Gestion Documental Open Source

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Libro blanco:

Gestin Documental Open Source

Ttulo Gestin Documental, Soluciones Open Source Pgina Pgina 2 de 93

Copyright Cometa Technologies Smile Group Soluciones Open Source Queda prohibida cualquier publicacin sin autorizacin.

NDICE

1 INTRODUCCIN ____________________________________________________________________ 5

1.1 Cometa Technologies ____________________________________________________________________________________ 5 1.2 Smile _________________________________________________________________________________________________ 5 1.3 Este libro blanco ________________________________________________________________________________________ 6

1.4 Resumen ______________________________________________________________________________________________ 7 1.5 Algunas referencias de Cometa ____________________________________________________________________________ 8 1.6 Algunas referencias _____________________________________________________________________________________ 10

1.6.1 Gestin documental _________________________________________________________________________________ 10 1.6.2 Pginas web ______________________________________________________________________________________ 10

1.6.3 Portales, Intranets y Sistemas de informacin_____________________________________________________________ 10 1.6.4 Comercio electrnico ________________________________________________________________________________ 10 1.6.5 ERP & Sistema de apoyo a las decisiones _______________________________________________________________ 10

1.6.6 Infraestructura y Alojamiento __________________________________________________________________________ 10 1.7 El Open Source en la empresa ____________________________________________________________________________ 11

1.7.1 Gestin documental de cdigo cerrado __________________________________________________________________ 11

1.7.2 La eleccin del Open Source __________________________________________________________________________ 12

2 GENERALIDADES __________________________________________________________________ 14

2.1 Por qu es necesaria una solucin de gestin documental? ____________________________________________________ 14 2.2 Presentacin de los conceptos ____________________________________________________________________________ 15

2.2.1 Documento electrnico ______________________________________________________________________________ 15 2.2.2 Contenido _________________________________________________________________________________________ 15

2.2.3 Gestin documental _________________________________________________________________________________ 16 2.2.4 Gestin de contenido web ____________________________________________________________________________ 16

2.2.5 Gestin de contenido ________________________________________________________________________________ 16 2.2.6 Gestin de contenido multimedia_______________________________________________________________________ 17

2.2.7 Workflow (BPM) ____________________________________________________________________________________ 18 2.2.8 Archivo Record Management (RM) ___________________________________________________________________ 18 2.2.9 Trabajo colaborativo ________________________________________________________________________________ 18

2.2.10 Motor de bsqueda ________________________________________________________________________________ 19 2.3 De la GD al ECM _______________________________________________________________________________________ 19

2.3.1 El permetro de la GD _______________________________________________________________________________ 19

2.3.2 El concepto de ECM ________________________________________________________________________________ 21

2.3.3 Evolucin de las herramientas: ________________________________________________________________________ 22

2.3.4 Traslacin de mtodos _______________________________________________________________________________ 22 2.4 Retos principales de la GD _______________________________________________________________________________ 23

2.4.1 Estructuracin de los metadatos _______________________________________________________________________ 25 2.4.2 Repositorio o cuadro de clasificacin ___________________________________________________________________ 25 2.4.3 Consideracin del ciclo de vida ________________________________________________________________________ 26

2.4.4 Digitalizacin ______________________________________________________________________________________ 26

3 LAS SOLUCIONES DE GESTIN DOCUMENTAL _________________________________________ 27

3.1 Alfresco ______________________________________________________________________________________________ 27 3.2 Nuxeo _______________________________________________________________________________________________ 30 3.3 Exo DMS _____________________________________________________________________________________________ 32

3.4 Knowledge Tree _______________________________________________________________________________________ 33

3.5 Jahia ________________________________________________________________________________________________ 35



3.6 Otras soluciones _______________________________________________________________________________________ 37

3.6.1 Maarch ___________________________________________________________________________________________ 37 3.6.2 Freedom __________________________________________________________________________________________ 39 3.6.3 Quotero __________________________________________________________________________________________ 40 3.6.4 LogicalDOC _______________________________________________________________________________________ 41

4 LAS FUNCIONALIDADES _____________________________________________________________ 43

4.1 Metadatos ____________________________________________________________________________________________ 43 4.1.1 Tipos de documentos ________________________________________________________________________________ 43 4.1.2 Estructura de reseas _______________________________________________________________________________ 44

4.1.3 Funciones relativas a los tipos de informacin ____________________________________________________________ 44 4.1.4 Indexacin manual __________________________________________________________________________________ 45

4.1.4.1 Interfaz de introduccin de datos ___________________________________________________________________ 45 4.1.5 Tabla de referencia _________________________________________________________________________________ 45 4.1.6 Indexacin automtica _______________________________________________________________________________ 46

4.1.6.1 Extraccin de metadatos _________________________________________________________________________ 46 4.1.7 Induccin de metadatos ______________________________________________________________________________ 46

4.2 Gestin de versiones ____________________________________________________________________________________ 48 4.2.1 Reserva (check-in/ check-out) _________________________________________________________________________ 48 4.2.2 Incremento de versiones _____________________________________________________________________________ 49

4.3 Repositorio de clasificacin _______________________________________________________________________________ 50

4.3.1 Tipos de repositorios ________________________________________________________________________________ 51 4.3.1.1 Lxico ________________________________________________________________________________________ 51 4.3.1.2 Plan de clasificacin _____________________________________________________________________________ 51

4.3.1.3 Tesauro ______________________________________________________________________________________ 51

4.3.1.4 Cuadro de gestin ______________________________________________________________________________ 52 4.3.1.5 Ontologa _____________________________________________________________________________________ 52

4.3.2 Uso de los repositorios ______________________________________________________________________________ 53

4.3.2.1 Restitucin de contenidos ________________________________________________________________________ 53 4.3.2.2 Gestin de varios repositorios _____________________________________________________________________ 54 4.3.2.3 Gestin de sinnimos ____________________________________________________________________________ 54

4.3.2.4 Herramienta de bsqueda ________________________________________________________________________ 54 4.3.2.4.1 Ampliacin de consultas ____________________________________________________________________ 54 4.3.2.4.2 Sugerencia para el usuario __________________________________________________________________ 55 4.3.2.4.3 Representacin en clster ___________________________________________________________________ 55

4.4 Motor de bsqueda _____________________________________________________________________________________ 57

4.4.1 Funciones bsicas __________________________________________________________________________________ 57

4.4.2 Funciones avanzadas _______________________________________________________________________________ 58

4.5 Integracin de la GED ___________________________________________________________________________________ 60 4.5.1 Espacio de almacenamiento __________________________________________________________________________ 61 4.5.2 Acceso desde programas ofimticos ____________________________________________________________________ 61

4.6 Digitalizacin __________________________________________________________________________________________ 63 4.6.1 Gestin del escner y pre-indexacin ___________________________________________________________________ 63

4.6.2 Reconocimiento automtico___________________________________________________________________________ 64 4.7 Gestin de permisos ____________________________________________________________________________________ 66

4.7.1 Niveles de gestin __________________________________________________________________________________ 66 4.7.2 Gestin de perfiles __________________________________________________________________________________ 66 4.7.3 Directorio y SSO ___________________________________________________________________________________ 67

4.8 Funciones de colaboracin _______________________________________________________________________________ 67

4.9 Workflow _____________________________________________________________________________________________ 69



4.9.1 Workflow documental ________________________________________________________________________________ 70

4.9.2 Workflow profesional o BPM __________________________________________________________________________ 70 4.9.3 Representacin de workflow __________________________________________________________________________ 71 4.9.4 Implantacin en la GED ______________________________________________________________________________ 71 4.9.5 Panel de control y seguimiento ________________________________________________________________________ 71

4.10 Reglas de gestin _____________________________________________________________________________________ 73

4.10.1 Funciones de gestin _______________________________________________________________________________ 73 4.10.2 Motor de reglas ___________________________________________________________________________________ 73

4.11 Gestin del ciclo de vida ________________________________________________________________________________ 75 4.11.1 Poltica de conservacin ____________________________________________________________________________ 75 4.11.2 Almacenamiento __________________________________________________________________________________ 75

4.11.3 Formato de archivo ________________________________________________________________________________ 76

4.11.4 Funciones relacionadas con el formato _________________________________________________________________ 76

4.11.5 Formatos abiertos _________________________________________________________________________________ 77 4.11.6 Formatos de conservacin ___________________________________________________________________________ 78 4.11.7 Almacenamiento digital de valor probatorio ______________________________________________________________ 78

4.12 Importacin/Exportacin ________________________________________________________________________________ 79 4.12.1 Importacin/exportacin masivas _____________________________________________________________________ 79

4.12.2 Exportacin a soporte fsico__________________________________________________________________________ 80

4.13 Gestin de correos electrnicos __________________________________________________________________________ 81 4.13.1 Seleccin de correos electrnicos para archivar __________________________________________________________ 81 4.13.2 Gestin de correos electrnicos ______________________________________________________________________ 81

