Version 01 Document créé le : 08/04/2018 Véronique BACKERT ...€¦ · Le nombre de factures...

La dématérialisation des factures fournisseurs présente-t-elle un intérêt

pour les librairies indépendantes ?

Version 01Document créé le : 08/04/2018Véronique BACKERT (introduction, solutions)Bertrand PICARD (étude)

Sommaire2

Circulation et traitement des factures fournisseurs dans les librairies indépendantes – Avril 2018

Introduction pages 3 à 9

Etude pages 10 à 42

Synthèse de l’étude qualitative (Libraires) page 43

Synthèse de l’étude quantitative (Libraires) page 44

Synthèse de l’étude qualitative (Distributeurs) page 45

Schéma de circulation et de traitement des factures papier page 46

Schéma de circulation et de traitement des factures électroniques page 47

Conclusion de l’étude page 48

Recommandations page 49

Solutions de facture électronique avec des niveaux différents d’intégration pages 50 à 52

Textes de référence page 53

Nous écrire page 54

Le nombre de factures échangées en 10 ans dans le cadre de DILIFAC a progressé de + 356,26%.... 3

0

200 000

400 000

600 000

800 000

1 000 000

1 200 000

1 400 000

1 600 000

1 800 000

2 000 000

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017


© DILICOM 2018

… or les librairies indépendantes n’utilisent pas le service DILIFAC. Elles continuent à recevoir et à traiter des factures papier. 4


© D

ILIC

OM

201

8

5


© D

ILIC

OM

201

8

DILICOM a chargé Bertrand PICARD (BPConseil) de mener une étude sur la circulation et le traitement des factures auprès des librairies

indépendantes fin 2017-début 2018. 6


© D

ILIC

OM

201

8

1ère étape : décrire et analyser la circulation des factures fournisseurs pour mieux appréhender les enjeux de leur dématérialisation. 7


© D

ILIC

OM

201

8

2e étape : Formuler les hypothèses et les vérifier auprès d’une population élargie. 8


© D

ILIC

OM

201

8

3e étape : Formuler des recommandations.9


© D

ILIC

OM

201

8

Problématique de l’étude10


Étude qualitative et quantitative sur la circulation et le traitement des factures

et sur les enjeux de leur dématérialisation dans ce réseau.

La dématérialisation des factures fournisseurs présente-t-elle un intérêt pour les librairies

indépendantes ?

© D

ILIC

OM

201

8

Entretiens semi-directifs : les personnes interrogées11


CA 2016 M€ (source LH)

RDV interlocuteur principal Compta MAP 5+ 5-1 1- PrestataireAtout Livre 29/11 David REY X X TMIC

P Chantelivre 10/11 Boris FLACSU X X TLA Compagnie 03/11 Josette VIAL X X TLR Divan 24/11 Philippe TOURON X X TLI Ecriture (Vaucresson) 16/11 Pascal LIONETTI X TMICS Ecume des pages 14/11 Loïc DUCROQUET X X TL

Eyrolles 28/11 Emmanuel KONSTANTIN X X X PraxielFlammarion (Beaubourg) 15/11 Laurence FRUITIER X X X TLGrand Cercle (Eragny) 24/11 Charlotte ROUX X PraxielNouveautés 18/10 Dominique MONIN X X TL

T Etudes 05/12 Sylvie TINÉ X X X TMICO Lois 05/12 Catherine CHOURAQUI X TMICU Ombres blanches 06/12 Emmanuelle SICARD X X X TMICL Préface (Colomiers) 07/12 Michele CAPDEQUI X X TMIC

Privat 06/12 Anne & Benoît BOUGEROL X X TL

D Belles Lettres 28/11 Pierre BADYI Dilisco 07/12 Murielle PINAULT / Patrice ARNAUDS Hachette 26/10 Stéphane MENAGE / Bruno FAUVET Interforum 18/10 Philippe BUDIN / Alain ROSSIR Makassar 10/11 Vincent DODIVERS

MDS 23/11 Bruno DELRUE / François BENET / Christophe GUILLEMAILLE / Aline ROUFFIGNACSODIS 20/11 Hélène de LAPORTALIERE / Odile SUZANO / Sylvain BARREIRA©

DIL

ICO

M 2

018

Enquête quantitative : les modalités12


L’enquête quali a permis d’identifier des pratiques existantes liées à la gestion des factures et avoirs,L’objectif de l’enquête quanti est de valider et de quantifier ces pratiques,Le questionnaire quanti a été limité à environ 25 questions,Une invitation à répondre à ce questionnaire a été envoyée à près de 1800 libraires indépendants clients de Dilicom,Un quart d’entre eux (441) ont répondu au questionnaire, dont plus de 80% jusqu’au bout.

nbre % petits moyens gros précisions / commentaires

invitations envoyées 1 766questionnaires ouverts 1 050 59%

réponses 441 25% 369 59 14

1 CA 441 100% 84% 13% 3% > % représentatif cl ients Dil icom

© D

ILIC

OM

201

8

Des opérations successives13


RAPPRO RELEVÉS

R E T O U R S

RECEPT REFUSES

RECTIFS

ARCHIVAGEREGLEMENT

SAISIE

A L L E R S

CONTRÔLE

RECLAMATION

RAPPROCHEMENTCONTRÔLE

EXTRACTION

EXPEDITION

RAPPROCHEMENTCONTRÖLE

RAPPROCHEMENT

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

© D

ILIC

OM

201

8

ALLERS : arrivage des livraisons14


• Les livraisons font l’objet de bons de transport par distributeur mais sont souvent en vrac et les séries de colis ne sont pas regroupées (1).

