZ.

CLAUDIA BIBIANA SOLARTE ENRIQUEZ.

UNIVERSIDAD DE LA SABANA

PROGRAMA DE ESPECIALIZACION EN INGENIERIA AMBIENTAL BOGOTA D.C

2004

DIRECTRICES PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EN SALUD OCUPACIONAL, MEDIO AMBIENTE, CALIDAD Y

RESPONSABILIDAD SOCIAL EN EL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA VIAL

JUAN CARLOS GALLON MARTINEZ.

CLAUDIA BIBIANA SOLARTE ENRIQUEZ.

Trabajo de grado presentado como requisito para optar por el titulo de especialista en Ingeniería Ambiental.

Director técnico Ingeniero Gerardo Viña Vizcaíno.


PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN INGENIERIA AMBIENTAL BOGOTA D.C.

2004

Nota de Aceptación

Presidente del Jurado Jurado Jurado

Bogotá D.C, FECHA

DEDICATORIA

A nuestros Padres, como grandes orientadores en nuestra vida, quiénes siempre

nos han acompañado y apoyado cada una de nuestras decisiones, las cuales han

permitido una formación como hombres y mujeres forjadores de un mejor futuro.

PADRES gracias por brindarnos buen ejemplo y ante todo por habernos dado lo

mas hermoso “LA VIDA” .

AGRADECIMIENTOS

1. Jorge Ruiz Investigador, y asesor metodológico de nuestro trabajo de grado

por su valiosa orientación a nuestro trabajo.

2. Doctor Gerardo Viña que a través de su experiencia nos aportó valiosos

conocimientos para el desarrollo del trabajo de grado.

3. A la Universidad de la Sabana, por brindarnos a través del programa de

Especialización en Ingeniería Ambiental, los conocimientos técnicos y

administrativos en el área de la Ingeniería Ambiental que nos permitirán un

mejor desempeño en nuestra vida profesional.

4. A nuestras familias por su comprensión y apoyo para la culminación de

nuestro trabajo, nuestro reconocimiento y gratitud.

5. A las empresas para las cuales trabajamos CAS, LHS, CSS

CONSTRUCTORES S.A., porque gracias a la experiencia que nos han

permitido adquirir a través de la implantación de los sistemas de gestión

integral, hemos podido desarrollar una guía que esperamos le sirvan a los

lectores del presente trabajo de grado para una mejor compresión.

6. A todas las personas que de una u otra forma intervinieron para el desarrollo

de este trabajo de grado.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

RESUMEN

ABSTRAC

1.0 FORMULACION DEL PROBLEMA ..................................................... 1

1.1. DESCRIPCIÓN BREVE DEL PROBLEMA......................................... 1

2.0 OBJETIVOS ........................................................................................ 2

2.1 GENERALES ...................................................................................... 2

2.2 ESPECIFICOS .................................................................................... 2

3.0 JUSTIFICACIÓN ................................................................................. 4

4.0 MARCO REFERENCIAL ..................................................................... 6

4.1 MARCO TEORICO.............................................................................. 6

4.1.1 Marco Teórico Internacional ............................................................ 6

4.1.2 Marco Jurídico.................................................................................. 10

4.2 INDICADORES .................................................................................. 18

5.0 DISEÑO METODOLOGICO................................................................ 21

5.1 POBLACIÓN ....................................................................................... 21

5.2. MUESTRA CONVENCIONAL ............................................................ 21

5.3. TIPO DE ESTUDIO ............................................................................ 21

5.4. METODOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCION.................................. 21

6.0. DIRECTRICES PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EN SALUD OCUPACIONAL, MEDIO AMBIENTE, CALIDAD Y RESPONSBILIDAD SOCIAL EN EL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA VIAL....... 22 6.1. OBJETIVO DE LA GUIA ................................................................... 22

6.2. CAMPO DE APLICACIÓN DE LA GUIA ........................................... 22

6.3. FUNDAMENTACION TEORICA PARA LA ELABORACIÓN

DE LA GUIA ...................................................................................... 22

6.4. MATRIZ DE INTERRELACIÓN DE LOS NUMERALES

DE LAS NORMAS............................................................................. 26

6.5. GUIA DE INTERPRETACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION

INTEGRAL HSEQ Y RESPONSABILIDAD SOCIAL ........................ 33

6.6. DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

(LISTA DE CHEQUEO). .................................................................... 34

CONCLUSIONES...................................................................................... 83

RECOMENDACIONES ............................................................................. 85

BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................... 86

ANEXOS A................................................................................................ 87

ANEXOS B................................................................................................ 125

ANEXOS C................................................................................................ 144

ANEXOS D................................................................................................ 162

LISTADO DE ANEXOS

A. GUIA DE INTERPRETACIÓN PARA EL SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD ISO 9001:2000

B. GUIA DE INTERPRETACIÓN PARA EL SISTEMA DE SALUD

OCUPACIONAL Y SEGURIDAD OHSAS 18001:1999

C. GUIA DE INTERPRETACIÓN PARA EL SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL ISO 14001:1996

D. GUIA DE INTERPRETACIÒN PARA EL SISTEMA DE RESPONSABILIDAD

SOCIAL AS 8000.

E. GLOSARIO

INTRODUCCIÓN

Debido al modelo económico denominado “Cielos abiertos” del gobierno del doctor

Cesar Gaviria, muchas de las empresas en Colombia no se encontraban

preparadas para competir en los mercados internacionales debido al nivel de

exigencias que estos imponían a nuestros productos, que a pesar de gozar de

buena calidad, no era suficiente, y debían acreditarse según especificaciones de

los mercados a los cuales se quisiera participar. Todo esto conllevó a que las

empresas Colombianas pusieran en marcha estrategias denominadas alianzas,

que les permitieran gozar de permanencia en el mercado nacional y opciones en

los mercados internacionales para sus productos y servicios, sin embargo; otras

empresas en diversos sectores, los condujo a su detrimento por no contar con el

capital necesario para implantar algunos esquemas de trabajo, el modelo

económico era proteccionista y no hubo preparación adecuada para la transición o

simplemente no asumieron la importancia de estos retos empresariales.

De igual forma, el modelo económico establecido, y sumado a la recesión por la

que atraviesa el país, condujo a muchas empresas a su desaparición. Para las

pequeñas y algunas de las medianas empresas dedicadas a la construcción de

infraestructura vial significó su desaparición del mercado nacional, debido a que no

lograron fortalecerse mediante alianzas para suplir necesidades y expectativas de

los clientes, lo cual condujo a que las grandes empresas se fortalecieran y fueran

más competentes por no contar con muchos competidores, y por lo tanto tuvieran

mas opciones y participación nacional e internacional.

Algunos clientes, tanto del sector privado como el público, buscan la confianza que

puede brindar él que la organización tenga un Sistema de Gestión Integral, que

satisfaga las expectativas tanto de los clientes internos como externos y, el logro

de propósitos como: Mejorar el desempeño de las actividades y de las personas,

coordinación y productividad, enfoque hacia los objetivos del negocio, logro y

mantenimiento de la calidad del producto, calidad de vida de los trabajadores y la

calidad de vida del entorno, confianza en el mercado debido a las capacidades de

la organización, apertura de nuevas oportunidades o sostenimiento en el mismo y

la igualdad de condiciones con otras organizaciones.

Algunos de los requisitos que establecen los mercados de la comunidad europea y

americana, son que las empresas Colombianas contaran con certificación en

Sistemas de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9000, lo cual ofrecería

confianza al comprador al saber que cuentan con un sistema organizado bajo un

esquema internacional como lo indica esta norma. Esto ha incitado a que empresas

Colombianas desarrollen modelos de gestión en calidad según ISO 9000:94 o ISO

9001:2000 y otras normas como ISO 14001:96, OHSAS 18001:99 y SA 8000:1997

denominadas SISTEMAS INTEGRALES DE GESTION (conocido por las

multinacionales HSEQ HEALTH, SAFETY, ENVIROMENT AND QUALITY Y

SOCIA ACCOUNTABILITY INTERNATIONAL.)

El Sistema de Gestión Integral en Seguridad y Salud Ocupacional, Gestión

Ambiental, Gestión de Calidad y Responsabilidad social empresarial , se basa en la

integración de cuatro normas internacionales, identificadas como la OHSAS 18.001

“Sistemas administrativos de seguridad y salud ocupacional”, ISO 14.001 “Sistema

de Administración Ambiental”, ISO 9001 versión 2000 “Sistema de Gestión de

Calidad” y SA 8000 “ Sistema de Responsabilidad Social Empresarial” las cuales

definen parámetros básicos que deben cumplir aquellas empresas que tengan

como objetivo desarrollar un sistema de gestión integral acorde con las exigencias

que se contemplan en estas normas.

El Sistema de Gestión Integral tiene como antecedente esquemas de trabajo no

normalizados para cada una de las normas citadas ISO 9001:2000, ISO

14001:1996, OHSAS 18001:1999 y SA 8000:1997(no existía una metodología de

control y seguimiento único), lo cual genera concepto de estandarización y

Mejoramiento Continuo. En general las empresas constructoras de infraestructura

vial de Bogota, en términos de costos por no conformidades, costo por pérdida de

tiempo ante lesiones y afectación al individuo y al medio, consideradas como

frecuentes, debido a la naturaleza de sus operaciones, requieren un enfoque

orientado hacia la administración y control conjunto de aspectos que contribuyen a

obtener una productividad, y por ende; rentabilidad, crecimiento económico y

posicionamiento en el mercado.

El Sistema de Gestión Integral es un medio que conlleva a lograr objetivos

organizacionales y normaliza los esquemas de trabajo. La implantación de

sistemas aislados para las empresas resultan costosos, demandan mayor tiempo y

mayores recursos en cuanto a talento humano, por lo cual resulta màs beneficioso

trabajar integradamente estos modelos, sumado que algunos aspectos indicados

en las normas son similares.

Uno de los aspectos claves a considerar es la intervención del personal, y en

especial la intervención del representante de la dirección según la estructura

organizacional (Nivel directivo), siendo la gestión en la administración uno de los

objetivos primarios, así como la consecución y ejecución de obras de

infraestructura vial, costos operativos y la obtención de ganancias sobre cada

proyecto ejecutado.

Las directrices proporcionadas para la implantación de un sistema integral de

gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Gestión Ambiental, Gestión de Calidad,

y Responsabilidad Social Empresarial son responsabilidad directa de todo el

personal de la organización y en especial de aquellos involucrados directamente,

quiénes deben actuar según el contenido de cada una de las normas

internacionales citadas anteriormente.

Las directrices que se indican en el presente trabajo están orientadas a desarrollar

una guía de trabajo que describe él “Cómo” desarrollar cada numeral del sistema

integral de gestión al momento de implantarlo en el sector de la construcción de

infraestructura vial, dando para ello algunos ejemplos. Dentro del desarrollo

metodológico del presente trabajo se indicará la historia, evolución, definición,

interrelación de cada uno de los elementos de las normas mediante una matriz

guía de interpretación para cada una de las normas que constituyen el sistema de

gestión integral, de tal manera que permita identificar las exigencias de cada una y

su aplicación, que conllevarán a desarrollar la guía de interpretación para el

sistema de gestión integral, la cuál permitirá una interpretación básica de cómo

cumplir los requisitos para cada una de las posibles actividades que desarrollen las

empresas de construcción de infraestructura vial, teniendo presente el tamaño,

personal, y alcance de las áreas que constituyen la empresa.

La guía facilitara, una compresión más práctica debido a que se enfoca hacia un

sector específico, lo cual permite orientar hacia una forma de trabajo para

desarrollar los elementos básicos como el tipo y medios para presentar la

documentación, y un diagnóstico preliminar al desarrollo del sistema de gestión

integral por parte de las empresas constructoras de infraestructura vial.

La guía del sistema de gestión integral indicará de manera general algunos

lineamientos para su interpretación y el contenido mínimo con el cual debe contar

el mismo sistema para su implantación, seguimiento y certificación en la medida

que las empresas así lo requieran.

PALABRAS CLAVES

1. Sistema

2. Gestión

3. Integral

4. Calidad

5. Seguridad

6. Salud

7. Ambiente

8. Responsabilidad

9. Auditoria

10. Infraestructura

RESUMEN

La importancia de los sistemas de gestión ha cobrado gran auge recientemente

debido a las exigencias del mercado, satisfacción del cliente y los retos

empresariales de la nueva gerencia, concibiendo nuevos enfoques a las

actividades ejecutadas, buscando marcar aspectos positivos como mejor estructura

organizacional, imagen ante la comunidad, respeto ambiental, condiciones seguras

de trabajo y competitividad.

La metodología se basa en dar respuesta de manera independiente e integral a

cada una de las normas de gestión (ISO-9001:2000, ISO-14001:1996, OHSAS-

18001:1999 y SA-8000:1997), para luego analizar los numerales, cuyos

requerimientos son comunes mediante una matriz, la cual marcará la estructura del

sistema HSEQ y el inicio para completar la información mínima que permita

cumplir la gestión para lograr la certificación ante organismos acreditados en

Colombia.

ABSTRAC

The importance of management systems has charged great relevance recently due

the demands of the market, client’s satisfaction, and executive challenges of new

management, conceiving a new focus to executed activities, searching new aspects

like to improve organizational structure, community image, environmental respect,

safe work conditions and competitiveness.

The methodology is based, on giving answers in an independent manner to each

management scheme (ISO-9001:2000, ISO-14000:1996, OSHAS-18001:1999 and

SA-8000:1997), to analyze then the numerals, which requirements are common

with a matrix, it will point the HSEQ system’s structure and the beginning to

complete the minimum required information, that allow reach the level to achieve

the certification on the accredited organizations in Colombia.

GLOSARIO ACCIDENTE: Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, año u otra pérdida. ACCION CORRECTIVA: Una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, defecto u otra situación no deseable existente con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir. ACCION PREVENTIVA: Una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, de un defecto u otra situación no deseable potencial, para evitar que ocurra. ACTIVIDADES DE VERIFICACION: Una investigación, prueba, inspección, demostración, análisis o comparación especial de datos para verificar que un producto o servicio o proceso cumple con los requerimientos prescritos. ACTIVIDADES QUE AFECTAN A LA CALIDAD: Cualquier actividad que afecta a la determinación de las características y funciones del producto o servicio, sus especificaciones, realización o verificación, o los medios para planificarlas, organizarlas, controlarlas, asegurarlas o mejorarlas. ADMINISTRACION DE LA CALIDAD: Enfoque de administración de una organización, centrado en la calidad, basado en la participación de todos sus miembros y buscando el éxito a plazo a través de la satisfacción del cliente, y los beneficios para los miembros de la organización y para la sociedad. ASEGURAMIENTO: Prueba verbal o escrita que asegura que algo ocurrirá o no, o que ha ocurrido o no. ASPECTO AMBIENTAL: Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente. AUDITORIA : Examen sistemático para determinar si las actividades y los resultados relacionados con ellas, son conformes por las disposiciones planificadas y sí éstas se implementan efectivamente y son aptas para cumplir la política y objetivos. AUTORIDAD; El derecho a realizar acciones y tomar decisiones. CALIBRADO: Estandarizar las cantidades de un instrumento de medida.

CICLO DE CALIDAD: Un modelo conceptual de actividades interdependientes que incluyen en la calidad en las diversas etapas que van desde la identificación de las necesidades hasta la evaluación si estas necesidades han sido satisfechas. CONDICIONES CONTROLADAS: Disposiciones que proporcionan control sobre todos los factores que influyen en el resultado. CONTRATO: Un acuerdo ejecutado formalmente entre cliente y proveedor (sujeto a leyes) que requiere el suministro de servicios o productos a un cliente a un costo dado, de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en él. COSTO DE NO-CALIDAD: Valor en el cual se incurre en las empresas por no hacer las cosas bien desde la primera vez y que implica reprocesamientos, horas extras, desperdicio de materias primas y devoluciones. DATOS: Información que se organiza de forma apropiada para análisis manual o por ordenador. DEFINIR Y DOCUMENTAR: Establecer de forma escrita el significado preciso, naturaleza o características de algo. DESEMPEÑO AMBIENTAL: Resultados medibles del sistema de administración ambiental relativos al control de los aspectos ambientales de la organización basados en la política, los objetivos y las metas ambientales. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Las responsabilidades y relaciones dispuestas en un modelo, a través del cual una organización efectúa sus funciones. EVALUACION DE RIESGOS: Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir si éste es tolerable o no. EVIDENCIA OBJETIVA: Información cuya veracidad se puede demostrar, con base en hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios. IDENTIFICACION DEL PELIGRO: Proceso para reconocer sí existe un peligro IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente sea adverso o benéfico total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de una organización. IMPACTO SOBRE SEGURIDAD, MEDIO AMBIENTE Y SALUD OCUPACIONAL: Cualquier consecuencia negativa o positiva que pueda resultar de los aspectos vinculados a los procesos, operaciones, servicios y productos de una organización, a través de todo el ciclo de actividades de su negocio. La relación entre aspectos e impactos es una relación de causa y efecto.

INCIDENTE: Evento que generó un accidente o que tuvo el potencial para llegar a ser un accidente. GESTION DE CALIDAD: Función de la administración general de una organización que tiene por objeto definir la política de calidad y suministrar los recursos para su aplicación. LISTAS MAESTRAS: Una lista original de la cual se pueden hacer copias. PLANIFICACION: Las actividades que establecen los objetivos y los requisitos de calidad así como los requisitos para la aplicación de los elementos del sistema de calidad. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS: Procedimientos que se establecen formalmente en un medio reproducible como papel o diskette. PROVEEDOR: Una persona o compañía que suministra productos o servicios a un comprador. PROCESO: Un conjunto de recursos y actividades interrelaccionados que transforman entradas en salidas. MEJORAMIENTO CONTINUO Proceso para dar realce al sistema de administración ambiental con el propósito de lograr un mejoramiento en el desempeño ambiental global en concordancia con la política ambiental de la organización. MEDIO AMBIENTE Entorno en el que opera una organización que incluye aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y su interrelación. META AMBIENTAL Requisito de tallado de desempeño cuantificable siempre que sea posible aplicable a la organización o a parte de ella que surge de los objetivos ambientales y que se necesita que sea establecida y cumplida con el fin de lograr estos objetivos. NO-CONFORMIDAD: Cualquier desviación respecto a las normas practicas, procedimientos, reglamentos, desempeño del sistema de gestión etc, que puedan ser causa directa o indirectamente un defecto, lesión al individuo o al medio ambiente. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL La parte del sistema de administración total el cual incluye la estructura organizacional, planificación de las actividades, responsabilidades, prácticas,

procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, lograr, revisar y mantener la política ambiental. OBJETIVOS : Propósitos que una organización fija para cumplir en términos de desempeño en el sistema de gestión integral. ORGANIZACIÓN Compañía, corporación, firma, empresa o institución o parte de una combinación de ellas si esta incorporada o no, publica o privada que tiene sus propias funciones y administración. PARTE INTERESADA Individuo o grupo involucrado con, o afectado por el desempeño ambiental de una organización. PELIGRO: Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos. POLÍTICA AMBIENTAL Declaración por parte de la organización de sus intenciones y principios en relación con su desempeño ambiental global que le sirve de marco para la acción y para fijar sus objetivos y metas ambientales. PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN Uso de procesos, prácticas, materiales o productos que evitan, reducen o controlan la contaminación, las cuales pueden incluir reciclaje, tratamiento, cambios de proceso, mecanismos de control, uso eficiente de los recursos y sustitución de los materiales. REGISTRO: Un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. RIESGO: Combinación de la probabilidad y las consecuencias de que ocurra un evento peligroso específico. RIESGO TOLERABLE: Riesgo que se ha reducido a un nivel que la organización puede soportar respecto a sus obligaciones legales y su propia política de S & SO. SEGURIDAD: Condición de estar libre de un riesgo de daño inaceptable. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo.

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Parte del sistema de gestión total, que facilita la administración de los riesgos de S&SO asociado con el negocio de la organización. Incluye la estructura organizacional, actividades de planificación, responsabilidades, practicas, procedimientos y recursos para desarrollar, implementar, cumplir , revisar y mantener la política y objetivos de S & SO. SA 8000: Social Accountability Responsabilidad Social COMPAÑÍA La totalidad de una organización o entidad de negocios, responsable de aplicar los requisitos de la presente norma, incluyendo todo el personal ( v,g directores, ejecutivos, gerencia, supervisores, personal no gerencial, tanto empleados directamente contratado, como aquel que represente a la compañía de cualquier otra forma. PROVEEDOR Una entidad de negocios que suministra a la compañía bienes y/o servicios necesarios para, y utilizados en, la producción de los bienes y/o servicios de la compañía. SUBCONTRATISTA Una entidad de negocios dentro de la cadena de suministros que, de modo directo o indirecto, ofrece al proveedor bienes y/o servicios necesarios para, y utilizados en, la producción de los bienes y/o servicios del proveedor y/o de la compañía. ACCION REMEDIAL (CORRECTIVA) Acción tomada para remediar una no conformidad de la norma SA 8000. PARTE INTERESADA Individuo o grupo interesado en, o afectado por, el comportamiento social de la compañía. NIÑO Toda persona menor de 15 años de edad, a menos que la legislación local estipule una edad superior para el trabajo o para la enseñanza obligatoria, en cuyo caso, esta ultima edad será la aplicable para esta definición. TRABAJADOR JOVEN Todo trabajador por encima de la edad de niño, según lo definid arriba y por debajo de la edad de 18 años. TRABAJO INFANTIL Cualquier trabajo realizado por un niño, según lo definido arriba, con excepción de lo dispuesto en la recomendación 146 de la OIT.

TRABAJOS FORZADOS Todo trabajo o servicio exigido de cualquier persona bajo la amenaza de cualquier castigo, y para el que dicha persona no se ha ofrecido ella misma voluntariamente. RECUPERACION DE NIÑOS Todas las acciones de apoyo necesarias para asegurar la seguridad, la salud, la educación y el desarrollo de los niños que habiendo realizando trabajos infantiles según lo definido arriba, sean desplazados de sus lugares de trabajo.

1

1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 1.1 DESCRIPCIÓN BREVE DEL PROBLEMA

Actualmente las empresas del sector de la construcción vienen cambiando sus

esquemas de trabajo tradicionales como lo es dedicarse a ejecutar sus proyectos

sin tener claro, la importancia, la interacción y ante todo el cómo contribuyen al

mejoramiento de los procesos de trabajo y desarrollo como organización ante los

mercados en los cuales se decida participar (Regional, Nacional e Internacional),

conllevando a que resulte mas difícil posicionarse en el mercado, obtener los

indicadores esperados (Utilidad, imagen, crecimiento económico, etc) y se compita

con empresas de la misma actividad económica que son líderes empresariales.

Tres aspectos básicos que han venido interviniendo en los cambios, y que aún no

se han establecido claramente son:

• Cultura organizacional enmarcada en lo tradicional, es decir; donde la actitud de

cada individuo incide dentro de los nuevos modelos organizacionales, lo cual

debe conllevar a definir participación especifica dentro de los lineamientos

generales que la alta gerencia establezca, y evitar así el ejercicio de múltiples

funciones.

• Desconocimiento sobre la aplicación y resultados de modelos administrativos

en nuestro medio (COLOMBIA), debido a que solo se limita a la fiel copia de

estos esquemas aplicados en otros países desarrollados, donde la cultura de

trabajo y vida es diferente, dejando de lado el análisis sobre las experiencias de

cada una de las empresas Colombianas y como han contribuido al crecimiento

del país.

• El seguimiento sobre la gestión solo se esta limitando al control sobre costos de

actividades en cada frente de obra, lo que conlleva a la utilidad del negocio en

2

los rendimientos operativos y técnicos, pero no analiza la gestión sobre el

bienestar del talento humano que participa en obras y en actividades

administrativas y el desarrollo social de las zonas de influencia de los proyectos,

de igual forma no analiza el bienestar del entorno de las obras (Gestión

ambiental), debido a que no se conoce y cuenta con mecanismos de control y

mitigación ante la afectación del personal y su entorno. El no contar con un

sistema integrado que controle el entorno de los frentes de obra (vigías,

trabajos con la comunidad, etc.), el bienestar de los trabajadores. Cada uno de

los aspectos negativos al presentarse reiteradamente afecta las utilidades,

crecimiento económico, imagen entre otros aspectos relevantes para la

organización.

3

2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Diseñar una guía que facilite la compresión e implementación de los requisitos que

se deben cumplir para el constituir un sistema de gestión integral Calidad,

Seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y Responsabilidad Social, HSEQ &

SA 8000 (HEALTH, SAFETY, ENVIROMENT, QUALITY AND SOCIAL

ACCOUNTABILITY INTERNATIONAL) en las empresas del sector de la

construcción de infraestructura vial, basados en las normas ISO 9001:2000

Sistemas de Gestión de la Calidad, IS0 14001:1996 Sistema de Administración

Ambiental, OHSAS 18001:1999 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

Ocupacional y SA 8000:1997 Responsabilidad Social.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 2.2.1 Establecer el fundamento que desarrolla cada norma para generar la guía

del sistema de gestión integral, estableciendo una correlación que permita el

entendimiento de un Sistema de Gestión Integral.

2.2.2 Establecer un modelo general que sirva para realizar un diagnóstico interno

sobre la implantación un sistema de gestión integral (listas de chequeo).

2.2.3 Determinar la interacción de los diferentes numerales indicados en las

normas NTC- OHSAS 18001:99, NTC ISO 9001:00, NTC ISO 14001:96 y

SA 8000:97, mediante una matriz, para permitir evidenciar la correlación

existente entre cada una de las normas.

4

3. JUSTIFICACIÓN Las empresas Colombianas en el sector de infraestructura vial que no han

implantado un sistema de gestión integral (HSEQ & SA), han reducido la

oportunidad de generar grandes beneficios administrativos, operativos y sociales,

ya que mediante estos sistemas se logran minimizar los costos y optimizar el uso

de los recursos, logrando una rentabilidad y posicionamiento en el mercado a

mediano y largo plazo.

Para lograr la competitividad de las empresas constructoras es necesario

desarrollar e implantar estrategias de acuerdo al entorno de la situación social,

económica, ambiental y política de Colombia y de la empresa, conllevando al

análisis y la determinación de las fortalezas que cada variable a estudiar.

Actualmente en Colombia existen empresas que trabajan uno de los cuatro

modelos con el objeto de certificar su gestión y acreditarse ante el mercado

(Clientes), pero muy pocas dentro del sector de la construcción de infraestructura

vial se encuentran trabajando el sistema integrado (HSEQ & SA 8000)11, lo cual

genera una oportunidad ante el mercado, y por ende la permanencia y apertura a

mercados internacionales para exportar el KNOW HOW, y controlar mejor la

gestión de las actividades. De igual forma se debe resaltar la cultura organizacional

1 ICONTEC. Instituto Colombiano de Normas Técnicas.

5

de cada compañía, la cual debe basarse en la responsabilidad, bienestar social y

principios éticos como la moral, armonía y el respeto por cada uno de los

integrantes de la organización y del entorno social en donde se desarrolla la

compañía. Esto contribuye a desarrollar un mejor trabajo en coordinación y

motivación para lograr los objetivos trazados, porque se constituye en aspectos

críticos al momento de iniciar la implantación de un sistema integral de gestión, por

lo tanto se pretende proponer en el presente trabajo una guía que sirva como

metodología para establecer un sistema de gestión integral, es decir; un sistema

que identifique la correlación y asociación entre las metodologías que proponen las

normas internacionales NTC ISO 9001 Calidad, NTC ISO 14001 Medio Ambiente,

NTC OHSAS 18001 S & Salud Ocupacional y SA 8000 Responsabilidad Social.

En la guía se dará respuestas generales al “Que” debe contener como mínimo la

norma, ya que integra el sistema de gestión integral HSEQ & SA en las empresas

del sector de la construcción de infraestructura vial, y como realizar el diagnostico

interno de la empresa para implantar el sistema de gestión integral mediante listas

de chequeo.

6

4. MARCO REFERENCIAL

4.1. MARCO TEORICO 4.1.1 Marco Internacional. ISO (International Standardization Organization) es la

Organización Internacional de Normalización. Es una federación mundial de

organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo

de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza a través de

los comités técnicos de ISO. Cada organismo interesado en una materia para la

cual se haya establecido un comité técnico, tiene el derecho de estar representado

en dicho comité. Las organizaciones internacionales, públicas y privadas, en

coordinación con ISO, también participan en el trabajo.

Los proyectos finales de normas internacionales (FDIS: significan preliminares de

la norma oficial y aprobada) adoptadas por los comités técnicos son enviados a los

organismos miembros para votación. La publicación como norma internacional

requiere la aprobación por al menos el 75% de los organismos miembros

requeridos a votar.2

La ISO 9001:94 estableció los requisitos equivalentes cuando una empresa incluye

el diseño y desarrollo, la ISO 9002:94, Cuando las empresas no incluyen diseño y

desarrollo dentro de sus operaciones y la ISO 9003:94 es el modelo equivalente a

realizar inspección y ensayo.3

La norma internacional ISO 9001 fue preparada por el comité técnico ISO TC 176

"Gestión y aseguramiento de calidad" subcomité SC2 sistemas de calidad.

2 Prologo NTC ISO 9001. Segunda actualización. 15 de diciembre de 2000.

3 Prologo NTC ISO 9001. Segunda actualización 2000/12/15

7

Esta tercera edición de la norma ISO 9001:2000 anula y reemplaza la segunda

edición (ISO 9001:1994), así como la norma constituye la revisión técnica de estos

documentos. Aquellos organizaciones que en el pasado hayan utilizados las

normas 9002/94 y 9003/94, deberán adaptarse a esta nueva revisión de la norma

internacional ISO 9001:2000, para lo cual se ha fijado un plazo máximo (Diciembre

2003).

Esta edición de la norma ISO 9001:2000 incorpora un titulo revisado, en el cual ya

no se incluye el termino Aseguramiento de calidad.

De esta forma se destaca el hecho que los requisitos del sistema de gestión de la

calidad establecidos en esta edición, además del aseguramiento de la calidad del

producto pretende también aumentar la satisfacción del cliente, y emprender

nuevos modelos de gestión que conlleven al mejoramiento continuo.4

Esta norma internacional promueve la adopción de un enfoque basado en procesos

durante el desarrollo, implementación para la mejora de la eficacia de un sistema

de gestión de la calidad para aumentar la satisfacción del cliente mediante el

cumplimiento de los requisitos.5

El objetivo de la norma es especificar los requisitos para un sistema de gestión de

la calidad cuando una organización requiere:

• Demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente productos que

satisfagan los requisitos del cliente y los requerimientos aplicables para

aumentar y satisfacer al cliente a través de la aplicación eficaz del sistema,

4 ISO 9000 PARA PEQUEÑAS EMPRESAS. Primera edición 1997. Pagina 11.

5 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS. NTC ISO 09001. SEGUNDA ACTUALIZACION 2000/12/15

8

incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y aseguramiento de

la conformidad con los requisitos del cliente. • La norma ISO 9001:2000 es la precursora de la ISO 14.001:1996, ya que

propuso crear una estructura y una filosofía de las normas de gestión de calidad

y al comparar las dos normas se encontraron que compartían aspectos

similares.

La norma ISO 14.001:1996 es un requisito estandarizado a nivel internacional, para

los sistemas de gestión ambiental. Las empresas tendrán que considerar el

certificarse bajo esta norma, si esperan competir en el mercado internacional y

obtener la normalización de sus procesos, certificando que son ambientalmente

amigables (responsables).

A pesar que existan numerosos sistemas de gestión ambiental que las

empresas puedan adoptar, los expertos hacen alusión que el modelo ISO

14.001:96, está a la vanguardia, porque proporciona un enfoque estructurado de la

gestión ambiental, que puede ayudar a la compañía a alcanzar la conformidad con

las normas ambientales nacionales e internacionales, logrando mayor jerarquía,

reconocimiento internacional, poder en los negocios y obtener beneficios

financieros y fiscales a mediano y largo plazo. Las normas ISO 14.001:96 están

íntimamente ligadas a la norma británica conocida como BS7750 y a la europea

EMAS (ENVIRONMENT MANAGEMENT AUDIT SCHEME).

De acuerdo con el Ministerio del Medio Ambiente de Reino Unido, la BS7750 sirvió

de base para ISO 14.001:96, esencialmente la BS7750 EWUAS e ISO 14.001:96

sirven al mismo propósito.

Los fundamentos de la ISO 14.001:96 se basan en lo siguiente: proporcionar un

medio para que las organizaciones satisfagan los requisitos regulatorios para

mejorar sus resultados ambientales a través de la implementación y operación del

sistema de gestión ambienta efectivo.

9

Otros beneficios que conlleva la implementación de la ISO 14.000 es la

contribución al mejoramiento de los diferentes aspectos ambientales, reducción de

gastos por no conformidad, mejorar las metas financieras de la compañía,

promover el compromiso de la alta gerencia, reducir exposición a

responsabilidades y obtener mayores ventajas competitivas.

Las BS 8800 y OHSAS 18001 son esquemas de aplicación en la gestión de

seguridad industrial y salud laboral/ocupacional. Al implantar un sistema de S&SO

se propicia las bases para minimizar los riesgos relevantes a salud, accidentes y

otros por seguridad y salud. De igual forma otorga beneficios como: incorporación

de sistemas organizados al control organizacional, mejorar la imagen y

competitividad de la organización, posiciones privilegiadas frente a la autoridad

competente, y mayor poder de negociación.

Por ultimo, la SA 8000:97 es una norma uniforme y auditable mediante un sistema

de verificación por un sistema de terceras partes, que permite desarrollar y

mantener principios, políticas y procedimientos sociales, con el objeto de manejar

aquellos asuntos que estén bajo su control o influencia, los requisitos de esta

norma serán de aplicación universal a lo que respecta al emplazamiento

geográfico, sector industrial y tamaño de la compañía.

Los sistemas de gestión integral proporcionan un mejor desempeño organizacional,

resultando en reducción de costos, lo cual favorece la imagen de la organización

ante la comunidad, su mercado y beneficios a las utilidades de las mismas.

Los Sistemas de Gestión Integral encaminados a desarrollar procesos seguros, con

la calidad requerida y enfocada a la prevención de efectos negativos como riesgos

en la salud de los trabajadores y en la protección de los bienes de la empresa y

del medio ambiente, garantizan de esta manera la satisfacción del cliente interno y

externo con el manejo de procedimientos seguros “trabajo seguro” con aspectos

10

significativos de manejo ambiental, y procesos productivos con altos estándares de

calidad.

Un sistema de gestión integral, busca trabajar el conjunto de estrategias y acciones

para proporcionar seguridad a las personas, a los bienes y en general a los

recursos de la organización; por este motivo el sistema de gestión integral

evidencia como cada área de la organización participa en satisfacer dichas

necesidades.

4.1.2 Marco Jurídico. La legislación que rige las normas ISO 14001:96, OHSAS

18000:99 y SA 8000:97, para el caso del sector de la construcción, se rige según

requisitos impuestos por entidades estatales nacionales o regionales, con las

cuales se decida participar.

ISO 14001 LEYES GENERALES

Constitución Política de Colombia.

• Artículo 79. Todas las personas tienen derecho a gozar de un ambiente

sano. La ley garantizará la participación de la comunidad en las decisiones

que puedan afectarlo. Es deber del Estado proteger la diversidad e

integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia

ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines.

• Artículo 95. Son deberes de la persona y del ciudadano.

• Numeral 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por

la conservación de un ambiente sano.

LEY 99 DEL 22 DE DICIEMBRE DE 1993. Por la cual se crea el MINAMBIENTE,

se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio

11

ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional

Ambiental -SINA- y se dictan otras disposiciones. Congreso Nacional.

DECRETO 2811 DEL 18 DE DICIEMBRE DE 1974. Por el cual se dicta el Código

Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Protección al Medio Ambiente.

Presidencia de la República.

AGUA

Ley 99 de 1993: Artículo 1 numeral 5: utilización de los recursos hídricos; Artículo

5, numeral 24: Ministerio regula conservación, preservación, uso y manejo; numeral

45: especies y los volúmenes de pesca susceptibles de ser aprovechados.

(Referencia a Normas Generales)

Código de Recursos Naturales: Artículos 77 - 131: Disposiciones generales sobre

dominio, explotación y ocupación de cauces, servidumbres, obras hidráulicas;

Artículos 132 - 148: Uso, conservación y preservación; Artículos 149 - 154: Aguas

subterráneas; Artículos 155 – 163: Administración de aguas y cauces; Artículos 164

- 166: Del Mar y su Fondo; Artículos 312 - 316: Cuencas hidrográficas; Artículos

316 - 323: Cuencas Hidrográficas en ordenación. (Referencia a Normas Generales)

DECRETO No. 3100 DEL 30 DE OCTUBRE DEL 2003. Por medio del cual se

reglamentan las tasas retributivas por la utilización directa del agua como receptor

de los vertimientos puntuales y se toman otras determinaciones.

RESOLUCIÓN No. 1074 DE 1997. DAMA. Por la cual se establecen estándares

ambientales en materia de vertimientos.

DECRETO No. 1594 DEL 26 DE JUNIO DE 1984. MINAGRICULTURA. Por el cual

se reglamenta parcialmente el Título I de la Ley 9 de 1979, así como el Capítulo II

del Título VI - Parte III- Libro II y el Título III de la Parte III - Libro I- del Decreto -

Ley 2811 de 1974 en cuanto a usos del agua y residuos líquidos.

12

AIRE

Ley 99 de 1993: Artículo 31 numeral 12: funciones de las Corporaciones

Autónomas Regionales; Artículo 65, numerales 7 y 9: funciones de los municipios

distritos y áreas metropolitanas. (Referencia a Normas Generales)

Código de Recursos Naturales: Artículos 73 - 76: Atmósfera y Espacio Aéreo.

(Referencia a Normas Generales)

DECRETO 0948 DEL 5 DE JUNIO DE 1995. MINAMBIENTE. Por el cual se

reglamentan, parcialmente, la Ley 23 de 1973, los artículos 33, 73, 74, 75 y 76 del

Decreto-Ley 2811 de 1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9 de

1979; y la Ley 99 de 1993, en relación con la prevención y control de la

contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire.

RESOLUCIÓN No. 8321 DEL 4 DE AGOSTO DE 1983 MINSALUD.. Por la cual se

dictan normas sobre Protección y Conservación de la Audición de la Salud y el

bienestar de las personas, por causa de la producción y emisión de ruidos.

SUELOS

Ley 99 de 1993: Artículos 12, ordenamiento y las regulaciones nacionales sobre

uso del suelo; 16, los distritos de conservación de suelos; 31 zonificación y el uso

del suelo.

Código de Recursos Naturales: Artículo 35, Se prohíbe descargar desechos que

deterioren los suelos; 178, Usos del suelo, 179, Aprovechamiento de los suelos;

180, conservación y manejo adecuado de los suelos; Artículo 182,adecuación y

restauración los suelos.

13

RESOLUCION 222 DEL 3 DE AGOSTO DE 1994. DAMA. Por la cual se

determinan zonas compatibles para las explotaciones mineras de materiales

de construcción en la Sabana de Bogotá

LEY 685 DEL 15 DE AGOSTO DE 2001Por la cual se expide el Código de Minas y

se dictan otras disposiciones.

RESIDUOS

Ley 99 de 1993: Artículo 5, numerales 2 y 13: Saneamiento del medio ambiente;

Referencia a Normas Generales

Código de Recursos Naturales: Artículos 34 - 38. Residuos Sólidos. Referencia a

Normas Generales

DECRETO 1505 DEL 2003. Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1713

de 2002, en relación con los planes de gestión integral de residuos sólidos y se

dictan otras disposiciones.

DECRETO 1669 DEL 2 DE AGOSTO DE 2002: Por el cual se modifica

parcialmente el Decreto 2676 de 2000. Residuos hospitalarios y similares.

RESOLUCIÓN 2309 DE 1986: MINSALUD.. Por la cual se dictan normas para el

cumplimiento del contenido del titulo III de la parte 4° del libro I del decreto ley 2811

de 1974 y de los títulos I, II y XI de la ley 09 de 1979, en cuanto a residuos

especiales.

RUIDO

Código de Recursos Naturales: Artículo 33: Ruido; Artículos 192 y 193: Usos en

transporte: aeropuertos, carreteras y ferrocarriles. Referencia a Normas Generales

14

DECRETO 0948 DEL 5 DE JUNIO DE 1995. MINAMBIENTE. Por el cual se

reglamentan, parcialmente, la Ley 23 de 1973, los artículos 33, 73, 74, 75 y 76 del

Decreto-Ley 2811 de 1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9 de

1979; y la Ley 99 de 1993, en relación con la prevención y control de la

contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire.

INTERNACIONALES

LEY 164 DEL 27 DE OCTUBRE DE 1994. Por medio de la cual se aprueba la

“Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático”, hecha en

Nueva York el 9 de mayo de 1992.

LEY 29 DEL 28 DE DICIEMBRE DE 1992. Por medio de la cual se aprueba el

“Protocolo de Montreal relativo a las sustancias agotadoras de la Capa de Ozono”,

suscrito en Montreal el 16 de septiembre de 1987, con sus enmiendas adoptadas

en Londres el 29 de junio de 1990 y en Nairobi el 21 de junio de 1991.

LEY 306 DEL 05 DE AGOSTO DE 1996: Por medio de la cual se aprueba la

"Enmienda de Copenhague al Protocolo de Montreal relativo a las sustancias que

agotan la capa de ozono", suscrito en Copenhague, el 25 de noviembre de 1992.

LEY 253 DEL 21 DE ENERO DE 1996: Por medio de la cual se aprueba el

Convenio de Basilea sobre el control de los movimientos transfronterizos de los

desechos peligrosos y su eliminación, hecho en Basilea el 22 de marzo de 1989.

LEY 165 DEL 09 DE NOVIEMBRE DE 1994: Por medio de la cual se aprueba el

“Convenio sobre la Diversidad Biológica”, hecho en Río de Janeiro el 5 de junio de

1992.

15

LEY 164 DEL 27 DE OCTUBRE DE 1994: Por medio de la cual se aprueba la

“Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático”, Hecha en

Nueva York el 9 de mayo de 1992.

LEY 30 DEL 5 DE MARZO DE 1990. Por medio de la cual se aprueba el Convenio

de Viena para la Protección de la Capa de Ozono, Viena, 22 de marzo de 1985.

Congreso de La República de Colombia.

OHSAS 18001 LEY 776 DEL 17 DE DICIEMBRE DEL 2002. Por la cual se adoptan las normas

sobre la organización, administración y prestación del Sistema General de Riesgos

Profesionales.

DECRETO 1703 DEL 2 DE AGOSTO DEL 2002. Por el cual se adoptan medidas

para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el sistema general

de seguridad social en salud.

DECRETO 1295 DEL 22 DE JUNIO DE 1994. Por el cual se determina la

organización y administración del sistema general de riesgos profesionales.

LEY 100 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 1993. Por la cual se organiza el sistema de

seguridad social integral.

RESOLUCIÓN NUMERO 1792 DE 1990. MINTRABAJO. Por la cual se adoptan

valores límites permisibles para la exposición ocupacional al ruido.

RESOLUCIÓN 1016 DEL 31 DE MARZO DE 1989. Por la cual se reglamenta la

organización, funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional que

deben desarrollar los patronos o empleadores en el país.

16

RESOLUCIÓN 2013 DEL 6 DE JUNIO DE 1986. Por la cual se reglamenta la

organización y funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad

industrial en los lugares de trabajo.

DECRETO 614 DEL 14 DE MARZO DE 1984. Por la cual se adoptan las bases

para la organización de la Administración de Salud Ocupacional en el país.

