GESTION DOCUMENTAL G1

GGGEEESSSTTTIIIOOONNN DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTAAALLL 111 GGG111

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UNIDAD N° 1

INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

YULY PAOLA CELIS RAMOS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS y BELLAS ARTES

Programa CIENCIA de la INFORMACION y la DOCUMENTACION,

BIBLIOTECOLOGIA y ARCHIVISTICA

TERCER SEMESTRE – GRUPO 1

2012



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UNIDAD N° 1

INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

TALLER N° 1

YULY PAOLA CELIS RAMOS

Tutora

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS y BELLAS ARTES

Programa CIENCIA de la INFORMACION y la DOCUMENTACION,

BIBLIOTECOLOGIA y ARCHIVISTICA

TERCER SEMESTRE – GRUPO 1

2012



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TTAABBLLAA DDEE CCOONNTTEENNIIDDOO

Introducción Como se originó la Gestión Documental Definición personal de Gestión Documental Concepto personal de Documento y Documento de Archivo ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. Aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? Pasos de un Programa de Gestión Documental? Importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y SUS etapas Importancia y ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión

Documental para las empresas. Marco legal para que un programa de gestión documental pueda ser gestionado de

manera apropiada (cuadro explicativo) Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos Webgrafía



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IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

Esta actividad se realiza con el fin de poner en práctica los conocimientos

adquiridos en esta unidad, referente a la introducción y conceptos

básicos en cuanto a la asignatura; en donde se nos indica la importancia

y forma correcta para implantar un programa de gestión documental,

además de las normas o leyes emitidas por el Archivo General de la

Nación y otras, las cuales se debemos tener en cuenta como futuros

profesionales en Ciencias de la Información.



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TTAALLLLEERR NN°° 11

TToommaannddoo ccoommoo rreeffeerreenncciiaa eell mmaatteerriiaall ddaaddoo eenn llaa pprriimmeerraa uunniiddaadd yy lloo qquuee uusstteedd iinnvveessttiigguuee eenn oottrraass ffuueenntteess,, rreeaalliiccee lloo ssiigguuiieennttee::

11.. AAvveerriiggüüee ccoommoo ssee oorriiggiinnóó llaa GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall,, ppuueeddee ttoommaarr ccoommoo bbaassee eell ssiigguuiieennttee ddooccuummeennttoo ““GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL”” qquuee ppuueeddee eennccoonnttrraarr eenn:: hhttttpp::////wwwwww..ssoocciieeddaaddeellaaiinnffoorrmmaacciioonn..ccoomm//1122//GGeessttiioonn%%2200DDooccuummeennttaall..ppddff

La Gestión Documental fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. Esta revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Al finalizar la segunda guerra mundial, se produjo una explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.



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22.. DDeeffiinnaa ccoonn ssuuss pprrooppiiaass ppaallaabbrraass GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall aa ppaarrttiirr ddeell ccoonncceeppttoo qquuee eemmiittee eell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn..

La Gestión Documental son aquellas acciones o procedimientos que se deben aplicar a los documentos de las distintas entidades para facilitar el manejo de la información, mediante un seguimiento a la producción documental estableciendo así una disposición adecuada de los mismos.

33.. CCoonnssttrruuyyaa ssuu pprrooppiioo ccoonncceeppttoo ddee DDooccuummeennttoo yy DDooccuummeennttoo ddee AArrcchhiivvoo aa ppaarrttiirr ddee llaa ddeeffiinniicciióónn qquuee ddaa ddeell mmiissmmoo eell AAGGNN..

Documento es todo aquello que contenga algún tipo de información sea cual sea su soporte, el cual pueda servir como material probatorio de algún suceso o evento. Documento de archivo es toda aquella información que contenga valores administrativos, legales, fiscales, científicos, económicos, históricos o culturales, los cuales sean producidos o recibidos por entidades o personas, los cuales deben conservarse totalmente.

44.. ¿¿QQuuéé eess eell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn yy mmeeddiiaannttee ccuuááll LLeeyy ffuuee ccrreeaaddoo??

