MARCO CORPORATIVO
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INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR “AGUIRRE ABAD” PISAGUA- MONTALVO- LOS RÍOS ESPECIALIZACIÓN CONTABILIDAD Y AUDITORIA TEMA: Diseñar el sistema de control dentro de la empresa comercial Dr. Agro S.A. Doragro INTEGRANTES: ALEX JAVIER ROJAS GAVILÁNEZ EDGAR ROLANDO MARTÍNEZ ASESOR: 1
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EMPRESA DR. AGRO
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INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR “AGUIRRE ABAD”
PISAGUA- MONTALVO- LOS RÍOS
ESPECIALIZACIÓN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA:
Diseñar el sistema de control dentro de la empresa comercial Dr.
Agro S.A. Doragro
INTEGRANTES:
ALEX JAVIER ROJAS GAVILÁNEZ
EDGAR ROLANDO MARTÍNEZ
ASESOR:
LIC. WILSON ROMERO
1
1. INTRODUCCIÓN
En las tareas sociales y económicas en que se haya sumergido nuestro país en la
etapa presente de desarrollo económico y de reanimación de la economía,
adquiere gran importancia para todos los sectores a nivel nacional la elevación de
la eficiencia. De ahí la necesidad de implementar los controles internos que se
están convirtiendo en una herramienta de trabajo muy importante para las
empresas ya que es por medio de este sistema que podemos conocer si las
actividades operativas, administrativas y financieras de una organización, se
están manejando de una forma adecuada y correcta de acuerdo a las
necesidades de cada institución.
Con los controles internos podemos verificar la exactitud y veracidad de la
información para proponer el cumplimiento de las metas y objetivos programados
lo cual implica que todas las personas que laboran en la empresa tengan una
actitud de compromiso para así obtener resultados y realizar un trabajo con
eficiencia, la misión de los controles internos es salvaguardar el patrimonio de la
empresa.
La empresa Dr. Agro S.A. es una organización dedicada a la venta y
asesoramiento de insumos y fertilizantes dirigida al Agro Ecuatoriano en especial
a la Provincia de Los Ríos. Debido a que esta empresa no cuenta con controles
internos establecidos, por cuanto fue factible aplicar este proceso ya que es una
trama bien pensada de métodos y medidas de coordinación ensambladas de
forma que funcionen coordinadamente con fluidez, seguridad y responsabilidad
que garanticen los objetivos de preservar con la máxima seguridad, el control de
los recursos, las operaciones, las políticas administrativas, las normativas
económicas, la confiabilidad, la exactitud de las operaciones anotadas en
documentos primarios que deberán ser registrados contablemente, en fin esto
ayudará a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso
inadecuado en esta institución.
2
I.1. JUSTIFICACIÓN
Dentro de una organización el proceso administrativo constituye un desarrollo
armónico donde están presentes las funciones de planeación, organización,
dirección y control. El control interno debe tener existencia en una empresa por e
interés de la propia administración, mediante la cual logra asegurar, a conducción
ordenada y eficiente de las actividades de la empresa, este debe ser realizado
por las personas en cada nivel de la entidad. Desde el Gerente hasta el último
empleado deben de ser partícipe del mismo de esa forma adquieren un alto grado
de conciencia en el momento de evaluar los riesgos.
Toda entidad debe disponer procedimientos capaces de captar, descubrir o evitar
irregularidades que se relacione con falsificación o fraude, esto ha creado la
necesidad de diseñar e implementar un sistema de control interno en la empresa
Dr. Agro S.A. el mismo que será una herramienta útil mediante la cual el
administrador lograra asegurar la conducción ordenada y eficiente de las
actividades de esta organización.
3
MISIÓN
La misión es ser una empresa líder comercial técnica y de servicios, dando
soluciones fitosanitarios al agricultor con productos químicos agrícolas de
excelente calidad Dr. Agro S.A. (DORAGRO).
VISIÓN
La visión de la compañía Dr. Agro S.A. (DORAGRO), es alcanzar el objetivo de
convertirse en importador directo de insumos químicos agrícolas, en el lapso de
dos años; para de esta forma dar un mejor servicio a la comunidad tanto en
precios como en calidad y escalar una mejor posición con sus productos en el
mercado ecuatoriano.
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I.2. OBJETIVOS
1.2.1 General
Diseñar el sistema de control dentro de la empresa comercial Dr. Agro S.A.
