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INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL
T E S I S
P R E S E N T A N:
OMAR GALIL BARRIENTOS SALAS
SERGIO GIOVANNI ESCOBEDO MATA
HAYDEE LANDA ALFAN
SARA LUCRECIA LOZANO LOZANO
MXICO 2009.
DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
EN EL DEPARTAMENTO DE MERCADERAS DE LA EMPRESA 7-ELEVEN MXICO MERCADOS
200 Y 202.
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERA Y CIENCIAS SOCIALES
Y ADMINISTRATIVAS
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE:
LICENCIADO EN ADMINISTRACION INDUSTRIAL
i
NDICE PAG Resumen. i Introduccin. iii Capitulo I MARCO METODOLOGICO.
1.1. Eleccin del Tema. 1 1.2. Planteamiento del Problema. 1 1.3. Procedimiento de la Metodologa para Realizar una Investigacin en la Deteccin
de Necesidades de Capacitacin. 2
1.4. Objetivos de la Investigacin. 3 1.5. Justificacin. 3 1.6. Programacin. 4 1.7. Bsqueda de Evidencias que den las Pautas para la Investigacin. 5 1.8. Deteccin de reas Crticas. 6 1.9. Seleccin de Puestos Prioritarios. 6 1.10. Obtencin de los Datos de la Descripcin de Puestos (situacin ideal). 7 1.11. Caractersticas que deben Considerarse para Elegir las Tcnicas de
Investigacin. 8
1.12. Seleccin de las Tcnicas para Conocer la Situacin Real. 9 Capitulo II MARCO TERICO.
2.1. Conceptos Bsicos. 21 2.1.1. Concepto de Necesidad. 21 2.1.2. Concepto de Adiestramiento y Capacitacin. 21 2.1.3. Necesidades de Capacitacin. 23
2.2. Importancia de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. 23 2.3. Objetivos de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. 24 2.4. Ventajas de la DNC. 24 2.5. Tipos de Necesidades de Capacitacin. 25 2.6. Indicadores para la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. 26 2.7. Resultados de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. 27 2.8. Procedimiento para Detectar las Necesidades de Capacitacin. 27
2.8.1. Procedimiento para Deteccin de Necesidades Manifiestas. 28 2.8.1.1. Referentes a Algunos Conocimientos o Informacin no Relacionados
Referentes con las Tareas del Puesto. 29
2.8.1.2. Relacionadas Solamente con unas Tareas del Puesto. 29 2.8.1.3. Aquellas que Implican el Aprendizaje del Puesto de Trabajo Completo. 30
2.8.2. Procedimiento para Deteccin de Necesidades Encubiertas. 34 2.8.2.1. Deteccin de Necesidades de Capacitacin en la empresa completa. 37 2.8.2.2. Deteccin de Necesidades de Capacitacin en rea Crtica. 40 2.8.2.3. Deteccin de Necesidades de Capacitacin en Puesto Crtico. 40 2.8.2.4. Deteccin de Necesidades de Capacitacin en Situacin Crtica. 41
2.9. Tcnicas para Determinar Necesidades de Capacitacin. 45 2.9.1. Entrevista. 46 2.9.2. Pruebas de Desempeo. 47 2.9.3. Reuniones de Grupo Tipo Corrillos. 48 2.9.4. Cuestionario. 48 2.9.5. Observacin. 49 2.9.6. Comits. 49 2.9.7. Encuesta. 50
2.9.7.1. Encuesta Telefnica. 50 2.9.7.2. Encuesta Personal. 51
2.9.8. Lista de Verificacin. 51
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2.9.9. Tcnica de las tarjetas. 52 2.9.10. Inventario de Habilidades. 52 2.9.11. Evaluacin de Meritos. 53 2.9.12. Lluvia de Ideas. 53 2.9.13. Simulacin. 54 2.9.14. Periodo de Actuacin. 54 2.9.15. Phillips 66. 55 2.9.16. Actuario. 56 2.9.17. Role Playing. 56
Capitulo III MARCO REFERENCIAL.
3.1. Antecedentes de Empresa. 58 3.1.1. Antecedentes de 7-Eleven Mxico. 58
3.2. Misin. 59 3.3. Visin. 59 3.4. Estructura Organizacional de la Empresa. 60
3.4.1. Organigrama de la Direccin Comercial 7-Eleven Mxico. 60 3.4.2. Ubicacin del Departamento de Mercaderas Dentro de la Estructura del
Mercado. 61
3.4.3. Organigrama del Departamento de Mercaderas Plaza Mxico. 61 3.4.4. Organigrama del Departamento de Recursos Humanos Mercados 200 y
202. 62
3.4.5. Organigrama del Departamento de Mercaderas Mercados 200 y 202 (caso de estudio).
63
3.5. Descripcin de Funciones Generales. 63 3.5.1. Gerente de Mercado. 63 3.5.2. Mercaderas. 63 3.5.3. Recursos Humanos. 64 3.5.4. Prevencin y Prdidas. 64 3.5.5. Mantenimiento. 64
3.6. Generalidades de la Empresa. 64 3.6.1. Giro de la Empresa. 64 3.6.2. Tamao de la Empresa. 65
3.7. Filosofa. 65 3.8. Valores. 65 3.9. Principales Clientes. 65 3.10. Principales Productos. 66
3.10.1. Bites. 66 3.10.2. Caf Select. 66 3.10.3. Big Donuts. 67 3.10.4. Big Lunch. 68
3.11. Principales Competidores. 69 3.12. Programa de responsabilidad Social. 70 3.13. Acciones de Responsabilidad Social. 71
3.13.1. Distribucin Consolidada y Nocturna. 71 3.13.2. Manejo Seguro de Alimentos. 71 3.13.3. Ecologa. 71 3.13.4. Programa ID. 71 3.13.5. Seguridad. 72 3.13.6. Servicios al Consumidor. 72 3.13.7. Red.- Redondeo 7-Eleven. 72
3.14. Direccin. 72 3.15. Telfonos. 72 3.16. Pagina WEB. 72 3.17. Nombre y Cargo del Director General y Dueo de la Empresa. 72 3.18. Nombre y Cargo del Responsable que Proporciona la Informacin. 72
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Capitulo IV PROCESAMIENTO Y ANLISIS DE LA INFORMACIN. 4.1. Procesamiento de la Informacin. 73
4.1.1. Anlisis de la Informacin. 73 4.1.1.1. Nivel Operativo 73 4.1.1.2. Nivel Estratgico. 86
4.2. Resultados Obtenidos. 92 4.2.1. Nivel Operativo. 92 4.2.2. Nivel Estratgico. 93
Capitulo V PROPUESTAS.
5.1. Gua Tcnica para la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. 94 5.1.1. Objetivo 94 5.1.2. Justificacin. 94 5.1.3. Descripcin de la Propuesta. 94
5.2. Anlisis de Puesto. 94 5.2.1. Objetivo. 94 5.2.2. Justificacin. 94 5.2.3. Descripcin de la Propuesta. 95
5.3. Programa de Capacitacin. 95 5.3.1. Objetivo 95 5.3.2. Justificacin 95 5.3.3. Descripcin de la Propuesta. 95
Conclusiones. 96 Bibliografa. 98 Anexos.
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RESUMEN Hoy en da los Recursos Humanos o Capital Intelectual son trascendentales para la existencia de
cualquier empresa, ya que de estos depende el manejo y buen funcionamiento de los dems
recursos.
La Capacitacin en si genera una serie de conocimientos que le van a proporcionar al Recurso
Humano diversas habilidades, actitudes y destrezas para desarrollar de la mejor manera su trabajo
por lo tanto podemos decir que la Capacitacin es una necesidad del personal para el
desenvolvimiento del mismo dentro de la organizacin.
La Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC) forma parte importante del proceso
denominado planeacin de Recursos Humanos y es la base para determinar las carencias que el
trabajador tenga para desarrollar sus actividades.
La empresa 7- Eleven Mxico Mercados 200 y 202 fue el lugar en donde se desarroll el proyecto
de tesis, ya que esta mostr inters porque se desarrollara el proyecto dentro de sus instalaciones,
entre otras cosas que influyeron para que ste se llevara a cabo en dicha empresa.
Al trmino de la tesis el Departamento de Mercaderas de la empresa 7-Eleven Mxico Mercados
200 y 202 obtuvo el material necesario para capacitar a sus trabajadores en materia de sus
recursos informticos con el objetivo de:
Mejorar el desempeo de los trabajadores del Departamento de Mercaderas y
Contribuir al logro de los objetivos de la organizacin.
La presente tesis cuenta con 5 captulos los cuales se describen a continuacin:
Captulo I Marco Metodolgico.
En este captulo se encuentra la base del desarrollo de la tesis, ya que mostramos el tema, la
delimitacin del problema, los objetivos y la justificacin de la investigacin as como el
procedimiento que se llev a cabo durante el desarrollo de la tesis y la tcnica principal para la
Deteccin de Necesidades de Capacitacin.
Captulo II Marco Terico.
Se mencionan y se describen los elementos que se necesitan conocer para comprender de una
mejor manera el contenido de la tesis, ya que este captulo contiene la definicin de Necesidad de
Capacitacin, el procedimiento terico para lleva a cabo una Investigacin en Deteccin de
Necesidades de Capacitacin y la explicacin de cada una de sus etapas y las tcnicas mas
utilizadas para la obtencin de los datos que nos permitan establecer las Necesidades de
Capacitacin.
ii
Captulo III Marco Referencial.
El captulo III muestra los datos generales de la empresa como su estructura organizacional, su
misin, visin, sus principales clientes, proveedores y otros datos de inters para poder entender la
razn de ser de la empresa.
Captulo IV Procesamiento y anlisis de la informacin.
En este captulo los datos que se obtuvieron al aplicarse los cuestionaros fueron analizados de tal
manera que al presentarlos mostraran las Necesidades de Capacitacin del personal de
Mercaderas de la empresa 7-Eleven Mxico Mercados 200 y 202, esta informacin es de gran
utilidad ya que gracias a ella se pudieron determinar las propuestas a la empresa.
Capitulo V Propuestas.