RESOLUCIÓN 2400 DEL 22 DE MAYO DE 1979. Por la cual se adoptan las

disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad industrial en establecimientos de

trabajo.

LEY 9. DEL 24 DE ENERO DE 1979. Por medio de la cual se establecen las

normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus

ocupaciones.

DECRETO 614 DEL 14 DE MARZO DE 1984. Por el cual se determinan las bases

para la organización y administración de salud ocupacional en el país.

SA 8000

Constitución Política de Colombia.

• Artículo 25. El trabajo es un derecho y una obligación social y goza, en todas

sus modalidades, de la especial protección del Estado. Toda persona tiene

derecho a un trabajo en condiciones dignas y justas.

• Artículo 53. Igualdad de oportunidades para los trabajadores.

LEY 100 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 1993. Por la cual se organiza el sistema de

seguridad social integral.

17

INTERNACIONALES

DECLARACIÓN UNIVERSAL DE LOS DERECHOS HUMANOS.

CONVENCIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS SOBRE LOS DERECHOS DEL

NIÑO.

LAS CONVENCIONES DE LA OIT. ( Convenciones 29 y 105 Trabajos forzados y

esclavitud), (Convención 87 Libertad de asociación), (Convención 98 derecho de

negociación colectiva), (Convención 100 y 111 Igual remuneración para

trabajadores y trabajadoras, por trabajo de igual valor, discriminación), (Convención

135 sobre los representantes de los trabajadores), (Convenciones 138 y 146, edad

mínima y recomendación), (Convenciones 155 y 164, Salud y seguridad en el

trabajo), (Convención 159 rehabilitación vocacional y empleo de personas

discapacitadas), (Convención 177, trabajo en el hogar).

18

4.2. INDICADORES Los siguientes indicadores se tomaron como referencia de las normas NTC ISO

9001:2000, NTC OHSAS 18001:1999, NTC ISO 14001:1996 y SA 8000:1997.4, 5, 6 y

7

Indicadores Medio (Mecanismo de acción)

Registros

Entorno Alto: El comportamiento del mercado tiene preferencias con las empresas que implementan los sistemas. Medio: El comportamiento del mercado tiene en cuenta las empresas que implementan estas normas de manera parcial. Bajo: El comportamiento del mercado no tiene en cuenta a las empresas que tienen la implementación y las trata por igual.

Comportamiento del mercado

Informes de las entidades estatales. Indicadores económicos del país. Reglamentación de entidades estatales.


Registros

Direccionamiento estratégico Alto: Toda la implementación de las

Creación política HSEQ y SA Objetivos HSEQ y SA

Mecanismos de divulgación al personal. Mecanismos de evaluación para nivel de compresión por

19

normas está involucrada en el direccionamiento estratégico de la empresa. Medio: La implementación esta involucrada de manera parcial en el direccionamiento estratégico. Bajo: No se tiene en cuenta la implementación de las normas dentro del direccionamiento estratégico.

Misión & Visión Legislación (conocimiento y aplicación)

parte del personal.

Talento humano Alto: El talento humano se involucra de manera directa para la implementación de las normas, se conscientiza y es voluntario. Medio: El talento humano se involucra de manera parcial con la implementación de las normas, no esta totalmente conscientizado. Bajo: El talento humano no esta conscientizado y no se involucra, se obliga.

Capacitación. Perfil profesional. Funciones de áreas e interrelación. Motivación del personal.

Evaluación de desempeño Horas capacitación Número de personas asistentes Vs. Convocados. Participación activa del personal.


Registros

Recursos económicos y físicos Alto: Se evidencia la disposición de un 100%

Presupuesto de ejecución. Logística

Menor o igual al presupuesto dado en el periodo. Asignación logística requerida.

20

de recursos económicos y físicos requeridos. Medio: Se evidencia la disposición de un 50% de recursos económicos y físicos requeridos.

Bajo: No se evidencia la

disposición de recursos

económicos y físicos

para la implementación

de los recursos

requeridos.

4.ENFOQUE BASADO EN PROCESOS. NTC ISO 09001. SEGUNDA ACTUALIZACION 2000/12/15

5.NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 18001. GESTION EN SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL.

ICONTEC. 2000.

6. NORMA TECNICA COLOMBIANA. NTC ISO 14001. SISTEMAS DE ADMINISTRACION AMBIENTAL. ICONTEC.

1996 7. SOCIAL ACCOUNTABILITY INTERNACIONAL. (RESPONSABILIDAD SOCIAL INTERNACIONAL)

21

5. DISEÑO METODOLOGICO

5.1. POBLACIÓN Empresas constructoras de infraestructura vial.

5.2. MUESTRA CONVENCIONAL Empresas constructoras de infraestructura vial.

5.3. TIPO DE ESTUDIO

La investigación aquí presentada se ajusta a un tipo de estudio descriptivo, por lo

tanto se indicarán los lineamientos para la elaboración de la guía que servirá como

apoyo durante la implantación del sistema integral de gestión (HSEQ & SA).

5.4. MÉTODOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

MÉTODOS TÉCNICAS INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN

Secundaria Recopilación de información. Normas técnicas. Fuentes “Bibliografías”.

Primaria Diagnóstico Descripción caso deempresas que están trabajando sistema de gestión integral en el sector de construcción de infraestructura vial en Bogotá.

Formato específico (lista de chequeo). Entrevista al personal encargado de la implantación del sistema de gestión integral.

22

6. DIRECTRICES PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EN SALUD OCUPACIONAL, MEDIO AMBIENTE, CALIDAD

Y RESPONSABILIDAD SOCIAL EN EL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA VIAL.

6.1. OBJETIVO DE LA GUIA

Proporcionar las condiciones ideales para interpretar los requisitos exigidos en

cada uno de los numerales de las normas que constituyen el sistema de gestión

integral, al momento de requerir su aplicación en empresas del sector de la

construcción de infraestructura vial.

6.2. CAMPO DE APLICACIÓN DE LA GUIA

La explicación dada a cada uno de los requisitos del sistema de gestión integral

son generales y de exclusiva aplicación al sector de la construcción de

infraestructura vial. De igual forma cada una de las organizaciones lo puede

desarrollar de forma mas extensa, según el tipo y tamaño de la misma.

6.3. FUNDAMENTACION TEORICA PARA LA ELABORACION DE LA

GUIA.

Previa a la elaboración de la guía del sistema de gestión integral, se analizaron los

aspectos contenidos en cada una de las normas internacionales “GESTION DE

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL” NTC OHSAS 18001:1999, “SISTEMAS

DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL” NTC ISO 14001:1996, NTC “SISTEMA DE

GESTION DE CALIDAD” ISO 9001:2000 Y SA 8000:1997 “RESPONSABILIDAD

SOCIAL INTERNACIONAL”, con el objeto de proporcionar parámetros generales

23

sobre el contenido, forma de aplicarlo según numeral, procesos y/o actividades que

desarrollan las empresas constructoras de infraestructura vial para que se ajusten

a las exigencias del sistema de gestión integral HESQ & SA. Ver anexos 1, 2 y 3.

Posteriormente se interrelacionarán los elementos o numerales de cada norma de

acuerdo a los aspectos comunes contenidos en ellas. La interrelación se indica

mediante una matriz que facilita el estudio de la información y proporciones un

marco de general sobre el contenido del mismo.

De acuerdo al nuevo esquema de procesos planteados por cada una de las

normas internacionales, se requiere identificar en primera instancia cada uno de los

procesos que se manejan en las empresas constructoras de infraestructura vial,

otorgando a cada uno de ellos un enfoque administrativo desde el punto de vista

de la gestión realizada por cada uno de los responsables asignados, y técnico en

cuanto al desarrollo de actividades planeadas, de control y verificación.

“La ventaja del enfoque de procesos es el control continuo que proporciona sobre

los puntos de unión entre los procesos individuales dentro del propio sistema de

procesos así como su combinación e interacción.” 76

Algunos de los procesos identificados para las empresas constructores de

infraestructura vial son:

Macroprocesos Procesos Subprocesos Subcontratación de asesores Subcontratación de laboratorios

Planeación sobre actividades

Compras

Subcontratación de materiales, etc.

7 Instituto Colombiano de Normas Técnicas y de Certificación. Sistema de gestión de calidad según normas ISO 9001:2000. Icontec. Bogotá. 2000. p. 5 8. MARIÑO HERNANDO. Gerencia de la Calidad Total. Tercer mundo editores. Bogotá. 1993. p. 85

24

Selección de proveedores

Identificación de proveedores

Programación de proyecto

Actividades criticas

Procesos de desarrollo social y ambiental.

Actividades de holgura

La elaboración de la guía del sistema de gestión integral se fundamenta en tres

aspectos:

• Enfoque de procesos, donde se tienen en cuenta la relación con el circulo

PHVA (Planear, hacer, verificar y actuar), las entradas, procesos, salidas,

proveedor para el proceso, responsable de la actividad y cliente del proceso

(interno o externo). El proveedor y el cliente lo determina la organización

según la estructura, alcance e importancia de la actividad.

Los responsables asignados para la guía indican quién(es) tiene(n) la función de

asignar y hacer cumplir la actividad.

• Adaptación de los numerales contenidos en las normas ISO 14001:96,

OSHAS 18001:99 y SA 8000:97 a la norma ISO 9001:2000, quién será la

espina dorsal de la guía del sistema de gestión integral.

• Orientar una metodología con base en los anteriores aspectos indicados,

donde se de cumplimiento a cada uno de los requisitos de las normas

integradas mediante matriz de interrelación (ver numeral 6.4 de este trabajo.

La guía se desarrolla mediante una matriz que indica el ciclo de calidad:

Planear, Hacer, Verificar y Actuar para mejora continua (ver grafico 1),

entradas, proceso, responsables y salidas.

“Dentro del ciclo PHVA: La planeación obedece a definir el objetivo y las metas.

Ejecutar: obedece al desarrollo de la planeación, donde implica educar y entrenar a

la gente a fin de que pueda seguir los procedimientos. Verificar: es la

comprobación si el objetivo y las metas han sido cumplidos de acuerdo a la

planeación. Actuar: son las acciones necesarias para alcanzar el objetivo”. 8

25

Las entradas: se consideran como los requisitos exigidos por las normas que

integran el sistema y contribuyen al proceso de transformación. Procesos: es la

transformación, análisis, ejecución de actividades que involucren las entradas y

salidas, resultados que se obtienen de cada actividad donde se involucran

variables relacionadas en el ítem 4.2 de este trabajo de grado y documentación

mínima según sean requeridos, lo cual proporcionará parámetros mínimos de

trabajo.

De igual manera es claro que para la aplicación de variables se debe iniciar una

planeación, consecución y seguimiento de los recursos necesarios para desarrollar

un sistema de gestión integral. Las variables incluidas en la planeación son:

Entorno, direccionamiento estratégico y planeación, las variables de consecución y

seguimiento son: Talento humano, control de operaciones, mejora continua,

recursos físicos y económicos y normalización o estandarización de actividades.

26

6.4 MATRIZ DE INTERRELACIÓN DE LOS NUMERALES DE LA NORMA.

Item ISO 9001 Item OHSAS 18001 Item ISO 14001 Item SA 8000

4 Sistema de

gestión de la calidad

4

Elementos del sistema de gestión en

seguridad y salud ocupacional

4 Requisitos del sistema de administración ambiental N.A.

4,1 Requisitos generales 4,1 Requisitos generales 4,1 Requisitos generales N.A.

4.2 Requisitos de la documentación 1.2 Criterios de trabajo

infantil 4.2.1. Generalidades

4.2.2 Manual de la calidad

4.4.4 Documentación 4.4.4 Documentación del sistema de administración Ambiental 1,3 Criterios de trabajo

infantil

4.2.3 Control de documentos 4.4.5 Control de

documentos y datos 4.4.5 Control de documentos 9.13 Registros

4.2.4 Control de registros 4.5.3

Registros y administración de

registros 4.5.3 Registros 9.13 Registros

5 Responsabilidad de la dirección 4.4.1 Estructura y

responsabilidad 4.4.1 Estructura y responsabilidad 9,5 Planeación y

aplicación

4.2 Política de S & SO 4.2 Política ambiental 9.1 Política Resp. Social

5.1 Compromiso de la dirección

4.4.1

Estructura y responsabilidad

(Incluye representante de la dirección)

4.4.1

Estructura y responsabilidad (Incluye

representante de la dirección)

9.3 Representante de la compañía

4.3.1

Planificación para la identificación de

peligros, evaluación y control de riesgos.

4.3.1 Aspectos ambientales 9.5 Planeación y aplicación

5.2. Enfoque al cliente

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos 4.3.2 Requisitos legales y otros

requisitos 9.5 Planeación y aplicación

5.3 Política de la calidad 4.2 Política de S & SO 4.2 Política ambiental 9.1 Política Resp. Social

5.4 Planificación 4.3 Planificación 4.3 Planificación 9,5 Planeamiento y aplicación

5.4.1 Objetivos de la calidad 4.3.3 Objetivos 4.3.3 Objetivos y metas N.A.

5.4.2

Planificación del sistema de

gestión de la calidad

4.3.4 Programa de gestión en S & SO 4.3.4 Programa(s) de

administración Ambiental N.A.

27

5.5 Responsabilidad,

autoridad y comunicación

4.1. Requisitos generales 4.1. Requisitos

generales N.A.

5.5.1 Responsabilidad y autoridad


(Incluye representante de la

dirección)

4.4.1


(Incluye representante de

la dirección)


5.5.2 Representante de la dirección

4.4.1


5.5.3 Comunicación interna 4.4.3 Consulta y

Comunicación 4.4.3 Comunicación 9.11 Comunicación externa

5.6 Revisión por la dirección

Revisión por la dirección 4.6 Revisión por la

dirección 9.2 Revisión por la administración

5.6.1 Generalidades

5.6.2 Información para la revisión

5.6.3 Resultados de la revisión

4.6

6 Gestión de los recursos

6.1 Provisión de los recursos

6.2 Recursos humanos 6.2.1 Generalidades

4.4.1.

Estructura y responsabilidad (Provisión de los

recursos)

4.4.1.

Estructura y responsabilidad (Provisión de los

recursos)

N.A.

6.2.2 Competencia, toma

de conciencia y formación

4.4.2 Entrenamiento,

concientización y competencia

4.4.2 Entrenamiento, conocimiento y competencia

9.5 Planeación y aplicación

6.3 Infraestructura Planeación y 6.4 Ambiente de trabajo

4.4.1 Estructura y responsabilidad 4.4.1 Estructura y

responsabilidad 9.5 aplicación

7 4.4 Implementación y Operación 4.4 Implementación y

Operación N.A.

Realización del trabajo 4.4.6 Control operacional 4.4.6 Control operacional N.A.

7.1 Planificación de la

realización del producto

7.2 Procesos

relacionados con el cliente

4.4.1 Estructura y Responsabilidad 4.4.1 Estructura y

Responsabilidad 9.6

Control de los proveedores

/subcontratistas y subproveedores

7.2.1 4.3.1

Planificación para la identificación de

peligros, evaluación y control de riesgos.

4.3.1 Aspectos ambientales 9.5 Planeación y

aplicación

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos 4.3.2 Requisitos legales y

otros requisitos

Determinación de los requisitos

relacionados con el producto

4.4.6 Control operacional 4.4.6 Control operacional

28

7.2.2

Revisión de los requisitos

relacionados con el producto

4.4.6 Control operacional 4.4.6 Control operacional 9.5 Planeación y

aplicación

4.5.4 Auditoria 4.5.4 Auditoria al SGA

7.2.3 Comunicación con el cliente 4.4.3 Comunicación 4.4.3 Comunicación 9.11 Comunicación

externa

7.3 Diseño y desarrollo 4.4.6 Control operacional 4.4.6 Control

operacional N.A.

7.4 Compras 4.4.6

Control operacional (requisitos

operativos a proveedores y contratistas)

4.4.6

Control operacional (requisitos

operativos a proveedores y contratistas)

9.6

Control de los proveedores

/subcontratistas y subproveedores

7.5 Producción y prestación del

servicio

7.5.1

Control de la producción y de la

producción del servicio.

7.5.2

Validación de los procesos de

producción y de la prestación del

servicio

7.5.3 Identificación y trazabilidad

7.5.4 Propiedad del cliente

7.5.5 Prestación del producto

4.4.6

Control operacional 4.4.6 Control operacional N.A.

7.6

Control de los dispositivos de seguimiento y

medición

4.5.1 medición y

seguimiento del desempeño

4.5.1 Seguimiento y medición 9.5 d Planeación y

aplicación

8 Medición, análisis y mejora 4.5 Verificación y acción

correctiva 4.5 Verificación y acción correctiva 9.5 d Planeación y

aplicación

8.1 Generalidades 4.5.1 medición y


4.5.1 Seguimiento y medición 9.5 d Planeación y

aplicación

8.2,1 Satisfacción del cliente 4.5.1

medición y seguimiento del

desempeño 4.5.1

Seguimiento y medición 9.5 d Planeación y

aplicación

8.2.2 Auditoria 4.5.4 Auditoria 4.5.4 Auditoria 9.12 Acceso para verificación

8.3 Control de

producto no conforme

4.5.2 No conformidad,

acción correctiva y acción preventiva

4.5.2 No conformidad,

acción correctiva y acción preventiva

9.9 Acciones correctivas

29

8.4 Análisis de datos 4.5.1 medición y


4.5.1 Seguimiento y medición

8.5.2 Acción correctiva

8.5.3 Acción preventiva 4.5.2.

No conformidad y acción correctiva y

preventiva 4.5.2.

No conformidad y acción correctiva

y preventiva 9.10

Acciones correctoras y remediales

Tabla de Correspondencia Normas NTC-ISO ICONTEC

Teniendo en cuenta la matriz de integración de las normas, ISO 9001/2000, ISO

14.001/1996, OHSAS 18.001/1999, SA 8000/1997 resaltamos los requisitos o

aspectos más significativos de cada norma, para evidenciar la correcta correlación

que cada organización debe incluir:

CONTROL DE DOCUMENTOS Es necesario en los cuatro sistemas evidenciar un control de documentos y

registros que nos permita desarrollar una información sólida y confiable para el

sistema integral. Con el fin de que cualquier documento, pueda ser identificado,

localizado, actualizado, y de esta manera controlado eficientemente.

POLÍTICA DE LOS SISTEMAS

Desarrollar una política integral de los sistemas es clave para garantizar la

naturaleza de la actividad, productos o servicios dentro de la organización. La

política debe ser una herramienta vital, en donde se debe incluir de manera

obligatoria la mejora continua de los cuatros sistemas, y el cumplimiento del marco

legal en la parte social, ambiental, salud y seguridad industrial. La política como

documento debe ser controlada y mantenida por todo el equipo interdisciplinario

de la organización, y debe estar disponible al público y las partes interesadas.

30

OBJETIVOS En los cuatro sistemas calidad, medio ambiente, seguridad industrial, salud

ocupacional, y responsabilidad social, se deben evidenciar propósitos claros

dirigidos a la organización con metas, e indicadores cuantificables, medibles para

el sistema, que proporcionen una herramienta enfocada al mejoramiento continuo.

Dado que la norma de responsabilidad social, no posee un numeral para adelantar

objetivos, se debe tener cuidado al momento de implementarla, ya que no se

podría evidenciar mejora para este rubro.

PROGRAMAS

Los programas en los sistemas de gestión integral, son actividades distintas a las

contempladas en el control operacional, que pretenden cumplir los objetivos y

metas propuestos.

La organización debe tener un responsable para cada programa, que vigile el buen

desempeño del sistema y controle los medios y los plazos para mejorar los

indicadores de gestión.

Al igual que en el punto anterior, los programas no son considerados por la norma

SA 8000, perdiendo una gran oportunidad para evidenciar la mejora en el ejercicio

del sistema, pero se debe incluir.

ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD

Dentro de un sistema de gestión integral, las funciones, responsabilidades y

autoridad deben estar definidas para cada miembro de la organización, esto debe

asegurar una eficiente administración del personal, teniendo en cuenta la

31

concientización, entrenamiento, y capacitación, dirigida a comprender y realizar las

prácticas preactivas orientadas a los sistemas de manera voluntaria.

REVISION POR LA DIRECCION Para el correcto y eficiente seguimiento de un sistema de gestión integral, la alta

dirección debe periódicamente revisar el desempeño del sistema.

La revisión por la gerencia, debe atender la posibilidad de cambiar la política,

objetivos y/o cualquier otro elemento del sistema, para mejorar, y en su

CONTROL OPERACIONAL

Para el control operacional, la organización debe tener en cuenta los procesos

internos de actividades teniendo en cuenta el mapa de procesos o la matriz de

impactos ambientales, de riesgos y peligros e impactos sociales que tenga la

organización con las diferentes partes interesadas, estableciendo y manteniendo

procedimientos documentados que cubran situaciones que provoquen desviación

en la política y objetivos integrales de los diferentes sistemas y procesos

implementados en la organización.

CONTROL DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO.

La organización debe medir y mantener con regularidad las características claves

de sus actividades que puedan tener impactos altos en el medio ambiente, en la

parte social y en seguridad industrial y salud ocupacional. Se debe llevar un

seguimiento mediante controles operativos o indicadores medibles para la

organización que muestren la eficiencia de los sistemas o procesos ambientales,

sociales y de seguridad industrial, salud ocupacional y calidad.

32

AUDITORIA

La herramienta más segura que debe implementar una organización para el

seguimiento y mejoramiento continuo de los sistemas de calidad, medio ambiente,

seguridad industria y salud ocupacional y social es las auditorias, que se pueden

generar de primera parte (auditorias internas) de segunda parte para los

contratistas o proveedores y de tercera parte que son las auditorias de certificación

por entidades acreditadotas.

Las auditorias de primera parte o internas se deben gestionar con una frecuencia,

metodología, y competencia de los auditores, teniendo en cuenta el sistema de

gestión ambiental, seguridad industrial, calidad y social.

Todo tipo de auditoria debe llevarse a cabo de una manera objetiva e imparcial por

la organización para los sistemas de calidad, medio ambiente, seguridad industrial

y social.

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Teniendo en cuenta el mejoramiento continuo de los sistemas de calidad,

ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional y social, se deben identificar,

las acciones correctivas que son acciones para eliminar las causas de una no

conformidad identificada para los sistemas de gestión. Igualmente se debe

identificar las acciones preventivas que eliminan las causas potenciales de una no

conformidad de los sistemas. La buena identificación de las acciones correctivas y

preventivas es una herramienta clave para la lograr la eficiencia en los tres

sistemas.

33

6.5. GUIA DE INTERPRETACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL PARA

EMPRESAS DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA

VIAL.

Ver Guías

LISTA DE CHEQUEO PARA AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ( NTC – ISO – 9001)

SISTEMA DE GESTIÓN / ADMINISTRACIÓN: GESTION DE LA CALIDAD AUDITORÍA N°: FECHA DE LA

AUDITORÍA:

34

DOCUMENTOS APLICABLES: EQUIPO AUDITOR NTC-ISO 9001 AUDITOR PRINCIPAL:

CONFORME ELEMENTO DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO SI NO OBSERVACIONES / COMENTARIOS

4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4.1 GENERALIDADES

¿Como evidencia que la Organización ha establecido, documentado, implementado y mantenido un sistema de gestión de la calidad?

¿Como evidencia que la Organización ha mejorado continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad de acuerdo con los requisitos de la norma?

¿Como evidencia que la Organización ha identificado los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad?

¿Como se ha determinado la secuencia e interacción de los procesos identificados por la Organización?

¿Cómo puede asegurar que existe la disponibilidad de recursos e información necesarios para la operación y seguimiento de estos procesos?

¿Cómo realiza el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos?

¿Cómo puede evidenciar la mejora continua de los procesos?

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION

4.2.1 Generalidades

¿Cómo puede evidenciar la existencia de una política de calidad documentada y de objetivos de la calidad dentro de la Organización?

¿Cómo evidencia que la organización tiene documentados los procedimientos requeridos por la norma?

4.2.2 Manual de la Calidad

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantenido un Manual de la Calidad?

¿Cuál es el alcance del sistema de gestión de la calidad?. ¿Está incluido este alcance dentro del Manual? Evidencias

¿Esta documentada la exclusión de algún requisito de la norma?

¿El Manual de la Calidad muestra claramente la interacción de los procesos identificados por la Organización?



AUDITORÍA:

35

4.2.3 Control de Documentos

¿Cómo evidencia el control de los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad?

¿Cómo evidencia que ha establecido un procedimiento documentado para realizar el control de los documentos?

¿Cómo evidencia que los documentos se aprueban antes de su emisión?

¿Cómo se puede evidenciar que los documentos se revisan y actualizan en caso de ser necesario aprobarlos nuevamente?

¿Cómo puede asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos?

¿Cómo puede asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso?

¿Cómo puede asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables?

¿Cómo puede asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución?

¿Cómo puede evidenciar que se previene el uso no intencionado de documentos obsoletos?

¿Cómo los identifican en caso de que se mantengan dichos documentos obsoletos?

4.2.4 Control de Registros

¿Cómo puede asegurar que los registros permanecen legibles, fácilmente identificables y recuperables?

¿Cómo realiza usted la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, y determina el tiempo de retención y la disposición de los registros?

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

¿Cómo evidencia que la alta dirección se encuentra comprometida con el desarrollo e implementación del sistema de calidad y su mejora continua?

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

¿Quién es su cliente?

¿Cómo puede asegurar que los requisitos del cliente se han determinado?

¿Cómo puede asegurar que los requisitos del cliente se han cumplido?



AUDITORÍA:

36

¿Cómo puede asegurar que el cliente está satisfecho con el producto entregado?

¿Cómo puede evidenciar su intención de aumentar la satisfacción del cliente?

5.3 POLITICA DE CALIDAD

¿Cómo puede asegurar que la política de calidad es adecuada al propósito de la organización?

¿En qué parte de la política de calidad se encuentra su área o proceso?

¿Cómo aporta su área o proceso al mejoramiento continuo del sistema de calidad?

¿Cómo evidencia que la política de la calidad ha sido comunicada y entendida dentro de la Organización?

¿Cómo evidencia que la política de la calidad ha sido revisada para su continua adecuación?

5.4 PLANIFICACION

5.4.1 Objetivos de la calidad

¿Cómo evidencia que se han establecido objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organización?

¿Cómo se puede evidenciar la medición de estos objetivos?

¿Cómo puede evidenciarse la coherencia entre los objetivos de la calidad y la política de la calidad?

¿Cómo contribuye su área o proceso al cumplimiento de los objetivos de la calidad de la organización?

5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad

¿Cómo puede evidenciar la planificación del sistema de gestión de la calidad y que se mantiene la integridad del sistema cuando se implementan cambios?

5.5 RESPOSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN


¿Cómo puede asegurar que las responsabilidades y autoridades están definidas?

¿Puede usted evidenciar el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades?


¿Cómo puede evidenciar la designación de un miembro de la dirección para liderar la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad?

¿Cómo puede evidenciar que el representante de la dirección ha asegurado que se establecen, implementan y mantienen los



AUDITORÍA:

37

procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad?

¿Cómo puede evidenciar que el representante de la dirección ha informado a la alta dirección sobre el desempeño del sistema?

¿Cómo puede evidenciar que el representante de la dirección ha informado a la alta dirección sobre las necesidades de mejora?

¿Cómo puede evidenciar que el representante de la dirección se ha asegurado de que exista conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización?

5.5.3 Comunicación interna

¿Cómo puede asegurar que se han establecido los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización?

¿Cómo puede asegurar que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad?

5.6 REVISION POR LA DIRECCION

5.6.1 Generalidades

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado a intervalos planificados la revisión de su sistema de gestión de la calidad?

¿Cómo evidencia que la organización incluye en sus revisiones las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema?


¿Cómo evidencia que la organización ha asegurado que se recopile la información necesaria que le permita a la alta dirección llevar a cabo esta revisión del sistema?


¿Cómo evidencia que la revisión ha sido documentada?

6 GESTION DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISION DE LOS RECURSOS

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad?

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado los recursos necesarios para aumentar la satisfacción del cliente?

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 Generalidades

¿Cómo evidencia que el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto es competente?



AUDITORÍA:

38

¿Cómo puede evidenciar la educación, formación, habilidades y experiencia de este personal?

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto?

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado las necesidades de formación o entrenamiento?

¿Cómo evidencia que la organización ha proporcionado o satisfecho estas necesidades de formación o entrenamiento?

¿Cómo puede evidenciar que se ha evaluado la eficacia de las acciones de entrenamiento o formación ejecutadas?

¿Cómo puede asegurar que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades?

6.3 Infraestructura

¿Cómo evidencia que la organización ha proporcionado y mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad en los requisitos del producto?

6.4 Ambiente de trabajo

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado y gestionado el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto?

7 RELIZACION DEL PRODUCTO

7.1 Planificación de la realización del producto

¿Cómo evidencia que la organización ha planificado y desarrollado los procesos para la realización del producto?

¿Cómo evidencia que la planificación de la realización del producto es coherente con los requisitos de otros procesos del sistema de calidad?

Evidencie que la organización ha determinado: Los objetivos de calidad y los requisitos para el producto. Procesos, documentos y recursos. Verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayos. Registros que demuestren que el producto cumple los requisitos.

¿Cómo evidencia que el resultado de la planificación ha sido presentado en forma adecuada para la metodología de operación de la organización?

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto

¿Cómo puede evidenciar que los requisitos especificados por el



AUDITORÍA:

39

cliente han sido determinados por la organización?

¿Cómo puede evidenciar que la organización ha determinado los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios?

¿Cómo puede evidenciar que la organización ha determinado los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto?

¿Cómo puede evidenciar que la organización ha determinado los demás requisitos adicionales para la realización del producto?

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto

¿Cómo evidencia que la organización ha revisado los requisitos relacionados con el producto? (Licitaciones, etc)

¿Cómo evidencia que esta revisión fue realizada antes de comprometerse con el cliente para la realización del producto?

¿Cómo evidencia que la organización se ha asegurado de que los requisitos del producto se encuentren definidos?

¿Cómo evidencia que la organización se ha asegurado de que las diferencias entre los requisitos del producto pedido y los expresados previamente han sido resueltas?

¿Cómo asegura que la organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos?

Muéstreme los registros de los resultados de la revisión de los requisitos del producto y las acciones originadas por dicha revisión.

¿En caso de que el cliente no haya proporcionado los requisitos necesarios para la realización del producto, cómo evidencia que la organización ha confirmado los requisitos del producto antes de la aceptación del pedido?

¿Cómo evidencia que la organización se asegura, en caso de cambio de los requisitos del producto, de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados?

7.2.3 Comunicación con el cliente

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado disposiciones eficaces para la comunicación con el cliente?

¿Cómo evidencia que la organización ha implementado lo anterior?

¿Cómo evidencia que las disposiciones adoptadas para la comunicación con el cliente son adecuadas para intercambiar información relativa a información del producto, consultas, atención de pedidos, modificaciones y retroalimentación del cliente incluyendo sus quejas?

7.4 COMPRAS



AUDITORÍA:

40

7.4.1 Proceso de compras

¿Cómo puede asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados?

¿Cómo han determinado el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido?

¿Cómo evidencia que la organización ha evaluado los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos especificados?

¿Cómo evidencia que la organización ha seleccionado los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos especificados?

¿Cuáles han sido los criterios establecidos para la selección de los proveedores?

¿Cuáles han sido los criterios establecidos para la evaluación de los proveedores?

¿Cuáles han sido los criterios establecidos para la re-evaluación de los proveedores?

¿Cómo evidencia que se han realizado las evaluaciones a los proveedores?

7.4.2 Información de las compras

¿Cuáles son los documentos que describen la información de los productos a comprar?

¿Esta información para las compras incluye requisitos para la aprobación del producto?

¿Esta información para las compras incluye requisitos para la aprobación de los procedimientos?

¿Esta información para las compras incluye requisitos para la aprobación de los procesos?

¿Esta información para las compras incluye requisitos para la aprobación de equipos?

¿Esta información para las compras incluye requisitos para la calificación del personal (en caso de ser servicio)?

¿Esta información para las compras incluye requisitos del sistema de calidad?

¿Cómo asegura la organización la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor?

7.4.3 Verificación de los productos comprados

¿Cómo puede evidenciar que la organización ha implementado las inspecciones u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados?

¿Cuál es el procedimiento que se desarrolla cuando la



AUDITORÍA:

41

organización o su cliente quieren llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor?

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método de liberación del producto?

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.5.1 Control de la producción y prestación del servicio

7.5.2 Validación de los procesos de producción y prestación del servicio


¿Cómo se puede evidenciar que la organización ha identificado el producto por medios adecuados a través de toda la realización del producto?

¿Cómo se puede identificar el estado del producto con respecto los requisitos de seguimiento y medición?

¿Cómo se puede asegurar la trazabilidad del producto?


7.5.5 Preservación del producto

¿Cómo puede asegurarse que la organización preserva la conformidad del producto?

¿Cómo puede asegurarse que el producto se identifica, se manipula, embala, almacena y protege adecuadamente?

¿Cómo asegura que la preservación del producto se aplica a las partes constitutivas del mismo?

7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

¿Cómo puede evidenciar que la organización ha determinado el seguimiento y medición a realizar?

¿Cómo puede evidenciar que la organización ha determinado los dispositivos de medición y seguimiento?

¿La organización como asegura que el seguimiento y medición pueden realizarse y se realizan de una manera coherente con los requisitos de seguimiento y medición?

¿Cómo puede asegurar que el equipo de medición ha sido calibrado o verificado?

¿Cómo evidencia que las calibraciones han sido comparaciones con patrones trazables nacionales o internacionales?

¿Cómo puede asegurar que los patrones se han ajustado o reajustado?

¿Cómo los identifican para determinar el estado de calibración?



AUDITORÍA:

42

¿Cómo se protegen para evitar ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medición?

¿Cómo puede asegurar que se protegen contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento?

¿Cómo puede asegurar que se han evaluado y registrado la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se ha detectado que el equipo no está conforme con lo especificado?

¿Puede evidenciar que se han tomado las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier producto afectado?

¿Se han mantenido registros de los resultados de la calibración y verificación?

¿Puede evidenciar que se han utilizado programas informáticos para el seguimiento y medición?

¿Cómo han determinado la capacidad de estos programas?

8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES

¿Cómo evidencia que se han planificado los procesos necesarios de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del producto?

¿Cómo evidencia que se han planificado los procesos necesarios de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del sistema de gestión de la calidad?

¿Cómo evidencia que se han planificado los procesos necesarios de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión?

¿Cómo evidencia que se han implementado los procesos necesarios de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del producto?

¿Cómo evidencia que se han implementado los procesos necesarios de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del sistema de gestión de la calidad?

¿Cómo evidencia que se han implementado los procesos necesarios de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión?

¿Qué métodos se emplean para la medición y análisis de éstos procesos?



AUDITORÍA:

43

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION

8.2.1 Satisfacción del cliente

¿Cómo evidencia que la organización ha realizado seguimientos de la información relativa a la percepción del cliente, con respecto al cumplimiento de sus requisitos?

¿Cuáles han sido los métodos determinados para obtener y utilizar dicha información?

8.2.2 Auditorías internas

¿Cómo evidencia que la organización han llevado a cabo auditorias a intervalos planificados?

¿Cómo evidencia que se ha planificado un programa de auditorías tomando como consideración el estado y la importancia de los procesos, las áreas a auditar y los resultados de auditorías previas?

¿Cómo evidencia que se han definido criterios para hacer la auditoría, además del alcance, su frecuencia y metodología?

¿Cómo puede asegurar que la selección de auditores fue objetiva e imparcial?

¿Existe un procedimiento documentado donde se definen las responsabilidades y requisitos para la planificación y realización de auditorías, para informar los resultados y mantener registros?

¿Cómo se puede asegurar que los responsables han tomado acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas?

¿Las actividades de seguimiento han incluido la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación?

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

¿Cómo se puede evidenciar que la organización ha aplicado métodos para el seguimiento y medición de los procesos del sistema de calidad?

¿Se puede evidenciar que estos métodos han demostrado la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados?

¿Se han llevado a cabo correcciones y acciones correctivas cuando no se han alcanzado los resultados planificados?

8.2.4 Seguimiento y medición del producto

¿Cómo evidencia que se han medido las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo?

¿Cómo evidencia que se ha hecho seguimiento a las características del producto para verificar que se cumplen los



AUDITORÍA:

44

requisitos del mismo?

¿Cómo evidencia que se ha planificado el seguimiento y medición del producto?

¿En que etapas del proceso de realización del producto se ha hecho el seguimiento y medición?

¿Cómo puede evidenciar la conformidad con los criterios de aceptación?

¿Los registros del seguimiento y medición indican claramente la(s) persona(s) que autorizan la liberación del producto?

¿Cómo puede evidenciar que la liberación del producto solo es ejecutada cuando se han completado todas las disposiciones planificadas?

¿Se ha aprobado alguna liberación de los productos sin completar todas las disposiciones planificadas?

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

¿Cómo puede evidenciar que se han tomado acciones para eliminar las causas de las no conformidades detectadas anteriormente?

¿Qué evidencias se mantiene de la naturaleza de las no conformidades?

¿Qué evidencias se mantiene de las acciones tomadas posteriormente?

¿Cómo evidencia que se han hecho nuevas verificaciones después de corregido el producto no conforme?

¿Qué acciones se han tomado cuando se ha detectado un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso?

8.4 ANÁLISIS DE DATOS

¿Cómo puede evidenciar que se han determinado los datos apropiados para demostrar la idoneidad y eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar donde puede realizarse la mejora continua?

¿Cómo puede evidenciar que se han recopilado los datos apropiados para demostrar la idoneidad y eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar donde puede realizarse la mejora continua?

¿Cómo puede evidenciar que se han analizado los datos apropiados para demostrar la idoneidad y eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar donde puede realizarse la mejora continua?

¿Cómo evidencia que se han analizado datos que proporcionen información sobre la satisfacción del cliente?



AUDITORÍA:

45

¿Cómo evidencia que se han analizado datos que proporcionen información sobre la conformidad con los requisitos del producto?

¿Cómo evidencia que se han analizado datos que proporcionen información sobre las características y tendencias de los procesos, además de las acciones preventivas?

¿Cómo evidencia que se han analizado datos que proporcionen información sobre los proveedores?

8.5 MEJORA

8.5.1 Mejora continua

¿Cómo evidencia la mejora continua de su área o proceso?


¿Cómo evidencia que su área o proceso ha tomado acciones para eliminar la causa de no conformidades con el objeto de que no vuelva a ocurrir?

¿Cómo puede evidenciar que las acciones tomadas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas?

¿Cómo se asegura de que dichas no conformidades no se vuelvan a presentar?

¿Se han cerrado las no conformidades de las auditorias anteriores?

¿Se ha realizado el correspondiente seguimiento periódico a las no conformidades cerradas?

8.5.3 Acción preventiva

¿Cuántas acciones preventivas genera su área o proceso?

¿Con qué periodicidad se generan estas acciones preventivas?

LISTA DE CHEQUEO PARA AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ( NTC – ISO 14.001 VERSION 1996 ).

SISTEMA DE GESTIÓN / AMBIENTAL AUDITORÍA N°: FECHA DE LA AUDITORÍA:

46

DOCUMENTOS APLICABLES: EQUIPO AUDITOR ISO 14001:96 AUDITOR PRINCIPAL:


4.0 REQUISITOS DEL SITEMA DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL

4.1 Requisitos Generales

Como evidencia que la Organización ha establecido un sistema de administración ambiental.

Como evidencia que ha mantenido un sistema de administración ambiental.

4.2 POLÍTICA AMBIENTAL

Como evidencia que la alta gerencia ha definido una política ambiental en la Organización.

Como evidencia que la política es apropiada para la naturaleza, escala e impacto ambiental de las actividades de la empresa.

Como evidencia que la política incluye un compromiso de mejoramiento continuo y prevención de la contaminación.

Como evidencia que la política incluye un compromiso de cumplimiento con la legislación y regulaciones ambientales pertinentes.

Cuál es la legislación aplicable. (Debe estar relacionada)

Cuales son las regulaciones ambientales pertinentes a la Organización.

Existen otros requisitos que se deba cumplir (Contratos)

Como evidencia que la política provee el marco para establecer y revisar objetivos y metas.

Como evidencia que la política ha sido documentada, implementada mantenida y comunicada a todos los empleados.

Como evidencia que la política està disponible al público.

4.3 PLANIFICACIÓN

4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES

Como evidencia que la Organización ha establecido procedimientos para identificar los aspectos ambientales de sus actividades.



47

Como evidencia que la Organización ha mantenido procedimientos para identificar los aspectos ambientales de sus actividades.

Dónde están identificadas las actividades que la Organización puede controlar y sobre las cuales se espera que se tenga influencia para determinar cuales pueden tener impactos significativos en el ambiente.

Dónde están identificadas los productos que la Organización puede controlar y sobre las cuales se espera que se tenga influencia para determinar cuales pueden tener impactos significativos en el ambiente.

Cuales son los impactos significativos como consecuencia de los aspectos que uds han evaluado.

Como evidencia la correlación existente entre los objetivos y los impactos ambientales significativos.

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Como evidencia que la Organización ha establecido un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos que sean aplicables.

Como evidencia que la Organización ha mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos que sean aplicables.

Dónde están relacionados los requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales de sus actividades, productos ó servicios.

4.3.3 OBJETIVOS Y METAS

Como evidencia que se han establecido objetivos ambientales para cada nivel y función de la Organización.

Como evidencia que se han mantenido objetivos ambientales para cada nivel y función de la Organización.

Como evidencia que se han establecido metas ambientales para cada nivel y función de la Organización.

Como evidencia que se han mantenido metas ambientales para cada nivel y función de la Organización.

Como evidencia la correlación existente entre las metas y los objetivos ambientales de la Organización.

Cuáles son los responsables para el cumplimiento de esas metas y objetivos.

Como evidencia la correlación entre los objetivos y metas ambientales de la Organización con los requisitos legales aplicables.

Como evidencia la correlación entre los objetivos y metas ambientales de la Organización con los puntos de vista de las partes interesadas.



48

Como evidencia la correlación existente entre los objetivos ambientales y las política ambiental de la Organización.

Como evidencia la correlación existente entre las metas ambientales y las política ambiental de la Organización.

4.3.4 PROGRAMAS DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL

Como evidencia que se han establecido programas para lograr objetivos y metas.

Como evidencia que se han mantenido programas para lograr objetivos y metas

Como evidencia que los programas incluyen la designación de la responsabilidad para lograr los objetivos y metas en cada nivel y función pertinentes.

Como evidencia que los programas incluyen los medios y el plazo para lograrlos

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN

4.4.1 ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD

Como puede evidenciar que las funciones, responsabilidad y autoridad se han definido, documentado y comunicado para lograr una administración ambiental eficaz?

Como evidencia que la gerencia provee los recursos esenciales para la implementación y control del SAA?

Como se puede evidenciar que la alta gerencia ha designado un o unos representantes que independientemente de otras responsabilidades tiene (n) funciones, responsabilidad y autoridad para asegurar que los requisitos del SAA se establezcan, se implementen y se mantengan según la norma ISO 14001:96?

Como se puede evidenciar que la alta gerencia ha designado un o unos representantes que independientemente de otras responsabilidades tiene (n) funciones, responsabilidad y autoridad para informar a la alta gerencia sobre el desempeño del SAA, para revisión, y como base para el mejoramiento del SAA?

4.4.2 ENTRENAMIENTO, CONOCIMIENTO Y COMPETENCIA

De que forma se han identificado las necesidades de entrenamiento?

