Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos
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Workshop
Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos
São Paulo, BrasilSão Paulo, Brasil
23 de Agosto de 2014
Alexandre Matos – Universidade do Porto
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Documentation, the management of information about collections, is the key to
unlocking the potential of our museums. It is more than simply a means of managing an
object in a collection. It is a way of turning that object in a collection. It is a way of turning that object into a working artifact, a vital part of the
creative process which transforms
recognition into inspiration for our users.
Mike Houlihan (Antigo Chairman da MDA)
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Slide com fichas de inventárioSlide com fichas de inventário
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Gestão InventárioConservaçã
o
Coleções e Públicos
Divulgação Investigação ...
Coleções e Públicos
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GestãoGestão
InventárioInventário......
Coleções e Públicos
ConservaçãoConservação
DivulgaçãoDivulgação
InvestigaçãoInvestigação
Coleções e Públicos
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Problemas
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DesenvolvimentoDesenvolvimentoDesenvolvimentoDesenvolvimento DocumentaçãoDocumentaçãoDocumentaçãoDocumentação AcessibilidadeAcessibilidadeAcessibilidadeAcessibilidade ConservaçãoConservaçãoConservaçãoConservação
NORMALIZAÇÂONORMALIZAÇÂONORMALIZAÇÂONORMALIZAÇÂO
Plano e estratégia de documentaçãoPlano e estratégia de documentaçãoPlano e estratégia de documentaçãoPlano e estratégia de documentação
DesenvolvimentoDesenvolvimentoDesenvolvimentoDesenvolvimento DocumentaçãoDocumentaçãoDocumentaçãoDocumentação AcessibilidadeAcessibilidadeAcessibilidadeAcessibilidade ConservaçãoConservaçãoConservaçãoConservação
Política de gestão de coleçõesPolítica de gestão de coleçõesPolítica de gestão de coleçõesPolítica de gestão de coleções
Missão do MuseuMissão do MuseuMissão do MuseuMissão do Museu
Fonte: BSI PAS197 - Code of practice for cultural collections management
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MissãoA mission statement is the beating heart of a museum. It
articulates the museum’s educational focus and purpose
and its role and responsibility to the public and its
collections. Some museums choose to also develop visioncollections. Some museums choose to also develop vision
and value statements as a way of extending the concepts
expressed in the mission statement. These are different but
related guiding documents for the museum: mission is
purpose; vision is future; and values are beliefs.
© American Alliance of Museums – Alliance Reference Guide: Developing a mission statement
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Missão
• dirige tudo o que o
museu faz;
– visão, – visão,
– formulação de políticas;
– planeamento
– Operações
• Base estratégica
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Política de gestão
• Sustentada pela Missão do Museu;
• Parte de um diagnóstico da coleção
do museu;
• Deve abordar as questões relativas a:• Deve abordar as questões relativas a:
– Desenvolvimento;
– Documentação;
– Acessibilidade;
– Conservação;
• Deve ser um único documento;
• Deve ser um documento público.
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Estratégia• Define as prioridades do Museu
em relação à documentação das
coleções;
• Sustentada pela políticas de
gestão;gestão;
• Contém os objetivos a alcançar
no processo;
• Estabelece os critérios a observar
para cumprir o definido na
política de gestão da coleção.
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Planeamento
• Define as ferramentas;
• Define os recursos
humanos;humanos;
• Define prazos;
• Atribui responsabilidades;
• Define a forma e
momentos de avaliação.
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The role of Standards is
not to standardise, butnot to standardise, but
to enable!Nick Poole, CollectionsTrust CEO
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Norma
do Lat. norma, régua, esquadro < Gr. gnórimos, fácil de conhecer
s. f., princípio que serve de regra;
preceito;
lei;
exemplo;
modelo, padrão;
método;
procedimento, costume ou hábito aceite;
estado habitual;
conjunto de regras de uso relativas às características de um produto ou de um método,
compiladas com o objectivo de uniformizar e de garantir o seu modo de funcionamento
e a sua segurança;
aquilo que é de uso geral, relativamente à língua;
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Norma - ISO
A standard is a document that provides
requirements, specifications, guidelines or
characteristics that can be used consistently to
ensure that materials, products, processes and
services are fit for their purpose.