Doragro
1.2.2 Específicos
Realizar un Organigrama Estructural de la Empresa Dr. Agro S.
Crear el procedimiento de la empresa comercial Dr. Agro S.A.
Diseñar formatos para controlar productos que salen e ingresa.
Proponer mejoras en los procesos internos.
5
2. MATERIALES Y METODOS
2.1. Localización y duración de la investigación
La investigación para la realización del sistema de control interno se realizó en
la empresa Dr. Agro S.A., ubicada en del cantón Montalvo, Km. 1.5 vía
Montalvo – Babahoyo con una duración de un mes.
2.2. Materiales y equipos
MATERIALES CANTIDAD
Copias 100
Papelería varios
Bolígrafos 2
Lápiz 1
Resaltadores 2
Impresiones 180
EQUIPOS CANTIDAD
Computador 1
Internet varios
Consumo de Telefonía varios
Flash Memory 1
Alquiler del Proyector 1
Calculadora 1
6
RECURSOS HUMANOS CANTIDAD
Estudiantes investigadores 02
Asesor de Proyecto 01
Movilización de los
investigadores CANTIDAD
Alimentación varios
2.3. Fuentes:
Primarias
Empresa Comercial Dr. Agro S.A.
Secundarias
Internet
Libro de Controles Internos
Entrevista al personal de la empresa
2.4. Técnicas e instrumento de evaluación
7
a) Cuestionario o entrevista dirigida al Contador General
b) Cuestionario o entrevista dirigida al departamento de Contabilidad
c) Recopilación de datos (documentos soporte)
d) Observación del trabajo antes realizado
3. RESULTADOS
3.1. Código de ética empresarial y profesional para la empresa Comercial
Dr. Agro S.A
La empresa Dr. Agro se caracteriza por el trabajo en equipo, manteniendo la
calidad de su producto, así como también asegura y mantiene el respeto mutuo
entre clientes, proveedores, comunidad, autoridades y medio ambiente. El código
de ética es importante porque invita a cada uno de sus integrantes a someterse a
reglas establecidas y de esta forma evitaremos violaciones a la confianza puesta
en los empleados.
De esta manera la empresa busca atender niveles crecientes de competitividad,
rentabilidad y responsabilidad social; comprendiendo esta última la valorización
de sus empleados, la salud, la seguridad, el medio ambiente y la contribución a
las provincias en donde opera sus negocios.
3.2. Aplicación del Código de Ética
Valores.
8
En la empresa comercial Dr. Agro S.A, los valores como la honestidad,
responsabilidad, lealtad, respeto y profesionalismo son imprescindibles en el
trabajo y en la sociedad.
1. Actuar de forma cortes, con disponibilidad y atención hacia todas las
personas, respetando las diferencias individuales.
2. Buscamos el mejor resultado para la empresa, manteniendo siempre una
actitud transparente, de respeto y colaboración con quienes
interactuamos.
3. Es responsabilidad de todos quienes forman parte de esta empresa
actuar siempre de acuerdo a los principios éticos y valores que establece
la empresa, que son respetar y promover la salud, así como también
actuar con responsabilidad dentro del entorno que laboramos.
3.3. Responsabilidad Social y Empresarial
Es nuestro compromiso la responsabilidad social y empresarial con visión al
futuro. Hacer cumplir la ley y el respecto por valores éticos por las personas, la
comunidad y el medio ambiente.
Realizar nuestro trabajo sin crear situaciones facticias que induzcan a
sobrevalorar el actuar profesional.
Respetar el trabajo desarrollados por cada persona siendo propiedad de la
compañía todo dato, idea, conocimiento etc.
Énfasis en la integración y el desarrollo del trabajo en equipo
3.4. Respeto por las personas e igualdad de oportunidades
Los empleados tiene igualdad de oportunidades siendo tratados con dignidad y
respeto.- la selección y contratación del personal están basadas en sus
habilidades, cualidades, capacidades y experiencia profesional y conveniencia
con los valores de la empresa, respetando la diversidad de la etnia, cultura y
derechos humanos sin discriminación de géneros, grupo étnico o religión.
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3.5. Ambiente de trabajo
Los derechos individuales son legítimos, respetados y compatibilizados con
el bienestar colectivo y los valores corporativos.
