Carrera:Lic. En Contaduría Publica

Catedrático:Manuela Montealegre

Tema:Auditoria Operacional

Equipo 4

Integrantes:Elsa Solis May

Juan Hernández FelizCarlos Adrián Vidal LeónAna Marcela Lee Sánchez

DIVISIÓN ACADEMICA DE CIENCIAS ECONOMICO ADMINISTRATIVO

UNIVERSIDAD JUAREZ AUTONOMA DE

TABASCO

INTRODUCCION

La auditoria operacional es una actividad que consiste en el examen critico y constructivo, individuales o colectivos, con objetivo de emitir una opinión respecto a ellos y promover la implantación de acciones correctivas que se consideren necesarias para mejorar su ejecución.

Este trabajo requiere de un equipo

multidisciplinario; cuando ello ocurra,

el contador público que dirija o

participe en dicho equipo, deberá

cuidar de los conocimientos propios y

de los demás profesionales garanticen

un trabajo de calidad.

ANTECEDENTES

En diciembre de 1972 la Comisión de Auditoría Operacional emitió su primer boletín, con el propósito de identificar el trabajo de auditoría Operacional realizado por el Contador Público, independiente o no, y con la intención de lograr unificar criterios sobre el tema. Desde entonces se reconoció que este tipo de trabajo, dada su naturaleza que implica un alto contenido de creatividad, está sujeto a una dinámica que implica que su conceptualización y metodología fueren afinándose a base de aproximaciones sucesivas. Es este el origen de esta nueva versión del Boletín No.1 de la Comisión de Auditoría Operacional.

CONCEPTO

AUDITORIAOPERACION

AL

INVESTIGA, REVISA YEVALUA

LAS ÁREAS FUNCIONALES DE

LA EMPRESA

PARADETERMINAR

Si los controles permitenoperar con eficiencia

Si se tienen controlesadecuados Disminuir costos e incrementar

laproductividad

CONCEPTOConsiste en el examen de las áreas de operación de una empresa o institución, para determinar si se tienen los controles para operar con eficiencia, tendiendo a la disminución de costos para incrementar la productividad. Autor: Ivan Puerres

La auditoria operacional es el examen de flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias áreas funcionales que constituye la estructura de una entidad, con el propósito de incrementar la eficiencia y la eficacia operativas a través de proponer las recomendaciones que se consideran necesarias. Autor: Gabriel Sánchez Curiel

El servicio que presta el contador publico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. IMCP

OBJETIVO

El objetivo de la auditoria operacional se cumple al

presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la

eficiencia en las entidades a las que se le practique.

PRIMERO

• en la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo auditado.

SEGUNDO

• en la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación.

TERCERO

• en la implantación de los cambios e innovaciones.

CAMPOS DE ACTUACION DEL AUDITOR.

La auditoria operacional persigue:

Detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos.

Prever obstáculos a la eficiencia.

Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo.

informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes.

• Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.1

• Cuando tiene indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones.2

• Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades.

3

Aplicación de la Auditoria Operacional

AUDITORIA FINANCIERA

1. Agregar confiabilidademitiendo una opiniónindependiente, sobre larazonabilidad de losestados financieros.

2. Los estados financierosson el fin, se trata dedeterminar si las cifrashan sido acumuladas deforma equitativarazonable y veraz.

AUDITORIA OPERACIONAL

1. Aumentar la eficiencia pormedio derecomendacionestendientes a: incrementaringresos, reducir costos ysimplificar operaciones.

2. Los estados financierosson un medio usado porel autor en el análisiscuantitativo de la empresaa la que tratara de ayudarcon susrecomendaciones.

En ambas se efectúa un estudio y

evaluación del control interno.

AUDITORIA FINANCIERA VS. AUDITORIA

OPERACIONAL.

CONCEPTO

Metodología es la identificación de un marco de referencia para la ejecución y práctica sistemática y ordenada de la auditoria operacional .

