1Modelo de planeación estratégica basado en el cuadro de...

Revista Latinoamericana el Ambiente y las Ciencias 5(10): 1-19 2014

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1Modelo de planeación estratégica basado en el cuadro de mango integral aplicado a

un centro de investigación público de México y universidades donde se desarrolla I+D

Balanced Scorecard Based Strategic Planning Model with Application to a Mexican

Public Research Center and Universities where R&D Take Place

1María Dolores Guevara Espinosa,

2Anayansi Careta Isordia,

3Luis Alberto Morales Rosales,

4José Antonio Aguilar Solís

1Fac. de Ingeniería Química, Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Av. San Claudio y 18

sur, Fracc. Jardines de San Manuel, CU, C.P. 72570. Puebla, Pue, México. [email protected]

2Consultor de ICADI Empresarial.

3Coordinador del Posgrado en Sistemas Computacionales del Instituto Tecnológico Superior de

Misantla, Veracruz, México.

4Depto. de Ingenierías, Universidad Popular Autónoma del Estado de Puebla, México.

RESUMEN. En esta investigación se desarrolla un modelo de planeación estratégica y

tecnológica, dirigido a centros de investigación públicos y universidades donde se

desarrolla I+D. El modelo es un hibrido de los conceptos de planeación estratégica,

planeación tecnológica y sistema de administración estratégica basado en indicadores.

Como parte de la metodología propuesta, se elaboran el plan estratégico, el mapa

estratégico y el sistema de indicadores. Con este método se obtienen elementos clave para

generar la alineación estratégica de la institución. Dichos elementos se integran a través del

modelo de planeación, dando como resultado el portafolio de proyectos. El modelo de

planeación fue implementado en un centro de investigación público de México. Los

resultados obtenidos validaron la aplicabilidad del modelo propuesto a la clase de

organizaciones bajo estudio, estableciéndose las bases para abordar investigaciones futuras

en las áreas de sistemas de administración del portafolio, modelos de selección de

proyectos y análisis de riesgos.

ABSTRACT. In this research a strategy and technology planning model is developed

addressed to public research centers and universities where R&D takes place. The model is

a hybrid of concepts on strategic planning, technology strategy and indicators-based

strategic management system. As part of the proposed methodology, strategic plan, strategy

map and indicators system are developed. By this method key elements to generate the

Recibido: Octubre, 2014.

Aprobado: Diciembre, 2014


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strategic alignment of the institution are obtained. Such elements are integrated through the

planning model yielding the project portfolio as a result. The planning model was

implemented on a public research center of Mexico. Results obtained validated the

applicability of the proposed model to the class of organizations under study, establishing

the basis to address future research on portfolio management systems, project selection

models and risk analysis.

Palabras clave: Modelo de planeación, Cuadro de Mando Integral, centro de investigación

público, I+D+i.

Keywords: Planning model, Balanced Scorecard, Public Research Center, R&D&I

INTRODUCCIÓN

Con base al problema de generación de valor a partir de la investigación y desarrollo en

México (I+D) (Asociación Mexicana de Directivos en Investigación Aplicada y el

Desarrollo Tecnológico, 2004), (Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, 2009),

(Instituciones de Educación Superior; Académicas, 2012), (Sistema Integrado de

Información sobre Investigación Científica, 2012), (World Intellectual Property

Organization, 2013), se presenta el área de oportunidad de proponer un modelo de

planeación estratégica aplicable a centros de investigación públicos del país. Dicho modelo

integra la planeación estratégica con la planeación tecnológica y el CMI (Cuadro de Mando

Integral), apoyándose en los conceptos y técnicas de mapas estratégicos, mapas

tecnológicos, normas de gestión tecnológica y en el Cuadro de Mando Integral. Para

generar este último, se hace uso de un sistema de indicadores y métricas. De esta manera,

se alinea a la institución hacia la conservación de una visión integral y la generación de

valor.