4.14 Gestin de carpetas ___________________________________________________________________________________ 83 4.14.1 Conceptos relativos a la gestin de carpetas __________________________________________________________ 83

4.14.2 Las herramientas de la gestin de carpetas _____________________________________________________________ 84 4.14.3 La puesta en comn de informacin ___________________________________________________________________ 85

4.14.4 La gestin de carpetas ______________________________________________________________________________ 85 4.14.5 La clasificacin ____________________________________________________________________________________ 85

4.14.6 Trazabilidad ______________________________________________________________________________________ 85 4.15 Integracin tcnica ____________________________________________________________________________________ 87

4.15.1 Configuracin de la interfaz __________________________________________________________________________ 87

4.15.2 Integracin de las aplicaciones _______________________________________________________________________ 88 4.15.3 Los servicios Web _________________________________________________________________________________ 89 4.15.4 Servicios Web SOAP _______________________________________________________________________________ 89

4.15.5 Servicios Web REST _______________________________________________________________________________ 89

4.15.6 CMIS para Content Management Interoperability Services __________________________________________________ 89

4.15.7 Interfaces simplificadas _____________________________________________________________________________ 89 4.15.8 Portlets en un portal ________________________________________________________________________________ 90

4.15.9 Modo SaaS ______________________________________________________________________________________ 91

5 RESUMEN _________________________________________________________________________ 92



1 INTRODUCCIN

1.1 COMETA TECHNOLOGIES

La misin de Cometa es ser el partner referente de nuestros clientes para proyectos de comunicacin y

gestin empresarial basados en herramientas Open Source y tecnologas estndares.

Cometa nace en el ao 2000 fruto de un spin-off del Centro de Servicios Informticos de la Universidad La

Salle, de Barcelona.

Durante 10 aos Cometa se ha ido especializando en diferentes mbitos de negocio basados en

herramientas y tecnologas muy diversas, todas basadas Open Source y estndares.

Los directivos de Cometa siempre han participado en diversas iniciativas no lucrativas orientadas a impulsar

el tejido empresarial mediante la aplicacin de tecnologas abiertas y estndares.

En el ao 2005 Cometa se instala en el 22@, distrito de innovacin tecnolgica impulsada por el

Ayuntamiento de Barcelona.

En el ao 2007 Cometa participa en el proyecto de consultora RoadMap de software libre de la

Generalitat de Catalunya, permitiendo asesorar al gobierno en trminos de qu metodologas de trabajo

adoptar y con qu herramientas trabajar en el mbito Open Source.

En el ao 2009, totalmente consolidados en el mercado nacional, Cometa llega a un acuerdo para

integrarse en el grupo Smile, lder en Europa en integracin de herramientas Open Source. Con este

acuerdo Cometa consolida definitivamente su proyecto empresarial y da un importante impulso a su plan de

crecimiento y mejora de los servicios.

1.2 SMILE

Smile es una empresa de ingenieros especializados en la creacin de soluciones Open Source y en la

integracin de sistemas basados en el Open Source. Smile es miembro de APRIL, la asociacin para la

promocin y la defensa del software libre.

Smile cuenta con 290 colaboradores en Francia y 320 en otros lugares del mundo (septiembre de 2009), lo

que la convierte en la primera empresa en Francia especializada en el Open Source.



Desde el ao 2000, Smile realiza un seguimiento activo de la tecnologa que le permite descubrir los

productos ms prometedores de Open Source, calificarlos y evaluarlos para proponer a sus clientes los

productos ms logrados, potentes y duraderos.

Este procedimiento ha dado lugar a una amplia gama de libros blancos sobre diferentes sectores. La

gestin del contenido (2004), los portales (2005), la inteligencia empresarial (2006), los frameworks PHP

(2007), la virtualizacin (2007), la gestin electrnica de documentos (2008) y los ERPs (2008). Entre las

obras publicadas en 2009 podemos destacar tambin Las VPN Open Source y Firewall y Control de los

flujos Open Source, en el marco de la coleccin Sistema e infraestructura.

Cada una de estas obras presenta una seleccin de las mejores soluciones Open Source en el campo en

cuestin, sus respectivas caractersticas y feedbacks de uso.

Mientras las soluciones Open Source slidas vayan ganando terreno en nuevos campos, Smile seguir

proponiendo a sus clientes informacin para que puedan aprovecharlas sin correr riesgos. Smile se muestra

en el panorama informtico francs como el proveedor integrador de calidad para acompaar a las

empresas ms grandes en la adopcin de las mejores soluciones de Open Source.

1.3 ESTE LIBRO BLANCO

El objetivo de este libro es presentar nuestro enfoque sobre la gestin documental respecto a la gestin de

contenidos y ayudarle en la eleccin de la solucin software para sus proyectos.

De este modo, le proponemos un anlisis de las respuestas ofrecidas por una seleccin de soluciones

Open Source a problemas concretos as como informacin sobre los mtodos para orientarle en la

puesta en marcha de su proyecto.

No se trata de un simple repertorio de soluciones ni de un enfoque terico a la gestin de contenidos

documental, sino de un cotejo de la realidad de las necesidades con el mercado de los SGD (Sistemas de

Gestin Documental) Open Source.

Las soluciones Open Source responden con eficacia a un gran nmero de necesidades. El know-how

exclusivamente documental sigue siendo, por delante de las herramientas, el principal reto de los proyectos

de Gestin Documental o de Gestin de Contenidos Empresariales (ECM).

En lnea con los otros libros publicados por Cometa, esta obra trata de reunir:

Un enfoque general de las nociones subyacentes de la gestin documental, fundamento

metodolgico de los proyectos de SGD.

Una descripcin de las principales funcionalidades esperadas en este tipo de proyectos



y de sus retos.

Una lista de las principales soluciones Open Source de gestin documental.

Una presentacin de las mejores herramientas, una evaluacin de sus puntos fuertes,

de sus lmites y de su madurez.

Este libro blanco es el resultado de los feedbacks de experiencias colectivas. Nos encantara conocer su

opinin sobre este tema.

1.4 RESUMEN

El objetivo de la gestin documental consiste en ofrecer un modo de gestin segura, trazable, organizada y

colaborativa de los documentos de las organizaciones.

La eleccin del Open Source permite disfrutar de productos de calidad que responden a las necesidades

reales de los usuarios y con las libertades que el Open Source nos ofrecen.

A da de hoy, las soluciones de GD y de ECM se distinguen principalmente por los objetos digitales que

procesan y las funciones que incorporan. La GD se limita a los documentos digitales, a menudo ofimticos,

mientras que la ECM incluye todos los contenidos digitales de la empresa, incluidas las imgenes, el

contenido de pginas web o documentos (archivos) generados por los sistemas de gestin de las

empresas.

En este sector, el Open Source alcanz la madurez a mediados de la primera dcada de 2000 y,

actualmente, ofrece soluciones estables, con un alto nivel funcional y tcnico y cada vez mejor adaptadas a

los mercados.



1.5 ALGUNAS REFERENCIAS DE COMETA



1.6 ALGUNAS REFERENCIAS

1.6.1 Gestin documental

Serimax, Goservices, Pierre Audoin Consultant, Alstom Power services, NetasQ, Packetis,

CS informatique, Corep, SNCF - Direccin del material, Mazars, EDF R&D y nuclear, Consejo Regional

de Picardie, Leroy Merlin, Primagaz, Renault F1, INRIA, Centro de informacin de la juventud (CIDJ),

Unin de la Cooperacin Forestal Francesa, Ministerio belga de la Comunidad Francesa, INRIA,

APAVE Sur de Europa, UCFF, Volia Propret, Ecureuil Gestion.

