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UNIVERSIDAD NACIONAL MICAELA BASTIDAS DE APURIMAC FACULTAD DE ADMINISTRACION
UNIVERSIDAD NACIONAL MICAELA BASTIDAS
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE
ADMINISTRACIÓN.
FACULTAD DE ADMNISTRACIÓN
CURSO : AUDITORIA DE GESTION
DOCENTE : Mgt. MAURO HUAYAPA HUYNACHO
ESTUDIANTES :
BRAVO TAMBRAICO, Flor Meliza
CHAVEZ SUAREZ, David
CARBAJAL PERALTA, Víctor Jhon
TURPO PAMPAÑAUPA, Liz Jhoselyn
ABANCAY-APURIMAC
2015
AUDITORIA DE GESTION 1
NORMAS Y
MANUALES DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DE LA
ADMINISTRACIÓNN PÚBLICA
NORMAS Y
MANUALES DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DE LA
ADMINISTRACIÓNN PÚBLICA
UNIVERSIDAD NACIONAL MICAELA BASTIDAS DE APURIMAC FACULTAD DE ADMINISTRACION
INDICE
DEDICATORIA........................................................................................................................................4INTRODUCCION....................................................................................................................................5
1.1. DEFINICIÓN DEL NAGU.......................................................................................................................6
1.2. BASE LEGAL........................................................................................................................................6
1.3. RESPONSABLES...................................................................................................................................7
2. CLASIFICACIÓN DE LAS NAGU................................................................................................................7
2.1. NAGU 1: Normas generales................................................................................................................8
2.1.1. Nagu1.10 ENTRENAMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL...............................................8
2.1.2. NAGU. 1.20 INDEPENDENCIA..........................................................................................................8
2.1.3. NAGU. 1.30 CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL.............................................................................9
2.1.4. NAGU. 1.40 CONFIDENCIALIDAD...................................................................................................10
2.1.5. NAGU. 1.50 PARTICIPACIÓN DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS..........................................10
2.1.6. NAGU. 1.60 CONTROL DE CALIDAD...............................................................................................11
2.2. NAGU 2: NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL...........12
2.2.1. NAGU. 2.20 PLANIFICACION ESPECÍFICA.......................................................................................12
2.2.2. NAGU. 2.30. PROGRAMAS DE AUDITORIA.....................................................................................13
2.2.3.NAGU. 2.40 ARCHIVO PERMANENTE.............................................................................................14
2.2.3.1. Limitaciones al alcance...............................................................................................................15
2.3. NAGU 3: NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL..................15
2.3.1. NAGU 3.10 EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO........................................15
2.3.2.NAGU 3.20 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS.................................................................................................................................................................17
2.3.3.NAGU 3.30 SUPERVISION DEL TRABAJO DE AUDITORIA.................................................................20
2.3.4. NAGU 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE.................................................20
2.3.5. NAGU 3.50 PAPELES DE TRABAJO.................................................................................................23
2.3.6.NAGU.3.60 COMUNICACION DE OBSERVACIONES.........................................................................24
2.3.7.NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS.................................................................................26
2.3.8. NAGU 3.70 CARTA DE REPRESENTACION......................................................................................28
2.4. NAGU 4: NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL.............................28
2.4.1.NAGU 4.10 ELABORACIÓN DEL INFORME......................................................................................29
2.4.2. NAGU 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME....................................................................................30
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2.4.3. NAGU 4.30 CARACTERÍSTICAS DEL INFORME................................................................................30
2.4.4. NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORME.........................................................................................31
2.4.5. NAGU 4.50: INFORME ESPECIAL....................................................................................................39
2.4.6. NAGU 4.60 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES......................45
CONCLUSIONES..................................................................................................................................47
RECOMENDACION..............................................................................................................................48
Bibliografía.......................................................................................................................................................49
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DEDICATORIA
Este trabajo lo dedicamos a Dios por la vida y por la
oportunidad de seguir aprendiendo Y poniendo en
práctica los conocimientos
Adquiridos. De la misma forma a nuestros padres que
día a día velan por nuestro aprendizaje quienes pues nos
dejaron el mejor legado que es la educación.
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INTRODUCCION
La Contraloría General de la República, como parte del proceso de modernización
institucional y en el contexto de la implantación gradual de un nuevo modelo de gestión del
control gubernamental, se encuentra avocada a promover la mejora continua de sus
procesos y desarrollar nuevos productos que propicien la optimización de los servicios que,
en cautela de los recursos públicos, el Sistema Nacional de Control brinda al Estado y la
ciudadanía, particularmente a través del ejercicio de la auditoría, cuyas buenas prácticas son
objeto de regulación por las Normas de Auditoría Gubernamental y requieren de periódica
actualización, conforme a los avances técnicos y legislativos correspondientes.
La Auditoria gubernamental: Es el examen profesional, objetivo, independiente,
sistemático, constructivo y selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión
de los recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información
financiera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta General de la República,
el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como respecto de la adquisición,
protección y empleo de los recursos y, si éstos, fueron administrados con racionalidad,
eficiencia economía y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal.
Las NAGU, o “Normas de Auditoría Gubernamental”, son los criterios que determinan los
requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de
la auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad.
Estas normas serán estudiadas a continuación por el equipo de trabajo cada una de estas
normas son importantes para la realización y llevar a cabo un auditoría
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I.NAGU
1.1. DEFINICIÓN DEL NAGU
Las NAGU, o “Normas de Auditoría Gubernamental”, son emitidas por la
Contraloría General de la República son aplicables para el desarrollo de la
auditoría de gestión, dado que constituyen criterios que fortalecen y uniformizan
su ejercicio, así como permiten evaluar el desarrollo y resultado de los trabajos
realizados. Sin embargo tales guías no contienen toda la información que necesita
el auditor para satisfacer, por ejemplo, el requisito de planear debidamente su
labor o determinar la magnitud de la evidencia necesaria para sustentar una
observación; dado que muchos aspectos tienen que ver con el buen juicio y criterio
del auditor. ( Contraloria General de la República, 2010).
Estas Normnas no dan todo exactamente al auditor para el desarrollo dela auditoria
para ello se tiene que contar con un buen juicio y criterio del auditor.
Son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del
auditor, orientados a uniformar el trabajo de la auditoría gubernamental y obtener
resultados de calidad. (Consultores Gubernamentales, 2013)
Constituyendo un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio
profesional del auditor gubernamental y permiten la evaluación del desarrollo y
resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía, eficiencia, eficacia
en la gestión de la entidad auditada. ( Contraloria General de la República, 2010)
1.2. BASE LEGAL
El NAGU fue emitido por la Contraloría General De La Republica el 22 de
septiembre de 1995.
Con base a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas – NAGA, Normas
Internacionales de Auditoría – NIA, Normas de la Organización Internacional de
Instituciones Supremas de Auditoría – INTOSAI, normas de auditoría emitidas
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por entidades homólogas y a la experiencia de la aplicación de normas
reglamentarias; la Contraloría General de la República del Perú ha establecido las
presentes Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU-, adaptándolas a la Ley
N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República, la Ley N° 28716 - Ley de Control Interno de las
Entidades del Estado y la Ley N° 29622 - que amplía las facultades de la
Contraloría General de la República en el proceso para sancionar en materia de
responsabilidad administrativa funcional, en lo respectivamente aplicable.
1.3. RESPONSABLES
Las Normas de auditoría gubernamental son de cumplimiento obligatorio,
bajo responsabilidad, por los auditores de la Contraloría General de la
República, de los Órganos de Auditoría Interna de las entidades sujetas al
Sistema y de las Sociedades de Auditoría designadas por el organismo
superior de control. Asimismo, son de observancia, por los profesionales y/o
especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la auditoría
gubernamental. ( Contraloría General de la República, 2010).
2. CLASIFICACIÓN DE LAS NAGU
Fuente: contraloría general de la República (1995)
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2.1. NAGU 1: NORMAS GENERALES Las normas que conforman este grupo se relacionan con las cualidades y
calificaciones del Auditor y la calidad de su trabajo.
Estas normas se aplican en la ejecución del trabajo y preparación del informe,
se refieren al entrenamiento técnico y capacidad profesional, independencia,
cuidado y esmero profesional, confidencialidad, participación de
profesionales y/o especialistas y control de calidad. (Consultores
Gubernamentales, 2013)
2.1.1. Nagu1.10 ENTRENAMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD
PROFESIONAL
El auditor gubernamental debe poseer un adecuado entrenamiento técnico, la
experiencia y competencia profesional necesarios para la ejecución de su
trabajo. El entrenamiento técnico constituye la preparación en las técnicas de
auditoría y la constante actualización profesional, así como el desarrollo de
habilidades necesarias para asegurar la calidad del trabajo de auditoría. A fin
de lograr el cumplimiento de esta Norma, Ios Órganos conformantes del
Sistema Nacional de Control, deben promover y realizar programas de
capacitación en técnicas necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad
profesional del personal que participa en el proceso de la auditoría
gubernamental. La competencia profesional es la cualidad que caracteriza al
auditor por el nivel de idoneidad y habilidad profesional que ostenta para
efectuar su labor acorde con los requerimientos y exigencias que demanda el
trabajo de auditoría. (REPUBLICA, 2011).