A partir del modelo de planeación propuesto, se lleva a cabo el proceso de intervención en

un centro público de investigación en México. De esta manera se logran resultados

tangibles e importantes, que se alinean a las directrices establecidas actualmente en el

Programa Especial de Ciencia, Tecnología e Innovación 2014-2018 (Gobierno de la

República, 2014)La Agenda Nacional de Ciencia y Tecnología (Instituciones de Educación

Superior, Académicas, 2012), el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018 (Gobierno de la

República, 2013), los indicadores mundiales de propiedad intelectual (World Intellectual

Property Organization, 2013) y el Programa Especial de Ciencia, Tecnología e Innovación


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2014-2018 (Gobierno de la República, 2014). Cabe mencionar que la última referencia, fue

publicada el 30 de junio de 2014, misma fecha en que el autor sometió este trabajo.

En este trabajo se propone un modelo de planeación híbrido para la generación de valor,

aplicable a centros de investigación públicos en México. Este consiste en el diseño de una

estrategia tecnológica, su habilitación y la generación de un sistema de indicadores que

alineará a la organización estratégicamente. El modelo combina la planeación estratégica,

la planeación tecnológica y el Cuadro de Mando Integral. Se apoya en la aplicación e

integración de los conceptos y técnicas de gestión en estos tres campos, tales como mapas

estratégicos, mapas tecnológicos y normas de gestión tecnológica.

El proceso de intervención en un centro público de investigación en México, concluyó con

la obtención del portafolio de proyectos y el sistema de indicadores, como un resultado

tangible e importante, que alinea a la institución hacia la conservación de una visión

integral y a la generación de valor y se alinea a las directrices establecidas actualmente en

el PECTI 2014-2018.

METODOLOGIA

Contexto de desarrollo y aplicación

Se llevó a cabo un análisis en introspectiva para sustraer el fenómeno subyacente a la baja

productividad de los centros de investigación públicos en México. Como resultado de la

aplicación de encuestas a dichos centros, así como el análisis de los centros de

investigación a nivel mundial y se obtuvieron áreas de oportunidad para lo cual se generó el

modelo propuesto en el presente trabajo basado en el cuadro de mando integral que tiene

una propuesta para entidades no lucrativas y es probado el modelo en un centro de

investigación público en México.

Existen áreas de oportunidad, que pueden ayudar a los investigadores a la generación de

valor mediante sus portaciones científicas, las cuales se presentan en el presente trabajo, se

trata de resultados generados durante cuatro años de investigación y este trabajo

actualmente está alineado con las necesidades en ciencia y tecnología detectadas en México

para lograr mejor desarrollo a nivel nacional.


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Encuestas en línea para la definición del modelo.

Generación de un modelo de planeación estratégica.

Definición de la estrategia,

Análisis del estada actúa

Análisis del estado deseado

Determinación de brechas

Análisis de las Áreas de oportunidad

Análisis del estado futuro.

Diseño de una auditoria tecnológica

Desarrollo de la auditoria tecnológica en base a normas ISO.

Análisis de resultados

Generación del portafolio de proyectos,

Generación de indicadores en base a los proyectos generados

Elaboración de formulas que reflejen los indicadores,

Codificación de indicadores,

Elaboración de fichas técnicas de indicadores

En la actualidad, las capacidades de generación y aprovechamiento del conocimiento

científico, de desarrollo tecnológico y de innovación, constituyen marcadas ventajas

competitivas entre las organizaciones \citep{Dorf:2000}. La administración de la

tecnología juega un papel crucial en la organización, para el aprovechamiento de las

competencias tecnológicas que pueden generar esas ventajas competitivas.

La estrategia de tecnología es un instrumento de la estrategia corporativa para generar valor

a partir del desarrollo, uso, financiamiento, o administración de la función de la tecnología

\citep{Burgelman:2000}. El conocimiento y la infraestructura que derivan de la tecnología,

pueden verse como formas de capital que generan ventaja competitiva para la organización

(Porter, 1985) y para las naciones (Porter, 1990). Un problema que se presenta en las áreas

de ciencia y tecnología es la medición de intangibles (Kaplan, 2001). La administración del

portafolio de proyectos de I+D y el diseño de sistemas de indicadores son actividades

fundamentales de la estrategia tecnológica, donde se sitúa la contribución de este trabajo

específicamente para centros de investigación públicos de México.