OBJETIVO

Asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de una auditoría interna en sus tres tipos: administrativa, operacional y financiera. Es el contar con una guía que oriente para una adecuada cobertura de

revisión.

Existen muchas corrientes y opiniones en cuanto a cual es la

metodología a seguir en un trabajo de auditoría interna en sus tres

tipos; todas las corrientes y opiniones son dignas de respeto y

aceptación, atendiendo al particular punto de vista del proponente

y al auditor que lo ejecuta.

METODOLOGIA

I. Familiarización

II. Investigación y análisis

III.Diagnostico

IV. Informe

FAMILIARIZACION

El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto dela empresa que está auditando.

ESTUDIO AMBIENTAL·ESTUDIO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA·VISITA A LAS INSTALACIONES

INVESTIGACIÓN Y ANÁLISISEl objetivo de esta segunda fase dela metodología es analizar

la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operación en cuestión.

En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico.

Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilización de técnicas con las que enseguida se mencionan.

· ENTREVISTAS· EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA· EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN

DIAGNOSTICO

Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumaran los hallazgos y se señalara la interpretación que se hace de ellos, reportándose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencias

El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado.

Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ultima instancia en la productividad.

INFORME

Etapas de la Auditoria Operacional

Levantamiento de la

información

Elaboración de papeles de trabajo

Verificación de la

información

Evaluación Diagnostico o informe

Implantación de

sugerencias y

seguimiento

1.-LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Son las actividades que lleva acabo el auditor operacional para allegarse de elementos base para conocerla unidad administrativa, actividad o función sujeta a su intervención; para estudiar y evaluar su comportamiento y desempeño y para sustentar la aplicación de sus pruebas de auditoría

El auditor debe obtener información detallada respecto a

las características en el área funcional sujeta al examen.

Implica conocer previamente la estructura de la empresa, con el

fin de identificar los ciclos de operación en que se localizan los sistemas, los procedimientos y los métodos a que el auditor se

enfrentara.

La auditoria operacional se

basa en las siguientes técnicas:

a. Entrevistas b. Observaciones de campo

A. ENTREVISTAS

Las entrevistas son charlas que celebra el auditor para obtener

informacion de tallada sobre las características

de un sistema, un procedimiento o un

método.

Las entrevistas deben celebrarse , en primera instancia , con el ejecutivo de mas alta jerarquía a cuyo cargo este

el área funcional este sujeta a estudios.

La tarea del auditor al llevar a cabo una entrevista, es

obtener información suficiente y digna de confianza lo cual no

siempre es empresa fácil.

Al iniciarse la entrevista el auditor deberá establecer con

el mayor cuidado que es lo que pretende y señalar que desea una información específica y la

recopilación de datos pertinentes

¿Qué? ¿Para qué? ¿Dónde? ¿Cuándo

? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuánto?

Un recurso de trabajo indispensable para el auditor son las siguientes interrogantes de análisis:

Cada una de estas interrogantes permite al auditor obtener datos muy valiosos en la etapa de levantamiento de la información

“ QUE” es muy útil para conocer las actividades en un

departamento, una sección o un ciclo de operaciones en general: ¿Qué actividades se realizan en

este departamento?, ¿Qué funciones tiene asignadas su

personal? Estas preguntas son las que permiten al auditor

conocer las características de los métodos y procedimientos.

“PARA QUE” Y “DONDE” permite conocer tanto el

propósito como el lugar que se emprenden las actividades de un departamento o la toma de una

decisión.

“CUANDO” Y “QUIEN” permiten al auditor conocer el orden o el tiempo en que se

llevan a cabo las actividades.

“COMO” Y “CUANTO” se relacionan con los medios y la

cantidad de recursos involucrados en el desarrollo de

los trabajos propios.

Esta interrogante debe estar

permanentemente en el animo del auditor; es la expresión clara de su curiosidad y del espíritu

de investigación .

El auditor debe obtenerse de comentarios o criticas sobre la calidad y confiabilidad de los controles, sino solo para

evitar inquietudes en el personal del área sujeta a

examen.

¿POR QUÉ ?