© ISO - International Organization for Standardization(http://www.iso.org/iso/home/standards.htm)
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Norma - BSI
In essence, a standard is an agreed way of doing
something. It could be about making a product, managing
a process, delivering a service or supplying materials –
standards can cover a huge range of activities undertakenstandards can cover a huge range of activities undertaken
by organizations and used by their customers.
Standards are the distilled wisdom of people with
expertise in their subject matter and who know the
needs...© BSI –British Standards Institutionhttp://www.bsigroup.com/en-GB/standards/Information-about-standards/what-is-a-standard/
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Norma – Inmetro (BR)
Documento aprovado por uma instituição
reconhecida, que prevê, para um uso comum e
repetitivo, regras, diretrizes ou característicasrepetitivo, regras, diretrizes ou características
para os produtos ou processos e métodos de
produção conexos, e cuja observância não é
obrigatória.© InMetro - Definição de norma técnica - http://www.inmetro.gov.br/barreirastecnicas/definicoes.asp
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Norma(lização) (PT)
Objetivo da normalização é o estabelecimento de soluções,
por consenso das partes interessadas, para assuntos que
têm caráter repetitivo, tornando-se uma ferramentatêm caráter repetitivo, tornando-se uma ferramenta
poderosa na auto-disciplina dos agentes ativos dos
mercados, ao simplificar os assuntos e evidenciando ao
legislador se é necessária regulamentação específica em
matérias não cobertas por normas.
© IPQ - http://www.ipq.pt/custompage.aspx?modid=15
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Tipologias de Normas
• Legal:
– de fato = pela prática ou pela massificação do uso;
– de jure = pela lei, pelo direito;
• Contexto
– Internas
– Comunidade
– Nacionais
– Internacionais
digitisation: standards landscape for european museums, archives, libraries - ATHENA WP3 “Working Group” “Identifying standards and developing recommendations”
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Para que servem?
Para resolver um ou vários problemas comuns a
diferentes pessoas ou instituições quediferentes pessoas ou instituições que
utilizam/produzem informação e/ou recursos
com determinado(s) objetivo(s).
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Utilização de normas
• Comunicação;
• Metrologia;
• Medicina;
• Banca;
• Comércio;
• Hospitais;• Medicina;
• Segurança;
• Materiais;
• Alimentação;
• Ciências da informação;
• Hospitais;
• Indústria;
• Construção;
• Restaurantes;
• Pesquisa;
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Normas nos museus
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EstruturaEstrutura de de dadosdados
EstruturaEstrutura de de dadosdados
ProcedimentosProcedimentosProcedimentosProcedimentos
NormasNormas TécnicasTécnicas ((EspecíficasEspecíficas))NormasNormas TécnicasTécnicas ((EspecíficasEspecíficas))
TerminologiaTerminologiaTerminologiaTerminologiadadosdadosdadosdados
ProcedimentosProcedimentosProcedimentosProcedimentos
Normas Técnicas (Genéricas)Normas Técnicas (Genéricas)Normas Técnicas (Genéricas)Normas Técnicas (Genéricas)
TerminologiaTerminologiaTerminologiaTerminologia
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Procedimentos
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Estrutura de dados
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Terminologia
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OAI-PHM
ISO 5964:1985EAD
ISAD(G)
MARCmuseumdat
MODS
CDWA
XML
CIDOC - CRM
SPECTRUM EDM
LIDOTIFFXLS
OAI-PHM
ISAD (CPF)
MARC
FRBR
ISO 2788:1986
MIDAS
VRA
Dublin Core
NISO Z3919:2005
JPGDOC SIG
CIDOC - CRM
Darwin Core
AATZ39.50
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ArquivosArquivos
BibliotecasBibliotecas
MuseusMuseus
ArquivosArquivos
ISO 21127:2006
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![Page 42: Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos](https://reader036.fdocuments.in/reader036/viewer/2022062502/568c55fb1a28ab4916c4d57a/html5/thumbnails/42.jpg)
CIDOC e SPECTRUM
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CIDOC - Categorias de Informação
A norma “Diretrizes Internacionais de Informação sobre Objetos de
Museus: categorias de informação do CIDOC” consiste numa
descrição das categorias de informações que podem ser usadas no
desenvolvimento de registros sobre os objetos em coleções de
museus. As orientações podem ser adotadas por um museu
individualmente, por uma organização nacional na área da
documentação, ou por quem desenvolve software, como a base para
um sistema de documentação do museu funcional.
