Docente / es:

Lic. Marcela Argumedo de Erice

Tec. Mariana Lucero de Noguera

Año lectivo: 2013

“ALGUNOS DISPOSITIVOS

LOGÍSTICOS Y PROTOCOLARES

SIMPLES”

I. APLICACIÓN PRACTICA DE LAS REGLAS CEREMONIALES EN LAS INSTITUCIONES Y EMPRESAS. ALGUNOS DISPOSITIVOS LOGÍSTICOS Y PROTOCOLARES SIMPLES.

En los puntos precedentes enunciamos y explicamos algunas de

las Reglas operativas del Ceremonial en su aspecto teórico.

En los siguientes, habremos de mostrar la plasticidad operativa de dichas Reglas, observando de qué manera se aplican, operan e interactúan en la práctica.

Para ello, explicaremos la aplicación práctica de algunas Reglas

Ceremoniales en la ubicación y desplazamiento de anfitriones e invitados, recurriendo a una serie de dispositivos protocolares de aplicación corriente en el ámbito oficial .

Los dispositivos ceremoniales que hemos de estudiar son los

siguientes: palcos/estrados, salones y auditorios.

II. PALCOS/ESTRADOS.

Los palcos y los estrados son dispositivos que se resuelven de la

misma manera: - Figura 1: Aplicación de la Regla del Centro Métrico. El

Anfitrión (A) ocupa el centro métrico exacto del palco o estrado.

-Figura 2: Aplicación de las siguientes Reglas: Centro Métrico, Derecha, Proximidad, Precedencia y Ordenación Lateral. El Anfitrión

ocupa el centro métrico, y de derecha a izquierda se ubica los restantes miembros del cuerpo directivo de la empresa, repartición o institución, de acuerdo a su estricto orden de precedencia.

- Figura 3: Aplicación de la Regla del Centro Métrico y la de la Derecha. El Anfitrión comparte el centro métrico con su esposa, a quien

le ofrece su derecha.

- Figura 4: Representación gráfica del llamado Privilegio

Monárquico o Excepción Monárquica . El rey no cede jamás su derecha a la reina consorte.

- Figura 5: Aplicación de las siguientes Reglas: Centro Métrico y Derecha. El Anfitrión comparte el centro métrico con su Invitado de

Honor (I), a quien le ofrece su derecha.

- Figura 6: Aplicación de las siguientes Reglas: Centro Métrico, Derecha y Proximidad. El Anfitrión comparte con su Invitado de Honor el centro métrico. Se observa una extensión del área presidencia; del palco

o estrado, ya que se incluyen a las esposas de ambos señores. La esposa del Anfitrión (Ea) se ubica a la derecha del Invitado de Honor. La esposa

del Invitado de Honor (Ei) se coloca por proximidad, a la izquierda del Anfitrión.

- Figura 7: Aplicación de las siguientes Reglas: Centro Métrico,

Derecha, Proximidad, Precedencia y Ordenación Lateral. El presidente de la institución o titular de la empresa o repartición recibe al

Presidente de la Nación. Este último, no abandona jamás el centro métrico, salvo en aquellos casos en los que concurra a un acto con su esposa o un jefe de estado extranjero. El presidente de la empresa o

institución o el titular de la repartición le ofrecen su derecha, y el primer caballero del orden de precedencia ocupa el lugar situado inmediatamente a la derecha del jefe de estado. Este caballero (C 1), por

lo común suele ser un ministro, un secretario de estado o una jerarquía oficial de rango aproximado.

El caballero (C 1) de esta Figura, puede ser también un alto

dignatario extranjero invitado, de rango inferior a jefe de estado o de

gobierno. Por ejemplo, un presidente de comunidad autónoma de España.

- Figura 8 : Aplicación de las siguientes Reglas : Centro Métrico, Precedencia, Derecha, Proximidad, Ordenación Lateral. El centro métrico es compartido por el Anfitrión y su Invitado de Honor y

respectivas esposas según la disposición ya estudiada en la Figura 6. Luego, los demás personajes y sus esposas se ubican de la siguiente

forma: como el área presidencial del palco o estrado culmina con dos damas, necesariamente luego de ellas deberán ubicarse caballeros.

Por derecha y proximidad, serán ubicados los caballeros (1) y (2) . Sin embargo, aquí debe tenerse en cuenta que cada esposa puede

permanecer al lado de su esposo, ya que en el dispositivo de palco o

estrado, no opera el principio de separación de los cónyuges o

descanso matrimonial que debe ser respetado en la ubicación de los

comensales en las mesas protocolares.

