eBook Gratuito Elementos Do Lean Pmo

8/10/2019 eBook Gratuito Elementos Do Lean Pmo

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Lean PM


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Toda organizao que gerencia projetos busca a excelncianesse processo. uma tendncia natural a empresa procurarmelhorar seu gerenciamento, programa e portflio. O objetivoprincipal das companhias ampliar a capacidade de gerar valore melhorar o alinhamento entre o trabalho executado e osobjetivos estratgicos denidos pela alta gesto. Com esse foco,as organizaes priorizam aes e processos que permitam:

- Melhorar a comunicao entre as reas;- Ampliar a colaborao entre os envolvidos;- Desenvolver os talentos;- Criar mecanismos para priorizar projetos que gerem mais valorpara o negcio.

A adoo de uma unidade organizacional uma soluobastante comum entre as empresas. Esse setor o que

chamamos de PMO (Project Management Office ou Escritrio deProjetos, em portugus). Em fevereiro de 2014 o ProjectManagement Institute (PMI) publicou uma anlise sobre aimportncia do trabalho desse setor.

A PMO Frameworks evidencia esse potencial de contribuio junto s empresas. Ainda assim, muitas organizaes encontramdiculdade em denir o papel e um posicionamento estratgicocom o intuito de alcanar sucesso no longo prazo e de alavancaro PMO como forma de apoiar a realizao dos objetivosestratgicos da organizao.
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H um nmero signicativo de companhias nas quais a funo doPMO est em expanso. Da mesma forma que existe um fortedesejo de ampliar o papel de PMO e focar na estratgia denegcio atravs do aumento de seu escopo de atuao eresponsabilidade. A inteno atingir os objetivos e as metas da

organizao.Todo PMO tem a misso de melhorar a gesto de projetos dentrode uma organizao, ento a grande questo : como evidenciarque o valor do PMO supera os investimentos necessrios parasua implantao e manuteno?

Os resultados alcanados devem gerar valores signicativos obastante para justicar a reduo de custos em projetos, amelhoria da performance e a qualidade do projeto. Uma dassolues apontadas pelo PMI para que as organizaesmelhorem essa equao pensar em um Lean PMO.

O pensamento que predomina entre os empresrios de que oPMO precisa ser grande. Mas essa regra no se aplica a todas ascompanhias. Preparamos esse ebook com o objetivo de mostrarque possvel criar um PMO enxuto e eciente.

Vamos mostrar como funciona um Lean PMO, desde aestruturao, passando pela manuteno, at chegar s formasde evidenciar sua gerao de valor.

Boa leitura e bons projetos!


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Inovaes de processos e de produtos surgem a todo instante.Por isso ter um centro de apoio e de informao que possaauxiliar o gerente de projetos to importante.

A diferena entre uma organizao que tem um PMO de outraque no possui este servio mesma de um viajante munido de

mapas, GPS e internet de outro sem essas ferramentas e compoucas informaes sobre o local.

Existem diversos modelos para o escritrio de projetos. Emalgumas empresas o escritrio de projetos responsvel portodas as atividades referentes ao gerenciamento, administraoe execuo dos projetos.

Existem tambm empresas que preferem que o escritrio seja oresponsvel apenas pela consolidao das informaes em umaviso geral de todos os projetos na organizao. Nesse segundomodelo o PMO d apoio e aponta possveis falhas na sequnciados projetos. Seu foco institucional est no procedimento degerenciamento. Esse grupo de suporte providencia metodologia,ferramentas, processos, modelos e servios para os gestores.

Independente do modelo adotado, o PMO que vai mostrar as

melhores prticas de gerenciamento e auxiliar o gerente aconduzi-las. Sua principal funo ser a de minimizar problemas.Ao otimizar processos, o trabalho desta central gera resultados elucros para as empresas.


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Diferencial de mercadoMtodos sistemticos e ecientes de implementar novosprocedimentos, tcnicas e ferramentas de gesto de projetos

corporativos so levados para o dia a dia das empresas atravsde um escritrio de gerenciamento de projetos.

A ecincia na execuo de planos estratgicos determina osucesso ou o fracasso de uma companhia, por isso a demandapor um centro de gerenciamento de projetos crescente. Aodiminuir o nmero de falhas e acelerar o andamento dasatividades, a empresa contar com um diferencial em relao aosconcorrentes.

Com um PMO, a organizao melhora consideravelmente ospadres de produtividade das metas de curto, mdio e longoprazo. Compreender a importncia e descobrir a melhor forma detrabalhar o PMO dentro das empresas faz parte do prprioprocesso de adoo dessa ferramenta.

