2018-­‐NBI  Clearance  Application  Guidelines      

1  

APPLICATION  FOR  AN  NBI  CLEARANCE  FROM  ABROAD  OBTAINING  A  NATIONAL  BUREAU  OF  INVESTIGATION  (NBI)  CLEARANCE  CERTIFICATE  FROM  OUTSIDE  THE  PHILIPPINES    ***  FIRST-­‐TIME  APPLICANTS  FOR  NBI  CLEARANCE  ***    PLEASE  NOTE:  There  are  2  stages  in  the  NBI  clearance  process.    STAGE  1/  Is  getting  the  completed  and  fingerprinted  NBI  form  certified  at  a  Consulate.  This  costs  $45AUD  (Cash,  Cheque,  Money  Order  -­‐  Payable  to  the  Philippine  Consulate)  STAGE  2/  Once  it  is  certified  by  the  Hon.  Consul  General  then  it  is  returned  to  you.  You  need  to  then  send  it  to  NBI  Manila  to  be  processed.  This  costs  you  200  pesos  (Cash  ONLY  Accepted  NBI  Manila).    STAGE  1  -­‐  Certification  in  Australia  1.  Request  an  NBI  clearance  application  form  (NBI  Form  5)(also  known  as  “fingerprint  card”)  from  your  nearest  Philippine  Consulate.    The  blank  NBI  clearance  application  form  is  free  to  receive.    2.  Once  you  have  received  the  NBI  fingerprint  card,  you  will  then  be  required  to  fill  in  your  personal  information  on  both  sides  of  the  card.  Fill  it  out  truthfully  and  as  legibly  as  possible,  so  that  it  can  be  clearly  read.    3.  For  married  women,  please  observe  the  following  order  when  writing  your  name:  

• Your  maiden  surname  (Father’s  surname)  • Your  husband’s  surname  • Your  first  name  or  given  name  • Your  maternal  surname  (Family  name  of  your  mother)  

 4.  You  are  then  required  to  go  to  a  police  station  to  have  your  fingerprints  impressed  on  to  the  NBI  fingerprint  card.  The  official  who  assists  applicant  in  taking  the  rolled  fingerprint  impressions  must  also  sign  and  write  down  their  name  and  designation  on  the  space  provided  in  the  NBI  clearance  application  form.  The  police  station  will  also  stamp  the  NBI  fingerprint  card  with  their  seal.    5.  Prepare  a  recent  passport-­‐sized  [approx.  2”x2”]  photo  with  a  white  background,  taken  within  three  (3)  months  prior  to  NBI  application.  6.  Prepare  a  clear  photocopy  of  the  data  page  of  your  current  passport  stamped/signed  by  a  Justice  of  Peace.  7.  For  married  women,  prepare  a  clear  photocopy  of  your  Marriage  Certificate  signed/stamped  by  a  Justice  of  Peace.    

SAMPLE  OF  FILLED  IN  NBI  FORM  

 8.  Once  completed  kindly  forward  the  NBI  application  to  our  office  via  mail    (PO  Box  186,  Biggera  Waters,  Qld,  4216)  for  certification  with  the  following:  

• 1  x  passport  sized  photo;  • JP  certified  copy  of  your  passport;  • JP  certified  copy  of  your  marriage  certificate  (for  married  women  only);  • Self-­‐addressed  Express  post  envelope:  • Fee:  $45  per  person  payable  to  the  Philippine  Consulate  by  cheque,  money  order  or  cash.    

Please  note  we  work  on  a  7-­‐day  turnaround      Once  the  NBI  form  is  authenticated  and  certified  then  you  need  to  send  it  to  NBI  in  Manila.      STAGE  2  -­‐  Processing  in  Manila  The  Philippine  Embassy/Consulate  will  not  be  processing  your  NBI  clearance.  This  is  done  in  Manila  at  the  NBI.      Remember  to  include  your  Email  Address  so  you  hear  back  from  NBI  Manila  when  it  is  processed!    The  NBI  will  send  a  copy  of  the  processed  NBI  to  the  applicant  via  email  before  posting  back  the  hard  copy.    There  are  two  options  you  can  use  to  send  the  application  to  the  NBI  in  Manila.    OPTION  1:  Send  the  completed  NBI  fingerprint  card  form  directly  to  the  NBI  office  in  the  Philippines.  Remember  to  enclose  a  payment  in  the  form  of  Php  200.00  Cash  (two  hundred  pesos).  NOTE:  Bank  Cheques  are  no  longer  accepted.  Only  Cash  in  Pesos.    NOTE:  We  recommend  that  you  use  an  International  Courier  rather  than  Standard  Post  as  this  is  more  secure  once  it  leaves  Australia.  This  is  to  ensure  your  NBI  form  and  payment  arrives  safely  at  the  NBI.    The  form  should  be  addressed  to:  