• Les libraires doivent valider le nombre de colis reçus sur chaque bon de transport mais ils n’ont pas toujours la possibilité (temps et espace) de reconstituer les distributeurs et les séries.

• La livraison d’une série de colis peut s’échelonner sur plusieurs jours.• Un colis manquant est souvent retrouvé et livré un jour suivant.• Un colis définitivement manquant fait l’objet d’une réclamation auprès

du distributeur (2) qui se retourne vers le transporteur, puis d’un avoir.

-----------------(1)En province, la livraison est en vrac (hors distributeurs locaux et dépôts) et il n’y a qu’un seul bon de transport mais le libraire doit valider la livraison sur le site Prisme : le bipage de chaque colis permet d’identifier facilement les manquants éventuels.

(2)En province, la réclamation est postée sur le site Prisme qui instruit le dossier

A L L E R S

COMMANDE

LIVRAISON

RECLAMATION

© D

ILIC

OM

201

8

ALLERS : réception des marchandises (1)15


Dans les colis, il y a toujours un document papier : soit une facture, soit un BL. La plupart des principaux fournisseurs mettent des BL valorisés dans les colis (Hachette, Sodis-UD et Diliscosystématiquement et Interforum en option).Par ailleurs, les Avis d’expédition (AEX) sont importables dans le logiciel de gestion. L’utilisation de l’AEX est très variable : • pas utilisé sur les offices à cause de l’écrasement des codes-

rayons,• utilisé sur les offices pour réception théorique avant réception

physique,• utilisé QUE sur les offices car il n’y a pas d’erreurs,• pas utilisé car pas de gain de temps par rapport à une réception

manuelle,• pas utilisé en validation de masse à cause des commandes-clients,• utilisé mais problèmes (gratuits, PLV, produits papeterie sans

remise, cumul des remises, souscriptions,…)

RECLAMATION

A L L E R S

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

© D

ILIC

OM

201

8



• L’enquête quanti montre qu’environ 60% des libraires utilisent l’AEX, • Le taux d’utilisation est légèrement proportionnel à la taille des

librairies,• L’AEX est plutôt utilisé en automatique (sans biper chaque livre), • Le taux d’AEX auto baisse en fonction inverse de la taille,• Les libraires moyens pratiquent différemment.

RECLAMATION

A L L E R S

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

RECEPTION nbre % petits moyens gros précisions / commentaires

5 RECEPTION oui 222 57% 55% 67% 69%Avis Exp non 167 43% 45% 33% 31%

total 389 100% 100% 100% 100%6 RECEPTION tout auto 141 60% 68% 54% 44%

Avis Exp tout bipé 65 28% 29% 29% 56%comment nouv auto 9 4% 3% 11% 0%

nouv bipé 4 2% 2% 0% 0%réa auto 8 3% 3% 6% 0%réa bipé 8 3% 3% 9% 0%

total 235 100% 109% 109% 100% > plusieurs réponses posibles

© D

ILIC

OM

201

8



• La réception des marchandises consiste principalement à vérifier que les quantités/titre annoncées correspondent bien à ce qui est livré (1). L’enjeu est de mettre à jour précisément les stocks informatiques, de mettre à part les commandes-clients et de repérer les éventuelles réclamations à faire.

• La plupart des libraires réceptionnent les séries de colis en une seule fois mais certains réceptionnent au colis ce qui leur permet de rapprocher la valorisation du BL et de leur fiche de réception ou de valider l’AEX en masse si les quantités globales sont OK.

• Les réclamations portent exclusivement sur des quantités erronées et sont pour la plupart faxées avec le document-colis annoté.

------------------(1) Les écarts par rapport à la commande ne sont pas vérifiés (sauf par un libraire qui en déduit les erreurs de préparation)

RECLAMATION

A L L E R S

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

© D

ILIC

OM

201

8



A L L E R S

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

• L’enquête quanti montre effectivement un contrôle élevé des quantités livrées # annoncées, mais aussi une vérification livré # commandé, ainsi que des remises,

• Ceux qui ne le font pas n’ont majoritairement pas le temps de le faire ou pensent que c’est inutile.

RECEPTION nbre % petits moyens gros précisions / commentaires

7 RECEPTION oui, syst 336 88% 88% 88% 77%Q livr # Q anno oui, ponct 38 10% 10% 8% 15% non, jamais :

non jamais 8 2% 2% 4% 8% > pas le temps : 60%total 382 100% 100% 100% 100% perte de temps : 40%

8 RECEPTION oui, syst 264 69% 69% 67% 77% non, jamais : Q livr # Q cdées oui, ponct 83 22% 23% 17% 15% pas le temps : 34%

non jamais 35 9% 8% 15% 8% > perte de temps : 17%total 382 100% 100% 100% 100% difficile : 11%

9 RECEPTION oui, syst 230 60% 61% 60% 46% non, jamais : remises oui, ponct 130 34% 33% 35% 46% pas le temps : 50%

non jamais 22 6% 6% 6% 8% > perte de temps : 18%total 382 100% 100% 100% 100% difficile : 10%©

DIL

ICO

M 2

018

ALLERS : rapprochement des documents19


• Quand la facture n’est pas dans le colis, elle arrive ultérieurement par poste et est le plus souvent récapitulative (regroupement des livraisons de la décade ou du mois précédents)

• Cette étape consiste à rapprocher tous les BL correspondant à une facture avec cette facture et est plus ou moins facile :o factures avec tableau récapitulatif des BL (Hachette), o factures mono-échéances mais multi-BL (SODIS-UD),o Liasse mensuelle de factures non consolidées (Dilisco).

