TALLER GESTION DOCUMENTAL

ELIZABETH YAIMA GOMEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

GESTION DOCUMENTAL II FLORENCIA

2015

TALLER GESTION DOCUMENTAL

ELIZABETH YAIMA GOMEZ

JAIRO HERNAN DIAZ ARIAS

Docente

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA

Y ARCHIVSTICA GESTION DOCUMENTAL II

FLORENCIA 2015

INTRODUCCION

La realizacin de este taller tiene como finalidad identificar cules son los procesos de

la gestin documental, las diferentes etapas de los documentos, la clasificacin de los

mismos teniendo en cuenta su ciclo vital y su disposicin final.

Reconocer la importancia de las unidades de Correspondencia y la gestin que realizan

al interior de cada entidad.

Interiorizar ms acerca de la normatividad dispuesta para cada uno de los procesos de

gestin documental, como las entidades del estado o aquellas privadas que cumplan

funciones pblicas deben regirse por las normas establecidas.

RESPUESTAS TALLER

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? AGRUPACIONE DOCUMENTALES Los documentos se renen en agrupaciones naturales, atendiendo a su formacin original, y artificiales, atendiendo a situaciones subjetivas. Entre las primeras: el fondo, la seccin, la serie, la unidad archivstica. Entre las segundas: las denominadas secciones ficticias y las colecciones. NATURALES. Son las que se dan escalonadamente, en atencin a su origen. Fondo: Totalidad de la documentacin producida, acumulada y/o recibida por una institucin o persona, cuya organizacin refleja la estructura o las funciones de su entidad generadora. El fondo es el resultado de una primera aplicacin del principio de procedencia y vincula a la totalidad de los documentos producidos por una institucin. Subfondo y/o seccin: Subdivisin del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre s que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institucin u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia documentacin. Las secciones o subfondos son el resultado de una segunda aplicacin del principio de procedencia. Subseccin: Divisin de la seccin realizada en virtud de la estructura orgnica y las lneas de accin de entidad generadora del fondo. Serie: Conjunto homogneo de documentos producidos de manera continuada o seriada como resultado de una misma actividad, la cual tiende a repetirse indefinidamente en el tiempo. Es equivalente a tipologa documental. Las series son el resultado de la aplicacin del principio de orden original y responden al carcter seriado de los documentos. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin. CLASIFICACION: es la labor intelectual mediante la cual de identifican y establecen las Series que componen cada agrupacin documental. Es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organizacin de archivos tendientes a controlar, recuperar, y conservar la informacin contenida en los documentos para su utilizacin administrativa, jurdica y cientfica. La Clasificacin permite la identificacin y el agrupamiento sistemtico de documentos semejantes con caractersticas comunes, teniendo como base la estructura orgnico- funcional de las instituciones y los trmites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

ORDENACION: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin. La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos. La ordenacin determina qu documento va primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado. Sin embargo, la ordenacin no solo es una disposicin fsica coherente de documentos, tambin es el testimonio de la gestin, de los trmites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinmica administrativa (movimientos en el tiempo). DESCRIPCION: Conjunto de tcnicas archivsticas por medio de las cuales se brinda una representacin exacta de la unidad documental en cuestin, tanto en lo que respecta a sus caractersticas internas (informacin) como externas (soporte, estado fsico, etc.). La descripcin se realiza en varios niveles (conocidos como niveles de descripcin), mismos que coinciden con las agrupaciones documentales mencionadas: Fondo, seccin, serie, expedientes y documentos. 2. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

R/. Diferencias entre Ordenacin y Clasificacin

Si la clasificacin se puede entender como un proceso mediante el cual se establecen las diferenciaciones de las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta el principio de procedencia.

La ordenacin se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.

La clasificacin relaciona grupos documentales entre s.

La ordenacin relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie.

La clasificacin hace referencia a la estructura documental.

La ordenacin hace referencia a la secuencia, a las relaciones de causa-efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie.

3. Qu se refleja con la Clasificacin? R/. La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institucin. 4. Qu implica la clasificacin?