2.1.2. NAGU. 1.20 INDEPENDENCIA El auditor debe adoptar una actitud de independencia de criterio respecto de
la entidad examinada y se mantendrá libre de cualquier situación que pudiera
señalarse como incompatible con su integridad y objetividad. La
independencia de criterio es la cualidad que permite apreciar que los juicios
formulados por el auditor estén fundados en elementos objetivos de los
aspectos examinados. El auditor deberá considerar no solamente si es
independiente y si sus actitudes y actividades le permiten proceder de acuerdo
a ello, sino también si existe; motivo que pudiera dar lugar a que otros
cuestionaran su independencia. Deberá abstenerse de participar en la
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realización de auditoría en caso de incompatibilidad o conflictos de interés
manifiestos. El auditor estará libre de impedimentos personales, profesionales
para garantizar una labor imparcial y efectiva en la entidad examinada. Se
halla impedido de participar en la ejecución de acciones de control en la
entidad donde haya laborado anteriormente y que comprendan áreas y/o
aspectos en los cuales intervino o participo directa o indirectamente. El
auditor gubernamental se encuentra impedido recibir beneficios en cualquier
forma, para sí o para otro, proveniente de personas naturales o jurídicas
vinculadas a la entidad en la cual se efectúa la acción de control. Tampoco
deberá realizar actividad política partidaria durante el ejercicio funcional del
cargo ni emitir opinión, intervenir o participar en actos de decisión, gestión o
administración de la entidad donde realice su examen. En los Órganos
conformantes del Sistema Nacional Control se establecerán los mecanismos
adecuados e cautelen debidamente la independencia del auditor, e incluyan la
presentación de una manifestación personal de independencia. ( Contraloria
General de la República, 2010)
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2.1.3. NAGU. 1.30 CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL El auditor debe actuar con el debido cuidado profesional a efecto de cumplir
con las. Normas de auditoría durante la ejecución de su trabajo y en la
elaboración del informe. El debido cuidado y esmero profesional significa
emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y
para seleccionar los métodos, técnicas y procedimientos de auditoría que
habrán de aplicarse en ella. Implica también que basándose en su buen juicio,
aplique correctamente las pruebas y demás procedimientos de auditoría y
evalúe los resultados para la reparación del informe correspondiente. El
auditor adquiere la capacidad, madurez de juicio habilidad necesaria a base de
la práctica constante, bajo supervisión adecuada y entrenamiento permanente.
Los niveles jerárquicos superiores cautelaran que el personal a su cargo
mantenga un desempeño y conducta funcional acorde con las normas que
rigen el Sistema Nacional de Control. En caso de apreciar un incumplimiento
o transgresión deberán informar a los funcionarios competentes sobre dichos
actos a fin que se apliquen las correspondientes medidas correctivas
(Consultores Gubernamentales, 2013)
2.1.4. NAGU. 1.40 CONFIDENCIALIDAD El auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la
información que conozca en el transcurso de su trabajo. La confidencialidad
conlleva mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la
auditoría, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de
conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional.
Sólo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal
vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoría.
En los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecerán
políticas orientadas a asegurar la debida confidencialidad. Esta obligación
subsistirá aún después de cesar en sus funciones. El auditor gubernamental
debe desarrollar sus actividades profesionales de acuerdo a los
correspondientes Códigos de Ética Profesional. ( Contraloria General de la
República, 2010).
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2.1.5. NAGU. 1.50 PARTICIPACIÓN DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS
Integrarán el equipo de auditoría, en calidad de apoyo, los profesionales y/o
especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditoría
gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el
desarrollo del examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se
incluirán en el Informe o como anexos al mismo. Los profesionales y/o
especialistas, son personas naturales o jurídicas, que poseen idoneidad,
conocimiento y experiencia en determinado campo técnico distinto al
ejercicio de la Auditoría gubernamental, cuyos servicios podrán ser utilizados
de acuerdo a los objetivos y alcance del examen. Cuando se requiera el
trabajo del indicado personal de apoyo especializado, el auditor, previamente
a su incorporación, debe cerciorarse de su competencia y habilidad en sus
respectivas especialidades. Ejercerán su labor bajo la dirección del auditor
encargado, estando obligados, bajo responsabilidad, a sujetar su accionar a las
normas de auditoría gubernamental en lo que resulte aplicable.
Periódicamente presentarán avances de su trabajo debiendo al término del
mismo alcanzar un Informe documentado, que incluya las respectivas
conclusiones, observaciones y recomendaciones, en concordancia con los
objetivos del examen y la normativa vigente. (Consultores Gubernamentales,
2013)
2.1.6. NAGU. 1.60 CONTROL DE CALIDAD. La Contraloría General de la República, los Órganos de Auditoría Interna
conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditoría
designadas, deben establecer y mantener un adecuado sistema interno de
control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable de que la auditoría
se ejecuta en concordancia con los objetivos, políticas, normas y
procedimientos de auditoría gubernamental. El control de calidad es el
conjunto de políticas y procedimientos, así como los recursos técnicos
especializados para cerciorarse que las auditorías se realizan de acuerdo con
las normas de auditoría gubernamental. Un apropiado sistema interno de
control de calidad debe permitir obtener una razonable seguridad de que: i) se
cumplen las normas de auditoría gubernamental ii) se han establecido
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políticas y procedimientos de auditoría adecuados, iii) se cumplen con
requisitos de calidad profesional y, iv) se lleva a cabo una capacitación y
supervisión documentada. Un sistema interno de control de calidad
comprende el establecimiento de políticas y procedimientos respecto a: a)
Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos
técnicos normativos básicos para la ejecución de la auditoría gubernamental;
selección, capacitación y entrenamiento de los auditores; y cualidades
personales.
b) Controles durante el desarrollo de la auditoria, relativos a la supervisión
sobre el trabajo delegado en personal idóneo; dirección sobre el equipo de
trabajo, con instrucciones adecuadas; e inspección respecto al grado de
aplicación de los procedimientos diseñados para mantener la calidad de los
trabajos de auditoría.
c) Controles después de culminada la Auditoría, relativos al establecimiento
de políticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de
control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad
de los informes. Este grupo de normas tiene por objeto establecer los criterios
técnicos generales que permitan una apropiada planificación de la auditoría
en entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, a fin de alcanzar los
objetivos propuestos. Las normas que se presentan en los acápites siguientes,
se refieren a: Planificación general, planificación específica, programas de
auditoría y archivo permanente. ( Contraloria General de la República, 2010)
2.2. NAGU 2: NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Este grupo de normas tiene por objeto establecer los criterios técnicos
generales que permitan una apropiada planificación de la auditoría en
entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, a fin de alcanzar los
objetivos propuestos
Dichas normas son las siguientes: Planificación general, planeamiento de
auditoría, programas de auditoría y archivo permanente. (Consultores
Gubernamentales, 2013)
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2.2.1. NAGU. 2.20 PLANIFICACION ESPECÍFICA El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la
realización de una auditoría de alta calidad y debe estar basado tanto en el
conocimiento de la actividad que desarrolla la entidad a examinar como de las
disposiciones legales que la afectan. La planificación de una auditoría implica
desarrollar una estrategia general para su conducción a fin d asegurar que el
auditor tenga un cabal conocimiento comprensión de las actividades, sistemas
de control información y disposiciones legales aplicables a la entidad; que le
permitan evaluar el nivel de riesgo d auditoría así como determinar y
programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a
aplicar. La planificación de la auditoría debe incluir la evaluación de los
resultados de la gestión de la entidad a examinar, en relación a los objetivos,
metas y programas previstos. La información que necesita el auditor para
planificar la auditoría varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con la
entidad sujeta a examen. En determinados casos se puede realizar un estudio
preliminar de la entidad antes de preparar el plan para ejecutar el trabajo de
campo. El estudio preliminar constituye un método de apoyo eficaz para
seleccionar las áreas específicas donde se va a practicar la auditoría y para
obtener información que habrá de utilizarse en la planificación. Es un proceso
que permite conseguir rápidamente información sobre la organización,
programas, actividades y funciones de la entidad, aunque sin someterla a una
verificación detallada. Al concluir la recolección y estudio de información el
auditor documentará su trabajo mediante:
a. Descripción de las actividades de la entidad, resumidas en los papeles de
trabajo, sustentadas con la documentación obtenida de la entidad, como flujo
gramas sobre los procedimientos de las áreas más significativas, etc.
b. Emisión de un Memorándum de Planificación cuya estructura básica
contendrá: Objetivos del examen, son los resultados que se espera alcanzar. .
Alcance del examen, grado de extensión de las labores de auditoría que
incluye áreas, aspectos y períodos a examinar. . Descripción de las
actividades de la entidad. . Normatividad aplicable a la entidad, especialmente
relacionadas con las áreas materia de evaluación. . Informes a emitir y fechas
de entrega
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Identificación de áreas críticas definiendo el tipo de pruebas a aplicar. Se
efectúa en los casos de objetivos predeterminados. . Puntos de atención,
situaciones importantes a tener en cuenta durante la conducción del examen
incluyendo denuncias que se hubieran recibido. . Personal, nombre y
categoría de los auditores que conforman el equipo de auditoría. Asimismo,
las tareas asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y experiencia. .
Funcionarios de la entidad a examinar. . Presupuesto de tiempo, por
categorías, áreas y visitas. . Participación de otros profesionales y /o
especialistas de acuerdo a las áreas materia de evaluación. . Aspectos
denunciados, referidos a hechos de importancia relacionados con la entidad a
examinar. La responsabilidad por la preparación del Memorándum de
Planificación corresponde al auditor encargado y al supervisor; la revisión y
aprobación a los niveles gerenciales competentes. En el caso de las entidades
sujetas al Sistema, el Jefe del Órgano de Auditoría Interna aprobará el
Memorándum de Planificación.
2.2.2. NAGU. 2.30. PROGRAMAS DE AUDITORIA Para cada auditoría gubernamental deben prepararse programas específicos
que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y
oportunidad de su aplicación, así como el personal encargado de su
desarrollo. Los programas de auditoría comprenden una relación ordenada de
procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que permitan
obtener las evidencias competentes y suficientes para alcanzar el logro de los
objetivos establecidos. Se desarrollan a partir del conocimiento de la entidad
y sus sistemas. El auditor se apoya en este conocimiento para establecer la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar. Su
flexibilidad debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del
auditor encargado y supervisor se consideren pertinentes durante el curso de
la auditoría. Los programas de auditoría guían la acción del auditor y sirven
como elemento para el control de la labor realizada. Deben también permitir
la evaluación del avance del examen y la correcta aplicación de los
procedimientos, cautelando que la consecución de los resultados este de
acuerdo con los objetivos propuestos. El programa de auditoría debe ser lo
suficientemente detallado de manera que sirva de guía y como medio para
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controlar la adecuada ejecución del trabajo. La responsabilidad de la
elaboración de los respectivos programas corresponde al auditor encargado y
supervisor. (Consultores Gubernamentales, 2013)
2.2.3. NAGU. 2.40 ARCHIVO PERMANENTE Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener
actualizado el archivo permanente. El Archivo Permanente está conformado
por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos
de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros
exámenes, básicamente relacionada con:
* Ley orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento
* Organigrama aprobado
* Reglamento de Organización y Funciones - ROF aprobado
* Manual de Organización y Funciones - MOF aprobado
* Manual de Procedimientos aprobado
* Flujo gramas de las principales actividades de la entidad
* Plan Operativo Institucional
* Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones
* Estados financieros
* Informes de auditoría
* Denuncias
* Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones
* Informe de evaluación del Plan Anual
* Resumen de las decisiones más importantes adoptadas por la Alta Dirección
* Resoluciones y Directivas emitidas por la entidad
* Convenios y Contratos trascendentes.