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CIDOC - Categorias de Informação
Esta norma baseia-se na experiência dos membros da
equipe do projeto (CIDOC) e numa análise das melhores
práticas em uma série de outros projetos de
documentação. Eles são compatíveis com as principaisdocumentação. Eles são compatíveis com as principais
normas nacionais e internacionais de documentação de
museus, incluindo a investigação relacionada nos
Estados Unidos, Canadá, Reino Unido e França, por
outros grupos CIDOC e iniciativas internacionais.
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História
• 1978 – Julita, Suécia – Robert G. Chenhall e Peter Homulos:
Proposta de 16 categorias
• 1980 – 1992 – os grupos de trabalho do CIDOC Data Standard e
Data Model desenvolvem as categorias separadamenteData Model desenvolvem as categorias separadamente
• 1992 – Québec, Canadá – Consolidação do trabalho desenvolvido
pelos WG
• 1993 – 1995 – Desenvolvimento das diretrizes pelo CIDOC
• 1995 – Publicação da versão atual das diretrizes (Stavanger:
Conferência Trienal do ICOM)
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CIDOC - Categorias de Informação
• Norma de comunidade
• Criada e gerida pelo CIDOC
• Estrutura de dados
• Internacional
• Impacto significativo
– Museus, profissionais,
ferramentas
– Documentação
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CIDOC - Categorias de Informação
• Categorias de informação
• Convenções e formatos• Convenções e formatos
• Terminologia
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CIDOC - Categorias de Informação
• 22 grupos de informação:
– 1 ou mais categorias de – 1 ou mais categorias de
informação
– Estrutura de dados base
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CIDOC - Categorias de Informação
• Grupo:
– Propósito– Propósito
– Categorias
– Exemplos
– Notas
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CIDOC - Categorias de Informação
• Categoria:
– Definição– Definição
– Nome alternativo
– Exemplos
– Notas
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Grupos de informação
• Aquisição
• Estados
• Desincorporação
• Descrição
• Coleção
• Entrada
• Nome do objeto
• Número do objeto
• Imagem
• Instituição
• Localização
• Marcas e Inscrições
• Materiais e Técnicas
• Medidas
• Objetos associados
• Produção
• Título
• Partes e Componentes
• Inventariantes
• Referências
• Direitos de reprodução
• Conteúdos ou assunto descrito
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Exemplo - Medidas
• Tipo de medida
• Valor medida• Valor medida
• Unidade de medida
• Parte medida
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Objectivos
• Responsabilização
• Segurança• Segurança
• Histórico informação
• Acessibilidade
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CIDOC - Categorias de Informação
• Não são:
– Diretrizes mandatórias
– Uma norma rígida com
um único modelo de
implementação
– Uma estrutura de dados
completa, mas sim a sua
base
![Page 56: Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos](https://reader036.fdocuments.in/reader036/viewer/2022062502/568c55fb1a28ab4916c4d57a/html5/thumbnails/56.jpg)
![Page 57: Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos](https://reader036.fdocuments.in/reader036/viewer/2022062502/568c55fb1a28ab4916c4d57a/html5/thumbnails/57.jpg)
SPECTRUM
É uma norma gratuita e aberta que define e promove
as melhores práticas na gestão e utilização dasas melhores práticas na gestão e utilização das
coleções em museus, arquivos, galerias e instituições
similares. É uma norma gerida pela Collections Trust –
www.collectionstrus.org.uk.