• Ce rapprochement permet de se rendre compte qu’un BL manque, ce qui signifie qu’un colis n’est jamais arrivé (1) ou que le BL s’est perdu.

• Cette étape qui prend plusieurs heures par semaine est effectuée par le responsable et/ou le comptable et peut être partiellement sous-traitée (libraires en caisse par exemple).

Ce travail fastidieux est unanimement considéré comme étant le point noir du sujet mais jusqu’à présent peu de libraires avaient imaginé que la facture électronique leur permettrait de supprimer cette étape.-----------------(1)En province, avec la validation Prisme, ce risque est quasi nul et certains libraires ne font plus ce rapprochement (après étude et validation du CAC).

A L L E R S

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

RAPPROCHEMENT

© D

ILIC

OM

201

8

ALLERS : rapprochement des documents20


• L’enquête quanti montre que 50% seulement des libraires rapprochent systématiquement BL et factures, et la moitié de ceux que ne le font jamais pensent que ce serait une perte de temps,

• Ce rapprochement est effectué par le responsable qui le délègue en interne quand la structure le permet, d’abord au comptable, mais aussi aux libraires et même aux réceptionnaires.

A L L E R S

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

RAPPROCHEMENT

FACTURES nbre % petits moyens gros précisions / commentaires

10 FACTURES oui, syst 192 51% 50% 56% 54% non, jamais : rappro BL/Fact oui, ponct 103 27% 27% 23% 38% pas le temps : 50%

non jamais 85 22% 23% 21% 8% > perte de temps : 40%total 380 100% 100% 100% 100% diffici le : 5%

11 FACTURES responsable 234 70% 87% 54% 21% autres : qui rapproche comptable 61 18% 15% 49% 43% l ibraires : 43%

autres 37 11% 10% 17% 36% > réceptionnaires : 16%total 332 100% 112% 120% 100% administratif : 11%

© D

ILIC

OM

201

8

ALLERS : contrôle et bon à payer21


• Cette étape engage le paiement des factures, indépendamment des réclamations éventuelles.

• Cette validation concerne toutes les factures arrivées dans les colis ou par la poste.

• Toutes les factures ne sont pas forcément pointées dans le détail :- On cherche d’abord à valider les quantités globales en tenant compte d’éventuelles

réclamations,- Une vérification globale du montant en PAHT de la facture par rapport à la fiche de

réception est souvent faite avec des seuils de tolérance,- On essaye de vérifier les remises : il arrive souvent que l’écart provienne du logiciel

de gestion et non du distributeur et les conditions négociées (surremises et/ou échéances) ne sont pas complètement gérées dans le logiciel à la réception (1)

• Quand elle est effectuée par le responsable, cette étape lui permet aussi de voir défiler l’activité d’achat et de réception de ses équipes.

• Une fois validées, les factures partent en compta pour la saisie.--------------------------(1) : - les commandes négociées sont peu saisies dans le logiciel de gestion, - la gestion des surremises dans les AEX ne permet pas toujours de les valider en réception.- les échéances ne sont pas véhiculées dans l’AEX

A L L E R S

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

RAPPROCHEMENT

CONTRÔLE

RECLAMATION

© D

ILIC

OM

201

8



A L L E R S

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

• Une grosse moitié des libraires contrôle systématiquement les quantités, le montant des factures, les autres pensant surtout qu’il s’agit d’une perte de temps,

• Certains confirment qu’il est difficile, voire impossible de contrôler remises et donc prix d’achat, compte tenu des infos disponibles dans le logiciel de gestion.


12 FACTURES oui, syst 214 59% 61% 53% 45%Q livr # Q recept oui, ponct 96 27% 27% 22% 36% non, jamais :

non jamais 51 14% 12% 24% 18% > pas le temps : 29%total 361 100% 100% 100% 100% perte de temps : 43%

13 FACTURES oui, syst 176 49% 50% 41% 45% non, jamais : Mt PAHT fact#réc oui, ponct 100 28% 28% 27% 27% pas le temps : 29%

non jamais 85 24% 22% 33% 27% > perte de temps : 22%total 361 100% 100% 100% 100% impossible : 5%

14 FACTURES oui, syst 205 57% 60% 41% 27% non, jamais : conditions OK oui, ponct 132 37% 33% 51% 64% pas le temps : 45%

non jamais 24 7% 6% 8% 9% > perte de temps : 21%total 361 100% 100% 100% 100% diffici le : 10%©

DIL

ICO

M 2

018



A L L E R S

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

• L’enquête quanti montre que ce contrôle aide à piloter sa trésorerie (certains ressaisissant montant et échéances sur excel),

• Comme le rapprochement, le contrôle est effectué par le responsable dans les petites structures et délégué dans les plus grandes.