La empresa garantiza a sus empleados un ambiente de trabajo adecuado,
apuntado a la seguridad, higiene, salud y bienestar.
3.6. Veracidad en registro de información
Los registros, reportes contables y financieros deben reflejar la realidad de las
operaciones, debiendo llevarse apegado a las leyes contables.
Alterar, falsificar, hacer registros fraudulentos y ocultar información es
considerado una falta grave.
3.7. Atención al cliente, socios, proveedores, y a la competencia
Tratamos a nuestros clientes, socios, proveedores y a la competencia de
manera respetuosa y cordial procurando perfeccionar los procesos de
comunicación y relaciones interpersonales.
Brindamos las respuestas necesarias a proveedores, clientes y otros, no
utilizamos engaños que causen atrasos o perjuicios.
Realizamos las negociaciones requeridas por nuestra tarea mediante
prácticas honestas.
3.8. Conflictos de intereses y negocios con proveedores.
10
Ningún colaborador puede utilizar tiempo normal de trabajo o recurso de la
entidad para atender intereses o negocios ajenos a su relación laborar
En caso de existir familiares directos en la misma compañía, la relación
debe quedar expresada y evitarse que alguno de ellos se encuentre
destinado en algún puesto en que tenga la oportunidad de controlar, revisar
y7o aprobar el trabajo de otro.
Se prohíbe que cualquier miembro de esta entidad realice negocios que
causen conflictos con nuestros intereses.
No se permite tener negocio dentro de las instalaciones de la empresa.
Está prohibido realizar transacciones comerciales con proveedores que
contengan sus mercancías con dudosa procedencia o que no operen al
margen de la ley.
No nos debemos dejar influenciar en toma de decisiones, por las relaciones
personales que se tenga con los clientes, proveedores o socios.
3.9. Cumplimiento del código de ética
El estricto cumplimiento de este código de ética son de responsabilidad general
sin excepción alguna. Toda persona que ejerza función de dirección, tiene la
obligación de ser ejemplo del cumplimiento de este código ética y conducta. No
permitir la violación del mismo y en caso de darse tiene que darse a conocer de
forma inmediata al gerente para que tome las medidas correctivas sin dejar pasar
por más insignificantes que sean.
La aplicación efectiva y el cumplimiento del presente código es responsabilidad de
Director General Ejecutivo, Directores de negocio, Directores Funcionales y
Gerentes generales en el ámbito de las compañías. La responsabilidad general de
la implementación, el control y mantenimiento del presente código corresponde a
la Dirección de los Recursos Humano
11
4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA COMERCIAL DR.
AGRO. S.A.
VENDEDOR MOSTRADOR
AUXILIAR CONTABLE
TECNICO DESARROLLISTA
BODEGUEROJEFE DE COMPRASCONTADOR
PAGADOR ADMINISTRADOR
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GERENTE
GENERAL
4.1. Manual de funciones diseñado para la Empresa Comercial Dr. Agro S.A
4.1.1. Denominación del cargo de gerente.
Tiene como función principal de planear, dirigir supervisar y controlar las
actividades o movimientos de la empresa sean estas administrativas o financieras
de acuerdo a las metas y objetivos propuestos por la misma.
Actividades más relevantes del cargo
Representar Legalmente a la Empresa para todos sus trámites
Administrativos, Operativos y tributarios.
Coordinar el cumplimiento de las actividades a realizarse en función de
la empresa.
Autorizar gastos de acuerdo a las normas y políticas de la empresa
Hacer cumplir las diferentes actividades y funciones de la empresa.
Implementar programas de capacitación para el personal que está a su
cargo.
Controlar y administrar la caja general.
4.2. Denominación del cargo de: Administrador
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Solucionar problemas, medir recursos, planear su aplicación, desarrollar
estrategias, efectuar diagnósticos de situaciones.
Funciones Especificas
Trabajar en coordinación con la Gerencia para ver todos los
aspectos generales de la empresa y estar bien informados
administrativamente.
Llevar control de todos los ingresos, y asegurarse de que se
apliquen correctamente.
Llevar archivo de controles de los empleados: faltas, retardos,
vacaciones, permisos, sueldos.
Supervisa la contratación de personal de nuevo ingreso.
Encargarse de presupuestos mensuales y anuales.
