tesis capacitanci

i

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

T E S I S

P R E S E N T A N:

OMAR GALIL BARRIENTOS SALAS

SERGIO GIOVANNI ESCOBEDO MATA

HAYDEE LANDA ALFAN

SARA LUCRECIA LOZANO LOZANO

MXICO 2009.

DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

EN EL DEPARTAMENTO DE MERCADERAS DE LA EMPRESA 7-ELEVEN MXICO MERCADOS

200 Y 202.

UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERA Y CIENCIAS SOCIALES

Y ADMINISTRATIVAS

QUE PARA OBTENER EL TITULO DE:

LICENCIADO EN ADMINISTRACION INDUSTRIAL

i

NDICE PAG Resumen. i Introduccin. iii Capitulo I MARCO METODOLOGICO.

1.1. Eleccin del Tema. 1 1.2. Planteamiento del Problema. 1 1.3. Procedimiento de la Metodologa para Realizar una Investigacin en la Deteccin

de Necesidades de Capacitacin. 2

1.4. Objetivos de la Investigacin. 3 1.5. Justificacin. 3 1.6. Programacin. 4 1.7. Bsqueda de Evidencias que den las Pautas para la Investigacin. 5 1.8. Deteccin de reas Crticas. 6 1.9. Seleccin de Puestos Prioritarios. 6 1.10. Obtencin de los Datos de la Descripcin de Puestos (situacin ideal). 7 1.11. Caractersticas que deben Considerarse para Elegir las Tcnicas de

Investigacin. 8

1.12. Seleccin de las Tcnicas para Conocer la Situacin Real. 9 Capitulo II MARCO TERICO.

2.1. Conceptos Bsicos. 21 2.1.1. Concepto de Necesidad. 21 2.1.2. Concepto de Adiestramiento y Capacitacin. 21 2.1.3. Necesidades de Capacitacin. 23

2.2. Importancia de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. 23 2.3. Objetivos de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. 24 2.4. Ventajas de la DNC. 24 2.5. Tipos de Necesidades de Capacitacin. 25 2.6. Indicadores para la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. 26 2.7. Resultados de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. 27 2.8. Procedimiento para Detectar las Necesidades de Capacitacin. 27

2.8.1. Procedimiento para Deteccin de Necesidades Manifiestas. 28 2.8.1.1. Referentes a Algunos Conocimientos o Informacin no Relacionados

Referentes con las Tareas del Puesto. 29

2.8.1.2. Relacionadas Solamente con unas Tareas del Puesto. 29 2.8.1.3. Aquellas que Implican el Aprendizaje del Puesto de Trabajo Completo. 30

2.8.2. Procedimiento para Deteccin de Necesidades Encubiertas. 34 2.8.2.1. Deteccin de Necesidades de Capacitacin en la empresa completa. 37 2.8.2.2. Deteccin de Necesidades de Capacitacin en rea Crtica. 40 2.8.2.3. Deteccin de Necesidades de Capacitacin en Puesto Crtico. 40 2.8.2.4. Deteccin de Necesidades de Capacitacin en Situacin Crtica. 41

2.9. Tcnicas para Determinar Necesidades de Capacitacin. 45 2.9.1. Entrevista. 46 2.9.2. Pruebas de Desempeo. 47 2.9.3. Reuniones de Grupo Tipo Corrillos. 48 2.9.4. Cuestionario. 48 2.9.5. Observacin. 49 2.9.6. Comits. 49 2.9.7. Encuesta. 50

2.9.7.1. Encuesta Telefnica. 50 2.9.7.2. Encuesta Personal. 51

2.9.8. Lista de Verificacin. 51

i

2.9.9. Tcnica de las tarjetas. 52 2.9.10. Inventario de Habilidades. 52 2.9.11. Evaluacin de Meritos. 53 2.9.12. Lluvia de Ideas. 53 2.9.13. Simulacin. 54 2.9.14. Periodo de Actuacin. 54 2.9.15. Phillips 66. 55 2.9.16. Actuario. 56 2.9.17. Role Playing. 56

Capitulo III MARCO REFERENCIAL.

3.1. Antecedentes de Empresa. 58 3.1.1. Antecedentes de 7-Eleven Mxico. 58

3.2. Misin. 59 3.3. Visin. 59 3.4. Estructura Organizacional de la Empresa. 60

3.4.1. Organigrama de la Direccin Comercial 7-Eleven Mxico. 60 3.4.2. Ubicacin del Departamento de Mercaderas Dentro de la Estructura del

Mercado. 61

3.4.3. Organigrama del Departamento de Mercaderas Plaza Mxico. 61 3.4.4. Organigrama del Departamento de Recursos Humanos Mercados 200 y

202. 62

3.4.5. Organigrama del Departamento de Mercaderas Mercados 200 y 202 (caso de estudio).

63

3.5. Descripcin de Funciones Generales. 63 3.5.1. Gerente de Mercado. 63 3.5.2. Mercaderas. 63 3.5.3. Recursos Humanos. 64 3.5.4. Prevencin y Prdidas. 64 3.5.5. Mantenimiento. 64

3.6. Generalidades de la Empresa. 64 3.6.1. Giro de la Empresa. 64 3.6.2. Tamao de la Empresa. 65

3.7. Filosofa. 65 3.8. Valores. 65 3.9. Principales Clientes. 65 3.10. Principales Productos. 66

3.10.1. Bites. 66 3.10.2. Caf Select. 66 3.10.3. Big Donuts. 67 3.10.4. Big Lunch. 68

3.11. Principales Competidores. 69 3.12. Programa de responsabilidad Social. 70 3.13. Acciones de Responsabilidad Social. 71

3.13.1. Distribucin Consolidada y Nocturna. 71 3.13.2. Manejo Seguro de Alimentos. 71 3.13.3. Ecologa. 71 3.13.4. Programa ID. 71 3.13.5. Seguridad. 72 3.13.6. Servicios al Consumidor. 72 3.13.7. Red.- Redondeo 7-Eleven. 72

3.14. Direccin. 72 3.15. Telfonos. 72 3.16. Pagina WEB. 72 3.17. Nombre y Cargo del Director General y Dueo de la Empresa. 72 3.18. Nombre y Cargo del Responsable que Proporciona la Informacin. 72

i

Capitulo IV PROCESAMIENTO Y ANLISIS DE LA INFORMACIN. 4.1. Procesamiento de la Informacin. 73

4.1.1. Anlisis de la Informacin. 73 4.1.1.1. Nivel Operativo 73 4.1.1.2. Nivel Estratgico. 86

4.2. Resultados Obtenidos. 92 4.2.1. Nivel Operativo. 92 4.2.2. Nivel Estratgico. 93

Capitulo V PROPUESTAS.

5.1. Gua Tcnica para la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. 94 5.1.1. Objetivo 94 5.1.2. Justificacin. 94 5.1.3. Descripcin de la Propuesta. 94

5.2. Anlisis de Puesto. 94 5.2.1. Objetivo. 94 5.2.2. Justificacin. 94 5.2.3. Descripcin de la Propuesta. 95

5.3. Programa de Capacitacin. 95 5.3.1. Objetivo 95 5.3.2. Justificacin 95 5.3.3. Descripcin de la Propuesta. 95

Conclusiones. 96 Bibliografa. 98 Anexos.

i

RESUMEN Hoy en da los Recursos Humanos o Capital Intelectual son trascendentales para la existencia de

cualquier empresa, ya que de estos depende el manejo y buen funcionamiento de los dems

recursos.

La Capacitacin en si genera una serie de conocimientos que le van a proporcionar al Recurso

Humano diversas habilidades, actitudes y destrezas para desarrollar de la mejor manera su trabajo

por lo tanto podemos decir que la Capacitacin es una necesidad del personal para el

desenvolvimiento del mismo dentro de la organizacin.

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC) forma parte importante del proceso

denominado planeacin de Recursos Humanos y es la base para determinar las carencias que el

trabajador tenga para desarrollar sus actividades.

La empresa 7- Eleven Mxico Mercados 200 y 202 fue el lugar en donde se desarroll el proyecto

de tesis, ya que esta mostr inters porque se desarrollara el proyecto dentro de sus instalaciones,

entre otras cosas que influyeron para que ste se llevara a cabo en dicha empresa.

Al trmino de la tesis el Departamento de Mercaderas de la empresa 7-Eleven Mxico Mercados

200 y 202 obtuvo el material necesario para capacitar a sus trabajadores en materia de sus

recursos informticos con el objetivo de:

Mejorar el desempeo de los trabajadores del Departamento de Mercaderas y

Contribuir al logro de los objetivos de la organizacin.

La presente tesis cuenta con 5 captulos los cuales se describen a continuacin:

Captulo I Marco Metodolgico.

En este captulo se encuentra la base del desarrollo de la tesis, ya que mostramos el tema, la

delimitacin del problema, los objetivos y la justificacin de la investigacin as como el

procedimiento que se llev a cabo durante el desarrollo de la tesis y la tcnica principal para la

Deteccin de Necesidades de Capacitacin.

Captulo II Marco Terico.

Se mencionan y se describen los elementos que se necesitan conocer para comprender de una

mejor manera el contenido de la tesis, ya que este captulo contiene la definicin de Necesidad de

Capacitacin, el procedimiento terico para lleva a cabo una Investigacin en Deteccin de

Necesidades de Capacitacin y la explicacin de cada una de sus etapas y las tcnicas mas

utilizadas para la obtencin de los datos que nos permitan establecer las Necesidades de

Capacitacin.

ii

Captulo III Marco Referencial.

El captulo III muestra los datos generales de la empresa como su estructura organizacional, su

misin, visin, sus principales clientes, proveedores y otros datos de inters para poder entender la

razn de ser de la empresa.

Captulo IV Procesamiento y anlisis de la informacin.

En este captulo los datos que se obtuvieron al aplicarse los cuestionaros fueron analizados de tal

manera que al presentarlos mostraran las Necesidades de Capacitacin del personal de

Mercaderas de la empresa 7-Eleven Mxico Mercados 200 y 202, esta informacin es de gran

utilidad ya que gracias a ella se pudieron determinar las propuestas a la empresa.

