AUDITORIA ADIMISTARTIVA

MARMOLES ROJAS

ANTECEDENTES:

Surge a partir de la visión emprendedora de los socios de crear una empresa dedicada al giro de la transformación de piedra caliza (mármol) y a si se creó la empresa procesadora de mármol MARMOLES ROJAS S.A. DE C.V.

REGLAMENTO DE LA EMPRESA

No hay

MISION

Somos una empresa especializada en el procedimiento de mármol, comprometida con nuestros clientes al ofrecerles materiales de la mas alta calidad, satisfaciendo de manera ética y responsable sus necesidades, además de brindarles nuestros servicios y asesorías en el momento que lo requieran.

VISION

Ser una empresa innovadora implementando tecnología, sistemas y recursos sustentables, ofreciendo precios y beneficios competitivos en relación a la calidad de nuestros productos.

VALORES

COMPROMISO: entregar nuestros productos en tiempo y forma.

RESPONSABILIDAD: satisfacer las necesidades de nuestros clientes internos y externos.

SERVICIO: brindar asesorías y ayuda en el momento que se requiera.

HONESTIDAD: cumplir con los criterios adecuados a las obligaciones y deberes de la empresa.

RESPETO: dar el trato adecuado a nuestros consumidores y personal.

OBJETIVOS

Implementar tecnología para el mejoramiento de la empresa en un lapso de tres años.

Mejorar infraestructura e instalaciones de la empresa para su crecimiento en un lapso de cinco años.

Implementar un plan estratégico, considerando los ejes de tecnología, infraestructura e instalaciones mediante la gestión de un proyecto para el mejoramiento de la empresa en un lapso de cuatro años.

ORGANIGRAMA

PLANEACION

OBJETIVO GENERAL

Detectar errores y ayudar al a empresa a identificar fallas o errores para dar una posible solución y así ayudar a que la empresa sea más eficiente.

OLBJETIVOS ESPECIFICOS

Director general y jefe de ventas

Jefe de personal y producciónAsesor de ventas Secretaria

Jefe de producción

auxiliarContador

Operadores

Intendencia

Veladores

obreros

Dado que nos vamos a enfocar en el departamento de producción nuestro principal objetivo es detectar posibles errores o fallas para así darles sugerencias a los dueños de la empresa para implementar procedimientos y/o mejorarlos y llevar un control de sus operaciones para proporcionar eficiencia al departamento de producción.

FUENTESDE ESTUDIO

Internas: realizar entrevista a los encargados de producción e implementar la observación directa.

Externas: hacer un análisis de diferentes productos procesos y calidad que maneja otras empresas similares.

PROPUESTA TECNICA

Naturaleza: auditoria administrativa

Alcance: departamento de producción.

Antecedentes: En los 8 años de vida de la empresa no se ha hecho auditoria alguna.

OBJETIVOS

En primera instancia, se trata de esquematizar las características particulares que rodean el proceso productivo del mármol en México. Para así ser líderes en la producción y venta de mármol.

Proporcionar a los administradores la auditoria administrativa como herramienta útil para el beneficio de la organización.

Brindar a la organización los elementos necesarios para mejorar su funcionamiento.

Estrategia: Visitar la empresa periódicamente para obtener toda la información necesaria pidiendo todos los registros y documentos necesarios, y así poder aplicar nuestro sistema de auditoria.

Justificación: Platicando con los socios pensamos que este departamento no funciona del todo bien dado que no hay un claro reporte de las funciones desempeñadas.

Intentamos analizar y buscar todos los posibles errores que encontremos en el área especificada.

Acciones:

Visita a la empresa,

Recursos:

Somos asesores externos a la empresa utilizaremos material de papelería y equipo de cómputo en los gastos financieros utilizaremos solamente los gastos de transportes y la papelería.

Costos:

precio por visita

número de visitas

total

transporte

100 10 1000

papelería 200

Esto nos da como resultado 1200.

Resultados:

Información complementaria:

PROGRAMA DE TRABAJO

IDENTIFICACION: auditoria administrativa.

RESPONSABLES: Lic. Orlando García Hernández. Lic. Marco Antonio Rojas Rosas.

AREAS: áreas de producción.

CLAVE:

1.- Planeación

2.- Instrumentación

3.- Examen

4.- Elaboración del informe

5.- Seguimiento

ACTIVIDADES: se obtendrá y recolectará toda la información necesaria visitando al área de producción para después analizarla y obtener conclusiones.