Si de todos modos desea separarse a los matrimonios, el orden de las damas deberá ser invertido de la siguiente forma : la dama ( 2 ) será ubicada a la derecha del caballero ( 1 ), mientras que la dama ( 1 ) lo

será a la izquierda del caballero ( 2 ). NOTA A LA FIGURA 8 : La alterna de caballeros y damas, y la

separación de los matrimonios son dos viejas costumbres protocolares, y que fueron imponiéndose a medida que se incrementaban la galantería y

la inseguridad de los cortesanos. En efecto, la costumbre de la alternancia es producto de la

galantería. Para evitar la segregación y el consiguiente aburrimiento de las damas invitadas a los banquetes, fue imponiéndose la práctica de

intercalarlas con los caballeros. De esta manera, se evitaba que estos últimos hablasen toda la noche de cuestiones políticas o militares, y descuidasen la condigna cortesía que se debía a las damas por mandato

de la galantería caballeresca.

La costumbre de la separación de los matrimonios, o descanso

matrimonial , proviene del temor a perder los favores regios que

experimentaban los cortesanos, cuando algún noble rival comenzaba a escalar posiciones palatinas demasiado cercanas al monarca. Gracias a

esta práctica de comer en lugares separados y distantes, cada matrimonio de cortesanos actuaba como equipo, escuchando o impidiendo las conservaciones de los posibles conspiradores. Luego, al

momento de volver a sus aposentos, los esposos intercambiaban todas las impresiones y las informaciones que le permitían tramar sus

estrategias de

supervivencia.

- Figura 9 : Reglas que se aplican : Centro Métrico, Derecha,

Proximidad, Ordenación Lateral y todas las que deban interactuar con ellas según el tipo de acto. En los actos que se celebran al aire libre, los

palcos de autoridades e invitados deben ser dispuestos de la siguiente forma : en el centro métrico, se dispone el palco de la plana mayor del orden de precedencia, y las demás autoridades se ubican en los palcos

restantes; debiéndose tener en cuenta que estos últimos deberán ser completados de derecha a izquierda.

Ello quiere decir que, si tomamos el ejemplo de la Figura 9, primero ubicaremos autoridades hasta llenar completamente el palco

nro. 1, luego completaremos el nro. 2, después el nro. 3, el nro. 4, y así sucesivamente.

Por último, cabe aclarar que el orden de los asientos de cada hilera de los palcos deberá establecerse numerándolos a partir de la pared lateral

más cercana al palco

central (véase Figura 10).

III. SALONES.

El sistema de ubicación de invitados en las ceremonias de firma

de acuerdos o convenios puede organizarse de tres diferentes formas: -Figura 11: El escritorio de la firma se ubica perpendicularmente

respecto de la pared principal del salón. En los lados mayores del rectángulo del escritorio se ubican los firmantes: a la derecha de la pared principal el firmante invitado ( I ) , y a la izquierda el firmante

anfitrión ( A ) . Cabe aclarar que el escritorio debe ser ubicado en la linea del centro métrico de la pared principal.

A la izquierda del invitado y a la derecha del anfitrión se colocan los ayudantes, que son los encargados de intercambiar las carpetas.

Por detrás del escritorio, y formando abanico a lo largo de la pared principal y sus laterales se ubican los miembros de las delegaciones e

invitados especiales. Frente al conjunto, y formando herradura, se sitúa a la prensa, tanto escrita como televisiva y sus fotógrafos.

A la derecha del centro métrico, sobre la pared lateral derecha, entre la hilera de delegados e invitados y los representantes de la prensa, debe colocarse el podio del locutor ( L ) .

-Figura 12: El escritorio de la firma se ubica paralelamente respecto

de la pared principal del salón, y su centro métrico coincidente con el del salón.

A la derecha

se ubica el firmante invitado ( I ) y a la izquierda el firmante anfitrión (

A ) . A cada lado de ellos se ubican los ayudantes ( a ) que serán los encargados de intercambiar las carpetas de los acuerdos.

A la derecha del centro métrico pero sobre la pared principal, el locutor ( L ) . A lo largo de ambas paredes laterales se disponen los

asientos de los miembros de las delegaciones y los de los invitados especiales.

También frente al conjunto, y formando herradura, se sitúa a la prensa, tanto escrita como televisiva.

