MS ACCESS

Pengenalan Microsoft AccessAndri Firdaus S.Kom.

1. Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office.

2. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Pengertian Microsoft Access

Tujuan

• Melakukan pengoperasian program• Pengolahan Basis data.• Melakukan input data.• Melakukan Update data• Melakukan Hapus data

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

Dasar-Dasar Microsoft Access

Pengertian Tabel, Field dan Record• Fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel• Record adalah isi dari data yang dimiliki oleh tabel• Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields

Tipe Data Dalam Access

• Text (paling umum digunakan)• Memo (mirip dengan text)• Number (data numerik)• Date/time (nilai tanggal dan waktu)• Currency (mata uang)• AutoNumber (angka urut dan angka

acak)• Yes/No (menampung 2 jawaban pasti)

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start -> Program -> Program MS-Access.

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog yang memiliki tampilan awal, terdiri dari 3 bagian

1. Panel Template CategoriesPanel ini berisi kelompok-kelompok template database.

2. Daftar TemplateBerisi nama-nama template database dari kelompok template yang ada di panel Template Categories.

Open Recent DatabasesBerisi nama-nama file database yang pernah dibuka.

Membuat Database

Pada halaman awal Ms Access, pilihlah kelompok Featuring Lanjutkan dengan New Blank Database pada panel sebelah kanan, Anda akan diminta untuk memberikan nama file database yang akan dibuat. Kemudian Create

Agar dapat bekerja dengan Access, Anda perlu memahami bidang kerja Access 2007 tersebut. Secara umum bidang kerja tersebut diperlihatkan dalam gambar di bawah ini. Masing-masing bagian mempunyai fungsi sendiri-sendiri.

Office ButtonTombol Office berada di pojok kiri atas. Jika Anda klik tombol ini akan tampil sederetan menu-menu seperti diperlihatkan pada gambar di bawah ini.

Quick Access ToolbarMerupakan sederetan ikon-ikon yang berada di samping tombol Office, yang memungkinkan akses ke suatu menu dengan sekali klik. Secara default, Quick Access Toolbar ini hanya memuat tombol-tombol Save, Undo, dan Redo. Meski demikian, Anda masih dapat menambahkan tombol-tombol lain ke dalam Quick Access Toolbar ini dengan mengklik tombol Customize Quick Access Toolbar yang ada di sebelah kanan.

Title BarTitle bar berada di bagian paling atas bidang Access. Bagian ini menunjukkan kepada pengguna nama program aplikasi dan juga file database yang sedang dibuka.

RibbonMerupakan seperangkat menu yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan fungsi yang dibawanya. Menumenu tersebut dibagi dalam kelompok tab.

Sizing ButtonBerada di pojok kanan atas. Gunanya untuk melakukan minimize, maximize, restore, dan menutup bidang Access.

Panel NavigasiPanel navigasi ada di bagian kiri bidang Access. Berisi nama-nama objek database yang telah dibuat. Meliputi tabel, form, query, report, dan lainlain.

Status BarStatus bar berada di bagian paling bawah dari bidang Access 2007. Fungsinya menampilkan pesan-pesan, indikator, progress dari aktivitas yang Anda lakukan pada menu-menu Access

1. Icon Perintah Pada Tab Home

1. a. Group ViewsDatasheet View: digunakan untuk menampilkan data dalam bentuk standar

PivotTable View: digunakan untuk menampilkan database dalam bentuk kompilasi, dimana pada tampilan ini hanya memungkinkan untuk menampilkan nama field data saja.

Pivot Chart View: digunakan untuk menampilkan data ke dalam bentuk diagram, untuk data yang berkaitan dengan perhitungan angka yang dimanipulasi melalui Query.

Design View: digunakan untuk tampilan data yang memungkinkan user untuk merancang field serta mengatur tipe data pada setiap field.

1. b. Group Clipboard

Umumnya icon perintah di group Clipboard ini berfungsi untuk mengolah seputar papan klip. Secara awam, setiap data yang di-cut dan di-copy akan tersimpan di dalam Random Access Memory (RAM).