14 FACTURES échéances 35 19%autres contrôles frais port 13 7%

manquants 11 6%total 182 32%

16 FACTURES responsable 300 65% 89% 59% 36% autres : qui contrôle comptable 111 24% 25% 55% 82% l ibraires : 33%


© D

ILIC

OM

201

8



RAPPRO RELEVÉS

R E T O U R S

RECEPT REFUSES

RECTIFS

ARCHIVAGEREGLEMENT

SAISIE

A L L E R S

CONTRÔLE

RECLAMATION


EXTRACTION

EXPEDITION


RAPPROCHEMENT

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

© D

ILIC

OM

201

8

RETOURS : extraction de la liste de livres25


• Selon la périodicité choisie par le responsable, les libraires passent en revue leurs rayons et sortent les livres à retourner.

• Les livres sont triés par distributeur et mis en attente dans des casiers placés en réception.

• A cette étape, les livres ne sont pas bipés et restent en stock informatique.

R E T O U R S

EXTRACTION

© D

ILIC

OM

201

8

RETOURS : expédition des colis26


• Quand les casiers sont pleins ou à l’approche de l’inventaire, les réceptionnaires reprennent les livres pour faire le retour chez le distributeur.

• Il ouvre un bordereau de retour dans le logiciel de gestion pour le distributeur concerné et bipe les livres.

• Sur la base des circuits éditeurs connus, le logiciel alerte en cas de mauvais distributeur, mais cela n’évite pas totalement les « pas du fonds » qui peuvent aussi être dus à une erreur de manipulation.

• Selon l’organisation de la librairie, les bordereaux de retour sont faits par colis ou par série de colis.

• Sur le colis, le réceptionnaire reporte le numéro du bordereau pour faciliter son report sur l’avoir et appose une étiquette spécifique numérotée pour Hachette.

• L’expédition des retours fait l’objet d’un transport spécifique avec un bon d’enlèvement associé.

• Un double des bordereaux de retour est conservé pour le rapprochement des avoirs

R E T O U R S

EXTRACTION

EXPEDITION

© D

ILIC

OM

201

8

RETOURS : réception des retours refusés27


• Quand le distributeur traite les retours d’un libraire, il refuse les « pas du fonds » mais aussi les livres hors droits de retour (1).

• Ces ouvrages sont la plupart du temps signalés sur l’avoir, renvoyés au libraire, avec des frais de port voire de traitement, ou conservés par le distributeur puis détruits sans réponse du libraire.

• Ces colis de retours refusés sont réceptionnés et les ouvrages retournent en librairie.

• Dans ces colis, il y a un « bon de livraison » mais qui ne génèrera aucune pièce comptable : ce document sera rapproché avec l’avoir.

--------------------------(1) : un distributeur signale que ce problème pourrait être réduit avec les messages RETIN/RETAN tout en reconnaissant qu’une fonctionnalité de simulation de retours existant sur son ancien site web était très peu utilisée.

R E T O U R S

RECEPT REFUSES

EXTRACTION

EXPEDITION

© D

ILIC

OM

201

8

RETOURS : rapprochement et contrôle…28


• Les distributeurs traitent les retours des libraires comme ils arrivent et font des avoirs qui peuvent regrouper plusieurs retours et la reprise des numéros des bordereaux est variable :- Interforum ne peut reprendre qu’un nombre limité de numéros,- Hachette ne reprend que les numéros de ses étiquettes-colis.

• Emettre un bordereau de retour par colis facilite le rapprochement.• Le rapprochement consiste à regrouper un avoir avec les

bordereaux de retours concernés et d’éventuels retours refusés associés.

• Contrairement aux factures, il n’y a pas d’avoirs mensualisés : le rapprochement se fait donc au fil de l’eau, et le contrôle est souvent fait en même temps.

• Le rapprochement/contrôle des avoirs est toujours sous-traité au comptable ou se fait en temps masqué en librairie ou en caisse.

CONTRÖLE

RECLAMATION

R E T O U R S

EXTRACTION

EXPEDITION

RECEPT REFUSES

RAPPROCHEMENT

© D

ILIC

OM

201

8

RETOURS : rapprochement et contrôle…29


• L’enquête quanti montre un niveau de rapprochement des avoirs plus important que pour les factures,

• Ce niveau de rapprochement croît avec la taille de la librairie, • Toujours la même remarque sur la délégation de ce rapprochement

dans les grandes structures.

Ö

R E T O U R S

EXTRACTION

EXPEDITION

RECEPT REFUSES

RAPPROCHEMENT

RETOURS nbre % petits moyens gros précisions / commentaires

18 RETOURS oui, syst 280 78% 76% 84% 91% non, jamais : rappro BR/Avoirs oui, ponct 51 14% 15% 8% 9% pas le temps : 35%


19 RETOURS responsable 264 70% 86% 44% 23% autres : qui rapproche comptable 61 16% 13% 37% 54% l ibraires : 60%


© D

ILIC

OM

201

8

RETOURS : …contrôle et bon à payer30


• Le contrôle des retours est difficile et est fait de façon plus ou moins complète suivant les libraires.

• Le premier objectif est de vérifier que tous les colis ont bien été traités, ce qui peut déclencher une réclamation au distributeur.

• On cherche ensuite à vérifier les quantités globales et tous les libraires ont des seuils de tolérance.

