C O M E R C I A L I Z A D O R A A G U A P U R E Z A S . A ...

C O M E R C I A L I Z A D O R A A G U A P U R E Z A S . A . S

BITÁCORA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-AC-005

FECHA DE SALIDA DOCUMENTO FECHA DE DEVOLUCION

RESPONSABLE FIRMA


BITÁCORA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-AC-005


BITÁCORA DE CONTROL DE REGISTROS

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-AC-006

FECHA DE SALIDA REGISTROS FECHA DE DEVOLUCION

RESPONSABLE FIRMA

“LO NATURAL, NUESTRO ESTILO DE VIDA”

Carrera 18 Nº 19 – 18 Dosquebradas – Risaralda Tel. (6) 3305577

Entre COMERCIALIZADORA AGUA PUREZA SAS Nit 900.333.329-1 domicilio carrera 18 Nº 19 - 18 Santa Mónica en Dosquebradas, representada por William Enrique Sanclemente Sánchez, identificado con cedula de ciudadanía Nº 79.454.654 de Bogotá, quien se denominara PUREZA y por otra parte _________________________________________ Nit _______________ Ubicada en _____________________________________ y representada por _____________________________________________________, cedula Nº ____________________ de _____________ quien se denominara el CONTRATISTA. Acuerdan: PUREZA se obliga con el CONTRATISTA a proveer agua 100% Natural en presentación de Botella PET de 600 ml con la etiqueta del contratista. La fecha de vencimiento de cada botella de agua es seis meses después de empacada, por eso PUREZA embotellara las cantidades requeridas por el CONTRATISTA de acuerdo a la rotación del producto. Las partes acuerdan como cantidad inicial a maquilar 2000 etiquetas equivalentes a 41 pacas por 24 unidades. El CONTRATISTA declara haber aprobado la etiqueta, y acepta que solo se podrán realizar cambios al terminar las 2000 etiquetas iníciales. En caso de terminación anticipada de este acuerdo, por parte del CONTRATISTA cancelara a PUREZA, $ 85 (Ochenta y cinco pesos), por cada una de las etiquetas que falten hasta completar las 2000 contratadas. Las partes convienen en que LA CONTRATISTA, pagara como contraprestación por el producto personalizado la cantidad de $ 24.900 (Venticuatromil Novecientos Pesos) por cada paca de 24 unidades. PUREZA entregara como pedido inicia ____ pacas maquiladas por 24 unidades, los pedidos posteriores se entregaran según la solicitud del CONTRATISTA, teniendo presente que el consumo mínimo es de 10 pacas por 24 unidades cada una. La forma de pago será de contado contra entrega. PUREZA se obliga a entregar el pedido inicial 10 días hábiles después de aprobada la etiqueta, y los pedidos posteriores 3 días después de que el CONTRATISTA los realice Para constancia firman a los ____ días del mes de __________ de 2011 en Pereira Risaralda.

El CONTRATISTA PUREZA ____________________________ _______________________________


CONTRATO DE MAQUILA

FECHA: MARZO 2011

VERSION 1

DOCUMENTO:

MC-SGC-RD-CD-CM-001 PAGINA:

1 de 1


FORMATO ASISTENCIA A CAPACITACION

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-A-001

NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN: _____________________________________

INSTRUCTOR:___________________________________

FECHA: ________________________

No. NOMBRE CEDULA CARGO FIRMA

FECHA ENTREGADO A DEL No. AL No. CONSECUTIVO

FALTANTE FIRMA DE RECIBIDO


CONTROL DE CONSECUTIVOS

FECHA: MAYO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-CD-CC-001

PAGINA: 1 de 1

LABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO: CARGO: CARGO:


CRONOGRAMA

DE ACTIVIDADES Y CAPACITACIONES

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-A-001

ASUNTO: PROGRAMA DE RECURSOS HUMANOS

EMPRESA: COMERCIALIZADORA AGUA PUREZA SAS

NIT: 900.333.329-1

# DE TRABAJADORES: 10 aprox.

GESTOR: CONTRATISTA

CIUDAD: PLANTA DE EMBOTELLADO AGUA PUREZA

ACTIVIDAD

AÑO 2012

RESPONSABLE HORAS OBSERVACIONES EN FB MR AB MY JN JL AG SE OC NV DI

PLATAFORMA INSTITUCIONAL

1. Diagnóstico X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2

2. Valores Corporativos X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2

3. Comunicación y Liderazgo X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2

4. Sistema de Comunicación Interno y Externo X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2

5. Corazón Ideológico (Misión, Visión) X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2

6. Clima Organizacional X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2


CRONOGRAMA


VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-A-001

RECURSOS HUMANOS

1. La Familia, Los Valores y Entorno Socioafectivo X

CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2

2. Relaciones Interpersonales X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2

3. Recreación y Deportes X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2

4. Celebraciones, Fechas Especiales X X X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2

5. Motivación Espiritual X X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS 2

OBSERVACIONES: Las fechas y la intencidad horaria, están sujetas a cambios a convenir.


CRONOGRAMA


VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-A-001

ASUNTO: PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

EMPRESA: COMERCIALIZADORA AGUA PUREZA SAS

NIT: 900.333.329-1

# DE TRABAJADORES: 10 aprox.

GESTOR: CONTRATISTA

CIUDAD: PLANTA DE EMBOTELLADO AGUA PUREZA

ACTIVIDAD

AÑO 2012

RESPONSABLE

HORAS OBSERVACIONE

S EN

FB

MR

AB

MY

JN

JL

AG

SE

OC

NV

DI

PLAN BASICO SALUD OCUPACIONAL

1. Dianóstico de Salud Ocupacional X X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS

10

2. Coordinación de Actividades cronograma X X X X X X X X X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS

3. Seguimiento plan de trabajo X X X X X X X X X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS

4. Seguimiento caracterización accidentalidad CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS


CRONOGRAMA


VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-A-001

PLAN COMPLEMENTARIO

1. Capacitación en BPM X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS

8

2. Riesgo Ergonómico (Pausas Activas, Higiene postural, Prevención lesiones Osteomusculares, Posturas Prolongadas. X

CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS

6

3. Capacitación Manejo Seguro Herramientas de Trabajo X


6

4. Capacitación en Autocuidado y comportamiento seguro X


6

5. Uso de elementos de Protección Personal X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS

6

6. Capacitación Riesgo Público X CONTRATISTA Y RECURSOS HUMANOS

6

7. Capacitación en Manipulación de Productos Químicos X


6

OBSERVACIONES: Las fechas y la intencidad horaria, están sujetas a cambios a convenir.


CLIENTE

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-AC-002

Nombre comercial NIT:

Ciudad Teléfono:

Dirección Email

A Nombre de quien se factura:

Nombre del representante legal:

¿Quién hace los pedidos?

¿Cómo pagan? Régimen

Tiempo de existencia del negocio en años 1 o menos ☐ De 1 a 5 ☐ 5 o mas☐

Frecuencia de pedido M ☐ Q ☐ S ☐ Día L M M J V S

☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐

Numero de pacas Volumen: 300 ml ☐ 600ml ☐

Horarios de entrega

¿Condiciones especiales de compra? Maquila ☐

Competencia

¿Compra otras marcas de agua embotellada? Si: ☐ No: ☐

Marca 1 Cantidad :

Marca 2 Cantidad:

Marca 3 Cantidad:

Marca 4 Cantidad:

Percepción del cliente.

La calidad de nuestra agua MB: ☐ B: ☐ R: ☐ M: ☐ MM: ☐

La presentación de nuestra agua MB: ☐ B: ☐ R: ☐ M: ☐ MM: ☐

La presentación personal de nuestros representantes

MB: ☐ B: ☐ R: ☐ M: ☐ MM: ☐

La puntualidad en nuestras entregas MB: ☐ B: ☐ R: ☐ M: ☐ MM: ☐

¿Sabe qué es agua mineral? Si ☐ No ☐

Leyenda: MB: muy buena B: Bueno R: Regular M:Malo MM: Muy malo

Observaciones y sugerencias


CONTRATO DE EXCLUSIVIDAD

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-MV-001

“LO NATURAL, NUESTRO ESTILO DE VIDA”

Carrera 18 Nº 19 – 18 Dosquebradas – Risaralda Tel. (6) 3305577

Entre COMERCIALIZADORA AGUA PUREZA SAS Nit 900.333.329-1 domicilio carrera 18 Nº 19 - 18 Santa Mónica en Dosquebradas, representada por William Enrique Sanclemente Sánchez, identificado con cedula de ciudadanía Nº 79.454.654 de Bogotá, quien se denominara PUREZA y por otra parte Hotel Mediterranee Nit 2.776.009 – 3 Ubicado en la carrera 7a Nº 17 - 60 y representada por, cedula Nº ____________________ de _____________ quien se denominara el CONTRATISTA. Acuerdan: PUREZA se obliga con el CONTRATISTA a proveer agua mineral 100% natural en presentación de Botella PET de 600 ml y/o con la etiqueta del contratista. La fecha de vencimiento de cada botella de agua es seis meses después de empacada, por eso PUREZA embotellara las cantidades requeridas por el CONTRATISTA de acuerdo a la rotación del producto. Las partes acuerdan como cantidad a maquilar 1.000 etiquetas, equivalentes a 83 pacas por 24 unidades. En caso de terminación anticipada de este acuerdo, por parte del CONTRATISTA cancelara a PUREZA, $ 100 (Cien pesos), por cada una de las etiquetas que se encuentren sin embotellar. Las partes convienen en que el CONTRATISTA, pagara como contraprestación por el producto personalizado la cantidad de $ 25.900 (Veinticinco Mil Novecientos Pesos) por cada paca de 24 unidades con la marca Agua Mediteranee de 600 ml. PUREZA entregara como pedido inicial 5 pacas maquiladas por 24 unidades, los pedidos siguientes se entregaran según la solicitud del contratista, teniendo presente que el consumo minimo es de 10 pacas mensuales. La forma de pago será de contado contra entrega. Para constancia firman a los ____ días del mes de __________ de ______ en la ciudad de ________ Colombia.

El CONTRATISTA PUREZA ____________________________ _______________________________


FORMATO CONTROL DIARIO DE PRODUCCIÓN

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-P-003

FECHA: DIA: ____ MES: ____ AÑO: ________ Lote: __________ Vence: ________

Desperdicio Botellas Desperdicio Tapas %E

Hora Referencia Cant.

Personal de la planta BI BDT BDP

Total Desperdicio de Botellas

TI TDP

Total Desperdicio de

Tapas Botellas Tapas

Tiempo Perdido

Motivo

S: T: E: C:

S: T: E: C:

S: T: E: C:

S: T: E: C:

S: T: E: C:

S: T: E: C:

S: T: E: C

Leyenda: BDP: Botellas Dañadas en el Proceso BDT: Botellas dañadas en el transporte TI: Tapas Imperfectas S: Suministro E: Etiquetado BI: Botellas Imperfectas TDP: Tapas Dañadas en el Proceso %E:% De eficiencia. T: Tapado C: Control de calidad

FECHA: DIA: ____ MES: ________ AÑO: _______ Cargo: ________________________________________

DATOS PERSONALES

Apellidos Nombres

Profesión, Ocupación u Oficio Años de Experiencia Laboral Estado Civil

Lugar de Nacimiento Fecha de Nacimiento Teléfono

Dirección de Domicilio Barrio Ciudad

Cédula de Ciudadanía Nº Libreta Militar Nº Estatura (Mts) Peso (Kgs)

Expedida en: Distrito Nº Primera Clase Segunda Clase

¿Tiene Vehículo? Licencia de Conducción Nº Vive en casa: ¿Familiar? ¿Usa anteojos?

SI NO Categoría ¿Propia? ¿Alquilada? SI NO

EDUCACIÓN Y APTITUDES

Primaria Establecimiento Ciudad Ultimo Grado Cursado Fecha

Bachillerato Establecimiento Ciudad Ultimo Grado Cursado Fecha

Educación Superior

Establecimiento Ciudad Ultimo Grado Cursado Fecha

Titulo Obtenido y/o Especialidad Tipo de Formación

Técnica Tecnológica Profesional

¿Qué estudios realiza actualmente? Horario:

EXPERIENCIA LABORAL

Nombre de la última empresa Dirección Teléfono(s)

Nombre de su jefe inmediato Cargo(s) desempeñado(s) por usted

Funciones realizadas

Fecha de ingreso Fecha de retiro Sueldo inicial Sueldo Final

Motivo del retiro

Nombre de la empresa Dirección Teléfono(s)

Nombre de su jefe inmediato Cargo(s) desempeñado(s) por usted

Funciones realizadas

Fecha de ingreso Fecha de retiro Sueldo inicial Sueldo Final

Motivo del retiro


DATOS PERSONALES

FECHA: ABRIL 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO:

MC-SGC-RD-CD-FDP-001

PAGINA: 1 de 2

Foto Reciente

DATOS PERSONALES PAGINA:

2 de 2

INFORMACIÓN FAMILIAR

Nombre esposa(o) o compañera(o) Profesión, ocupación u oficio Empresa donde trabaja

Cargo Actual Dirección Teléfono Ciudad

¿Tiene hijos? SI NO ¿Cuántos? ________________________ Edades:

Nº de personas que dependen económicamente de usted

Parentesco Edades

Nombre(s) Padre(s) Profesión, ocupación u oficio

¿Están afiliados a alguna Entidad Promotora de Salud (EPS)? SI NO Quién: ¿Padre? ¿Madre?

¿Cual? _______________________________________________________________

Fecha de afiliación: __________________________ Cotizante Beneficiario

INFORMACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL (Relacione las entidades a las que actualmente esta afiliado)

¿Entidad Promotora de Salud (EPS)? SI NO ¿Fondo de Pensiones? SI NO ¿Sisben? SI NO

¿Cual? ______________________________________ ¿Cuál? ____________________________ Fecha de afiliación:_______________

Fecha de afiliación: ____________________________

Cotizante Beneficiario Fecha de afiliación:___________________

REFERENCIAS PERSONALES (Indique dos nombres de personas distintas a familiares o empleadores)

1. Nombre y Apellido Ocupación Dirección Teléfono

2. Nombre y Apellido Ocupación Dirección Teléfono

Observaciones:

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FIRMA: FIRMA: FIRMA:


FORMATO CONTROL DE CALIDAD DEL AGUA

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-P-001

FECHA: DIA: ____ MES: ____ AÑO: _______

Parámetro Frecuencia

Cloro I. Producción

pH C/2 horas

Turbidez C/2 horas

Sabor C/30 min

Olor C/30 min

Equipo Actividad Frecuencia Cantidad de Cloro

Tanque de Lavado de Botellas

Concentración de cloro y cambio de

agua C/2 horas 8,0 ml

Tanque de Lavado de Tapas

Concentración de cloro y cambio de

agua C/2 horas 4,0 ml

Lava pies Concentración de cloro y cambio de

agua C/4 horas

30 ml ó Pastilla

Estado de Limpieza de Inicio de Producción Fin de Producción Observaciones

Tanque Alimentador

Tanque de Filtración

Tanque de Lavado de Botellas

Tanque de Lavado de Tapas

Maquina Llenadora

Lavamanos

Almacén de Materia Prima

Almacén de Producto terminado

Piso y Paredes del Salón

Alrededores del Salón (incluye baños)

Área de Comedor

FORMATO DE ETIQUETA

PAGINA: 1 de 1

FORMATO DE ETIQUETA PERSONALIZADA

AGUA PUREZA




RECIBO DE MATERIA PRIMA

FECHA: MAYO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-CD-RMP-001

PAGINA: 1 de 1

FECHA TIPO DE MATERIA PRIMA CANTIDAD COLOR




FORMATO REVISION DE SURTIDO EN

SUPERMERCADO

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-MV-003

VENDEDOR: ___________________________ FECHA: ___________________ RUTA: ___________________________

Nº CLIENTE NIT DIRECCION TELEFONO CONTACTO RESULTADO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25


FORMATO REVISION DE SURTIDO EN

SUPERMERCADO

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-MV-002

Fecha Establecimiento

Cap del mostrador Supervisor

Cant encontrada Firma de supervisor

Cant resurtida




Cant resurtida




Cant resurtida




Cant resurtida




Cant resurtida




Cant resurtida

Nombre del vendedor

Leyenda: S: Suministro. T: Tapado. LL: Llenado. C: Control de Calidad.


HISTORIAL DE PRODUCCION

FECHA: ABRIL 2011

VERSION 1

DOCUMENTO:

MC-SGC-RD-CD-HP-001

PAGINA: 1 de 1

LOTE FECHA CANTIDAD

PRODUCCION PERSONAL DE PLANTA PET ASIGNADO TAPA ASIGNADA OBSERVACIONES

S:

LL:

T:

C:

S:

LL:

T:

C:

S:

LL:

T:

C:

S:

LL:

T:

C:

S:

LL:

T:

C:

S:

LL:

T:

C:




INFORME DE ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-AC-001

1. APERTURA DEL INFORME

N° del informe No Conformidad ☐ Riesgo de no conformidad

☐ Reclamación ☐

Fecha de detección Detectada por:

Nombre del cliente en caso de reclamación

2. DESCRIPCIÓN DE NO CONFORMIDAD-RIESGO DE NO CONFORMIDAD-RECLAMACIÓN

Procedimiento: Departamento

Descripción

Documentos asociados: Coste:

Responsable:

Fecha:

3. ACCIONES PARA LA SOLUCION

Acción 1: Responsable:

Plazo

Fecha de realización de la acción 1 Firma del responsable


Plazo



Plazo


4. VERIFICACION DEL CIERRE

¿Se solucionó el problema? Si: ☐ No: ☐

Observaciones:

¿Es necesaria una nueva acción correctiva?

Si ☐ N° Nuevo informe

No ☐ Firma Director de Calidad:

Fecha de cierre

FECHA: CLIENTE: DIRECCION : TELEFONO:

No: CODIGO: FAX: VENDEDOR:

NOMBRE DE QUIEN REALIZA LA SOLICITUD: DESCRIPCIÓN DE LA SOLICITUD:

MAQUE CON UNA X EL MOTIVO DE LA QUEJA:

AVERÍA PERIODICIDAD EN LA VISITA DEL VENDEDOR.

MERCANCÍA NO PEDIDA PROBLEMAS DE EMPAQUE

MERCANCÍA CAMBIADA MALA ATENCIÓN EN EL SERVICIO

DESPACHO FUERA DEL TIEMPO PROMETIDO

PRECIO NO ACORDADO CON EL VENDEDOR

ENVÍO DE PEDIDO CANCELADO FALTANTES

SUGERENCIA DEL CLIENTE:

¿LA SOLICITUD IMPLICA LA DEVOLUCIÓN DE LA MERCANCÍA?

SI: ___ NO:___

OBSERVACIONES:

SOLUCIÓN:

EL CLIENTE A QUEDADO SATISFECHO CON LA SOLUCIÓN PLANTEADA: SI: ___ NO:___


INFORME DE QUEJAS CLIENTES.

FECHA: MAYO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-CD-IQC-001

PAGINA: 1 de 1



FECHA:

Día: _____ Mes: __________ Año: ________

INFORMACION GENERAL

Proveedor Regional ( ) Proveedor Nacional ( )

1. Razón Social: _______________________________________________________

2. Nombre Comercial: __________________________________________________

3. Nit: _______________________________________________________________

4. Dirección: __________________________________________________________

5. Departamento: _______________________ Ciudad: ________________________

6. Teléfono: ___________________________ Fax : __________________________

7. E-mail: ____________________________________________________________

8. Nombre del Representante Legal: _______________________________________

9. Teléfono: __________________ E-mail: _________________________________

Marque con una X el régimen al que pertenece:

Régimen Común: ( ) Régimen Simplificado: ( ) Gran Contribuyente: ( )

Gran Contribuyente Autorretenedor: ( ) Otro: ( ) _________________________


FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDOR

CONDICIONES COMERCIALES Y DE PRODUCTO

FECHA: MARZO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: F-R-PCCP-001

PAGINA: 1 de 3

INFORMACION TRIBUTARIA



PAGINA: 2 de 3

Nombre del Contacto: ___________________________________________________

Teléfono: ____________________________ Fax: ____________________________

Frecuencia de Entregas: ________________________________________________

Tiempo de Entrada: ____________________________________________________

Esta información deberá ser pactada previamente entre Agua Pureza y el proveedor.

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Para efectos de pagos por medio electrónico; diligencie la siguiente información:

Cuenta No: ___________________________________ Ahorros: ( ) Corriente ( )

Entidad Financiera: ____________________________________________________

1. Cámara de Comercio. ( Inferior a 30 días)

2. Fotocopia de la Cedula del Representante Legal.

3. Registro Único Tributario (RUT).

4. Ficha Técnica del Producto que se va adquirir.

PEDIDOS

FORMAS DE PAGO

INFORMACION FINANCIERA

DOCUMENTOS QUE DEBEN ANEXAR PARA INSCRIPCION DE PROVEEDOR



PAGINA: 3 de 3

CONDICIONES:

Para la entrega de los pedidos se deben manejar el empaque adecuado que

brinde mayor seguridad de higiene en el transporte.

El proveedor deberá anunciar con la mayor brevedad posible en caso de no

poder cumplir con el pedido.

Se deben reportar a la empresa las alzas de los precios por parte de proveedor

de forma escrita y debidamente justificada.

Horario de entrega de los pedidos.

De 8:00 a.m a 12:00 p.m

De 2:00 p.m a 6:00 p.m

Los pedidos se entregaran en el transcurso de la semana (Lunes - Viernes)

NOTA: Para cada proveedor se especificara las condiciones del pedido.

_____________________

Firma del Proveedor

C.C No:

INFORMACION ADICIONAL




FORMATO VERIFICACION Y SEGUIMIENTO RUTAS DE ASEO

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-P-002

FRECUENCIA DESCRIPCIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

QUINCENAL Limpieza interna de tubería

con soda caustica al 5%

QUINCENAL Limpieza exterior general de

Tuberías

SEMANAL Limpieza zona de

almacenamiento de envases

SEMANAL Limpieza área maquinaria

auxiliar

SEMANAL Limpieza paredes altas,

techo y lámparas

SEMANAL Limpieza tanque nacimiento

de agua

SEMANAL Limpieza general maquinaria

CADA TURNO DE PROD. Limpieza pisos

CADA 4 HORAS DE PROD. Cambio agua Lava Pies

SEMANAL Maquinaria y Estantería

DIARIO DEPUES DE TERMINAR PRODUCCIÓN

Clorar tanques y tubería.

VENDEDOR: ___________________________ FECHA: ___________________ RUTA: ___________________________


RUTERO DIARIO

FECHA: ABRIL 2011

VERSION 1

DOCUMENTO:

MC-SGC-RD-CD-RD-001

PAGINA: 1 de 1

Nº CLIENTE NIT DIRECCION TELEFONO CONTACTO RESULTADO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

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19

20

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22

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25



MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

AREA DE ADMINISTRACION

INSTRUCTIVO

DOCUMENTO:

I-PM-P-002

ASEO A LA PLANTA Y ALREDEDORES ANTES DE EMPEZAR PRODUCCIÓN. Objetivo: Eliminar toda suciedad que pueda afectar la calidad del producto, y el bienestar de los trabajadores. Responsable: Jefe de producción y operarios. Autoridad: Jefe de producción. Descripción: Para llevar a cabo la realización del aseo de la planta y sus alrededores se es necesario realizar el siguiente procedimiento

1. Lavar y estregar las paredes internas de la planta, con agua clorada de la tubería principal y se estrega fuertemente con la escoba.

2. Lavar y estregar las paredes internas de la planta con agua clorada de la tubería principal.

3. Lavar y estregar fuertemente los pisos con agua clorada de la tubería principal.

4. Lavar las máquinas de la cabina de producción con el paño de limpieza y luego juagar con agua clorada.

5. Limpiar la tubería externa con una cepillo exclusiva y luego se juaga con agua clorada.

6. Limpiar los estantes con una toalla húmeda de agua clorada.

7. Limpiar los lavamanos con una toalla húmeda de agua clorada.

8. Limpiar los muebles y equipos ajenos a producción con una toalla impregnada de agua clorada.

9. Lavar y estregar las paredes exteriores con agua clorada.

10. Lavar y estregar los andenes exteriores con agua clorada.

11. Llenar el Lavapiés con agua y adicionar una pastilla de cloro.

12. Lavar cada paquete de PET’S y revisar su contenido en cuanto a imperfecciones, impurezas, etc. Para ser ingresada al cabina de producción.

13. Sumergir los PET’S en el tanque de lavado de botellas. (Cambio de agua cada 2 horas o cada vez que se requiera)

14. Lavar las tapas para el ingreso a la cabina de producción. (Cambio de agua cada 2 horas o cada vez que se requiera)

15. Inspeccionar que cada uno de los pasos anteriores de hayan realizado acorde el procedimiento.

16. Alistar y preparar personal para cuando llegue la orden de producción.


AREA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO

DOCUMENTO:

I-PE-AC-001

CONTROL DE DOCUMENTOS

1. Objetivo

Describir y unificar la elaboración y conformación de los documentos internos y

externos; así mismo, establecer los criterios para la revisión, aprobación,

actualización y control de todos los documentos del sistema de gestión de la

calidad de la Comercializadora Agua Pureza.

2. Alcance

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a los documentos internos

(manual de calidad, manual de funciones manual de procesos y procedimientos y

responsabilidades, formatos e instructivos) y a los documentos externos (leyes,

decretos, resoluciones, Normas internacionales y especificaciones técnicas) que

hacen parte del sistema de gestión de la calidad de la Comercializadora Agua

Pureza S.A.S.

3. Responsable

CARGO FUNCION

Director de calidad Revisar, difundir, implementar, controlar, mejorar y mantener el procedimiento de control de documentos. Aprobar la modificación o actualización de documentos.

Aprobar la solicitud de creación o anulación de documentos.

Secretaria General Reunir los documentos obsoletos. Apoyar al Director de calidad en el control de documentos.

4. Definiciones

Documento: información y su medio de soporte.

Procedimiento: Documento que describe el modo, la frecuencia y el orden a

realizar las actividades principales del Sistema de Calidad.

Instructivo: Documento que describe de modo mucho más detallado

asuntos que dada su extensión se dificulta su redacción dentro de los

manuales de procesos y procedimientos.

Personal de planta: Personas que prestan sus servicios como empleados

en el área de Producción.

Copias Controladas: son copias de los documentos del Sistema de Gestión

de la Calidad que circulan dentro de las Instalaciones de la

Comercializadora Agua Pureza, cumpliendo con los controles establecidos,

conservación y buen uso por parte del usuario.

Copias No controladas: son copias de los documentos del sistema de

Gestión de la Calidad cuya circulación no se controla.

Copias Obsoletas: son documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

cuya aplicabilidad y veracidad no es vigente.

Documento externo: Son documento que pese a no ser originarios de la

empresa se guardan de acuerdo a este instructivo para su uso dentro de la

empresa.

Formato: Documentos donde se registra la información que evidencia los

avances del Sistema de Calidad de forma operativa.

Información: Datos que poseen significado.

Registros: documentos que contienen los resultados obtenidos y que

evidencian las actividades desempeñadas.

5. Generalidades

El control de documentos permite que todos los documentos manejados por

la Comercializadora Agua Pureza sean los correctos según los necesarios.

Toda la documentación que maneja la Comercializadora Agua Pureza es

identificada mediante un sistema de codificación.

Se previene el uso de documentos obsoletos, ya que permite revisarlos y

actualizarlos cuando sea necesario.

Permite identificar los documentos de origen interno y externo.

6. Instrucciones detalladas

Control de documentos

Para tener éxito en la documentación del sistema de gestión de calidad en la

Comercializadora Agua Pureza, se requiere tener control en los documentos

manejados por la organización, por este motivo se estableció un procedimiento

para el control de documentos. Este procedimiento contiene tanto la modificación y

actualización, control de los documentos.

Para identificar todos los documentos originales manejados por Comercializadora

Agua Pureza, se utilizara un formato de lista maestra de documentos el cual se

encuentra anexado en este instructivo

Igualmente la solicitud de los documentos será realizada por medio del formato:

solicitud de documentos; en donde se debe especificar el nombre del documento

solicitado, motivo de dicha solicitud, fecha de préstamo, fecha de devolución,

persona a quien será entregado y persona quien entrega. Todo esto permite llevar

un registro sobre los movimientos de los documentos en la organización.

Redacción de los documentos

La redacción de los documentos se realiza de manera clara, con términos

apropiados y sin abreviaturas no definidas dentro del manual de calidad, lo que

facilita que estos sean fáciles de leer por el personal de la organización.

Contenido de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Todos los documentos que maneja la organización deben contener:

Encabezado: todos los documentos deben tener el logo de Comercializadora Agua

Pureza, con el formato respectivo del documento. Igualmente en el encabezado se

registra la versión que contiene la fecha, el código que identifica el documento y el

paginado cuando sea necesario.

Al final de cada documento se registra la responsabilidad de elaboración, revisión

y aprobación.

Existen documentos que no presentan el anterior formato: pero en su presentación

tienen el logo de Pureza con la leyenda Agua Mineral 100% Natural el nombre de

la comercializadora con su respectiva infamación: NIT, dirección, teléfono, ciudad.

En la parte inferior lleva la firma del responsable.

Nota: La Comercializadora aun maneja formatos bajo el nombre de Alimentos y

Bebidas Eje Cafetero, y su anterior logo, una vez se termine el inventario de dicha

papelería se pasara a manejar alguno de los dos formatos mencionados

anteriormente.

Contenido de los procesos del sistema de gestión de calidad

Objetivo

Alcance

Responsables

Generalidades

Procedimientos

Observaciones.

Contenido mínimo de los procedimientos de la Comercializadora Agua Pureza

Nombre

Objetivo

Alcance

Responsable

Autoridad

Tareas

Contenido mínimo de los manuales de funciones de los procesos de la

Comercializadora Agua Pureza.

Identificación del cargo:

Denominación del cargo: Nombre que identifica el cargo.

Código dentro del Sgs

Nivel del cago

Dependencia jerárquica: Es la dependencia a la cual está adscrito el cargo.

número de cargos con la misma denominación: Describe el número de

cargos que existen en el proceso con la misma denominación.

Objetivo: define el propósito que tiene el cargo.

Funciones del cargo: Describe las funciones específicas de cada cargo y los

procedimientos que involucra.

Responsabilidades: identifica las responsabilidades que implica cada cargo.

Competencias: Define los estudios, experiencia y perfil necesario para cada cargo.

Contenido de los formatos

Los formatos se estructuran de acuerdo con las necesidades de información que

se requiere acopiar en los mismos. Presentan de manera clara y ordenada el

conjunto de datos requeridos de acuerdo con cada procedimiento.

Codificación de los documentos de del Sistema De Gestión de Calidad

Todos los documentos que maneja la Comercializadora Agua Pureza se

identifican con un código el cual se maneja por siglas:

MC: Manual de calidad

MF: Manual de funciones

MP: Manual de procesos y procedimientos

F: Formato

I: Instructivos

SGC: Sistema de gestión de calidad

Elaboración, revisión, aprobación y codificación de los documentos:

Los documentos de la Comercializadora Agua Pureza S.A.S, deben ser diseñados

con un contenido uniforme siempre pensando en su verdadera utilidad dentro de la

empresa. Por lo tanto antes de implementar cualquier documento o registro,

relacionado con el Sistema de gestión de calidad, se deberá revisar previamente y

aprobar por el director calidad, dejando constancia en el listado maestro de

documentos como será su codificación, almacenamiento y última versión para

garantizar su localización y actualidad en caso de ser necesarios.

Actualización de documentos del Sistema de Gestión De la Calidad.

Se realiza cuando se estima necesario editar, modificar o anular un documento.

Cualquier modificación requiere que el responsable del proceso realice el

diligenciamiento del formato de Solicitud de Novedad en documento o formato,

todas las solicitudes debes ser enviadas a la oficina de Calidad con el visto bueno

del jefe del proceso, en donde se estudiara la petición y se dará la aprobación

para la actualización de la información de los documentos.

Los documentos se pueden corregir a lapicero de manera legible, estas

correcciones se llamaran actualizaciones, y cada una de ellas se debe registrar

en el formato Solicitud de Cambios en Manuales de funciones y responsabilidades

y una sola vez al año dependiendo de las actualizaciones que se presenten se

sacará una nueva versión del documento por escrito.


Para asegurar que los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se

identifican plenamente, las ediciones autorizadas se encuentran disponibles en el

archivo, a la cual tiene acceso todos los trabajadores de la Comercializadora Agua

Pureza

Control de documentos internos

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de Comercializadora Agua

Pureza S.A.S Poseen un código único que facilita su identificación..

Los documentos originales son los que se encuentran disponibles en el archivo, se

identifican con el sello de “original”, los cuales permanecen bajo la

responsabilidad del jefe o representante de Calidad.

Cuando se conserva un documento cuya aplicabilidad y veracidad no es vigente

este se guarda en una carpeta en medio electrónico en la cual se registran las

modificaciones realizadas este documento para llegar al actual. Solo se guardara

la última versión de los documentos obsoletos.

Control de documentos externos

Todo documento de origen externo que afecte el desempeño del sistema de

Gestión de la Calidad deberá estar debidamente registrado en el listado maestro

de control de documentos.

Documentos obsoletos

Para prevenir el uso de documentos obsoletos, se pondrá en el documento original

un sello de “obsoleto” y se archivara si es necesario en un lugar conocido por

todos. Estos documentos serán guardados por un periodo de 2 años, periodo

durante el cual pueden ser requeridos por la organización, posteriormente se

eliminaran.

INSTRUCTIVO LAVADO DE MANOS

CÓDIGO: I-PM-P-001

VERSIÓN: 001-21-11-2011

1. ¿Cuándo lavarse las manos?

Antes de empezar a trabajar.

Cuando se mueva de un área a otra o toque cualquier chapa de puerta.

Antes de colocarse o cambiarse los guantes.

Después de ir al baño.

Luego de sacudirse, toser o usar un pañuelo o servilleta.

Luego de tocarse el cabello, la cara o el cuerpo.

Luego de Fumar, comer, beber

Luego de manipular PET o tapas.

Luego de las actividades de limpieza.

Luego de tocar equipo o utensilios sucios.

Luego de manejar basura.

Luego de manejar dinero.

luego de que las manos se hayan ensuciado por cualquier razón.

2. Siga el siguiente procedimiento para

lavarse las manos apropiadamente :

Moje sus manos con agua corriente.

Aplique jabón.

Estruje sus manos, antebrazos, debajo de las uñas, entre los dedos por al menos 15segundos.

Enjuague con agua corriente por 5-10 segundos (para completar 20 segundos del proceso completo de lavado y enjuague de las manos).

Seque sus manos con toallas de papel o secador de manos por al menos 30 Seg.

Cierre la llave del agua usando la toalla de papel

Use la toalla de papel para abrir la puerta cuando salga del baño

Bote la toalla de papel en el recipiente designado para esto.


AREA DE ADMINISTRACION

INSTRUCTIVO

DOCUMENTO:

I-PE-P-001

LAVADO DE MANOS Objetivo: Verificar que el agua cumpla con las especificaciones mínimas para su respectivo embotellado Responsable: Jefe de producción y operarios. Autoridad: Jefe de producción. Descripción:

1. Coloque Instructivos de lavado de manos en todas las áreas de producción, cerca de las estaciones de lavado de manos, áreas de embotellamiento y los baños.

2. Use lavamanos designados solo para el lavado de manos.

3. Proporcione preferiblemente agua caliente corriente, jabón sanitizante y mecanismos de secado de manos en cada estación de lavado de manos o cerca de las puertas de las áreas de descanso.

4. Mantenga las estaciones de lavado de manos accesibles a todos los empleados en todo momento.

5. Lavado de Manos:


Durante el embotellamiento de agua

Cuando se mueva de una área a otra.





Luego de Fumar, comer, beber o mascar chiclet o tabaco.







6. Siga el procedimiento apropiado de lavado de manos:

Moje sus manos con agua corriente. Aplique jabón.







AREA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

INSTRUCTIVO

DOCUMENTO:

I-PE-AF-001

INSTRUCTIVO DE RECURSOS HUMANOS

GENERALIDADES

Con el fin de obtener la información relacionada con los cargos, se diseñó un

formato que fue aplicado a cada empleado, y adicional a esto, se contó con el

análisis directo del jefe inmediato, para obtener así, la descripción detallada de lo

relacionado con cada uno de los puestos de trabajo.