Las propuestas a la empresa despus de haber realizado todo el procedimiento de DNC fueron
establecidas con el fin de cumplir los objetivos propuestos en el capitulo I del presente proyecto de
tesis, por lo cual las propuestas fueron, una gua tcnica la cual detalla la forma de llevar a cabo la
Deteccin de Necesidades de Capacitacin, un anlisis de puestos para que el departamento
cuente con uno de los elementos necesarios para llevar a cabo la DNC y un programa de
Capacitacin para incrementar el aprovechamiento del personal.
Por ltimo se tienen las conclusiones a las cuales se llegaron despus de realizado el
procedimiento de DNC.
iii
INTRODUCCIN
La Deteccin de Necesidades de Capacitacin es el eje sobre el cual gira cualquier organizacin
para lograr con xito la misin por la cual esta constituida; ya que una correcta DNC nos lleva a un
buen desempeo por parte de los trabajadores, as mismo ayuda a que el personal que labora
dentro de esta se desarrolle dentro de sus puestos de trabajo.
Es esta una de las razones por las cuales se pens que era importante realizar un estudio sobre la
Deteccin de Necesidades de Capacitacin en la empresa 7-Eleven Mxico. Esta empresa es
una unidad econmica grande ya que su nomina se encuentra integrada por mas de 1,500
empleados los cuales se dedican a la comercializacin de productos en diferentes estados del
territorio mexicano.
El propsito de este estudio para con la empresa es que esta logre una mejor comprensin sobre
la importancia de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin para mejorar el desempeo de los
trabajadores.
Adems de desarrollar el tema central que es la Deteccin de Necesidades de Capacitacin se
retomaron temas que se encuentran ligados y que son de vital importancia para la correcta
elaboracin de una deteccin algunos de los cuales son: El anlisis de Puestos, tcnicas de
investigacin entre otros.
Los cuales permiten crear y aplicar diferentes programas de capacitacin adecuados a las
necesidades del personal que labora en la empresa con el fin de siempre contar con personal
calificado y al nivel del mercado laboral.
Esta Tesis pretende emprender la labor de aplicacin de la Deteccin de las Necesidades de
capacitacin en todas las empresas mexicanas y as apoyar a todas y cada una de las empresas
que buscan da a da sobrevivir en un mundo Globalizado y exigente de personal capacitado.
1
CAPITULO I MARCO METODOLGICO
1.1 ELECCIN DEL TEMA.
Deteccin de las Necesidades de Capacitacin en el Departamento de Mercaderas de la empresa
7-Eleven Mxico Mercados 200 y 202.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Para la determinacin del problema se tuvo un primer acercamiento con el encargado de
capacitacin al cual se le realiz una encuesta, dicha tcnica se encuentra en los Anexos
(Anexo 1).
Determinacin del problema.
PROBLEMA
No existe Deteccin de las Necesidades de Capacitacin para el personal de Staff de
Mercaderas del Mercado 200 y 202 de la empresa 7-Eleven Mxico.
El problema qued establecido de la siguiente forma.
El equipo conformado para la realizacin de la investigacin decidi Determinar las Necesidades
de Capacitacin en la empresa 7-Eleven Mxico Mercados 200 y 202, la cual se dedica a la
comercializacin de productos de conveniencia.
2
1.3 PROCEDIMIENTO DE LA METODOLOGIA PARA REALIZAR
UNA INVESTIGACION EN LA DETECCION DE NECESIDADES DE
CAPACITACION.
3.1 Eleccin del tema.
3.2 Planteamiento del problema.
3.3 Procedimiento metodolgico.
3.4 Objetivos de la investigacin.
3.5 Justificacin
3.6 Programacin.
3.7 Bsqueda de evidencias que den las pautas para profundizar la investigacin.
3.8 Deteccin de reas crticas.
3.9 Seleccin de puestos prioritarios.
3.10 Obtencin de los datos de la descripcin de puestos (situacin ideal).
3.10.1 Identificacin del puesto.
3.10.2 Descripcin general de actividades.
3.10.3 Descripcin especifica de actividades.
3.11 Caractersticas que deben considerarse para elegir las tcnicas de investigacin.
3.12 Eleccin de tcnicas para conocer la situacin actual.
3.13 Procesamiento de la informacin.
3.14 Anlisis comparativo de la situacin ideal y real.
3.15 Elaboracin del informe.
3.16 Formulacin de las propuestas.
3
1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN.
El objetivo principal planteado para este proyecto que se realizar en la empresa 7-Eleven Mxico Mercados 200 y 202. es el de Determinar las Necesidades de Capacitacin en el Departamento
de Mercaderas con el propsito de mejorar el desempeo de los trabajadores.
Objetivos especficos.
Crear un procedimiento de Deteccin de Necesidades de Capacitacin para la empresa.
Establecer por escrito las funciones del personal del Departamento de Mercaderas.
Mejorar el desempeo de los trabajadores del Departamento de Mercaderas.
Contribuir al logro de los objetivos de la organizacin.
1.5 JUSTIFICACIN.
Se seleccion el tema de Deteccin de Necesidades de Capacitacin ya que se considera que este
es un tema que pocas empresas abordan y con el cual se pueden obtener mltiples beneficios
para la organizacin ya que es el primer paso para lograr que la eficiencia de los programas de
capacitacin aumente.
La Administracin Industrial en su papel de interdisciplinariedad debe de buscar la eficacia dentro
de los procesos que existen dentro de las organizaciones para esto se encarga de aumentar el
aprovechamiento de los recursos de la empresa incluyendo el Recurso Humano, por esta razn es
de gran importancia la implementacin de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin dentro de
las organizaciones.
En cuanto a la eleccin de la empresa en donde se realizar de forma prctica la DNC se
determin debido a las facilidades de la empresa para desarrollar la investigacin adems de que
se conoca previamente la empresa gracias a la participacin como trabajador de uno de los
integrantes del equipo, lo cual nos dio la visin de que la aplicacin de un procedimiento de DNC
dentro de la empresa podra resultar factible.
4
1.6 PROGRAMACIN.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4ERERERERERERERERER
ELABORACION DEL CAPITULO II ERERERERERERERER
REVISION DEL CAPITULO V
ELABORACION DEL CAPITULO V
REVISION DEL CAPITULO IV
ACTIVIDAD
REVISION DEL CAPITULO I
REVISION DEL CAPITULO II
ELABORACION DEL CAPITULO III
ELABORACION DEL CAPITULO IV
REVISION DEL CAPITULO III
BUSQUEDA Y SELECCIN DE EMPRESA
ELABORACION DEL CAPITULO I
FORMACIN Y DETERMINACIN DEL EQUIPO INVESTIGADOR.CONTACTO CON ASESOR METODOLOGICO DE TESIS.
SELECCIN DEL CAMPO DE APLICACIN
DETERMINACIN DEL TEMA
ESTABLECIMIENTO DE LA METODOLOGIA DE TRABAJO
PRIMER REUNION CON LA EMPRESA
ABRIL MAYO JUNIO JULIO SEPTIEMBREAGOSTO
5
1.7 BSQUEDA DE EVIDENCIAS QUE DEN LAS PAUTAS PARA
LA INVESTIGACIN.
La bsqueda de la investigacin comenz con una entrevista que se realiz al encargado del
Departamento de Mercaderas, dicha entrevista arrojo los siguientes resultados:
GUIA DE ENTREVISTA
OBJETIVO: El objetivo de este instrumento es recopilar informacin para la elaboracin de un diagnstico general de la empresa. FECHA: __________________________ NOMBRE: ________________________________________________ PUESTO: ________________________________________________ DEPARTAMENTO: ________________________________________ INSTRUCCIONES:
Presentacin del equipo investigador Planteamiento del tema a investigar. Determinacin del tiempo de la misma. Formulacin de las siguientes preguntas:
1. Solicitar informacin de la empresa como: Giro, que produce, antecedentes, competidores, principales clientes, principales proveedores y objetivos de la misma 2. Cmo esta conformada la organizacin de la empresa? 3. Considera que el Departamento de mercaderas es susceptible de mejora? 4. Cree que los programas de capacitacin podran ayudar a que se diera esta mejora? 5. Considera que el Departamento de Mercaderas es un Departamento factible para la determinacin de las necesidades de capacitacin?
6. A qu puestos le dara usted prioridad por ser de los ms afectados, a razn de la falta de capacitacin? 7. Existe alguna forma para evaluar el desempeo de cada uno de los trabajadores dentro del Departamento?
8. La empresa cuenta con la descripcin de las actividades que deben ejecutar los trabajadores?
Se indicar que la entrevista ha concluido y se darn las gracias
6
A parte de la entrevista que se tuvo con el Gerente de Mercaderas, encargado de los mercados
200 y 202, se tuvieron diversas plticas informales con el Licenciado Alfonso Valdovinos quien era
el Instructor de Formacin Gerencial de los Mercados 200 y 202.
El antes mencionado es el instructor de capacitacin para los puestos gerenciales as como para el
personal de oficinas o Staff de los mercados antes mencionados. Como resultado de dichas
plticas el Licenciado Valdovinos coment que la DNC es una tcnica que si existe dentro de la
empresa pero que desafortunadamente no se aplica al personal de las reas Staff.
Sin embargo, esta tcnica si se aplica al personal que labora en la operacin de la empresa
algunos de los puestos a los que se les aplica DNC son:
Asociados de tienda.
Relevos de tienda.
Terceros
Sub-gerente.
Gerentes de tienda.
Gerentes de Mercado.
Para brindarle a la informacin proporcionada por el Licenciado Valdovinos la importancia debida
se estructur cuestionario el cual contiene preguntas relacionadas con la capacitacin y con la
DNC.
1.8 DETECCIN DE REAS CRTICA
Con base en la gua de entrevista mostrada anteriormente se tomaron las preguntas 3, 4,5 para
realizar la deteccin del rea critica siendo el Departamento de Mercaderas siendo esta el rea
susceptible de aplicacin del procedimiento de DNC.
1.9 SELECCIN DE LOS PUESTOS PRIORITARIOS.
Los puestos prioritarios se determinaron de igual forma en base a la entrevista, la cual despus
de su aplicacin mostr que tanto el Gerente de Mercaderas como los Asistentes del
Departamento son puestos prioritarios para la investigacin.
