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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA –USAC-FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASESCUELA DE AUDITORÍAAUDITORÍA 4 CATEDRÁTICO TITULAR LIC. MARCO VÉLEZ CATEDRÁTICO AUXILIAR COSME RUBIO

ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

No. De Integrante

No. De Carné

Nombres Apellidos

1 201216122 Erlan Gustavo Gomez Cun2 201216109 Heydee Jeaneth Hurtado Asencio3 201215959 Kevin Rolando Turcios Ac4 201215935 Melanie Quetzalí Tul Sales5 201215908 Carolina Elizabeth Elizabeth Raxon6 201215863 Marvin Lorenzo Juarez Juarez Moran7 201215160 Kellin Beatriz Alvaro Tax8 201013278 Breidy Luisa Maria G Guzman Lopez9 201011879 Evelyn Azucena Hernandez Orellana

10 200913693 Luis Alfredo Saravia Rivas

Integrantes de Grupo

COORDINADOR: KEVIN ROLANDO TURCIOS ACEDIFICIO: S-3 / SALÓN: 215

GUATEMALA, 17 DE SEPTIEMBRE DE 2015

GRUPO 10

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ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

INDICE:

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ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA..................................................6

1. ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA..................................................6

1.1 El Comité......................................................................................................8

2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA.................................................................................................................12

2.1 Definiciones..................................................................................................12

2.1.1 Manual........................................................................................................12

2.1.2. Normas......................................................................................................13

2.1.3. Procedimiento..........................................................................................14

2.2. Objetivos......................................................................................................14

2.3. Manual de Organización...........................................................................16

2.4 Manual de funciones y documentos complementarios.........................17

2.5. Manual de funciones..................................................................................18

2.6. Manual de procedimientos y formatos....................................................20

2.7. Estructura orgánica de la Empresa.........................................................22

2.8. Manual de Normas Administrativas.........................................................22

2.9. Manuales de Auditoria Interna.................................................................23

2.10. Ventajas y Desventajas del manual......................................................25

2.10.1. Ventajas..................................................................................................25

2.10.2. Desventajas...........................................................................................25

2.11. Características del manual.....................................................................26

2.12. Componentes del manual de normas y procedimientos....................26

2.12.1. Identificación..........................................................................................26

2.12.2. Índice o contenido.................................................................................27

2.12.3. Prólogo y/o introducción......................................................................27

2.12.4. Objetivos de los procedimientos.........................................................27

2.12.5. Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos.................27

2.12.6. Responsables........................................................................................28

2.12.7. Políticas o normas de operación........................................................28

2.12.8. Concepto................................................................................................28

2.12.9. Procedimiento........................................................................................29

2.12.10. Formulario Impresos..........................................................................29

2.12.11. Diagramas de flujo..............................................................................29

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2.12.12. Glosario de términos..........................................................................30

2.13. Fuentes De Información..........................................................................30

2.14. Preparación del proyecto (manual).......................................................30

2.15. Programa de trabajo................................................................................31

2.16. Preparación del proyecto del manual...................................................31

2.17. Estructuración...........................................................................................31

2.18. Formulación de recomendaciones........................................................32

2.19. Tipos de recomendaciones.....................................................................32

2.20. Implantación del Manual.........................................................................33

2.21. Revisión y Actualización.........................................................................33

CONCLUSIÓNES...............................................................................................34

COMENTARIOS POR MIEMBRO DEL GRUPO................................................35

Erlan Gustavo Gomez Cun...............................................................................35

Heydee Jeaneth Hurtado Asencio...................................................................35

Kevin Rolando Turcios Ac.................................................................................36

Melanie Quetzalí Tul Sales...............................................................................36

Carolina Elizabeth Raxon.................................................................................37

Marvin Lorenzo Juarez Moran.........................................................................37

Kellin Beatriz Alvarado Tax...............................................................................38

Breidy Luisa Maria Guzman Lopez.................................................................38

Evelyn Azucena Hernandez Orellana.............................................................39

Luis Alfredo Saravia...........................................................................................40

BIBLIOGRAFIAS................................................................................................41

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INTRODUCCIÓN

Al momento de la ejecución de la Auditoria Interna encontramos la necesidad

indispensable de elaborar el estatuto de Auditoria Interna, el cual es el documento

en el que se formaliza la posición de la Función de Auditoria Interna dentro de la

organización definiendo el propósito, la autoridad y responsabilidad.

Lo anterior implica que los miembros de Auditoria, cuenten con la autorización sin

restricción alguna para acceder a la información, el personal y los activos de la

compañía, así como el que se defina el alcance de las actividades a desarrollar

dentro de los requerimientos que sugiere la Práctica Profesional de Auditoria

Interna (IIA). Atraves del presente documento se podrá analizar y comprender la

manera correcta de elaborarlo, conforme los lineamientos que se pueden recabar

de las NIEPAI.

Continuando con el desarrollo del presente documento se dará un breve recorrido

por el Manual de Normas y Procedimientos de Auditoria Interna, el cual es el

segundo documento indispensable, utilizado en la planeación, ejecución y

supervisión del trabajo de auditoria.

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ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA Y MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

1. ESTATUTOS DE AUDITORIA INTERNA

El Estatuto de Auditoria Interna, es la parte más lógica para empezar el proceso

de crear un manual. Si la función de auditoria ha sido recientemente establecida,

ésta podría no tener un Estatuto aún, y pocas personas en la organización podrían

entender la necesidad de uno. En un departamento establecido, el Estatuto podría

necesitar ser actualizado para reflejar los cambios en la propiedad, estructura o

gobierno de la organización. “El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la

actividad de auditoria interna deben estar formalmente definidos en un Estatuto,

de conformidad con las Normas, y estar aprobados por el Consejo.” En adición, el

Estatuto debería claramente definir la posición de la auditoria interna dentro de la

organización, el acceso a la gente y registros y el alcance de sus actividades. Si

no hay en la organización un adecuado Estatuto, establecer uno constituiría un

ítem clave del plan de acción. EL departamento de Auditoria interna debe

establecer un organigrama que describa todas las unidades auditables, mostrando

la relación de dependencia para cada una de ellas. Deberán hacerse

descripciones lo suficientemente detalladas de cada unidad para identificar

auditorias potenciales, reportes o temas de cumplimiento. En adición, las

descripciones deberían incluir unidades más allá del alcance del departamento de

auditoria interna, tales como una sociedad temporal que ha tercer izado la función

de auditoria. En una organización individual, las unidades auditables podrían

abarcar departamentos, locaciones o una combinación de ambos.