Se actualizará periódicamente a fin de permitir su fácil utilización,
especialmente en la fase de planificación de las auditorías. La responsabilidad
de organizar el Archivo Permanente corresponde:
a) A las Gerencias de Línea de la Controlaría General.
b) A las Jefaturas de los Órganos de Auditoría Interna de las entidades sujetas
al Sistema Nacional de Control.
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2.2.3.1. Limitaciones al alcance El cumplimiento de esta norma no es de aplicación a las Sociedades de
auditoría debido a que sus exámenes se supeditan a la designación de la
Controlaría General debiendo limitarse a mantener el archivo
correspondiente a las auditorías que hayan realizado en armonía con la
normativa.
2.3. NAGU 3: NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Este grupo está integrado esencialmente por normas utilizadas en la
realización de la Auditoría, tienen el propósito de que las pruebas y demás
procedimientos que se seleccionen, según el criterio profesional del Auditor,
sean apropiados en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada
auditoría.
Estas normas están referidas al: evaluación de la estructura del control
interno; evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y
reglamentarias; supervisión del trabajo de auditoría; evidencia suficiente,
competente y relevante; papeles de trabajo; comunicación de hallazgos; y,
carta de representación. ( CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPUBLICA, 2011)
2.3.1. NAGU 3.10 EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Se debe efectuar una apropiada evaluación de la estructura del control interno
de la entidad a examinar, a efectos de formarse una opinión sobre la
efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de
control, así como identificar las áreas críticas; e informar al titular de la
entidad de las debilidades detectadas recomendando las medidas que
correspondan para el mejoramiento de las actividades institucionales. La
estructura del control interno es el conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una
entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto a que están lográndose los
objetivos del Control Interno. El Control Interno es un proceso continuo
establecido por los funcionarios de la entidad y demás personal en razón a sus
atribuciones y competencias funcionales, que permite administrar las
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operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas
para el logro de los resultados deseados en función de objetivos como:
promover la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones; proteger y
conservar los recursos públicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras
normas aplicables; y elaborar información confiable y oportuna que propicie
una adecuada toma de decisiones. Un apropiado sistema de control interno,
también permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos
relacionados con la existencia de actos ilícitos, a fin de adoptar las acciones
pertinentes en forma oportuna.
La Estructura de Control Interno está conformada por cinco componentes
interrelacionados:
a) Ambiente de Control, Esta referido a cómo los órganos de dirección y de
la administración de una organización estimulan e influyen en su personal
para crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control. Es el
fundamento de los otros componentes.
b) Evaluación del Riesgo, Consiste en la forma como la entidad identifica,
analiza y administra los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos.
c) Actividades de Control Gerencial, Son las políticas y procedimientos de
control que imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos
competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, a fin de
asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
d) Sistema de Información y Comunicación, Consiste en los métodos y
procedimientos establecidos por la administración para procesar
apropiadamente la información y dar cuenta de las operaciones de la entidad
para fines de toma de decisiones.
e) Actividades de Monitoreo, La administración es responsable de
implementar y mantener el control interno para lo cual evalúa la calidad del
mismo en el tiempo, a fin de promover su reforzamiento de ser necesario.
La evaluación y comprensión de la estructura de control interno, tiene por
objeto conocer con mayor precisión la implementación de los controles
internos establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las
aseveraciones de la gerencia; lo cual permite formarse una fundamentada
opinión sobre la solidez de los mismos, determinando el riesgo de control
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existente, así como identificar áreas críticas. La evaluación de la estructura de
control interno debe realizarse de acuerdo al tipo de auditoría que se ejecuta,
sea financiera, de gestión o se trate de exámenes especiales, tomando en
cuenta las normas y estándares profesionales pertinentes así como las
disposiciones específicas para las diferentes áreas de la entidad previstas en la
normativa vigente.
El relevamiento de información debe documentarse adecuadamente. La
evaluación de la estructura de control interno comprende dos etapas:
1. Obtención de información relacionada con el diseño e implementación de
los controles sujetos a evaluación
2. Comprobación de que los controles identificados funcionan
efectivamente y logran sus objetivos. Al término de esta evaluación la
Comisión Auditora emitirá el documento denominado Memorándum de
Control Interno, en el cual se consignarán las debilidades detectadas, así
como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superación.
Dicho documento será remitido al titular de la entidad para su
implementación, con copia al Órgano de Auditoría Interna, si fuere el
caso
2.3.2. NAGU 3.20 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS.
En la ejecución de la Auditoría Gubernamental debe evaluarse el
cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes y aplicables cuando sea
necesario para los objetivos de la auditoría. En el desarrollo de la auditoría
gubernamental, la evaluación del cumplimiento de las normas legales y
reglamentarias es importante debido a que los organismos, programas,
servicios, actividades y funciones gubernamentales, ejecutores del
Presupuesto Público, se crean generalmente por norma expresa y sus
competencias, presupuestos y limitaciones están sujetos a disposiciones
legales y reglamentarias de un modo más específico que las que rigen en el
Sector Privado. Dicha normativa establece, entre otros aspectos, que debe
hacerse, quien debe hacerlo, las metas y objetivos por alcanzar, la población
que se va a beneficiar, cuanto y en qué deberá gastarse. Cuando sea necesario
evaluar el cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes y aplicables
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para los fines de la auditoría, el auditor debe planificar su labor en forma tal
que tenga una razonable seguridad de que los procesos y operaciones a
evaluar estén libres de hechos observables derivados de incumplimientos de
normas legales y reglamentarias y que le será posible identificar y evidenciar
posibles abusos o actos indebidos que puedan influir significativamente en los
resultados de la auditoría. Así mismo, el auditor, está obligado a tomar
conocimiento de las características y clases de riesgos que puedan afectar el
área auditada, a fin de estar en capacidad de diseñar procedimientos de
auditoria que posibiliten identificar irregularidades que puedan derivar en
indicios de actos ilícitos.
Para ello, el auditor, debe tener un entendimiento suficiente de los objetivos
que persiguen las exigencias normativas que se aplican al área o procesos
auditados, así como los tipos potenciales de incumplimiento significativos
que se asocian con el área o los procesos auditados. Para tal efecto el auditor
deberá:
a) Determinar la normativa que pueda tener un efecto directo y significativo
en los estados financieros, información presupuestaria o área auditada;
b) Elaborar procedimientos de auditoría que permitan verificar el
cumplimiento de la normativa aplicable o de estipulaciones contractuales:
c) Evaluar los resultados de dichas pruebas; Las fuentes de información
sobre las normas aplicables son diversas. Una adecuada fuente primaria
constituye la entidad auditada, dado que conoce su entorno normativo.
Cuando la citada entidad perciba financiamiento de organismos
internacionales de crédito o de otro nivel, los auditores podrán recurrir a la
organización que suministre los fondos para obtener y/o verificar información
relacionada con las normas pertinentes. Cuando la legislación vigente
autorice a los funcionarios expresamente algún grado de discrecionalidad para
determinada toma de decisión, el auditor no puede cuestionar su ejercicio por
el solo hecho de tener una opinión distinta. Tales decisiones sólo pueden
observarse si fueron tomadas sin una consideración adecuada de los hechos o
riesgos en el momento oportuno o por los resultados adversos que la decisión
conllevó a la entidad. Es responsabilidad del auditor informar sobre los casos
en que la entidad no está cumpliendo con las normas legales y reglamentarias,
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se encuentra en situación de riesgo jurídico, no está ejerciendo
respectivamente las facultades legales para alcanzar sus objetivos y metas, así
como también recomendar las medidas necesarias para evitar la ocurrencia de
tales hechos. El auditor está en capacidad de conocer las características y
tipos de irregularidades y actos ilícitos significativos susceptibles de
incurrirse en el ejercicio de la función pública y en la administración de los
recursos y bienes de las entidades, así como en sus efectos en los estados
financieros e información presupuestaria de la entidad, con la finalidad que
durante la planeación de la auditoría, diseñe procedimientos que le permitan
tener una seguridad razonable, que estos puedan detectarse durante la
ejecución del trabajo de campo y ser informados oportunamente a los
estamentos correspondientes del Estado. Si el auditor, como resultado de la
aplicación de sus programas y procedimientos, determina que existen indicios
de un acto ilícito significativo lo reporta según la NAGU 4.50. El auditor
debe proceder con el debido cuidado profesional al buscar indicios de
posibles irregularidades y actos ilícitos de manera que no interfieran con las
investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en el
futuro. La ejecución de una auditoría de conformidad con las normas de
auditoría gubernamental, no será garantía para describirse todos los actos
ilícitos. Aún el descubrimiento posterior de tales actos ocurridos durante el
período objeto de auditoría, tampoco significará necesariamente, que el
desempeño del auditor fue inadecuado, a condición de que la auditoría se
haya efectuado de acuerdo con las presentes normas. ( CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPUBLICA, 2011)
2.3.3. NAGU 3.30 SUPERVISION DEL TRABAJO DE AUDITORIA. El trabajo de auditoría debe ser apropiadamente supervisado durante todo su
proceso para asegurar el logro de los objetivos propuestos y mejorar la
calidad del Informe de Auditoría. La supervisión es un proceso técnico que
consiste en dirigir y controlar las actividades desarrolladas por los miembros
del equipo de auditoría, desde que se dispone su ejecución hasta la aprobación
del informe de auditoría por el nivel competente. En la auditoría
gubernamental, la supervisión será ejercida por el auditor encargado, el
supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con su
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proceso, para tal efecto, deben asegurarse que los auditores integrantes del
equipo de auditoría comprendan los objetivos propuestos, así como el grado
en que su participación permitirá el cumplimiento de los mismos. El
cumplimiento de esta norma permite asegurar la eficiencia, eficacia y
economía en la utilización de los recursos de auditoría, promueve el
entrenamiento técnico y la capacidad profesional de los auditores y, permite
orientar su trabajo hacia el logro de los objetivos de la auditoría. Los
integrantes del equipo, así como los niveles pertinentes que ejercen la función
de supervisión, deben dejar evidencia de la labor realizada en los papeles de
trabajo durante el desarrollo de la auditoría, a efectos de establecer la
oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría. La participación en los
trabajos de auditoría a supervisar dependerá de los objetivos y alcance de la
auditoría, complejidad del trabajo y condiciones externas, como la distancia
de las entidades a examinar, para estimar las horas/hombre de supervisión de
la auditoría considerado en el cronograma de trabajo que forma parte del
Planeamiento.
