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Stage & PlacementUniversità e Aziende

Chiara Carlino

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Università Azienda

Studente

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University Company

Student

1. Orientamento in uscita

2. Relazioni fra università e aziende

3. Tirocini curriculari ed extra-curriculari

4. Annunci di placement per studenti e alumni

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Gli attori

Operatori Ateneo

Studenti / Alumni

Referenti aziendali (HR, tutors)

CLIENT WEB WEB

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I processi coperti1. Registrazione delle aziende via web2. Verifica e approvazione dell’azienda da parte

dell’ateneo3. Funzionalità web a disposizione dell’azienda 4. Opportunità di stage e placement; eventi di

orientamento in uscita5. Gruppi di opportunità(«campagne»)6. Bacheca delle opportunità per gli studenti7. Candidature degli studenti alle opportunità8. Selezione degli studenti da parte di aziende e

dell’ateneo9. Gestione di un tirocinio

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Registrazione delle aziende via web

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Registrazione delle aziende via web

Company’s nation

Unique identifier (may change according to

nation)Company’s

dataUser data

Workplace dataLegal

representativeUsername

Summary

• Wizard interamente personalizzabile dall’ateneo• Alcune domande dipendono dalle risposte

precedentemente date• Ad es. chiedere i dati del rappresentate legale solo se il motivo

dell’iscrizione dichiarato è «avviare un tirocinio»• L’identificativo unico ed altre informazioni variano in

base alla nazione sede dell’azienda (partita IVA, codice DUNS, etc)

• L’utente può scegliere il proprio nome utente, la password è assegnata dal sistema

• Può essere integrato con LDAP• Viene controllata l’eventuale esistenza dell’azienda sul

DB (anche esterno): in questa caso non vengono modificati i dati a sistema

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Verifica e approvazione dell’azienda da parte dell’ateneo

• L’operatore dell’ateneo vede i dati provenienti dalla registrazione online

• È possibile controllare se esiste già nel sistema una azienda analoga• In esse3 e/o su un CRM esterno

• In caso affermativo, è possibile associare la nuova azienda ed i relativi contatti a quella esistente, oppure creare un nuovo record

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Verifica e approvazione dell’azienda da parte dell’ateneo

• L’azienda viene approvata e le viene assegnato uno specifico profilo di permessi

• All’azienda possono essere assegnati altri attributi/diritti• «standard» o «premium»: attiva o disattiva alcune possibilità di

branding• Un’azienda può avere le proprie opportunità sempre «in evidenza»• I vincoli per l’avvio di uno stage possono essere differenziati

• I dati dell’azienda possono essere modificati e integrati da backoffice

• Ad ogni azienda possono essere associati più contatti• Ogni contatto può avere un ruolo diverso• Ogni contatto può avere diversi permessi funzionali• Un contatto può avere o meno un’utenza associata per l’accesso

al sistema (ad es. il rappresentante legale tipicamente non ne ha bisogno)

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Funzionalità web a disposizione dell’azienda

• Dati aziendali • L’ateneo può scegliere quali utenti aziendali possono modificare

questi dati, e quali dati sono modificabili• I dati cambiano in base alla nazione sede dell’azienda• È possibile gestire più sedi

• Contatti aziendali• Ogni contatto può modificare i propri dati• Alcuni contatti possono vedere i dati dei colleghi• Alcuni contatti possono aggiungere altri contatti (es. tutor)• I contatti possono essere associati alle sedi

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Funzionalità web a disposizione dell’azienda: branding

