Formación - Workflow - Día 9 - Business Workplace.ppt

8/18/2019 Formación - Workflow - Día 9 - Business Workplace.ppt

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April 1, 2016

SAP Business WorkflowBusiness Workplace


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Contenidos

• Definición de Business Workplace

• Detalles de la Worklist

• Detalles de un Workitem

• Logs

• Detalles Adicionales en el marco del proyecto


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Definición

• !l Business Workplace es una parte del entorno de e"ecución del #$ABusiness Workflo%& Los empleados responsa'les, reci'en los

documentos y los work items para su tratamiento en el BusinessWorkplace&

• (na )e* +ue una tarea -un %ork item. /a sido e"ecutado y

completado, se puede continuar con el proceso&

• (sando la estructura de las unidades organi*ati)as, las cuales definen

roles #funciones y responsa'ilidades en la estructura de la empresa,

el tra'a"o re+uerido para un proceso determinado, es dirigido a la

persona apropiada&


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Definición

• La “worklist”contiene todos los “work items” todas las acti)idades+ue /an de ser procesadas. asignadas a su usuario& !l Business

Workplace es por consiguiente, la interfase ms importante para un

empleado en su tra'a"o diario&

• omo e3tensión a la %orklist lista de %ork items., los documentos

electrónico entrantes e4mail, 5nternet mail y fa3., se muestra tam'in

en el Business Workplace en el in'o3.& !sto simplifica el acceso de un

empleado a la información +ue es importante para el&


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Elementos del Business Workplace

Previsualización de Work items

Worklist

Work itemsespeciales

Árbol deprevisualización

Descripciónde la tarea b!etos

relacionados

Conse!os "trucos

#e$to del

Work item


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Elementos del Business Workplace

• !l Business Workplace tiene tres *onas diferenciadas, las cuales sedetallan a continuación7

8 Árbol de previsualización: !n la parte i*+uierda del Business Workplace,se encuentra el r'ol de pre)isuali*ación& A+u9 se puede elegir %ork items

para ser e"ecutados, %orkflo%s +ue /ayas empe*ado, o documentos&

8 Worklist: La Worklist se mostrar en la es+uina superior derec/a de lapantalla del Business Workplace en el momento en +ue se seleccione la

carpeta #Workflo%& !l sistema agrupa las entradas automticamente en

esta carpeta& !3isten carpetas especiales donde se pueden encontrar %ork

items, los cuales estn )encidos o estn a punto de )encer& $i se

selecciona el #in'o3 a tra)es del r'ol, se )ern todos los %ork items y

documentos en esta parte de la pantalla&


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Contenidos




• Logs



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Detalles de la Worklist %lista de Workitems&

E!ecutarAceptar

Apartar

'isualizarAne$os

Crear Ane$os

Los usuarios +ue reci'en los %ork

items pueden mostrar los documentos

ane3os de dic/os %ork items y a=adir

nue)os& $e pueden ad"untar muc/os

tipos de documentos a un %ork item,

incluyendo documentos $Ascript,

>icrosoft ?ffice o pginas de internet&

'isualizar #ransmitir

" (eenviar


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Detalles de la Worklist

• Los Workitems pueden ser e"ecutados directamente desde la Worklist&Las aplicaciones se lan*an con los datos re+ueridos en el momento en

+ue se /ace do'le4clic&

• !l sistema %orkflo% determina los usuarios receptores del Workitem&


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• $e puede especificar, +ue la finali*ación de un paso en unprocedimiento de %orkflo% sea confirmada e3pl9citamente&osteriormente a +ue un %ork item sea e"ecutado, se puede /acer +ueapare*ca un cuadro de dilogo en el cual se pueda terminar lae"ecución del %ork item& $i se elige “"ancelar” en este punto, el %orkitem permanece en la %orklist y se esta'lece como #e"ecutado&Dentro de la %orklist se puede seleccionar #/ec/o para %ork item conel status #e"ecutado& @asta +ue se reali*e esto, el %ork item puede sere"ecutado o reen)iado en reiteradas ocasiones&