Modelo de planeación

El modelo utilizado es un modelo descriptivo (ver Fig. 1) que toma como base las etapas

del modelo general de planeación estratégica, como son la etapa de formulación,

implantación y resultados (ver Fig. 2). Dicho modelo es un híbrido que surge de la


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integración del plan tecnológico, mapas estratégicos, tecnológicos y la generación del

Cuadro de Mando Integral. Para la implementación de este último, se identifican e integran

indicadores y métricas en un sistema de indicadores. El método y sus resultados de

aplicación en un centro de investigación público se describen en las siguientes secciones.

Figura 1 Niveles de abstracción en el desarrollo del modelo de planeación. Fuente: Elaboración

propia (2014).


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Figura 2. Modelo de planeación estratégica para centros de investigación públicos. Fuente:

Elaboración propia (2014).

Método de intervención

Institución bajo estudio

Se llevó a cabo el proceso de intervención en un centro de investigación público. Primero

se integró el equipo de trabajo conformado por el director de desarrollo tecnológico, el

encargado de transferencia de tecnología, tres líderes de áreas técnicas de desarrollo y tres

ingenieros de desarrollo, uno por área.

Diagnóstico inicial

Con el fin de conocer la situación actual del centro, se aplicó un diagnóstico inicial

incluyendo preguntas referentes a planeación estratégica y planeación tecnológica. El punto

de partida consiste en el análisis de la visión y misión actual, con la finalidad de conocer si

lo que existe es coherente con el modelo propuesto.


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Definición y ejecución del proceso de planeación estratégica

En esta etapa se realiza el plan a seguir donde se establecen las actividades a realizar,

cuándo se llevarán a cabo, lugar y hora, objetivo, meta, fecha de cumplimiento y

responsable, tratando de buscar espacios donde todos los integrantes puedan participar.

(hacer uso de reuniones a distancia o cuando sea necesario personales), con la finalidad de

ajustarse a los tiempos disponibles por parte de los integrantes del equipo. Se hace una

entrevista con el objeto de explicar a los participantes cual será su rol dentro del equipo, la

finalidad que se persigue y el beneficio que se obtendrá al finalizar el trabajo. Se brinda a

los participantes las herramientas necesarias para que se trabaje con metodología y se

trabajara conjuntamente para evitar desviaciones en el cumplimiento de la meta. A partir de

esta información elaboran los mapas estratégicos y tecnológicos, dando como resultado la

realización de una agenda de trabajo y relación de compromisos adquiridos por áreas

participantes para el seguimiento futuro.

Plan estratégico basado en el Cuadro de Mando Integral

Par el diseño del plan estratégico, primero fueron revisadas la visión y misión de la

institución, por parte de la dirección general con base en el modelo proporcionado. Luego

se determinaron las prioridades máximas en el plan de acción de la organización. A partir

del plan de acción se obtuvo la plantilla de mapa estratégico. El Cuadro de Mando Integral

(Kaplan y Norton, 1992) propone la alineación de los recursos y capacidades de las

empresas hacia sus objetivos. Dado que un centro público de investigación no es una

institución centrada en los negocios, los indicadores financieros no son indicadores clave a

considerar.

La visión debe ampliarse hacia el conjunto de variables implicadas en el desarrollo de la

actividad principal de la institución, lo que permite situar la perspectiva de los clientes

/usuarios de la tecnología como meta principal y alinear el resto de las perspectivas,

quedando ordenadas en el siguiente orden: 1) perspectiva de los clientes, 2) perspectiva de

los procesos productivos, 3) perspectiva de recursos y capacidades y 4) perspectiva

financiera. Este último ha de ser un medio necesario para cumplir los objetivos centrales de

la organización referidos a los usuarios. De acuerdo con Branch et al. (2011), el mapa

estratégico se desarrolló en las etapas de requisitos, análisis, diseño y elaboración. Los

requisitos partieron de la recolección organizada de información sobre el centro bajo

estudio. La revisión y análisis de la información concluyó en la ausencia de un plan

estratégico definido y documentado por la institución. Esto condujo a la propuesta

estratégica para la institución.