-Figura 13: El tercer sistema es el más apropiado en aquellos casos en que el salón donde va a firmarse el acuerdo es sumamente

grande.

El escritorio de la firma y la ubicación del locutor ( L ) se disponen de la forma indicada para la Figura nro. 12; pero la prensa se coloca sobre las paredes laterales y las delegaciones e invitados

especiales, a manera de auditorio, a lo largo del corredor central del salón.

Para finalizar este punto, diremos que cualquiera de los tres dispositivos de ubicación de invitados en salones, es aplicable también

para los actos y ceremonias de entrega de placas, premios o

medallas, conferencias, seminarios, etc.

IX. AUDITORIOS. La Figura 14. Nos muestra un dispositivo de ubicación tipo

para actos o conferencias que se desarrollan en auditorios y que ubican el área presidencial sobre un escenario o estrado.

Sobre el escenario se ubican: el escritorio para los oradores ( Anfitrión, Invitado de Honor y dos personalidades más ) ,

delegaciones que acompañan al Anfitrión ( Da ) y al Invitado de Honor ( Di ) , y ocasionalmente el Locutor ( L ) .

Abajo, a ambos costados del público se reservan los dos corredores para los desplazamientos de los representantes de la prensa.

Si el locutor no puede ubicarse sobre el escenario por falta de espacio, podrá disponerse un sitio para él al lado de la escalera derecha del escenario, pero a nivel del público.

FIGURA 14.1. : Esta Figura muestra un dispositivo protocolar de

auditorio con hileras de sillería impares y sin pasillo central. En este dispositivo, la asignación de precedencias a los asientos debe llevarse a cabo de la siguiente forma :

Se coloca el primer personaje en la primera hilera de sillas, en el sitio del centro métrico exacto, enfrentado al lugar donde tomará

asiento la figura presidencial del acto (ANFITRION ) . Luego, se numera todos los asientos de la primera hilera por reglas de Derecha y Proximidad hasta completarla.

El mismo sistema se aplica en todas las hileras, teniendo en cuenta que, el número menor de cada una, debe ser ubicado en el

centro de la misma, alineados detrás del personaje nro. 1 de la sillería.

FIGURA 14.2.: Esta Figura muestra un dispositivo protocolar de

auditorio con hileras de sillería pares y sin pasillo central.

En este dispositivo, la asignación de precedencias a los asientos debe llevarse a cabo de la siguiente forma :

En primer lugar, debe atravesarse la sillería completa por una línea imaginaria a partir del centro métrico del estrado ; de manera tal, que nos queden igual número de sillas a cada lado de dicha línea.

En segundo lugar, debe comenzarse a numerar la primera hilera

de manera tal, que el personaje de mayor precedencia del auditorio sea ubicado a la derecha de la línea imaginaria.

En tercer lugar, debe ubicarse al segundo personaje a la izquierda del primero, de manera tal que este último reciba la derecha de aquél.

Luego, todos los demás asientos de la hilera deben numerarse

por reglas de Derecha y Proximidad.

El mismo sistema se aplica a todas las hileras, teniendo en

cuenta que el número menor de cada una, deberá ser ubicado a la

derecha de la línea imaginaria trazada.

FIGURA 14.3. : Esta Figura muestra un dispositivo protocolar de

auditorio con la sillería dividida por un pasillo central.

En este caso, resulta indistinto que las hileras sean pares o impares.

Sin embargo, debemos aclarar que esta Figura muestra la ubicación de los asistentes de acuerdo al dispositivo protocolar clásico,

mucho más rígido, y que nosotros llamamos de iglesia ; en

contraposición con uno que proponemos nosotros, mucho más ágil y simple, y que veremos en la Figura siguiente.

En este dispositivo ( el clásico o de iglesia ) , la asignación de

precedencias a los asientos debe llevarse a cabo de la siguiente forma :

En primer lugar, debe asignarse la precedencia a las alas de la sillería, teniendo en cuenta que la que se encuentra a la derecha ( mirando desde el estrado ) , tendrá la prioridad sobre la que se

encuentra a la izquierda.

En segundo lugar, debe tenerse en cuenta que el sitio del personaje con mayor precedencia del auditorio, habrá de ser ubicado en el asiento más cercano al pasillo de la primer hilera del ala nro. 1.

Luego, el segundo personaje se ubica en el asiento más cercano

al pasillo de la primera hilera del ala nro. 2 .

