Gestion Documental: conceptos básicos
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www.mtcsoft.es GESTIÓN DOCUMENTAL 1ª parte: Conceptos básicos 2ª parte: Ejemplo práctico Programa desarrollado por MTC Soft Fernando Moreno-Torres Camy [email protected]
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GESTIÓN DOCUMENTAL
1ª parte: Conceptos básicos
2ª parte: Ejemplo práctico
Programa desarrollado por MTC Soft
Fernando Moreno-Torres [email protected]
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GESTIÓN DOCUMENTAL
Qué hace un programa de gestión documentalQuién lo necesitaClasificación de los programas del mercadoQué cualidades TIENE que tener un programaQué cualidades DEBE tener un programa
Ejemplo práctico: ArchivaTech
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Son programadores de aplicaciones
informáticas
¿Y qué hace un programador?
que tú no sabías que tenías
de una forma que no entiendes
¿Quiénes son?
Te resuelve un problema
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La necesidad
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La necesidad
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Convertir los documentos en papel en ficheros:PDF, Word, JPG…
La solución (1ª parte)
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1ª fase: Digitalización de los documentos en papel
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Dispersos en varios discos duros
En innumerables carpetas
En varios ordenadores
Nueva NECESIDAD: gestionar miles de archivos
La solución: (2ª parte)un programa de gestión documental
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1.- Gestores de nombres y posiciones de los ficheros grabados
Clasificación de los programas de gestión documental(De una forma muy simplificada)
2.- Bases de datos documentales
3.- ECM (enterprise content management) Programas de gestión de contenido empresarial.
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Estas características son indispensables, las TIENE que tener.
Programas de ge s tión documenta l
1.- Archivo centralizado en una base de datos
2.- Facilidad para la realización de las copias de seguridad
3.- Búsquedas rápidas de los archivos
frente a l Explorador de Windows
4.- Control de acceso a los documentos (LOPD)
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Estas características pueden marcar la diferencia entre éxito o fracaso en la implantación
Qué DEBE tener un programa de gestión documental
Agilidad en la introducción de documentos:
Facilidad de uso. Debe ser intuitivo.
- En la conversión de documentos en papel a formato digital- En la incorporación de los archivos a la base de datos
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Gracias por su atenciónFernando Moreno-Torres Camy
Página Web de la empresa: www.mtcsoft.es Gestión documental: www.archivatech.es
Blog del autor: http://gestiondocumentalparagentenormal.com
y en www.youtube.com
