использование информационных технологий...

Использование информационных

технологий грантодающими организациями за 2010год

На основе материалов Technology Affinity Group, 2010

2

Обзор и цели исследования

Обзор:

• Technology Affinity Group провела исследование об использовании в своей работе информационных технологий грантодающими фондами в июле 2010.

• Данное исследование стало уже четвертым после подобных исследований в апреле 2003г.,июле 2005г. и июне 2007 г.

Цели:

• Помочь грантодающим организациям принимать более обдуманные, своевременные и рентабельные решения;

• Предоставить им актуальную информацию о том, что как их партнеры используют информационные системы, каковы основные тенденции и перспективы развития данной области;

• Определить потребности и возможности организаций в использовании информационных систем в зависимости от типа организации, объема ее активов и размер штата сотрудников;

• Информировать сектор НКО о том, как им используются информационные технологии;

• Изучить вопрос о том, как грантодающие организации добывают и распространяют информацию;

• Помочь Technology Affinity Group предоставлять более качественные услуги ее членам

3

10 основных выводов исследования

1. Существуют новые возможности для принятия онлайн заявок и управления грантами на основе веб-технологий, но фонды довольно медленно адаптируют новые программные продукты к своей работе.

2. Около 1/3 всех фондов сообщили, что у них не было проблем с введением в их работу новых технологий. Другие 2/3 основными из барьеров к такому введению обозначили недостаток внутрифирменных ресурсов для технической поддержки, финансовые затраты и нехватку мотивации к обязательности такого рода нововведений.

3. Фонды продолжают воспринимать IT сотрудников в роли сервисных работников нежели в роли стратегических лидеров и партнеров.

4. Более половины всех опрошенных фондов говорят о сфере IT нововведений в своих организациях как о запаздывающей.

5. Более половины опрошенных фондов указали на то, что экономический спад не стал барьером для осуществления ими IT проектов.

6. Обозначился существенный рост в количестве организаций, использующих программные продукты, связанные с системами управления взаимоотношениями с клиентами.

7. Более 2/3 организаций указали, что они используют социальные медиа в своей работе. Причем для тех кто не использует социальные медиа, основной причиной является нехватка времени.

8. Уровень использования аутсорсинга выше в области селективных технологических услуг и операций

9. Фонды испытывают трудности в переходе с бумажного документооборота на электронный.

10. Веб-сайты фондов из статичных страниц в интернете все больше превращаются в сайты на основе баз данных с системами управления содержимым.

4

Аутсорсинг технологических услуг

20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0%

Частичный аутсорсинг Полный аутсорсинг В стадии планирования

Аудио-видео техника

Видеоконференцсвязь

Голосовые и телекоммуникационные системы

Интранет хостинг

Бэк офисные и финансовые операции

Безопасность

Администрирование сервера

Администрирование баз данных

Хостинг программного обеспечения

Электронная почта

Веб хостинг

Администрирование WAN

Администрирование LAN

Поддержка рабочего стола

Внутрифирменный

менеджмент

• Большинство фондов выводят поддержку своих сайтов на аутсорсинг – 84% • Внутри фирмы чаще всего администрируются базы данных, работа в бэк-офисе и аудио-видео оснащение

5

Статус ответственного сотрудника за IT

Другие

Волонтер

Консультант

Исп. Директор

Финансовый и административн

ый персонал

Внутренний персонал

Основная тенденция заключается в привлечении профессиональных технических консультантов для решения IT вопросов. В связи с этим, можно отметить 20% роста уровня вовлеченности внутренних или внешних IT специалистов как ответственных лиц. Примерно тому же значению равно снижение числа финансового, административного и управленческого персонала ответственного за сферу ITв организации.

6

2007

Поставщик вспомогательных услуг

Технический персонал

Стратегический партнер

Стратегический лидер

• Основной тренд - IT персонал как вспомогательный и технический персонал сохраняется, однако за последние годы значительно возросла его роль как стратегического партнера

• Стратегические лидеры IT сферы в фондах в основном внешние консультанты;

Роль ИТ персонала

7

Средние финансовые инвестиции в IT по размеру активов организации

Все организации

Активы более 1 млрд $

Активы от 250 млн до 1 млрд $

Активы от 50 до 250 млн $

Активы от 10 до 50 млн $

Активы менее 10 млн $

По размерам активов

Все фонды Независимые

фонды Фонды местных

сообществ

По видам организаций

Среднее

Срединное

-В среднем большинство фондов тратят на технические средства в три раза больше, чем на программные;

-Заработная плата, затраты на обслуживание и контракты составляют самую большую часть расходов на IT в некоммерческих фондах;

8

Проблемные области применения IT технологий за 2007 год

Онлайн работа с грантами/ онлайн работа с

донорами

Внедрение систем баз данных

Расширение и обслуживание веб сайтов


Подбор технического персонала и его тренинг

Затраты на модернизацию технологического

процесса

В сравнении с результатами исследований предыдущих лет, произошел сдвиг от решения проблем с поддержкой веб-сайтов организаций к внедрению технологий, связанных с социальными медиа и сетями, а также продолжается интенсивное развитие в области управления грантами