Na sequncia deste ebook, possvel ter uma ideia sobre o que PMO, qual sua funo e quais os elementos do Lean PMO. Almde entender porque o lean management importante nesseprocesso e como implant-lo.


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O principal propsito do PMO ser prover solues paramelhorar a performance da organizao no que diz respeito gesto de projetos. O bord da companhia, gerentes de projetos edemais reas de negcios so clientes em potencial desteprestador de servios interno. Alm dos desaos de evidenciar ovalor gerado pelo escritrio de projetos, o PMO ter de gerenciare atender esses clientes com necessidades diferentes e, emalgumas vezes, at mesmo conitantes.

Durante a estruturao do PMO fundamental identicar as reaisnecessidades de cada grupo de clientes, assim como denir oescopo de atuao do PMO e sua evoluo. Uma ferramentamuito til no processo de estruturao do PMO o BusinessModel Canvas, que permite estruturar um negcio em uma folhae assim denir qual sua proposta de valor para cada segmento

cliente dentro da organizao.Para implantar e organizar um escritrio PMO deve-se considerarpontos essenciais para atingir o sucesso em todos os projetos.Seguindo o ciclo PDCA separamos os principais pontos quedevem ser estruturados durante um projeto de implantao deum PMO:


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PLANPrimeiramente, uma comisso designada para organizar aformao da equipe e denir como ela ir trabalhar. Depois feita a escolha do gerente de projetos, que deve ter plenoconhecimento sobre a realidade da empresa, seu atual estgiode maturidade, assim como as prioridades do PMO.

Uma ferramenta muito til para apoiar o planejamento do LEANPMO o PM CANVAS(Download da A0 aquiou do aplicativo iOS e Android). Nele voc e sua equipe iro estruturar oplanejamento preliminar do seu projeto, denindo claramente os13 blocos e as principais entregas do projeto de implantao doPMO(veja outro ebook em que falamos sobre como estruturarseu PM CANVAS).

o gerente de projetos quem vai realizar um plano de trabalhopara a equipe. Essa estratgia deve conter os setores querequerem uma ao mais imediata, bem como a forma de

execut-las pelo PMO. Nessa etapa, ser necessrio um projetopiloto que aponte as bases da atividade do PMO.

Tambm devero ser realizados alguns projetos voltados para oescritrio. Dali sair algumas denies importantes: a formaoda equipe, o espao de utilizao, os custos, os ganhos, osprazos, a comunicao.Tambm sero denidas as atividades que vo anteceder aimplementao bem como as competncias esperadas dosprossionais que vo compor a equipe. Da mesma forma em quea estimativa dos riscos a serem enfrentados e a obteno desuporte de outras reas devem ser mensuradas.
http://www.pmcanvas.com.br/wp-content/uploads/2013/07/ProjectModelCanvasA1.pdfhttps://itunes.apple.com/br/app/pm-canvas-official-app-para/id796959781?mt=8https://play.google.com/store/apps/details?id=br.com.pmcanvashttp://promo.projectbuilder.com.br/pm-canvashttp://promo.projectbuilder.com.br/pm-canvashttp://promo.projectbuilder.com.br/pm-canvashttp://promo.projectbuilder.com.br/pm-canvashttps://play.google.com/store/apps/details?id=br.com.pmcanvashttps://itunes.apple.com/br/app/pm-canvas-official-app-para/id796959781?mt=8http://www.pmcanvas.com.br/wp-content/uploads/2013/07/ProjectModelCanvasA1.pdfhttps://twitter.com/pbuilderhttps://plus.google.com/u/0/110339046033136684680/postshttps://www.facebook.com/ProjectBuilderbr?fref=ts


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DODenido o projeto com os gastos e ganhos, chega o momento deimplementar o que foi estabelecido na etapa de planejamento. fundamental ter um projeto estruturado na sua ferramenta degesto de projetos com todas as atividades que seroexecutadas. Durante a execuo ser importante entregar todosos produtos necessrios para o escritrio de projetos operarplenamente.

Tambm feita a organizao estrutural como denio daferramenta de gesto de projetos que ser adotada (seja umsoftware sejam planilhas eletrnicas), relatrios e templates.Nessa altura, ocorre a realizao de um projeto que de fato seraplicado e a busca por recursos em outros setores. O escritrio(nalmente) comea a operar.


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ACTDurante essa etapa criamos aes corretivas, ou seja, a correoda falhas encontradas no passo anterior cuja eccia foivericada. nessa fase que se inicia novamente o ciclo levandoao processo de melhoria contnua.