7
1.10 OBTENCIN DE LOS DATOS DE LA DESCRIPCIN DE
PUESTOS (Situacin Ideal)
Dentro de la empresa la informacin referente a los Recursos Humanos se encuentra concentrado en el corporativo que se encuentra en la ciudad de Monterrey, por lo cual, los mercados existentes
a lo largo y ancho de la Repblica Mexicana no cuentan con la informacin como lo es en este
caso el Anlisis de Puestos.
Debido a esto, el equipo investigador opt por determinar las actividades por cuestionario de
Anlisis de Puesto el cual se encuentra en Anexos (anexo 2).
Las actividades de los dos puestos prioritarios seleccionados son las siguientes.
Gerente de Mercaderas.
Levantamiento guas de expectativas.
Anlisis y comprensin de reportes semanales y mensuales
Dirigir junta operativa de Mercaderas.
Apoyo constante a la operacin.
Creacin de planes y estrategias de venta para los mercados correspondientes.
Mercadeo de las tiendas de sus mercados correspondientes.
Trato directo con proveedores.
Pedido de sealamiento institucional para tiendas nuevas.
Implementacin de promociones.
Levantamiento de status en tienda.
Seguimiento de introduccin de nuevos productos.
Apoyo en apertura de tiendas nuevas.
Asistente de Mercaderas.
Elaboracin de reportes semanales y mensuales.
Pedido de sealamiento institucional en caso de ser necesario.
Levantamiento de status en tienda.
Difusin de fotomemos de nuevos productos.
Difusin de comunicados comerciales.
Difusin de cambios de precios.
8
Actualizacin de planogramas.
Trato con proveedores.
Requisicin de papelera.
Atencin telefnica.
Archivo en general.
Creacin de formatos.
1.11 CARACTERISTICAS QUE DEBEN DE CONSIDERARSE PARA
ELEGIR LAS TCNICAS DE INVESTIGACIN.
Las tcnicas de investigacin utilizadas para la Deteccin de las Necesidades de Capacitacin son
muy variadas, es por eso que el equipo investigador analiz algunas de estas tcnicas para
posteriormente elegir cual de stas utilizar para la recoleccin de informacin en la empresa.
Los factores que se eligieron despus de estudiar cada una de las tcnicas son los siguientes.
DOMINIO. Como dominio se entiende el nivel de conocimiento y facilidad para aplicar
la tcnica. Este factor se calific como bajo, medio o alto.
TIEMPO. Por tiempo se entiende si la tcnica es factible de acuerdo al tiempo que se
puede estar dentro de la empresa.
NMERO DE PERSONAS. Debido a que el nmero de personas no es muy elevado,
se analiz la conveniencia de esta tcnica de acuerdo al nmero de personas de
nuestro universo.
TABULACION: Este factor se analiz para ver que tan fcil o difcil es la tabulacin de
los datos obtenidos con esta tcnica.
ELABORACIN. Este factor se tom en cuenta para ver si los materiales de trabajo
eran de fcil o difcil elaboracin.
9
FACTORTECNICAEntrevista. Alto Si Si Fcil Fcil Pruebas de desempeo. Bajo Si Si Difcil DifcilCuestionario. Alto Si Si Fcil Fcil Reuniones de grupo tipo corrillos. Medio No No Fcil Fcil Observacin. Alto Si Si Fcil Fcil Comits. Bajo No No Fcil DifcilEncuesta. Alto Si No Fcil Fcil Lista de verificacin. Medio Si Si Fcil Fcil Tcnica de las tarjetas. Bajo Si Si Fcil Fcil Inventario de habilidades. Bajo Si Si Difcil DifcilEvaluacin de meritos. Bajo Si Si Difcil DifcilLluvia de ideas. Alto Si Si Fcil Fcil Simulacin. Bajo No Si Difcil DifcilPeriodo de actuacin. Bajo No Si Difcil DifcilPlaneacin de carrera Bajo Si Si Difcil DifcilPhillipis 66 Bajo Si No Difcil DifcilAcuario Bajo Si No Difcil DifcilCharola de Entrada. Bajo Si Si Difcil Difcil
ElaboracinDominio. Tiempo No de personas
Tabulacin
1.12 SELECCIN DE LAS TCNICAS PARA CONOCER LA
SITUACIN REAL.
Las tcnicas que nos permitir obtener los datos necesarios para determinar las necesidades de
capacitacin son las siguientes:
CUESTIONARIO. Esta tcnica va a ser la herramienta principal ya que nos permitir
conocer:
Si existen necesidades de capacitacin en el rea de ventas y los problemas que tienen al
realizar sus actividades.
LISTA DE VERIFICACIN. Con esta tcnica se pretende corroborar si realmente las
actividades que se mencionaron en el cuestionario como las ms problemticas de realizar
son en la prctica en las que los trabajadores tienen mayor problema al momento de
realizarlas.
TCNICA DE LAS TARJETAS. Con esta tcnica se establecern los conocimientos,
habilidades y actitudes que se necesitan tener para realizar las actividades ms
problemticas y as determinar las necesidades de capacitacin.
A continuacin se presentan los dos modelos de cuestionarios para determinar la DNC, primero se
presenta el cuestionario para el puesto de Asistente de Mercaderas y el segundo es el
cuestionario para el Gerente de Mercaderas
10
INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERIA Y CIENCIA SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
Objetivo: Este cuestionario tiene como objeto conocer su opinin respecto a todo lo relacionado
con las necesidades de capacitacin.
Recuerde que de la exactitud y veracidad de sus respuestas depender la veracidad de este
cuestionario.
Instrucciones: Lea cuidadosamente cada pregunta y conteste marcando con una x la(s)
respuesta(s) que mejor indique(n) su opinin o bien escriba en los espacios en blanco.
El cuestionario es completamente annimo, con el fin de que sus respuestas sean lo ms francas y
honestas posible.
Al final del cuestionario se encuentra un espacio en blanco por si desea realizar algn comentario
relacionado con alguna pregunta, el cuestionario en s, o algn aspecto no incluido en l.
Departamento: rea:
Puesto: Edad:
1.- Se le indic cules eran las actividades y cmo se llevaran a cabo al momento de ingresar a la empresa?
( ) Todas ( ) La mayora ( ) Algunas ( ) Ninguna
2.- Al ingresar a la empresa se le mostr su espacio fsico de trabajo?
( ) Si ( ) No
3.- El puesto en el que se desempea lo considera:
( ) Agradable ( ) Montono ( ) Tedioso ( ) Aburrido
11
4.- Al realizar sus funciones, le cuesta trabajo realizar:
( ) Todas ( ) La mayora ( ) Algunas ( ) Ninguna
5.-Cuando existen problemas en la empresa usted:
( ) Habla inmediatamente con su jefe
( ) Lo resuelve junto con sus compaeros
( ) Trata de solucionarlo por s mismo
( ) No le da importancia
6.- Cmo cree que sus compaeros efectan las actividades que integran su trabajo?
( ) Excelente ( ) Muy Bien ( ) Bien ( ) Mal ( ) Psimo
7.- Si indic mal o psimo en la pregunta anterior, indique las razones por las cuales sus compaeros no la efectan de la mejor manera:
( ) No conoce las actividades que realiza
( ) Mala Supervisin
( ) Malas relaciones entre compaeros
( ) Otra
8. Existe capacitacin para el personal de Mercaderas dentro de la organizacin?
( ) Siempre ( ) Casi siempre ( ) En ocasiones ( ) Nunca
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9. Cuando existen cambios en los productos el personal de Mercaderas conoce estos inmediatamente?
( ) Siempre ( ) Casi siempre ( ) En ocasiones ( ) Nunca
Capacitacin Previa
10.-Describa los cursos o talleres de capacitacin que ha recibido en los ltimos dos aos. ( Sin importar que no hayan sido proporcionados por la empresa
en la que labora actualmente)
Denominacin de la actividad Instructor y/o Institucin Duracin en
horas
Tipo de Capacitacin
Interna Externa
13
Capacitacin Orientada a Funciones
11.- Marque las reas o temas de capacitacin que podran mejorar el logro de sus funciones
Operacin
Trato con Proveedores(__) Reporte Comercial (__)
Elaboracin de Reportes de Ventas(__) Control y registro de comunicados Comerciales (__)
Solicitud de Material Promocional(__) Apoyo al personal de Operacin(__)
Control Estadstico de Productos(__) Implementacin de Planogramas(__)
Conocimiento de Polticas del rea Comercial(__) Creacin de Planogramas(__)
Creacin de Fotomemos(__)
Otros
Ingls Bsico (__) Cdigo de conducta tica(__)
Ingls Intermedio y Avanzado (__) Ortografa y Redaccin(__)
Ingls Avanzado (__) Cursos de Organizacin de espacios (__)
Organizacin de Archivo y Control de Documentos(__) Mantenimiento y reparacin de computadoras(__)
Computacin
Bsico en (Word, Excel, Power Point ) (__) Intermedio en (Word, Excel, Power Point ) (__)
Administracin de Base de Datos con Access(__) Avanzado en (Word, Excel, Power Point ) (__)
Tcnicos Especficos (INTRANET 7-ELEVEN) (__) Tcnicos Especficos (LOTUS NOTES) (__)
Tcnicos Especficos (INDICADORES CLAVE) (__) Tcnicos Especficos (OUT LOOK) (__)
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Capacitacin Orientada a Desarrollo de Habilidades
12.-Defina el curso que le gustaria tomar con base al puesto que ocupa Fortalecer el conocimiento y dominio de las actividades de mi puestoSi (___) no (___) Quiero fortalecerme en:_______________________________________________
Organizar mejor mi trabajo para el logro de objetivos.Si (___) no (___) actividades que quiero organizar: _______________________________________
Mejorar mis relaciones con mis compaeros(as) y jefes inmediatos.Si (___) no (___)Relaciones que quiero mejorar:_________________________________________
Conocer lineamientos, funciones designadas y prudencia en el manejo de laconfidencialidad de la administracin pblica.Si (___) no (___) Deseo capacitacin para:______________________________________________
Mejorar la comunicacin con mis compaeros(as) y jefes inmediatosSi (___) no (___)Deseo mejorar mi comunicacin con:_____________________________________
Desarrollar iniciativas para alcanzar objetivos. en el cumplimiento de mis labores.Si (___) no (___) Iniciativas que quiero desarrollar:________________________________ Mejorar el grado de precisin y calidad en mi trabajo.Si (___) no (___) Quiero mejorar en:__________________________________________________
Desarrollar actitudes positivas hacia mis compaeros/as y mejorar la atencin aclientes.Si (___) no (___)Requiero capacitacin en:_____________________________________________
Capacitacin para mejorar mi autoestima e incrementar conductas positivas.Si (___) no (___)Requiero capacitacin ________________________________________________
Integrar y desarrollar al personal que forma parte de mi equipode trabajo.Si (___) no (___)Requiero capacitacin ________________________________________________
13.- Qu temas sugiere que se incluya en los programas de capacitacin (en caso de existir) que sean de utilidad para usted y sus compaeros de trabajo?
