DESCRIPCIÓN

DOCUMENTAL

Presentación realizada por Elisa Vásquez Quinteros

Santiago

09 de enero de 2020

02

Escuela Nacional de Archivos

Concepto de descripción

Instrumentos de descripción

Norma descriptiva ISAD(G)

Presentación de ejemplos

03

Contenido

Qué es la descripción documental

• Es la elaboración de una representación exacta de la unidad de

descripción y, en su caso, de las partes que lo componen mediante

la recopilación, análisis, organización y registro de la

información que sirve para identificar, gestionar, localizar y

explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el

sistema que los ha producido.

• La finalidad de la descripción documental es identificar y explicar

el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin

de hacerlos accesibles.

(Tomado de la Norma Internacional General de Descripción Archivística / ISAD-G)

04

La descripción multinivel

Consiste en describir las agrupaciones documentales como un conjunto que

proporciona, por un lado, información general (Fondo, Serie..) y por otro, sobre

los componentes de las agrupaciones (Expedientes, Documentos…)

(Tomado de “Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos / José Ramón Cruz Mundet, 2012)

Fondo

Subfondo

Serie

Unidad documental compuesta /expediente

Unidad documental simple

05

Niveles de descripción derivados del proceso de organización

06

Fondo Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o

soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por

una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus

actividades y funciones como productor (ISAD- G)

Subfondo División primera del Fondo, establecida en virtud de las líneas de

acción de la entidad, que se identifica con los órganos y con las

funciones productoras de los documentos (Diccionario de Archivística, José

Ramón Cruz Mundet)

Serie Conjunto de documentos producidos de manera continuada en el

tiempo como resultado de una misma actividad y regulada por una

norma de procedimiento (Diccionario de Archivística, José Ramón Cruz Mundet)

Unidad documental

compuesta /expediente

Conjunto de unidades simples relacionada entre sí y agrupadas por ser

resultado de la misma actividad o proceso.

Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que

sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así

como las diligencias encaminadas a ejecutarla. (Diccionario de Archivística,

José Ramón Cruz Mundet)

Unidad documental simple Es la unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible.

Por ejemplo una carta, una fotografía una grabación sonora (ISAD- G)

07

Modelo de niveles de organización de un fondo

08

Ejemplo niveles de descripción

Unidad documental

simple

Unidad documental compuesta

Series

Subfondos

Fondo Corporación Nacional Forestal (CONAF)

Gerencia Forestal

Oficios

Oficio

N°80 / 1998

Oficio

N° 81 / 1998

Resoluciones

Resolución N° 152 /2013 + Antecedente 1 + Antecedente

2 + Antecedente 3

Resolución N°152/2013

Oficina de Estudios de Sistemas

Expedientes de Investigación

Expediente Investigación N° 50

Instrumentos de descripción

Son los que ofrecen información acerca de la localización física, la

organización y el contenido de los documentos y de las agrupaciones

documentales, en función de las cuales recibe diferentes

denominaciones:

• Guía

• Inventario

• Catálogo

09

Al describir una

agrupación

documental llamada:

Se obtiene

como resultado

Definición(Diccionario de Archivística, José Ramón

Cruz Mundet)

Fondo Guía Instrumento de descripción que proporciona

información sobre todo o parte de los fondos de uno o

más archivos, describe globalmente las grandes

agrupaciones documentales, esboza la historia de los

organismos productores y facilita la información auxiliar

acerca del archivo o archivos y de los servicios

disponibles.

Serie Inventario Instrumento que sirve para describir las series

documentales en diferentes grados de detalle,

dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de

clasificación y reproduciendo su estructura.

Unidad documental

simple / compuesta

Catálogo Instrumento cuya finalidad es describir

exhaustivamente, así en sus caracteres interno como

en lo externos, las piezas documentales (documentos

sueltos) y las unidades archivísticas (expedientes),

seleccionadas por algún criterio, por ejemplo su valor

histórico o su especial interés.

10

11

Guía

Catálogo

Inventario

12

La Norma Internacional General de Descripción Archivística corresponde a un

conjunto de reglas generales que forman parte de un proceso dirigido a:

• Garantizar la creación de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas;

• Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de

archivo;

• Compartir los datos de autoridad (puntos de acceso controlados / una única forma

de usar un nombre de institución, persona o familia);

• Hacer posible la integración de descripciones de diferentes archivos en un

sistema unificado

Es una norma que constituye una guía general de descripciones archivísticas.

Debe utilizarse junto a normas nacionales existentes o como base para el

desarrollo de normas nacionales.

• de información

ISAD (G)“General International Standard Archival Description”

13

7 Áreas para la

información descriptiva.

26 Elementos o campos

para describir una

entidad archivística.

6 Elementos o campos

esenciales.

Estructura de la ISAD-G

Elementos esenciales, según ISAD-G

a) el código de referencia

b) el título

c) el productor

d) la(s) fecha(s)

e) la extensión de la unidad de descripción

f) el nivel de descripción

La posibilidad de agregar más elementos, además de los esenciales, dependerá

de la naturaleza de la unidad de descripción (fondo, subfondo, serie, unidad

documental compuesta, unidad documental simple)

14

A partir de la Norma ISAD-G, en el Archivo Nacional, se generó un documento

para ser utilizado como guía en el proceso de la elaboración de las descripciones

documentales, el cual lleva como título “Formato Básico Normalizado para la

creación de bases de datos documentales (2004)”

Contiene 36 etiquetas con las

siguientes especificaciones:

Nombre de la Etiqueta

Objetivo

Regla

Subcampos y delimitadores

Ejemplos

Extensión

Repetitividad

15

16

Descripción de un Fondo (visualización en Winisis)

17

Descripción de una Serie (visualización en Winisis)

18

Descripción de una Unidad documental simple

(visualización en Winisis)

19

Identificación de la información en una

unidad documental simple

CONSIDERAR TAMBIÉN DETALLE DE SU VOLUMEN Y

SOPORTE1 HOJA, TAMAÑO CARTA

Ej.: Resolución Exenta

20

Actividad práctica

Describa el documento entregado, según los 6 elementos esenciales de la ISAD-G

1. Código de referencia (compuesto por: código del país CL + código del archivo + código identificador único)

2. Título3. Fecha(s)4. Nivel de descripción5. Volumen y soporte de la unidad de descripción

(cantidad, tamaño o dimensiones)6. Nombre del o de los productor(es)

21

Código de referencia:

CL MINSA 0008

Título: Resolución

Exenta N° 01

Fecha: 05 de enero 1994

Nivel de descripción:

Unidad documental

simple

Volumen y soporte: 2

hojas, tamaño oficio

Nombre del productor:

Ministerio de Salud

“La finalidad de la descripción documental es

identificar y explicar el contexto y el contenido

de los documentos de archivo con el fin de

hacerlos accesibles”

22