• Le contrôle de la valorisation des avoirs peut être compliqué par la reprise de conditions spéciales obtenues à l’aller, voire par le non-crédit de retours de gratuits.

Ce rapprochement/contrôle est la seconde tâche fastidieuse du processus de comptabilisation : le temps passé à cette tâche est très variable et peut atteindre une demi-journée par semaine.

CONTRÖLE

RECLAMATION

R E T O U R S

EXTRACTION

EXPEDITION

RECEPT REFUSES

RAPPROCHEMENT

© D

ILIC

OM

201

8

RETOURS : …contrôle et bon à payer31


• A la suite du rapprochement, le niveau de contrôle des retours est élevé sur les quantités, beaucoup plus que sur les valeurs,

• Même responsabilité et délégation.

R E T O U R S

EXTRACTION

EXPEDITION

RETOURS nbre % petits moyens gros précisions / commentaires

20 RETOURS oui, syst 269 76% 75% 77% 91% non, jamais : Q envo # Q cred oui, ponct 63 18% 18% 21% 9% pas le temps : 41%


21 RETOURS oui, syst 265 75% 74% 74% 91% non, jamais : écarts # refusés oui, ponct 60 17% 17% 19% 9% pas le temps : 34%


22 RETOURS oui, syst 235 66% 68% 55% 64% non, jamais : Mt PAHT avoir#ret oui, ponct 84 24% 23% 32% 18% pas le temps : 14%

non jamais 35 10% 9% 13% 18% > perte de temps : 11%total 354 100% 100% 100% 100% impossible : 20%

23 AVOIRS responsable 290 71% 89% 55% 15% autres : qui contrôle comptable 73 18% 14% 49% 62% l ibraires : 45%

autres 44 11% 11% 19% 23% > réceptionnaires : 11%total 407 100% 114% 123% 100% personne : 5%©

DIL

ICO

M 2

018



RAPPRO RELEVÉS

R E T O U R S

RECEPT REFUSES

RECTIFS

ARCHIVAGEREGLEMENT

SAISIE

A L L E R S

CONTRÔLE

RECLAMATION


EXTRACTION

EXPEDITION


RAPPROCHEMENT

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

© D

ILIC

OM

201

8

RECTIFS : processus des réclamations33


RECTIFS

RECLAMATION

RAPPROCHEMENT

CONTRÔLE

• L’essentiel des réclamations porte sur des erreurs de livraison identifiées en réception

• Les réclamations sont surtout émises par fax en réception : il suffit de griffonner le problème sur le BL et de faxer ( le mail et le téléphone sont utilisés par les « bureaux ») (1)

• Un double papier est transmis au comptable pour en suivre la résolution.

• Les réclamations ne sont donc connues ni du logiciel de gestion, ni du logiciel de compta.

• Les réclamations validées par le distributeur génèrent un avoir qui est rapproché par le comptable.

• Les libraires considèrent que leurs réclamations sont aujourd’hui correctement prises en compte.

Le processus des réclamations au regard du nombre limité de réclamations n’est pas considéré comme chronophage et fastidieux.---------------------------(1) La possibilité de déclarer en ligne des réclamations proposée par certains distributeurs ne semble pas être très utilisée©

DIL

ICO

M 2

018

Entrée en comptabilité34


RAPPRO RELEVÉS

R E T O U R S

RECEPT REFUSES

RECTIFS

ARCHIVAGEREGLEMENT

SAISIE

A L L E R S

CONTRÔLE

RECLAMATION


EXTRACTION

EXPEDITION


RAPPROCHEMENT

COMMANDE

LIVRAISON

RECEPTION

© D

ILIC

OM

201

8

COMPTABILITE : Rapprochement des relevés35


• Les principaux fournisseurs génèrent des relevés de compte mensuels reprenant toutes les pièces comptables du mois.

• Certains comptables, avec l’accord du CAC (1), peuvent saisir le relevé global en compta à la place des documents comptables

• Le relevé doit préciser tous les montants à saisir, en particulier différencier les montants de TVA :- Hachette, Interforum, Sodis et UD peuvent être saisis,- MDS, Dilisco, Harmonia, Humensis et Belles Lettres ne peuvent

pas être saisis.

• Si le relevé n’est pas saisi, cette étape de rapprochement se fait après saisie en compta des factures et avoirs et commence par la vérification des montants globaux du mois entre le relevé et le logiciel de compta

------------(1) : il ne s’agit pourtant pas de pièces comptables au sens fiscal et en région parisienne, cela implique que les frais de port sont noyés dans les achats

RAPPRO RELEVÉS

© D

ILIC

OM

201

8

COMPTABILITE : Rapprochement des relevés36


• La saisie du relevé à la place des factures/avoirs est pratiquée par un petit tiers des interrogés, dont plus de la moitié des gros libraires.

RAPPRO RELEVÉS

COMPTABILITÉ nbre % petits moyens gros précisions / commentaires

non : 25 COMPTA oui 100 29% 27% 33% 64% ne sait pas : 7%

Saisie Relevés non 244 71% 73% 67% 36% > interdit compta : 3%total 344 100% 100% 100% 100% manque infos : 2%

© D

ILIC

OM

201

8

COMPTABILITE : Saisie des documents37


RAPPRO RELEVÉSSAISIE

• Pour saisir une facture/avoir en compta, il faut :- Appeler le fournisseur,- Ouvrir une saisie,- Saisir le numéro de la facture,- Saisir la date de la facture,- Saisir le montant HT et le montant de la TVA pour chaque TVA et

chaque échéance,- Saisir le port (pour la région parisienne),- Vérifier que les montants TTC correspondent.