B. OBSERVACIONES DE CAMPO

Observación como técnica de auditoría

Es la presencia física del auditor para

observar cómo se realizan ciertas

operaciones o hechos.

El auditor prepararan papeles de trabajo que contienen los detalles relativos a los métodos y procedimientos vigentes en el área sujeta al examen.

La auditoria operacional depende de manera sustancial del profesionalismo con el que el auditor actuó durante las entrevistas y las observaciones de campo.

2.- Elaboración de papeles de trabajo

Preparación de papeles de trabajo

contendrán la información recopilada, los análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.

Los papeles de trabajo que documentan la auditoria deben ser

preparados por el auditor y revisados por el responsable del

departamento de auditoria interna.

Propósito:

Los papeles de auditoria, generalmente sirven para:

Proporcionar la evidencia principal que respalde los hallazgos

Auxiliar en la planeación, desarrollo y supervisión de las auditorías

Documentar si fueron logrados los objetivos

Facilitar la supervisión por parte de los auditores y revisores.

Cedulas de

auditoria

Graficas de flujo

Una combinac

ión de ambas

Los papeles de trabajo pueden estar constituidos por:

Ced

ula

s d

e

au

dit

ori

aSon papeles de trabajos que contienen narraciones de los procedimientos en la secuencia que estos se llevan acabo

Gra

fica

s d

e f

lujo Facilitan la

comprensión inmediata de los procedimientos y métodos.

La elaboración de cedulas de

auditoria deben llevarse acabo de acuerdo con las siguientes

consideraciones:

Deben ser planteadas mental y

materialmente.

Deben ser autosuficient

es

Claras y legibles

Formularse con precisión

y profesionalis

mo

Son confidenciale

s y propiedad del

auditor

El análisis, es la información que se

incluye en el cuerpo de la cédula.

Comprobación respaldan las cifras o los procedimientos

analizados.

Las cédulas de auditoria deben de

contener los siguientes elementos:

Técnicas para la preparación de los papeles de trabajo de auditoría:

1.-papel de trabajo

• debe contener un encabezado que usualmente comprenderá el nombre de la entidad, función sujeta a auditoria, titulo u objetivo del papel de trabajo, fecha o periodo que abarca la auditoria.

• Cada papel de trabajo debe ser firmado o inicializado, además de fechado, por el auditor interno..

• debe contener un índice o número de referencia, así como las marcas de auditoria utilizadas y su significado.

En el ejercicio de la auditoria ya constituye una rutina en la elaboración de diagrama de flujo de acuerdo con una simbología de uso uniforme que incluye elementos como los siguientes:

DOCUMENTO

ARCHIVO

OPERACIÓN MANUAL

PROCESAMIENTO MANUAL DE INFORMACIÓN

DECISIÓN

CONEXIÓN DE LA SECUENCIA DE UN SISTEMA EN VARIAS PAGINAS

INICIACIÓN O TERMINACIÓN DE UN SISTEMA

La elaboración de las graficas de flujo

no es sencilla, particularmente

tratándose de auditores principiantes,

por ello es recomendable

implementar programas de

adiestramiento que permitan que el

personal domine esta técnica con

objeto de que los papeles de trabajo

muestren claramente los sistemas

auditados.

NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DE LAS

CEDULAS DE AUDITORIA

Una de las metas que el auditor se debe fijar cuando comienza un trabajo profesional, es la de actuar dentro de un rango de absoluta eficiencia.

En lo que concierne a las actividades relacionadas con la preparación de cedulas de auditoria, el concepto de eficiencia involucra por lo menos los siguientes conceptos:

A.

• Que quede plasmado en los papeles de trabajo la información estrictamente necesaria y suficiente para cumplir con las normas de auditoria generalmente aceptadas y apoyar las afirmaciones que el auditor incluye en sus informes.

B.• Una adecuada planeación, razonamiento,

predeterminación y estudio de los objetivos de la auditoria.

C.