4.3. Denominación del cargo de Contador
El titular del puesto es responsable de que la información contable sea confiable y
oportuna para la toma de decisiones. Vela por el cumplimiento del marco legal
tributario, les reporta al gerente, al revisor fiscal, y a los organismos de control.
Actividades más relevantes del cargo
Organizar y distribuir las actividades de los auxiliares contables.
Supervisar a los auxiliares contables en la realización de sus funciones.
Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de
conformidad con el plan de cuentas establecidas.
Recopilación de información para la elaboración del presupuesto.
Control de presupuesto.
Llevar libros mayores y auxiliares necesarios de conformidad con lo
establecido por los principios generalmente aceptados.
Preparar y presentar informes sobre la situación financiera que exija los
entes de control.
Presentar periódicamente los estados financieros al gerente.
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Preparar y presentar declaraciones tributarias que exige el S.R.I.
Asesorar a la gerencia en asuntos relacionados con el cargo, así como a
toda a la organización en materia de control.
Presentar los informes que requiera la junta Directiva, el Gerente, el
Revisor Fiscal y los asociados.
4.3.1. Denominación del cargo de Auxiliar Contable.
El Auxiliar Contable apoya en sus funciones al contador y mantiene al día el
sistema contable.
Actividades más relevantes del cargo
Recabar diariamente la información para mantener al día el sistema
de contabilidad (inventarios, pólizas de cheques y pólizas de
ingresos,
Hacer mensualmente conciliaciones bancarias
Llevar el libro de ingresos.
Revisión y depuración de saldos de los diferentes libros auxiliares.
Controla el archivo de contabilidad
Realiza comprobantes de pagos
Apoya al contador en funciones varias
4.3.2. Denominación del cargo de Pagador.
El Pagador es uno de los más importantes de esta institución, por su alta
responsabilidad, su grado de confianza y por los riesgos que este implica.
Es responsable de custodiar, contabilizar y realizar pagos a proveedores y
empleados.
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Actividades más relevantes del cargo
Realizar pagos a Proveedores.
Realizar pagos a trabajadores.
Elaboración del reporte de la caja chica
Custodiar el dinero que está bajo su responsabilidad.
Entregar a su jefe inmediato informe semanal del gasto general de la
empresa.
Facilitar la realización de arqueo de caja cuando estos sean
requeridos.
Cumplir puntualmente con el horario dispuestos.
4.3.3 Denominación del cargo: Jefe de compras y ventas
Es primordial que el jefe de compras y ventas tenga una formación en
contabilidad para que esté capacitado en el manejo y optimización de las
funciones de su departamento. Al mismo tiempo una persona organizada, con
carácter y muy buena comunicación, podrá desempeñarse mejor”.
Actividades más relevantes del cargo
Cotizar precios de productos de acuerdo a la temporada
Realizar revisión permanente de los niveles de inventario
Tratar de reducir costos en las negociaciones
Planeación y análisis de la demanda
Implementar una relación de colaboración con los proveedores
Disminuir niveles de inventario buscando una mayor rotación de los
productos
4.3.4. Denominación del cargo de vendedor de mostrador
Son las personas encargadas de promocionar, vender los productos.
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El vendedor, satisface las necesidades de sus clientes, aplicando técnicas de
ventas.
Actividades más relevantes del cargo
Tener un amplio conocimiento sobre los productos
Utilizar medios y técnicas a su alcance para conseguir que el cliente
adquiera el producto ofrecido
Facturar, elaborar ingresos de caja por cobros de cartera
Mantener y brindar excelente atención al cliente.
Prospectar nuevos clientes.
Gestionar la recuperación de cartera(pagos) vencida de cliente en
mora y así evitar atraso de pagos.
Incrementar las compras de sus clientes actuales.
Realizar conjuntamente con la Gerencia, el arqueo de los ingresos
obtenidos al final de la jornada, haciendo la conciliación
correspondiente
4.3.5. Denominación del cargo de Técnico Desarrollista
Es quien realiza la función de atención al agricultor directamente en su
cultivo para ayudar a determinar qué tipo de insumo necesita aplicar de
acuerdo al chequeo que realiza.
Funciones especificas
Brindar asesoramiento y servicio técnico a los clientes
Concertación de visitas a clientes
Demostración y pruebas con insumos nuevos en el mercado y/o ya
existentes
Coordinación con el departamento de compra-ventas para
preparación de ofertas
Atender correctamente las incidencias que se produzcan con
respecto al producto
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4.3.6. Denominación del cargo de Bodeguero
Encargado de mantener un stock de productos para proveer la bodega, así como
la entrada y salida de mercadería o material. Su jefe directo es el administrador.