Capitulo V Propuestas.

Las propuestas a la empresa despus de haber realizado todo el procedimiento de DNC fueron

establecidas con el fin de cumplir los objetivos propuestos en el capitulo I del presente proyecto de

tesis, por lo cual las propuestas fueron, una gua tcnica la cual detalla la forma de llevar a cabo la

Deteccin de Necesidades de Capacitacin, un anlisis de puestos para que el departamento

cuente con uno de los elementos necesarios para llevar a cabo la DNC y un programa de

Capacitacin para incrementar el aprovechamiento del personal.

Por ltimo se tienen las conclusiones a las cuales se llegaron despus de realizado el

procedimiento de DNC.

iii

INTRODUCCIN

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin es el eje sobre el cual gira cualquier organizacin

para lograr con xito la misin por la cual esta constituida; ya que una correcta DNC nos lleva a un

buen desempeo por parte de los trabajadores, as mismo ayuda a que el personal que labora

dentro de esta se desarrolle dentro de sus puestos de trabajo.

Es esta una de las razones por las cuales se pens que era importante realizar un estudio sobre la

Deteccin de Necesidades de Capacitacin en la empresa 7-Eleven Mxico. Esta empresa es

una unidad econmica grande ya que su nomina se encuentra integrada por mas de 1,500

empleados los cuales se dedican a la comercializacin de productos en diferentes estados del

territorio mexicano.

El propsito de este estudio para con la empresa es que esta logre una mejor comprensin sobre

la importancia de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin para mejorar el desempeo de los

trabajadores.

Adems de desarrollar el tema central que es la Deteccin de Necesidades de Capacitacin se

retomaron temas que se encuentran ligados y que son de vital importancia para la correcta

elaboracin de una deteccin algunos de los cuales son: El anlisis de Puestos, tcnicas de

investigacin entre otros.

Los cuales permiten crear y aplicar diferentes programas de capacitacin adecuados a las

necesidades del personal que labora en la empresa con el fin de siempre contar con personal

calificado y al nivel del mercado laboral.

Esta Tesis pretende emprender la labor de aplicacin de la Deteccin de las Necesidades de

capacitacin en todas las empresas mexicanas y as apoyar a todas y cada una de las empresas

que buscan da a da sobrevivir en un mundo Globalizado y exigente de personal capacitado.

1

CAPITULO I MARCO METODOLGICO

1.1 ELECCIN DEL TEMA.

Deteccin de las Necesidades de Capacitacin en el Departamento de Mercaderas de la empresa

7-Eleven Mxico Mercados 200 y 202.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Para la determinacin del problema se tuvo un primer acercamiento con el encargado de

capacitacin al cual se le realiz una encuesta, dicha tcnica se encuentra en los Anexos

(Anexo 1).

Determinacin del problema.

PROBLEMA

No existe Deteccin de las Necesidades de Capacitacin para el personal de Staff de

Mercaderas del Mercado 200 y 202 de la empresa 7-Eleven Mxico.

El problema qued establecido de la siguiente forma.

El equipo conformado para la realizacin de la investigacin decidi Determinar las Necesidades

de Capacitacin en la empresa 7-Eleven Mxico Mercados 200 y 202, la cual se dedica a la

comercializacin de productos de conveniencia.

2

1.3 PROCEDIMIENTO DE LA METODOLOGIA PARA REALIZAR

UNA INVESTIGACION EN LA DETECCION DE NECESIDADES DE

CAPACITACION.

3.1 Eleccin del tema.

3.2 Planteamiento del problema.

3.3 Procedimiento metodolgico.

3.4 Objetivos de la investigacin.

3.5 Justificacin

3.6 Programacin.

3.7 Bsqueda de evidencias que den las pautas para profundizar la investigacin.

3.8 Deteccin de reas crticas.

3.9 Seleccin de puestos prioritarios.

3.10 Obtencin de los datos de la descripcin de puestos (situacin ideal).

3.10.1 Identificacin del puesto.

3.10.2 Descripcin general de actividades.

3.10.3 Descripcin especifica de actividades.

3.11 Caractersticas que deben considerarse para elegir las tcnicas de investigacin.

3.12 Eleccin de tcnicas para conocer la situacin actual.

3.13 Procesamiento de la informacin.

3.14 Anlisis comparativo de la situacin ideal y real.

3.15 Elaboracin del informe.

3.16 Formulacin de las propuestas.

3

1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN.

El objetivo principal planteado para este proyecto que se realizar en la empresa 7-Eleven Mxico Mercados 200 y 202. es el de Determinar las Necesidades de Capacitacin en el Departamento

de Mercaderas con el propsito de mejorar el desempeo de los trabajadores.

Objetivos especficos.

Crear un procedimiento de Deteccin de Necesidades de Capacitacin para la empresa.

Establecer por escrito las funciones del personal del Departamento de Mercaderas.

Mejorar el desempeo de los trabajadores del Departamento de Mercaderas.

Contribuir al logro de los objetivos de la organizacin.

1.5 JUSTIFICACIN.

Se seleccion el tema de Deteccin de Necesidades de Capacitacin ya que se considera que este

es un tema que pocas empresas abordan y con el cual se pueden obtener mltiples beneficios

para la organizacin ya que es el primer paso para lograr que la eficiencia de los programas de

capacitacin aumente.

La Administracin Industrial en su papel de interdisciplinariedad debe de buscar la eficacia dentro

de los procesos que existen dentro de las organizaciones para esto se encarga de aumentar el

aprovechamiento de los recursos de la empresa incluyendo el Recurso Humano, por esta razn es

de gran importancia la implementacin de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin dentro de

las organizaciones.

En cuanto a la eleccin de la empresa en donde se realizar de forma prctica la DNC se

determin debido a las facilidades de la empresa para desarrollar la investigacin adems de que

se conoca previamente la empresa gracias a la participacin como trabajador de uno de los

integrantes del equipo, lo cual nos dio la visin de que la aplicacin de un procedimiento de DNC

dentro de la empresa podra resultar factible.

4

1.6 PROGRAMACIN.

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4ERERERERERERERERER

ELABORACION DEL CAPITULO II ERERERERERERERER

REVISION DEL CAPITULO V

ELABORACION DEL CAPITULO V

REVISION DEL CAPITULO IV

ACTIVIDAD

REVISION DEL CAPITULO I

REVISION DEL CAPITULO II

ELABORACION DEL CAPITULO III

ELABORACION DEL CAPITULO IV

REVISION DEL CAPITULO III

BUSQUEDA Y SELECCIN DE EMPRESA

ELABORACION DEL CAPITULO I

FORMACIN Y DETERMINACIN DEL EQUIPO INVESTIGADOR.CONTACTO CON ASESOR METODOLOGICO DE TESIS.

SELECCIN DEL CAMPO DE APLICACIN

DETERMINACIN DEL TEMA

ESTABLECIMIENTO DE LA METODOLOGIA DE TRABAJO

PRIMER REUNION CON LA EMPRESA

ABRIL MAYO JUNIO JULIO SEPTIEMBREAGOSTO

5

1.7 BSQUEDA DE EVIDENCIAS QUE DEN LAS PAUTAS PARA

LA INVESTIGACIN.

La bsqueda de la investigacin comenz con una entrevista que se realiz al encargado del

Departamento de Mercaderas, dicha entrevista arrojo los siguientes resultados:

GUIA DE ENTREVISTA

OBJETIVO: El objetivo de este instrumento es recopilar informacin para la elaboracin de un diagnstico general de la empresa. FECHA: __________________________ NOMBRE: ________________________________________________ PUESTO: ________________________________________________ DEPARTAMENTO: ________________________________________ INSTRUCCIONES:

Presentacin del equipo investigador Planteamiento del tema a investigar. Determinacin del tiempo de la misma. Formulacin de las siguientes preguntas:

1. Solicitar informacin de la empresa como: Giro, que produce, antecedentes, competidores, principales clientes, principales proveedores y objetivos de la misma 2. Cmo esta conformada la organizacin de la empresa? 3. Considera que el Departamento de mercaderas es susceptible de mejora? 4. Cree que los programas de capacitacin podran ayudar a que se diera esta mejora? 5. Considera que el Departamento de Mercaderas es un Departamento factible para la determinacin de las necesidades de capacitacin?

6. A qu puestos le dara usted prioridad por ser de los ms afectados, a razn de la falta de capacitacin? 7. Existe alguna forma para evaluar el desempeo de cada uno de los trabajadores dentro del Departamento?

8. La empresa cuenta con la descripcin de las actividades que deben ejecutar los trabajadores?

Se indicar que la entrevista ha concluido y se darn las gracias

6

A parte de la entrevista que se tuvo con el Gerente de Mercaderas, encargado de los mercados

200 y 202, se tuvieron diversas plticas informales con el Licenciado Alfonso Valdovinos quien era

el Instructor de Formacin Gerencial de los Mercados 200 y 202.

El antes mencionado es el instructor de capacitacin para los puestos gerenciales as como para el

personal de oficinas o Staff de los mercados antes mencionados. Como resultado de dichas

plticas el Licenciado Valdovinos coment que la DNC es una tcnica que si existe dentro de la

empresa pero que desafortunadamente no se aplica al personal de las reas Staff.

Sin embargo, esta tcnica si se aplica al personal que labora en la operacin de la empresa

algunos de los puestos a los que se les aplica DNC son:

Asociados de tienda.

Relevos de tienda.

Terceros

Sub-gerente.

Gerentes de tienda.

Gerentes de Mercado.

Para brindarle a la informacin proporcionada por el Licenciado Valdovinos la importancia debida

se estructur cuestionario el cual contiene preguntas relacionadas con la capacitacin y con la

DNC.

1.8 DETECCIN DE REAS CRTICA

Con base en la gua de entrevista mostrada anteriormente se tomaron las preguntas 3, 4,5 para

realizar la deteccin del rea critica siendo el Departamento de Mercaderas siendo esta el rea

susceptible de aplicacin del procedimiento de DNC.