• Les librairies reçoivent entre 300 et 1000 factures/avoirs par mois.

• Les comptables interrogés estiment passer plus de 80% de leur temps de travail sur la compta fournisseur.

• Cette étape très minutieuse est la troisième tâche chronophage et fastidieuse du processus.

© D

ILIC

OM

201

8

Règlements38


• Les règlements sont préparés ou contrôlés par le comptable• Le responsable valide les règlements :

- Certains font les virements bancaires,- Un libraire préfère les chèques accrochés à la facture dans le

parapheur.• En général, les règlements ne font l’objet d’aucun blocage :

- Les fournisseurs réguliers sont payés,- Les fournisseurs plus occasionnels sont surveillés sur le crédit

de leurs retours.


REGLEMENT

© D

ILIC

OM

201

8

COMPTABILITE : classement et archivage39


• Avant saisie, les documents sont stockés dans des bannettes ou des parapheurs :- BL réceptionnés en attente de facture,- Factures réceptionnées à saisir, - Réclamations en attente d’avoir,- Doubles des bordereaux de retour en attente d’avoir.

• Après saisie, les documents sont classés dans des armoires à portée de main :- Classement par fournisseur et par mois,- Exercice en cours plus un ou deux exercices précédents,- Peut représenter jusqu’à une armoire métallique par exercice.

• Au-delà, les documents sont archivés dans des boîtes-archives :- Soit dans un recoin de la librairie (cave, dessous escalier),- Soit dans un garage ou un local du propriétaire de la librairie,- Soit dans les entrepôts de l’actionnaire de la librairie.

• Toute cette manipulation et ce stockage ne semblent pas vraiment préoccuper les personnes rencontrées.

ARCHIVAGE


REGLEMENT

© D

ILIC

OM

201

8

Volumétrie des pièces comptables et nombre de fournisseurs40


VOLUMETRIE nbre % petits moyens gros

26 FACTURES < 101 163 47% 53% 18% 9%Nbre mensuel 101 - 300 141 41% 42% 41% 18%

301 - 500 20 6% 2% 30% 9%501 + 12 3% 0% 9% 64%

nsp 9 3% 3% 2% 0%total 345 100% 100% 100% 100%

27 FOURNISSEURS < 50 240 69% 76% 36% 27%50 - 100 76 22% 20% 42% 0%

100 - 200 15 4% 3% 11% 18%200 - 300 3 1% 0% 4% 9%300 - 500 1 0% 0% 0% 0%

500 + 5 1% 0% 2% 27%nsp 7 2% 1% 4% 18%

total 347 100% 100% 100% 100%

© D

ILIC

OM

201

8

Temps passé sur le rapprochement et le contrôle41


• Le rapprochement et le contrôle des documents comptables occupe plusieurs heures par semaine, prises en grande partie sur les fonctions commerciales (responsable et libraires) : au-delà, les heures en plus sont déléguées à la structure (comptable et/ou réceptionnaire).

nbre % heures nbre %DOCS COMPTABLES 0 21 6% 0 34 9%Nbre heures sem 1 76 21%Rappro+Contrôle 2 91 25%

3 54 15% 1 229 63%17 Factures 4 26 7%24 Avoirs 5 42 12% 2 48 13%

6 14 4% 3 16 4%7 3 1%8 15 4% 4 9 2%

5 12 3%10 9 3% 6 1 0%

7 2 1%15 5 1%16 1 0% 10 11 3%20 1 0%40 1 0%52 1 0% 12 1 0%

total 360 100% total 363 100%

FACTURES AVOIRSheures

© D

ILIC

OM

201

8

Quelques traitements particuliers42


• Le comptable d’une librairie saisit en « brouillard » comptable tous les BL et les bordereaux de retour au fil de l’eau : - le rapprochement avec les factures et les avoirs se fait dans le logiciel de compta en rappelant les BL/BR par

leur numéro.

• Dans une autre librairie, on a développé dans le logiciel de gestion un export quotidien des fiches de réception et des bordereaux de retour vers le logiciel de compta :- Ceci permet de générer en compta des «engagements» pour piloter la trésorerie,- Mais le processus de rapprochement /saisie des factures/avoirs reste classique.

• Un autre comptable utilise un logiciel d’OCR connecté à la compta pour réduire le temps de saisie :- Le logiciel a été paramétré pour reconnaître les infos sur chaque modèle de document,- Le format doit être en A4, les valeurs dans les zones grisées ne sont pas lues,…- Le processus se fait document par document avec contrôle et validation manuelle

• Un petit libraire dépose toutes les factures reçues dans les colis ou par la poste, tous les avoirs et tous les relevés en vrac dans un caisson :- Deux à trois fois par mois , le contenu du caisson est déposé chez la comptable qui se charge de les trier, de

les saisir et de régler les fournisseurs,- Le seul rapprochement est celui des relevés pour vérifier que tous les documents comptables sont bien

saisis.