Comercializadora Agua Pureza S.A.S cuenta con un manual de funciones y

responsabilidades, donde se describe cada uno de los cargos existentes en la

empresa.

El gerente general es el encargado de revisar el manual de funciones, y lo debe

dar a conocer a cada uno de los titulares de los puestos de trabajo, con el fin de

mejorar el desempeño.

El manual de funciones, debe ser utilizado en el proceso de inducción y en el

proceso de evaluación del desempeño, permitiendo que el titular de cada uno de

los cargos existentes tenga claro lo que se espera obtener de él en su puesto de

trabajo.

Para Agua Pureza es importante el manejo de los recursos en la búsqueda de

responder a las obligaciones financieras con sus empleados es por eso que la

organización se basara en el manejo del pago puntual y completo de la nomina,

incluyendo:

Auxilio de transporte

Salud

Pensión

Riesgos (ARP)

Parafiscales

Primas

Vacaciones

Cesantías

En la organización el manejo del recurso humano se enfoca en los

siguientes factores claves:

A. Selección:

En la Comercializadora Agua Pureza el proceso de selección se enfoca en las

siguientes partes:

Diseño de Cargos: Por medio del jefe de recursos humanos el cual después

de identificar los objetivos del cargo, diseña el respectivo plan de

competencias para el cargo.

Promoción de Puestos: El jefe de recursos debe establecer cuál es la

relación que guarda el actual cargo con los puestos de trabajo de más

categoría.

Búsqueda del talento: Se deben realizar todos los procesos de divulgación

para obtener potenciales candidatos, se utilizan medios de comunicación

masivos y no masivos.

Pre-Selección de Candidatos: Se hace una selección previa de los

candidatos que cumplan los requisitos generales.

Evaluación de Competencias: Se evalúan las competencias que tiene el

candidato y como estas se relacionan con el cargo a desempeñar, se

evalúan los tres factores claves los cuales son: el ser, el saber y el hacer.

B. Contratación:

Después de ser seleccionado el personal o la persona idónea para desempeñar el

cargo se realiza el proceso de contratación el cual tiene como principales

actividades las siguientes:

Se revisa la respectiva legislación en la cual se estipule la relación del

trabajador y la empresa definiendo los beneficios, derechos, deberes e

intereses de las dos partes.

Se estipula las formas de pago, las reglas generales del trabajo y se dispone

a integrar el expediente del trabajador a los archivos de la empresa.

Se estipula si el contrato es por tiempo definido o indeterminado.

Se genera todo el proceso de afiliación del trabajador a los centrales de

riesgo y a los sistemas de salud y seguridad social.

Después de tener todos los documentos respectivos se presenta el contrato

a la dirección de recursos humanos el cual genera la orden de cuenta para el

pago de las obligaciones del trabajador y autoriza el proceso de inducción y

entrenamiento.

C. Inducción

Al Terminar el proceso de contratación se debe realizar una inducción al

trabajador el cual tiene como finalidad integrarlo a todos los procesos y actividades

que se realizan en la organización, el proceso de inducción tiene como pilares

fundamentales:

Recorrido por parte del trabajador a toda la empresa donde conoce cada

actividad y el proceso general de la misma.

Conocimiento de los compañeros de trabajo y concientización de los

recursos materiales que tiene la empresa.

Reunión con jefe de recursos humanos el cual le dará las herramientas para:

Conocer en detalle el marco reglamentario que rige el Programa de

Empleos temporales y Esquema de Seguimiento de el agua Pureza.

Conocer los conductos regulares y canales de comunicación

disponibles para sortear diferentes situaciones inherentes al trabajo.

Conocer y poner en práctica la metodología escogida para la

medición del aprendizaje laboral de los empleados.

Analizar las principales fortalezas y oportunidades de mejora, a partir

de los resultados del punto de partida.

Realizar un Plan de Trabajo que facilite desarrollar las áreas de

mejora identificadas.

Conocer todo el Sistema de Gestión de Calidad que se lleva a cabo

en la organización, sensibilizando las políticas de calidad y la

identidad corporativa.

D. Entrenamiento

Como en cualquier organización se le permite al trabajador conocer el trabajo al

cual va a desempeñar para esto cuenta con el plan de tutor temporal el cual le

permite al trabajador conocer lo que debe hacer y cuál es la manera adecuada de

realizar la labor, el plan de tutor temporal tiene las siguientes características:

Establece un procedimiento general de las actividades a desempeñar por

parte del trabajador.

Realiza un plan de trabajo inicial el cual le permite tener un calentamiento

en la labor por parte del trabajador.

Evalúa constantemente la evolución del trabajador en el puesto de trabajo.

Realiza un informe final después de 10 días de entrenamiento y evalúa

como se encuentra el trabajador en el puesto de trabajo.

E. Evaluación de desempeño.

La evaluación de desempeño permite apreciar desde el punto de vista del

empleado y de su supervisor inmediato el grado de cumplimiento que el trabajador

tiene de las funciones que le han sido asignadas. A partir de esta información se

propician reflexiones alrededor de las fortalezas, debilidades y el conjunto de

acciones que permitan mejorar el desempeño de sus actividades y el cumplimiento

de sus responsabilidades dentro de la dinámica de una organización.

Su valor principal reside en el hecho de que es un instrumento para que los jefes

inmediatos mantengan una comunicación sistemática con sus practicantes,

respecto de la forma en que se van cumpliendo los objetivos y metas de trabajo

previamente acordados.

Este instrumento lo presentaremos por medio dos evaluaciones, Evaluación

parcial y Evaluación final.

Los cuales permitirán:

Facilitar que las experiencias diarias de trabajo sean fuentes de

aprendizaje, tanto para jefes como para empleados y propiciar su

capacitación y desarrollo.

Garantizar que el empleado pueda obtener orientación y reconocimiento, al

conocer los resultados de su trabajo.

Guiar y orientar los esfuerzos de trabajo, corrigiendo oportunamente las

desviaciones.

Conseguir cada vez mejores resultados.

Apoyar la toma de decisiones en materia de promociones y/o asignación de

responsabilidades.

En la Comercializadora Agua Pureza se le da gran importancia a las evaluaciones

por competencia ya que el sistema salarial se basa en ellas es por esto que la

evaluación de desempeño se complementa con la evaluación por competencias.

En términos generales, las competencias corresponden a las características

personales manifiestas a través de los comportamientos de un individuo que

favorecen su rendimiento y el cumplimiento de sus responsabilidades dentro de la

dinámica laboral de una organización. En este contexto se entenderá competencia

como una característica personal relacionada a un estándar de efectividad y/o a

un desempeño superior en una actividad o situación.

Las competencias se mejoran y se incrementan con la puesta en práctica; la

experiencia permite analizar éxitos y fracasos, y en este proceso se generan

nuevos conocimientos en el plano académico o teórico y en el plano personal. El

verdadero enriquecimiento de los conocimientos tiene lugar cuando se verifican en

la práctica y cuando la persona se interesa en realizar un verdadero análisis de la

experiencia, a través de sus éxitos y fracasos, identificando las causas reales y

concretas del mismo.

De esta manera, la observación reflexiva de sí mismo es el eje fundamental del

programa de seguimiento al proceso de aprendizaje llevado a cabo durante la

experiencia de trabajo en la empresa.

Para la evaluación de las competencias se tiene en cuenta el nivel de

involucramiento que tiene cada puesto de trabajo con las competencias generales

y estipuladas por la organización

F. Capacitación

En Agua Pureza, con base en los resultados obtenidos en la evaluación del

desempeño, se programan los planes de capacitación o formación en los cuales

se tiene en cuenta:

Requisitos del cargo: Comparar cuales

son los requisitos del cargo, con el perfil de las personas que los

desempeñan; con el objetivo de identificar las debilidades más notorias que

presentan los empleados y de acuerdo a ello programar los panes de

capacitación.

Objetivos organizacionales: Se debe

tener claro lo que quiere la organización en cuanto: modernización,

crecimiento y proyectos de desarrollo; para enfocar los programas de

capacitación al logro de los objetivos.

Cronograma: en el cronograma se

idéntica: el cargo, nombre del que lo desempeña, necesidades de

capacitación para cumplir con los requisitos del cargo u objetivos

organizacionales, plan de acción, fecha de propuesta, seguimiento,

evaluación de resultados.

Igualmente el programa de capacitación debe incluir: tema, responsable o el que

planea, fecha y las respectivas observaciones.

6.2.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA, FORMACIÓN.

Toma de conciencia

En Agua Pureza La concientización del personal acerca de la pertinencia e

importancia de sus actividades y la forma como contribuyen al logro de los

objetivos de la calidad tiene una gran importancia tanto para los empleados

antiguos como para los nuevos, por eso se debe divulgar en cada trabajador al

menos los siguientes puntos claves que permitirán un desarrollo eficiente de todos

los procesos de la organización como también el del Sistema de Gestión de

Calidad:

La planeación estratégica (Misión, Visión, Valores).

La política de calidad.

El programa de salud ocupacional

El manual de funciones; y

Los procedimientos e instrucciones pertinentes a cada uno de ellos.

Para conocer el compromiso del personal con los procesos de la empresa y la

concientización adquirida con en el sistema de gestión de calidad, se ha diseñado

una encuesta del clima organizacional, la cual se realiza cada año y tiene por

objetivo tener una idea sobre la opinión que tiene el personal sobre la empresa, su

política, el manejo de la comunicación, a demás de conocer el grado de

satisfacción de los empleados con respecto al ambiente de trabajo, etc.

La aplicación de la encuesta es de vital importancia para la empresa pues permite

definir los puntos donde se pueden realizar mejoras y así permitir un desarrollo

eficiente del Sistema de Gestión de Calidad.

Competencia

Buscando personal idónea para realizar las labores que requieran los procesos

que existen en la organización se estableció una serie de competencias que

buscan ser evaluadas constantemente para todo el personal buscando

constantemente la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.

En el manual de funciones se encuentra las descripciones del cargo con su

respectiva relación con los factores de competencia, ver anexo # 6 (“Descripción

del cargo”).

Las competencias están constituidas en tres factores: personales, técnicas y

actitudinales como se puede denotar en la siguiente tabla:

Factores de competencia

PONDERACION DE COMPETENCIAS

Generales Especificas

Competencias Personales

Administración del tiempo

Capacidad de aprender

Liderazgo

Empoderamiento

Toma de decisiones

Competencias Técnicas

Prevención de riesgos Laborales

Calidad

Gestión de proyectos

Mantenimiento general

Planificación estratégica y operativa

Gestión de recursos

Competencias Actitudinales

Adaptabilidad / Flexibilidad

Gestión de conflictos

Orientación al Resultado

Sentido de efectividad

Dinamismo

Sensibilidad organizacional

Formación.

En la búsqueda que el personal de la empresa cuenten con las herramientas

idóneas para resolver cualquier problema en el puesto de trabajo y apuntando a la

eficiencia y eficacia en cada una de las actividades que se realizan en una labor,

la organización tiene un plan de capacitaciones, el cual se puede incluir para las

actividades propias del puesto de trabajo y para actividades diferentes del mismo

pero que guardan relación con el crecimiento integral del personal.

Dentro del plan de capacitaciones se encuentra la evaluación del trabajador con el

fin de conocer en qué nivel se encuentra con respecto a la labor que realiza, entre

uno de los medios utilizados para evaluar esta el taller por competencias, el cual

tiene por objetivo brindarle a los empleados herramientas que les permitan ser

agentes autónomos de su propio proceso de aprendizaje durante el trabajo, al

finalizar de este taller, la organización obtiene conocimiento general de sus

empleados y estos últimos podrán:

Realizar un balance de medio ciclo, integrando la información que ha

obtenido sobre su rendimiento y sus competencias.

Trazar un plan de trabajo que le permita potencializar sus fortalezas y/o

emprender acciones para mejorar las dificultades o desarrollar las

oportunidades evidenciadas.

Capitalizar los aprendizajes obtenidos para la toma de decisiones sobre su

desempeño laboral.

6.3. INFRAESTRUCTURA

La organización cuenta con un programa de mantenimiento preventivo y correctivo

el cual permite valorar la infraestructura y los recursos tangibles que se encuentra

en la empresa.

La infraestructura de La comercializadora Agua Pureza la componen:

Bodega: Esta se encuentra ubicada en el casco urbano del municipio de

Dosquebradas Risaralda, en este lugar se encuentra las oficinas y producto

terminado.

Equipos para los procesos (hardware y software)

La empresa, tiene a la jefe de producción y el gerente comercial encargados de

asegurarse que las condiciones físicas de equipos, y muebles estén en optimas

condiciones y en el caso del software y hardware, se asegura por las observaciones

y recomendaciones realizadas por los empleados, también deben velar igualmente

por el bienestar de todos los empleados y de esta manera garantizar un mejor

servicio al cliente.

6.4. AMBIENTE DE TRABAJO.

Como política general de la organización se encuentra velar por el bienestar del

recurso más importante el cual es el humano, por esta razón existen responsables

en salud ocupacional con el fin de asegurar con su revisión, un ambiente de trabajo

adecuado, con las condiciones ambientales normales, para satisfacer a los

empleados e incrementar su sentido de pertenencia con la empresa, el cual a su vez

permitirá que los clientes se encuentren con personas serviciales y con alta

autoestima e identidad corporativa.

La empresa cuenta con diferentes programas que buscan entregar a los empleados

un clima de unión y compañerismo entre los programas se encuentran: Educación y

formación, cultura y divulgación, deporte y recreación, atención social y espiritual,

salud integral.


AREA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO

DOCUMENTO:

I-PE-AC-002

CONTROL DE REGISTROS

1. Objetivo

Garantizar la buena identificación, almacenamiento, protección, conservación,

recuperación y disposición de los registros del sistema de Gestión de Calidad y

así poder evidenciar el funcionamiento eficaz del mencionado sistema (SGC).

2. Alcance

Este procedimiento aplica para todos los procesos y actividades que hacen parte

del Sistema de Gestión de Calidad de la Comercializadora Agua Pereza.

3. Responsable

CARGO FUNCION

Secretaria general Realizar el control de los documentos archivados

4. Definiciones


Formatos: Documentos donde se registra la información que evidencia los

avances del sistema de calidad de forma operativa.

Registros: Resultados obtenidos y consignados en un documento que

proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas.

Registro externo: Son registros que son llenados directamente por otras

organizaciones pero que se guardan para mantener evidencia de la

ejecución de ciertas actividades dentro de la organización.

Almacenamiento: Lugar donde se guardan los documentos de cualquier clase.

Tiempo de retención: Tiempo en que la empresa conserva los registros, de acuerdo a las normas y reglamentos internos de la misma.

Legibilidad: Es la facilidad que tiene un documento de ser leído y entendido

por el personal de la organización.

Formato Pre impreso: Son aquellos que proceden de una impresora de

computador o una fotocopiadora

5. Generalidades

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz del sistema de gestión de calidad.

Los registros deben de permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios, para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

El personal de la organización debe tener claro cuál es el tipo de registro a utilizar de acuerdo a sus funciones de la Comercializadora Agua Pureza.

Los registros manejados por la Comercializadora Agua Pureza serán guardados en un lugar adecuado, con el fin de preservarlos y evitar posibles pérdidas o deterioros.

6. Instrucciones detalladas

Control de los registros: Con el objetivo de tener control del cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad, la Comercializadora Agua Pureza utilizara formatos en cada una de sus áreas evidenciando el desarrollo de los procesos.

Todos los registros serán recepcionados por la secretaria general, en caso

de no estar disponible el director de calidad, quien tendrá la misión de

verificar si estos cumplen con los requisitos mencionados por la empresa y

de ser así serán archivados en un lugar adecuado, establecido previamente

en el listado maestro de registros.

Una vez por año, se hará una revisión de los registros en la lista maestra de

registros (anexa en este manual), En dicho formato se debe registrar el

nombre del registro, código, donde está, como se recupera, versión,

vigencia, tiempo de retención y disposición final. Todos los registros se

deben archivar por un periodo de dos años, si durante la revisión se

encuentra que el tiempo de retención se ha cumplido, dicho registro será

eliminado, de lo contrario será archivado nuevamente hasta una posterior

revisión.

Los registros de calidad son un documento especial, por ello su creación,

modificación, eliminación; se debe realiza de acuerdo a lo establecido por la

empresa en el procedimiento MP-PE-AC-004

Identificación de Registros: El responsable del proceso, determina cuales

son los registros de calidad que se requieren para comprobar la realización

efectiva de las actividades del mismo en la implementación adecuada del

Sistema de Gestión de la Calidad, de acuerdo con sus necesidades, los

servicios que ofrece y los requisitos de las normas; dichos registros están

claramente identificados por el nombre y en el caso de los formatos de los

procesos también se identifican por su código.

Recuperación De Registros: Todos los registros que demuestren

evidencia de conformidad con el sistema, se encuentran en el lugar donde

se generan, éstos pueden estar en medios electrónicos o impresos. El

responsable del proceso definirá, de acuerdo con la necesidad cuando sea

aplicable, los medios a través de los cuales se podrá recuperar la

información en caso de pérdida o daño.

Archivo y Protección de Registros: Para mantener los registros legibles,

estos se diligencian con letra legible o utilizando herramienta de software.

El responsable del proceso define el método de almacenamiento de sus registros,

teniendo en cuenta el lugar (espacio donde serán almacenados), medio

(electrónico o papel) y tipo de archivo (ordenado por fecha, consecutivo, numero,

código o cronológicamente). Así mismo, según el tipo de información define las

medidas necesarias de protección considerando el tipo de acceso (consulta

general a todo el personal o restringido para personal autorizado), se establecerán

medidas de seguridad para hacer las modificaciones al personal autorizado y

asignar al responsable de la protección de la información.

NOTA: existe un anexo con el Listado maestro de registros

CODIGO TITULO Versión MC-001 Manual de Calidad MP-PE-G-001 Gerencial MP-PE-G-002 Contabilidad MP-PE-G-003 Plan Estratégico MP-PE-G-004 Verificación y control de presupuestos. MP-PE-G-005 Junta de socios MP-PE-AC-001 Aseguramiento de la calidad MP-PE-AC-002 Seguimiento y medición de S.G.S MP-PE-AC-003 Control de Documentos MP-PE-AC-004 Control de Registros MP-PE-AC-005 Auditoria Interna MP-PE-AC-006 Control de producto no conforme MP-PE-AC-007 Acciones correctivas y preventivas MP-PE-AC-008 Revisión por la dirección I-PE-AC-001 Instructivo Control de documentos I-PE-AC-002 Instructivo Control de registros MP-PM-AF-001 Administración y finanzas MP-PM-AF-002 Nomina MP-PM-AF-003 Reclutamiento MP-PM-AF-004 Plan de capacitaciones MP-PM-AF-005 Evaluación de desempeño MP-PM-AF-006 Plan de salud Ocupacional MP-PM-AF-007 Compras de materia prima MP-PM-AF-008 Compras de otros insumos MP-PM-AF-009 Ejecución de proyectos gerenciales I-PM-AF-001 Instructivo R.H (de reclutamiento). MP-PM-MV-001 Venta corriente de contado MP-PM-MV-002 Venta a almacén de cadena MP-PM-MV-003 Venta institucional MP-PM-MV-004 Análisis y monitoreo de ventas MP-PM-MV-005 Mercadeo


LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

FECHA: DICIEMBRE

2011

ANEXO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSION 1

MP-PM-P-001 Producción MP-PM-P-002 Manejo de materias primas MP-PM-P-003 Manejo de producto terminado MP-PM-P-004 Saneamiento de nacimiento MP-PM-P-005 Limpieza de la planta MP-PM-P-006 Embotellamiento MP-PM-P-007 Etiquetado termo encogido MP-PM-P-008 Etiquetado adhesivo MP-PM-P-009 Conformación de pacas MP-PM-P-010 Verificación de no conformes e información

Adicional de S.G.S MP-PM-P-011 Mantenimiento de maquinaria I-PM-P-001 Instructivo lavado de manos I-PM-P-002 Instructivo aseo de la planta MF-G-001 Gerente general MF-AF-001 Gerente Administrativo y Financiero MF-AC-001 Director de calidad MF-MV-001 Gerente comercial MF-MV-001 Vendedor MF-MV-001 Secretaria General MF-MV-001 Repartidor MF-P-001 Jefe de planta MF-P-001 Operario de producción MF-P-001 Transportador

Área gerencial Área de aseguramiento de la calidad F-AC-001 Informe de acciones correctivas o Preventivas F-AC-002 Clientes F-AC-003 Proveedores F-AC-004 Formato de novedad en documento o formato. F-AC-005 Bitácora de control de documentos F-AC-006 Bitácora de control de registros Área de administración y finanzas F-AF-001 Control asistencia a capacitación F-AF-002 Orden de producción (virtual Excel) Externo Factura compra de materia prima Externo Factura Compra de otro insumos Área de mercadeo y ventas F-MV-001 Contrato de maquila F-MV-002 Formato Surtido de almacén de cadena F-MV-003 Rutero diario F-MV-004 Planilla de entrega F-MV-005 Pronóstico de ventas mensual (virtual Excel) Área de producción F-P-001 Formato control de calidad del agua F-P-002 Formato rutas de aseo F-P-003 Formato control diario de producción F-P-004 Formato inventario mínimo


LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

FECHA: DICIEMBRE

2011

ANEXO DE CONTROL DE DOCUMENTO

VERSION 1

MANUAL DE CALIDAD

COMERCIALIZADORA AGUA

PUREZA S.A.S

COMERCIALIZADORA AGUA PUEREZA

RESEÑA HISTORICA

Agua Pureza, es una empresa de la región cafetera, con más de tres años en el mercado, especializada en el envasado, empacado, comercialización y distribución de agua mineral 100% natural, con el fin de satisfacer la creciente necesidad de consumo de agua de origen natural como alternativa saludable, buscando siempre el perfecto equilibrio con el medio ambiente para la conservación y renovación de las riquezas hídricas. Somos una empresa interesada en cubrir las demandas de los clientes más exigentes, siempre en busca de un mejoramiento continuo que garantice el crecimiento de nuestros colaboradores y el fortalecimiento económico de nuestra empresa y de la región. Estamos ubicados dentro de una de las reservas hídricas, en la cima de la cordillera central, donde se encuentra ubicada nuestra planta de embotellado, en la finca Buenos Aires, de la vereda Tres Esquinas, corregimiento el Español, municipio de Santa Rosa de Cabal del departamento de Risaralda. Allí se encuentra el yacimiento donde brota Agua Pureza, la cual pasa por un proceso de filtración natural a través de varias capas de tierra, luego se pasa por un filtro de carbono y a solo treinta metros del nacimiento, en donde está construida la planta embotelladora, el liquido pasa por un filtro de rayos ultravioleta, lo cual garantiza un producto de excelente calidad.

MISION

Somos una empresa de la Región Cafetera, especializada en el envasado,

empacado, embotellado, comercialización y distribución del agua “PUREZA”.

Interesados en satisfacer las necesidades de nuestro clientes al consumir un agua

natural de manantial, saludable de excelente calidad, buscando el crecimiento de

sus colaboradores y el fortalecimiento económico de la región y de la empresa.

VISION

En el año 2015 seremos reconocidos en Colombia y a nivel mundial, como

“PUREZA” el agua de mayor suavidad y frescura, aportando con la calidad de

nuestro producto lo natural como estilo de vida.

POLITICAS DE CALIDAD DE LA EMPRESA

Nuestro proceso de producción se lleva a cabo mediante la aplicación de buenas

prácticas de manufactura (BPM) en cada uno de los procesos de manipulación,

preparación, elaboración, envasado, almacenamiento, transporte y distribución de

nuestro producto, con el objetivo de garantizar que los productos se fabriquen en las

mejores condiciones sanitarias disminuyendo los riesgos de contaminación

inherentes a la producción, brindándole a nuestros clientes un producto 100%

natural, aplicando la filosofía de mejora continua y calidad permitiéndonos obtener

mayor participación en el mercado.

PORTAFOLIO DE PRODUCTOS

Les entregamos a nuestros clientes productos de excelente calidad y 100%

naturales a los mejores precios, entre ellos tenemos:

Botella de agua por 600 ml (Marca Pereza)

Botella de agua por 300 ml (Marca Pureza)

Botella de agua por 600 ml (Maquila)

Botella de agua por 300 ml (Maquila)

Presentación:

24 unidades: 600ml peso aprox 15kg 24 unidades: 300ml peso aprox 8kg

LISTA DE PROVEEDORES

Nuestros principales proveedores son:

LISTADO DE PROVEEDORES

NIT

NOMBRE DIRECCION TELEFONO CIUDAD

70548727

FABRICAJAS CALLE 79 A Nº 16 – 57 3283890 DOSQUEBRADAS

800250778

ETICOLOR S.A

MULTICENTRO LA MACARENA

3300555 DOSQUEBRADAS

830087275

POLIMERICA CARRERA 53 Nº 17A – 39 4176767 BOGOTA, DC

830506276

COLPLAS ZONA INDUSTRIAL 8749357 CHINCHINA

900201946

PLASPET S.A. CALLE 22 Nº 11 B – 41 4411420 CALI

18617226

ROSEMBERG MONSALVE

CORREGIMIENTO EL ESPAÑOL

SANTA ROSA

1088003118

JHONY NOREÑA

PEREIRA

LISTA DE CLIENTES

Este es el listado de los clientes que confían en la calidad de nuestro producto:

LISTADO DE CLIENTES

NIT CLIENTE DIRECCION TELEFONO CIUDAD

13515276

LABORATORIOS DELFOS LIFTHOS

CARRERA 21 No 20 B -21 3214646 PEREIRA

900241113

SOCIEDAD HORO LTDA AV. CIRCUNVALAR Nº 12 - 08 3252269 PEREIRA

10008705

OMEGA BAR

CALLE 14 CARRERA 29 ESQUINA

3212062 PEREIRA

42151319

JUANITA ALVAREZ AV. CIRCUNVALAR Nº. 6 -11 3310841 PEREIRA

816005306

SAYONARA SAS CALLE 16 Nº 6 - 20 OFICINA 3330003 PEREIRA

9861369

CARLOS ANDRES SOTO MEJÍA

AV CIRCUNVALAR Nº 11 - 72 3252269 PEREIRA

10008740

CARLOS ALBERTO SERNA MUÑOZ

CARRERA 9 N§ 24-52 3244243 PEREIRA

1088282762

GARCIA MARIO AV. CIRCUNVALAR Nº 4 - 15 3363777 PEREIRA

10099018

PANADERIA LA VIÑA CALLE 83 Nº 16A - 34 3374308 PEREIRA

800317978

NAVARRETE ERASO AV 30 AGOSTO No1-37 3360340 PEREIRA

ALCANCE

Los requisitos de la norma ISO y el presente manual de calidad, cubren todos los

niveles de la organización, los trabajadores y los procesos involucrados para la

realización de los productos al igual que para el funcionamiento de la empresa.

EXCLUSIONES

Comercializadora Agua Pureza no excluye ningún numeral de la norma.

1. Objetivo

Establecer, documentar, implementar, conservar un sistema de gestión de la

calidad, y desarrollar un proceso de mejora continua, para garantizar la eficacia del

sistema y el aseguramiento de los requisitos del cliente, bajo los requisitos de la

norma ISO 9001:2008

2. Alcance

El sistema de gestión de la calidad en Comercializadora Agua Pureza, es aplicable

a todos los procesos involucrados en la realización del producto y en la satisfacción

de nuestros clientes.

3. Responsable

CARGO FUNCION

Gerente Comercial Revisar la documentación del sistema de gestión de calidad.

Implementar y mantener el sistema de gestión de calidad.

4. Glosario de términos

Organización: Es el ensamble y coordinación de los recursos humanos,

financieros, físicos, de información y otros, que son necesarios para lograr las

metas, especificando las responsabilidades del puesto, agrupando tareas en

unidades de trabajo, dirigiendo y distribuyendo recursos y creando

condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el

máximo éxito.

Recursos: Elementos necesarios para el desarrollo de determinados

procesos, pueden ser humanos, financieros o técnicos.

C O M E R C I A L I Z A D O R A A G U A P U E R E Z S . A . S

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES

FECHA: MARZO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RG-001

PAGINA: 1 de 12

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

PAGINA: 2 de 12

Calidad: Es la totalidad de los rasgos y características de un producto o

servicio que se sustenta en su habilidad para satisfacer las necesidades

establecidas, teniendo como expectativa la satisfacción del cliente tanto

interno como externo.

Sistema de gestión de calidad: Conjunto de actividades coordinadas para

dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad, teniendo como

objetivo orientar las actividades de la Empresa para obtener y mantener el

nivel de calidad del producto, de acuerdo con las necesidades del cliente.

Mejora continua: Este término indica que usted debe mejorar su sistema de

gestión de la calidad, donde encuentre oportunidad, exista justificación y se

cuente con los recursos necesarios para dicha mejora.

Proveedores: Son las empresas que nos abastecen con existencias de

artículos, los cuales serán transformados para posteriormente ser vendidos.

Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a las actividades

principales de la empresa.

Cliente: Es quien accede a nuestros producto por medio de una transacción

financiera u otro medio de pago. También conocido como comprador y es

quien consume nuestros productos. Normalmente, cliente, comprador y

consumidor son la misma persona.

Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir

resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y la política de la

organización.

Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de procesos y los productos

respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos del producto, e informar

sobre los resultados.

Hacer: Implementar los procesos.

Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los

procesos.

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml


PAGINA: 3 de 12

5. Generalidades

El éxito del sistema de gestión de calidad en la Comercializadora Agua

Pureza S.A.S radica en el compromiso de la alta gerencia, al igual que en la

participación de los trabajadores de la organización.

La organización tiene identificados los procesos necesarios para el sistema

de gestión de calidad.

La organización asegura la disposición de los recursos y la información

necesarios para el cumplimiento de los procesos.

La organización define la estructura y las obligaciones de todas las funciones

que afectan la calidad de la empresa.

6. Procedimiento

El sistema de gestión de calidad de la Comercializadora Agua Pureza se realiza a

través de la documentación formal de todos los procesos, y la mejora continua que

le permiten a la organización alcanzar los objetivos de calidad y cumplir con los

requerimientos de los clientes.

En la estructura de este manual se deben tener en cuenta todas las actividades que

realiza la empresa y que afectan la calidad del producto.

En la Comercializadora Agua Pureza, se identifican 4 procesos (producción,

administración de recurso humano, comercialización, financiero) necesarios para el

sistema de gestión de calidad. Dichos procesos están caracterizados mediante el

ciclo PHVA: (planear, hacer, verificar y actuar); y documentados con sus respectivos

proveedores, clientes, recursos, indicadores, documentación, entradas y salidas.

Igualmente la organización realiza reuniones mensuales con el objetivo de revisar y

evaluar los procesos a través del análisis de los respectivos indicadores, e

implementar las respectivas acciones correctivas y preventivas que permitan el

mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad.




PAGINA: 4 de 12

Realizar seguimiento general al sistema de gestión de la calidad

Identificar sistema de mejoramiento continuo.

Aplicar acciones preventivas, correctivas y de mejora

Plan del sistema de gestión de calidad

Planificación de la realización de la producción

Mejora continua

Especificar necesidades de la documentación.

Aprobación de los documentos antes de su divulgación.

Planificar el sistema de control sobre las compras para producción Documentos por procesos Investigación sobre quejas y reclamos.

Investigación sobre no conformidades

Auditorías internas

Auditorías externas

Control de la producción

Revisión por la dirección

Evaluación de la satisfacción al cliente

Actualizar el listado maestro de documentos y de registros

Evaluar el desempeño de la política y los objetivos de calidad

Medir y analizar los indicadores de gestión

Cumplimiento y realización de auditorías.

Control sobre el diseño y la

elaboración de productos.

Control de los equipos

Generar solución a las quejas y reclamos de los clientes

Normalizar los documentos generados por la empresa (control de documentos)

Revisar causas de las no conformidades

Realizar plan e informe de las auditorías internas.

Proponer planes de acción Elaborar documentos

estandarizados para toda la organización.

Revisión de contratación Infraestructura

(mantenimiento) Control de registros Diseños

Solución a las

quejas y reclamos.

Documentos

aprobados.

Consecución de

metas e

indicadores.

Seguimiento y

control a planes de

acción.

Cumplimiento de

los requisitos del

control de registros

y documentos.

Informe de

auditorías internas.

Estándares sobre

los procesos.

Políticas de calidad

INTERNOS

Todos los

empleados.

Área

financiera

Área de

producción

Área de

recursos

humanos

EXTERNOS

Todas las

personas a

las que se les

presten los

servicios.

Quejas y reclamos.

Servicio no

conforme.

Norma ISO

9001:2008

Manual de calidad.

Política y objetivos

de calidad.

Indicadores de

gestión.

Resultado de

auditorías

anteriores.

Documentos de

estandarización.

Indicadores de

calidad en los

productos.

Indicadores de

calidad sobre los

procesos

INTERNOS

Área financiera

Área de

producción

Área de

recursos

humanos

Área de calidad

EXTERNOS

Empresas de

calificadoras en

procesos de

calidad

INCONTEC

UTP

Bureau Veritas

CLIENTES PROVEEDORES EENNTTRRAADDAASS

SSAALLIIDDAASS PPRROOCCEESSOO GGEESSTTIIÓÓNN DDEE CCAALLIIDDAADD

CARACTERIZACIÓN PROCESO

PAGINA: 5 de 12


PROCESO GESTION DE CALIDAD

PAGINA: 6 de 12

Identificación de los

requisitos legales.

Numero de procesos

estandarizados.

DOCUMENTACION RECURSOS INDICADORES

Económicos

Personal competente

Equipos de cómputo

Internet

Manual de calidad

Norma ISO

Instrucciones de trabajo.

OBJETIVO DEL PROCESO DE CALIDAD

Administrar el Sistema de Gestión de Calidad dando cumplimiento a los

requisitos del estándar ISO 9001:2008

AUTORIDAD

Directivos: Gerente Comercial

Mejora continua.

Acciones correctivas.

Acciones preventivas.

Correcciones

Cronogramas de actividades.

Planificación de capacitaciones.

Planificación de recursos humanos (contrataciones).

Plan de trabajo.

Plan de reestructuraciones.

Plan de salud ocupacional Plan de acción

Control de calidad

Auditorías internas.

Auditorías externas.

Verificación y control de los presupuestos.

Control sobre el reglamento interno

Viabilidad de los proyectos.

Entrevistas

Procesos de selección de personal.

Contratación

Inducciones, Capacitación

Elaboración de funciones.

Elaborar informes estadísticos

Análisis y toma de decisiones.

Cumplir el cronograma de actividades.

Digitación.

Elaboración de todos los planes

Elaboración de proyectos de infraestructura y de valor agregado

Informes de

actividades.

Ejecución de

planes

organizaciones.

Órdenes y formatos

de compras.

Ordenes de pagos.

Registros de los

indicadores.

Proyectos.

Estadísticas

generales de la

organización.

Conclusiones y

análisis de

variables internas y

externas.

Manual de

funciones y

actividades.

INTERNOS

Todos los

empleados.

Área

financiera

Área de

producción

Área de

ventas y

mercadeo

EXTERNOS

Proveedores

Compradores

Administrado

ras de

riesgos

profesionales

Empresas

promotoras

de salud

(EPS)

Ministerio del

trabajo

Cámara de

comercio

Manual de

funciones.

Recursos

presupuestales.

Documentos y

reportes.

Reglas internas.

Información de

empleados.

Índice de

ausentismo.

Índice de

accidentalidad.

Documentos de

contratos.

Solicitudes EPS y

ARP.

INTERNOS

Área financiera.

Área de producción.

Área de ventas y mercadeo.

Atención al cliente

EXTERNOS

Clientes.

Proveedores.

Empresas de capacitación y enseñanza.

Administradora de riesgos profesionales (ARP).


SSAALLIIDDAASS PPRROOCCEESSOO DDEE AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIOONN


PAGINA: 7 de 12


PROCESO ADMINISTRATIVO

PAGINA: 8 de 12


Documentos y papelería

Humanos

Económicos

Teléfono

Computadores

Oficinas

Software

maquinas

Número de empleados por

proceso

Horas extras, festivas,

nocturnas, normales

Consumos de papelería y

servicios públicos

# de capacitaciones y

enseñanzas a los

trabajadores por mes.

Índice de accidentalidad

Índice de incapacidades

Índice de ausentismo y

retardos.

Permisos pagos y no pagos

Beneficios sindicales

Recibos de servicios públicos

Formatos de quejas y

reclamos

Formato de accidentalidad y

ausentismos.