1.9 SELECCIN DE LOS PUESTOS PRIORITARIOS.

Los puestos prioritarios se determinaron de igual forma en base a la entrevista, la cual despus

de su aplicacin mostr que tanto el Gerente de Mercaderas como los Asistentes del

Departamento son puestos prioritarios para la investigacin.

7

1.10 OBTENCIN DE LOS DATOS DE LA DESCRIPCIN DE

PUESTOS (Situacin Ideal)

Dentro de la empresa la informacin referente a los Recursos Humanos se encuentra concentrado en el corporativo que se encuentra en la ciudad de Monterrey, por lo cual, los mercados existentes

a lo largo y ancho de la Repblica Mexicana no cuentan con la informacin como lo es en este

caso el Anlisis de Puestos.

Debido a esto, el equipo investigador opt por determinar las actividades por cuestionario de

Anlisis de Puesto el cual se encuentra en Anexos (anexo 2).

Las actividades de los dos puestos prioritarios seleccionados son las siguientes.

Gerente de Mercaderas.

Levantamiento guas de expectativas.

Anlisis y comprensin de reportes semanales y mensuales

Dirigir junta operativa de Mercaderas.

Apoyo constante a la operacin.

Creacin de planes y estrategias de venta para los mercados correspondientes.

Mercadeo de las tiendas de sus mercados correspondientes.

Trato directo con proveedores.

Pedido de sealamiento institucional para tiendas nuevas.

Implementacin de promociones.

Levantamiento de status en tienda.

Seguimiento de introduccin de nuevos productos.

Apoyo en apertura de tiendas nuevas.

Asistente de Mercaderas.

Elaboracin de reportes semanales y mensuales.

Pedido de sealamiento institucional en caso de ser necesario.

Levantamiento de status en tienda.

Difusin de fotomemos de nuevos productos.

Difusin de comunicados comerciales.

Difusin de cambios de precios.

8

Actualizacin de planogramas.

Trato con proveedores.

Requisicin de papelera.

Atencin telefnica.

Archivo en general.

Creacin de formatos.

1.11 CARACTERISTICAS QUE DEBEN DE CONSIDERARSE PARA

ELEGIR LAS TCNICAS DE INVESTIGACIN.

Las tcnicas de investigacin utilizadas para la Deteccin de las Necesidades de Capacitacin son

muy variadas, es por eso que el equipo investigador analiz algunas de estas tcnicas para

posteriormente elegir cual de stas utilizar para la recoleccin de informacin en la empresa.

Los factores que se eligieron despus de estudiar cada una de las tcnicas son los siguientes.

DOMINIO. Como dominio se entiende el nivel de conocimiento y facilidad para aplicar

la tcnica. Este factor se calific como bajo, medio o alto.

TIEMPO. Por tiempo se entiende si la tcnica es factible de acuerdo al tiempo que se

puede estar dentro de la empresa.

NMERO DE PERSONAS. Debido a que el nmero de personas no es muy elevado,

se analiz la conveniencia de esta tcnica de acuerdo al nmero de personas de

nuestro universo.

TABULACION: Este factor se analiz para ver que tan fcil o difcil es la tabulacin de

los datos obtenidos con esta tcnica.

ELABORACIN. Este factor se tom en cuenta para ver si los materiales de trabajo

eran de fcil o difcil elaboracin.

9

FACTORTECNICAEntrevista. Alto Si Si Fcil Fcil Pruebas de desempeo. Bajo Si Si Difcil DifcilCuestionario. Alto Si Si Fcil Fcil Reuniones de grupo tipo corrillos. Medio No No Fcil Fcil Observacin. Alto Si Si Fcil Fcil Comits. Bajo No No Fcil DifcilEncuesta. Alto Si No Fcil Fcil Lista de verificacin. Medio Si Si Fcil Fcil Tcnica de las tarjetas. Bajo Si Si Fcil Fcil Inventario de habilidades. Bajo Si Si Difcil DifcilEvaluacin de meritos. Bajo Si Si Difcil DifcilLluvia de ideas. Alto Si Si Fcil Fcil Simulacin. Bajo No Si Difcil DifcilPeriodo de actuacin. Bajo No Si Difcil DifcilPlaneacin de carrera Bajo Si Si Difcil DifcilPhillipis 66 Bajo Si No Difcil DifcilAcuario Bajo Si No Difcil DifcilCharola de Entrada. Bajo Si Si Difcil Difcil

ElaboracinDominio. Tiempo No de personas

Tabulacin

1.12 SELECCIN DE LAS TCNICAS PARA CONOCER LA

SITUACIN REAL.

Las tcnicas que nos permitir obtener los datos necesarios para determinar las necesidades de

capacitacin son las siguientes:

CUESTIONARIO. Esta tcnica va a ser la herramienta principal ya que nos permitir

conocer:

Si existen necesidades de capacitacin en el rea de ventas y los problemas que tienen al

realizar sus actividades.

LISTA DE VERIFICACIN. Con esta tcnica se pretende corroborar si realmente las

actividades que se mencionaron en el cuestionario como las ms problemticas de realizar

son en la prctica en las que los trabajadores tienen mayor problema al momento de

realizarlas.

TCNICA DE LAS TARJETAS. Con esta tcnica se establecern los conocimientos,

habilidades y actitudes que se necesitan tener para realizar las actividades ms

problemticas y as determinar las necesidades de capacitacin.

A continuacin se presentan los dos modelos de cuestionarios para determinar la DNC, primero se

presenta el cuestionario para el puesto de Asistente de Mercaderas y el segundo es el

cuestionario para el Gerente de Mercaderas

10


UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERIA Y CIENCIA SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

Objetivo: Este cuestionario tiene como objeto conocer su opinin respecto a todo lo relacionado

con las necesidades de capacitacin.

Recuerde que de la exactitud y veracidad de sus respuestas depender la veracidad de este

cuestionario.

Instrucciones: Lea cuidadosamente cada pregunta y conteste marcando con una x la(s)

respuesta(s) que mejor indique(n) su opinin o bien escriba en los espacios en blanco.

El cuestionario es completamente annimo, con el fin de que sus respuestas sean lo ms francas y

honestas posible.

Al final del cuestionario se encuentra un espacio en blanco por si desea realizar algn comentario

relacionado con alguna pregunta, el cuestionario en s, o algn aspecto no incluido en l.

Departamento: rea:

Puesto: Edad:

1.- Se le indic cules eran las actividades y cmo se llevaran a cabo al momento de ingresar a la empresa?

( ) Todas ( ) La mayora ( ) Algunas ( ) Ninguna

2.- Al ingresar a la empresa se le mostr su espacio fsico de trabajo?

( ) Si ( ) No

3.- El puesto en el que se desempea lo considera:

( ) Agradable ( ) Montono ( ) Tedioso ( ) Aburrido

11

4.- Al realizar sus funciones, le cuesta trabajo realizar:


5.-Cuando existen problemas en la empresa usted:

( ) Habla inmediatamente con su jefe

( ) Lo resuelve junto con sus compaeros

( ) Trata de solucionarlo por s mismo

( ) No le da importancia

6.- Cmo cree que sus compaeros efectan las actividades que integran su trabajo?

( ) Excelente ( ) Muy Bien ( ) Bien ( ) Mal ( ) Psimo

7.- Si indic mal o psimo en la pregunta anterior, indique las razones por las cuales sus compaeros no la efectan de la mejor manera:

( ) No conoce las actividades que realiza

( ) Mala Supervisin

( ) Malas relaciones entre compaeros

( ) Otra

8. Existe capacitacin para el personal de Mercaderas dentro de la organizacin?

( ) Siempre ( ) Casi siempre ( ) En ocasiones ( ) Nunca

12

9. Cuando existen cambios en los productos el personal de Mercaderas conoce estos inmediatamente?


Capacitacin Previa

10.-Describa los cursos o talleres de capacitacin que ha recibido en los ltimos dos aos. ( Sin importar que no hayan sido proporcionados por la empresa

en la que labora actualmente)

Denominacin de la actividad Instructor y/o Institucin Duracin en

horas

Tipo de Capacitacin

Interna Externa

13

Capacitacin Orientada a Funciones

11.- Marque las reas o temas de capacitacin que podran mejorar el logro de sus funciones

Operacin

Trato con Proveedores(__) Reporte Comercial (__)

Elaboracin de Reportes de Ventas(__) Control y registro de comunicados Comerciales (__)

Solicitud de Material Promocional(__) Apoyo al personal de Operacin(__)

Control Estadstico de Productos(__) Implementacin de Planogramas(__)

Conocimiento de Polticas del rea Comercial(__) Creacin de Planogramas(__)

Creacin de Fotomemos(__)

Otros

Ingls Bsico (__) Cdigo de conducta tica(__)

Ingls Intermedio y Avanzado (__) Ortografa y Redaccin(__)

Ingls Avanzado (__) Cursos de Organizacin de espacios (__)

Organizacin de Archivo y Control de Documentos(__) Mantenimiento y reparacin de computadoras(__)

Computacin

Bsico en (Word, Excel, Power Point ) (__) Intermedio en (Word, Excel, Power Point ) (__)

Administracin de Base de Datos con Access(__) Avanzado en (Word, Excel, Power Point ) (__)

Tcnicos Especficos (INTRANET 7-ELEVEN) (__) Tcnicos Especficos (LOTUS NOTES) (__)

Tcnicos Especficos (INDICADORES CLAVE) (__) Tcnicos Especficos (OUT LOOK) (__)

14

Capacitacin Orientada a Desarrollo de Habilidades

12.-Defina el curso que le gustaria tomar con base al puesto que ocupa Fortalecer el conocimiento y dominio de las actividades de mi puestoSi (___) no (___) Quiero fortalecerme en:_______________________________________________

Organizar mejor mi trabajo para el logro de objetivos.Si (___) no (___) actividades que quiero organizar: _______________________________________

Mejorar mis relaciones con mis compaeros(as) y jefes inmediatos.Si (___) no (___)Relaciones que quiero mejorar:_________________________________________

Conocer lineamientos, funciones designadas y prudencia en el manejo de laconfidencialidad de la administracin pblica.Si (___) no (___) Deseo capacitacin para:______________________________________________

Mejorar la comunicacin con mis compaeros(as) y jefes inmediatosSi (___) no (___)Deseo mejorar mi comunicacin con:_____________________________________

Desarrollar iniciativas para alcanzar objetivos. en el cumplimiento de mis labores.Si (___) no (___) Iniciativas que quiero desarrollar:________________________________ Mejorar el grado de precisin y calidad en mi trabajo.Si (___) no (___) Quiero mejorar en:__________________________________________________

Desarrollar actitudes positivas hacia mis compaeros/as y mejorar la atencin aclientes.Si (___) no (___)Requiero capacitacin en:_____________________________________________

Capacitacin para mejorar mi autoestima e incrementar conductas positivas.Si (___) no (___)Requiero capacitacin ________________________________________________

Integrar y desarrollar al personal que forma parte de mi equipode trabajo.Si (___) no (___)Requiero capacitacin ________________________________________________

13.- Qu temas sugiere que se incluya en los programas de capacitacin (en caso de existir) que sean de utilidad para usted y sus compaeros de trabajo?