El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Fue creado mediante la ley 80 del 22 de diciembre de 1989.



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55.. ¿¿QQuuéé eess eell SSiisstteemmaa NNaacciioonnaall ddee AArrcchhiivvooss??

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.

66.. ¿¿CCuuááll eess llaa LLeeyy ppoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee ddiiccttaa llaa LLeeyy GGeenneerraall ddee AArrcchhiivvooss??

La ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos es la N° 594 del 14 de julio del 2000.

77.. ¿¿QQuuéé ddiiccee LLaa LLeeyy GGeenneerraall ddee AArrcchhiivvooss eenn eell ttííttuulloo VV,, GGeessttiióónn ddee DDooccuummeennttooss,, AArrttííccuulloo 2211??

TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS



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Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

88.. EEnnuunncciiee llooss oobbjjeettiivvooss qquuee pprreetteennddee aallccaannzzaarr uunn pprrooggrraammaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall..

Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.



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Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura

99.. ¿¿CCuuáálleess ssoonn llooss aassppeeccttooss qquuee ddeebbeenn ccoonnssiiddeerraarrssee ppaarraa eellaabboorraarr

uunn PPrrooggrraammaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall??

1. Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.

2. Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

3. Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.



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1100.. ¿¿CCuuáánnttooss yy ccuuáálleess ssoonn llooss ppaassooss ddee uunn PPrrooggrraammaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall??

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan 8 pasos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. Producción: comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. 2. Recepción: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. 3. Distribución: se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos 4. Trámite: en desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. 5. Organización: es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. 6. Consulta: garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. 7. Conservación: en este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar



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sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. 8. Disposición final de documentos: hace referencia a la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental

1111.. EExxpplliiqquuee llaa iimmppoorrttaanncciiaa ddee aaddooppttaarr llaass TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn DDooccuummeennttaa ((TTRRDD)) yy ccuuáálleess eettaappaass ccoommpprreennddeenn

Es importante adoptar las TRD en una empresa o institución ya que gracias a esta herramienta podemos establecer el tiempo de permanencia de los documentos en cada una de las fases del archivo (gestión, central e histórico) logrando así:

Un manejo mas fácil de la información, permitiendo a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Una mejor racionalización en la producción documental. Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente

Regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo

Servir de apoyo en los procesos administrativos Las etapas son: Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes Documentales (recopilar la información institucional como el organigrama vigente, resoluciones, actos administrativos, manuales de procedimientos entre otros)



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Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada ( se tiene en cuenta las funciones de cada dependencia y los manuales de procedimientos; se identifican los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales; se conforman las series y subseries documental y su tiempo de permanencia, asi como su valoración y destino final entre otras) Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación (se prepara la propuesta de TRD, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración; el Comité de Archivo hace el estudio correspondiente y produce un acta avalando la propuesta; por ultimo remite a la instancia correspondiente el proyecto de TRD para su evaluación y aprobación) Cuarta etapa: Aplicación (después de aprobadas se expide un acto administrativo ordenando la aplicación, se preparan las transferencias primarias y secundarias según lo establecido, en cuanto a los documentos a eliminar se destruyen haciendo un acta que servirá como constancia) Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental (La unidad de archivo establecerá un cronograma de seguimiento para la verificar la aplicación de la misma en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones)

1122.. MMeenncciioonnee ppoorrqquuee eess iimmppoorrttaannttee yy ccuuáálleess ssoonn llaass vveennttaajjaass qquuee pprroodduuccee llaa iimmpplleemmeennttaacciióónn ddee uunn PPrrooggrraammaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall ppaarraa llaass eemmpprreessaass..

La implementación de un PGD permite un aumento en la productividad empresarial, pues facilita la ubicación y el manejo de la información reduciendo asi el exceso de documentos que generalmente se conservan en las empresas y que no son importantes para la misma.



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Algunas de las ventajas serían:

Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel o electrónico

Reducción de costos legales, de acceso a la documentación, de almacenamiento o archivado

Acceso concurrente a un documento. Mejora de atención a los interesados. Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.

