Ruoli e Responsabilitàall’interno di un progetto

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Leonardo PergoliniSolutions Architect & Project ManagerEmail: info@leonardopergolini.it

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LEZIONE 4

Abbiamo già visto quali sono gli elementi di successo e quelli fallimentari nella gestione diun progetto.

Altresì abbiamo anche parlato di team e di gruppo di lavoro, non necessariamente compostoda persone della stessa Azienda, ma, tipicamente, composto da più persone di piùorganizzazioni; ognuno con ruoli e responsabilità ben definite.

Riconoscere e formalizzare ruoli specifici all’interno del ciclo di vita di un progetto significaindirizzare le corrette informazioni alle corrette persone evitando problematiche di confusionee conseguentemente problematiche non chiare e spesso non in relazione con il progettostesso.

Quando parliamo di un progetto tipicamente ci sono due ruoli che stanno a montedello stesso: l’ ideatore ed il proponente.

Ma oltre all’ideatore ed al proponente occorre:

- Chi realmente beneficia del buon esito del progetto (Alta Direzione);- Chi intende utilizzare il risultato finale del progetto o gli effetti dello stesso (Clienti,

Stakeholders);- Chi risponde del raggiungimento dei risultati attesi (Sponsor);- Chi risponde delle attività progettuali (Project Manager);- Chi svolge le attività di progetto (Team di progetto);- Chi fornisce le risorse (Resp. Unità Organizzative).

Il grado di successo di un progetto dipende da come tutte queste risorse iteragiscono fradi loro.

Se l’iteroperabilità di tutte queste risorse è necessaria all’interno di un progetto è altresìvero che il successo dello stesso è favorito se:

- Esiste una titolarità (ownership) ad ogni livello funzionale- I ruoli vengono assegnati senza equivoci;- Le responsabilità vengono assegnate senza equivoci.

Il termine stakeholder, insieme al Cliente che tipicamente commissiona un progetto, è colui o coloro che hanno una posta (stake) in gioco.

Nessun stakeholder va ignorato in quanto può influenzare o essere influenzato dall’esitodel progetto.

Il Comitato Guida è formato da Dirigenti che rappresentano gli sponsor di progetti o programmi. Si riunisce periodicamente per valutare l’avanzamento del progetto e spessoè composto da persone di rami organizzativi aziendali differenti.

Il Comitato seleziona ed avvia progetti e l’apporto nella soluzione delle principali criticità e le deviazioni rispetto alle priorità progettuali.

Inoltre:

- Gestisce l’intero portafoglio di progetti e ne verifica l’effettiva conformità in base ai realiobbiettivi di business dell’organizzazione;

- Tenendo conto dei piani di sviluppo definisce la strategia;- Mantiene l’attenzione al Cliente in proporzione e relazione agli obbiettivi di

business;

- Considera i fattori ambientali interni ed esterni all’organizzazione;- Decide le priorità dei progetti attivi e l’allocazione delle risorse;- Affronta le criticità derivanti dal coinvolgimento di piu unità organizzative aziendali;- Decide su qualsiasi criticità con elevato impatto sul progetto;- Approva, cancella o sospende progetti

Lo sponsor del progetto tipicamente è un Alto Dirigente che rende conto al Comitato Guidacirca l’efficacia nel progetto nell’ottica del raggiungimento dei benefici attesi al momentodella sua proposta.

E’ l’incarico spesso accettato con più diffidenza…ma fondamentale all’interno del progetto.

Lo Sponsor:

- Vigila sulla conformità del progetto alle strategie e obbiettivi di business dell’Azienda;- Seleziona il Project Manager- Approva la definizione del progetto e ne preserva la natura;- Assicura il rispetto delle priorità;- Controlla la gestione del progetto, le procedure, i processi ed il budget;- Decide tempestivamente su quanto portato alla sua attenzione;- Dimostra il sostegno al Project Manager e al Team di Progetto

Risponde allo Sponsor circa l’effettuazione delle attività progettuali, dal kick-off alla fine delProgetto.

Deve:

- Selezionare il team di progetto con lo sponsor;- Identificare e gestire gli stakeholders;- Definire il progetto ed ottenere l’approvazione da parte degli stakeholders;- Elaborare i piani progettuali;- Identificare e gestire i rischi;- Tenere sotto controllo i change e modificare se necessario il Business Case;- Assicurare l’allocazione delle risorse e l’assegnazione dei tasks;- Monitorare e documentare l’avanzamento del progetto provvedendo alla risoluzione di

eventuali problemi;

- Controllare i costi;- Essere alla guida del team di progetto;- Informare gli stakeholders sullo stato di avanzamento del progetto;- Garantire quanto concordato e quanto atteso;- Gestire le performances di tutto il team di progetto.

A seguito di schedulazione approvata i facenti parte del team di progetto sono i responsabilidell’esecuzione delle singole attività.

Il Project Manager può fornire delega di responsabilità al singolo componente del Team di un blocco di attività, tipicamente di un sotto-progetto.

All’interno di un Team di Progetto tipicamente sono presenti due componenti:

- Il componente interno fa parte di tutte le fasi del progetto e viene allocato a tempo pieno o almeno ad un 60%;

- Il componente aggiunto che lavora temporaneamente nel progetto e tipicamente sutematiche specialistiche.

I componenti del Team di Progetto devono:

- Accettare attivamente il loro ruolo e portare entusiasmo;- Coordinarsi con tutte le altre persone del team;- Contribuire alla documentazione progettuale;- Partecipare alle pianificazioni e nelle gestioni del rischio;- Monitorare e gestire l’attività assegnata (workpackage);- Superare criticità e segnalare al Project Manager quelle aperte (escalation);- Essere parte attiva del Problem Solving;- Identificare: Rischi – Criticità – Opportunità- Aiutare e assistere gli altri componenti del team

Ogni componente di un progetto visto in precedenza è influenzato dal clima aziendalepercepito, determinando cosi l’accettazione o il rifiuto di quella che viene definita come«Cultura Prevalente».

Gli aspetti culturali del singolo componente che vanno considerati sono:

- Il morale- La fiducia- Apertura e Integrità- Accettazione del Rischio e ottimismo nella condivisione dei successi- Libertà di azione responsabilizzata mediante partecipazione alle decisioni- Adesione fattiva con commitment ben definito al fine di non generare confusione- Collaborazione con credenze condivise nell’ottica di fare squadra

R.D.Archibald – Project management: la gestione di pogetti e programmi complessi – FrancoAngeli

A.Nepi – Introduzione al Project Management: che cos’è, come si applica, tecniche e metodologie – Guerini e Associati

PMI, Guida al Project Management Body of Knowledge, IV ed.

Trevor L. Young – PM in pratica - FrancoAngeli