14.- La capacitacin impartida al personal de Mercaderas, se lleva a cabo:

( ) Frecuentemente ( ) Ocasionalmente ( ) Rara vez ( ) Nunca

TU PARTICIPACIN ES IMPORTANTE.

GRACIAS

15


UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERIA Y CIENCIA SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

Objetivo: Este cuestionario tiene como objeto conocer su opinin respecto a todo lo relacionado

con las necesidades de capacitacin.

Recuerde que de la exactitud y veracidad de sus respuestas depender la veracidad de este

cuestionario.

Instrucciones: Lea cuidadosamente cada pregunta y conteste marcando con una x la(s)

respuesta(s) que mejor indique(n) su opinin o bien escriba en los espacios en blanco.

El cuestionario es completamente annimo, con el fin de que sus respuestas sean lo ms francas y

honestas posible.

Al final del cuestionario se encuentra un espacio en blanco por si desea realizar algn comentario

relacionado con alguna pregunta, el cuestionario en s, o algn aspecto no incluido en l.

Departamento: rea:

Puesto: Edad:

1.- Se le indic cuales eran las actividades y como se llevaran a cabo al momento de ingresar a la empresa?


2.- Al ingresar a la empresa se le mostr su espacio fsico de trabajo?

( ) Si ( ) No

3.- El puesto en el que se desempea lo considera:

( ) Agradable ( ) Montono ( ) Tedioso ( ) Aburrido

16

4.- Al realizar sus funciones, le cuesta trabajo realizar:


5.-Cuando existen problemas en la empresa usted:

( ) Habla inmediatamente con su jefe

( ) Lo resuelve junto con sus compaeros

( ) Trata de solucionarlo por si mismo

( ) No le da importancia

6.- Cmo cree que sus compaeros efectan las actividades que integran su trabajo?

( ) Excelente ( ) Muy Bien ( ) Bien ( ) Mal ( ) Psimo

7.- Si indico mal o psimo en la pregunta anterior, indique las razones por las cuales sus compaeros no la efectan de la mejor manera:

( ) No conoce las actividades que realiza

( ) Mala Supervisin

( ) Malas relaciones entre compaeros

( ) Otra

8. Existe capacitacin para el personal de Mercaderas dentro de la organizacin?


9. Cuando existen cambios en los productos el personal de Mercaderas conoce estos inmediatamente?


17

Capacitacin Previa

10.-Describa los cursos o talleres de capacitacin que ha recibido en los ltimos dos aos. ( Sin importar que no hayan sido proporcionados por la empresa en la que labora

actualmente)

Denominacin de la actividad Instructor y/o Institucin Duracin en

horas

Tipo de Capacitacin

Interna Externa

18

Capacitacin Orientada a Funciones

11.- Marque las reas o temas de capacitacin que podran mejorar el logro de sus funciones

Administracin y Operacin

Control

Presupuestal(__) Administracin (__)

Manejo de Sistemas Administrativos(__) Contabilidad (__)

Normatividad Presupuestal(__) Administracin de Proyectos(__)

Control Estadstico de Procesos(__) Indicadores y Mapas Estratgicos(__)

Administracin de Procesos(__) Administracin de Almacenes e Inventarios(__)

Administracin de Recursos Materiales y Servicios Generales(__)

Otros

Ingls Bsico (__) Cdigo de conducta tica(__)

Ingls Intermedio y Avanzado (__) Ortografa y Redaccin(__)

Ingls Avanzado (__) Cursos de Organizacin de espacios (__)

Organizacin de Archivo y Control de Documentos(__) Mantenimiento y reparacin de computadoras(__)

Computacin

Bsico en (Word, Excel, Power Point ) (__) Intermedio en (Word, Excel, Power Point ) (__)

Administracin de Base de Datos con Access(__) Avanzado en (Word, Excel, Power Point ) (__)

Tcnicos Especficos (INTRANET 7-ELEVEN) (__) Tcnicos Especficos (LOTUS NOTES) (__)

Tcnicos Especficos (INDICADORES CLAVE) (__) Tcnicos Especficos (OUT LOOK) (__)

19

Capacitacin Orientada a Desarrollo de Habilidades

12.-Defina el curso que le gustara tomar con base al puesto que ocupa

Fortalecer el conocimiento y dominio de las actividades de mi puesto

Si (___) no (___) Quiero fortalecerme en:_______________________________________________

Organizar mejor mi trabajo para el logro de objetivos.

Si (___) no (___) actividades que quiero organizar: _______________________________________

Mejorar mis relaciones con mis compaeros(as) y jefes inmediatos.

Si (___) no (___)Relaciones que quiero mejorar:_________________________________________

Conocer lineamientos, funciones designadas y prudencia en el manejo de la

Confidencialidad de las Polticas

Si (___) no (___) Deseo capacitacin para:______________________________________________

Mejorar la comunicacin con mis compaeros(as) y jefes inmediatos

Si (___) no (___)Deseo mejorar mi comunicacin con:_____________________________________

Desarrollar iniciativas para alcanzar objetivos en el cumplimiento de mis labores.

Si (___) no (___) Iniciativas que quiero desarrollar:________________________________

Mejorar el grado de precisin y calidad en mi trabajo.

Si (___) no (___) Quiero mejorar en:__________________________________________________

Desarrollar actitudes positivas hacia mis compaeros/as y mejorar la atencin a clientes.

Si (___) No (___)

Requiero capacitacin en:_____________________________________________

Capacitacin para mejorar mi autoestima e incrementar conductas positivas.

Si (___) no (___)

Requiero capacitacin en: ____________________________________________

20

Integrar y desarrollar al personal que forma parte de mi equipo de trabajo.

Si (___) no (___)

Requiero capacitacin en: _____________________________________________

13.- Qu temas sugiere que se incluya en los programas de capacitacin (en caso de existir) que sean de utilidad para usted y sus compaeros de trabajo?

14.- La capacitacin impartida al personal de Mercaderas, se lleva a cabo:

( ) Frecuentemente ( ) Ocasionalmente ( ) Rara vez ( ) Nunca

TU PARTICIPACIN ES IMPORTANTE.

GRACIAS

21

CAPITULO II MARCO TERICO

2.1 CONCEPTOS BSICOS

2.1.1 CONCEPTO DE NECESIDAD1

Para iniciar un anlisis de necesidades de capacitacin es necesario definir con toda precisin el

significado de necesidad como de capacitacin por lo que iniciaremos con algunas definiciones.

Segn Tom H. Boydell necesidad implica que algo falta; que hay un limitacin.

en alguna parte.

Por otro lado, la UCECA dice que una necesidad da la idea de una carencia o ausencia de algn

elemento para el funcionamiento eficiente de un sistema.

Howard C. Warrendice que necesidad es una:

- Experiencia provocada por ausencia de cualquier factor o condicin en el medio o en la situacin

actual de un organismo que ayuda en alto grado a conservar su vida o su bienestar o a hacer

progresar sus modos de conducta habituales.

La primera definicin acenta simplemente lo imperativo de la demanda; la segunda enfatiza el

papel que juega la satisfaccin de la necesidad plantendola en tres niveles: de seguridad y

fisiolgica; de confort y de equilibrio, as como de costumbres y cultura. La ltima definicin

presenta la necesidad como estado desagradable surgido de la falta de un factor o condicin.

Definido el concepto de necesidad, se puede decir que las necesidades de capacitacin y

adiestramiento se refieren a las carencias que los trabajadores tienen para desarrollar su trabajo

de manera adecuada dentro de la organizacin.

2.1.2 CONCEPTO DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACION2

Existe un alto grado de confusin respecto al significado preciso que debe drsele a ambos

trminos, as como a otros asociados los mismos lo cual al definirlos implica dificultades.

La Unidad Coordinadora del Empleo, Capacitacin y Adiestramiento (UCECA) de la Secretaria del

Trabajo y Previsin Social, plantea la cuestin bajo la siguiente tesitura:

Capacitacin: Accin destinada a desarrollar las aptitudes del trabajador, con el propsito de

prepararlo para desempear eficientemente una unidad de trabajo especfica e impersonal.

1Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 17 2Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 21

22

Adiestramiento: Accin destinada a desarrollar las habilidades y destrezas del trabajador, con el

propsito de incrementar la eficiencia en su puesto de trabajo.

Las diferencias entre estas definiciones se dan en dos partes. Por una parte se refiere a la

caracterstica del desarrollo en cuanto a habilidades y destrezas; por la otra, a la capacitacin de

puesto de trabajo cualquiera.

Dentro de las diferencias se encuentran tres trminos los cuales se definen de la siguiente manera:

Aptitud: Es la potencialidad del individuo para aprender; condiciones o serie de caractersticas que le permiten adquirir mediante algn entrenamiento especifico, un conocimiento o una habilidad.