Font: digunakan untuk memilih jenis huruf.Font Size: digunakan untuk memilih mengatur ukuran huruf. Bold: digunakan untuk menebalkan teks terpilih dalam databaseItalic: digunakan untuk memiringkan huruf. Underline: digunakan untuk memberi tanda garis bawah pada data terpilih. Align Text Left: digunakan untuk mengatur teks rata kiri.Align Center: digunakan untuk mengatur teks rata tengah.Align Text Right: digunakan untuk mengatur teks rata kananFont Color: digunakan untuk mengatur warna hurufGridlines: digunakan untuk mengatur garis grid di bagian tepi kotak data.Alternatif Fill/Back Color: digunakan untuk mengatur serta memilih warna latar setiap cell data

1. c. Group Font

1. d. RecordRefresh All: digunakan untuk menata-ulang susunan data. New: digunakan untuk memasukkan record baru.Save: digunakan untuk menyimpan record dari datasheet yang sedang aktif.Delete: digunakan untuk menghapus record dari data yang terpilih.Total: digunakan untuk menjumlah record yang terdapat dalam datasheet aktif.Spelling: digunakan untuk mengecek ejaan kata dari suatu data.More: berisi menu-menu yang mendukung pengaturan datasheet, seperti mengubah ukuran datasheet, dll.

1. e. Group Short & FilterAscending: digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari A-Z.Descending: digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari Z sampai A.Clear All Short: digunakan untuk membersihkan semua kriteria penyortiranFilter: digunakan untuk menyaring data sesuai dengan kriteria tertentu.Selection: digunakan untuk memilih tampilan data yang sesuai dengan data terpilih saja.Advanced: untuk memilih pengaturan lanjutan yang berkaitan dengan masalah penyaringan data.Toggle Filter: untuk menerapkan semua pengaturan penyaringan data.

2. Fungsi Icon pada Tab Create

2. a. Group Tables

Table digunakan untuk membuat tabel database baru. Selanjutnya user pada tabel kosong baru.Table Templates membuat tabel database baru berdasarkan contoh yang sudah tersedia di MS Access Sharepoint Lists digunakan untuk membuat daftar titik penyimpanan data yang sedang dibuat.Table Design untuk digunakan untuk merancang tabel yang dibutuhkan dalam suatu database.

2. b. Group FormIcon Form digunakan untuk membuat formulir database baru.Split Form digunakan untuk suatu formulir sehingga menjadi dua formulir yang berbeda.Multiple Items digunakan untuk membuat form yang bisa menampilkan isi database yang telah dimasukkan.PivotChat digunakan untuk membuat grafik berdasarkan suatu database.Blank Form untuk membuat formulir yang kosong sehingga user bisa mendesain sendiri suatu formulir yang diinginkan.More Form untuk digunakan untuk menampilkan daftar perintah yang diguakan untuk memilih daftar form lainnya.Form Design digunakan untuk mendesain form sesuai dengan keinginan user.

2. c. Group ReportsReport digunakan untuk membuat format laporan dalam versi standar MS Access 2007Labels digunakan untuk membuat label dari database yang sedang aktif.Blank Report digunakan untuk membuat format laporan yang kosong sehingga user bisa membuat format laporan yang diinginkan.Report Wizard digunakan untuk membuat format laporan berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam MS Access 2007.Report Design digunakan untuk merancang format laporan sesuai dengan keinginan user.

Query Wizard digunakan untuk membuat query berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam MS Access 2007 sehingga user bisa dengan mudah dalam membuat sebuah query

New Object: Query digunakan untuk membuat query baru sesuai dengan keinginan pengguna.

Macro digunakan untuk membuat objek macro, merupakan tool yang digunakan untuk membuat perintah tertentu pada sebuah database.

2. d. Group Other

MEMBUAT TABEL

Pada menu Home klik panah icon View lalu klik icon Design View

Tampilan awal menjadi Design View. Isi File Name dan Data Type sesuai bentuk table yang akan dibuat.

Klik Datasheet View sehingga muncul dialog Save, kemudian klik tombol Yes.

Isi Tabel Mahasiswa

MEMBUAT QUERYKlik menu Create Klik icon Query Design

Akan muncul dialog Show Table, pilih Table_Mahasiswa, kemudian klik tombol Add dan Close.

Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang sudah dibuat

Klik Run untuk menjalankan Query

TERIMA KASIH