Conceptos de gestion documental y archivo electronico
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Conceptos de gestión documental y archivo electrónico Marzo 2012
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Presentación de los conceptos básicos de gestión documental y de archivo electrónico enfocados a la solución de gestión de expedientes y documentos electrónicos de ABSIS
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Conceptos de gestión documentaly archivo electrónico
Marzo 2012
Índice
1. Marco legal
2. Objetivos
3. Conceptos
4. Esquema general de la solución de ABSIS
5. Ciclo de vida del expediente electrónico
www.absis.es
6. Gestor del archivo electrónico
7. Plataforma de custodia y preservación documental
8. Hoja de ruta implantación
Marco legal
Marco legal
Las normas UNE-ISO 15489, UNE-ISO 23081-1, UNE-ISO 23081-2
Proporcionan estrategias y metodología para el diseño e implantación de
sistemas de gestión de documentos en las organizaciones y constituye una
referencia fundamental para la implantación de buenas prácticas y el
establecimiento de una política corporativa de gestión de los documentos.
MoReq y MoReq2– Modelo de Requisitos para la gestión de documentos
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MoReq y MoReq2– Modelo de Requisitos para la gestión de documentos
electrónicos de archivo
Esta especificación describe un Modelo de Requisitos para la gestión de
documentos electrónicos de archivo e incide especialmente en los requisitos
funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante un
sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).
La especificación puede aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas
que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya
poseen.
Marco legal
Los archiveros han de tener competencias reconocidas para intervenir, al menos,
en los siguientes aspectos de formulación de políticas:
- el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su
ciclo de vida
- la determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de
documentos que han sido identificados como de conservación permanente
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documentos que han sido identificados como de conservación permanente
- el establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, .. de
documentos que han sido identificados como de conservación permanente.
Objetivos
Objetivos
- Definir e implantar una política documental
- Garantizar el correcto tratamiento de todos los expedientes/documentos administrativos electrónicos
- Establecer las medidas necesarias para garantizar la preservación de los expedientes/documentos en su contexto de creación, de su valor probatorio y su conservación para el
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creación, de su valor probatorio y su conservación para el acceso futuro.
Conceptos
Expediente
Expediente administrativo
Conjunto ordenado de documentos generados o recibidos
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generados o recibidos por una entidaden la resolución administrativa de un mismo asunto.
Documento administrativo o de archivo
Documento administrativo“Es un fragmento de informaciónregistrada generada, acumulada o producida en el desarrollode una actividad institucional o personal y que comprende un contenido, un contexto y una estructura”
(según el Comité del ConsejoInternacional de Archivos sobre Archivos Electrónicos)
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Internacional de Archivos sobre Archivos Electrónicos)
Sirven de evidencia de determinados hechos,
lo que los convierte en el soporte básico para
la toma de decisiones y para la reconstrucción
histórica
Clasificación documental
Cuadro de clasificacióndocumental
(series documentales)
Fondo documental
Tipologías de documentos
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Expedientes /
documentos
Metadatos de preservación de lasunidades documentales(expediente / documento)
Serie documental
Serie documental
Define el ciclo de vida de un conjunto de expediente y por tanto de todos los documentos que forman parte de estos
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Calendario de transferencia de expedientes
Calendario de disposición(política de preservación)
¿ Cómo se almacena un expediente/documento de forma clasificada?
Informe técnico.pdf
001-2011-11
6.Solicitudes
6.06 Solicitudes beneficio IBI
Función
Serie documental
(categoría)Expediente
Solicitud.pdf
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El El El El cuadrocuadrocuadrocuadro de de de de clasificaciónclasificaciónclasificaciónclasificación es una estructura es una estructura es una estructura es una estructura jerárquicajerárquicajerárquicajerárquica con 3 con 3 con 3 con 3 nivelesnivelesnivelesniveles
Informe técnico.pdf
Resolución de alcaldia.ddocx
Notificación resolución.dodt
Documentos
del expedienteInforme jurídico.docx
Solicitud.pdf
TodoTodoTodoTodo documentodocumentodocumentodocumento debedebedebedebe pertenecepertenecepertenecepertenece a un a un a un a un expedienteexpedienteexpedienteexpediente ((((sólosólosólosólo a a a a unounounouno))))
¿ Cómo se almacenan un documento sin clasificar ?
002-2012
10. Correspondencia
10.1 Correspondencia varia
Carpeta donde
se almacenan
todos los 0001_Solicitud.pdf
Serie documental
por defecto
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todos los
documentos
de la entidad
sin expediente
asignado
0003_Presupuesto.docx
0001_Solicitud.pdf
0002_Solicitud.pdf
0004_Presupuesto.docx
...