2.3.4. NAGU 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante
mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos
que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que
formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto
de auditoría. La evidencia deberá someterse a revisión para asegurarse que
cumpla con los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia.
Los papeles de trabajo deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar
la forma en que se obtuvo.
Características de la Evidencia:
a) Suficiencia. Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta
para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en
el Informe. La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la
aplicación de procedimientos de auditoría se comprueban razonablemente los
hechos revelados. Para determinar si la evidencia es suficiente se requiere
aplicar el criterio profesional. Cuando sea conveniente, se podrán emplear
métodos estadísticos con ese propósito.
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b) Competencia. Para que sea competente, la evidencia debe ser válida y
confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, se deberá
considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su
integridad.
De ser así, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su
informe. Los siguientes supuestos constituyen algunos criterios útiles para
juzgar si la evidencia es competente:
* La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que
la obtenida del propio organismo auditado.
* La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control
interno apropiado es más confiable que aquella que se obtiene cuando el
sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha
establecido.
* Los documentos originales son más confiables que sus Copias.
* La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los
informantes expresarse libremente merece más crédito que aquella que se
obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los
informantes pueden sentirse intimidados).
c) Relevancia. Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso la
información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si
guarda relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante
y, por consiguiente, no podrá incluirse como evidencia.
Cuando se estime conveniente, el auditor deberá obtener de los funcionarios
de la entidad auditada declaraciones por escrito respecto a la relevancia y
competencia de la evidencia que haya obtenido.
2.3.4.1. Clasificación de la Evidencia
a) Evidencia física. Se obtiene mediante inspección u observación
directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta
naturaleza puede presentarse en forma de memorándum (donde se
resumen los resultados de la inspección o de la observación),
fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales.
b) Evidencia documental. Consiste en información elaborada como la
contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y
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documentos de la administración relacionados con su desempeño;
asimismo, la que establece las normas procesales pertinentes en caso de
determinación de responsabilidades civiles y penales.
c) Evidencia testimonial. Se obtiene de otras personas en forma de
declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las
declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán
corroborarse, siempre que sea posible mediante evidencia adicional.
También será necesario evaluar la evidencia testimonial para
cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios
o tuvieran sólo un conocimiento parcial del Área auditada.
d) Evidencia analítica. Comprende cálculos, comparaciones,
razonamiento y separación de la información en sus componentes,
cuyas bases debe ser sustentada documentadamente, en caso necesario y
especialmente en el deslinde de responsabilidades civiles o penales.
Confiabilidad de la Evidencia proveniente de Sistemas Computarizados
Cuando la información procesada por medios electrónicos constituya
una parte importante o integral de la auditoría y su confiabilidad sea
esencial para cumplir los objetivos del examen, se deberá tener certeza
de la importancia y de la confiabilidad de esa información, como en el
Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF. Para
determinar la confiabilidad de la información el auditor:
a) Podrá efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas
computarizados y de los relacionados específicamente con sus
aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; o
b) Si no se revisa los controles generales y los relacionados con las
aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá
practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos.
Cuando el auditor utilice los datos procesados por medios electrónicos o
los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines
informativos, por no ser significativos para los resultados de la
auditoría, bastará generalmente que en el informe se cite la fuente de
esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e
integridad de su informe.
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2.3.4.2. Aplicación del Reglamento de Multas con Facultades
Coactivas
Cuando se presenten dificultades y/o retrasos en la entrega de
información que perjudique el normal desarrollo de la
Auditoría a los auditores de la Contraloría General, de los
Órganos de Auditoría Interna y las Sociedades de Auditoría
designadas, se aplicará el Reglamento de Multas con
facultades coactivas a los servidores, funcionarios, cesantes y
entidades que están sujetos al Sistema Nacional de Control, de
acuerdo al Art. 24 inciso n) del Decreto Ley Nº 26162."(1)(2).
2.3.5. NAGU 3.50 PAPELES DE TRABAJO El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de
la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de
trabajo. Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de
planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría. Por tanto, deberán
contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y
conclusiones que se presentar en el informe. Podrán incluir medios de
almacenamientos magnéticos, electrónicos, informáticos y otros. No hay nada
que sustituya a una comprensión adecuada de los objetivos de la Auditoría,
las razones por las cuales se emprenderá determinada tarea y la forma en que
esa tarea contribuirá al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensión se
logra cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente
planificados y organizados y, recibe instrucciones idóneas de sus
supervisores.
La práctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se
persigan, será muy útil para asegurarse de que la información obtenida estará
relacionada directamente con los objetivos de la Auditoría y del informe
correspondiente Propósito:
a) Contribuir a la planeación y realización de la Auditoría.
b) Proporcionar el principal sustento del informe del auditor.
c) Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo de
Auditoría. d) Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las
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conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe y como
prueba pre constituida para los procesos judiciales, de ser el caso.
e) Permitir las revisiones de calidad de la Auditoría. Propiedad y Custodia de
los Papeles de Trabajo Los papeles de trabajo son propiedad de los órganos
conformantes del Sistema Nacional de Control, y de las sociedades de
Auditoría, cuyos exámenes practicados contaron con la autorización de la
Contraloría General, destacándose que en el caso de Auditorías practicadas
por Sociedades de Auditoría contratadas directamente por el organismo rector
del Sistema, los papeles de trabajo serán de propiedad de la Contraloría
General de la República. ( CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPUBLICA, 2011)
2.3.6. NAGU.3.60 COMUNICACION DE OBSERVACIONES Durante el proceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar
oportunamente observaciones a los funcionarios y servidores de la entidad
examinada comprendidos en los hechos observados, a fin que en un plazo
perentorio establecido, presenten sus descargos sustentados
documentariamente, para su oportuna evaluación y consideración en el
informe correspondiente. Las observaciones se refieren a los hallazgos
determinados como resultado de la aplicación de los procedimientos de
auditoría en armonía con los objetivos establecidos, y constituyen las
deficiencias o irregularidades evidenciadas técnicamente en la entidad
auditada. Las observaciones fundamentan las conclusiones y
recomendaciones del informe, y deben cumplir los siguientes requisitos:
a. Estar basadas en hechos y respaldados con evidencias.
b. Ser objetivas.
c. Estar fundamentadas en una Iabor suficiente que sirva de soporte para las
conclusiones y recomendaciones. El auditor gubernamental debe desarrollar
sus hallazgos y constarán en los papeles de trabajo, debidamente
referenciados y documentados. Para revelar completa y claramente los
hallazgos, estos contarán necesariamente con los atributos de: Condición.
Criterio. Causa y Efecto
La comunicación de observaciones es el proceso mediante el cual el auditor,
una vez evidenciados los hallazgos, cumple en forma inmediata con darlos a
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conocer a los funcionarios y servidores de la entidad examinada
comprendidos en los hechos, para que presenten sus respectivos descargos
documentados. El auditor encargado debe comunicar las observaciones a fin
de otorgar el ejercicio del derecho de defensa de las personas comprendidas
en las mismas, en observancia a las disposiciones legales vigentes. La
comunicación se efectúa por escrito en forma reservada y directa, debiendo
acreditarse su recepción. La referida acción permite al auditor contar con los
elementos de juicio que sustenten de manera suficiente y competente los
comentarios, conclusiones y recomendaciones del Informe de auditoría. La
alusión a los funcionarios y servidores a que se refiere la norma, se extiende
también a las personas que ya no se encuentren laborando en la entidad
examinada. El auditor encargado y supervisor son responsables de elaborar la
comunicación de observaciones. La observación a ser comunicada estará
referida a hechos que revistan materialidad de acuerdo a lo previsto en el
Memorándum de Planificación. El plazo para la entrega de los descargos es
perentorio y será establecido a criterio del auditor encargado, de acuerdo a las
disposiciones legales vigentes. En caso de no ser ubicados los funcionarios y
servidores comprendidos en los hechos observados serán notificados en el
diario oficial u otro de mayor circulación en la que se encuentre la entidad
auditada. La no presentación de los descargos por parte del servidor o
funcionario público dentro del plazo previsto debe revelarse en el informe, así
como los hechos materia de la observación. El auditor encargado y el
supervisor son responsables de la oportuna evaluación de los descargos
recepcionados, los cuales serán archivados en los papeles de trabajo y
referenciados adecuadamente. Se consignará un párrafo sobre el
cumplimiento de la comunicación de observaciones en la Introducción del
Informe. ( CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA, 2011)
2.3.7. NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS Durante la ejecución de la acción de control, la Comisión Auditora debe
comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los
mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o
comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y
consideración pertinente en el Informe correspondiente. Para los efectos de
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esta norma, los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades
identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de
control gubernamental empleados. Su formulación y comunicación se realiza
teniendo en consideración los principios y criterios que orientan el ejercicio
del control. La comunicación de hallazgos es el proceso mediante el cual, una
vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con
hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estén
o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles
la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente
documentados y facilitar, en su caso, la adopción oportuna de acciones
correctivas. Los hallazgos a ser comunicados revelarán necesariamente la
situación o hecho detectado (condición); la norma, disposición o parámetro de
medición transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial
identificado (efecto); así como la razón que motivó el hecho o
incumplimiento establecido (causa), cuando ésta última haya podido ser
determinada a la fecha de la comunicación. Para efectos de la comunicación
de los hallazgos se considerará su materialidad y/o importancia relativa, su
vinculación a la participación y competencia personal del destinatario, así
como en su redacción, la utilización de un lenguaje sencillo y fácilmente
entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa. La
comunicación se efectúa por escrito y su entrega al destinatario es directa y
reservada, debiendo acreditarse la recepción correspondiente. De no
encontrarse la persona, se le dejará una notificación para que se apersone a
recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) días hábiles. En caso de no
apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos
materia de comunicación, serán citados para recabarlos dentro de igual plazo,
mediante publicación, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro
de mayor circulación en la localidad donde se halle la entidad auditada. Los
hallazgos podrán ser recabados personalmente o a través de representante
debidamente acreditados mediante carta poder con firma legalizada. Vencido
el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendrá por agotado el
procedimiento de comunicación de los mismos. En el documento que se curse
para comunicar los hallazgos, se señalará el plazo perentorio para la
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recepción de las aclaraciones o comentarios que deberán formular
individualmente las personas comprendidas, el cual será establecido por la
Comisión Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance
de la acción de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no
debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) días hábiles, más el
término de la distancia; precisándose que a su vencimiento sin recibirse
respuesta o ser ésta extemporánea, tal situación constará en el Informe
respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observación,
no siendo obligatoria, en su caso, la evaluación e incorporación de los
comentarios presentados extemporáneamente al plazo otorgado.