R/. La clasificacin implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin. 5. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de

ellos?

R/. La clasificacin se basa en los principios de procedencia y orden original. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y subsecciones documentales. Los institucionales estn referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad. Los productores administrativos, la procedencia est dada por las dependencias en que estn organizadas las instituciones de acuerdo a la estructura orgnica. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trmite. Se debe establecer el orden primitivo, atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trmite administrativo. El orden original se relaciona con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolucin de un asunto, que por funcin le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada, esta estn definidas en actos administrativos. 6. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en

la Clasificacin? R/. Las funciones comunes son aquellas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad son funciones administrativas genricas. Las funciones especficas desarrollan la misin de la entidad y constituyen su razn de ser, hacindola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las reas tcnicas.

7. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin? La clasificacin documental debe reflejar la misin, objetivos y funcionamiento de la entidad que produjo los documentos, para que esto se deben aplicar los pasos metodolgicos. Estos son:

IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTORES Identificacin de las agrupaciones documentales contenidas en los actos administrativos de creacin y reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.

ESTRUCTURA ORGANICA

Identificacin de las secciones y subsecciones documentales, recopilacin de los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecen la jerarqua de las dependencias esto es nivel directivo y subalternos. Se recopila la informacin sobre la estructura orgnica de la entidad.

Organigramas Creacin y supresin de dependencias Manuales de funciones Manuales de procedimientos Reglamentos internos

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

Se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar las funciones cada entidad establece trmites y procedimientos administrativos que se reflejan en la produccin documental. Esta actividad origina la unidad documenta, la cual reunida con otras de estructura y contenido homogneos conforman la Serie Documental 8. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Es entendida como una unin de documentos en pro de generar una accin administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin con motivo de su creacin. Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unin. .

9. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de cada una.

R/. Definicin de Unidad Documental Simple y Compuesta Unidad documental simple (documento singular o suelto): La unidad archivstica ms pequea, intelectualmente indivisible, Ejemplo: Cartas, Informe. Unidad documental compuesta (expediente): Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por el productor o durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. En este sentido, constituye la historia del asunto en cuestin, el testimonio del proceso administrativo. El expediente es generalmente la unidad bsica de la serie. Algunas agrupaciones parecidas al expediente son: Registro: Reunin de documentos que no tiene relacin con el otro, sino que han sido agrupados slo por su funcin de control. Ejemplo: Historias Laborales, Contratos. 10. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

R/: Tipos Documentales Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos. Ejemplo: Resoluciones, Actas. Decretos 11. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que

atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final,

siendo esta su eliminacin o su conservacin permanente. Esto se debe llevar a cabo

con base en los criterios establecidos desde su creacin por cada entidad o los valores

adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y

secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad

para la administracin y valor secundario es el que pueden tener para la investigacin

histrica).

La teora del ciclo vital de los documentos fue planteada en el ao de 1947 por una

comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes volmenes de informacin

que posean y lo complejo que era el tema de la localizacin de los documentos no solo

en su organizacin tambin en la mayora de las entidades tanto pblicas como

privadas alrededor del mundo.

Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los

documentos de archivo dentro de una organizacin, estas son:

Primera edad: Cubre desde la creacin del documento y el trmite de la informacin

que contiene.

Segunda edad: informacin que no es consultada frecuentemente pero que todava

tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de

consulta.

Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede

utilizar como documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin estrecha

con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de

Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de Retencin

Documental y por las Tablas de Valoracin Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por ser de uso

frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan ms

de cincuenta aos.

Los documentos del archivo histrico se conservan definitivamente. Corresponde a los

archivos histricos.

Para la correcta comprensin de cmo se decide el tiempo de permanencia de los

documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes

trminos

12. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 (VINCULADO EN EL DECRETO 1080) Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.

13. DECRETO 2609 DE 2012 EN EL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL

Planeacin: Establecer lineamientos para la recepcin, distribucin, trmite de

comunicacin oficiales y otros envos postales de SENA, de acuerdo

con las disposiciones de ley.