Documentos de

correspondencia y archivo.

Documentos de compras y

ventas.

Reglamentos y normas

técnicas

Reglamento interno.

OBJETIVO DEL PROCESO DE ADMINISTRACION

Propender utilizar adecuadamente los recursos con el fin de

direccionar y controlar los aspectos primordiales de la

organización que le permitan operar de manera adecuada y

eficiente con la meta del crecimiento continuo.

AUTORIDAD

Gerente Comercial

Auxiliar Contable y Financiera

Mejora continua.



Correcciones

Planeación de ventas.

Plan de publicidad y mercadeo.

Cronograma de actividades.

Plan de marketing estratégico.

Verificación de la información (verídica o desechable).

Manejo de la información adecuadamente.

Control sobre los recursos.

Verificación y control de la ejecución del plan estratégico de marketing.

Verificación del nivel de producción o respuesta del área de producción.

Verificación del nivel de ventas de acuerdo al impacto de las campañas publicitarias.

Manejo de la información adecuadamente.

Control sobre los recursos.

Verificación y control de la ejecución del plan estratégico de marketing.

Verificación del nivel de producción o respuesta del área de producción.

Verificación del nivel de ventas de acuerdo al impacto de las campañas publicitarias.

Informes sobre las

tendencias del

consumidor.

Informes de la

investigación

exploratoria.

Registros de la

información

actualizada.

Nivel de ventas.

Nivel de compras.

Estado de los

proveedores.

Análisis de la

competencia.

INTERNOS

Área

financiera.

Área de

recursos

humanos.

Área de

producción

EXTERNOS

Comprador y

consumidor.

Empresas

publicitarias.

Cámara de

comercio.

ANDI.

Proexport.

DIAN

Estudios de

investigación de

mercados.

Estudios de

investigación

exploratoria.

Solicitudes de

producción y

administración.

Documentos y

reportes de ventas

y de compras.

Recursos

presupuestales.

INTERNOS

Área financiera

Área de producción

Área de recursos humanos

EXTERNOS

Consumidores

y compradores

Empresas

publicitarias

masivas y no

masivas.

Medios de

información

(internet,

periódicos,

revistas, radio

y televisión)

Cámara de

comercio.

Proexport.

ANDI


SSAALLIIDDAASS PPRROOCCEESSOO DDEE MMEERRCCAADDEEOO YY VVEENNTTAASS


PAGINA: 9 de 12


PROCESO DE MERCADEO Y VENTAS

PAGINA: 10 de 12


Recurso humano

Recurso financiero

Papelería.

Computadores

Teléfono.

Físico (infraestructura,

transporte y servicios

públicos).

Contactos externos.

Nivel de ventas por periodos

Relación de propaganda,

publicidad por ventas.

Costos por proyectos.

Cumplimiento del presupuesto

# de quejas y reclamos por mes.

Índices de devoluciones por mes.

Cobranza

Nivel del servicio c.o.f.r

Niveles de nuevos clientes

Índice de participación en el

mercado

Competitividad

Consumo de papelería por mes

Formatos de encuestas

Grabaciones de audio y

video.

Estadísticas de producción.

Órdenes de compra.

Quejas y reclamos.

Reglamento interno.

Documento de

investigaciones.

OBJETIVO DEL PROCESO DE MERCADEO Y VENTAS

Enfocar a la organización sobre las tendencias de los consumidores,

proveedores y la competencia con la finalidad de tener una guía

sobre las posibilidades de crecimiento y entrada en nuevos

mercados.

AUTORIDAD

Gerente Comercial

Auxiliar Contable Y Financiera

Mejora continua.



Correcciones

Plan de presupuestos.

Plan de compras.

Plan de inversiones

Boletines de caja y fondos

Planificación de disminución de gastos y costos.

Análisis de los estados financieros.

Control presupuestal de gastos.

Control presupuestal de ingresos.

Verificación de solicitudes de compra y venta.

Control sobre comprobantes financieros.

Preparación de los estados financieros.

Ejecución presupuestal de ingresos.

Ejecución presupuestal de gastos.

Constitución caja menor.

Conciliación bancaria.

Retención en la fuente.

Elaboración de nomina de descuentos.

Solicitud pago de cesantías.

Pagos.

Políticas de inversión

Presupuestos

proyecciones

Compras.

Pagos sobre las compras.

Comprobantes de pagos.

Estados financieros de la organización.

Planes de acción financieros.

Recomendaciones

y conclusiones del

estado financiero

corporativo

INTERNOS

Dirección y

alta gerencia.

Área

administració

n (recursos

humanos)

Área de

producción

Área de

ventas y

mercadeo

EXTERNOS

Acreedores

(Bancos y

entidades

financieras).

Proveedores

Planes de compras.

Estados de

producción.

Ventas periódicas.

Nomina.

Índice de

ausentismo.

Estados

financieros

anteriores.

Documentos y

registros de

ingresos y egresos

periódicos.

Proyectos de

inversión a corto,

mediano y largo

plazo.

Investigación de

mercados.

Informes de los

acreedores.

INTERNOS

Área administración (recursos humanos).

Área de producción.

Área de ventas y mercadeo.

Accionistas.

EXTERNOS

Acreedores

(Bancos,

entidades

financieras).

Clientes.

Proveedores


SSAALLIIDDAASS PPRROOCCEESSOO FFIINNAANNCCIIEERROO


PAGINA: 11 de 12


PAGINA: 12 de 12


Documentos y papelería

Humanos

Económicos

Teléfono

Equipos de Computo

Oficinas

Software

maquinas

Costos, gastos, ingresos y

egresos por mes.

Índice de Liquidez.

Compras mensuales.

Índice de Rotación de

inventarios.

ROI Y ROE.

EVA

Índice de Rentabilidad

Índice de endeudamiento

Índice de apalancamiento

Rotación de Cartera

Índice de apalancamiento

Utilidad

Impuestos (intereses pagados,

multas)

Formatos de pagos.

Comprobantes de compras.

Documentos de nomina.

Letras, pagares y bonos.

Formatos de los estados

financieros

Formatos de compras

Formatos de los presupuestos

Estadísticas de mercadotecnia

Estadísticas de producción

Registros de ingresos y

egresos periódicos de la

empresa.

OBJETIVO DEL PROCESO FINANCIERO

Maximizar la utilidad garantizando sostenibilidad (maximizar el

valor de la empresa)

AUTORIDAD

Gerente financiero

1. Objetivo

Documentar procedimientos que la organización requiera para su sistema de gestión

de calidad, y que ayuden a dar cumplimiento a los requerimientos de la norma ISO.

2. Alcance

Cubre todas las actividades y puestos de trabajo de la organización que afectan la

realización de los productos, al igual que inciden en la satisfacción de los clientes, es

decir cubre la planta y la bodega de la comercializadora.

3. Responsable

CARGO FUNCION

Coordinador del sistema de gestión de calidad

Controlar la elaboración de toda la documentación necesaria para el cumplimiento del sistema de gestión de calidad


Sistema de gestión de calidad: Es la forma como su organización realiza la

gestión empresarial de acuerdo con la calidad. En términos generales, consta

de la estructura organizacional, junto con la documentación, procesos y

recursos que usted emplea para alcanzar sus objetivos de calidad y cumplir

con los requisitos del cliente.

5. Generalidades

El proceso de documentación del sistema de gestión de calidad, debe ser claro y

sencillo para facilitar el entendimiento a toda la organización.

La organización debe tener los objetivos por proceso, los objetivos de calidad

y las políticas; los cuales se encuentran en los numerales siguientes :

Objetivos (5.4.1).

Política (5.3)



4.2 REQUISITOS DOCUMENTALES

4.2.1 GENERALIDADES

FECHA: MARZO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-G-001

PAGINA: 1 de 6


PAGINA: 2 de 6

La organización debe contar con un manual de calidad que se encuentra en el

numeral (4.2.2).

La organización debe documentar Los procedimientos obligatorios de la

norma los cuales están contenidos en el manual de calidad, los cuales están

referenciado en los numerales a continuación :

4.2.3 Control de documentos

4.2.4 Control de registros

8.2.2 Auditoría Interna

8.3 Control del producto no conforme

8.5.2 Acción correctiva

8.5.3 Acción preventiva

Se deben documentar los documentos que la organización requiera para su

Sistema de Gestión de Calidad.

Se deben documentar los registros necesarios para evidenciar el

cumplimiento de la norma.

6. Procedimiento

El sistema de gestión de la calidad en la Comercializadora Agua Pureza, tiene

como soporte una documentación que permite mostrar las actividades que la

empresa realiza para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2008,

garantizando así, el mejoramiento continuo y la satisfacción de los clientes.

ELABORADÓ: Andrés Salinas REVISADÓ: Natalia Toro APROBADÓ: William Sanclemente

CARGO: Ing. Calidad CARGO: Coordinador RRHH CARGO: Gerente General


PROCEDIMIENTO ASEO DE LA PLANTA

PAGINA: 3 de 6

La organización tiene documentados los procedimientos e instructivos que afectan

directamente la realización del producto.

PROCEDIMIENTO

Nombre: Aseo a la planta y alrededores antes de empezar producción. Objetivo: Eliminar toda suciedad que pueda afectar la calidad del producto, y el bienestar de los trabajadores. Responsable: Jefe de producción y operarios. Autoridad: Jefe de producción. Descripción: Para llevar a cabo la realización del aseo de la planta y sus alrededores se es necesario realizar el siguiente procedimiento

1. Lavar y estregar las paredes internas de la planta, con agua clorada de la tubería principal y se estrega fuertemente con la escoba.

2. Lavar y estregar las paredes internas de la planta con agua clorada de la tubería principal.

3. Lavar y estregar fuertemente los pisos con agua clorada de la tubería principal.

4. Lavar las maquinas de la cabina de producción con el paño de limpieza y luego juagar con agua clorada.

5. Limpiar la tubería externa con una cepillo exclusiva y luego se juaga con agua clorada.

6. Limpiar los estantes con una toalla húmeda de agua clorada.

7. Limpiar los lavamanos con una toalla húmeda de agua clorada.

8. Limpiar los muebles y equipos ajenos a producción con una toalla impregnada de agua clorada.

9. Lavar y estregar las paredes exteriores con agua clorada.

10. Lavar y estregar los andenes exteriores con agua clorada.

11. Llenar el Lavapiés con agua y adicionar una pastilla de cloro.

12. Lavar cada paquete de PET’S y revisar su contenido en cuanto a imperfecciones, impurezas, etc. Para ser ingresada al cabina de producción.

13. Sumergir los PET’S en el tanque de lavado de botellas. (Cambio de agua cada 2 horas o cada vez que se requiera)

14. Lavar las tapas para el ingreso a la cabina de producción. (Cambio de agua cada 2 horas o cada vez que se requiera)

15. Inspeccionar que cada uno de los pasos anteriores de hayan realizado acorde el procedimiento.

16. Alistar y preparar personal para cuando llegue la orden de producción.


PROCEDIMIENTO ASEO DE LA PLANTA

PAGINA: 4 de 6




INSTRUCTIVO ASEO DE LA PLANTA

PAGINA: 5 de 6

INSTRUCTIVO

Nombre: Lavado de manos. Objetivo: Verificar que el agua cumpla con las especificaciones mínimas para su respectivo embotellado Responsable: Jefe de producción y operarios. Autoridad: Jefe de producción. Descripción:

1. Coloque Instructivos de lavado de manos en todas las áreas de producción, cerca de las estaciones de lavado de manos, áreas de embotellamiento y los baños.

2. Use lavamanos designados solo para el lavado de manos.

3. Proporcione preferiblemente agua caliente corriente, jabón sanitizante y mecanismos de secado de manos en cada estación de lavado de manos o cerca de las puertas de las áreas de descanso.

4. Mantenga las estaciones de lavado de manos accesibles a todos los empleados en todo momento.

5. Lavado de Manos:


Durante la preparación de los alimentos.

Cuando se mueva de una área a otra.






INSTRUCTIVO ASEO DE LA PLANTA

PAGINA: 6 de 6

Luego de Fumar, comer, beber o mascar chiclet o tabaco.







6. Siga el procedimiento apropiado de lavado de manos:

Moje sus manos con agua corriente. Aplique jabón.








1. Objetivo

Cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, donde se incluyen todos los

documentos obligatorios y una descripción general del sistema de gestión de calidad

de la organización.

2. Alcance

Los requisitos de la norma ISO y el presente manual de calidad, cubren todos los

niveles de la organización, los trabajadores y los procesos involucrados para la

realización de los productos al igual que para el funcionamiento de la empresa.

Exclusiones

Comercializadora Agua Pureza no excluye ningún numeral de la norma.

3. Responsable

CARGO FUNCION

Coordinador del sistema de gestión de calidad

Controlar la elaboración de toda la documentación necesaria para el cumplimiento del sistema de gestión de calidad. Realiza la elaboración del manual de calidad

Representante de la dirección del sistema de gestión de calidad.

Revisar y actualizar la documentación y los procedimientos del sistema de gestión de calidad, cuando sea necesario. Se encarga de revisar el manual de calidad



4.2 REQUISITOS DE DOCUMENTACION

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD

FECHA: MARZO 2011

VERSION 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-MC-001

PAGINA: 1 de 3

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

PAGINA: 2 de 3


Manual de calidad: Se emplea para proporcionar el panorama general del

contenido de su organización, enuncia la política de calidad y describe el

sistema de gestión de calidad de la empresa.

5. Generalidades

El manual de calidad incluye los procedimientos documentados, establecidos

para el sistema de gestión de calidad, o referencia de los mismos.

Es documento que incluye una descripción de la interacción entre los

procesos del sistema de gestión de calidad.

Es la base para el mejoramiento continuo de la empresa.

Permite certificar las responsabilidades y el compromiso de toda la empresa

en la implementación de la norma.

Es un documento utilizado como guía en las auditorias de certificación del

sistema de gestión de calidad.

Dicho manual se debe revisar anualmente para incluir las respectivas

modificaciones.

6. Procedimiento

El manual de calidad de la Comercializadora Agua Pureza, contiene lo siguiente

Reseña histórica de la empresa

Misión

Visión

Políticas de calidad de la empresa.

Portafolio de productos

Lista de proveedores

Lista de clientes

Alcance de la norma

Exclusiones de la norma


MANUAL DE CALIDAD

PAGINA: 3 de 3

Mapa de procesos

Caracterización de los procesos

Objetivos de calidad

Elemento 4.2.3 Control de documentos y lista maestra de documentos

Elemento 4.2.4 Control de registros y lista maestra de registros

Elemento 8.2.2 Auditoría Interna

Elemento 8.3 Control del producto no conforme

Elemento 8.5.2 Acción correctiva

Elemento 8.5.3 Acción preventiva



1. Objetivo

Describir y unificar la elaboración y conformación de los documentos internos y

externos; así mismo, establecer los criterios para la revisión, aprobación,

actualización y control de todos los documentos del sistema de gestión de la calidad

de la Comercializadora Agua Pureza.

2. Alcance

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a los documentos internos

(manual de calidad, Procedimientos, manual de funciones y responsabilidades,

formatos e instructivos) y a los documentos externos (leyes, decretos, resoluciones,

Normas internacionales y especificaciones técnicas) que hacen parte del sistema de

gestión de la calidad de la Comercializadora Agua Pureza S.A.S.

3. Responsable

CARGO FUNCION

Representante de la dirección del sistema de gestión de calidad.

Revisar, difundir, implementar, controlar, mejorar y mantener el procedimiento de control de documentos. Aprobar la modificación o actualización de documentos. Aprobar la solicitud de creación o anulación de documentos.

Auxiliar contable y administrativa.

Reunir los documentos obsoletos. Apoyar al gerente general en el control de documentos.




4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

FECHA: MARZO 2011

VERSION 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-CD-001

PAGINA: 1 de 7



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4. Definiciones


Procedimiento: Documento que describe con alto grado de detalle el modo de

realizar las actividades principales del Sistema de Calidad.

Registro: Resultados obtenidos y consignados en un documento que

proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

Personal de planta: Personas que prestan sus servicios como empleados en

el área de Producción.

Copias Controladas: son copias de los documentos del Sistema de Gestión

de la Calidad que circulan dentro de las Instalaciones de la Comercializadora

Agua Pureza, cumpliendo con los controles establecidos, conservación y

buen uso por parte del usuario.

Copias No controladas: son copias de los documentos del sistema de Gestión

de la Calidad cuya circulación no se controla.

Copias Obsoletas: son documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

cuya aplicabilidad y veracidad no es vigente.


Formato: Documentos donde se registra la información que evidencia los

avances del Sistema de Calidad de forma operativa.


Registros: documentos que contienen los resultados obtenidos y que

evidencian las actividades desempeñadas.



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5. Generalidades

El control de documentos permite que todos los documentos manejados por

la Comercializadora Agua Pureza sean los correctos según los necesarios.

Toda la documentación que maneja la Comercializadora Agua Pureza es

identificada mediante un sistema de codificación.

Se previene el uso de documentos obsoletos, ya que permite revisarlos y

actualizarlos cuando sea necesario.

Permite identificar los documentos de origen interno y externo.

6. Procedimiento


Para tener éxito en la documentación del sistema de gestión de calidad en la

Comercializadora Agua Pureza, se requiere tener control en los documentos

manejados por la organización, por este motivo se estableció un procedimiento para

el control de documentos. Este procedimiento contiene tanto la modificación y

actualización, control de los documentos.

Para identificar todos los documentos originales manejados por Comercializadora

Agua Pureza, se utilizara un formato de lista maestra de documentos el cual se

encuentra anexado en este manual.

Igualmente la solicitud de los documentos será realizada por medio del formato:

solicitud de documentos; en donde se debe especificar el nombre del documento

solicitado, motivo de dicha solicitud, fecha de préstamo, fecha de devolución,

persona a quien será entregado y persona quien entrega. Todo esto permite llevar

un registro sobre los movimientos de los documentos en la organización.

Redacción de los documentos

La redacción de los documentos se realiza de manera clara, con términos

apropiados y sin abreviaturas, lo que facilita que estos sean fáciles de leer por el

personal de la organización.



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Contenido de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Todos los documentos que maneja la organización deben contener:

Encabezado: todos los documentos deben tener el logo de Comercializadora Agua

Pureza, con el formato respectivo del documento. Igualmente en el encabezado se

registra la versión, la fecha, el código que identifica el documento y el paginado.

Al final de cada documento se registra la responsabilidad de elaboración, revisión y

aprobación.

Existen documento que no presentan el anterior formato: pero en su presentación

tienen el logo de Pureza con la leyenda Agua de Manantial 100% Natural el nombre

de la comercializadora con su respectiva infamación: NIT, dirección, teléfono,

ciudad. En la parte inferior lleva la firma del responsable.

Nota: La Comercializadora aun maneja formatos bajo el nombre de Alimentos y

Bebidas Eje Cafetero, y su anterior logo, una vez se termine el inventario de dicha

papelería se pasara a manejar alguno de los dos formatos mencionados

anteriormente.

Contenido de los procedimientos del sistema de gestión de calidad

Objetivo

Alcance

Responsables

Definiciones

Generalidades

Procedimiento

Contenido mínimo de los procedimientos de la Comercializadora Agua Pureza

Nombre

Responsable

Autoridad

Alcance

Descripción

Contenido mínimo de los manuales de funciones y responsabilidades de los

procesos de la Comercializadora Agua Pureza.

Identificación del cargo:

Denominación del cargo: Nombre que identifica el cargo.

Nivel: incluye el código y el grado del cargo.

Dependencia jerárquica: Es la dependencia a la cual está adscrito el cargo.

número de cargos con la misma denominación: Describe el número de cargos

que existen en el proceso con la misma denominación.

Objetivo: define el propósito que tiene el cargo.

Funciones del cargo: Describe las funciones específicas de cada cargo y los

procedimientos que involucra.

Responsabilidades: identifica las responsabilidades que implica cada cargo.

Competencias: Define los estudios, experiencia y perfil necesario para cada cargo.

Contenido de los formatos

Los formatos se estructuran de acuerdo con las necesidades de información que se

requiere acopiar en los mismos. Presentan de manera clara y ordenada el conjunto

de datos requeridos de acuerdo con cada procedimiento.

Codificación de los documentos de del Sistema De Gestión de Calidad

Todos los documentos que maneja la Comercializadora Agua Pureza se identifican

con un código el cual se maneja por siglas:

MC: Manual de calidad

SGC: Sistema de gestión de calidad

RD: Requisitos de documentación

CD: Control de documentos

G: Generalidades



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Elaboración, revisión, aprobación y codificación de los documentos:

Igualmente en el manual de procedimientos se encuentran todas las

especificaciones para la elaboración, revisión, aprobación, y codificación de los

documentos del sistema de gestión de la calidad de la Comercializadora Agua

Pureza, con el fin de que tengan un diseño y contenido uniforme. Antes de

implementar cualquier documento o registro, relacionado con el Sistema de gestión

de calidad, se deberá revisar previamente y aprobar por el gerente de la alta

dirección del sistema de gestión de calidad.

Actualización de documentos del Sistema de Gestión De la Calidad.

Se realiza cuando se estima necesario editar, modificar o anular un documento.

Cualquier modificación requiere que el responsable del proceso realice el

diligenciamiento del formato de Solicitud de Cambios en Manuales de funciones y

responsabilidades, todas las solicitudes debes ser enviadas a la oficina de Calidad

con el visto bueno del jefe del proceso, en donde se estudiara la petición y se dará la

aprobación para la actualización de la información de los documentos.

La revisión y aprobación de los documentos se realizara de acuerdo a los numerales

4.4.1 y 4.4.2 del presente manual de calidad.

Los documentos se pueden corregir a lapicero de manera legible, estas correcciones

se llamaran actualizaciones, y cada una de ellas se debe registrar en el formato

Solicitud de Cambios en Manuales de funciones y responsabilidades y una sola vez

al año dependiendo de las actualizaciones que se presenten se sacará una nueva

versión del documento por escrito.


Para asegurar que los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se

identifican plenamente, las ediciones autorizadas se encuentran disponibles en el

archivo, a la cual tiene acceso todos los trabajadores de la Comercializadora Agua

Pureza



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Control de documentos internos

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de Comercializadora Agua

Pureza S.A.S Poseen un código único de acuerdo a lo establecido en el punto 4.1.

Los documentos originales son los que se encuentran disponibles en el archivo, se

identifican con la palabra “original”, los cuales permanecen bajo la responsabilidad

del jefe o representante de Calidad.

Cuando se conserva un documento cuya aplicabilidad y veracidad no es vigente este

se guarda en una carpeta en medio electrónico. Solo se guardara la última versión

de los documentos obsoletos.

Control de documentos externos

Todo documento de origen externo que afecte el desempeño del sistema de Gestión

de la Calidad deberá estar debidamente dado de alta en el listado maestro de control

de documentos.

Documentos obsoletos

Para prevenir el uso de documentos obsoletos, se pondrá en el documento original

un sello de “obsoleto” y se archivara si es necesario en un lugar conocido por

todos. Estos documentos serán guardados por un periodo de 2 años, periodo

durante el cual pueden ser requeridos por la organización, posteriormente se

eliminaran.

NOTA: Existe un procedimiento control de documentos anexo en este manual.

Anexo: Listado maestro de documentos



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1. Objetivo

Establecer un procedimiento documentado para la identificación, almacenamiento,

protección, conservación, recuperación y disposición de los registros del sistema de

Gestión de Calidad y así poder evidenciar el funcionamiento eficaz del mencionado

sistema (SGC).

2. Alcance

Este procedimiento aplica para todos los procesos y actividades que hacen parte del

Sistema de Gestión de Calidad de la Comercializadora Agua Pereza.

3. Responsable

CARGO FUNCION

Auxiliar Contable y Financiera.

Realizar el control de los documentos archivados

4. Definiciones

Documento: Información y su medio de soporte.


Formatos: Documentos donde se registra la información que evidencia los

avances del sistema de calidad de forma operativa.

Registros: Resultados obtenidos y consignados en un documento que

proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas.

C O M E R C I A L I Z A D O R A A G U A P U R E Z A S . A . S .



4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

FECHA: MARZO 2011

VERSION 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-CR-001

PAGINA: 1 de 4

Almacenamiento: Lugar donde se guardan los documentos de cualquier clase.

Tiempo de retención: Tiempo en que la empresa conserva los registros, de acuerdo a las normas y reglamentos internos de la misma.

Legibilidad: Es la facilidad que tiene un documento de ser leído y entendido

por el personal de la organización.

Formato Pre impreso: Son aquellos que proceden de una impresora de

computador o una fotocopiadora

5. Generalidades

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz del sistema de gestión de calidad.

Los registros deben de permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios, para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

El personal de la organización debe tener claro cuál es el tipo de registro a utilizar de acuerdo a sus funciones de la Comercializadora Agua Pureza.

Los registros manejados por la Comercializadora Agua Pureza serán guardados en un lugar adecuado, con el fin de preservarlos y evitar posibles pérdidas o deterioros.

6. Procedimiento

Control de los registros: Con el objetivo de tener control del cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad, la Comercializadora Agua Pureza utilizara formatos en cada una de sus áreas evidenciando el desarrollo de los procesos.


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Todos los registros serán recepcionados por la secretaria encargada, quien

tendrá la misión de verificar si estos cumplen con los requisitos establecidos

por la empresa y de ser así serán archivados en un lugar adecuado,

establecido previamente.

Una vez por año, se hará una revisión de los registros en la lista maestra de

registros (anexa en este manual), En dicho formato se debe registrar el

nombre del registro, código, donde esta, como se recupera, versión, vigencia,

tiempo de retención y disposición final. Todos los registros se deben archivar

por un periodo de dos años, si durante la revisión se encuentra que el tiempo

de retención se ha cumplido, dicho registro será eliminado, de lo contrario

será archivado nuevamente hasta una posterior revisión.

Los registros de calidad son un documento especial, por ello su creación,

modificación, eliminación; se debe realiza de acuerdo a lo establecido por la

empresa en el procedimiento MC-SGC-RD-CR-001

Identificación de Registros: El responsable del proceso, determina cuales

son los registros de calidad que se requieren para comprobar la realización

efectiva de las actividades del mismo en la implementación adecuada del

Sistema de Gestión de la Calidad, de acuerdo con sus necesidades, los

servicios que ofrece y los requisitos de las normas; dichos registros están

claramente identificados por el nombre y en el caso de los formatos de los

procesos también se identifican por su código.

Recuperación De Registros: Todos los registros que demuestren evidencia

de conformidad con el sistema, se encuentran en el lugar donde se generan,

éstos pueden estar en medios electrónicos o impresos. El responsable del

proceso definirá, de acuerdo con la necesidad cuando sea aplicable, los

medios a través de los cuales se podrá recuperar la información en caso de

pérdida o daño.

Archivo y Protección de Registros: Para mantener los registros legibles,

estos se diligencian con letra legible o utilizando herramienta de software.


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El responsable del proceso define el método de almacenamiento de sus registros,

teniendo en cuenta el lugar (espacio donde serán almacenados), medio (electrónico

o papel) y tipo de archivo (ordenado por fecha, consecutivo, numero, código o

cronológicamente). Así mismo, según el tipo de información define las medidas

necesarias de protección considerando el tipo de acceso (consulta general a todo el

personal o restringido para personal autorizado), se establecerán medidas de

seguridad para hacer las modificaciones al personal autorizado y asignar al

responsable de la protección de la información.

NOTA: Existe un procedimiento control de registros anexo en este manual.

Anexo: Listado maestro de registros


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5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

Con el fin de evidenciar el compromiso con el desarrollo e implementación del

sistema de gestión de calidad, la Comercializadora Agua Pureza ha venido

desarrollando un trabajo conjunto donde cada una de las personas de todas las

áreas de la organización se vean involucrados en establecer como prioridad el

Sistema de Gestión de Calidad, por esto y a través de la creación de un comité de

calidad, la organización se ve comprometida en todos sus procesos con los objetivos

generados por la implementación de un Sistema como estos.

Antes de desarrollar la documentación del sistema de gestión de la calidad, se

estableció la política de calidad, la cual se comunico a todo el personal de la

empresa, indicando su importancia, y su compromiso, para satisfacer los requisitos

del cliente, razón de ser de la empresa. A partir de la política de calidad, se

plantearon los objetivos de calidad para cada uno de los procesos macros de la

organización tales como: proceso financiero, proceso administrativo y de recursos

humanos, proceso de mercadeo y ventas, proceso de producción y proceso de

calidad.

Con la finalidad de establecer los recursos que son necesarios para cumplir con los

objetivos de calidad y al realizar un seguimiento periódico de todo el sistema en

conjunto los integrantes de la alta dirección y el comité de calidad se reúnen

periódicamente evaluando fundamentalmente los siguientes aspectos:

Evolución del Sistema de calidad.

Verificación del cumplimiento de política y objetivos de calidad.

Información suministrada por los clientes.

Dificultades presentadas y posibles causas.

Soluciones propuestas.

Compromiso del personal involucrado en el proceso.


5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

FECHA: MARZO 2011

VERSION 1

DOCUMENTO: MC-RD-001

PAGINA: 1 de 15

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

PAGINA: 2 de 15

Por último la alta dirección de la Comercializadora Agua Pureza pretende motivar

continuamente a cada uno de los trabajadores con el fin de desarrollar el Sistema de

Gestión de Calidad con la filosofía de la mejora continua.

5.2. ENFOQUE AL CLIENTE

Para la Comercializadora Agua Pureza los clientes son el pilar fundamental y es la

guía para trabajar es por esto que constantemente se hacen estrategias con la

finalidad de conocer la percepción que tiene los usuarios con el servicio que se le

presta y la satisfacción que tienen cuando reciben productos de nuestra marca.

En el elemento 8.2.1 “Satisfacción del cliente”, se establece unas de las medidas de

desempeño del sistema de gestión de la calidad, para esto la empresa realiza una

encuesta para obtener la información acerca de la opinión del cliente, con el fin de

satisfacer cada vez más sus requisitos y expectativas.

Con la finalidad de entregar y encontrar la mayor satisfacción del cliente la

organización se enfoca directamente en el numeral 7.2.1 “Determinación de los

requisitos relacionados con el producto” en donde se describen todas la actividades

que debe ejecutar la organización para cumplir con las exigencias del cliente y la

forma de verificar para que cada una de las especificaciones sean tangibles en el

producto.

Para alcanzar la satisfacción del cliente la empresa enfoca sus esfuerzos en los

siguientes puntos clave:

Calidad en la prestación del servicio.

Seguimiento de los objetivos de calidad.

Permanente contacto con sus clientes, atendiendo sus requisitos,

inconformidades y sugerencias.

Desarrollo de productos acordes a los requerimientos del cliente

Garantías sobre los productos

Planes de mejoramiento continuo.

5.3. POLITICA DE CALIDAD

La política de calidad de la Comercializadora Agua Pureza ha sido informada y

reconocida por cada uno de los integrantes de la organización ya que genera

compromiso e identidad corporativa.

La política de calidad se revisara anualmente con el fin de realizar reformas o

confirmar que esté de acuerdo a las actividades actuales y a los requerimientos de

los clientes.

POLITICAS DE CALIDAD DE LA COMERCIALIZADORA AGUA PUEREZA

Nuestro proceso de producción se lleva a cabo mediante la aplicación de buenas

prácticas de manufactura (BPM) en cada uno de los procesos de manipulación,

preparación, elaboración, envasado, almacenamiento, transporte y distribución de

nuestro producto, con el objetivo de garantizar que los productos se fabriquen en las

mejores condiciones sanitarias disminuyendo los riesgos de contaminación

inherentes a la producción, brindándole a nuestros clientes un producto 100%

natural, aplicando la filosofía de mejora continua y calidad que nos permitirá obtener

mayor participación en el mercado.

5.4.1. Objetivos de calidad

La Comercializadora Agua Pureza ha construido los objetivos de calidad basándose

en los resultados obtenidos de años anteriores de modo que los objetivos cambian

anualmente, los procesos que son involucrados en los objetivos de calidad son:

Proceso financiero.

Proceso administrativo y de recursos humanos.

Proceso de mercadeo y ventas.

Proceso de producción.

proceso de calidad.

Los objetivos de calidad de la Comercializadora Agua Pureza son:


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COMERCIALIZADORA AGUA PUREZA S.A.S

PROCESO FINANCIERO

OBJETIVOS DE CALIDAD

Versión: 1 Vigencia: Código: Página: 4 de 15

PO

LIT

ICA

OBJETIVO DE

CALIDAD

Meta Año

Indicador Responsable Fecha de

cumplimiento Seguimiento Plan de acción

2010 2011

1 Alcanzar Punto

de Equilibrio

$ utilidad

neta /

Ventas

totales

Gerente

financiero

Junio de

2011 Mensual

2 Aumentar el

flujo de caja

libre

$

Caja/Mes

Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual

3

Dar estricto

complimiento a

las cuentas por

pagar

$ Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Bimestral

4 Optimizar la

utilización del

presupuesto

% Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual

5

Identificar y

disminuir la

política de

cartera

$ Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual


PROCESO ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS

HUMANOS



PO

LIT

ICA

OBJETIVO DE

CALIDAD

Meta Año



2010 2011

1

Vinculación

directa del

personal de

producción.

Capacitación

/Mes

Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual

2 Aumentar las

capacitaciones

#

persona/Mes

Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual

3

Disminuir la

rotación de

personal.

# personas

cambiadas/

mes

Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual

4 Aumentar las

capacitaciones

$ Consumo

papel/mes

Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual

5

Aumentar las

relaciones

(empleado-

familia-

empresa)

# entrevistas

/mes

Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual


PROCESO DE MERCADEO Y VENTAS



PO

LIT

ICA

OBJETIVO

DE CALIDAD

Meta Año



2010 2011

1 Aumentar las

ventas totales

$ Ventas/

Mes

Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual

2

Aumentar el

número de

clientes

(horizontal y

vertical)

# personas/

Mes Vendedores

31 de

diciembre de

2011

Mensual

3

Aumentar la

satisfacción

de los

clientes.

# visitas/

Potencial

cliente

Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual

4 Disminuir los

costos por

ventas

$ Gerente

financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual

5

Optimizar

tiempo de

visitas

efectivas.

$

Vendedores

31 de

diciembre de

2011

Mensual

PO

LIT

ICA

OBJETIVO DE

CALIDAD

Meta Año



2010 2011

1

Incrementar el

nivel de la

producción

$ Jefe de producción

31 de

diciembre de

2011

Mensual

2 Disminuir los

desperdicios $

Área de producción

31 de

diciembre de

2011

Mensual

3

Aumentar la

producción por

persona.

Lotes

producidos/

maquina

Jefe de producción

31 de

diciembre de

2011

Mensual

4

Disminuir el

costo de

producción

$

Jefe de producción

31 de

diciembre de

2011

Mensual

5

Disminuir los

costos de

materia prima.

$ Gerente financiero

31 de

diciembre de

2011

Mensual


PROCESO DE PRODUCCIÓN



5.4.2. PLANEACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Como pilar fundamental en el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad es la

planeación un proceso de aplicación continua, y al estar acompañado de revisiones

periódicas por parte de la dirección, alcanza los objetivos de calidad propuestos por la

organización y cumple así con los requisitos exigidos por el cliente.

Toda la planificación del Sistema de Gestión de Calidad debe ser elaborada por etapas,

para que la empresa las pueda ejecutar y así alcanzar la integridad de los procesos y

de la organización.

5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

5.5.1. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

En el desarrollo del sistema de gestión de la calidad, son parte fundamental, las

personas que conforman la organización, por lo que se busca una mejor funcionalidad y

las mejores interrelaciones entre ellos.

Las responsabilidades y autoridades del personal administrativo y de planta, están

definidas en los manuales de funciones y responsabilidades por proceso. Así mismo, en

cada uno de los procedimientos de las actividades de la organización como en los

procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad se registra el responsable.

Todo lo anterior con la finalidad definir las responsabilidades y autoridades que tiene

cada uno de los integrantes de la organización los cuales guardan una relación estrecha

con los procesos, procedimientos, tareas y actividades en cada una de las etapas

productivas, operativas y administrativas de la organización.


PAGINA: 8 de 15

Comercializadora Agua Pureza cuenta con la descripción de los puestos de trabajo (Ver

Manual de Funciones), esta información se encuentra consignada en un formato el cual

fue aplicado a cada empleado para obtener la descripción detallada de todo lo

relacionado a su cargo.

El formato de descripción de cada puesto de trabajo contiene:

Identificación del cargo: Nombre del cargo, objetivo general del cargo, cargo

del jefe inmediato, departamento, número de personas en el cargo, personal a su

cargo.