Una vez que las descripciones de puesto estén establecidas, deben desarrollarse

anualmente formularios de evaluación de desempeño para asegurar que los

empleados tengan un claro entendimiento de sus expectativas de desempeño. A

menos que la organización esté formada en su totalidad de auditores internos, los

formularios desarrollados por Recursos Humanos serán probablemente

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demasiados genéricos para el personal de auditoria y deberían ser suplementados

o reemplazados con formularios de evaluación específicos. Como mínimo, el

documento de evaluación debería contener las evaluaciones individuales de

auditoria, la adherencia a los tiempos presupuestados, el cumplimiento con los

Estándares, la formación permanente cumplida y la necesitada, los mayores

logros, y las recomendaciones para mejoras. Dado que el proceso de evaluación

de riesgo puede variar por organización, el proceso de documentación podría

también variar. Sin perjuicio de los métodos de documentación que se utilicen, el

manual de procedimientos debería contener un proceso detallado y un

cronograma para catalogar y evaluar los potenciales riesgos operacionales,

financieros, de cumplimiento y otros, de acuerdo con el Estándar de Cumplimiento.

Más aún, debería ser desarrollada una hoja de seguimiento para permitir al

personal y gerentes reportar el tiempo de auditoria por asignación y otros tiempos

por categoría, para “asegurar que los recursos de auditoria interna son

apropiados, suficientes y efectivamente asignados para cumplir con el plan

aprobado.” (Estándar de Cumplimiento 2030). El documento debería especificar,

por ejemplo, si todas las horas reales serán revisadas o si los reportes serán

hechos sobre la base de porcentaje de tiempo.

La Junta Directiva nombra al Comité de Auditoria para ayudar a la Junta en el

control de:

• La integridad de los estados financieros de la Empresa.

• El cumplimiento de la Empresa con requisitos legales de entes reguladores.

• La independencia, competencia y desempeño de los contadores públicos

independientes de la Empresa.

• El desempeño de la función de auditoria interna de la Empresa.

Si bien el Comité posee las responsabilidades y facultades establecidas en este

Estatuto, no es función del Comité planear o realizar auditorías ni determinar que

los estados financieros y divulgación de información de la Empresa sean

completos y exactos.

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Estas responsabilidades son competencia de la gerencia y de los contadores

públicos independientes. El Comité estará compuesto de tres o más miembros de

la Junta de la Empresa. Los miembros del Comité ejercerán conforme a la

discreción de la Junta Directiva hasta su dimisión o hasta que renuncien o se

nombren sucesores. La Junta nombrará al presidente del Comité.

El Comité tendrá la autoridad de llevar a cabo investigaciones y de contratar

especialistas jurídicos, contables y otros consultores para asesorar al Comité en la

medida que éste estime necesario para la ejecución de sus funciones. Los

honorarios de dichos asesores serán sufragados por La Empresa. El Comité podrá

solicitar a cualquier ejecutivo o funcionario de La Empresa o al asesor jurídico o

contador público independiente de la Empresa que asistan a reuniones del Comité

o que se reúnan con cualquier miembro o asesor del comité.

El Comité se reunirá por lo menos trimestralmente o con más frecuencia, en la

medida que el Comité juzgue necesario. Actas de cada reunión serán escritas por

el secretario de La Empresa u otra persona seleccionada por el Comité. El

Presidente o un miembro del Comité presentarán informes a la Junta en pleno

sobre medidas importantes que el comité tome en cada reunión. El Comité se

reunirá en sesiones ejecutivas separadas por lo menos trimestralmente con los

contadores públicos independientes, los auditores internos y con la gerencia para

tratar cualquier asunto que el Comité o estos grupos consideren importante

discutir en privado.

1.1 El Comité

Tendrá la responsabilidad exclusiva del nombramiento, compensación, retención y

supervisión del trabajo realizado por los contadores públicos independientes

(incluyendo la resolución de desacuerdos entre la gerencia y los contadores

públicos independientes con respecto a reportes financieros), con el fin de

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preparar o emitir un informe de auditoría o trabajos relacionados, y en casos

apropiados, destituir y remplazar a los contadores públicos independientes. Tales

contadores públicos independientes reportarán directamente al Comité y, en última

instancia, rendirán cuentas al comité. Revisar, evaluar y aprobar la propuesta

anual de contratación de los contadores públicos independientes (incluyendo el

alcance y el enfoque de la auditoria anual) y la experiencia y competencia de los

altos miembros del equipo a ser asignado a La Empresa. Deberá garantizar la

rotación del socio principal de auditoria, quien tiene la responsabilidad primordial

de la auditoria, y del socio que revisa la auditoria, por lo menor cada cinco años.

Aprobará con anterioridad todos los servicios de auditoría y todos los servicios no

relacionados con funciones de auditoria desempeñados por los contadores

públicos independientes, siempre que tal empresa no sea contratada para el

desempeño de aquellas funciones no relacionadas con auditoria que son

prohibidas por La Bolsa de Valores de Nueva York. Los servicios no relacionados

con auditoria aprobados deberán ser divulgados en los informes públicos

periódicamente emitidos por La Empresa, los cuales son requisito del artículo

13(a) de La Ley. La aprobación de servicios no relacionados con auditoria puede

ser delegada a uno o más miembros del Comité. Sin embargo, la decisión deberá

ser presentada al Comité en pleno durante la siguiente reunión programada.

Recibirá informes periódicos por parte de los contadores públicos independientes

delineando todos los vínculos entre los contadores públicos independientes y la

Empresa. Dialogará activamente con contadores públicos independientes sobre

cualquier vínculo o servicio que podrían afectar la objetividad o causar un efecto

adverso sobre la independencia de los contadores públicos independientes, y si

así lo determina el Comité, recomendar que la Junta adopte medidas adecuadas

como respuesta al informe de los contadores públicos independientes para su

propio convencimiento de la independencia de tal firma.