Actividades más relevantes del cargo
Llevar tarjeta de control (entradas y salidas de mercaderías) de una
forma clara.
Responsable directo de la mercadería existente, por lo que deberá
llevar un control eficiente reportando a su jefe inmediato de todas las
actividades.
Realizar un listado del stock de las mercaderías que se vayan
adquirir.
Mantener en buen estado y disponibilidad los materiales y bienes,
en cantidades y valores conforme a los documentos fuentes
Coordinar con el chofer para el traslado.
5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA CAJA CHICA DE LA
EMPRESA COMERCIAL DR. AGRO S.A.
Es necesario disponer de los valores en efectivo, en la cantidad y oportunidad
debida para satisfacer las necesidades y pagos urgentes de valor reducido. Que,
los recursos destinados para esta clase de egresos requieren de una
reglamentación que, sujetándose a las leyes vigentes permitan una ágil, oportuna,
eficaz, efectiva y eficiente atención a las necesidades, así como un adecuado
control.
5.1. De la administración del fondo de caja chica.
a) Los comprobantes emitidos por los proveedores deberán contener los
requisitos contemplados en el Reglamento de Comprobantes de Venta y
Retención emitido por el Servicio de Rentas Internas (SRI.)
18
Los comprobantes de ventas mayores a $4,00 están sujetos a retención,
cuando los valores son menores a $4,00 y se compran más de una vez, se
convierten en proveedores permanentes y deberán retener en cada
compra.
b) Será de responsabilidad y cubrirán con sus propios recursos, los
empleados que utilizan los Fondos de Caja Chica de los valores pagados
por:
Documentos que no cumplan con el los requisitos contemplado en el
Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención emitido por el
Servicio de Rentas Internas (SRI.);
Diferencias en las retenciones de impuestos;
c) La omisión u olvido de las Retenciones de Impuestos.
Estos valores sean descontados de sus haberes.
FORMATO DE ORDEN DE COMPRA
COMERCIAL DR. AGRO S.A.
RUC.
REQUISICION DE
COMPRA No……….
PROVEEDOR FECHA DE PREPARACION:
PERIODO MAXIMO DE COMPRA
No ARTICULOS CANTIDAD
Bodeguero Jefe de compras Jefe de compras
Elaborado por Autorizado por Recibido por
19
5.2. Cuenta Inventarios del comercial Dr. Agro S.A.
5.2.1. Manual De Políticas Y Procedimientos Internos De Inventarios
Las políticas y procedimientos incluidos en el presente manual tienen por objeto
proveer al comercial Dr. Agro S.A. los mecanismos adecuados para fortalecer los
controles sobre los inventarios y la planeación de las funciones de compras, así
como facilitar la obtención de informes periódicos, correctos y oportunos sobre la
esencia de estas mismas operaciones.
Las operaciones comprendidas dentro del sistema incluyen las actividades de
recepción y entrega, iniciándose el proceso en el instante en que se solicita la
mercadería a los proveedores, se ingresa a la bodega y se despacha a los
usuarios de los inventarios.
Es necesario aclarar que el presente manual ha sido elaborado en base a las
necesidades inmediatas de la empresa y cualquier cambio al mismo deberá ser
autorizado por las gerencias respectivas.
La Gerencia Administrativa va a dar seguimiento al estricto cumplimiento del
presente manual.
5.3. Objetivos
Unificar procedimientos a nivel de la empresa.
Mejorar el control interno y observación de su cumplimiento.
20
Proporcionar agilidad y seguridad a las diferentes transacciones de
inventario.
Mayor organización y eficiencia por parte del personal encargado de la
Administración de Inventario.
5.4. Procedimiento de compra
5.4.1. Solicitud de compra:
La solicitud de compra es el documento mediante el cual el bodeguero
o el funcionario debidamente autorizado hace conocer los
requerimientos de materiales, suministros o cualquier bien que sea
necesario adquirirlo y que se relacione con el giro normal del negocio.
Esta solicitud debe ser elaborada oportunamente para que el
departamento de compras tenga el tiempo suficiente para cotizar los
mejores precios, condiciones de pago y calidad. Sólo podrá ser
tramitada si tienen las firmas de responsabilidad de los solicitantes y
del superintendente de zona.