Aumento en la satisfacción de los usuarios de la empresa. 1133.. RReevviissee eell ddooccuummeennttoo ““ccoonncceeppttuuaalliizzaacciióónn ddee uunn pprrooggrraammaa ddee

GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall”” eenn ssuu mmaarrccoo LLeeggaall ddiiccee qquuee ““PPaarraa qquuee eell PPrrooggrraammaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall ppuueeddaa sseerr ggeessttiioonnaaddoo ddee mmaanneerraa aapprrooppiiaaddaa,, eess nneecceessaarriioo qquuee llaa eennttiiddaadd rreessppoonnddaa yy ccuummppllaa ccoonn llaass ddiiffeerreenntteess nnoorrmmaass pprrooffeerriiddaass ppoorr llaa eennttiiddaadd,, yy ppoorr eell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn aassíí ccoommoo llaass ddeemmááss nnoorrmmaass aapplliiccaabblleess aa llaa eennttiiddaadd..”” AA ppaarrttiirr ddee eessttoo rreeaalliiccee uunn ccuuaaddrroo ccoonn 55 ddee eessttaass nnoorrmmaass ccoonn ssuu eennuunncciiaaddoo yy hhaaggaa aa ccaaddaa uunnaa ssuu eexxpplliiccaacciióónn..

NORMA ENUNCIADO EXPLICACIÓN Ley 190 de 1995. Artículos 27 y 79.

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Faltas y delitos en archivos.

Hace referencia a la utilización indebida de información privilegiada: la persona que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o sus funciones, y saque provecho de la misma será llevado a prisión.



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Ley 270 de 1996. Artículo 95.

Estatutaria de la administración de justicia Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las Leyes procesales.

Hace referencia a la implementación de los medios tecnológicos para que sean usados por Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales, mejorando así la práctica de las pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información.

Ley 594 de 2000.

Por medio de la cual se dicara la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Hace referencia a la los procedimientos y normas que se deben seguir para el adecuado tratamiento de los archivos de las entidades públicas y privadas.

Ley 795 de 2003.

Ajusta algunas normas del Estatuto orgánico del sistema Financiero.

Hace referencia a la administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación, Una vez



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Artículo 22.

Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación

transcurridos cinco años se deberá realizar la reproducción correspondiente, a través de cualquier medio técnico adecuado y transferirse al AGN.

Las historias laborales de los ex funcionarios de las entidades financieras públicas en liquidación, deberán ser transferidas a la entidad a la cual estaban vinculadas o adscritas una vez finalice el proceso de liquidación correspondiente.

Circular AGN No. 2 de 1997.

Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnología en los archivos públicos.

Hace referencia a las entidades estatales, ya que podrán incorporar tecnologías de punta en la administración de sus archivos, utilizando así cualquier tipo de soporte, ya sea por medios técnicos, electrónicos, ópticos, informáticos, o telemáticos para el cumplimiento de sus funciones, siempre y cuando cumplan los algunos requisitos.

1144.. IInnvveessttiigguuee llooss ddeerreecchhooss ddee llooss cciiuuddaaddaannooss ssoobbrree llaa pprriivvaacciiddaadd ddee llooss ddooccuummeennttooss..

Los ciudadanos tenemos derecho a la privacidad de nuestros documentos y para ello la ley nos ampara mediante la Constitución Política de Colombia, en la que dispone:

GGGEEESSSTTTIIIOOONNN DDDOOOCCCUUUMMM

CCCIIIDDDBBBAAA 222000111222

ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casvigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

La Declaración Universal de Derechos Humanos (1948)

“Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a ley contra tales injerencias o ataques.”

MMMEEENNNTTTAAALLL 111 GGG111

IIIIIIIII SSSEEE

Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.


Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que

aración Universal de Derechos Humanos (1948), estableció:

“Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.”

EEEMMMEEESSSTTTRRREEE...

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Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar

ellas en bancos de datos

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la


os de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que

, estableció:

“Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su

la protección de la



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WWEEBBGGRRAAFFIIAA

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/course/view.php?id=902 http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1057 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998 http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/ http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=7850 http://www.elabedul.net/Documentos/Leyes/1995/ley_190_1995.php http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6548

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