Habilidades: son las aptitudes para la reaccin de tipo simple o complejo, psquico o motor, que

han sido aprendidas por un individuo hasta el grado de poder ejecutarlas con rapidez y esmero.

Destreza: Es la facilidad y precisin en la ejecucin de actos.

La UCECA se refiere al propsito de la capacitacin y adiestramiento a preparar para desempear

eficientemente una unidad de trabajo especifica e impersonal, e incrementar la eficiencia en su

puesto de trabajo.

J. Ricardo Hernndez Pulido dice que: capacitacin es la formacin tcnica ofrecida al trabajador

antes de que inicie una actividad econmica en el interior de la empresa, obteniendo con ello la

calificaron correspondiente al puesto que va a ocupar. Se hablar de adiestramiento cuando la

formacin es proporcionada una vez que el trabajador se encuentra laborando en una empresa en

un puesto determinado, lo cual le permitir realizar de una manera ms eficaz su trabajo.

Con lo anterior se puede concluir que se imparte capacitacin a quienes desempearn un puesto

diferente del que ocupan, y adiestramiento, a quienes continuarn en el mismo puesto de trabajo.

As, un mismo curso o evento ser de capacitacin o de adiestramiento, en funcin de la situacin

particular de cada trabajador.

En el ser humano existen tres reas de desarrollo3:

rea Cognoscitiva

Comprende aquellos procesos de tipo intelectual que influyen en el desempao de procesos, tales

como atencin, memoria, anlisis, abstraccin y reflexin. Esta rea propicia el conocimiento crtico

del mundo circundante, la informacin y las relaciones organizadas que la persona debe dominar.

Cuando se imparten cursos de capacitacin modificamos el rea cognoscitiva y esto se traduce en

los conocimientos.

3Grados Jaime A, Capacitacin y Desarrollo de Personal, Segunda edicin, Trillas, Mxico 2005, Mxico,Pg. 236-238

23

rea Psicomotriz

Es el dominio de habilidades especficas, hbitos y destrezas mentales, verbales y de movimientos

que las personas deben adquirir y desarrollar.

Cuando se imparten cursos de adiestramiento, modificamos el rea psicomotriz y esto se traduce

en un incremento en sus habilidades.

rea Afectiva

Constituye un conjunto de actitudes, valores y opiniones del individuo, que generan tendencias a

actuar a favor o en contra de las personas, los hechos y las estructuras; desde luego, dichas

tendencias intervienen en el desempeo del trabajo. Esta rea propicia el conocimiento de la

propia persona: valores, emociones, ideales, actitudes, sentimientos y preferencias que el individuo

debe desarrollar e integrar a su personalidad hasta lograr una plena caracterizacin.

2.1.3 NECESIDADES DE CAPACITACIN4

Al hablar de necesidades de capacitacin, se puede decir que estas se refieren a las carencias que

los trabajadores tienen para desarrollar su trabajo de manera adecuada dentro de la organizacin.

Por tanto, la Deteccin de Necesidades de Capacitacin debe ser un estudio comparativo entre la

manera apropiada de trabajar y la manera como realmente se trabaja.

Arthur J. Coldrick y Thomas P. Lyons, expresan que la necesidad de capacitacin es la diferencia

entre el desempeo real y requerido para la realizacin de sus actividades.

2.2 IMPORTANCIA DE LA DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIN (DNC) 5

La Deteccin de las Necesidades de Capacitacin exige cooperacin y compromiso de todos los

involucrados con el proceso y que se busca generar o modificar el comportamiento de los

colaboradores de la empresa.

Este anlisis es importante ya que:

Proporciona la informacin necesaria para elaborar o en su caso, seleccionar los eventos

que la empresa requiera.

Ayuda a detectar el momento ideal para realizar la capacitacin.

Propicia la aceptacin de la capacitacin, ya que prepara mejor al personal.


24

Genera los datos esenciales para realizar comparaciones a travs del seguimiento de los

estndares establecidos por la organizacin.

2.3 OBJETIVOS DE LA DETECCIN DE NECESIDADES DE

CAPACITACIN6

El diagnstico de necesidades de capacitacin pretende alcanzar los siguientes objetivos:

Determinar las situaciones problemticas de una empresa, clasificar los sntomas que se

presenten e investigar las causas que lo originaron.

Reunir la informacin necesaria para precisar la situacin idnea en que la institucin debe

funcionar (determinar lo que la empresa debera hacer).

Determinar el potencial de Recursos Humanos.

Determinar la situacin en que la empresa y sus colaboradores realmente cumplen sus

funciones (determinar lo que en realidad se hace)

Realizar un anlisis comparativo entre lo que debera hacerse o suceder y lo que en

realidad se hace o sucede, precisando las diferencias.

Determinar si las necesidades de los Recursos Humanos pueden satisfacerse con cursos

de capacitacin.

Definir y escribir quienes necesitan capacitacin, en que reas y cuando.

Determinar el nmero de participantes para cada proyecto, curso o programa.

Describir detalladamente las actividades de capacitacin que se van a realizar.

Precisar las evidencias encontradas que justifiquen las actividades de capacitacin,

adiestramiento y desarrollo que se van a llevar a cabo.

Establecer los planes y programas para efectuar las actividades de acuerdo con las

prioridades asignadas.

2.4 VENTAJAS DE LA DNC 7

Ahorra tiempo y dinero al dirigir los esfuerzos adecuadamente.

Permite que todas las actividades de capacitacin se inicien sobre bases slidas y

realistas.

Prev los cambios que se realizan en el futuro para que cuando estos se presenten, no

provoquen problemas.

6Grados Jaime A, Capacitacin y Desarrollo de Personal, Segunda edicin, Trillas, Mxico 2005, Mxico,Pg. 240 7Grados Jaime A, Capacitacin y Desarrollo de Personal, Segunda edicin, Trillas, Mxico 2005, Mxico,Pg. 241 y 242

25

Propicia le descubrimiento de fallas de personal y sienta las bases para evitar el problema

de falta de empleados aptos para los puestos de trabajo.

Descubre problemas en los procedimientos administrativos que estn afectando el

funcionamiento de la institucin.

Detecta las carencias de higiene en el trabajo y los problemas relativos al ambiente.

Descubre los problemas que se tengan con la maquinaria, los equipos y los materiales.

Descubre situaciones que estn originando problemas financieros.

Sienta las bases necesarias para la correcta evaluacin de puestos de trabajo, originando

la justa retribucin.

Establece criterios para administrar adecuadamente las promociones del personal, al

conocer sus capacidades actuales y sus potencialidades, lo cual se conoce en

capacitacin, como administrar las Graficas de Reemplazo.

Establece un programa de induccin para cada nivel ocupacional dentro de la institucin,

que sea aplicado a los nuevos colaboradores garantizando as su rpida integracin al

puesto y a las necesidades de productividad.

Genera una actitud agradable en todo el personal de la empresa hacia las actividades de

capacitacin, porque estas van a resolver problemas reales y concretos.

2.5 TIPOS DE NECESIDADES DE CAPACITACIN8

Segn Mendoza, las necesidades de Capacitacin pueden ser de dos tipos: Manifiestas y

encubiertas. Segn esta clasificacin las necesidades surgidas por algn cambio en la estructura

organizacional, por la movilidad del personal o como respuesta al avance tecnolgico de la

empresa, reciben el nombre de manifiestas, dado que son bastante evidentes. Su especificacin

no resulta por lo general muy complicada, es imprescindible conocer las metas de la gerencia y

mantener al da la planeacin de los Recursos Humanos.

El personal de nuevo ingreso, el que ser ascendido o transferido, el que ocupar un puesto de

nueva creacin, los cambios de maquinaria, herramientas, mtodos de trabajo y procedimientos,

as como el establecimiento de nuevos estndares de actuacin, representan necesidades

manifiestas. La capacitacin requerida para atender tales necesidades ha recibido el nombre de

capacitacin preventiva. Se presume que los cursos, o alguna otra modalidad debern impartirse

antes de que los trabajadores involucrados ocupen sus nuevos puestos o de que se establezcan

los cambios.

8Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 37-38

26

Por otro lado, las necesidades encubiertas se dan en el caso en el que los trabajadores ocupan

normalmente sus puestos y presentan problemas de desempeo derivados de la falta u

obsolescencia de conocimientos, habilidades o actitudes. En este caso el personal continuar

indefinidamente en su puesto y las acciones de capacitacin que presenten se denominarn

correctivas, dado que pretenden resolver la problemtica existente.

Tom H. Boydell introdujo en 1971 otra clasificacin: Necesidades organizacionales, ocupacionales

e individuales. A esta clasificacin se le puede agregar una categora ms: Departamentales.

Las necesidades de carcter organizacional segn Boydell se dan cuando se habla de debilidades

generales. Las departamentales son las que afectan a un rea importante de la empresa. Las

necesidades ocupacionales son las que se refieren a un puesto en particular. Las de tipo personal

son las necesidades de cada trabajador.

Donaldson y Scanell, por su parte dividen estas necesidades en Micronecesidades y

Macronecesidades. Una micronecesidad de capacitacin se da slo para una persona o para una

poblacin muy pequea. Las macronecesidades de capacitacin existen en un grupo grande de

empleados; frecuentemente en la poblacin completa de la misma clasificacin ocupacional.

Siempre que una empresa cambia una poltica o adopta un procedimiento universalmente

modificado, hay una presumible macronecesidad de macrocapacitacin.

2.6 INDICADORES PARA LA DETECCIN DE NECESIDADES DE

CAPACITACIN9

1. Empleados de nuevo ingreso.

2. Rotacin y transferencia de personal.

3. Ascensos y promociones.

4. Ausentismo.

5. Evaluacin del personal.

6. Solicitud expresa y precisa de un empleado o ejecutivo.

7. Resultado de exmenes.

8. Resultado de encuestas.

9. Datos estadsticos en general.

10. Quejas.

11. Estado concreto que enfrenta una empresa.

12. Expansin de la empresa.

9Siliceo Alfonso, Capacitacin y Desarrollo de Personal, Cuarta edicin, Limusa, Mxico, 2006,Pg. 48

27

13. El cambio en la empresa.

14. Rumores.

2.7 RESULTADOS DE LA DETECCIN DE NECESIDADES DE

CAPACITACIN

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC) es la primera actividad del proceso de

capacitacin a se vez proporciona informacin para elaborar o seleccionar las acciones pertinentes

por lo cual se deben de precisar los resultados a los que se desea.