Descripción de funciones: Funciones permanentes, funciones periódicas y su

frecuencia, funciones ocasionales.

Requisitos del cargo: Conocimientos y experiencias, competencias,

responsabilidad.

Entorno del cargo: Relaciones del cargo con el exterior y con el interior de la

empresa.

Condiciones de trabajo: Temperatura, espacio, ruido, ventilación, riesgos.


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5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

En la empresa Comercializadora Agua Pureza se ha designado un trabajador de planta que hace parte del comité de calidad y el cual va a representar el papel de jefe de Calidad, cuyo cargo tendrá como responsabilidades:

Cumplir con todas las actividades establecidas en el manual de la calidad para

garantizar que el Sistema de Gestión de Calidad funcione eficientemente y se esté

cumpliendo con los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008.

Asegurar, establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el

Sistema de Gestión de la Calidad.

Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la

Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requerimientos

entregados por los clientes en todos los niveles de los procesos que hace parte

del Sistema de Gestión de la Calidad.

Garantizar que la empresa este correctamente preparada para la auditoria de

certificación y para las auditorias periódicas necesarias.

Las otras funciones del representante de la dirección o en este caso el jefe de calidad

se encuentra en el manual de calidad, donde está la descripción detallada del cargo.

5.5.3. COMUNICACIÓN INTERNA

El comité calidad de la organización se reunirá cada año con la finalidad de hacer el

seguimiento respectivo al Sistema de Gestión de Calidad, permitiendo así reformar los

problemas que se hayan encontrado y aplicar la filosofía de mejora continua.

Después de reunidos los integrantes del comité de calidad se dará la tarea de divulgar

los resultados a todos los integrantes de manera general y se hará una divulgación

especifica a las áreas, procesos o personas que estén involucradas directamente en


PAGINA: 10 de 15

alguna reforma, modificación o cambio en el desarrollo del Sistema de Gestión de

Calidad.

Los medios de comunicación internas serán por medio de correo electrónico, carteleras,

reuniones formales e informales, procurando asi la divulgación correcta del desarrollo

de todas las actividades y reformas que involucran a la organización con un Sistema de

Gestión de Calidad eficiente.

Toda la información generada por los departamentos que requiera ser divulgada a toda

la organización, deberá ser aprobada por el gerente general antes de ser comunicada y

será quien determine si se publicará en la cartelera o en forma personal.

5.6 REVISION POR LA DIRECCION

5.6.1 GENERALIDADES

La alta dirección debe a intervalos planificados, revisar el sistema de de gestión de

calidad de la organización para asegurarse de su conveniencia, adecuación, y eficacia

continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la

necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la

política de calidad y los objetivos de la calidad.

La gerencia programara 2 reuniones al año para revisar cada uno de los elementos de

la norma.

4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

4.2.1 GENERALIDADES

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS


PAGINA: 11 de 15

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

5.3 POLITICA DE CALIDAD

5.4 PLANEACION DE LA CALIDAD

5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD

5.4.2 PLANEACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA

5.6 REVISION POR LA DIRECCIÓN

5.6.1 GENERALIDADES

5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISIÓN

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION

6 GESTION DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISIO DE RECURSOS

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 GENERALIDADES

6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION

6.3 INFRAESTRUCTURA

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

7 REALIZACION DEL PRODUCTO

7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL

PRODUCTO.

7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO.

7.2.3 COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES.

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

7.3.1. PLANIFICACION DEL DISEÑO Y DESARROLLO

7.3.2 ENTRADAS DEL DISEÑO Y DESARROLLO


PAGINA: 12 de 15

7.3.3 RESULTADOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO

7.3.4 REVISION DEL DISEÑO Y DESARROLLO

7.3.5 VERIFICACION DEL DISEÑO Y DESARROLLO

7.3.6 VALIDACION DEL DISEÑO Y DESARROLLO

7.3.7 CONTROL DE CAMBIOS

7.4 COMPRAS

7.4.1 REQUISITOS DE LAS COMPRAS

7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS

7.4.3 VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

7.5 PRODUCCION Y LA PRESTACION DEL SERVICIO

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCION Y LA PRESTACION DEL SERVICIO

7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LAS OPERACIONES DE

PRODUCCION Y SERVICIO.

7.5.3 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD

7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE

7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO

8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES

8.2 MEDICION Y SEGUIMIENTO

8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE

8.2.2 AUDITORIA INTERNA

8.2.3 MEDICION Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

8.4 ANALISIS DE DATOS

8.5 MEJORA

8.5.1 MEJORA CONTINUA

8.5.2 ACCIONES CORRECTIVAS

8.5.3 ACCIONES PREVENTIVAS


PAGINA: 13 de 15

5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISION

Todas las revisiones realizadas por la gerencia al sistema de gestión de calidad, deben

estar respaldadas por:

Resultados obtenidos en las auditorías internas y/o externas

Estado de las acciones correctivas y preventivas

Desempeño de los procesos y conformidad del producto

Cambios que podrían afectar el sistema de gestión de calidad

Retroalimentación con los clientes

Seguimiento de las actividades generadas en las revisiones anteriores

Seguimiento del cumplimiento de los objetivos de calidad

Todas las recomendaciones encaminadas al mejoramiento del sistema de

gestión de calidad

Cumplimiento de las auditorias

Áreas que requieran mejoras y cambios

Para todas las revisiones se ha establecido u cronograma de revisiones que se

encuentra en el manual de procedimientos

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION

Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y

acciones relacionadas con:

La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos.

La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente.

Contratación de personal.


PAGINA: 14 de 15

Compra de equipos, mejora infraestructura.

El objetivo del análisis de los resultados de la revisión es identificar posibles fallas en

los procesos, para desarrollar y actualizar los planes de calidad.


PAGINA: 15 de 15



6.1 PROVISION DE RECURSOS

Al conformar el comité de calidad y al nombrar el representante de la dirección o el jefe

de calidad, los cuales periódicamente con el propósito de mantener informada a la alta

dirección de la evolución del sistema y así proporcionar los recursos necesarios para el

cumplimiento de los requisitos del cliente en su servicio ofrecido se reúnen anualmente

para elaborar el presupuesto, en el cual se asignan los recursos necesarios para las

actividades que comprende el buen desempeño y desarrollo del Sistema de Gestión de

la Calidad en la empresa.

Los recursos a asignar para implementar y mantener el Sistema de Gestión de la

Calidad y mejorar continuamente su eficacia y aumentar la satisfacción del cliente

mediante el cumplimiento de sus requisitos son: recursos materiales, humanos,

infraestructura y de ambiente de trabajo.

Cuando el SGC demanda recursos se evalúa por parte del comité de calidad y el jefe de

calidad informa a la alta dirección el cual finalmente autoriza la aplicación de los

recursos en la necesidad respectiva.

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 GENERALIDADES

Con el fin de obtener la información relacionada con los cargos, se diseñó un formato

que fue aplicado a cada empleado, y adicional a esto, se contó con el análisis directo

del jefe inmediato, para obtener así, la descripción detallada de lo relacionado con

cada uno de los puestos de trabajo.


6. GESTION DE LOS RECURSOS

FECHA: NOVIEMBRE 2010

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-GR-001

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Comercializadora Agua Pureza S.A.S cuenta con un manual de funciones y

responsabilidades, donde se describe cada uno de los cargos existentes en la empresa.

El gerente general es el encargado de revisar el manual de funciones, y lo debe dar a

conocer a cada uno de los titulares de los puestos de trabajo, con el fin de mejorar el

desempeño.

El manual de funciones, debe ser utilizado en el proceso de inducción y en el proceso

de evaluación del desempeño, permitiendo que el titular de cada uno de los cargos

existentes tenga claro lo que se espera obtener de él en su puesto de trabajo.

Para Agua Pureza es importante el manejo de los recursos en la búsqueda de

responder a las obligaciones financieras con sus empleados es por eso que la

organización se basara en el manejo del pago puntual y completo de la nomina,

incluyendo:

Auxilio de transporte

Salud

Pensión

Riesgos (ARP)

Parafiscales

Primas

Vacaciones

Cesantías

GESTION DE LOS RECURSOS

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En la organización el manejo del recurso humano se enfoca en los siguientes

factores claves:

A. Selección:

En la Comercializadora Agua Pureza el proceso de selección se enfoca en las

siguientes partes:

Diseño de Cargos: Por medio del jefe de recursos humanos el cual después de

identificar los objetivos del cargo, diseña el respectivo plan de competencias para

el cargo.

Promoción de Puestos: El jefe de recursos debe establecer cuál es la relación

que guarda el actual cargo con los puestos de trabajo de más categoría.

Búsqueda del talento: Se deben realizar todos los procesos de divulgación para

obtener potenciales candidatos, se utilizan medios de comunicación masivos y

no masivos.

Pre-Selección de Candidatos: Se hace una selección previa de los candidatos

que cumplan los requisitos generales.

Evaluación de Competencias: Se evalúan las competencias que tiene el

candidato y como estas se relacionan con el cargo a desempeñar, se evalúan

los tres factores claves los cuales son: el ser, el saber y el hacer.

Formulación de plan de Carrera: Se construye un plan de carrera donde se

encuentre los objetivos y metas que se tienen del cargo y como la persona

encargada de las labores pueden subir en la escala jerárquica de la

organización.


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B. Contratación:

Después de ser seleccionado el personal o la persona idónea para desempeñar el

cargo se realiza el proceso de contratación el cual tiene como principales actividades

las siguientes:

Se revisa la respectiva legislación en la cual se estipule la relación del trabajador y

la empresa definiendo los beneficios, derechos, deberes e intereses de las dos

partes.

Se estipula las formas de pago, las reglas generales del trabajo y se dispone a

integrar el expediente del trabajador a los archivos de la empresa.

Se estipula si el contrato es por tiempo definido o indeterminado.

Se genera todo el proceso de afiliación del trabajador a los centrales de riesgo y a

los sistemas de salud y seguridad social.

Después de tener todos los documentos respectivos se presenta el contrato a la

dirección de recursos humanos el cual genera la orden de cuenta para el pago de

las obligaciones del trabajador y autoriza el proceso de inducción y entrenamiento.

C. Inducción

Al Terminar el proceso de contratación se debe realizar una inducción al trabajador el

cual tiene como finalidad integrarlo a todos los procesos y actividades que se realizan

en la organización, el proceso de inducción tiene como pilares fundamentales:

Recorrido por parte del trabajador a toda la empresa donde conoce cada

actividad y el proceso general de la misma.

Conocimiento de los compañeros de trabajo y concientización de los recursos

materiales que tiene la empresa.


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Reunión con jefe de recursos humanos el cual le dará las herramientas para:

Conocer en detalle el marco reglamentario que rige el Programa de

Empleos temporales y Esquema de Seguimiento de el agua Pureza.

Conocer los conductos regulares y canales de comunicación disponibles

para sortear diferentes situaciones inherentes al trabajo.

Conocer y poner en práctica la metodología escogida para la medición del

aprendizaje laboral de los empleados.

Analizar las principales fortalezas y oportunidades de mejora, a partir de

los resultados del punto de partida.

Realizar un Plan de Trabajo que facilite desarrollar las áreas de mejora

identificadas.

Conocer todo el Sistema de Gestión de Calidad que se lleva a cabo en la

organización, sensibilizando las políticas de calidad y la identidad

corporativa.

D. Entrenamiento

Como en cualquier organización se le permite al trabajador conocer el trabajo al cual va

a desempeñar para esto cuenta con el plan de tutor temporal el cual le permite al

trabajador conocer lo que debe hacer y cuál es la manera adecuada de realizar la labor,

el plan de tutor temporal tiene las siguientes características:

Establece un procedimiento general de las actividades a desempeñar por parte

del trabajador.

Realiza un plan de trabajo inicial el cual le permite tener un calentamiento en la

labor por parte del trabajador.

Evalúa constantemente la evolución del trabajador en el puesto de trabajo.


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Realiza un informe final después de 10 días de entrenamiento y evalúa como se

encuentra el trabajador en el puesto de trabajo.

E. Evaluación de desempeño.

La evaluación de desempeño permite apreciar desde el punto de vista del empleado y

de su supervisor inmediato el grado de cumplimiento que el trabajador tiene de las

funciones que le han sido asignadas. A partir de esta información se propician

reflexiones alrededor de las fortalezas, debilidades y el conjunto de acciones que

permitan mejorar el desempeño de sus actividades y el cumplimiento de sus

responsabilidades dentro de la dinámica de una organización.

Su valor principal reside en el hecho de que es un instrumento para que los jefes

inmediatos mantengan una comunicación sistemática con sus practicantes, respecto de

la forma en que se van cumpliendo los objetivos y metas de trabajo previamente

acordados.

Este instrumento lo presentaremos por medio dos evaluaciones, Evaluación parcial y

Evaluación final.

Los cuales permitirán:

Facilitar que las experiencias diarias de trabajo sean fuentes de aprendizaje,

tanto para jefes como para empleados y propiciar su capacitación y desarrollo.

Garantizar que el empleado pueda obtener orientación y reconocimiento, al

conocer los resultados de su trabajo.

Guiar y orientar los esfuerzos de trabajo, corrigiendo oportunamente las

desviaciones.

Conseguir cada vez mejores resultados.


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Apoyar la toma de decisiones en materia de promociones y/o asignación de

responsabilidades.

En la Comercializadora Agua Pureza se le da gran importancia a las evaluaciones por

competencia ya que el sistema salarial se basa en ellas es por esto que la evaluación

de desempeño se complementa con la evaluación por competencias.

En términos generales, las competencias corresponden a las características personales

manifiestas a través de los comportamientos de un individuo que favorecen su

rendimiento y el cumplimiento de sus responsabilidades dentro de la dinámica laboral

de una organización. En este contexto se entenderá competencia como una

característica personal relacionada a un estándar de efectividad y/o a un desempeño

superior en una actividad o situación.

Las competencias se mejoran y se incrementan con la puesta en práctica; la

experiencia permite analizar éxitos y fracasos, y en este proceso se generan nuevos

conocimientos en el plano académico o teórico y en el plano personal. El verdadero

enriquecimiento de los conocimientos tiene lugar cuando se verifican en la práctica y

cuando la persona se interesa en realizar un verdadero análisis de la experiencia, a

través de sus éxitos y fracasos, identificando las causas reales y concretas del mismo.

De esta manera, la observación reflexiva de sí mismo es el eje fundamental del

programa de seguimiento al proceso de aprendizaje llevado a cabo durante la

experiencia de trabajo en la empresa.

Para la evaluación de las competencias se tiene en cuenta el nivel de involucramiento

que tiene cada puesto de trabajo con las competencias generales y estipuladas por la

organización, las competencias se encuentran en el anexo # 7 con el nombre

“GRADOS DE COMPETENCIAS”.

F. Capacitación

En Agua Pureza, con base en los resultados obtenidos en la evaluación del

desempeño, se programan los planes de capacitación o formación en los cuales se

tiene en cuenta:

Requisitos del cargo: Comparar cuales son los requisitos del cargo, con el perfil

de las personas que los desempeñan; con el objetivo de identificar las

debilidades más notorias que presentan los empleados y de acuerdo a ello

programar los panes de capacitación.

Objetivos organizacionales: Se debe tener claro lo que quiere la organización en

cuanto: modernización, crecimiento y proyectos de desarrollo; para enfocar los

programas de capacitación al logro de los objetivos.

Cronograma: en el cronograma se idéntifica: el cargo, nombre del que lo

desempeña, necesidades de capacitación para cumplir con los requisitos del

cargo u objetivos organizacionales, plan de acción, fecha de propuesta,

seguimiento, evaluación de resultados.

Igualmente el programa de capacitación debe incluir: tema, responsable o el que

planea, fecha y las respectivas observaciones.

6.2.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA, FORMACIÓN.

Toma de conciencia

En Agua Pureza La concientización del personal acerca de la pertinencia e importancia

de sus actividades y la forma como contribuyen al logro de los objetivos de la calidad

tiene una gran importancia tanto para los empleados antiguos como para los nuevos,

por eso se debe divulgar en cada trabajador al menos los siguientes puntos claves que

permitirán un desarrollo eficiente de todos los procesos de la organización como

también el del Sistema de Gestión de Calidad:


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La planeación estratégica (Misión, Visión, Valores).

La política de calidad.

El programa de salud ocupacional

El manual de funciones; y

Los procedimientos e instrucciones pertinentes a cada uno de ellos.

Para conocer el compromiso del personal con los procesos de la empresa y la

concientización adquirida con en el sistema de gestión de calidad, se ha diseñado una

encuesta del clima organizacional, la cual se realiza cada año y tiene por objetivo tener

una idea sobre la opinión que tiene el personal sobre la empresa, su política, el manejo

de la comunicación, a demás de conocer el grado de satisfacción de los empleados con

respecto al ambiente de trabajo, etc.

La aplicación de la encuesta es de vital importancia para la empresa pues permite

definir los puntos donde se pueden realizar mejoras y así permitir un desarrollo eficiente

del Sistema de Gestión de Calidad.

Competencia

Buscando personal idónea para realizar las labores que requieran los procesos que

existen en la organización se estableció una serie de competencias que buscan ser

evaluadas constantemente para todo el personal buscando constantemente la mejora

continua del Sistema de Gestión de Calidad.

En el manual de funciones se encuentra las descripciones del cargo con su respectiva

relación con los factores de competencia, ver anexo # 6 (“Descripción del cargo”).

Las competencias están constituidas en tres factores: personales, técnicas y

actitudinales como se puede denotar en la siguiente tabla:


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Factores de competencia

PONDERACION DE COMPETENCIAS

Generales Especificas

Competencias Personales

Administración del tiempo

Capacidad de aprender

Liderazgo

Empoderamiento

Toma de decisiones

Competencias Técnicas

Prevención de riesgos Laborales

Calidad

Gestión de proyectos

Mantenimiento general

Planificación estratégica y operativa


Competencias Actitudinales

Adaptabilidad / Flexibilidad

Gestión de conflictos

Orientación al Resultado

Sentido de efectividad

Dinamismo

Sensibilidad organizacional

Formación.

En la búsqueda que el personal de la empresa cuenten con las herramientas idóneas

para resolver cualquier problema en el puesto de trabajo y apuntando a la eficiencia y

eficacia en cada una de las actividades que se realizan en una labor, la organización

tiene un plan de capacitaciones, el cual se puede incluir para las actividades propias del

puesto de trabajo y para actividades diferentes del mismo pero que guardan relación

con el crecimiento integral del personal.


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Dentro del plan de capacitaciones se encuentra la evaluación del trabajador con el fin

de conocer en qué nivel se encuentra con respecto a la labor que realiza, entre uno de

los medios utilizados para evaluar esta el taller por competencias, el cual tiene por

objetivo brindarle a los empleados herramientas que les permitan ser agentes

autónomos de su propio proceso de aprendizaje durante el trabajo, al finalizar de este

taller, la organización obtiene conocimiento general de sus empleados y estos últimos

podrán:

Realizar un balance de medio ciclo, integrando la información que ha obtenido

sobre su rendimiento y sus competencias.

Trazar un plan de trabajo que le permita potencializar sus fortalezas y/o

emprender acciones para mejorar las dificultades o desarrollar las oportunidades

evidenciadas.

Capitalizar los aprendizajes obtenidos para la toma de decisiones sobre su desempeño

laboral.

6.3. INFRAESTRUCTURA

La organización cuenta con un programa de mantenimiento preventivo y correctivo el

cual permite valorar la infraestructura y los recursos tangibles que se encuentra en la

empresa.

La infraestructura de La comercializadora Agua Pureza la componen:

Bodega: Esta se encuentra ubicada en el casco urbano del municipio de

Dosquebradas Risaralda, en este lugar se encuentra las oficinas y producto

terminado.

Equipos para los procesos (hardware y software)


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La empresa, tiene a la jefe de producción y el gerente comercial encargados de

asegurarse que las condiciones físicas de equipos, y muebles estén en optimas

condiciones y en el caso del software y hardware, se asegura por las observaciones y

recomendaciones realizadas por los empleados, también deben velar igualmente por el

bienestar de todos los empleados y de esta manera garantizar un mejor servicio al cliente.

6.4. AMBIENTE DE TRABAJO.

Como política general de la organización se encuentra velar por el bienestar del recurso

más importante el cual es el humano, por esta razón existen responsables en salud

ocupacional con el fin de asegurar con su revisión, un ambiente de trabajo adecuado,

con las condiciones ambientales normales, para satisfacer a los empleados e incrementar

su sentido de pertenencia con la empresa, el cual a su vez permitirá que los clientes se

encuentren con personas serviciales y con alta autoestima e identidad corporativa.

La empresa cuenta con diferentes programas que buscan entregar a los empleados un

clima de unión y compañerismo entre los programas se encuentran: Educación y

formación, cultura y divulgación, deporte y recreación, atención social y espiritual, salud

integral.


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7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO

La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización

del producto, esta planificación debe de ser coherente con los requisitos de los otros

procesos del sistema de gestión de calidad.

Los productos ofrecidos por Comercializadora Agua Pureza, son documentados a

través de un plan el cual incluye todos los procedimientos con sus respectivas

secuencias, descripciones, responsables, objetivos de calidad, observaciones,

verificación de los clientes, entre otros. Dichos planes de cada uno de los productos que

ofrece la organización se encuentran en el manual de procedimientos.

Igualmente los cambios en la realización de los productos, se deben realizar a través de

la modificación del plan de calidad; Esto se llevara a cabo teniendo en cuenta el

numeral 4.2.3. Control de los documentos.

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON LOS CLIENTES

7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

Agua Pureza tiene identificados los requisitos especificados por los clientes, incluyendo

los requisitos para las actividades de entrega de los productos y las posteriores a la

misma. Igualmente los requisitos legales y reglamentarios relacionados con los

productos que ofrecemos a nuestros clientes.

REQUISITOS ESPECIFICADOS POR LOS CLIENTES

Las negociaciones realizadas con los clientes de Agua Pureza, se llevan a cabo a

través de un contrato previamente establecido por la organización, en el cual se


7. REALIZACION DEL PRODUCTO

FECHA: ABRIL 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-RP-001

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especifican los requisitos del cliente: especificaciones de los productos, Cumplimiento

del pedido y demás aspectos importantes que garantizan el éxito de la negociación

Para los productos que ofrece la organización se cuenta con un formato de propuesta,

el cual está a disposición de los clientes.

Según el producto y después de confirmar el contrato, se inician las etapas de ejecución

donde se da cumplimiento a los requisitos legales y a los especificados por los clientes.

REQUISITOS NO ESPECIFICADOS POR LOS CLIENTES

Los requisitos no especificados por los clientes están reflejados en cada uno de los

planes de calidad, procedimientos y objetivos de calidad, en donde se encuentran las

actividades necesarias para la realización de los productos.

7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

La organización realiza una revisión de los requisitos relacionados con los productos;

dicha revisión se realizara una vez recibidos los requisitos de los clientes, con el fin de

que la organización este segura de cumplir con los compromisos adquiridos (envió de

ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios en los pedidos, entre

otros)

Igualmente la organización debe asegurarse de que estén definidos los requisitos del

producto, si se está en la capacidad para cumplir con los requisitos definidos, si están

resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y lo

expresado previamente.

Una vez que la empresa revise dichos requisitos, y se llegue a un acuerdo con los

clientes, se da inicio al respectivo Plan de calidad.

7.2.3 COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES

En la Comercializadora Agua Pureza, el departamento encargado de manejar la

comunicación con los clientes es el de recursos humanos.

REALIZACION DEL PRODUCTO

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Como entendemos que los clientes son parte importante de la organización, contamos

con personal idóneo y capacitado para brindarles la mejor atención y garantizar que

reciban la información adecuada de acuerdo a sus necesidades.

Igualmente estamos en capacidad de recibir de manera adecuada las inconformidades

de los clientes y garantizarles que estas serán resueltas por nuestra organización en el

menor tiempo posible.

Todas las quejas y reclamos provenientes de los clientes con relación a los productos

que ofrecemos y al servicio post venta, serán recopilados y registrados debidamente en

el formato de comunicación externa; y se analizaran en las reuniones de revisión de la

gerencia al sistema de gestión de la calidad y se determinarán las acciones preventivas

y correctivas según el caso, además se retroalimentarán en el comité de calidad.

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

Comercializadora Agua Pureza S.A.S, es una empresa que no requiere Diseño y

Desarrollo, y por consiguiente no aplica este elemento de la norma.

7.4 COMPRAS

7.4.1 PARA LAS COMPRAS

Comercializadora Agua Pureza, realiza sus compras de acuerdo a las necesidades y a

las órdenes de producción, de tal manera que al momento de ser requerido el material

pueda ser suministrado.

Cada responsable de departamento debe requerir a través de un formato de compras

registra cuales son las necesidades, dichos formatos son remitidos al personal

encargado de gestionar el proceso de compras: allí evalúan los requerimientos, buscan

a los proveedores correspondientes en el formato: lista de proveedores, se comunican

con ellos telefónicamente con el objetivo de pedir la cotización actual. Luego de obtener

la información solicitada, se analiza las propuestas y se escoge la mejor opción, se


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realiza la orden de compras en el formato “orden de compras” y se remite al

departamento financiero para la respectiva autorización.

Posterior a la autorización, se realiza el pedido al proveedor y se hace seguimiento a la

orden de compra.

En la empresa, se ha conformado un comité de compras, el cual es el encargado de

realizar la evaluación y la reevaluación de los proveedores, para garantizar su

contribución de éstos en el sistema de gestión de calidad.

La organización dispone de proveedores fijos para productos como: PET, tapas,

termoencogible, cajas y etiquetas y solo se realiza el procedimiento anterior si se desea

realizar un cambio de proveedor.

Selección de los proveedores: Para ello la organización tiene definido un proceso de

selección de los proveedores en donde evaluamos aspectos tales como: calidad de las

materias primas, precios, descuentos, reconocimiento y experiencia de los proveedores,

cumplimiento de los contratos adquiridos, capacidad, tiempo de entrega, entre otros

aspectos claves que permiten que nuestra organización sea competitiva en el mercado.

Igualmente la organización lleva un registro de la evaluación de los proveedores, con el

fin de garantizar que dicha selección siga todas las normas establecidas previamente.

Luego de asegurarnos si los proveedores cumplen todos los criterios establecidos,

pasamos a un proceso en el cual personal capacitado estudia todas las alternativas y

escoge a quienes suplan todas nuestras necesidades, los cuales pasan a un tiempo de

prueba en el cual tienen que cumplir el compromiso adquirido con nuestra

organización.

7.4.2 INFORMACION PARA LAS COMPRAS

La información para realizar el proceso de compras es remitida al departamento de

recursos humanos, en donde existe personal capacitado para realizar dicho proceso.


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Para las compras, se busca a los candidatos en el formato “lista de proveedores” y se

solicita una cotización; posterior a esto se realiza la orden de compra, la debe contener

todas las especificaciones que describen el producto, a demás de debe establecer las

cantidades, valor unitario, valor total, tiempo de entrega y forma de pago, como está

Establecido en el formato “orden de compras”, dicha orden de compra es autorizada y

firmada tanto por el departamento financiero, como por el gerente general.

NOTA: Todos los formatos de compras, se deben diligenciar completamente y archivar

en la carpeta de proveedores, para posterior, el comité de compras cuente con la

información suficiente para realizar la evaluación y reevaluación de proveedores.

7.4.3 VERIFICACION DE PRODUCTOS

Cuando la empresa selecciona a los proveedores, realiza un seguimiento, por un tiempo

de prueba el cual es establecido previamente; si cumple con todos los requisitos y

especificaciones de las ordenes de compras, se considera conforme, de los contrario se

le remitirá una queja por parte de la organización por incumplimiento con lo pactado a

través de el formato “quejas y devoluciones al proveedor”

Igualmente el departamento de compras, verifica las órdenes de compras,

inspeccionando que el proveedor entregue las materias primas solicitadas; para esto se

verifican las cantidades, el precio y a través de una muestra los atributos de calidad de

las materias primas. Si todo esto está conforme a lo pactado se dará el visto bueno a la

factura de compra, de lo contrario se diligenciara el formato “quejas y devoluciones al

proveedor”, procediendo a la reclamación. Dichos registros son archivados en una

carpeta para proveedores, como soporte y evidencia para la evaluación de su

desempeño.


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7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO

Para hacer el control de la producción Agua Pureza, tienen en cuenta factores que

influyen directa o indirectamente en la calidad de los productos, tales factores pueden

ser: maquinaria especializada, recursos humanos capacitados, métodos de trabajo,

materias primas de calidad, ambiente de trabajo y clima organizacional.

La organización lleva el control de dichos elementos para cumplir con los requisitos de

los clientes, por ello en cada etapa del proceso productivo se realiza una inspección

rápida, la cual puede ser por parte de los mismos operarios, con el fin de asegurarse de

que el proceso siga los estándares de calidad planteados por la empresa.

Igualmente se cuenta con folletos donde están los planes de calidad establecidos para

cada uno de los productos que ofrecemos a nuestra clientela, dichos folletos son

revisados previo al proceso de producción por personal calificado, el cual es el

encargado de darle las instrucciones a todo los operarios de la línea de ensamble.

En cuanto al equipo humano, Comercializadora Agua Pureza cuenta con personal

idóneo, el cual es escogido a través de un arduo proceso de selección, basado en las

especificaciones del cargo a desempeñar descritas previamente en el Manual de

Funciones de la empresa (ver numeral 6.2.1). Por otro lado la organización se encarga

de suplir las deficiencias del personal por medio de planes o programas de capacitación

(ver numeral 6.2.1), con lo que garantizamos que nuestra empresa tiene personas

altamente capacitadas y con experiencia en el campo.

En cuanto a las herramientas de trabajo, Comercializadora Agua Pureza cuenta con

maquinaria, herramientas e insumos adecuados, durante todo el proceso de

producción. Igualmente la organización tiene programadas revisiones constantes de las

maquinas para garantizar su funcionamiento.

Por otro lado al final del proceso productivo se realiza una inspección con el objetivo de

asegurarnos de que los productos cumplen con los estándares de calidad y con las

expectativas de los clientes.


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Finalmente luego de enviar los pedidos, el personal de ventas en su próxima visita se

encarga de comprobar de que el respectivo pedido cumple con lo pactado previamente:

número de unidades, calidad, productos correctos, entre otras; con esto mostramos el

compromiso que tenemos con los clientes.

7.5.2 VALIDACION DE LA PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO

La empresa valida todo proceso de producción a través del entrenamiento y selección

del personal, el uso de equipos adecuados, el control sobre el desarrollo de las

actividades planificadas.

Igualmente establecer criterios para la revisión y aprobación de los procesos,

aprobación de los equipos y calificación del personal, utilización de métodos y

procedimientos específicos.

7.5.3 TRAZABILIDAD

La organización cuenta con unos códigos que diferencian cada proceso, lo que facilita

el manejo de la información tanto interna como externa en la organización. Dichos

códigos están referenciados en el manual de procedimientos.

Toda la información que se maneja es registrada en sus respectivos formatos, y es

archivada de acuerdo a sus códigos, para garantizar su fácil identificación.

7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE

Los bienes suministrados por el cliente a la empresa, son las etiquetas de las maquilas

el manejo de estas es responsabilidad del jefe de producción el cual debe cuidar de

estos y conservarlos.


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Todos los bienes suministrados por el cliente se identificaran en la planta de producción

en un estante donde se encuentra especificado el propietario del activo, de esta manera

se facilita el registro de los inventarios.

Si se presenten daños o pérdidas en el bien entregado por el cliente, el jefe de

producción deberá reportar dicha anomalía a la comercializadora y esta última se

encargara de avisar al cliente y establecer las posibles soluciones.

7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO O SERVICIO

La organización tienen como política de calidad, preservar los productos durante: el

proceso productivo y la entrega final del mismo; para ello se ha capacitado el personal

en cuanto a la manipulación de las materias primas y del producto en proceso, al

embalaje, almacenamiento y entrega.

Sumado a esto se cuenta con las especificaciones técnicas de todos los productos en

cuanto a la manipulación y almacenamiento, las cuales hacen parte de las etiquetas.

NOTA: La organización cuenta con personal capacitado, lo que nos permite sacar

productos de calidad y cumplir con los requerimientos de los clientes.

7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE MEDICION Y SEGUIMIENTO

La organización cuenta con el personal especializado que se encarga de las

reparaciones y la calibración de las maquinas usadas para todo el proceso productivo.

Igualmente tiene programado unas revisiones mensuales para ver el estado de las

maquinas y garantizar que los productos cumplan con los estándares de calidad

establecidos por la organización.


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8.1. GENERALIDADES

La Comercializadora Agua Pureza planifica e implementa los procesos de seguimiento,

medición, análisis y mejora para:

a) Demostrar la conformidad del servicio y/o producto.

b) Asegurarse de la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad.

c) Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

Esto incluye la determinación de los métodos aplicables, técnicas estadísticas y el

alcance de su utilización. Los indicadores se definen de acuerdo a lo estipulado en la

reunión del comité de calidad, el cual pone a consideración los indicadores a mejorar.

8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.

8.2.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.

La Comercializadora Agua Pureza adelanta un proceso de implementación del sistema

de gestión de calidad y como medida del desempeño de este, la organización debe

conocer la percepción de los clientes relacionada con el servicio ofrecido por la

empresa.

De acuerdo a esto la empresa realizara llamadas periódicas a sus clientes y una

encuesta anual donde se pueda concebir las necesidades del cliente, la percepción que

ellos tienen sobre los servicios prestados y el producto entregado, y finalmente permitirá

conocer los puntos débiles del sistema y los cuales se pueden mejorar.

Entre los puntos primordiales que busca la empresa cubrir conociendo la percepción del

cliente se encuentra:


8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

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DOCUMENTO: MC-MAM-001

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MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

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Puntualidad y cumplimiento en las entregas del producto.

Tener plataforma legal que le de confianza a los clientes.

Desempeño general de servicio al cliente.

Atención a quejas y reclamos

La información obtenida por medio de la encuesta será analizada, recopilada y

archivada por el comité de calidad, acompañado por el jefe de calidad, el cual generara

el informe para la toma de decisiones por parte de la alta dirección.

8.2.2. AUDITORÍA INTERNA

A continuación se describe el procedimiento de auditoría interna el cual fue estipulado

por el comité de calidad y alta dirección.

Objetivo.

Planificar, implementar y mantener de manera eficaz el programa de auditorías internas

para determinar si el (SGC) es conforme con los y productos que ofrece

Comercializadora Agua Pureza, de acuerdo a los requisitos de la norma NTC-ISO

9001:2008, internos, legales y con los requisitos del (SGC) establecidos por PUREZA

Alcance

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los procesos y documentos

del (SGC) de Comercializadora Agua Pureza.

Definiciones

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en

que se cumplen los criterios de la auditoria.

Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia en una auditoria frente a

los requisitos establecidos por las normas. Los hallazgos pueden indicar

conformidad, no conformidad u observación.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria


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Generalidades

Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el

estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los

resultados de las auditorías previas.

La selección de auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la

objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.

Se deben definir los criterios de las auditorias, su alcance, frecuencia y

metodología.

El auditor o los auditores internos deberán conseguir la información de forma

planificada, de una variedad de fuentes y comparar todo a fin de confirmar que

todo lo planificado se está llevando a cabo adecuadamente, para reunir esta

información el auditor deberá:

Leer los procedimientos pertinentes u otros documentos de control de

procesos.

Observar los procesos que se están realizando.

Hablar con las personas responsables de los procesos.

Observar los registros.

La realización de una auditoría interna deberá ir acompañada de un informe o

resumen revelando si es el caso, los hallazgos, no conformidades e

inconsistencias, y el desarrollo de las acciones correctivas y preventivas

necesarias para su posterior aplicación.

Procedimiento

Las auditorías internas de calidad son coordinadas por la jefatura de calidad, para

verificar el cumplimiento continuo de los requisitos del (SGC) y de la norma NTC-ISO

9001:2008.


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Etapas de la auditoría interna.

Gestión de calidad selecciona al grupo de auditores y recomienda a la alta dirección el

nombramiento de los mismos mediante resolución. Los auditores internos del (SGC),

son funcionarios de Comercializadora Agua Pureza, cuyo interés particular y voluntario,

ha permitido su formación, actualización y participación en cada uno de los ejercicios y

actividades derivadas de las auditorías internas, en cada una de las normas con las que

se encuentra certificado el sistema.