1.6.2 Pginas web

EMI Music, Saln de la Agricultura, Mazars, Areva, Socit Gnrale, Gtes de France, Patrice Pichet,

Groupama, Eco-Emballage, CFnews, CEA, Prisma Pub, Volia, NRJ, JCDecaux, 01-Informatique,

Spie, PSA, Boiron, Larousse, Dassault-Systmes, Accin contra el Hambre, BNP Paribas, Air Pays de

Loire, Forum des Images, IFP, BHV, ZeMedical, Gallimard, Cheval Mag, Afssaps, CNIL

1.6.3 Portales, Intranets y Sistemas de informacin

HEC, Bouygues Telecom, Prisma, Veolia, Arjowiggins, INA, Primagaz, Croix Rouge, Eurosport, Invivo,

Faceo, Castillo de Versailles, Eurosport, Ipsos, VSC Technologies, Sanef, Explorimmo, Bureau Veritas,

Rgion Centre, Dassault Systmes, Fondation dAuteuil, PagesJaunes Annonces

1.6.4 Comercio electrnico

De Dietrich, Adenclassifieds, Macif, Furet du Nord, Gtes de France, Camif Collectivit, GPdis,

Longchamp, Projectif, ETS, Bain & Spa, Yves Rocher, Bouygues Immobilier, Nestl, Stanhome, AVF

Primdical, CCI, Pompiers de France, Comisara para la Energa Atmica

1.6.5 ERP & Sistema de apoyo a las decisiones

Groupe Accueil, Anevia, Projectif, Xinek, Companeo, Advans, Point P, Le Figaro, Bureau Veritas,

Mindscape, Loyalty Experts, Cecim, Espace Loggia, Nouvelles Frontires, La Poste,

HomeCineSolutions, Vocatis, Skyrock, Lafarge, France Domicile, Polyexpert, Cadremploi, Cmonjob,

Meilleurmobile.com

1.6.6 Infraestructura y Alojamiento

Agencia Nacional de Cheques de Vacaciones, Pierre Audoin Consultants, Rexel, Motor Presse, OSEO,

Sport24, Eco-EmBallage, Institut Mutualiste Montsouris, ETS, Ionis, Osmoz, SIDEL, Cadremploi,

SETRAG, Instituto Francs del Petrleo, Mutualit Franaise...



1.7 EL OPEN SOURCE EN LA EMPRESA

1.7.1 Gestin documental de cdigo cerrado

Existe un gran nmero de soluciones que ofrecen conjuntos de funcionalidades y dan respuesta a los

problemas que plantea la gestin documental.

Entre los programas de cdigo propietario ms conocidos, podemos encontrar Documentum de EMC,

FileNet de IBM, SharePoint de Microsoft, Open Text de la empresa del mismo nombre, Autonomy que

compr Interwoven o Ever Team del grupo Ever. La mayora de las anteriores son soluciones de alta

gama presentes en el mercado de la gestin de contenidos desde hace ms de una dcada y que han

ido incluyendo a lo largo del tiempo un gran nmero de funcionalidades que van mucho ms all de la

simple gestin documental. Son soluciones relativamente pesadas, en algunos casos desfasadas y

adaptadas a los problemas complejos de las empresas muy grandes.

Desde hace unos aos, el mercado de software propietario de gestin documental est siguiendo la

misma tendencia que el de las herramientas de gestin de contenido web. Las soluciones que

perduran son las dedicadas a nichos de mercado que incluyen un importante know-how de la profesin

o los que cuentan con un posicionamiento de gama muy alta y precios elevados, asociado a un

prestigio que les permite seguir captando clientes.

En el fondo, hay que tener en cuenta que lo nico que gua a un fabricante son los intereses

convergentes con los de sus clientes. Es cierto que se mueve en un mercado con competencia y su

producto debe ser mejor que el de sus competidores pero, una vez adquiere una buena posicin, el

fabricante puede plantarse el siguiente anlisis:

Su producto debe estar abierto, pero no demasiado, para conservar el control del cliente

(vendor lock-in)

Su producto debe ser eficiente, pero no demasiado, ya que el incremento del nmero de

servidores conlleva un aumento del nmero de licencias vendidas.

Su producto debe ser potente, pero complejo, ya que debe seguir vendiendo prestaciones

de servicio y de soporte.

Su producto debe ser til pero, sobre todo, debe ser atractivo. De hecho, a veces, los

decisores desconocen la realidad del producto y uno que est bien presentado pero al que

no se le incorporen modificaciones o que no responda de forma precisa a las expectativas

funcionales puede constituir la mejor alternativa, a pesar de que finalmente el valor aadido

sea escaso.



No por ello queremos decir que los fabricantes propietarios sean tan maquiavlicos como para hacer

sus productos peores a propsito, sino que su prioridad estratgica no se centra en estas

caractersticas.

El anlisis Magic Quadrant for Enterprise Content Management de 20091 muestra varias tendencias

importantes de la oferta de ECM.

Por un lado, el mercado de gestin de contenidos sigue creciendo, mientras que el nmero

de mercados informticos se reduce.

Por otro lado, cada vez se tiene una mayor percepcin de la gestin de contenido como un

elemento esencial del valor aadido de las empresas. Como consecuencia de lo anterior,

las soluciones que gestionan activos digitales (digital assets) deben estar mejor integradas

en su sistema de informacin, los equipos internos deben manejarlas mejor y su

mantenimiento debe ser menos caro.

Y esto es lo que impulsa a las soluciones Open Source.

1.7.2 La eleccin del Open Source

El Open Source gana cada ao nuevos sectores de aplicacin, dentro de una dinmica extraordinaria.

Han aparecido nuevos actores y los fabricantes de Open Source y la validez de su modelo de negocio

ha quedado hoy en da ms que demostrada. Las ofertas son cada vez ms maduras y suponen

alternativas reales a las soluciones anteriores, las soluciones propietarias.

Veamos cules son los criterios de eleccin ligados al carcter Open Source de las soluciones.

Los beneficios econmicos se encuentran entre las primeras razones para escoger soluciones Open

Source. Aunque poner en marcha una solucin Open Source no sea gratis, a la larga, su implantacin

permite un aumento del nivel competitivo. Muchos estudios confirman que el coste total de los

proyectos Open Source es significativamente inferior a largo plazo. Las ganancias observadas

pueden oscilar entre el 20% y el 80%, segn el grado de madurez del Open Source en el sector

en cuestin.

Por supuesto, el precio de la licencia de las soluciones propietarias es el primer factor mencionado:

supone una inversin inicial importante, incluso antes de saber si es el sistema adecuado. Esto se ve

acentuado por el precio de las prestaciones, que suele ser ms bajo en el sector Open Source, ya que

la apertura del producto facilita la difusin del conocimiento. Finalmente, el coste de posesin

(mantenimiento, actualizaciones) tambin suele ser menor.

1 http://www.gartner.com



Su evolucin no depende de su rentabilidad ni de estrategias de marketing. Siempre y cuando una

comunidad se interese por un producto, ste seguir vivo.

La difusin del know-how asociada a su puesta en marcha est garantizada por las barreras

prcticamente inexistentes para su adquisicin (descarga y documentacin libres y accesibles).

La estandarizacin, el respeto de las normas y estndares y la apertura forman parte de las

inquietudes de los desarrolladores de Open Source, que no intentan volver al pasado sino introducir

soluciones eficientes.

La posibilidad de realizar modificaciones en las fuentes es fundamental desde un punto de vista terico

pero arriesgada desde un enfoque prctico. Por lo tanto, no hay que valorar la apertura en estos

trminos, sino ms bien en la capacidad de aceptar extensiones o de interactuar con otras

aplicaciones.

La durabilidad: la libre disposicin de los fuentes es una garanta fundamental de durabilidad. Es

necesario aqu subrayar que no es imprescindible que el cliente las controle.

En cuestiones de durabilidad, lo peor que le puede pasar a una solucin Open Source es que las

comunidades pierdan el inters por ella, generalmente al decantarse por otra solucin ms

prometedora. Por lo tanto, es posible que un da sea necesario cambiar de producto. Pero este

fenmeno es lento y los usuarios tienen tiempo para organizar su migracin.

En el caso de los fabricantes Open Source, cabe destacar que, incluso si no funciona bien, siempre

existe la posibilidad de que una comunidad retome el control del producto y de sus evoluciones. ste

es el principio de las licencias Open Source.

De este modo, conforme las soluciones se hacen ms maduras, el coste deja de ser el primer criterio

de eleccin. Son las otras, y no stas, las cualidades que ms destacamos.



2 GENERALIDADES

2.1 POR QU ES NECESARIA UNA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL?

La decisin de utilizar una solucin de gestin documental se toma a menudo tras una crisis o una situacin

tensa causada por la gestin de la informacin, una situacin que requiere el establecimiento de una

organizacin ms estructurada, de una trazabilidad o una mejor usabilidad. La informtica suele ser el

mejor modo de ofrecer una respuesta adaptada.

Las crisis pueden tener diferentes manifestaciones: la imposibilidad de crear un dossier completo de un

cliente en un plazo razonable, de encontrar la ltima versin de un documento electrnico en el que se han

invertido das de trabajo... Aunque pueda resultar insidiosa en nuestra era digital, la crisis ms frecuente

es, posiblemente, la prdida por disolucin. Disolucin de informacin importante en un conjunto

demasiado grande. Hay una prdida de conocimiento o de memoria a nivel corporativo.

Y las tensiones vienen causadas por dificultades crnicas en el uso de documentos o por el tiempo perdido.

El tiempo perdido en bsquedas suele ser el factor ms nombrado. La reutilizacin de documentos

existentes tambin es problemtica cuando se intercambian muchos documentos en la empresa y la

eficacia del trabajo puede verse mermada por la falta de organizacin, de trazabilidad o simplemente de

visibilidad en la organizacin documental. En este caso nos encontramos con una prdida de

productividad.