14.- La capacitacin impartida al personal de Mercaderas, se lleva a cabo:
( ) Frecuentemente ( ) Ocasionalmente ( ) Rara vez ( ) Nunca
TU PARTICIPACIN ES IMPORTANTE.
GRACIAS
15
INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERIA Y CIENCIA SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
Objetivo: Este cuestionario tiene como objeto conocer su opinin respecto a todo lo relacionado
con las necesidades de capacitacin.
Recuerde que de la exactitud y veracidad de sus respuestas depender la veracidad de este
cuestionario.
Instrucciones: Lea cuidadosamente cada pregunta y conteste marcando con una x la(s)
respuesta(s) que mejor indique(n) su opinin o bien escriba en los espacios en blanco.
El cuestionario es completamente annimo, con el fin de que sus respuestas sean lo ms francas y
honestas posible.
Al final del cuestionario se encuentra un espacio en blanco por si desea realizar algn comentario
relacionado con alguna pregunta, el cuestionario en s, o algn aspecto no incluido en l.
Departamento: rea:
Puesto: Edad:
1.- Se le indic cuales eran las actividades y como se llevaran a cabo al momento de ingresar a la empresa?
( ) Todas ( ) La mayora ( ) Algunas ( ) Ninguna
2.- Al ingresar a la empresa se le mostr su espacio fsico de trabajo?
( ) Si ( ) No
3.- El puesto en el que se desempea lo considera:
( ) Agradable ( ) Montono ( ) Tedioso ( ) Aburrido
16
4.- Al realizar sus funciones, le cuesta trabajo realizar:
( ) Todas ( ) La mayora ( ) Algunas ( ) Ninguna
5.-Cuando existen problemas en la empresa usted:
( ) Habla inmediatamente con su jefe
( ) Lo resuelve junto con sus compaeros
( ) Trata de solucionarlo por si mismo
( ) No le da importancia
6.- Cmo cree que sus compaeros efectan las actividades que integran su trabajo?
( ) Excelente ( ) Muy Bien ( ) Bien ( ) Mal ( ) Psimo
7.- Si indico mal o psimo en la pregunta anterior, indique las razones por las cuales sus compaeros no la efectan de la mejor manera:
( ) No conoce las actividades que realiza
( ) Mala Supervisin
( ) Malas relaciones entre compaeros
( ) Otra
8. Existe capacitacin para el personal de Mercaderas dentro de la organizacin?
( ) Siempre ( ) Casi siempre ( ) En ocasiones ( ) Nunca
9. Cuando existen cambios en los productos el personal de Mercaderas conoce estos inmediatamente?
( ) Siempre ( ) Casi siempre ( ) En ocasiones ( ) Nunca
17
Capacitacin Previa
10.-Describa los cursos o talleres de capacitacin que ha recibido en los ltimos dos aos. ( Sin importar que no hayan sido proporcionados por la empresa en la que labora
actualmente)
Denominacin de la actividad Instructor y/o Institucin Duracin en
horas
Tipo de Capacitacin
Interna Externa
18
Capacitacin Orientada a Funciones
11.- Marque las reas o temas de capacitacin que podran mejorar el logro de sus funciones
Administracin y Operacin
Control
Presupuestal(__) Administracin (__)
Manejo de Sistemas Administrativos(__) Contabilidad (__)
Normatividad Presupuestal(__) Administracin de Proyectos(__)
Control Estadstico de Procesos(__) Indicadores y Mapas Estratgicos(__)
Administracin de Procesos(__) Administracin de Almacenes e Inventarios(__)
Administracin de Recursos Materiales y Servicios Generales(__)
Otros
Ingls Bsico (__) Cdigo de conducta tica(__)
Ingls Intermedio y Avanzado (__) Ortografa y Redaccin(__)
Ingls Avanzado (__) Cursos de Organizacin de espacios (__)
Organizacin de Archivo y Control de Documentos(__) Mantenimiento y reparacin de computadoras(__)
Computacin
Bsico en (Word, Excel, Power Point ) (__) Intermedio en (Word, Excel, Power Point ) (__)
Administracin de Base de Datos con Access(__) Avanzado en (Word, Excel, Power Point ) (__)
Tcnicos Especficos (INTRANET 7-ELEVEN) (__) Tcnicos Especficos (LOTUS NOTES) (__)
Tcnicos Especficos (INDICADORES CLAVE) (__) Tcnicos Especficos (OUT LOOK) (__)
19
Capacitacin Orientada a Desarrollo de Habilidades
12.-Defina el curso que le gustara tomar con base al puesto que ocupa
Fortalecer el conocimiento y dominio de las actividades de mi puesto
Si (___) no (___) Quiero fortalecerme en:_______________________________________________
Organizar mejor mi trabajo para el logro de objetivos.
Si (___) no (___) actividades que quiero organizar: _______________________________________
Mejorar mis relaciones con mis compaeros(as) y jefes inmediatos.
Si (___) no (___)Relaciones que quiero mejorar:_________________________________________
Conocer lineamientos, funciones designadas y prudencia en el manejo de la
Confidencialidad de las Polticas
Si (___) no (___) Deseo capacitacin para:______________________________________________
Mejorar la comunicacin con mis compaeros(as) y jefes inmediatos
Si (___) no (___)Deseo mejorar mi comunicacin con:_____________________________________
Desarrollar iniciativas para alcanzar objetivos en el cumplimiento de mis labores.
Si (___) no (___) Iniciativas que quiero desarrollar:________________________________
Mejorar el grado de precisin y calidad en mi trabajo.
Si (___) no (___) Quiero mejorar en:__________________________________________________
Desarrollar actitudes positivas hacia mis compaeros/as y mejorar la atencin a clientes.
Si (___) No (___)
Requiero capacitacin en:_____________________________________________
Capacitacin para mejorar mi autoestima e incrementar conductas positivas.
Si (___) no (___)
Requiero capacitacin en: ____________________________________________
20
Integrar y desarrollar al personal que forma parte de mi equipo de trabajo.
Si (___) no (___)
Requiero capacitacin en: _____________________________________________
13.- Qu temas sugiere que se incluya en los programas de capacitacin (en caso de existir) que sean de utilidad para usted y sus compaeros de trabajo?
14.- La capacitacin impartida al personal de Mercaderas, se lleva a cabo:
( ) Frecuentemente ( ) Ocasionalmente ( ) Rara vez ( ) Nunca
TU PARTICIPACIN ES IMPORTANTE.
GRACIAS
21
CAPITULO II MARCO TERICO
2.1 CONCEPTOS BSICOS
2.1.1 CONCEPTO DE NECESIDAD1
Para iniciar un anlisis de necesidades de capacitacin es necesario definir con toda precisin el
significado de necesidad como de capacitacin por lo que iniciaremos con algunas definiciones.
Segn Tom H. Boydell necesidad implica que algo falta; que hay un limitacin.
en alguna parte.
Por otro lado, la UCECA dice que una necesidad da la idea de una carencia o ausencia de algn
elemento para el funcionamiento eficiente de un sistema.
Howard C. Warrendice que necesidad es una:
- Experiencia provocada por ausencia de cualquier factor o condicin en el medio o en la situacin
actual de un organismo que ayuda en alto grado a conservar su vida o su bienestar o a hacer
progresar sus modos de conducta habituales.
La primera definicin acenta simplemente lo imperativo de la demanda; la segunda enfatiza el
papel que juega la satisfaccin de la necesidad plantendola en tres niveles: de seguridad y
fisiolgica; de confort y de equilibrio, as como de costumbres y cultura. La ltima definicin
presenta la necesidad como estado desagradable surgido de la falta de un factor o condicin.
Definido el concepto de necesidad, se puede decir que las necesidades de capacitacin y
adiestramiento se refieren a las carencias que los trabajadores tienen para desarrollar su trabajo
de manera adecuada dentro de la organizacin.
2.1.2 CONCEPTO DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACION2
Existe un alto grado de confusin respecto al significado preciso que debe drsele a ambos
trminos, as como a otros asociados los mismos lo cual al definirlos implica dificultades.
La Unidad Coordinadora del Empleo, Capacitacin y Adiestramiento (UCECA) de la Secretaria del
Trabajo y Previsin Social, plantea la cuestin bajo la siguiente tesitura:
Capacitacin: Accin destinada a desarrollar las aptitudes del trabajador, con el propsito de
prepararlo para desempear eficientemente una unidad de trabajo especfica e impersonal.
1Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 17 2Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 21
22
Adiestramiento: Accin destinada a desarrollar las habilidades y destrezas del trabajador, con el
propsito de incrementar la eficiencia en su puesto de trabajo.
Las diferencias entre estas definiciones se dan en dos partes. Por una parte se refiere a la
caracterstica del desarrollo en cuanto a habilidades y destrezas; por la otra, a la capacitacin de
puesto de trabajo cualquiera.
Dentro de las diferencias se encuentran tres trminos los cuales se definen de la siguiente manera:
Aptitud: Es la potencialidad del individuo para aprender; condiciones o serie de caractersticas que le permiten adquirir mediante algn entrenamiento especifico, un conocimiento o una habilidad.