CALENDARIO:

planeacion

instrumentacion

examen

elaboracion del informe

seguimiento

3/9/2015

3/14/2015

3/19/2015

3/24/2015

3/29/2015

fecha de inicio

FORMATO:

tareas fecha de inicio

duración en días

fecha final

planeación 09/03/2015 2 11/03/2015instrumentación 11/03/2015 7 18/03/2015examen 18/03/2015 5 23/03/2015elaboración del informe 23/03/2015 2 25/03/2015seguimiento 25/03/2015 5 30/03/2015

REPORTES DE AVANCE: nuestra investigación y presentación se realizara de acuerdo a nuestro calendario conforme a la fecha asignada, procurando no desviarnos o retrasaros dentro del rango de días establecidos.

PERIODICIDAD: los reportes se entregaran de acuerdo al diagrama y la tabla anteriores en las fechas indicadas, los días de entrega corresponden a las clases asignadas a la clase de auditoria administrativa.

INSTRUMENTACION

RECOPILACION DE LA INFORMACION

La recolección de la información se realizó mediante una visita a la empresa presentándonos con el director de la empresa, el cual nos proporcionó todo los documentos correspondientes a la estructura, tales como; misión, visión, valores, objetivos, organigrama, también nos proporcionó un panorama de las fallas que actualmente ocurren en la empresa mediante una entrevista.

TECNICAS DE RECOLECCION

En la investigación de se optó por utilizar las siguientes técnicas de recolección debido a que por un análisis fueron las más convenientes para obtener la información necesaria.

Investigación documental Observación directa Cuestionarios

MEDICION

Escala cuantitativa

La medición se basó en la siguiente escala, la cual detectamos que es una muy buena opción ya nos da a conocer los criterios principales en que está fallando la empresa de acuerdo con nuestros principales criterios investigados.

1MALO2

34

REGULAR56

SUFICIENTE78

BUENO9

10

PAPELES DE TRABAJO

Estos documentos se han ido archivando mediante las visitas que se han realizado a dicha empresa entre ellos; misión, visión, valores, políticas etc.

También llevamos un documento en el cual se contiene los días de visita, sugerencias, y comentarios para mejorar el proceso de la empresa.

EVIDENCIA

Testimonial

En las tres visitas que se han realizado se comprobó que la falta de motivación es por parte del jefe ya que no incentiva de ninguna manera a los empleados y no se sienten comprometidos con su trabajo el cual se ve reflejado con su desempeño.

Conversando con los empleados nos enteramos que en algunos momentos a los empleados se les niegan accesorios de trabajo de parte del jefe de producción y tienen falta de confianza para resolver dudas con los clientes.

Física

No se encuentra documento donde se describa la ocupación de puestos dentro de la producción.

Algunas máquinas no se encuentran en funcionamiento por falta de personal.

Por la otra parte si encontramos manual de procedimientos.

Supervisión del trabajo

Si hubo cambios en la fecha de visitas dado que no contemplamos la temporada y la inasistencia del personal en la empresa, siempre se mostro puntualidad, responsabilidad y respeto por parte de los auditores.

EXAMEN

Propósito

Nos basaremos mediante los análisis de los cuestionarios y el método FODA para así tener una idea clara del cumplimiento de los objetivos y obtener toda la información necesaria y de interés para de la auditoria administrativa así mismo llegar a una buena conclusión.

Procedimiento

El área de producción trabaja específicamente en; Cortar mármol en tiras grandes Pulido y brillado Corte especifico Secado y detallado Empaque y etiquetado.

Por lo tanto es importante:

Conocer la materia prima y los componentes del proceso de producción

Describir el proceso de producción

Descomponerlo; los obreros se dedican específicamente a la producción

Revisión critica

El personal que asignan es ineficiente en el tema de capacitación a nuevos empleados.

Algunos trabajadores no cuentan con el uniforme de seguridad proporcionado por los jefes.

Se sanciona a los empleados impuntuales y se ve se refleja en la producción su trabajo.

Falta de liderazgo en los encargados de producción.

Ordenar cada elemento

Falta de liderazgo Falta de atención a los empleados Falta de reglamento Falta de propósitos específicos Falta de motivación mediante incentivos

Definir las relaciones

No cuenta con descripción de puestos en el área de producción y eso afecta la coordinación de deberes y obligaciones

Relación de compañerismo

No se cuenta con un organigrama oficial dentro del área de producción

Identificar y explicar su comportamiento.