Los requisitos de un auditor interno son:

Ser Trabajador de Comercializadora Agua Pureza

Tener formación certificada como auditor interno ISO 9001 Ó ISO 17025.

Contar con curso de actualización en las versiones vigentes de las normas.

Tener independencia de criterio

Poseer capacidad para planear y administrar las tareas de auditoria

Obtener calificación positiva en la evaluación de la vigencia anterior.

Los auditores internos revisan el (SGC) de acuerdo al programa anual de auditorías

internas. Se realiza una distribución de los procesos a auditar, de tal manera que los

auditores no auditen su propio trabajo.

Estos auditores son evaluados por el jefe de proceso auditado y el jefe de calidad

mediante la evaluación de auditores internos, luego se elabora el informe consolidado

de la evaluación de los auditores.

Las auditorias también pueden ser realizadas por expertos contratados, cuando se

considere necesario.

Las auditorias se realizan de acuerdo al programa anual de auditorías internas por

proceso, donde se garantiza el cumplimiento del ciclo para los numerales de la norma

NTC-ISO 9001:2008, norma ISO/IEC 17025:2005 y los requisitos legales. Este

programa es elaborado anualmente por las oficinas de Gestión de Calidad y Control

interno, se socializa a los auditores internos según el proceso que les haya sido

asignado y finalmente se envía a los jefes de los procesos que serán auditados.

El plan de la auditoria es definido por los auditores internos en compañía de la oficina

de Gestión de Calidad y posteriormente es enviado al jefe del proceso a auditar.


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Las oficinas de Gestión de calidad y Control interno, entregan a los auditores internos

como insumo un cuestionario especializado de preguntas conforme a los numerales de

la norma que sean aplicables a cada proceso para el desarrollo de las auditorias, sin

prejuicio de que estos puedan establecer nuevas preguntas.

Los auditores internos incluyen las preguntas que consideren pertinentes en la hoja de

chequeo y registran la información que se obtenga y las preguntas adicionales que

realicen en el transcurso de la auditoria, los auditores deberán conservar sus hojas de

chequeo mínimo dos años después de la auditoria.

Al iniciar la auditoria se recomienda realizar una reunión de apertura con el objetivo de

aclarar las dudas frente al alcance y objetivo y una de cierre al finalizar para dar a

conocer la totalidad de los hallazgos encontrados en cada proceso.

En el desarrollo de la auditoria, el auditor registra las no conformidades encontradas en

el formato reporte de no conformidad, este se da a conocer al jefe del proceso auditado

para su revisión y aprobación.

En los casos en los que se encuentran no conformidades en los procesos auditados, es

necesario que se tome una corrección, con el objetivo de eliminar de manera inmediata

la no conformidad y posteriormente se tome la acción correctiva que eliminaría la causa

de la misma.

Cuando exista conflicto entre el auditor y los auditados con respecto a las no

conformidades encontradas en el proceso, se acudirá a una segunda instancia ejercida

por la jefatura de calidad y de control interno.

Los auditores presentan el informe de la auditoria en el formato respectivo, el cual

contiene los hallazgos de la auditoria, en medio físico y magnético a la oficina de

Gestión de Calidad y una copia en medio físico al jefe de proceso auditado.

El cierre de las no conformidades encontrados luego de la Auditoría Interna, son

responsabilidad del proceso auditado y se registran en el formato Reporte de no

conformidad, las acciones correctivas planteadas deben ser registradas en el aplicativo

de acciones correctivas, preventivas y de mejora del (SGC).

Los procesos auditados del SGC, tienen 15 días a partir de la fecha de entrega del

reporte de no conformidades, para plantear acciones correctivas y consignarlas en el


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formato y en el aplicativo de acciones; para el cierre de las no conformidades el proceso

contara con máximo 90 días a partir de la formulación de la acción correctiva. El

responsable del proceso debe enviar copia de los reportes de no conformidad

diligenciados a la oficina de Gestión de Calidad.

Los auditores internos de calidad, deben realizar el seguimiento y verificación a las

acciones planteadas por los proceso para el levantamiento de las no conformidades, de

acuerdo a las fechas programadas por los auditados para el cierre de las mismas.

Finalizada la auditoria, la Oficina de Gestión de Calidad hace el informe general de la

sesión, el cual es enviado a la jefatura de control interno para información y finalmente

presentado ante el comité de calidad.

Los registros de las auditorías internas de calidad se llevan como lo establece el

procedimiento de control de registros.




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8.2.3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS

La Comercializadora Agua Pureza determina y emplea todos los medios apropiados

para el seguimiento y medición de los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión

de Calidad. Estos demuestran la capacidad de los procesos para alcanzar los objetivos

planteados.

Para ello se ha establecido un plan operativo para cada uno de los procesos, lo que

permite controlar y realizar un seguimiento continuo sobre los objetivos y actividades

que son ejecutados y representados por los procesos.

Dentro del plan operativo se encuentra una revisión de los objetivos de calidad

planteados para verificar su cumplimiento y gestión, en caso de que no se estén

alcanzando las metas planteadas se establecerán las acciones correctivas y

preventivas para alcanzarlas.

8.2.4. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO.

Cada uno de nuestros productos son documentados después del primer procedimiento

hasta la entrega del mismo al cliente, incluyendo la percepción que tuvo el cliente del

producto.

Así mismo, cada uno de los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de la

Calidad realiza el seguimiento y medición de las solicitudes del servicio o producto. Las

solicitudes internas y las externas son registradas para realizar el seguimiento al estado

de las mismas.


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La realización de los productos tradicionales o históricos, no se lleva a cabo hasta no

ser completadas satisfactoriamente las disposiciones planificadas que se describen en

cada uno de los procedimientos que hacen parte de los procesos o hasta ser aprobadas

por aceptación del usuario

8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

Objetivo

Controlar y dar seguimiento al producto o servicio no conforme en los procesos que

hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad de la Comercializadora Agua Pureza.

Alcance

Los controles de este procedimiento aplican a los posibles productos no conformes

identificados en el Formato Listado de posibles Productos no conformes.

Responsable

CARGO FUNCION

Vendedor Jefe de Calidad

Realizar la revisión permanente del producto, dar cumplimiento a los requisitos y eliminar las no conformidades

Definiciones

Producto no conforme: Corresponde a un producto tangible que es resultado

de un proceso y se entrega directamente al usuario, pero este último no queda

satisfecho con el mismo


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Servicio no conforme: Corresponde a un servicio que no cumple con los

requisitos del usuario.

Generalidades

La organización debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con

los requisitos, se identifica, se controla, se separa, se marca, entre otras; para

prevenir su uso mal intencionado, todo esto debe quedar escrito en un

procedimiento.

La empresa debe mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y

de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se

hayan obtenido.

Cuando se corrige un producto no conforme, debe someterse a una nueva

verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.

Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha

comenzado su uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas respecto

a los efectos, o efectos potenciales de la no conformidad

Procedimiento

En los procesos que se llevan a cabo para la entrega de productos por parte de la

Comercializadora Agua Pureza, se puede presentar productos no conformes por

incumplimiento de requisitos establecidos con el usuario o los inherentes al mismo

producto.

Servicio no Conforme.

El servicio no conforme es controlado desde el momento en que se involucra al usuario

en cada una de las áreas de actividad, cuando existen peticiones, quejas y reclamos se


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utiliza el instructivo correspondiente. La detección de algún servicio no conforme puede

detectarse de la siguiente manera:

Comunicación escrita: El usuario puede utilizar el formato de atención al usuario, el cual

después de ser diligenciado es revisado por el responsable de quejas y reclamos, el

cual debe realizar un informe sobre la situación.

En forma verbal o por teléfono: Se debe comunicar el caso inmediatamente al

encargado de quejas y reclamos el cual atiende la solicitud y realiza el informe

respectivo.

Email o correo electrónico: La dirección de quejas y reclamos establecida por correo

electrónico recibe la solicitud del usuario, la cual inmediatamente es atendida por el

encargado de quejas y reclamos el cual realiza el informe respectivo.

Para todos los casos: Después de realizar el informe el encargado de quejas y reclamos

deberá llevar copia del documento a la dependencia donde se encuentra el problema, el

cual deberá dar respuesta en menos de 10 días contados después de recibido el

informe.

Por último después de notificar la respuesta por parte de la dependencia involucrada en

la no conformidad, se enviara una contestación al usuario por medio de las

herramientas que sean posibles.

Producto No conforme:

El responsable del proceso identifica los posibles productos no conformes y los registra

en el formato listado de posibles productos no conformes.

La detección de algún producto no conforme puede realizarla el Responsable del

proceso o el personal involucrado en el mismo, tomando como referente el listado de

posibles productos no conformes.

Cuando el funcionario haya reconocido el producto no conforme informa al responsable

del proceso, este tendrá la autoridad de involucrar al personal que considere necesario

y determinar un plan de actividades para llevar a cabo la eliminación del producto no

conforme.


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Una vez concluida las actividades descritas, el responsable designado describiría cual

fue el resultado obtenido e informara al responsable del proceso para que verifique el

resultado.

Una vez se presente, el Responsable del proceso enviara a la jefatura de Calidad los

reportes que se hayan generado de productos no conformes para ser validados,

asignarle un número consecutivo y devolver copia del registro. El responsable del

Proceso deberá retener este registro del producto no conforme en su área, hasta tanto

sean verificados los resultados en las revisiones de acuerdo con el procedimiento

Revisiones por la alta Dirección.

8.4. ANALISIS DE DATOS

Con el fin de analizar la información y demostrar la eficacia del sistema de gestión de la

calidad, la empresa ha determinado utilizar las siguientes técnicas estadísticas,

Diagrama de Pareto, Diagrama Causa – Efecto y Lluvia de Ideas, las cuales permitirán

realizar el análisis, encontrar las tendencias y determinar la(s) área(s) donde existen

los problemas o donde pueden necesitarse mejoras.

La organización para el Sistema de Gestión de la Calidad determina, recopila y analiza

los datos apropiados para demostrar la idoneidad, eficacia, eficiencia y efectividad del

Sistema de Gestión de la Calidad. Entre los datos que se analizan se encuentran:

satisfacción del usuario, conformidad de los requisitos del producto y/o servicio,

evaluación de proveedores y la información de cada procesos relacionada con la

eficiencia, eficacia y efectividad del SGC previamente analizada, incluyendo el análisis a

los indicadores respectivos.

8.5. MEJORA

8.5.1. MEJORA CONTINUA.

En la empresa se conformó el comité de calidad, con el fin de canalizar, retroalimentar

el desempeño de la empresa y velar por el mejoramiento continuo del sistema de

gestión de la calidad.


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La política consiste en mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del

SGC, mediante el uso de la política de calidad, los objetivos de calidad, los resultados

de las auditorias, el análisis de datos, las acciones preventivas, correctivas, de mejora y

la revisión por la alta dirección. En este último, se realiza un seguimiento a los acuerdos

y se generan de ser necesario, planes de mejoramiento o de acción para facilitar la

mejora continua, que involucra a los responsables de procesos.

En el procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora se pueden denotar

las actividades propias de un proceso de mejora continua.

8.5.2. ACCIÓN CORRECTIVA.

Con la exigencia de revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas frente a la

recurrencia de las no conformidades, se realiza una revisión continua de todas las áreas

y actividades involucradas en la aplicación de las acciones correctivas.

El procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora expresan de manera

correcta como se hace el control de esta actividad.

8.5.3. ACCIÓN PREVENTIVA.

Con la finalidad de no incurrir en errores continuamente y evitando que aparezcan

inconformidades en el Sistema de Gestión de Calidad se realiza un procedimiento

explicito en el cual se consigna la importancia de crear acciones preventivas en los

procesos internos y externos de la organización, y claramente se denota la relación

existente entre las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Objetivo

Establecer el procedimiento para identificar, analizar y eliminar las causas de las no

conformidades encontradas, posibles problemas potenciales que se puedan presentar u

oportunidades de mejora en los procesos, con el fin de mejorar el servicio a los


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usuarios, agilizar los procesos y tomar las acciones correctivas, preventivas y de mejora

apropiadas para evitar su reincidencia, ocurrencia y evidenciar el mejoramiento

continuo.

Alcance

Este procedimiento aplica para las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se

generen en las actividades del (SGC) de la Comercializadora Agua Pureza, producto

del trabajo en equipo ó iniciativa propia de los funcionarios, y las cuales tiendan al

mejoramiento de los procesos.

Responsables

CARGO FUNCION

Representante de la Dirección para el S.G.C

Presentar informes al gerente general y al personal sobre las acciones correctivas y los resultados

Definiciones

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación potencialmente indeseable.

Acción preventiva: Acción tomada para alminar la causa de una posible no

conformidad u otra situación potencialmente indeseable que no se haya

presentado.

Acción de mejora: Está orientada a la búsqueda de nuevas oportunidades en

lugar de esperar que aparezcan los problemas. Debe impactar directamente al

usuario y optimizar el proceso.

Generalidades

Acciones correctiva

Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no

conformidades encontradas.


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La necesidad de tomar una acción correctiva, surge cuando se presenta quejas

de los clientes, reclamos sobre un servicio, problemas encontrados con un

proveedor, auditorias del sistema de gestión de la calidad, entre otros.

Cuando se determine e implemente una acción correctiva, se debe tener un

registro y seguimiento dentro de un período razonable para verificar si está

funcionando.

Todo el personal que conforma el comité de calidad deberá conocer las técnicas

estadísticas adoptadas por la empresa para realizar el análisis de datos.

Acciones preventivas

La acción preventiva comienza con la consideración y análisis de los datos

(numeral 8.4) de todas las incidencias de no conformidades, estas pueden ser,

dificultades con los proveedores, problemas en el proceso, tasas de reproceso,

fallas de inspección final, quejas del cliente y encuestas de satisfacción al cliente,

reclamos sobre garantías, reportes de servicios, auditorias del sistema de gestión

de la calidad y la necesidad de concesiones.

Los procedimientos para las acciones correctivas y preventivas deben definir las

responsabilidades y autoridades para estas actividades.

Se debe determinar e implementar las acciones necesarias, así como registrar

los resultados y realizar seguimiento dentro de un periodo razonable para

averiguar si ha funcionado la acción preventiva tomada.

Procedimiento

Las acciones correctivas, preventivas y de mejora, permiten a la Comercializadora Agua

Pureza y Accesorios, identificar oportunidades para mejorar la calidad en el servicio y

producto, plantear soluciones a las no conformidades detectadas y agilizar el desarrollo

de las actividades de los procesos administrativos.

Acciones Correctivas.

Al presentarse una no conformidad en cualquier proceso en la prestación del servicio ó

realización del producto, se realizaran las siguientes acciones:

Revisión de las no conformidades: El responsable del proceso revisa la no

conformidad.

Determinación de las causas y acciones: Una vez determinada una no

conformidad, el responsable del proceso analiza con el personal involucrado

las posibles causas, definen las acciones a implementar para su solución y

son registradas de acuerdo con su origen.

No conformidades reiterativas: El responsable del proceso debe verificar el

cierre de la no conformidad, en caso de persistir, se hace nuevamente uso del

aplicativo en línea con las respectivas observaciones y acciones a tomar

Acciones Preventivas

Los posibles problemas potenciales en la prestación de un servicio y producto de los

procesos administrativos generan las siguientes acciones:

Identificación de problemas potenciales:

El responsable del proceso identifica posibles problemas potenciales que puedan

generar una no conformidad analizando los reportes de auditorías externas e internas,

control de producto no conforme, o las mediciones de servicio no conforme a través de

la atención de quejas y reclamos, medición de la satisfacción de los usuarios,

identificación de riesgos en los procesos, líneas telefónicas y puntos de información.

Determinación de las causas y acciones:

El responsable del proceso en conjunto con el personal involucrado, definen las

acciones a implementar para su prevención y las registran en el aplicativo en línea, de


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acuerdo con su origen, tal como se menciona en el párrafo anterior. El análisis de las

acciones preventivas, se realiza como lo establece la metodología de uso del aplicativo

de la página web.

Acciones de mejora

Al presentarse una accione de mejora en cualquier proceso en la prestación del servicio

o realización del producto, se realizan las siguientes acciones:

Determinación de la Acción de mejora

El responsable del proceso y el personal involucrado identifica acciones de mejora que

generan una mejora en la prestación del servicio o producto, mayor impacto en el

usuario y agilidad en el proceso. Debe determinarse la fecha de inicio y fin de la

implementación.

Revisión y seguimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora

La jefatura de calidad y el equipo de calidad, realiza seguimiento a la toma, cierre y

efectividad de las acciones implementadas por el responsable del proceso, mediante el

uso del documento respectivo, en el momento de cierre de cada una de las acciones

propuestas, el proceso debe diligenciar la efectividad en la implementación de la acción

en el espacio requerido de “Resultado obtenidos”; el jefe de proceso hará seguimiento

permanente a la acción, con la asesoría e información del equipo de calidad enfocada

a las correcciones y fechas de cumplimiento. Esta información hace parte de la revisión

interna del (SGC).

Metodología

El equipo de Gestión de Calidad recibe la solicitud de la toma de acciones, verifica que

la acción tomada tenga los soportes necesarios y hace las observaciones y envía

nuevamente al proceso para su corrección, en el momento que no existan

observaciones, se aprueba la acción y realiza el seguimiento necesario a su

implementación y cierre


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Hallazgos entes de control internos y externos

Los hallazgos encontrados en las auditorias de entes de control, tanto internos como

externos, generan acciones correctivas y planes de mejoramiento que proporcionan a

los procesos administrativos, evidencia del mejoramiento continuo. Los formatos

establecidos para el levantamiento de estos hallazgos, son evidencia de acciones

tomadas en el (SGC) y tienen la misma función de los establecidos en este

procedimiento documentado.



MANUAL DE FUNCIONES

COMERCIALIZADORA AGUA

PUREZA S.A.S

PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Coordinador de Recurso Humano.

Jefe inmediato : Gerente general.

Autoridad sobre : Personal de la planta y bodega.

Supervisa a : Auxiliar de Recurso Humano.

Cargos colaterales : Ninguno.

Cargos similares : Ninguno.

Deprende de : Gerente General.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza coordinadora, encargado de la administración integral del

recurso humano de la Empresa.

Reporta a:

Gerente General, información de su área como nominas quincenales, auxilios,

prestaciones extralegales, actas de cargo y descargo, liquidaciones definitivas,

información de vacaciones, pago de fondos y cesantías, dotaciones, solicitud de

empleados, etc.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Coordinar actividades salariales, de capacitación y control, asuntos relacionados con

empleados de la empresa.

Objetivos Específicos:

Revisar liquidaciones de la empresa.

Coordinar capacitaciones de los empleados.

Realizar las dotaciones correspondientes.

Enviar información relacionada con los empleados a quien requiera.

Realizar las convocarías de personal.

FUNCIONES Y ACTIVIDADES PERMANENTES.

MANEJAR LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA DEL

DEPARTAMENT DE RECURSO HUMANO.

- Recibiendo de la auxiliar contable, financiero y administrativo la

correspondencia externa que llega de la empresa.

- Elaborar documentos como constancias, cartas laborales, vacaciones, etc.

del personal de la Empresa.

MANEJAR BASE DE DATOS DE LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA.

- Actualizando al información de la base de datos de los empleados tanto

temporales como fijos de la Empresa.

REGISTRAR NOVEDADES LABORALES DEL PERSONAL QUE SE

PRESENTE.

- Imprimiendo al iniciar el mes un listado de todos los empleados, donde

aparece el sueldo, auxilios y primas (Si es el caso).

- Dividiendo dicho listado en dos quincenas.

- Registrando las novedades laborales como incapacidades, licencias,

accidentes de trabajo, embargos, etc. a la quincena a la cual corresponda.

INFORMAR AL JEFE INMEDIATO CUALQUIER ANOMALÍA QUE SE

PRESENTE EN EL DESARROLLO DE SU TRABAJO.

- Llevando una comunicación interactiva con su jefe inmediato, informando de

manera verbal o escrita alguna inquietud o anomalía que se presente en

cualquier proceso.

EJECUTAR OTRAS FUNCIONES ASIGNADAS POR SU JEFE INMEDIATO.

- Realizando todo lo dispuesto, de manera efectiva y cumplida con todos los

requerimientos necesario.

FUNCIONES Y ACTIVIDADES PERIODICAS.

ATENDER PERIÓDICAMENTE ASESORES DE LOS DIFERENTES FONDOS Y

EPS QUE MANEJA LA EMPRESA.

- Brindando información que sus representantes requieran de los empleados

que sean convenientes al caso.

REVISAR SEMANALMENTE ASIENTOS DE NOMINA DE LOS EMPLEADOS

DE LA EMPRESA.

- Revisando que novedades se registran durante la semana y acumulando

dichas novedades en la nomina quincenal.

- Revisando las liquidaciones de vacaciones de los empleados.

REVISAR QUINCENAL Y MENSUALMENTE LIQUIDACIONES DE SU

DEPENDENCIA.

- Revisando de la Auxiliar contable, financiero y Administrativo las liquidaciones

de la nomina y revisando que no existan incongruencias.

- Revisando la liquidación de los pagos parafiscales.

CONTROLAR MENSUALMENTE EL ENVÍO DE INFORMACIÓN A LOS

DIFERENTES FONDOS DE PENSIÓN, SEGURIDAD Y RIESGOS

PROFESIONALES DE LOS EMPLEADOS.

- Revisando la liquidación de los mismos.

- Enviando la liquidación de los fondos a las oficinas.

- Enviando la información del seguro social en los medios correspondientes.

LIQUIDAR SEMESTRALMENTE LA PRIMA DE LOS EMPLEADOS DE LA

EMPRESA.

- Generando el acumulado de nomina de cada empleado hasta la fecha que se

va a liquidar la prima.

- Digitando en un formato de hoja de cálculo para que liquide el valor de la

prima a pagar.

FUNCIONES Y ACTIVIDADES OCASIONALES.

MANEJAR ASUNTOS LABORALES COMO.

- Levantando actas de descargo.

- Elaborando llamados de atención.

- Suspendiendo personal que se requiera.

- Liquidaciones definitivas.

- Autorizando auxilios a los empleados.

- Cobro de incapacidades.

3) ESPECIFICACIÓN

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA.

Se requiere de una educación universitaria relacionada con la administración de

personal y con conocimientos en liquidaciones salariales y manejo de sistemas, algunas

posibles profesiones para desempeñar el cargo son: Sicólogos con énfasis

organizacional, Comunicadores Sociales Organizacionales, Administradores de

Empresas y/o carreras a fines. Para el buen desarrollo de sus funciones necesita una

experiencia mayor a un (1) año.

ADIESTRAMIENTO.

Se requiere de un periodo de seis (6) meses para conocer la organización de su

dependencia y el manejo de sus funciones.

INICIATIVA.

Debe seguir instrucciones de su jefe inmediato, sin embargo debe desarrollar una

iniciativa constante para dar solución a pequeños problemas que se presenten en los

procesos de liquidación salarial y/o con entidades relacionadas con los mismos, así

mismo para dar solución a problemas que se puedan presentar con los empleados de la

Empresa.

ESFUERZO FÍSICO Y CONCENTRACIÓN.

Debe desarrollar bajo esfuerzo físico y alta concentración.

HABILIDAD Y DESTREZA.

Debe desarrollar gran habilidad verbal y auditiva para el manejo de relaciones

interpersonales y destreza manual, para el desempeño de sus funciones.

COMPLEJIDAD EN EL TRABAJO.

Muchos de los procesos que ejecuta son manuales, pero por al cantidad de empleados

no requiere de mucho tiempo.

RESPONSABILIDADES.

Por su personal: Es responsable del buen desempeño del Auxiliar contable,

financiero y administrativo y debe velar por el buen comportamiento de los

empleados.

Por materiales, equipos o herramientas: Es responsable por el cuidado y el

buen uso de equipos como computador e impresora, calculadora y demás

implementos de oficina.

Por métodos y procesos: Es responsable por revisar la liquidación salaria,

incluida la liquidación de cesantías, pensiones, vacaciones, parafiscales, etc.

Por documentos o dinero: Es responsable de documentos como el listado de

nomina, los comprobantes de nomina, los formularios de pago de prestaciones

sociales y parafiscales, etc.

Por información confidencial: Tiene acceso a la información confidencial y es

responsable por mantener su confidencialidad.

Por seguridad de terceros: No es responsable por seguridad de terceros.

CONDICIONES DE TRABAJO.

Se labora en condiciones normales. Esta expuesto de vez en cuando a riesgos

ergonómicos y eléctricos.

ATRIBUCIONES.

Hacer la liquidación del personal que sale de la empresa.

Retener dineros de la nomina a causa de embargos.

Registrar novedades de personal.

Realizar llamados de atención y actas de descargos.

LIMITACIONES.

La persona responsable del cargo tiene limitaciones y debe contar con la autorización

de un superior para:

Las asignadas por su jefe inmediato

RELACIONES INTERNAS DEL CARGO.

Gerente: Para pedir autorización, para los diferentes procesos de su

dependencia.

Auxiliar contable, financiero y administrativo: Para revisar información que se

deba revisar, para enviar relación de los empleados embargados y las copias de

las diferentes liquidaciones de los empleados.

Empleados: Para entregar las cartas de liquidación de vacaciones, e

información correspondientes a cada empleado y su puesto de trabajo.

RELACIONES EXTERNAS.

Fondos de salud, pensiones y riesgos profesionales: Para atender asesores,

recibir los formularios de pago por dicho concepto y hacer el respectivo pago

Bolsas de empleo: Para atender las diferentes solicitudes o enviar algún

requerimiento de personal.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Jefe de Producción.

Jefe inmediato : Gerente Genera.

Autoridad sobre : Supervisor de Producción.

Supervisa a : Supervisor de Producción.



Depende de : Gerente General.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza coordinadora y directiva, encargado de asegurar la

producción dentro de la especificaciones requeridas y asegurar el abastecimiento de los

productos terminados dentro de la planta de producción

Reporta a:

Gerente general, cualquier información solicitada referente a sus funciones.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Planear, dirigir, coordinar y controlar las materias disponibles, con el objetivo de lograr

el cumplimiento de los programas de producción, al más bajo costo posible y con

normas de optima calidad; conservando la planta en optimas condiciones de limpieza y

desinfección.


Controlar la calidad de los productos.

Coordinar los procesos de producción con el personal que se involucre con el

mismo.


SUPERVISAR LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS.

- Velando por el mantenimiento y actualización de los sistemas de control de

calidad para las materias primas, producto en proceso y terminado.

- Realizando y actualizando los informes de anomalía que se presenten en los

recuentos microbiológicos de los productos.

- Tomando las medidas pertinentes del caso.

- Controlando la correcta limpieza, desinfección y esterilización de las

instalaciones y equipos de producción.

CONTRA LAS INTERRUPCIONES DE LA PRODUCCIÓN.

- Coordinando el desarrollo de los trabajos de mantenimiento que requieran

interrupción de los programas de producción de la Empresa.

- Coordinando con el Jefe de Compra la compra de insumos para el empaque y

embalaje de los productos, con el fin que no se beba interrumpir la

producción.

CONTROLAR LA RECEPCIÓN Y SALIDA DE MATERIAL Y PRODUCTO QUE

LLEGAN A LA EMPRESA.

- Coordinar con la Secretaria General que cantidad y producto debe entrar y

salir de la planta y con que destino.

VELAR POR EL CUMPLIMIENTO EN LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN.

- Supervisando los horarios de entrega de productos terminados a la bodega.

- Velando por el cumplimiento diario de los informes de producción, de las

materias primas, rendimientos de los diferentes productos y sus controles y

análisis de laboratorio.

- Verificando el cumplimiento de las disposiciones Gubernamentales sobre la

higiene industrial, almacenamiento, conservación, empaque y distribución de

los productos.





cualquier proceso.



requerimientos necesarios.


PROGRAMAR SEMANALMENTE LOS TURNOS DE TRABAJO DEL

PERSONAL DE PRODUCCIÓN.

- Organizando los horarios de trabajo por cada uno de los operarios.

- Aprobando y supervisando el cumplimiento de los mismos.

REVISAR SEMANALMENTE ASIENTOS DE NOMINA DE LOS EMPLEADOS

DE LA EMPRESA.

- Revisando que novedades se registran durante la semana y acumulando

dichas novedades en la nomina quincenal.

- Revisando las liquidaciones de vacaciones de los empleados.


REALIZAR OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS CON SU ÁREA COMO:

- Informar a su jefe inmediato sobre mantenimientos o cuando se genera

alguna falla por parte de una maquina que participa en el proceso de

producción.

- Llevar a cabo la selección del personal de su área por medio de entrevistas y

exámenes.

- Coordinar con Gerencia y atender solicitudes de visitas a las instalaciones de

la planta de grupos de personas estudiantes y profesionales de distintos

niveles académicos.

- Asesorar técnicamente al personal de la Empresa y de las firmas asociadas

en lo referente a producción.

- Formular y coordinar los trabajos y ensayos de nuevas propuestas

comerciales.

3) ESPECIFICACIÓN


Universitaria en el área de producción o experiencia equivalente. Para el buen

desarrollo de sus funciones necesita una experiencia de seis (6) meses.

ADIESTRAMIENTO.

Se requiere de un periodo de tres (3) meses para conocer la organización de su


INICIATIVA.

Debe seguir instrucciones exactas de su jefe inmediato, sin embargo debe desarrollar

una iniciativa constante para dar solución a problemas que se presenten en el área

productiva.


Debe desarrollar esfuerzo físico medio y alta concentración.


Debe desarrollar gran habilidad verbal y auditiva para el manejo de relaciones

interpersonales y destreza manual, para el desempeño de sus funciones.


El trabajo no presentan complicaciones.

RESPONSABILIDADES.

Por supervisión de personal: Es responsable del buen desempeño del

personal de producción.

Por materiales, equipos o herramientas: Es responsable por el buen uso de

todas las maquinas utilizadas en el proceso productivo. Debe llevar un control

estricto sobre activos de terceros.

Por métodos y procesos: Es responsable por los métodos y procesos

productivos.

Por documentos o dinero: Es responsable por los formatos que deben ser

diligenciados en la planta para llevar un respectivo control. No es responsable

por manejo de dinero.



Por seguridad de terceros: No es responsable por seguridad de terceros, pero

debe velar por mantener un buen ambiente y clima organizacional.



eléctricos y mecánicos.

ATRIBUCIONES.

La persona responsable tiene libertad para:

Proponer y desarrollar programas de reducción de costos en actividades de

producción.

Estudiar y proponer a la Gerencia los cambios o modificaciones que considere

convenientes en las instalaciones de la empresa.

Evitar los despilfarros de la fabrica como agua, energía, detergentes,

desinfectantes, químicos, guantes, tapabocas, toallas para mano y material de

empaque. etc.

Registrar novedades de personal.

Realizar llamados de atención y reportarlos a la coordinadora de recurso

humano.

LIMITACIONES.



Las asignadas por su jefe inmediato.


Jefe de compras: Para coordinar la compra de insumos: materias primas,

embalaje y empaque de productos.

Mantenimiento: Para coordinar el desarrollo de actividades de mantenimiento

preventivo y correctivo de los equipos de producción.

Empleados: Coordinar la elaboración de horarios de los operarios.

Gerencia y secretaria general: Para coordinar la entrada y salida de material,

materia prima y producto terminado.


Visitantes: Para hacer recorrido por la planta de producción.

Firmas asociadas: Para prestar asesorías técnicas en lo referente a

producción..



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Auxiliar de Recursos Humanos.

Jefe inmediato : Coordinador de Recurso Humano.

Autoridad sobre : No ejerce ninguna autoridad.

Supervisa a : No ejerce ninguna supervisión.



Depende de : Coordinador de Recurso Humano.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza operativa, encargado de realizar todas las liquidaciones

salariales del personal de la Empresa.

Reporta a:

Coordinador de Recursos Humanos, correspondencia y las diferentes liquidaciones

(Nominas, fondos de pensiones, EPS, etc.) y relación de liquidación de horas extras.

Jefe Administrativo, cuadros de liquidación de cesantías, vacaciones y primas. Para

presentar el informe en medio magnético para la Dirección de Impuestos y Aduana

Nacionales (DIAN). y balance Supersociedades.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Realizar las liquidaciones salariales a las que por ley tienen derecho los empleados que

laboran en la Empresa.


Liquidar la nomina de la Empresa.

Liquidar cesantías y pensiones.

Liquidar vacaciones y primas legales.

Liquidar pagos parafiscales.


REGISTRAR NOVEDADES LABORALES DEL PERSONAL QUE SE

PRESENTEN.

- Imprimiendo al iniciar el mes un listado de todos los empleados, donde

aparece el sueldo, auxiliar de transporte y prima (si es el cado).

- Dividiendo dicho listado en dos quincenas.

- Registrando a mano las novedades laborales como incapacidades, licencias,

accidentes de trabajo, embargo, etc. e la quincena a la cual corresponde.





cualquier proceso.


- Realizando todo lo dispuesto, de manera efectiva y cumplida de todos los



LIQUIDAR QUINCENALMENTE LA NOMINA DE LOS EMPLEADOS DE LA

EMPRESA.

- Ingresando al programa de nomina.

- Digitando en dicho programa las novedades laborales de cada empleado que

este registrado en la planilla de personal, para que este liquide el valor de la

nomina.

- Imprimiendo y revisando el listado de los empleados con la liquidación d la

nomina.

- Revisando que este bien hecha la liquidación.

- Si está bien hecha, imprimiendo el listado con una copia y los volantes

individuales de cada trabajador.

- Enviando a Caja Principal el listado de nomina y los volantes individuales

para sus respectivos pago.

ELABORARA MENSUALMENTE LA AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES A LOS

FONDOS DE PENSIONES, ADMINISTRADORAS DE RIESGOS

PROFESIONALES (A.R.P), Y ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD (E.P.S).

- Generando en el programa de nomina una relación por cada fondo de

pensiones, por cada Entidad Promotora de Salud (E.P.S), y de

Administradoras de Riesgos Profesionales (A.R.P), con la información de los

empleados que pertenecen a estos.

- Diligenciando los formularios que se envían a los diferentes Fondos de

Pensiones y Cesantías, Entidades Promotoras de Salud (E.P.S) y de

Administradoras de Riesgos Profesionales (A.R.P) los valores que aparecen

en las relaciones.

- Enviando a pagar al banco con el Mensajero dichas cantidades.

LIQUIDAR MENSUALMENTE LOS FONDOS PARAFISCALES.

- Generando una relación de todos los empleados de la Empresa con la

información sobre la información sobre la cual de conforma su salario.

- Enviando a pagar los cobros parafiscales que le corresponde a la Empresa

por el total de la nomina y anexando dicha relación.

REALIZAR QUINCENALMENTE LA RETENCIÓN DE DINERO POR

CONCEPTOS DE EMBARGO DE EMBARGO.

- Buscando en el listado de nomina los empleados que estén embargados por

algún Juzgado.

- Elaborando una relación con el nombre de los empleados embargados y al

cantidad de dinero que deben al juzgado.

- Enviando dicha relación a la secretaria de contabilidad.


MANEJAR LA BASE DE TODOS DEL PERSONAL DE LA EMPRESA.

- Creando el registro en el programa de nomina y en hoja de cálculo, de los

empleados nuevos que ingresan a trabajar en la Empresa.

- Digitando en el programa de nomina los datos personales actualizados de

cada Empleado.

- Digitando en una hoja de cálculo otros datos importantes que no pida el

programa de nomina

LIQUIDAR LAS VACACIONES DE LOS EMPLEADOS.

- Recibiendo de la Coordinadora de Recursos Humanos, la fecha a partir de la

cual van a empezar la vacaciones.

- Imprimiendo la carta de liquidación de vacaciones.

- Entregando el original al empleado.

- Enviando una de las copias a la Secretaria de Contabilidad para la

elaboración del cheque.

- Enviando la otra copia a la hoja de vida del empleado.

-

REALIZAR ACTIVIDADES REFERENTES A SU ÁREA COMO.

- Recibir y entregar chaqués que correspondan a cada empleado.

- Revisar las liquidaciones definitivas de empleado que se retiran en de la

Empresa.

- Elaborar cuadro de cesantías consolidadas, vacaciones y primas de

vacaciones.

REALIZAR CONCILIACIONES DE CUANTAS DEL ÁREA DE RECURSOS

HUMANOS EN EL APLICATIVO CONTABLE CUANDO SE PRODUCE UN

ERROR.

- Ingresando al aplicativo contable y generando un listado de las cuentas para

pagar, que tienen que ver con su Departamento.