La distribución de las solicitudes de compra será: Original para el
departamento de compras, 1 copia para el departamento
administrativo, 1 copia para la bodega, 1 copia para el departamento
solicitante.
El departamento de compras recibe las solicitudes y procede a realizar
las cotizaciones respectivas, ya sea en el mercado local o en caso de
ser necesario en el exterior. Una vez cotizado envía al departamento
administrativo para la aprobación y luego proceder a la compra.
Las solicitudes no tramitadas deberán ser dadas a conocer
oportunamente a los solicitantes, con las observaciones del caso.
5.4.2. Ingreso de materiales:
El bodeguero deberá recibir la copia de la solicitud del pedido
debidamente autorizado por el Gerente para que se pueda proceder a
la recepción e ingresos de los materiales. Bajo ningún concepto el
21
bodeguero podrá hacer ingresos de materiales que no ha recibido. El
bodeguero es el único responsable de todos los materiales físicos de la
bodega que consten en los registros del inventario. El incumplimiento
de esta disposición es motivo de sanción.
El bodeguero deberá conciliar uno a uno los materiales detallados en la
solicitud del pedido con el físico recibido y la guía de transporte, la cual
no deberá bajo ningún concepto ser diferente al físico. Deberá verificar
que todo llegue con los sellos de seguridad inviolados. Se deberá
cumplir lo que indica la política en los numerales 13 y 14. En caso de
que llegue un material que no pertenezca a lo solicitado no procederá a
hacer el ingreso.
Las copias de los ingresos a bodega deberán ser enviados
inmediatamente a contabilidad para el pronto pago a los proveedores.
5.4.3. Egreso de materiales:
Los materiales egresados de la bodega deberán estar soportados por una
requisición debidamente aprobada.
Los materiales deberán ser entregados por los bodegueros en base a las
requisiciones debidamente aprobadas con la firma del solicitante y
Gerente.
El bodeguero deberá verificar que todos los datos estén correctos,
especialmente los códigos de los materiales, las cantidades y la
justificación del egreso. La persona que reciba los materiales deberá
firmar la requisición como constancia de haberlos recibido en perfecto
estado, bajo ningún concepto podrán existir reclamos posteriores.
Cualquier diferencia será asumida por la persona que retiró el material y
firmó como constancia de haberlo recibido conforme.
Se enviará el original del egreso al departamento de contabilidad para los
registros en el sistema de inventario.
El egreso se deberá registrar inmediatamente en el kardex de la bodega.
Se deberá cumplir la política #11.
22
5.5. Procedimientos de Ventas
Las ventas se pueden realizar a crédito o al contado, en donde la secuencia se
debe seguir al momento de realizar una venta es la siguiente:
5.5.1. Ventas a crédito
Al realizar una venta a crédito se debe contar con el visto bueno del jefe
de ventas a crédito
Si es un cliente nuevo al vendedor procederá a solicitarle requisitos que
aseguren los bienes de la empresa tales como: copia de la cedula y
papeleta de votación, planilla de servicio básicos del último mes, copia de
rol de pagos, dirección completa del domicilio y número de teléfono
Una vez que el cliente haya seleccionado el producto se procederá a
pactar el tiempo y su valor.
El cliente deberá cancelar el 35% del total de la deuda como cuota inicial.
Se firmara letras de cambio por la diferencia
Se anotara en una tarjeta el nombre del cliente, el tipo de mercadería, la
cuota inicial. Y el saldo de la deuda.
Se pasara a caja para que realicen determinado pago y le extienda su
recibo de pago y cancelación, en el cual indicara el monto pagado y su
diferencia.
Cada vez que el cliente se acerque a realizar sus pagos se le extenderá
su debido su recibo de cancelación.
5.5.2. Ventas al contado
Del precio global del producto se hará descuento hasta el 5% por ser al
contado.
Al seleccionar el tipo de producto que se va a vender se procede a
verificar en presencia del cliente para descartar posibles imperfecciones.
La cajera emitirá la factura al cliente.
Se transportara la mercadería al domicilio al cliente en caso de que lo
requiera.
23
Se considerara una venta al contado si el cliente cubre el total de la deuda
en un plazo máximo de tres meses.