La falta de un buen líder que los guie, los motive y los incite a ser mejores empleados.

¿Qué trabajos se hace?

Producción de mármol y todos sus derivados (pisos, lavabos, mesas, etc.)

¿Qué tipo de labor se realiza?

Transformación y artesanías.

¿Para qué se hace? Para cubrir las necesidades de los consumidores y al mismo tiempo ser la mejor empresa transformadora de mármol en la región.

¿Quién lo hace? Los obreros y artesanos.

¿Cómo se hace? Son filtros de calidad desde la extracción hasta el empacado donde interviene maquinaria de punta hasta obreros bien capacitados.

¿Con que se hace? Se utiliza maquinaria pesada de la más moderna tecnología adaptándose a los nuevos avances tecnológicos.

¿Cuándo se hace? La producción es diaria, aumenta o disminuye dependiendo de la demanda.

¿Porque se hace? Es el método más lógico a seguir para satisfacer necesidades de los clientes y vendedores.

REGLAS DEL JUEGO:

Motivadores: en el área de producción solo se cuenta con dos factores muy importantes de motivación que son; Aumento de sueldo y Crecimiento.

Facilitadores: en esta sección solo encontramos proceso de producción en el cual es la metodología a seguir y se cuenta con un supervisor que está al pendiente de las actividades para llevarlas a cabo adecuadamente y de la misma manera prevenir errores.

Responsabilidades asignadas: cada empleado tiene asignadas sus funciones.

Indicadores: la producción se mide por metro cuadrado de cada empleado diario, además existen metas de corto plazo los cuales consisten en entregar los pedidos a tiempo y se van modificando cada semana de acuerdo con la demanda.

Detonadores

Cambios de clima (lluvia) Deficiencia de la maquinaria Falta de liderazgo Tiempo de entrega del material

Efectos colaterales que causan

Como no están bien definidos los niveles jerárquicos dentro de la producción afectando así el cumplimiento de los objetivos.

ENFOQUE DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

FORTALEZAS OPORTUNIDADES          Somos la única empresa a nivel regional que ofrece una gama de productos dedicada a este rubro.          Lograremos la competitividad al ser creativos e innovadores con los productos ofrecidos.          El equipo de trabajo sabe elaborar este tipo de productos.          El posicionamiento en el mercado debe de ser rápido porque somos una empresa bien diferenciada con nuestros productos.          La materia prima es fácil de conseguir y a bajo costo.          Al tener un equipo de trabajo que tiene el conocimiento necesario para la elaboración de estos productos, podemos hacer alianzas con empresas que deseen adquirir nuestros productos.          Al ser una empresa bien diferenciada no importa la ubicación de la empresa.          Con ayuda de las entidades financieras implantar nuestra estrategia de promoción y publicidad, poder contar con un almacén adecuado para la empresa.

         Hacernos una empresa reconocida gracias al rápido posicionamiento en el mercado.

DEVILIDADES AMENAZAS          Poca capacidad de producción. *Ciclicidad del sector, que lo expone a tendencias de inestabilidad.          No contar con un almacén. *El fuerte impacto sobre el medio ambiente y el paisaje puede impedir que se desarrollen otros sectores económicos (turismo, por ejemplo)          Falta de capacidad económica para la promoción y publicidad de la empresa. *Falta de estudios de prospección y de planificación minera

INFORME

Empresa auditada: mármoles rojas S. A. de C. V.

Periodo de revisión: febrero/abril del 2015

Alcance: Área de producción de la empresa mármoles rojas

Antecedentes: Dado que hay baja productividad en la empresa, haciendo las visitas a esta, nos dimos cuenta que el problema viene de la área de producción por la mala calidad y tiempo de entrega.

Metodología: Auditoria administrativa fundamentada en FODA

Objetivos: mejorar el proceso de producción ya si se vea reflejado en la calidad.

Resultados esperados: se espera mejorar con las soluciones que hemos dictaminado para así tener una un cambio para mejorar la relación en el trabajo y se vea reflejado en la productividad eh impulsar el posicionamiento.

Planeación

1er observaciónVisión

La visión sí se encuentra formalizada dentro de la empresa, es decir, está por escrito y bien definida. Sin embargo los empleados no se sienten identificados con ésta, porque no la conocen en su totalidad.