9

Программы для организации управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Никакая

Другие

Собственные программы

• 58% фондов используют системы управления взаимоотношениями с клиентами (2010 год, в сравнении с 10% в 2007);

• Из тех кто пользуется данными системами 25% фондов работают с настоящим CRM продуктом, 17 % пользуются Microsoft Outlook и 16% собственными системами;

10

Ответы на вопрос: «Укажите три технологические проблемы, которые не могут быть решены в данное время в Вашей организации»

Ответы за 2003 Ответы за 2005 Ответы за 2007 Ответы за 2010

Онлайн работа с грантами и донорами





Безопасность Внедрение систем баз данных

Социальные медиа и социальные сети

Беспроводные компьютеры



Затраты на модернизацию технологического процесса

Подбор технического персонала и его тренинг


Управление документооборотом







Мобильный и безпроводной интернет

11

Важные вопросы

Для независимых и семейных фондов:

• Совмещение онлайн технологий с существующим процессом подачи заявок на гранты;

• Предоставление информации онлайн для грантополучателей;

• Внедрение онлайн технологий в процесс управления грантами;

• Облегчение процесса актуализации контактной информации непосредственно грантополучателями онлайн

Для Фондов местных сообществ:

• Предоставление возможности донорам получать свежую информацию о денежных средствах и финансовых отчетах онлайн;

• Осуществление онлайн коммуникаций с донорами;

• Вовлечение доноров в принятие решений по выдаче грантов

12

Прочие показатели

Соотношение затрат на IT и непрограммных бюджетов организаций • Чем больше фонд, тем больше он тратит на IT технологии; • В среднем затраты составляют 5,5% от непрограммного бюджета для фондов

с активами свыше 1 млрд и от 1-3% - для фондов с активами меньше 1 млрд. • Причем, фонды местных сообществ и общественный фонды тратят намного

меньше, чем семейные, корпоративные и независимые фонды. ($37, 500 и $139,600 соответственно)

Число IT специалистов относительно активов компании • Путем использования разных методик расчета было выявлено что

количество IT персонала прямо пропорционально зависит от объемов активов фондов;

• Несмотря на экономический кризис, затраты на IT специалистах в фондах даже слегка возросли.

Барьеры для развития IT сферы в организациях • 31% - финансовые затраты как один из барьеров; • 32% - недостаток внутренней IT поддержки в организации; • 25% - нехватка мотивации к обязательному использованию IT технологий; • 24% - нехватка навыков в использовании IT технологий;

13

Изменения в приложениях по работе с грантами

Без изменений с 2007 года

Планируются изменения в с

течение 18 месяцев

Произошли изменения с

2007 года

14

Онлайн работа с грантами

Основные выводы

• Респондентам хотелось бы применять онлайн системы по работе с грантами, включая этапы заявок, отчетности, консультирования итд.

• Респондентам хотелось бы продолжать процессы перехода на электронный документооборот;

• Они также хотели бы интегрировать системы управления грантами с бухгалтерскими программами, программами по управлению взаимодействиями с клиентами, веб-сайтами, электронной почтой;

• Респонденты отметили, что необходимо улучшить возможности отчетности и статистического анализа;

Использование программного обеспечения по работе с грантами

• 40% организаций используют онлайн системы подачи на гранты (2010 г.; 28% - 2007г.);

• Организации, использующие продукты MicroEdge с меньшей вероятностью используют онлайн системы подачи на гранты(лишь 23%);

• Организации, работающие с собственными системами управления грантами или с Foundation Technical Grants Lifecycle Manager, Cyber Grant, ChesterCAP Dotche и др. чаще применяют онлайн системы подачи на гранты – 87%

15

Использование программного обеспечения по работе с грантами

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

Планируются изменения в следующие 18 месяцев

Никаких к данному времени

Разработанные самостоятельно

Другие коммерческие

Сommercial Stellar Technology Solutions iphi Core*

PhilanTech PhilanTrack*

NPower Foundation Grants Manager*

MicroEdge FoundationPower

MicroEdge FIMS

MicroEdge GIFTS

JK Group Grants Management Grantium*

Fusion Labs GrantedGE

Foundation Source

Foundant Technologies Grant Lifecycle Mgr *

Dulles Technology Partners WebGrants*

CyberGrants

CloserWare Grantmaker*

Bromelkamp Pearl (1t Pearl, Corp Pearl, Comm Pearl)

Altum proposalCENTRAL

Altum EasyGrants

2007 2010

16

Способы поддержки веб-сайтов

Самостоятельно

Используют HTML- редакторы

Используют системы управления содержимым

Используют сторонние организации

• 45 % фондов используют более продвинутые системы для своих веб-сайтов, основанные на базах данных в противопоставление использованию статичных HTML страниц;

• 49% фондов используют системы управления содержимым (CMS)

17

Использование организациями и специалистами социальных медиа

Совсем не используют

Используется очень малым количеством сотрудников

Используются малым количеством сотрудников

Используется некоторыми сотрудниками

Используется значительным количеством сотрудников

Основные причины того, что фонды не используют ресурсы социальных медиа – нехватка времени, ненадлежащее средство коммуникации в фонде, не считают эту возможность интересной, неприятие со стороны менеджмента фонда, низкий уровень контроля над данными средствами коммуникации и вопросы их безопасности

В 2007 году фонды не обращали много внимания на возможности социальных сетей и социальных медиа.