![Page 58: Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos](https://reader036.fdocuments.in/reader036/viewer/2022062502/568c55fb1a28ab4916c4d57a/html5/thumbnails/58.jpg)
SPECTRUM
• A nossa missão enquanto comunidade internacional responsável
pelo desenvolvimento, adaptação, promoção e suporte ao
SPECTRUM no mundo inteiro é assegurar que,
independentemente do seu tipo, as coleções são geridas de forma independentemente do seu tipo, as coleções são geridas de forma
responsável, profissional e de acordo com o interesse público;
• O SPECTRUM é uma norma aberta desenvolvida pela comunidade
profissional internacional em nome dos públicos que servimos.
© Collections Trust
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SPECTRUM - História
• 1994 - 1ª versão do SPECTRUM (Alice Grant);
• 1997 - 2ª versão do SPECTRUM (Jeff Cowton);
• 2005 - 3ª versão do SPECTRUM (Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi);
• 2005 - SPECTRUM Partners Scheme;
• 2007 - Atualização da 3ª versão SPECTRUM (3.1) - Revisiting Collections;
• 2008 - Transição da MDA para a Collections Trust;
• 2009 - Atualização da 3ª versão SPECTRUM (3.2) - novos requisitos de
informação;
• 2011 - 4ª versão do SPECTRUM (Alex Dawson e Susanna Hillhouse)
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SPECTRUM
• Norma de comunidade;
• Gerida pela Collections
Trust;
• Procedimentos;
• Requisitos de informação;
• Internacional:
– + 23.000 museus;
– 40 países.
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SPECTRUM
• SPECTRUM Standard
• SPECTRUM Resources
• SPECTRUM labs
• SEPCTRUM Partnerships
• SPECTRUM Community
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SPECTRUM - Standard
• SEPCTRUM 4.0:
– Procedimentos;
– Requisitos de informação;
• SPECTRUM DAM (Digital • SPECTRUM DAM (Digital
Asset Management);
• SPECTRUM Schema;
• Arquivo versões
anteriores
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SPECTRUM - Resources
• Documentos de suporte;
– SPECTRUM advice;
– Using SPECTRUM to – Using SPECTRUM to
sustain collections;
– Documentation: a pratical
guide;
– etc.
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SPECTRUM - Labs• Novas ideias:
– Desenvolvimento do
SPECTRUM;
– Aplicação do SPECTRUM;
– COPE – Create once,
publish everywhere;
– SPECTRUM – CIDOC-
CRM;
– etc.
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SPECTRUM - Partnerships
• Parceiros comerciais:
– Aplicação da norma a
soluções soluções
comerciais/abertas de
gestão de coleções
através de acordo com a
CollectionsTrust.
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SPECTRUM - Community
• Parceiros Nacionais
– Instituições que assinam licença internacional
do SPECTRUM;
• Champions;
– Pessoas e instituições que advogam a Pessoas e instituições que advogam a
utilização do SPECTRUM como norma de
gestão de coleções;
• Utilizadores;
– Pesssoas e instituições que utilizam o
SPECTRUM para a gestão das coleções;
• Parceiros;
– Empresas que utilizam o SPECTRUM nos
produtos que comercializam.