Como se ha identificado al personal cuyo trabajo pueda crear un impacto significativo sobre el medio ambiente?

Como se puede evidenciar que el personal cuyo trabajo pueda crear un impacto significativo sobre el medio ambiente ha recibido el entrenamiento apropiado?

Que procedimientos se han establecido y mantenido para que los empleados o miembros, en toda función o nivel pertinente tengan



49

conocimiento sobre la importancia de la conformidad con la política y procedimientos ambientales, al igual que con los requisitos del SAA?

Que procedimientos se han establecido y mantenido para que los empleados o miembros, en toda función o nivel pertinente tengan conocimiento sobre el impacto ambiental significativo, actual o potencial, de sus actividades laborales, y los beneficios ambientales del mejoramiento del personal?

Que procedimientos se han establecido y mantenido para que los empleados o miembros, en toda función o nivel pertinente tengan conocimiento sobre sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la política y procedimientos ambientales y con los requisitos del SAA, incluyendo requisitos de preparación y respuesta ante emergencias?

Que procedimientos se han establecido y mantenido para que los empleados o miembros, en toda función o nivel pertinente tengan conocimiento sobre las consecuencias potenciales de apartarse de los procedimientos operativos especificados?

Como se puede evidenciar que el personal que desempeña tareas que pueden producir impacto ambiental significativo es competente en términos de educación, entrenamiento y/o experiencia apropiada?

4.4.3 COMUNICACIONES

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantenido procedimientos para comunicaciones internas entre los diferentes niveles y funciones de la Organización, con relación a sus aspectos ambientales y su SAA?

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantenido procedimientos para recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de partes interesadas externas?

Como se puede evidenciar que la organización ha considerado procesos para la comunicación externa sobre sus aspectos ambientales significativos?

Como evidencia que la organización ha registrado sus decisiones en torno a las comunicaciones externas sobre sus aspectos ambientales significativos?

4.4.4 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION AMBIENTAL

Como puede evidenciar que la organización ha establecido y mantiene información donde describa los elementos centrales del SAA y su interacción?

Como puede evidenciar que la organización ha establecido y mantiene información para dar direccionamiento a la documentación relacionada e importante para el SAA?



50

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS

Como puede evidenciar que se han establecido y mantenido procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos por esta norma para garantizar que puedan ser localizados?

Como puede evidenciar que se han establecido y mantenido procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos por esta norma para garantizar que sean actualizados periódicamente, revisados cuando sea necesario y aprobados por personal autorizado?

Como puede evidenciar que se han establecido y mantenido procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos por esta norma para garantizar que las versiones vigentes de los documentos pertinentes estén disponibles en todos los sitios de archivo y de uso, o que se evite darle un uso no previsto?

Como puede evidenciar que se han establecido y mantenido procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos por esta norma para garantizar que los documentos obsoletos sean retirados con prontitud de todos los sitios de archivo y de uso, o que se evite darle un uso no previsto?

Como puede evidenciar que se han establecido y mantenido procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos por esta norma para garantizar que cualquier documento obsoleto que sea retenido con propósitos de preservación legal o de conocimiento, sea identificado de manera apropiada?

Como evidencia que la documentación es legible, tiene fecha de revisión, es fácilmente identificable, mantenida en orden y conservada por un periodo especifico?

Como evidencia que se han establecido y mantienen procedimientos y responsabilidades respecto a la creación y modificación de los diferentes documentos?

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL

Cuales son las operaciones y actividades asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados?

Como ha sido la planificación de las actividades asociadas con los aspectos ambientales significativos?

Como evidencia que se ha incluido el mantenimiento en la planificación de las actividades asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados?

Como evidencia que se han establecido y se mantienen procedimientos documentados, que cubran situaciones que pudieran conducir a desviaciones de la política, objetivos y metas



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ambientales?

Como puede evidenciar que se han establecido criterios de operación en los procedimientos?

Como puede evidenciar que se han establecido y se mantienen procedimientos relacionados con los aspectos ambientales identificables?

Como puede evidenciar que se han establecido y se mantienen procedimientos relacionados con los bienes y servicios utilizados por la organización?

Como evidencia que los procedimientos y requisitos pertinentes se han comunicado a los proveedores y contratistas?

4.4.7 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

Como evidencia que la organización ha establecido y mantenido procedimientos para identificar y responder ante situaciones potenciales de emergencias y accidentes?

Como evidencia que la organización ha establecido y mantenido procedimientos para prevenir y mitigar el impacto ambiental que pudiera asociarse con ellos?

Como puede evidenciar que se han revisado y corregido los procedimientos de preparación y respuesta a emergencias, después de que han ocurrido accidentes o situaciones de emergencia?

Como evidencia que se han ensayado periódicamente los procedimientos?

4.5 VERIFICACIÓN Y ACCION CORRECTIVA

4.5.1 MONITOREO Y MEDICION

Que procedimientos documentados se han establecido para monitorear y medir con regularidad las características claves de sus operaciones?

Que procedimientos documentados se han establecido para monitorear y medir con regularidad las actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente?

Cuál o cuales son los registros incluidos en los procedimientos donde se consigna el seguimiento al desempeño, los controles operativos relevantes y la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización?

Como evidencia la calibración y mantenimiento de los equipos de monitoreo, según los procedimientos de la organización?

Cual es el procedimiento documentado que da las directrices para evaluar periódicamente la conformidad con la legislación y las regulaciones ambientales pertinentes?

4.5.2 NO CONFORMIDAD Y ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA



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Como evidencia que se han establecido y se mantienen procedimientos para definir responsabilidad y autoridad, para manejar e investigar la no conformidad?

Como evidencia que se han establecido y se mantienen procedimientos para emprender acciones para mitigar cualquier impacto causado?

Como evidencia que se han establecido y se mantienen procedimientos para iniciar acciones correctivas y preventivas?

Como puede evidenciar que las acciones correctivas y preventivas tomadas son o fueron apropiadas para la magnitud de los problemas detectados y potenciales?

Con que medio se han implementado y registrado los cambios ocurridos en los procedimientos documentados, como consecuencia de las acciones correctivas y preventivas?

4.5.3 REGISTROS

Como se puede evidenciar que se han establecido y se mantienen procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros ambientales?

Como se puede evidenciar que en los registros del sistema se incluyen registros de entrenamiento y los resultados de las auditorías y revisiones?

Como se puede evidenciar que los registros ambientales son legibles, identificables y rastreables?

Como se puede evidenciar que los registros ambientales se almacenan y mantienen en forma en que se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro o pérdida?

Como se puede evidenciar que se han determinado tiempos de conservación para los registros?

Como se puede evidenciar que los registros se mantienen según lo apropiado para el sistema y la organización, para demostrar conformidad con los requisitos de la norma?

4.5.4 AUDITORIA AL SISTEMA DE ADMINISTRACION AMBIENTAL

Como se puede evidenciar un programa y procedimientos para realizar auditorías periódicas al SAA?

Como ha determinado si el SAA está conforme con las disposiciones planificadas?

Como ha determinado si el SAA ha sido implementado y mantenido en forma apropiada?

Como ha determinado si el SAA suministra información sobre los resultados de la auditoria a la gerencia?

Como se puede evidenciar que el programa de auditorias se basa en la importancia ambiental de la actividad y en los resultados de auditorías previas?



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Como evidencia que el procedimiento de auditoria cubre su alcance, la frecuencia, metodología responsabilidades y requisitos?

4.6 REVISIÓN POR LA GERENCIA

Como se puede evidenciar que la alta gerencia ha revisado el SAA, para garantizar su continua aptitud, adecuación y eficacia?

Cómo se puede asegurar que se ha recogido la información necesaria para permitir que la gerencia realice esta evaluación?

Se puede evidenciar documentación de la revisión por la gerencia?

Se pueden evidenciar cambios en la política, objetivos u otro elemento del SAA, como consecuencia de la revisión por la gerencia?

LISTA DE CHEQUEO PARA AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ( NTC – OHSAS 18.001 VERSION 1999 )

SISTEMA DE GESTIÓN / seguridad Industrial AUDITORÍA N°: FECHA DE LA AUDITORÍA:

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SEDE / PROYECTO: SUBCONTRATISTA: HOJA 1 DE DOCUMENTOS APLICABLES: EQUIPO AUDITOR

NTC-OHSA 18001 AUDITOR PRINCIPAL:

CONFORME ELEMENTO DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO

SÍ NO OBSERVACIONES / COMENTARIOS

4 ELEMENTOS DELSISTEMA DE GESTION EN SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

4.1 REQUISTOS GENERALES

¿Cómo evidencia que la Organización ha establecido un sistema de gestión de Salud y Seguridad Ocupacional?

¿Cómo evidencia que la Organización mantiene el sistema de gestión de Salud y Seguridad Ocupacional?

4.2 POLÍTICA DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

¿Cómo evidencia que la alta gerencia ha definido la política de Salud y seguridad ocupacional?

¿Cómo puede evidenciar que la política especifica los objetivos generales de S & S O?

¿Cómo puede evidenciar que la política especifica el mejoramiento continuo del desempeño en S & S O?

¿Cómo asegura que la política es apropiada para la naturaleza y la escala de los riesgos en S & SO de la Organización?

¿Cómo evidencia que la política incluye un compromiso de mejoramiento continuo?

¿Cómo evidencia que la política incluye un compromiso para cumplir con la legislación vigente aplicable en S & S O y con otros requisitos que haya suscrito la Organización?

¿Cómo evidencia que la política ha sido comunicada y entendida en todos los niveles de la Organización?

¿Cómo evidencia que se han determinado cuales son las partes interesadas del sistema de gestión S & SO?

¿Cómo evidencia que la política ha sido publicada a las partes interesadas?

¿Cómo evidencia que la política ha sido revisada periódicamente?

¿Cómo evidencia que la política es pertinente para la organización?

¿Cómo evidencia que la política es apropiada para la organización?



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4.3 PLANIFICACIÓN

4.3.1 PLANIFICACIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS

¿Cómo evidencia que se han establecido procedimientos para la identificación de peligros?

¿Cómo evidencia que se han establecido procedimientos para la evaluación de riesgos?

¿Cómo evidencia que se han establecido procedimientos para la implementación de las medidas de control necesarias?

¿Cómo evidencia la identificación de actividades rutinarias y no rutinarias?

¿Cómo evidencia las actividades de todo el personal que tiene acceso al sitio de trabajo?

¿Cómo evidencia la identificación de peligros en las instalaciones en el sitio de trabajo provistas por la organización o por terceros?

¿Cómo evidencia que los resultados de estas evaluaciones y los efectos de éstos controles han sido el insumo para la generación de los objetivos?

¿Existe un plan de actualización de las evaluaciones realizadas para la gestión de S & S.O.

¿Cómo fue la metodología para la identificación de peligros y evaluación de riesgo?

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS

¿Cómo evidencia la identificación de requisitos legales o de otra índole en S & S.O.

¿Cómo evidencia la actualización sobre requisitos legales a sus empleados y otras partes interesadas?

¿Cómo evidencia que los requisitos legales determinados por la organización, ha sido comunicada a sus empleados y a las partes interesadas?

4.3.3 OBJETIVOS

¿Cómo evidencia la Organización que ha establecido los objetivos para cada función y nivel pertinente dentro de la Empresa?

¿Cómo evidencia que los objetivos que se han establecido por la organización se han medido y cuantificado?

¿Cómo evidencia que los objetivos de S &S.O. para cada función y nivel pertinente dentro de la Organización, están documentados?

¿Cómo evidencia que al establecer los objetivos, la organización considera los aspectos legales y de otra índole?

¿Cómo evidencia que al establecer los objetivos, la organización considera los peligros y riesgos en S & S.O.

¿Cómo evidencia que al establecer los objetivos, la organización



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considera los aspectos tecnológicos y financieros?

¿Cómo evidencia que para la determinación de los objetivos, se tuvo en cuenta el concepto de las partes interesadas?

¿Cómo evidencia que al establecer los objetivos, la organización considera el mejoramiento continuo?

¿Cómo evidencia la consistencia entre lo objetivos y la política de S & S.O?.

4.3.4 PROGRAMA DE GESTIÓN EN S. & S.O.

¿Cómo evidencia que la Organización tiene documentado un programa de gestión en S & S.O.?

¿Están definidas dentro del programa de S & S.O. la responsabilidad y autoridad para el logro de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la Organización?

¿Está definido dentro del programa de S & S.O, el cronograma de actividades mediante el cual se lograrán los objetivos planteados?

¿Existe una planificación para la revisión del programa de gestión de S & S.O.

4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

4.4.1 ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES

¿Existe como estamento y está ubicada una estructura orgánica dependiendo de un nivel decisorio?

¿Existe en la Organización un responsable nombrado por la alta dirección, que asegure que el sistema de S & S.O esté implementado y funcione adecuadamente?

¿Cuál es esa persona y dónde está documentado éste nombramiento?

¿Cómo evidencia que se han definido las funciones y responsabilidades del personal que administra, desempeña y verifica los efectos sobre los riesgos de S & S.O?

¿Cómo evidencia que se han divulgado las funciones y responsabilidades del personal que administra, desempeña y verifica los efectos sobre los riesgos de S & S.O?

¿Cómo evidencia que está definidos los niveles de autoridad durante las actividades y procesos de la Organización con el fin de facilitar la gestión en S & S.O.

¿Cómo evidencia que la responsabilidad final por S & S.O. recae sobre la alta Dirección?

¿Cómo evidencia que la Alta dirección provee los recursos esenciales para la implementación del sistema de gestión en S.& S.O.?

¿Cómo evidencia que se presenten a la alta gerencia los informes sobre el desempeño del sistema de gestión en S & S.O. para



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revisión?

¿Cómo evidencia que se presenten a la alta gerencia los informes como base para el mejoramiento del sistema de gestión en S & S.O?

¿Cómo evidencia el compromiso con el mejoramiento continuo del desempeño en S & S.O. de las personas con responsabilidad gerencial?

4.4.2 ENTRENAMIENTO, CONCIENTIZACIÓN Y COMPETENCIA

¿Cómo evidencia que el personal es competente para realizar las tareas que puedan tener impacto sobre el S & S.O en el sitio de trabajo?

¿Cómo se ha definido la competencia de éstas personas?

¿Cómo asegura que los empleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles pertinentes conocen la importancia de la conformidad con la política y procedimientos de S & S.O y con los requisitos del sistema?

¿Cómo asegura que los empleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles pertinentes conocen la importancia de la conformidad con las consecuencias reales o potenciales de sus actividades de trabajo para la S & S.O y los beneficios que tiene en S & S.O el mejoramiento en el desempeño personal?

¿Cómo asegura que los empleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles pertinentes conocen sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la política y procedimientos de S & S.O y con los requisitos del sistema de gestión de S & S.O. incluida la preparación para emergencias y los requisitos de respuesta?

¿Cómo asegura que los empleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles pertinentes conocen las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos operativos especificados?

¿Cómo evidencia que los procedimientos de entrenamiento y educación están diseñados según la responsabilidad, habilidad, educación y riesgo de las personas??

4.4.3 CONSULTA Y COMUNICACIÓN

¿Cómo Asegura que la información pertinente a S & S.O. se comunica a y desde los empleados y otras partes interesadas?

¿Cómo evidencia que las disposiciones para la participación y las consultas de los empleados está documentadas y cómo se informa a las partes interesadas?

¿Cómo evidencia que los empleados se involucran en el desarrollo y revisión de las políticas y procedimientos para administrar los



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riesgos?

¿Cómo evidencia que los empleados son consultados cuando hay cambios que afectan la salud y seguridad en el sitio de trabajo?

¿Cómo evidencia que los empleados están representados en asuntos de S & S.O.?

¿Cómo evidencia que los empleados son informados sobre quiénes son sus representantes para S & S.O. y el representante designado por la gerencia?

4.4.4 DOCUMENTACIÓN

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene información que describa los elementos claves del sistema de gestión y la interacción entre ellos?

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene información que proporcione orientación a la documentación relacionada?

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene procedimientos que le permitan controlar todos los documentos y datos requeridos por esta norma?

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene procedimientos para asegurar que los documentos y datos se puedan localizar?

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene procedimientos para asegurar que los documentos y datos son actualizados periódicamente y revisados cuando es necesario y son aprobados por personas autorizadas?

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene procedimientos para asegurar que los documentos y datos mantienen versiones vigentes, y estas versiones están disponibles en todos los sitios en que se realizan operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del sistema de gestión?

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene procedimientos para asegurar que los documentos y datos obsoletos se retiran rápidamente de todos los puntos de emisión y uso o de otra forma asegurar contra el uso no previsto?

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene procedimientos para asegurar que los documentos y datos se identifiquen adecuadamente, que se conservan archivados con propósitos legales o de preservación del conocimiento?

4.4.6 CONTROL OPERATIVO

¿Cómo evidencia que se han identificado las operaciones y actividades asociadas con riesgos identificados donde se deba



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aplicar medidas de control?

¿Cómo evidencia la planificación de actividades de mantenimiento?

¿Cómo evidencia la organización el cubrimiento de situaciones que puedan generar desviaciones de la política y objetivos de S & S.O.?

¿Cómo evidencia que en los procedimientos ya relacionados se han estipulado criterios de operación?

¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido procedimientos relacionados con los riesgos identificados de los bienes, equipos, y servicios que la organización compre y/o utilice?

¿Cómo evidencia que se han comunicado los procedimientos y requisitos operativos pertinentes a los proveedores y contratistas?

¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido procedimientos para el diseño del sitio de trabajo?

¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido procedimientos para los procesos de la Organización?

¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido procedimientos para las instalaciones del sitio de trabajo?

¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido procedimientos para la equipo de proceso?

¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido procedimientos para la organización del trabajo?


¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido planes y procedimientos para identificar el potencial de y la respuesta a accidentes y situaciones de emergencia?

¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido planes y procedimientos para prevenir y mitigar las posibles enfermedades y lesiones que estén asociadas?

¿Cómo evidencia que se han revisado los planes y procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias?

¿Cómo evidencia que se han revisado los planes y procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias después de la ocurrencia de accidentes y/o situaciones de emergencia?

¿Cómo evidencia la planificación y ejecución de simulacros para respuesta ante emergencias?

4.5 VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA

4.5.1. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO

¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido procedimientos para hacer seguimiento y medición regular del desempeño del sistema de gestión S & S.O.?

¿Cómo se evidencia que estos procedimientos incluyen medidas



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cuantitativas y cualitativas apropiadas para las necesidades de la Organización?

¿Cómo se evidencia que estos procedimientos incluyen el seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de S. & S.O. de la empresa?

¿Cómo se evidencia que se estos procedimientos incluyen medidas proactivas de desempeño con las que se haga seguimiento a la conformidad con el programa de gestión de S & S.O., criterios operacionales, legislación aplicable y requisitos reglamentarios?

¿Cómo se evidencia que estos procedimientos incluyen medidas reactivas de desempeño para seguimiento de accidentes, enfermedades, incidentes (incluyendo casi accidente) y otras evidencias históricas de desempeño deficiente en S & S.O.

¿Cómo se evidencia que estos procedimientos incluyen registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medición para facilitar el análisis subsiguiente de acciones correctivas y preventivas?

¿Se requiere equipo de monitoreo en la gestión de S & S.O.?

¿Cómo evidencia que se han establecido procedimientos para la calibración y mantenimiento de los equipos de monitoreo?

¿Cómo evidencia que se mantienen registros de las actividades de mantenimiento y calibración de los instrumentos de monitoreo?

4.5.2 ACCIDENTES, INCIDENTES, NO CONFORMIDADES ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS.

¿Cómo evidencia que está definida la responsabilidad y autoridad con respecto al manejo e investigación de accidentes?

¿Cómo evidencia que está definida la responsabilidad y autoridad con respecto al manejo e investigación de incidentes?

¿Cómo evidencia que está definidas la responsabilidad y autoridad con respecto al manejo e investigación de no conformidades?

¿Cómo evidencia que está definidas la responsabilidad y autoridad con respecto a la aplicación de acciones para mitigar las consecuencias de los accidentes, incidentes y no conformidades?

¿Cómo evidencia que está definidas la responsabilidad y autoridad con respecto a la iniciación y realización de las acciones correctivas y preventivas?

¿Cómo evidencia que está definidas la responsabilidad y autoridad con respecto a la confirmación de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas emprendidas?

¿Cómo evidencia que se han revisado las acciones correctivas y preventivas mediante procesos de evaluación antes de su implementación?

¿Cómo evidencia que las acciones correctivas y preventivas emprendidas para eliminar las causas de no conformidades reales



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y potenciales ha sido apropiada a la magnitud de los problemas y acordes con los riesgos de S & S.O encontrados?.

¿Cómo evidencia los cambios en los procedimientos documentados generados por las acciones correctivas y preventivas?

4.5.3 REGISTROS Y ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS

¿Cómo Evidencia que la organización ha establecido y mantenido procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros de S & S.O.?

¿Cómo Evidencia que la organización ha establecido y mantenido procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los resultados de las auditorias y revisiones de S & S.O.?

¿Cómo Evidencia que los registros son legibles, identificables y trazables de acuerdo con las actividades involucradas?

¿Cómo Evidencia que los registros son almacenados y se mantienen dé forma que se pueden recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro o pérdida?

¿Cómo Evidencia que los tiempos de conservación de los registros se han establecido y registrado?

¿Cómo Evidencia que los registros se mantienen de forma apropiada para el sistema y la organización, con el fin de mostrar conformidad con esta norma?

4.5.4 AUDITORIA

¿Cómo Evidencia que se ha establecido un programa y procedimientos para realizar Auditorías periódicas al sistema?

¿Cómo Evidencia que el sistema es conforme con las disposiciones planificadas incluido los requisitos de esta norma?

¿Cómo Evidencia que el sistema ha sido implementado y mantenido en forma apropiada?

¿Cómo Evidencia que el sistema es efectivo en cumplir la política y objetivos de la organización?

¿Cómo Evidencia que se revisan los resultados de las Auditorías previas?

¿Cómo Evidencia que se suministra información a la gerencia sobre los resultados de las auditorias?

¿Cómo Evidencia que el programa de Auditorías, incluye los resultados de las evaluaciones de riesgos y los resultados de Auditorías previas?

¿Cómo Evidencia que los procedimientos de Auditorías, cubren el alcance, frecuencia, metodologías y competencias, así como las responsabilidades y requisitos para realizar Auditorías e informar resultados?

¿Cómo Evidencia que las Auditorías, han sido ejecutadas por



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personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que se está ejecutando?


¿Cómo evidencia que la alta gerencia de la organización ha revisado a intervalos definidos el S & S.O.?

¿Cómo evidencia que el proceso de revisión ha asegurado que se recopile la información necesaria que le permita a la alta gerencia llevar a cabo ésta evaluación?

¿Cómo evidencia esta revisión ha sido documentada?

¿Cómo evidencia que la revisión por la gerencia ha contemplado la posible necesidad de cambiar la política, los objetivos u otros elementos del Sistema de Gestión?

LISTA DE CHEQUEO PARA AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ( SA 8000 VERSION 1997).

SISTEMA DE GESTIÓN / Responsabilidad Social AUDITORÍA N°: FECHA DE LA AUDITORÍA:

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DOCUMENTOS APLICABLES: EQUIPO AUDITOR SA 8000 AUDITOR PRINCIPAL:

CONFORME ELEMENTO

DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO SI NO OBSERVACIONES / COMENTARIOS

1. TRABAJO INFANTIL

1.1 La compañía no utiliza ni apoya el uso del trabajo infantil.

1.2 La compañía tiene mantiene documentado, comunicado de forma eficaz a todo el personal y a las partes interesadas la política y los procedimientos para la remediación del trabajo infantil.

1.3 La compañía promueve la educación de los niños, según lo establecido en la recomendación 146 de la OIT.

La compañía tiene dentro de su política que ningún niño o trabajador joven trabaje durante el horario escolar.

1.4 La compañía no expone a niños ni a jóvenes trabajadores a situaciones (Dentro o fuera del trabajo) a situaciones peligrosas, inseguras o insalubres.

2 TRABAJOS FORZADOS

2.1 La compañía no utiliza ni auspicia el uso de trabajos forzados en sus trabajadores.

3. SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

3.1 La compañía establece un entorno laboral seguro y saludable para sus trabajadores.

La compañía tomo las medidas adecuadas para prevenir accidentes y lesiones ocasionadas durante la actividad laboral.

3.2 La compañía nombró un representante de la alta dirección, encargado de la salud y seguridad laboral.

La compañía garantiza que todos sus empleados reciben de forma periódica y documentada, instrucción sobre salud y seguridad industrial.

La compañía garantiza que a todos los empleados nuevos se les instruye de manera periódica y documentada sobre salud y seguridad industrial.

3.4 La compañía tiene establecido un sistema para detectar, evitar o responder a las amenazas potenciales para la salud y la seguridad laboral.



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3.5 La compañía mantiene para el uso de todos sus empleados, baños higiénicos, garantizando el acceso a agua potable.

3.6 La compañía garantizará que los dormitorios, cuando este sea un servicio que ofrezca a sus empleados, estén limpios, sean seguros y cubran las necesidades básicas del personal.

4. LIBERTAD DE NEGOCIACIÓN COLECTIVA Y DERECHO DE NEGOCIACIÓN COLECTIVA

4.1 La compañía respeta el derecho de sus empleados a formar sindicatos, a ser miembros del sindicato de su elección, así como a negociar colectivamente.

4.2 La compañía ofrece instrumentos paralelos (Si la ley local prohíbe la libertad de asociación) para que todo el personal pueda asociarse libremente y negociar colectivamente.

4.3 La compañía garantiza que los representantes del personal tengan acceso al lugar de trabajo y a no ser discriminados.

5. DISCRIMINACION

5.1 La compañía no auspicia ningún tipo de discriminación basado en raza, genero, religión, orientación sexual, participación en sindicatos, afiliación política, edad al contratar.

5.2 La compañía no interfiere en el libre ejercicio de sus empleados a participar en prácticas o reuniones religiosas, de raza, origen, género, orientación sexual, participación en un sindicato o política.

5.3 La compañía no permite desde el punto de vista sexual, comportamientos coercitivos, amenazadores, abusivos o explotadores,

6. MEDIDAS DISCIPLINARIAS

6.1 La compañía no utiliza ni apoya el uso de castigos corporales, coerción mental o física ni abusos verbales.

7. HORARIO DE TRABAJO

7.1 La compañía mantiene una política de trabajo que no excede las 48 horas semanales.

La compañía otorga al personal por lo menos un día libre en cada periodo de siete (7) días laborados.

Todo trabajo que implica horas extras, es reembolsado con paga adicional superior a la de las horas normales.

La compañía no permite que ningún trabajador labores mas de doce (12) horas extras a la semana.

7.2 Las horas extras son voluntarias.

8. REMUNERACIÓN

8.1 La compañía paga salarios a sus trabajadores de acuerdo a normatividad legal o las reglas mínimas establecidas por la industria.



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8.2 La compañía garantiza que no se realizan deducciones a los salarios por razones disciplinarias.

La compañía garantiza que a la hora del pago, los salarios y beneficios sean detallados claramente.

La compañía garantiza que los salarios son otorgados cumpliendo con las leyes.

8.3 La compañía garantiza las correctas prácticas en la contratación en los programas de aprendizaje.

9. SISTEMA DE GESTION

9.1 POLITICA

La compañía tiene definida una política de responsabilidad social.

La política incluye el compromiso de cumplir con todos los requerimientos de la norma.

La política incluye el compromiso de cumplir con la legislación nacional y cualquier otro derecho aplicable.

La política incluye el compromiso de cumplir con los instrumentos internacionales listados en la sección II de la norma.

La política incluye un compromiso de mejora

continua.

La política es documentada, aplicada, mantenida y comunicada a todo el personal de la empresa.

La política es accesible al público.

9.2 REVISIÓN POR LA ADMINISTRACION

La compañía revisa periódicamente la política, los procedimientos y los resultados de su aplicación.

9.3 REPRESENTANTES DE LA COMPAÑIA

Existe un representante de la alta dirección, quien es el responsable del cumplimiento de las condiciones de la norma.

9.4 La compañía garantiza el derecho de sus trabajadores a elegir un representante de su grupo para facilitar la comunicación con la alta dirección.

9.5 PLANEACION Y APLICACION

La norma es comprendida y aplicada en todos los niveles de la organización.

La compañía define claramente los roles y las responsabilidades dentro de la estructura jerárquica de la compañía.



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La compañía es difundida a todos los trabajadores nuevos y/o temporales al entrar a la organización.

La compañía realiza periódicamente programas de capacitación a todos los empleados.

La compañía monitorea continuamente las actividades y los resultados de la norma.

9.6 CONTROL DE PROVEEDORES / SUBCONTRATISTAS Y SUB-PROVEEDORES

La compañía establece y mantiene procedimientos adecuados para evaluar y seleccionar a los proveedores/subcontratistas, según su capacidad para cumplir con la norma.

9.7 La compañía mantiene registros adecuados del compromiso de responsabilidad social de los proveedores, subcontratistas y sub-proveedores.

El compromiso de los proveedores, subcontratistas y sub-proveedores, incluye el acatamiento de las normas y la participación en las actividades de control.

La compañía lleva registros de las acciones remediales o correctivas para atacar cualquier no conformidad identificada de la norma.

Existen registros para informar a la compañía de forma rápida y completa, cualquier relación comercial relevante con otros proveedores, subcontratistas y sub-proveedores.

9.8 La compañía lleva registros del cumplimiento por parte de proveedores, subcontratistas y sub-proveedores, de los requerimientos de la presente norma.

9.9 La compañía en caso de tener trabajadores en el hogar, garantiza un nivel similar al proporcionado al personal empleado directamente.

La compañía establece contratos de compra, legalmente vinculantes.

La compañía establece que los contratos de compra sean incluidos e implementados por los trabajadores en el hogar y todas las demás partes involucradas.

La compañía lleva registros de los trabajadores de hogar, su cantidad de bienes producidos/servicios proporcionados y/o las horas trabajadas.

La compañía lleva con frecuencia actividades de monitoreo para verificar el cumplimiento de los términos del contrato de compra.

9.9 IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS E INICIACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS

La compañía debe investigar y responder a las preguntas que realicen sus trabajadores, respecto al cumplimiento o incumplimiento de la política de la compañía y/o los requerimientos de la presente norma.



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9.10 La compañía lleva acciones correctivas y remediales cuando se identifica un incumplimiento de la política o de alguno de los requerimientos de la presente norma.

9.11 COMUNICACIÓN EXTERNA

La compañía tiene procedimientos para comunicar a las partes interesadas, datos y cualquier otra información relativa al cumplimiento de los requerimientos de la norma.

9.12 ACCESO PARA VERIFICACION

La compañía facilita el acceso de las partes interesadas a información razonable, para verificar el cumplimiento de la norma.

9.13 REGISTROS

La compañía mantiene registros apropiados, que demuestran el cumplimiento de los requerimientos de la norma.

LISTA DE CHEQUEO PARA AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ & SA

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ & SA AUDITORÍA N°: FECHA DE LA AUDITORÍA:

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DOCUMENTOS APLICABLES: EQUIPO AUDITOR NTC-ISO 9001:00, NTC-ISO 14001:96, NTC –OHSAS 18001:96, SA 8000:97 AUDITOR PRINCIPAL:


ISO 9001: 2000 4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4.1 GENERALIDADES

¿Como evidencia que la Organización ha establecido, documentado, implementado y mantenido un sistema de gestión de la calidad?

¿Como evidencia que la Organización ha mejorado continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad de acuerdo con los requisitos de la norma?

¿Cómo realiza el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos?

¿Cómo puede evidenciar la mejora continua de los procesos?

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION

4.2.1 Generalidades

¿Cómo puede evidenciar la existencia de una política de calidad documentada y de objetivos de la calidad dentro de la Organización?

4.2.2 Manual de la Calidad

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantenido un Manual de la Calidad?

¿El Manual de la Calidad muestra claramente la interacción de los procesos identificados por la Organización?

4.2.3 Control de Documentos

¿Cómo evidencia el control de los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad?

¿Cómo evidencia que ha establecido un procedimiento documentado para realizar el control de los documentos?

¿Cómo puede asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables?

¿Cómo puede evidenciar que se previene el uso no intencionado de documentos obsoletos?

¿Cómo los identifican en caso de que se mantengan dichos documentos obsoletos?



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4.2.4 Control de Registros

¿Cómo puede asegurar que los registros permanecen legibles, fácilmente identificables y recuperables?

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

¿Cómo evidencia que la alta dirección se encuentra comprometida con el desarrollo e implementación del sistema de calidad y su mejora continua?

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

¿Quién es su cliente?

¿Cómo puede asegurar que los requisitos del cliente se han determinado?

¿Cómo puede asegurar que el cliente está satisfecho con el producto entregado?

5.3 POLITICA DE CALIDAD

¿Cómo puede asegurar que la política de calidad es adecuada al propósito de la organización?

¿En qué parte de la política de calidad se encuentra su área o proceso?

¿Cómo evidencia que la política de la calidad ha sido revisada para su continua adecuación?

5.4 PLANIFICACION

5.4.1 Objetivos de la calidad

¿Cómo evidencia que se han establecido objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organización?

¿Cómo se puede evidenciar la medición de estos objetivos?

5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad

¿Cómo puede evidenciar la planificación del sistema de gestión de la calidad y que se mantiene la integridad del sistema cuando se implementan cambios?

5.5 RESPOSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN


¿Cómo puede asegurar que las responsabilidades y autoridades están definidas?


¿Cómo puede evidenciar la designación de un miembro de la dirección para liderar la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad?



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¿Cómo puede evidenciar que el representante de la dirección se ha asegurado de que exista conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización?


¿Cómo puede asegurar que se han establecido los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización?

5.6 REVISION POR LA DIRECCION

5.6.1 Generalidades

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado a intervalos planificados la revisión de su sistema de gestión de la calidad?


¿Cómo evidencia que la organización ha asegurado que se recopile la información necesaria que le permita a la alta dirección llevar a cabo esta revisión del sistema?


¿Cómo evidencia que la revisión ha sido documentada?

6 GESTION DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISION DE LOS RECURSOS

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad?

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 Generalidades

¿Cómo evidencia que el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto es competente?

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto?

¿Cómo puede evidenciar que se ha evaluado la eficacia de las acciones de entrenamiento o formación ejecutadas?

6.3 Infraestructura

¿Cómo evidencia que la organización ha proporcionado y mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad en los requisitos del producto?



71

6.4 Ambiente de trabajo

¿Cómo evidencia que la organización ha determinado y gestionado el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto?

7 RELIZACION DEL PRODUCTO

7.1 Planificación de la realización del producto

¿Cómo evidencia que la organización ha planificado y desarrollado los procesos para la realización del producto?

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE


¿Cómo puede evidenciar que los requisitos especificados por el cliente han sido determinados por la organización?

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto

¿Cómo evidencia que la organización ha revisado los requisitos relacionados con el producto? (Licitaciones, etc)

¿Cómo evidencia que la organización se ha asegurado de que las diferencias entre los requisitos del producto pedido y los expresados previamente han sido resueltas?


¿Cómo evidencia que la organización ha determinado disposiciones eficaces para la comunicación con el cliente?

7.4 COMPRAS


¿Cómo puede asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados?

¿Cómo evidencia que la organización ha evaluado los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos especificados?

¿Cuáles han sido los criterios establecidos para la re-evaluación de los proveedores?

7.4.2 Información de las compras

¿Cuáles son los documentos que describen la información de los productos a comprar?

¿Esta información para las compras incluye requisitos para la aprobación del producto?

¿Esta información para las compras incluye requisitos para la calificación del



72

personal (en caso de ser servicio)?

7.4.3 Verificación de los productos comprados

¿Cómo puede evidenciar que la organización ha implementado las inspecciones u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados?

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO


7.5.2 Validación de los procesos de producción y prestación del servicio


¿Cómo se puede evidenciar que la organización ha identificado el producto por medios adecuados a través de toda la realización del producto?

¿Cómo se puede asegurar la trazabilidad del producto?


7.5.5 Preservación del producto

¿Cómo puede asegurarse que la organización preserva la conformidad del producto?

¿Cómo puede asegurarse que el producto se identifica, se manipula, embala, almacena y protege adecuadamente?

¿Cómo asegura que la preservación del producto se aplica a las partes constitutivas del mismo?

7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

¿Cómo puede evidenciar que la organización ha determinado el seguimiento y medición a realizar?

¿Cómo puede asegurar que el equipo de medición ha sido calibrado o verificado?

¿Cómo han determinado la capacidad de estos programas?

8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES

¿Cómo evidencia que se han planificado los procesos necesarios de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del producto?

¿Qué métodos se emplean para la medición y análisis de éstos procesos?

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION

8.2.1 Satisfacción del cliente



73

¿Cómo evidencia que la organización ha realizado seguimientos de la información relativa a la percepción del cliente, con respecto al cumplimiento de sus requisitos?

8.2.2 Auditorias internas

¿Cómo evidencia que la organización han llevado a cabo auditorias a intervalos planificados?

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

¿Cómo se puede evidenciar que la organización ha aplicado métodos para el seguimiento y medición de los procesos del sistema de calidad?

¿Se han llevado a cabo correcciones y acciones correctivas cuando no se han alcanzado los resultados planificados?

8.2.4 Seguimiento y medición del producto

¿Cómo evidencia que se han medido las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo?

¿Los registros del seguimiento y medición indican claramente la(s) persona(s) que autorizan la liberación del producto?

¿Se ha aprobado alguna liberación de los productos sin completar todas las disposiciones planificadas?

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

¿Cómo puede evidenciar que se han tomado acciones para eliminar las causas de las no conformidades detectadas anteriormente?

¿Qué acciones se han tomado cuando se ha detectado un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso?

8.4 ANÁLISIS DE DATOS

¿Cómo puede evidenciar que se han determinado los datos apropiados para demostrar la idoneidad y eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar donde puede realizarse la mejora continua?

¿Cómo evidencia que se han analizado datos que proporcionen información sobre las características y tendencias de los procesos, además de las acciones preventivas?

¿Cómo evidencia que se han analizado datos que proporcionen información sobre los proveedores?

8.5 MEJORA


¿Cómo evidencia la mejora continua de su área o proceso?


¿Cómo evidencia que su área o proceso ha tomado acciones para eliminar la causa de no conformidades con el objeto de que no vuelva a ocurrir?



74

¿Se han cerrado las no conformidades de las auditorias anteriores?

8.5.3 Acción preventiva

¿Cuántas acciones preventivas genera su área o proceso?

¿Con qué periodicidad se generan estas acciones preventivas?

ISO 14001 : 1996 4.0 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

4.1 Requisitos Generales

Como evidencia que la Organización ha establecido un sistema de gestión ambiental.

4.2 POLÍTICA AMBIENTAL

Como evidencia que la alta gerencia ha definido una política ambiental en la Organización.

Como evidencia que la política ha sido documentada, implementada mantenida y comunicada a todos los empleados.

Como evidencia que la política está disponible al público.

4.3 PLANIFICACIÓN

4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES

Como evidencia que la Organización ha establecido procedimientos para identificar los aspectos ambientales de sus actividades.

Como evidencia la correlación existente entre los objetivos y los impactos ambientales significativos.

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Como evidencia que la Organización ha establecido un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos que sean aplicables.

4.3.3 OBJETIVOS Y METAS

Como evidencia que se han establecido objetivos ambientales para cada nivel y función de la Organización.

Como evidencia que se han mantenido objetivos ambientales para cada nivel y función de la Organización.

Cuáles son los responsables para el cumplimiento de esas metas y objetivos.

Como evidencia la correlación existente entre las metas ambientales y las política ambiental de la Organización.

4.3.4 PROGRAMAS DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL



75

Como evidencia que se han establecido programas para lograr objetivos y metas.

Como evidencia que los programas incluyen los medios y el plazo para lograrlos

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN

4.4.1 ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD

Como puede evidenciar que las funciones, responsabilidad y autoridad se han definido, documentado y comunicado para lograr una administración ambiental eficaz?

4.4.2 ENTRENAMIENTO, CONOCIMIENTO Y COMPETENCIA

De que forma se han identificado las necesidades de entrenamiento?

Como se ha identificado al personal cuyo trabajo pueda crear un impacto significativo sobre el medio ambiente?

Como se puede evidenciar que el personal que desempeña tareas que pueden producir impacto ambiental significativo es competente en términos de educación, entrenamiento y/o experiencia apropiada?

4.4.3 COMUNICACIONES

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantenido procedimientos para comunicaciones internas entre los diferentes niveles y funciones de la Organización, con relación a sus aspectos ambientales y su SGA?

4.4.4 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

Como puede evidenciar que la organización ha establecido y mantiene información donde describa los elementos centrales del SGA y su interacción?

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS

Como puede evidenciar que se han establecido y mantenido procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos por esta norma para garantizar que puedan ser localizados?

Como puede evidenciar que se han establecido y mantenido procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos por esta norma para garantizar que las versiones vigentes de los documentos pertinentes estén disponibles en todos los sitios de archivo y de uso, o que se evite darle un uso no previsto?

Como evidencia que se han establecido y mantienen procedimientos y responsabilidades respecto a la creación y modificación de los diferentes documentos?

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL

Cuales son las operaciones y actividades asociadas con los aspectos



76

ambientales significativos identificados?

Como ha sido la planificación de las actividades asociadas con los aspectos ambientales significativos?

Como puede evidenciar que se han establecido y se mantienen procedimientos relacionados con los aspectos ambientales identificables?


Como evidencia que la organización ha establecido y mantenido procedimientos para identificar y responder ante situaciones potenciales de emergencias y accidentes?

Como evidencia que se han ensayado periódicamente los procedimientos?

4.5 VERIFICACIÓN Y ACCION CORRECTIVA

4.5.1 MONITOREO Y MEDICION

Que procedimientos documentados se han establecido para monitorear y medir con regularidad las características claves de sus operaciones?

Como evidencia la calibración y mantenimiento de los equipos de monitoreo, según los procedimientos de la organización?

4.5.2 NO CONFORMIDAD Y ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA

Como evidencia que se han establecido y se mantienen procedimientos para definir responsabilidad y autoridad, para manejar e investigar la no conformidad?

Con que medio se han implementado y registrado los cambios ocurridos en los procedimientos documentados, como consecuencia de las acciones correctivas y preventivas?

4.5.3 REGISTROS

Como se puede evidenciar que se han establecido y se mantienen procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros ambientales?

Como se puede evidenciar que se han determinado tiempos de conservación para los registros?

4.5.4 AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

Como se puede evidenciar un programa y procedimientos para realizar auditorias periódicas al SGA?

Como se puede evidenciar que el programa de auditorias se basa en la importancia ambiental de la actividad y en los resultados de auditorias previas?

Como evidencia que el procedimiento de auditoria cubre su alcance, la frecuencia, metodología responsabilidades y requisitos?



77


Como se puede evidenciar que la alta gerencia ha revisado el SGA, para garantizar su continua aptitud, adecuación y eficacia?

OHSAS 18001 :1999 4 ELEMENTOS DELSISTEMA DE GESTION EN SALUD Y

SEGURIDAD OCUPACIONAL

4.1 REQUISTOS GENERALES

¿Cómo evidencia que la Organización ha establecido un sistema de gestión de Salud y Seguridad Ocupacional?

4.2 POLÍTICA DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

¿Cómo evidencia que la alta gerencia ha definido la política de Salud y seguridad ocupacional?

¿Cómo evidencia que la política es apropiada para la organización?