Tabla 1. Plan de acción en el centro bajo estudio.


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Portafolio de Proyectos

Para la generación del portafolio de proyectos para el centro de investigación público se

realizó mediante una auditoria de tecnología basada en las normas para gestión tecnológica:

Norma Descripción

NMX-GT-001-IMNC-2007 Sistema de gestión de la tecnología - Terminología

NMX-GT-002-IMNC-2007 Gestión de la tecnología – proyectos tecnológicos

- Requisitos

NMX-GT-003-IMNC-2007 Sistema de gestión de la tecnología - Requisitos

NMX-GT-004-IMNC-2007 Gestión de la tecnología – Directrices para la

implementación de un proceso de vigilancia

tecnológica.

Proy-NMX-GT-005-IMNC-2008 Gestión de la tecnología – Directrices para la

auditoría.

Con la auditoria de tecnología se conoce el estado actual del centro de investigación y las

áreas de oportunidad en las cuales se debe de trabajar (brechas) de donde se genera el

portafolio de proyectos tecnológico.

Un punto sumamente importante es establecer la diferencia entre gestión de proyectos y

gestión de portafolios, dado que las organizaciones se considera que un grupo de proyectos

Objetivos Escenarios Prioridad Recursos

Desarrollar

investigaciones

Generación de redes Media Dirección de desarrollo

tecnológico

Organizar planes de

investigación

Utilización de

metodologías existentes

Media Planeación de proyectos

Generar métricas

para evaluar

actividades de

investigación

Aplicación del modelo

propuesto

Alta Dirección de desarrollo

tecnológico,

desarrolladores

Generar valor

mediante portafolios

de proyectos

Metodología existente

para generación de

portafolios de proyectos

Alta Planeación de

proyectos, Dirección de

desarrollo tecnológico


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forman un portafolio sin tener encueta su contribución estratégica, en realidad un grupo

independiente de proyectos no forman un portafolio, solo se trata de un grupo de proyectos

que utilizan tiempo y recursos; los cuales se pueden gestionar eficientemente, optimizarlos

y priorizarlos pero no tener la visión clara del foco estratégico donde pare que sea un

portafolio se busca la eficiencia pero que contribuya con la visión estratégica de la mejor

forma posible por lo que de acuerdo con Cuéllar A. L (2010) podemos visualizar las tablas

que a continuación se presentan.

Indicadores y medición del desempeño (Sistema de Indicadores)

Dentro del cuadro de mando integral para la elaboración de los indicadores se utiliza el

concepto de cadena de resultados, con lo cual se busca tener un número que nos permita

evaluar el cumplimiento de objetivos y metas en términos de productos (beneficios

inmediatos) es decir de resultados, visualizando que tan alejados o cercanos estamos, por

otro lado podemos evaluar los efectos (beneficios mediatos) e impacto (beneficios finales).

En general en las entidades públicas los beneficios de productos son medidos mediante

indicadores, por lo que los beneficios pueden ser de producto, de efectos y de impacto.

Tabla 2. Análisis de la gestión y portafolio de proyectos Fuente: Cuéllar A. L (2010)

La aplicación de estos indicadores mediante el cuadro de mando integral se ven reflejados

en:

Mejoras en el proceso de toma de decisiones

Sistematización de los controles de le entidad

Mejora del control de gestión en programas y proyectos.


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Ayuda a mejorar la comunicación, la presentación de resultados, el planteamiento

de nuevas estratégicas todo esto en sentido ascendente y en sentido descendente

ayuda a la comunicación de objetivos.

Ayuda en los procesos de planificación

Ayuda a visualizar en conjunto los problemas y sus posibles soluciones

Ayuda a obtener un conocimiento rápido y sintético del entorno y de la

organización.

Ayuda en el cambio de la cultura organizacional para el logro de objetivos y

resultados.

Introduce a la dirección por objetivos y evaluación de rendimiento

Mejora y formaliza la comunicación.