• Le aziende possono gestire la propria pagina per presentarsi agli studenti• La pagina di presentazione aziendale include informazioni note:

numero dipendenti, sedi, opportunità aperte• Le aziende «standard» possono scrivere solo

una descrizione• Le aziende «premium» possono

• scrivere una presentazione più lunga, • caricare files (incl. logo), • collegare video youtube, feed RSS, immagini• Per le aziende premium vengono mostrate anche le opportunità

chiuse• Le presentazioni devono sempre essere approvate

dall’ateneo

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Opportunità

L’ateneo sceglie quali tipi di opportunità

sono visibili all’aziendaLa presentazione dell’azienda può

essere modificata per la specifica opportunità

La sede è scelta fra quelle già inserite

I dati richiesti dipendono dal tipo di

opportunità

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Opportunità

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Opportunità

Il contatto aziendale di riferimento per

l’opportunità (anche diverso dall’utente

corrente)

Le candidature possono essere gestite all’interno

del sistema, eventualmente con inoltro via mail a un indirizzo specifico,

oppure redirezionate a un sistema esterno

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Opportunità

• The university can always update, complete and modify job posts

• The university can insert job posts of any type• The university must always approve a job post

inserted by a company and make it visible

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Eventi per l’orientamento in uscita

• L’ateneo può gestire diversi tipi di opportunità• Stage• Placement• Eventi interni (orientamento)

• Gli eventi di orientamento sono mostrati in un’area specifica della bacheca opportunità

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Campagne (gruppi di opportunità)

• A campaign is a group of posts with similar• Requirements• Opening date• Closing date• Selection process

• Posts in a campaign can refer to different companies

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Bacheca opportunità per gli studenti

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Bacheca opportunità per gli studenti

• È possibile filtrare le opportunità per gli studenti, in modo che solo studenti con determinate caratteristiche vedano determinate opportunità

• È disponibile una ricerca avanzata ed il salvataggio di ricerche per gli studenti

• Gli studenti possono salvare singole opportunità per candidarsi successivamente

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Candidatura di studenti

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Candidatura di studenti

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Candidatura di studenti

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Candidatura di studenti

• L’ateneo vede tutte le candidature ed i relativi dettagli

• Per ogni opportunità le candidature possono essere• Immediatamente visibili all’azienda• Intermediate, ovvero rese visibili all’azienda dall’operatore di ateneo

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Selezione degli studenti da parte dell’Ateneo

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Selezione degli studenti da parte dell’Ateneo

• L’Ateneo può controllare risposte e curricula caricati dagli studenti

• L’Ateneo può controllare se gli studenti hanno i requisiti richiesti quanto a• Lingue• Attività didattiche• Anzianità

• È possibile convocare gli studenti a colloquio• La prenotazione e gestione degli appuntamenti è integrata nel sistema

• È possibile assegnare agli studenti una penalty (ad esempio per aver ritirato una candidatura) • A uno studente con penalty viene impedito di avviare uno stage per un

certo periodo di tempo

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Selezione degli studenti da parte dell’Ateneo - Campagne

• Tramite le campagne è possibile vedere le candidature degli studenti alle opportunità della campagna, in modo da poter combinare l’opportunità ed il candidato più adatti, senza lasciare un candidato senza opportunità o una opportunità senza candidati.

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Selezione degli studenti da parte dell’azienda

• L’azienda vede le candidature ad ogni opportunità• I candidati possono essere gestiti con tags, ranking

e note• Ogni campo è adoperabile come criterio di ricerca

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Selezione degli studenti da parte dell’azienda

• Per ogni candidato o gruppo di candidati è possibile• Vedere gli allegati ed altre risposte• Scaricare tutti gli allegati (es. curricula)• Scaricare un excel che riepiloga le informazioni principali e contiene i

link agli allegati• Aggiungere note• Vedere le note scritte dall’ateneo• Aggiungere un «voto»• Aggiungere tags• Scegliere i candidato• Avviare uno stage con il candidato (se l’opportunità è di tipo stage)

• Le aziende mantengono accesso alle candidature passate e possono sempre ricercare fra i candidati anche a opportunità chiuse

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Selezione degli studenti da parte dell’azienda