4.3 PLANIFICACIÓN

4.3.1 PLANIFICACIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS

¿Cómo evidencia que se han establecido procedimientos para la identificación de peligros?

¿Cómo evidencia las actividades de todo el personal que tiene acceso al sitio de trabajo?

¿Cómo fue la metodología para la identificación de peligros y evaluación de riesgo?

4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS

¿Cómo evidencia la identificación de requisitos legales o de otra índole en S & S.O.

4.3.3 OBJETIVOS

¿Cómo evidencia la Organización que ha establecido los objetivos para cada función y nivel pertinente dentro de la Empresa?

¿Cómo evidencia que al establecer los objetivos, la organización considera los aspectos tecnológicos y financieros?

¿Cómo evidencia la consistencia entre lo objetivos y la política de S & S.O?.

4.3.4 PROGRAMA DE GESTIÓN EN S. & S.O.

¿Cómo evidencia que la Organización tiene documentado un programa de gestión en S & S.O.?

¿Están definidas dentro del programa de S & S.O. la responsabilidad y autoridad para el logro de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la Organización?



78

4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

4.4.1 ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES

¿Existe como estamento y está ubicada una estructura orgánica dependiendo de un nivel decisorio?

¿Existe en la Organización un responsable nombrado por la alta dirección, que asegure que el sistema de S & S.O esté implementado y funcione adecuadamente?

¿Cómo evidencia que la responsabilidad final por S & S.O. recae sobre la alta Dirección?

¿Cómo evidencia el compromiso con el mejoramiento continuo del desempeño en S & S.O. de las personas con responsabilidad gerencial?

4.4.2 ENTRENAMIENTO, CONCIENTIZACIÓN Y COMPETENCIA

¿Cómo evidencia que el personal es competente para realizar las tareas que puedan tener impacto sobre el S & S.O en el sitio de trabajo?

¿Cómo se ha definido la competencia de éstas personas?

4.4.3 CONSULTA Y COMUNICACIÓN

¿Cómo Asegura que la información pertinente a S & S.O. se comunica a y desde los empleados y otras partes interesadas?

¿Cómo evidencia que los empleados están representados en asuntos de S & S.O.?

4.4.4 DOCUMENTACIÓN

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene información que describa los elementos claves del sistema de gestión y la interacción entre ellos?

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene procedimientos que le permitan controlar todos los documentos y datos requeridos por esta norma?

¿Cómo evidencia que la organización ha establecido y mantiene procedimientos para asegurar que los documentos y datos son actualizados periódicamente y revisados cuando es necesario y son aprobados por personas autorizadas?

4.4.6 CONTROL OPERATIVO

¿Cómo evidencia que se han identificado las operaciones y actividades asociadas con riesgos identificados donde se deba aplicar medidas de control?

¿Cómo evidencia que se han comunicado los procedimientos y requisitos operativos pertinentes a los proveedores y contratistas?



79

¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido procedimientos para la organización del trabajo?


¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido planes y procedimientos para identificar el potencial de y la respuesta a accidentes y situaciones de emergencia?

¿Cómo evidencia que se han revisado los planes y procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias?

¿Cómo evidencia la planificación y ejecución de simulacros para respuesta ante emergencias?

4.5 VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA

4.5.1. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO

¿Cómo se evidencia que se han establecido y mantenido procedimientos para hacer seguimiento y medición regular del desempeño del sistema de gestión S & S.O.?

¿Se requiere equipo de monitoreo en la gestión de S & S.O.?

¿Cómo evidencia que se han establecido procedimientos para la calibración y mantenimiento de los equipos de monitoreo?

¿Cómo evidencia que se mantienen registros de las actividades de mantenimiento y calibración de los instrumentos de monitoreo?

4.5.2 ACCIDENTES, INCIDENTES, NO CONFORMIDADES ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS.

¿Cómo evidencia que está definida la responsabilidad y autoridad con respecto al manejo e investigación de accidentes?

¿Cómo evidencia que está definidas la responsabilidad y autoridad con respecto a la iniciación y realización de las acciones correctivas y preventivas?

¿Cómo evidencia los cambios en los procedimientos documentados generados por las acciones correctivas y preventivas?

4.5.3 REGISTROS Y ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS

¿Cómo Evidencia que la organización ha establecido y mantenido procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros de S & S.O.?

¿Cómo Evidencia que los registros son legibles, identificables y trazables de acuerdo con las actividades involucradas?

¿Cómo Evidencia que los registros se mantienen de forma apropiada para el sistema y la organización, con el fin de mostrar conformidad con esta norma?

4.5.4 AUDITORIA

¿Cómo Evidencia que se ha establecido un programa y procedimientos para



80

realizar Auditorias periódicas al sistema?

¿Cómo Evidencia que el sistema ha sido implementado y mantenido en forma apropiada?

¿Cómo Evidencia que el sistema es efectivo en cumplir la política y objetivos de la organización?

¿Cómo Evidencia que las Auditorias, han sido ejecutadas por personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que se está ejecutando?


¿Cómo evidencia que la alta gerencia de la organización ha revisado a intervalos definidos el S & S.O.?

SA 8000:1997 1. TRABAJO INFANTIL

1.1 La compañía no utiliza ni apoya el uso del trabajo infantil.

1.2 La compañía tiene mantiene documentado, comunicado de forma eficaz a todo el personal y a las partes interesadas la política y los procedimientos para la remediación del trabajo infantil.

2 TRABAJOS FORZADOS

2.1 La compañía no utiliza ni auspicia el uso de trabajos forzados en sus trabajadores.

3. SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

3.1 La compañía establece un entorno laboral seguro y saludable para sus trabajadores.

3.2 La compañía nombró un representante de la alta dirección, encargado de la salud y seguridad laboral.

3.4 La compañía tiene establecido un sistema para detectar, evitar o responder a las amenazas potenciales para la salud y la seguridad laboral.

4. LIBERTAD DE NEGOCIACIÓN COLECTIVA Y DERECHO DE NEGOCIACIÓN COLECTIVA

4.1 La compañía respeta el derecho de sus empleados a formar sindicatos, a ser miembros del sindicato de su elección, así como a negociar colectivamente.

4.3 La compañía garantiza que los representantes del personal tengan acceso al lugar de trabajo y a no ser discriminados.

5. DISCRIMINACION

5.1 La compañía no auspicia ningún tipo de discriminación basado en raza, genero, religión, orientación sexual, participación en sindicatos, afiliación política, edad al contratar.

6. MEDIDAS DISCIPLINARIAS



81

6.1 La compañía no utiliza ni apoya el uso de castigos corporales, coerción mental o física ni abusos verbales.

7. HORARIO DE TRABAJO

7.1 La compañía mantiene una política de trabajo que no excede las 48 horas semanales.

La compañía otorga al personal por lo menos un día libre en cada periodo de siete (7) días laborados.

8. REMUNERACIÓN

8.1 La compañía paga salarios a sus trabajadores de acuerdo a normatividad legal o las reglas mínimas establecidas por la industria.

8.3 La compañía garantiza las correctas prácticas en la contratación en los programas de aprendizaje.

9. SISTEMA DE GESTION

9.1 POLITICA

La compañía tiene definida una política de responsabilidad social.

9.2 REVISIÓN POR LA ADMINISTRACION

La compañía revisa periódicamente la política, los procedimientos y los resultados de su aplicación.

9.3 REPRESENTANTES DE LA COMPAÑIA

Existe un representante de la alta dirección, quien es el responsable del cumplimiento de las condiciones de la norma.

9.4 La compañía garantiza el derecho de sus trabajadores a elegir un representante de su grupo para facilitar la comunicación con la alta dirección.

9.5 PLANEACION Y APLICACION

La norma es comprendida y aplicada en todos los niveles de la organización.

La compañía monitorea continuamente las actividades y los resultados de la norma.

9.6 CONTROL DE PROVEEDORES / SUBCONTRATISTAS Y SUB-PROVEEDORES

La compañía establece y mantiene procedimientos adecuados para evaluar y seleccionar a los proveedores/subcontratistas, según su capacidad para cumplir con la norma.

9.7 La compañía mantiene registros adecuados del compromiso de responsabilidad social de los proveedores, subcontratistas y sub-proveedores.

Existen registros para informar a la compañía de forma rápida y completa,



82

cualquier relación comercial relevante con otros proveedores, subcontratistas y sub-proveedores.

9.8 La compañía lleva registros del cumplimiento por parte de proveedores, subcontratistas y sub-proveedores, de los requerimientos de la presente norma.

9.9 La compañía en caso de tener trabajadores en el hogar, garantiza un nivel similar al proporcionado al personal empleado directamente.

La compañía establece contratos de compra, legalmente vinculantes.

La compañía lleva registros de los trabajadores de hogar, su cantidad de bienes producidos/servicios proporcionados y/o las horas trabajadas.

La compañía lleva con frecuencia actividades de monitoreo para verificar el cumplimiento de los términos del contrato de compra.

9.9 IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS E INICIACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS

La compañía debe investigar y responder a las preguntas que realicen sus trabajadores, respecto al cumplimiento o incumplimiento de la política de la compañía y/o los requerimientos de la presente norma.

9.10 La compañía lleva acciones correctivas y remediales cuando se identifica un incumplimiento de la política o de alguno de los requerimientos de la presente norma.

9.11 COMUNICACIÓN EXTERNA

La compañía tiene procedimientos para comunicar a las partes interesadas, datos y cualquier otra información relativa al cumplimiento de los requerimientos de la norma.

9.12 ACCESO PARA VERIFICACION

La compañía facilita el acceso de las partes interesadas a información razonable, para verificar el cumplimiento de la norma.

9.13 REGISTROS

La compañía mantiene registros apropiados, que demuestran el cumplimiento de los requerimientos de la norma.

83

CONCLUSIONES

La elaboración e la presente guía del sistema de gestión integral HSEQ & SA, es

una de las primeras herramientas de trabajo de exclusiva aplicación para el sector

de la construcción, convirtiéndose en una oportunidad para las organizaciones que

inicien la implantación del sistema de gestión integral, debido a que interpreta o

traduce los requerimientos de cada una de las normas ISO 9001, ISO 14001,

OHSAS 18001 y SA 8000 hacia este sector, debido a que las guías existentes y

publicadas hasta el momento por organismos oficiales, solo dan una explicación

general sobre actividades que deben cumplirse de manera independiente, es decir;

explicación del “QUE” debe contener cada una de las normas que constituye el

sistema de gestión integral hacia cualquier sector de la economía.

La guía del sistema de gestión integral conlleva a obtener un modelo para

normalizar las diferentes actividades que se desarrollan en los proyectos de

infraestrura vial. Esta guía se elabora basándose en la experiencia adquirida y

aportada por parte de los profesionales a cargo en algunas de las organizaciones

del sector con el ánimo de satisfacer las necesidades de los usuarios mediante un

modelo sencillo, práctico de implantar, y que ante todo cumpla las exigencias

requeridas para ser objeto de certificación.

La elaboración de la guía requirió dos aspectos importantes de trabajo:

Traducción de los requisitos de cada una de las normas que constituyen el

sistema de gestión integral.

Interrelación de los numerales de cada una de las normas, para determinar

aspectos comunes que conllevan al modelo del mejoramiento continúo.

Obtener una lista de chequeo que sirva para diagnostico previo a la

implantación del sistema de gestión integral.

84

Cada una de las explicaciones dada para interpretar o traducir los requisitos de

los numerales de cada norma, conllevan a facilitar su posterior implantación

debido a que se establecen ejemplos mas claros respecto a indicadores de

gestión, métodos para controlar documentación, mecanismos para asegurar

que se entiende la política del sistema de gestión integral, entre otros.

Sin embargo, la presente guía del sistema de gestión integral elaborada para el

sector de la construcción, requiere que sea analizada y puesta en marcha

mediante plan piloto en diferentes organizaciones del sector de la construcción,

para determinar: su efectividad y las mejoras que sean necesarias para

ajustarse más a los lineamientos y exigencias del mismo sistema de gestión

integral.

85

RECOMENDACIONES

Se recomienda a las organizaciones que previa a la decisión inicial de la

implantación de un sistema de gestión integral se consideren los siguientes

aspectos:

1. Se provean los recursos económicos, físicos y humanos necesarios para

garantizar la continuidad del programa.

2. Exista una estructura organizacional clara, con funciones e indicadores

estratégicos claros para facilitar la metodología de trabajo durante la

implantación del sistema.

3. Que el personal involucrado responsable del sistema presente previo

conocimientos y preferiblemente cuente con experiencia.

4. Analizar cada uno de los aspectos en las normas ISO 9001, ISO 14001,

OSHAS 18001 y SA 8000, previa a la aplicación del sistema de gestión

integral.

5. Se realice un plan piloto para verificar la efectividad de la presente guía

de tal forma que se logre normalizar y estandarizar su aplicación en

cualquier empresa del sector de la construcción.

86

BIBLIOGRAFÍA.

DRUCKER, Peter. “ Gerencia para el futuro, el decenio de los 90 y más allá”. Grupo Editorial NORMA, 1995 . INSTITUTO COLOMBIANDO DE NORMALIZACION DE NORMAS TÉCNICAS Y DE CERTIFICACIÓN. “Administración ambiental según normas ISO 14001” ICONTEC, 1996. INSTITUTO COLOMBIANDO DE NORMALIZACION DE NORMAS TÉCNICAS Y DE CERTIFICACIÓN. “Sistema de gestión de calidad ISO 9001” ICONTEC, 2000. INSTITUTO COLOMBIANDO DE NORMALIZACION DE NORMAS TÉCNICAS Y DE CERTIFICACIÓN. “Guía de aplicación de administración de salud ocupacional y seguridad industrial NTC 18001” ICONTEC, 1999. SOCIAL ACCOUNTABILITY INTERNATIONAL. “Norma responsabilidad social 8000”

87

ANEXO A

88

GUIA DE INTERPRETACIÓN PARA EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2000

INTRODUCCIÓN

La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica de la organización. El diseño y la implantación del sistema e gestión de la calidad de una organización están influenciado por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos suministrados, los procesos empleados y el tamaño y estructura de la organización.

La guía permitirá a las empresas de construcción de infraestructura vial analizar aspectos del como pueden implantar documentos y procesos que les permitan cumplir los requisitos mínimos necesarios para lograr la certificación de calidad.

La guía orienta a las empresas como adoptar enfoque de procesos para el desarrollo, implementación y mejora de la eficacia del sistema de gestión de calidad mediante el cumplimiento de sus requisitos.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Esta norma internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad, aplicables cuando una organización necesita:

Necesita demostrar su capacidad para suministrar de esta forma consistente productos que satisfagan los requisitos del cliente y los requisitos reglamentarios aplicables, y

Aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la efectiva aplicación del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los requisitos reglamentarios que le sean aplicables.

APLICACIÓN

Todos los requisitos de esta norma internacional son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamaño y producto suministrado.

Cuando algún requisito de esta norma internacional no se puede aplicar debido a la naturaleza de la organización y de su producto, este puede considerarse para su exclusión.

Cuando se realicen exclusiones, no se acepta reclamar la conformidad contra esta norma internacional a menos que dichas exclusiones se limiten al capitulo 7, y tales

89

exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplan los requisitos del cliente y los requisitos reglamentarios aplicables.

REFERENCIAS NORMATIVAS

El siguiente documento contiene disposiciones fundamentadas en la norma técnica ISO 9001:2000. Esta norma esta fechada y toda modificación posterior, o las revisiones de la norma internacional no son aplicables. No obstante, se recomienda a las partes que basen sus acuerdos en esta norma internacional que estudien la posibilidad de aplicar la edición mas reciente del documento normativo citado abajo. Los miembros de CEI e ISO mantienen el registro de las normas internacionales vigentes.

GUÍA SOBRE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

1. Sistema de gestión de calidad

1.1. Requisitos generales “La organización debe establecer, documentar, implementar, y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional”7. La organización debe: • Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su

aplicación a través de la organización. • Determinar la secuencia e interacción de los procesos. • Definir métodos de control, necesarios para asegurar que tanto la operación

como en control de estos procesos son eficaces. • Asegurarse de la disponibilidad de los recursos e información necesarios para

apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos sean eficaces. • Realizar seguimiento y medición de los procesos. • Implementar acciones necesarias para alcanzar los objetivos planificados y la

mejora continua de estos procesos.

La organización debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional.

En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte la conformidad del producto con los requisitos, la organización debe asegurarse de controlar tales procesos. El control sobre dichos procesos

7 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD SEGÚN NORMAS ISO 9001:2000. ICONTEC. P 9.

90

contratados externamente debe estar identificados dentro del sistema de gestión de calidad.

EXPLICACIÓN

Las empresas constructoras para cumplir con la implantación de un sistema de gestión de calidad deben establecer, documentar procesos, actividades que incidan en la gestión organizacional de tal forma que sirvan para mantener un sistema que cumpla los requisitos básicos exigidos en esta norma para su certificación.

Las empresas constructoras deben:

• Identificar procesos, es decir; que actividades durante la ejecución y consecución de obras se realizan y cuales requieren sean normalizados mediante procesos documentados. Ejemplo: realizar una matriz para identificar procesos claves para la empresa.

Actividades Procesos Área /Dpto.

Compras Procedimiento Logística

Contratación personal asesor Procedimiento Recursos humanos

• Determinación de la secuencia e interacción de procesos: utilizar un diagrama de bloques, Flujograma para realizar la secuencia de las actividades que realiza la empresa en cada departamento o área, y posteriormente se hace interacción entre actividades. Igualmente se soporta con un mapa de procesos donde se indica todos los documentos del sistema de gestión de calidad tendientes a cumplir los requisitos básicos.

• Determinar criterios y métodos para asegurar que son eficaces los procesos: Identificar áreas, actividades de cada área que son sometidas a control. Cada una cuenta con una metodología mediante normas técnicas, legislación o políticas de las empresas, las cuales, en un periodo deben suministrar resultados para su evaluación y seguimiento.

• Asegurar los recursos e información para apoyar el sistema de gestión de calidad. Antes de iniciar la implantación del sistema de gestión de calidad, la gerencia debe suministrar recursos como personal preparado, logística y recursos físicos y económicos para apoyar los procesos.

La información que se requiere para documentarla debe darse a conocer por parte del personal involucrado en el proceso.

91

• Realizar seguimiento, medición y análisis de estos procesos. Cada área o departamento suministra datos para su control a través de instancias superiores que deciden finalmente que hacer, si deben modificarse los parámetros de control, suministrar mayores o menores recursos, ect.

• Implementar acciones necesarias para alcanzar resultados: implica evaluar los resultados por parte de los representantes de área o departamento para decidir que aspectos exigen mayor seguimiento, solicitar que se cambie la metodología, ect

Las empresas constructoras generalmente subcontratan obras civiles, por lo tanto la empresa como responsable debe responder ante el cliente por la actividad contratada. Para controlar la actividad que incida en la calidad debe solicitar documentos que indiquen los parámetros a utilizar por parte del subcontratista.

1.2 Documentación

1.2.1. Generalidades “La documentación del sistema de gestión de calidad debe incluir: • Declaración documentada de la política de calidad y objetivos de calidad. • Un manual de calidad. • Procedimientos documentados requeridos en esta norma. • Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz

planificación, operación y control de sus procesos. • Los registros requeridos por esta norma internacional”8.

EXPLICACION

El sistema de gestión de calidad debe incluir como mínimo:

• Documento donde se indique la política y objetivos de calidad firmados por el gerente general o presidente (nivel directivo mas alto de la compañía).

• Manual de calidad que indique la documentación que permitirá cumplir los aspectos indicados en la norma NTC ISO 9001:2000

• Procesos documentados exigidos, es decir; cumplir con los seis procesos documentados que exige la norma, los cuales permitirán certificar el sistema de gestión de calidad.

8 IBID. P 10.

92

• Documentos que exige esta norma para asegurar que sea eficaz, es decir; documentos de apoyo para las actividades como: Pliegos de condiciones, legislación del departamento, país, ect.

• Registros de calidad que evidencien el desarrollo de las actividades de calidad, por ejemplo: seguimiento de licitaciones presentadas, inspecciones de obra.

Se aconseja crear una pirámide que indique la estructura de los documentos. Ejemplo:

1.2.2. Manual de calidad “La organización debe establecer y mantener un manual de calidad que incluya:

• El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión.

• Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos, y

• Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad”9.

EXPLICACION

Las empresas constructoras deben elaborar y mantener actualizado los siguientes aspectos:

• Alcance, justificación o exclusión: Describir que actividad dentro de la ingeniería civil desean certificar. Por ejemplo:

“Construcción y mantenimiento de vías”, "Construcción y mantenimiento de obras de infraestructura vial", ect.

• Procesos documentados establecidos para el sistema de gestión de calidad. Indica que procesos que van a aplicar para cumplir lo exigido por la norma NTC ISO 9001:2000. Ejemplo: numeral acción correctiva indica como la organización va a implantar, dar seguimiento según exigencias de la norma.

9 IBID. P. 10

Manual de calidad Procedimiento Instructivos

93

• Descripción e interacción de procesos: Describir como interactúa un proceso con otros. Ejemplo: acción correctiva puede resultar de una no conformidad.

1.2.3 Control de documentos

“Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el 2.2.4.

Debe establece un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

• Aprobación de documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

• Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

• Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

• Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

• Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,

• Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externos y se controlan su distribución.

• Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón” 10.

EXPLICACION

Para controlar documentos se identifican los documentos del sistema de gestión de calidad mediante lista de documentos de cada Dpto., área. Cada documento presentara una nomenclatura que identificara una área o departamento de otro de acuerdo a la estructura, fecha de aprobación, responsables de elaborar, revisar y aprobar, nombre del documento. Por ejemplo:

10 IBID. P 10.

94

Estructura de la documentación Fecha de aprobación Logo de la organización

Nombre del documento Paginación

Numero de revisión

El procedimiento debe contener aspectos como:

• Aprobado antes de su adecuación, es decir; que una vez se elabora el documento debe ser aprobado por personal autorizado por la gerencia general o presidencia mediante firma para que sea distribuido al personal involucrado en el control.

• Revisar y actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente, es decir; que las áreas o departamentos donde el documento sea utilizado, deben analizar si los actuales procesos se hacen según documentos establecidos, si varia se solicitan cambios para actualizarlos y aprobarlos nuevamente según metodología establecida.

• Asegurar que se identifican los cambios y el estado actual de la revisión. Cuando los documentos presenten actualizaciones, deben verificarse de cambiar el número de revisión, fecha de aprobación y los parámetros de trabajo según solicitud realizada (registro).

• Que las revisiones de los documentos vigentes se encuentren en el puesto de trabajo mediante inspecciones, distribución mediante firma de recibido y que haya sido divulgado.

• Los documentos que sean distribuidos en obra ante todo, deben evitarse que se ensucien, rasguen, que sean ubicados en el sitio adecuado para consulta del personal.

• Los documentos externos como procedimientos de subcontratistas, planos, estudios sobre diseños realizados por alguna entidad se identifican en el plan de calidad de cada obra, lista de documentos, registros, entre otros.

• Los documentos cuyo número de revisión es obsoleto deben ser recogidos por el responsable delegado inicialmente, para evitar que su uso en obra o en actividades administrativas. Antes de entregar actualizaciones se recogen los obsoletos, mediante memorando que realizan los usuarios para su entrega u otro medio seleccionado por la organización.

1.2.4 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

“Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de

95

gestión de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros”11.

EXPLICACIÓN

Las actividades que se desarrollen en obra y los relacionados con actividades administrativas, deben contar con registros para evidenciar el control, datos para su análisis y constancia en determinado momento.

Los registros deben ser claros, es decir; datos concretos según especificaciones técnicas de obra, identificables y recuperables en determinado momento.

La norma ISO 9001:2000 exige que debe establecer un procedimiento que indique como se suministran los registros a obra, como se controlan en obra, como se revisan y archivan finalmente una vez se finaliza la obra.

2. RESPONSABILIDAD GERENCIAL

2.1. Compromiso de la dirección “La organización debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia. • Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos

del cliente como los legales y reglamentarios. • Estableciendo una política de calidad. • Asegurando que se establecen los objetivos de calidad • Llevando a cabo las revisiones del sistema • Asegurando la disponibilidad de recursos”12.

EXPLICACION

La gerencia o presidencia de las empresas constructoras deben proporcionar compromisos en el desarrollo del sistema de gestión de calidad a través del liderazgo y participación. Para lograr esto se debe cumplir mínimo los siguientes aspectos:

• Establecer política de calidad: Indicar aspectos que utilizara la empresa para cumplir requisitos orientados hacia la satisfacción del cliente y del producto

11 IBID. P 11. 12 IBID. P 11.

96

(obra). Ejemplo: Satisfacer las necesidades del cliente mediante el cumplimiento del 100% de las especificaciones técnicas.

• Objetivos de calidad: De acuerdo a la política de calidad establecidas, se toman los aspectos claves que permitan medir en tiempo y/o dinero las especificaciones dadas por el cliente, la organización, la gestión realizada por las empresas. La gestión debe ser medible, porque permitirá tomar decisiones basadas en resultados concretos.

Ejemplo: lograr la satisfacción del cliente en un 90% mínimo en cada obra ejecutada de acuerdo a la evaluación suministrada por la empresa al cliente.

• Revisiones por la dirección: El gerente o presidente de la empresa debe en periodos definidos (anual, semestral, trimestral, ect), revisar el funcionamiento del sistema de gestión de calidad, tomando como referencia la documentación implantada, resultados de la operación (ejecución de obras), auditorias internas de calidad, tendencia del mercado en el cuál participa. Los documentos del sistema de gestión de calidad deben ser controlados por las personas indicadas, tiempo requerido para que la información originada sea la necesaria.

• Asegurando la disponibilidad de recursos: El gerente o presidente debe suministrar personal acorde calificado para la función a desempeñar para garantizar el funcionamiento del sistema de gestión de calidad en cada actividad, suministro de dinero para desarrollar actividades, suministro de logística, ect.

• Comunicación hacia la organización sobre la importancia de satisfacer tanto los requisitos legales, del cliente, y reglamentarios: El gerente o presidente debe tener en cuenta cumplir con la legislación del país donde trabaja, requisitos reglamentarios establecidos para el producto (obra), de tal forma que puedan participar en el mercado.

Ejemplo: requisitos reglamentarios, legales y del cliente se pueden evidenciar mediante el cumplimiento de requisitos de aquellas empresas constructoras que licitan con el estado, donde a través de un pliego de condiciones indican que normas técnicas, procesos rigen en una actividad, ciudad, país. Algunas condiciones reglamentarias obedecen al cumplimiento de actividades ambientales, salud ocupacional y presentación de propuestas.

2.2. Enfoque al cliente “La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos del cliente se determinen y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente”13. 13 IBID. P 11.

97

EXPLICACION

Las empresas constructoras deben asegurar que los requisitos del cliente se cumplen, para lo cual se tiene en cuenta:

• Expectativas del cliente según el mercado en el cual se decida participar. Ejemplo: cumplir las especificaciones técnicas en un menor plazo al asignado, que no se presenten disturbios por parte del constructor del proyecto, que sean aprovechados los recursos.

• Determinar características clave del producto (obra). Ejemplo: tecnología usada, análisis de datos, ect.

• Identificar y evaluar los principales competidores del mercado. Ejemplo: a través de los resultados de evaluaciones emitidas por las entidades del estado, las cuales sirven como referencia para observar y analizar que empresas participan y las condiciones en que participan teniendo en cuenta los requisitos solicitados y el alcance para cada proyecto.

• Necesidades del cliente: Disponibilidad para ejecutar trabajos, obras seguras, costos del cielo de vida del producto, responsabilidad legal según producto.

2.3. Política de calidad

“La alta dirección debe asegurarse de que la política de calidad:

• Es adecuada al propósito de la organización.

• Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad.

• Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.

• Es comunicada y entendida dentro de la organización”14.

EXPLICACION

La gerencia o presidencia de las empresas constructoras establece de una política, la cuál tiene que ser coherente con las estrategias y filosofía de las empresas, es decir; debe incluir aspectos tendientes a:

14 IBID. P 111

98

• Mejoras futuras para el éxito de la empresa.

• Desarrollo del personal y participación.

• Incluye recursos físicos, humanos, y económicos.

• Objetivos de la organización (que ayude al cumplimiento de la actividad económica de la empresa).

Ejemplo: la política de calidad se modifica según necesidades y expectativas adquiridos y cumplidas por las empresas constructoras.

Una forma de asegurar que el personal entiende la política es mediante una evaluación, que posteriormente se informa al personal si entiende o se hace énfasis en los aspectos en que están fallando.

2.4. Planificación

2.4.1. Objetivos de calidad

“La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto. Se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de calidad15.

EXPLICACION

Las empresas constructoras deben tener en cuenta que los objetivos de calidad deben ser medibles y coherentes con la política de calidad, es decir; que una vez se establezca la política de calidad, se identifica cuales van a ser objetivos para determinar los resultados. Se quieren obtener en un periodo de trabajo en las diferentes áreas de la organización y por ende del personal que participa.

Ejemplo: satisfacción del cliente superior o igual al 90% en el periodo de evaluación (cada proyecto).

2.4.2 Planificación de la calidad

“La alta dirección debe asegurarse de que:

15 IBID. P 12.

99

• La planificación del sistema de gestión de la calidad se realiza con el fin de cumplir los requisitos citados en generalidades del ítem sistema de gestión de calidad, así como los objetivos de la calidad.

• Se mantiene la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e implementan cambios en este”16.

EXPLICACION

Las empresas constructoras deben tener en cuenta para cumplir este numeral algunos aspectos como:

• Estrategias de la organización: ejemplo: participación en mercados internacionales porque se ha estudiado que el producto que pueden ofrecer es demandable en gran medida en el mercado de interés.

• Necesidades y expectativas de mejora: Ejemplo: herramientas, equipo, personal y recursos económicos.

• Desempeño de procesos, personal, producto. Ejemplo: experiencias obtenidas en determinados tipo de proyectos , personal que participo, condiciones de las áreas de trabajo al momento de desarrollar el producto.(obra)

• Oportunidades de mejora: analizar experiencias obtenidas por la empresa, por otras empresas del sector, apertura de mercados, concesiones dadas por la legislación del país.

• Necesidades de documentación para normalizar procesos, y por ende el producto (actividades tendientes al desarrollo de la obra de forma y criterios unificados).

Lo anterior conlleva a planificar y mantener la integridad del sistema de gestión de calidad.

2.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación


“La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización”.17

16 IBID. P 12.

100

EXPLICACION

La alta gerencia o presidencia de las empresas constructoras deben definir la responsabilidad y autoridad dentro del sistema de gestión de calidad para su posterior divulgación.

La responsabilidad, autoridad se puede indicar mediante una matriz. Por ejemplo:

Cargos de la organización Elemento del sistema gestión calidad

Director obra

Residente obra

Gerente proyecto

Gerente general

Jefe calidad

Revisión del sistema NA NA R A NA

Sistema de calidad R R R R A

Gestión de recursos R/A R R/A R/A R

La comunicación se hace mediante reunión de divulgación y dejando constancia mediante formato para evidenciar que existido participación por parte del personal convocado.

2.5.2. Representante de la dirección

“La alta dirección debe designar un miembro de la dirección quien, con independencia de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya:

• Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad.

• Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de calidad y de cualquier necesidad de mejora.

• Asegurarse de que se promuevan la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización”18.

17 IBID. P 12. 18 IBID. P 12.

101

EXPLICACION

El presidente o gerente general de la organización escoge un representante de la dirección (según organigrama debe ser nivel directivo) para que cumpla las funciones indicadas en el numeral de la norma. El representante debe servir de apoyo al gerente o presidente en las funciones a desarrollar dentro del sistema de gestión de calidad.


La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia de gestión de la calidad.

EXPLICACION

La presidencia o gerencia general debe establecer mecanismos de comunicación para cada actividad que desarrollan las constructoras, es decir; normalizar la forma como se comunicaran algunos aspectos o la totalidad de las actividades relacionadas con la actividad económica de la organización hacia el cliente, organización hacia el personal que labora en ella, ect.

Ejemplo: reuniones semanales de trabajo, correspondencia, e-mail, teléfono. En este numeral se puede indicar mediante una matriz de comunicación

Cargos de la organización Medio de comunicación

Director obra

Cliente Gerente proyecto

Gerente general

Jefe calidad

Director de obra NA Carta Teléfono Teléfono Teléfono

Cliente Carta NA Carta Carta Carta

Gerente de proyecto Teléfono Carta NA Personal Teléfono

2.6 Revisión por la dirección

2.6.1 Generalidades

“La alta dirección debe a intervalos planificados, revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de

102

mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de la calidad, incluyendo la política de calidad y los objetivos de calidad”19.

EXPLICACION

La presidencia o gerencia general revisa en periodos definidos donde evaluara con base en la información inicial las oportunidades, desempeño de procesos, personal y productos.

2.6.1 INFORMACION DE ENTRADA

“La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir:

• Resultados de auditorias

• Retroalimentación del cliente

• Desempeño de los procesos y conformidad del producto.

• Estado de las acciones correctivas y preventivas.

• Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas.

• Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad

• Recomendaciones para la mejora.”20

EXPLICACION

Tenga presente la documentación del sistema de gestión de calidad, resultados de desempeño personal que participo, auditorias de calidad, desempeño de proveedores, contratistas, estudios de mercadeo (posición de competidores en licitaciones presentadas al estado).

2.6.2. Resultado de la revisión

“Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:

• La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos,

19 IBID. P 12. 20 IBID. P 12.

103

• La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente

• Las necesidades de recursos”21.

EXPLICACION

El gerente general o presidente de la organización determina que nuevos parámetros implementa para mejorar la gestión, documentos nuevos, cambios de métodos de trabajo o personal, asignar recursos. Todo lo anterior con el objeto de cumplir los objetivos de las empresas, y se analicen los impactos de la organización en el mercado.

3. Gestión de recursos

3.1. Provisión de recursos

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para:

• Implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, y

• Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

EXPLICACION

Para determinar y proporcionar los recursos necesarios para implantar un sistema de gestión de calidad en las empresas constructoras es necesario que el presidente o gerente general de la constructora proporcione recursos como:

• Personal calificado y según perfil requerido y exigido por la entidad contratante (cuando sea del estado).

• Puestos de trabajo: por ejemplo: si se va a diseñar un proyecto deben suministrarle sotfware especifico a la actividad, computador, papel, tintas.

• Información para ejecutar el proyecto. Por ejemplo: especificaciones técnicas actualizadas, propiedad intelectual.

• Recursos financieros. Por ejemplo: presupuestos

• Proveedores: Quiénes pueden aportar información, recursos para el proyecto.

21 IBID. P 102

104

• Cumplimiento del plazo fijado para entregar proyectos.

Todo lo anterior contribuye al cumplimiento de la implantación con la implantación, mantenimiento del sistema de gestión de calidad y permite aumentar la satisfacción del cliente.

3.2. Recursos humanos

3.2.1. Generalidades

“El personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades, y experiencia apropiadas”22.

EXPLICACION

El personal de obras como residente de obra, director de obra, inspectores, ect afectan la calidad del producto, es decir; inciden en las decisiones, controles y seguimiento de las actividades de obra, planeación y consecución de obras. Cada uno de los cargos deben contar con un perfil de cargo que sea elaborado y aplicado por la constructora o bien sean exigidos por las entidades contratantes.

Dentro del perfil de cargos se identifican aspectos como: educación, formación, habilidades y experiencia.

3.2.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION

“La organización debe:

• Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto.

• Proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades.

• Evaluar la eficacia de las acciones tomadas.

• Asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.

• Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia.”23

22 IBID. P 13.

105

EXPLICACION

El personal que participa o ingresa a las empresas constructoras, y correspondan a cargos que incidan en la calidad del producto deben tener en cuenta:

• Que el personal tenga perfil de acuerdo a demandas del mercado, y correspondan a las actividades que proyecte y realice la empresa.

• Que el personal se adapte a los procesos, herramientas de trabajo lo cual se analiza mediante desempeño laboral.

3.2.3. Toma de conciencia y formación

“Las constructoras para el desarrollo de los trabajos que inciden en la calidad deben suministrar formación y conocimientos básicos para orientar el trabajo, y que sumados a la experiencia requerida contribuyen a un mejor desempeño.

Los registros que evidencian la aplicación y cubrimiento de este item son: hojas de vidas del personal, contratos, evaluaciones de desempeño, y otros que las empresas consideren”24.

3.3. Infraestructura

“La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:

• Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados,

• Equipo para los procesos (tanto hardware como software)

• Servicios de apoyo tales (Como transporte o comunicación).”25

EXPLICACION

La presidencia o gerencia general de las empresas constructoras deben suministrar un espacio adecuado para realizar trabajos (área de iluminación, áreas seguras, ventiladas, ect). Por ejemplo: para una obra, el campamento, equipos y herramientas requeridos para manejar la información (equipos y software), según la actividad requerida, equipos de comunicación como: celular, radios, teléfonos, Internet, ect. 23 IBID. P 13. 24 IBID. P 13. 25 IBID. P 13

106

3.4 AMBIENTE DE TRABAJO

“La organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto. “26

EXPLICACION

Las empresas constructoras tanto para el desarrollo de obras y actividades administrativas tendientes a gestionar un ambiente necesario que permita lograr la conformidad del producto deben tener en contar como mínimo:

• Metodología de trabajo tendientes hacia la motivación como: hacer participe al personal de obra y oficina en campañas de trabajo: reciclaje, prácticas seguras de trabajo, arborización, ect.

• Dotar en lo posible de equipos de protección personal: elementos de protección personal, equipos de seguridad como que eviten vibraciones a operadores, ect.

• Interactuar con la comunidad: personal de obra participe con la comunidad mediante eventos, charlas, ect.

• Condiciones de higiene industrial: Suministrar buen nivel de iluminación, evitar o crear mecanismos de atenuación del ruido, vibraciones.

4. Realización del producto

4.1. Planificación para la realización del producto

“La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto. La planificación de la realización debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la calidad.

Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente:

• Los objetivos de calidad y los requisitos para el producto.

• La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para el producto.

26 IBID. P 14.

107

• Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayo /prueba especificas para el producto así como los criterios para la aceptación del mismo.

• Los registros que sean para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos.

El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la metodología de operación de la organización.”27

EXPLICACION

Es necesario que las empresas constructoras identifiquen procesos para planear y desarrollar actividades relacionadas con el producto. Ejemplo:

• Analizar las especificaciones técnicas del producto e identificar la secuencia para ejecución de actividades. Una vez se tenga cubierto estos aspectos se analiza que recursos requieren como tipo de materiales, equipos, personal, tiempo, quien suministra lo anterior.

Desarrollo compete al control, seguimiento y puesta en marcha sobre actividades planeadas.

Para que la planeación sea coherente con la ejecución del producto se tiene en cuenta:

• Conocer que requiere el producto (obra). Ejemplo: quién, como, donde, ect.

• Documentar procesos: identificadas las actividades y que requiera especial seguimiento. ejemplo: una empresa que construya micropilotes y previo al conocimiento del estudio de suelos, proceso constructivo de pilotaje se establece un documento para ese tipo de actividad.

• Para verificar, validar, dar seguimiento e inspeccionar y ensayar actividades es necesario conocer especificaciones técnicas, asignar responsables y frecuencia de revisión.

Actividad: CONSTRUCCIÓN DE MACROPILOTES

27 IBID. P 14.

108

subactividad Especificación técnica

Responsable Frecuencia Ensayo Especificación técnicas

Vaciado de concreto

3000 PSI Residente obra

Por cada macropilote

Asentamiento 6”

• Registros generados como: remisiones de concreto, ensayos de laboratorio, control de obra, ect

4.2. Procesos relacionados con el cliente


“La organización debe determinar:

• Los requisitos especificadas por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma,

• Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido.

• Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto.

• Cualquier requisito adicional determinado por la organización.”28

EXPLICACION

Las empresas constructoras para cumplir este ítem deben tener presente:

• Empresas que licitan con el estado: analizar los requisitos en los pliegos de condiciones, donde especifican como, cuando, qué, donde entregar el producto.

• Requisitos no establecidos por el cliente mediante pliegos como: desarrollar capacitación en actividades especificas, trabajos seguros.

• Requisitos legales y reglamentarios: por ejemplo: leyes de contratación (ley 80), procedimientos para presentar ofertas de acuerdo a la entidad, ect.

4.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto.

“La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión debe efectuarse antes de que la organización sea comprometa a 28 IBID. P 14.

109

proporcionar un producto al cliente (por ejemplo envío de ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios en los contratos o pedidos) y cebe asegurarse de que:

• Están definidos los requisitos del producto.

• Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente, y

• La organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.

Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas pro la misma (ítem registros de calidad).

Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, la organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación.

Cuando se cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurarse de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.”29

EXPLICACION

Las empresas antes de presentar una oferta para lograr la adjudicación de una obra, deben analizar la capacidad de contratación (K), capital de trabajo para financiar el proyecto cuando es necesario, experiencia y conocimiento para ejecutar el contrato.

Las empresas antes de entregar una propuesta solicita al posible cliente datos específicos de construcción para cotizar, establecer tiempo, recursos (Planeación) y evitar diferencias una vez se logre un contrato o que se presenten propuestas sobre especificaciones técnicas diferentes.

Los registros que se generan son: Presentación de ofertas, documentos proporcionados por el cliente, adendos, notificaciones sobre declaraciones de detalles del producto.


“La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a:

29 IBID. P 14

110

• La información sobre el producto

• Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones.

• La retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.”30

EXPLICACION

Las empresas deben establecer mecanismos de comunicación para resolver inquietudes, requisitos legales, información sobre el producto.

Ejemplo: Realizar una matriz de comunicación.

Medio de comunicación

Licitaciones Gerente técnico

Representante legal

Director de obra

Cliente

Teléfono X X X X X

Internet X X

Correspondencia X X X

Otros X X X X X

4.3 Diseño y desarrollo

No aplica para las empresas que se dedican a la construcción. (forma parte de las exclusiones del sistema de gestión de calidad).

4.4. Compras


“La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe aprender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.

30 IBID. P 15.

111

La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la reevaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas.”31

EXPLICACION

Las empresas constructoras al momento de realizar la planeación, es decir; al conocer las especificaciones técnicas, cantidad de obra requerida se inicia la compra según proveedores elegidos, verificando al momento de recibirlo que correspondan a lo solicitado.

El control se hace tan exhaustivo según la incidencia en la calidad del producto. Por ejemplo: para una construcción de un puente el concreto y el hierro inciden en la calidad, por lo tanto, requiere control desde su solicitud hasta el vaciado en el elemento, conllevando a realizar pruebas (ensayos e inspecciones).

De acuerdo a la cantidad e incidencia en la calidad de productos, los proveedores son seleccionados, es decir; se analiza si pueden cumplir con la capacidad operativa (cuentan con la producción adecuada para suministrarla en el tiempo). Ejemplo: para el concreto se exigen algunos documentos que cada empresa consideran necesarios según criterios para selección y evaluación.

Los registros aplicados pueden ser: certificados de cámara de comercio, inscripción del RUP, referencias comerciales, ect.

4.4.2 Información de compras

“La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado:

• Requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos.

• Requisitos para la calificación del personal.

• Requisitos del sistema de gestión de la calidad.

La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor.”32

31 IBID. P 17. 32 IBID. P 17.

112

EXPLICACION

La información para una compra se especifica mediante registro. Por ejemplo para el hierro se hace el despiece mediante cartilla y posteriormente se envía al proveedor.

Esta información debe ser acorde para:

� Aprobar el producto (según especificaciones técnicas)

� Requisitos de calificación personal. Ejemplo: asesores del producto (estructurales, hidráulico, ect).