© D

ILIC

OM

201

8

Synthèse de l’enquête qualitative (libraires)43


• Le processus de traitement factures/avoirs est très fastidieux et chronophage :- BL dans le colis => processus de rapprochement très laborieux,- Traitement différencié des retours libraire/distributeur => rapprochement compliqué des avoirs,- Saisie en compta de centaines de documents chaque mois.

• Le niveau de rapprochement est variable :- Temps passé élevé au regard des erreurs constatées : rapprochement plus saisie peuvent représenter

jusqu’à 1 ETP complet (resp/libr/comptable),- Arbitrages contraints ou volontaires permettant à certains de réduire ce temps,- Suivi des colis : absence de traçage électronique en Ile de France versus pointage sur site Prisme en

province

• Les responsables rencontrés n’ont pas de solution :- Coût méconnu d’un processus considéré comme inéluctable,- Peu d’informations sur la facture électronique qui « ne concerne que la compta ».

• L’utilisation de l’AEX est représentative d’une pratique partielle et éclatée :- Persistance de contenus problématiques dans le message,- Intégration brouillonne (mode opératoire, formation, management).

© D

ILIC

OM

201

8

Synthèse de l’enquête quantitative (libraires)44


• L’avis d’expédition est utilisé par 60% des libraires, quelle que soit leur taille :- Le mode automatique est surtout pratiqué par les petits libraires,- La moitié des moyens et gros libraires bipent les volumes.

• Les niveaux de rapprochement + contrôle des factures sont importants : - 50% des libraires rapprochent systématiquement les factures,- 60% des libraires contrôlent systématiquement les factures (volumes et montants),

• Les niveaux de rapprochement + contrôle des avoirs sont plus élevés : - 80% des libraires rapprochent systématiquement les avoirs,- 75% des libraires contrôlent systématiquement les avoirs (volumes surtout),

• Rapprochement et contrôle sont concentrés sur les fonctions commerciales en l’absence de comptable salarié :- Le manque de temps est la raison principale du non-contrôle,- De façon marginale, rapprochement et contrôle peuvent faire partie de la mission du réceptionnaire

• Les outils et pratiques actuels ne répondent pas au besoin de pilotage de la trésorerie des libraires :- La mise à disposition manuelle et tardive des documents comptables ne facilite pas cette gestion

© D

ILIC

OM

201

8

Synthèse de l’enquête qualitative (distributeurs)45


• Les distributeurs sont favorables au déploiement de la facture électronique :- La part de FE ne dépasse pas les 20% chez les fournisseurs non mensualisés,- La production est rodée et « il suffit d’appuyer sur le bouton » pour raccorder un libraire,- La normalisation apportée par la FE supprime les différences importantes entre les distributeurs,- Le coût de fabrication et surtout d’expédition des factures papier même mensualisés est important.

• Mais Ils pensent aussi que les enjeux pour les libraires indépendants sont limités :- Des gains réels de productivité sont difficiles à faire sur de petites structures,- Ils n’ont quasiment pas de demandes venant de la librairie indépendante,

• Certains considèrent que les rapprochements BL/factures et BR/avoirs sont inutiles :- Le contrôle principal est celui de la réception car les factures ne sont que le reflet du BL/AEX,- L’automatisation des chaînes de retours apporte un niveau de qualité très élevé,- Ils ont des « gros » clients ne font plus qu’un contrôle colis.

• Les distributeurs sont aussi favorables à la mise en place du message normalisé de réclamation :- Le niveau de réclamation en % des flux est faible mais le traitement administratif est coûteux,- La normalisation du message pourrait permettre un traitement plus automatique des cas simples.

© D

ILIC

OM

201

8

Passer des factures (et avoirs) papier….46


RECTIFS

LOGGEST

LOGGEST

BON RETOUR

FICHE RECEPTION FICHE RECEPTION

FACTURE poste AVOIR poste

RECLAMATION

AV/FA rectif poste

RAPPROCHEMENT Bon Commande dématCONTRÔLE

Bon Livraison papierAvis d'Expédition

Fiche Réception papierRELEVÉ MENSUEL Fiche Réception démat

RAPPROCHEMENT Facture/Avoir papierSAISIE RELEVÉS SAISIE FACTURES AVOIRS Réclamation papierCLASSEMENT CLASSEMENT Bon Retour papier

Relevé de compte papier

Tâches fastidieuses

COMPTA

LOG COMPTA

RESP LIB REGLEMENT

ARCHIVAGEDESTRUCTION

RESP LIB CONTRÔLE CONTRÔLE COMPTACOMPTA

LEGENDE

RESP LIB RAPPROCHEMENT RAPPROCHEMENT COMPTACOMPTA LIBRAIRE

BL colis AEX FACTURE colis

RECEPTION RECEPT. REFUSÉS

LIBRAIRE

Représentant

METTEUR LIVRAISON EXPEDITION METTEURA PART A PART

A L L E R S R E T O U R S

LIBRAIRE CDE Réassort CGV CDE Nouveautés CDE Réassort Spé EXTRACTION LIBRAIREBON CDE - EDI Représentant