Nessa etapa fundamental evitar um comportamento bastantedanoso execuo de tudo o que foi planejado anteriormente: aacomodao. Sempre possvel melhorar. No aceite osprimeiros resultados. Procure ampliar sua margem de ecincia,mesmo que tudo tenha sado de acordo com o que foiprogramado.

Acompanhe e recicle sua equipe e amadurea os objetivos paraos prximos projetos. A utilizao de planilhas e a denio deindicadores ajudam o PMO na busca pela excelncia.


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O processo de acompanhar evoluo da maturidade de

diferentes reas da empresa e a execuo de seus projetos nemsempre algo simples.

Enquanto algumas empresas optam por acompanhar projetoscom planilhas eletrnicas ou softwares instalados localmente,outras j sabem que isso tem um impacto muito signicativo notempo investido na qualidade das informaes geradas e porisso investem em uma soluo que faa esse trabalho de formamais prossional.

A nossa recomendao o Project uilder , uma criaonossa, utilizada atualmente por desde os 20 maioresgrupos econmicos do Brasil at pequenas empresas econsultores individuais.

O Project uilder permite acompanhar dentro de um nicoambiente sua estrutura organizacional, os recursos humanos, sua

carteira de projetos e seu projetos de forma muito simples. Comessa estrutura possvel gerar de forma dinmica relatrios queevidenciam como est a gesto de projetos dentro das diferentesreas de negcio de sua organizao. Tudo isso dentro de umambiente colaborativo em que cada recurso do projeto informasua execuo, publicando documentos e automatizando acomunicao. A prpria ferramenta evidencia tendncias e emitealertas automticos que noticam os principais envolvidosantevendo atrasos, para que seja possvel tomar medidas antesque uma crise ocorra.
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A composio de um Lean PMO eficienteExistem determinados pilares sob os quais as equipes devemtrabalhar para desenvolver um modelo de gesto ecientebaseado no Lean PMO. O que abrange desde a base do projeto,passando pelas mudanas necessrias, pela orientao decrescimento e at alcanar o cumprimento dos objetivos.

Mtricas de desempenho: so baseadas em indicadores comotempo, produtividade, rendimento e valor agregado. Com essesdados em mos, possvel identicar os resultados obtidos pelosetor. Caso estejam abaixo do esperado, a ao dos gestores voltada para o prximo item.

Planos de ao: Apenas identicar que os resultados no estodentro do esperado no basta para modic-los. A equipe dePMO dever denir aes que tragam maior suporte para atingiros resultados planejados na primeira etapa.

Monitoramento do setor e de estratgias: Alm de acompanharse as mudanas esto acontecendo de forma gradativa dentro dosetor de implantao, preciso estar atento s estratgiasescolhidas. Elas so as melhores ou outras poderiam seraplicadas? Se o resultado ainda no estiver aceitvel, deve-secorrigir o curso estratgico.

Avaliao: Em todo o tempo necessrio fazer uma avaliao

para ter certeza de que as decises so as melhores possveis.Porm, necessrio estabelecer um tempo para uma avaliaomais detalhada e precisa. O objetivo retornar s mtricas dedesempenho e fazer uma anlise completa j com aimplementao da equipe de Lean PMO. Caso ainda no sejadetectada a melhoria necessria, devem-se implantar novas

iniciativas.


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Todos esses pilares esto relacionados aos objetivos principaisdesse departamento, que detalhar por meio de projetos todasas metas empresarias e as estratgias para alcan-las. Ocaminho mais seguro ser preciso e claro desde o incio doplanejamento, da execuo, do controle e da nalizao dosprojetos.

manuteno e gerao de valor do Lean PSo duas as etapas que visam manter a gerao de valor do LeanPMO. A primeira refere-se a colocar em prtica a manuteno.Onde possvel encontrar mais elementos como hardwares esoftwares que facilitem o trabalho da equipe? Esse o tipo depergunta que deve ser respondida nesse momento. No se trata

de algo difcil. Muitos casos precisam apenas de atualizao.O segundo passo mais complexo. Esse percurso refere-se anlise dos recursos utilizados. A questo aqui : eles trouxeramresultados para os projetos acompanhados pelo PMO?

Se o saldo for positivo, o ideal pensar em alternativas quepossam otimizar ainda mais os resultados. Agora, se o saldo fornegativo, ser preciso analisar os pontos que no deram retorno.A falha pode estar tanto no projeto quanto nos membros de suaequipe.