� Requisitos del sistema de gestión de calidad: Cumpla con la selección y evaluación para el ítem específico.

4.4.3. Verificación de los productos comprados

“La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias par asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados.

Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe establecerse en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto”33.

EXPLICACION

Los insumos y materiales necesarios para el desarrollo de la obra se verifican al momento de recibir el producto por parte del responsable. Ejemplo: Cuando el hierro llega se verifica que cumpla el diámetro, longitud de varillas, longitud y tipo de flejes, tipo varilla.

Cuando la empresa contrata o subcontrata una actividad que incida en la calidad se establece en el contrato que se le realiza al tercero y se verifica la ejecución del trabajo. Ejemplo: contratación barandas se verifica en la empresa que las realiza y se analiza el tipo de acero usado, uniones, ect.

4.5 Producción y prestación del servicio


33 IBID. P 17.

113

“La organización debe planificar y llevar a cabo la producción del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable.

• La disponibilidad de información que describa las características

• La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario

• El uso del equipo apropiado

• La disponibilidad y uso de dispositivos de seguimiento y medición,

• La implementación del seguimiento y la medición

• La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega.”34

EXPLICACION

La organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio

Las empresas constructoras una vez planeen las actividades que se desarrollaran, procederán a establecer las condiciones a controlar de acuerdo a las especificaciones técnicas, responsables de controlar la actividad, disponibilidad de documentos, capacidad de los equipos, entre otros aspectos.

4.5.2 Validación de procesos

“La organización debe validar aquellos procesos de producción y de prestación del servicio donde los productos no pueden verificarse mediante actividades de seguimiento o mediciones posteriores. Esto incluye a cualquier proceso en el que las deficiencias se hagan aparentes únicamente de que el producto esté siendo utilizado o se haya prestado el servicio.

La validación debe demostrar la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados planificados.

La organización debe establecer las disposiciones para estos procesos, incluyendo, cuando sea aplicable

• Los criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos.

34 IBID. P 17.

114

• La aprobación de equipos y calificación del personal

• El uso de métodos y procedimientos específicos.

• Los requisitos de los registros

• La revalidación.”35

EXPLICACION

Para aquellas empresas de construcción donde solo trabajan con especificaciones técnicas dadas por terceros como ICONTEC, entidades del estado, no requieren validar datos, solo deben cumplir los indicados.

Cuando no se cuentan con datos específicos o los indicados no corresponden , las empresas deben validarlos, es decir; hacer pruebas sobre actividades pilotos hasta obtener resultados que garanticen condiciones adecuadas de construcción.

Ejemplo: Diseño de mezclas en obra.

Con la validación se requiere tener claro:

� Criterios que se necesitan obtener

� Métodos de trabajo

� Equipos

� Personal empleado

� Registros que evidencien la validación.


“Cuando sea apropiado, la organización debe identificar el producto por medios adecuados, a través de toda la realización del producto.

La organización debe identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medición.

Cuando la trazabilidad sea un requisito, la organización debe controlar y registrar la identificación única del producto.”36

35 IBID. P 17.

115

EXPLICACION

La trazabilidad se establece para identificar en cualquier etapa del proceso que sucedió, responsables, datos, independientemente si las obras están en desarrollo o culminaron.

Los registros utilizados son todos los asignados para el tipo de proyecto.


La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso debe ser registrado y comunicado al cliente.

EXPLICACION

Los planos, especificaciones técnicas suministradas por el cliente entre otros que sean entregados por el cliente para desarrollar el producto, se controlan durante y después de ejecutado el proyecto. Controlar es evitar distribución de copias sin autorización al personal no involucrado con la actividad de obra.

Los documentos se identifican, verifican, protegen y salvaguardan. Identificar es registrar la procedencia, verificar que corresponda al proyecto y actividad, salvaguardar y mantener copia ante daños o pérdidas.

Por ejemplo: cuando se construye una cárcel y si los planos se pierden, se informa al cliente el número de copias extraviadas, fecha y donde se perdieron.

4.5.4 Conservación del producto

“La organización debe preservar la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto. Esta preservación debe incluir la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La preservación debe aplicarse también, a las partes constitutivas de un producto”37.

36 IBID. P 18. 37 IBID. P 18.

116

EXPLICACION

Para las empresas de construcción el producto a preservar es la obra, por lo tanto para manejo, identificación, protección se hace necesario dotar de seguridad especializada para vigilar el producto.

4.6. Control de dispositivos de medición y seguimiento

“La organización debe determinar el seguimiento y la medición a realizar, y los dispositivos de medición y seguimiento necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados.

La organización debe establecer procesos para asegurarse de que el seguimiento y medición pueden realizarse y se realizan de una manera coherente con los requisitos de seguimiento y medición.

Cuando sea necesario asegurarse de la validez de los resultados, el equipo de medición debe:

• Calibrarse o verificarse a intervalos especificados o antes de su utilización, comparado con patrones de medición trazables a patrones de medición nacionales o internacionales, cuando no existan tales patrones debe registrarse la base utilizada para la calibración.

• Ajustarse o reajustarse según sea necesario.

• Identificarse para poder determinar el estado de calibración.

• Protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de medición.

• Protegerse contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento.

Además, la organización debe evaluar y registrar la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo este conforme con los requisitos. La organización debe tomar las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier producto afectado. Deben mantenerse registros de los resultados de la calibración y la verificación.

Debe confirmarse la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista cuando éstos se utilicen en las actividades de seguimiento y

117

medición de los requisitos especificados. Esto debe llevarse a cabo antes de iniciar su utilización y confirmarse de nuevo cuando sea necesario.”38

EXPLICACION

Identificar que equipos requieren calibración (topografía, reglas, ect), para medir y dar seguimiento a las actividades constructivas.

Cuando la empresa calibra sus equipos debe hacer instructivos o procedimientos para el objeto. Si es externa se solicita certificado de calibración, donde se indica el periodo de expiración de calibración.

Durante su uso en obra debe verificarse la calibración según método establecido por la empresa o el indicado por la empresa calibradora para validar el estado del equipo. El registro es el certificado de calibración y de seguimiento.

5. Medición, análisis y mejora

5.1. Generalidades

“La organización debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para:

• Demostrar la conformidad del producto

• Asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad,

• Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad.

Esto debe comprometer la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas y el alcance de su utilización”39.

EXPLICACION

Las empresas del sector de la construcción para planificar debe analizar que actividades se van a desarrollar, con el objeto de implantar controles y periodos de seguimiento, formas de medir (reglas, topografía, flexometro, ect), analizar los resultados obtenidos (conforme o no-conforme) y establecer mejoras necesarias (nuevos métodos de seguimiento, cambio en personal, métodos para obtener mayor productividad, ect).

38 IBID. P 18. 39 IBID. P 19.

118

Lo anterior conlleva a entregar productos (obras) conforme a la especificaciones técnicas contratadas. Asegurar significa que el método a emplear permitirá obtener el resultado esperado, y mejorar continuamente la eficacia.

La eficacia se entiende para este tipo de productos como la entrega de fases o etapas de obra en el tiempo acordado, según PERT proyecto y conforme a las especificaciones técnicas y cantidades de obra estimada y aprobadas por el cliente y representante del mismo (Interventoría).

Una forma de analizar resultados son técnicas estadísticas como: Gráficos de tendencia central (Moda, Mediana, Media aritmética), diagrama causa-efecto, curva normal, ect. De igual forma se identifica quiénes las utilizaran, el tiempo de aparición, ect.

5.2. Seguimiento y medición

5.2.1. Satisfacción del cliente

“Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de calidad, la organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información.”40

EXPLICACION

Entidades del estado como IDU, IDRD, EAAB, ect son para las empresas constructoras que licitan con el estado alguno de los clientes.

Para conocer que piensa el cliente sobre la gestión y desarrollo de actividades contratadas, se utilizan usualmente una encuesta de evaluación, donde se incluyen aspectos como: Operaciones de profesionales, equipos empleados, ect).

Esta forma de medición es sencilla y permite visualizar aspectos que requieren mejoras para desarrollar obras.

5.2.2 Auditoría Interna

“La organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorias internas para determinar si el sistema de gestión de calidad:

40 IBID. P 19.

119

• Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma internacional y con los requisitos del sistema de gestión de calidad establecidos por la organización.

• Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Se debe planificar un programa de auditorias tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorias previas. Se deben definir los criterios de auditoria, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorias deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorias, para informar de los resultados y para mantener los registros.

La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación.”41

EXPLICACION

Las empresas constructoras una vez implantan un sistema de gestión de calidad, deben programar auditorias en periodos según sea convenido (trimestral, semestral, por proyecto, ect), para determinar si las personas durante el desarrollo de actividades cumplen según documentos distribuidos y controladas por el sistema de gestión de calidad.

Lo mínimo a revisar en las auditorias es:

π Conformidad con lo planeado (planeación sobre ejecución de proyectos), conformidad con los requisitos de esta norma internacional (cumplan los debes indicados), y los requisitos que la organización implanto según su aplicación (las empresas constructoras generalmente no se dedican a diseñar).

π El auditor principal generalmente establece un programa de auditoria (fecha, personal, áreas a auditar y numerales aplicables).

π Definir los criterios de auditoria, alcance, frecuencia y métodos, significa que el auditor principal indica quiénes son los auditores y que áreas auditaran, tiempo

41 IBID. P 19.

120

por cada persona, forma de auditar (realización de un muestreo, solo preguntas, ect).

Para realizar auditorias la empresa debe seleccionar el perfil (cuando sea externo), o capacitar al personal interno. El personal auditor no debe auditar funcionadas relacionadas con las propias, cuando sea interno. Por ejemplo: van a auditar un proyecto en actividades relacionadas con el área de compras, y esta persona es quién da la autorización se debe buscar otra persona diferente, porque el mismo al realizar las preguntas notificara cuales son las debilidades del área.

5.2.3. Seguimiento y medición de los procesos

“La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto”42.

EXPLICACION

Las empresas de construcción de infraestructura vial para dar seguimiento al proceso, lo pueden hacer mediante el control sobre la ejecución de actividades (% avance respecto al PERT del proyecto), rendimientos de equipos contratados por actividad, rendimiento de actividad en una instalación, reducción de desperdicios, ect. Para medir el desempeño se requiere entregar informes de gestión y definir metodologías para obtener los indicadores esperados.

5.2.4. Seguimiento y medición del producto

“La organización deben medir y hacer un seguimiento de las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas.

Debe mantenerse evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. Los registros deben indicar las personas que autorizan la liberación del producto.

La liberación del producto y la prestación del servicio no deben llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad y cuando corresponda por el cliente”43.

42 IBID. P 20. 43 IBID. P 20.

121

EXPLICACION

Este ítem para el sector de construcción de infraestructura vial aplica para la obtención de resultados de ensayos de laboratorio, cumplimiento de especificaciones técnicas, aceptación de etapas de obra ejecutada por parte del cliente o su representante (Interventoría). Por ejemplo: los resultados de ensayos (resistencias) obtenidas a 28 días para una columna, cuya especificación de concreto en la construcción del puente es 3500 psi.

5.3. Control de no-conformidad

“La organización debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme deben estar definidos en un procedimiento documentado.

La organización debe tratar los productos no conformes mediante una o más de las siguientes maneras:

• Tomando acciones para eliminar la no-conformidad detectada

• Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente, y, cuando sea aplicable, por el cliente.

• Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto.

Se deben mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.

Cuando se corrige un producto no conforme, debe someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.

Cuando se detectan un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no-conformidad” 44.

EXPLICACION Las empresas del sector de la construcción de infraestructura vial deben definir un método para identificar no conformidades que se presenten en obras, y dar tratamiento mediante una corrección, de tal forma que se obtenga la conformidad

44 IBID. P 20

122

del producto. Se debe implantar un formato para evidenciar el control, seguimiento, y cierre de la misma. Para obras, generalmente se asigna al residente de obra, quién es la persona responsable de identificar y junto con el director de obra dar tratamiento, es decir corregir. Por ejemplo: se requiere construir un pilote cuyas especificaciones técnicas son: diámetro 2m, profundidad 25m, cota de descabece 486.5, canasta cuyos hierros estén armados con diámetro de 5/8", 3/8", concreto tremie 3000 psi, slump 7", entre otros. Al vaciar el concreto en el pilote, se toman muestras para ensayo de resistencia y al cumplir los 28 días, se evidencia que el concreto no dio la resistencia, por lo tanto se declara una no-conformidad. Para solucionar esta no conformidad el residente y director deciden si deben demoler totalmente la estructura, reprocesar una parte, entre otras alternativas que económicamente sean mas viables y aplicables según el proceso constructivo.

5.4. Análisis de datos

“La organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Esto debe incluir los datos generados del resultado del seguimiento y medición y de cualesquiera otras fuentes pertinentes.

El análisis de datos debe proporcionar información sobre:

• La satisfacción del cliente

• La conformidad con los requisitos del producto.

• Las características y tendencias de los proceso y de los productos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas, y

• Los proveedores.”45

EXPLICACION

Una vez se establecen por parte de los jefes de áreas o de departamento, cuales son los indicadores y resultados que esperan obtener como resultado de la ejecución de actividades, se indican los métodos de recopilación, entrega y análisis de la información. Por ejemplo: Se establece como indicador que los resultados de ensayos de resistencias del concreto de tipo tremie 3000 PSI, se encuentren en un

45 IBID. P 21.

123

90% dentro de la curva de distribución normal. Para obtener este dato es necesario tener un número de datos para graficar dentro de la técnica estadística de curva de distribución normal.

De esta manera se pueden analizar los datos específicos para una estructura.

5.5. Mejora


“La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas, y la revisión por la dirección.”46

EXPLICACIÓN

Las empresas constructoras de infraestructura vial en cabeza del gerente general o presidente deben elaborar planes estratégicos de negocios cada año de acuerdo al mercado y los servicios que ofrece. Por ejemplo: cada año los jefes de área o departamento indican cuales son las debilidades y como mejorarlas para lograr mejores resultados para la organización.

5.5.2. Acciones correctivas

“La organización debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.”47

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:

• Revisar las no conformidades

• Determinar las causas de las no conformidades

• Evaluara la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir.

• Determinar e implementar de las acciones tomadas

• Revisar las acciones correctivas tomadas.

46 IBID. P 21. 47 IBID. P 22.

124

• Registrar los resultados de las acciones tomadas.

EXPLICACIÓN

Las empresas constructoras deben establecer un método para registrar una acción correctiva. Por ejemplo, un método es: identificar el problema, análisis del problema, acciones para solución del problema, puesta en marcha y seguimiento del problema y responsable del seguimiento.

Las fuentes de análisis las establecen las empresas. Ejemplo de esto son: quejas del cliente o su representante (Interventoría), informes de auditoria, resultados de análisis de datos, entre otros.

5.5.3. Acciones preventivas

“La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:

• Determinar las no conformidades potenciales y sus causas

• Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades.

• Determinar e implementar las acciones necesarias

• Registrar los resultados de las acciones tomadas

• Revisar las acciones preventivas tomadas.”48

EXPLICACIÓN

Para este ítem se puede aplicar el mismo método de la acción correctiva indicada anteriormente, con la diferencia es que se realiza para prevenir que ocurra una no conformidad. Por ejemplo: generar nuevos métodos para medir el proceso como la puesta en marcha de una maquina para determinada actividad.

48 IBID. P 22.

125

ANEXO B

126

GUÍA DE INTERPRETACIÓN PARA DESARROLLAR LA NORMA OHSAS

18001:1999. 0 Introducción Esta norma de Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional ( SGS & SO ) y está guía para la implementación en las empresas constructoras del sector de infraestructura vial con un k de contratación mayor a 2.400.000 S.M.V.M.L, como respuesta a la urgente demanda de los clientes para poder contra con una norma reconocida en Seguridad y Salud Ocupacional contra la cual puedan evaluar su sistema de gestión y solicitar su respectivo certificado. Para desarrollar las directrices de un sistema de gestión integral se parte de que la norma en seguridad y salud ocupacional es compatible con los sistemas de gestión de calidad, ISO 9000 versión 2000, ISO 14.001 versión 1996 y SA 8000 versión 1997 . Cabe aclarar, que para la implementación básica de un sistema de gestión integral, se parte de que las empresas constructoras de infraestructura vial que lideren este proceso, comienzan con el cumplimiento de las normas legales vigentes de Colombia, y deben estar actualizados continuamente en la legislación y cumplirla, adicionalmente la planeación estratégica general de la organización tiene que estar realizada con sus respectivas herramientas estratégicas como la Misión, Visión, políticas generales administrativas, y organigramas organizacionales de las empresas constructoras para iniciar la implementación del sistema de gestión integral. Objeto y campo de aplicación Esta norma de la serie Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional ( SG S & SO ) indica los requisitos para un sistema de administración de seguridad y salud ocupacional ( S & SO ), que permite a una organización controlar sus riesgos de S & SO y mejorar su desempeño. No establece criterios determinados de desempeño en S & SO ni precisa condiciones detalladas para el diseño de un sistema de administración. Esta norma SGS & SO es aplicable a cualquier organización que desee:

• Establecer un sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional ( SGS & SO ) con objeto de eliminar o minimizar los riesgos para los empleados y otras partes interesadas;

• Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión en S & SO.

127

• Asegurar por sí misma su conformidad con la política establecida en S & SO;

• Demostrar tal conformidad a otros; • Buscar certificación / registro de su SG S & SO por parte de una

organización externa. • Hacer una autodeterminación y declaración de conformidad con esta norma.

Todos los requisitos de esta norma están diseñados para ser incorporados a cualquier sistema de gestión en S & SO. El alcance de la aplicación dependerá de factores tales como la política de S & SO de la organización, la naturaleza de sus actividades, los riesgos y la complejidad de sus operaciones. Esta norma esta dirigida a la seguridad y la salud ocupacional y no a la seguridad de los productos y servicios. 2 Normas de referencia. En la bibliografía se indican otras publicaciones que dan información o guía. Es aconsejable consultar las ediciones más recientes de tales publicaciones, se recomienda consultar. OHSAS: 18.002 – 1999 Guidelines for the implementation of OHSAS 18.001. BS 8800 : 1996, Guide to Occupational Health and Safety Management Systems. 4 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN S&SO. Requisitos generales. La organización debe establecer y mantener un sistema de gestión de S& SO, cuyos requisitos se especifican en el numeral 4 de la norma. 4.2 Política de S & S Requisito NTC OHSAS 18.001. La alta gerencia debe definir la política de S & SO de la organización, que especifique claramente los objetivos generales de S & SO y un compromiso para el mejoramiento continuo del desempeño en S & SO.

La política debe: • Ser apropiada para la naturaleza y la escala de los riesgos en S & SO de la

organización. • Incluir un compromiso de mejoramiento continuo. • Incluir un compromiso para cumplir con la legislación vigente aplicable de S &

SO y con otros requisitos que haya suscrito la organización. • Estar documentada e implementada y ser mantenida. • Ser comunicada a todos los empleados con la intención de que estos sean

conscientes de sus obligaciones individuales en S & SO. • Estar disponible a las parte interesadas.

128

• Ser revisada periódicamente para asegurar que siga siendo pertinentes y apropiada para la organización.

EXPLICACIÓN Una política de S & SO debe establecer un sentido general de dirección, fija los principios de acción para una organización. Determina los objetivos a la responsabilidad y desempeño de S & SO requeridos en toda la organización y por toda la estructura organizacional. Demuestra el compromiso formal de una organización, particularmente el de su alta gerencia con la buena gestión de S & SO. La alta gerencia de la organización debería generar y autorizar una declaración documentada de la política en S & SO, utilizando diferentes medios, publicaciones, escritos, pagina web etc, y esta política tiene que ser consistente con las otras políticas para otras disciplinas administrativas por ejemplo la gestión de calidad, la gestión ambiental etc. Al establecer la política de S & SO en las empresas constructoras de infraestructura vial, la gerencia debe considerar los siguientes términos:

• Razón social de la empresa. • Política y objetivos pertinentes a todos los negocios de la organización. • Requisitos legales y de otra índole. • Desempeño histórico y actual de S & SO. • Necesidades de otras partes interesadas. • Oportunidades y necesidades para mejoramiento continuo. • Recursos Necesarios. • Contribuciones de los empleados. • Contribuciones de contratistas y otro personal externo.

La alta gerencia de la organización debería trazar y autorizar una política de S & SO tomando en cuenta los siguientes puntos, cabe resaltar que la política de S & SO sea comunicada y promovida por la alta gerencia en la organización por lo cual debería: SER APROPIADA PARA LA NATURALEZA Y LA PRIORIDAD DE LOS RIESGOS EN S&SO DE LA ORGANIZACIÓN. Para las empresas constructoras de infraestructura vial, la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y el control de riesgos de S & SO son claves en el sistema de gestión de S & SO, con los clientes internos como los clientes externos ( proveedores, y subcontratistas). La política debe ser consistente, sólida y con una visión futurista, pero realista a la vez.

129

INCLUIR UN COMPROMISO PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO.

Teniendo en cuenta que la presión hacia las empresas constructoras sobre la reducción del riesgo de enfermedades, accidentes e incidentes en el sitio de trabajo se incrementa cada vez más por las exigencias del mercado, las empresas constructoras deberían ponerse como meta el mejoramiento de su desempeño en S & SO, incluido el sistema de gestión integral de manera eficiente y efectiva para satisfacer las cambiantes necesidades del mercado y las reglamentarias. INCLUIR UN COMPROMISO PARA CUMPLIR AL MENOS LA LEGISLACIÓN VIGENTE APLICABLE DE S & SO Y OTROS REQUISITOS SUSCRITOS PARA LA ORGANIZACIÓN.

Se requiere que las organizaciones cumplan los requisitos reglamentarios aplicables de la legislación vigente y otros requisitos en S&SO . Esto lo podemos observar en la matriz de requisitos legales vigentes para empresas constructoras del sector de infraestructura vial.

ESTAR DOCUMENTADA, IMPLEMENTADA Y MANTENIDA. La planificación y preparación son la clave para una implementación exitosa. Para que la política de S & SO sea exitosa debería estar documentada y periódicamente revisada para verificar su adecuación continua y ser corregida o actualizada cuando sea necesario. COMUNICARSE A TODOS LOS EMPLEADOS La participación y compromiso de los empleados es vital para el éxito de la S&SO. Es necesario que los empleados sean conscientes de los efectos de la gestión en S & SO sobre la calidad de su propio ambiente de trabajo y se les debería estimular para que contribuyan activamente a dicha gestión. Esto exige que las empresas constructoras comuniquen claramente sus políticas y objetivos de S&SO para permitirles a sus empleados tener un marco frente al cual pueden medir su propio desempeño individual en S&SO. ESTAR DISPONIBLES PARA LAS PARTES INTERESADAS Cualquier individuo o grupo ( interno o externo) interesado por el desempeño en S & SO de la organización podría estar particularmente interesado en la declaración de la política de S & SO. Por lo tanto debería existir un proceso para comunicarla. El proceso debería asegurar que cuando lo soliciten, las partes interesadas reciben la política de S&SO, pero no precisa necesariamente suministrar copias solicitadas. SER REVISADA PERIÓDICAMENTE PARA ASEGURAR QUE SIGA SIENDO PERTINENTE Y APROPIADA PARA LA ORGANIZACIÓN.

130

El cambio es inevitable, la legislación cambia y las expectativas sociales aumentan. En consecuencia es necesario revisar regularmente la política y el sistema de gestión en S & SO de la organización para asegurar su continua adaptación y efectividad. Si se introducen cambios, estos se deben comunicar tan pronto como sea posible. 4.3.1 Planificación Los elementos que retroalimentan la planificación son: auditoria, política, retroalimentación de la medición del desempeño, implementación y operación. Planificación para la identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos

A. REQUISITO NTC OHSAS 18.001. La organización debe establecer y mantener procedimientos para la continua identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la implementación de las medidas de control necesarias. Estos procedimientos deben incluir:

• Actividades rutinarias y no rutinarias. • Actividades de todo el personal que tenga acceso al sitio de trabajo. (

Incluso subcontratistas y visitantes). • Las instalaciones en el sitio de trabajo, provistas para la organización o

por terceros. La metodología de las empresas constructoras de infraestructura vial para la identificación de peligros y evaluación de riesgo debe:

• Definirse con respecto a su alcance, naturaleza y planificación del tiempo para asegurar que sea proactiva más que reactiva.

• Proveer los medios para la clasificación de riesgos y la identificación de los que deban eliminar o controlar.

• Ser consistente con la experiencia operativa y las capacidades de las medidas de control de riesgos empleadas.

• Proporcionar un soporte para la determinación de los requisitos de habilidades, la identificación de necesidades de entrenamiento y/o el desarrollo de controles operativos.

• Proveer los medios para el seguimiento a las acciones requeridas con el fin de asegurar tanto la efectividad como la oportunidad de su implementación.

Para más información sobre procesos de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos, véase la norma BS 8800.

EXPLICACION Los procesos de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos deberían permitir a la organización a identificar, evaluar y controlar sus riesgos en S & SO permanentemente en las empresas constructoras. La complejidad de los procesos de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos depende en gran parte de los factores como el tamaño de la organización, las situaciones relacionadas con el sitio de trabajo dentro de la

131

organización y la naturaleza, complejidad e importancia de los peligros. No es el propósito de la norma OHSAS 18.001, numeral 4.3.1 forzar alas organizaciones con muy pocos peligros a emprender ejercicios complejos de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos. En los proceso de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos se debería tomar en cuenta el costo y el tiempo que implica llevar a cabo, así como la disponibilidad de datos confiables. En estos procesos se puede utilizar información ya desarrollada para propósitos reglamentarios o de otro tipo. La organización también puede tomar en cuenta el grado de control práctico que pueden tener sobre los riesgos de S&SO que se están considerando y para obtener una información confiable se puede trabajar a partir de un diagnostico y revisión inicial en donde se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

1. Requisitos legislativos y regulatorios. 2. Identificación de los riesgos de S & SO que enfrenta la organización. 3. Un examen de todas las práctica, procesos y procedimientos

existentes de gestión de S&SO. 4. Una evaluación de la retroalimentación de la investigación de

incidentes, accidentes y emergencias previas. Un enfoque adecuado para la revisión puede incluir listas de verificación, entrevistas, inspección y medición directas, resultados de auditorias previas al sistema de gestión u otras revisiones dependiendo de la naturaleza de las actividades. No se deberían aplicar los procesos de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos solo a operaciones de planta y procedimientos normales sino también a operaciones o procedimientos periódicos u ocasionales, como limpieza y mantenimiento de la planta o durante los períodos de arranque y parada de la planta. La existencia de procedimientos escritos para controlar una tarea particularmente peligrosa no exime a la organización de la necesidad de un continuo desempeño de los procesos de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos en esa operación. Adicionalmente el proceso debería incluir la definición de los siguientes elementos:

• Naturaleza, tiempo, alcance y metodología para cualquier forma de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos que sean utilizados.

• Requisitos legales y de otra índole aplicables de S&SO. • Requisitos de competencia y necesidades de entrenamiento para el

personal que realiza los procesos ( dependiendo de la naturaleza o tipo de

132

procesos que se utilice puede ser necesario para la organización usar asesoría o servicios externos ).

• El uso de información de las consultas en S & SO a los empleados, actividades de revisión y mejoramiento ( estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva y proactiva ).

• Como considerar el error humano como parte intergral de los procesos a ser examinados.

• Los peligros que plantean los materiales, plantas y equipos que se degradan con el tiempo especialmente aquellos que están almacenados.

• Adicionalmente se debería tener evidencia clara que cualquiera de las acciones correctivas o preventivas identificadas como necesarias son moni toreadas para que sean implementadas a tiempo ( esto puede requerir la realización de una posterior identificación de peligros y evaluaciones de riesgo. )

• Se debería retroalimentar a la gerencia con los resultados y el avance de la implementación de las acciones correctivas o preventivas como una entrada para la revisión por la gerencia y para establecer nuevos objetivos del S & SO.

• La organización debería estar en capacidad de determinar si la competencia del persona que desempeña tareas potencialmente peligrosas es consistente con lo especificado en el proceso de evaluación del riesgo.

• Debería retroalimentarse la experiencia operacional previa para corregir los procesos a los datos en los cuales ellos se basan cuando es aplicable.

Deberían estar documentados los siguientes elementos:

• La identificación de peligros. • La determinación de los riesgos asociados con los peligros identificados. • La indicación del nivel de los riesgos relacionados con cada peligro y sin son

o no tolerables. • La identificación de las necesidades de competencia y entrenamiento para

implementar las medidas de control. • Las medidas de control necesarias las cuales deberían detallarse como

parte del elemento de control operacional del sistema. • Los registros generados por cada uno de los procedimientos que se acaban

de mencionar.

4.3.2 Requisitos legales y otros. La organización debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos de S & SO tanto legales como de otra índole, aplicables a ella. Es necesario que la organización entienda y sea consciente de cómo sus actividades son o serán afectadas por los requisitos legales y de otra índole y comunique esta información al personal pertinente. EXPLICACIÓN

133

Toda empresa del sector de la construcción que quiera implementar un sistema de gestión integral, debe cumplir con los requisitos legales vigentes, por lo cual debe tener en cuenta un procedimiento que demarque los cumplimientos legales vigentes teniendo en cuenta la razón social de la empresa, en nuestro caso el sector de la construcción. Para este clase de procedimiento se debe tener en cuenta:

• Procedimiento para identificar y acceder la información. • Identificación de cuales requisitos son aplicables y dónde ( esta

identificación se puede realizar en forma de registro ). • Requisito ( texto real, resumen o análisis, según el caso ) disponibles en los

sitios que decida la organización. • Procedimiento para hacer monitoreo a la implementación de los controles

consecuentes con la nueva legislación de S&SO. 4.3.3 Objetivos La organización debe establecer y mantener documentados los objetivos de S & SO para cada función y nivel pertinente dentro de la organización. Los objetivos deben ser consistentes con la política de S&SO incluyendo el compromiso con el mejoramiento continuo. Se deberán mantener en forma regular reuniones de los niveles administrativos apropiados para establecer los objetivos en S & SO por ejemplo anualmente. Los objetivos deberían direccionarse con aspectos corporativos globales de S & SO y con aspectos específicos en S & SO de las funciones y metas individuales dentro de la organización. EXPLICACION Para la divulgación de los objetivos del sistema de gestión integral se debe tener en cuenta la metodología de promoción y divulgación en el caso de las empresas constructoras es complicada, y cabe resaltar que los perfiles de los profesionales varia en gran proporción por ejemplo desde ingenieros directores hasta obreros, que tienen una característica común, analfabetas, por lo cual la metodología de divulgación de los objetivos tiene que ser de fácil acceso para todo el personal. 4.3.4 Programa de gestión de S & SO. La organización debe establecer y mantener unos programas de gestión de S & SO para lograr sus objetivos. Esto debe incluir documentación de la responsabilidad y autoridad designadas para el logro de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organización y los medios y el cronograma con los cuales se lograrán esos objetivos.

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Se debe identificar los programas de gestión de S & SO a las personas responsables de cumplir los objetivos de S & SO, también identificar las diversas tareas que se requieran implementar para el cumplimiento de cada objetivo de S & SO. EXPLICACION El programa debería proveer la asignación de responsabilidades y la autoridad apropiada para cada tarea y asignar un tiempo a cada una de ellas con el fin de estar dentro del límite de tiempo del objetivo de S & SO correspondiente, igualmente, proveer la asignación de recursos adecuados ( Financieros, Humanos, de Equipos ) y la logística para cada tarea. El programa también puede tener relación con programas específicos de capacitación, esos programas permitirán distribuir la información y coordinar la supervisión. Cuando se esperen alteraciones o modificaciones significativas en las practicas de trabajo, procesos, equipos o materiales de trabajo, en el programa se deberían tomar provisiones para nuevos ejercicios de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos. El programa de gestión de S & SO debería permitir la consulta sobre los cambios esperados al personal pertinente. 4.4 Implementación y operación. 4.4.1 Estructura y Responsabilidades. Las funciones, responsabilidades y autoridad del personal que administra, desempeña y verifica actividades que tengan efectos sobre los riesgos de S & SO de las actividades, instalaciones y procesos de la organización se deben definir, documentar, y comunicar con el fin de facilitar la gestión de S & SO. La responsabilidad final por S & SO recae en la alta gerencia. La organización debe designar un integrante de alto nivel gerencial, con la responsabilidad de asegurar que el sistema de gestión de S & SO esté implementado adecuadamente y que cumpla con los requisitos en todos los sitios y campos de operación dentro de la organización. El representante de la gerencia debe tener una función, responsabilidad y autoridad definidas para:

• Asegurar que los requisitos del sistema de gestión de S & SO se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las especificaciones de la norma.

• Asegurar que se presenten a la alta gerencia los informes sobre el desempeño del sistema de gestión de S & SO para revisión y como base para el mejoramiento de dicho sistema.

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Todas aquellas personas que tengan responsabilidad gerencial deben demostrar su compromiso con el mejoramiento continuo del desempeño en S & SO. EXPLICACION Para facilitar la gestión efectiva de S & SO es necesario definir documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridades y proveer los recursos adecuados que permitan la realización de las tareas de S & SO. Para la realización de este numeral las empresas constructoras deben tener muy claro la estructura organizacional y la gerencia de línea en todos los niveles de la organización. Adicionalmente hay que demarcar los manuales de funciones y los responsables de la capacitación.

4.4.2. Entrenamiento, concientización y competencia. El personal debe ser competente para realizar las tareas que puedan tener impacto sobre S & SO en el sitio de trabajo. La competencia se debe definir en términos de la educación, entrenamiento y/o experiencia apropiados. En los procedimientos de entrenamiento se deben tomar en cuenta los diferentes niveles de responsabilidad, habilidad y educación, riesgo. Se aconseja establecer y mantener un programa de concientización y entrenamiento en S & SO dirigido a las siguientes áreas:

• Comprensión de las disposiciones de la organización sobre S & SO y de las funciones y responsabilidades individuales a ese respecto.

• Un programa sistemático de inducción y de entrenamiento continuo para los empleados y para quienes se transfiere entre divisiones, centros de trabajo, departamentos, áreas, trabajos o tareas dentro de la organización.

• Entrenamiento en disposiciones locales en S & SO y peligros, riesgos, precauciones para tomar y procedimientos a seguir, este entrenamiento se debe dar antes de comenzar el trabajo.

• Entrenamiento en disposiciones locales en S & SO y peligros, riesgos, precauciones por tomar y procedimientos a seguir, este entrenamiento se debe dar antes de comenzar el trabajo.

• Entrenamiento especifico dentro de la organización o fuera de ella, que pueda ser requerido para los empleados con funciones especificas en el sistema de S & SO incluidos los representantes de los empleados.

• Entrenamiento para todas las personas que tienen a su cargo empleados, contratistas y otros en sus responsabilidades de S & SO.

• Las funciones y responsabilidad de alta gerencia para asegurar que el sistema de gestión en S & SO funciona en cuanto a controlar riesgos y minimizar las enfermedades, lesiones y otras pérdidas para la organización.

• Programas de entrenamiento y concientización para contratistas, trabajadores temporales y visitantes de acuerdo al nivel de riesgo al cual están expuestos.

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EXPLICACIÓN Las empresa constructoras deben concientizar de manera directa en la necesidad de entrenamiento, concientización y competencia de todo el personal, ya que para la implementación de un sistema de gestión integral, se necesita un cambio de cultura organizacional, y la primera herramienta utilizada en el entrenamiento, la concientización y la competencia del recurso humano con que la empresa cuente. 4.4.3. Consulta y comunicación La organización debe tener procedimientos para asegurar que la información pertinente sobre S & SO se comunica a y desde los empleados y otras partes interesadas. Los empleados deben:

• Ser involucrados en el desarrollo y revisión de las políticas y procedimientos para administrar los riesgos.

• Ser consultados cuando haya cambios que afecten la salud y seguridad en el sitio de trabajo.

• Estar representados en asuntos de salud y seguridad. • Ser informados sobre quién ( es ) es ( son) su (s) representante (s) para S &

SO y el representante designado por la gerencia. • Las empresas constructoras deben hacer evaluación formal y consultas con

los empleados a través de consejos de S & SO y organismos similares. • Implicación de los empleados en la identificación de peligros, evaluación de

riesgos y control de riesgos. • Iniciativas para estimular las consultas a los empleados en S & SO, revisión

y actividades de mejoramiento en el lugar de trabajo y retroalimentación a la gerencia sobre aspectos de S & SO.

• Representantes de los empleados en relación con la S & SO con funciones definidas y mecanismos de comunicación con la gerencia que incluyan por ejemplo involucrarse en investigaciones de incidentes y accidentes, inspecciones de S & SO en el sitio entre otros.

• Instrucciones sobre S & SO para empleados y otras partes interesadas, por ejemplo, contratistas y visitantes.

• Carteleras que contengan datos de desempeño en S & SO y otras informaciones pertinentes S & SO.

• Boletines internos sobre S & SO • Programa de anuncios sobre S&SO.

EXPLICACIÓN Las comunicaciones y las consultas las puede direccionar y liderar el departamento de recurso humano, con el fin de dar un manejo centralizado a la información y aplicar los sistemas de motivación adecuados. Implementar la cultura de la información formal en todos los contextos organizacionales de la empresa. 4.4.4 Documentación

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La organización debe establecer y mantener información en un medio adecuado, el cual puede ser magnético o impreso que describa los elementos clave del sistema de gestión y la interacción entre ellos y proporcione orientación a la documentación relacionada. EXPLICACION Las empresas constructoras deben tener el compendio o manual de la documentación del sistema de gestión de S & SO, registros, listados maestros o índices de documentos, procedimientos, instrucciones de trabajo. 4.4.5. Control de datos y documentos La organización debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlar todos los documentos y datos requeridos por esta norma para asegurar que: Se puedan localizar, sean actualizados periódicamente y revisados cuando sea necesario y sean aprobados por personal autorizado las versiones vigentes de los documentos y datos pertinentes estén disponibles en todos los sitios en que se realicen operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del sistema de S & SO, los documentos y datos obsoletos se retiren rápidamente de todos los puntos de emisión y de uso o de otra forma asegurar contra el uso no previsto y se identifiquen adecuadamente los documentos y datos que se conservan archivados con propósitos legales o de preservación del conocimiento o ambos. 4.4.6. Control operativo La organización debe identificar operaciones y actividades asociadas con riesgos identificados donde se deba aplicar medidas de control. La organización debe planificar estas actividades, incluido el mantenimiento con el fin de asegurar que se lleven a cabo bajo condiciones especificadas para lo cual debe:

• Establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situaciones en que su ausencia pueda causar desviaciones de la política y objetivos de S & SO.

• Estipular criterios de operación en los procedimientos. • Establecer y mantener procedimientos relacionados con los riesgos

identificados de S & SO de los bienes, equipos y servicios que la organización compre y/o utilice y comunicar los procedimientos y requisitos operativos pertinentes a los proveedores y contratistas.

• Establecer y Mantener procedimientos para el diseño del sitio de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria, procedimientos operativos y organización del trabajo, incluso su adaptación a las capacitaciones humanas, con el fin de eliminar o reducir los riesgos de S & SO.

EXPLICACIÓN. Es conveniente que las empresas constructoras, establezcan y mantengan disposiciones para que aseguren la aplicación efectiva de medidas de control y prevención donde se requieran para controlar los riesgos operativos, cumplir la

138

política de S & SO y objetivos de S& SO y cumplir los requisitos legales y de otra índole. Las empresas constructoras deben establecer procedimientos para controlar sus riesgos identificados incluyendo aquellos que no podrían ser introducidos por contratistas o visitantes, documentar éstos en los casos en que no hacerlo genere incidentes, accidentes u otras desviaciones respecto a la política de S & SO y objetivos de S & SO. Algunos ejemplos pueden ser: Compra o transferencia de bienes y servicios y uso de recursos externos. Esto incluye los siguientes elementos:

• Aprobación para compra o transferencia de productos químicos, materiales y sustancias peligrosas.

• Disponibilidad de documentación para el manejo seguro de la maquinaria, equipos, materiales o productos químicos en el momento de la compra o la necesidad de obtener tal documentación.

• Evaluación y reevaluación periódica de la competencia de los contratistas en S & SO.

• Aprobación del diseño de disposiciones de S & SO para nuevas plantas y equipos.

Por lo cual se deben realizar procedimientos e instructivos de trabajo.

4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias La organización debe establecer y mantener planes y procedimientos para identificar el potencial y la respuesta a accidentes y situaciones de emergencia y para prevenir y mitigar las posibles enfermedades y lesiones que estén asociadas. La organización debe revisar sus planes y procedimientos de preparación y respuesta ante emergencia, en especial después de que ocurran accidentes y situaciones de emergencia. La organización también debe probar periódicamente cuando sea práctico.

EXPLICACIÓN Las empresas constructoras deben evaluar activamente los accidentes potenciales, y las necesidades de respuesta a las emergencias, planificar la satisfacción de éstas, desarrollar procedimientos y procesos para manejarlas, probar las respuestas que ha planificado y buscar su efectividad. Las empresas constructoras deberían desarrollar un plan de emergencia, identificar y proporcionar equipos de emergencia apropiados y probar su capacidad de respuesta mediante prácticas de entrenamiento. Las prácticas de entrenamiento deberían pretender probar la efectividad de las partes más críticas de los planes de emergencia y probar la integridad de los procesos de planeación de la emergencia. Los resultados de las emergencias y de las prácticas de entrenamiento deberían ser evaluados y los cambios que son identificados como necesarios se deberían implementar.

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4.5. VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA. 4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño. La organización debe establecer y mantener procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente el desempeño en S & SO. Estos procedimientos deben tener en cuenta lo siguiente:

• Medidas cuantitativas y cualitativas, apropiadas para las necesidades de la organización.

• Seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de S & SO de la organización.

• Medidas proactivas de desempeño con las que se haga seguimiento a la conformidad con el programa de gestión de S & SO criterios operacionales, legislación aplicable y requisitos reglamentarios.

• Medidas reactivas de desempeño para seguimiento de accidentes, enfermedades, incidentes ( Incluyendo casi accidentes ) y otras evidencias históricas de desempeño deficiente en S & SO.

• Registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medición para facilitar el análisis subsiguiente de acciones correctivas y preventivas.

Si se requiere equipo de monitoreo para la medición y seguimiento del desempeño, la organización debe establecer y mantener procedimientos para la calibración y mantenimiento de tales equipos se debe conservar registros de las actividades de mantenimiento y calibración así como de los resultados. EXPLICACIÓN Las empresas constructoras deberían identificar parámetros clave de desempeño en S & SO para determinar su cumplimiento en la totalidad de la organización. Las empresas deben realizar un seguimiento proactivo y reactivo. Las empresas constructoras necesitan decidir a que se le hace seguimiento y con qué frecuencia conviene hacerlo, basándose en el nivel de riesgo, se debería preparar un programa de inspección basado en los resultados de la identificación de peligros y evaluación de riesgos, la legislación y reglamentos como parte del sistema de gestión en S Y SO. Los administradores de primera línea y mandos medios deberían llevar a cabo el proceso de seguimiento de rutina de S Y SO, a los procesos, sitios de trabajo y prácticas de acuerdo con un esquema documentado. Todo el personal de primera línea debería emprender verificaciones puntuales de las tareas críticas para asegurar la conformidad con los procedimientos y códigos de práctica de S & SO. Se pueden utilizar listas de verificación para ayudar a efectuar inspecciones y seguimientos sistemáticos. Las empresas constructoras deberían hacer un listado de los equipos de medición que se usen para evaluar las condiciones de S & SO ( por ejemplo, sonómetros, basculas, muestra dores de aire etc) y darles una condición única y controlarlos. La precisión de estos equipos debe ser conocida y se deben mantener registros de todas las calibraciones, actividades de mantenimiento y de los resultados. 4.5.2. Accidentes, incidentes, no conformidades y acciones preventivas.

