Linda KolkerConsultant, copywriter, content manager

Best practices for your website

lindakolker.com linda@lindakolker.com 434‐984‐6619

Audience profile

Motivations (benefits)

Action (s)

2

People make decisions based on what they FEELWhole body is engaged, impulse to action begins in the body.

Justify decision with factual informationThe mind evaluates whether the feelings can be trusted.

And then they take action

3

Benefits– emotional—what would motivate reader to take action?Support with factsBuild trustProvoke action

4

Where to get info on benefits Interviews Testimonials Letters & email Others on staff Publications for target audience

5

Find the benefit Congregation Beth Israel provides Charlottesville, 

Albemarle and surrounding counties with a welcoming 

Jewish environment in which people can study, worship, 

socialize and take part in helping others. CBI offers both 

Reform and Conservative worship services.

6

CBIC Tech Tour: a day‐long event to introduce area high 

school students to our region’s tech companies, 

designed to expose students to the diverse career 

possibilities offered by our regional tech community and 

to help them envision themselves as technology 

innovators. 

Chaperoned groups of students spend the day traveling 

to selected showcase tech companies for a hands‐on 

visit to meet employees and experience the use of 

technology in unique and specialized operations.7

Write a benefit

After nine months of closure for repair, the Broad Street 

Bridge reopened to traffic on October 31st, slightly ahead of 

schedule. The project was managed by the Waynesboro 

Department of Public Works, Fairfield‐Echols of Fishersville 

served as the general contractor and Schwartz Associates of 

Lynchburg acted as design engineer. The $2.6 million project 

was funded, in part, by a Revenue Sharing Grant from the 

Virginia Department of Transportation.

8

Build trust(credibility)

Testimonials Success stories Members of board of directors

Site easy to use (finding things) Easy to see what you’re all about by skimming Engaging writing Correct grammar Correct spelling Site is visually attractive

9

Exercise: Look at your own site

Audiences?

Action?

Benefits?

The MAIN benefit?

Facts?

Trust‐builders?

10

Sitting down to write content

11

(handout)

Write an Outline1. (handout)

12

How to organize and write content

13Source: http://historyofjournalism.onmason.com

Good web writing = how Google looks at pages

14

Eye tracking

AND

Google tracking

Heat map

What Google looks at

Page titles (only available in html code)

Headline (tags <H1>, <H2> etc. in html code)

Page content, from top down Captions (& Image <alt> tags in html code)

Links

15

16

Page Title (Meta Title) 

Headlines & Sub‐heads

Captions – grab reader attention& Google looks at

18(before)

Captions

19

What’s important about this image / use keyword

(after)

Use links liberally

20

Forest planning for the GWNF

Engage skimmers and improve Google search ranking

21

“Chunk” the page

• Subheads (<H2> tags>)

• Short sentences & paragraphs

• Bullets & numbering

• Boldface text (not underlines, they’re for links only)

Use subheads Tell the story on their own Capture essence of following paragraph

22

23before

24

Partnering to make communities better places to live

Bullets

25

Fewer bullets, more paragraphs

26

27

Use a chart; tell a story

CBIC Tech Tour: a day‐long event to introduce area high school 

students to our region’s tech companies, designed to expose 

students to the diverse career possibilities offered by our regional 

tech community and to help them envision themselves as 

technology innovators. 

Revised

The CBIC Tech Tour helps students envision themselves as 

technology innovators. This day‐long event introduces area high 

school students to our region’s tech companies. It exposes students 

to the diverse career possibilities offered by our regional tech 

community. 

28

Shorten sentences

Shorten paragraphs

3‐4 lines – no more than 6

29

30

5‐second test

31

Example: shorten paragraphs, use bullets

32

5‐second test

33

5‐second test

34

35

Shorter paragraph, bullets, boldface (highlights)

Readability

# sentences # words Words/sentence Syllables/word

Less=better

36

Readability Scores

37

0

10

20

30

40

50

60

70

New Yorker‐‐5th Grade

New YorkTimes

‐‐6th grade

Economist‐‐8th grade

EaseGrade level

Magic wordsYOU (not “we”)

VERBS – lively, action Start heads, subheads & sentences Use ACTIVE verbs (avoid passive)

38

The car was started by him

He started the car

39

Sentences “Load” meaning in the first 3 words

40

Capture meaning in the first 3 words

Make meaning early Let rest of sentence branch to the right

41Writing Tools: 50 Essential Strategies by Roy Peter Clark

“Companies keep saving, waiting for the economy to improve…”

“The Pete Rouse era began shortly before noon on Friday.”