Obtendrá y examinará por lo menos anualmente informes de los contadores

públicos independientes con respecto a: (a) procedimientos internos de los

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contadores públicos independientes sobre control de calidad; y (b) cualquier

problema importante que haya resultado de la revisión más reciente de control de

calidad interno o de evaluaciones paritarias de los contadores públicos

independientes o como resultado de cualquier indagación o investigación por parte

de autoridades gubernamentales o profesionales en los cinco años

inmediatamente anteriores, con respecto a una o más auditorias independientes

realizadas por tal firma y las medidas que se hayan tomado para afrontar dichos

problemas.

Examinará el análisis preparado por la gerencia y los contadores públicos

independientes sobre problemas significativos en reportes financieros y sobre

juicios emitidos con respecto a la preparación de estados financieros de La

Empresa y su impacto sobre los mismos. Revisará y discutirá con la gerencia y los

contadores públicos independientes sobre los estados financieros anuales

auditados de la Empresa y los resultados de la auditoria. Discutir con los

contadores públicos independientes sobre cualquier asunto inusual o no

recurrente y sobre la instauración o cambio que se efectúe con respecto a

cualquier reserva significativa que haya surgido de la auditoria y la eficacia de los

controles internos de La Empresa. Examinar la información financiera presentada

en el Informe Anual en el Formulario 10-K, incluyendo entre otros, el Análisis y la

Discusión de la Gerencia incluido en dicho reporte previo a su presentación ante la

SEC. Obtener garantía por parte de los contadores públicos independientes de

que la auditoria fue manejada conforme al Artículo 10A de la ley, tal como ha

quedado enmendado. Examinará y discutirá con la gerencia y los contadores

públicos independientes los estados financieros trimestrales de la Empresa y el

Informe Trimestral en el Formulario 10-Q, incluyendo entre otros el Análisis y la

Discusión de la Gerencia incluido en cada uno de dichos informes antes de ser

presentados a la juntas. Revisará con la gerencia y los contadores públicos

independientes los comunicados de prensa sobre resultados financiaron antes de

ser emitidos y examinar la información financiera y la guía de resultados

proporcionados a analistas y agencias calificadoras de riesgos.

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Discutirá con los contadores públicos independientes los asuntos que deban ser

discutidos según la Declaración de Modelos de Auditoria No. 61, en la medida que

tenga modificaciones o suplementos, con respecto a comunicaciones con los

contadores públicos independientes. Revisará cambios significativos a los

principios y prácticas de auditoria y contabilidad de la Empresa efectuados a

sugerencia de los contadores públicos independientes.

Obtendrá y revisará informes emitidos por los contadores públicos independientes

con respecto a:

• Toda política y práctica contable a ser utilizada por la Empresa.

• Todo manejo o tratamiento alternativo de información financiera en

conformidad con GAAP que se haya discutido con la gerencia, ramificaciones del

uso de tales tratamientos y alternativas de divulgación de información, y el

tratamiento preferido por

• Los contadores públicos independientes y la gerencia incluyendo cualquier

carta de gerencia o balance de diferencias por ajustar.

Revisará con los contadores públicos independientes cualquier problema o

dificultad que tal firma haya encontrado, incluyendo: (a) cualquier restricción en el

alcance de las actividades o acceso a la información requerida; (b) cualquier

cambio requerido en el alcance previsto de la auditoria interna; y (c) cualquier

recomendación presentada por tal firma como resultado de la auditoria. Examinará

con la gerencia, los contadores públicos independientes y los auditores internos la

idoneidad de los controles y procedimientos internos de contabilidad de la

Empresa, incluyendo las actividades, recursos de estructura, aptitud y eficacia de

la función de auditoria interna y el desempeño del director de auditoria interna.

Indagará acerca de las recomendaciones de control interno presentadas por los

auditores internos y los contadores públicos independientes y determinar si las

mismas han sido implementadas por la gerencia. Revisará periódicamente con la

gerencia y los contadores públicos independientes los principales riesgos

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financieros de la Empresa y las medidas tomadas por la gerencia para controlar y

vigilar tales riesgos. Obtendrá periódicamente informes de la gerencia, de los

auditores internos, de los contadores públicos independientes, de los asesores

jurídicos y los asesores tributarios o de cualquier organismo regulador con

respecto al cumplimiento de regulaciones, transacciones con afiliados y otros

asuntos jurídicos que pudieran tener un impacto material en los estados

financieros y la consideración de dichos asuntos en la preparación de los estados

financieros. Examinará la eficacia de las políticas y procedimientos para controlar

el cumplimiento de las leyes y regulaciones y examinar los resultados de la

investigación y seguimiento realizados por la gerencia (incluyendo medidas

disciplinarias) con respecto a deficiencias en los reportes, actos fraudulentos o

irregularidades contables. Establecerá procedimientos para (1) el recibo, retención

y manejo de reclamos recibidos por la Empresa con respecto a contabilidad,

controles internos contables o asuntos de auditoria; y (2) la presentación

confidencial y anónima por parte de los empleados de la Empresa sobre

preocupaciones sobre asuntos dudosos de contabilidad o auditoria.

Revisará el nombramiento y reemplazo del director de auditoria interna. Fijará

políticas claras de contratación de empleados o ex empleados de los contadores

públicos independientes. Examinará y reevaluará anualmente la idoneidad de este

Estatuto y recomendar cualquier cambio a la junta. Rendirá informes a la Junta

regularmente sobre las actividades del Comité y presentar recomendaciones

apropiadas. Evaluará anualmente el desempeño del Comité.

2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

2.1 Definiciones

2.1.1 Manual

Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse

en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de

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ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que

intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o

documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro

dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la

empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las

labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en

los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no

adecuadamente.

2.1.2. Normas

Según se describe en las normas de auditoria son los requisitos mínimos de

calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña ya la

información que rinde como resultado de este trabajo.

Las normas de auditoria se clasifican en:

• Normas personales: son cualidades que el auditor debe tener para ejercer

sin dolo una auditoria, basados en sus conocimientos profesionales así como en

un entrenamientos técnico, que le permita ser imparcial a la hora de dar sus

sugerencias.