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La organización debe establecer y mantener procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad con respecto a:

• El manejo e investigación de accidentes e incidentes.

No conformidades. • La aplicación de acciones para mitigar las consecuencias de los accidentes,

incidentes y no conformidades. • La iniciación y realización de las acciones correctivas y preventivas. • La confirmación de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas

emprendidas. Estos procedimientos requieren la revisión de todas las acciones correctivas y preventivas propuestas mediante procesos de evaluación de riesgos antes de su implementación. Cualquier acción correctiva y preventiva que se emprenda para las causas de no conformidades reales y potenciales debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y acordes con los riesgos S & SO encontrados. La organización debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos documentados generado por las acciones correctivas y preventivas. EXPLICACIÓN Las empresas constructoras que lideren el sistema de gestión integral deben tener procedimientos efectivos para el reporte y evaluación de investigación de accidentes, incidentes y no conformidades. El propósito primordial de los procedimientos es prevenir la ocurrencia de más situaciones similares, identificando y tratando las causas originales. Además los procedimientos deben permitir la detección, análisis y eliminación de las causas potenciales de no conformidades. En este ítem se debe tener en cuenta, los planes de emergencia, la identificación de peligros, evaluación de riesgos e informe de control de riesgos, informes de auditorias al sistemas de gestión de S & S, incluidos reportes de no conformidades, reportes de accidentes, incidentes y / o peligros, informe de mantenimiento y servicio. Las empresas constructores deberían mantener un registro de todos los accidentes. Los incidentes que puedan tener un potencial de consecuencias significativas en S & SO, deberían incluirse. 4.5.3. Registros y administración de registros. La organización debe establecer y mantener procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros de S&SO, así como de los resultados de las auditorias y revisiones.

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Los registros de S&SO deben ser legibles, identificables y trazables con las actividades involucradas. Los registros de S & SO se deben almacenar y mantener de forma que se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro o pérdida. Los tiempos de conservación de los registros de S & SO se deben establecer y registrar. Los registros se deben mantener, según sea apropiado para el sistema y la organización, con el fin de demostrar conformidad con esta norma. EXPLICACIÓN. En las empresas constructoras se deberían mantener registros para demostrar que el sistema de gestión en S & SO opera de manera efectiva y que los procesos se han llevado a cabo bajo condiciones seguras se debería dar una consideración especial: la autoridad para la disposición final de los registros de S & SO , la confidencialidad de los registros de S & SO, los requisitos legales y de otra índole sobre la retención de los registros de S & SO, problemas relacionados con el uso de registros en medios electrónicos. Los registros de S & SO se deberían llenar completamente e identificar adecuadamente, se deben definir sus tiempos de retención y el almacenamiento seguro, donde sean fácilmente recuperables y estén protegidos contra el deterioro. Se deberían proteger los registros críticos contra incendios y otros daños, según sea apropiado o según lo exija la ley. 4.5.4. Auditorias. La organización debe establecer y mantener un programa y procedimientos para realizar auditorias periódicas al sistema de gestión de S & SO con el fin de :

• Determinar si el sistema de gestión de S & SO : 1. Es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión de S

& SO, incluidos los requisitos de esta norma. 2. Ha sido implementado y mantenido en forma apropiada y es efectivo

en cumplir la política y objetivos de la organización. 3. Revisar los resultados de auditorias previas. 4. Suministrar información a la gerencia sobre los resultados de las

auditorias. El programa de auditorias, incluyendo cualquier agenda, se debe basar en los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organización y los resultados de auditorias previas. Los procedimientos de auditoria deben cubrir el alcance, frecuencia, metodología y competencias, así como las responsabilidades y requisitos para realizar auditorias e informar resultados. Siempre que sea posible, las auditorias deben ser ejecutadas por personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que se está auditando. EXPLICACIÓN La auditoria al sistema de gestión en S & SO es un proceso mediante el cual las empresas constructoras pueden revisar y evalúa continuamente la efectividad de

142

su sistema de gestión en S&SO. En general, las auditorias de S & SO necesitan considerar la política y procedimientos de S & SO y las condiciones y prácticas en el sitio de trabajo. Se debería establecer un programa de auditoria interna para permitir que las empresas constructoras revisen la conformidad de su propio sistema de gestión en S & SO contra la norma NTC OHSAS 18.001. Las auditorias planificadas del sistema de S & SO deberían ser realizadas por personal interno de la organización y/o por personal externo seleccionado por la organización para establecer el grado de conformidad con los procedimientos documentados de S & SO y si el sistema cumple efectivamente los objetivos de S & SO de la organización. En cualquier caso el personal que lleve a cabo la auditoria debería estar en posición de hacerlo de manera imparcial y objetiva. Las auditorias del sistema de gestión en S & SO brindan una evaluación amplia y formal de la conformidad de la organización con los procedimientos y prácticas de S & SO. Las auditorias del sistema de gestión en S & SO se deberían realizar de acuerdo con disposiciones planeadas. Sí las circunstancias lo requieren se pueden realizar auditorias adicionales. El resultado final de una auditoria del Sistema de Gestión en S & SO debería incluir evaluaciones detalladas de la efectividad de los procedimientos de S & S, el nivel de acatamiento con los procedimientos y prácticas y si es necesario, debería identificar las acciones correctivas. Los resultados de las auditorias del Sistema de Gestión en S & SO se debería registrar e informar a la gerencia oportunamente. Una o más personas pueden encargarse de las auditorias del Sistema de Gestión en S & SO. Los auditores deberían ser independientes de la parte de la organización o de la actividad que se va auditar. El contenido del informe final de Auditoría del sistema de gestión en S & SO, debería ser claro, preciso y completo. Debe tener la fecha y firma del auditor. 4.6. REVISIÓN POR LA GERENCIA. La alta gerencia de la organización debe revisar a intervalos definidos, el sistema de gestión de S & SO para asegurar su adecuación y efectividad permanente. El proceso de revisión de la gerencia debe asegurar que se recoja la información necesaria que le permita a la gerencia llevar a cabo esta evaluación. Esta revisión debe estar documentada. La revisión por la gerencia debe contemplar la posible necesidad de cambiar la política, objetivos y otros elementos del sistema de gestión de S & SO, teniendo en cuenta lo resultados de la auditoria al sistema de gestión de S & SO, las circunstancias cambiantes y el compromiso para lograr el mejoramiento continuo. EXPLICACIÓN La alta gerencia debería llevar a cabo revisiones regulares ( por ejemplo anualmente). La revisión se debería enfocar hacia el desempeño global del sistema de gestión en S & SO y no hacia detalles específicos, ya que estos se deberían manejar por los medios normales dentro del sistema de gestión en S & SO.

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La revisión en las empresas constructoras debería direccionarse a los siguiente aspectos: Conveniencia de la política actual, Establecimiento o actualización de objetivos de S & SO para el mejoramiento continuo en el periodo siguiente, suficiencia de los procesos actuales para la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos, niveles actuales de riesgos y efectividad de las medidas de control existentes, suficiencia de los recursos (financieros, de personal, materiales), efectividad del proceso de inspección de S & SO, efectividad del proceso de informe de peligro, datos relacionados con accidentes e incidentes que hayan ocurrido, ejemplos registrados de procedimientos que no sean efectivos, resultados de auditorias internas y externas al sistema de gestión en S & SO realizadas desde la visión anterior y su efectividad, estado de preparación para emergencias, mejoras al sistema de gestión en S & SO ( por ejemplo, Nuevas iniciativas por introducir o expansión de iniciativas existentes, resultados de cualquier investigación de accidentes e incidentes, una evaluación de los efectos de los cambios previsibles en la legislación o tecnología. La persona designada por la gerencia debería en la reunión informar sobre el desempeño a intervalos más frecuentes, si es necesario.

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ANEXO C

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GUÍA DE INTERPRETACIÓN PARA DESARROLLAR LA NORMA ISO 14001:1996).

0 Introducción Organizaciones de toda índole tienen creciente interés en lograr y demostrar un desempeño ambiental sano, controlando el impacto de sus actividades, productos o servicios sobre el ambiente teniendo en cuenta su política y objetivos ambientales. Esto se hace en el contexto de una legislación cada vez más rigurosa, del desarrollo de políticas económicas y otros medios para fomentar la protección ambiental y de un crecimiento generalizado de la preocupación de las partes interesadas por los asuntos ambientales, incluyendo el desarrollo sostenible. 49 Muchas organizaciones han emprendido ‘revisiones’ o ‘auditorias’ ambientales para evaluar su desempeño ambiental. Por sí mismas, sin embargo dichas ‘revisiones’ o ‘auditorias’ pueden no ser suficientes para permitir que una organización garantice que su desempeño no solamente cumple sino que continuará cumpliendo los requisitos legales y su política. Para ser eficaces necesitan realizarse dentro de un sistema de administración estructurado e integrado con la actividad de administración global . 50 Las normas sobre administración ambiental están previstas para proveer a las organizaciones de los elementos de un sistema de administración ambiental eficaz que se puedan integrar con otros requisitos administrativos para ayudarles a lograr sus propósitos económicos y ambientales. Estas normas al igual que otras internacionales no están previstas para crear barreras arancelarias al comercio ni para aumentar o cambiar las obligaciones legales de una organización. 51 Esta norma especifica los requisitos de un sistema de administración ambiental. Ha sido escrita para aplicarla a organizaciones de todo tipo y tamaño y para acomodarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales. La base de su planteamiento es una política ambiental , una planificación, una implementación y operación, una verificación y acción correctiva, una revisión por parte de la gerencia y un mejoramiento continuo. El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones en especial de la alta gerencia. Un sistema de este tipo capacita a una organización para establecer unos procedimientos y evaluar su eficacia para fijarse una política y objetivos ambientales, lograr conformidad con ellos y demostrar con otros. El objetivo global de la norma es servir de soporte a la prevención y protección de la contaminación ambiental en equilibrio con las necesidades socio-económicas. Hay que anotar que muchos de los de los elementos pueden ser considerados conjuntamente o revisados en cualquier momento. 52

49NTC-ISO 14001 50 Ibíd. 51 Ibíd. 52 Ibíd.

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En el caso especifico esta norma ayudara a las empresas constructoras de infraestructura vial a minimizar, prevenir, promover y trabajar sobre las consecuencias del daño ambiental que se genera durante la ejecución de trabajos debido que al desarrollar esta actividad se esta alterando el modo de vida del ecosistema existente. Las actividades ejercidas serán controladas mediante procedimientos específicos o instructivos que facilitaran la capacitación y el entrenamiento de todos los funcionarios de una organización para involucrarlos en el mantenimiento y cuidado del medio ambiente. Esta norma no se podrá implementar desde que no se genere una política ambiental clara por parte de la gerencia. 1 Objeto y campo de aplicación

‘Esta norma establece los requisitos de un sistema de administración ambiental que permiten a una organización formular políticas y objetivos tomando en cuenta los requisitos legislativos y la información sobre los impactos ambientales significativos. Se aplica a los aspectos ambientales que una organización puede controlar y sobre los cuales puede esperarse tenga una influencia. No establece por sí misma criterios específicos de desempeño ambiental. 53 La norma es aplicable a cualquier organización que desee: a. Implementar, mantener y mejorar su sistema de administración ambiental. b. Garantizar por si misma su conformidad con la política ambiental

establecida. c. Demostrar tal conformidad a otros. d. Buscar certificación / registro de su sistema de administración ambiental por

parte de una organización externa. e. Hacer una autodeterminación y auto declaración de conformidad con la

norma. Todos los elementos especificados en esta norma están proyectados para su incorporación a cualquier sistema de administración ambiental. El alcance de la aplicación dependerá de factores tales como la política ambiental de la organización, la naturaleza de sus actividades y las condiciones en la que opera. 54

4 Requisitos del sistema de administración ambiental 4.1 Requisitos generales La organización debe establecer y mantener un sistema de administración ambiental cuyos requisitos están descritos en el numeral 4. 9

53 Ibíd. 54 Ibíd.

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4.2 Política Ambiental La alta gerencia debe definir la política ambiental de la organización y garantizar que:

a. sea apropiada para la naturaleza, escala e impacto ambiental de sus actividades, productos y servicios.

b. Incluya un compromiso de mejoramiento continuo y prevención de la contaminación.

c. Incluya un compromiso de cumplimiento con la legislación y regulaciones ambientales pertinentes, así como con los otros requisitos a los cuales la organización se someta.

d. Provea el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales. e. Sea documentada, implementada, mantenida y comunicada a todos los

empleados. f. Esté disponible para el publico. 55

Explicación: Un ejemplo de una política ambiental para una empresa de construcción de infraestructura vial podría ser: La empresa constructora como empresa líder al servicio de la comunidad en el desarrollo de proyectos de construcción de malla vial, esta comprometida en adelantar operaciones seguras con la calidad requerida y enfocada a la prevención de los aspectos negativos que pueden interferir en la protección del medio ambiente.

Las directivas de la organización en su planeación estratégica asignaran los recursos necesarios, personal logístico y afirma su compromiso con la implementación y el mantenimiento del sistema de administración ambiental a través del seguimiento y cumplimiento de los objetivos para la prevención de riesgos y de la contaminación fundamentado en el mejoramiento continuo así como el cumplimiento de los requisitos legales y otras normas a las que la norma se suscriba. La alta gerencia debe divulgar a todos los empleados asignados para cada proyecto la política ambiental.

Uno de los métodos más comunes es reunir al personal desarrollar una evaluación sobre lo que entienden y esta asistencia se debe registrar. En cada proyecto a ejecutar debe publicarse mediante afiches.

4.3 Planificación 4.3.1 Aspectos Ambientales La organización debe establecer y mantener unos procedimientos para identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios que pueda controlar y sobre los cuales se espera que tenga influencia para determinar cuáles tienen o pueden tener impacto significativo en el ambiente. 55 Ibíd.

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La organización debe asegurar que los aspectos relacionados con los impactos significativos se tiene en cuenta al establecer sus objetivos ambientales.

La organización debe mantener esta información actualizada. 56 Explicación Este punto de la norma habla sobre el planeamiento para desarrollar cualquier tipo de trabajo en el área de la construcción en este caso infraestructura vial. Se realizara un estudio previo para saber cual puede ser el impacto ambiental que surgirá a raíz del trabajo a desarrollar para así mismo implementar medidas de control. Esto se realiza mediante la creación de instructivos ò procedimientos que serán aplicados, auditados y mantenidos durante el transcurso de la obra y al terminarla.

Un ejemplo del contenido que debe presentar un procedimiento es:

Recursos Impacto a Mitigar

Que Hacer

Posibles Condiciones

del área Humano Logístico económico

Responsable del

Seguimiento

4.3.2. Requisitos legales y otros La organización debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros a los cuales se someta directamente que sean aplicables a los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios. 57

Explicación: Para desarrollar un procedimiento que identifique la normatividad ambiental se ejecuta se podría utilizar una matriz así:

CODIGO GUIA

NOMBRE DE DECRETO,

RESOLUCIÓN O NORMA

ENTIDAD EMISORA

AÑO DE EMISIÒN

FECHA DE INGRESO

A LA COMPAÑIA

UBICACIÓN ACTUAL

ACCESO

01 Decreto 1697 Presidencia de la

Republica

1997 1998 Biblioteca de la

Empresa

A todo el personal

02 Resolución 1351

Ministerio del Medio Ambiente

1995 1998 Biblioteca de la

Empresa

A todo el personal

03 Ley 430 Congreso de la

Republica

1998 1998 Segundo semestre

Biblioteca de la

Empresa

A todo el personal

56Ibíd. 57 Ibíd.

149

4.3.3. Objetivos y metas La organización establecer y mantener documentados objetivos y metas ambientales en cada nivel y función pertinentes dentro de la organización.

Al establecer y revisar sus objetivos una organización debe considerar los requisitos legales y otros, sus aspectos ambientales significativos, sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros , operativos y de negocio así como los puntos de vista de las partes interesadas. Los objetivos y metas deben ser consistentes con la política ambiental incluyendo el compromiso con la prevención de la contaminación. 58

Explicación Algunos de estos Objetivos ó metas para una organización de construcción de infraestructura vial como ejemplo podrían ser de la siguiente forma:

a. Política Ambiental

Reducir gradualmente la contaminación del cause de los ríos con sustancias químicas en este caso combustibles y derivados al tranquear las maquinas que efectúan la operación de descapote en la ribera del río.

b. Evaluación Ambiental inicial

Se ha identificado que al cargar combustible en los vehículos de la empresa y luego repartir este en las maquinas se cae parte de este combustible hacia el cause del río (prioridad alta ).

c. Objetivo / meta

- Determinar y marcar sitios específicos lejos del río para cargar los vehículos y maquinas reduciendo la contaminación del agua en un 100%.

- Colocar barreras que eviten el desplazamiento del combustible hacia el río al momento de llenar los tanques de las maquinas.

Este objetivo tendrá un seguimiento documentado para determinar si se esta cumpliendo con los objetivos / metas ambientales. Este seguimiento se realizara mediante la elaboración de procedimientos.

4.3.4. Programas de administración ambiental La organización debe establecer y mantener unos programas para lograr sus objetivos y metas. El o los programas deben incluir:

a. la designación de la responsabilidad para lograr los objetivos y metas en cada nivel y función pertinentes de la organización.

b. Los medios y el plazo para lograrlos. 58 Ibíd.

150

Si es pertinente, el o los programas se deben modificar para garantizar que la administración ambiental también se aplicará a los proyectos relacionados con nuevos desarrollos y con actividades nuevas o modificadas, productos o servicios. 59

Explicación Las empresas de construcción de infraestructura vial al elaborar el programa para la administración ambiental debe describir como alcanzara las metas de la organización esto se puede realizar mediante la descripción de las actividades que se desarrollan dentro del proyecto, un plan de seguimiento y designando una persona responsable para este tipo de actividades en este caso será el coordinador del departamento de salud ocupacional.

PROGRAMAS DE GESTIÓN

AMBIENTAL

OBJETIVO META RESPOSABLE

4.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 4.4.1. Estructura y Responsabilidad Las funciones, responsabilidad y autoridad se deben definir, documentar y comunicar para facilitar una eficaz administración ambiental.

La gerencia debe proveer recursos esenciales para la implementación y control del sistema de administración ambiental. Estos recursos incluye los humanos, financieros, destrezas especializadas y tecnología. La alta gerencia de la organización debe designar un o unos representantes que independientemente de otras responsabilidades tengan funciones definidas, responsabilidades y autoridad para:

a. asegurar que los requisitos sobre el sistema de administración ambiental se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con lo indicado en esta norma.

b. Informar a la alta gerencia sobre el desempeño del sistema de administración ambiental para revisión y como base para el mejoramiento del sistema de administración ambiental. 60

Explicación La organización debe desarrollar un organigrama donde delega la responsabilidad y administración del sistema de gestión del medio ambiente en una coordinación

59 Ibíd. 60Ibíd.

151

que se encargara de el manejo eficiente del sistema un ejemplo de este organigrama se puede apreciar en el anexo 1.

4.4.2. Entrenamiento, conocimiento y competencia La organización debe identificar las necesidades de entrenamiento se debe solicitar que todo el personal cuyo trabajo pueda crear un impacto significativo sobre el ambiente haya recibido el entrenamiento apropiado.

Se debe establecer y mantener procedimientos para que sus empleados o miembros en toda función o nivel pertinente tengan conocimiento sobre:

a. la importancia de la conformidad con la política y procedimientos

ambientales al igual que con los requisitos del sistema de administración ambiental.

b. El impacto ambiental significativo actual o potencial de sus actividades laborales y los beneficios ambientales del mejoramiento del desempeño del personal.

c. Sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la política y procedimientos ambientales y con los requisitos del sistema de administración ambiental incluyendo requisitos de preparación y respuesta ante emergencias.

d. Las consecuencias potenciales de apartarse de los procedimientos operativos especificados.

El personal que desempeña tareas que pueden producir impacto ambiental significativo debe ser competente en términos de educación, entrenamiento y/o experiencia apropiados. 61 Explicación Para desarrollar de manera efectiva un sistema de administración ambiental se comenzara por capacitar a los trabajadores de las empresas de construcción de infraestructura vial los cuales en ultima instancia generaran el cambio para cumplir con las metas trazadas.

Las capacitaciones serán registradas para poder llevar un registro de esta actividad y poder evaluar los patrones de cambio que se pueden ir generando.

En esta actividad los trabajadores irán adquiriendo un compromiso de participación hacia el cuidado y mejor manejo del medio ambiente circundante en la obra y hacia los posibles daños irreparables que se pueden ocasionar con acciones irresponsables.

61Ibíd.

152

El tipo de capacitación básica general requerida por las empresas constructoras de infraestructura vial para el personal es:

a. Medio Ambiente b. Política y programa ambiental con el que funcionara la empresa en sus

diferentes frentes si los hay. c. El mejoramiento de destrezas ambientales. d. Cumplimiento ambiental. e. Manejo ambiental.

Capacitación básica específica: a. Fauna y flora en el sitio aledaño a la interacción de la obra. b. Consideraciones especiales para maniobrar equipos. c. Cargos y funciones dentro de una obra. d. Manejo de desechos ( sólidos, líquidos y gaseosos ). e. Fases de la construcción. f. Responsabilidades por cargo en referencia al medio ambiente

La metodología a utilizar en este tipo de capacitación será en forma proactiva quiere decir esto que todo el mundo tiene la oportunidad de participar y se le dará del mismo modo a la comunidad afectada para ir sensibilizando la nueva situación. El temario estar enfocado a los posibles efectos como:

a. Aire Efecto:

1. Calentamiento global. 2. disminución de la capa de ozono. 3. precipitación ácida. 4. Elevación del ozono del nivel del suelo 5. Exposición a gases peligrosos. 6. Exposición al humo. 7. Exposición a la radio-actividad.

Posible fuente: 1. CO2, CH4, quema de combustibles fósiles. 2. CFC, Halones, Otros compuestos clorinados 3. SO2, Nox, NH3 4. Emisiones de automóviles, buses y camiones 5. Emisiones industriales y evaporación. 6. Instalaciones eléctricas 7. Instalaciones nucleares, desechos y fuentes naturales

b. Agua: Efecto:

1. Demanda elevada de O2 2. eutrofización 3. Sustancias peligrosas en el agua potable 4. Organismos peligrosos.

153

5. Descargas termales. 6. Radio actividad. 7. Espumas, Colores , residuos. 8. Falta de agua, perdida de hábitat y alteraciones del ecosistema. 9. Acidificación.

Posible fuente:

1. Carga orgánica general. 2. Compuesto de fósforo y nitrógeno. 3. Emisiones industriales. 4. Desagües. 5. Calor industrial. 6. Fuentes naturales, instalaciones nucleares. 7. Contaminación. 8. Consumo excesivo. 9. Emisiones en el aire.

c. Tierra: Efecto:

1. Contaminación. 2. Alteraciones. 3. Erosión del suelo. 4. Perturbación del agua subterránea. 5. Perdida del hábitat.

Posible fuente: 1. Desechos peligrosos ò radio-activos; emisiones en el aire. 2. Minería y construcción. 3. construcción, drenaje, tala de árboles y perdida de recubrimiento del

suelo. 4. construcción de drenajes. 5. construcción, drenaje, tala de árboles y perdida de recubrimiento del

suelo. d. Recursos naturales: Efecto: a. Disminución de:

1. Minerales / materia prima 2. Fuente de energía.

Posible fuente:

1. Consumo excesivo. 2. Destrucción del Hábitat.

e. Visuales, Ruidos, Molestias: Efecto:

1. visual.

154

2. polvo. 3. olores. 4. ruido / vibraciones.

Posible Fuente:

1. construcción. 2. desperdicios. 3. procesos de producción. 4. desechos. 5. maquinaria. 6. trafico. 7. explosiones.

4.4.3. Comunicaciones Con relación a sus aspectos ambientales y su sistema de administración ambiental la organización debe establecer y mantener procedimientos para:

a. comunicaciones internas entre los diferentes niveles y funciones de la organización.

b. Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de partes interesadas externas.

La organización debe considerar procesos para la comunicación externa sobre sus aspectos ambientales significativos y registrar su decisión. 62

Explicación Es importante que las empresas de construcción tengan un eficiente sistema para comunicarse en forma interna como en forma externa y esto se debe realizar mediante circulares, folletos y cartillas en las cuales explicara en forma detallada y resumida en que forma se lleva a cabo un proyecto y cuales son los adelantos y deben estar disponibles para partes interesadas externas (proveedores, contratistas, etc.).

COMUNICACIONES INTERNAS:

EXTERNAS: QUEJAS / RECLAMOS

PROCESO DE EVACUACIÓN:

4.4.4. Documentación del sistema de administración ambiental La organización debe establecer y mantener información escrita o en forma electrónica para: a. describir los elementos centrales del sistema de administración ambiental y

su interacción 62Ibíd.

155

b. dar dirección a la documentación relacionada. 63

Explicación Mediante formatos que presenten el siguiente esquema se puede documentar a las empresas de construcción de infraestructura vial a nivel escrito:

Requisito de NTC 14001 Otra Documentación

y/o Registros Numeral Documento Para Registro (s)

A nivel electrónico el departamento de sistemas se encargara de crear los sistemas pertinentes para documentar a la empresa y tener al dìa dichos documentos. 4.4.5 Control de documentos La organización debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos por esta norma para garantizar que:

a. puedan ser localizados. b. Sean actualizados periódicamente, revisados cuando sea necesario y

aprobados por personal autorizado. c. Las versiones vigentes de los documentos pertinentes estén disponibles en

todos los sitios en que se realicen operaciones esenciales para el funcionamiento eficaz del sistema.

d. Los documentos obsoletos sean retirados con prontitud de los sitios de archivo y de uso o que se evite darles un uso no previsto.

e. Cualquier documento obsoleto que sea retenido con propósitos de preservación legal o de conocimiento, sea adecuadamente identificado.

La documentación debe ser legible, tener fecha ( con fechas de revisión ) y fácilmente identificable, mantenida en orden y conservada por un periodo especifico. Se deben mantener y establecer procedimientos y responsabilidades respecto a la creación y modificación de los diferentes tipos de documentos. 64

Explicación Dentro de este numeral en el inciso a es responsabilidad del sistema crear una base de datos y una codificación que referencia cada uno de los documentos emitidos. Estos deben estar dispuestos en un lugar donde puedan ser encontrados y revisados de forma rápida. En el inciso b es preciso establecer un periodo de un año para revisar, actualizar y aprobar dichos documentos.

63 Ibíd. 64 Ibíd.

156

Dichas revisiones se harán según el tipo de obra o la fase en la que esta se encuentre. La organización dependiendo del número de obras que este ejecutando emitirá una copia de los documentos operativos para que sean conservados y puedan ser consultados en cada frente de trabajo.

El inciso d expresa que después de realizar la actualizaciones y estas sean aprobadas el responsable del sistema de administración ambiental debe solicitar el retorno de los documentos obsoletos para que no sigan siendo utilizados.

La elaboración, implementación, seguimiento, control y actualización de dichos documentos debe estar a cargo del coordinador del sistema de administración ambiental.

4.4.6. Control operacional La organización debe identificar las operaciones y actividades asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados de acuerdo con su política, objetivos y metas. La organización debe planificar estas actividades incluyendo mantenimiento para garantizar que se realicen bajo condiciones especificas:

a. estableciendo y manteniendo procedimientos documentados que cubran

situaciones que pudieran conducir a desviaciones de la política, objetivos y metas ambientales.

b. Estableciendo criterios de operación e n los procedimientos. c. Estableciendo y manteniendo procedimientos relacionados con los aspectos

ambientales significativos identificables de los bienes y servicios utilizados por la organización y comunicando los procedimientos y requisitos pertinentes a los proveedores y contratistas. 65

Explicación Estos procedimientos deben abarcar los posibles efectos que pueden alterar al medio ambiente:

a. aire. b. Agua. c. Tierra. d. Recursos naturales. e. Medio ambiente visual, ruido y molestias.

Un ejemplo que podría aplicar una empresa constructora seria: EMISIONES A LA ATMÓSFERA Y MATERIAL PARTICULADO

ETAPAS DEL PROCESO

a. Movimiento de tierras.

65 Ibíd.

157

b. Producción y colocación base y sub.-base. c. Producción y colocación de concreto asfáltico. d. Operación de plantas de concreto hidráulico. e. Colocación de concreto hidráulico. f. Colocación de acero. g. Colocación de filtros para drenaje. h. Señalización de vías. i. Excavaciones y rellenos para estructuras. j. Voladura de rocas.

Cada una de estas etapas del proceso desarrolla una serie de actividades y en este caso tomaremos una de ellas:

a. Movimiento de tierras

Actividades

Desmonte, limpieza y descapote. Excavación.

Remoción de derrumbes.

Luego de haber enumerado cada una de las actividades se describe el procedimiento que se realiza en esta:

Desmonte, limpieza y descapote:

Lo primero es definir el equipo a emplear: (buldózer, retro-excavadora, cargador, motosierras y machetes).

Luego se definen los límites en que se desarrollara la labor. Después se hace el análisis y se determina que sitio se utilizara para colocar el material removido y por último el responsable de el sistema de administración ambiental inspeccionara y determinara si se cumplió con el procedimiento.

4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias La organización debe establecer y mantener procedimientos para identificar y responder ante situaciones potenciales de emergencia y accidentes al igual que para prevenir y mitigar el impacto ambiental que pudiera asociarse a ellos. La organización debe revisar y corregir cuando sea necesario sus procedimientos de preparación y respuesta en particular después que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organización también debe ensayar periódicamente tales procedimientos cuando sea practico. 66

Explicación 66 Ibíd.

158

Las empresas constructoras de infraestructura vial deben desarrollar planes de emergencia y contingencia de acuerdo a las condiciones del medio de trabajo y a las mismas actividades del proyecto. Algunos de los peligros más comunes en los que se ven involucrados los trabajadores y porque no las personas que no tienen que ver la el frente de obra son:

a. Derrumbes. b. Inundaciones. c. Incendios forestales. d. Problemas de índole social. e. Accidentes vehiculares. f. Estructuras colapsadas. g. Espacios confinados.

Cualquiera de estos peligros alterara al medio ambiente circundante, el diseño del proyecto y la maquinaria. Por cada proyecto se debe conformar una brigada de emergencias capacitada para la respuesta inmediata en caso de una emergencia. Se deben establecer convenios con todos los entes de socorro de la región para obtener un apoyo efectivo. Se debe trabajar con programas de prevención y promoción, mitigación y rehabilitación.

También se deben elaborar guías de investigación para determinar cuales son las causas de una emergencia para poder tomas acciones correctivas y evitar que este vuelva a suceder o para poder manejarlo en caso de que vuelva a suceder todas estas actividades de promoción, prevención y previsión se deben desarrollar en compañía de la ARP ( Administradora de Riesgos Profesionales ) correspondiente.

4.5. Verificación y acción correctiva 4.5.1. Monitoreo y medición La organización debe establecer y mantener procedimientos documentados para monitorear y medir con regularidad las características claves de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. Esos procedimientos deben incluir un registro de la información para hacer seguimiento al desempeño, controles operativos relevantes y conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización. Se debe calibrar y dar mantenimiento al equipo de monitoreo y se deben conservar registros de este proceso de acuerdo con los procedimientos de la organización.

159

La organización debe establecer y mantener un procedimiento documentado para evaluar periódicamente la conformidad con la legislación y las regulaciones ambientales pertinentes. 67

Explicación A las empresas constructoras les corresponde desarrollar estudios sobre el proyecto el cual van a trabajar en este caso cosas básicas como estudio de suelos, impacto ambiental, impacto socioeconómico a estos estudios se les debe realizar un seguimiento para poder ajustar las posibles alteraciones que se puedan generar estas acciones de mejora se deben dejar registradas para que sirvan como evidencia.

4.5.2 No conformidad y acción correctiva preventiva La organización establecer y mantener procedimientos para definir autoridad y responsabilidad, para manejar e investigar la no conformidad emprendiendo acciones para mitigar cualquier impacto causado al igual que para iniciar acciones correctivas y preventivas. Cualquier acción correctiva o preventiva que se emprenda para eliminar las causas de no conformidades actuales o potenciales debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y proporcional con el impacto ambiental encontrado. La organización debe implementar y registrar cualquier cambio ocurrido en los procedimientos documentados que resulte de las acciones correctivas y preventivas. 68

Explicación Un ejemplo claro de las acciones correctivas es para las empresas constructoras de malla vial a nivel rural la reforestación de los sitios más afectados del proyecto.

4.5.3. Registros La organización debe establecer y mantener procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros ambientales. Estos registros deben incluir registros de entrenamiento y los resultados de las auditorias y revisiones.

Los registros ambientales deben ser legibles, identificables y rastreables de acuerdo con la actividad, producto o servicio involucrado. Los registros ambientales se deben almacenar y mantener de forma que se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro o perdida. Sus tiempos de conservación también se deben establecer y registrar. Los registros se deben mantener según sea apropiado para el sistema y la organización para demostrar conformidad con los requisitos de esta norma. 69

67 Ibíd. 68 Ibíd. 69 Ibíd.

160

Explicación

Se realizara un seguimiento de cada 4 meses por parte de la empresa. Este será documentado y se le entregaran las sugerencias al director de la obra para que estas sean corregidas en caso de presentarse alguna falla y así poder cumplir con los requerimientos de la norma.

4.5.4. Auditoria al sistema de administración ambiental La organización debe establecer y mantener un programa o programas y procedimientos para realizar auditorias periódicas al sistema de administración ambiental con el fin de:

a. determinar de si (sí o no) el sistema : 1. esta conforme con las disposiciones planificadas para su

administración ambiental incluyendo los requisitos que indica esta norma y

2. ha sido implementado y mantenido en forma apropiada. b. suministrar información sobre los resultados de la auditoria a la gerencia.

El programa de auditoria incluyendo cualquier cronograma debe basarse en la importancia ambiental de la actividad en cuestión y en los resultados de auditorias previas. Para que abarque todos los temas de interés. El procedimiento de auditoria debe cubrir el alcance de esta, su frecuencia y metodologías, así como las responsabilidades y requisitos para dirigir auditorias e informar resultados. 70

Estas auditorias internas se realizaran mínimo 1 vez por año teniendo en cuenta el control desarrollado en el inciso anterior, para esto las empresas constructoras capacitaran a un grupo de sus trabajadores como auditores internos y ellos deben verificar si se esta cumpliendo con la política ambiental de la empresa y si sus procedimientos son efectivos y cumplen con la normatividad.

4.6. Revisión por la gerencia La alta gerencia de la organización debe a intervalos que ella misma determine revisar el sistema de administración ambiental para garantizar su continua aptitud, adecuación y eficacia. El proceso de revisión debe garantizar que se recoja la información necesaria para permitir que la gerencia realice esta evaluación. La revisión debe estar documentada. La revisión de la gerencia debe atender a la posible necesidad de cambiar la política, objetivos y otros elementos del sistema de administración ambiental a la luz de los resultados de la auditoria al sistema de administración ambiental

70 Ibíd.

161

cambiando las circunstancias y el compromiso para lograr el mejoramiento continuo. 71

Explicación Los resultados de estas auditorias deben ser conocidos por la gerencia y en conjunto con el o los responsables del sistema de administración ambiental desarrollar las actividades pertinentes de arreglo al programa

71 Ibíd.

162

ANEXO D

163

GUÍA DE INTERPRETACIÓN PARA DESARROLLAR LA NORMA SA 8000: 1997.

Introducción

La SA 8000 es una Norma Universal sobre Responsabilidad Social (auditable y certificable por “tercera parte”) que requiere que las empresas establezcan sistemas para asegurar el cumplimiento de una serie de requisitos que abarcan tanto aspectos laborales básicos (horarios, trabajo infantil, salarios, etc.) como aspectos de gestión (política, programas, acciones correctoras, etc.). Antecedentes Según un estudio reciente, el 70% de los ciudadanos europeos considera que la empresa como institución debe ir más allá de la estricta explotación económica y que tiene una responsabilidad creciente en la mejora de la sociedad en la que desarrolla sus actividades. Ello implica que las diferentes partes interesadas en las actividades empresariales, tales como empleados, accionistas, proveedores, consumidores, organizaciones sociales, administración, etc. esperan de la empresa algo más que una simple actividad económica. ¿Qué espera cada uno de ellos? Es evidente que un cliente desea un buen producto a precio razonable, pero, ¿está dispuesto a comprar productos muy baratos si tiene conocimiento de que se fabrican explotando mano de obra infantil ? Un inversor bursátil deseará maximizar el beneficio de su inversión financiera pero, ¿estará dispuesto a renunciar a un porcentaje de su beneficio con tal de que su dinero no se invierta en una fábrica de minas antipersonas? Para cada una de las partes interesadas podrían encontrarse expectativas diferentes, pero, es cada día más evidente, que todas las partes interesadas esperan de la empresa que se comporte siguiendo unos mínimos parámetros éticos. ¿Cómo están las empresas trasladando a su gestión diaria esta preocupación ética de toda la sociedad? En la práctica, las empresas están desarrollando diversos tipos de programas con el fin de dar respuesta a las expectativas de las diferentes partes interesadas. Entre ellos podrían encontrarse:

Establecimiento de códigos internos de conducta Aportaciones económicas a distintos programas sociales Contratación de personal con minusvalías Patrocinio, fundación o mecenazgo Campañas formativas de carácter social

164

Apoyo a la gestión de organizaciones sociales Donaciones en especie Campañas de Marketing con Causa Campañas de voluntariado

En los últimos años, existe además otro aspecto importante a considerar dentro del mundo de la gestión empresarial y es el que hace referencia a la certificación independiente de sistemas de gestión respecto a normas preestablecidas (Normas ISO o UNE, normas QS o VDA del sector del automóvil, referenciales privados, etc.). Teniendo en consideración lo dicho hasta aquí puede entenderse, casi como inevitable, la aparición de la norma SA 8000 relativa a la gestión ética de las empresas y el auge internacional que está teniendo su proceso de certificación (en especial en sectores como el agroalimentario, el textil y el del juguete). Esta norma de Responsabilidad Social Empresarial (S.A.8000) en está guía para la implementación con las empresas constructoras del sector de infraestructura vial con un k de contratación mayor a 2.400.000 S.M.V.M.L, como respuesta a la urgente demanda de los clientes para poder contra con una norma reconocida en Responsabilidad Social Empresarial contra la cual puedan evaluar su sistema de gestión y solicitar su respectivo certificado.

La SA 8000 es una Norma Universal sobre Responsabilidad Social (auditable y certificable por “tercera parte”) que requiere que las empresas establezcan sistemas para asegurar el cumplimiento de una serie de requisitos que abarcan tanto aspectos laborales básicos (horarios, trabajo infantil, salarios, etc.) como aspectos de gestión (política, programas, acciones correctoras, etc.). Antecedentes Según un estudio reciente, el 70% de los ciudadanos europeos considera que la empresa como institución debe ir más allá de la estricta explotación económica y que tiene una responsabilidad creciente en la mejora de la sociedad en la que desarrolla sus actividades. Ello implica que las diferentes partes interesadas en las actividades empresariales, tales como empleados, accionistas, proveedores, consumidores, organizaciones sociales, administración, etc. esperan de la empresa algo más que una simple actividad económica. ¿Qué espera cada uno de ellos? Es evidente que un cliente desea un buen producto a precio razonable, pero, ¿está dispuesto a comprar productos muy baratos si tiene conocimiento de que se fabrican explotando mano de obra infantil?. Un inversor bursátil deseará maximizar el beneficio de su inversión financiera pero, ¿estará dispuesto a renunciar a un porcentaje de su beneficio con tal de que su dinero no se invierta en una fábrica de minas antipersonas?

165

Para cada una de las partes interesadas podrían encontrarse expectativas diferentes, pero, es cada día más evidente, que todas las partes interesadas esperan de la empresa que se comporte siguiendo unos mínimos parámetros éticos. ¿Cómo están las empresas trasladando a su gestión diaria esta preocupación ética de toda la sociedad?. En la práctica, las empresas están desarrollando diversos tipos de programas con el fin de dar respuesta a las expectativas de las diferentes partes interesadas. Entre ellos podrían encontrarse:

Establecimiento de códigos internos de conducta Aportaciones económicas a distintos programas sociales Contratación de personal con minusvalías Patrocinio, fundación o mecenazgo Campañas formativas de carácter social Apoyo a la gestión de organizaciones sociales Donaciones en especie Campañas de Marketing con Causa Campañas de voluntariado

En los últimos años, existe además otro aspecto importante a considerar dentro del mundo de la gestión empresarial y es el que hace referencia a la certificación independiente de sistemas de gestión respecto a normas preestablecidas (Normas ISO o UNE, normas QS o VDA del sector del automóvil, referenciales privados, etc.). Teniendo en consideración lo dicho hasta aquí puede entenderse, casi como inevitable, la aparición de la norma SA8000 relativa a la gestión ética de las empresas y el auge internacional que está teniendo su proceso de certificación (en especial en sectores como el agroalimentario, el textil y el del juguete). La norma SA 8000 Misión de SA 8000 La norma SA 8000 fue creada por un Panel de Expertos reunido por la Agencia de Acreditación de Consejo sobre Prioridades Económicas (Council on Economic Priorities Acreditation Agency, CEPAA) en 1997. El Panel de Expertos estaba compuesto por individuos de organizaciones que representaban todo el espectro de partes interesadas (sindicatos, fabricantes, minoristas, organismos académicos, ONGs y empresas de consultoría y certificación). La misión general de la norma SA 8000 consiste en “mejorar las condiciones de trabajo a nivel mundial”.