Habilidades: son las aptitudes para la reaccin de tipo simple o complejo, psquico o motor, que
han sido aprendidas por un individuo hasta el grado de poder ejecutarlas con rapidez y esmero.
Destreza: Es la facilidad y precisin en la ejecucin de actos.
La UCECA se refiere al propsito de la capacitacin y adiestramiento a preparar para desempear
eficientemente una unidad de trabajo especifica e impersonal, e incrementar la eficiencia en su
puesto de trabajo.
J. Ricardo Hernndez Pulido dice que: capacitacin es la formacin tcnica ofrecida al trabajador
antes de que inicie una actividad econmica en el interior de la empresa, obteniendo con ello la
calificaron correspondiente al puesto que va a ocupar. Se hablar de adiestramiento cuando la
formacin es proporcionada una vez que el trabajador se encuentra laborando en una empresa en
un puesto determinado, lo cual le permitir realizar de una manera ms eficaz su trabajo.
Con lo anterior se puede concluir que se imparte capacitacin a quienes desempearn un puesto
diferente del que ocupan, y adiestramiento, a quienes continuarn en el mismo puesto de trabajo.
As, un mismo curso o evento ser de capacitacin o de adiestramiento, en funcin de la situacin
particular de cada trabajador.
En el ser humano existen tres reas de desarrollo3:
rea Cognoscitiva
Comprende aquellos procesos de tipo intelectual que influyen en el desempao de procesos, tales
como atencin, memoria, anlisis, abstraccin y reflexin. Esta rea propicia el conocimiento crtico
del mundo circundante, la informacin y las relaciones organizadas que la persona debe dominar.
Cuando se imparten cursos de capacitacin modificamos el rea cognoscitiva y esto se traduce en
los conocimientos.
3Grados Jaime A, Capacitacin y Desarrollo de Personal, Segunda edicin, Trillas, Mxico 2005, Mxico,Pg. 236-238
23
rea Psicomotriz
Es el dominio de habilidades especficas, hbitos y destrezas mentales, verbales y de movimientos
que las personas deben adquirir y desarrollar.
Cuando se imparten cursos de adiestramiento, modificamos el rea psicomotriz y esto se traduce
en un incremento en sus habilidades.
rea Afectiva
Constituye un conjunto de actitudes, valores y opiniones del individuo, que generan tendencias a
actuar a favor o en contra de las personas, los hechos y las estructuras; desde luego, dichas
tendencias intervienen en el desempeo del trabajo. Esta rea propicia el conocimiento de la
propia persona: valores, emociones, ideales, actitudes, sentimientos y preferencias que el individuo
debe desarrollar e integrar a su personalidad hasta lograr una plena caracterizacin.
2.1.3 NECESIDADES DE CAPACITACIN4
Al hablar de necesidades de capacitacin, se puede decir que estas se refieren a las carencias que
los trabajadores tienen para desarrollar su trabajo de manera adecuada dentro de la organizacin.
Por tanto, la Deteccin de Necesidades de Capacitacin debe ser un estudio comparativo entre la
manera apropiada de trabajar y la manera como realmente se trabaja.
Arthur J. Coldrick y Thomas P. Lyons, expresan que la necesidad de capacitacin es la diferencia
entre el desempeo real y requerido para la realizacin de sus actividades.
2.2 IMPORTANCIA DE LA DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIN (DNC) 5
La Deteccin de las Necesidades de Capacitacin exige cooperacin y compromiso de todos los
involucrados con el proceso y que se busca generar o modificar el comportamiento de los
colaboradores de la empresa.
Este anlisis es importante ya que:
Proporciona la informacin necesaria para elaborar o en su caso, seleccionar los eventos
que la empresa requiera.
Ayuda a detectar el momento ideal para realizar la capacitacin.
Propicia la aceptacin de la capacitacin, ya que prepara mejor al personal.
4Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 31 5Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 35
24
Genera los datos esenciales para realizar comparaciones a travs del seguimiento de los
estndares establecidos por la organizacin.
2.3 OBJETIVOS DE LA DETECCIN DE NECESIDADES DE
CAPACITACIN6
El diagnstico de necesidades de capacitacin pretende alcanzar los siguientes objetivos:
Determinar las situaciones problemticas de una empresa, clasificar los sntomas que se
presenten e investigar las causas que lo originaron.
Reunir la informacin necesaria para precisar la situacin idnea en que la institucin debe
funcionar (determinar lo que la empresa debera hacer).
Determinar el potencial de Recursos Humanos.
Determinar la situacin en que la empresa y sus colaboradores realmente cumplen sus
funciones (determinar lo que en realidad se hace)
Realizar un anlisis comparativo entre lo que debera hacerse o suceder y lo que en
realidad se hace o sucede, precisando las diferencias.
Determinar si las necesidades de los Recursos Humanos pueden satisfacerse con cursos
de capacitacin.
Definir y escribir quienes necesitan capacitacin, en que reas y cuando.
Determinar el nmero de participantes para cada proyecto, curso o programa.
Describir detalladamente las actividades de capacitacin que se van a realizar.
Precisar las evidencias encontradas que justifiquen las actividades de capacitacin,
adiestramiento y desarrollo que se van a llevar a cabo.
Establecer los planes y programas para efectuar las actividades de acuerdo con las
prioridades asignadas.
2.4 VENTAJAS DE LA DNC 7
Ahorra tiempo y dinero al dirigir los esfuerzos adecuadamente.
Permite que todas las actividades de capacitacin se inicien sobre bases slidas y
realistas.
Prev los cambios que se realizan en el futuro para que cuando estos se presenten, no
provoquen problemas.
6Grados Jaime A, Capacitacin y Desarrollo de Personal, Segunda edicin, Trillas, Mxico 2005, Mxico,Pg. 240 7Grados Jaime A, Capacitacin y Desarrollo de Personal, Segunda edicin, Trillas, Mxico 2005, Mxico,Pg. 241 y 242
25
Propicia le descubrimiento de fallas de personal y sienta las bases para evitar el problema
de falta de empleados aptos para los puestos de trabajo.
Descubre problemas en los procedimientos administrativos que estn afectando el
funcionamiento de la institucin.
Detecta las carencias de higiene en el trabajo y los problemas relativos al ambiente.
Descubre los problemas que se tengan con la maquinaria, los equipos y los materiales.
Descubre situaciones que estn originando problemas financieros.
Sienta las bases necesarias para la correcta evaluacin de puestos de trabajo, originando
la justa retribucin.
Establece criterios para administrar adecuadamente las promociones del personal, al
conocer sus capacidades actuales y sus potencialidades, lo cual se conoce en
capacitacin, como administrar las Graficas de Reemplazo.
Establece un programa de induccin para cada nivel ocupacional dentro de la institucin,
que sea aplicado a los nuevos colaboradores garantizando as su rpida integracin al
puesto y a las necesidades de productividad.
Genera una actitud agradable en todo el personal de la empresa hacia las actividades de
capacitacin, porque estas van a resolver problemas reales y concretos.
2.5 TIPOS DE NECESIDADES DE CAPACITACIN8
Segn Mendoza, las necesidades de Capacitacin pueden ser de dos tipos: Manifiestas y
encubiertas. Segn esta clasificacin las necesidades surgidas por algn cambio en la estructura
organizacional, por la movilidad del personal o como respuesta al avance tecnolgico de la
empresa, reciben el nombre de manifiestas, dado que son bastante evidentes. Su especificacin
no resulta por lo general muy complicada, es imprescindible conocer las metas de la gerencia y
mantener al da la planeacin de los Recursos Humanos.
El personal de nuevo ingreso, el que ser ascendido o transferido, el que ocupar un puesto de
nueva creacin, los cambios de maquinaria, herramientas, mtodos de trabajo y procedimientos,
as como el establecimiento de nuevos estndares de actuacin, representan necesidades
manifiestas. La capacitacin requerida para atender tales necesidades ha recibido el nombre de
capacitacin preventiva. Se presume que los cursos, o alguna otra modalidad debern impartirse
antes de que los trabajadores involucrados ocupen sus nuevos puestos o de que se establezcan
los cambios.
8Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 37-38
26
Por otro lado, las necesidades encubiertas se dan en el caso en el que los trabajadores ocupan
normalmente sus puestos y presentan problemas de desempeo derivados de la falta u
obsolescencia de conocimientos, habilidades o actitudes. En este caso el personal continuar
indefinidamente en su puesto y las acciones de capacitacin que presenten se denominarn
correctivas, dado que pretenden resolver la problemtica existente.
Tom H. Boydell introdujo en 1971 otra clasificacin: Necesidades organizacionales, ocupacionales
e individuales. A esta clasificacin se le puede agregar una categora ms: Departamentales.
Las necesidades de carcter organizacional segn Boydell se dan cuando se habla de debilidades
generales. Las departamentales son las que afectan a un rea importante de la empresa. Las
necesidades ocupacionales son las que se refieren a un puesto en particular. Las de tipo personal
son las necesidades de cada trabajador.
Donaldson y Scanell, por su parte dividen estas necesidades en Micronecesidades y
Macronecesidades. Una micronecesidad de capacitacin se da slo para una persona o para una
poblacin muy pequea. Las macronecesidades de capacitacin existen en un grupo grande de
empleados; frecuentemente en la poblacin completa de la misma clasificacin ocupacional.
Siempre que una empresa cambia una poltica o adopta un procedimiento universalmente
modificado, hay una presumible macronecesidad de macrocapacitacin.
2.6 INDICADORES PARA LA DETECCIN DE NECESIDADES DE
CAPACITACIN9
1. Empleados de nuevo ingreso.
2. Rotacin y transferencia de personal.
3. Ascensos y promociones.
4. Ausentismo.
5. Evaluacin del personal.
6. Solicitud expresa y precisa de un empleado o ejecutivo.
7. Resultado de exmenes.
8. Resultado de encuestas.
9. Datos estadsticos en general.
10. Quejas.
11. Estado concreto que enfrenta una empresa.
12. Expansin de la empresa.
9Siliceo Alfonso, Capacitacin y Desarrollo de Personal, Cuarta edicin, Limusa, Mxico, 2006,Pg. 48
27
13. El cambio en la empresa.
14. Rumores.
2.7 RESULTADOS DE LA DETECCIN DE NECESIDADES DE
CAPACITACIN
La Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC) es la primera actividad del proceso de
capacitacin a se vez proporciona informacin para elaborar o seleccionar las acciones pertinentes
por lo cual se deben de precisar los resultados a los que se desea.