• Normas de ejecución del trabajo: son la planificación de los métodos y

procedimientos, tanto como papeles de trabajo a aplicar dentro de la auditoria.

• Normas de información: son el resultado que el auditor debe entregar a los

interesados para que se den cuenta de su trabajo, también es conocido como

informe o dictamen.

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2.1.3. Procedimiento

Se le llama así al conjunto de investigación aplicable a un grupo de hechos o

circunstancias que nos sirven para fundamentar la opinión del auditor dentro de

una auditoria. La combinación de dos o más procedimientos, derivan en

programas de auditoria, y al conjunto de programas de auditoria se le denomina

plan de auditoria, el cual servirá al auditor para llevar una estrategia y organización

de la propia auditoria. El auditor no puede obtener el conocimiento que necesita

para sustentar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar los hechos,

mediante varias técnicas de aplicación simultánea, en general los procedimientos

de auditoria permiten: Obtener conocimiento del control interno. Analizar las

características del control interno. Verificar los resultados de control interno.

Fundamentar conclusiones de la auditoria.

2.2. Objetivos

El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles

de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de

unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma

más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la

información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

Constituye un objetivo primordial del proyecto la definición de un modelo de

gestión que garantice y asegure:

• El conocimiento de los bienes que integran su patrimonio en cuanto a su

tipología y localización de los mismos.

• El conocimiento de las inversiones realizadas en adquisición y mejora de

sus bienes.

• El conocimiento detallado de la realidad jurídica, económica y patrimonial

de los bienes que conforman su patrimonio, así como el de sus Organismos

Autónomos dependientes.

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El control del patrimonio a fin de conseguir una imagen fiel de la realidad

patrimonial, así como de una correlación con el sistema de información contable.

Entre las Ventajas de tener un Manual de Normas y Procedimientos Tenemos:

• Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción

de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personar

ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

• Interviene en la consulta de todo el personal

• Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis

de tiempos, delegación de autoridad, etc.

• Para establecer un sistema de información en modificar el ya existente.

• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar

su alteración arbitraria.

• Determina en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

• Facilita labores de auditoria, evaluación del control interno.

• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y

cómo deben hacerlo.

• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

• Construye una base para análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de

los sistemas, procedimientos y métodos.

El manual de normas y procedimientos ha de ser un documento vivo y, por tanto,

sujeto a revisiones para adaptarlo a las necesidades continuas del ayuntamiento

de Toledo. La modificación del mismo será realizada por el servicio de patrimonio

a propuesta de cualquier centro gestor y, una vez estudiada y consensuada, la

viabilidad de la misma.

Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresarial)

que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos. Se

debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para

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ir adecuándolos a los cambios de la organización. Es muy común que al

implementar un software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban

suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de

nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo

cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa.

Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una

breve descripción (preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como

se debe llenar. En esta descripción se debe especificar el recorrido del documento

entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los

originales como las copias si las tiene. Cuando se traten de procedimientos

generales dentro de la empresa se deben describir las actividades relacionadas, el

objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el caso de una

acta, el reporte para dar de baja un activo, la descripciones de las acciones a

seguir, etc.

2.3. Manual de Organización

El manual de organización es un documento que refleja información detallada

sobre los antecedentes históricos, las atribuciones, el marco jurídico de la unidad

organizativa, la estructura, los objetivos, las funciones, y las líneas comunicación y

coordinación que se debe dar en una unidad organizativa, dependencia o unidad

administrativa. La creación de manuales de organización agrupa cinco objetivos

fundamentales: Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar

una visión de conjunto de la organización a través de organigramas. Precisar las

funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Apoyar la ejecución

correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el

trabajo. Servir como orientación al personal de nuevo ingreso para facilitar su

incorporación a las distintas unidades orgánicas. Proporcionar el mejor

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aprovechamiento de los recursos humanos y materiales para ayudar a reducir los

costos de operación de la organización.

Por lo tanto un Manual de Organización se convierte en una guía útil para la

administración, principalmente porque es el producto final y tangible de la

planeación organizacional; por lo tanto, la importancia de este tipo de manual

radica en que contribuye a realizar la tarea principal de un directivo: organizar,

delegar, supervisar y motivar al personal.

La Estructura de un manual de organización es convencional y los aspectos más

comunes son: Portada del manual, Hojas de identificación de firmas, Índice,

Introducción o presentación, Antecedentes históricos, Marco jurídico de la unidad

organizativa, Estructura orgánica, Organigrama general y Estructura funcional.

Estos manuales deben elaborarse iniciando un diseño de trabajo o programa de

actividad, ordenadas que sirvan de guía, contemplando las actividades siguientes:

diseño de los instrumentos para recopilar información, recopilación de la

información, esta debe llevar implícito investigación documental e investigación de

campo, análisis de la información, duración del desarrollo del manual, revisión y

validación técnica, primera validación, modificaciones y validación final, registro

del manual e impresión y distribución.

2.4 Manual de funciones y documentos complementarios

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el

fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una

compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las

actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los

cargos de la organización de esta manera, se evitan función y responsabilidades

compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la

dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aún de

una misma sección.

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Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por sí solo

no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de

elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso.

Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su

implementación son los siguientes:

• Manual de funciones y responsabilidades.

• Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.

• Estructura orgánica de la Empresa.

• Manual de normas administrativas.

• Delineamientos o directrices de contratación de Personal.

• Reglamento laboral.

Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar

exitosamente todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un

compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de

recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de

bajo nivel sino también a los empleados de más alto rango, llamase gerentes,

jefes de departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben ser

conscientes de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin

restricción alguna como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale

la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener éxito.

2.5. Manual de funciones

Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:

Descripción básica del cargo: El formato se encabeza describiendo el nombre del

cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato. Objetivo

estratégico del cargo: Este ítem se refiere a la actividad genérica que define el

grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario

la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa.

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En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y

que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del

cargo. Funciones básicas: En este numeral se deben incluir brevemente cada una

de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los

límites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de

las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de “el cómo hacer para

cumplir con las funciones”, ya que este es un tema tratado al detalle en el manual

de procedimientos y formatos: Es importante al describir las funciones y las

responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una

forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones

básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador.

Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un

método sencillo de control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada

período al empleado se le pueda evaluar su desempeño lo más objetivamente

posible.

Cuando las funciones se describen de una manera tan genérica, se termina

describiendo los deseos idealistas del jefe del empleado, generando una

incertidumbre en la interpretación de las funciones que finalmente se puede

reflejar en evaluaciones subjetivas del empleado. Si un grupo de funciones y

responsabilidades descritas para un empleado están bien redactadas y ajustadas

a la realidad, una consiente autoevaluación del empleado debe coincidir con la

evaluación del jefe o al menos estar muy cercana.

Con esto se debe concluir que la descripción de las funciones y responsabilidades

deben ser una herramienta que ayude también a los jefes a realizar una

evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver prejuicios personales.

Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de

autorización y responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben

quedar dudas para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su

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autonomía tanto presupuestal como administrativa. Personal relacionado con el

cargo. En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de

la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para

dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas. Esta parte del

formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da un panorama

global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones. Perfil del

Cargo En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cuál sería el perfil

óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con

respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder

realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil

encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido

para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante más

adecuado en el proceso de selección.

Adicionalmente, después de conseguir el empleado más adecuado para el cargo,

al cruzar el perfil óptimo establecido con las características del empleado

contratado (relación hombre – cargo), se puede organizar el programa de

desarrollo individual del funcionario, esto en miras de terminar de adecuar al

empleado con su cargo.

2.6. Manual de procedimientos y formatos

El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles

de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de

unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma

más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la

información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios

aspectos: El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato

(clientes objetivos). Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar

adecuada al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o

21

que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea

dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad.

Entre más rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto,

etc.) más rápido se obtiene la información requerida y el personal le Disminuye su

grado de apatía a su diligenciamiento, evitar formatos que soliciten la misma

información de diferentes formas o en otros formatos. En lo posible tratar porque

no se recargue de formatos la gestión de un cargo.

Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada

en un formato, el común de la gente es apático a su diligenciamiento. Por lo

anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de diligencias para

que el personal no los evite. Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz

o política de la empresarial) que recalque la importancia del diligenciamiento de

los diferentes formatos. Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato

(clientes del formato) para ir adecuándolos a los cambios de la organización. Es

muy común que al implementar un software en una empresa se obvien algunos

formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de

información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la

información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del

personal de la empresa.

Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una

breve descripción (preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como

se debe llenar. En esta descripción se debe especificar el recorrido del documento

entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los

originales como las copias si las tiene. Cuando se traten de procedimientos

generales dentro de la empresa se deben describir las actividades relacionadas, el

objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el caso de un

acta, el reporte para dar de baja un activo, las descripciones de las acciones a

seguir.

22

2.7. Estructura orgánica de la Empresa

En este se debe presentar el organigrama real de la empresa y con sus diferentes

cargos. Este documento debe ser de conocimiento general de todos los

empleados de la empresa.

Su cabal conocimiento permite que cualquier funcionario tenga con claridad con

quien o con quienes debe contactarse para lograr los objetivos de su cargo.

También es importante el conocimiento de la estructura orgánica de la empresa

para que los empleados sigan adecuadamente el conducto regular y también para

saber a dónde acudir cuando el funcionario requerido no se encuentre en el

momento de ser solicitado. Este documento consta de la gráfica del organigrama

oficial de la empresa y debe estar acompañado por un documento que

permanentemente se mantiene actualizando el movimiento del personal de

dirección entre los cargos.

El documento anexo debe incluir los movimientos que se deben presentar cuando

se presenten reemplazos temporales para cubrir algún cargo cuando el titular no

se encuentre disponible en la empresa. Por lo anterior se debe determinar con

claridad cuál sería el segundo renglón para los cargos más altos y claves de la

empresa.

2.8. Manual de Normas Administrativas

El manual de normas administrativas corresponde a un documento donde se

especifican una serie de normas y procedimientos relacionados básicamente con

las novedades de personal tanto en lo relacionado con nómina, bonificaciones,

incentivos de índole interno y extralegal, vacaciones, permisos, etc.; como también

las normas relacionadas con las acciones de carácter disciplinario. Este

documento, aunque es aparte de los anteriores, también especifica un conjunto de

procedimientos internos y recalca sobre los niveles de autorización requeridos

23

para cada caso. No se debe confundir la finalidad de este documento con el

reglamento laboral de la empresa, documento este que se refiere específicamente

a las normas que delimitan el comportamiento y la convivencia de los empleados

de la compañía.

2.9. Manuales de Auditoria Interna

Los documentos más importantes escritos sobre Auditoria Interna son los

manuales sobre este tema. Estos consisten en agrupar lineamientos, instrucciones

de aplicación específica a determinados tipos de actividad, o sea a la Auditoria

Interna en forma particular. Aun cuando puedan existir declaraciones de política y

procedimientos, boletines de la empresa y otras publicaciones con información

relacionadas con la auditoria, estas se incorporan como una parte a tener en

cuenta en el manual de Auditoria Interna.

Generalmente este expondrá, los objetivos de la auditoria, las normas de

realización y el procedimiento de registro del tiempo, preparación del informe y

otros asuntos de ámbito general. Casi siempre lo más importante del manual

concierne a los detalles de los procedimientos de auditoria, (Casi, Neuwert y Levy,

1985) Normalmente el contenido del manual reflejará la actitud del jefe de

Auditoria Interna acerca de los manuales. Si cree que el auditor debe tener

máxima flexibilidad, el manual contendrá pocos procedimientos de auditoria, si

cree que el auditor debe guiarse por el manual, los procedimientos serán muy

detallados. Software Minad Manager Herramientas para facilitar la organización e

implementación del Manual de Organización y Procedimiento de Control Interno

(Minad Manager).

Los mapas conceptuales son herramientas de representación del conocimiento.