166

Campo de aplicación

La norma SA 8000 se centra fundamentalmente en la industria manufacturera, y también es adecuada para su adopción por empresas del sector servicios (instituciones financieras, intermediarios comerciales, etc.). Es importante destacar que la certificación se aplica a cada centro de una empresa, por lo tanto, la certificación de toda una corporación requeriría que cumplieran con la norma todos los centros que le pertenecen. Asimismo, las empresas filiales no son auditadas automáticamente como parte de la decisión de optar por la certificación de la compañía, pero pueden ser auditadas de forma independiente. Elementos normativos Los elementos normativos de SA 8000, establecidos en la Sección II de la norma, requieren que las empresas “cumplan con la legislación nacional y cualquier otro derecho aplicable” y “respeten los principios establecidos en los siguientes instrumentos internacionales”:

- Convenios de la OIT 29 y 105 (Trabajos forzados y esclavitud) - Convenio 87 de la OIT (Libertad de asociación) - Convenio 98 de la OIT (Derecho de negociación colectiva) - Convenios 100 y 111 de la OIT (Igualdad de remuneración para hombres y

mujeres que realizan trabajos de igual valor, Discriminación) - Convenio 135 de la OIT (Convenio sobre Representantes de los

Trabajadores) - Convenio 138 y Recomendación 146 de la OIT (Edad mínima y

recomendación) - Convenio 155 y Recomendación 164 de la OIT (Seguridad y Salud en el

trabajo) - Convenio 159 de la OIT (Rehabilitación vocacional y empleo / Personas

discapacitadas) - Convenio 177 de la OIT (Trabajo doméstico) - Declaración Universal de los Derechos Humanos - Convenio de las Naciones Unidas sobre los derechos de los niños

En el caso de que uno de estos temas sea considerado tanto por la norma como por la legislación aplicable o por otros requisitos específicos de la empresa, “aplicará la disposición más exigente”. Definiciones En la Sección III de SA 8000 se dan las definiciones de los términos clave utilizados en la norma, cubriendo los distintos tipos de acción y de organizaciones

167

implicadas en su implantación, así como los términos relativos a los requisitos sobre la responsabilidad social. Los términos que se definen son: -.compañía - acción correctora - niño - proveedor - acción correctora - trabajador joven - subcontratista - recuperación de niños - trabajo infantil - parte interesada - trabajos forzados Contenido básico de la norma SA 8000 La norma SA 8000 utiliza el “enfoque de los sistemas” para gestionar los temas relacionados con la responsabilidad social en el contexto de los negocios. Como tal, establece sus requisitos en dos áreas: Requisitos de Responsabilidad Social (especifica las normas mínimas sobre derechos laborales básicos, seguridad e higiene, niveles de remuneración, etc.) Elementos del Sistema de Gestión (política de la empresa, responsabilidades de gestión, documentación, etc.) requeridos para asegurar que la empresa cumple con los requisitos de comportamiento establecidos. Igual que en el caso de otros sistemas de gestión ( gestión de la calidad o gestión medioambiental), las características críticas de SA 8000 son:

está dirigida por la Dirección de la empresa requiere la participación del personal de la empresa en todos sus niveles pretende evitar que surjan problemas, más que simplemente vigilar a las

empresas y detectar los problemas se centra en una mejora continua, mediante procedimientos de acciones

correctivas. Requisitos de Responsabilidad Social La Sección IV de SA 8000 muestra los “requisitos de Responsabilidad Social” a través de 8 cláusulas; éstas proporcionan los criterios que una empresa debe satisfacer para cumplir con los requisitos de la norma sobre los derechos laborales básicos y las condiciones generales para el bienestar de los trabajadores, y cubren: Cláusula 1 – Trabajo infantil Cláusula 2 – Trabajos forzados Cláusula 3 – Salud y seguridad en el trabajo Cláusula 4 – Libertad de asociación y derecho de negociación colectiva Cláusula 5 – Discriminación Cláusula 6 – Medidas disciplinarias Cláusula 7 – Horario de trabajo Cláusula 8 – Compensación

168

Elementos del Sistema de Gestión Los elementos de “Sistemas de gestión” de la norma SA 8000 (cláusulas 9.1 a 9.11) se han incluido para asegurar que las empresas certificadas disponen de un mecanismo para coordinar e implantar los requisitos de Responsabilidad Social establecidos en la norma (p. ej., no contratar a niños, adherirse a la jornada semanal de 48 horas, etc.). En resumen, SA 8000 especifica en sus requisitos relativos a sistemas de gestión que la compañía debería:

Disponer de una política de Responsabilidad Social Realizar revisiones periódicas por la alta dirección de su política, grado de

implantación de sus procedimientos, y actuación social Designar representantes para implantar los requisitos de SA 8000 como se

describe a continuación: Preparar programas para:

• definir las funciones del personal respecto a la implantación de la norma

• dar formación y sensibilizar a los trabajadores • hacer un seguimiento continuo a sus actividades y resultados

respecto a la responsabilidad social. Disponer de procedimientos para evaluar y seleccionar a sus proveedores por

su capacidad para cumplir con los requisitos de la norma SA 8000, y dejar evidencia del compromiso de los proveedores y de su actuación respecto a los temas considerados en SA 8000.

Establecer los medios para investigar, tratar y responder a las preocupaciones de las partes interesadas respecto al cumplimiento o incumplimiento de su política de responsabilidad social y de los requisitos de SA 8000, e implantar las acciones reparadoras apropiadas cuando sea necesario.

Cuando lo requiera el contrato, proporcionar información a las partes interesadas sobre la actuación respecto a los requisitos de SA 8000.

Mantener los registros necesarios para poder demostrar el cumplimiento con los requisitos de SA 8000.

Tipos de auditoría SA 8000 La norma SA 8000 indica que las auditorías del comportamiento corporativo en el área de la responsabilidad social pueden ser de primera, segunda o tercera parte. Las auditorias de primera parte son las que se dan cuando una organización se audita a sí misma, p. ej., cuando en una fábrica se lleva a cabo una auditoría interna con el fin de asegurar que cumple con los requisitos de la norma SA 8000.

169

Esto puede hacerse como preparación para las auditorías de segunda o tercera parte.

Las auditorías de segunda parte se dan, por ejemplo, cuando una organización es auditada por el comprador de sus productos, frente a los requisitos de una norma elegida por dicho comprador, por ejemplo un minorista de una marca determinada puede auditar al subcontratista que lo fabrica o ensambla frente a los requisitos de la norma SA 8000.

Las auditorías de tercera parte se dan cuando un centro es auditado voluntariamente frente a los requisitos de una norma por alguna organización externa independiente que no es un comprador directo, ni un consultor, ni un proveedor. La auditoría puede ser realizada por un organismo de certificación, una empresa especializada en auditorías financieras, o una ONG, siempre que haya sido acreditada por CEPAA para realizar estas auditorías. Las evaluaciones de Tercera Parte sirven para lograr la “certificación”, y la conformidad de la actuación de la empresa respecto a los requisitos de la norma SA 8000 queda reconocido mediante la entrega de un certificado y el permiso de utilizar la marca del certificado en los documentos de la empresa (esto está sometido a ciertas condiciones especificadas por CEPAA) La certificación SA 8000 y CEPAA Las entidades que realizan auditorias de tercera parte según los requisitos de SA 8000 deben ser competentes respecto a los métodos de comprobación necesarios, y completamente independientes de las compañías que han solicitado la certificación. El organismo que ha elaborado la norma, CEPAA, actúa también como la entidad que concede el reconocimiento formal de la competencia de las entidades que desean llevar a cabo auditorias de certificación según SA 8000. Cuando la competencia de una entidad ha sido evaluada y reconocida por CEPAA, queda “acreditada” para realizar funciones de certificación. Las funciones de CEPAA pueden resumirse en:

- evaluación imparcial de los organismos que realizan auditorias SA 8000 para asegurar su competencia;

- seguimiento del cumplimiento de los requisitos de acreditación por parte de los organismos de certificación;

- mantenimiento de una lista de organismos acreditados y empresas certificadas a disposición del público;

- revisión periódica de la norma SA 8000 y del documento guía

170

- revisión y resolución de reclamaciones levantadas contra un auditor o una entidad de certificación

Función de las Partes Interesadas Las ONGs y las organizaciones sindicales han estado implicadas en la preparación de la norma SA 8000 (a través de sus representantes en el Panel de Expertos de CEPAA), y la norma permite que las partes interesadas sigan implicadas durante el proceso de auditoria y los procesos posteriores a la certificación, como sigue:

- Antes de la auditoria, los auditores pueden tener reuniones con las partes interesadas “clave” para realizar una investigación sobre las particularidades del centro a auditar y su entorno; esto implica consultar a las ONGs, organizaciones de base, sindicatos y otros grupos, destinados para proporcionar un resumen a los auditores sobre los principales problemas laborales asociados a la región o al sector industrial implicados.

- La norma SA 8000 dispone de un procedimiento de apelaciones, que permite a otras partes interesadas ( ONG´S, sindicatos) y a los empleados de la empresa auditada, poner en tela de juicio la decisión del organismo de certificación de certificar una empresa, si tienen evidencias de que se están dando incumplimientos graves de los requisitos de la norma.

Conclusión

La SA 8000 es una Norma universal sobre Responsabilidad Social (auditable y certificable por “tercera parte”) que requiere que las empresas establezcan sistemas para asegurar el cumplimiento de una serie de requisitos que abarcan aspectos laborales básicos (horarios, trabajo infantil, salarios, etc.) y aspectos de gestión (política, programas, acciones correctoras, etc.).

Tomado de la ponencia del Dr. Julio Bollaín

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.1 4.1 4.1 9.1

Numerales de la norma Ciclo PHVA Entradas al proceso Proceso Responsable Salida del proceso

ASPECTOS GENERALES PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR

DISPOSICIONES ESTABLECIDAS POR EL PAIS, DEPARTAMENTOS DE CADA AREA DE TRABAJO, ENTIDADES DEL ESTADO (CUANDO SEAN ADJUDICADOS LOS CONTRATOS).

IDENTIFICAR LOS REQUISITOS QUE APLICAN A LAS ACTIVIDADES QUE SE EJECUTARAN EN CADA FRENTE DE OBRA Y ACTIVIDAD COMERCIAL DE LA ORGANIZACIÓN.

ALTA GERENCIA EN COORDINACION CON DIRECTORES DE OBRA Y REPRESENTANTES DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

DOCUMENTOS QUE INDICAN LEYES, PROCEDIMIENTOS APLICABLES DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS LEGALES.

Planear Normatividad aplicable vigente

Identificación de los requisitos legales y normas aplicables según las actividades a desarrollar por proyecto, y las propias del negocio y de las partes interesadas (Proveedores, contratistas).

DIRECTOR DE OBRA Y/O REPRESENTANTES DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

Relación e identificacion de normas legales vigentes aplicables a la empresa y partes interesadas

Hacer, verificar Actualización de la información

Generar una base de datos, donde se indiquen las diferentes normas o documentos legales aplicables. En la base de datos se debe establecer la fecha de vigencia de las mismas y establecer un periodo mínimo de revisión.


Base de datos actualizada, normas, documentos legales, circulares, decretos, leyes, resoluciones emitidas por las instituciones vigentes. Ejemplo: Mintrabajo, Minambiente, ect

Actuar Actualización de la información

Determinar si la actualización solo se basará en las revisiones realizadas sobre requisitos del proyecto a construir. Ejemplo: que sean indicados en el pliego de condiciones, y se verifique con la entidad emisora de la legislación su numero de revisión.


Base de datos actualizada, normas, documentos legales, circulares, decretos, leyes, resoluciones emitidas por las instituciones regentes. Ejemplo: Mintrabajo, Minambiente, ect

NOTA: En la norma ISO 9001:2000 en el numeral Procesos relacionados con el cliente, se debe tener en cuenta los requisitos legales y otros. Ver Procesos relacionados con el cliente.FECHA DE APROBACION VII / 04

ELABORADO POR: CS / JG

ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

DOCUMENTO DE REFERENCIA: MATRIZ DE INTERRELACCION DE LAS NORMAS

52

GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.4 4.4.4 4.2. 1.2


REQUISITOS GENERALES PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR

TODOS LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD, OBJETO DE LA ORGANIZACIÓN Y REQUERIDAS EN EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

ESTABLECER DOCUMENTOS QUE DIRECCIONAN EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL EN SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD, MEDIO AMBIENTE Y GESTION DE CALIDAD

REPRESENTANTE DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DESIGNADO POR LA ALTA DIRECCION

DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL EN SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD, MEDIO AMBIENTE Y GESTION DE CALIDAD

Documentación del sistema de gestión integral Planear, hacer.

1. Definir procesos y su interrelacción entre áreas de la organización.

1. Establecer que hace la organización y como comparte información cada área de trabajo. Ejemplo: cuenta generalmente con cuatro macroprocesos como: Venta y negociación (Cliente), Planeación sobre ejecución de actividades, Construcción de obras, y Entrega de obra o liquidación contrato que retorna al punto inicial cliente.

Directivas de la organización y Representante del sistema de gestion integral

1. Flujograma del proceso, matrices de procesos, diagramas de bloques o cualquier otro método donde indique claramente los macroprocesos de la organización.

Planear

2. Definir el equipo de trabajo, alcance y funciones dentro del sistema de gestión integral.

2. De acuerdo al organigrama de la organización, delegar o asignar el personal directamente relacionado con las actividades de gestión ambiental, calidad y salud ocupacion y seguridad industrial ( Por ejemplo: jefes de división).

Directivas de la organización y Representante del sistema de gestion integral y personal de mandos medios (supervisores, inspectores)

2. Funciones asignadas que se pueden indicar en el manual de funciones y perfil del personal que se requiere (experiencia, perfil de carreras, etc).

Hacer

3. Definir criterios de aceptación, tolerancias, y rechazos sobre ejecución de actividades.

3. Establecer variables de control en cada macroproceso , procesos y microprocesos. Ejemplo: Indicadores de gestión administrativa, Indicadores de operación en obra, etc.

Directivas de la organización y personal de mandos medios (supervisores, inspectores).

3. Plan de inspecciones que indique datos de trabajo, actividades, frecuencia de control, responsables, ect. (se indica mediante matriz con los aspectos enunciados y resulta de fácil compresión por el personal).

Hacer

4. Establecer procedimientos obligatorios de cada una de las normas de trabajo NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001 Y NTC-OHSAS 18001.

4. Analizar en cada una de las normas: NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001, NTC-OHSAS 18001 cuáles son los procedimientos que obliga la norma a tener cada empresa constructora. Ejemplo: Auditorias internas del sistema de gestión integral.

Responsables delegados por las directivas de la organización para trabajar cada área.

4. Conocimiento sobre cuantos procedimientos debe tener cada una de las normas para cumplir con el sistema de gestión integral y obtener la certificación.

DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


NUMERALES A CUMPLIR

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GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.4 4.4.4 4.2. 1.2




NUMERALES A CUMPLIR

Documentación del sistema de gestión integral Planear, hacer

5. Establecer que requisitos legales y reglamentarios se requieren para operar en los diferentes frentes de obra, actividades administrativas

5. Tener en cuenta la región donde las empresas van a trabajar para analizar los requisitos legales respectivos.Legislación ambiental, normas del ministerio del medio ambiente, ministerio de salud, ministerio de trabajo, legislación de entidades contratantes del estado y privadas, ect.


5. Listado de normas que debe tener la organización para conocimiento y manejo de las actividades según área de trabajo y entidad regente. por ejemplo: Para entidades que licitan con el estado por ejemplo: cartillas de espacio ambiental del IDU donde se indica como preservar el ambiente de trabajo y evitar afectar la comunidad, ecosistema, ect. Legislación de salud ocupacional (decreto 1295/94) legislación

Planear

6. Establecer como se van a presentar los documentos (medio magnetico, impreso o ambos).

6. Establecer la presentación de la información, teniendo en cuenta que sea viable para que sea entendida por el personal. Por ejemplo en obra resulta mas fácil de trabajar documentos impresos.


6. Listado de documentos del sistema de gestión integral, donde se indique cuales son los procedimientos, instructivos, ect.

Planear 7. Definir politicas de trabajo y de la organización.

7. Definir cualés políticas y objetivos deben adoptar la organización para cumplir con los requisitos de la norma básicamente.

Alta gerencia

7. Política de calidad, política ambiental, Política de seguridad y salud ocupacional, visión, misión, ect.

Planear8. Procesos de partes interesadas hacia la organización.

8. Definir que procesos de proveedores, contratistas, entidades contratantes tienen alguna intervención con los que realiza la organización para su control.


8. Documentos técnicos (planos), memorias de calculo, estudios y diseños, procesos constructivos, ect.

Planear, verificar, actuar9. Seguimiento de actividades (macroprocesos, procesos, microprocesos).

9. Establecer las frecuencias y responsables de dar seguimiento y análisis de las actividades en ejecución y ejecutados.


9. Plan de inspecciones, planes de trabajo de la organización.

Verificar10. Cumplimiento de requisitos exigidos en cada una de las normas

10. Indicar que documentos soportan el cumplimento de los requisitos exigidos


10. Manual de calidad, documentos del sistema de gestión integral.

FECHA DE APROBACION VII / 04ELABORADO POR: CS / JG

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GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.5 4.4.5 4.2.3 9.1


Control de documentos Hacer, verificar y actuarIdentificación de los documentos del sistema de gestión integral.

De acuerdo a los macroprocesos, procesos y microprocesos de la organización se establece que actividades requieren tener documentos que rijan su desarrollo, adicionales a los documentos obligatorios que debe tener cada una de las normas que integran el sistema de gestión integral.


Procedimiento, instructivos, guías de trabajo, planes de trabajo, ect. Listado de documentos del sistema de gestión integral.

Hacer, verificar y actuar Revisión, aprobación y actualización de documentos.

Establecer métodos y responsables de revisión y aprobación de documentos requeridos para el control del sistema de gestión integral de acuerdo al área y su interacción con otras actividades de la organización. Indicar como se actualizan los cambios (revisiones, documentos relacionados con el documento objeto de cambio, actualización de la lista maestra de documentos, ect)


Procedimiento de control de documento, Responsables identificados. Registro de cambios, registro de actualizaciones, registro de aprobación y reaprobación por parte del personal responsable.

Verificar y actuar. Control de copias vigentes

Establecer quiénes controlan las copias distribuidas a obra, las requeridas dentro de la organización para el desarrollo de actividades. Establecer un método de distribución e identificación de las copias mismas (listado de distribución donde se indica el número de copias enviadas, a quiénes se envio, obras o áreas de trabajo, fecha, ect).


Lista de distribución de documentos, procedimiento de control de documentos.

CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

NUMERALES A CUMPLIR


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CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

NUMERALES A CUMPLIR


Verificar y actuar. Control de copias obsoletas

Establecer métodos para garantizar que no sean consultados. Por ejemplo: Guardar copia o los originales de los documentos, los cuales se aconseja identificarlos como anulados y de considerarse viable con fecha. Esta identificación debe evitar que sea mediante lapicero o lápiz.

Responsables delegados por las directivas de la organización para trabajar cada área en consenso mediante comité con personal involucrado.

Carpeta de documentos obsoletos, las cuales se guardan durante un tiempo y posteriormente van a un archivo muerto (nadie consulta, solo se guardan por seguridad en algunos casos ), procedimiento de control de documentos

Verificar y actuar. Control de copias obsoletas

Otro aspecto importante es la recolección de las copias obsoletas, las cuales se identifican mediante el documento de distribución (Numero de copias, personas a quiénes se distribuyeron en frentes de obra, oficina, fecha de distribución, versión o revisión, ect,.


Memorandos de solicitud de envio de copias obsoletas en caso de los frentes de obra, internet, intranet. Lista de distribución, procedimiento de control de documentos.

Control de documentos Actuar Ubicación de documentos vigentes.

Asignar un lugar ( oficinas, frentes de obra ) para mantener los documentos relacionados con la actividad. Por ejemplo: Procedimiento de control de herramientas de trabajo, debe estar en frentes de obra en manos del responsable de esa actividad (almacenista, apuntatiempos, inspector de obra, ect)


Lugar para guardar documentos de manera organizada.

Actuar Ubicación de documentos obsoletos

Asignar un lugar en la oficina para controlar los documentos que no van a ser utilizados para controlar una actividad y evitar que esten al alcance del personal relacionado con la actividad.


Lugar para guardar documentos de manera organizada.


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PlanearIdentificación de actividades para el sistema de gestión integral

Identificar que tipo y cuales registros van a controlar las actividades que inciden en la calidad, en la gestión ambiental y salud ocupacional y seguridad industrial en los frentes de obra, teniendo en cuenta el objeto de la organización (Infraestructura vial).


Listado maestro de registros del sistema de gestión integral.

Hacer Mantener evidencias de las actividades relacionadas.

Establecer metodología para enseñar al personal de los frentes de obra y oficina como realizar el registro correcto, al momento de realizar la actividad e indicar donde deben archivarlos durante su permanencia en obra y oficina.


Procedimiento, formatos para cada actividad.

Control de registros Hacer, verificar Registro de datos y seguimiento de actividades

Indicar en los formatos que se elaboren lo que realmente se requiere controlar, de tal forma que arroje indicadores. Por ejemplo: si existe un formato para orden y aseo en las áreas de trabajo de los frentes de obra, tener presente que indique si se recogieron las herramientas de trabajo, almacenamiento de materiales, ect


Formatos, listado maestro de formatos.

Hacer Registro de datos y seguimiento de actividades

Verificar que los registros sean legibles (claros, no borrables : evitar que se puedan borrar por la polución),

Personal obra asignado para controlar la actividad, y personal de la oficina que controla cada área en general.

Formatos., procedimiento

Hacer Tiempo de almacenamiento

Establecer teniendo en cuenta el tipo de registro y las consideraciones legales, el tiempo que se guardaran los archivos. Ejemplo: contrato de obra tiene un requisito legal de guardarse mínimo 5 años.

Personal obra asignado para controlar la actividad, y personal de la oficina que controla cada área en general.

Listado maestro de registros del sistema de gestión integral, procedimiento

Hacer Tiempo de almacenamiento

Establecer que se va a hacer una vez se cumpla el tiempo establecido como vigente. Por ejemplo una vez vencido los cinco años en que debía guardarse el contrato, que se va hacer? Se guardara otro tiempo como archivo muerto, se destruye, ect.

Personal asignado por la alta gerencia en coordinación con la alta gerencia.

Listado maestro de registros del sistema de gestión integral.


CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


NUMERALES A CUMPLIR

Control de registros

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GESTION AMBIENTAL GESTION SISO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.2 y 4.4.1 4.2 y 4.4.1 5.1 N.A.


COMPROMISO DE LA DIRECCION

PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR.

DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS PARA EL SISTEMA INTEGRAL

ELABORACIÓN Y/O ESTABLECIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA DIRIGIR EL NEGOCIO.

ALTA GERENCIA

POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL (SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD), OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL, METODOS DE COMUNICACIÓN , RECURSOS (PRESUPUESTOS, CONTRATACIONES DEL PERSONAL, PLANTAS FISICAS)

Planear. Objetivo del negocio de la organización.

Establecer politicas de trabajo y métodos de seguimiento para actividades. La política debe indicar hacia donde quiere ir la organización.

Alta gerencia Politica del SGI

Hacer y verificar

Documentos que indiquen la política del sistema de gestiónintegral (Seguridad industrial, Salud ocupacional, Medio ambiente Y Calidad), objetivos del SGI

Divulgación hacia el personal de la organización y definición de periodos para verificación en su cumpliminento

alta gerencia Método y periodos de verificación y seguimiento

hacer

Perfiles profesionales, actividades a desarrollar en determinados periodos, asignación de costos

Seleccionar y asignar recursos para desarrollo y verificación de actividades relacionadas con el sistema de gestión integral.

alta gerenciaPresupuestos, cronograma de actividades, contratos de personal

actuar Revisiones realizadas por la alta dirección

Revisión de actividades desarrolladas respecto a las programadas en determinados periodos de trabajo.

alta gerencia

Registro de revisión de actividades relacionadas conel sistema de gestión integral


COMPROMISO DE LA DIRECCION HACIA EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


NUMERALES A CUMPLIR

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GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4,3,1 4,3,1 5.2 3.4 9.5


ENFOQUE AL CLIENTE PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR.

REQUISITOS DEL CLIENTE, NECESIDADES SOBRE SEGUIRIDAD DEL ENTORNO Y DEL PERSONAL AFECTADO POR LAS LABORES QUE DESEMPEÑAN.

IDENTIFICACION DE NECESIDADES DEL MERCADO EN EL CUAL SE PARTICIPA, NECESIDADES DEL PERSONAL Y DEL ENTORNO QUE SE PUEDA VER AFECTADO POR LAS ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN.

ALTA GERENCIA CON EL COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

PLANES DE TRABAJO

Planear Información sobre desempeñode actividades

Análisis de la información que permitan originar mejoras al sistema de gestión integral.

Coordinador del sistema de gestión integral registros de actividades

Hacer Registros de actividades

Proponer actividades que permitan mejorar losdesempeños anteriores o implantar nuevos métodos que contribuyan a prestar y desarrollar un mejor producto.

Coordinador del sistema de gestión integral Planes de trabajo

Verificar y actuar Planes de trabajo

Verificación por parte del personal asignado que cada una de las actividades relacionadas con las mejoras del producto y tendientes a la satisfacción del cliente interno y externo se cumplan en la medida de la programación, asignación de recursos.

Coordinador del sistema de gestión integral Indicadores de seguimiento.


ENFOQUE AL CLIENTE DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


NUMERALES A CUMPLIR

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NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.3.2 4.3.2 5,2 y 7,2,1 9.1


REQUISITOS LEGALES Y OTROS

PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR

DISPOSICIONES ESTABLECIDAS POR EL PAIS, DEPARTAMENTOS DE CADA AREA DE TRABAJO, ENTIDADES DEL ESTADO (CUANDO SEAN ADJUDICADOS).

IDENTIFICAR LOS REQUISITOS QUE APLICAN A LAS ACTIVIDADES QUE SE EJECUTARAN EN CADA FRENTE DE OBRA, ACTIVIDAD COMERCIAL DE LA ORGANIZACIÓN.

ALTA GERENCIA EN COORDINACION CON JEFES DE AREAS

LEGISLACION APLICABLE VIGENTE

Planear Normatividad aplicable

Identificación de los requisitos legales y normas aplicables según las actividades a desarrollar por proyecto, y las propias del negocio, de partes interesadas (Proveedores, contratistas).

Jefe de áreaBase de datos, contratos de trabajo, directrices dadas por las partes interesadas


Generar una base de datos, donde se indiquen las diferentes normas o documentos legales. En la base de datos se debe establecer la fecha de vigencia de las mismas y establecer un periodo mínimo de revisión.

Jefe de área

Base de datos actualizada,normas, documentos legales, circulares, decretos, leyes, resoluciones emitidas por las instituciones regentes. Ejemplo: Mintrabajo, Minambiente, ect


Determinar si la actualización solo se basará enlas revisiones realizadas sobre requisitos del proyecto a construir. Ejemplo: que sean indicados en el pliego de condiciones, y se verifique con la entidad emisora de la legislación su numero de revisión y vigencia.

Jefe de área

Base de datos actualizada,normas, documentos legales, circulares, decretos, leyes, resoluciones emitidas por las instituciones regentes. Ejemplo: Mintrabajo, Minambiente, ect

NOTA: En la norma ISO 9001:2000 en el numeral Procesos relacionados con el cliente, se debe tener en cuenta los requisitos legales y otros. Ver Procesos relacionados con el cliente.


REQUISITOS LEGALES Y OTROS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


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IDENTIFICACION DE VARIABLES DE SEGUIMIENTO COHERENTES CON LA MISION, VISION Y ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIÓN

IDENTIFICACION DE ASPECTOS QUE PUEDAN GENERAR IMPACTOS TANTO AL CLIENTE EXTERNO COMO INTERNO

ALTA GERENCIA

DOCUMENTO QUE DESCRIBE LA POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

PlanearActividades de mejora para el desempeño de la organización.

De acuerdo a las actividades y el entorno social y economico, en el cuál participa las empresas constructoras, se analizan los aspectos sujetos a mejora. Por ejemplo: Mejorar la metodología empleada para la selección del personal, o el método empleado para brindar formación sobre el sistema de gestión integral al personal, por ejemplo: si era solo teórico, hacerlo práctico a través del desarrollo de sus funciones.

Alta gerencia con personal jefesde área.

Documento que define las acciones de mejora y cronograma de trabajo en el tiempo esperado.

Verificar, actuar Necesidades y expectativas del cliente

Identificar a través de los diferentes contratos adjudicados por empresas del estado o entidades privadas, los requerimientos adicionales a los expresados en contrato de obra, las necesidades que los clientes esperan que sean abarcadas, lo cual conduciran a una mejora. Ejemplo: Si en el contrato no se contempla el trabajo con la comunidad de acuerdo al sector a trabajar, y los clientes consideran importante este aspecto, la organización podría contemplarlo siempre que no afecte el presupuesto dado ni incurra en alza del AIU. Ejemplo 2: Si la disposición para una actividad es hacer descapote del terreno y botarlo en determinado sitio, pero la organización encuentra una mejora disposicióny reutilización del material se considera como una necesidad cubierta que genera mejoras para otros contratos y reutilización del recurso.

Jefes de áreas, personal asignado a los frentes de obra (Residente ambiental, direcciónobra, residencia de obra, residente en salud ocupacional,de acuerdo al organigrama de obra)

Metodología de trabajo para eventos símilares.

Planear, hacer Desarrollo y participación del personal

Ofrecer al personal compromiso mediante reuniones, asignación de tareas, información sobre las actividades que emprenderá la organización, divulgación de poíticas de trabajo y del sistema de gestión integral.

Alta gerencia

Registros de divulgación de políticas, registros de formación del personal, registros de reuniones cuando sean establecidos.

POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


POLITICA DE GESTION INTEGRAL (CALIDAD, SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL, GESTION AMBIENTAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL)

62



POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


Planear, hacer Naturaleza del negocio

La política debe indicarse según la actividad económica que ejecuta la organización. Ejemplo: Orientada hacia el desarrollo de actividades en los frentes de obra y sus respectivas actividades, teniendo presentel el personal de base en las oficinas principales.

Alta gerencia Documento política del sistema de gestión integral

Planear, hacer Legislación del estado o región de trabajo

Indicar en la política el compromiso de cumplir con la legislación vigente en la zona de trabajo.

Alta gerencia Documento política del sistema de gestión integral

Planear

Aspectos e impactos hacia las áreas de gestión de calidad, gestión ambiental, salud ocupacional y seguridadindustrial.

Identificación de los aspectos y evaluación de los impactos sobre la seguridad, medio ambiente y la salud Ocupacional que estén vinculados al desarrollo de actividades de los diferentes frentes de obra de las empresas constructoras de infraestructura vial.

Alta gerencia con personal jefesde área.

Documento que define las acciones de mejora y cronograma de trabajo en el tiempo esperado.

Hacer, verificar Divulgación política del sistema de gestión integral

Comunicar y publicar tanto para el personal de la organización, frentes de obra, y partes interesadas (contratistas de obras, proveedores).

Alta gerencia, y en los frentes de obra a quién delegue el presidente o gerente general dela organización.

Registro de divulgación. Cartelera de publicación.

Verificar, actuar Revisón de la política del sistema de gestión integral

La alta gerencia en periodos indicados (puede ser al momento de revisar el sistema de gestión integral), debe revisar si la política establecida es adecuada a las actividades de cada frente de obra, hacia las actividades de mejora que se ha propuesto la organización, a la legislación de la ciudad, país, etc.

Alta gerencia Registro que indique la revisión efectuada.


POLITICA DE GESTION INTEGRAL (CALIDAD, SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL, GESTION AMBIENTAL)

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IDENTIFICACION DE RIESGOS, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RIESGOS, EVALUACION SOBRE GESTION

ESTABLECER METODOS DE TRABAJO CON EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN DELEGADO PARA CONTROL

ALTA GERENCIA EN CON COORDINACION CON JEFES DE AREAS

DOCUMENTOS, REGISTROS

Planear, hacer

Identificar los peligros asociados y propios del desarrollo de la actividad según el tipo de proyecto de obra civil.

Identificación de riesgos o peligros que pueden afectar la salud de los trabajadores, el área de trabajo a través de contaminaciones, y la identificación de aspectos que puedan incidir negativamente en el producto, etc.ejemplo: trabajos en alturas, trabajos cerca a redes eléctricas entre otros

Personal delegado en cada frente de obra

Listas de chequeo o de inspección, panorama de riesgos o matriz de análisis de riesgos, matriz sobre impactos ambientales, plan de calidad.

Hacer, verificar Metodología para seguimiento

Establecer los recursos (talento humano, dinero, físicos, etc) requeridos para dar seguimiento y control a cada una de las actividades que pueden generar peligros y riesgos de accidentes en los diferentes frentes de obra

Alta gerencia designa recursos, personal delegado en cada frente de obra (seguimiento)

Presupuesto, cronograma de actividades, contratación de personal, etc.

Hacer, verificar Metodología para seguimiento

Establecer el periodo de seguimiento sobre las diferentes actividades realizadas. Ejemplo: cumplimiento de actividades en el tiempo, indicadores de gestión, desempeño esperado, entre otros.

Personal delegado en cada frente de obra, jefe de área

Informe de gestión

Verificar Puntos de control

Establecer cuáles van a ser los puntos de control, conforme las actividades incidan en otras, en el desarrollo de la obra, y su afectación hacia el personal

Personal delegado en cada frente de obra, jefe de área

Plan de calidad, Plan de inspección en seguridad y ambiental

Verificar, actuar Desempeño del sistema de gestión integral

Verificar de acuerdo a las revisiones realizadas por la alta gerencia, si el desempeño del sistema ha sido según lo planeado para cada frente de obra, actividades administrativas de la

Alta gerencia

Registros de desempeño del sistema de gestión integral, Objetivos del sistema de gestión integral

Planear, hacer Desempeño del sistema de gestión integral

Establecimiento de metodologías de trabajo que determinen el origen de la información, el proceso, el tiempo que se empleará, y los resultados que se esperan obtener.

Alta gerencia en coordinación con los jefes de áreas

Registros de desempeño del sistema de gestión integral, Objetivos del sistema de gestión integral

Hacer, verificar y actuar Entrenamiento

Determinar que actividades y quiénes son objeto para recibir entrenamiento y capacitación en las actividades que se van a desarrollar en cada frente de obra, de acuerdo a evaluaciones anteriores, perfiles del cargo requerido y otros lineamientos que adopte la organización

Jefe de recursos humanos o persona encargado en coordinación con jefes de áreas.

Registros de entrenamiento, programa de entrenamiento, evaluación sobre entrenamiento efectuada al personal.

Actuar Actualización de la información

Metodología para controlar que la información que se requiera en los frentes de obra o se generen en los frentes, sea actualizada y permita realizar una mejor gestión por parte de los jefes de áreas. Ejemplo: en el procedimiento de control de


Procedimiento de control de documentos, plan de calidad, plan de inspecciones planeadas de seguridad industrial, plan de gestion ambiental.


PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


ASPECTOS GENERALES SOBRE LA PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL



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GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.3.3. 4.3.3. 5.4.1 N.A.


OBJETIVOS Y METAS PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR.

DEFINICION DE NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y DE DESEMPEÑO

DEFINIR RECURSOS QUE APLICARAN PARA OBTENER RESULTADOS ESPERADOS. ANALISIS DEL ENTORNO DELA ORGANIZACIÓN Y DEL MERCADO EN EL CUAL COMPITE.

ALTA DIRECCION

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL, INDICADORES DE GESTION DE LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS

Planear Actividades de la organizaciónDefinir las actividades de seguimiento que se realizan para cada área de trabajo que interviene en el sistema de gestión integral.

Alta dirección Flujogramas de proceso.

Hacer, verificar Gestión de desempeño

Identificar los controles que se van a desarrollar durante la ejecución de actividades. Ejemplo: Indicadores financieros (Utilidad del negocio), Económico (Asignación de recursos como: talento humano, logística), Proceso (Rendimientos de procesos, ect), requísitos legales, indicadores de gestión operativa.

Alta dirección, mandos medios.

Indicadores de gestión y desempeño de las actividades coherentes con lapolítica ambiental, seguridad y salud ocupacional, gestión de calidad y para cada área de la organización.

Verificar, actuar Evidencia

Establecer métodos para obtener los resultados y como se van a presentar. Ejemplo: formatos asignados para el control deprocesos, informes de gestión de las diferentes áreas

Responsables de áreas asignados por la alta gerencia

Informes de gestión de áreasdocumentos de objetivos y metas de gestión integral.


OBJETIVOS Y METAS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


NUMERALES A CUMPLIR

66

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.1 4.4.1 5.5.1 9.5


RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR

DEFINICION DE RESPONSABILIDADES EN EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

ESTABLECER FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD PARA TOMA DE DECISIONES Y PARTICIPACION EN EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

ALTA DIRECCIONMANUAL DE FUNCIONES, MATRIZ QUE DEFINA RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Planear cargos de la organización

Identificar los cargos de la organización que tendrán directa relación en el seguimiento y control del sistema de gestión integral.

Grupo directivo Organigrama de la organización.

Planear, hacer Alcance de funciones y su interrelacción.

Establecer las funciones que desarrollara cada cargo de la organizació ndentro del sstema de gestión integral y su interrelacción con otros cargos de acuerdo a las áreas de trabajo que tiene la organización.

Grupo directivo Manual de funciones.

Planear Grado de responsabilidad y autoridad

Establecer de acuerdo a los elementos del sistema de gestión integral y los cargos de la organización el nivel de autoridad y

Grupo directivo Matriz de autoridad y responsabilidad


ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


67

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.1 4.4.1 5.5.2 9.3 Y 9.4


REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR

REQUISITO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION PARA DAR SEGUIMIENTO AL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

ALTA GERENCIA DOCUMENTO DE NOMBRAMIENTO

Planear, hacer Organigrama de la organización

Elegir del nivel directivo un representante de la alta gerencia.

Alta gerencia Documento de nombramiento

Verificación, actuar

Requísitos norma OHSAS 18001:1999, ISO 9001:2000, ISO 14001:1996

Identificar funciones a cumplir dentro del sistema de gestión integral. Debe cumplir mínimo lo dispuesto

Representante ante la dirección

Documento de nombramiento

Verificación, planear Evaluación de desempeño

Presentar informes sobre la gestión y desempeño obtenido durante los periodos acordados. Ejemplo: Avance sobre implantación del sistema de gestión. Actividades de promoción y divulgación hacia el sistema de gestión.

Representante ante la dirección Informe de gestión


REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


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NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.3 4.4.3 5,5,3 y 7.2.3 9.11


CONSULTA Y COMUNICACIÓN


MEDIOS DE COMUNICACIÓN

ESTABLECER METODOS EFECTIVOS DE COMUNICACIÓN

JEFE DE AREAHERRAMIENTAS Y TECNOLOGIA PARA COMUNICACIÓN

Planear, hacer Canales de comunicación

Establecer metodología para mantener la comunicación entre el personal que desempeña actividades del sistema de gestión integral. Ejemplo: Canales de comunicación a través del intranet, internet, ect.

Jefe de área

Memorando, informes de gestión, cartas u otro tipo de documentos establecidos para comunicación.

Verificar y actuar Funciones del personal

Evaluar de acuerdo a las funciones del personal, el grado e impacto para la toma de decisiones y su efecto en el desempeño y ejecución de actividades.

Jefe de área Matriz de comunicación (recomendable)


CONSULTA Y COMUNICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


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REVISION POR LA DIRECCION


METAS DE TRABAJO, METODLOGIA DE TRABAJOPARA CONTROL DE PROCESOS, ECT

ESTABLECER METODOS PARA RECOPILAR INFORMACION QUE PERMITA EVALUAR EL DESEMPEÑO.

ALTA GERENCIA REGISTRO DE EVALUACION

Desempeño de proveedores ycontratistas, desempeño del personal, política HSE&Q, objetivos de HSE&Q, acciones correctivas, acciones preventivas, no conformidades HSE&Q, desempeño de procesos, desempeño de programas de gestión.

Revisar en periodos definidos (anual, semestral, trimestral, ect), el sistema de gestión integral para analizar su desempeño y funcionamiento.

Alta gerencia Registro de evaluación

Resultados de la evaluación Establecer las acciones se van a desarrollar para mejorar el desempeño.

Alta gerencia en coordinación con los jefes de áreas.

Plan de mejoras al sistema de gestión integral.


REVISION POR LA DIRECCION AL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


70

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.1 4.4.1 6.1/6.2.1 9.5


PROVISION DE RECURSOS PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR

LLUVIAS DE IDEAS, ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIÓN

ESTABLECER PLANES Y METODOS QUE GENERAN MEJORAS, Y SE OBTENGA MEJOR DESEMPEÑO.

ALTA GERENCIA REGISTROS

Planear, hacer, verificar. Informes de gestión sobre desempeño de actividades

Determinar que recursos humanos, físicos, económicos son requeridos para continuar el desarrollo de actividades del sistema de gestión integral. Ejemplo: si se considera que para futuras obras en el área de salud ocupacional srequiere reforzar dotación de elementos de protección personal para obras de acuerdo a los incidentes y accidnetes presentados.

Alta gerencia

Presupuesto, nuevos contratos, nuevos recursos físicos (computador, impresora, equipos de medición, ect).

Actuar inquietudes, quejas o solicitudes del cl iente

Analizar aspectos que contribuyan a desarrollar obras mas seguras, con calidad y que generen impactos en el ambiente. (Esto se toma como una evaluación dada por clientes, comunidad, ect).

Alta gerencia

Presupuesto, nuevos contratos, nuevos recursos físicos (computador, impresora, equipos de medición, ect).


PROVISION DE RECURSOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


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NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.2 4.4.2 6.2.2. 9.5

Numerales de la norma Ciclo PHVA Entradas al proceso Proceso Responsable Salida del procesoFORMACION, TOMA DE CONCIENCIA Y COMPETENCIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


FUNCIONES, DESEMPEÑO DEL PUESTO DE TRABAJO, PERFIL PROFESIONAL

ESTABLECER METODOS PARAPROPORCIONAR CAPACITACION YENTRENAMIENTO QUE PERMITAUN MEJOR DESEMPEÑO.

RECURSOS HUMANOS EN COORDINACION CON JEFES DE AREAS

REGISTROS

Hacer, verificar Funciones del personal según el cargo a ocupar.

Establecer lineamientos para selecciónde personal teniendo en cuenta laexperiencia, educación, entrenamientoy habilidades.

Recursos humanos en coordinación con los jefes de áreas.

Perfil ocupacionalsegún el cargo a ocupar, hoja de vida

Verificar, actuar Aspectos de evaluación de desempeño

Evaluar el desempeño y c ompetenciadel personal enel puesto asignado.Ejemplo: si responde a necesdidades,es responsable con las actividades, etc.


Registro de evaluación sobre desempeño

Planear, hacer Capacitación

Capacitar al personal sobre lasactividades a desempeñar, políticaHSEQ & SA, objetivos, canales decomunicación de la organización hacialos frentes de obra, funciones yresponsabilidades


Registro de capacitación, matriz deresponsabilidad y autoridad, plan de capacitación.

Planear, hacer Entrenamiento

Formar al personal en actividadesespecificas de la actividad o función adesempeñar. Ejemplo: Paraambientalistas temas relacionados conel manejo de desechos, tratamiento delodos según condiciones encontradas


Plan de entrenamiento, registro de entrenamiento, registro de evaluación sobre entrenamiento recibido (prueba de conocimiento)


FORMACION, TOMA DE CONCIENCIA Y COMPETENCIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


72

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4,4,1 4,4,1 6.3. 9.5


INFRAESTRUCTURA PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR

NECESIDADES GENERADAS PARA DESARROLLAR TRABAJOS

ASIGNACION DE AREAS Y CONDICIONES ADECUADAS DE TRABAJO. ALTA GERENCIA

PRESUPUESTOS, ASIGNACION DE RECURSOS

Planear, hacer, verificar, actuar

Condiciones mínimas de trabajo requeridas para desarrollar actividades

Buscar o adecuar herramientas de trabajo necesarias, que permitan desarrollar actividades en cada frente de obra. Ejemplo: campamento, radios, computadores, vehículospara transporte.

Director de obra en coordinación con la alta gerencia.

Presupuesto


INFRAESTRUCTURA REQUERIDA PARA EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


73

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4,4,1 4,4,1 6.4. 9.5


REVISION POR LA DIRECCION


FUNCIONES, DESEMPEÑO DEL PUESTO DE TRABAJO, PERFIL PROFESIONAL

ESTABLECER METODOS PARA PROPORCIONAR CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO QUE PERMITA UN MEJOR DESEMPEÑO.

RECURSOS HUMANOS EN COORDINACION CON JEFES DE AREAS

REGISTROS.

Planear, hacer, verificsr, actuar.

Inquietudes, quejas del cliente interno, nuevos programas de trabajo.

Establecer prácticas o métodos que contribuyan a la productividad, sentido de pertenencia, mejorar desempeño del personal. Ejemplos: Mejorar condiciones de higiene, crear actividades de

Alta gerencia Planes de trabajo.