Excepcionalmente, el citado plazo podrá prorrogarse por única vez y hasta
por tres (3) días hábiles adicionales en casos debidamente justificados por el
solicitante; en estos casos, se entenderá que el pedido ha sido aceptado a su
recepción, salvo denegación expresa. El inicio del proceso de comunicación
de hallazgos será puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la
entidad auditada, con el propósito que éste disponga que por las áreas
correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir
las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o
comentarios documentados. Para tal efecto, la comunicación cursada por la
Comisión Auditora servirá como acreditación. Únicamente, bajo
responsabilidad de la Comisión Auditora y previa autorización del nivel
gerencial competente, podrá exceptuarse la comunicación de hallazgos, en los
casos que, por 28 existir absoluta certeza en cuanto a su comisión, tipicidad,
sustento e identificación de los presuntos responsables, la citada
comunicación resulte irrelevante, debiéndose en dichos casos emitirse con
inmediatez el correspondiente Informe Especial para su remisión a las
autoridades competentes. ( Contraloria General de la República, 2010)
2.3.8. NAGU 3.70 CARTA DE REPRESENTACION El auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o del nivel
gerencial competente de la entidad auditada. La carta de representación es el
documento por el cual el titular y/o nivel gerencial competente de la entidad
auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la información
requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período
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bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo. Si el titular
y/o niveles gerenciales se rehusaran a proporcionar al auditor el citado
requerimiento, dicha situación se revelara en el informe de auditoría. Este
grupo de normas establecen los criterios técnicos para el contenido,
elaboración y presentación del Informe de auditoría Gubernamental
relacionado con la auditoría de gestión y exámenes especiales. Las Normas de
auditoría Generalmente Aceptadas - NAGA y las Normas Internacionales de
auditoría - NIA, que rigen a la profesión contable en el país, son aplicables a
todos los aspectos de contenido, elaboración y presentación del Informe de
auditoría Financiera Gubernamental. Las normas agrupadas en el presente,
acápite también pueden ser aplicables a algunas auditorías financieras. Las
normas que se mencionan a continuación regula formulación del informe,
estableciendo la forma escrita, la oportunidad, presentación y contenido del
informe y el informe especial. (Consultores Gubernamentales, 2013)
2.4. NAGU 4: NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Este grupo de normas establecen los criterios técnicos para el contenido,
elaboración y presentación del Informe de Auditoría Gubernamental
relacionado con la auditoría de gestión y exámenes especiales. Las Normas de
Auditoría Generalmente Aceptadas – NAGA y las Normas Internacionales de
Auditoría – NIA, que rigen a la profesión contables en el país, son aplicables
a todos los aspectos de contenidos, elaboración y presentación del informe de
Auditoría Financiera Gubernamental.
Las normas agrupadas en esta clasificación también pueden ser aplicables a
algunas auditorías financieras.
Las normas que se mencionan a continuación regulan la formulación del
Informe, estableciendo la forma escrita, la oportunidad, presentación y
contenido del Informe; y el informe especial. Estas normas son la elaboración
del informe, oportunidad del informe, características del informe, contenido
del informe, informe especial y seguimiento de recomendaciones de
auditorías anteriores.
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2.4.1. NAGU 4.10 ELABORACIÓN DEL INFORME Como producto del trabajo de campo, la comisión auditora procederá a la
elaboración del informe correspondiente, considerando las características y
estructura señaladas en las Normas de Auditoría Gubernamental. El informe
es el documento escrito mediante el cual la comisión auditora expone el
resultado final e integral de su trabajo de auditoría, a través de juicios
fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con
la finalidad de brindar suficiente información a los funcionarios de la entidad
auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones más
significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras
en la conducción de las actividades u operaciones del área o áreas
examinadas. Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se
revelaran en el Memorándum de Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en
la norma correspondiente. Con el propósito de adelantar el inicio oportuno del
procedimiento sancionador, la adopción de recomendaciones que lo ameriten
o para atender requerimientos de organismos autónomos cuando corresponda,
la comisión auditora podrá elaborar, asimismo, informes que expongan el
resultado final que, en relación a determinada deficiencia o desviación
significativa u otro objetivo de control, hubiera obtenido previamente a la
culminación de la etapa de ejecución de la auditoría. En tal caso, deberá
dejarse constancia de su emisión en la sección Introducción, parágrafo Otros
aspectos de importancia, del informe que exponga el resultado integral de la
acción de control. Las características y estructura específicas del informe,
según el tipo de auditoría, que deben ser materia de cumplimiento, se
encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, 4.40, así como en la NAGU
4.50 - Informe Especial, en su caso."
2.4.2. NAGU 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME La comisión auditora deberá adecuarse a los plazos estipulados en el
programa correspondiente, a fin que el informe pueda emitirse en el tiempo
previsto, permitiendo que la información en él revelada sea utilizada
oportunamente por el titular de la entidad y/o autoridades de los niveles
apropiados del Estado. A fin que sea de la mayor utilidad posible, el informe
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debe ser oportuno para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas
programadas para las distintas fases de la acción de control. Los usuarios de
los informes requieren de la información en él contenida, a fin de cumplir con
sus tareas legislativas, fiscalizadoras o de procesos de dirección o gerencia.
Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes
se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. En tal
sentido, la Comisión Auditora debe prever que la elaboración del informe
concluya en el plazo otorgado, a fin de permitir su emisión oportuna y tener
presente ese propósito al ejecutar la acción de control.
2.4.3. NAGU 4.30 CARACTERÍSTICAS DEL INFORME Los informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo
cual se deberá tener especial cuidado en la redacción, así como en la
concisión, exactitud y objetividad al exponer los hechos. El informe debe
redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistemática y lógica,
empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y
fácilmente entendible a fin de permitir su comprensión incluso por los
usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en
el mismo. De considerarse pertinente, se incluirán gráficos, fotos y/o cuadros
que apoyen a la exposición. Los asuntos se deberán tratar en forma concreta y
concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos
observados. Para que un informe sea conciso no debe ser más extenso de lo
necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere: a. Un adecuado uso
de las palabras, en especial de los adjetivos, evitando las innecesarias; b. La
inclusión de detalles específicos cuando fuese necesario a juicio del auditor.
La concisión en el informe, no implica el omitir asuntos importantes, sino el
evitar utilizar palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones
erradas. Es importante que el auditor tenga en cuenta que un exceso de
detalles puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal
del informe. La exactitud requiere que la evidencia presentada fluya de los
papeles de trabajo y que las observaciones sean correctamente expuestas. Se
basa en la necesidad de asegurarse que la información que se presenta sea
confiable a fin de evitar errores en la presentación de los hechos o en el
significado de los mismos, que podrían restar credibilidad y generar
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cuestionamiento a la validez sustancial del informe. Los hechos deben ser
presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente
información que permita al usuario una adecuada interpretación de los
asuntos mencionados. ( Contraloria General de la República, 2010)
2.4.4. NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORMEEl contenido del informe expondrá ordenada y apropiadamente los resultados
de la acción de control, señalando que se realizó de acuerdo a las Normas de
Auditoría Gubernamental y mostrando los beneficios que reportará a la
entidad. Esta norma tiene por finalidad regular el contenido del Informe de la
acción de control, trátese ésta de una auditoría financiera (informe largo),
auditoría de gestión o examen especial según sea el caso, con el objeto de
asegurar que su denominación, estructura y el desarrollo de sus resultados
guarden la debida uniformidad, ordenamiento, consistencia y calidad, para
fines de su máxima utilidad por la entidad examinada. ( Contraloria General
de la República, 2010)
DENOMINACIÓN:
El Informe será denominado teniendo en consideración, la naturaleza o tipo
de la acción de control practicada, con indicación de los datos
correspondientes a su numeración e incluyendo adicionalmente un título, el
cual deberá ser breve, específico y redactado en tono constructivo, si fuere
pertinente. En ningún caso, incluirá información confidencial o nombres de
personas.
ESTRUCTURA:
El Informe debe presentar la siguiente estructura:
I.- INTRODUCCIÓN
Comprenderá la información general concerniente a la acción de control y a
la entidad examinada, desarrollando los aspectos siguientes:
1. Origen del examen, Estará referido a los antecedentes o razones que
motivaron la realización de la acción de control, tales como: planes anuales
de auditoría, denuncias, solicitudes expresas (del Titular de la entidad, de la
Contraloría General de la República, del Congreso, etc.), entre otros;
debiéndose hacer mención al documento y fecha de acreditación.
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2. Naturaleza y Objetivos del examen, En este rubro se señalará la naturaleza
o tipo de la acción de control practicada (auditoría financiera, auditoría de
gestión o examen especial), así como los objetivos previstos respecto de la
misma; exponiéndose ellos según su grado de significación o importancia
para la entidad, incluyendo las precisiones que correspondan respecto del
nivel de cumplimiento alcanzado en cada caso.
3. Alcance del examen, Se indicará claramente la cobertura y profundidad del
trabajo realizado para el logro de los objetivos de la acción de control,
precisando el periodo y áreas de la entidad examinadas, ámbito geográfico
donde se realizó el examen y, asimismo, dejándose constancia que éste se
llevó a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental;
tratándose de Auditoría Financiera, se hará mención adicionalmente a las
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de
Auditoría y demás disposiciones aplicables al efecto. Igualmente, de ser
pertinente, la comisión auditora revelará aquí las limitaciones de información
u otras relativas al alcance del examen que se hubieran presentado y afectado
el proceso de la acción de control, así como las modificaciones efectuadas al
enfoque o curso de la misma como consecuencia de dichas limitaciones.