Genera transparencia en la organización tanto internamente como externamente

En conclusión el cuadro de mando integral es un sistema de seguimiento y control que

identifícalas dimensiones de la estrategia global y la relacional con la estrategia específica a

seguir, identificando las relaciones de causalidad así como los indicadores que ayuden a

evaluar tanto acciones como resultados de la estrategia.

El cuadro de mando integral se apoya en el concepto de generación y creación de valor,

buscando el equilibrio entre los elementos de la estrategia como son los objetivos,

resultados y metas.

EL cuadro de mando integral también es un sistema que permite alinear los recursos de la

institución, como lo es el recurso humano, hacia los objetivos de crecimiento y

sostenibilidad institucional.

El cuadro de mando integral propone la utilización de matriz como se muestra a

continuación, en la cual se encuentra en resumen el objetivo estratégico, las acciones a

seguir, indicadores seleccionados, la metas a alcanzar así como la asignación el

responsable.

Tabla 3. Cuadro de mando integral (CMI). Formato general de cuadro de mando integral.

Fuente: Elaboración propia (2014).

Objetivo estratégico:

Acciones Indicadores Metas Responsables

El modelo resultante se presenta en la figura 3, donde se presentan los elementos y

relaciones internas necesarias para la implementación del modelo ya sea en un centro de


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investigación público o bien en una universidad donde se lleve a cabo investigación y

desarrollo.

Figura 3. Elementos y relaciones internas del mapa estratégico referente al modelo de planeación.

Fuente: Elaboración propia (2014).

RESULTADOS

Los resultados obtenidos para la auditoria de tecnología se presentan en la tabla 4 de los

resultados obtenidos en la auditoría interna de gestión Tecnológica, así como de los

objetivos estratégicos se general el portafolio de proyectos tabla 5. En este portafolio dio

origen a tres proyectos una a largo, otro a mediano y otro a corto plazo, cada uno con sus


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respectivos objetivos estratégicos, así como con los indicadores pertinentes para poder

medir, controlar y evaluar el portafolio de proyectos.

Tabla 4. Informe de auditoría interna de gestión de tecnología. Fuente: Elaboración propia

(2014).


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Tabla 5. Resumen del Portafolio de proyectos para el centro de investigación público.

Fuente: elaboración propia.


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En la

tabla 6

se

presentan los resultados del sistema de indicadores del portafolio de proyectos, en el

sistema de indicadores se presenta, la clave del indicador al que se hace referencia en el

portafolio de proyectos, se encuentra el tipo de indicador, formula, definición, responsable

y frecuencia del reporto, con lo que se garantiza la aplicación, evaluación y seguimiento del

modelo de planeación para centros de investigación público.


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Tabla 6. Resumen del sistema de indicadores del portafolio de proyectos. Fuente:

elaboración propia)

CONCLUSIONES


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Los centros de investigación públicos y universidades donde se desarrolla I+D+i, no

importando el tamaño, ni tampoco si tienes una o varias líneas de investigación, todos

tienen varios factores clave que son comunes, lo cual hace que se pueda generar un modelo

generalizado que pueda ser aplicado a todos los centros de investigación públicos y que es

el modelo propuesto en este trabajo.

El modelo propuesto por Kaplan y Norton sobre BSC para entidades no lucrativas, puede

ser aplicado en centros de investigación públicos, logrando con ello el dar una focalización

a las actividades y razón de ser del centro de investigación, lo cual al sumar esfuerzo y

todos trabajar en el mismo sentido, se genera una suma de fuerzas que se verá en

resultados, los cuales pueden ser medido y cuantificados por la aplicación de indicadores,

toda esta sinergia

Es el resultado de la generación del Mapa Estratégico para centros de investigación

Públicos, sistema de indicadores y portafolio de proyectos que son los entregables

generados al aplicar el modelo del BSC lo cual es una herramienta que se utilizo para

traducir el modelo propuesto en el presente trabajo y poder aterrizarlo en el ejercicio de

aplicación en un centro de investigación público, de México.