Los demás asistentes se ubican a la izquierda del nro. 1 los

impares, y a la derecha del nro. 2 los pares. Lo mismo debe hacerse en todas las hileras, que habrán de tener

al personaje de precedencia mayor de cada una, sentado en el asiento más cercano al pasillo del ala nro. 1.

Este sistema tiene un inconveniente. Si bien es técnicamente

inobjetable de acuerdo al Ceremonial clásico, lo cierto es que resulta

en extremo difícil de comprender para los asistentes, y también difícil de controlar para el Funcionario de Ceremonial anfitrión.

En efecto, a veces resulta engorroso explicar a dos funcionarios de jerarquía similar o subsiguiente, la razón protocolar por la cual

deben sentarse separados, uno a cada lado del pasillo.

Para el funcionario de Ceremonial anfitrión, que por lo general no

cuenta con el suficiente personal de apoyo operativo y auxiliar, resulta complicado tener cubiertas ambas alas, de manera tal, que el

dispositivo se arme y mantenga armado, automáticamente, de derecha

a izquierda del pasillo en forma alternativa

Asimismo, este sistema tiene otro inconveniente. Cuando falta uno o más invitados, el Funcionario de Ceremonial no tiene más remedio que retirar todas las tarjetas de ubicación, quitar las de los

ausentes, y volverlas a distribuir a uno y a otro lado del pasillo.

Debemos convenir que esto resulta imposible cuando ya hay

gente ubicada en el auditorio ; por lo que –en general- este puntilloso dispositivo clásico se malogra antes de poder lucirse.

FIGURA 14.4. : Esta Figura muestra una solución moderna para los inconvenientes que presenta el dispositivo analizado en la Figura

anterior.

En este dispositivo, la asignación de precedencias a los asientos

debe llevarse a cabo de la siguiente forma : Al igual que en la Figura 14.3. Debe asignarse a las alas del

auditorio su correspondiente precedencia. La diferencia radica en que, si bien comienza a numerarse por el

asiento contiguo al pasillo de la primera hilera del ala nro. 1 ; la asignación de los siguientes lugares se realiza por la izquierda del lugar

principal, hasta completar la hilera. Lo mismo sucede con la primera hilera del ala nro. 2.

De esta manera, de faltar algún asistente, se retira su tarjeta y se

corren las contiguas de la hilera, sin necesidad de renumerar toda la sillería.

Al quedar entonces un lugar libre en el extremo de la hilera, se subre una tarjeta del último sitio de la hilera de atrás, y de esta forma quedan conjurados los inconvenientes que presenta el sistema que

llamamos clásico .

FIGURA 14. 5.: Esta Figura muestra el mismo dispositivo de F. 14. 3. y F. 14. 4. , pero adaptado a la posibilidad de ubicar dos categorías

distintas de invitados en forma separada.

Por ejemplo, en los asientos señalados con números del ala nro. 1 puede tomar asiento el Cuerpo Diplomático; y en los asientos

señalados con letras del ala nro. 2, pueden tomar asiento los funcionarios de nuestro país.

FIGURA 14. 6. : Esta Figura muestra un dispositivo protocolar de auditorio dividido por dos pasillos.

En este caso, la asignación de lugares debe llevarse a cabo de la

siguiente forma: Primero. Debe establecerse la precedencia de las tres alas de la

sillería: la central es la nro. 1, la de la derecha del estrado la nro. 2 y la restante es la nro. 3.

Segundo. Se asigna los lugares de la primera hilera del ala nro. 1. El dispositivo se lleva a cabo de la misma forma en que lo hemos

hecho en las sillerías sin pasillo, teniéndose en cuenta siempre la cantidad par o impar de asientos.

Luego se ubican los lugares de la primera hilera del ala nro. 2 y luego los de la primera hilera del ala nro. 3, de la misma forma en

que lo hacíamos en las sillerías separadas por un pasillo.

Por último, con el mismo sistema, vamos completando todas las

hileras del auditorio.

FIGURA 14. 7.: Esta Figura muestra un dispositivo protocolar de

auditorio dividido también con dos pasillos, pero en el que debemos ubicar tres categorías distintas de invitados.

Por ejemplo, puede servirnos para ubicar diplomáticos extranjeros, funcionarios públicos y personajes de la Cultura.

Debemos sentar a los personajes de la Cultura en una misma ala, por cuanto no se encuentran dentro de la estructura de la Administración,

y por lo tanto no pueden ser ubicados entre los funcionarios, quienes deben ser sentados de acuerdo a un orden de precedencia

normativamente establecido.