Se debe de elaborar un informe el cual contenga los siguientes puntos:
a) Datos de Investigacin.
b) Procedimiento empleado.
c) Tcnicas de recopilacin de datos.
d) Actitud de trabajadores y supervisores.
e) Anlisis de la informacin recabada.
f) Resultados de la DNC.
g) Problemas que requieren soluciones diferentes de la capacitacin.
h) Observaciones.
2.8 PROCEDIMIENTO PARA DETECTAR NECESIDADES DE CAPACITACIN
Antes de empezar a describir los procedimientos existentes para realizar la Deteccin de
Necesidades de Capacitacin, vamos a definir procedimiento, segn Mendoza Nez
procedimiento es la sucesin definida de condiciones y etapas para lograr un fin determinado o
el modo caracterstico de enfrentar cierta labor.
Cabe destacar que existe una clara diferencia entre los procedimientos para determinar
necesidades de capacitacin encubiertas y manifiestas as como la disponibilidad de recursos
tcnicos y econmicos, condicionan algunas variantes en los procedimientos por seguir, as como
la seleccin de las tcnicas de investigacin.
Hoy en da en Mxico son pocas las empresas que cuentan con un departamento o rea
especializada en la capacitacin y son menos empresas todava las que realizan un trabajo serio
en materia de Deteccin de Necesidades de Capacitacin.
Es muy comn que las empresas grandes sean aquellas que cuentan con departamentos o reas
de capacitacin y formacin de para los empleados.
28
2.8.1 PROCEDIMIENTO PARA LA DETECCION DE
NECESIDADES MANIFIESTAS
Cabe recordar que en esta clasificacin quedan comprendidos nuevos ingresos, promociones,
transferencias, cambios de maquinaria, cambios de herramientas, cambios de procedimientos, de
polticas e incrementos de estndares.
Todos esos casos se pueden considerar necesidades previsibles de Recursos Humanos. A este
respecto es necesario considerar que el procedimiento que se describir busca definir la extensin
de las necesidades de capacitacin:
Nmero y nombres de trabajadores afectados.
Puesto (s).
Tarea o tareas de conocimientos nuevos.
Fechas en que deben estar capacitados los trabajadores.
Evidentemente, aunque todas las necesidades manifiestas sean susceptibles de predecirse,
cuando existe conciencia de capacitacin e infraestructura para detectarlas, el procedimiento
empleado vara de caso a caso.
En trminos generales las necesidades de capacitacin pueden agruparse en tres categoras que
son:
a) Referentes a algunos conocimientos o informacin no relacionadas directamente con las
tareas del puesto.
b) Relacionadas solamente con algunas tareas del puesto.
c) Aquellas que implican el aprendizaje del puesto de trabajo completo.
29
2.8.1.1 REFERENTES A ALGUNOS CONOCIMIENTOS O
INFORMACIN NO RELACIONADOS DIRECTAMENTE CON LAS
TAREAS DEL PUESTO10
Algunos ejemplos son el cambio de polticas, caractersticas de nueva materia prima, introduccin
de un reglamento, etc.
Este sin duda es el caso ms simple de los tres antes mencionados. Aqu basta precisar el
contenido temtico y los trabajadores implicados.
Se entiende que es conveniente registrar los puestos que ocupan estos y algunas de sus
caractersticas personales para que con base en ello se puedan planear la accin de capacitacin
que sea necesaria. En estos casos no se exige una capacitacin ni larga compleja; el problema
que se resolver puede ser de importancia e involucrar puestos diferentes.
Este tipo de capacitacin est ntimamente relacionado con el sistema de informacin de la
empresa.
Este tipo de previsin de necesidades facilita el diseo de la accin que se estime ms
conveniente. Por lo general los beneficios que se atribuyen a este tipo de capitacin son tangibles
y obtiene una respuesta adecuada por parte del personal dado que es de corta duracin y se
comprende su relacin con problemas o situaciones inmediatos de la empresa.
2.8.1.2 RELACIONADAS SOLAMENTE CON ALGUNAS
TAREAS DEL PUESTO 11
Se presentan cuando los trabajadores son transferidos, cuando se cambia el contenido del puesto
cuando son modificados los equipos, las herramientas o los procedimientos. En algunos casos las
promociones pueden quedar en esta categora.
El procedimiento que se ha de seguir, consiste de las siguientes etapas:
1. Obtenga descripcin del puesto y de las caractersticas de los equipos, de las
herramientas o del procedimiento nuevo.
2. Elabore una descripcin del puesto y de las caractersticas de los equipos, de las
herramientas o del procedimiento nuevo.
3. Comprelos para definir las tareas con necesidades de capacitacin, las partes del
procedimiento que se requieren ser aprendidas o las operaciones relacionadas con los
nuevos equipos o herramientas. Tericamente, parte de lo que los trabajadores conocan
10Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 48 11Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 49
30
ser utilizado y lo que se hace, por consiguiente en esta etapa, es obtener la diferencia, que es
lo que no se conoce.
4. Especifique los trabajadores y puestos involucrados, as como las caractersticas del
personal con necesidades.
5. Precise la fecha en que deben estar satisfechas las necesidades, ya sea porque se
efectuarn las transferencias o los ascensos, o se introduciran los cambios tecnolgicos.
Esta categora de necesidades manifiestas es evidentemente la ms complicada de las tres, en
especial si se considera un factor hasta ahora no sealado y que se resume en esta pregunta:
Conocen suficientemente los trabajadores las tareas, los equipos y los procedimientos anteriores
de modo que la comparacin en abstracto- arroje automticamente las necesidades?
Si la respuesta es positiva, el supuesto es correcto; en caso contrario, adems de la comparacin
es necesario cuantificar el nivel de conocimientos de los trabajadores, para obtener con precisin
las necesidades.
2.8.1.3 AQUELLAS QUE IMPLICAN EL APRENDIZAJE DEL PUESTO DE TRABAJO COMPLETO 12
Ya sea porque es de recin ingreso, o porque el que ocupa es muy diferente del que cubrir en
corto plazo (promocin o transferencia). La determinacin de necesidades es relativamente
sencilla. El procedimiento que se recomienda comprende:
1. Recabar o elaborar una descripcin de puestos.
2. Definir estndares de puestos si esto es posible.
3. Analizar las tareas. Aqu conviene excluir las tareas poco frecuentes, las muy simples o
aquellas tan complejas que deben constituir una segunda etapa de capacitacin, que se
proporcionara cunado el trabajador ya disponga de los conocimientos y habilidades
bsicos. Conviene recordar que muchas de las destrezas (rapidez, exactitud, etc.)
involucradas en algunos puestos de supervisin.
4. Precisar tareas en que en necesario capacitar.
5. Especificar a los trabajadores implicados y sus caractersticas personales.
6. Indicar la fecha en que las necesidades deben estar satisfechas.
12Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 50
31
Procedimiento de Determinacin de Necesidades Manifiestas13
13Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 51
Las necesidades conciernen solamente algunos conocimientos o informacin no relacionados directamente relacionado con las tareas del puesto de trabajo
Comprende nicamente algunas tareas del puesto?
Defina los conocimientos o informacin necesarios que debe conocer el personal
Obtenga descripcin del puesto, caractersticas de equipos o herramientas o procedimientos anteriores
Obtenga o elabore descripcin del puesto, caractersticas de equipos o herramientas o procedimientos nuevos
Comprelos para precisar tareas en que se requiere capacitacin.
Especifique trabajadores y puestos implicados, as como caractersticas de los primeros
Precise fecha en que debe estar capacitado el personal
Si
No
No
Implican el aprendizaje del puesto completo?
Recabe o elabore descripcin de puesto, o en su defecto, lista de tareas
Analice tareas
Obtenga descripcin del puesto, caractersticas de equipos o herramientas o procedimientos anteriores
Defina estndares de
desempeo
Si
32
Ahora bien, Que se sugiere hacer una vez que se ha definido la naturaleza y extensin de las
necesidades de tipo manifiesto?
En primer trmino vale la pena estudiar la situacin y decidir, especialmente para los nuevos
ingresos y las promociones, si conviene preparar internamente los Recursos Humanos que se
requieren, o si es ms factible y econmico obtenerlos, con la preparacin que se desea, del
mercado laboral. Para esos efectos conviene analizar cuidadosamente las polticas de la empresa
y otra serie de factores relacionados con la administracin de personal y con la urgencia de las
necesidades. En algunos casos es preferible reclutar y seleccionar trabajadores, en vez de
capacitar a los propios.
A continuacin se describe que hacer en caso de que no sea posible obtener Recursos Humanos
calificados del exterior, se definen alternativas para capacitar a los trabajadores de la empresa.
Aqu se puede echar mano de recursos externos o internos de capacitacin, en cuyo caso la
magnitud de las necesidades, su especializacin y la existencia de instructores e instituciones de
capacitacin deben considerarse consenciudamente.
En el siguiente diagrama se presenta de manera grfica lo antes descrito.
33
Diagrama de necesidades manifiestas14
14Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 53
Necesidades previsibles de Recursos Humanos
Naturaleza Ampliacin. Nuevos ingresos. Promociones. Transferencias. Cambios en contenido de puestos. Nuevas polticas o estndares
Defina naturaleza y extensin de las necesidades
Extensin Numero de trabajadores afectado. Puestos, tareas o reas de conocimientos nuevos. Fechas en que debe disponerse de personal nuevo.
Es posible obtener del exterior los Recursos Humanos calificados?
Defina alternativas para la capacitacin
Pruebe alternativas y registre experiencias
Lo permiten las polticas y relaciones obrero patronales? Existe oferta de personal calificado a los niveles de sueldos de la empresa? Se dispone de eficiente sistema de Reclutamiento y Seleccin? Es suficiente el tiempo disponible?