Es importante realizar el ejercicio anterior en los centros de investigación públicos dado

que el modelo propuesto es muy generalizado y cada institución tiene requerimientos

específicos, áreas de conocimiento específicas desarrolladas, visión institucional muy

específica, por lo que el realizar el mapa estratégico específico para el centro de

investigación, nos permite alinear el modelo a los requerimientos específicos y generación

de la estrategia específica para el centro de investigación en cuestión La idea del desarrollo

del presente ejercicio es con la finalidad de contar con una base (formatos, preguntas, entre

otros aspectos) que puede servir como guía a otros centros de investigación público y con

ello lograr trabajar con estrategia que se traduce en un ganar ? ganar para todos, recordemos

que los centros de investigación públicos, son sostenidos por los ingresos federales de la

nación y si estos son bien aprovechados, las ganancias son para todos los Mexicanos en

mayor o menor grado.

Hay que romper el paradigma de pensar que si es público, no puede ser sustentable, auto

sostenido, ni puede generar negocio, por lo que con el presente trabajo busco aplicar un

modelo que es altamente utilizado en las entidades lucrativas y que también cuenta con

ciertas premisas para ser aplicado en entidades no lucrativas el ser llevado a un centro de

investigación público.

Con el análisis de brechas, del estado futuro, del estado deseado, se llego a la conclusión de

que la estrategia del centro de investigación institucional (misión, visión, objetivos


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estratégico), claras y soportadas por un sistema de calidad y en específico con una auditoría

tecnológica evitara grandes inversiones en tecnología, conocer con lo que cuenta o no

cuenta la institución y esto se verá reflejado en optimización de recursos en toda la

extensión de la palabra.

Como trabajos futuros se queda pendiente: La implementación del sistema de gestión en el

centro de investigación donde se realizo el ejercicio. Por el momento el modelo así como

los resultados generados en el presente trabajo por falta de tiempo, solo se pudo llegar hasta

la generación de resultados, mismos que ya son conocidos por las autoridades participantes,

quedando pendiente la implementación a todos los niveles, por el momento se aplicara para

la planeación de presupuestos para el 2015, así como para los proyectos de visión 2020.

Con base a la estrategia global del centro de investigación, se propone generar los

proyectos que forman parte del portafolio de proyectos, sin embargo, se propone generar un

software que permita facilitar el trabajo realizado en la presente tesis y que permita trabajar

bajo un esquema de nube que permita a todos los investigadores contar con los formatos,

así como el esquema bajo el cual se está trabajando para que no resulte ser una tarea tediosa

el poder proponer proyectos que estén alineados, así como una actualización continua sobre

las tendencias en el área de desarrollo, todo lo anterior para evitar pérdida de tiempo y

poder contar con un sistema en tiempo real sobre los temas que se pueden trabajar,

contemplando en todo momento los indicadores y métricas que nos permitan trabajar

óptimamente. La idea del punto anterior toma como base, por ejemplo en la industria se

cuanta con software para el mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de los

equipos, en donde al operador se le envían mensajes para recordarle a que equipos les va a

tocar mantenimiento en los próximos días y cuáles son los requerimientos para que se

envíen al área de compras etc. de igual manera se puede diseñar un software pare centros de

investigación donde se tenga la base de datos de la auditoria tecnológica, conociendo los

equipos, especialistas de la institución, su ubicación etc., y que a la vez este monitoreando

todas las paginas que lanzan convocatorios por ejemplo fondos sectoriales etc. Y que te

estén avisando cuando estas sean liberadas, que las analice y genere los requerimientos, los

compare con la base de datos del centro de investigación e indique si es viable realizarla

con los recursos disponibles

RECOMENDACIONES

Una estrategia bien definida, mediante la aplicación de un mapa estrategico (BSC) debe de

estar orientada a la satisfacción de los clientes internos y externos, generando proyectos

reales, medibles, que puedan dar soluciones a retos futuros. Para la construcción del sistema

de indicadores, se importante generar los indicadores necesarios solamente y que puedan

ser medibles, cuantificables, se puede encontrar en la bibliógrafa indicadores pero hay que


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tener cuidado en seleccionar los que realmente puedan ser aplicados en cada caso, o bien

hay que modificarlos dependiendo lo que nos interesa medir.

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