AMBIENTE DE TRABAJO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


74

GESTION AMBIENTAL GESTION SISO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4,4,6 4,4,6 7.2 9.6 y 9.7


PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR. REQUISITOS DEL CLIENTE

IDENTIFICACION Y ANALISIS DE REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO.

PERSONAL DE APOYO DESIGNADO POR LA ALTA GERENCIA

DOCUMENTOS DEL CLIENTE

Planear.

Pliego de condiciones, convocatorias, publicaciones en diarios oficiales, entre otrosque maneje la organización.

Identificación de requisitos y condiciones de trabajo del cliente para la realización del producto.

Personal de apoyo designado por la alta gerencia.

IDENTIFICACION DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

Hacer, verificar


Revisión y análisis de condiciones establecidas por el cliente, y la legislación requerida en el área de trabajo.


CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

Actuar


Definir si la organización cumple con la capacidad de trabajo exigida


Registros que establezca la organización. Por ejemplo: Formato para revisión de requísitos propuestos por el cliente.


PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE EN EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


NUMERALES A CUMPLIR

75

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.6 4.4.6 7.4. 9.6 y 9.9 a


COMPRAS DEL SISTEMA DE GESTION

INTEGRAL


ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL PROYECTO, REQUISITOS OPERATIVOS INDICADOS PARA SELECCIONAR PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.

ESTABLECER METODOLOGIA DE TRABAJO PARA REALIZAR COMPRAS DE MATERIALES, INSUMOS, SERVICIOS COMO ASESORIAS, LABORATORIOS, ECT

JEFE DE COMPRAS, DIRECTOR DE OBRA REGISTROS

Verificar

Especificación técnica de materiales, insumos, trabajos a subcontatar (partes interesadas), catálogo de materiales, planos.

Identificar clase, tipo de acuerdo a las especificaciones técnica requerida para desarrollar actividades. Ejemplo: especificación para compra de elementos de protección personal según actividades a desarrollar en los frentes de obra.

Jefe de compras (si existe cargo), almacenista en cada frente de obra, director de obra en cada frente de obra.

Mínimo una orden de compra a proveedores aprobados.

PlanearRequísitos operativos indicados (críterios de aceptación).

Establecer requísitos para adquirir materiales, insumos y contratación según de servicios según especificaciones técnicas del proyecto, y condicines mínimas para trabajar con la organización.

Director de obra, jefe de compra (si existe el cargo)

Registros de selección de proveedores y contratistas, contratos de servicios cuando apliquen.

Verificar, hacer Especificaciones técnicas de cada proyecto

Verificación y seguimiento sobre los materiales, insumos y servicios adquiridos correspondan a los establecidos inicialmente.

Director de obra, y almacenista en cada frente de obra.

Plan de inspección de materiales e insumos (si asi se establece), registro de avance de obra, orden de servicio y/o compra aprobada.

Verificar, actuar Especificaciones técnicas de cada proyecto

Verificación previa a solicitar el servicio o realizar las compras. Ejemplo: Antes de remitir una orden de compra verificar si la cantidad, tipo correspondan a la especificación técnica.

Director de obra, almacenista Orden de compra

Planear Especificaciones técnicas de cada proyecto

Establecer metodología para realizar la inspección de los materiales, insumos y servicios adquiridos, siempre y cuando cumplan las especificaciones técnicas.

Director de obra, almacenista Plan de calidad, plan de inspección de compra.

Compras del sistema de gestion integral.

Verificación, hacer, actuar, planear

Especificaciones técnicas de cada proyecto

Identificar a quiénes (proveedores y contratistas) se les va a dar seguimiento sobre las inspecciones y registros asignados en el avance o entrega final del servicio, materiales e insumos de acuerdo al impacto en calidad o riesgos puedan producir

Director de obra en coordinación asignado para control según el área de trabajo (ambiental, calidad, seguridad)

Registros de proveedores y contratistas (si fue el acuerdo, acta de visita).


COMPRAS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


76

UMERALES A CUMPLGESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.6 b) y c) 4.4.6 c) y d) 7.5. N.A.

Numerales de la norma Ciclo PHVA Entradas al proceso Proceso Responsable Salida del procesoCONTROL

OPERACIONAL DEL SISTEMA DE

GESTION INTEGRAL


REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2000

DESARROLLAR EL NUMERAL DANDO EXPLICACION DEL COMO SE VA A CUMPLIR JEFE DEL AREA DE CALIDAD DOCUMENTOS

Planear

Especificaciones técnicas, pliego de condiciones, normas técnicas, procedimientos de entidades del estado.

Identificar los procesos que se requieren desarrollar en los frentes de obras en las áreas del sistema de gestión integral (salud ocupacional, gestión ambiental y gestión de calidad). Ejemplo: control de lodos, selección y contratación de personal, verificación de equipos, ect.

Jefe de área Procedimientos, instructivos de trabajo de cada área.

Hacer, verificarCaracterísticas del proyecto, características de zonas de trabajo.

Establecer métodos para control y seguimiento de actividades, frecuencias de inspección, parámetros de control según normas técnicas, procedimientos.

Jefe de áreaPlan de inspección para cada actividad según su incidencia y afectación al proyecto.

Planear

Perfiles profesionales, presupuestos de obra, presupuestos de la organización en cada área

Planear la ejecución y control de actividades en los frentes de obra para cada área de trabajo. Ejemplo: Asignación del personal, asignación de recursos económicos para ejecución de actividades, logísitica (computador, ect)

Jefe de área en coordinación con personal asignado en obra.

Plan de trabajo para cada obra.

Verificar Plan de trabajoEstablecer control sobre los rendimientos de equipos, control de avance de obra, materiales, control sobre examenes y programas de vigilancia epidemiologica

Personal delegado en cada frente de obra bajo supervisión del jefe de área

Registros de control y seguimiento

PlanearEspecificaciones técnicas, características del proyecto, requisitos legales y técnicos

Definir los críterios de aceptación y rechazo para las actividades establecidas.

Personal delegado en cada frente de obra bajo supervisión del jefe de área Plan de inspección.

Hacer, verificar críterios de aceptación de proveedores y contratistas.

Establecer metodología que defina los requisitos que deben cumplir los proveedores y contratistas dentro desistema de gestión integral. Ejemplo: certificados del sistema de gestión de calidad, referencias comercialesinscripción ante la camara de comercio u otro organismo según el país donde se encuentre.

Jefe de área en coordinación con personal asignado en obra.

Registros de selección, procedimiento para selección de proveedores y contratistas.

PRESERVACION DEL PRODUCTO


Producto contratado (obra civil)

Establecer sistemas de seguridad para proteger el producto. Ejemplo: En empresas constructoras de infraestructura vial, el producto es la obra, la cual hay que proteger de que se averíen las etapas de construcción, robo de materiales que afecten el avance, terrorismo. para esto se deben proporcionar sistemas de seguridad como: empresas de vigilancia, dispositivos tecnologicos, supervisión oficial (policia, ect)

Jefe de seguridad en coordinación con residente y dirección de obra Contratos de vigilancia

CONTROL OPERACIONAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


78

UMERALES A CUMPLGESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.6 b) y c) 4.4.6 c) y d) 7.5. N.A.

CONTROL OPERACIONAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO

Planear, hacer Especificaciones técnicas del proyecto

Planear los recursos requeridos para desarrollar las actividades (personal, equipos, ensayos de laboratorio, tiempo, frecuencia de prueba e inspecciones), que permitan obtener las especificaciones técnicas requeridas.

Jefe de área en coordinación con residente y dirección de obra.

Metodología de trabajo (procedimientos, normas, ect), registros de ensayos e inspecciones.

Verificar, actuarRegistros de ensayos e inspecciones, metodología de trabajo

Revalidación del proceso, es decir; que una vez se repite el ensayo o la inspección se obtiene resultados símilares, originando así un margen de tolerancia para los resultados.

Jefe de área en coordinación con residente y dirección de obra.

Metodología de trabajo normalizada, indicadores de productividad.

TRAZABILIDAD Planear, hacer, verificar, actuar

Registros de actividades desarrolladas en frentes de obra, documentos legales y contractuales

Establecer métodos que permitan recopilar la información de cada una de las actividades desarrolladas en los frentes de obra, oficina. Ejemplo: Asignando un código para obra que se indique en los documentos y registros a utilizar mediante consecutivos, entre otros que la empresa considere importante para verificar datos sobre las actividades en proceso o ejecutadas.

Jefe de área en coordinación con la alta gerencia

Procedimientos, registros a través de computador (de acuerdo a la metodología establecida por la organización).

PROPIEDAD DEL CLIENTE


Planos, estudios técnicos realizados en zonas de trabajo, estudios suministrados a través de terceras partes.

Establecer mecanismos de protección de documentos entregados por el cliente, mediante una identificación de los documentos entregados para el proyecto (Fecha, tipo, copias, quien envia, quien recibe, ect).

Jefe de área en coordinación con director y residente de obra.

Registro de documentos suministrados por el cliente, cartas, memorandos, copias de seguridad, listado de distribución de documentos.

Verificar, actuar


Verificar que la información suministrada corresponda al proyecto de referencia.





Generar mecanismos de protección y seguridad para evitar entregar copias no requeridas o que sean copiadas sin previa autorización del jefe de área o del cliente



ECHA DE APROBACIO VII / 04ELABORADO POR: CS / JG

79

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.5.1 4.5.1 7.6 9.5 d


Control de dispositivos de medición y seguimiento del sistema de gestión integral


REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2000, ISO 14001:1996, OSHAS 18001:1999

IDENTIFICAR LOS DIFERENTES EQUIPOS QUE SE REQUIEREN PARA MEDICIÓN Y ENSAYOS, LO CUAL FACILITARA LA VALIDACION DE LOS DATOS

JEFE DE AREAS DOCUMENTOS

Planear Especificaciones técnicas, normatividad.

Identificar los equipos que requiere medición y seguimiento para controlar su funcionamiento en los frentes de obra de acuerdo a las actividades a desarrollar.

Jefe de área

Listado de equipos que requieren calibración, programa de calibración para equipos

Hacer, planear, verificar Especificaciones técnicas, normatividad.

Establecer métodos para verificación de equipos previos al funcionamiento durante la operación

Jefe de área Registros de calibración

Actuar, planear

Catálogos de equipos, recomendaciones de partes inteeresadas (proveedores y contratistas).

Establecer métodos de calibración cuando seaplicable, es decir; que se desarrollen por la empresa.

Jefe de áreaProcedimiento, norma técnica según sea establecido el método.

Planear, hacer. Tipo de equipos requeridos para mediciones

Establecer que actividades requieren que cuenten con equipos con un estado óptimo de mantenimiento, adicional al nivel de precisión que requiere. Ejemplo: los equipos de topografia para tomar alineamientos, cotas de las etapas de obra. Los equipos requeridos para tomar mediciones de higiene industrial como sonometros, dosimetros, equipos para medición de particulas en suspensión, ect.

Coordinadores del sistema de gestión integral.

Listado de equipos que requieren calibración según las actividades a desarrollar. Definir un proceso de calibración externa o interna. Certificados o registros de calibración, registros de mantenimiento y verificación del estado de los equipos.

Planear, hacer. Tipo de equipos requeridos para mediciones

Establecer frecuencia de revisión para verificar el estado de los equipos


Programa de mantenimiento. Programa de calibración de los equipos. Indicadores de eficiencia de equipos, indices de gestión.

Hacer, verificar y actuar Patrones de mediciónAnalizar los patrones de referencia indicados en los catálogos de los equipos, entidades de normalización como SIC en Colombia.

Coordinadores del sistema de gestión integral. Catálogos de equipos

CONTROL DE DISPOSITIVOS DE MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


80

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.5.1 4.5.1 7.6 9.5 d


CONTROL DE DISPOSITIVOS DE MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


Verificar y actuar Resultados de calibración ante mediciones realizadas

Establecer si hay conformidad respecto al resultado que se debe obtener. Ejemplo si un equipo acepta como tolerancia 5 puntos respecto al valor indicado, y al calibrar el equipo se obtuvo como resultado mayor a 5 puntos se declara como no conforme.


Registro de calibración, registro de no conformidad (cuando sea necesario), programa de calibración.


81

GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD ESPONSABILIDAD SOCIAL4,5,4 4,5,4 8,2,2 9.12


AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL



EVALUAR EL NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES CITADAS EN LA DOCUMENTACIÓN

AUDITORES REGISTROS DE AUDITORIA E INFORMES

Planear. actividades del sistema de gestión integral.

Establecer una programación de auditorias internas con el enfoque de procesos. Ejemplo: suno de los procesos es planeación de obra, tomar todas las actividades relacionadas con la misma y los dueños del proceso.

Auditores Plan de auditoria

Planear. actividades del sistema de gestión integral.

Definición de criterios sobre los cuales se va a auditar. Por ejemplo: si el proceso a auditar es planeación de obra, es verificar cuales son los criterios de aceptación y rechazo necesarios para evaluar si cumple o no lo establecido en documentos.

Auditores Lista de chequeo

Hacer Metodología para auditoriaElaborar un procedimiento documentado que indique como se realizan las auditorias del sistema de gestión integral.

Coordinador del sistema de gestión integral con apoyo de los auditores

Procedimiento documentado

Hacer procedimiento documentado deauditorias

Realizar auditorias en el tiempo programado a las actividades del sistema de gestión integral. Auditores registros de auditorias.

Verificar Actividades del sistema de gestión integral.

Verificar el nivel de cumplimiento del sistema dacuerdo a lo indicado en la documentación involucrada.

Auditores informes de gestión sobre la auditoria

Actuar informes de gestión sobre auditorias

Establecer las acciones de corrección sobre las actividades o aspectos indicados como no conforme al momento de la auditoria, teniendo en cuenta la fecha de compromiso.

Personal auditado Acción correctiva, acción preventiva o corrección.


PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE EN EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


NUMERALES A CUMPLIR

82

GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.5.1 4.5.1 8.2.3/8.2.4 N.A.


MEDICION DEL PROCESO


ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO PARA CADA FRENTE DE OBRA

IDENTIFICAR LOS ASPECTOS PARA SU POSTERIOR CONTROL Y SEGUIMIENTO JEFE DE AREA REGISTROS, PLANES DE

TRABAJO

Planear Actividades de cada frente de obra

Establecer métodos para dar seguimiento a lasactividades de control de cada área de trabajo en los diferentes frentes de obra. Ejemplo: Avance de obra, Accidentalidad de trabajo, Ausentismo Laboral, reducción de desperdicios,jornada de vacunación, seguimiento sobre accidentes presentados.

Jefes de áreas en coordinación con personal decada obra

Indicadores de gestión, informes de gestión

Planear, hacer, verificar Actividades de cada frente de obra

Establecer periodos de evaluación de acuerdo a las actividades de control y seguimiento.


Indicadores de gestión, informes de gestión

Verificar

Indicadores de gestión para las áreas de seguridad industrial y salud ocupacional, gestión de calidad, gestión ambiental, críterios de aceptación y rechazo.

Evaluación y análisis sobre resultados obtenidos para determinar el grado de cumplimiento, según críterios de operación establecidos. Ejemplo: Analizar si los resultados satisfacen y son adecuados para mantener unaoperación, teniendo presente el comportamientohistorico durante las evaluaciones


Registros de seguimiento sobre pruebas, ensayos, inspecciones rutinarias.

Actuar

Especificaciones técnicas del proyecto, legislación, requísitos reglamentarios y contractuales, planes de cada área de trabajo.

Establecer requísitos para medición que incluyan críterios de aceptación para cada etapa de obra a ejecutar.


Indicadores de gestión, críterios de aceptación y rechazo.

MEDICION DEL PRODUCTO


ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO PARA CADA ETAPA EJECUTADA EN FRENTE DE OBRA

VALIDAR RESULTADOS DE CADA ETAPA CONSTRUCTIVA, PROGRAMAS DEL FRENTE DE OBRA

JEFE DE AREA REGISTROS, PLANES DE TRABAJO

MEDICION DEL PRODUCTO Planear, hacer

Especificaciones técnicas del proyecto, planes de trabajo de cada frente de obra.

Ensayos, pruebas, e inspecciones que permitan validar los resultados obtenidos durante el seguimiento de cada etapa de obra. Ejemplo: Reconfirmar que la actividad ejecutada es conforme al criterio de aceptación indicado mediante especificación técnica.

Personal de cada frente de obra asignado.

Registros de ensayos, pruebas, inspecciones rutinarias.

Verificar, actuarAspectos de mejoramiento en las actividades de cada frente de obra

Recopilar la información necesaria, de tal forma que permite evaluar las actividades desarrolladas en cada área. Ejemplo: conocer si el cliente considera que las medidas de control tomadas en obra son adecuadas para el propósito de cada autoridad.

Jefe de área Encuesta de evaluación del cliente

Actuar Encuesta de evaluación del cliente

Seguimiento sobre los aspectos evaluados en cada frente de obra. Jefe de área

Encuesta de evaluación, plan de asignación de recursos (Talento humano, logística, ect).


SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


NUMERALES A CUMPLIR

83

GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.5.1 4.5.1 8.2.1/8.2.3/ 8.2.4 9.5 d

Numerales de la norma Ciclo PHVA Entradas al proceso Proceso Responsable Salida del procesoSEGUIMIENTO Y MEDICION, ANALISIS DE DATOS, SATISFACCION DEL CLIENTE


INFORMES DE GESTION, RESULTADOS DE AUDITORIAS, TENDENCIAS DEL MERCADO, ECT

ANALISIS DE LA INFORMACION POR PARTE DEL PERSONAL ASIGNADO

PERSONAL RESPONSABLE DE CADA AREA

INFORMES Y RESULTADOSDE GESTION

Medición y seguimiento del desempeño

Planear, hacer, verificar y actuar.

Caracteristicas o aspectos de medición

Identificar en cada área que constituye el sistema de gestión integral las actividades a medir de forma cuantitativa. Por ejemplo: Satisfacción del cliente, cumplimiento de la legislación, indice de accidentalidad, indice de ausentismo, indice de manejo de desechos sólidos.

Personal de cada área.

Registros de quejas de la comunidad, quejas del cliente, estudios del sector en el mercado, encuestas, tramitación de licencias ambientales, records de no accidentalidad, ect

Medición y seguimiento del desempeño Hacer, verificar y actuar. Metodología de recopilación

Definir el proceso para recolección, suministro y análisis de la información. Ejemplo: responsables de recopilar información en obras según área de trabajo (salud ocupacional y seguridad, ambiental y calidad),


Procedimientos cuando se considere necesario. Registro de reuniones de trabajo.

Medición y seguimiento del desempeño

Planear, hacer, verificar y actuar.

Datos de procesos, financieros, gestión administrativa

Identificar el contenido que pueden presentar las actividades (mediante técnicas estadísticas si es pertinente para facilitar el análisis), frecuencia, responsables, medio de presntación, entre otros aspectos considerados importantes.


Técnicas estadísticas (Diagrama de pareto, causa -efecto, histograma, gráficos de tendencia central, ect).

Medición y seguimiento del desempeño Verificar y actuar Objetivos y metas del sistema

de gestión integral

Recopilación de la información indicada a través de las actividades e indicadores de gestión. Ejemplo: financieros, económicos, gestión administración, operativos.


Informes de gestión de áreas, documento de objetivos y metas del sistema de gestión integral.

Medición y seguimiento del proceso Planear, hacer Actividades operativas

Establecer los indicadores que se esperan obtener en obra. Ejemplo: rendimiento de equipos en determinadas actividades, selección de equipos, avance de actividades programadas, Reducción de desperdicios de materiales en determinadas actividades cuyacondiciones sean símilares, reducción de no conformidades, entre otros que se consideren para el proyecto.


Formatos asignados para el control de actividades, informes de gestión.

Medición y seguimiento del proceso Planear, hacer Actividades administrativas

Establecer los indicadores que se esperan obtener en la gestión administrativa. Por ejemplo: Consecución de contratos de obra en periodos de ejecución mayores a 1 año, selección de personal en tiempo acorde a la necesidad de la organización, estudio de posicionamiento en el mercado, entre otros.


Informes de gestión,documentos que evidencien el perfil del personal, contratos, registros de seguimientos a contratos de obra, entre otros con los cuales cuente la organización

Medición y seguimiento del producto. Verificar y actuar Criterios de aceptación y

rechazo

Determinar los tipos de mediciones de acuerdo las especificaciones técnicas del proyecto. Por ejemplo: Para la construcción de un puente vehicular, las columnas, la cimentación, vigas áereas entre otros elementos son elementos constitutivos del producto, y cada uno de esos elementos tiene actividades que tienen un seguimiento aproceso constructivo. si escogemos las columnas se habrá realizado seguimiento de proceso y seguira el seguimiento al producto, es decir; seguimiento final de vaciado del concreto (ensayos de resistencia, ect)

Responsables de áreas asignados para el proyecto

Registros emitidos en obra, especificaciones técnicas del cliente, otros documentosdados por el cliente, ect.

Medición y seguimiento del producto. Verificar y actuar Criterios de aceptación y

rechazo

El puente vehicular que es el producto en si, debera presentar los resultados conforme a especificaciones técnicas indicadas por el cliente


Registros emitidos en obra, especificaciones técnicas del cliente, otros documentosdados por el cliente, ect.

Encuesta de satisfacción del cliente

Establecer los aspectos de evaluación. Ejemplo: quejas del cliente, comunicaciones con el cliente, desempeño de actividades en obra relacionadas con la gestión ambiental, gestión de calidad, gestión en salud ocupacional y seguridad industrial.


Indicadores de gestión acordes con las políticas de la empresa para cada área.


SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


NUMERALES A CUMPLIR

85

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.5.2 4.5.2 8.3. N.A.


NO CONFORMIDAD PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR


DESARROLLAR EL NUMERAL DANDO EXPLICACION DEL COMO SE VA A CUMPLIR

JEFE DE AREAS DOCUMENTOS

Planear Matriz de autoridad y responsabilidad

Establecer métodos para identificar no conformidades y comunicación al personal involucrado.

Jefe de área Procedimiento documentado

Hacer, verificar, actuar

Datos y críterios de trabajo encada frente de obra, especificaciones técnicas, lineamientos de cada una de las normas internacionales

Establecer acciones para el tratamiento y disposición sobre no conformidades. Jefe de área

Registros sobre no conformidades en las áreas de trabajo.

PlanearDocumentar procedimiento para establecer método de trabajo que cumpla los requisitos de cada una de las normas.


Verificación, actuar

Procedimiento, instrucciones de proveedoes y contratistas (cuando se requiera), partes interesadas).

Verificación sobre corrección de no conformidades. Jefe de área Registros relacionados con la

no conformidad.


NO CONFORMIDADES DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


87

NUMERALES A CUMPLIR GESTION AMBIENTAL GESTION S & SO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.5.2 4.5.2 8.5.2/8.5.3 9.9 y 9.10


ACCIONES CORRECTIVAS



DESARROLLAR EL NUMERAL DANDO EXPLICACION DEL COMO SE VA A CUMPLIR JEFE DE AREAS DOCUMENTOS

Hacer, verificar y actuar

No conformidades del sistema de gestión integral, quejas del cliente, quejas de partes interesadas, infores de auditorias, resultados de revisión de la dirección, datos de operación, medición de procesos, accidentes de trabajo, ausentismo laboral, desmpeño del personal.

Establecer métodos de trabajo que permitan corregir las desviaciones obtenidas respeto a los objetivos y metas trazadas. Ejemplo: si el objetivo es tener como mínimo 1 queja al mes, cuya corrección no implique un 10% mas de lo asignado para determinada actividad, y se ha obtenido 1 queja cuyo costo implica un valor superior al 10%, se analiza que aspectos generan mayores recursos y se establece el método, cambio de recursos según se estime conveniente.

Jefe de área

Plan de trabajo, presupuesto de trabajo, informe de seguimiento (acción correctiva).

Planear. Lineamientos de la norma Documentar metodología para desarrollar acciones correctivas Jefe de área Procedimiento documentado

ACCIONES PREVENTIVAS



DESARROLLAR EL NUMERAL DANDO EXPLICACION DEL COMO SE VA A CUMPLIR JEFE DE AREAS DOCUMENTOS

Planear Planificación del sistema de gestión integral

Evaluación de datos históricos sobre el desempeño de los procesos de frentes de obra ejecutados, aspectos críticos de control de operaciones. Se debe tener presente priorizar actividades de acuerdo al impacto que puedan generar.

Jefe de área

Informes de gestión, método de análisis (Causa - efecto, mercadeo, experiencia), plan de trabajo.

Hacer, verificar y actuar Lineamientos de la normaEstablecer un procedimiento documentado que indique lineamientos de trabajo para desarrollar y dar seguimiento a las acciones preventivas.



ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL


88

GESTION AMBIENTAL GESTION SISO GESTION CALIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL4.4.7. 4.4.7. N.A. N.A.


Preparación y Respuesta ante Emergencias

PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR.

Programa de Salud Ocupacional

La Organización mediantte la implementación del sistema de Vigilancia Epidemiologica, perfil sociodemografico, taza de Morbilidad Mortalidad y las estadisticas de ausentismo desarrollara actividades de prevención y promoción

Personas designadas por la Gerencia

Programa de Salud Ocupacional, Procedimientos e Instructivos, Análisis de vulnerabilidad

PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR. Plan de Emergencias

Después de desarrollar el Panorama de Factores de Riesgo, se desarrollara un plan deprevención en donde se tratara de minimizar las posibles amenazas generadas.

Personas delegadas por la Gerencia

Plan de Emergencias. Plan de Evacuación. Instructivos y Procedimientos; lecciones aprendidas.

HACER, VERIFICAR Y ACTUAR. Brigadas de Emergencia

Se capacitara a un grupo de personas en el tema de emergencias para que este se encuentre listo a efrentar cualquier tipo de evento que se presente fuera de lo normal.

Coordinador del sistema de gestión integral

Procedimientos, Instructivos, Reglamento de Brigadas, Cronograma de Capacitación y Areas en las que sera capacitado el personal.

Verificar y actuar Planes de trabajo

Verificación por parte del personal asignado que cada una de las actividades relacionadas con las mejoras del producto y tendientes a la satisfacción del cliente interno y externo se cumplan en la medida de la programación, asignación de recursos.

Coordinador del sistema de gestión integral Indicadores de seguimiento.



NUMERALES A CUMPLIR

PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

89

1

DIRECTRICES PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE DIRECTRICES PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EN SALUD OCUPACIONAL, GESTIÓN INTEGRAL EN SALUD OCUPACIONAL, MEDIO AMBIENTE, CALIDAD Y RESPONSABILIDAD MEDIO AMBIENTE, CALIDAD Y RESPONSABILIDAD SOCIAL EN EL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN DE SOCIAL EN EL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA VIALINFRAESTRUCTURA VIAL

DIRECTOR: DIRECTOR: DR GERARDO VIDR GERARDO VIÑÑA VIZCAA VIZCAÍÍNONO

ING. ING. CLAUDIA BIBIANA SOLARTE ENRIQUEZCLAUDIA BIBIANA SOLARTE ENRIQUEZING. ING. JUAN JUAN CARLOS CARLOS GALLON GALLON MARTINEZMARTINEZ


Diseñar una guía que facilite la compresión e implementación de los requisitos que se deben cumplir para el constituir un sistema de gestión integral: Calidad, Seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y Responsabilidad Social, HSEQ & SA,(HEALTH, SAFETY, ENVIROMENT, QUALITY & SOCIAL ACCOUNTABILITY) en las empresas del sector de la construcción de infraestructura vial, basados en las normas ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad, IS0 14001:1996 Sistema de Administración Ambiental, OHSAS 18001:1999 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y SA 8000:1997 Responsabilidad Social.

OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL

2

OBJETIVOS ESPECIFICOSOBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer el fundamento que desarrolla cada norma para generar Establecer el fundamento que desarrolla cada norma para generar la la guguíía del sistema de gestia del sistema de gestióón integral, estableciendo una correlacin integral, estableciendo una correlacióón que n que permita el entendimiento de un Sistema de Gestipermita el entendimiento de un Sistema de Gestióón Integral.n Integral.

Establecer un modelo general que sirva para realizar un diagnEstablecer un modelo general que sirva para realizar un diagnóóstico stico interno sobre la implantaciinterno sobre la implantacióón un sistema de gestin un sistema de gestióón integral (listas de n integral (listas de chequeo). chequeo).

Determinar la interacciDeterminar la interaccióón de los diferentes numerales indicados en las n de los diferentes numerales indicados en las normas NTCnormas NTC-- OHSAS 18001:99, NTC ISO 9001:00, NTC ISO 14001:96 OHSAS 18001:99, NTC ISO 9001:00, NTC ISO 14001:96 y SA 8000:97, mediante una matriz, para permitir evidenciar la y SA 8000:97, mediante una matriz, para permitir evidenciar la correlacicorrelacióón existente entre cada una de las normas.n existente entre cada una de las normas.

¿QUE ES INFRAESTRUCTURA VIAL?¿QUE ES INFRAESTRUCTURA VIAL?

SE REFIERE A LA CONSTRUCCION DE SE REFIERE A LA CONSTRUCCION DE OBRAS CIVILES COMO PUENTES Y VIAS.OBRAS CIVILES COMO PUENTES Y VIAS.

¿ QUE ES K DE CONTRATACION?¿ QUE ES K DE CONTRATACION?

ES LA CAPACIDAD QUE TIENEN LAS EMPRESAS PARA ES LA CAPACIDAD QUE TIENEN LAS EMPRESAS PARA CONTRATAR, ES DECIR; CAPACIDAD ECONOMICA Y CONTRATAR, ES DECIR; CAPACIDAD ECONOMICA Y FINANCIERA PARA CONSTRUIR UNA OBRA.FINANCIERA PARA CONSTRUIR UNA OBRA.

3

¿VENTAJAS AL ELABORAR LA GUIA DEL ¿VENTAJAS AL ELABORAR LA GUIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ?SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ?

CERTIFICACION CERTIFICACION

ORGANIZAR PROCESOS (PLANEACION, EJECUCION, VERIFICACION, TOMA DE DECISIONES)

INTERPRETAR LOS REQUERIMIENTOS DE LAS NORMAS QUE CONSTITUYEN EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL APLICADAS AL SECTOR

SENSIBILIZACION Y CONOCIMIENTO

ORGANIZAR UN ESQUEMA DE TRABAJO (NORMALIZAR) PARA OBRAS COMO ACTIVIDADES DE OFICINA

PARTICIPACION DEL PERSONAL

CICLO PHVACICLO PHVA

P:P:PLANEARPLANEAR

H:H:HACERHACER

V:V:VERIFICARVERIFICAR

A:A:ACTUARACTUAR

4

ESQUEMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO ESQUEMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LAS NORMAS ISO 9000, ISO 14001 DE LAS NORMAS ISO 9000, ISO 14001

OSHAS 18001 Y SA 8000OSHAS 18001 Y SA 8000

POLITICAPOLITICA

PLANIFICACIONPLANIFICACION

IMPLEMENTACION Y IMPLEMENTACION Y OPERACIONOPERACION

VERIFICACION Y VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVAACCION CORRECTIVA

REVISION POR PARTE REVISION POR PARTE DE LA GERENCIADE LA GERENCIA

MEJORAMIENTO MEJORAMIENTO CONTINUOCONTINUO

FUENTE: ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 y SA 8000

ESQUEMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO ESQUEMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA GESTION INTEGRAL HSEQ & SADEL SISTEMA GESTION INTEGRAL HSEQ & SA

ENFOQUE BASADOS EN PROCESOSENFOQUE BASADOS EN PROCESOS

Responsabilidadde la dirección

Medición,análisisy mejora

Realización del producto

Gestión delos recursos

Part

es in

tere

sada

s(r

equi

sito

s)

Part

es in

tere

sada

s(s

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facc

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e)

Entradas Salidas

PRODUCTO

(Planificación)(implementación

y operación)

(Acción correctivay preventiva)

(Política)(revisión por la

dirección)

EXTERNOS EXTERNOSINTERNOS

5

METODOLOGIA PARA ELABORAR LA GUIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

•INTERRELACCIONAR LOS NUMERALES DE CADA UNA DE LAS NORMAS QUE CONSTITUYEN EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL.•ESTABLECIMIENTO DE VARIABLES RELEVANTES APLICABLES PARA EL SECTOR DE LA CONSTRUCCION.•DESARROLLO DE LA GUIA DEL SISTEMA DE GESTIONINTEGRAL (ENFOQUE DE PROCESOS).

•Entradas•Procesos •Salidas•Responsable(Asignado por la organización según la estructura de la misma).•Cliente (Interno o externo el cual lo decide la organización según la estructura de la misma).

INTERRELACCION DE LOS NUMERALES INTERRELACCION DE LOS NUMERALES DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALDEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

METODOLOGIA PARA RELACIONAR LOS NUMERALESMETODOLOGIA PARA RELACIONAR LOS NUMERALES

••NUMERALES NORMA ISO 9001NUMERALES NORMA ISO 9001

NUMERALES NORMANUMERALES NORMAISO 14001 ISO 14001

NUMERALES NORMANUMERALES NORMAOHSAS 18001 OHSAS 18001

NUMERALES NORMANUMERALES NORMASA 8000 SA 8000

6

INTERRELACCION DEL INTERRELACCION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALSISTEMA DE GESTION INTEGRAL

N.A..Programas de SISO

Programas de gestión ambiental

N.A.

3.2PLaneación y aplicación



Representante de la dirección

POLITICA DE RESPONSABILIDAD

SOCIAL

POLITICA SISOPOLITICA POLITICA AMBIENTALAMBIENTAL

POLITICA DE CALIDAD

CONTROL DE CONTROL DE PROVEEDORES PROVEEDORES

SUBCONTRATISTAS SUBCONTRATISTAS Y SUB Y SUB

PROVEEDORESPROVEEDORES•Requisitos operativos a proveedores, contratistas y sub proveedores.

CONTROL CONTROL OPERATIVOOPERATIVO

•Requisitos operativos a proveedores y contratistas

CONTROL CONTROL OPERATIVOOPERATIVO

•Requisitos operativos a proveedores y contratistas.

COMPRASCOMPRAS

•Proceso de compras•Información de compras.•Verificación de los productos comprados

SA 8000OHSAS 18001OHSAS 18001ISO 14001ISO 9001

GUIA DEL SISTEMA DE GESTIONGUIA DEL SISTEMA DE GESTIONINTEGRAL HSEQ & SAINTEGRAL HSEQ & SA

ResponsabilidadSocial

Social Accountability

CalidadQuality

AmbienteEnvironment

SeguridadSafety

SaludHealth

7

ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD PARA EL SISTEMA DE ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD PARA EL SISTEMA DE GESTION INTEGRALGESTION INTEGRAL

PROGRAMA DE GESTION DEL SISTEMA DE GESTION PROGRAMA DE GESTION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALINTEGRAL

CONTROL SOBRE COMPRAS REALIZADAS PARACONTROL SOBRE COMPRAS REALIZADAS PARAEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALPOLITICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

GUIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL GUIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ & SAHSEQ & SA

VARIABLES BASICAS DEL SISTEMA DE VARIABLES BASICAS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALGESTION INTEGRAL

Aspectos generalesAspectos generales

Impactos Impactos (HSEQ & SA)(HSEQ & SA)

Requisitos Requisitos legaleslegales

Objetivos y Objetivos y metasmetas

Programas de Programas de gestióngestión

Recursos Recursos Roles y Roles y

responsabilidadresponsabilidadRepresentante Representante de la direcciónde la dirección

Entrenamiento Entrenamiento Comunicación Comunicación

Control de Control de operacionesoperaciones

Plan de Plan de contingenciacontingencia

Evaluación de Evaluación de resultadosresultados

Registros Registros

Acciones correctivasAcciones correctivasy preventivasy preventivas

Auditorias Auditorias

Revisión del sistemaRevisión del sistemagestión integralgestión integral

8


ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

SELECCIÓN DE MACROPROCESOS

PLANEACIÓNPLANEACIÓN(PLANEAR)(PLANEAR)

ETAPA CONSTRUCTIVAETAPA CONSTRUCTIVA(HACER, VERIFICAR)(HACER, VERIFICAR)

SELECCIÓN DE PROCESOS

••PLANEACION ESTRATEGICAPLANEACION ESTRATEGICA••PLANEACION SOBRE LA GESTION PLANEACION SOBRE LA GESTION DEL SISTEMA DE GESTION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ&SA.INTEGRAL HSEQ&SA.••PLANEACION PARA EJECUCION DE PLANEACION PARA EJECUCION DE OBRAS CIVILESOBRAS CIVILES

CONTROL DE OPERACIONES CONTROL DE OPERACIONES (CONTROL EMISIONES, etc.)(CONTROL EMISIONES, etc.)

VERIFICACION SOBRE LA GESTION VERIFICACION SOBRE LA GESTION MEDIANTE RESULTADOSMEDIANTE RESULTADOS

GESTION ADMINISTRATIVA/ GESTION ADMINISTRATIVA/ OPERATIVAOPERATIVA(ACTUAR)(ACTUAR)

GUIA DEL SISTEMA DE GESTION GUIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ & SAINTEGRAL HSEQ & SA

PLANEACION ESTRATÉGICAPLANEACION ESTRATÉGICA

MISION

VISION

OBJETIVOS (Económicos,

no económicos)POLITICAS

ORGANIZACIONALES

POLITICA DEL SISTEMA GESTIONINTEGRAL

MANUALES DEFUNCIONES

CUMPLIMIENTO DELA LEGISLACION

ORGANIGRAMA

9

DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALDE GESTION INTEGRAL

1. OBJETIVO DEL DIAGNOSTICO

•MARCO DE REFERENCIA•BUSQUEDA DE MEJORS PRACTICAS INDUSTRIALES•CRITERIOS INTERNOS DE DESEMPEÑO •NORMATIVIDAD DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL•AREAS FUNCIONALES INCLUIDAS

¿CUAL ES EL PROPOSITO?

2. ALCANCE DEL DIAGNOSTICO

3. PLANIFICACION

•RECURSOS Y PERSONAL•TIEMPOS•METODOLOGIA•ACTIVIDADES Y PLAN DE TRABAJO

4. EJECUCION Y DOCUMENTACION

•TRABAJO DE ESCRITORIO•TRABAJO DE CAMPO•DISCUSIÓN Y CONCERTACION

GUIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HESQ & SAGUIA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HESQ & SA

PLANEACION POR PLANEACION POR LA GERENCIALA GERENCIA

OBJETIVOS Y METAS DEL OBJETIVOS Y METAS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRALSISTEMA DE GESTION INTEGRAL

NORMALIZACION Y CONTROL NORMALIZACION Y CONTROL DE DOCUMENTACION DEL DE DOCUMENTACION DEL SISTEMA GESTION INTEGRALSISTEMA GESTION INTEGRAL

COMUNICACIÓN INTERNACOMUNICACIÓN INTERNAY EXTERNAY EXTERNA

REVISION POR LA REVISION POR LA GERENCIAGERENCIA

INDICADORES DE GESTIONINDICADORES DE GESTION

REPRESENTANTE DEL REPRESENTANTE DEL SISTEMA DE GESTION SISTEMA DE GESTION INTEGRAL POR PARTE DE INTEGRAL POR PARTE DE LA DIRECCIONLA DIRECCION

DOCUMENTACION DEL DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION SISTEMA DE GESTION INTEGRALINTEGRAL

PLANEACION SOBRE LA GESTION DEL SISTEMA PLANEACION SOBRE LA GESTION DEL SISTEMA

10


PLANEAR Y ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES PLANEAR Y ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES DE TRABAJO DE ACUERDO DE TRABAJO DE ACUERDO A LAS POLITICAS ESTABLECIDASA LAS POLITICAS ESTABLECIDAS

MANUAL DEL SISTEMA MANUAL DEL SISTEMA PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS NORMALIZADOSPROCEDIMIENTOS OPERATIVOS NORMALIZADOS

INSTRUCTIVOS Y REGISTROSINSTRUCTIVOS Y REGISTROSGUIAS TACTICAS DE TRABAJOGUIAS TACTICAS DE TRABAJO

MEDICIONMEDICION

INTERNOINTERNO EXTERNOEXTERNO

INDICES DE INDICES DE GESTION GESTION

GERENCIA GERENCIA GENERAL GENERAL

REVISION POR LA GERENCIAREVISION POR LA GERENCIA

PLANEACION PARA LA PLANEACION PARA LA EJECUCIONEJECUCION

DE OBRAS CIVILES DE OBRAS CIVILES

PUNTOS DE LAS NORMAS HSEQ & SAPUNTOS DE LAS NORMAS HSEQ & SA

Acciones correctoras y remediales9.10

No conformidad, accion correctiva y

preventiva4.5.2

No conformidad, accion correctiva y

preventiva4.5.2

Accion correctiva8.5.2

Accion preventiva8.5.3

Acceso para verificacion

9.12Auditoria4.5.4Auditoria4.5.4Auditoria8.2.2

Planeacion y aplicacion9.5

Monitoreo y medicion4.5.1

Medicion y seguimiento del

desempeño4.5.1

Control de dispositivos de seguimiento y

medicion

7.6

Comunicación externa

9.11Comunicación4.4.3Comunicación4.4.3Comunicación con el cliente

7.2.3

Requisitos legales4.3.2Requisitos legales4.3.2

Planeacion y aplicacion

9.5

Aspectos ambientales4.3.1

Planificacion para la identificacion de

peligros, evaluacion y control de riesgos.

4.3.1Determinacion de los requisitos relacionados

con el producto7.2.1

Control de proveedores/

subcontratistas9.7Control operacional4.4.6Control operacional4.4.6

Procesos relacionados con el cliente7.2

Palneacion y aplicación

9.5Estructura y responsabilidad

4.4.1Estructura y responsabilidad

4.4.1Infraestructura6.3

Revision por la administracion

9.2Revisión por la direccion

4.4.6Revisión por la direccion

4.4.6Revisión por la direccion

5.6

Registros9.13Control de documentos

4.4.5Control de documentos4.4.5Control de documentos4.2.3

SA 8000SA 8000ISO 14001ISO 14001OHSAS 18001OHSAS 18001ISO 9001ISO 9001

11


ETAPA CONSTRUCTIVAETAPA CONSTRUCTIVA

CONTROL DE PROCESOS CONTROL DE PROCESOS (OPERACIONAL)(OPERACIONAL)

CONTROL DE EQUIPOS DE MEDICION Y SEGUIMIENTOCONTROL DE EQUIPOS DE MEDICION Y SEGUIMIENTO

PLANIFICACION PARA LA IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION Y PLANIFICACION PARA LA IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION Y CONTROL DE RIESGOSCONTROL DE RIESGOS

PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIASPREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

ETAPA DE VERIFICACIONETAPA DE VERIFICACION


AUDITORIASPrimera parte

Segunda parteTercera parte

CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS

DESEMPEÑO DEL SISTEMA Evaluación de actividades que realiza el personal,

estabilidad y mejora de resultados

Resultados de inspecciones planeadas

12

Listas de chequeo para auditoria• Lista de chequeo Norma ISO 9001:00

• Lista de chequeo Norma ISO 14001:96

• Lista de chequeo Norma OHSA18001:99

• Lista de chequeo Norma SA 8000:97

• Lista de chequeo Auditoria combinada

Conclusiones• Traducción de los requisitos de cada una de las normas que

constituyen el sistema de gestión integral.

• Interrelación de los numerales de cada una de las normas, para determinar aspectos comunes que conllevan al modelo del mejoramiento continúo.

• Obtener una lista de chequeo que sirva para diagnostico previo a la implantación del sistema de gestión integral.

• La implementación de estos modelos permite a las empresas desarrollar herramientas y estrategias organizacionales, que los llevan a lograr una ventaja competitiva en el mercado, nacional e internacional.

13

Gracias por su atención

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