- Revisando que estén bien causadas y buscando la causa del error.

3) ESPECIFICACIÓN


Se requiere de una educación técnica en el área de administración salarial, con

conocimiento financiero, en legislación laboral, contabilidad y manejo de sistemas. Para

un buen desarrollo de sus funciones necesita una experiencia de un (1) año.

ADIESTRAMIENTO.



INICIATIVA.


una iniciativa constante para dar solución a pequeños problemas que se presenten en

los procesos de liquidación salarial y/o entidades relacionadas con los mismos.




Debe desarrollar gran habilidad verbal, auditiva y destreza manual para el desempeño

de sus funciones.


Muchos de los procesos que maneja son manuales y por la cantidad de empleados

requiere de mucho tiempo.

RESPONSABILIDADES.

Por supervisión de personal: Es responsable del buen desempeño del los

impulsadores de venta y de los vendedores.

Por materiales, equipos o herramientas: es responsable por el cuidado y el

buen uso de equipos como computador e impresora, calculadora y los demás

elementos de oficina.

Por métodos y procesos: Es responsable por elaborar la liquidación salarial,

incluidas las liquidaciones de cesantías, pensiones, vacaciones, parafiscales, etc.

Por documentos o dinero: Es responsable por documentos como el listado de

nomina, los comprobantes de nomina, los formularios de pago de prestaciones

sociales y parafiscales, etc. No tiene responsabilidad por dinero.







ATRIBUCIONES.


Hacer la liquidación de la nomina de la Empresa.

Llenar los formularios para el pago de prestaciones sociales y parafiscales.

Entregar los cheques que corresponda a cada empleado.

Retener dineros de la nomina a causas de embargos.

Hacer liquidación de vacaciones y primas legales.

LIMITACIONES.



Hacer liquidación del personal que sale de la Empresa.

Envía a la caja principal el listado y los comprobantes para el pago de la nomina.

Otras asignadas por su jefe inmediato.


Secretaria General: Para recibir la correspondencia dirigida al Departamento de

Recurso Humano.

Coordinador de Recurso Humano: Para enviar las liquidaciones realizadas

para su supervisión.

Caja Principal: Para enviar el listado de pago de nomina y sus comprobantes.

Secretaria de Contabilidad: Para enviar la relación de los empleados

embargados y las copias de las cartas de liquidación de vacaciones de

empleados.

Empleados: Para entregar la carta de liquidación de vacaciones y la

correspondencia que llegue respecto al área.


Fondos de Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales: Para recibir los

formularios de pago por dicho concepto y hacer el respectivo pago.

Firmas asociadas: Para prestar asesorías técnicas en lo referente al

departamento.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Secretaria de Contabilidad.

Jefe inmediato : Jefe Administrativo.





Depende de : Jefe Administrativo.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza asistencial del área Contable, de la elaboración de

documentos de pago y manejo de los asuntos concernientes a los bancos, que

contribuye agilizar las funciones del Jefe Administrativo y su Departamento Contable.

Reporta a:

Jefe Administrativo: Cada uno se los movimientos contables que afecten directa o

indirectamente el funcionamiento de la Empresa.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Brindar apoyo, de forma oportuna y constante al área Contable en asuntos como

liquidaciones a los proveedores y personas que hagan cobros a la Empresa, así como

también el movimiento de dinero en los bancos.


Realizar traslado de dinero entre bancos.

Facturar la venta del producto.

Pagar Servicios Públicos.

Liquidar el transporte del producto terminado.


MANEJAR ASUNTOS RELACIONADOS CON LOS BANCOS.

- Llamando a los bancos a solicitar los saldos de las cuentas que la empresa

tiene en dichas instituciones.

- Enviando la información al Jefe Administrativo para la posición de fondos.

- Mandando cartas a los bancos con los respectivos sellos y firmas, para hacer

traslados de dinero entre cuentas para el pago de obligaciones financieras.

- Realizando las transacciones electrónicas y virtuales correspondientes para

cubrir obligaciones financieras.

- Llevando la información relacionada con los cheques girados por la empresa

y para la empresa.

ELABORAR DOCUMENTOS DE EGRESO DE DINERO.

- Elaborando cheques y comprobantes de egresos pagos en efectivo por

diferentes conceptos.

FACTURAR LAS VENTAS.

- Elaborar la factura de venta.

- Enviando dicha factura al cliente.

COLABORAR CON TODOS LOS ASUNTOS DEL ÁREA DE CONTABILIDAD.

- Efectuando y recibiendo llamadas telefónicas.

- Atendiendo oportuna y cordialmente a todas las personas que visten o

soliciten los servicios de Jefatura Administrativa.

- Elaborando y enviando cartas y comunicados del área Contable.





cualquier proceso.





ELABORAR MENSUALMENTE FORMULARIOS DE RETENCIÓN DE LA

FUENTE.

- Elaborando borrador de formato de retención en la fuente.

- Diligenciando formulario en original.

- Girando el cheque por valor a pagar, o realizar la transacción electrónica.

REALIZAR QUINCENALMENTE LA LIQUIDACIÓN DE TRANSPORTE.

- Tomando del formato de planilla de entrega por parte de los distribuidores de

producto terminado.

- Digitar dichos datos en una hoja de calculo, donde salen los valores finales a

liquidar.

HACER QUINCENALMENTE LOS PAGOS DE RENTABILIDAD A LOS

COMPRADORES.

- Recibiendo de compras los formatos de pago de rentabilidad de los

compradores.

- Elaborar los cheques por dicho valor para su dicho pago.

HACER PAGOS DE SERVICIOS PUBLICOS.

- Recibiendo los recibos de Servicios Públicos.

- Elaborado el cheque para el respectivo pago.

- Enviando cheques con el mensajero.


ELABORAR COMPROBANTES DE AJUSTE.

- Llenando los formatos correspondientes cuando se deban realizar

correcciones en el pago de proveedores.

3) ESPECIFICACIÓN


Bachiller y Secretario Contable. Para un buen desarrollo de sus funciones necesita ua

experiencia mayor a seis (6) meses en cargos similares.

ADIESTRAMIENTO.

Se requiere de un periodo de treinta (30) días para conocer la organización de su


INICIATIVA.


una iniciativa constante para dar solución a pequeños problemas.


Debe desarrollar bajo esfuerzo físico y concentración media.


Debe desarrollar gran habilidad verbal, auditiva y destreza manual para el desempeño

de sus funciones.


Las labores que realiza con competitivas; requiere de mucho cuidado en la

contabilización de las cifras en el sistema en la elaboración de las facturas.

RESPONSABILIDADES.

Por supervisión de personal: No es responsable por supervisión de personal.

Por materiales, equipos o herramientas: es responsable por el cuidado y el

buen uso de equipos como computador e impresora, calculadora y los demás

elementos de oficina.

Por métodos y procesos: Es responsable por métodos y procesos contables

que afectan la contabilidad y el presupuesto de la empresa.

Por documentos o dinero: Es responsable por documentos como cheques y

comprobantes de egreso y de pagos en efectivo.







ATRIBUCIONES.


Hacer facturaciones.

Ajustar los procesos y métodos según su facilidad siempre y cuando sea

entendible para toda la organización.

Manipular con responsabilidad los libros de contabilidad.

Hacer ajustes necesarios con previa justificación.

LIMITACIONES.



Elaborar cheques al nombre de la Empresa.

Realizar cualquier clase se pago exceptuando los servicios público.

Hacer traslado de dinero entre bancos.



Jefe Administrativo: Para enviar informes de los saldos a los bancos.

Coordinador de Recurso Humano: Para enviar las liquidaciones realizadas

para su supervisión.

Secretaria de Contabilidad: Para enviar la relación de los empleados

embargados y las copias de las cartas de liquidación de vacaciones de

empleados.

Empleados: Para entregar la carta de liquidación de vacaciones y la

correspondencia que llegue respecto al área.


DIAN: Para enviar formato de retención de la fuente.

Bancos: Para solicitar saldos de las cuentas y enviar cartas solicitando el

traslado de dinero entre cuentas.

Proveedores: Para hacer las facturaciones necesarias.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Jefe de Compras.







Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza responsable, encargado de comprar y suministrar mercancía

a todos los departamentos de la Empresa para asegurar su óptimo desempeño.

Reporta a:

Gerencia: Cualquier información solicitada referente a sus funciones.

Contabilidad: Cualquier información solicitada referente a sus funciones.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Cotizar, comprar, mantener, registrar y despachar mercancía a las diferentes

dependencias de la Empresa, según las necesidades que se presenten de las mismas.


Mantener un óptimo inventario de mercancías en el almacén.

Realiza la entrada y salida de mercancía del almacén.

Cotizar las mercancías de manera que se traduzca en ahorros para la Empresa.


REALIZAR LA COMPRA DE PRODUCTOS REQUERIDOS POR LA EMPRESA.

- Revisando la requisición de mercancía que se necesiten en otras

dependencias.

- Enviando a Gerencia las requisiciones para su aprobación.

- Llamando a los diferentes proveedores donde se venda dicho producto para

cotizar el precio.

- Presentando a Gerencia las distintas cotizaciones realizadas para las

requisiciones.

- Elaborar la orden de compra al proveedor elegido por gerencia.

- Haciendo firmar la orden de gerencia.

- Enviando la orden de compra al proveedor.

REALIZAR ENTRADA DE MERCANCÍA AL ALMACÉN.

- Recibiendo la factura del proveedor.

- Comprobando que coincida con la orden de compra previamente enviada.

- Firmando la orden de compra si coincide.

- Registrando al entrada de mercancía en el sistema.

- Registrando la entrada de mercancía en la tarjeta Kardex.

- Generando en el computador una orden de entrada de mercancía.

- Haciendo firmar la orden de entrada por el encargado del departamento que

lo requiera la mercancía.

REALIZAR LA SALIDA DE MERCANCÍA DEL ALMACÉN.

- Recibiendo las comunicaciones inmediatas con el pedido de mercancías.

- Descargando de la tarjeta Kardex la salida de la mercancía del almacén.

- Descargando del sistema.

- Enviando mercancía la Auxiliar de Almacén, cuando es para una dependencia

dentro de la Empresa o con los transportadores cuando es para distribuidoras

o centros de acopio.

MANEJAR DINEROS DE CAJA MENOR.

- Llevando de forma ordenada los recibos o facturas que se generen por

cualquier gasto.

VELAR POR LA SEGURIDAD DE LA MERCANCÍA ALMACENADA.

- Controlando la entrada de personas al almacén.

- Vigilando que no haya robo de productos.





cualquier proceso.





SUPERVISAR MENSUALMENTE LA SEGURIDAD DEL INVENTARIO DE

MERCANCÍA.

- Elaborando una carta con el valor del inventario de mercancía que se

encuentran en ese momento en la bodega .

- Enviando dichas cartas a la Compañía de Seguros adjuntando el inventario

físico del producto.

CONTROLAR SEMANALMENTE EL STOCK DE MERCANCÍAS EN EL

ALMACÉN.

- Verificando que la mercancía no se esté agotando.

- Haciendo pedidos de mercancía que sea necesaria para los procesos

productivos y que se este agotando.

ENVIAR SEMANALMENTE LAS FACTURAS DE COMPRA REALIZADAS POR

SU DEPARTAMENTO.

- Reuniendo todas las facturas de compra de la semana.

- Enviando dichas facturas al Departamento de Contabilidad para su revisión.

REALIZAR MENSUALMENTE EL INVENTARIO DE MERCANCÍAS EN EL

ALMACEN.

- Realizando el conteo físico de mercancía que hay en el almacén.

- Registrando la cantidad en un formato dispuestos para ellos.

- Comparando dicha cantidad con la cantidad registrada en la Tarjeta de

Kardex.


REALIZANDO PRESTAMOS DE INSUMOS A EMPRESAS DEL MEDIO.

- Recibiendo de otras empresas del sector, de manera telefónica o escrita, la

solicitud de préstamo de insumos que se encuentran almacenados.

- Autorizando la solicitud con la Gerencia para realizar dichos prestamos.

3) ESPECIFICACIÓN


Técnico Contable o carreras a fines, con conocimiento en estadística, manejo de

bodega, archivo y sistemas. Para un buen desarrollo de sus funciones necesita una

experiencia de un (1) año.

ADIESTRAMIENTO.



INICIATIVA.



sus procesos.




Debe desarrollar gran habilidad verbal, auditiva para ocuparse de los pedidos de

insumos a proveedores y destreza manual y visual para el desempeño de sus

funciones.


Las labores que se realizan son repetitivas; requiere de mucho cuidado en el manejo

del almacén y en la manipulación de las mercancías.

RESPONSABILIDADES.

Por supervisión de personal: Es responsable del buen desempeño del los

Auxiliar de Almacén.

Por materiales, equipos o herramientas: Es responsable por el buen uso y

cuidado de las existencias de materias primas que se encuentran en el almacén

de la Empresa, así como también de implementos de oficina.

Por métodos y procesos: Es responsable por procesos como cotización y

requisición de insumos, almacenamiento de los mismos y distribución entre los

diferentes Departamentos de la Empresa que lo requieran.

Por documentos o dinero: Es responsable por documentos como las

requisiciones de insumo provenientes de otras dependencia de la Empresa y por

dinero de caja menor de almacén.



Por seguridad de terceros: Es responsable por la seguridad del Auxiliar de

Almacén.


Se labora en condiciones de trabajo buenas. Esta expuesto de vez en cuando a riesgos

eléctricos, físicos, mecánicos y químicos.

ATRIBUCIONES.


Supervisar la mercancía del Almacén.

Realizar el inventario físico de mercancía.

Proponer mejoras en los procedimientos de control de los inventarios.

Lograr descuentos para la compra de mercancía.

LIMITACIONES.



Realizar préstamos de insumo a otras empresas.

Realizar órdenes de compra a proveedores de mercancía.

Efectuar las compras de las mercancías.



Gerencia: Para aprobar las cotizaciones y las requisiciones de entrega.

Auxiliar de Almacén: Para enviar mercancía a las diferentes dependencias.

Transportadores: Para enviar mercancía a la planta y la bodega.

Todas las Dependencias: Para recibir las requisiciones y/o comunicaciones

inmediatas. Para hacer firmar las ordenes de entrada de mercancía al almacén.


Proveedores: Para cotizar mercancías requeridas por la Empresa. Para enviar

órdenes de compra. Para recibir facturas de las compras realizadas.

Compañías de Seguro: Para enviar cartas con el valor del inventario de

mercancía del mes.

Empresas del Sector: Para realizar prestamos de insumos.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Servicios Generales.

Jefe inmediato : Coordinador de Recurso Humano.





Depende de : Coordinador de Recurso Humano.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza operativa, encargada de mantener impecable las

instalaciones administrativas de la Empresa.

Reporta a:

Recurso Humano: Cualquier información solicitada referente a sus funciones.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Realizar el aseo de las instalaciones administrativas de Empresa y prestar cordial

atención tanto a empleados como a visitantes de la misma.


Servir bebidas a quien lo requiera.

Limpiar las instalaciones administrativas.


REALIZAR LA LIMPIEZA DE LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA.

- Limpiando, barriendo, trapeando y sacudiendo el polvo que se encuentre en

las mismas y trapeando si es necesario.

- Realizando el aseo de los baños de la empresa.

SUMINISTRANDO BEBIDA A LOS EMPLEADOS DEL ÁREA

ADMINISTRATIVA Y PERSONAS QUE VISITEN LAS INSTALACIONES.

- Ofreciendo cordialmente las bebidas disponibles para servir.

- Llevando las bebidas a cada puesto de trabajo del empleado.

- Llevando la bebida a los visitantes.


REALIZANDO SEMANALMENTE EL ASEO GENERAL DE LAS

INSTALACIONES DE LA EMPRESA.

- Realizando la limpieza a fondo de las oficinas, corredores, baños etc. y donde

se requiera, con el fin que la Empresa se vea aseada.


LLEVAR COMUNICADOS INTERNOS.

- Cuando sea indispensable enviar un documento de departamento a

departamento.

3) ESPECIFICACIÓN


Bachiller. Para un buen desarrollo de sus funciones necesita una experiencia de un (1)

año.

ADIESTRAMIENTO.

Se requiere de un periodo de un (1) meses para conocer la organización de su


INICIATIVA.

Debe desarrollar una iniciativa constante para atender a los diferentes clientes y

visitantes de llegan a la Empresa así como a los empleados de la misma.


Debe desarrollar alto esfuerzo físico y baja concentración.


Debe desarrollar gran habilidad verbal, auditiva, destreza manual y visual para el

desempeño de sus funciones.


Las labores que se realizan son repetitivas.

RESPONSABILIDADES.


Por materiales, equipos o herramientas: Es responsable por el buen uso de

equipos como: nevera, greca y demás implementos necesarios para realizar

aseo y preparar bebidas.

Por métodos y procesos: No es responsable por métodos y procesos.

Por documentos o dinero: No es responsable por documentos ni dinero.

Por información confidencial: No es responsable por información confidencial.




eléctricos y ergonómicos.


Todas las dependencias: Para suministrar bebidas a todos los empleados de

cada dependencia.

Coordinador de Recurso Humano: Para solicitar implementos de trabajo

cuando se agoten.


Visitantes de la Empresa: Para suministrar bebidas.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Auxiliar de Almacén.

Jefe inmediato : Jefe de compras.





Depende de : Jefe de compras.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza operativa, responsable por el manejo físico de las

mercancías del almacen.

Reporta a:

Jefe de Compras: Consumo de insumos y agotados que se presenten de los mismos.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Recibir, clasificar, registrar, almacenar y entregar insumos, materiales y repuestos para

el uso de las diferentes dependencias de la Empresa de la empresa en el desarrollo de

sus funciones.


Recibir y entregar mercancías en la Empresa.

Despachar mercancía a las distribuidoras.


CONTROLAR LA ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCÍA DEL ALMACÉN.

- Recibiendo las mercancías provenientes de los proveedores.

- Entregando la mercancía en las diferentes dependencias que se requieren

siempre y cuando vayan acompañada de los soportes necesarios como

comunicaciones inmediatas u órdenes de producción.

- Registro en el Kardex las entradas y salidas de mercancía.

- Despachando los pedidos para la Distribuirás y centros de acopio.

MANTENER EN PERFECTO ESTADO EL ALMACÉN.

- Realizando el aseo a las instalaciones del Almacén.

- Organizar las mercancías que se encuentren almacenadas.

CONTROLAR EL STOCK DE MERCANCÍAS EN EL ALMACÉN.

- Revisando que mercancías se están agotando.

- Informando al Jefe de Compras cuales mercancías se están agotando.





cualquier proceso.





REALIZAR MENSUALMENTE EL INVENTARIO DE MERCANCÍAS EN

ALMACÉN.

- Realizando el conteo físico de la mercancía que hay en el almacén.

- Registrando la cantidad en un formato que hay dispuesto para ello.

- Comparando dicha cantidad con la cantidad registrada en la tarjeta Kardex.

ELABORANDO INFORMES SOBRE CONSUMO DE MATERIA PRIMA.

- Obteniendo la información sobre la utilización de materias primas en las

ordenes de producción.

- Reuniendo todas las comunicaciones inmediatas y sentándolas en un vale de

consuno.

- Elaborando el respectivo informe.

3) ESPECIFICACIÓN


Bachiller con conocimiento en manejo de bodega y sistemas. Para un buen desarrollo

de sus funciones necesita una experiencia de tres (3) meses.

ADIESTRAMIENTO.

Se requiere de un periodo de un (1) mese para conocer la organización de su


INICIATIVA.



sus procesos.


Debe desarrollar alto esfuerzo físico y alta concentración.


Debe desarrollar gran habilidad auditiva y desarrollar destreza manual y visual para el



Las labores que se realizan son repetitivas; requiere de mucho cuidado en el manejo

del almacén y en la manipulación de las mercancías.

RESPONSABILIDADES.


Por materiales, equipos o herramientas: Es responsable por el buen uso y

cuidado de las existencias de materias primas que se encuentran en el almacén

de la Empresa, así como también de implementos de oficina.

Por métodos y procesos: Es responsable por procesos como recepción y

despacho de mercancía.

Por documentos o dinero: Es responsable por documentos como las copias de

las requisiciones de insumo provenientes de otras dependencias de la empresa.



Por seguridad de terceros: No es responsable por la seguridad de terceros.


Se labora en condiciones de trabajo aceptables. Exige gran presencia de ruido, vapores

y polvo en el sitio de trabajo.

Esta expuesto de vez en cuando a riesgos eléctricos, químicos, físicos y mecánicos.

ATRIBUCIONES.


Llevar el control del movimiento de mercancías en la tarjeta Kardex.

Almacenar la mercancía.

Informar acerca de mercancías agotadas.

Recibir la mercancía que llega al almacén.

LIMITACIONES.



Autorizar la entrada y salida de mercancía al almacén.

Hacer cotización de insumos.



Todas las Dependencias: Para recibir las requisiciones y/o comunicaciones

inmediatas. Para hacer firmar las ordenes de entrada de mercancía al almacén.

Distribuidores y centros de acopio: Para despachar insumos solicitados.

Jefe de Compras: Para informar mercancías que se estén agotando.


Proveedores de insumo: Para recibir los insumos que llegan a la Empresa.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Auxiliar de Mantenimiento.

Jefe inmediato : Jefe de Mantenimiento.





Depende de : Jefe de Mantenimiento.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza operativa encargado de auxiliar al Jefe de Mantenimiento en

las labores diarias de su departamento.

Reporta a:

Jefe de Mantenimiento: Cualquier información solicitada referente a sus funciones.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Mantener actualizada la información derivada del Departamento de Mantenimiento.


Realizar inventarios de las herramientas y equipos de mantenimiento.


CONTROLAR EL MOVIMIENTO DE EQUIPO Y HERRAMIENTA DEL

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO.

- Buscando y almacenando datos técnicos para el programa de mantenimiento

preventivo.

- Realizando inventarios físicos de los mismos.

- Llevando un control de dichos inventarios.

INFORMAR AL JEFE DE MANTENIMIENTO CUALQUIER ANOMALÍA QUE SE




cualquier proceso.




3) ESPECIFICACIÓN


Bachiller Técnico o aprendiz con conocimiento en instrumentación y control de procesos

industriales . Para un buen desarrollo de sus funciones necesita una experiencia

mayor a un (1) año.

ADIESTRAMIENTO.



INICIATIVA.


una iniciativa constante para dar solución a pequeños.


Debe desarrollar alta concentración y bajo esfuerzo físico.


El desarrollo de las funciones requiere de gran habilidad visual y de relaciones

interpersonales.


La eficiencia de su trabajo depende en gran medida de la rapidez con que se consigan

los materiales necesarios para efectuar los arreglos o construcciones.

RESPONSABILIDADES.


Por materiales, equipos o herramientas: Es responsable por materiales

equipos y herramientas como casco, botas, tapa oídos y demás que sean

necesarios pata las labores de mantenimiento.

Por métodos y procesos: Es responsable por la reparación de las instalaciones

locativas.

Por documentos o dinero: No es responsable por dinero. Es responsable por

diligenciar bitácora personal donde se consignen todas las actividades realizadas

durante el dia..

Por información confidencial: No tiene acceso a información confidencial.

Por seguridad de terceros: Es responsable por la seguridad de los operarios

que laboran las maquinas que se le hacen mantenimiento.


Se labora bajo condiciones normales de trabajo. Esta expuesto de vez en cuando a

riesgos físicos y mecánicos.

ATRIBUCIONES.


Proponer sistemas de control de inventario de los equipos, maquinas y

herramientas del área de mantenimiento.

LIMITACIONES.



Limitaciones asignadas por su jefe inmediato.


Jefe de Mantenimiento: Para auxiliarlo en diferentes labores.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Mensajero.

Jefe inmediato : Secretaria de Gerencia.





Depende de : Secretaria de Gerencia y Gerente General.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza operativa, encargado de la recepción y distribución de

encomiendas, cartas y documentos que estén relacionados con la Empresa, así como

la consignación y pagos de dineros en diferentes establecimientos que se requieran.

Reporta a:

Secretaria de Gerencia: Informe sobre actividades realizadas diariamente.

Secretaria de Contabilidad: Entrega de las consignaciones realizadas diariamente.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Recoger, organizar y distribuir las cartas, encomiendas, paquetes, consignaciones y

dineros que sean de la Empresa.


Desplazarse a las distintas direcciones con la mensajería de la Empresa.

Realizar los pagos y hacer las consignaciones de la Empresa.


EFECTUAR CONSIGNACIONES DE DINERO DE LA EMPRESA.

- Recibiendo de la Caja Principal y de la secretaria de contabilidad

consignaciones de cheques y/o efectivo.

- Dirigiéndose a los bancos y efectuando la consignación.

- Consignando dinero en cuentas de proveedores de insumo.

ENVIAR LA CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA.

- Recibiendo de la Secretaria de Gerencia los envíos de correspondencia

nacional que se van hacer.

- Llevando dichos envíos a las Empresa de mensajería nacional especificada

por la empresa, según la premura del tiempo que se tenga.

- Recibiendo la correspondencia local de la Empresa.

- Dirigiéndose a cada una de las direcciones especificadas en la

correspondencia.

- Entregando la correspondencia.

COLABORAR CON LA ENTREGA LA CORRESPONDENCIA INTERNA DE LA

EMPRESA.

- Recibiendo de la Secretaria de Gerencia la correspondencia que debe ser

entregada en los diferentes Departamentos de la Empresa.

- Dirigiéndose a dichos Departamentos y entregando personalmente la

correspondencia.


- Realizando compras que se necesiten con urgencia en algunos de los

departamentos.

- Llevando de forma ordenada los recibos y facturas que se generen por

cualquier gasto.

INFORMAR AL JEFE DE MANTENIMIENTO CUALQUIER ANOMALÍA QUE SE




cualquier proceso.




3) ESPECIFICACIÓN


Bachiller con conocimientos de conducción de vehículos . Para un buen desarrollo de

sus funciones necesita una experiencia mayor a un (1) mes.

ADIESTRAMIENTO.



INICIATIVA.


una iniciativa constante para dar solución a pequeños.


Debe desarrollar esfuerzo físico alto y alta concentración.


Debe desarrollar gran habilidad auditiva y destreza manual y visual para el desempeño

de sus funciones.


Las labores que realiza son repetitiva: Requiere de mucho cuidado en el manejo de la

información que transporta y su efectividad depende del tiempo que se tarde realizando

cada labor.

RESPONSABILIDADES.


Por materiales, equipos o herramientas: Es responsable por materiales y/o

equipos que se recomiende transportar de un lugar a otro.

Por métodos y procesos: Es responsable por el proceso de mensajería y

transporte de información.

Por documentos o dinero: Es responsable por documentos y dinero que se

transporte de un lugar a otro.

Por información confidencial: Tiene acceso a información confidencial y es


Por seguridad de terceros: No es responsable por la seguridad de terceros.


Se labora en condiciones normales: Esta expuesto de vez en cuando a riesgos

eléctricos, mecánicos y públicos que puedan ocurrir en el desplazamiento desde la

Empresa hasta otros lugares.

ATRIBUCIONES.


Transportar la correspondencia.

LIMITACIONES.



Comprar implementos de oficina con dineros de caja menor que les soliciten

otras dependencias.

Disponer de los dineros de caja menor para gastos personales.

Otras asignadas por su jefe inmediato


Auditoria: Para enviar relación de gastos.

Caja Principal: Para recibir consignaciones y entregar copias de las mismas.

Secretaria de contabilidad: Pare recibir consignaciones.

Todas las dependencias: Para entregar correspondencia interna.

RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO.

Bancos: Para realizar consignaciones de dinero y reclamar extractos bancarios

cuando sean solicitados.

Empresas de mensajería nacional: Para llevar correspondencia nacional.

Empresas de la Ciudad: Para llevar la correspondía designada.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Auditor Interno.

Jefe inmediato : Gerente General.

Autoridad sobre : Auxiliar de Auditoría Interna.

Supervisa a : Auxiliar de Auditoría Interna.



Depende de : Gerente General y Jefe Administrativo

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza financiera, responsable de controlar que todas las

operaciones de la empresa se efectúan bajo los parámetros establecidos por la misma

mediante la revisión de todos los documentos derivados del proceso de Productivo y

Administrativo de la Empresa.

Reporta a:

Gerencia: Cualquier información solicitada referente a sus funciones.

Jefe Administrativo: Cualquier información solicitada referente a sus funciones.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Revisar y controlar la veracidad de los documentos entregados en los informes de los

diferentes dependencias involucradas en el proceso Productivo y Administrativo con el

fin de detectar posibles riesgos en las distintas áreas de la Empresa.


Revisar inventarios de productos terminados.

Revisar estados de cuentas.

Realizar movimientos de dinero.

Revisar movimientos de la entrada y salida de productos.


SUPERVISAR LA MANIPULACIÓN DE PRODUCTOS.

- Controlando y registrado la liberación de productos terminados desde

producción hasta el almacenamiento en bodega.

- Realizando el debido ajuste de productos que se dañan en proceso.

REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO DE PRODUCTO.

- Efectuando el conteo físico de los productos terminados en bodega.

- Registrando en un formato dicho conteo.

CONTROLAR EL MOVIMIENTO DE PRODUCTOS A TRAVÉS DE LAS

LIQUIDACIONES DE LOS MISMOS EN LA CAJA.

- Recibiendo las planillas de liquidación de pedidos del día anterior.

- Organizando las planillas de liquidación de pedidos por días.

- Conformando que la información de la planilla fuente, coincida con la planilla

de liquidación.

LLEVAR UN CONTROL ESCRITO DE LAS PLANILLAS DE LIQUIDACIÓN DE

PEDIDOS.

- Abriendo la hoja de cálculo dispuesto para esta tarea.

- Anotando el numero de consecutivos en el cual lleva el control.

CONTROLAR EL MOVIMIENTO DE EFECTIVO DE LA CAJA PRINCIPAL.

- Recibiendo el informe de ventas y el cuadre de caja, con los respectivos

comprobantes de pago en efectivo, consignaciones, y recibos de recaudo de

cartera, adjuntos.

- Imprimiendo un listado de todos los comprobantes de egreso pago de

efectivos emitidos incluyendo anulados.

- Revisando que los consecutivos de los comprobantes del listado, coincida

con los adjuntos en el informe de caja.

- Sumando los valores de los comprobantes adjuntos y verificando que el total

coincida con el valor de pagos en efectivo del informe de caja.

- Sumando los valores de cada uno de los recibos de cartera recaudada y

confrontando que el total coincida con el especificado en el cuadre de caja,

como cartera recauda del día.

EFECTUAR LABORES DE CONTROL COMO:

- Revisión de cheques.

- Revisión de pagos en efectivo.

- Revisión de relaciones de gastos.

- Otros.





cualquier proceso.





REVISANDO QUINCENALMENTE EL PAGO DE LOS PROVEEDORES TANTO

DE PEREIRA COMO NACIONALES.

- Entrando al formato de pago de proveedores.

- Constatando que coincida la sumatoria pagada a cada proveedor con el total

de entregado en la empresa.

- Revisando que los valores estén bien cancelados, es decir, que hayan hecho

las debidas retenciones.

- Revisando que se hagan las bonificaciones y descuesto.

- Recibiendo los cheques elaborados por la Secretaria de Contabilidad.

- Verificar que los valores de los cheques coincidan con los valores del formato

de pago.

ENTREGAR MENSUALMENTE INFORMES COMO.

- Informe de consolidación de movimiento de materia prima.

- Informe de control de pago de proveedores.

- Informe de estados de cuenta de la planta.

- Inventario físico de producto y materia prima.


EFECTUAR LABORES DE CONTROL COMO.

- Arqueos de Caja Principal.

- Inventario físico de producto, arqueo de caja, revisión de archivos, etc.

- Inventario, revisión de rutas, revisión de gastos, revisión de activos, etc.

- Revisión de cheques.

- Revisión de pagos de efectivo.

- Revisión de relaciones de gasto.

- Otros.

3) ESPECIFICACIÓN


Se requiere de una educación universitaria en áreas de conocimientos contables,

productivos y administrativos. Necesita una experiencia mayor a un (1) año para

desempeñar las funciones inherentes a su cargo.

ADIESTRAMIENTO.

Se requiere de un periodo de seis (6) meses para conocer la organización de su


INICIATIVA.

Debe desarrollar una iniciativa constante para sugerir soluciones a los problemas

detectados en la Empresa durante el desarrollo de sus funciones.




Debe desarrollar gran habilidad visual, agilidad mental y alta capacidad de

racionamiento para el desempeño de sus funciones.


Es un trabajo que requiere un nivel alto de responsabilidad y concentración ya que los

informes que se generan en el Departamento influyen en la toma de decisiones por

parte de la Gerencia.

RESPONSABILIDADES.

Por supervisión de personal: Es responsable del buen desempeño del Auxiliar

de Auditoría Interna.

Por materiales, equipos o herramientas: Es responsable por el cuidado y el

buen uso de equipos como computador e impresora, calculadora y demás

implementos de oficina.

Por métodos y procesos: Es responsable por métodos y procesos contables

que afecten la contabilidad y el presupuesto de la Empresa.

Por documentos o dinero: Es responsable por el archivo de documentos que

llegan a su área como planillas de liquidación de pedidos y planillas.







ATRIBUCIONES.

La persona responsable del cargo tiene atribuciones para:

Sugerir posibles soluciones de problemas que se estén presentado dentro de la

Empresa.

Solicitar documentos e información de las deferentes dependencias de la

Empresa y la Distribuidora.

Viajar a la planta a dar solución algún problema presentado.

Hacer la liberación de productos.

LIMITACIONES.



Tomar decisiones sobre algún cambio que deba hacerse.



Auxiliar de Auditoría Interna: Para delegar funciones y para recibir la planilla de

control de producto.

Auxiliar contable, financiero y administrativo: Para revisar información que se

deba revisar.

Jefe de Producción: Para recibir planillas, realizar inventarios de productos en

la planta.

Secretaria de Contabilidad: Para recibir y revisar los cheques de pago.

Jefe Administrativo: Para presentar informes solicitados por él.

Gerente General: Para presentar informes solicitados por él.

Todas las dependencias: Para resolver dudas en su área y solicitar información

de las mismas.


Personas ajenas a la Empresa como Abogados, Fiscalía, Ente certificador,

Compañías de Seguros, etc. que se puedan necesitar en un momento dado para

resolver problemas de la Empresa.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Secretaria de Ventas.

Jefe inmediato : Jefe de Ventas.





Depende de : Jefe de Ventas.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza asistencial, encargado de la elaboración de documentos y

manejo de información referente a las ventas de producto.

Reporta a:

Jefe de Ventas: Cualquier información solicitada referente a sus funciones.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Recibir, procesar y analizar toda la información derivada de la venta de productos a las

diferentes dependencias de su área a fin de tener claridad en las operaciones de los

compradores, mercaderistas, etc.


Elaborar documentos del área de ventas para el personal interno.

Elabora documentos para clientes de la empresa.

Facturar pedidos hasta el ingreso de la facturadora.


MANEJAR TODOS LOS ASUNTOS RELACIONADOS CON LAS FACTURAS

DE CONTADO DE PEDIDOS DE PRODUCTOS.

- Recibiendo las facturas de los compradores.

- Registrando en un libro, la ruta de entrega las facturas y los números de

consecutivos.

- Archivando las facturas por orden de consecutivos.

ELABORAR DOCUMENTOS COMO:

- Comunicados.

- Formatos sustitutivos de pago para el personal de ventas.

- Cartas.

- Cartas de pignoración y despignoracion de vehículos de la empresa.

- Relaciones de pagos del Departamento de Ventas.





cualquier proceso.





RELACIONAR MENSUALMENTE LOS PAGOS DE FLETES.

- Recibiendo la relación de fletes por parte de logística.

- Sacando los valores totales por comprador y distribuidores que cobra fletes.

- Elaborando un formato de pago.

- Haciendo firmar los formatos por el Jefe de Ventas.

RELACIONAR QUINCENALMENTE LOS PAGOS DE RENTABILIDADES

ACUMULADAS A LOS COMPRADORES.

- Anotando diariamente en un libro las horas extras que los venderos laboran.

- Emitiendo un cuadro resumen de las horas extras de cada vendedor en el

mes.

- Enviando el cuadro a Recurso Humano para que sea ingresado a nomina.


FACTURAR PEDIDOS DE COMPRADORES.

- Tomando los pedidos de los compradores que llegan hasta el ingreso de la

Facturadora.

- Facturando los pedidos en el programa de pedidos.

- Imprimiendo las Facturas.