Se debe de elaborar un informe el cual contenga los siguientes puntos:

a) Datos de Investigacin.

b) Procedimiento empleado.

c) Tcnicas de recopilacin de datos.

d) Actitud de trabajadores y supervisores.

e) Anlisis de la informacin recabada.

f) Resultados de la DNC.

g) Problemas que requieren soluciones diferentes de la capacitacin.

h) Observaciones.

2.8 PROCEDIMIENTO PARA DETECTAR NECESIDADES DE CAPACITACIN

Antes de empezar a describir los procedimientos existentes para realizar la Deteccin de

Necesidades de Capacitacin, vamos a definir procedimiento, segn Mendoza Nez

procedimiento es la sucesin definida de condiciones y etapas para lograr un fin determinado o

el modo caracterstico de enfrentar cierta labor.

Cabe destacar que existe una clara diferencia entre los procedimientos para determinar

necesidades de capacitacin encubiertas y manifiestas as como la disponibilidad de recursos

tcnicos y econmicos, condicionan algunas variantes en los procedimientos por seguir, as como

la seleccin de las tcnicas de investigacin.

Hoy en da en Mxico son pocas las empresas que cuentan con un departamento o rea

especializada en la capacitacin y son menos empresas todava las que realizan un trabajo serio

en materia de Deteccin de Necesidades de Capacitacin.

Es muy comn que las empresas grandes sean aquellas que cuentan con departamentos o reas

de capacitacin y formacin de para los empleados.

28

2.8.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DETECCION DE

NECESIDADES MANIFIESTAS

Cabe recordar que en esta clasificacin quedan comprendidos nuevos ingresos, promociones,

transferencias, cambios de maquinaria, cambios de herramientas, cambios de procedimientos, de

polticas e incrementos de estndares.

Todos esos casos se pueden considerar necesidades previsibles de Recursos Humanos. A este

respecto es necesario considerar que el procedimiento que se describir busca definir la extensin

de las necesidades de capacitacin:

Nmero y nombres de trabajadores afectados.

Puesto (s).

Tarea o tareas de conocimientos nuevos.

Fechas en que deben estar capacitados los trabajadores.

Evidentemente, aunque todas las necesidades manifiestas sean susceptibles de predecirse,

cuando existe conciencia de capacitacin e infraestructura para detectarlas, el procedimiento

empleado vara de caso a caso.

En trminos generales las necesidades de capacitacin pueden agruparse en tres categoras que

son:

a) Referentes a algunos conocimientos o informacin no relacionadas directamente con las

tareas del puesto.

b) Relacionadas solamente con algunas tareas del puesto.

c) Aquellas que implican el aprendizaje del puesto de trabajo completo.

29

2.8.1.1 REFERENTES A ALGUNOS CONOCIMIENTOS O

INFORMACIN NO RELACIONADOS DIRECTAMENTE CON LAS

TAREAS DEL PUESTO10

Algunos ejemplos son el cambio de polticas, caractersticas de nueva materia prima, introduccin

de un reglamento, etc.

Este sin duda es el caso ms simple de los tres antes mencionados. Aqu basta precisar el

contenido temtico y los trabajadores implicados.

Se entiende que es conveniente registrar los puestos que ocupan estos y algunas de sus

caractersticas personales para que con base en ello se puedan planear la accin de capacitacin

que sea necesaria. En estos casos no se exige una capacitacin ni larga compleja; el problema

que se resolver puede ser de importancia e involucrar puestos diferentes.

Este tipo de capacitacin est ntimamente relacionado con el sistema de informacin de la

empresa.

Este tipo de previsin de necesidades facilita el diseo de la accin que se estime ms

conveniente. Por lo general los beneficios que se atribuyen a este tipo de capitacin son tangibles

y obtiene una respuesta adecuada por parte del personal dado que es de corta duracin y se

comprende su relacin con problemas o situaciones inmediatos de la empresa.

2.8.1.2 RELACIONADAS SOLAMENTE CON ALGUNAS

TAREAS DEL PUESTO 11

Se presentan cuando los trabajadores son transferidos, cuando se cambia el contenido del puesto

cuando son modificados los equipos, las herramientas o los procedimientos. En algunos casos las

promociones pueden quedar en esta categora.

El procedimiento que se ha de seguir, consiste de las siguientes etapas:

1. Obtenga descripcin del puesto y de las caractersticas de los equipos, de las

herramientas o del procedimiento nuevo.

2. Elabore una descripcin del puesto y de las caractersticas de los equipos, de las

herramientas o del procedimiento nuevo.

3. Comprelos para definir las tareas con necesidades de capacitacin, las partes del

procedimiento que se requieren ser aprendidas o las operaciones relacionadas con los

nuevos equipos o herramientas. Tericamente, parte de lo que los trabajadores conocan


30

ser utilizado y lo que se hace, por consiguiente en esta etapa, es obtener la diferencia, que es

lo que no se conoce.

4. Especifique los trabajadores y puestos involucrados, as como las caractersticas del

personal con necesidades.

5. Precise la fecha en que deben estar satisfechas las necesidades, ya sea porque se

efectuarn las transferencias o los ascensos, o se introduciran los cambios tecnolgicos.

Esta categora de necesidades manifiestas es evidentemente la ms complicada de las tres, en

especial si se considera un factor hasta ahora no sealado y que se resume en esta pregunta:

Conocen suficientemente los trabajadores las tareas, los equipos y los procedimientos anteriores

de modo que la comparacin en abstracto- arroje automticamente las necesidades?

Si la respuesta es positiva, el supuesto es correcto; en caso contrario, adems de la comparacin

es necesario cuantificar el nivel de conocimientos de los trabajadores, para obtener con precisin

las necesidades.

2.8.1.3 AQUELLAS QUE IMPLICAN EL APRENDIZAJE DEL PUESTO DE TRABAJO COMPLETO 12

Ya sea porque es de recin ingreso, o porque el que ocupa es muy diferente del que cubrir en

corto plazo (promocin o transferencia). La determinacin de necesidades es relativamente

sencilla. El procedimiento que se recomienda comprende:

1. Recabar o elaborar una descripcin de puestos.

2. Definir estndares de puestos si esto es posible.

3. Analizar las tareas. Aqu conviene excluir las tareas poco frecuentes, las muy simples o

aquellas tan complejas que deben constituir una segunda etapa de capacitacin, que se

proporcionara cunado el trabajador ya disponga de los conocimientos y habilidades

bsicos. Conviene recordar que muchas de las destrezas (rapidez, exactitud, etc.)

involucradas en algunos puestos de supervisin.

4. Precisar tareas en que en necesario capacitar.

5. Especificar a los trabajadores implicados y sus caractersticas personales.

6. Indicar la fecha en que las necesidades deben estar satisfechas.

12Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 50

31

Procedimiento de Determinacin de Necesidades Manifiestas13


Las necesidades conciernen solamente algunos conocimientos o informacin no relacionados directamente relacionado con las tareas del puesto de trabajo

Comprende nicamente algunas tareas del puesto?

Defina los conocimientos o informacin necesarios que debe conocer el personal

Obtenga descripcin del puesto, caractersticas de equipos o herramientas o procedimientos anteriores

Obtenga o elabore descripcin del puesto, caractersticas de equipos o herramientas o procedimientos nuevos

Comprelos para precisar tareas en que se requiere capacitacin.

Especifique trabajadores y puestos implicados, as como caractersticas de los primeros

Precise fecha en que debe estar capacitado el personal

Si

No

No

Implican el aprendizaje del puesto completo?

Recabe o elabore descripcin de puesto, o en su defecto, lista de tareas

Analice tareas

Obtenga descripcin del puesto, caractersticas de equipos o herramientas o procedimientos anteriores

Defina estndares de

desempeo

Si

32

Ahora bien, Que se sugiere hacer una vez que se ha definido la naturaleza y extensin de las

necesidades de tipo manifiesto?

En primer trmino vale la pena estudiar la situacin y decidir, especialmente para los nuevos

ingresos y las promociones, si conviene preparar internamente los Recursos Humanos que se

requieren, o si es ms factible y econmico obtenerlos, con la preparacin que se desea, del

mercado laboral. Para esos efectos conviene analizar cuidadosamente las polticas de la empresa

y otra serie de factores relacionados con la administracin de personal y con la urgencia de las

necesidades. En algunos casos es preferible reclutar y seleccionar trabajadores, en vez de

capacitar a los propios.

A continuacin se describe que hacer en caso de que no sea posible obtener Recursos Humanos

calificados del exterior, se definen alternativas para capacitar a los trabajadores de la empresa.

Aqu se puede echar mano de recursos externos o internos de capacitacin, en cuyo caso la

magnitud de las necesidades, su especializacin y la existencia de instructores e instituciones de

capacitacin deben considerarse consenciudamente.

En el siguiente diagrama se presenta de manera grfica lo antes descrito.

33

Diagrama de necesidades manifiestas14


Necesidades previsibles de Recursos Humanos

Naturaleza Ampliacin. Nuevos ingresos. Promociones. Transferencias. Cambios en contenido de puestos. Nuevas polticas o estndares

Defina naturaleza y extensin de las necesidades

Extensin Numero de trabajadores afectado. Puestos, tareas o reas de conocimientos nuevos. Fechas en que debe disponerse de personal nuevo.

Es posible obtener del exterior los Recursos Humanos calificados?

Defina alternativas para la capacitacin

Pruebe alternativas y registre experiencias

Lo permiten las polticas y relaciones obrero patronales? Existe oferta de personal calificado a los niveles de sueldos de la empresa? Se dispone de eficiente sistema de Reclutamiento y Seleccin? Es suficiente el tiempo disponible?