Se presentara a continuación el formato de las facturas que se emiten en
la empresa comercial Dr. Agro S.A.
24
Montalvo- Los Rios - Ecuador
RUC: 1291700477001 Factura No………………….
Señor (s) ………………………………………………….. Fecha:………………………Direccion …………………………………………………… Ciudad: ……………………R. U. C …………………………………………………………………. Vendedor: ………………
CANTIDAD V. UNITARIO V. TOTAL
Sub TotalI. V.A 0%
Recibido por
Ventas de Insumos y Fertilizantes al por mayor y menor
Via Flores KM11/2 Via Babahoyo Montalvo
DETALLE
ORIGINAL ADQUIRENTE
COMERCIAL DR. AGRO S.A.
DORAGRO S.A
Firma Autorizada F. cliente
6. CONCLUSIONES
Al concluir este trabajo se pudo verificar que la empresa comercial Dr.
Agro S.A no poseía lineamiento de control interno que le permita
visualizar y realizar de mejor manera su gestión empresarial.
Se observó que los miembros de la organización cumplían con sus
labores cotidianas de una manera empírica sin contar con un sistema de
normas establecidas, para ello se ha planteado el código de ética
empresarial y profesional.
Los miembros de esta entidad no contaban con una segregación de
funciones dando oportunidad a que ciertas actividades desarrolladas
dentro de la empresa no fueran cumplidas por los empleados sin importar
el cargo y responsabilidad de sus funciones, ocasionando con mayor
ímpetu la creación de funciones.
Al indagar los procedimientos contables de las cuentas caja, Compras,
Inventarios y Documentos por Cobrar se observó que no tenían
parámetros establecidos a seguir durante estos procesos, constaban
únicamente con algunos documentos que les ayudaban en el control de
combo a cliente y Ventas de Créditos, esto permitió crear un manual de
procedimientos que sirva como guía para las actividades que realicen
dentro de las cuentas detalladas.
25
7. RECOMENDACIONES
Conservar el diseño de control interno diseñado para el Comercial Dr. Agro
S.A, siguiendo los lineamientos para cada uno de los miembros de la
organización, el cual ayudara de manera explícita a su gerente propietario
en la dirección y orientación el los recursos financiero y no financiero de la
entidad.
Aplicar la ética empresarial y profesional en la Empresa Dr. Agro S.A de tal
forma que debemos preservar y dignificar los valores plasmados para
nuestro Comercial.
Desempeñar las actividades específicas vinculadas a lo establecido en el
manual de funciones.
Verificar que los entes del Comercial ejecuten la utilización del manual de
procedimientos, llevando control periódico, ayudando a la consecución de
los objetivos por parte de la del Comercial.
26
27
8. ANEXOS
NUEVO FECHA:
RENOVACION
1.- IDENTIFICACION DEL SOLICITANTE
APELLIDOS NOMBRES
C.I. No. NACIONALIDAD ESTADOCIVIL
APELLIDOS NOMBRES
C.I. No. NACIONALIDAD ESTADOCIVIL
3.- DATOS DEL DOMICILIO
DIRECION DOMICILIARIA
BARRIO/ SECTOR CIUDAD
TELEFONO TELEFONO 2
VIVIENDA PROPIA VIVE CON FAMILIARES OTROS
4.- REFERENCIAS FAMILIARES/ PERSONALES
APELLIDOS Y NOMBRES DIRECCION TELEFONO
INGRESOS EGRESOS
SUELDO: ARRIENDO:
OTROS INGRESOS: COSTOS FAMILIARES:
INGRESOS CONYUGE: OTROS GASTOS:
TOTAL INGRESOS: TOTAL EGRESOS:
DATOS DEL GARANTE
APELLIDOS NOMBRES
C.I. No. NACIONALIDAD ESTADOCIVIL
DIRECION DOMICILIARIA
BARRIO/ SECTOR CIUDAD
TELEFONO TELEFONO 2
VIVIENDA PROPIA VIVE CON FAMILIARES OTROS
INGRESOS EGRESOS
SUELDO: ARRIENDO:
OTROS INGRESOS: COSTOS FAMILIARES:
INGRESOS CONYUGE: OTROS GASTOS:
TOTAL INGRESOS: TOTAL EGRESOS:
MONTO DE CREDITO SOLICITADO
Adjuntar a la correspondiente solicitud de credito
Cedula de identidad; Certificado de Votación; Certificado de Trabajo; Referencia comercial; Planilla de servicio
Básico de los tres últimos mese, del Cliente y del Garante
(F)CLIENTE (F) GERENTE
Declaro que los datos que anteceden son ciertos y correctos, autorizo a Dr. Agro S.A., para que efectúe las investigaciones pertinentes sobre las mismas
(F) GARANTE
2.-DATOS DEL CONYUGE
ARRENDADA
ARRENDADA
COMERCIALES
SOLICITUD DE CREDITO
NO.