Cabe destacar tambin que la gestin documental forma parte de los procesos de calidad (ISO 9001,

14001 especialmente) y, aunque para su obtencin no es necesario el uso de programas de gestin

documental, permiten aprovechar plenamente la aplicacin de las normas en materia de gestin

documental, ms all de los estrictos criterios de calidad.

Con este tipo de aplicaciones puede resultar difcil calcular la repercusin que se tiene sobre la inversin.

Depende de la evaluacin de criterios cuyo anlisis ms detallado se basa en la comparacin entre el antes

y el despus, son criterios que suelen ser difciles de determinar en cifras. No obstante, es un mtodo

esencial para demostrar el posible inters de un proyecto y, a menudo, encontramos estndares de sentido

comn o contextuales altamente satisfactorios.

Siempre que sea posible, es interesante evaluar datos objetivos y fijar objetivos de mejora para este tipo de

aplicaciones. Estos pueden ser, por ejemplo: el tiempo de gestin de los correos, en caso de una GD de

correspondencia; el porcentaje de cumplimiento de normas y procedimientos, en caso de una GD en el

mbito de la calidad; el tiempo de gestin de la renovacin de contratos para una base de datos de



contratos o el porcentaje de repeticiones de una misma imagen en la organizacin para una aplicacin de

gestin de archivos multimedia...

2.2 PRESENTACIN DE LOS CONCEPTOS

Queremos definir aqu la situacin actual de la gestin documental respecto a cierto nmero de conceptos.

Los conceptos que abajo se presentan no son una lista exhaustiva del sector de la gestin documental pero

consideramos que son necesarios para entender correctamente nuestras explicaciones.

2.2.1 Documento electrnico

El concepto de documento, aunque no plantea problemas en el mundo material, debe precisarse ms

al hacer referencia a documentos electrnicos, a archivos.

Nuestro enfoque de la gestin documental toma la definicin que da la norma ISO: Un documento es

el conjunto formado por un soporte de informacin y los datos registrados en el mismo, de forma

generalmente permanente y legible por el hombre o por una mquina.

En el caso de los documentos electrnicos, el soporte es un formato de archivo. El archivo se crea,

modifica y es visible a travs de una aplicacin. Por ejemplo, un documento .doc se crea, modifica y

es legible mediante el programa Microsoft Word. Las informaciones son los datos informticos incluidos

en el sobre del archivo.

Veremos ms adelante cmo las aplicaciones de GD introducen la nocin de objeto documental, que

rene conceptualmente al archivo y sus metadatos.

2.2.2 Contenido

El trmino contenido se utiliza para designar a un componente informativo coherente. El objeto

documental, tal y como se ha indicado arriba, es un contenido. El trmino se aplica a cualquier

informacin digital que tenga sentido.

Casi siempre, los contenidos estn estructurados, es decir, formados por un conjunto de campos

de informacin. En este caso hablamos de contenidos documentales o estructurados.

A veces, es complicado distinguir entre un conjunto de contenidos y un documento electrnico.

Muchas veces es el contexto de uso y los procesos realizados los que permiten distinguir la



naturaleza de la informacin y el campo funcional en cuestin y definir el mejor tipo de herramienta

para gestionarla.

Podemos citar algunos ejemplos de lo que puede considerarse un documento y/o contenido para

ilustrar nuestra declaracin: una noticia breve en una pgina de actualidad, una revista de artculos de

prensa, una imagen y su leyenda, una ficha descriptiva de un producto, una resea de un documento,

un catlogo de productos en formato PDF, un mdulo documental en formato SCORM...

2.2.3 Gestin documental

Objetivo: ocuparse del almacenamiento, puesta en comn y restitucin de documentos electrnicos.

En la mayora de los casos suele tratarse de sistemas que gestionan archivos que incluyen un fondo (el

contenido informativo) y una forma (el sobre de presentacin).

Prioridad: gestin de documentos electrnicos.

Orientacin: almacenamiento, puesta en comn, bsqueda.

Trminos encontrados: GD - Gestin Documental, EDM(S) - Electronic Document Management

(System), DMS Document Management System.

2.2.4 Gestin de contenido web

Objetivo: gestionar la redaccin, la aceptacin y la publicacin en lnea de contenidos destinados a

pginas web.

Prioridad: publicacin en lnea de informacin.

Orientacin: difusin, publicacin de contenidos estructurados y/o editoriales, contribucin.

Trminos encontrados: WCM - Web Content Management, CMS Content Management System,

trmino a veces empleado para hacer referencia a la gestin de contenido web.

2.2.5 Gestin de contenido

Objetivo: permitir la gestin de contenidos digitales, a travs de funciones de diseo, difusin, uso,

bsqueda y archivo.



Podemos considerar la gestin de contenido como un superconjunto de la GD y la WCM. Las

soluciones de gestin de contenido suelen incluir aspectos de proceso de workflow (BPM Business

Process Management) y de trabajo colaborativo (groupware).

Prioridad: la gestin de contenido empresarial (ECM) es el concepto ms reciente de la gestin de

informacin digital ya que hace referencia, al mismo tiempo, a la informacin estructurada y no

estructurada, a lo largo de todas las etapas del ciclo de vida de los contenidos digitales.

Orientacin: gestin de contenidos en un sentido amplio, es decir, integracin de herramientas de GD,

de WCM, a veces incluso de portal.

Trminos encontrados: CMS Content Management System, ECM Entreprise Content

Management, BPM Business Process Management, EIM - Enterprise Information Management.

Debemos destacar que, a veces, podemos encontrar el trmino gestin de contenido en un sentido

ms limitado, refirindose a la gestin de contenido web (para sitios de internet) por la unin

histrica con los CMS, precursores de este tipo de herramientas.

2.2.6 Gestin de contenido multimedia

Objetivo: gestionar las caractersticas especficas de los activos multimedia digitales (los Digital

Assets, en ingls): Imgenes, msica y vdeo.

Prioridad: contenidos de imgenes y sonidos, navegacin y bsqueda en el repositorio, gestin

especfica de los derechos de autor.

Orientacin: metadatos, navegacin, bsqueda, DRM (Gestin de derechos digitales), gestin de

volmenes importantes.

Trminos encontrados: DAM Digital Asset Management o Gestin de Recursos Digitales

Se trata de una rama dentro de la GD. Comparten muchas funcionalidades respecto a la

categorizacin, la gestin de derechos y los ciclos de vida. Pero, aunque los metadatos especficos de

la gestin de derechos de autor pueden gestionarse con cualquier herramienta de GD, algunas

funcionalidades especficas son propias de la DAM, tales como la manipulacin de imgenes, la

gestin de derechos de autor, la extraccin de vietas o la cesta de seleccin.



2.2.7 Workflow (BPM)

Objetivo: permite dar forma y fluidez a los procesos, mediante el encadenamiento de tareas

individuales de diferentes actores.

Prioridad: gestin de procesos y formularios. El BPM da respuesta a la necesidad de interacciones

formales entre los actores de actividad de la organizacin, ya se traten de personas o de sistemas, ya

que los procesos a veces suelen requerir la interaccin de ambos.

Orientacin: gestin de tareas asignadas a perfiles de usuario. No obstante, suele ser la herramienta

que permite orquestar webservices generados por diferentes aplicaciones para organizar acciones

individuales con el objetivo de obtener un resultado complejo.

No debemos olvidar la existencia de herramientas especializadas segn los objetos que gestionan

como, por ejemplo, el Docflow para documentos.

Trminos encontrados: BPM Business Process Management, gestin de formularios, workflow,

flujos de trabajo, ciclo de vida.

2.2.8 Archivo Record Management (RM)

Objetivo: permitir gestionar las fases de vida de los documentos tras su periodo de utilidad (el periodo

de vigencia administrativa).

Prioridad: la conservacin de los almacenamientos (documentos) de archivos.

Orientacin: el conjunto de procesos de gestin archivstica que permiten garantizar la inclusin, la

seguridad, la fiabilidad y la perennidad de los archivos de la organizacin.

Debemos indicar aqu que las aplicaciones de RM estn cada vez ms presentes en aplicaciones de

GD. De hecho, se ha demostrado que el archivado se realiza mejor cuando se gestiona desde la

creacin del archivo (carpeta, documento...).

Trminos encontrados: SAE sistema electrnico de archivo, RM Record Management, archivo,

archivstica, gestin del ciclo de vida, cuadro de clasificacin

2.2.9 Trabajo colaborativo



Objetivo: facilitar el trabajo de los grupos de personas mediante herramientas exclusivas de

comunicacin o de interaccin en tiempo real o diferido (por ejemplo: correo electrnico, agenda

compartida).

Prioridad: facilitar el trabajo en equipo.