“The Americans moved ahead on Saturday, building a 6‐4 advantage…

42

43

Put most important thought at the beginning – first sentence

Shorten to 6 lines or less 

Optimum = 3‐4 lines

Paragraphs

Exercise

Work in pairs with someone from ANOTHER organizationSelect a page you would like feedback onShare FIRST IMPRESSIONS: Subheads Captions Paragraph length Sentence length Inverted pyramid

44

Tell stories

45

Ask clients, volunteers, staff to write a story for your site

46

47

What stories could you tell?

48

Questions & comments

49

50

Best Practices Guru Jakob Nielsen – Alertbox ‐‐http://www.nngroup.com/articles/

51

Who uses your site

What they’re looking for

How they use what they find

52

Audience scenarios and personas

Words

adjectives adverbs  –ings

53

Adjectives quantity ‐ few, no, one, two, three, four, little, several, many, all, some, every, each, ... opinion ‐ good, better, best, bad, worse, worst, wonderful, splendid, mediocre, awful, fantastic, pretty, ugly, clean, dirty, wasteful, difficult, comfortable, uncomfortable, valuable, worthy, 

worthless, useful, useless, important, evil, angelic, rare, scarce, poor, rich, lovely, disgusting, amazing, surprising, loathesome, unusual, usual, pointless, pertinent, ... personality/emotion ‐ happy, sad, excited, scared, frightened, outgoing, funny, sad, zany, grumpy, cheerful, jolly, carefree, quick‐witted, blissful, lonely, elated, ... sound ‐ loud, soft, silent, vociferous, screaming, shouting, thunderous, blaring, quiet, noisy, talkative, rowdy, deafening, faint, muffled, mute, speechless, whispered, hushed, ... taste ‐ sweet, sour, acidic, bitter, salty, tasty, delicious, savory, delectable, yummy, bland, tasteless, palatable, yummy, luscious, appetizing, tasteless, spicy, watery, ... touch ‐ hard, soft, silky, velvety, bumpy, smooth, grainy, coarse, pitted, irregular, scaly, polished, glossy, lumpy, wiry, scratchy, rough, glassy, ... size, weight ‐ heavy, light, big, small, little, tiny, tall, short, fat, thin, slender, willowy, lean, svelte, scrawny, skeletal, underweight, lanky, wide, enormous, huge, vast, great, gigantic, 

monstrous, mountainous, jumbo, wee, dense, weighty, slim, trim, hulking, hefty, giant, plump, tubby, obese, portly, ... smell ‐ perfumed, acrid, putrid, burnt, smelly, reeking, noxious, pungent, aromatic, fragrant, scented, musty, sweet‐smelling,... speed ‐ quick, fast, slow, speeding, rushing, bustling, rapid, snappy, whirlwind, swift, hasty, prompt, brief, ... temperature ‐ hot, cold, freezing, icy, frigid, sweltering, wintry, frosty, frozen, nippy, chilly, sizzling, scalding, burning, feverish, fiery, steaming, ... age ‐ young, old, baby, babyish, teenage, ancient, antique, old‐fashioned, youthful, elderly, mature, adolescent, infantile, bygone, recent, modern, ... distance ‐ short, long, far, distant, nearby, close, faraway, outlying, remote, far‐flung, neighboring, handy, ... shape ‐ round, circular, square, triangular, oval, sleek, blobby, flat, rotund, globular, spherical, wavy, straight, cylindrical, oblong, elliptical, zigzag, squiggly, crooked, winding, serpentine, 

warped, distorted, ... miscellaneous qualities‐ full, empty, wet, dry, open, closed , ornate, ... brightness ‐ light, dark, bright, shadowy, drab, radiant, shining, pale, dull, glowing, shimmering, luminous, gleaming, ... color ‐ pink, red, orange, yellowish, dark‐green, blue, purple, black, white, gray, brown, tanned, pastel, metallic, silver, colorless, transparent, translucent, ... time ‐ early, late, morning, night, evening, everlasting, initial, first, last, overdue, belated, long‐term, delayed, punctual, ... origin/location ‐ lunar, northern, oceanic, polar, equatorial, Floridian, American, Spanish, Canadian, Mexican, French, Irish, English, Australian, ... material ‐ glass, wooden, cloth, concrete, fabric, cotton, plastic, leather, ceramic, china, metal, steel, silicon, ... purpose ‐ folding, swinging, work, racing, cooking, sleeping, dance, rolling, walking,  ...

Source: Enchanted Learning

54

Weaken strong verbs. “She smiled happily”

55On Writing Well by William Zinsser

Adverbs

Take it easy on the –ings

Use simple verbs instead

56

“Wishing and hoping and thinking and praying”

(Dusty Springfield)

57Writing Tools: 50 Essential Strategies by Roy Peter Clark

“Wish, hope, think and pray”

58Writing Tools: 50 Essential Strategies by Roy Peter Clark

(With apologies to Dusty Springfield)