A4
CIUDAD FECHA VALOR $...........................
RECIBIDO DE
POR CONCEPTO DE
LA SUMA DE
CHEQUES No BANCO CTA. CTE. No
RESPONSABLE
CUENTAS DEBITOS CREDITOS
FIRMA Y SELLO
ELABORADO APROBADO CONTABILIZADO
COMPROBANTE DE PAGO
COMERCIAL DR. AGRO S.A.
COMPROBANTE DE INGRESOS No……….
CONTABILIZACION
A5
CIUDAD FECHA VALOR $...........................
RECIBIDO DE
POR CONCEPTO DE
LA SUMA DE
CHEQUES No BANCO CTA. CTE. No
RESPONSABLE
CUENTAS DEBITOS CREDITOS
FIRMA Y SELLO
ELABORADO APROBADO CONTABILIZADO
COMERCIAL DR. AGRO S.A.
COMPROBANTE DE EGRESOS No……….
CONTABILIZACION
A6
Sucursal:
Cliente:
# Doc. Tipo Doc. Emisión Vcto. Ingreso Estado Egreso # Doc SaldoObservacion
es
F.: Factura N/C.: Nota de Crédito
PRO.: Protesto REC.: Recibo
N/D: Nota de débito I/B.: Ingreso a Bodga
DR. AGRO S.A. DORAGRO
CONTROL DE CREDITOS
A7
ENTRADA DE MERCADERIA No……….
PEDIDO FECHA DE PREPARACION:
PROVEEDOR FECHA DE ENTRADA DE MERCADERIA
DESCRIPCION DE MERCADERIA ESTADOBueno Malo regular
responsable visto bueno
Tecnicojefe de compra
FORMULARIO DE RECEPCION DE MERCADERIA
COMERCIAL DR. AGRO S.A.
RUC.
Jefe de compras
A8
Montalvo- Los Rios - Ecuador
RUC: 1291700477001 Factura No………………….
Señor (s) ………………………………………………….. Fecha:………………………Direccion …………………………………………………… Ciudad: ……………………R. U. C …………………………………………………………………. Vendedor: ………………
CANTIDAD V. UNITARIO V. TOTAL
Sub TotalI. V.A 0%
Recibido por
Ventas de Insumos y Fertilizantes al por mayor y menor
Via Flores KM11/2 Via Babahoyo Montalvo
DETALLE
ORIGINAL ADQUIRENTE
COMERCIAL DR. AGRO S.A.
DORAGRO S.A
Firma Autorizada F. cliente
A9
CIUDAD FECHA VALOR $...........................
RECIBIDO DE
POR CONCEPTO DE
LA SUMA DE
RESPONSABLE
CUENTAS DEBITOS CREDITOS
FIRMA Y SELLO
COMPROBANTE DE SOBRANTES Y FALTANTES DE CAJA
COMERCIAL DR. AGRO S.A.
COMPROBANTE DE SOBRANTE DE CAJA No……….
CONTABILIZACION
A10
CIUDAD FECHA VALOR $...........................
RECIBIDO DE
POR CONCEPTO DE
LA SUMA DE
RESPONSABLE
CUENTAS DEBITOS CREDITOS
FIRMA Y SELLO
COMERCIAL DR. AGRO S.A.
COMPROBANTE DE FALTANTE DE CAJA No……….
CONTABILIZACION
A11
DR. AGRO S.A. DORAGRO
REQUISICION DE COMPRA
No. 000
SUCURSAL:
FECHA:
Tipo Producto EmpaqueProducto
Sugerido
Acepta
Cambio
OBSERVACIONES:
SOLICITANTE
A12
BODEGA:
PRODUCTO UNIDAD
FECHA DETALLE INGRESO EGRESO SALDO
KARDEX DE PRODUCTO