Orientacin: puesta en comn de la informacin operativa.

Trminos encontrados: groupware trabajo en equipo, Chat (mensajera instantnea), Blog (modo

de comunicacin personal a travs de publicaciones temticas), Wiki (modo de puesta en comn de

informacin mediante la edicin conjunta de pginas), Agenda compartida, Google Wave (herramienta

a caballo entre el correo, el chat, el blog y el wiki).

2.2.10 Motor de bsqueda

Objetivo: permitir volver a encontrar una informacin existente.

Prioridad: indexacin o consulta de bases de contenido.

Orientacin: el objetivo es permitir a los usuarios encontrar una informacin. Las herramientas de

bsqueda se centran, por un lado, en la indexacin de esos contenidos o en el uso de ndices externos

en el caso de los metamotores y, por otro lado, en las herramientas de aumento de la relevancia

(adecuacin de lo buscado a los resultados que arroja el motor).

Trminos encontrados: Motor de bsqueda, Search Engine, SEO (Search engine optimisation),

Findability, Metamotor, Crawler, Operador de bsqueda

2.3 DE LA GD AL ECM

Desde hace unos aos, observamos como el trmino ECM va desplazando a las siglas DMS y GD.

Ms all de las modas, este paso de la gestin documental a la gestin de contenido empresarial

refleja cierta realidad actual.

2.3.1 El permetro de la GD

La Gestin Documental trata documentos digitales. A este respecto, una solucin de GD puede incluir:

herramientas: de digitalizacin, de almacenamiento, de circulacin, de difusin y de

bsqueda, principalmente.

especificidades para profesionales: aplicacin de procedimientos de calidad, gestin del



ciclo de vida, reglas de gestin, interaccin con aplicaciones profesionales, entre otras.

especificidades para profesionales: transformacin de formato de archivos,

previsualizacin de archivos multimedia, pginas web, contenidos estructurados, grupo de

trabajo...

Ya no hay casi ninguna aplicacin de GD pura: casi siempre suelen incluir funciones prestadas en

sectores nombrados arriba o de sectores especficos en determinadas profesiones.



2.3.2 El concepto de ECM

La gestin de contenido empresarial se parece a las soluciones de software que proponen funciones

para gestionar todos los contenidos digitales de una organizacin.

Por lo tanto, se encargan de extraer (adquirir, capturar) las informaciones electrnicas (estructuradas o

documentales) para gestionarlas (almacenarlas, editarlas, difundirlas) respondiendo a las exigencias de

los usuarios (ergonoma, funcionalidad) y a los procesos de la organizacin (seguridad, fiabilidad,

proceso).

En este grfico se muestra la relacin existente entre los sectores de la GD, la WCM y la ECM y la

relacin de estos frente a determinados sectores anlogos.

Sealemos, por ltimo, que la nocin de portal de empresa suele asociarse a la de ECM.

Aunque las intersecciones sean dbiles desde un punto de vista funcional, el aspecto globalizador

de las soluciones de ECM no debe ocultar el objetivo diferente de las dos herramientas. Exponer las

herramientas (servicios) de la organizacin (portal) frente a gestionar contenidos de la organizacin.

No hay que olvidar que la posibilidad de que una solucin ECM o GD se integre en un portal es una

cualidad importante. Especialmente cuando el servicio informtico de su empresa no desea aadir

en una nica aplicacin todas las soluciones de acceso a la informacin.



2.3.3 Evolucin de las herramientas:

Antes, las soluciones de GD estaban orientadas hacia la gestin de archivos, posteriormente hacia la

gestin de documentos especficos con una tipologa cada vez ms amplia (correos, formularios,

imgenes, vdeos...). Su evolucin natural les lleva a integrarse cada vez ms en los procesos de

gestin documental, especialmente, mediante una mejor gestin del contexto de edicin o de la

estructura de los archivos documento (MS Word, Open Office, PDF...) que permitir, en un futuro, tratar

documentos como una inclusin de contenidos.

La evolucin de la cobertura funcional de las soluciones de GD tiende a solucionar los diferentes

problemas que se les planteaban a los usuarios. Por una parte, integrando la gestin de contenidos

estructurados paralelamente a la de contenidos documentales (suele hablarse de contenido semi-

estructurado) y, por otra parte, permitiendo realizar acciones colaborativas ms avanzadas.

El ECM abarca el permetro de la GED y lo expande hasta otros contenidos empresariales, en concreto

los contenidos web (WCM), e incluso de los contenidos gestionados por otras aplicaciones que

incluyen contenidos. En este caso hablamos de federacin.

2.3.4 Traslacin de mtodos

La evolucin en la gestin de contenidos sigue dos lgicas muy diferenciadas: por un lado, una

ampliacin de los contenidos gestionados y, por otro lado, una adaptacin de los mtodos de gestin

de estos contenidos, derivados de la gestin documental.

De hecho, observamos que un gran nmero de mtodos de ECM provienen de la GD. Un contenido

suele considerarse un archivo (o un conjunto de archivos) y las acciones que realizamos son similares

a las que un usuario est acostumbrado a hacer con documentos.

Son dos factores los que explican esta traslacin de mtodos entre GD y ECM: las soluciones de

ECM suelen provenir de fabricantes de GD, pero es principalmente la transposicin del paradigma del

documento en formato papel a los contenidos electrnicos lo que permite a los usuarios sortear

parcialmente la complejidad de los contenidos electrnicos.

Hemos observado que a los usuarios les parece ms sencillo gestionar un contenido visto como un

conjunto coherente que como fragmentos de algo sin forma, cuyo aspecto (forma) es difcil de

comprender.



Es decir: es ms sencillo comprender y manipular un sitio web que varios contenidos (por ejemplo, tres

imgenes, un banner y varios bloques de texto) que una vez ordenados en la pantalla forman una

pgina web.

2.4 RETOS PRINCIPALES DE LA GD

La gestin documental (GD) es un trabajo principalmente organizativo, al contrario que la gestin de

contenido Web (WCM) que responde esencialmente a problemas tcnicos.

Las herramientas de gestin de contenido Web estn orientadas hacia la difusin de contenidos

estructurados: su formato, publicacin, facilidad para acceder el gran pblico, etc. Sin embargo, las

herramientas de gestin documental se centran en los procesos de gestin iniciales, como la posibilidad

de realizar una indexacin rica o de integrar nuevas reglas de proceso (workflow, transformacin, alertas

sujetas a condiciones), entre otras.

Por lo tanto, la instalacin de una solucin de GED requiere una importante implicacin por parte de los

futuros usuarios.

Queremos subrayar que el xito de las aplicaciones GD se basa principalmente en el correcto uso de

algunas herramientas y principios que se describen a continuacin.



La ergonoma de la aplicacin debe adaptarse al uso de una aplicacin de gestin, utilizada por un nmero

importante de personas, al igual que una aplicacin de mensajera o correo electrnico, por ejemplo.



2.4.1 Estructuracin de los metadatos

La gestin de documentos electrnicos tiende a parecer una gestin a ciegas. Al no haber formatos

abiertos (ver ms adelante), el documento-archivo se convierte en un objeto opaco y al que slo se

puede acceder desde la aplicacin en la que se ha creado, por lo que la aplicacin GD slo muestra

inicialmente su nombre (nombre del archivo) y su tipo (tipo MIME).

Los metadatos son la informacin asociada a los documentos gestionados. Sirven para calificar los

documentos, dotarlos de informacin complementaria utilizable. El metadato puede utilizarse

directamente como informacin pero, sobre todo, es la base de las funciones de bsqueda o de

procesos selectivos aplicados a los documentos.

Para contar con funciones avanzadas, un sistema de GD debe permitir asociar a los documentos

informaciones estructuradas utilizables. Y ste es el reto de los metadatos.

Los metadatos tpicos incluyen, entre otros, el ttulo, el autor, la descripcin, el idioma y la fecha de

publicacin.

Existen nomenclaturas estndares de metadatos, en especial el Dublin Core, que define los 15 campos

principales de metadatos. Algunas profesiones cuentan con sus propios estndares (msica,

arquitectura, salud o archivstica, por ejemplo).

Para responder de la mejor forma posible a las necesidades de los usuarios, las soluciones deben

gestionar varios conjuntos (o sets) de metadatos segn los tipos de documentos y prever un gran

abanico de tipos de metadatos, informacin textual (campo de texto), lista de valores de tablas de

referencias, fecha o nmero en base a los cuales se podrn calcular reglas de gestin...

2.4.2 Repositorio o cuadro de clasificacin

La mayora de las soluciones de gestin de contenido incluyen uno o varios repositorios de

clasificacin.

En cuanto se habla de organizacin profesional, de recursos especficos y de procedimientos de

gestin documental, es indispensable contar con una estructura que haga las veces de columna

vertebral del sistema de gestin documental: ste es el objetivo del repositorio de clasificacin. Es una

de las herramientas ms importantes. El uso que se realice de esta herramienta es un factor importante

a la hora de escoger una solucin.