Sirven para expresar de modo gráfico, con textos escritos de forma breve y líneas,

las relaciones significativas entre determinados conceptos que, al combinarse,

forman proposiciones. El mapa conceptual es, por consiguiente, un recurso

24

esquemático utilizado para representar un conjunto de significados conceptuales

incluidos en una estructura de proposiciones.

Los mapas conceptuales proporcionan un resumen sintético, ordenado de una

manera jerárquica. Como demuestran los estudios realizados hasta el momento,

los mapas conceptuales resultan muy útiles. Pueden ser utilizados como recurso

para organizar y visualizar el plan de trabajo, evidenciar las relaciones entre

diferentes contenidos, o como instrumento de jerarquización y estructuración de

los conceptos clave.

El uso del mapa conceptual como organizador previo puede ser un medio idóneo

para la planificación y facilita enormemente la exposición de los contenidos, al

mismo tiempo, presenta una visión esquemática y global de aquello que se va a

mostrar. A continuación exponemos el procedimiento general a seguir para

construir mapas conceptuales.

• Clasificar los conceptos por niveles de abstracción e exclusividad: esto

le permitirá establecer niveles de coordinación y subordinación entre los

conceptos.

• Identificar el concepto nuclear: si es de mayor abstracción que los otros,

ubíquelo en la parte superior del mapa, si no lo es, destáquelo con un

color diferente.

• Construir un primer mapa conceptual: no olvide que el mapa debe estar

organizado jerárquicamente y que todos los enlaces utilizados en el

mapa deben estar rotulados con las palabras de enlace más

convenientes

• Reelaborar el mapa al menos una vez: esto permite identificar nuevas

relaciones no previstas entre los conceptos implicados.

El software Minad Manager es una herramienta visual que les ofrece a los

profesionales comerciales una manera más eficaz de capturar electrónicamente,

organizar y comunicar información e ideas. Este software posee plantillas, mapas

25

y tablas en blanco que le permite a las entidades integrar mejor toda su

información y a la vez guarnecer el conocimiento corporativo.

2.10. Ventajas y Desventajas del manual

El uso del manual tiene ventajas y desventajas, el Auditor Interno debe sopesar

estas consideraciones en cada caso particularmente.

2.10.1. Ventajas

Provee de un historial informativo concerniente a las políticas y procedimientos de

auditoria.

• Especifica las tareas mínimas de auditoria a realizar.

• Ayuda a los miembros del personal a dar respuestas a preguntas rutinarias.

• Ayuda a la eficaz distribución del trabajo.

• Es útil como un control del progreso del trabajo.

• Fija la responsabilidad para un particular punto de auditoria.

• Provee de una guía útil para años posteriores.

• Es una ayuda sustancial para el supervisor en su revisión del trabajo

efectuado.

• Provee de evidencias en un trabajo específico, si después surgiese un

litigio.

• Ayuda a contabilizar el tiempo del personal, gastos etc.

2.10.2. Desventajas

• Existe una tendencia general a limitar el trabajo a lo especificado en el

manual.

• A menudo los procedimientos son mecánicos.

• Existe una tendencia a desalentar el pensamiento creativo.

• Los manuales frecuentemente no están al día.

26

En cuanto a todo lo relacionado anteriormente sobre los manuales, a nuestro

juicio, resulta muy conveniente que el auditor interno cuente con un manual de

Auditoria Interna o sea con una herramienta escrita que oriente su actividad

teniendo en cuenta las especificidades que posee la misma y de esta forma con su

trabajo cotidiano ayude a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales,

considerando que son muchas las ventajas que ofrece un manual y que las

desventajas, que son las menos, pueden ser manejadas convenientemente con el

buen juicio del auditor que se desempeñe.

2.11. Características del manual

El Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno, está compuesto

por una o varias carpetas, conformadas por hojas intercambiables, identificadas

cada una numéricamente de acuerdo con los grupos y subgrupos establecidos

según las diferentes materias relacionadas con las líneas de Negocios y

actividades que se ejecutan.

2.12. Componentes del manual de normas y procedimientos

2.12.1. Identificación

• Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Denominación y extensión.

• De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la

misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Numero de revisión (en su caso).

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

27

• Clave de la forma: En primer término, las siglas de la organización, en

segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la

forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número

debe colocarse un guión o diagonal.

2.12.2. Índice o contenido

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del

documento.

2.12.3. Prólogo y/o introducción

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e

importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima

autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

2.12.4. Objetivos de los procedimientos

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los

objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;

facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del

control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si

el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la

eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

2.12.5. Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos

28

Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro de la administración

pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de

aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y

procedimientos meso administrativos o sectoriales.

2.12.6. Responsables

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en

cualquiera de sus fases

2.12.7. Políticas o normas de operación

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que

se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de

las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Además deberán

contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones

alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A

continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su

planteamiento: Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que

circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no

incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que

sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos

administrativos o con el procedimiento mismo. Deberán ser lo suficientemente

explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

2.12.8. Concepto

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las

cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor

información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la

consulta del manual.

29

2.12.9. Procedimiento

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten,

cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los

responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es

general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad

administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción

detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto

responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para

simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en

una misma operación.

2.12.10. Formulario Impresos

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan

dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las

operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas,

empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma

concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

2.12.11. Diagramas de flujo

Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un

procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las

unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen

(procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer

mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas

30

representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción

clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es

aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

2.12.12. Glosario de términos

Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de

elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso

o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales

administrativos.

2.13. Fuentes De Información

Los datos de la información se puede obtener para elaborar el manual se obtiene:

De la organización, Archivos y con clientes.

2.14. Preparación del proyecto (manual)

Recabado los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe

preparar los documentos de partida para concretarlo, el cual debe quedar

integrado por: Propuesta técnica: recuento de todos los manuales o esfuerzos

análogos preparados con anterioridad, Naturaleza: Tipo de manual que se

pretende realizar, Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlos en

función de las ventajas que ello reportar a la organización, Objetivos. Logros que

se pretenden alcanzar, Acciones; iniciativas o actividades necesarias para su

consecución. Resultados. Beneficios que se espera obtener en cuanto al

funcionamiento de la organización, sus productos, Recursos: requerimiento

humano, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo, Costo:

Estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución,

31

estrategia ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y

asignación de recursos.