Esquema general de la solución de ABSIS
Esquema general de la solución de ABSIS
Gestión de ExpedientesGestión de Expedientes
Doc
Doc
GestorDocumental
Gestor ArchivoElectrónico
Panel de gestiónarchivo
CONNECTOR
Transferencia al archivo
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ABS-Doc
ABS-Doc
docs
VISORALFRESCO(DM)
ALFRESCO(RM)VISOR
docs
Fase activa Fase inactiva
Ciclo de vida del expediente electrónico
Ciclo de vida del expediente electrónico
AlfrescoRMAlfrescoRMGestor documental
Gestor de archivoelectrónico
Exp
ABSDoc
Reg
Fase
...
docs
(1) Guardar / Recuperar
documento + metadatos de
preservación
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AlfrescoRMAlfrescoRM
Plataforma de custodia y preservación documental
Plataforma de custodia y preservación documental
(2) Transferir remesa de
expedientes
iArxiu, @rchiva, etc..
AlfrescoDMAlfrescoDM
Gestor documental
(3) Transferir
expedientes a otro
repositorio
Fase
inactiva
Fase
histórica
Fase
activadocs
docs
(3) Eliminación
Gestor del archivo electrónico
Gestor del archivo electrónicoo Función principal
• Preservación de los documentos (electrónicos y papel) y gestión del ciclo
de vida en fase inactiva (una vez finalizada su vigencia administrativa)
asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad y accesibilidad
o Permite
• Informatizar el cuadro de clasificación documental
• Crear el esquema de metadatos
• Definir, asignar y aplicar los calendarios de disposición
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• Definir, asignar y aplicar los calendarios de disposición
• Crear y aplicar las reglas de disposición
• Recepción/supervisión de los expedientes transferidos
• Control del histórico de transferencias recibidas
• Definir y aplicar el control de acceso a los documentos
• Definir y aplicar los calendarios de disposición (conservación/eliminación)
• Búsqueda y acceso a los expedientes/documentos
• Control de les operaciones realizadas (auditoria)
• Gestionar el registro de eliminaciones de documentos
Plataforma de preservación y custodia documental
Plataforma de preservación y custodia digital
o Función principal
• Preservar los documentos que son de conservación permanente o de
largo plazo, asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad y
accesibilidad
o Permite
• Gestión de transferencias de documentos - recepción
• Almacenaje de documentos
• Recuperación y control de acceso a los documentos almacenados
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• Recuperación y control de acceso a los documentos almacenados
• Resellado electrónico de documentos - control validez firmas
• Migración de formatos – control obsolescencia tecnológica del formato
• Eliminación de documentos
Hoja de ruta para la implantación de una solución completa de gestión de expedientes/documentos electrónicos
Implantar Generación y
validación de copias auténticasDISPONIBLE
Implantar firma Electrónica
DISPONIBLE
Hoja de ruta para implantar una solución completa de gestión de expedientes/documentos electrónicos
• Firma /rechazo• Validación• Emisión / Validación de copias auténticas de documentos y permitir validarlas.
El validador debe ntegrarse en la sede electrónica
Crear y aprobar cuadro clasificación
documental
NO REQUIERE DE ABSIS
La confección es responsabilidad del responsable de archivo
Crear y aprobar política documental
NO REQUIERE DE ABSIS
• Listas de control de acceso• Definir esquema de metadatos de preservación• Normalización de los formatos de documentos• Estandarización de los modelos de documentos
11 22 33 44
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Implantar Gestor Documental
PREVISIÓN 2013
AlfrescoDM
Informatizarcuadro de clasificación y política de gestión
documentalPREVISIÓN MARZO
2012
En ABSDoc y en AlfrescoDM
Implantar Gestor Archivo Electrónico
PREVISIÓN 2012 (*)
Nuevo producto ABSISbasado en AlfrescoRM
Integrar gestor de archivo electrónico con plataforma de
custodiaPREVISIÓN A PARTIR
DEL 2013
Integración con una plataforma de custodia y preservación documental (iArxiu, @rhiva, etc.)
55 66 77 88
(*) Solo en caso de que el único producto instalado sea Expedientes
Nota: AlfrescoDM = gestor documental // AlfrescoRM = gestor de archivo electrónico
Muchas gracias por su atenciónDavid Sánchez Medina
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David Sánchez Medina