Las herramientas pueden estar ms o menos elaboradas, pero todas permiten, como mnimo, definir

un plan o un cuadro de clasificacin, es decir, un diagrama jerrquico en el cual se clasifican los

documentos. Las herramientas pueden permitir incluso gestionar vocabularios especficos con



sinnimos, vnculos de proximidad semntica, multi-jerarqua y traduccin de trminos. En este caso

hablaremos de tesauro o de ontologa.

Un repositorio de clasificacin ofrece diferentes funciones: indexacin, vocabularios comunes

(glosarios), bsqueda avanzada (teniendo en cuenta sinnimos y proximidad semntica, por ejemplo),

o navegacin facetada.

2.4.3 Consideracin del ciclo de vida

Para optimizar la gestin de los recursos documentales, hay que gestionar su ciclo de vida, que se

extiende desde su creacin hasta ms all de su utilidad operacional.

Un documento se crea ejecutando un conjunto de procesos antes de poder utilizarse. Por ejemplo, un

contrato se redacta, modifica, valida, imprime, firma y despus se enva, a menudo en formato papel.

El ciclo de vida incluye todas estas fases, desde su elaboracin hasta su archivo definitivo o su

destruccin.

La gestin del ciclo de vida de los documentos electrnicos debe realizarse, como mnimo, con tanta

minuciosidad, como la de los documentos en formato papel. De hecho, por la facilidad que tienen de

ser duplicados, enviados y almacenados, su nmero es mucho ms importante. Y esto conlleva

diferentes problemas, que van desde la dificultad de trazabilidad entre versiones, la capacidad para

encontrar una informacin precisa o el volumen de almacenamiento.

2.4.4 Digitalizacin

Las soluciones de GD pueden gestionar diferentes tipos de documentos, ya provengan de aplicaciones

ofimticas o de procesos de digitalizacin.

La digitalizacin o desmaterializacin consiste en la transformacin de un documento de un soporte

material a datos electrnicos. Puede tratarse, por ejemplo, de la digitalizacin de un documento papel

para convertirlo en un documento ofimtico, o del paso de un conjunto de formularios a una base de

datos, de la transformacin de una pelcula o una grabacin sonora a un archivo multimedia.

Hace ya muchos aos que est en el aire el objetivo papel cero, pero todo el mundo est de acuerdo

en que es poco probable que se elimine por completo el uso del papel. Sin embargo, la digitalizacin

permite aprovechar las ventajas digitales en todos los contenidos desmaterializados.

Algunas organizaciones la realizan y sus proyectos de gestin de informacin se orientan al todo en

uno que les permite accesos y modos de gestin unificados para todos los contenidos, ya sean fsicos

o digitales.



3 LAS SOLUCIONES DE GESTIN DOCUMENTAL

3.1 ALFRESCO

Alfresco2 es un fabricante ingls, creado en 2005 por antiguos dirigentes de Documentum y Business

Objects. A da de hoy, la sociedad est presente en Inglaterra, Francia y Estados Unidos y Espaa.

Mediante una solucin J2EE, ofrecen todas las funcionalidades que los clientes buscan: metadatos, tipos de

documentos, workflow documental y avanzado, gestin de categoras, herramientas de colaboracin,

bsqueda, gestin de varias bases independientes, gestin de contenido Web.

La herramienta destaca por diferentes aportaciones:

Una orientacin claramente colaborativa tanto a nivel de funciones como de interfaces.

Una arquitectura funcional y tcnica de buena calidad que le permite ser la opcin de GD de

grandes organizaciones. Alfresco es muy abierto y los desarrollos se realizan mediante APIs

(application programming Interface) y herramientas, muchas y bien documentadas, de

diferentes niveles: desde el simple script a componentes Java, pasando por web services.

Las reglas de gestin, a las que los usuarios pueden acceder directamente, permiten pasar una

parte de las configuraciones a los gestores y no a desarrolladores ni administradores.

Un componente de gestin de contenidos web, paralelo a la gestin documental Este mdulo

est dedicado a la gestin de contenidos web y no a su distribucin en servidores remotos.

2 http://www.alfresco.com



las facilidades de integracin con la estacin de trabajo.

un mdulo de Record Management, es decir, de gestin de archivos, basado en la norma

americana DoD 5015.02

un framework de diseo de interfaz: SURF

mdulos tcnicos avanzados, tales como el load balancing o la gestin de varias instancias en

una nica instalacin.

una visibilidad significativa en la escena internacional gracias a sus estrategias de comunicacin,

su actividad de marketing y su gran nmero de clientes.

Alfresco est disponible en dos versiones: Una versin Community, gratuita, con licencia GPL y una

versin Enterprise, que requiere una suscripcin anual de pago y permite disponer de garanta del

fabricante as como a las actualizaciones intermedias. El precio de esta suscripcin vara en funcin de

diferentes factores: el nivel de servicio de soporte demandado (SLA), los mdulos instalados y el nmero de

procesadores utilizados.

Esta solucin cuenta con una importante dinmica de desarrollo, as como con una comunidad de usuarios

y de desarrolladores considerable. Cabe destacar la existencia de la pgina Alfresco Forge3, que recoge un

gran nmero de plug-ins.

La versin 3.2, disponible desde enero de 2010, incluye muchas mejoras, entre las que destacamos:

Reestructuracin de la interfaz de colaboracin Alfresco Share, en el framework SURF

Mejora del mdulo WCM, en trminos de rendimiento y de funcionalidad

Una mejora de la integracin de los correos electrnicos. Ofrece la posibilidad de

asignar correos directamente a cada objeto del servidor de Alfresco, para almacenar

contenido o comentar un documento, por ejemplo, y adems para consultar un buzn

IMAP directamente.

Inclusin de un mdulo de Record Management (RM) y de funcin de Information Life

Cycle (ILM) para la gestin de la vida de los documentos. Este mdulo cuenta con el

certificado del DOD (Departamento de Defensa americano)

3 http://forge.alfresco.com/



La compatibilidad de Alfresco con el Cloud de Amazon (EC2), especialmente con

facilidades de gestin con las funciones multiempresa (bases cerradas en una nica

instalacin)

La integracin de una primera implementacin CMIS (la futura norma de

interoperabilidad de los sistemas de GED)

Integracin del protocolo de comunicacin Sharepoint (WSS), que permite el uso de la

GED en calidad de depsito documental directamente desde las aplicaciones de MS

Office



3.2 NUXEO

Nuxeo4 es una empresa francesa que ofrece una solucin de GD Open Source desde 2001. La primera

solucin de Nuxeo, que recibe el nombre de CPS, se desarroll en Zope/Python. Nuxeo Enterprise

Plateform es el resultado de su migracin a Java, desde 2007.A da de hoy, la sociedad est presente en

Francia y en Estados Unidos.

Se trata de una solucin completa de gestin de contenido empresarial, en entorno Java J2EE: metadatos,

tipos de documentos, workflow avanzado, gestin de categoras, funciones de colaboracin, bsqueda,

gestin de contenido complejo (web, multiarchivos, estructurados), gestin multi-bases.

Son varios los elementos que distinguen a esta herramienta:

su editor de temas, totalmente grfico, que permite personalizar la interfaz

el concepto de relaciones que permite crear vnculos entre contenidos. El tipo es recproco y

permite unir tanto elementos internos de Nuxeo como externos (URL), por ejemplo, es la

traduccin de/ est traducido de o tiene como documento adjunto/es el documento adjunto de

4 http://www.nuxeo.com



su interfaz estndar, que puede utilizarse directamente en proyectos de GD, es sencilla y cuenta

con una ergonoma satisfactoria (pinchar y arrastrar, presentacin en pestaas)

la gestin de vocabularios, que permiten a un administrador funcional administrar las listas de

valores en cualquier aplicacin

el concepto de seccin de publicacin, que permite separar totalmente el espacio de trabajo de

los usuarios de la parte que se muestra a los diferentes pblicos

una arquitectura totalmente modular que facilita el desarrollo, el mantenimiento y la reutilizacin de

funcionalidades adicionales. La calidad tcnica de la solucin permite que puedan utilizarla tanto

pequeas estructuras como grandes grupos internacionales, e incluso ser integrada como mdulo

de gestin documental en otros proyectos.

el motor de notificacin de Nuxeo, que es potente (activacin de alertas en muchos elementos) y

extensible (por correo, RSS...)

la herramienta Nuxeo Studio, para una configuracin ms sencilla, ver abajo.