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Gestione di uno stage

• Uno stage può essere creato• Da backoffice• Quando un’azienda sceglie un candidato a una opportunità di stage• Direttamente da un’azienda che conosce già la matricola con cui vuole

avviare uno stage

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Gestione di uno stage

• La candidatura di uno studente diventa uno stage se• È associata a una opportunità di tipo stage• È confermata• Lo studente ha le caratteristiche richieste per uno stage

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Gestione di uno stage

• Se una candidatura diventa uno stage, è possibile compilare il progetto formativo e successivamente avviare lo stage

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Gestione di uno stage

• Il progetto formativo può essere compilato dall’azienda, oppure da backoffice

• L’azienda e lo studente devono sempre accettare il progetto formativo

• L’ateneo deve approvarlo e decide l’avvio effettivo

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Gestione di uno stage

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Gestione di uno stage

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Gestione di uno stage

• L’università stabilisce i parametri per il riconoscimento crediti. • Se lo studente corrisponde ai parametri impostati, può chiedere il

riconoscimento crediti• Il docente di riferimento deve approvare o meno la richiesta• È disponibile un sistema di chat tra studente e docente relativamente

alla richiesta

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Gestione di uno stage

• Una volta avviato lo stage, azienda e studente possono• Stampare il progetto formativo• Caricare files, e vedere i files caricati dagli altri attori• Fare richieste di sospensione, interruzione, proroga, etc

• L’ateneo può configurare quale attore può inserire quale tipo di richiesta, i dati che è necessario allegare e gli attori che la devono approvare

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Managing an internship

• L’ateneo decide per ogni tipo di opportunità quali questionari di valutazione devono essere compilati, da chi e quando• L’azienda e lo studente vedranno i questionari da compilare in

base a queste impostazioni• È possibile far scegliere a studente e azienda se il contenuto

del proprio questionario può essere reso visibile alla controparte o (per gli studenti) al pubblico (i.e. gli altri studenti)

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Alcune funzionalità client: Todo List

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Alcune funzionalità client: Todo List

• Struttura configurabile• Aggiunta di nuovi elementi non richiede modifiche di

codice ma attività di configurazione• Possibilità di definire quali elementi abilitare per

ogni singolo operatore dell’ufficio stage

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Alcune funzionalità client: comunicazioni stage

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Alcune funzionalità client: comunicazioni stage

• Non si tratta di comunicazioni automatiche• Possibilità di scegliere il “target” di studenti/aziende

a cui inviare la comunicazione• Svariati criteri di filtro disponibili, partendo dalle

domande di stage degli studenti per individuare il “target”

• Possibilità di aggiunta di testo libero all’atto dell’invio

• Molte comunicazioni differenti a disposizione:• Accettazione/rifiuto candidatura• Reminder per compilazione schede di valutazione• Convocazione a colloquio

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Convenzioni e normative regionali

• Esse3 gestisce la stampa di convenzioni e progetti formativi

• Ogni regione potrebbe/dovrebbe avere una versione dei documenti specifica

• Ogni ateneo potrebbe avere delle versioni specifiche, da utilizzare per specifiche casistiche non coperte dalla normativa

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Convenzioni e normative regionali

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Convenzioni e normative regionali

• Possibilità di avere a disposizione un’anagrafica di layout di stampa di convenzioni e progetti formativi

• Possibilità di associare alla singola convenzione e progetto formativo il relativo layout di stampa

• Al momento abbiamo le specifiche della normativa regionale della regione Lombardia

• Implementeremo su richiesta gli altri documenti, che saranno poi messi a disposizione di tutti gli atenei

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Corso Tirocini e Stage

Vi aspettiamo il 3 marzo 2014 per la nuova edizione del corso Tirocini e stage!

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Università Azienda

Studente

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Stage e placement: due tasselli del rapporto ateneo - azienda

???

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Grazie per l’attenzione!

Chiara CarlinoLuca Mingozzi

AnalistiKion

ccarlino@kion.it