• Que la auditoria operacional se efectué en forma metódica y con sujeción al principio económico que obliga a “obtener el máximo rendimiento al costo mas bajo posible”

Proceso de revisión

Todos los papeles de trabajo de auditoria deben ser revisados para garantizar que soportan en forma adecuada el informe de auditoria y que se utilizaron todos los procedimientos de auditoria que se consideraron necesarios.

La evidencia sobre el examen de supervisión consistirá en las iníciales y las fechas consignadas por el supervisor una vez que la revisión ha quedado concluida.

Otras técnicas de revisión que producen evidencia sobre el trabajo de supervisión incluyen el cumplimiento de una lista de pruebas sobre los papeles de trabajo, o bien la preparación de reportes o memorándum que detalle la naturaleza, el alcance y los resultados de la revisión.

3.- VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

Esta etapa de la auditoría operacional, consiste en verificar la cantidad, calidad,

veracidad y procedencia de la información recopilada base para ser verificada y/o

auditada.

El propósito fundamental es verificar los procedimientos y los métodos cuyas

características han quedado reflejadas en los papeles de trabajo.

Para verificar los sistemas que se describen en los papeles de trabajo el auditor se sirve de programas de auditoria que están constituidos por procedimientos de revisión cuya estructura debe considerar las características de las operaciones en las áreas sujetas a examen.

ESTRUCTURA DE LOS PROGRMAS DE AUDITORIA OPERACIONAL

1. Los programas deben guardar congruencia con

los objetivos de auditoria para el área funcional

sujeta a estudio: hablar de objetivos de auditoria

es esencial en el examen de flujo de

transacciones.

El departamento de auditoria interna debe

establecer objetivos para cada uno de los ciclos

de operación de la empresa en la que se llevaran

a cabo revisiones sobre los sistemas y

procedimientos.

COMPAÑÍA ABCCICLO DE EGRESOS

SISTEMA DE NOMINASOBJETIVOS DE AUDITORIA OPERACIONAL

1. Determinar la existencia de adecuados métodos y procedimientos para el reclutamiento y la selección del personal.

2. Determinara en la existencia de adecuados métodos y procedimientos para el adiestramiento y la capacitación del personal.

3. Determinar la existencia de métodos y procedimientos para el control del personal en relación con asistencias, ausencias, desarrollo de actividades y pagos de sueldos y salarios.

4. Cerciorarse que los métodos y procedimientos señalados en los tres apartados anteriores satisfagan los requerimientos universales de control interno.

5. Determinar l influencia del personal en la organización y el desarrollo de las operaciones, de acuerdo con la capacidad técnica para los puestos que integran la estructura.

Para lograr estos objetivos, el auditor debe preparar programas de auditoria con procedimientos que permiten obtener la evidencia suficiente y relacionada con cada uno de ellos.

2. Los programas de auditoria deben prepararse con base en los papeles de trabajo, graficas o descripciones de los procedimientos y sistemas.Los procedimientos de auditoria serán exclusivo de cada ciclo de operaciones en que la revisión se eta llevando a cabo.

Es conveniente agregar que existen algunos procedimientos universales de auditoria cuyas características permiten su aplicación en cualquier tipo de empresa:

Verificación de la secuencia numérica y de fechas de los cheques.

Verificación de la secuencia numérica y de fechas en recibos de caja.

Corroboración de la secuencia numérica y de fechas en la documentación que se emplea para el control de los pagos de clientes.

Verificación del pago de sueldos y salarios con el fin de cerciorarse de que el personal incluido en la nomina trabaja para la empresa-

Verificación de que los pedidos de clientes están autorizados de acuerdo con los limites de crédito y condiciones de pago establecidas por la gerencia.

Verificación de la secuencia numérica y de fechas en las remisiones, las facturas y cualquier otro documento.