В 2010 году большая часть респондентов назвала называла использование социальных медиа и сетей одним из самых важных приоритетных направлений развития коммуникаций со стейкхолдерами

IT-специалисты

Специалисты по внутренним и внешним коммуникациям

Менеджеры программ

Управленческий персонал

Неизвестно

18

Цели использования социальных медиа

Работа с посетителями ресурсов

Сотрудничество с другими фондами

Коммуникации со СМИ

Поддержка обсуждений и совместной работы

Повышение уровня прозрачности

Обновление знаний по ключевым темам

Распределение информации

Установление связей между грантополучателями

19

Программное обеспечение по сферам использования

Нигде не используется

Другое

Портфель офисной продуктивности

Файлообмен

Веб-сайт

Начисление заработной платы

Услуги донорам

Онлайн заявки

Работа с грантами

Extranet

Безопасность E-mail

E-mail

Услуги для грантополучателей/клиентов

Бухгалтерия

Используют

Планируют

В сравнении с 2007 годов использование программного обеспечения удвоилось, а иногда и утроилось по большинству из представленных категорий,

Особенно в сфере услуг для клиентов/грантополучателей и бухгалтерии

В двое больше фонды стали использовать ПО для обеспечения безопасности электронной почты, экстранета, оказание услуг донорам и управления грантами

Количество организации, которые не использовали никакого ПО уменьшилось с 58% до 6%

20

Использование IT технологий в процессе управления грантами

• Только 6% фондов заявляют об полном использовании возможности электронного документооборота;

• У 22 % фондов документооборот происходит на бумажных носителях; • 73% используют смешанный подход; • Использование электронного документооборота сопряжено с введением онлайн систем подачи

заявок на гранты, онлайн отчетности и онлайн системами управления документами

Весь процесс электронный

Гибридный подход:

бумажный и электронный

Весь процесс включает

только бумажные

документы

21

21

Программное обеспечение в документообороте

• В 2010 году 26 % фондов отметили, что используют системы электронного документооборота (20% в 2007году)

• 6% планируют вводить электронный документооборот (11% в 2007 году)

• В докладе отмечается, что системы управление документооборотом одна из наиболее проблемных областей для развития IT в фондах

22

Безопасность в беспроводных сетях

Не используют беспроводные

сети

Не используют никакую программы безопасности

Беспроводные сети раздельны от организационных сетей

Используют программы сертификации устройств беспроводной сети

Используют программы конфиденциальности и защиты персональных данных

Точка доступа не передает идентификатор сети

72% фондов используют беспроводные сети (в сравнении с 50% в 2007 г.) Большинство использует меры безопасности варьирующиеся от разделения беспроводных от организационных сетей до использования программ фильтрующих распознавание сетевых идентификаторов

23

Фонды-лидеры в апробировании новых информационных технологий

• 90% из них видят роль IT специалиста как стратегического партнера;

• 25 % их них имеют письменный современных план по усовершенствованию информационных систем, 20% из фондов-лидеров имеют план по экстренному восстановлению таких систем;

• 28% из них ведут электронный процесс управления грантами; 63% имеют возможности к электронной подаче заявок на грант

• 89% из них используют системы по управлению взаимоотношениями с клиентами

• 75% из них имеют динамичные веб-сайты, которые выполнены с использованием баз данных и поддержкой через системы управления содержимым

• Они также используют блоги, wikis и GIS мэппинг системы

• 60% из них пользуются точками доступа в интернет со скоростью 10 Мбит и больше

• Фонды-лидеры используют следующие функции на своих веб-сайтах: опросники по критериям необходимым для полученя гранта, онлайн заявки на гранты и стипендии, онлайн отчетность, онлайн обновление контактной информации для грантополучателей, подписка на электронные вестники фонда

24

24

Использование программного обеспечения по сферам

Онлайн заявки Документооборот Система управления взаимоотношениями с клиентами

Управление информационными системами

Остальные

Организации первого эшелона

25

Технологии для организации сотрудничества и коммуникаций

50%

40%

30%

20%

10%

0%

Instant messaging Командный рабочие места и виртуальные сообщества

Порталы для доноров и грантополучателей

Постоянный обмен сообщениями

Онлайн инструменты для проведения собраний (WexEx, VOIP)

Ведущие

организации

Другие

Ведущие организации в большей степени, чем остальные фонды используют программное обеспечение для организации сотрудничества и коммуникации, такие как WebEx, командные рабочие места, виртуальные сообщества, порталы для доноров и грантополучателей

26

Используемые технологии

Смартфон технологии

Другие Никакие

Интернет браузера

Другие

использование информационных технологий...

Documents

Transcript of использование информационных технологий...