Externas Micronecesidades. Cuando resulte ms econmico y tcnico. La empresa no cuenta con recursos de capacitacin adecuados.

Internas No hay agencia o instructor externo competentes o que dominen la problemtica de la empresa. Macronecesidades. Disponibilidad de infraestructura de capacitacin propia.

Reclute

y Seleccione

Si

Si

No

No

34

2.8.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DETECCION DE NECESIDADES

ENCUBIERTAS15

Las necesidades de capacitacin no previsibles son individualmente las que mayores dificultades

presentan, en cuanto a su determinacin. La razn de ello es muy simple, dado que se encuentran

inmersas dentro de innumerables variables, muchas de las cuales son difciles de tipificar tales

como:

Actitudes del personal.

Estilos de Liderazgo.

Clima de la empresa.

Factores motivacionales.

Costumbres

Perjuicios y cultura de los trabajadores y directivos.

Por otro lado conviene recordar que uno de los criterios que ms ampliamente se emplean como

punto de referencia para definir las necesidades cambia con el tiempo y esta expuesto a fuerzas

ajenas a la empresa y al propio trabajador en muchas ocasiones: el desempeo.

Conviene recordar que los procesos de reclutamiento y seleccin juegan inicialmente un papel

para lograr acercarse al ideal de las caractersticas establecidas por la especificacin del puesto,

pero que de all en adelante, falta combinar convenientemente mltiples factores.

Ahora bien como dos principios valiosos conviene establecer que la determinacin de necesidades

se vuelve ms compleja a medida que:

1. El desempeo del puesto esta influido en gran medida por variables ajenas al mismo; esto

es, cuando existe una fuerte interdependencia respecto a otras personas o a las

caractersticas que puede tener el material, el componente del proceso, etc. que se

reciben.

2. Se asciende la escala jerrquica del puesto, con lo cual el nivel de responsabilidades, la

importancia de las decisiones y la complejidad de las tareas aumentan necesariamente.

Cuando el resultado del puesto depende casi exclusivamente del trabajador y la labor es sencilla la

determinacin de necesidades es relativamente simple.


35

En cuanto al procedimiento para detectar este tipo de necesidades es preciso introducir un

concepto de gran valor, que significa la conceptualizacin de la labor que se va a realizar: el nivel

organizacional en el que se inicia.

La duracin y costo de la determinacin de necesidades encubiertas resultan completamente

diferentes si se parte de la empresa como un todo y si se investiga exhaustivamente, que si se

toma nada mas una situacin critica de la misma.

As se sugiere diferenciar cuatro niveles de iniciacin de la determinacin de necesidades

encubiertas:

La empresa completa.

Un rea crtica.

Un puesto.

Una situacin.

Es evidente que una investigacin de toda la empresa desembocar necesariamente en el estudio

de puestos y situaciones; lo inverso no resulta necesariamente lo mismo.

Se sabe que la Deteccin de Necesidades de Capacitacin no recibe toda la atencin que se

merece y los recursos destinados a ella son escasos. De all la importancia de preguntarse:

A qu nivel conviene iniciar la determinacin de necesidades encubiertas?

Qu razones organizacionales y de presupuesto apoyan esto?

Esta claro que lo ideal es realizar el trabajo en toda la empresa y de manera permanente pero

algunas consideraciones o sealamiento especficos pueden ser fructferos y oportunos para la

capacitacin.

A continuacin se presentan los procedimientos para determinar las necesidades encubiertas:

36

Procedimientos para detectar las necesidades encubiertas16


Inicio La empresa completa

Bsqueda de evidencias generales

Seleccin de reas criticas

rea critica

Especificacin de evidencias

Seleccin de puestos prioritarios

Puestos prioritarios

Obtencin de descripcin de puesto o lista de tareas

Definicin de estndares de desempeo

Seleccin de tcnicas y elaboracin de instrumentos

Situacin crtica

Aplicacin de tcnicas

Anlisis de informacin

Inicio

Inicio

Inicio

37

2.8.2.1 DETECCCION DE NECESIDADES DE

CAPACITACIN EN LA EMPRESA COMPLETA17

Primera Etapa: Bsqueda de Evidencias Generales.

Esta es la parte de la parte de la determinacin en la que el especialista en capacitacin suele

enfrentar mayores problemas; la cantidad de hechos e informacin que sea posible recabar as

como la interpretacin de los mismos suele ser abundante y poco clara.

Arthur J. Coldrick y Thomas P. Lyons sugiere que se considere la lista de datos tpicos en el

entendido de que el interpretar un solo hecho resulta, por lo general, insuficiente para justificar que

se recomiende determinada capacitacin:

Poltica de la empresa y objetivos.

Desempeo de la empresa.

Clima de la firma y estilo Gerencial.

Desempeo de la Supervisin.

Desempeo del operador.

Movimiento del personal.

Quejas de los clientes.

Estructura de edad.

Relacin entre los trabajadores directos e indirectos.

Frecuencias de conflictos que implican relaciones industriales.

Utilizacin de material.

Revisin de ventas.

Costos directos del trabajo.

Es evidente que la lista puede ampliarse pero los autores Arthur J. Coldrick y Thomas P. Lyons

han clasificado evidencias generales de problemas y sntomas en cuatro categoras: Produccin,

organizacin, conducta de los grupos de trabajo y la moral, se presentan varios problemas

subyacentes en su investigacin:


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1. Dificultad para conseguir las cifras y los hechos sealados, ya sea por que se desconfa

del uso que podra drseles, o simplemente en muchas empresas no existen. Mucha de

esa informacin solo es manejada por la alta gerencia y se ve con desconfianza a quien

desea obtenerla, aun cuando tenga una sana y slida razn para conocerla.

2. La necesidad de poseer una adecuada preparacin administrativa y tcnica para

comprender los indicadores. Muchos de ellos deben interpretarse con ayuda de

especialistas y debe recordarse que es muy aventurado formular hiptesis respecto a las

causas de alguna anomala, toda vez que cada indicador esta rodeado de varios y a veces

complejos subsistemas, entre ellos el humano.

Es indudable que las evidencias y sntomas generales de problemas son ms fciles de recopilar

en empresas bien organizadas y que dispongan de adecuados sistemas de informacin (archivos

de produccin, ventas, contables, de personal, de control de calidad, etc.); pero hay que evaluar

cuidadosamente el balance entre el valor de los datos recopilados y el costo implicado.

Difcilmente

Una empresa aprobara una auditoria administrativa solo para cubrir una etapa de la Deteccin de

Necesidades de Capacitacin.

Hay que considerar mucha precaucin, a la luz de los recursos de que se disponga y del papel

que juega la capacitacin en la empresa, la sugerencia de algunos autores respecto a la definicin

de objetivos organizacionales.

Donaldson y Scanell incluyen como primera etapa de la deteccin de necesidades la exploracin

de varios indicadores y partir de ellos la comparacin del rendimiento actual con los estndares

existentes; en caso de que estos no existan, recomendar establecerlos. Por su parte Nava

Corchado plantea las siguientes interrogantes dentro del diagrama para determinar las

necesidades de capacitacin y entrenamiento:

Se sienten definidos operacionalmente los objetivos de los departamentos?

Se sienten definidos operacionalmente los objetivos seccionales?

Si la respuesta es afirmativa, el paso siguiente es medir el desempeo de los departamentos y las

secciones, para posteriormente definir si este es menor que el planteado por los objetivos. Se

indica que es necesario elaborarlos.

La segunda fase de este procedimiento consiste en determinar la situacin real, lo cual proporciona

el segundo parmetro de comparacin.

39

Se entiende que es sano para toda empresa y para cada una de sus reas contar con los objetivos

claramente definidos- de ser posible de manera operacional (son susceptibles de ser

cuantificados). En esta etapa la deteccin de necesidades de capacitacin al punto que se corren

tres riesgos: producir un enfrentamiento con los directivos por la profundidad y duracin del

trabajo, ahogarse en un conjunto de informacin de cuestionable valor para los efectos que se

desean y comprometerse en una labor de la que ser difcil salir con xito.

En este punto es conveniente recordar que la etapa de la DNC que se esta tratando consiste en

la bsqueda de evidencias generales, que den las pautas para profundizar la investigacin en un

rea determinada y que una vez cubierta esta fase pase a la siguiente prioridad, as sucesivamente

hasta concluir, de momento, con toda la empresa.

En esas circunstancias se da por hecho que el conocimiento de tal o cual problema significa

nicamente recabar un sntoma de que algo no funciona de manera adecuada y no de que

automticamente debe administrarse capacitacin. As que resulta muy aventurado y poco

fructfero para esos fines elaborar en colaboracin con los directivos y siempre que sea factible, los

objetivos para as posteriormente proceder a su comparacin con el desempeo real que tambin

resulta problemtico de cuantificar, de la empresa o de una de sus partes. En esta ultima instancia,

la determinacin de necesidades encubiertas culmina en un a nivel individual y solo all cobra

sentido hablar de justificacin de la capacitacin en trminos de problemas particulares de

produccin, organizacin, etc.

Segunda Etapa: Seleccin de reas Crticas.

A partir de las evidencias generales y del anlisis que se haga de las mismas se detectan y

jerarquizan las reas crticas de la empresa. Estas pueden ser desde gerencias, direcciones,

departamentos, secciones u oficinas.

El anlisis de las evidencias generales que se efectu, deber proponer algunas hiptesis sobre el

origen de los problemas, la siguiente clasificacin puede ser suficiente:

Falta de conocimiento, actitudes y habilidades del personal.

Otras causas organizacionales: Materia prima fuera de especificaciones, equipo obsoleto,

descomposturas frecuentes, falta de programacin.

Es indudable que comnmente que cualquier anomala que se presente en la empresa es

originada por alguna decisin humana, por lo que se puede sealar que lo que se ha afirmado

como otras causas organizacionales, puede implicar necesidades de capacitacin de los

directivos, mandos medios supervisores , etc.