3. Los programas de auditoria deben seguir el mismo orden que los procedimientos y sistemas sujetos a verificación, con el fin de que el auditor pueda examinar el conjunto y no solo partes aisladas de ellos

4. Los programas de auditoria operacional deben ser claros y precisos en su relación; constituyen papeles de trabajo de referencia permanente y, deben prepararse de acuerdo con los lineamientos mínimos de calidad y las normas para la elaboración de las cedulas de auditoria:

Los programas de auditoria deben ser autosuficientes, de tal manera que cualquier ayudante pueda entender de inmediatamente la secuencia en que la revisión debe llevarse a cabo.

Es posible que el lector desconozca algunas expresiones técnicas que convienen recordar y que se incluyen a continuación como una muestra de ciertos términos utilizados en la auditoria:

Inspección de evidencia documental: examen físico de comprobantes.

Prueba global: calculo rápido y estimativo para juzgar la responsabilidad de un sueldo.

Rotación de énfasis: examen cíclico en varias auditorias recurrentes sobre un universo de dimensiones importantes.

Vuocheo de gastos: examen de los comprobantes que respaldan los gastos efectuados.

Aplicación de procedimientos suplementarios: utilización de un procedimiento de auditoria en sustitución de otro que no permitió obtener la evidencia requerida.

5. Los programas de auditoria están sujetos a modificaciones: cada nueva auditoria operacional debe incluir una actualización absoluta de las graficas de flujo o las descripciones narrativas sobre los sistemas en uno varios ciclos de operación.

EL ALCANCE DE APLICACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA

La auditoria operacional esta sujeta por sus propias características a la misma clase de riesgos. Los universos sobre los cuales se realizan revisiones sobre el flujo de transacciones, algunos ejemplos se incluyen a continuación:

Sistemas de ventas

• Las operaciones de este sistema involucran el uso de los siguientes formularios que integran el universos sujeto a revisión: numero de pedidos, de remisiones, de facturas.

Sistemas de co

mpras

• El universo sobre el que tienen que aplicarse los procedimientos de auditoria estará representado por: numero de requisiciones, pedidos a proveedores.

El examen y el diagnostico sobre la

calidad de un sistema deben basarse en

pruebas selectivas cuyo calculo se lleva a cabo

en la practica profesional de la

auditoria atreves de la aplicación de técnicas

de muestreo.

Las pruebas selectivas en la auditoria operacional: las muestras deberán ser representativas del conjunto sujeto a revisión.

Diferentes opciones de muestreo pueden utilizarse en la auditoria operacional.

MUESTREO

1. A juicio o dirigido

2. Estadístico o probabilístico

1. Aleatorio Simple

2. De Aplicación

3. De Atributos

4. De

Conglomerados

5. De

Descubrimiento

6. De Estimación

7. De Supervisión o

Continuación

8. Estratifico

La selección de muestras de auditorias a través de su muestreo estadístico permite considerar con un determinado grado de confianza, reduce los riesgos inherentes a las pruebas selectivas .

Muestreo de Aleatorio Simple: se seleccionan totalmente a lazar los elementos de la muestra tomando en consideración la totalidad del universo.Muestreo de Aceptación: se emplea para distinguir entre los lotes elementos buenos y malos.

Muestreo de Atributos: se basa en el uso clasificaciones dicotómicas y binomiales.Muestreo de Conglomerados: este método implica ordenar el universo en grupos de elementos.Muestreo de Descubrimiento: es una técnica especializada para localizar ciertas clases de irregularidades, tales como fallas en la verificación de procedimientos de control interno o evidencias de malos manejos y posibles fraudes.Muestreo de Estimación: se emplea para determinar, dentro de los limites y riesgos especializados, la frecuencia con la que ocurren eventos tales como errores de control interno.

Muestreo de Atributos: se basa en el uso clasificaciones dicotómicas y binomiales.Muestreo de Conglomerados: este método implica ordenar el universo en grupos de elementos.Muestreo de Descubrimiento: es una técnica especializada para localizar ciertas clases de irregularidades, tales como fallas en la verificación de procedimientos de control interno o evidencias de malos manejos y posibles fraudes.Muestreo de Estimación: se emplea para determinar, dentro de los limites y riesgos especializados, la frecuencia con la que ocurren eventos tales como errores de control interno.