- Entregando las copias de las facturas a quien corresponda.

ELABORAR CARTAS POR CAMBIO DE PRECIOS EN LOS PRODUCTOS.

- Especificando por escrito a todos los clientes el cambio de precio en los

productos y cuál es el nuevo precio.

- Entregando a los vendedores dichas cartas para se entregadas a los

respectivos clientes.

ELABORAR COMUNICADOS DE CODIFICACIÓN DE NUEVOS

COMPRADORES.

- Elaborando el comunicado.

- Haciendo firmar el comunicado por el jefe de ventas.

- Enviando el comunicado a despachos y Auditoria para que se realicen los

respectivos cambios.

3) ESPECIFICACIÓN


Se requiere de un técnico en áreas de conocimientos contables, productivos y

administrativos. Necesita una experiencia mayor a un (1) año para desempeñar las

funciones inherentes a su cargo.

ADIESTRAMIENTO.



INICIATIVA.


iniciativa constante para solucionar pequeños problemas.




Debe desarrollar gran habilidad visual, destreza y rapidez mental para el desempeño

de sus funciones.


Es un trabajo que requiere un nivel alto de responsabilidad y concentración ya que los

informes que se generan en el Departamento influyen en la toma de decisiones por

parte de la Gerencia.

RESPONSABILIDADES.

Por supervisión de personal: No es responsable por la supervisión de

personal.

Por materiales, equipos o herramientas: Es responsable por el cuidado y buen

uso de los equipos como computadores e impresoras y demás implementos de

oficina.

Por métodos y procesos: No es responsable por métodos y procesos.

Por documentos o dinero: Es responsable por documentos como el formato de

horas extras, carta de codificaciones de productos y cartas de precios.

Por información confidencial: No tiene acceso a la información confidencial.





ATRIBUCIONES.


Elaborar formatos sustitutivos de pago.

Facturar pedidos.

LIMITACIONES.



Remitir relaciones y formatos sustitutivos de pago a Auditoria.



Jefe de Ventas: Para presentar informes solicitados por él. Para hacer autorizar

las relaciones de gastos.

Facturadora: Para resolver asuntos concernientes a la facturación.

Coordinador de Recurso Humano: Para remitir los formatos de horas extras de

los vendedores.


de las mismas.


Compradores: Para elaborar formatos para el pago de fletes y dubas de

facturación.

Clientes: Para enviar cartas de cambio de precio, para recibir llamadas de

reclamos.

Personal en general: Para atender llamadas.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Facturadora.







Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza operativa, encargado del proceso de facturación de los

pedidos de los productos a los diferentes clientes de la empresa.

Reporta a:

Jefatura Administrativa: Cualquier información solicitada referente a sus funciones.

Jefatura de Ventas: Cualquier información solicitada referente a sus funciones.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Tomar, procesar y registrar los pedidos de productos de todos los clientes de la

Empresa de forma directa y a través de las distribuidoras.


Facturar los pedidos de todos los clientes.

Llevar un control mediante el archivo y con otras dependencias del movimiento

de los productos registrado en los pedidos..


SUMINISTRAR INFORMACIÓN SOBRE LAS DEVOLUCIONES POR CAMBIO

EN LOS PEDIDOS.

- Abriendo el archivo con toda la información del movimiento de pedidos del dia

pasado.

- Grabando el archivo en una carpeta de acceso total, para que sistemas

puede ingresar y copiar información.

TOMAR LOS PEDIDOS DE LOS DIFERENTES SUPERMERCADOS.

- Renovando el formato de toma de pedidos con la fecha actual.

- Tomando los pedidos vía telefónica a los mercaderistas.

- Digitando los pedidos en el consolidados de cada ruta.

FACTURAR PEDIDOS DE CADA CLIENTE.

- Consultar en bodega que productos hay en existencia y cuales se van a

producir el día siguiente.

- Sacar de los consolidados de las rutas los productos que no hayan en stock.

- Imprimiendo los consolidados de cada ruta.

- Imprimiendo las facturas para cada cliente.

ARCHIVAR COPIAS DE LAS FACTURAS.

- Separando la copia de la factura ya impresa.

- Archivando la copia por orden de consecutivo.

ENTREGAR FACTURAS A LOS COMPRADORES:

- Organizando por códigos de ruta, las facturas de los pedidos.

- Realizando la entrega correspondiente de cada factura.

LLEVAR UN CONTROL CONJUNTO CON BODEGA Y DESPACHO DE LOS

PRODUCTO FACTURADOS:

- Imprimiendo el consolidado total de pedidos.

- Comparando que coincida el consolidado general con el programa de

facturación.





cualquier proceso.





RELACIONAR QUINCENALMENTE LO FACTURA CON LOS INVENTARIOS.

- Imprimiendo la relación del total de pedido q salió de la Empresa.

- Realizando la comparación con el inventario físico.


COLABORAR CON ASUNTOS RELACIONADOS CON SU ÁREA.

- Elaborando documentos como cartas, comunicados, etc.

- Realizar formatos de gastos de las vendedores y mercaderistas.

3) ESPECIFICACIÓN


Técnico en contabilidad y sistemas. Necesita una experiencia mayor a un (1) año para

desempeñar las funciones inherentes a su cargo.

ADIESTRAMIENTO.



INICIATIVA.






Debe desarrollar gran habilidad visual, destreza y rapidez manual y mental para el



Las labores que realizan son competitivas; requiere de mucho cuidado en la toma de los

pedidos y su digitación.

RESPONSABILIDADES.

Por supervisión de personal: No es responsable por la supervisión de

personal.



oficina.

Por métodos y procesos: Es responsable por el proceso de facturación.

Por documentos o dinero: Es responsable por documentos como facturas.

Por información confidencial: Es responsable por la clave de acceso al

programa de facturación.





ATRIBUCIONES.


Ordenar a producción algún pedido grande de uno o varios productos.

Consultar inquietudes con su jefe inmediato.

LIMITACIONES.


de un superior para ejecutar funciones que involucren toma de decisiones.


Bodega: Para consultar faltantes de productos y para enviar copia de

consolidado general.

Jefe Administrativo: Para presentar informes solicitados por él.

Jefe de Ventas: Para presentar informes solicitados por él.


de las mismas.


Mercaderistas: Para tomar pedidos de los supermercados..

Compradores: Para entregar la factura de los pedidos.

Clientes: Para tomar los pedidos.



PERFIL DEL CARGO

1) IDENTIFICACION

Nombre del cargo : Coordinador de Logística.

Jefe inmediato : Jefe de Ventas.

Autoridad sobre : Conductores.

Supervisa a : Conductores.



Depende de : Jefe de ventas.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza coordinadora, encargado de supervisar que los productos de

la Empresa lleguen a los clientes a tiempo y sin mayores contratiempos, con el fin que

no disminuyan las ventas en los mismos.

Reporta a:

Jefatura de Ventas: Para el pago de fletes y cuadro de devoluciones.

Auditoria: Relación de gastos.

2) DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Planear, coordinar y supervisar el trabajo de empleados que realizan funciones de

despacho, almacenamiento y distribución de los productos terminados de la Empresa

hasta los clientes.


Planificar las rutas de los vendedores.

Solucionar problemas de transporte.

Elaborar pedidos para los clientes.


REGISTRAR PEDIDOS DE LAS DISTRIBUIDORAS.

- Recibiendo por teléfono o vía internet los pedidos de las distribuidoras.

- Registrando en un libro dichos pedidos.

- Elaborando las órdenes de fabricación respectivas.

PLANEAR LOS VEHÍCULOS A CARGAR Y LAS RUTAS PARA ABASTECER A

LOS CLIENTES Y LAS DISTRIBUIDORAS.

- Mirando en el formato de pedido logístico el peso de la carga.

- Programando en que vehículo se envía la carga.

- Programando la ruta a seguir por cada vehículo con el fin de optimizar la

capacidad del camión y los tiempos de entrega.

CONTROLAR EL MONTO DE VIÁTICOS DE LOS CONDUCTORES.

- Recibiendo las facturas de los gastos de los conductores.

- Revisando la justificación de dicha factura .

- Sumando los valores de cada factura.

- Realizando la relación de gastos.

- Enviando la relación de gastos a contabilidad.


- Llevando de forma ordenada los recibos o facturas que se generan por

cualquier gasto.

- Haciendo el rembolso de dinero cuando este se agote.

CONTROLAR LOS FLETES.

- Recibiendo los recibos de autorización para el pago de fletes.

- Digitando la información de dichos recibos en una hoja de cálculo.

- Imprimiendo las cuentas de cobro.

- Enviando la cuenta de cobro a la secretaria de ventas

CONTROLAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS

VEHÍCULOS.

- Llevando a los diferentes talleres de la ciudad cotizaciones para los diferentes

mantenimientos.

- Haciendo la requisición al departamento de compras para el arreglo de

vehículos.

- Programar el mantenimiento preventivo de vehículos.

LLEVANDO UN CONTROL DEL ÁREA LOGÍSTICA.

- Realizando estadísticas de venta a los clientes, a través del pedido logístico.

- Realizando un control de movimiento en el almacén de productos terminados.





cualquier proceso.





IMPRIMIR QUINCENALMENTE LAS PLANILLAS DE LOS FLETES PARA EL

PAGO A LOS TRANSPORTADORES.

- Generando el formato en que lleva diariamente el control de fletes.

ELABORAR MENSUALMENTE INFORMES DE SU ÁREA.

- Elaborando cuadros comparativos de ventas, devoluciones, porcentajes de

crecimiento, con la información obtenidas de los despachos.

REALIZAR MENSUALMENTE LOS TRÁMITES LEGALES DE LOS VEHÍCULOS

DE LA EMPRESA.

- Reuniendo los respectivos requisitos para tramitar seguros obligatorios y

generales para los vehículos de la empresa.

- Realizando pagos como impuestos, rodamiento, etc. de los mismos.


REALIZAR ACTIVIDADES VARIAS DE SU AREA.

- Visitando talleres para mantenimiento de vehículos.

- Visitando clientes por problemas de calidad.

- Solicitando cotizaciones varias.

- Pagando gastos.

- Resolviendo problemas de transporte cuando este se vea interrumpido.

- Realizando listados de devoluciones de venta.

- Supervisando el trabajo realizado por el encargado de oficios varios y

aseo de planta.

3) ESPECIFICACIÓN


Universitaria en el área de Administración o Logística. Para el buen desarrollo de sus

funciones necesita una experiencia de mínimo un (1) año.

ADIESTRAMIENTO.

Se requiere de un periodo de tres (3) mese para conocer la organización de su


INICIATIVA.






Debe desarrollar gran habilidad verbal, auditivita y destreza manual, para el



Las labores que realizan requieren de mucha disponibilidad de tiempo y estar

disponibles las 24 horas del día.

RESPONSABILIDADES.

Por supervisión de personal: Es responsables por el buen desempeño de

conductores, auxiliares de conductores, encargado de oficios varios y aseo de

planta.



oficina.

Por métodos y procesos: Es responsable por métodos y procesos que afecten

la distribución de los productos de la Empresa y por trámites legales de los

vehículos.

Por documentos o dinero: Es responsable por el dinero de caja de menor y las

relaciones de gastos.


responsable por su confidencialidad.




eléctricos.

ATRIBUCIONES.


Conseguir transporte para la distribución de los productos.

Remitir vehículos de la empresa a mantenimiento.

Solucionar problemas de distribución de productos

LIMITACIONES.



Disponer de los dineros de caja menor para gastos personales.



Distribuidores: Para recibir el pedido de productos.

Secretaria de ventas: Para enviar cuantas de cobro.

Jefe de Compras: Para solicitar requisición de mantenimiento de vehículos de la

empresa.


de las mismas.


Talleres: Para solicitar precio de los arreglos de los vehículos de la Empresa.

Conductores: Para solicitar el servicio de transporte cuando los conductores de

las rutas no puedan aplicar.

Clientes: Para llevar una comunicación directa referente al producto.

ABORADÓ: Andrés Salinas REVISADÓ: Natalia Toro APROBADÓ: William Sanclemente


MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INTRODUCCION.

CÓDIGO: MP-PE-INTRO

VERSIÓN: 001-21-11-2011

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COMERCIALIZADORA AGUA PUREZA

S.A.S

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS ESTRATEGICOS

GERENCIAL

CÓDIGO: MP-PE-G-001

VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: GERENCIAL

1.2 AREA TITULAR: GERENCIA GENERAL

1.3 OBJETIVO: Crear un valor agregado previendo, organizando, mandando, coordinando y

controlando toda la empresa maximizando el valor de la empresa para los accionistas.

1.5 ALCANCE: Planear, dirigir y controlar la comercializadora agua pureza.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Contabilidad

PUNTO FINAL: Junta de socios

1.7 FORMATOS O IMPRESOS:

1.8 VALOR AGREGADO: Mejora continúa en toda la organización.

1.9 RIESGOS: Mala planeación y gestión administrativa.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS: Junta de socios.

1.11 TIEMPO TOTAL EMPLEADO:

1.11 MARCO LEGAL:

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO

ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACIÓN SALIDAS O RESULTADOS

Recursos

presupuestales.

Indicadores e

información externa

adicional.

GERENCIAL

Informes a los

socios.

Formulación de

planes


GERENCIAL


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Documentos y

reportes.

Reglas internas.

Índices e indicadores

de todas las áreas de

empresa.

Documentos de

contratos.

Manual de calidad

Manual de funciones

Manual de procesos y procedimientos.

Información externa.

organizaciones.

Presupuestos

aprobados-

Evaluación y

análisis de los

indicadores.

Formulación de

Proyectos vitales

para la compañía.

Conclusiones y

Análisis de

variables internas

y externas.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO

GERENCIA

DOCUMENTO: MP-PE-G-001

No. orden

Procedimiento Responsable Área Tiempo

Estimado Usuarios

1. Contabilidad Contadora Gerencia General

2. Plan Estratégico. Gerente general Gerencia General


GERENCIAL


VERSIÓN: 001-21-11-2011

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3. Verificación y

Control de presupuestos.

Gerente general Gerencia General

4. Junta de socios Gerente general Gerencia General Junta de socios


GERENCIAL


VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTABILIDAD

1.2 RESPONSABLE: Contador.

1.3 OBJETIVO: Cumplir las obligaciones contables a nivel legal y brindar información financiera útil

a la compañía.

1.4 ALCANCE: Presentar Balance general y Estados de resultados con todos los componente

exigidos por la normatividad contable Colombiana con información verídica y útil para la

compañía.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Extracción de información básica de facturación e inventarios y costos.

PUNTO FINAL: Aprobación de estados financieros.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Balance general, estado de resultados.

1.7 RIESGOS:

1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión contable.


OBSERVACIONES: Hasta el momento la contabilidad se maneja como un servicio outsourcing.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CONTABILIDAD


No Actividad Responsable Área Tiempo Frecuencia

D S M O

1. Extracción de información básica de facturación, inventarios,

Contador Gerencia general

X


GERENCIAL


VERSIÓN: 001-21-11-2011

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gastos administrativos y de ventas.

2. Presentación de estados financieros.

Contador Gerencia general X

3 Aprobación de estados financieros.

Gerente General. Gerencia general X


GERENCIAL


VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Plan estratégico de la empresa

1.2 RESPONSABLE: Gerente general.

1.3 OBJETIVO: Analizar toda la información útil que genera la empresa y factores externos de

interés para su aprovechamiento por la compañía.

1.4 ALCANCE: Crear y evaluar los planes estratégicos de la organización generados a partir de

toda la información analizada.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: .Evaluación de indicadores atados a objetivos de calidad.

PUNTO FINAL: Reuniones ejecutivas trimestrales de monitoreo y planeación

1.6 FORMATOS IMPRESOS:

1.7 RIESGOS:

1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de informes por la junta de socios.


OBSERVACIONES:


PLAN ESTRATEGICO DE LA EMPRESA



D S M O

1. Evaluación de indicadores atados a objetivos de calidad.

Gerente general Gerencia general

X

Revisión de la Gerente general Gerencia general


GERENCIAL


VERSIÓN: 001-21-11-2011

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capacidad financiera de la empresa.

2. Formulación y evaluación de proyectos gerenciales.

Gerente general Gerencia general X

4. Recolección de información externa útil ala compañía.


X

5. Redacción del Plan estratégico de la compañía.


X

6. Socialización del plan estratégico de la compañía


X

7. Reuniones ejecutivas trimestrales de monitoreo y planeación.


X


GERENCIAL


VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: VERIFICACION Y CONTROL DE PRESUPUESTOS.

1.2 RESPONSABLE: Gerente General

1.3 OBJETIVO: Optimizar la asignación presupuestal de cada uno de los presupuestos de la

empresa.

1.4 ALCANCE: Controlar y supervisar la ejecución del presupuesto las áreas de la empresa

corrigiéndolo en caso de ser necesario.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Evaluación de presupuestos preliminares de las diferentes áreas de la

organización.

PUNTO FINAL: Evaluación de la ejecución del presupuesto de todas las áreas.


1.7 RIESGOS: Robos presupuestales, presupuestos insuficientes.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de informes por la junta de socios.


OBSERVACIONES: El plan de acción de la empresa se realizara 1 vez al año y debe cumplir como

mínimo los requisitos adjuntos en el instructivo MP-PA-A-002-A.


VERIFICACION Y CONTROL DE PRESUPUESTOS



D S M O


GERENCIAL


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1. Evaluación de presupuestos preliminares de las diferentes áreas de la organización.


X

2. Recepción de presupuestos de todas las áreas de empresa.


2. Asignación de límites de variación a las asignaciones presupuestales.

Gerente general Gerencia general X

3. Aprobación de las asignaciones presupuestales.


X

4. Monitoreo y control de las asignaciones presupuestales.


X

5. Evaluación de la ejecución del presupuesto de todas las áreas.



GERENCIAL


VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: JUNTA DE SOCIOS

1.2 RESPONSABLE: Gerente general.

1.3 OBJETIVO: Participar y recoger opiniones de los socios de la compañía sobre su desempeño y

metas.

1.4 ALCANCE: Presentar los resultados de su gestión ante la junta de socios y recibir sugerencia u

observaciones a ser tenidas en cuenta.

1.8 LIMITES

PUNTO INICIAL: Realización de informe a los socios

PUNTO FINAL: Cierre y firma de actas


1.7 RIESGOS:

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:


OBSERVACIONES: Esta junta se realiza una vez al año o cada vez que se necesite por alguna razón

en particular.


JUNTA DE SOCIOS



D S M O

1. Realización de informe a los socios.

Gerente General Gerencia General

X

2. Socialización de informe Gerente General Gerencia General X


GERENCIAL


VERSIÓN: 001-21-11-2011

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a los socios.

3. Exposiciones de gerentes y directores de cada área.

Gerentes de área y Directores.

X

4. Recolección de opiniones y Opiniones.

Gerente General Gerencia General

X

5. Cierre y firma de actas Gerente General Gerencia General X


ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

CÓDIGO: MP-PE-AC-001

VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Aseguramiento de la calidad

1.2 AREA TITULAR: ADMINISTRACION.

1.12 OBJETIVO: Administrar el Sistema de Gestión de Calidad dando cumplimiento a los

requisitos del estándar ISO 9001:2008.

1.13 ALCANCE: Planear, ejecutar y rendir cuentas de las operaciones de control del

funcionamiento de sistema de gestión de calidad dentro de la compañía.

1.14 LIMITES

PUNTO INICIAL: Seguimiento y medición de SGS

PUNTO FINAL: Revisión por la dirección


1.16 VALOR AGREGADO: La calidad como estilo de administración dentro de la empresa.

1.17 RIESGOS: Excesos o carencias de control en los procedimientos.

1.18 CONTROLES EJERCIDOS: Auditorías internas, revisión por la dirección.


1.11 MARCO LEGAL:



Quejas y reclamos.

Servicio no


Informes de

actividades.




VERSIÓN: 001-21-11-2011

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conforme.

Norma ISO

9001:2008

Manual de calidad.

Política y objetivos

de calidad.

Indicadores de

gestión.

Resultado de

auditorías anteriores.

Documentos de

estandarización.

Indicadores de

calidad en los

productos.

Indicadores de

calidad sobre los

procesos

Ejecución de

planes

organizaciones.

Órdenes y

formatos de

compras.

Ordenes de

pagos.

Registros de los

indicadores.

Proyectos.

Estadísticas

generales de la

organización.

Conclusiones y

análisis de

variables internas

y externas.

Manual de

procesos y




VERSIÓN: 001-21-11-2011

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procedimientos

Manual de

funciones.



DOCUMENTO: MP-PE-AC-001

No. orden


Estimado Usuarios

1. Seguimiento y

Medición del SGS. Director de

calidad Aseguramiento de

la calidad

2. Control de

documentos Director de


la calidad

3. Control de registros Director de


la calidad

4. Auditoria interna. Director de


la calidad

5. Control de producto

no conforme. Director de


la calidad

6. Acciones

preventivas y correctivas.

Director de calidad

Aseguramiento de la calidad

7. Revisión por la

dirección. Director de


la calidad




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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL SGS.

1.2 RESPONSABLE: Director de calidad.

1.3 OBJETIVO: Determinar, recopilar la información para medir la idoneidad del SGS y para

evaluar donde pueden ser realizarse la mejora continua del mismo.

1.4 ALCANCE: Mantener vigente, idóneo y actualizado todo el sistema de gestión de calidad.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Revisión de los procesos y tareas de medición del SGS

PUNTO FINAL: Revisión de resultados de auditoria interna

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Manual de calidad, Informe de acciones correctivas o

preventivas, Formato de clientes

1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: En cada una de la tareas descritas a continuación es posible la detección de

reclamaciones, no conformidades o riesgo de no conformidades lo que desencadena

inmediatamente en un procedimiento de acción correctiva o preventiva.

Las encuestas de satisfacción del cliente se realizaran, una vez por año.

La revisión de los resultados de la Auditoria interna se realizara inmediatamente termine la

auditoria interna.


SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL SGS





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D S M O

1. Revisión de los procedimientos o tareas de medición.

Director de calidad Aseguramiento de la calidad

X

2. Realización de encuestas de monitoreo a satisfacción del cliente (Formato de clientes).


X

3. Socialización con nuestros clientes de canales de comunicación para la atención de quejas y reclamos.


X

4. Atención de quejas y reclamos.


X

5. Evaluación de los indicadores mensuales de los objetivos de calidad de todos los procesos de la empresa.


X

6. Revisión de registros algunos de la empresa.(muestreo)


X

7. Revisión de resultados de auditoria interna


X




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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS


1.3 OBJETIVO: Mantener a la organización con documentación útil que satisfaga las necesidades

del sistema de gestión de calidad.

1.4 ALCANCE: Diseñar documentos que ayuden a el buen funcionamiento de la empresa,

acompañado de instruir y garantizar la operación del sistema de gestión de calidad por

medio de la correcta utilización de los mismos.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Revisión de solicitudes de nuevo, cambio o eliminación de documentos

PUNTO FINAL: Actualización del listado maestro de documentos

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Documentos del sistema de gestión de calidad, Solicitud de

novedad en documento del SGS.

1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: Este procedimiento aplica para todos los documentos de la compañía

incluyendo Manual de calidad, Manuales de funciones, Manuales de procesos y procedimientos,

Instructivo, formatos etc...

Este procedimiento cuenta con un instructivo que explica a mayor profundidad algunos aspectos

importantes.

La secretaria cuenta con todos los documentos de la empresa en su archivo general debidamente

ordenados, para su préstamo o fotocopiado controlado en caso de ser necesario.





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D S M O

1. Revisión de solicitudes de nuevo, cambio o eliminación de documentos.


X

2. Recopilación de la información necesaria para la creación o modificación del documento.


X

3. Redacción o Cambio de contenido del documento.


X

4. Guardado de documento con identificación de los cambios.


5. Guardado de obsoleto con debida identificación si es necesario.


6. Selección del modo de almacenamiento y codificación.


X

7. Socialización del documento.


X

7. Periodo de prueba Director de calidad Aseguramiento de la calidad

8. Retroalimentación y aprobación.


X

9. Actualización del listado maestro de documentos.


X




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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS


1.3 OBJETIVO: Mantener información importante y útil para la empresa segura y disponible para

su utilización

1.4 ALCANCE: Mantener la Información de la empresa segura y disponible para su uso.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Toma de formatos originales y fotocopiado

PUNTO FINAL: Revisión de registros


1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: el préstamo de registro obliga a la firma de una bitácora, para monitorear la

disposición de los registros de empresa.

Cada procedimiento que lleve intrínseco el llenado de algún documento impreso con (registros)

deberá entrar en coordinación con la tarea 3 de este procedimiento y la tarea llamada entrega y

aprobación de registros de cada procedimiento en particular con la posible intervención de la

secretaria general.

Una vez por año se realizara la revisión de registros con la intención de asegurar la conservación

de los registros necesarios, dentro del tiempo de retención, y eliminar los que no son ya

necesarios.





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CONTROL DE REGISTROS



D S M O

1 Toma de formatos originales y fotocopiado


X

2 Distribución a funcionarios responsables de su diligenciamiento


X

3. Recolección y aprobación de registros


X

4. Almacenamiento de registros.


X

5. Préstamo de registros. Secretaria general Aseguramiento de la calidad

X

6. Entrega de registros. Secretaria general Aseguramiento de la calidad

X

7. Revisión de registros Director de calidad Aseguramiento de calidad

X




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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AUDITORIA INTERNA

1.2 RESPONSABLE: Auditor de calidad.

1.3 OBJETIVO: Evaluar si es sistema de gestión de calidad es conforme a las disposiciones

planeadas y se acoge a los lineamientos de la norma ISO 9001-2008

1.4 ALCANCE: Planear y llevar a cabo el procedimiento de auditorías así como reportar las no

conformidades encontradas durante el proceso.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Selección del auditor interno de calidad

PUNTO FINAL: Codificación y guardado del informe final de auditoria

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Informe final de auditoria.

1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: Anexo a este procedimiento esta una descripción del perfil del auditor interno

para garantizar que en desempeño de sus labores sea satisfactoria.


AUDITORIA INTERNA



D S M O

1 Selección del auditor interno de calidad.

Gerente General Administración.

2 Entrega y posterior Director de calidad Aseguramiento de




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lectura del manual de calidad y los procesos y procedimientos de la empresa.

la calidad.

3. Entrega y posterior lectura de los informes de auditorías anteriores.


X

4. Planeación y cronograma de auditorías.

Auditor interno

X

5. Ejecución de auditoria interna.

Auditor interno

X

6. Presentación de informe final de auditoria

Auditor interno

X

7. Codificación y guardado del informe final de auditoria.





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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME.


1.3 OBJETIVO: Generar acciones a que corrijan las causas que producen productos no conformes.

1.4 ALCANCE: Detectar problemas y buscar soluciones a la producción de productos no

conformes.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Revisión formato Control diario de producción

PUNTO FINAL: Llenado del informe de no conformidad. (Verificación de cierre).

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de acciones preventivas o correctivas.

1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: La tarea acciones pertinentes conlleva a la toma ya sea de una acción

preventiva o correctiva según sea el caso.


CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME



D S M O

1. Revisión formato Control diario de producción.


X

2. Actualización del Director de calidad Aseguramiento de X




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monitoreo estadístico de la producción (cartas de control)

la calidad

3. Detección de no conformidades.

Jefe de planta o director de calidad

Producción y aseguramiento de la calidad

4. Llenado informe de no conformidad (encabezado y descripción).

Jefe de planta o director de calidad

Producción y aseguramiento de la calidad

5. Análisis de causas. Director de calidad Aseguramiento de la calidad

X

6. Planteamiento de posible soluciones de corto y largo plazo


7. Llenado de informe de no conformidad (Acciones para la solución asignación de Plazo)


8. Acciones pertinentes. Jefe de Planta Área de producción X

9. Llenado de informe de no conformidad (Acciones para la solución realización).


10. Verificación de efectividad de las acciones.


11. Llenado del informe de no conformidad. (Verificación de cierre).





VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS


1.3 OBJETIVO: Tomar las acciones pertinentes para encaminar la empresa por el camino de la

mejora continua y el aseguramiento de la calidad.

1.4 ALCANCE: Dar un adecuado manejo alas detecciones de no conformidades y riesgo de no

conformidades asignando acciones preventivas o correctivas a los responsables para dar

soluciones a las causas y evaluando si fueron satisfactorias o no.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Llenado informe de no conformidad (encabezado y descripción).

PUNTO FINAL: Llenado del informe de no conformidad. (Verificación de cierre).

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de acciones correctivas o preventivas.

1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: En caso de no darse por satisfactoria la evaluación de las acciones tomadas, se

dará paso a la apertura de un nuevo informe de acciones correctivas o preventivas, que estará

referenciada en el registro actual.


ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS



D S M O




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1. Llenado informe de no conformidad (encabezado y descripción).

Director de Calidad Aseguramiento de la calidad

X

2. Recepción de otros informes de no conformidad (apertura y descripción).


X

3. Retroalimentación con el personal involucrado.


4. Análisis de causas. Director de Calidad Aseguramiento de la calidad

X

5. Planteamiento de posible soluciones de corto y largo plazo


6. Llenado de informe de no conformidad (Acciones para la solución asignación de Plazo)


X

7. Acciones pertinentes. Director de Calidad Aseguramiento de la calidad

X

8. Llenado de informe de no conformidad (Acciones para la solución realización).


X

9. Verificación de efectividad.


X

10. Llenado del informe de no conformidad. (Verificación de cierre).


X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVISION POR LA DIRECCION.


1.3 OBJETIVO: Proyectar y retroalimentar el sistema de gestión de calidad con las observaciones y

sugerencias de los socios.

1.4 ALCANCE: Exponer el desempeño del sistema de gestión de calidad y analizar las

observaciones y sugerencias de las directivas para acoger sus opiniones.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recolección de indicadores atados a objetivos de calidad en toda la

empresa

PUNTO FINAL: Documentación de acciones correctivas o preventivas producto de la

revisión del sistema de gestión de calidad.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Informe de acciones correctivas o preventivas.

1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES


REVISION POR LA DIRECCION.



D S M O

1. Recolección de Director de calidad Aseguramiento de




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indicadores atados a objetivos de calidad en toda la empresa.

la calidad

2. Recolección de resultados de auditorías internas de calidad.


3. Recolección de información proveniente de formato informe de acciones correctivas o preventivas.


4 Recolección de reclamos de los clientes.


5 Acciones correctivas y preventivas de anteriores reuniones.


6. Redacción informe general del Director calidad.


7 Reunión de revisión por la dirección del sistema de gestión de calidad.

Gerente General Gerencia general

X

8. Documentación de aportes y sugerencias al sistema de gestión de calidad.


9. Documentación de acciones correctivas o preventivas producto de la revisión del sistema de gestión de calidad.


MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS MISIONALES

ADMINISTRACION Y FINANZAS

CÓDIGO: MP-PM-AF-001

VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1.1 NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

1.2 AREA TITULAR: GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

1.3 OBJETIVO: Propender utilizar adecuadamente los recursos con el fin de direccionar y

soportar el control de los aspectos primordiales de la organización que le permitan

operar de manera adecuada y eficiente cumpliendo metas de crecimiento continuo.

1.20 ALCANCE: Aprovisionar a la comercializadora agua pureza con los recursos

presupuestales y humanos aprobados además de ejecutar satisfactoriamente los

proyectos gerenciales.

1.21 LIMITES

PUNTO INICIAL: Nomina

PUNTO FINAL: Ejecución de proyectos gerenciales


1.23 VALOR AGREGADO: Mejora continúa en toda la organización.

1.24 RIESGOS: Mala planeación y gestión administrativa.

1.25 CONTROLES EJERCIDOS: Junta de socios.


1.11 MARCO LEGAL:



Recursos

Informes a los




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presupuestales.

Documentos y

reportes.

Presupuestos

aprobados con sus

límites de variación.

Reglas internas.

Índices e indicadores

de todas las áreas de

empresa.

Información de

empleados

Necesidades técnicas

y operativas de la

empresa.

Pronósticos de

ventas.

Proyectos

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

socios.

Presupuestos

ejecutados

dentro de las

variaciones

aceptadas.

Indicadores de la

empresa

organizados.

Empleados

idóneos y

motivados.

Contrataciones

de personal

idóneo.

Materia prima.

Ejecución de

Proyectos

gerenciales.

Otros insumos.




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gerenciales.

Solicitudes de otros

insumos.


financieros.

Manual de calidad

Manual de funciones

Manual de procesos y procedimientos.

Recursos

financieros

disponibles para

las disposiciones

presupuestales

aprobadas.


ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DOCUMENTO: MP-PM-AF-001

No. orden


Estimado Usuarios

1.. Nomina Gerente

admirativo y financiero

Gerencia administrativa y

financiera

Todos los empleados de la

compañía

2. Reclutamiento Gerente

admirativo y financiero


financiera

3. Plan de

capacitaciones

Gerente admirativo y

financiero


financiera


compañía




VERSIÓN: 001-21-11-2011

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4. Evaluación de desempeño


financiero


financiera

5. Plan de salud ocupacional


financiero


financiera


compañía

6. Compras de

materia prima


financiero


financiera Producción

7. Compras de otros

insumos


financiero


financiera

8. Ejecución de

proyectos gerenciales


financiero


financiera




VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 34 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Nomina

1.2 RESPONSABLE: Gerente Administrativo y financiero.

1.3 OBJETIVO: Dar una remuneración justa a todos los miembros de la empresa.

1.4 ALCANCE: Empleados motivados y comprometidos con la empresa.

1.10 LIMITES

PUNTO INICIAL: Realización curva salarial de la compañía.

PUNTO FINAL: Pago de nómina.


1.7 RIESGOS:

1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Auditoria interna


OBSERVACIONES:


Nomina



D S M O

1. Realización curva salarial de la compañía.

Gerente Administrativo y

financiero

Administración y finanzas

X

2. Reporte de horas trabajadas por empelados de producción.

Jefe de Planta Producción. X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

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3. Liquidación de parafiscales


financiero


X

4. Liquidación de nómina. Gerente Administrativo y

financiero


X

5. Gestión de recursos financieros internos o externos necesarios con autorización del gerente general.


financiero


6. Pago de nómina. Gerente Administrativo y

financiero


X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 36 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reclutamiento.

1.2 RESPONSABLE: Gerente administrativo y financiero

1.3 OBJETIVO: Seleccionar los mejores candidatos para cada cargo buscando el beneficio de la

empresa.

1.4 ALCANCE: Nuevos empleados que desempeñen sus funciones con eficiencia y eficacia.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Selección

PUNTO FINAL: Entrenamiento


1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: Este procedimiento se inicial al momento en que la empresa detecte una

necesidad de personal en cualquiera de sus áreas.


Reclutamiento



D S M O

1. Selección Gerente Administrativo y

financiero


X

2. Contratación Gerente Administración y X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

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Administrativo y financiero

finanzas

3. Inducción Gerente Administrativo y

financiero


X

4. Entrenamiento Gerente Administrativo y

financiero


X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLAN DE CAPACITACIONES.


1.3 OBJETIVO: Mantener a la organización actualizada en los temas de interés relacionados con su

quehacer diario y su proyección futura.

1.4 ALCANCE: Personal de la empresa actualizado en las temáticas novedosas relacionadas el

quehacer de la empresa.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Estudio de temática pertinentes a la organización

PUNTO FINAL: Exposición en reunión de revisión del sistema de gestión de calidad por

parte de la dirección.


1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES:


PLAN DE CAPACITACIONES



D S M O

1. Estudio de temática pertinentes a la organización


financiero


X

2. Observación de Gerente Administración y X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

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programas académicos en el SENA y universidades locales.

Administrativo y financiero

finanzas

3. Propuestas educativas a los empleados de la empresa.


financiero


4. Redacción plan de capacitaciones.


financiero


5. Ejecución del plan de capacitaciones


financiero





VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACION DE DESEMPEÑO


1.3 OBJETIVO: Medir el desempeño de los empleados de la compañía

1.4 ALCANCE: Mantener un buen desempeño de los empleados de la compañía.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Comparación entre el desempeño de cada empleado con el de sus

compañeros del mismo nivel.

PUNTO FINAL: Llenado de formato reporte de no conformidad (Verificación de cierre)


1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: Esta evaluación se realiza una vez al año o cada vez que se necesite por alguna

razón en particular, haciendo especial énfasis en los empleados nuevos.


EVALUACION DE DESEMPEÑO



D S M O

1. Comparación entre el desempeño de cada empleado con el de sus compañeros del mismo


financiero


X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 41 de 84

nivel.