Produccin: al comenzar el ao se iniciara la radicacin consecutiva a partir de 00001, utilizando el aplicativo OnBase implementado por la entidad para el control y tramite de las comunicaciones oficiales, tanto en soporte fsico como electrnico, documentos normativos y contractuales con el objeto de dejar constancia de la fecha, hora y numero de radicacin que garanticen la identificacin del documento. Gestin y Trmite: todas las comunicaciones oficiales que reciba la entidad se direccionaran siempre al funcionario o persona a cargo de la dependencia destinataria, sin excepcin, aunque estn dirigidas a otro funcionario o a otra persona de la misma dependencia.

Organizacin: En desarrollo del Proyecto de Oficina sin Papel, la entrega de las comunicaciones en soporte fsico, a las dependencias destinatarias, solamente se realizar cuando la dependencia, por funcin deba organizar los expedientes de la serie documental, cuando estas se refieran a: Procesos disciplinarios o Judiciales; fallos sentencias, tutelas, autos expedidos por la rama judicial o por la Procuradura General de la Nacin; procesos de cobro coactivo, recursos contra actos administrativos expedidos por el SENA; situaciones de tipo laboral de los funcionarios; ofertas y cotizaciones con sus soportes, solicitudes de trmite de aprobacin de plizas; comunicaciones cuyo anexo se encuentre en medio magntico, este anillado o corresponda a publicaciones. Expedientes nicos de Contratos y Convenios: en lo relacionado con la organizacin y conservacin de la documentacin referida a Convenios y Contratos se establece la conformacin de expedientes nicos tanto en la Direccin General, como en las Regionales y Centros de Formacin Profesional. Toda la documentacin relacionada con las etapas preparatoria y precontractual debe ser entregada al momento de la radicacin del Contrato o Convenio al Grupo de Administracin de Documentos. Los jefes de las reas y los supervisores de contratos y convenios deben entregar de manera inmediata y en el mismo momento en el que se producen, todos los documentos que soporten las etapas Contractual y Post-contractual para garantizar que toda la documentacin repose en los expedientes nicos de contratos y convenios. No podrn existir documentos relacionados con estos procesos en las oficinas productoras, ni a cargo de los supervisores. Toda la documentacin que soporte la contratacin debe reposar en las reas designadas para la conformacin de los expedientes nicos de contratacin. Transferencia: Al cumplir los tiempos establecidos en la Tabla de Retencin Documental, los responsables de cada rea garantizaran que los archivos centrales cuenten con el personal calificado que adelante las actividades que requieran su adecuada organizacin y levantamiento de inventarios; con los depsitos apropiados para recibir las transferencias documentales de los archivos de gestin; y que promueva la aplicacin de las tcnicas de conservacin establecidas en la Tabla de Retencin Documental ( microfilmacin o digitalizacin ) o los procedimientos para la eliminacin cuando han cumplido el tiempo de retencin. Disposicin de documentos: promueve la aplicacin de las tcnicas de conservacin establecidas en la Tabla de Retencin Documental (microfilmacin o digitalizaci ) o los procedimientos para la eliminacin cuando han cumplido el tiempo de retencin. Preservacin a largo plazo: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la proteccin fsica del conjunto de documentos contra los agentes que los deterioran, as como el remedio de

los documentos daados. Limpieza del documento, retiro de materiales abrasivos, primero auxilios. Conservacin 1. Funcin fundamental de los archivos que consiste en asegurar el almacenamiento y la proteccin de los documentos. 2. Utilizacin de productos qumicos y fsicos para asegurar el mantenimiento de los documentos. Valoracin: proceso que se encuentra establecido en las TRD, donde nos indica tiempos de conservacin de los documentos en sus diferentes fases.

14 identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

R/. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

SEGUN SE ORGANIZACIN:

Archivo Centralizado Archivo Descentralizado: descentralizado con control descentralizado y descentralizado con control central.