Muestreo de supervisión o de continuación: se basa para en cuadros especiales para indicar el riesgo implicado . Al emplear los cuadros, el auditor deberá determinar determinar:1. Tasa máxima aceptable de error2. Grado de seguridad deseado respecto a las

conclusiones

Muestro Estratificado: es un método de muestro según el cual primeramente se separan los elementos del universo en dos o mas clases.

4.- EVALUACIÓN

Esta etapa es de comparación: lo que se está haciendo, con lo que se debe hacer, así como,

la calidad de la acción y resultados alcanzados.

5.- Diagnostico o informe

Una vez que el auditor anoto en sus papeles de trabajo todas las

deficiencias que a su juicio existen, debe efectuar un examen critico sobre cada

observación y cada sugerencia.

PUNTOS QUE DEBEN CUMPLIRSE ANTES DE LA PREPARACIÓN DEL INFORME

Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor de la

auditoria.

El auditor como sus ayudantes deben

tener conocimiento profundo de los

métodos y sistemas que se han

examinados en la empresa.

El auditor como sus ayudantes deben estar convencidos

de la autenticidad de cada observación

incluida en los papeles de trabajo.

El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo a su importancia

sobre la entidad.

Los papeles de auditoria deben incluir no solo

descripciones de problemas sino sugerencias útiles, claras y objetivas para

corregirlos.

• Esta fase de la auditoria es esencial para el logro de sus objetivos. Si los hallazgos de los auditores no se comunican a la entidad por los medios correctos y oportunos, todo el trabajo efectuado en cuanto a las etapas anteriores se reducirá a un conjunto de actividades sin beneficio para la empresa.S

ecu

enci

a p

ara

pre

para

r un

info

rme

Es necesario que el auditor lleve acabo los siguientes pasos:

Discusión de las observaciones y sugerencias.

Recopilación de respuestas a las observaciones y sugerencias.

Elaboración del borrador del informe.

Atributos que se deben cumplir en un reporte de auditoria operacional es necesario analizar cada una de las partes que lo integran:

Caratula.

Dictamen.

Texto con observacion

es, sugerencias

y respuestas.

CARATULA: constituye el encabezado del informe , debe

incluir siempre la denominación o razón social de la entidad sin

abreviaturas especificación de que es un informe de auditoria o un reporte con recomendaciones

derivadas de una auditoria operacional y la fecha a que se

refiere las observaciones y sugerencias.

La fecha que aparece en la caratula pude incluir solamente el mes y el año en que el reporte se

termino de preparar.

La caratula debe ser breve, objetiva y satisfacer los

requerimientos del buen gusto y la sencillez profesional.

DICTAMEN: se le denomina también un diagnostico y lo constituye la parte

esencial de la auditoria .

Elementos que lo integran:

- Destinatario - Párrafo de alcance - Párrafo intermedio- Párrafo de opinión

- Firma y Fecha.

TEXTO CON OBSERVACIONES Y

SUGERENCIAS Y RESPUESTAS

Debe ser congruente con el párrafo

intermedio y el párrafo de opinión del

dictamen.

El texto que integra el contenido del informe

debe incluir, las respuestas de los

funcionarios a cargo de las áreas involucradas en el desarrollo de la

auditoria

APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS DE CONTROL DE CALIDAD

Los cuestionarios se integran por preguntas enfocadas a garantizar una emisión profesional del reporte de auditoria; deben ser respondidos por el auditor.

Estos cuestionarios de control de calidad permiten al auditor llevar a cabo una supervisión final.

La respuestas y la aprobación de los cuestionarios de control de calidad debe formar de las normas de observancia obligatoria previas a la publicación formal del reporte de auditoria.

El borrador del reporte debe incluir las observaciones y sugerencias relativas a todos los problemas.

El auditor y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de que se determinaron las causas verdaderas de todos los problemas detectados.

El auditor y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de haber identificado todos los riesgos a que esta expuesta la empresa.