La versin 5.3, publicada en octubre de 2009, incluye un lote de mejoras muy importante, tanto en

cuestiones tcnicas, como ergonmicas e incluso de marketing:

la inclusin de una tecnologa de widgets (gadgets web) con la integracin de Opensocial

un framework de creacin de sitios Web documentales basados en Nuxeo Gracias a ste, se

pueden gestionar contenidos, como una GED y tener informes, como en un CMS. La integracin

con CMS (en particular con eZ Publish a finales de 2009) permite avanzar en la lgica de

separacin de la gestin y de la publicacin de contenidos

la introduccin de herramientas colaborativas de wiki (prximamente, de Blog) directamente en la

interfaz estndar

la gestin de correos: permite crear repertorios que recogen automticamente los correos de una

cuenta seleccionada

un herramienta, muy potente, de anotacin de documentos Office que responde a las expectativas

de los usuarios en trminos de facilidad de uso

la integracin del protocolo de comunicacin Sharepoint (WSS), que permite el uso de la GED en

calidad de depsito documental, directamente desde las aplicaciones de MS Office

la sincronizacin entre bases documentales (con SyncML) que permite gestionar la difusin de una

parte de la base documental

una versin de Nuxeo dedicada al DAM, para la Digital Asset Management (Gestin de Recursos



Digitales), que integra una interfaz adaptada, herramientas de gestin de formatos de vdeo y

funciones para la gestin de imgenes

Nuxeo Studio, disponible mediante suscripcin, es una herramienta de configuracin grfica que

permite configurar un gran nmero de opciones, tales como los tipos de documentos, la definicin

de los ciclos de vida, algunos elementos grficos de las interfaces o incluso la configuracin bsica

de un proyecto de Nuxeo

una herramienta de gestin de correo, que aparecer en el primer trimestre de 2010, adaptada a la

gestin de flujos de correo entrante y saliente y que tiene en cuenta las caractersticas especficas

de tratamiento (gestin de bandejas), de procedimiento (workflow) y de adaptaciones ergonmicas

La implantacin de una versin intermedia del estndar CMIS

Se est ultimando el modo Off-line (realizado con Smile) para la consulta de la base documental en equipos

que no estn conectados al servidor de Nuxeo.

3.3 EXO DMS

Exo es un fabricante francs creado en 2003 por el francs Benjamin Mestralet, gracias a la financiacin del

DoD (Ministerio de Defensa americano). Actualmente, la empresa est presente en Francia, Vietnam,

Ucrania y Tnez.

La aplicacin inicial de portal de integracin no tard en pasar al paquete eXo Platform, con muchos

mdulos o elementos tcnicos, para dar respuesta de forma integrada a las necesidades de una ECM

moderna. Cabe citar aqu la gestin de un portal de integracin (eXo Portal), la gestin de contenido web

(eXo WCM), la gestin documental (eXo DMS - de Document Management System), la gestin de

workflows y, especialmente, la integracin del proyecto Bonita e incluso de un WebOS, una especie de

portal en forma de estacin de trabajo destinado a ofrecer una solucin de oficina virtual.

El fabricante ha creado diferentes paquetes de productos, nombremos aqu a eXO Collaboration Suite con

correo, agenda de direcciones, calendario y servicio de mensajera instantnea o eXo Knowledge Suite con

la herramienta de FAQ y foro.



Dentro de esta suite, eXo DMS ocupa un lugar central ya que se trata del mdulo destinado a almacenar

todos los archivos. En este libro blanco, solo comentaremos ese mdulo por su pertenencia a un conjunto

ms vasto.

La aplicacin eXo DMS ofrece caractersticas muy interesantes, entre las que cabe destacar:

una interfaz estndar que incluye de origen las facilidades del explorador de Windows: hacer clic y

arrastrar, accesos directos del teclado, visualizacin mltiple...

la base de contenido (JCR) global para todos los contenidos (Web y documentos) puede utilizarse a

travs de Webdav, FTP y CIFS

la integracin ofimtica bastante avanzada, con un plug-in especfico para MS Office y una

integracin de Open Office

la posibilidad de personalizar las interfaces de los usuarios en funcin de sus perfiles. De hecho,

eXo DMS, al igual que todas las aplicaciones eXo, se basa en eXo Portal, una aplicacin de gestin

de portal.

Son dos caractersticas importantes las que diferencian la solucin de eXo DMS de otras soluciones de

ECM o de GED descritas en el presente libro:

Se trata de una parte de un conjunto ms amplio y su uso fuera del contexto eXo Platform no es tan

interesante

Se trata de una aplicacin orientada a la tcnica, y no funcional. Es necesaria su integracin o uso

en el marco de un paquete del fabricante para apreciar su calidad y aprovecharla plenamente.

Por estas razones, hemos decidido no incluirla sistemticamente en los cuadros comparativos de

soluciones, ya que su inclusin fuera del paquete eXo Platform hace que la comparacin no sea equitativa.

3.4 KNOWLEDGE TREE

Knowledge Tree5 es una solucin de GED desarrollada por la sociedad sudafricana JamWarehouse.

Knowledge Tree cuenta con un completo conjunto de funcionalidades y varios mdulos que permiten la

correcta integracin en un entorno ofimtico.

5 http://www.knowledgetree.com/



La versin Open Source de Knowledge Tree incluye todas las utilidades esenciales, pero hay determinados

mdulos, especialmente aquellos relativos a la integracin en un equipo de trabajo (hot folder, navegacin,

integracin con MS Office, aplicacin de gestin de escneres) que estn sujetos al pago de una licencia.

En la pgina web del fabricante, puede consultarse una comparacin explcita de las diferentes versiones.

En general, la aplicacin es correcta y permite contar con una GD simple y eficaz. Destacamos varios

puntos positivos:

una interfaz estndar depurada y operacional desde el primer momento

una bsqueda muy avanzada que ofrecer una respuesta satisfactoria a las bsquedas complejas,

en concreto, en trminos de cruce de criterios

funciones de administracin, accesibles para cualquier administrador, cuente o no con

competencias tcnicas particulares, en toda la configuracin: creacin de tipos de documentos

modos de navegacin virtual por defecto, en concreto, por tipo de documento

la ergonoma del mdulo integrado en MS Office, que permite, al contrario que los otros programas

de la competencia, gestionar los metadatos desde aplicaciones ofimticas

La versin 3.7, probada en el marco de este libro blanco, propone varios adelantos importantes:

gestin de una gama completa de tipos de metadatos, especialmente la fecha, que no estaba

incluida en la versin anterior

reestructuracin tcnica al mejorar considerablemente el rendimiento de la solucin, principalmente

gracias a su colaboracin con Zend.

la integracin de dos protocolos recientes: CMIS, que permite hacer bsquedas en Knowledge Tree

mediante webservices normalizados, y Open Search, que permite hacer bsquedas y obtener

respuestas de su motor de bsqueda a travs de mtodos normalizados



Cabe destacar tambin la incorporacin de nuevas lenguas en la versin comunitaria: espaol, portugus y

francs

3.5 JAHIA

Jahia es una solucin integrada de portal web y de gestin de contenidos que propone el fabricante con el

mismo nombre. Se ofrece en dos formas diferentes: Community Edition y Enterprise Edition. La primera es

totalmente Open Source, con licencia GPL v2, la segunda requiere el pago de una licencia e incluye

funciones destinadas a las empresas.

Esta solucin responde a las necesidades de gestin de contenido Web y documental, as como a una parte

de las necesidades de portal (agregacin), especialmente con la norma JSR 168.

Jahia tambin permite gestionar un repositorio de archivos de la norma JCR (JSR 170) que pueden estar

vinculados con diferentes contenidos web, y todo ello con una buena integracin en el entorno ofimtico

gracias al uso de Webdav, CIFS y SMB.



No obstante, las funcionalidades de GD propiamente dichas estn poco avanzadas, por lo que el inters de

stas reside principalmente en el uso que puede hacerse de los contenidos documentales en un sitio web.

La publicacin de la versin 6 a mediados de 2009 marc un punto de inflexin para Jahia tanto por

cuestiones de modelo econmico, al pasar de una licencia abierta pero propietaria a un modelo mucho ms

Open Source, como por los avances introducidos en la nueva versin.

En la versin 6 se introdujeron cambios importantes, especialmente respecto a la gestin documental:

posibilidad de acceder mediante CIFS, SMB y FTP a los archivos de la mediateca

mejora de las funciones de bsqueda en los documentos, posibilidad de registrar las bsquedas

interfaz de gestin de archivos ms clara y ms ergonmica (haciendo clic con el botn derecho)

posibilidad de vincular recursos documentales externos a Jahia directamente en la mediateca

Jahia sigue siendo una solucin orientada ms hacia la gestin de contenidos web La gestin de archivos

(documentos) se desarrolla principalmente desde esta perspectiva. Jahia sigue siendo un medio excelente

para publicar en lnea contenido documental. A veces es necesario conectarlo a una GED empresarial para

responder a los problemas de gestin documental.