2. Revisión de bitácora de eventos críticos.


financiero


X

3. Realización de autoevaluaciones.


financiero


X

4. Busca de causas y soluciones a los problemas de desempeño.


financiero


X

5. Llenado de formato reporte de no conformidad (Apertura, descripción, acciones para la solución)


financiero


X

6. Verificación de efectividad de acciones

Director calidad Aseguramiento de la calidad

X

7. Llenado de formato reporte de no conformidad (Verificación de cierre)


X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

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1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Plan de salud ocupacional


1.3 OBJETIVO: Eliminar los accidentes laborales y corregir los hábitos que estimulan el desarrollo

de las enfermedades del trabajo

1.4 ALCANCE: Elaborar el plan de salud ocupacional y supervisar su cumplimiento por todos los

colaboradores de empresa

1.7 LIMITES

PUNTO INICIAL: Diagnóstico de riesgos laborales inminentes.

PUNTO FINAL: Retroalimentación del plan de salud ocupacional


1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: La retroalimentación del plan de salud ocupacional se realizara una vez cada

año.


PLAN DE SALUD OCUPACIONAL



D S M O

1. Diagnóstico de riesgos laborales inminentes.


financiero


X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

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2. Asistir a capacitaciones brindadas por la empresa aseguradora de riesgos profesionales.


financiero


X

3. Diagnosticas posibles enfermedades del trabajo para cada cargo


financiero


X

4. Desarrollo de un panorama de riesgo.


financiero


X

5. Elaboración del plan de salud ocupacional de la empresa


financiero


X

6. Supervisión del cumplimiento del plan de salud ocupacional


X

7. Retroalimentación del plan de salud ocupacional


X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 44 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS DE MATERIA PRIMA.

1.2 RESPONSABLE: Área de Administración y finanzas

1.3 OBJETIVO: Comprar materia prima minimizando costos cumpliendo con los requisitos de

producción.

1.4 ALCANCE: Materia prima de excelente calidad a tiempo en la planta de producción con un

bajo costo.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Actualización formatos proveedores.

PUNTO FINAL: Evaluación de proveedores. (Planta)

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Órdenes de compra, Facturas.

1.7 RIESGOS: Materia prima de mala calidad, impuntualidad en la entregas de materia prima.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión contable, Revisión de inventarios, Auditoria interna.


OBSERVACIONES: Las evaluaciones de proveedores se realizan una vez al año o cada vez que se

ingresa un nuevo proveedor.

Las compras adicionales deberán ser justificadas por escrito mediante un formulario de compra de

materia prima adicional debidamente diligenciado y aprobado por el gerente general.

El formato orden de producción deberá ser recibido una vez por mes como mínimo y cada vez que

una situación extraordinaria lo amerite y puede afectar producción en curso.


COMPRAS DE MATERIA PRIMA

DOCUMENTO:




VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 45 de 84

MP-PM-AF-007


D S M O

1. Actualización formatos de proveedores.


X

2. Actualización listado de proveedores


X

3. Recepción de formato orden de producción.


financiero


X

4. Calculo necesidades de materia prima.


financiero


X



financiero


6. Diligenciamiento formato Compra de materia prima.


financiero


X

7. Ejecución de compras de materia prima.


financiero


X

8. Evaluación de requisitos mínimos de proveedores y su ponderación.


X

9. Evaluación de proveedores. (Planta).


X




VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 46 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS DE OTROS INSUMOS.


1.3 OBJETIVO: Comprar otros insumos necesarios para todas las demás áreas de la empresa

minimizando costos cumpliendo con los requisitos de específicos de cada área, dentro de

los límites de cada presupuesto.

1.4 ALCANCE: Otros insumos de excelente calidad a tiempo en su sitio de utilización.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepción de presupuesto de todas las áreas de la empresa aprobados.

PUNTO FINAL: Recepción de aprobación o negación de presupuestos adicionales.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Órdenes de compra, Facturas.

1.7 RIESGOS: Otros insumos de mala calidad, impuntualidad en la entregas de otros insumos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión contable, Revisión de inventarios, Auditoria interna


OBSERVACIONES: Si la compra de otros insumos se sale de las capacidades técnicas del gerente

administrativo y financiero podrá ser cotizada por el directo beneficiado para ser posteriormente

aprobada.

Las compras adicionales deberán ser justificadas por escrito mediante un formulario de insumos

adicionales debidamente diligenciado y aprobado, después de su aprobación serán tratados como

cualquier otra compra de insumos


COMPRA DE OTROS INSUMOS

DOCUMENTO:




VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 47 de 84

MP-PM-AF-008


D S M O

1. Recepción de presupuesto de todas las áreas de la empresa aprobados.


financiero.


2. Retroalimentación de requisitos técnicos de cada compra.


financiero.




financiero


4. Ejecución de compras de otros insumos para cada área.


financiero.


5. Revisión de compras adicionales de otros insumos dentro del límite asignado a cada presupuesto.


financiero.


6. Ejecución de compras adicionales de otros insumos para cada área.


financiero.


X

7. Reporte de gastos adicionales fuera de los límites de cada presupuesto al gerente general.


financiero.


X

8. Recepción de aprobación o negación de presupuestos adicionales.


financiero.





VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 48 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ejecución de proyectos gerenciales


1.3 OBJETIVO: Ejecutar de manera eficiente los proyectos formulados por la gerencia general,

satisfaciendo las necesidades técnicas, de manera personal o con la colaboración de las

demás áreas de empresa.

1.4 ALCANCE: Ejecución satisfactoria de los proyectos formulados por la gerencia.

1.7 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepción de formulación de proyecto gerencial de la empresa.

PUNTO FINAL: Evaluación del proyecto gerencial.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS: Plan de acción de la empresa.

1.7 RIESGOS: Mala ejecución de proyectos gerenciales.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión contable, Revisión de inventarios.


OBSERVACIONES:


EJECUCIÓN DE PROYECTOS GERENCIALES

DOCUMENTO:

MP-PM-AF-009


D S M O

1. Recepción de formulación de






VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 49 de 84

proyecto gerencial de la empresa.

financiero.

2. Revisión de criterios técnicos asociados.


financiero.


3. Primera retroalimentación y corrección de proyecto gerencial.

Gerente general y Gerente

Administrativo y financiero.


3. Inicio de ejecución de proyecto gerencial.


financiero.


X

5. Retroalimentaciones Mensuales de ejecución del proyecto gerencial.


financiero.


X

6. Evaluación del proyecto gerencial.

Gerente general Gerencia General.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS MISIONALES MERCADEO Y VENTAS

CÓDIGO: MP-PM-MV-001

VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 50 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCESO: MERCADEO Y VENTAS

1.2 AREA TITULAR: MERCADEO Y VENTAS

1.3 OBJETIVO: Enfocar a la organización sobre las tendencias de los consumidores,

proveedores y la competencia con la finalidad de tener una guía sobre las posibilidades

de crecimiento en ventas y entrada en nuevos mercados.

1.4 ALCANCE: Planear, ejecutar y rendir cuentas de las operaciones de marketing y ventas

dentro de la compañía.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Ventas.

PUNTO FINAL: Mercadeo.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Orden de entrega, factura, órdenes de producción.

1.7 VALOR AGREGADO: Aumento progresivo de los ingresos de la empresa.

1.8 RIESGOS: Robo en el cobro, Mala facturación, estrategias de mercadeo erróneas.

1.9 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión contable, revisión de inventarios, revisión de

complimiento de metas de ventas.


1.11 MARCO LEGAL:



Estudios de investigación de mercados.

Estudios de investigación

MERCADEO Y VENTAS

Proyecciones de ventas.

Ordenes de



VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 51 de 84

exploratoria.

Documentos y reportes de ventas anteriores.

producción.

Análisis de la competencia.

Nivel de ventas.

.


MERCADEO Y VENTAS

DOCUMENTO: MP-PMV-V-001

No. orden


Estimado Usuarios

1. Venta Corriente de

contado Vendedor Mercadeo y ventas

1 día

2. Venta a almacén

de cadena. Vendedor Mercadeo y ventas

2 días

3. Venta Institucional Gerente

comercial Mercadeo y ventas

1 semana

4. Análisis y

monitoreo de ventas

Gerente comercial

Mercadeo y ventas 1 mes

5. Mercadeo Gerente

comercial Mercadeo y ventas

1 año



VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 52 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ventas Corrientes

1.2 RESPONSABLE: Gerente comercial

1.3 OBJETIVO: Ejecutar las ventas corrientes de manera eficiente satisfaciendo las necesidades de

los clientes.

1.4 ALCANCE: Ventas realizadas de modo eficiente con clientes satisfechos.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Búsqueda y negociación normal.

PUNTO FINAL: Actualización de inventarios (kardex)

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Ordenes de pedido, Facturas.

1.7 RIESGOS: Errores de facturación,



OBSERVACIONES

Las ventas corrientes son ventas que ejecutan diariamente los vendedores y son cobradas por el

repartidor.

Las tareas 9, 10, 11 realizador por el repartidor se repiten hasta completar toda la facturación

entregada por parte de la secretaria general en la terea de despacho.


VENTAS CORRIENTES

DOCUMENTO:

MP-PM-MV-002


D S M O



VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 53 de 84

1. Búsqueda y negociación Normal

Vendedor Mercadeo y ventas

X

2. Diligenciamiento del formato rutero diario.


3. Cubrimiento de la zona de venta.


X

4. Diligenciamiento documento Orden de Pedido con cada cliente efectivo.


X

5. Entrega de las ordenes de pedido Auxiliar contable y financiera.


X

6. Facturación Secretaria general Mercadeo y ventas X

7 Verificación de Facturación y llenado inicial del formato planilla de entrega.

Secretaria general

Mercadeo y ventas

X

8. Cargado del vehículo transportador.

Repartidor Mercadeo y ventas

X

9. Entrega al cliente. Repartidor Mercadeo y ventas X

10. Cobro de contado Repartidor Mercadeo y ventas X

11. Llenado complementario de formato planilla de entrega.

Repartidor Mercadeo y ventas

X

12. Entrega de Efectivo. Repartidor Mercadeo y ventas X

13. Actualización de inventarios (kardex)

Secretaria general Mercadeo y ventas



VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 54 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Surtido de mostradores en almacenes de cadena

1.2 RESPONSABLE: Vendedor.

1.3 OBJETIVO: Aprovisionar eficientemente los estantes de los almacenes de cadena con

producto terminado.

1.4 ALCANCE: Mantener aprovisionado los mostradores de los almacenes de cadena.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Visita al cliente

PUNTO FINAL: Análisis de formato y programación de visitas

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato Revisión de surtido en almacén de cadena

1.7 RIESGOS: Errores de facturación



OBSERVACIONES:

Esta venta en principio es realizada como una venta corriente pero requiere de un surtido

constante de la estantería por parte de la empresa.

La frecuencia de las visitas será mínimo una semanal pero está sujeto a modificaciones por parte

del gerente comercial


SURTIDO DE MOSTRADORES EN ALMACENES DE CADENA

DOCUMENTO:

MP-PM-MV-003




VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 55 de 84

D S M O

1. Visita al cliente Vendedor Mercadeo y ventas X

2. Revisión del mostrador Vendedor Mercadeo y ventas X

3. Cargado de la bodega al mostrador de producto terminado


X

4. Llenado completo del mostrado


X

5. Llenado de Formato Revisión de surtido en almacén de cadena


X

6. Firma del encargado del almacén de cadena


X

7. Entrega de formato cada vez que se llene por completo.


X

8. Análisis de formato y programación de visitas.

Gerente Comercial Mercadeo y ventas

X


CÓDIGO: MP-PM-MV-004 VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 56 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ventas Institucionales

1.2 RESPONSABLE: Gerente comercial.

1.3 OBJETIVO: Ejecutar las ventas institucionales de manera eficiente satisfaciendo las

necesidades de los clientes.

1.4 ALCANCE: Ventas a institucionales realizadas de modo eficiente con clientes satisfechos.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Negociación.

PUNTO FINAL: Cesión a vendedor





OBSERVACIONES

Es una venta que dada su importancia o localización, es realizada su negociación directamente por

el gerente comercial y luego se ceden a una ruta de algún vendedor normal O ala Auxiliar contable

y financiera para su ejecución cotidiana.

Si el pago es realizado por medios bancarios su administración pasa a manejo de la secretaria

supervisada por el gerente comercial.


VENTAS INSTITUCIONALES

DOCUMENTO:

MP-PM-MV-004



PÁGINA 57 de 84


D S M O

1. Búsqueda de clientes institucionales.


X

2. Negociación Institucional

Gerente comercial Mercadeo y ventas

X

3. Diligenciamiento documento Orden de Pedido.


X

4. Cesión a un vendedor Gerente comercial Mercadeo y ventas X

5. Cesión de Administración a Auxiliar contable.


X



PÁGINA 58 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Análisis y Monitoreo de ventas.


1.3 OBJETIVO: Supervisar el buen desempeño de las ventas, y pronosticar su posible curso futuro

con el fin de mejorar continuamente.

1.4 ALCANCE: Mantener controlado el desempeño delas ventas y actualizadas las políticas de

ventas.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Revisión de ordenes de entrega.

PUNTO FINAL: Realización de informe a gerencia general





OBSERVACIONES: El formato orden de producción se realizara 1 vez al mes y cada vez se vea un

cambio que amerite la producción adicional fuera del pronóstico de ventas o la cancelación de una

orden de producción.


ANALISIS Y MONITOREO DE VENTAS

DOCUMENTO:

MP-PM-MV-003


D S M O



PÁGINA 59 de 84

1. Revisión de órdenes de entrega.


X

2. Monitoreo de última fecha de clientes última fecha de compra.


X

3. Monitoreo clientes por atendidos por el vendedor.


X

4. Diseño de rutas vendedores.


X

5. Pronostico meta vendedores


X

6. Socialización de la meta de ventas por vendedor y la ruta de cada vendedor.


7. Pronostico meta mensual de ventas.


X

8. Diligenciamiento formato orden de producción.

Gerente comercial. Mercadeo y ventas

X

9. Envió formato ordenes de producción.


X

10. Actualización de formularios de clientes.


X

11. Detección de no conformidades.


12. Llenado informe de no conformidad. (Apertura y descripción).

Gerente comercial.

Mercadeo y ventas

13. Entrega de informe de no conformidad al Director de la calidad.

Gerente comercial.

Mercadeo y ventas

14. Realización informe a gerencia general.


X



PÁGINA 60 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mercadeo.


1.3 OBJETIVO: Abrir oportunidades de mercado para la compañía.

1.4 ALCANCE: Mejorar la imagen corporativa e incrementar la participación en el mercado.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL:

PUNTO FINAL:

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Ordenes de producción, informe a los socios.

1.7 RIESGOS: Malas estrategias de promoción.



OBSERVACIONES


MERCADEO

DOCUMENTO:

MP-PM-MV-006


D S M O

1. Aprobación de diseños de etiquetas personalizadas

Gerente comercial Mercadeo y ventas.

X

2. Maquilas (publicidad)

3

4.



PÁGINA 61 de 84

5. X


PRODUCCION

CÓDIGO: MP-PM-P-001 VERSIÓN: 001-21-11-2011

PÁGINA 62 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCESO: PRODUCCION.

1.2 AREA TITULAR: PRODUCCION

1.3 OBJETIVO: Transformar las materias primas de manera eficiente en producto terminado

asegurando la calidad.

1.5 ALCANCE: Planear, ejecutar y rendir cuentas de las operaciones de producción dentro de

la empresa.

1.6 LIMITES

PUNTO INICIAL: Manejo de materias primas.

PUNTO FINAL: Mantenimiento de maquinaria

1.7 FORMATOS O IMPRESOS: Planilla de entrega, Control Diario, Historial de producción,

control de calidad del agua, recibo de materia prima, remisión del producto, Informe de

acciones preventivas y correctivas, inventario de seguridad.

1.8 VALOR AGREGADO: Mejora constante en todo el proceso productivo.

1.9 RIESGOS: Malas prácticas productivas, Mala salud ocupacional, Producción con mala

calidad.



1.11 MARCO LEGAL:



Materia prima.

PRODUCCION

Producto terminado.


PRODUCCION


PÁGINA 63 de 84

Mano de obra

Manuales de procesos y procedimientos.

Manuales de funciones.

Instructivos.

Indicadores de producción.


PRODUCCION

DOCUMENTO: MP-PM-P-001

No. orden


Estimado Usuarios

1. Manejo de

materias primas


financiero

Producción

2. Manejo de producto

terminado.


financiero

Producción

3. Saneamiento del

nacimiento Jefe de Planta Producción

4. Limpieza de la

planta. Jefe de Planta Producción

5. Embotellamiento Jefe de Planta Producción

6. Etiquetado termo

encogido. Jefe de Planta Producción

7. Etiquetado adhesivo.

Jefe de Planta Producción

8. Conformación de

pacas Jefe de Planta Producción

9.

Verificación de no conformes e

información del SGS.


Director de

Calidad

10. Mantenimiento de

maquinaria. Jefe de Planta Producción

Director de

calidad


PRODUCCION


PÁGINA 64 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DE MATERIAS PRIMAS.

1.2 RESPONSABLE: Secretaria General y Jefe de Planta.

1.3 OBJETIVO: Evitar la pérdida de valor del inventario de materias primas.

1.4 ALCANCE: Inventario controlado y con bajas perdidas de valor.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: .Recibo de materia prima. (Bodega)

PUNTO FINAL: Disposición en el lugar adecuado.


1.7 RIESGOS: Robo, Deterioro.



OBSERVACIONES:


MANEJO DE MATERIAS PRIMAS



D S M O

1. Recibo de materia prima (bodega).

Secretaria General Mercadeo y ventas

X

2. Verificación materia prima.


X

3. Disposición en lugar adecuado. (Bodega).

Transportador. Producción

X

4. Actualización Kardex Secretaria General Producción X


PRODUCCION


PÁGINA 65 de 84

(entrada de materia prima).

5. Carga de materias primas.


6. Envió a la planta de producción.


7. Recepción en la plata de producción.


X

8. Descargue. Transportador. Producción X

9. Llenado del formato recepción de materia prima.


X

10. Disposición en el lugar adecuado.

Jefe de Planta. Producción

X


PRODUCCION


PÁGINA 66 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DE PRODUCTO TERMINADO.

1.2 RESPONSABLE: Jefe de planta y Secretaria General.

1.3 OBJETIVO: Evitar la pérdida de valor del inventario de producto terminado y facilitar su

manejo.

1.4 ALCANCE: Inventario controlado y con bajas perdidas de valor.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Toma de producto terminado (en pacas) de la zona de almacenamiento

(Planta de producción).

PUNTO FINAL: Llenado de formato de no conformidad.


1.7 RIESGOS: Robo, Deterioro, vencimiento de producto terminado



OBSERVACIONES


MANEJO DE PRODUCTO TERMINADO

DOCUMENTO: MP-PP-P-003


D S M O

1. Toma de producto terminado (en pacas) de la zona de almacenamiento


X


PRODUCCION


PÁGINA 67 de 84

(Planta de producción).

2. Carga de producto terminado (pacas)


X

3. Llenado de formato remisión de producto terminado.

Jefe de planta Producción

X

3. Envió a la bodega. Transportador. Producción X

4. Recepción de producto terminado (pacas).


X

5. Revisión y aprobación de formato de remisión de producto terminado.


X

6. Disposición lugar adecuado.


X

7. Actualización Kardex (entrada de producto terminado)


X

8. Verificación de facturas a la salida de producto terminado.


X

9. Separación de producto terminado.


X

10. Actualización del kardex (salida de producto terminado)


X

11. Despacho Secretaria General Mercadeo y ventas X

12. Recepción de devoluciones.


X

13. Llenado de formato de no conformidad.


X


PRODUCCION


PÁGINA 68 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SANEAMIENTO DEL NACIMIENTO.

1.2 RESPONSABLE: Gerente de producción.

1.3 OBJETIVO: Nacimiento en condiciones inocuas para embotellado del agua.

1.4 ALCANCE: Mantener el agua con los niveles de calidad necesarios para cumplir con todas las

exigencias para su embotellado.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Colocación de gafas de protección.

PUNTO FINAL: Aprobación del procedimiento y llenado de formato verificación y registro de

rutas de aseo.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Ordenes de laboratorio certificado (UTP), formato de

verificación y seguimiento rutas de aseo.

1.7 RIESGOS: Contaminación del nacimiento.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Pruebas de laboratorio de aguas UTP


OBSERVACIONES: En algunos casos la aparición de no conformes puede desencadenar la llevada

de muestras no conformes al laboratorio de aguas de la Universidad Tecnológica de Pereira para la

modificación de este procedimiento y sus posteriores.


SANEAMIENTO DE NACIMIENTO

DOCUMENTO:

MP-PM-P-004



PRODUCCION


PÁGINA 69 de 84

D S M O

1. Colocación de gafas de protección.

Operario Producción

2. Desacople de la tubería de conexión entre tanque nacimiento y tanque de almacenamiento 1


X

3. Limpieza del filtro. Operario Producción X

4. Retirar la tapa del tanque nacimiento.


X

5. Limpieza con escoba y agua a los alrededores del tanque nacimiento y el tanque #1


X

6. Adicionamiento de 40 ml de cloro al tanque nacimiento.


X

7. Remoción de la grava. Operario Producción X

8. Retirado del tapón inferior del tanque nacimiento.


X

9. Vaciado del tanque. Operario Producción X

10. Colocación del tapón inferior del tanque nacimiento.


X

11. Observación de la turbidez del agua.


X

12. Repetición de los puntos 4, 5, 6, 7, 8 en su orden y cíclicamente hasta que a el agua no se le detecte turbidez en el punto 8 específicamente.


X

13. Lavado exterior de la tubería de conexión entre los tanques nacimiento y tanque #1.


X

14. Lavado tapa de tanque de almacenamiento #1.


X

15. Cerrado de la llave de Operario Producción X


PRODUCCION


PÁGINA 70 de 84

paso que hay en la tubería de conexión entre los tanques nacimiento y almacenamiento #1.

16. Colocación del filtro y acoplamiento de las tubería de conexión entre los tanques nacimiento y almacenamiento #1.


X

17. Apertura de la llave paso que hay en la tubería de conexión entre los tanques nacimiento y almacenamiento #1.

Jefe de producción

X

18. Destapado del tanque de almacenamiento #1 y adicionamiento de 25ml al fin de la totalidad de la producción del día.

Jefe de producción Producción

X

19. Destapado del tanque de nacimiento y almacenamiento #1 para la adicción de soda caustica 25ml en cada uno (cada 15 días) al final de la totalidad de la producción del día correspondiente.


X

20. Aprobación del procedimiento y llenado de formato verificación y registro de rutas de aseo.



PRODUCCION


PÁGINA 71 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIMPIEZA DE LA PLANTA

1.2 RESPONSABLE: Gerente de producción.

1.3 OBJETIVO: garantizar la inocuidad del proceso de producción con una planta de producción y

sus alrededores limpios.

1.4 ALCANCE: Planta de producción y sus alrededores limpios.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Lavar y estregar las paredes internas de la planta con agua clorada de la

tubería principal y se estrega fuertemente con la escoba

PUNTO FINAL: Llenado del formulario verificación y seguimiento de rutas de aseo.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de verificación y seguimiento rutas de aseo

1.7 RIESGOS: Contaminación en la planta de producción.



OBSERVACIONES:


ASEO DE LA PLANTA



D S M O

1. Lavar y estregar las paredes internas de la planta con agua clorada

Operario de producción

Producción


PRODUCCION


PÁGINA 72 de 84

de la tubería principal y se estrega fuertemente con la escoba.

2. Lavar y estregar fuertemente los pisos con agua clorada de la tubería principal


Producción

3. Lavar las máquinas de la cabina de producción con el paño de limpieza y luego juagar con agua clorada.


Producción

4. Limpiar la tubería externa con un cepillo exclusivo y luego se juaga con agua clorada.


Producción

5. Limpiar los estantes con una toalla húmeda de agua clorada


Producción

6. Limpiar los lavamanos con una toalla humada de agua clorada


Producción

7. Supervisar y aprobar todo el procedimiento.


8: Llenado del formulario verificación y seguimiento de rutas de aseo.



PRODUCCION


PÁGINA 73 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Embotellado

1.2 RESPONSABLE: Jefe de producción.

1.3 OBJETIVO: Embotellar el agua pureza y sus maquilas cumpliendo todas las expectativas

sanitarias y de calidad que garanticen tanto su inocuidad como buena presentación.

1.4 ALCANCE: Mantener el Agua pureza y sus maquilas embotelladas con inocuidad garantizada y

excelente presentación.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Purgado de la tubería.

PUNTO FINAL: Colocación en la banda transportadora.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Control diario de producción, Control diario del agua.

1.7 RIESGOS: Contaminación del agua.



OBSERVACIONES:

De no ser satisfactorios los resultados de las pruebas químicas u organolépticas realizadas al inicio

y cada que su frecuencia lo indique en el formato control de calidad del agua cód.: F-P-002 no se

deberá continuar la producción hasta que se corrijan las causas y se den por satisfactorias la

totalidad de las pruebas.


EMBOTELLADO

DOCUMENTO:


PRODUCCION


PÁGINA 74 de 84

MP-PM-P-006


D S M O

1. Purgado de la tubería. Operario Producción X

2. Colación Uniforme de embotellado.


X

3. Lavado de pies y manos inicial y cada vez que se salga de la zona de embotellado.


X

4. Llenado de tanque de lavado de botellas y lavado de tapas.


X

5. Clorado de tanque de lavado de botellas y tapas con 8ml y 4ml respectivamente. (Para cada carga de tapas o botellas.)


X

6. Cargado de tapas y botellas. (Cada que se agoten.)


X

7. Realización de Pruebas químicas de pH y cloro al agua de llenado de botellas. (inicio y repetitivo cada 2 horas)

Jefe de Producción Producción

X

8. Realización de prueba de turbidez (inicio y Operario cada 2 horas)

Jefe de Producción Producción

X

9. Realización pruebas organolépticas de olor y sabor. (al inicio y cada 30 min)


X

10. suministro de botellas Operario Producción X

11. Llenado Operario Producción X

12. Tapado Operario Producción X

13. Posicionamiento de capuchón termoencogible.


X


PRODUCCION


PÁGINA 75 de 84

14. Colocación en la banda transportadora.


X


PRODUCCION


PÁGINA 76 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ETIQUETADO TERMOENCOGIBLE

1.2 RESPONSABLE: Jefe de Planta

1.3 OBJETIVO: Satisfacer al Cliente con una presentación de nuestro producto...

1.4 ALCANCE: Cumplir con las exigencias de presentación de nuestros clientes

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Toma de la botella llenada de la banda transportadora.

PUNTO FINAL: Llenado de bandeja de cartón (por 24 unidades y formar 2 niveles de altura).


1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: El operario contara con depósitos de elementos no conformes próximos a su

puesto de trabajo, donde en el momento de realización de pruebas químicas cada dos horas se

marcaran los productos no conformes, para su separación y posterior análisis.


ETIQUETADO TERMOENGIBLE

DOCUMENTO:

MP-PM-P-007


D S M O

1. Toma de la botella llenada de la banda transportadora.


X


PRODUCCION


PÁGINA 77 de 84

2. Posicionamiento de la etiqueta termoencogible.


X

3. Termo encogido de etiqueta y capuchón.


X

4. Revisión, y descarte de no conformes.


X

5. Llenado de bandeja de cartón (por 24 unidades y formar 2 niveles de altura).


X


PRODUCCION


PÁGINA 78 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ETIQUETADO ADHESIVO


1.3 OBJETIVO: Satisfacer al Cliente con una presentación de nuestro producto...

1.4 ALCANCE: Cumplir con las exigencias de presentación de nuestros clientes

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Toma de la botella llenada de la banda transportadora.

PUNTO FINAL: Llenado de bandeja de cartón (por 24 unidades y formar 2 niveles de altura).


1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES: El operario contara con depósitos de elementos no conformes próximos a su

puesto de trabajo, donde en el momento de realización de pruebas químicas cada dos horas se

marcaran los productos no conformes.


ETIQUETADO ADHESIVO

DOCUMENTO:

MP-PM-P-008


D S M O

1. Toma de la botella llenada de la banda transportadora.


X


PRODUCCION


PÁGINA 79 de 84

2. Adhesión de la etiqueta.


X

3. Termo encogido del capuchón.


X

4. Revisión y descarte de no conformes.


X

5. Llenado de bandeja de cartón (hasta su llenado de 24 unidades y formar 2 niveles).


X


PRODUCCION


PÁGINA 80 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONFORMACION DE PACAS.


1.3 OBJETIVO: Formación de pacas que faciliten el transporte y conservación de las calidades del

producto final.

1.4 ALCANCE: Producto final empacado en pacas que conserven la calidad de nuestro producto

hasta el cliente final.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Toma de bandejas de cartón con botellas terminadas.

PUNTO FINAL: Disposición final en zona de almacenamiento de producto terminado.


1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES:

Se debe tener cuidado de no mezclar la producción del día con la de otros días dado que esto

podría generar confusión en el llenado del formato control diario de producción y en la

conformación de lotes para su posterior proceso de trazabilidad.


CONFORMACION DE PACAS

DOCUMENTO:

MP-PM-P-009



PRODUCCION


PÁGINA 81 de 84

D S M O

1. Toma de bandejas de cartón con botellas terminadas.


X

2. Descargado de bandejas llenas en zona de empaque


X

3. Posicionamiento de bandeja llena sobre dispositivo de empaque.


X

4. Aplicación de stress en alrededor de todas la bandeja con botellas


X

5. Disposición final en zona de almacenamiento de producto terminado.


X


PRODUCCION


PÁGINA 82 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: VERIFICACION DE NO CONFORMES E INFORMACION DEL

SGS.


1.3 OBJETIVO: Obtener información y probables causas de cada producto no conforme realizado

en la planta de producción.

1.4 ALCANCE: Detectar No conformidades y riesgo de no conformidades que permitan generar

acciones encaminadas a eliminar las causas de productos no conformes realizados en la

planta de producción.

1.5 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recolección de información formato control diario de producción.

PUNTO FINAL: Verificación de inventario de seguridad.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Control diario de producción, Informe de acciones preventivas y

correctivas, kardex, Inventario de seguridad.

1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES:


VERIFICACION DE NO CONFORMES E INFORMACION ADICIONAL

DOCUMENTO:

MP-PM-P-010


D S M O

1. Recolección de Jefe de producción Producción X


PRODUCCION


PÁGINA 83 de 84

información formato control diario de producción.

2. Llenado de formato control diario de producción.


X

3. Breve investigación de causas.


X

4. Si es necesario llenado de formato Informe de acciones correctivas o preventivas.


X

5. Actualización de kardex (consumo de materias primas).


X

6. Verificación de inventario de seguridad.

Jefe de producción. Producción


PRODUCCION


PÁGINA 84 de 84


1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA.


1.3 OBJETIVO:

1.4 ALCANCE:

LIMITES

PUNTO INICIAL:

PUNTO FINAL:

1.5 FORMATOS O IMPRESOS: Control diario de producción, Informe de acciones

preventivas y correctivas, kardex, Inventario de seguridad.

1.7 RIESGOS:



OBSERVACIONES:


MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA

DOCUMENTO:

MP-PM-P-011


D S M O

1.

2.

FECHAS COD. CLIENTE NOMBRE DEL CLIENTE TELEFONO DIRECCION CIUDAD OBSERVACIONES


RECORD LLAMADAS DIARIO

FECHA: MAYO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-CD-RLD-001

PAGINA: 1 de 1



DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD DOCUMENTO

ASOCIADO RESPONSABLE OBJETIVO DE CALIDAD OBSERVACIONES

NO SI

1. Evidenciar compromiso gerencial. 2. Elaborar el diagnóstico del sistema de gestión de la calidad. 3. Establecer los responsables del manual de calidad. 4. Establecer planes de acción para el desarrollo de actividades. 5. Establecer la política y los objetivos de calidad. 6. ¿Son coherentes con los principios de la organización?

Formato de Diagnósticos. FDD-001 y FDD-002 Matriz de Juran

Gerente Comercial. Responsable de producción y calidad. Gerente Comercial. Gerente comercial, responsable de producción y calidad.

Sustentar las bases en la organización para el desarrollo del sistema de gestión de la calidad. Conocer el estado real de la empresa con respecto a la calidad y servir de punto de partida para las acciones que se tomarán. Contar con un equipo que apoye a la gerencia en la estructuración e implementación del sistema de gestión de la calidad. Tener un orden adecuado y eficiente para la ejecución de las actividades. Definir el compromiso de la organización con la calidad y guiar a la empresa en el desarrollo del sistema de gestión de la calidad.

Es el primer paso para la implementación exitosa del sistema de gestión de la calidad, debiendo ser demostrado en todas las acciones que realiza a diario la empresa. Con este diagnóstico se busca establecer fortalezas, debilidades y los obstáculos que se puedan presentar. Este equipo le permite a la gerencia retroalimentación continua de los avances del sistema de gestión de la calidad. En este proceso se debe involucrar a todo el personal, para lograr un mayor compromiso y sentido de pertenencia.



PLAN DE ACCION

FECHA:

MARZO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-PA-

001

PAGINA: 1 de 2

inicio

1

2

3

6

4

5

A


PAGINA: 1 de 2

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD DOCUMENTO

ASOCIADO RESPONSABLE OBJETIVO DE CALIDAD OBSERVACIONES

NO

SI

7. Elaborar y revisar la documentación del sistema. 8. ¿El documento se adecua a los procesos? 9. Revisar el sistema de gestión de la calidad. 10. Establecer y desarrollar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Norma ISO 9001:2008

Responsable de calidad. Responsable de calidad y producción. Gerente financiero, responsable de producción y calidad. Gerente Comercial, responsable de calidad y producción.

Lograr uniformidad en las actividades realizadas en cada uno de los procesos. Conocer los resultados de la implementación del sistema de gestión de la calidad. Dar cumplimiento a la filosofía de mejoramiento continuo de la calidad.

En la elaboración de la documentación se debe involucrar al personal. El Comité de Calidad debe recopilar todas las evidencias para la revisión.

A

8

7

10

9

T

FECHAS DE SALIDAD DOCUMENTO CANTIDAD RESPONSABLE FECHAS DE DEVOLUCION


SALIDA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

FECHA: MAYO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-CD-SDA-001

PAGINA: 1 de 1



FECHA: SOLICITANTE:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

ÁREA: JEDE DE AREA:

ELABORACIÓN: _____ VERIFICACIÓN: ____

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:

MOTIVO:

OBSERVACIONES DEL JEFE DE ÁREA:

FIRMA DE AUTORIZACIÓN:


SOLICITUD DE ELABORACION O REVISION DE

PROCEDIMIENTO

FECHA: MAYO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-CD-SERP-001

PAGINA: 1 de 1



DATOS DE LA SOLICITUD

FECHA SOLICITANTE NO. DE LA SOLICITUD

NOMBRE:

CARGO:

TIPO DE SOLICITUD: CREACIÓN: _____ ACTUALIZACIÓN: _____ ANULACIÓN: _____

NECESIDAD DE INFORMACIÓN DE FORMATO:

NOMBRE DE DOCUMENTO:

CÓDIGO DEL DOCUMENTO:

EDICIÓN DEL DOCUMENTO:

JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD: FIRMA DEL SOLICITANTE:

FIRMA JEFE DE AREA:

RESPUESTAS

FECHA:

APROBADO: SI:____ NO:____

OBSERVACIONES:

DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS:

FIRMA JEFE DE AREA:


SOLICITUD DE ELABORACION O REVISION DE

UN FORMATO

FECHA: MAYO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-CD-SERF-001

PAGINA: 1 de 1



FECHA:

Nombre del cargo:

Área: Jefe de área:

Elaboración : ____ Verificación: ____

Motivo:

Observaciones:

Autorizo:


SOLICITUD DE ELABORACION O

VERIFICACIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES

FECHA: MAYO 2011

VERSION: 1

DOCUMENTO: MC-SGC-RD-CD-SEMF-001

PAGINA: 1 de 1




SOLICITUD DE NOVEDAD EN DOCUMENTO O

FORMATO

VERSIÓN: 01-06-12-2011

FORMATO:

F-AC-005

FECHA:

Nombre del cargo:

Área: Jefe de área:

Nombre del documento afectado:

Nuevo: Cambio: Eliminación:

Motivo: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Observaciones: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Recibido:

C O M E R C I A L I Z A D O R A A G U A P U R E Z A S . A ...

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