Ms.  Sandra  P.  Sobida    Attention:  Mailed  Clearance  Section  National  Bureau  of  Investigation  Taft  Avenue,  Ermita  1000  Manila,  Philippines  

 The  NBI  clearance  certificate  will  be  mailed  to  you  upon  completion.  Processing  usually  takes  five  days,  excluding  transit  time.    OPTION  2:  Through  a  Representative  You  may  also  send  the  completed  NBI  Fingerprint  Card  /  Form  to  a  friend  or  relative  who  is  currently  residing  in  the  Philippines.  Don’t  forget  to  enclose  a  Letter  of  Authorization  allowing  them  to  process  the  application  on  your  behalf.    IMPORTANT:  Upon  receiving  your  NBI  clearance  certificate,  examine  it  closely  to  ascertain  the  presence  of  the  NBI  dry  seal.  This  should  be  found  at  the  lower  left  section  of  the  certificate.  The  NBI  clearance  is  invalid  without  it.  Also,  make  sure  to  affix  your  thumbprint  in  the  allocated  space  by  visiting  your  local  police  station.    THIS  PROCESS  ALSO  APPLIES  TO  FOREIGN  NATIONALS  WHO  HAD  LIVED  IN  THE  PHILIPPINES  AND  WILL  BE  REQUIRED  TO  SUBMIT  AN  NBI  CLEARANCE  CERTIFICATE.    

 

2018-­‐NBI  Clearance  Application  Guidelines      

2  

 ***  RENEWAL  APPLICANTS  OF  NBI  CLEARANCE  ***    If  you  have  your  Original  Personal  Processed  NBI  form  from  2014  or  more  recent  then  you  can  post  it  to  Manila  along  with  the  following:      

• 200  Pesos  Cash,    • Recent  2x2  Passport  Photo  (Less  than  3  months  old).  

 Follow  the  instructions  below  and  include  these  items  listed  above.    NOTE:  Renewal  ONLY  allows  changes  in  address  and  purpose  of  clearance.  Either  include  the  Updated  information  on  the  old  NBI  form  or  write  "Same  Data"  if  address  and  purpose  remain  the  same.    If  there  need  to  be  changes  in  your  NAME,  DATE  of  BIRTH  and  PLACE  of  BIRTH  then  you  will  need  to  complete  a  new  NBI  Form  from  scratch  as  outlined  previously  for  FIRST-­‐TIME  APPLICANTS.    RENEWAL  -­‐  Processing  in  Manila    Remember  to  include  your  Email  Address  so  you  hear  back  from  NBI  Manila  when  it  is  processed!    The  NBI  will  send  a  copy  of  the  processed  NBI  to  the  applicant  via  email  before  posting  back  the  hard  copy.    There  are  two  options  you  can  use  to  send  the  application  to  the  NBI  in  Manila.    OPTION  1:  Send  the  completed  NBI  fingerprint  card  form  directly  to  the  NBI  office  in  the  Philippines.  Remember  to  enclose  a  payment  in  the  form  of  Php  200.00  Cash  (two  hundred  pesos).  NOTE:  Bank  Cheques  are  no  longer  accepted.  Only  Cash  in  Pesos.    NOTE:  We  recommend  that  you  use  an  International  Courier  rather  than  Standard  Post  as  this  is  more  secure  once  it  leaves  Australia.  This  is  to  ensure  your  NBI  form  and  payment  arrives  safely  at  the  NBI.    The  form  should  be  addressed  to:  

Ms.  Sandra  P.  Sobida    Attention:  Mailed  Clearance  Section  National  Bureau  of  Investigation  Taft  Avenue,  Ermita  1000  Manila,  Philippines  

 The  NBI  clearance  certificate  will  be  mailed  to  you  upon  completion.  Processing  usually  takes  five  days,  excluding  transit  time.    OPTION  2:  Through  a  Representative  You  may  also  send  the  completed  NBI  Fingerprint  Card  /  Form  to  a  friend  or  relative  who  is  currently  residing  in  the  Philippines.  Don’t  forget  to  enclose  a  Letter  of  Authorization  allowing  them  to  process  the  application  on  your  behalf.    IMPORTANT:  Upon  receiving  your  NBI  clearance  certificate,  examine  it  closely  to  ascertain  the  presence  of  the  NBI  dry  seal.  This  should  be  found  at  the  lower  left  section  of  the  certificate.  The  NBI  clearance  is  invalid  without  it.  Also,  make  sure  to  affix  your  thumbprint  in  the  allocated  space  by  visiting  your  local  police  station.    

THIS  PROCESS  ALSO  APPLIES  TO  FOREIGN  NATIONALS  WHO  HAD  LIVED  IN  THE  PHILIPPINES  AND  WILL  BE  REQUIRED  TO  SUBMIT  AN  NBI  CLEARANCE  CERTIFICATE.