© D

ILIC

OM

201

8

…aux documents électroniques47


RECTIFS

LOGGEST

LOGGEST

BON RETOUR

FICHE RECEPTION FICHE RECEPTION

FACTURE électronique AVOIR électronique

RECLAMATION

AV/FA rectif électronique

RAPPROCHEMENT Bon Livraison papierCONTRÔLE

Fiche Réception démat

Facture/Avoir démat

Réclamation démat

LOG CONTRÔLE ECHÉANCES Bon Retour dématCOMPTA REGLEMENT

Relevé de compte papierDILIFAC

METTEURA PART

RECEPT. REFUSÉS

RAPPROCHEMENT AUTO COMPTA

ARCHIVAGE ELECTRONIQUE FACTURES/AVOIRS

COMPTA

RECEPTION

RAPPROCHEMENT AUTORESP LIB

CONTRÔLECOMPTA CONTRÔLE

LIBRAIRE COMMANDE

A L L E R S

RESP LIB

TRANSMISSION AUTOMATIQUE FACTURES/AVOIRS > LOGICIEL COMPTABLE

RELEVÉ MENSUEL

LIVRAISONMETTEURA PART

BL colis AEX

R E T O U R S

EXTRACTION LIBRAIRE

EXPEDITION

LEGENDE

© D

ILIC

OM

201

8

Conclusion de l’étude48


• La facture électronique apporte des réponses aux problématiques identifiées :- Elle permet de remplacer le rapprochement manuel BL/facture et le rapprochement manuels BR/Avoirs

par un rapprochement électronique systématique à la ligne qui extrait automatiquement les écarts,- Elle permet de choisir le niveau de contrôle souhaité en paramétrant des seuils de tolérance à ces écarts,- Elle permet enfin de supprimer entièrement la saisie et la gestion des pièces comptables.

• Elle est éprouvée et facile à déployer par les distributeurs.

• Compte tenu de la structure des librairies indépendantes, les gains à attendre de cette transformation sont : - De la productivité en compta (si interne),- Beaucoup de « temps libraire » rendu au commerce (responsable en premier).

• En complément de la facture électronique, il serait pertinent de travailler sur l’AEX, les réclamations et la gestion de la trésorerie.

© D

ILIC

OM

201

8

Recommandations49


• Définir les niveaux de contrôle des documents comptables pour construire des offres adaptées (FE complète, FE en compta, PDF)

• Pour chaque offre :- Mettre en place et animer un groupe projet de libraires,- Définir avec les libraires le mode opératoire,- Développer un argumentaire spécifique,- Accompagner les SSII sur l’implémentation dans leur logiciel.

Et aussi :

• Reprendre le message des avis d’expédition dans le même esprit,

• Développer la réclamation électronique en la mettant au cœur du processus de réception du logiciel de gestion,

• Intégrer la notion d’échéance dans le logiciel de gestion pour générer un échéancier fournisseur.

© D

ILIC

OM

201

8

Solution de dématérialisation (1) : Permet aux distributeurs de dématérialiser 100% de leur facture sans imposer les mêmes

contraintes aux libraires. 50


Coffre fort électronique

factures

Création de la facture

originale de l’émetteur

Fichier structuré

(EDI)

Création du fichier pour le destinataire

Facture PDF simple

Emetteur DILIFAC Destinataire

Facture imprimée (éditique)

Fichier PDF

OU+ piste d’audit fiable

obligatoire

© D

ILIC

OM

201

8

Solution de dématérialisation (2) : Fichier + PDFLe fichier CSV ou XML (pied de facture/avoir) peut être intégré dans le

comptabilité de la librairie 51



factures




originale du destinataire

Fichier structuré

(EDI)

Création du fichier +PDF

pour le destinataire

Fichier (CVS ou XML) [pied de

facture/avoir] +PDF


© D

ILIC

OM

201

8

Solution de dématérialisation (3) : fichiers de facture structurésLe détail de la facture peut être intégré dans le système d’information

de la librairie (gestion et comptabilité) 52



factures




originale du destinataire

Fichier structuré

(EDI)

Création du fichier

structuré pour le destinataire

Fichier structuré

(EDI)


© D

ILIC

OM

201

8

Les textes de référence sur la facture électronique53


Sur les conditions dans lesquelles les entreprises qui créent et conservent, sous forme électronique, des factures qu'elles transmettent à leurs clients sur support papier peuvent être dispensées de l'obligation de conserver sous forme papier le double des factures ainsi transmises. (Solution )

http://archives-bofip.impots.gouv.fr/bofip-A/g2/g5/g3/g1/19102-AIDA.html

Article 289 V, VI et VII du Code général des impôts https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006069577&idArticle=LEGIARTI000006309544&dateTexte=&categorieLien=cid

Décret 2013-350 du 25/04/2013 https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/2013/4/25/EFIE1309378D/jo/texte

Piste d’audit fiable, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018 http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8865-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018

Signature électronique qualifiée, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30-20131018 http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8867-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30-20131018

Message structuré, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-40 http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8868-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-20-30-40-20131018

http://archives-bofip.impots.gouv.fr/bofip-A/g2/g5/g3/g1/19102-AIDA.html

https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006069577&idArticle=LEGIARTI000006309544&dateTexte=&categorieLien=cid

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/2013/4/25/EFIE1309378D/jo/texte

http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8865-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018



Pour tout renseignement ou suggestion : [email protected]


Version 01 Document créé le : 08/04/2018 Véronique BACKERT ...€¦ · Le nombre de factures...

Documents

Transcript of Version 01 Document créé le : 08/04/2018 Véronique BACKERT ...€¦ · Le nombre de factures...