Seja realista quanto gerao de valor. Isso fundamental parano criar falsas expectativas. Mas no esquea que a gerao devalor deve sempre estar acima dos gastos utilizados com o PMO.O gerente deve criar uma linha do tempo e estabelecer osganhos em cada perodo. Por m, feita uma anlise e so

denidos os procedimentos seguintes.


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Elementos do PMO1. Base priorizada: os projetos passam por mudanas ao longodo processo. Se a proposta for elaborada a partir de um valor denegcio e no permitir alteraes, essa postura vai interferir noresultado nal.

2. Demanda no tempo certo: utilizando o primeiro elementocoerentemente, possvel cumprir com os prazos estipuladossem perder tempo. Em vez de rever o projeto, o escritrio, atravsdos gerentes, poder assumir uma postura de resultados.

3. Processo simplicado: simplicar signica eliminar todos osfatores (internos ou externos) que possam travar o projeto. Nada

pode ser mais adequado do que trabalhar de forma simplicada,isso evita complicaes desnecessrias.

4. Equilbrio na carga de trabalho: cada gerente deve assumiruma funo ou, ao menos, ter a clareza de quais so as aes quecabem a ele realizar. Deixar que os procedimentos sejam

executados sem nenhum controle gera desorganizao.


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A adoo do Sistema Toyota de Produo pelas empresas no recente. Maior produtividade e qualidade dos produtos soalgumas das vantagens desse processo. Pensar no cliente antes edurante a execuo garante que a demanda ser atendida sem aproduo de excedente. O que implica em maior qualidade emenos desperdcio de tempo e de dinheiro.

Esses conceitos tambm so utilizados por startups. Se antesessas empresas passavam meses desenvolvendo softwaressosticados correndo o risco de ningum se interessar peloproduto, agora o processo inverso. Tudo testado de maneirarpida e com um gasto nanceiro menor.

O processo produtivo no acontece mais de maneira isolada.Planejamento, conceito, prottipo e lanamento andam juntocom a avaliao do pblico-alvo. Uma mudana na rotina dasempresas que acarreta no aumento da satisfao do cliente sem

que ele tenha de pagar pelas falhas e desperdcios queocorreram at chegar ao produto nal.

O sistema Lean, portanto, adequa espaos, recursos humanos (enaturais), matria prima, e, principalmente, tempo. De acordocom esse conceito, nada pode atrasar mais os processos deproduo do que o desperdcio, independente de sua origem.Tudo isso, em tese, leva a uma simplicao de processos, pois aideia eliminar todos os rudos ainda na fase do projeto.


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Essa proposta de reduo de desperdcio e criao de valor paraa empresa bastante conhecida entre gerentes e supervisoresde projetos no setor de TI. Apesar de apresentar ideias bastanteatuais para a rotina das organizaes, o sistema no novo.

Criado pela montadora Toyota no Japo, o lean manufacturingcomeou a ser utilizado nos anos 1950. O perodo de inovaoque surgiu aps a II Guerra Mundial se estendeu para asempresas. Se antes os olhos dos donos e scios estavamvoltados unicamente para o processo de produo, a partirdaquele momento todas as dimenses do negcio eramvalorizadas.

Ferramentas da filosofia LeanExistem algumas ferramentas que colaboram com a losoaLean. Dentre elas pode-se citar os programas 5S, Kanban eKaisen.

Programa 5S - Alm de colaborar com a gesto e com aproduo, tambm ajuda na melhoria das condies de trabalhoe na execuo pelos funcionrios. Basicamente trabalha com apremissa de economia e organizao.

Kanban - Existem dois pontos extremados que objetivam oKanban: a produo e o consumo. O trabalho realizadoconforme a demanda surge. O resultado a reduo dosestoques, a facilitao do processo administrativo e a reduo doconsumo de material. O movimento dos recursos nanceirostambm adequado necessidade.

Kaisen - Um trabalho em busca da excelncia. Essa ferramenta seprope a buscar alternativas que melhorem os resultados, tantoem qualidade quanto em quantidade.


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Basicamente, a proposta de Lean Management instituir umagesto enxuta. Isso implica retirar ou substituir o que no agregavalor e a utilizar apenas o necessrio com intuito de otimizar osresultados. A seguir, apresentamos os princpios que fazem partedessa tarefa de aprimorar os processos de criao, de gesto e deexecuo de projetos.

1. Reduzir desperdcios - Ao eliminar os excessos, os gestoresotimizam tempo e recursos. Analisar a real necessidade dereunies e do tempo utilizado para cada atividade faz partedesse processo.