3.6 OTRAS SOLUCIONES

En el sector del Open Source existen muchas ms soluciones de GED. Su calidad es heterognea y, en

general, suelen ser comparativamente demasiado limitadas para ser viables en un contexto empresarial y

para que las recomendemos.

No obstante, estas soluciones podran corresponder a necesidades muy especficas o a contextos

tecnolgicos particulares. Por ejemplo, aqu podemos citar a Freedom, por su capacidad de generar

aplicaciones profesionales o Quotero por su desarrollo en .Net.

Dentro de las soluciones que les recomendamos que eviten, podemos citar a: DocMgr, OpenGED,

myDMS y eDMS cuya perdurabilidad o nivel funcional son demasiado bajos.

3.6.1 Maarch

Maarch6, es una solucin de PHP desarrollada por la sociedad francesa Maerys. La oferta incluye

varias aplicaciones basadas en el framework Maarch: Entreprise 1.0, de GD Maarch 2.7, Letter Box y

Archive in motion.

Letter Box interacta con un escner y permite gestionar el ciclo de vida del correo en la empresa:

trabaja conjuntamente con la herramienta de digitalizacin, recepcin, validacin, tratamiento de la

respuesta y herramienta de bsqueda. Se entrega con un conjunto de funciones y una interfaz

totalmente orientada a la gestin de correo.

6 http://www.maarch.org/



Archive in motion es una aplicacin dedicada a la gestin de archivos en formato electrnico y

fsico

Maarch Entreprise permite almacenar diferentes tipos de documentos e incorpora las funciones

necesarias para una GED empresarial

Esta solucin, aunque es todava reciente, tiene puntos muy interesantes, especialmente, gracias a la

relacin vertical propuesta por el fabricante, la gestin del correo y de archivos.

Cabe destacar que la comunidad que utiliza esta solucin es reducida y se concentra esencialmente en

torno a su fabricante.

Por ltimo, consideramos que la orientacin framework PHP de la versin 3 cubre algunas deficiencias del

PHP. Esta orientacin permite contar con una solucin de diseo de aplicacin documental para la

empresa.



3.6.2 Freedom

Freedom es una herramienta de GD desarrollada y comercializada por la empresa francesa Anakeen.

Esta solucin est orientada hacia la gestin de contenidos y al diseo de aplicaciones especializadas

para determinadas profesiones, a travs de mltiples opciones de configuracin.

Actualmente, la versin 3.0 est disponible en beta 2. Por lo tanto, la evaluacin de esta versin es

parcial.

A pesar de presentar una interfaz sencilla, la herramienta es bastante completa: rico en tipos de

metadatos, tipos de documentos, gestin de versiones, bsqueda, plano de clasificacin, composicin

de documentos, calendario, agenda...

Freedom ECM presenta tambin algunos problemas: interfaces poco intuitivas y una configuracin

compleja para el diseo y el desarrollo. No obstante, estos factores estn mejorados en la versin 3.0.

Por ltimo, conviene aadir que la comunidad que utiliza esta solucin es pequea, se encuentra

exclusivamente en Francia y tiene pocas referencias y el fabricante muestra un nmero de socios-

integradores reducido.



3.6.3 Quotero

Es una solucin reciente en .Net, la v1.0 se lanz en marzo de 2009 por parte de la sociedad de

servicio y de edicin: Core-techs.

Esta aplicacin, aunque est lejos de ofrecer lo que se espera de una aplicacin de GD moderna,

presenta una base tecnolgica interesante.

La oferta se centra en tres componentes: el servidor documental, la interfaz web de consulta y el cliente

pesado. La versin Open Source ofrece exclusivamente las funciones bsicas, por lo que algunos

componentes requieren el pago de una licencia comercial.

Entre las funcionalidades ms interesantes, destacamos las siguientes: indexacin y bsqueda en

texto completo, reserva (check-in / check-out), alertas por correo electrnico y RSS, workflows

documentales con jBPM, vnculos entre documentos y configuracin grfica de los metadatos.

En la versin comercial encontramos funciones interesantes, tales como:

la apertura y modificacin de documentos desde MS Office y Open Office,

arrastrar & colocar documentos desde Windows y Linux mediante una aplicacin cliente.

El fabricante y nico integrador gestiona la comunidad que utiliza esta versin. El carcter Open

Source de la solucin tiene un inters limitado.



Por lo tanto, el nico inters de la solucin de Quotero es la tecnologa en la que est desarrollada

(.Net). En el resto de los factores, las otras soluciones ofrecen una respuesta ms satisfactoria que

sta.

3.6.4 LogicalDOC

LogicalDOC7, antes Contineo, es una herramienta de gestin documental, editada por la sociedad

italiana Logical Objects y por algunos desarrolladores independientes.

La solucin se comercializa en diferentes formatos, la primera, Open Source y la segunda es una

versin propietaria y aade algunas funciones 8 y permite recurrir al soporte del fabricante.

Entre las funcionalidades propuestas, podemos citar: la gestin de versiones, el envo de documentos

por correo electrnico o por vnculo generado, integracin de un webmail, gestin de los idiomas de los

documentos y discusiones.

As, LogicaDoc ofrece las funcionalidades esenciales de una herramienta de GED y algunas

funciones interesantes tales como la gestin de derechos grficos mediante las casillas de una

tabla.

Pero el uso de la versin Open Source es limitado ya que:

no incluye opciones ofimticas, lo que denota el carcter poco colaborativo de la

solucin,

no tiene funciones de importacin / exportacin

7 http://www.logicaldoc.com/

8 Aqu se puede consultar una comparacin de las versiones:

http://www.logicaldoc.com/en/products/compare-products.html



la autentificacin en un directorio empresarial slo est disponible en la versin de pago

la arquitectura documental es muy simple, lo que limita en gran medida su extensibilidad

La versin de pago introduce mdulos que completan la versin Open Source con algunas

funciones interesantes, a veces indispensables:

el reconocimiento ptico de caracteres (OCR) e integracin para herramientas de

digitalizacin

la utilizacin de formatos de AutoCAD y MS Office recientes

un workflow documental, configurable mediante una interfaz grfica

funciones de trazabilidad (auditora)

la posibilidad de incluir correos como documentos directamente en el servidor

Por todo ello, el uso de LogicaDoc se reduce a necesidades simples y muy orientadas hacia algunos de

los puntos fuertes de la solucin. La dimensin Open Source se utiliza ms aqu como reclamo de

marketing que como modelo econmico.



4 LAS FUNCIONALIDADES

Vamos a presentar en este captulo las principales funcionalidades de las soluciones de gestin documental

e indicaremos la posicin que ocupan respecto a stas cada una de las herramientas anteriormente citadas.

El objetivo no es describir exclusivamente la funcin sino tambin su repercusin en el marco de un

proyecto.

Actualmente, las mejores aplicaciones de GD Open Source estn muy avanzadas e integran un gran

nmero de funciones adicionales a las de la GD. Adems, algunas aplicaciones de otros sectores incluyen

funciones de GD, en estrecha relacin con las funciones requeridas para ese sector.

Los creadores de soluciones se basan en las experiencias adquiridas en diferentes sectores:

documentacin, motor de bsqueda, ofimtica, digitalizacin, representacin de procesos... Las funciones

incluidas con mayor frecuencia en las soluciones de gestin documental son: la colaboracin, la gestin de

contenidos estructurados y el workflow.

Como las soluciones incluyen las funciones esenciales, nos vamos a centrar en su optimizacin,

sofisticacin y disponibilidad de funciones de alto nivel para elegir la solucin que mejor se adapte a cada

contexto.

4.1 METADATOS

La indexacin es una funcin central de las herramientas de GD que consiste principalmente en adjuntar

metadatos a los documentos.

4.1.1 Tipos de documentos

Cada tipo de documento puede definirse por un conjunto de metadatos. De este modo, cada

documento tendr metadatos propios y se le podrn asociar reglas de gestin basadas en dichos

metadatos.

Cabe destacar aqu que puede ser interesante indexar varios archivos con un nico conjunto de

metadatos. La relacin entre la resea descriptiva y los archivos almacenados debera ser flexible para

permitir tener desde cero a n archivos adjuntos a una misma resea.



4.1.2 Estructura de reseas

Llamamos resea al conjunto de metadatos asociados a un documento. El contenido de esta resea

suele introducirse mediante un formulario.

Es esencial que el grado de minuciosidad de la definicin de los documentos pueda adaptarse a cada

proyecto. Hay que encontrar un punto medio entre riqueza de informacin, la explotacin que se har

de sta y la cantidad de trabajo o de desarrollo que representa la alimentacin de los metadatos.

De hecho, en un documento estndar puede no merecer la pena introducir 15 metadatos y, algunos

casos, pueden requerir dos conjuntos de metadatos importantes.

La estructura

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