Puntos esenciales antes de la emisión del informe:

Los cuestionario s de control de calidad deben incluir preguntas que permitan corroborar si los puntos anteriores detallados han sido cumplidos satisfactoriamente durante la auditoria operacional.

Es necesario señalar que los cuestionarios deben ser fechados y firmados.

EMISIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

Es la publicación definitiva del reporte de auditoria debe llevarse a cabo solo si el cuestionario del control de calidad ha sido aprobado por el gerente , el director o socio responsable del examen.

La emisión de dicho informe contempla los siguientes pasos:

Captura del borrador

Confronta

Envió a destinatarios.

La captura del borrador es un evento muy importante que con frecuencia se toma a la ligera.

La confronta, a su vez parte de las responsabilidades del auditor y en las mayoría de las ocasiones se lleva a cabo por los ayudantes

El envió del informe a los destinatarios debe llevarse acabo una vez que los trabajos de mecanografía, confronta y firma del dictamen están concluidos.

El reporte se envía a los directores y gerentes que participaron en la junta en que se discutieron las observaciones y sugerencias; así mismo, debe remitirse ejemplares al director gerente y, en su caso, al consejo de administración y a la asamblea de accionistas.

El informe se envía también a los jefes de departamentos y, excepcionalmente a los empleados de línea.

Cuando el reporte final sale del departamento de auditoria interna o del despacho concluye todo un proceso de actividades profesionales.

Implantación de

Sugerencias y

Seguimiento.

1. Áreas responsables de la implantación

La auditoria operacional no concluye con la entrega del informe. En realidad, la emisión y la entrega del reporte constituyen el inicio de un nuevo proceso que debe observarse metódicamente a fin de que el trabajo de las cinco fases ya cubiertas resulte verdaderamente un beneficio para la empresa.

Las sugerencias de auditoria pueden clasificarse:

Recomendaciones que constituyen ajustes o cambios poco significativos a los sistemas y procedimientos .

Recomendaciones que involucran una modificación sustancial a los sistemas y procedimientos.

Recomendaciones que implican cambios sustanciales en los sistemas.

Que exista un departamento de organización y sistemas en la empresa.

Que la empresa decida contratar servicios de asesoría externa.

•Es necesario que el auditor establezca en coordinación con el departamento de organización y sistemas un programa que incluya fechas tentativas para el cumplimiento de las sugerencias.

•Requiere de una comunicación constante y formal enfocada a que el diseño de los procedimientos satisfaga, a juicio del auditor, los requisitos de control interno establecidos en el reporte.

Lo importante es que el auditor no pierda de vista su objetivo fundamental que es el objetivo de la auditoria operacional: mejorar los sistemas a través de la implantación de las acciones correctivas diagnosticadas durante el desarrollo del examen.

2. Metodología y Alcance del Seguimiento

Resulta esencial que los departamentos involucrados en las sugerencias del auditor se comprometen a concluir su implementación en fechas claramente determinadas.

Estas consideraciones cobran mayor importancia ante el hecho de que tales fechas representan para el auditor un parámetro que será utilizado par programar nuevas revisiones .

La verificación del cumplimiento de sugerencias constituye la sexta etapa de la auditoria operacional, se cono de cómo “seguimiento al informe de auditoria “ y debe llevarse a cado conforme a la secuencia que se indica a continuación:

A. Entrevista con

ejecutivos a las áreas

involucradas y

recopilación de

respuestas.

B. Verificación

del cumplimient

o.

C. Evaluación

del cumplimient

o.

A.Entrevista con ejecutivos a las áreas involucradas y recopilación de respuestas.

Los trabajos del seguimiento comenzaron con las entrevistas que se basan en el informe de la auditoria operacional. Durante ellas el auditor da lectura a las sugerencias y a las fechas en que los departamentos involucrados se comprometieron a concluir los cambios sugeridos.

El objetivo de las entrevistas es obtener información de carácter verbal sobre el cumplimiento de las sugerencias contenidas en el reporte de auditoria.