Externas Micronecesidades. Cuando resulte ms econmico y tcnico. La empresa no cuenta con recursos de capacitacin adecuados.
Internas No hay agencia o instructor externo competentes o que dominen la problemtica de la empresa. Macronecesidades. Disponibilidad de infraestructura de capacitacin propia.
Reclute
y Seleccione
Si
Si
No
No
34
2.8.2 PROCEDIMIENTO PARA LA DETECCION DE NECESIDADES
ENCUBIERTAS15
Las necesidades de capacitacin no previsibles son individualmente las que mayores dificultades
presentan, en cuanto a su determinacin. La razn de ello es muy simple, dado que se encuentran
inmersas dentro de innumerables variables, muchas de las cuales son difciles de tipificar tales
como:
Actitudes del personal.
Estilos de Liderazgo.
Clima de la empresa.
Factores motivacionales.
Costumbres
Perjuicios y cultura de los trabajadores y directivos.
Por otro lado conviene recordar que uno de los criterios que ms ampliamente se emplean como
punto de referencia para definir las necesidades cambia con el tiempo y esta expuesto a fuerzas
ajenas a la empresa y al propio trabajador en muchas ocasiones: el desempeo.
Conviene recordar que los procesos de reclutamiento y seleccin juegan inicialmente un papel
para lograr acercarse al ideal de las caractersticas establecidas por la especificacin del puesto,
pero que de all en adelante, falta combinar convenientemente mltiples factores.
Ahora bien como dos principios valiosos conviene establecer que la determinacin de necesidades
se vuelve ms compleja a medida que:
1. El desempeo del puesto esta influido en gran medida por variables ajenas al mismo; esto
es, cuando existe una fuerte interdependencia respecto a otras personas o a las
caractersticas que puede tener el material, el componente del proceso, etc. que se
reciben.
2. Se asciende la escala jerrquica del puesto, con lo cual el nivel de responsabilidades, la
importancia de las decisiones y la complejidad de las tareas aumentan necesariamente.
Cuando el resultado del puesto depende casi exclusivamente del trabajador y la labor es sencilla la
determinacin de necesidades es relativamente simple.
15Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 52
35
En cuanto al procedimiento para detectar este tipo de necesidades es preciso introducir un
concepto de gran valor, que significa la conceptualizacin de la labor que se va a realizar: el nivel
organizacional en el que se inicia.
La duracin y costo de la determinacin de necesidades encubiertas resultan completamente
diferentes si se parte de la empresa como un todo y si se investiga exhaustivamente, que si se
toma nada mas una situacin critica de la misma.
As se sugiere diferenciar cuatro niveles de iniciacin de la determinacin de necesidades
encubiertas:
La empresa completa.
Un rea crtica.
Un puesto.
Una situacin.
Es evidente que una investigacin de toda la empresa desembocar necesariamente en el estudio
de puestos y situaciones; lo inverso no resulta necesariamente lo mismo.
Se sabe que la Deteccin de Necesidades de Capacitacin no recibe toda la atencin que se
merece y los recursos destinados a ella son escasos. De all la importancia de preguntarse:
A qu nivel conviene iniciar la determinacin de necesidades encubiertas?
Qu razones organizacionales y de presupuesto apoyan esto?
Esta claro que lo ideal es realizar el trabajo en toda la empresa y de manera permanente pero
algunas consideraciones o sealamiento especficos pueden ser fructferos y oportunos para la
capacitacin.
A continuacin se presentan los procedimientos para determinar las necesidades encubiertas:
36
Procedimientos para detectar las necesidades encubiertas16
16Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 55
Inicio La empresa completa
Bsqueda de evidencias generales
Seleccin de reas criticas
rea critica
Especificacin de evidencias
Seleccin de puestos prioritarios
Puestos prioritarios
Obtencin de descripcin de puesto o lista de tareas
Definicin de estndares de desempeo
Seleccin de tcnicas y elaboracin de instrumentos
Situacin crtica
Aplicacin de tcnicas
Anlisis de informacin
Inicio
Inicio
Inicio
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2.8.2.1 DETECCCION DE NECESIDADES DE
CAPACITACIN EN LA EMPRESA COMPLETA17
Primera Etapa: Bsqueda de Evidencias Generales.
Esta es la parte de la parte de la determinacin en la que el especialista en capacitacin suele
enfrentar mayores problemas; la cantidad de hechos e informacin que sea posible recabar as
como la interpretacin de los mismos suele ser abundante y poco clara.
Arthur J. Coldrick y Thomas P. Lyons sugiere que se considere la lista de datos tpicos en el
entendido de que el interpretar un solo hecho resulta, por lo general, insuficiente para justificar que
se recomiende determinada capacitacin:
Poltica de la empresa y objetivos.
Desempeo de la empresa.
Clima de la firma y estilo Gerencial.
Desempeo de la Supervisin.
Desempeo del operador.
Movimiento del personal.
Quejas de los clientes.
Estructura de edad.
Relacin entre los trabajadores directos e indirectos.
Frecuencias de conflictos que implican relaciones industriales.
Utilizacin de material.
Revisin de ventas.
Costos directos del trabajo.
Es evidente que la lista puede ampliarse pero los autores Arthur J. Coldrick y Thomas P. Lyons
han clasificado evidencias generales de problemas y sntomas en cuatro categoras: Produccin,
organizacin, conducta de los grupos de trabajo y la moral, se presentan varios problemas
subyacentes en su investigacin:
17Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 56
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1. Dificultad para conseguir las cifras y los hechos sealados, ya sea por que se desconfa
del uso que podra drseles, o simplemente en muchas empresas no existen. Mucha de
esa informacin solo es manejada por la alta gerencia y se ve con desconfianza a quien
desea obtenerla, aun cuando tenga una sana y slida razn para conocerla.
2. La necesidad de poseer una adecuada preparacin administrativa y tcnica para
comprender los indicadores. Muchos de ellos deben interpretarse con ayuda de
especialistas y debe recordarse que es muy aventurado formular hiptesis respecto a las
causas de alguna anomala, toda vez que cada indicador esta rodeado de varios y a veces
complejos subsistemas, entre ellos el humano.
Es indudable que las evidencias y sntomas generales de problemas son ms fciles de recopilar
en empresas bien organizadas y que dispongan de adecuados sistemas de informacin (archivos
de produccin, ventas, contables, de personal, de control de calidad, etc.); pero hay que evaluar
cuidadosamente el balance entre el valor de los datos recopilados y el costo implicado.
Difcilmente
Una empresa aprobara una auditoria administrativa solo para cubrir una etapa de la Deteccin de
Necesidades de Capacitacin.
Hay que considerar mucha precaucin, a la luz de los recursos de que se disponga y del papel
que juega la capacitacin en la empresa, la sugerencia de algunos autores respecto a la definicin
de objetivos organizacionales.
Donaldson y Scanell incluyen como primera etapa de la deteccin de necesidades la exploracin
de varios indicadores y partir de ellos la comparacin del rendimiento actual con los estndares
existentes; en caso de que estos no existan, recomendar establecerlos. Por su parte Nava
Corchado plantea las siguientes interrogantes dentro del diagrama para determinar las
necesidades de capacitacin y entrenamiento:
Se sienten definidos operacionalmente los objetivos de los departamentos?
Se sienten definidos operacionalmente los objetivos seccionales?
Si la respuesta es afirmativa, el paso siguiente es medir el desempeo de los departamentos y las
secciones, para posteriormente definir si este es menor que el planteado por los objetivos. Se
indica que es necesario elaborarlos.
La segunda fase de este procedimiento consiste en determinar la situacin real, lo cual proporciona
el segundo parmetro de comparacin.
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Se entiende que es sano para toda empresa y para cada una de sus reas contar con los objetivos
claramente definidos- de ser posible de manera operacional (son susceptibles de ser
cuantificados). En esta etapa la deteccin de necesidades de capacitacin al punto que se corren
tres riesgos: producir un enfrentamiento con los directivos por la profundidad y duracin del
trabajo, ahogarse en un conjunto de informacin de cuestionable valor para los efectos que se
desean y comprometerse en una labor de la que ser difcil salir con xito.
En este punto es conveniente recordar que la etapa de la DNC que se esta tratando consiste en
la bsqueda de evidencias generales, que den las pautas para profundizar la investigacin en un
rea determinada y que una vez cubierta esta fase pase a la siguiente prioridad, as sucesivamente
hasta concluir, de momento, con toda la empresa.
En esas circunstancias se da por hecho que el conocimiento de tal o cual problema significa
nicamente recabar un sntoma de que algo no funciona de manera adecuada y no de que
automticamente debe administrarse capacitacin. As que resulta muy aventurado y poco
fructfero para esos fines elaborar en colaboracin con los directivos y siempre que sea factible, los
objetivos para as posteriormente proceder a su comparacin con el desempeo real que tambin
resulta problemtico de cuantificar, de la empresa o de una de sus partes. En esta ultima instancia,
la determinacin de necesidades encubiertas culmina en un a nivel individual y solo all cobra
sentido hablar de justificacin de la capacitacin en trminos de problemas particulares de
produccin, organizacin, etc.
Segunda Etapa: Seleccin de reas Crticas.
A partir de las evidencias generales y del anlisis que se haga de las mismas se detectan y
jerarquizan las reas crticas de la empresa. Estas pueden ser desde gerencias, direcciones,
departamentos, secciones u oficinas.
El anlisis de las evidencias generales que se efectu, deber proponer algunas hiptesis sobre el
origen de los problemas, la siguiente clasificacin puede ser suficiente:
Falta de conocimiento, actitudes y habilidades del personal.
Otras causas organizacionales: Materia prima fuera de especificaciones, equipo obsoleto,
descomposturas frecuentes, falta de programacin.
Es indudable que comnmente que cualquier anomala que se presente en la empresa es
originada por alguna decisin humana, por lo que se puede sealar que lo que se ha afirmado
como otras causas organizacionales, puede implicar necesidades de capacitacin de los
directivos, mandos medios supervisores , etc.
Ahora bien los criterios que se empelan para seleccionar las reas crticas son:
Grado en que obstaculizan el logro de las metas de la empresa.