2. SEGUN SU CICLO VITAL:

Archivo de Gestin. Archivo Intermedio o Central Archivo Histrico. 3. SEGUN SU USO: Archivo Activo. Archivo Semiactivo. Archivo Inactivo.

4. SEGUN SU NATURALEZA: Archivo Pblico. Archivo Privado de Inters Pblico. Archivo Privado.

15 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin.

EJEMPLO: Contrato Prestacin de Servicios

Etapa precontractual- Recibo documentacin y verificacin

Etapa Contractual Contrato debidamente Radicado Numerado ARCHIVO DE GESTION

Etapa Postcontractual- Terminacin y Liquidacin del Contrato valores primario

Cumplidos los tiempos establecidos en la Tabla de Retencin Documental se realiza la transferencia

- Formato de transferencia Archivo Central Valor primario

- formato inventario documental

De acuerdo a los procedimientos que establece la T.R.D. se deben digitalizar los Contratos en el Aplicativo OnBase para su correspondiente eliminacin (documentos fsicos).

- Digitalizacin Aplicativo

OnBase

16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.

R/. Se encuentra resuelto dentro del punto 15.

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

Acuerdo 03 del 15 marzo de 2013

Establecer un comit evaluador de documentos y sus funciones del A.G.N.

El comit ser el responsable de la valoracin y la disposicin final de los archivos, en

procura de proteger y conservar el patrimonio documental del pas.

Acuerdo 04 del 15 de marzo del 2013

Modificacin del procedimiento para elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin

e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin

Documental

Comunica mbito de aplicacin. Entidades responsables que deben aplicar las normas

que expida el AGN para Tablas de Retencin Y Valoracin Documental. Disposicin de

documentos fsicos y electrnicos.

Conformacin de un equipo interdisciplinario y sus funciones.

La implementacin de las T.R.D. la vigilancia que debe hacerse por las entidades

rectoras de la Gestin Documental, las sanciones a que se exponen cuando se

incumplan las normas establecidas, la interoperabilidad con los recursos que se utilicen

nuevas tecnologas,

Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013

Establece mbitos de aplicacin, la obligatoriedad de todas las entidades del estado

las debern aplicar los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin, y descripcin

de los archivos, debern ser incluidos todos los trminos reglamentados, se debern

implementar procesos para la organizacin documental, en todas sus fases,

independientemente del soporte que se encuentre la informacin.

REFERENCIAS

Unidad Documental, se encuentra disponible en:

http://ordenandoarchivos.blogspot.com.co/2009/11/unidad-documental-y-tipologia.html

[consultado el 9 de septiembre de 2015]

Clasificacin Documental, disponible en:

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/modulo_4.pdf [consultado el 7 de

septiembre de 2015]

Clasificacin Documental, disponible en:

file:///C:/Users/ELizabeth%20Yaima/Desktop/Downloads/CARTILLA%20DE%20CLASIF

ICACION%20DOCUMENTAL.pdf [consultado el 07 de septiembre de 2015]

http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395# [consultado el 8 de septiembre de

2015]

Agrupaciones Documentales, disponible en:

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/modulo_4.pdf [consultado el 7de

septiembre de 2015]

Clasificacin de los documentos, disponible en:

http://clasificaciondelosarchivos.blogspot.com.co/ [consultado el 8 de septiembre de

2015]

Tipos documentales, disponible en:

http://diccionarioarchivisticocr.blogspot.com.co/2010/11/tipo-documental.html

[consultado el 9 de septiembre de 2015]

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO, disponible en:

http://es.slideshare.net/WilsonDMartinezV/ciclo-vital-de-los-documentos [consultado el

9 de septiembre de 2015]

Acuerdo 003 de marzo de 2013, disponible en,

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO

_03_DE_2013.pdf

[ Consultado el 9 de septiembre de 2015]

Acuerdo 004 de marzo de 2013 disponible en:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO

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[ Consultado el 9 de septiembre de 2015]

Acuerdo 005 de marzo de 2013, disponible en:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO

_05_DE_2013.pdf

[Consultado el 9 de septiembre de 2015]