Recomendación: dar a conocer la misión durante la inducción de los empleados a la organización; asimismo, se puede colocar la misión en los pasillos y puertas de las instalaciones, con la finalidad de que los empleados la tengan presente. Ello es de suma importantica, porque es la forma en que el personal sabrá a donde se dirigen sus esfuerzos; cuál es la posición que se quiere tener en un futuro.

2da observaciónMisión

Al igual que la visión, sí se encuentra por escrito, y presente en los documentos que así lo requieren. La misión se formuló conforme a los servicios que ofrecen la empresa y los beneficios que éstos brindan.

Recomendación: igualmente colocar la misión en las instalaciones de la fábrica, para que los empleados realicen sus tareas con la mejor calidad posible, y se brinden servicios que realmente satisfagan al cliente.Asimismo, esto ayudará a que el personal se sienta parte de la organización.

3ra observación

Dado que hemos notado la falta de un reglamento en la organización y poco respeto hacia los niveles jerárquicos, horarios y registro de actividades, proponemos el siguiente reglamento para así llevar un mejor ambiente laboral de dicha empresa. Ya que es de gran importancia contar con reglas para mantener en orden en la organización.

REGLAMENTO GENERAL

Ámbito de Aplicación

Están sujetos al presente Reglamento, todas las personas que desempeñen cualquier trabajo a favor de la empresa “Mármoles Rojas S.A. de C.V.”

El presente Reglamento es de observancia obligatoria tanto para La Empresa como para los trabajadores a su servicio incluyendo, desde luego, a todos los trabajadores que ingresen con posterioridad a la fecha de creación del mismo.

Lugar y Tiempo de Trabajo.

Llevar un registro diario de las actividades realizadas. Cumplir con el horario de inicio y fin de la jornada laboral, teniendo como

tolerancia 10min. Portar el uniforme de seguridad del área de producción; botas de hule,

casco, mandil, guantes, orejeras. Respetarse entre compañeros de trabajo y los niveles jerárquicos. El horario señalado puede ser modificado por La Empresa por necesidades

de la misma, previo aviso de por lo menos 24 horas de anticipación. Los trabajadores ejecutarán su trabajo con intensidad, cuidado y esmero,

apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos, en caso de presentarse problemas graves deberán de informar a sus superiores de inmediato.

Permisos

Los trabajadores están obligados a solicitar permisos para faltar a sus labores, por escrito y dirigido a su jefe inmediato.

Toda falta no amparada por autorización escrita, se considerará como injustificada.

Son consideradas como faltas justificadas, sin el requisito del permiso autorizado por escrito, las que obedezcan a caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobada. La comprobación de la justificación deberá ser hecha por el trabajador dentro de las 48 horas siguientes al momento en que faltó a sus labores.

Medidas de Seguridad e Higiene

La Empresa establecerá las medidas de higiene y seguridad que determine la

Ley Federal del Trabajo, el Reglamento Federal de Seguridad e Higiene en el

Trabajo, las Normas Oficiales Mexicanas referidas a la actividad de La Empresa, las adicionales que estime pertinentes, y las que las autoridades competentes les señalaren.

El personal se abstendrá de realizar todo acto que pueda poner en peligro su propia seguridad, la de sus compañeros o la de los clientes.

Por ningún motivo, los trabajadores durante los periodos de incapacidades temporales médicas, ni las trabajadoras durante las incapacidades pre y postnatales, deberán presentarse en el centro de trabajo, salvo para la entrega de los certificados correspondientes.

Cuando el trabajador sufra un accidente de trabajo, deberá dar aviso inmediato a su jefe directo o al jefe de personal a fin de que adopten con toda urgencia las medidas pertinentes.

Existirán en La Empresa los botiquines que se consideren necesarios con todos los implementos y útiles necesarios que marquen las Normas Oficiales Mexicanas para la atención de los trabajadores que, en caso de accidente o enfermedad, requieran de un auxilio inmediato.

ORGANIZACION

4ta Observación

Organigrama.

La organización si cuenta con un organigrama formal, sin embargo no es de mucha ayuda ya que no están bien definidas algunas funciones.

De acuerdo a nuestra visión un organigrama es de vital importancia para una organización en el encontramos la representación gráfica de la estructura (estructuras departamentales y relaciones jerárquicas) ya que:

Desempeña un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la

relación entre ellos.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Debido a esta observación se modificó el puesto del contador, el vendedor,

intendencia y veladores ya que se encontraban mal posicionados. La propuesta

del organigrama quedo de la siguiente manera.