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SPECTRUM - Community
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SPECTRUM PT
• Licença Internacional para o
território Português – Museu da
Ciência da Universidade de Coimbra;
• Tradução do SPECTRUM e requisitos
de informação;de informação;
• Tradução do SPECTRUM Schema;
• Parceria com a Secretaria da Cultura
do Estado de S. Paulo – Publicação
do SPECTRUM PT;
• Formação;
• Promoção. www.spectrum-pt.org
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SPECTRUM
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SPECTRUM - Procedimentos
• 21 procedimentos;
• 8 procedimentos
primários;primários;
– Museum Accreditation
Scheme UK
– BSI PAS197 – Collections
Management in Museum,
Libraries and Archives
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SPECTRUM - Procedimentos
• Pré-entrada
• Entrada
• Empréstimos (Entrada)
• Empréstimos (Saída)
• Conservação e cuidado de coleções
• Gestão de riscos
• Seguro e indemnizações
• Controlo de Avaliações
• Auditoria• Incorporação
• Controlo de inventário
• Controlo de localização e movimentos
• Transporte
• Catalogação
• Estado e verificação técnica
• Auditoria
• Gestão de direitos
• Utilização das coleções
• Saída de objetos
• Perda e danos
• Desincorporação e abate
• Documentação retrospetiva
A itálico e sublinhado os 8 procedimentos primários.
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Entidades envolvidas no processo Procedimentos relacionados
SPECTRUM - Procedimentos
Descrição passo a passo do processo Requisitos de informação do procedimento
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SPECTRUM - Requisitos
• Grupos de informação:
– Objetos;
• 229 unidades;
– Procedimentos;– Procedimentos;
• 142 unidades;
– Referências;
• 12 unidades;
– Outros;
• 93 unidades.
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SPECTRUM - Requisitos
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SPECTRUM - Requisitos
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SPECTRUM Schema
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SPECTRUMSPECTRUMImplementação da norma
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••PréPré--entradaentrada••EntradaEntrada••IncorporaçãoIncorporação••DesincorporaçãoDesincorporação e abatee abate
••PréPré--entradaentrada••EntradaEntrada••IncorporaçãoIncorporação••DesincorporaçãoDesincorporação e abatee abate
••ControloControlo de de inventárioinventário••ControloControlo de de localizaçãolocalização e e movimentosmovimentos••CatalogaçãoCatalogação••SeguroSeguro e e indemnizaçõesindemnizações••ControloControlo de de avaliaçõesavaliações••AuditoriaAuditoria••GestãoGestão de de direitosdireitos••SaídaSaída de de objetosobjetos••DocumentaçãoDocumentaçãoretrospectivaretrospectiva
••ControloControlo de de inventárioinventário••ControloControlo de de localizaçãolocalização e e movimentosmovimentos••CatalogaçãoCatalogação••SeguroSeguro e e indemnizaçõesindemnizações••ControloControlo de de avaliaçõesavaliações••AuditoriaAuditoria••GestãoGestão de de direitosdireitos••SaídaSaída de de objetosobjetos••DocumentaçãoDocumentaçãoretrospectivaretrospectiva
••Empréstimos (Saída e Empréstimos (Saída e entrada)entrada)••Utilização das colecçõesUtilização das colecções
••Empréstimos (Saída e Empréstimos (Saída e entrada)entrada)••Utilização das colecçõesUtilização das colecções
••TransporteTransporte••Estado e verificação Estado e verificação técnicatécnica••Conservação e cuidado Conservação e cuidado das colecçõesdas colecções••Gestão de riscosGestão de riscos••Perda e danosPerda e danos
••TransporteTransporte••Estado e verificação Estado e verificação técnicatécnica••Conservação e cuidado Conservação e cuidado das colecçõesdas colecções••Gestão de riscosGestão de riscos••Perda e danosPerda e danos
EstratégiaEstratégia e Plano de e Plano de documentaçãodocumentaçãoEstratégiaEstratégia e Plano de e Plano de documentaçãodocumentação
DesenvolvimentoDesenvolvimentoDesenvolvimentoDesenvolvimento DocumentaçãoDocumentaçãoDocumentaçãoDocumentação AcessibilidadeAcessibilidadeAcessibilidadeAcessibilidade ConservaçãoConservaçãoConservaçãoConservação
retrospectivaretrospectivaretrospectivaretrospectiva
PolíticaPolítica de de gestãogestão de de coleçõescoleçõesPolíticaPolítica de de gestãogestão de de coleçõescoleções
Missão do MuseuMissão do MuseuMissão do MuseuMissão do Museu
Fonte: BSI PAS197 - Code of practice for cultural collections management
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Implementação• Porque implementar um procedimento?