Ahora bien los criterios que se empelan para seleccionar las reas crticas son:

Grado en que obstaculizan el logro de las metas de la empresa.

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Monto de las perdidas directas e indirectas que ocasionan.

Entorpecimiento de las labores de otras reas ( cuellos de botella)

Amplitud de las necesidades de capacitacin (macronecesidades) y/o importancia de las

mismas.

Incapacidad para absorber las nuevas metas que se estn planteando.

2.8.2.2 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

EN REA CRTICA18

Tercera Etapa: Especificacin de Evidencias en el rea Crtica.

La labor del investigador en esta etapa consiste en precisar, lo mejor posible, la magnitud de la

problemtica del rea. Se puede echar mano, para ello, de datos y factores similares a los ya

sealados as como de entrevistas y observaciones. De esta informacin se pasa a seleccionar los

puestos prioritarios del rea investigada, que sern estudiados a detalle

Los mismos criterios seleccionados para determinar las reas crticas pueden ser tiles para

seleccionar y dividir los puestos prioritarios. Cabe destacar que la informacin que proporcionen los

jefes de rea pueden ser resulta de valor para cubrir esta etapa.

2.8.2.3 DETECCION DE NECESIDADES DE

CAPACITACIN EN PUESTO CRTICO 19

Cuarta Etapa: Obtencin de la Descripcin del Puesto o de la Lista de Tareas.

Aqu como la etapa anterior, prosigue el procedimiento de DNC o se inicia cuando por alguna

razn se ha escogido el puesto sujeto a investigacin.

La etapa consiste en recabar la descripcin del puesto o hacer un listado de tareas del mismo. Ello

obedece a que es necesario conocer el contenido del puesto para elaborar los instrumentos de

investigacin que impliquen las tcnicas seleccionadas, lo ideal es determinar las tareas que

desconoce el personal, para lo cual se precisa conocer las labores del puesto.

En virtud del problema y del costo que representa aplicar la tcnica de anlisis de puesto, se

recomienda en caso de que la empresa no cuente con descripciones de puestos elaborar una lista

de tareas bsicas. Con esta se puede pasar a la siguiente etapa evitando un trabajo arduo que

pude ser tan largo y complicado como la Deteccin de Necesidades de Capacitacin.


41

Cuando existe descripcin de puesto y condiciones que lo permiten, puede definirse el estndar de

desempeo o las normas de actuacin. Este ser un excelente instrumento para comparar el

desempeo de los trabajadores con su situacin real, lo cual ayudara definir las necesidades de

capacitacin; esto es, que no solo incluya la descripcin convencional y las especificaciones, si no

que tambin el sealamiento de cmo, cuando, para que y con que precauciones se realiza cada

una de las tareas del puesto.

Por otro lado, cualquiera que sea la descripcin de puesto existente, esta ser de valor incluso si

es necesario actualizarla. Si se decide elaborar la descripcin de puesto es recomendable utilizar

un formato con fines de adiestramiento y capacitacin.

2.8.2.4 DETECCION DE NECESIDADES DE

CAPACITACIN EN SITUACION CRTICA 20

Quinta Etapa: Seleccin de Tcnicas y elaboracin de instrumentos.

Esta etapa contina el procedimiento o es el punto de partida para investigar alguna situacin

determinada, por ejemplo: de seguridad industrial, de desperdicios de relaciones interpersonales,

etc.

Para seleccionar las tcnicas de determinacin de necesidades de capacitacin es necesario

considerar varios factores:

El numero de sujetos a investigar.

El nivel jerrquico de los mismos.

Las caractersticas de los sujetos, en especial de su escolaridad.

Los puestos que ocupan.

El tiempo y los recursos disponibles.

Los conocimientos y habilidades del investigador.

Las caractersticas de las tcnicas.

A partir de esta informacin se escogen, como mnimo dos tcnicas: Una para investigar

directamente a los trabajadores y la otra para que su jefe inmediato proporcione su punto de vista

sobre las necesidades de sus subordinados. Des este modo se obtienen resultados por parte del

personal involucrado, con lo cual se recaba informacin de dos fuentes; se aumenta la objetividad

y se introduce un elemento participativo en la determinacin de necesidades de capacitacin.

El conocimiento y dominio que tenga el investigador de las tcnicas le permitir aprovecharlas con

sus ventajas y desventajas, para aquellas situaciones que sena mas recomendables. 20Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 62

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Sexta Etapa: Aplicacin de Tcnicas de Deteccin de Necesidades de Capacitacin.

Es en esta etapa cuando se recaba la informacin sobre la necesidades de capacitacin, en los

trminos que se sealaron previamente; tareas en las que existen diferencias originadas por la

falta de conocimientos y habilidades, problemas que lo justifican nombres y caractersticas de los

trabajadores con necesidades. Es inaudible que con las tcnicas se efecta el acopio de

informacin, la cual tiene que analizarse en la etapa siguiente. El procedimiento de aplicacin de

las tcnicas tambin se describir mas adelante.

Sptima Etapa: Anlisis de informacin

La aplicacin de las tcnicas de deteccin de necesidades de capacitacin arroja un cmulo de

datos que es necesario revisar la organizacin y estructura de la informacin depender en primera

instancia de las tcnicas empleadas.

La parte medular del anlisis de la informacin consiste en comparar, cuando se trabajo de esta

manera, los datos que proporcionaron el jefe de los sujetos investigados y ellos mismos. Cabria

esperar algunas ligeras discrepancias entre dichas fuentes de informacin, pero si estas son serias

es conveniente plantear una hiptesis sobre su origen y en funcin de ello seleccionar

nuevamente otras tcnicas de investigacin y aplicarlas, a efecto de esclarecer las cosas. La

diferencia mas comn reside en que los trabajadores y sus jefes tienen una concepcin distinta

de las cuales son las necesidades de capacitacin y de las causas que lo justifican.

Es evidente que el propio trabajador puede estar consiente de sus propias necesidades de

capacitacin, pero esta situacin varia mucho de caso a caso, en algunas ocasiones los propios

trabajadores pueden ocultar informacin que a su juicio podra ser utilizada para causarles dao.

El investigador debe estar atento a todo este tipo de situaciones y darle crdito a todo aquello en

lo cual este apoyando los hechos, asegurndose de que no sena simples opiniones o comentarios

infundados. Si a determinacin de necesidades ha partido de un rea o puesto crtico, la

especificacin de las evidencias es un buen punto de partida para no dejarse engaar. El

especialista en capacitacin requiere contar entre sus habilidades la de poder discriminar

diferentes variables que afectan el desempeo de los trabajadores.

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Adems de las necesidades de capacitacin existen por lo menos tres grupos de variables que

pueden explicar el mal desempeo de los trabajadores y consiguientemente ser la causa de

problemas:

Problemas Organizacionales: Equipo en malas condiciones, materia prima fuera de

especificaciones, carencia de herramientas apropiadas, desorganizacin, etc.

Falta de aptitudes del personal: Psicomotrices, intelectuales, de personalidad, etc. (el

trabajador no puede)

Falta de motivacin: Los trabajadores no quieren no se esforzaran por realizar la labor que

se espera de ellos (el trabajador carece de estmulos para realizar la tarea)

Esto da una idea de la complejidad que involucra el desempeo del personal y de la atencin

requerida para no incurrir en serios errores de apreciacin en la determinacin de necesidades.

44

Anlisis de informacin de la determinacin21


Aplicacin de

tcnicas

Anlisis de informacin

Incluya sugerencias de solucin en el informe

Los trabajadores presentan pobre desempeo por maquinaria, materia prima, supervisin, etc.inadecuados?

Los trabajadores carecen de aptitudes (no pueden)?

Los trabajadores no estn motivados para realizar sus labores (no quieren)?

Recomiende estudio

psicologico

Sugiera revisin de polticas de personal y en especial del programa de motivacin

Los trabajadores carecen de conocimientos, habilidades y actitudes exigidos por su puesto?

Hay necesidades de capacitacin

Elaboracin del informe

de DNC

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Octava Etapa: Elaboracin del Informe de Deteccin de Necesidades de Capacitacin.

La ltima etapa de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin es comn tanto a las de tipo

manifiesto como a las encubiertas el informe es importante porque:

Describe la situacin tal como fue investigada en un lugar y tiempo determinados, lo cual

es la mejor prueba del carcter sistemtico de la capacitacin constituye un valioso

precedente.

Facilita la presentacin de las necesidades localizadas as como de los procedimientos

seguidos.

Incluye el conjunto de datos (deficiencias, evidencias, etc.) que permitirn efectuar el

procedimiento de la capacitacin.

Proporciona antecedentes indispensables para seleccionar y/o elaborar los cursos de

capacitacin que sean requeridos, y para orientar con exactitud a los instructores sobre las

fallas con los grupos con que trabajan.

Como todos los informes tcnicos, este deber ser claro, preciso y tener buena organizacin. El

inters que pueda despertar esta determinado en parte por esos factores, los que se recomienda

cuidar.

2.9 TCNICAS PARA DETECTAR NECESIDADES DE CAPACITACIN22

Las tcnicas utilizadas para la DNC son aquellas que nos vayan a ayudar a recolectar informacin

de utilidad para conocer las reas, puestos y personas con necesidades de capacitacin.

Las tcnicas para la DNC pueden ser tan sencillas como una entrevista o tan complejas que son

realizados y aplicados por centros de evaluacin especializados en la materia.

Dentro de las tcnicas para la DNC mas utilizadas, segn un estudio realizado a 9 autores

diferentes, encontramos que estas son:

Entrevista.

Pruebas de desempeo.

Cuestionario.

Reuniones de grupo tipo corrillos.

Observacin.

Comits.


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Encuesta.

Lista de verificacin.

Tcnica de las tarjetas.

Inventario de habilidades.

Evaluacin de meritos.

Lluvia de ideas.

Simulacin.

Periodo de actuacin.

Planeacin de carrera

Phillipis 66.

Acuario.

Charola de Entrada.

Para poder aplicar estas tcnicas es necesario conocer cierta in

tesis capacitanci

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