4. Antecedentes y base legal de la entidad, Se hará referencia, de manera
breve y concisa, a los aspectos de mayor relevancia que guarden vinculación
directa con la acción de control realizada, sobre la misión, naturaleza legal,
ubicación orgánica y funciones relacionadas de la entidad y/o área(s)
examinada(s), así como 40 las principales normas legales que le(s) sean de
aplicación, con el objeto de situar y mostrar apropiadamente el ámbito técnico
y jurídico que es materia de control; evitándose, en tal sentido, insertar
simples o tediosas transcripciones literales de textos y/o relaciones de
actividades o disposiciones normativas.
5. Comunicación de hallazgos, Se deberá indicar haberse dado cumplimiento
a la comunicación oportuna de los hallazgos efectuada al personal que labora
o haya laborado en la entidad comprendido en ellos.
6. Memorándum de Control Interno, Se indicará que durante la acción de
control se ha emitido el Memorándum de Control Interno, en el cual se
informó al titular sobre la efectividad de los controles internos implantados en
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la entidad. Dicho documento así como el reporte de las acciones correctivas
que en virtud del mismo se hayan adoptado, se deberá adjuntar como anexo
del informe.
7. Otros aspectos de importancia, Podrá referirse bajo el presente rubro
aquella información verificada que la comisión auditora, basada en su opinión
profesional competente, considere de importancia o significación, para fines
del Informe, dar a conocer sobre hechos, acciones o circunstancias que, por su
naturaleza e implicancias, tengan relación con la situación evidenciada en la
entidad o los objetivos de la acción de control y, cuya revelación permita
mostrar la objetividad e imparcialidad del trabajo desarrollado por la
Comisión; tal como:
a) El reconocimiento de las dificultades o limitaciones, de carácter
excepcional, en las que se desenvolvió la gestión realizada por los
responsables de la entidad o área examinada.
b) El reconocimiento de logros significativos alcanzados durante la gestión
examinada.
c) La adopción de correctivos por la propia administración, durante la
ejecución de la acción de control, que hayan permitido superar hechos
observables.
d) Informar de aquellos asuntos importantes que requieran un trabajo
adicional, siempre que no se encuentren directamente comprendidos en los
objetivos de la acción de control.
e) Eventos posteriores a la ejecución del trabajo de campo que hayan sido de
conocimiento de la comisión auditora y que afecten o modifiquen el
funcionamiento de la entidad o de las áreas examinadas.
f) La indicación de los informes que se hubieran emitido previamente a la
culminación de la etapa de ejecución de la auditoría, de ser tal el caso. Si
alguno de los aspectos considerados en este punto por la comisión auditora,
demandara una exposición o desarrollo extenso, será incluido como anexo del
Informe.
Dichos aspectos, asimismo, podrán dar lugar a la formulación de
conclusiones y/o recomendaciones, si hubiere mérito para ello.
II.- OBSERVACIONES
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En esta parte del Informe, la comisión auditora desarrollará las observaciones
que, como consecuencia del trabajo de campo realizado y la aplicación de los
procedimientos de control gubernamental, hayan sido determinadas como
tales, una vez concluido el proceso de evaluación y contrastación de los
hallazgos comunicados con los correspondientes comentarios y/o aclaraciones
formulados por el personal comprendido en los mismos, así como la
documentación y evidencia sustentatoria respectiva. Las observaciones se
deberán referir a hechos o situaciones de carácter significativo y de interés
para la entidad examinada, cuya naturaleza deficiente permita oportunidades
de mejora y/o corrección, incluyendo sobre ellos información suficiente y
competente relacionada con los resultados de la evaluación efectuada a la
gestión de la entidad examinada. Las observaciones, para su mejor
comprensión, se presentarán de manera ordenada, sistemática, lógica y
numerada correlativamente, evitando el uso de calificativos innecesarios y
describiendo apropiadamente sus elementos o atributos característicos. Con
tal propósito, dicha presentación considerará en su desarrollo expositivo los
aspectos esenciales siguientes:
1. Sumilla Es el título o encabezamiento que identifica el asunto materia de
la observación.
2. Elementos de la observación (condición, criterio, efecto y causa) Son los
atributos propios de toda observación, los cuales deben ser desarrollados
objetiva y consistentemente, teniendo en consideración lo siguiente:
a) Condición: Es el hecho o situación deficiente detectada, cuyo nivel o curso
de desviación debe ser evidenciado.
b) Criterio: Es la norma, disposición o parámetro de medición aplicable al
hecho o situación observada.
c) Efecto: Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa,
ocasionada por el hecho o situación observada, indispensable para establecer
su importancia y recomendar a la entidad que adopte las acciones correctivas
requeridas.
d) Causa: Es la razón o motivo que dio lugar al hecho o situación observada,
cuya identificación requiere de la habilidad y juicio profesional de la
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comisión auditora y es necesaria para la formulación de una recomendación
constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.
3. Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las
observaciones Son las respuestas brindadas a la comunicación de los
hallazgos respectivos, por el personal comprendido finalmente en la
observación, las mismas que en lo esencial y sucintamente deben ser
expuestas con la propiedad debida; indicándose, en su caso, si se acompañó
documentación sustentatoria pertinente. De no haberse dado respuesta a la
comunicación de hallazgos o de haber sido ésta extemporánea, se referenciará
tal circunstancia.
4. Evaluación de los comentarios y/o aclaraciones presentados Es el resultado
del análisis realizado por la comisión auditora sobre los comentarios y/o
aclaraciones y documentación presentada por el personal comprendido en la
observación, debiendo sustentarse los argumentos invocados y consignarse la
opinión resultante de dicha evaluación. La mencionada opinión incluirá, al
término del desarrollo de cada observación, la identificación de las presuntas
responsabilidades administrativas funcionales por la comisión de infracciones
graves y muy graves a que hubiera lugar, de acuerdo con lo establecido por el
Titulo II “Infracciones por responsabilidad administrativa funcional” del
Reglamento de la Ley Nº 29622, con indicación del artículo e inciso aplicable
en cada caso. Asimismo, se identificará separadamente la existencia de
presuntas infracciones leves, indicándose en este caso que las mismas
corresponden ser derivadas a los titulares de las entidades auditadas para su
procesamiento y sanción correspondiente. La identificación de
responsabilidad administrativa funcional se efectuará por cada persona
comprendida en la observación, describiendo los hechos y criterios que
sustentan la presunta comisión de la infracción, cualquiera sea su tipo. Si los
hechos dieran lugar a la identificación de más de una infracción, todas éstas
deben ser necesariamente consignadas y sustentadas, en cada caso. De
considerarse la existencia de indicios razonables de la comisión de delito o de
perjuicio económico, se dejará constancia expresa que tal aspecto es tratado
en el Informe Especial correspondiente.
III.- CONCLUSIONES
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En este rubro la comisión auditora deberá expresar las conclusiones del
Informe de la acción de control, entendiéndose como tales los juicios de
carácter profesional, basados en las observaciones establecidas, que se
formulan como consecuencia del examen practicado a la entidad auditada. Al
final de cada conclusión se identificará el número de la(s) observación(es)
correspondiente(s) a cuyos hechos se refiere. La comisión auditora, en casos
debidamente justificados, podrá también formular conclusiones sobre
aspectos distintos a las observaciones, verificados en el curso de la acción de
control, siempre que éstos hayan sido expuestos en el Informe.
IV.- RECOMENDACIONES
Las recomendaciones constituyen las medidas específicas y posibles que, con
el propósito de mostrar los beneficios que reportará la acción de control, se
sugieren a la administración de la entidad para promover la superación de las
causas y las deficiencias evidenciadas durante el examen. Estarán dirigidas al
Titular o en su caso a los funcionarios que tengan competencia para disponer
su aplicación. Las recomendaciones se formularán con orientación
constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestión de la entidad y el
desempeño de los funcionarios y servidores públicos a su servicio, con
énfasis en contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro de
parámetros de economía, eficiencia y eficacia; aplicando criterios de
oportunidad de acuerdo a la naturaleza de las observaciones y de costo
proporcional a los beneficios esperados. Para efecto de su presentación, las
recomendaciones se realizarán siguiendo el orden jerárquico de los
funcionarios responsables a quienes va dirigida, referenciándolas en su caso a
las conclusiones, o aspectos distintos a éstas, que las han originado.
También se incluirá como recomendación, cuando existiera mérito de
acuerdo a los hechos revelados en las observaciones, el procesamiento de las
presuntas responsabilidades administrativas que se hubiesen identificado en el
Informe, conforme a las disposiciones contenidas en la Ley Nº 29622, su
reglamento y la normativa que la Contraloría General apruebe sobre la
materia, teniendo en cuenta las consideraciones siguientes:
a) De haberse identificado presuntas responsabilidades administrativas
funcionales por la comisión de infracciones graves y muy graves se
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recomendará que el informe con los recaudos y evidencias documentales
correspondientes, sea de conocimiento del Órgano Instructor de la Contraloría
General de la República a través del nivel gerencial competente, para fines
del inicio del procedimiento sancionador; debiendo señalarse expresamente la
competencia legal exclusiva que al respecto concierne al citado Órgano
Instructor y el impedimento subsecuente de la entidad para disponer el
deslinde de responsabilidad por los mismos hechos, lo que deberá ser puesto
de conocimiento del titular de la entidad auditada.
b) De haberse identificado presuntas responsabilidades administrativas
funcionales por la comisión de infracciones leves, se recomendará al titular de
la entidad auditada que disponga su procesamiento y la aplicación de las
sanciones correspondientes, conforme al marco legal aplicable.
V.- ANEXOS
A fin de lograr el máximo de concisión y claridad en el Informe, sólo se
incluirá como anexos, además de los específicamente considerados en la
presente norma, aquella documentación indispensable que contenga
importante información complementaria o ampliatoria de los datos contenidos
en el Informe y que no obre en la entidad examinada. Anexos específicos
Cuando se hubiera establecido observaciones que contengan la identificación
de presuntas infracciones graves o muy graves, se incluirá como anexo del
Informe la relación del personal al servicio de la entidad comprendido en las
mismas, debiendo indicarse por cada observación:
1) Nombres y apellidos.
2) Documento de identidad.
3) Cargo(s) desempeñado(s) y período(s) de gestión, vinculados a la
observación.
