16/02/2004

Guia de Configuração Abrir e fechar períodos contábeis

GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO – 4.7___________________________________________________________________________________________

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1. Propósito

Resumo do Processo

Nesta atividade IMG, são especificados, para cada variante, os períodos contábeis que estão abertos para efetuar lançamentos. Para isso, estão à disposição do usuário dois intervalos (período 1 e período 2). Em cada intervalo, deve indicar-se um limite inferior, um limite superior e o exercício.

Os períodos são fechados, selecionando as especificações dos períodos de de forma a que os períodos a fechar deixem de estar acessíveis.

Pode, além disso, atribuir-se grupos de autorização a períodos contábeis autorizados. Isto significa que, por exemplo, no âmbito do encerramento mensal ou anual, alguns períodos contábeis apenas estão acessíveis para determinados usuários. O grupo de autorização apenas pode ser atribuído a nível do cabeçalho do documento e afeta apenas o período 1. O objeto de autorização denomina-se F_BKPF_BUP (documento contábil: autorizações para períodos contábeis). Relativamente ao tema "Atribuição de autorizações", consultar o respetivo capítulo, "Atualização do usuário".

Nota

Para as especificações, é necessário indicar números de contas do Razão. Os períodos contábeis autorizados para contas da contabilidade auxiliar são determinados através das contas de reconcilição correspondentes. Para isso, deve ser indicado o tipo de conta da contabilidade auxiliar, como D ou K, e a respetiva conta de reconciliação.

Atenção

Deve existir pelo menos uma entrada para cada variante. Essa entrada deve conter um + na coluna K ; as colunas "Da conta" e "À conta" não devem ser preenchidas. Nas colunas destinadas aos períodos contábeis, devem ser indicados os períodos que devem ser abertos para a variante. Utilizando outras entradas, devem ser especificados os períodos que devem ser abertos a esta ou aquela conta.

Atividades

1. Indicar os períodos em que é permitido efetuar lançamentos.

2. Em primeiro lugar, entrar, para todas as variantes, os períodos em que é permitido efetuar lançamentos (entrada mínima).

3. Em seguida, adicionar entradas para tipos de conta ou áreas de conta, no caso de, para determinadas contas, os períodos deverem ser mais restringidos.

4. Entrar um grupo de autorização para cada período 1, sobre o qual se pretenda criar uma proteção de autorização.

2. Configuração da OrganizaçãoTransação: OB52 IMG > Contabilidade financeira > Configuração contabilidade financeira > Doc. > Períodos contábeis. >

Abrir e fechar períodos contábeis

Procedimento

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Incluir Períodos

De conta

Limite inferior dos números de conta do Razão, para os quais são permitidos os períodos contábeis seguintes.

Até conta

Limite superior dos nºs da conta do Razão para os quais são permitidos os períodos contábeis subsequentes.

Primeiro período contábil permitido (intervalo 1)

Em conjunto com a indicação do ano resulta, a partir deste campo, o início do período contábil autorizado.

Exercício para o primeiro período permitido (intervalo 1)

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Em conjunto com o período resulta, a partir deste campo, o início do período contábil autorizado.

Último período contábil permitido (intervalo 1)

Deste campo resulta, juntamente com a indicação de ano, o fim do período contábil permitido.

Exercício para o último período permitido (intervalo 1)

Resulta, juntamente com o período, no fim do período contábil permitido.

Primeiro período contábil permitido (intervalo 2)

Em conjunto com a indicação do ano resulta, a partir deste campo, o início do período contábil autorizado.

Exercício para o primeiro período permitido (intervalo 2)

Em conjunto com o período resulta, a partir deste campo, o início do período contábil autorizado.

Último período contábil permitido (intervalo 2)

Deste campo resulta, juntamente com a indicação de ano, o fim do período contábil permitido.

Exercício para o último período permitido (intervalo 2)

Deste campo resulta, juntamente com o período, o fim do período contábil permitido.

Grupo de autorização

O grupo de autorização possibilita uma proteção de autorização ampliada para determinados objetos. Os grupos de autorização podem ser definidos livremente. Os grupos de autorização surgem em objetos de autorização, geralmente em combinação com uma atividade.

Utilização

Com a ajuda do grupo de autorização, é possível encerrar um período sucessivamente para os usuários.

Procedimento

Quando só um círculo limitado de usuários é que deve ter a possibilidade de fazer o lançamento em um determinado período contábil, é necessário proceder da seguinte forma.

As autorizações dos usuários selecionados são completadas com a autorização dos períodos contábeis (objeto de autorização F_BKPF_BUP). Deste modo, é possível atribuir um grupo de autorização (por exemplo, '0001'), que pode ser atribuído livremente.

Inscrever o tipo de conta '+' para a variante dos períodos contábeis, em que deve ser

efetiva a restrição. No primeiro intervalo de tempo, inscrever o(s) período(s) que só podem ser utilizados com restrições. No segundo intervalo de tempo, inscrever o(s) período(s)

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abertos a todos os usuários e, na última coluna, o grupo de autorização (por exemplo, '0001').

Exemplos

Também é possível o encerramento de um período contábil a vários níveis. Por exemplo, entre todos os usuários possíveis, 10 têm autorização para os períodos contábeis com o grupo de autorização '0001', 3 destes 10 usuários têm ainda o grupo de autorização '0002'.

Se só os 10 usuários selecionados é que devem ter acesso ao período, o grupo de autorização '0001' é inscrito na variante dos períodos contábeis. Mais tarde, é possível definir ainda outra restrição apenas a 3 usuários através da entrada '0002'.

DicasA definição dos períodos abertos poderá ser feita por tipo de conta (clientes, fornecedores, contas contábeis, etc.) e faixas de contas.Devem ser definidos quais períodos normais e quais períodos especiais estão abertos para lançamentos.A abertura ou não de períodos para lançamento é uma atividade manual, por isso o acesso a esta transação deve ser restrita.Para os lançamento automáticos de materiais (MM), é necessário que ao menos 2 períodos estejam abertos: o atual e o anterior.Para esta transação não depender de transporte a cada modificação deve ser aplicada a nota 38737.

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