• !l contenido de la %orklist es compilado 'asndose en datosespec9ficos del usuario, por lo +ue dic/a %orklist mostrada, siempre

corresponder a un usuario determinado, el cual puede cam'iar deacuerdo a las asignación organi*ati)a del empleado& or consiguiente,la %orklist no es compilada /asta +ue el usuario llama al BusinessWorkplace&


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• C almacena temporalmente en memoria los datos relati)os a las funcionesorgani*ati)as asociadas a un usuario la primera )e* +ue este se #loga en elsistema, y compila la %orklist de acuerdo con estos datos, cada )e* +ue estaes llamada&

• $9 una nue)a tarea es asignada al usuario despus de logarse, dic/o usuariopodr )er el %ork item en el sistema, pero no pueden e"ecutarlo& Los usuarios

reci'en el mensa"e “#suario no puede apartar “aceptar” el work item!” $iesto ocurree,actuali*e el entorno organi*ati)o en el Business Workplace atre)s del menu superior7 $pciones%& $pciones Work'low%&Re'rescarentorno or(anizativo!

• $e puede transmitir un %ork item a otro usuario para e"ecutarlo& Laspropiedades de una tarea determinan si puedes transmitir un %ork item a todos

los usuarios o solo a alguno de ellos&


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Worklist) tras funciones

$tras 'unciones para el procesamiento de Work items:

osi'ilidad de marcar el %ork item como #terminado&

am'iar fec/a limite para la e"ecución de dic/os %ork items

>odificar las prioridades&

Confi*uración individualde las columnas

$e puede configurar la %orklist indi)idualmente seleccionando los campos

+ue )an a ser mostrados& ara ello posiciónese con el puntero en el iconose=alado #$eleccionar disposicion& am'ie dic/o dise=o seleccionando

los campos +ue )an a aparecer usando el puntero, gra'e y seleccionelo&

$e puede configurar la %orklist indi)idualmente seleccionando los campos

+ue )an a ser mostrados& ara ello posiciónese con el puntero en el icono

se=alado #$eleccionar disposicion& am'ie dic/o dise=o seleccionando

los campos +ue )an a aparecer usando el puntero, gra'e y seleccionelo&


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Contenidos




• Logs



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Detalles de un Workitem

• La )isuali*ación estndar del Workitem esconde la información tcnicano re+uerida para las tareas normales del d9a a d9a&

• !l /ec/o de +ue apare*can los ane3os y puedan ser #llamados

inmediatamente se traduce en una ayuda para el usuario& La

descripción del %ork item se encuentra tam'in intregrada, /aciendo

posi'le el formato $Ascript&

• La prioridad puede ser cam'iada&

•


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'ista #+cnica de un Workitem

• La pantalla de )isuali*ación tcnica del %ork item contiene entre otrostipos la siguiente información7

8 5dentificación #5D del %ork item&

8 >ensa"es&

8 ontenedores&


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'ista #+cnica de un Workitem

• Los Ane3os no aparecen de una manera inmediata y tienen +ue serllamados a tra)s del men&

• !l Workitem puede ser cam'iado esto se utili*a muc/o para poder

/acer un de'ug del Workitem en caso +ue tenga errores.&

• !sta pantalla puede ser usada para diagnosis& $e )e el 5D delWorkitem, las fec/as limites, y puede acceder a toda la información

tcnica&

• ara acceder a la pantalla de la información tcnica seleccione del

men7 ?pciones4E?pciones %orkflo% personales4EFista tcnica&

•


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Business Workplace) (esumen de funciones,

tra información)• Fechas limites de ejecución• Reenvió de wo! items• "ioidades•#tatus•$ne%os