4) Condición y vigencia del vínculo laboral o contractual con la entidad,
cualquiera sea su naturaleza o régimen legal aplicable.
5) Último domicilio personal, procesal u otro que se tuviera registrado en la
entidad.
6) Presunta infracción grave o muy grave identificada por cada persona,
consignándose el respectivo artículo e inciso del Título II del Reglamento de
la Ley Nº 29622 considerado aplicable, así como la fecha de ocurrencia de los
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hechos observados, o de su inicio y fin, en caso fueren de realización
continuada. Si se estableciera observaciones que contengan la identificación
de presuntas infracciones leves, también se consignará, como anexo del
Informe, la relación del personal incurso; indicándose igualmente en dicho
caso, la información respectiva señalada en el párrafo anterior. Asimismo, en
tales casos necesariamente se deberán incluir como anexos las evidencias que
sustenten la identificación de las presuntas infracciones graves o muy graves
y leves, respectivamente ordenadas de manera secuencial y concatenada por
cada observación.
FIRMA
El Informe, una vez efectuado el control de calidad correspondiente previo a
su aprobación, deberá ser firmado por el Jefe de Comisión, el Supervisor y el
nivel gerencial competente de la Contraloría General de la República. En el
caso de los Órganos de Control Institucional del Sistema Nacional de Control,
por el Jefe de Comisión, el Supervisor y el Jefe del respectivo Órgano. Los
Informes emitidos por las Sociedades de Auditoría serán suscritos por el socio
participante y auditor responsable de la auditoría. De ameritarlo por la
naturaleza y contenido del Informe, también será suscrito por el abogado u
otro profesional y/o especialista participante en la acción de control.
2.4.4.1. Excepciones del alcance
a) En la formulación de los Informes de Auditoría Financiera (Informe corto
o Dictamen), se tendrán en cuenta las Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas (NAGA), las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y las
disposiciones emitidas por los organismos oficiales competentes sobre la
materia.
b) Para la formulación de los informes de auditoría de los préstamos y
donaciones de Organismos Internacionales (BID, BIRF, AID, USAID, Banco
Mundial, etc.) o similares, serán aplicables las normas y requisitos legales
pertinentes para el efecto. Síntesis Gerencial Adicionalmente al Informe de
control, debe emitirse una “Síntesis Gerencial”, de contenido necesariamente
breve y preciso, que expondrá objetivamente el resumen de los hechos
contenidos en el informe y de las recomendaciones que se hubieran
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formulado; no debiendo revelarse información que pueda causar daño a la
entidad, a su personal o al Sistema, u obstaculizar las tareas de este último.
Dicha Síntesis podrá publicarse en el portal web de la Contraloría General de
la República, en concordancia con el principio de publicidad regulado por el
literal p) del artículo 9 de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Control y de la Contraloría General de la República."
2.4.5. NAGU 4.50: INFORME ESPECIAL Cuando en la ejecución de la acción de control se evidencien indicios
razonables de la comisión de delito, la comisión auditora, en cautela de los
intereses del Estado, sin perjuicio de la continuidad de la respectiva acción de
control, y previa evaluación de las aclaraciones y comentarios a que se refiere
la NAGU 3.60, emitirá con la celeridad del caso, un informe especial con el
debido sustento técnico y legal, el cual se remitirá al Comité de Calidad de la
Contraloría General para su revisión, el mismo que podrá recepcionar, por
única vez, información adicional de las personas comprendidas en el Informe
Especial; haciendo las coordinaciones pertinentes con el Ministerio Público,
de ser el caso. Igualmente, dicho informe será emitido para fines de la acción
civil respectiva, si se evidencia la existencia de perjuicio económico, siempre
que se sustente que el mismo no sea susceptible de recupero por la entidad
auditada en la vía administrativa.
El objetivo de la presente norma es garantizar y facilitar la oportuna, efectiva
y adecuada implementación de las acciones correctivas legales pertinentes en
los casos que, durante el desarrollo de la acción de control, se evidencien
indicios razonables de comisión de delito así como, excepcionalmente, la
existencia de perjuicio económico no sujeto a recupero administrativo. Su
aplicación permitirá a la Comisión Auditora, a través de su personal
responsable y especializado competente, realizar apropiada y oportunamente
su labor en los casos indicados, basada en su opinión profesional debidamente
sustentada en los respectivos fundamentos técnicos y legales aplicables. En
ejercicio de las atribuciones establecidas en la Ley del Sistema Nacional de
Control, la Comisión Auditora formulará el Informe Especial para revelar
específicamente, con orden y claridad, los hechos y circunstancias que
configuran la presunta responsabilidad penal o civil, las consideraciones
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jurídicas que los califican y las pruebas sustentatorias correspondientes,
recomendando la adopción de las acciones legales respectivas por la instancia
competente. A fin de racionalizar el uso de los recursos públicos, optimizar
los resultados de las acciones judiciales del Sistema Nacional de Control, y
uniformizar los criterios en la determinación de responsabilidades, los
Informes Especiales serán sometidos a la revisión del Comité de Calidad de la
Contraloría General de la República, el cual se regirá por las normas que para
tal fin establezca dicho Órgano Rector.
DENOMINACIÓN
El Informe será denominado “Informe Especial”, con indicación de los datos
correspondientes a su numeración e incluyendo adicionalmente un título; el
cual deberá ser breve, específico y estar referido a la materia abordada en el
informe. En ningún caso, incluirá información confidencial o nombres de
personas.
ESTRUCTURA
El Informe Especial observará la siguiente estructura:
I.INTRODUCCIÓN
Origen, motivo y alcance de la acción de control, con indicación del Oficio
de acreditación o, en su caso, de la Resolución de Contraloría de designación,
entidad, período, áreas y ámbito geográfico materia de examen, haciendo
referencia a las disposiciones que sustentan la emisión del Informe Especial
(Ley del Sistema Nacional de Control y NAGU 4.50), así como su carácter de
prueba reconstituida para el inicio de acciones legales.
II.FUNDAMENTOS DE HECHO
Breve sumilla y relato ordenado y objetivo de los hechos y circunstancias que
constituyen indicios de la comisión de delito o de responsabilidad civil, en su
caso, con indicación de los atributos: condición, criterio, efecto y causa,
cuando esta última sea determinable, incluyéndose las aclaraciones o
comentarios que hubieren presentado las personas comprendidas, así como 49
el resultado de la evaluación de los mismos; salvo los casos de excepción
previstos en la NAGU 3.60, debiendo incidirse en la materialidad y/o
importancia relativa, así como el carácter doloso de su comisión, de ser el
caso. En casos de responsabilidad penal, los hechos serán necesariamente
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revelados en términos de indicios. Tratándose de responsabilidad civil, el
perjuicio económico deberá ser cuantificado, señalándose que el mismo no es
materialmente posible de recupero por la entidad en la vía administrativa.
III. FUNDAMENTOS DE DERECHO
Análisis del tipo de responsabilidad que se determina, sustentando la
tipificación y/o elementos antijurídicos de los hechos materia de la presunta
responsabilidad penal y/o responsabilidad civil incurrida, con indicación de
los artículos pertinentes del Código Penal y/o Civil u otra normativa adicional
considerada, según corresponda, por cada uno de los hechos, con la respectiva
exposición de los fundamentos jurídicos aplicables. De haber sido
identificado, se señalará el plazo de prescripción para el inicio de la acción
penal o civil.
IV. IDENTIFICACIÓN DE PARTÍCIPES EN LOS HECHOS
Individualización de las personas que prestan o prestaron servicios en la
entidad, con participación y/o competencia funcional en cada uno de los
hechos calificados como indicios en los casos de responsabilidad penal, o
constitutivos del perjuicio económico determinado en los casos de
responsabilidad civil. Incluye, asimismo, a los terceros identificados que
hayan participado en dichos hechos. Se indicará los nombres y apellidos
completos, documento de identidad, el cargo o función desempeñada, el área
y/o dependencia de actuación, así como el período o fechas de ésta. V.
PRUEBAS Identificación de las pruebas en forma ordenada y detallada por
cada hecho, refiriendo el anexo correspondiente en que se adjuntan,
debidamente autenticadas en su caso. Adicionalmente, de ser pertinente, se
incluirá el Informe Técnico de los profesionales especializados que hubieren
participado en apoyo a la Comisión Auditora, el cual deberá ser elaborado
con observancia de las formalidades exigibles para cada profesión (Ej:
tasación, informe de ingeniería, informe bromatológico, etc).
VI. RECOMENDACIÓN
Este rubro consigna la recomendación para que se interponga la acción legal
respectiva, según el tipo de responsabilidad determinada, penal o civil, la cual
deberá estar dirigida a los funcionarios que, en razón a su cargo o función,
serán responsables de la correspondiente autorización e implementación para
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su ejecución. Si la acción de control es realizada por la Contraloría General
de la República o por Sociedades de Auditoría designadas o autorizadas, el
Informe Especial recomendará al nivel correspondiente, el inicio de las
acciones legales a través de los órganos que ejerzan la representación legal
para la defensa judicial de los intereses del Estado en dicha entidad. Cuando
se considere que existen razones justificadas para ello, podrá recomendarse
alternativamente, se autorice al Procurador Público encargado de los asuntos
judiciales de la Contraloría General de la República, el inicio de las acciones
legales que corresponda. En éste último caso, el Informe Especial será puesto
en conocimiento del Titular de la entidad auditada, en la misma fecha de
iniciada la acción legal, siempre que el Titular no se encuentre comprendido
en los indicios razonables de la comisión de delito o en la responsabilidad
civil establecida. De encontrarse comprendido el Titular de la entidad el
Informe se remitirá al Titular del Sector, u otro estamento que resulte
competente de no pertenecer la entidad a ningún Sector.
VII. ANEXOS
Contienen las pruebas que sustentan los hechos que son materia del Informe
Especial. Necesariamente deben ser precedidos de una relación que indique
su numeración y asunto a que se refiere cada anexo, guardando un debido
ordenamiento concatenado a la exposición de los hechos contenidos en el
Informe. En tales casos, se deberá incluir como Anexo Nº 01, la nómina de
las personas identificadas como partícipes en los hechos revelados, con
indicación de su cargo, documento de identidad, período de desempeño de la
función y domicilio.