B. Verificación del cumplimiento.

Se basa en la aplicación de procedimientos de auditoria cuyas características están determinadasPor la naturaleza de los cambios incorporados a los sistemas para cumplir con las recomendaciones contenida en el informe del auditor.

Los trabajos de verificación se deben llevar acabo con base en las respuestas proporcionadas por los directores y gerentes de la entidad.

Durante la verificación del cumplimiento de las sugerencias, debe fijarse un lapso al que se referirán las pruebas de auditoria. Este lapso es el periodo durante el cual las recomendaciones han sido acatadas y aplicadas por los procedimientos involucrados ; su extensión será establecida a criterio del auditor.

Durante la verificación del cumplimiento de las sugerencias

pueden presentarse dos situaciones:

Correcciones Definitivas

CorreccionesTemporales

Correcciones Temporales

Son el resultado de la resistencia al cambio y se localizan frecuentemente en la ejecución de actividades asignadas a personal de menor jerarquía.

Correcciones DefinitivasSon una muestra indudable del éxito alcanzado en la auditoria operacional ; son el resultado de los esfuerzos conjuntos del personal de la empresa y de los auditores que tuvieron a cargo del desarrollo del examen y la preparación del reporte con las observaciones y sugerencias.

C. Evaluación del Cumplimiento

Los procedimientos de auditoria aplicados para verificar el cumplimiento de las recomendaciones, deben quedar reflejados en los papeles de trabajo. Asimismo , las pruebas selectivas , de las excepciones o errores y los comentarios de los auditores deben plasmarse en cedulas de auditoria.

Estos elementos probatorios constituyen la base del auditor concluya acerca de que si la implementación de las recomendaciones contenidas en su informe es satisfactorias.

Es importante enfatizar que la evaluación , por simple que resulte

solo puede llevarse a cabo si el auditor ya verifico la autenticidad de las respuestas que sobre las

actividades de la implantación le proporcionaron los directores y los gerentes de las áreas involucradas.

3. El Informe del Seguimiento a las

Sugerencias de Auditoria.Este reporte esta

basado en los resultados del

seguimiento y en la evaluación que el

auditor ha hecho de los trabajos

empleados por la empresa para solucionar los

problemas que se localizaron en las áreas sujetas al

examen.

Es importante señalar que el informe derivado del seguimiento debe referirse solo a las recomendaciones de auditoria que fueron aceptadas y que no se han cumplido satisfactoriamente en las fechas.

El reporte derivado de los

trabajos de seguimiento

debe, sujetarse a los pasos que

se señalan a continuación:

• Preparación del borrador

• Discusión del borrador con el

personal involucrado

• Emisión y entrega del

informe.

La preparación del borrador de este nuevo reporte esta basado en el informe de auditoria operacional.

El segundo elemento del borrador es la transcripción fiel de la respuesta que los funcionarios de la empresa dieron a cada una de las recomendaciones del auditor.

La situación encontrada por el auditor en sus trabajos de seguimiento es el tercer elemento del informe.

El informe derivado del seguimiento debe ser corto y simple.

Su estructura es similar al reporte de auditoria operacional y se integra por los siguientes elementos:

Caratula

Dictamen

contenido

En la caratula se incluyen

nuevamente la denominación de la empresa, los

sistemas sujetos al examen , la

mención de que se trata de un reporte

derivado de trabajos de

seguimiento y la fecha, integrada por el mes y el

año.

El dictamen vuelve a constituir un

diagnostico que proviene de los

procedimientos de verificación, cuyo

propósito es capturar la atención

del lector. Esta formado por el

destinatario , los párrafos de alcance,

intermedio y de opinión , la firma y

la fecha.

El contenido es la redacción secuenciada de las

recomendaciones emitidas en el informe original, las respuestas del personal a dichas sugerencias, las

observaciones derivadas del seguimiento y finalmente,

las respuestas de los funcionarios responsables de

la implementación.

Bibliografía

G. Sánchez Curiel. “AUDITORIA OPERACIONAL” 1993

IMCP“AUDITORIA OPERACIONAL” 1989

GRACIAS POR SU ATENCIÓN