2. Reduzir inventrios e aumentar a capacidade de espao -Agilizar os processos de inventrio facilita a eliminao de itensque j no fazem parte daquele ambiente. Com mais espaodisponvel, o ambiente de trabalho melhora e ainda possibilita ainstalao de equipamentos ou armazenagem de matria prima.

3. Potencializar sistemas de produo - Se uma forma deproduo trouxer resultados signicativos para a empresa, o leanmanagement ir buscar formas de otimizar esse sistema.4. Desenvolvimento de sistema de abastecimento - Se aempresa no for abastecida adequadamente pelos fornecedores,dicilmente conseguir produzir da forma que planejou.

5. Aumento da exibilidade e melhoria na aparncia - Aexibilidade a possibilidade de mudar no meio do processo, sefor necessrio. Para que isso seja possvel, a empresa precisa seadequar a essa mudana. Outro fator importante avaliar o queest dando certo e quais pontos so menos produtivos.


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Por complementar a atividade do escritrio de gerenciamento deprojetos, o Lean colabora com o trabalho do PMO. Uma prticacomum nos negcios cuidar do planejamento de outros setoressem elaborar o prprio plano de ao.

Ao utilizar o Lean no PMO e planejar, num primeiro momento, osetor de TI e as aes dos gerentes de projetos, o resultado ser

um ganho inicial para o planejamento dos demais programas.

Passos para o PMO Adotar a Metodologia Lean

Caso o PMO queira seguir a risca a criao de valores e seadequar ao processo que prope a outros setores da corporaona concluso de projetos, dever implementar a metodologiaLean. Esse passo a passo traz uma ideia clara de como elaborarum plano para adotar a metodologia Lean.

Implementao do programa 5S: o programa 5S colabora com oPMO para adequar as ferramentas de trabalho, sempreorganizadas em necessrias e desnecessrias. O programa 5Smelhora a organizao, a utilizao de recursos, a comunicao eaperfeioa a delegao de tarefas.

Utilizao de softwares: otimizar a utilizao de programas decomputadores, sempre a procura dos mais completos e de maiorusabilidade, denidor para que todos trabalhem no mesmoritmo.


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Delegao de tarefas: esse item pode ser parte integrante doprograma 5S, mas muito importante entender que essadelegao deve ser bem distribuda para que ningum que

sobrecarregado ou ocioso.Horrio determinado: estipular o horrio de cada tarefa fundamental para o cumprimento das metas.

Podemos entender dentro desse processo que para um PMO ser

eciente, deve adotar a mesma postura na criao de projetos.Caso contrrio, o desperdcio iniciar na base e o prprioescritrio ser mais um elemento de gesto alargada edesnecessria.

A utilizao do Project Builder, um software facilitador da gestode empresas, ser benca na tarefa de implantar um processode gesto e manufatura enxuta. Um treinamento rpido ser osuciente para que gerente entenda seu funcionamento, mesmosem nunca ter trabalhado com o software. Isso se deve ao layoutintuitivo que o Project Builder oferece aos usurios. Todo odesenvolvimento foi feito para a utilizao online.


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Sobre a project builderA Project Builder uma empresa que tem como objetivo deajudar as Empresas a entenderem e aproveitarem os benefciosdo Gesto de Projetos, conseguindo assim resultados reais epermanentes para os seus negcios. Fazemos isso hoje de trs

formas principais:Software completo e integrado: para facilitar o gerenciamentode projetos, programas e portflios da sua organizao,independente do porte e setor de atuao. O Project Builderpermite gerenciar em uma nica ferramenta todas as aes de

sua empresa, do nvel estratgico at o operacional, gerenciandoplanejamento estratgico, objetivos, portflio de projetos,programas, projetos e atividades.

Metodologia passo a passo de implementao deGerenciamento de Projetos: que j rodamos e renamos commais de 100 empresas clientes. Oferecemos pacotes deconsultoria em cima desta metodologia e do uso efetivo doProject Builder.

Produo de contedo educativo: cobrindo temas comogerenciamento de projetos, gesto de equipe, produtividade,gesto estratgica, gerenciamento de portflio de projetos,gerenciamento de programas, modelos de maturidade, entreoutros.

Este contedo toma no nosso blog de Gerenciamento de

Projetos, eBooks e Webinars gratuitos e palestras presenciais.


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Para colocar as dicas em prtica, esteja atento s novidades emse tratando de denio de indicadores de desempenho, almde contar com softwares ecientes e uma equipe bem treinada.

Utilize o Project Builder gratuitamente por 15 dias e veja comosua simplicidade pode ajudar a promover uma mudana na suaempresa.

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