2.4.5.1. REMISIÓN DE LOS INFORMES ESPECIALES A LA
CGR
Los Órganos de Auditoría Interna remitirán a la Contraloría General
de la República los Informes Especiales que emitan en ejercicio de sus
funciones, para su revisión por el Comité de Calidad, el cual podrá
recepcionar por única vez, información adicional de las personas 50
comprendidas en el Informe Especial; haciendo las coordinaciones
pertinentes con el Ministerio Público, de ser el caso.
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De conformidad con el Artículo Primero de la Resolución de
Contraloría Nº 309-2011- CG, publicada el 29 octubre 2011, se
sustituye en el texto de las NAGU, el término Órgano de Auditoría
Interna por el término "Órgano de Control Institucional". En
concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.60, dichos órganos se
encuentran obligados a realizar el seguimiento y verificación oportuna
del efectivo inicio de las acciones legales recomendadas e informar de
éstas al Organismo Superior de Control, acompañando copia de la
denuncia y/o demanda, según el caso, dentro de los cinco (5) días de
haberse materializado. El seguimiento y verificación respectivos se
extienden hasta la conclusión del proceso judicial correspondiente,
cuyos resultados deberán ser igualmente informados oportunamente a la
Contraloría General de la República.
2.4.5.2. NIVELES DE APROBACIÓN DEL INFORME
ESPECIAL
1. El Informe Especial formulado por la Comisión Auditora de la
Contraloría General de la República será suscrito por el auditor y/o
abogado interviniente(s), el Jefe de Comisión, el Supervisor y los
niveles gerenciales competentes.
2. El Informe Especial formulado por el Órgano de Auditoría Interna
(*) del Sistema Nacional de Control será suscrito por el auditor y/o
abogado, Jefe de Comisión y Supervisor interviniente(s), según sea el
caso, así como por el Titular del respectivo Organo. (*) De conformidad
con el Artículo Primero de la Resolución de Contraloría Nº 309-2011-
CG, publicada el 29 octubre 2011, se sustituye en el texto de las
NAGU, el término Órgano de Auditoría Interna por el término "Órgano
de Control Institucional". Cuando por razones de capacidad operativa,
alguna de dichas funciones haya recaído en una misma persona, se
referirá el cargo de mayor nivel de responsabilidad. 3. Tratándose de
Sociedades de Auditoría designadas o autorizadas por la Contraloría
General de la República, el Informe Especial que pudiera formularse
será suscrito por el abogado y socio participante.
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SITUACIONES ESPECIALES - Cuando se determine la existencia
de perjuicio económico que a juicio de la Comisión Auditora sea
susceptible de ser recuperado en la vía administrativa, los hechos
relativos a dicho perjuicio económico seguirán siendo tratados por la
Comisión Auditora y revelados en el correspondiente Informe de la
acción de control, recomendándose en el mismo las medidas inmediatas
para materializar dicho recupero. - Cuando se determine que en los
hechos que constituyen los indicios razonables de comisión de delito
y/o responsabilidad civil, los partícipes son únicamente terceros y no
funcionarios o servidores que presten o hayan prestado servicios en la
entidad, tales hechos serán revelados en el Informe de la acción de
control, recomendando en éste las acciones correspondientes. - De ser
necesario se podrá formular más de un Informe Especial emergente de
la misma acción de control, siempre que resulte justificado por la
conveniencia procesal de tratar por separado los hechos de connotación
penal y los relativos a responsabilidad civil, así como en razón de la
oportunidad de la acción legal respectiva o no ser posible la
acumulación. En todos los casos que se produzca la emisión de un
Informe Especial, la Comisión Auditora será responsable que el
correspondiente Informe de la acción de control contenga las
referencias necesarias sobre dicha emisión y las recomendaciones
orientadas a corregir las causas que dieron lugar a los hechos
contenidos en el Informe Especial.
LIMITACIONES AL ALCANCE
La revisión por parte del Comité de Calidad de los Informes Especiales
emitidos por Órganos de Auditoría Interna, se realizará en un primer
momento, únicamente respecto de aquellos que resulten de acciones de
control efectuadas en entidades de la Provincia de Lima. En los demás
casos, dichos Órganos remitirán el Informe Especial al Titular de la
entidad, salvo que éste se encuentre comprendido en los hechos, en tal
caso será dirigido directamente al Titular del Sector, en ambos casos se
remitirá, simultáneamente un ejemplar a la Contraloría General de la
República, para su conocimiento y control selectivo posterior; si la
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entidad no perteneciera a ningún Sector se tramitará directamente ante
la Contraloría General de la República. “De conformidad con el
Artículo Primero de la Resolución de Contraloría General N° 089-2002-
CG, publicada el 11-05-2002, se suspende la obligación de remitir los
Informes Especiales al Comité de Calidad de la Contraloría General,
dispuesta en esta norma de Auditoría 4.50, en tanto se culmine la
revisión del texto íntegro de las Normas de Auditoría Gubernamental y,
como consecuencia de ello, se proceda a su correspondiente aprobación.
(2) De conformidad con el Artículo Primero de la Resolución de
Contraloría Nº 309-2011- CG, publicada el 29 octubre 2011, se
sustituye en el texto de las NAGU, el término Órgano de Auditoría
Interna por el término “Órgano de Control Institucional”
2.4.6. NAGU 4.60 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
Los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control deben efectuar el
seguimiento a la implementación de las recomendaciones planteadas en los
informes de auditorías anteriores, con la finalidad de determinar si se
emprendieron acciones correctivas por parte de los funcionarios responsables
de las entidades auditadas.
1. La administración de la entidad auditada es la responsable de superar las
observaciones mediante la implementación de las recomendaciones, y de
mantener un proceso permanente para efectuar el seguimiento que pueda
contribuir a que cumpla de mejor manera con sus responsabilidades de gestión.
Corresponde al titular de la entidad auditada dictar las disposiciones necesarias
para la aplicación de las recomendaciones formuladas en el informe,
cautelando su cumplimiento. En concordancia con las facultades legales
previstas en la Ley Nº 27785, en caso el titular de la entidad no ejecute las
recomendaciones de una acción de control que conlleven la asunción de
decisiones administrativas y el titular de la entidad que ejerce tuición no obliga
a su cumplimiento, la Contraloría General de la República puede sancionar a
quienes incumplieron.
2. Al Órgano de Control Institucional le corresponde realizar el seguimiento a
la implementación de las recomendaciones como actividad permanente, con la
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respectiva verificación directa en cada área responsable, informando de sus
resultados a la Contraloría General y al titular de la entidad. Las auditorías a
cargo de la Contraloría General, de los Órganos de Control Institucional y de
las Sociedades de Auditoría designadas deben incluir como objetivos el
seguimiento a la implementación de las medidas correctivas, por parte de los
responsables de la administración.
3. El seguimiento a la implementación de las recomendaciones que realizan los
órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, debe incluir la
evaluación de los resultados de las acciones adoptadas por la entidad que fuere
examinada con anterioridad, a efecto de establecer si fueron implementadas las
recomendaciones y superadas las observaciones reveladas en el informe de
auditoría. Para efecto del seguimiento, las recomendaciones se reportarán de
acuerdo con las disposiciones dictadas por la Contraloría General de la
República sobre estados de implementación y verificación de las mismas."
( Contraloria General de la República, 2010)
CONCLUSIONES
Las NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, tienen base legal para
su cumplimiento y poder respetarlas, estas normas permite al auditor realizar
bien su trabajo ya que las NAGU Son los criterios que determinan los
requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar
el trabajo de la auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad.
Estas normas se subdividen en cuatro grandes grupos :a) Normas generales , b)
Normas relativas a la planificación de la auditoría gubernamental , c) normas
relativas a la ejecución de la auditoría gubernamental y d) normas relativas al
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informe de auditoría gubernamental , dentro de estos cuatro grupos se
encuentran sub normas que guían fortalecen a la realización del trabajo del
auditor, pero para que la auditoria gubernamental sea eficaz el auditor como
característica debe poseer un buen juicio y criterio por parte del auditor.
Una de las normas más importantes desde nuestro punto de vista es la de
INDEPENDENCIA ya que esta se refiere a que El auditor debe adoptar una
actitud de independencia de criterio respecto de la entidad examinada y se
mantendrá libre de cualquier situación que pudiera señalarse como
incompatible con su integridad y objetividad, pues en conclusión se puede
decir que para la eficacia y La realización de una buena auditoria la
independencia del auditor que este debe tener un juicio crítico y no depender ni
dejarse influenciar por otros entes al examinar una entidad.
RECOMENDACION
Es indispensable conocer las leyes que nos ofrece la contraloría cuando se va
realizar una auditoria de cualquier índole, para realizar eficientemente un
proceso de auditoría, ya que nosotros como profesionales necesitamos
herramientas, tener conocimiento de los campos donde se va a realizar la
auditoria.
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Bibliografía Contraloria General de la República. (Junio de 2010). www.contraloria.gob.pe.
Obtenido de www.contraloria.gob.pe: www.contraloria.gob.pe
Consultores Gubernamentales. (2013). Obtenido de http://consultoresgubernamentales.blogspot.com/2009/03/que-es-el-magu-manual-de-auditoria.html)
La Ley Nº 27785- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República
La Ley Nº 28716- Ley de Control Interno de las Entidades del Estado,
publicada el 18 de abril del 2006
Ley Nº 29622- Ley que modifica la Ley Nº 27785 y amplía las facultades en
proceso para sancionar en materia de responsabilidad administrativa funcional.
La Resolución de Contraloría Nº 309- 2011-CG consta de cinco artículos. El
primer artículo, sustituye los términos siguientes: Ley Nº 27785 en lugar de
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Ley Nº 26162. Órgano de Control Institucional en lugar de Órgano de
Auditoría Interna. Reglamento de Infracciones y Sanciones en lugar de
Reglamento de Infracciones y Sanciones.
Manual de auditoria gubernamental
Normas de auditoria gubernamental
Resolución de Contraloría Nº 309-2011-CG 2. Resolución de Contraloría Nº
141-99-CG 3. Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG 4. Resolución de
Contraloría Nº 246-95-CG 5. Resolución de Contraloría N° 012-2002-CG,
publicada el 22-01-2002 6. Resolución de Contraloría General N° 089-2002-
CG, publicada el 11-05-2002 7. R. Nº 563-2005-CG (Establecen criterios para
la determinación de la situación actual de las recomendaciones registradas en el
Sistema de Información del Proceso de la Acción Correctiva - INFOPRAC)