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Monto de las perdidas directas e indirectas que ocasionan.
Entorpecimiento de las labores de otras reas ( cuellos de botella)
Amplitud de las necesidades de capacitacin (macronecesidades) y/o importancia de las
mismas.
Incapacidad para absorber las nuevas metas que se estn planteando.
2.8.2.2 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
EN REA CRTICA18
Tercera Etapa: Especificacin de Evidencias en el rea Crtica.
La labor del investigador en esta etapa consiste en precisar, lo mejor posible, la magnitud de la
problemtica del rea. Se puede echar mano, para ello, de datos y factores similares a los ya
sealados as como de entrevistas y observaciones. De esta informacin se pasa a seleccionar los
puestos prioritarios del rea investigada, que sern estudiados a detalle
Los mismos criterios seleccionados para determinar las reas crticas pueden ser tiles para
seleccionar y dividir los puestos prioritarios. Cabe destacar que la informacin que proporcionen los
jefes de rea pueden ser resulta de valor para cubrir esta etapa.
2.8.2.3 DETECCION DE NECESIDADES DE
CAPACITACIN EN PUESTO CRTICO 19
Cuarta Etapa: Obtencin de la Descripcin del Puesto o de la Lista de Tareas.
Aqu como la etapa anterior, prosigue el procedimiento de DNC o se inicia cuando por alguna
razn se ha escogido el puesto sujeto a investigacin.
La etapa consiste en recabar la descripcin del puesto o hacer un listado de tareas del mismo. Ello
obedece a que es necesario conocer el contenido del puesto para elaborar los instrumentos de
investigacin que impliquen las tcnicas seleccionadas, lo ideal es determinar las tareas que
desconoce el personal, para lo cual se precisa conocer las labores del puesto.
En virtud del problema y del costo que representa aplicar la tcnica de anlisis de puesto, se
recomienda en caso de que la empresa no cuente con descripciones de puestos elaborar una lista
de tareas bsicas. Con esta se puede pasar a la siguiente etapa evitando un trabajo arduo que
pude ser tan largo y complicado como la Deteccin de Necesidades de Capacitacin.
18Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 60 19Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 61
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Cuando existe descripcin de puesto y condiciones que lo permiten, puede definirse el estndar de
desempeo o las normas de actuacin. Este ser un excelente instrumento para comparar el
desempeo de los trabajadores con su situacin real, lo cual ayudara definir las necesidades de
capacitacin; esto es, que no solo incluya la descripcin convencional y las especificaciones, si no
que tambin el sealamiento de cmo, cuando, para que y con que precauciones se realiza cada
una de las tareas del puesto.
Por otro lado, cualquiera que sea la descripcin de puesto existente, esta ser de valor incluso si
es necesario actualizarla. Si se decide elaborar la descripcin de puesto es recomendable utilizar
un formato con fines de adiestramiento y capacitacin.
2.8.2.4 DETECCION DE NECESIDADES DE
CAPACITACIN EN SITUACION CRTICA 20
Quinta Etapa: Seleccin de Tcnicas y elaboracin de instrumentos.
Esta etapa contina el procedimiento o es el punto de partida para investigar alguna situacin
determinada, por ejemplo: de seguridad industrial, de desperdicios de relaciones interpersonales,
etc.
Para seleccionar las tcnicas de determinacin de necesidades de capacitacin es necesario
considerar varios factores:
El numero de sujetos a investigar.
El nivel jerrquico de los mismos.
Las caractersticas de los sujetos, en especial de su escolaridad.
Los puestos que ocupan.
El tiempo y los recursos disponibles.
Los conocimientos y habilidades del investigador.
Las caractersticas de las tcnicas.
A partir de esta informacin se escogen, como mnimo dos tcnicas: Una para investigar
directamente a los trabajadores y la otra para que su jefe inmediato proporcione su punto de vista
sobre las necesidades de sus subordinados. Des este modo se obtienen resultados por parte del
personal involucrado, con lo cual se recaba informacin de dos fuentes; se aumenta la objetividad
y se introduce un elemento participativo en la determinacin de necesidades de capacitacin.
El conocimiento y dominio que tenga el investigador de las tcnicas le permitir aprovecharlas con
sus ventajas y desventajas, para aquellas situaciones que sena mas recomendables. 20Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 62
42
Sexta Etapa: Aplicacin de Tcnicas de Deteccin de Necesidades de Capacitacin.
Es en esta etapa cuando se recaba la informacin sobre la necesidades de capacitacin, en los
trminos que se sealaron previamente; tareas en las que existen diferencias originadas por la
falta de conocimientos y habilidades, problemas que lo justifican nombres y caractersticas de los
trabajadores con necesidades. Es inaudible que con las tcnicas se efecta el acopio de
informacin, la cual tiene que analizarse en la etapa siguiente. El procedimiento de aplicacin de
las tcnicas tambin se describir mas adelante.
Sptima Etapa: Anlisis de informacin
La aplicacin de las tcnicas de deteccin de necesidades de capacitacin arroja un cmulo de
datos que es necesario revisar la organizacin y estructura de la informacin depender en primera
instancia de las tcnicas empleadas.
La parte medular del anlisis de la informacin consiste en comparar, cuando se trabajo de esta
manera, los datos que proporcionaron el jefe de los sujetos investigados y ellos mismos. Cabria
esperar algunas ligeras discrepancias entre dichas fuentes de informacin, pero si estas son serias
es conveniente plantear una hiptesis sobre su origen y en funcin de ello seleccionar
nuevamente otras tcnicas de investigacin y aplicarlas, a efecto de esclarecer las cosas. La
diferencia mas comn reside en que los trabajadores y sus jefes tienen una concepcin distinta
de las cuales son las necesidades de capacitacin y de las causas que lo justifican.
Es evidente que el propio trabajador puede estar consiente de sus propias necesidades de
capacitacin, pero esta situacin varia mucho de caso a caso, en algunas ocasiones los propios
trabajadores pueden ocultar informacin que a su juicio podra ser utilizada para causarles dao.
El investigador debe estar atento a todo este tipo de situaciones y darle crdito a todo aquello en
lo cual este apoyando los hechos, asegurndose de que no sena simples opiniones o comentarios
infundados. Si a determinacin de necesidades ha partido de un rea o puesto crtico, la
especificacin de las evidencias es un buen punto de partida para no dejarse engaar. El
especialista en capacitacin requiere contar entre sus habilidades la de poder discriminar
diferentes variables que afectan el desempeo de los trabajadores.
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Adems de las necesidades de capacitacin existen por lo menos tres grupos de variables que
pueden explicar el mal desempeo de los trabajadores y consiguientemente ser la causa de
problemas:
Problemas Organizacionales: Equipo en malas condiciones, materia prima fuera de
especificaciones, carencia de herramientas apropiadas, desorganizacin, etc.
Falta de aptitudes del personal: Psicomotrices, intelectuales, de personalidad, etc. (el
trabajador no puede)
Falta de motivacin: Los trabajadores no quieren no se esforzaran por realizar la labor que
se espera de ellos (el trabajador carece de estmulos para realizar la tarea)
Esto da una idea de la complejidad que involucra el desempeo del personal y de la atencin
requerida para no incurrir en serios errores de apreciacin en la determinacin de necesidades.
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Anlisis de informacin de la determinacin21
21Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 65
Aplicacin de
tcnicas
Anlisis de informacin
Incluya sugerencias de solucin en el informe
Los trabajadores presentan pobre desempeo por maquinaria, materia prima, supervisin, etc.inadecuados?
Los trabajadores carecen de aptitudes (no pueden)?
Los trabajadores no estn motivados para realizar sus labores (no quieren)?
Recomiende estudio
psicologico
Sugiera revisin de polticas de personal y en especial del programa de motivacin
Los trabajadores carecen de conocimientos, habilidades y actitudes exigidos por su puesto?
Hay necesidades de capacitacin
Elaboracin del informe
de DNC
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Octava Etapa: Elaboracin del Informe de Deteccin de Necesidades de Capacitacin.
La ltima etapa de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin es comn tanto a las de tipo
manifiesto como a las encubiertas el informe es importante porque:
Describe la situacin tal como fue investigada en un lugar y tiempo determinados, lo cual
es la mejor prueba del carcter sistemtico de la capacitacin constituye un valioso
precedente.
Facilita la presentacin de las necesidades localizadas as como de los procedimientos
seguidos.
Incluye el conjunto de datos (deficiencias, evidencias, etc.) que permitirn efectuar el
procedimiento de la capacitacin.
Proporciona antecedentes indispensables para seleccionar y/o elaborar los cursos de
capacitacin que sean requeridos, y para orientar con exactitud a los instructores sobre las
fallas con los grupos con que trabajan.
Como todos los informes tcnicos, este deber ser claro, preciso y tener buena organizacin. El
inters que pueda despertar esta determinado en parte por esos factores, los que se recomienda
cuidar.
2.9 TCNICAS PARA DETECTAR NECESIDADES DE CAPACITACIN22
Las tcnicas utilizadas para la DNC son aquellas que nos vayan a ayudar a recolectar informacin
de utilidad para conocer las reas, puestos y personas con necesidades de capacitacin.
Las tcnicas para la DNC pueden ser tan sencillas como una entrevista o tan complejas que son
realizados y aplicados por centros de evaluacin especializados en la materia.
Dentro de las tcnicas para la DNC mas utilizadas, segn un estudio realizado a 9 autores
diferentes, encontramos que estas son:
Entrevista.
Pruebas de desempeo.
Cuestionario.
Reuniones de grupo tipo corrillos.
Observacin.
Comits.
22Mendoza Nez Fernando, Manual para Determinar Necesidades de Capacitacin, Quinta edicin, Trillas, Mxico, 2005,Pg. 69
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Encuesta.
Lista de verificacin.
Tcnica de las tarjetas.
Inventario de habilidades.
Evaluacin de meritos.
Lluvia de ideas.
Simulacin.
Periodo de actuacin.
Planeacin de carrera
Phillipis 66.
Acuario.
Charola de Entrada.
Para poder aplicar estas tcnicas es necesario conocer cierta in