• Que decisões de política são necessárias?
• Que recursos são necessários?
• Quem o faz?
Quando o faz?• Quando o faz?
• Qual(is) a(s) forma(s) de registo?
• Que informação deve ser registada?
• Qual o contexto legal aplicável?
• Que intervenções são necessárias no objeto físico?
• Que questões específicas levanta determinado procedimento?
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SPECTRUM Advice
• Fontes de aconselhamento
para a implementação da
norma;
• 8 procedimentos primários;• 8 procedimentos primários;
• Trabalho do GT-SIM (linha
metodologias) em
colaboração com o Museu
da Ciência da Universidade
de Coimbra.
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ExemploEntrada e incorporação de objetoEntrada e incorporação de objeto
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![Page 84: Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos](https://reader036.fdocuments.in/reader036/viewer/2022062502/568c55fb1a28ab4916c4d57a/html5/thumbnails/84.jpg)
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![Page 86: Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos](https://reader036.fdocuments.in/reader036/viewer/2022062502/568c55fb1a28ab4916c4d57a/html5/thumbnails/86.jpg)
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Coleções vs Sistema
![Page 88: Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos](https://reader036.fdocuments.in/reader036/viewer/2022062502/568c55fb1a28ab4916c4d57a/html5/thumbnails/88.jpg)
Coleções
• Marcação;
• Tratamento;
• Conservação preventiva;• Conservação preventiva;
• Transporte;
• Acondicionamento;
• etc.
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Sistema de informação
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www.spectrum-pt.org
Subscrevam o site e em breve terão acesso ao SPECTRUM PT, documentação de
apoio e informações sobre formação e promoção da norma em Portugal e Brasil.
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![Page 93: Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos](https://reader036.fdocuments.in/reader036/viewer/2022062502/568c55fb1a28ab4916c4d57a/html5/thumbnails/93.jpg)
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![Page 95: Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos](https://reader036.fdocuments.in/reader036/viewer/2022062502/568c55fb1a28ab4916c4d57a/html5/thumbnails/95.jpg)
Antes de mais
• Responsabilização
pelas coleções
• Trabalho diário
• Segurança
• Contexto legal
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Acreditação dos Museus
• Sustentabilidade;
• Responsabilização;
• Qualidade;• Qualidade;
• Partilha de recursos;
• Influenciar políticas
culturais.
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Reutilização (COPE)
EquilibristaFIS.0021Museu da Ciência da Universidade de CoimbraMuseu Digital
EquilibristaFIS.0021Museu da Ciência da Universidade de CoimbraEuropeana
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Investigação
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Participação
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Educação
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Tecnologia inovadora
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Diversidade Audiências
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Jogos
![Page 104: Workshop - Diretrizes internacionais para gestão e documentação de acervos](https://reader036.fdocuments.in/reader036/viewer/2022062502/568c55fb1a28ab4916c4d57a/html5/thumbnails/104.jpg)
Plataformas móveis
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Redes Sociais
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Contributo para:
• Desenvolvimento cultural e económico;
• Literacia cultural e digital;
• Criação de novas audiências;
• Manter as existentes, tornando-as participantes;
• Ligar efetivamente Cultura e Educação;
• Promover o uso das novas tecnologias;
• Promover a competitividade e produtividade no sector
cultural.