2.15. Programa de trabajo

Identificación: Nombre del manual. Responsables: Unidad o grupo que tendrá a su

cargo la implantación del manual.

Áreas: universo bajo estudio Clave: número progresivo de las actividades

estimadas.

Actividades: pasos específicos que tiene que darse para captar la información.

Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.

Calendario: Fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.

2.16. Preparación del proyecto del manual

Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a

integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los partícipes de la

presentación del manual, para revisión del contenido y presentación de cada

apartado.

2.17. Estructuración

32

Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los

involucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e

integrar el proyecto final del manual.

2.18. Formulación de recomendaciones

Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma en cuenta su costo,

recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.

2.19. Tipos de recomendaciones

De mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica,

funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. De eliminación: supresión

de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminación total o parcial

de procedimientos, bajas de personal, desaparición de áreas o unidades

administrativas, De adición: introducción de un nuevo sistema, incremento del

número de operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o

programas De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de

trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la

utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas. De intercambio: re

direccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del

trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector.

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargo del

proyecto debe someter a las instancias procedentes para su aprobación;

convocara a su grupo de trabajadores para la última revisión de la documentación

que se presentara a los niveles directivos. Es recomendable que esta

recomendación parta en un documento síntesis derivado del informe, cuya

extensión no sea mayor de treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado,

requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones,

33

así como para intercambio de opiniones. Reproducción del Manual: Una vez que

el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las

observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisiones, debe coordinarse

con la unidad o áreas que maneja los recursos económicos para que este sea

reproducido para su distribución e implantación.

2.20. Implantación del Manual

La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma

tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la

productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el

conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales.

2.21. Revisión y Actualización

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la

información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos

permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello es

conveniente:

• Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo

derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos que se

realicen en la organización.

• Establecer un calendario para la actualización del manual.

34

CONCLUSIÓNES

La estructuración del proceso de Auditoria Interna, basada en las Normas

Internacionales para la práctica de la Auditoria Interna (NIEPAI), requiere la

elaboración en base a la normativa vigente de los estatutos y del manual de

Procedimientos para la práctica de Auditoria, de manera que se tengan

documentos de consulta inmediata, así como evidencia de que se operó de

manera eficiente el encargo de Auditoria Interna.

De la misma manera estos documentos comunican al cliente del encargo de

Auditoria los procedimientos a utilizar y la manera en que la administración debe

prepararse para recibir a la Auditoria.

Finalmente se reitera que el Manual a elaborar debe de estructurarse en base a

procedimientos universales y tomando en cuenta la Norma Internacional para la

práctica.

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COMENTARIOS POR MIEMBRO DEL GRUPO

 Erlan Gustavo Gomez Cun

Mediante el Estatuto, se pone en conocimiento de toda la Organización la decisión

del Consejo de Administración de implantar a nivel corporativo la Dirección de

Auditoría Interna, dependencia de la Comisión de Auditoría y Control.

Dicha Dirección desarrollará sus actividades conforme a la misión, objetivos,

organización y atribuciones, funciones, competencias y responsabilidades que se

manifiestan a continuación. El contenido del Estatuto se desarrolla y amplía en el

Manual de Procedimientos de la Dirección de Auditoría Interna.

El Estatuto es de aplicación en todas las sociedades, tanto en las que participe de

forma mayoritaria, como en las que tenga responsabilidad en su gestión efectiva.

 Heydee Jeaneth Hurtado Asencio

El control interno constituye una herramienta importante para el desarrollo de los

negocios, en el sentido que contribuye al logro de los objetivos de la organización.

En la actualidad, debido a la rápida evolución del entorno económico y competitivo

son muchos los factores que diariamente tienen influencia sobre el funcionamiento

de la organización. Por este motivo es necesario que la empresa esté preparada

para adaptarse a estos cambios, manteniendo un control sobre estos factores y su

incidencia en el cumplimiento de los objetivos de la organización. Para ello es de

suma importancia contar con un documento o manual donde se plasmen las

políticas, metas y objetivos, así mismo determinar el cumplimiento y evaluar las

normas que realmente se aplican en la empresa para optimizar la obtención de los

objetivos fijados.

Dichos objetivos del departamento de auditoría interna deben estar orientados a

brindar un servicio de asesoramiento independiente a la dirección de la

36

organización para lograr una seguridad razonable de que los sistemas de

información, los procesos de gestión y el sistema de control contribuyen con

eficiencia al logro de los objetivos y brindar confiabilidad y seguridad de la

información que es una fuente para la toma de decisiones.

 Kevin Rolando Turcios Ac

Analizando el manual de normas y procedimientos de auditoria interna es El

trabajo de auditoría es profesional porque requiere de gran destreza, que no

puede medirse o juzgarse por los quien confían en quien lo ejecuta.

La contaduría pública organizada, de Contadores Públicos, consciente de que de

la responsabilidad pública que implica el ejercicio de una profesión, afronto el

problema de la calidad profesional en el trabajo de auditoría y decidió establecer

los requisitos mínimos, de orden general, que deben observarse para el

desempeño de un trabajo de auditoría de calidad profesional. A estos principios

básicos se les llama Normas de Auditoría, y por su naturaleza deben ser de

aceptación general para toda la profesión.

 Melanie Quetzalí Tul Sales

El estatuto de Auditoria Interna es un documento formal que determina el

propósito, la autoridad, y la responsabilidad de auditoria interna, incluyendo la

naturaleza de la relación funcional del director ejecutivo, dispone la posición de la

actividad dentro de la organización con el consejo autorizando su acceso a los

registros, al personal y a los bienes relevantes para el desempeño de los trabajos.

El manual de normas y procedimientos contiene la descripción de las actividades

que deben seguirse en el desarrollo de las funciones de una unidad administrativa

para llevarlas a cabo de una manera ordenada y sistemática facilitando el trabajo

de la auditoria, en cuanto a la evaluación del control interno estos son de mucha

utilidad ya que permiten conocer el funcionamiento interno de las unidades

administrativas.