5ª observación

Director general

Jefe de personal y producción

Jefe de ventas

Secretaria

Jefe de producción

auxiliar

Operadores

Intendencia

Veladores

obreros

Contador

División y distribución de funciones

Los empelados conocen sus tareas y responsabilidades, aunque las funciones no están definidas en un manual de organización de la empresa.

Recomendación: se debe realizar un manual de organización para entender mucho mejor las funciones.También, se deben crear para evitar una duplicidad de funciones y que falte alguna actividad por realizar.

6ª observación

Recursos humanos

La rotación en los puestos es grande, ya que el personal se siente insatisfecho con el trabajo que realizan, el ambiente en el mismo y el salario que recibe.

Recomendación: se deben implementar acciones y medidas para motivar a los empleados aún más, como actividades culturales y deportivas.

DIRECCION

7ª observación

Liderazgo

Los empleados no aceptan el estilo directivo ya que no hay una verdadera función de liderazgo. Ya que su autoridad esta dada por el puesto que ocupa.

Recomendación:El aspecto que podría ser mejorado en el liderazgo de la empresa es que se fomente el estilo de manera más arraigada y que los empleados lo ejerzan en cada una de sus áreas y no se realice de manera lineal y jerárquica.

8ª Observación

Comunicación

La comunicación formal se realiza a través de reportes y de manera personal. La comunicación informal se da de manera inherente pues la empresa es pequeña y todos los empleados se encuentran en constante interacción.Recomendación:Se podrían establecer ciertos controles en cuanto al manejo y entendimiento de la información, para cerciorarse que los empleados la reciban y comprendan satisfactoriamente.

9ª observación

Motivación

No se otorgan incentivos de ninguna manera.

Recomendación:Sería recomendable que se consideren incentivos económicos y también verbales, como reconocimientos de manera formal, aunque no es un aspecto esencial para el funcionamiento de la organización, si se realiza de manera formal puede reforzar la cultura organizacional.

10ª observación

Grupos y equipos de trabajo

Existe poca cultura de trabajo en equipo dentro de la empresa, ya que todos los empleados no se complementan entre sí y no se apoyan en la realización de sus funciones.

Recomendación:El trabajo en equipo puede resultar muy útil en el mejoramiento de las funciones, ya que al encontrase en contacto directo pueden contribuir a resolver problemas que se presenten.

CONTROL

11ª Observación

NaturalezaSe basan en la misión y en metas, a su vez, las metas se establecen de acuerdo con la cantidad demandada.

Recomendación:Lo importante de la etapa de control es que se analicen los resultados y que se de un seguimiento para corregir las desviaciones del desempeño. Asimismo debe existir una retroalimentación, es decir, que los empleados al finalizar cada auditoria tengan conocimiento de cuáles fueron las fallas detectadas, para así mismos, que ellos también puedan realizar las mejoras.

12ª Observación

Herramientas

No se utilizan herramientas de ningún tipo ni gráficas, diagramas de flujo, gráficas de control, diagramas de dispersión.

Recomendación:Una problemática que existe en cuanto al control, es la falta de sistemas para optimizarlo tales como el uso de software o personal especializado en dicho rubro.

Podría ser de gran utilidad que se difundan las herramientas de control utilizadas ya que el personal no tiene conocimiento del tema y no existe una cultura de control en la organización.

13ª Observación

Capacitación

Con respecto a la capacitación del personal, la dirección lo considera como fundamental para todos los empleados, considerando que todo el personal debe estar actualizado constantemente en cuanto a la realización de sus funciones,

Recomendación:Se debe priorizar la capacitación de todos los empleados.

SEGUMIENTO

Objetivo general: implementar una metodología para tener un buen control de las observaciones que hicimos para el complimiento de los objetivos de dicha empresa

LINIAMIENTOS GENERALES:

Los cambios y las mejoras deben ser constantes sin interrupción

Evaluar las recomendaciones sugeridas

Reuniones permanentes para verificar si se está cumpliendo con dicho proceso

Recomendaciones programadas:

Motivación constante por parte de los jefes hacia los empleados

Reportar funciones diarias desempeño de los empleados

Tener un almacén de materia prima y de ya producida