-ista de ob!etos)&tos &'jetos(•$)adi*•+osta*•,oa de la lista

.unciones Ad /oc)•Reenvia*•-am'ia las .ioidades*• Remiti a un sevido .aa

un uso .osteio •/nvo de mail

esci.ción de o! itemtras funciones)•suaios*•+osta histoial•o de .asos•-ontenedoes de inomación*•atos tcnicos

.unciones de work item)• /jecuta •Reseva$.ata •+aca como ealiado•Fechas limites de ejecución•$ne%os•Rechaa

#e ecoe toda la inomación : las

actividades del entono de un wo!

item*


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Contenidos




• Logs



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Business Workplace) Workflow -o*

'ista cronoló*icadel proceso

Detalle de cada paso

0uestra todos los receptores1a usuarios tanto posibles comoe$cluidos

-a l2nea verde muestrael pro*reso del

proceso

Detalles desección

3r4fico del lo*de Workflow

Workflow -o*


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Detalles del -o* de Workflow

• !l #Workflo% Log contiene toda la información so're un proceso denegocio&

• Dependiendo de los roles #funciones /ay diferentes )istas7

8 Fista estndar 7 !sta )ista esta disponi'le en diferentes formatos&

8 ronolog9a7 Gor +uien y cuando fue reali*ada una acciónH 8 (suarios7 Iue usuario reali*ó una determinada acti)idad y cuando

se /i*oH

8 ?'"etos7 GDonde, por +uien y de +ue forma fueron procesados los

posi'les o'"etosH

8 Fista tcnica&

8 Jrfico del Worflo% Log&


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Business Workplace) Bande!a de salida para se*uimiento de status

o! items

ejecutados .o ti

o! items

tansmitidos .o ti

o! items lanados

.o ti

&'jetos elacionados

suaios es.onsa'les

actuales

#tatus de cada .aso

del .oceso

o!lows

.ocesados

Esta pantalla aporta)

•na visión eneal ;.ida : sencillade .ocesos acometidos

• #tatus de las taeas a .imea vista*

•esaolla o.otunidades dees.onde a las necesidades de los

clientes*


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Contenidos




• Logs



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Detalles Adicionales para el pro"ecto PPP

• !n el proyecto se /an generado K %orkflo%s los cuales generancorreos electrónicos al ser)idor e3c/ange de eadymi3.&

• De estos %orkflo%s 1 en particular genera %orkitems para la toma de

decisiones en la li'eración de pedidos.&

• !stos %orkitems no son en)iados como correos electrónicos y de'enser tratados en $A&

• ara +ue los usuarios responsa'les de reci'ir y tratar estos %orkitems

se enteren de +ue tienen datos pendientes para su tratamiento, e3iste

un programa estndar de $A +ue de'e ser planificado con un ?B y

+ue recorre todos los %orkitems cuyos #responsa'les /ayan decididoreci'ir la notificación de elementos nue)os&

• !l programa se llama $W(WM>L y de'e parametri*arse mediante

)ariantes&


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• !l programa contiene la siguiente pantalla de selección +ue de'erconfigurarse7

8 !l sufi"o del o'

8 omo mail colecti)o

8 $in ane3os e"ecuta'les

8 !l te3to +ue se desee para informar


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• Luego cada usuario de'er configurarse la transmisión automtica a un correoelectrónico +ue desee para reci'ir la notificación del programa&

• !sta configuración se /ace desde el Business Workplace por el men

•


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• !n la transacción )amos a #transmision automtica y creamos un nue)odestinatario presionando el 'otón #Dirección de 5nternet&

• olocamos el e4mail y guardamos los datos&


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Datos Adicionales para el pro"ecto PPP

• or ultimo para +ue las tareas de en)9o de correo funcione en)iando loscorreos al ser)idor !3c/ange de'ern configurarse las direcciones de correo

electrónico de cada uno de los usuarios implicados en el sistema de %orkflo%&

• ara ello se modifica el usuario con la transacción $(02&

• !n el rea de #comunicación se coloca el correo del usuario y se guardan los

datos&

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