37

 Carolina Elizabeth Raxon

Es parte del estatuto de auditoría la descripción de los puestos y funciones que

cada persona tiene bajo su responsabilidad, para evaluar el desempeño de los

empleados debe desarrollarse anualmente formularios de evaluación de

desempeño esto se realiza para que cada empleado tenga el entendimiento

debido del desenvolvimiento de su puesto. Esto funcionará para asegurar que los

recursos de auditoría interna son apropiados, suficientes y efectivamente

asignados para cumplir con el plan aprobado.

Se nombrará a un comité que tendrá la responsabilidad exclusiva del

nombramiento, compensación, retención y supervisión del trabajo realizado por los

contadores públicos independientes.

Si bien el comité posee las responsabilidades y facultades establecidas en el

estatuto, no es función del comité planear o realizar auditorías ni determinar que

los estados financieros y divulgación de información de la empresa sean

completos y exactos.

Estas responsabilidades son competencia de la gerencia y de los contadores

públicos independientes

 Marvin Lorenzo Juarez Moran

Se concluye que los manuales y estatutos de Auditoria se tienen que formular con

sumo cuidado y detalle, ya que los mismos influirán en el desempeño de los

encargados del proceso, existen diferentes manuales los cuales podemos

mencionar (Manual de funciones y responsabilidades, Manual de procedimientos y

diligencias de formatos, estructura orgánica de la empresa, manual de normas

administrativas y reglamento laboral) las mismas tienen que estar aprobadas por

el Consejo. El departamento de Auditoria interna debe establecer un organigrama

que describa todas las unidades auditables, así también el Comité tendrá la

autoridad de llevar a cabo investigaciones y de contratar especialistas que se

necesiten en las diferentes áreas.

38

Kellin Beatriz Alvarado Tax

Para crear un manual de normas y procedimientos de auditoría interna se debe de

iniciar con el Estatuto de auditoría interna, en el cual se detalla el propósito, la

autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna, el cual debe

estar formado de acuerdo con las normas de la empresa y estar aprobados por el

consejo. El departamento de auditoría interna debe establecer un organigrama

que describa todas las unidades auditables, demostrando la relación de

dependencia con cada una de ellas.

El manual de normas y procedimientos de auditoría interna está diseñado para

orientar y especificar detalles de las actividades a la hora de realizar la auditoría

interna en la empresa. Este manual ayuda a distribuir el trabajo eficazmente,

ayuda a controlar el progreso del trabajo, es útil a la hora de auditorías

posteriores.

 Breidy Luisa Maria Guzman Lopez

El propósito de un manual de normas es proporcionar procedimientos y guías de

trabajo para la ejecución de la auditoría a efecto de que se ajuste a métodos

objetivos y sistemáticos que ayuden a mejorar las prácticas en la evaluación de la

suficiencia, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del control interno; así como

facilitar las tareas del equipo de auditores.

Manual de normas y Procedimientos de Auditoria Interna constituye una actividad

independiente concebida para mejorar las operaciones; mediante la fiscalización

periódica y el establecimiento de lineamientos para la aplicación de una

metodología que permita el fortalecimiento del control interno de una empresa,

que se observarán en la ejecución de los estudios de auditoría contenidos en un

plan de un periodo establecido; así como el análisis de la información obtenida,

formulación de hallazgos y comunicación de resultados.

39

El manual tiene por objetivo ser una herramienta de consulta permanente para

todo el personal operativo de la Unidad de Auditoría Interna, y está dirigido a

orientar las actividades de los auditores a fin de mejorar y unificar las prácticas y

procedimientos utilizados en la ejecución de auditorías.

Evelyn Azucena Hernandez Orellana

El estatuto de la actividad de auditoria interna es un documento formal escrito que

define el propósito, autoridad y responsabilidad de la actividad de auditoria interna,

autoriza el acceso a los registros, al personal y a los bienes pertinentes para la

ejecución de los trabajos y define el ámbito de actuación de las actividades de

auditoria interna.

El comité de auditoria, u otro grupo de supervisión independiente dentro del

consejo directivo como grupo de Supervision clave de los auditores internos es

fundamental para asegurar que la organización con procesos Fuertes y eficaces

relativos a la independencia, control interno, gestión de riesgo, cumplimiento, ética

y declaración contables. Sirve como enlace entre el consejo directivo, los auditores

externos, los auditores internos y la dirección financiera.

La confiabilidad de los estados contables y declaraciones contables de la entidad

es en lo que ayuda a supervisar al consejo directivo. Normalmente el comité de

auditoria establece un estatuto escrito para formalizar sus responsabilidades de

Supervision.

El director de auditoria interna debe establecer planes para llevar a cabo las

responsabilidades del departamento, estos deben ser conscientes con el manual

del departamento y aun las metas de la organización. Esta planeación involucra

metas, esquema de trabajo, planeación del personal y presupuesto, reporte de

actividades.

40

El director de auditoria interna así mismo se auxilia de un manual de políticas y

procedimientos, estos deberán ser adecuados al tamaño y estructura del

departamento de auditoria y la complejidad del trabajo.

Estos manuales de normas y procedimientos que el director de auditoria interna

establece son instrumentos administrativos de comunicación que contienen una

serie de información acerca de la sucesión cronológica y secuencia de

operaciones para la realización de una función, actividad o área especifica de la

organización.

 Luis Alfredo Saravia

El manual de organización es un documento importante que refleja información

detallada e importante sobre los antecedentes históricos, las atribuciones de cada

área, el marco jurídico, la estructura, los objetivos, las funciones del personal, y las

líneas de comunicación y coordinación que se debe dar en una unidad

organizativa y la dependencia o unidad administrativa. La creación de manuales

de organización son muy importantes en los cuales se deben de agrupa cinco

objetivos: Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar una

visión de conjunto de la organización a través de organigramas. Precisar las

funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Apoyar la ejecución

correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el

trabajo. Es una fuente de información al personal de nuevo ingreso para facilitar su

incorporación a las distintas áreas o puestos. Determina el mejor aprovechamiento

de los recursos humanos y materiales que posee la empresa, maximiza la

reducción de costos en la organización.

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BIBLIOGRAFIAS

http://www.monografias.com/trabajos27/manual-auditoria/

manualauditoria2.shtml